РЕФЕРАТ
за курсом «Бухгалтерський облік і аудит»
по темі: «Первинне спостереження - основа інформаційної системи бухгалтерського обліку»
1. Документи як джерело первинної інформації
Первинне спостереження - перше, початкова ланка в ланцюжку функціонування господарського обліку. Від того, як воно буде виконано, залежать повнота і достовірність облікової інформації, яку її користувачам підготує бухгалтерія. Тому змістом і підготовці первинного спостереження приділяється велика увага.
За результатами первинного спостереження складається документ.
Серед характерних ознак бухгалтерського обліку найбільш суттєвим є його документальність. Тільки йому властиве суцільне і документальне оформлення здійснюються господарських операцій.
Документ є основою і підтвердженням облікових записів. Всі господарські операції оформляються документами. Вони служать первинними обліковими документами (пуд). На їх підставі ведеться бухгалтерський облік. Без документа немає бухгалтерського запису, а отже і правових наслідків.
Первинний обліковий документ повинен складатися у момент скоєння економічного події. Якщо на даному етапі зазначена процедура не представляється можливим, то така умова має бути виконане відразу ж після закінчення такої події.
Первинні облікові документи є основою для складання зведених облікових документів.
Документація - оформлення економічного події (господарської операції) документом. У широкому розумінні бухгалтерська документація являє собою первинні бухгалтерські документи, облікові регістри і бухгалтерську звітність.
Документ (лат. documentum-повчальний приклад, свідоцтво, доказ) - письмове свідоцтво із заповненням необхідних реквізитів, які надають йому доказову юридичну силу. Саме документ - основа інформаційної системи підприємства. Його значення не тільки не знизилася у зв'язку з широкою автоматизацією обліково-обчислювальних робіт останнім часом, але ще більше зросла. Сучасна інформаційна система - це складний апаратно-програмний комплекс, біля витоків якого знаходиться первинний обліковий документ, що відображає бізнес-процеси економічного суб'єкта. За деякими закордонними оцінками, за два тижні простою інформаційних систем у 75% компаній втрата функціонування стає критичною або повною. Втрата баз даних у 80% компаній призводить до їхнього банкрутства. Тому роль документів важлива в процесі оперативного управління господарською діяльністю, здійснення контрольно-аналітичних функцій. З їх допомогою проводиться оцінка рівня майстерності керуючих, формування фінансових результатів організації.
Стає можливим дати правове обгрунтування фактів господарського життя. Вони є одним з головних джерел, що використовуються в процесі аналізу господарської діяльності, що дозволяє виявити відхилення від бізнес-плану.
З допомогою документів здійснюється постійне спостереження за рухом матеріальних, трудових і фінансових ресурсів. Підписуючи документ, особа, наділена правомочием, контролює таким шляхом законність і доцільність операції. Це сприяє режиму економії, покладає на кожного працівника, який підписав документ, персональну відповідальність за здійснювані ним дії. Таким шляхом здійснюється контроль за збереженням майна, діями матеріально відповідальних осіб, виявляються факти недобросовісності чи прямих зловживань.
Матеріальним носієм документа можуть виступати обліковий бланк або магнітний диск: залежно від того, на паперовому або машинному носії зафіксована облікова інформація.
Як правило, бухгалтерський документ готується на бланку встановленої форми, віддрукованому друкарським способом, у момент здійснення факту господарського життя.
Якщо документ підготовлений на машинному носії, то організація зобов'язана виготовити його копію на паперовому носії для інших учасників господарських операцій, включаючи контролюючі органи.
В окремих випадках, частіше за все для внутрішнього користування, бухгалтерський документ складається у довільній формі.
Обліковий бланк представляє собою розграфлений лист паперу у вигляді рядків, граф (колонок, клітин), куди заносяться відомості про господарські операції із заздалегідь віддрукованими в них реквізитами. Реквізит (лат. requisition - потрібне, необхідне) - єдина, неподільна, суворо визначена сума документа. Це по суті своїй інформаційний елемент, що несе самостійну змістовне навантаження. Наприклад, одиниця виміру, код матеріалу і т. п.
Реквізити поділяються на визнані та змістовні.
Визнані реквізити відображають об'єкти обліку (найменування основних засобів та ін.)
Змістовні реквізити розкривають характеристику об'єкта обліку (сорт, типорозмір та ін.)
Для зручності читання документа реквізити розміщуються в ньому компактно, в одному місці. Нерідко вони обводяться жирними лініями.
Реквізити, яким притаманний постійний ознака (найменування організації, підпис і т. п.), друкуються друкарським способом.
Як факт підтвердження досконалої господарської операції, первинний обліковий документ повинен бути складений і прийнятий до обліку за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації міжгалузевого значення, розроблених Держкомстатом Російської Федерації.
Перелік таких форм первинних облікових документів розробляється стосовно до окремих ділянок бухгалтерського обліку. Наприклад, по обліку основних засобів розроблена наступна первинна облікова документація, що включає 14 найменувань:
акт про прийом-передачу об'єкта основних засобів (крім будівель і споруд) (ф. № ОЗ-1);
акт про прийом-передачу будівлі (споруди) (ф. № ОЗ-1 а);
акт про прийом-передачу груп об'єктів основних засобів (крім будівель і споруд) (пор. № ОЗ-1 б);
накладна на внутрішнє переміщення об'єктів основних засобів (ф. № ОЗ-2);
акт про прийом-передачу відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів (ф. № ОЗ-3);
акт про списання об'єкта основних засобів (крім автотранспортних засобів) (ф. № ОЗ-4);
акт про списання автотранспортних засобів (ф. Ко ОС-4 а);
акт про списання груп об'єктів основних засобів (крім автотранспортних засобів) (ф. № ОЗ-4 б);
інвентарна картка обліку об'єкта основних засобів (ф. № ОЗ-6);
інвентарна картка групового обліку об'єктів основних засобів (ф. № ОЗ-6 а);
інвентарна книга обліку об'єктів основних засобів (ф. № ОЗ-6 б);
акт про прийом (надходженні) устаткування (ф. № ОЗ-14);
акт про прийом-передачу обладнання в монтаж (ф.К ° ОС-15);
акт про виявлені дефекти устаткування (ф. № ОЗ-16).
У всіх інших випадках, як документи, форма яких не представлена в цих альбомах, вони здобувають правову юридично доказову силу нарівні з уніфікованими документами при наявності наступних обов'язкових реквізитів:
найменування документа (доручення, картка складського обліку матеріалів тощо);
дата складання (дата, місяць, рік);
4 - найменування організації, від імені якої складено документ;
зміст господарської операції та підстава для її здійснення (наприклад, особовий рахунок ф. Т-54 застосовується для запису всіх видів нарахувань та утримань із заробітної плати на підставі первинних документів з обліку виробітку та виконаних робіт, відпрацьованого часу, а також документів на різні види оплат );
одиниця виміру (у натуральному, кількісному і вартісному вираженні);
найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особисті підписи зазначених осіб.
Ці вимоги закріплені в п. 2 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік».
Визнання останнього реквізиту в розширювальному тлумаченні, а саме з розшифровкою підпису посадових осіб, включаючи випадки створення документів із застосуванням засобів обчислювальної техніки підвищує юридичну доказовість конкретних фактів господарського життя, що у відповідному документі.
Якщо підприємство порушує дані вимоги законодавства щодо оформлення первинних документів, його керівництво може бути притягнуто до адміністративної відповідальності. Сама інформація, що міститься в таких документах, визнається недостовірною.
В умовах ручної обробки даних можуть мати місце факти пропусків реквізитів. У ряді випадків і при автоматизованій підготовці первинних документів через недосконалість окремих програм відсутня можливість зберігати в їх базах даних у повному обсязі набір відповідних реквізитів. Тому необхідно відстежувати відповідні програми. У деяких з них при незаповнення обов'язкових реквізитів для нового об'єкта програма сигналізує про це і не допускає потрапляння такого документа в базу даних. Тим самим виключається поява помилок і неточностей при заповненні документів.
Незалежно від того, яким способом підготовлений документ - вручну або машинним способом, з метою контролю за правильністю і законністю реєстрації економічних подій в документі мають бути вказані не тільки особисті підписи посадових осіб, як того вимагає Закон «Про бухгалтерський облік», але і їх розшифровки . Остання умова чітко обумовлено в п. 13 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації (затв. Наказом МФ РФ від 29.07.98 р. № 34н). Хоча ці документи різного рівня, дотримання останньої умови є обов'язковим. Справа в тому, що якщо звернутися до змісту п. 3 ст. 9 ФЗ РФ «Про бухгалтерський облік», то в ньому прямо вказується на те, що «перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, стверджує керівник організації з узгодження з головним бухгалтером». Отже, в документі поряд з особистим підписом особи, що оформила документ, повинна бути вказана його розшифровка.
Підписи осіб, визначених за статусом за складання машинозчитуваних первинних документів, можуть бути замінені паролем або іншим способом авторизації, що дає право однозначно ідентифікувати підпис відповідної особи.
Правомочності посадової особи на підпис у первинному обліковому документі підтверджуються наказом керівника економічного суб'єкта за погодженням з головним бухгалтером і не повинні розходитися з переліком осіб, схвалених їм на право підтвердження обгрунтованості здійснення відповідних господарських операцій.
Виходячи зі специфіки окремих документів наведені вище реквізити можуть бути розширені. Наприклад, відповідно до Положення про безготівкові розрахунки в Російській Федерації розрахункові документи повинні відповідати вимогам встановлених стандартів і містити:
найменування розрахункового документа і код форми по ОКУДОК 011-93;
номер розрахункового документа, число, місяць, рік його виписки. Число вказується цифрами, місяць - прописом, рік - цифрами. На розрахункових документах, які заповнюються засобами обчислювальної техніки, допускається позначення місяця цифрами;
вид платежу;
найменування платника, номер його рахунку, ідентифікаційний номер платника податків (ІПН);
найменування і місцезнаходження банку платника, його банківський ідентифікаційний код (БІК), номер кореспондентського рахунку або субрахунку;
найменування одержувача коштів, номер його рахунку, ідентифікаційний номер платника податків (ІПН);
найменування і місцезнаходження банку одержувача, його банківський ідентифікаційний код (БІК), номер кореспондентського рахунку або субрахунку;
призначення платежу. Податок, що підлягає сплаті, виділяється в розрахунковому документі окремим рядком (в іншому випадку має бути вказівка на те, що податок не сплачується;
суму платежу, позначену цифрами і прописом;
черговість платежу;
вид операції відповідно до «Переліку умовних позначень (шифрів) документів, що проводяться за рахунками в банках»;
підпису (підпис) уповноважених осіб (особи) і відбиток печатки (у встановлених випадках);
на першому примірнику розрахункового документа (крім чека) - підписи керівника і головного бухгалтера підприємства, незалежно від способу виготовлення розрахункового документа, на першому примірнику доручення проставляється також відбиток гербової печатки.
З викладеного випливає висновок, що організація в залежності від характеру операції, вимог нормативних активів, а також методичних вказівок з бухгалтерського обліку і технології обробки облікової інформації має право включати в документ додаткові реквізити.
Винятком з цього правила є те, що вказана вище норма не поширюється на касові документи.
Усі реквізити, пов'язані з обов'язковим за переліком, затвердженим Держкомстатом Росії, не підлягають вилученню або зміни.
У тому випадку, коли за будь-яким фактом господарської діяльності не передбачені уніфіковані форми первинної облікової документації, то організація має право сама розробити такий документ. Ця процедура повинна бути оформлена у відповідному організаційно-розпорядчих документі, наприклад, в наказі по обліковій політиці.
Залежно від місця розташування тих чи інших реквізитів у документах, форма останніх може бути:
зональної;
анкетної;
табельної;
комбінованою.
Зональна форма документів найбільш поширена. Документ при побудові за даною формою розграфлена на окремі зони. Кожен реквізит розміщується в своїй зоні, яка є постійною для даного типу документів, що полегшує роботу з ними безпосереднього виконавця.
Анкетна форма передбачає розміщення назви реквізитів в лівій стороні документа, а заповнення їх - один під іншим, тобто зверху вниз.
Документ у табельної формі є продовження зональної форми. У ньому (наприклад, розрахунково-платіжна відомість) реквізити розташовані по вертикалі і горизонталі з виділенням для кожної групи кількох рядків, що утворюють самостійну таблицю (матрицю).
Документ, представлений в комбінованій формі, поєднує в собі ознаки побудови раніше розглянутих форм - зональної та анкетної, анкетної і табельної.
Для-виключення повторного використання документів ряд документів підлягає гасіння штампом «Отримано» або «Оплачено» із зазначенням дати (числа, місяця, року). Це стосується в першу чергу до грошових документів, прикладеним до прибуткових та видаткових касових ордерах.
Інші оброблені первинні документи повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці - дату запису в обліковий регістр, а в умовах автоматизованого обліку - відбитка штампа (вказівка коду) працівника, відповідального за обробку відповідного документа.
Нерідко з метою виключення повторного запису в поточному обліку на документі робиться напис або відбиток «До запису № ... додаток ... аркушів, дата ... 2006 р. ». У порядку, встановленому законодавством, допускається ряд документів відносити до бланків суворої звітності. Останні повинні бути пронумеровані і зберігатися відокремлено (чекові книжки тощо).
Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прочерку.
Вказівка в документі необхідних реквізитів прийнято називати складанням документа.
Юридичну силу документ набуває при наявності в ньому не тільки відповідних реквізитів, а й необхідних дозвільних підписів, резолюцій, печаток і штампів в залежності від призначення документа. Виконання цих умов зумовлює його оформлення.
Для бухгалтера, отримав документ, на даному етапі головне полягає у встановленні не стільки наявності в ньому обов'язкових реквізитів, скільки в підтвердженні законності відображеного в ньому факту господарського життя і в оцінці рівня впливу на кінцеві результати діяльності організації. Проводяться технічні процедури з підтвердження правильності арифметичних обчислень і підрахунків. Після цього проводиться розцінка (таксування) документів.
Остання процедура при обробці документів передбачає встановлення кореспонденції рахунків виходячи зі змісту економічного події.
Складений з урахуванням цих вимог, документ повинен бути зареєстрований у відповідному журналі за підписом особи, затвердженої в установленому порядку. Наприклад, виписану довіреність слід зареєструвати в Журналі обліку виданих довіреностей, підтвердивши підписом особи, на ім'я якого вона виписана.
Надалі «життєвий» цикл кожного документа закінчується зберіганням в бухгалтерії з подальшою здачею в архів організації.
Записи в первинних облікових документах допускається робити чорнилом, хімічним олівцем, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машин, засобів механізації. Можливо їх заповнення та іншими засобами за умови, що вони забезпечують збереження цих записів протягом часу, встановленого для їх зберігання в архіві.
У дореволюційній Росії матеріали в документах та книгах допускалася лише чорнилом чорного кольору.
Автоматизація облікових робіт ставить свої проблеми при формуванні первинних документів. Їх перелік визначає:
поняття документа;
вибір критерію надання юридичної сили машинним документам;
регламентація координування документів;
регламентація технології машинної обробки;
вибір технології обміну даними між автоматизованими системами, у функції яких входить збір і обробка економічної інформації;
критерії відбору способів закріплення персональної відповідальності за достовірність інформації, що вводиться і результатів її обробки;
встановлення способів захисту від несанкціонованого доступу до бази даних, що зберігаються в пам'яті ЕОМ;
способи виправлення помилкових записів;
можливість перевірки достовірності даних органами внутрішнього та зовнішнього контролю. Підготовлені на машинних носіях документи повинні відповідати ГОСТу 6.10.4-84 «Надання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмме, що створюється засобами обчислювальної техніки».
В умовах машинної обробки документ представлений у вигляді трьох частин: адресної, предметної та оформительской, а реквізити, що містяться в ньому, можуть бути зафіксовані у вигляді кодів.
Адресна і оформлювальна здебільшого носять загальний характер. Їх реквізити мають супідрядне значення.
Предметна частина містить індекс «а», що є невід'ємною частиною універсальної мови ЕОМ. Кожен індекс «а» характеризує визнаний реквізит.
У універсальною мовою для опису характеристики реквізитів використовується нотація Бекуса, в якій для уточнення ступеня підпорядкованості визнаних і змістовних реквізитів використовуються знаки.
Серед машинних носіїв інформації застосовуються жорсткі, лазерні і магнітооптичні диски. Деякий застосування мають ще системи, що використовують назбирай гелі інформації на магнітній стрічці (стримери).
Кожен з перелічених носіїв інформації має містити відмітний знак, що дозволяє однозначно тлумачити ідентифікацію особи, що оформила процедуру реєстрації господарської операції. Наявність цього знака може бути представлено у вигляді:
коду, що набирає виконавцем на клавіатурі комп'ютера;
суворо індивідуалізованого ключа або жетона, що дозволяє однозначно визначати посадова особа, що реєструє господарську операцію;
заздалегідь введеного в пам'ять ЕОМ факсиміле виконавця, розпізнавання якого здійснюється на екрані дисплея в певній послідовності.
Всі інші ознаки, що вводяться в машину, однозначно блокують несанкціонований доступ в базу даних.
Крім даного обмеження, що дозволяє однозначно ідентифікувати осіб, відповідальних за здійснення і оформлення господарських операцій (перелік яких затверджує керівник організації за погодженням з головним бухгалтером), первинний обліковий документ на машиночитаному ниє ледве повинен містити такі обов'язкові реквізити, що дають підставу однозначно визначити:
документ (найменування, номер і пр.);
умови його складання (дату і т. п.);
зареєстровані в ньому господарські операції (їх зміст і основні характеристики).
Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення господарської операції. Якщо така можливість відсутня, то його складання обов'язково відразу ж після закінчення цієї операції.
Отже, можна зробити висновок про те, що первинне спостереження за об'єктами бухгалтерського обліку здійснюється за допомогою документації. Вона являє собою спосіб суцільного та безперервного відображення всіх господарських операцій з метою одержання про них необхідної інформації, необхідної для ведення поточного бухгалтерського обліку, оперативного та подальшого контролю за ними. Складати бухгалтерські документи - значить документувати господарські операції, а документація - це сукупність складених документів. Вона являє собою засіб інформаційного забезпечення фактів господарської діяльності економічного суб'єкта.
Ці факти повинні бути зафіксовані в документі російською мовою.
При здійсненні спільної діяльності за участю іноземного капіталу, незалежно від його розміру, іноземний інвестор має право вимагати оформлення документа на іноземній мові. Такий підхід не суперечить російському законодавству за умови порядкового перекладу відповідних реквізитів.
При наявності помилок, що спотворюють зміст господарської операції, виправлення допускаються виконавцем, які оформили відповідний документ, за погодженням з іншими учасниками господарської операції і завіряються підписами цих же осіб із зазначенням дати внесення виправлень.
До деяких первинним документам, виходячи із специфіки об'єктів, що враховуються (швидка оборотність, можливість використання їх в особистих цілях), пред'являються додаткові вимоги. Так, внесення виправлень, помарок, підчисток, а також використання коригувальної рідини в касових і банківських документах не допускається. Такий документ повинен бути перекреслений із зазначенням написи «зіпсований». Після чого слід оформити новий первинний документ.
З метою виключення повторного використання всі документи, додані до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документи, що послужили підставою для нарахування заробітної плати, повинні бути погашені шляхом накладення на них штампа або напису від руки «Одержано» чи «Сплачено» із зазначенням дати ( числа, місяця, року).
Все викладене вище визначає зміст первинного обліку, його сутність.
Первинний облік є основою синтетичного й аналітичного обліку.
2. Класифікація документів
Сутність документів та їх місце в господарській діяльності організації відображена в їх класифікації.
За ступенем пріоритетності не слід виділяти той чи інший порядок в представленій схемі класифікації, тому що кожний з цих ознак несе свою змістовне навантаження.
За призначенням документи поділяються на:
розпорядчі;
виправдувальні (виконавчі);
бухгалтерського оформлення;
комбіновані.
Розпорядчі документи дають право на вчинення суворо визначених розпорядженням відповідної посадової особи господарських операцій. Наприклад, чек, підписаний керівником організації, дозволяє касирові отримати певну суму в банку з її розрахункового рахунку. Як розпорядчого документа на с. 164 наведена довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей.
Виправдувальні (виконавчі) підтверджують, що зазначені дії у відповідному документі виконані особою, що представляє такий документ. Так, авансовий звіт з усіма виправдувальними документами, прикладеними до нього, розглядається як виправдувальний (виконавчий) при здачі його підзвітною особою бухгалтеру.
Документи бухгалтерського оформлення самостійного призначення не мають. Їх роль: на основі представлених розпорядчих і виправдувальних документів підготувати в подальшому відповідні облікові записи для обробки з метою подальшого використання в обліковому процесі. Тому вони складаються і використовуються тільки в бухгалтерії. Так, відомість розподілу загальновиробничих витрат служить для розподілу витрат на управління структурних підрозділів підприємства між окремими видами продукції, що випускається ними продукції. Різні довідки-розрахунки, складені в бухгалтерії, служать підставою для відображення в обліку сум, обчислених у відшкодування зобов'язань перед бюджетом, позабюджетними фондами і т. п.
Комбіновані документи поєднують в собі ознаки вищерозглянутих документів. Наприклад, після затвердження керівником витрачених підзвітних сум авансовий звіт набуває для бухгалтера чинність, розпорядження прийняти до обліку зазначену суму, підтверджену виправдувальними первинними документами (квитанції за проживання, квитки за проїзд та ін.) Зазначення ж в авансовому звіті бухгалтерських проводок по списанню цієї суми дає підстави розглядати його як документ бухгалтерського оформлення.
Зазначені гідності комбінованих документів роблять їх досить поширеними в практиці бухгалтерського обліку.
По порядку формування розрізняють первинні та зведені документи.
Первинні документи знаходяться на початку технологічного ланцюжка облікового процесу. Первинні документи складаються в момент здійснення господарської операції або відразу після її закінчення. Вони складають основу первинного обліку. Саме в первинному документі реєструється факт господарського життя шляхом попереднього його спостереження і вимірювання. До них відносяться інвентарна картка обліку об'єкта основних засобів (ф. № ОЗ-6), акт про приймання матеріалів (ф. № М-7) і ін
Зведені документи складаються на основі первинних документів. Їх застосування пов'язано з необхідністю скорочення первинних документів. Узагальнення останніх таким шляхом надає можливість на іншому рівні аналізувати інформацію про здійснені господарські операції. Так, у представлених матеріально відповідальними особами товарних звітах за певний відрізок часу в грошовому вираженні відображається рух товарно-матеріальних цінностей по приходу і витраті. Підставою для складання товарних звітів з'явилися первинні облікові документи (акти приймання, акти на списання та ін.)
Касові звіти складаються за даними прибуткових і видаткових касових ордерів та доданих до них виправдувальних документів (платіжно-розрахункових або платіжних відомостей на видачу заробітної плати, заяв на надання матеріальної допомоги тощо).
Первинні та зведені облікові документи, як вже зазначалося раніше, можуть складатися як на паперових, так і машинних носіях інформації. Якщо документ складений на машинному носії, то одночасно для інших учасників господарських операцій повинна бути підготовлена його копія у паперовій формі. Дана умова зберігається також при наявності вимоги правоохоронних органів і органів, що здійснюють контроль відповідно до чинного законодавства.
За способом використання застосовуються разові та накопичувальні документи. Їх відмінність - в ступені охоплення господарських операцій.
Разові документи фіксують одноразово в документі одну або кілька господарських операцій. При дотриманні певних вимог, що пред'являються до документа, інформація, що міститься в ньому, служить підставою для складання бухгалтерського запису в обліку. До таких документів відносяться прибуткові та видаткові касові ордери, вимоги-накладні на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів та ін
Накопичувальні документи формують інформацію про однорідних господарських операціях за певний відрізок часу (день, декаду, місяць).
Їх перевага проявляється у скороченні первинних облікових документів та посилення контролю за рухом майна і зобов'язань. Крім того, значно спрощується техніка ведення бухгалтерського обліку.
Прикладом таких документів є накопичувальні наряди по нарахуванню заробітної плати робітникам масових професій, які виконують щодня одні й ті ж операції. Вони, як правило, ведуться на бригаду і закриваються один-два рази на місяць.
При щоденному відпустці однотипних матеріалів у виробництво в якості накопичувальних документів застосовуються лімітно-забірні карти.
За статусом у системі інформаційного забезпечення розрізняють прості документи та документи (бланки) суворої звітності.
Прості документи - найбільш поширені первинні облікові документи. На них поширюється загальноприйнятий порядок документообігу і звичайні вимоги до складання та зберігання.
Документи (бланки) суворої звітності формують особливий перелік форм документів, затверджених в установленому порядку відповідно до вимог постанови Уряду РФ від 30.07.1993 р. № 745. Цією постановою надано право певним категоріям організацій, а також підприємцям використовувати в розрахунках з населенням для обліку готівкових коштів певний перелік форм первинних документів суворої звітності:
касові відомості на отримання грошей за роботи та послуги, що виконуються в присутності замовника;
путівки, наряди-путівки, туристські путівки для оформлення екскурсій збірної групи і т. п.
До таких документів пред'являються особливі умови зберігання. Вони повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах. В обліку їх отримання має оформлятися прибутковими ордерами із зазначенням найменувань бланків, їх номерів і кількості.
Документи суворої звітності при здійсненні розрахунків з населенням без застосування контрольно-касових машин (ККМ) прирівнюються до касових чеків.
За місцем складання документи поділяються на внутрішні і зовнішні.
Внутрішні документи оформляються в організації. Вони мають внутрішнє застосування. До них відноситься переважна частина документів, що мають обіг на даному підприємстві. Це авансові звіти підзвітних лив, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки обліку основних засобів, прибуткові ордери, лімітно-забірні карти тощо
Зовнішні документи складаються на стороні іншими підприємствами і організаціями. На вході в дану організацію вони повинні бути зареєстровані. Це рахунки-фактури, платіжні доручення і т. п.
Вимоги, що пред'являються до внутрішніх і зовнішніх документів, в основному одні й ті ж. Однак всі зовнішні документи повинні бути оформлені на бланках уніфікованих форм. При їх відсутності допускається подання документів іншої форми, але вони повинні містити обов'язкові реквізити.
За кількістю облікових позицій розрізняють однопозиційні та багатопозиційні документи.
Однопозиційні документи носять вузькоспеціалізований характер, обмежуючись відображенням операції руху одного найменування однорідного об'єкта обліку (наприклад, операцій по приходу і витраті товарно-матеріальних цінностей по одному номенклатурному номеру).
Якщо в документі представлені операції з відображення руху декількох найменувань, нехай навіть у межах однієї групи (підгрупи), то такі документи називаються багатопозиційними (багаторядковими). Прикладом таких документів є розрахунково-платіжні відомості, лімітно-забірні карти і ін
Останнім часом багатопозиційні документи знаходять широке застосування у практичній обліковій роботі. Перевага їх-в ущільненні інформації, оскільки довідкові відомості по обліковується об'єкта заносяться в такі документи один раз. Вони більш зручні в умовах впровадження автоматизованого обліку.
За оформленням однорідних операцій виділяють уніфіковані та інші документи.
Уніфіковані документи - це типові документи, затверджені в установленому порядку Держкомітетом РФ за статистикою і подані ним у вигляді затверджених альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації та їх електронних версій: При цьому зміст і склад уніфікованих форм первинної облікової документації узгоджуються даними комітетом з Міністерством фінансів РФ і Міністерством економічного розвитку і торгівлі РФ.
Уніфіковані документи призначені для оформлення однорідних операцій в організаціях з різною формою власності і різними галузевими особливостями.
Серед уніфікованих документів розрізняють авансові звіти, платіжні доручення і т. п. Вони обов'язкові до застосування всіма організаціями, незалежно від форм власності, які здійснюють діяльність на території РФ.
Автоматизація бухгалтерського обліку розширює можливості розробки та застосування уніфікованих первинних документів та їх електронних версій.
Уніфікація документів веде до упорядкування документації. Вона повинна здійснюватися одночасно зі стандартизацією документів, тобто розробкою однакових розмірів їх бланків. Це дозволяє скоротити витрати паперу на виготовлення документів, спрощує їх обробку і зберігання.
Не ввійшли до зазначеного переліку документи являють собою інші документи. До інших документам прийнято відносити документи накопичувального характеру: відомість розрахунку зносу (амортизації основних засобів) відомість розподілу торгової націнки між проданими і не проданими товарами і пр.
Нарешті, за способом заповнення розрізняють документи, що заповнюються:
вручну;
на друкарській машинці;
повністю складаються автоматизованим шляхом.
До документів, що заповнюються вручну, належать документи внутрішнього користування. До них в першу чергу відносяться різного роду розроблювальні таблиці: нарахування амортизації за основними засобами, а також накопичувальні відомості і пр.
Документи, які заповнюються частково механізованим шляхом, представлені переважно у вигляді макетировать карт. При цьому мова йде не стільки про заповнення документів зазначеним шляхом, скільки про машинному, швидше технічному, способі вимірювання господарських операцій. З цією метою застосовуються різного роду прилади та пристрої: лічильники, автоматичні ваги, мірна тара, друкарські електричні та інші машини і т. п.
Більш досконалий спосіб підготовки документів пов'язаний із застосуванням персональних електронно-обчислювальних машин (ПЕОМ). За деякими оцінками, в інформаційному потоці структурована інформація в електронному вигляді становить близько 10%. Вона зберігається в базі даних і розміщена «по поличках» (полями). Доступ до неї здійснюється за допомогою раніше розглянутих прийомів, закладених в системах управління базами даних.
Деяка частина інформаційного потоку представлена як неструктурована інформація в електронному вигляді. Зміст її визначають файли текстових редакторів та електронних таблиць, повідомлення, що приходять по електронній пошті при наявності замкнутих локальних мереж, і т. п. Вся ця інформація накопичується на жорсткому магнітному диску (вінчестері) у персонального користувача. Доступ до такої інформації здійснюється за допомогою засобів файлової системи і механізму пошуку по «ключовим словом». Мається на увазі, що при роботі, наприклад, з текстовим редактором Winword, якщо в якості зразка задано якесь слово, то програма знаходить всі складові тексту у файлі, де представлено дане слово. В умовах типізації господарських операцій подібний спосіб значно полегшує розробку відповідних бухгалтерських програм і робить більш творчою роботу бухгалтера. Стає можливим обходитися без паперової реєстрації господарських операцій. Бухгалтер працює в системі «людина - ПЕОМ», тобто в діалоговому режимі. Периферійні пристрої обладнуються безпосередньо в місцях, де здійснюються господарські процеси (на складах, дільницях). Господарська операція шляхом набору на клавіатурі комп'ютера записується на машинний носій, тобто первинний документ у традиційному вигляді не створюється. Відтворення операції здійснюється на екрані комп'ютера шляхом вилучення з бази даних у вигляді прямого набору на клавіатурі. Аналогічна Ситуація виникає в автоматичному режимі реєстрації операції з використанням різних зчитують приладів і пристроїв, з'єднаних з ПЕОМ.
B якому б вигляді не здійснювалося первинне спостереження, розглянута класифікація бухгалтерських документів робить істотний вплив на формування системи первинного обліку на підприємстві. Останній являє собою початкову стадію облікового процесу, в якому виробляються вимір даних господарських операцій та реєстрація їх у документах.
Подальша автоматизація обліково-обчислювальних робіт в умовах розширення масштабів виробництва, залучення в сферу людської діяльності нових об'єктів знань зумовлює поряд з паперовими документами формування документів в безпаперовому режимі, в зручній для сприйняття людиною формі.
Таким чином, первинне спостереження служить основою інформаційної системи бухгалтерського обліку. Воно знаходиться біля витоків організації бухгалтерського обліку і є визначальною частиною його первинного обліку.
Перехід від державної до інших організаційно-правовими формами власності розширює сферу застосування первинного обліку. У той же час розвиток автоматизації в процесі реєстрації господарських операцій накладає на первинний облік певні обмеження не на шкоду якості процедур реєстрації господарських операцій і підготовки економічної інформації. Ці обмеження зводяться до наступного:
об'єктивно зростає необхідність у виключенні на стадії введення непотрібної, надлишкової інформації;
постійна інформація (табельні номери робочих, номенклатурні номери матеріалів і т. п.) вводиться в базу даних одноразово;
різко зростають вимоги до повноти та достовірності введення в пам'ять ПЕОМ змінної інформації, оскільки від цього залежить ефективність рішень, прийнятих апаратом управління з використання різних видів ресурсів;
виключення з первинних бухгалтерських документів різних проміжних розрахункових показників, а також постійних реквізитів;
адаптованість програмного забезпечення завданням користувачів;
інтеграція обробки даних первинного обліку;
застосування системи кодування вводяться показників.
3. Організація документообігу
На сучасному підприємстві формується значний масив облікової інформації. Технологія його формування починається з моменту оформлення, перевірки, приймання, обробки і реєстрації первинних документів у відповідних книгах, відомостях, журналах і т.п. Процес руху цих документів, починаючи від їх складання, приймання та обробки на всіх стадіях і закінчуючи здачею їх на зберігання в архів, прийнято називати документообігом. Він регулюється Положенням про документи і документообіг в бухгалтерському обліку.
Кожна з процедур, що включається в систему документообігу, повинна містити набір певних операцій, дотримання яких забезпечує чітку організацію документообігу. Наприклад, на стадії приймання документів у бухгалтерії, вони підлягають обов'язковій перевірці як за формою (повноті та правильності оформлення документів, заповнення реквізитів), так і змістом (відповідність законності зафіксованих у документі економічних подій, логічної ув'язці окремих показників). З метою виключення повторного використання всі первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, форма якої залежить від способу обробки документів: при ручному способі - дату запису в обліковий регістр, а в умовах автоматизованого обліку - відтиск штампа особи, відповідального за їх обробку.
Документи, які послужили підставою для нарахування заробітної плати, так само як і документи, додані до прибуткових та видаткових касових ордерів, повинні бути погашені штампом або написом від руки «Одержано» чи «Сплачено» із зазначенням числа, місяця та року.
Документальний потік може бути входять (документи надходять з боку від інших організацій), що виходить (складені документи призначені для зовнішніх користувачів) і внутрішнього призначення (підготовлені працівниками цієї організації для власних потреб).
Організацією документообігу займається головний бухгалтер фірми. У його функції входить розробка правил документообігу і технології обробки облікової інформації, представлених у вигляді графіка документообігу. Призначення графіка - здійснення систематичного контролю за складанням і строками проходження первинних зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачею їх до бухгалтерії. Тут вони підлягають формальній перевірці та счетному контролю у вигляді арифметичної перевірки, встановлюються законність і доцільність зафіксованих у них господарських Операцій, відбувається відповідна угруповання їх у процесі обробки в облікових регістрах і складаються необхідні форми звітності.
Дотримання цих умов сприяє більш чіткої організації виробництва і продажу продукції, а отже, і отримання більшого прибутку.
Процес обробки в бухгалтерії прийнятих від виконавчої гелів документів включає три етапи: таксування, угруповання і контирування.
Таксування, або розцінка, передбачає переведення на натуральних і трудових вимірників у узагальнюючий грошовий вимірник. Як правило, ця процедура здійснюється в самому первинному документі шляхом множення відповідної кількості в натурі (м, кг тощо) на ціну за одиницю. Якщо в документі вказано трудової вимірник, виражений в одиницях часу - робочих днях, годинах, хвилинах, то його величина множиться на вартість одиницю даного часу.
Угруповання являє собою наступний етап облікової обробки документів. Останні підбираються в пачки, однорідні за економічним змістом зафіксованих у них господарських операцій. Характер угруповання обумовлений переліком представлених протаксірованних документів. Так, документи по приходу матеріалів групуються в розрізі складів, найменувань джерел надходження і т. д.; по витраті - у розрізі найменувань і напрямів у використанні:
на виробничі потреби;
на невиробничі цілі (непромислові виробництвам і господарствам та ін);
продажу на сторону і т. п.
Мета угруповання - підготувати зведені дані щодо руху окремих видів майна та зобов'язань за звітний період. Тим самим спрощується ведення первинного обліку.
Контирування - вказівка в первинному документі бухгалтерського запису, тобто кореспонденції рахунків по конкретної господарської операції, яка витікає зі змісту документа. Цей етап представляє більш високий рівень роботи з документами. Тому дана процедура виконується, як правило, бухгалтером, зайнятим на самостійному окремій ділянці облікового процесу. Для представлення бухгалтерського запису в документі передбачено певне місце. Якщо має місце зведений документ, то зазначений запис фіксується в кінці документа.
Автоматизація облікового процесу визначила свої вимоги до організації документообігу. З'явилися програмні засоби, що забезпечують введення, зберігання, пошук і перегляд документів в електронному вигляді. У 80-х рр.. минулого століття була реалізована ідея переведення паперових документів в електронний вигляд. Вона втілилася в системах управління електронними документами (Document Management Systems).
Складовими сучасної корпоративної системи автоматизації документообігу є:
- Системи управління базами даних. Їхня основна перевага - забезпечення доступу до структурованої інформації. На російському ринку це системи Oracle, Informix, Sybase - системи класу Document Management, що забезпечують переклад паперових документів в електронний вигляд і здійснюють доступ до неструктурованої інформації.
Для реалізації цієї ідеї і доступу до управління документами, представленими великими масивами з метою забезпечення чіткого пошуку інформації з усього змісту, розроблена і функціонує система Excalibur EFS.
Таким чином, управління документообігом в значній мірі досягається шляхом впровадження комп'ютерних технологій за допомогою програмних засобів, а також локальних обчислювальних мереж. За допомогою останніх вирішується проблема передачі інформації. Це абсолютно новий рівень організації документообігу, який більш правильним було б називати системою електронного документообігу (СЕД).
У даному електронному архіві первинні документи розміщені не у файлах і директоріях, а за аналогією зі звичайними документами в електронних папках, полицях, шафах і секціях. З метою швидкого знаходження таких документів СЕД володіє спеціальною системою їх пошуку. Контрольними точками пошуку є дата створення документа, адресат, найменування організації, ключові слова та інші параметри.
Система електронного документообігу дозволяє впорядкувати формування масиву облікової інформації, створює основу для виключення втрати документів, підвищує контроль за виконанням доручень, пов'язаних з підготовкою і обробкою документів, їх зберіганням. На кожному з етапів формування документообігу забезпечується попередній, поточний і наступний контроль.
Подальший розвиток автоматизованої системи обліку наполегливо вимагає розробки законодавчої нормативної бази при використанні системи електронного документообігу. Паралельне ведення паперової та електронної системи документообігу веде до подорожчання підготовки облікової інформації. Слід відзначити в цьому зв'язку, що в країнах з розвиненою ринковою системою використовується міжнародний стандарт 150 15489 «Управління документацією».
Система електронного документообігу стала впроваджуватися і в російських організаціях.
Після закінчення року всі документи з бухгалтерії передаються в загальний архів організації. Час перебування їх в архіві визначено Переліком типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання (затвердженим Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР 15 серпня 1988 р. в редакції Державної податкової служби Російської Федерації та Федеральної архівної служби Росії від 27 червня 1996 р.), а також ст. 17 Закону Російської Федерації «Про бухгалтерський облік». Відповідно до цього організації повинні забезпечити зберігання первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності протягом термінів, встановлених згідно з правилами організації державного архівної справи, але не менше п'яти років.
Процедури кодування, програми машинної обробки даних (із зазначенням термінів їх використання) організація також зобов'язана зберігати не менше п'яти років після року, в якому вони використовувалися в останній раз для складання бухгалтерської звітності.
Граничний термін зберігання документів визначений для розрахунків з оплати праці як спискового, так і неспісочного складу (особові рахунки, розрахункові відомості). Він встановлений в 75 - У років.
В - вік осіб на дату припинення ведення особового рахунку працівника.
Здачі в архів документів передують певні підготовчі процедури. Документи слід підібрати в папки по однорідності здійснених господарських операцій у хронологічному порядку. Документи постійного і тимчасового зберігання поміщаються в різні папки. Однак загальним для них є те, що вони групуються по кожному звітному періоду (місяць, квартал, півріччя, 9 місяців, рік). У папках документи повинні бути переплетені. При передачі документів до архіву складається довідка.
Вилучення документів в організації може мати місце тільки на підставі постанов відповідно до чинного законодавства органів дізнання, попереднього слідства і прокуратури, судами та податковими інспекціями.
Вилучення документів проводиться у присутності посадових осіб організації.
Представник органу, за розпорядженням якого вилучаються документи, зобов'язаний після закінчення вилучення скласти опис вилучених документів. Вилучення оформляється протоколом. Копія його під розписку передається працівникові організації, у якої проводилося вилучення відповідних документів.
Головний бухгалтер або інша посадова особа в даній ситуації має право з дозволу представників зазначених органів зняти копії з документів, що вилучаються з зазначенням підстави і дати вилучення.
Не допускається вилучення документів, що становлять державну таємницю.
Персональна відповідальність за дотримання умов і порядку зберігання бухгалтерських документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності лежить на керівнику організації.
4. Інвентаризація та її місце в первинному обліку
Достовірність облікової інформації забезпечується проведенням інвентаризації. Технічно вона являє собою періодичну опис майна і зобов'язань організації на певну дату з занесенням її результатів в окремі інвентаризаційні відомості (опису).
Інвентаризації підлягають і ті види активів, які не належать організації і враховуються у зв'язку з цим за балансом (002 «Товарно-матеріальні цінності, прийняті на відповідальне зберігання», 004 «Товари, прийняті на комісію», та ін.)
Поряд з цим у процесі проведення інвентаризації вирішуються й інші завдання:
встановлення окремих найменувань товарно-матеріальних цінностей, які не відповідають своїми споживчими якостями згідно ГОСТам і ТУ;
виявлення неходових, залежалих і невикористовуваних видів майна;
підтвердження реальності оцінки окремих статей балансу;
перевірка обгрунтованості підбору матеріально відповідальних осіб і укладення з ними договору про повну матеріальну відповідальність;
перевірка умов зберігання виробничих запасів відповідно до їх фізичними характеристиками;
встановлення стану складського і ваговимірювального господарства.
Кількість, порядок і терміни проведення інвентаризації визначає керівник організації, крім тих випадків, коли її проведення є обов'язковим. У зв'язку з цим розрізняють планові і позапланові (раптові) інвентаризації.
У залежності від обсягу перевірки інвентаризації поділяються на повні, часткові і вибіркові.
За періодичністю проведення вони бувають поточні і перманентні (постійні, безперервні).
Нарешті, за переліком вирішуваних питань розрізняють комплексні та тематичні інвентаризації.
Обов'язкове проведення інвентаризації потрібно, коли має місце:
зміна матеріально відповідальних осіб - на дату передачі справ, але не пізніше дня звільнення працівника;
передача майна в оренду, викуп, продаж, а також перетворення державного або муніципального унітарного підприємства - на дату оформлення даних господарських операцій;
складання річної бухгалтерської звітності, крім майна, інвентаризація якого проводилася не раніше 1 жовтня звітного року. За основними засобами вона може проводитися один раз на три роки, а бібліотечних фондів - один раз на п'ять років;
встановлення фактів крадіжок або зловживань, а також псування цінностей - відразу ж при їх виявленні;
стихійне лихо, пожежа, аварія чи інші надзвичайні ситуації, викликані форс-мажорними обставинами, - відразу після їх закінчення;
ліквідація (реорганізація) підприємства - перед складанням ліквідаційного (розділового) бухгалтерського балансу;
інші випадки, передбачені законодавством Російської Федерації або нормативними актами Міністерства фінансів Російської Федерації. Керівник підприємства може встановити номенклатуру виробничих запасів (наприклад, найбільш дефіцитних), інвентаризація яких може проводитися щоквартально.
Інвентаризації підлягають усі види майна і фінансових зобов'язань. Даною процедурі підлягає як майно, що належить організації і поставлене на баланс, так і не належить їй і обліковуються за балансом. До останнього належать орендовані основні засоби, товарно-матеріальні цінності, прийняті на відповідальне зберігання, матеріали, прийняті в переробку (давальницька сировина та ін.) Інвентаризується також майно, з яких-небудь причин не відбите в обліку.
Інвентаризація майна здійснюється за кожним його найменуванням і в розрізі матеріально відповідальних осіб.
Вся робота з проведення інвентаризації покладається на ревізійну комісію, робочі або постійно діючі комісії.
Перші з них мають відповідні правомочності, якщо в організації малий обсяг робіт з перевірки збереження майна та достовірності фінансових зобов'язань.
В інших випадках вся ця діяльність покладається на робочі інвентаризаційні комісії, які функціонують під контролем постійно діючої інвентаризаційної комісії.
Склад інвентаризаційної комісії за кількістю і персонально стверджує керівник фірми з включенням до нього представників адміністрації, бухгалтерії, а в залежності від цілей та об'єкта перевірки - і інших фахівців (технологів, економістів та ін.) При необхідності склад комісії може бути поповнений працівниками служби внутрішнього аудиту даної фірми чи незалежної аудиторської організації.
Відсутність одного з членів комісії на період проведення інвентаризації дає підставу розглядати її результати як недійсні.
Перед проведенням інвентаризації всі первинні документи по приходу і витраті повинні бути складені і пред'явлені комісії або здані в бухгалтерію, а від матеріально відповідальних осіб отримані розписки про те, що на дату проведення інвентаризації немає неоприбуткованих чи не списаних у витрату окремих найменувань майна.
Останні прибуткові та видаткові документи фіксуються головою комісії із зазначенням «до інвентаризації на« »(дата)». Після цього бухгалтерія формує облікові залишки окремих видів майна на дату інвентаризації.
Фактичні залишки по кожному найменуванню майна комісія вносить до інвентаризаційних описів після ретельного зважування, підрахунку, обміру і т. п., за номенклатурою і в одиницях виміру, прийнятих в поточному бухгалтерському обліку.
Посторінково в кінці кожного листа інвентаризаційного опису прописом показується число порядкових номерів внесених найменувань товарно-матеріальних цінностей і загальний підсумок їх кількості в натуральних показниках, незалежно від того, в яких одиницях виміру (кілограмах, метрах, штуках і т. п.) ці цінності показані .
Незаповнені рядки в інвентаризаційних відомостях прокреслюються.
Акти обмірів, технічні розрахунки та відомості обважень як підстава достовірності знятих в процесі перевірки фактичних залишків окремих найменувань майна додаються до інвентаризаційного опису.
Під час проведення інвентаризації присутність матеріально відповідальної особи обов'язково,
В умовах автоматизованої обробки даних інвентаризаційні описи товарно-матеріальних цінностей видаються комісії у вигляді машинограми. У ній комісія проставляє тільки фактичні залишки, у тому числі і по тих виробничих запасів, які не були відображені в обліку.
На негідні і зіпсовані матеріали і готові вироби складаються відповідні акти і окремі інвентаризаційні описи.
За даними інвентаризаційних описів, бухгалтерія складає порівнювальні відомості. Їх зміст включає ті найменування майна, по яких виявлені розбіжності щодо даних бухгалтерського обліку. За цим найменуванням інформація вноситься до відомості в натуральних і вартісних показниках.
Результати розбіжності облікових даних з фактичною наявністю можуть бути обумовлені:
фізико-хімічними властивостями товарно-матеріальних цінностей до усушка, утруска, розпиляють, улетучиванию, бою, змін фізичного обсягу під впливом зміни температури навколишнього середовища і т.п. Ці втрати неминучі і можливі як при транспортуванні, так і при зберіганні;
похибками показань ваговимірювальних приладів в процесі прийому або відпустки зазначених цінностей;
наявністю ненавмисних помилок у вигляді описки в первинних облікових документах, арифметичних помилок у підрахунках і пр.
навмисними помилками як результатом зловживань та шахрайства (обрахування, обміри, розкрадання, обважування, пряме привласнення окремих видів майна тощо).
Такі факти господарських операцій документально не фіксуються, тому можуть бути встановлені тільки в процесі проведення інвентаризації.
Виявлені при інвентаризації подібні факти регулюються відповідно до Закону РФ «Про бухгалтерський облік» та Методичними вказівками по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань.
Зайві щодо облікових даних залишки товарно-матеріальних цінностей оприбутковуються з віднесенням на фінансові результати організації.
Відсутні і зіпсовані товарно-матеріальні цінності в межах діючих норм природних втрат розглядаються як поточні витрати і списуються на витрати виробництва або обігу.
У тому випадку, коли недостачі відсутні, застосування норм природних втрат на встановлені найменування цінностей не допускається.
Розмір втрат у межах норм природних втрат, коли виявлено фактичну нестачу, визначається після заліку недостачі цінностей їх надлишками з пересортиці.
Залік за результатами пересортиці допускається як виняток за наявності наступних чотирьох умов, що мали місце одночасно:
за товарно-матеріальними цінностями одного і того ж найменування;
в одного й того ж матеріально відповідальної особи;
за один і той самий звітний період;
в тотожних кількостях, тобто натуральні залишки ті цінностей рівні їх лишків за цими ж найменуванням, але різних типорозмірів, сортів, артикулів і т. п. Тому розбіжності встановлені у вигляді сумових різниць із-за різних цін на товарно-матеріальні цінності, опинилися при пересортиці.
Про всі факти допущеної пересортиці матеріально відповідальні особи дають докладні письмові пояснення інвентаризаційної комісії.
Якщо після заліку за пересортицею все-таки виявиться недостача майна, то норми природного убутку комісія зобов'язана застосовувати тільки по тому його найменуванню, за яким встановлена дійсна недостача.
Сума перевищення вартості відсутніх цінностей за результатами заліку над вартістю цінностей, що опинилися у надлишку, підлягає віднесенню на винних осіб.
Остаточне рішення про залік приймає керівник організації.
Відсутні і зіпсовані товарно-матеріальні цінності понад норми природного зменшення населення ставляться в почне винних осіб при підтвердженні їх провини. Якщо провина їх не встановлено чи судові органи відмовили у відшкодуванні шкоди з зазначених осіб, то збитки від недостачі майна, так само як і його псування, списуються на фінансові результати організації.
Результати інвентаризації відображаються в поточному обліку і звітності того місяця, в якому була закінчена інвентаризація.
Результати річної інвентаризації підлягають відображенню в річному бухгалтерському звіті.
Список літератури
1. Алборов Р. А. Основи бухгалтерського обліку: навчальний посібник. - М.: Справа та сервіс, 2007.
2. Бабаєв Ю. А. Теорія бухгалтерського обліку: підручник. 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: Юніті, 2008.
3. Бакаєв О. С, Шнейдман Л. 3. Облікова політика підприємства. - М.: Бухгалтерський облік, 2004.
4. Булатов М. А. Теорія бухгалтерського обліку: навчальний посібник. - М.: Іспит, 2007.
5. Вещунова М. Л., Фоміна Л. Ф. Бухгалтерський облік. - М.: Фінанси і статистика, 2006.
6. Власов А. В. Основи теорії бухгалтерського обліку: навчальний посібник. - М., 2007.
7. Головізніна А. Т., Архипова О. І. Теорія бухгалтерського обліку. - М.: КНОРУС, 2005.