Зміст
1. Основні правила складання документів
1.1 Вимоги ГОСТів до оформлення документів
2. Загальні правила реєстрації документів
3. Скласти акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню
4. Скласти схему документообігу на підприємстві
Список використаної літератури
В якості такого носія може служити папір, диск комп'ютера, фото - та кіноплівка і т.д. Діловий документ служить для фіксації адміністративної (управлінської) інформації.
Структурні елементи:
титульний лист;
передмову;
зміст;
введення;
найменування;
вимоги;
додатки;
бібліографічні дані.
Структурні елементи, за винятком елементів "Титульний аркуш", "Передмова", "Найменування", "Вимоги", приводять при необхідності, в залежності від особливостей стандартізуемого об'єкта.
Титульний аркуш.
Першу сторінку титульних аркушів державних стандартів Російської Федерації, стандартів галузі, стандартів підприємства, стандартів науково - технічних, інженерних товариств та інших громадських об'єднань оформлюють у відповідності з додатками А, Б, В, Г.
Передмова.
Передмову вміщують на другій сторінці титульного аркуша. Слово "Передмова" записують з великої літери посередині сторінки. Відомості, що наводяться у передмові, нумерують арабськими цифрами (1, 2, 3 і т.д.). При необхідності в передмову можуть бути включені додаткові відомості.
Зміст.
Зміст включає порядкові номери і найменування розділів (за необхідності - підрозділів), додатків із зазначенням їх позначення і заголовків, а при необхідності і графічного матеріалу із зазначенням номера сторінки, на якій вони розміщені.
Слово "Зміст" записують посередині сторінки з великої літери.
Зміст збірника стандартів включає позначення і найменування стандартів із зазначенням номера наскрізної нумерації сторінок.
Введення.
Введення приводять при необхідності обгрунтування причин розробки стандарту.
Запровадження не повинно містити вимог.
Запровадження не нумерують і розміщують на окремому аркуші.
Заголовки.
Розділи, підрозділи повинні мати заголовки. Пункти, як правило, заголовків не мають.
Заголовки повинні чітко і коротко відображати зміст розділів, підрозділів.
Заголовки розділів, підрозділів і пунктів слід друкувати з абзацного відступу з великої літери без крапки в кінці, не підкреслюючи.
ГОСТ Р.6.30 - 2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфіковані системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" встановив формуляр-зразок організаційно - розпорядчих документів, який представляє собою графічну модель або схему побудови документа. Формуляр - зразок встановлює розміри полів, розташування постійних і змінних реквізитів.
ГОСТ Р.6.30 - 2003 встановлює також склад реквізитів організаційно - розпорядчих документів та їх розташування на бланку документа, правила оформлення реквізитів, вимога бланків і порядок виготовлення і т.д. Всього державним стандартом встановлено 30 реквізитів. Двадцяте реквізит - текст документа.
Текст - основний реквізит документа, який повинен містити достовірну та об'єктивну інформацію, викладену ясно, точно, нейтральним тоном і по можливості коротко. Документи складаються російською або національною мовою відповідно до законодавства Російської Федерації про державні мови.
Текст документа може бути представлений у вигляді таблиці, анкети, зв'язного тексту.
Тексти документів великого обсягу поділяються на розділи, підрозділи, пункти, які нумеруються арабськими цифрами:
Розділ;
Підрозділ;
Пункт;
1.1.1.1 Підпункт.
1. Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування).
Емблема підприємства - це символічне графічне зображення. Як емблеми, як правило, використовується товарний знак. Зображення емблеми полегшує пошук документа, але замінювати найменування підприємства або установи емблемою не допускається. Емблему розміщують на лівому полі документа на рівні назви організації або верхньому полі документа. Емблема повинна бути зареєстрована в установленому порядку - не допускається зображати на бланку емблеми, товарні знаки (знаки обслуговування), не зареєстровані офіційно.
Емблема не відтворюється також при зображенні на бланку документа герба.
2. Код організації.
Згідно ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ) код мають всі зареєстровані організації. Він може бути проставлений на бланках документів при їх виготовленні і є своєрідним підтвердженням правомочності організації - автора документа.
3. Найменування організації.
Реквізит називає автора документа, яким може бути організація, структурний підрозділ, посадова чи фізична особа. Це реквізит передбачає також вказівку вищестоящої організації, якщо вона є. У бланках структурних підрозділів найменування підрозділу вказують під найменування організації. У бланках організацій подвійного підпорядкування (федеральному органу виконавчої влади і місцевому органу влади) вказується тільки найменування місцевого органу влади.
4. Довідкові дані про організацію.
Реквізит присутня тільки в бланках листів і включає в себе індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреси, номера телефону, факсу, адресу електронної пошти. У складі цього реквізиту можуть зазначатися банківські реквізити, державний реєстраційний номер організації, номери ліцензій.
5. Найменування виду документа.
Цей реквізит є одним з найважливіших, оскільки дозволяє судити про призначення документа, визначає склад реквізитів та структуру тексту. Найменування виду документів проставляється на всіх документах, крім листів, і друкується прописними літерами під реквізитом "Найменування організації": Н, РОЗПОРЯДЖЕННЯ, АКТ і т.п.
6. Дата документа.
Дата один з основних реквізитів, що забезпечують юридичну силу документа. Датою документа може бути дата його підписання, затвердження або дата подій, зафіксованого в документі. Якщо авторами документа є кілька організацій, то датою документа є дата проставлення останнього підпису. Дати в документі оформляються цифровим способом у такій послідовності: день місяця, місяць, рік.
Крім дати документа, датуються також всі службові відмітки на документі (резолюції, візи, позначка про виконання документа та ін.)
7. Реєстраційний номер документа.
Реєстраційний номер документа - це цифрове або буквено-цифрове позначення, під яким документ введений в інформаційно-пошукову систему. Для внутрішніх документів (розпоряджень, актів, протоколів) це, як правило, порядковий номер у межах календарного року. За рішенням організації порядковий номер документа може доповнюватися інформацією про кореспондента, виконавця, тематиці, літерними індексами. На документах, складених спільно кількома організаціями, реєстраційні номери авторів проставляються через косу риску в порядку черговості авторів на документі.
Реєстраційний номер документа проставляється на рівні дати.
8. Місце складання або видання документа.
Реквізит використовується тільки в загальних бланках і бланках конкретних видів документа (крім листа). При оформленні цього реквізиту враховується адміністративно-територіальний поділ країни.
Місце складання або видання документа може не вказуватися, якщо назва території входить в найменування організації.
9. Гриф обмеження доступу до документа.
Реквізит проставляється на документах, що містять відомості обмеженого поширення, - державну таємницю або конфіденційну інформацію. У першому рядку даного реквізиту можуть проставлятися наступні відмітки: "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості" (якщо документ містить державну таємницю); "ДСП" (для службового користування), "Конфіденційно", "Комерційна таємниця", " Банківська таємниця "та ін (якщо документ містить конфіденційну інформацію). У другому рядку реквізиту проставляються номер примірника документа та інші відмітки.
10. Адресат.
Реквізит використовується в листах та внутрішніх документах, призначених для розгляду керівництвом (заяви, доповідні, пояснювальні записки та ін.)
Адресатом документа може бути організація, структурний підрозділ, посадова чи фізична особа. До складу реквізиту може входити поштова адреса.
Поштова адреса не вказується, якщо документ направляється до вищих органів державної влади управління, вищестоящу організацію, підвідомчі організації або постійним кореспондентам.
Адресат проставляється на бланку документа праворуч.
На документі може бути зазначено декілька адресатів, але не більше чотирьох. При направленні документа більш ніж у чотири адреси складають список розсилки, а на кожному документі проставляється тільки один адресат.
11. Заголовок до тексту.
Реквізит є обов'язковим для всіх документів, крім документів, складених на бланку формату А5, і необхідний для реєстрації та пошуку документа. Заголовок повинен максимально стисло і точно відображати зміст документа і граматично узгоджуватися з назвою виду документа.
Заголовок до тексту друкують під реквізитами бланка зліва без лапок і не підкреслюють. Крапка в кінці заголовка не ставиться. В одному рядку заголовка має бути не більше 28 - 30 знаків при кількості рядків не більше п'яти. Рядки заголовка друкуються через один інтервал.
12. Підпис.
Підпис - обов'язковий реквізит, що забезпечує посвідчення документа й надає йому юридичну силу. Підпис на документі проставляє особа, наділена відповідною компетенцією.
До складу підпису входять: найменування посади особи, що підписує документ, його особистий підпис і розшифрування підпису (ініціали та прізвище) без лапок і дужок.
На документі може бути більше одного підпису, якщо за його зміст несуть відповідальність кілька осіб. У цьому випадку підписи розташовують один під одним у послідовності, яка відповідає займаним посадам.
13. Друк.
Печатки ставляться на найбільш важливих документах, підтверджуючи справжність підписів. Друк повинна бути добре читана і не накладатися на найменування посади і особистий підпис. Печатки бувають гербовими і простими. Види печаток, порядок їх застосування і зберігання встановлені в Інструкції з документаційного забезпечення діяльності організації.
Реєстрація є однією з умов визнання самого факту існування документа, надання йому юридичної сили. Вона забезпечує включення відомостей про документи в інформаційно-пошукову систему, що створює базу для обліку, пошуку, контролю виконання документів, довідкової роботи. Реєстрація переслідує три мети: облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за документами. Сам процес реєстрації - це зняття з документа показників (реквізитів) і занесення їх у певну реєстраційну форму (журнал, картотеку, ПЕОМ) для створення бази даних про документи установи. Таким чином у процесі реєстрації створюється інформаційно - пошукова система по всіх документах організації (фірми). Кожен документ, віднесений до числа реєстрованих, отримує свій реєстраційний номер. Він не збігається і істотно менше облікового порядкового номера, проставленого у відмітці про наявність документа в організацію. Реєстрація документів може здійснюватися з використанням журналів, традиційних (ручних) картотек, автоматизованих інформаційних систем.
Журнальна система реєстрації потрібна тільки тоді, коли облік документів виступає на перше місце, запобігає претензії з боку громадян, конфліктні ситуації (наприклад, видача документів про освіту, трудових книжок, пропусків). Це, як правило, документи, реєстраційний індекс яких складається з порядкового номера. Журнал реєстрації представляє собою книгу, кожна сторінка якої поділена на графи, де містяться відомості про зареєстрованих документах. Кількість граф визначається організацією.
Більш зручною є карткова система реєстрації документів. Усі вхідні і створювані документи реєструються на картках. Картки виготовляються з цупкого паперу, як правило, формату А5 (148х210) або А6 (105х148). Картка містить графи, куди вносяться реквізити, необхідні і достатні для фіксації інформації про документ. Форма картки (РКК - реєстраційно-контрольної картки) і розташування в ній реквізитів можуть бути визначені в самій установі і записані в інструкцію з діловодства.
Найбільш раціональною є сьогодні реєстрація документів на комп'ютері. Але і в цьому випадку на екран виводиться форма картки (екранна форма РКК) з аналогічними полями і в неї заносяться відомості про документ.
При реєстрації на ПЕОМ, дані про документ, закладені при його реєстрації, будуть використані у програмах з автоматизованого контролю і довідковій роботі. При цьому пошук можна вести по кожному з введених показників.
Де встановлюються правила реєстрації документів.
Правила реєстрації документів встановлюються в інструкціях з діловодства. З цих питань можуть також видаватися окремі інструкції (наприклад, Інструкція про порядок реєстрації документів у адміністрації м. Іркутська, затверджена розпорядженням мера м. Іркутська від 20.10.2006 № 031-10-1463 / 6). Порядок реєстрації документів в автоматизованому режимі докладно регламентується в документації автоматизованих інформаційних систем.
Які підрозділи проводять реєстрацію документів?
Можливі три системи реєстрації документів:
централізована, при якій реєстрація всіх документів організації проводиться у Службі діловодства або у секретаря (у невеликих організаціях);
децентралізована, при якій реєстрація документів здійснюється в структурних підрозділах відповідальними за діловодство;
змішана, яка поєднує в собі елементи централізованої і децентралізованої систем.
Найбільш поширеною є остання, змішана система. При цьому централізовано реєструється документація, що надходить з вищестоящих органів або направляється на їх адресу, найважливіші внутрішні документи (накази по основній діяльності та особовому складу, протоколи, акти, доповідні записки та ін), а також звернення громадян. Спеціалізовану документацію реєструють у відповідних структурних підрозділах. В установі, що має відділи, реєстрація внутрішніх документів проводиться децентралізовано за групами: у бухгалтерії, відділі кадрів, канцелярії.
Коли реєструються документи?
Документи реєструються один раз, при цьому внутрішні документи повинні реєструватися в день підписання або затвердження, що надходять - у день надходження, вихідні - в день відправлення. Для вхідних, вихідних і внутрішніх документів ведуться роздільні реєстраційні форми з самостійними реєстраційними номерами. В інструкціях з діловодства можуть міститися положення, що стосуються реєстрації документів, що надійшли після закінчення робочого дня або у вихідні дні. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший воно повторно не реєструється.
З документа в процесі реєстрації в реєстраційну форму виписуються, як правило, такі відомості:
дата отримання
вхідний № (індекс)
дата документа
індекс документа (його основні пошукові ознаки)
реєстраційний номер документа
автор (кореспондент), тобто чий це документ
заголовок (про що документ)
резолюція
термін виконання
виконавець (хто з ним працює)
хід виконання (фіксуються всі передачі документа і як виконаний)
№ справи (куди документ поміщений після виконання)
Чи потрібно вказувати час отримання (відправлення) документів?
В інструкції з діловодства може бути передбачена необхідність вказувати час отримання або відправлення окремих видів документів. Наприклад, на повідомленнях про зборах, мітингах, демонстраціях, ходах і пікетуваннях вказується час їх отримання.
Реєстровані і незареєстровані документи.
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях. Реєструються документи, що надходять з інших організацій і від фізичних осіб, а також створювані - внутрішні та відправляються. Обов'язковій реєстрації підлягають документи, що потребують відповіді, а також документи, що надходять з вищестоящих організацій. Документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі або створення.
Існує також категорія нерегістріруемих документів. Діловодна служба повинна самостійно скласти перелік таких документів і прикласти його до інструкції з діловодства.
Складаючи перелік нерегістріруемих документів, потрібно знати, що деякі з них взагалі не реєструються (це, як правило, вітальні листи, запрошення, рекламна продукція і т.д.). Однак частина вхідних документів реєструють не в службі ДОП, а в структурних підрозділах, куди вони передаються для виконання. Наприклад, розрахунково-грошова і бухгалтерська документація реєструється в бухгалтерії, планова - у плановому відділі і т.д.
Іншими словами, до переліку нерегістріруемих документів включають ті, які не реєструє служба ДОП або секретар. Єдиного переліку документів, не реєструються в службі діловодства, в законодавстві не передбачено.
При всьому різноманітті актів з точки зору їх призначення та змісту є ряд загальних правил, яких необхідно дотримуватися при складанні актів.
Акти складаються колегіально (повинно бути не менше двох укладачів). - Головне при складанні акта - визначення фактичного стану справ і правильне відображення його в акті.
Акт оформляється на загальному бланку організації або з використанням уніфікованої форми акта.
Обов'язковими реквізитами акта є: назва організації, назва виду документа (АКТ), дата і реєстраційний номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпису укладачів (із зазначенням їх посад і, при необхідності, місця роботи). Деякі форми актів передбачають проставлення точного часу складання акту в годинах і хвилинах. У тому випадку, якщо акт затверджується керівником, оформляється гриф затвердження.
Датою акта є дата його складання. Якщо складання акту передували будь-які заходи (перевірка та ін), в тексті акта вказується дата або період часу, протягом якого проводилося дане захід.
Текст акта складається з двох частин: вступної і основної (констатуючому). У вступній частині акта зазначається підстава його складання (розпорядчий документ, нормативний документ, договір із зазначенням його дати і номера), називаються голова і члени комісії. В основній частині викладається сутність, характер, методи і терміни виконаної роботи, встановлені факти, а також висновки, пропозиції та висновки. Зміст акта може викладатися по пунктах, матеріал може бути представлений у вигляді таблиці.
У необхідних випадках, якщо цього вимагають нормативні документи, акти затверджуються керівником даної чи вищої організації, за розпорядженням якого проводилися дії, що завершилися складанням акта.
Основу документообігу дають організаційні документи: статут, положення про структурні підрозділи, положення про службу ДОП, накази про розподіл обов'язків, інструкції по роботі з документами, інструкції з діловодства, схеми документопотоків, шляхи проходження окремих видів документів.
Документообіг як технологічний процес ділиться на кілька частин - потоків. Вони здійснюють прямий і зворотній зв'язок в управлінні.
Розрізняють три основні потоку документації:
документи, що надходять, з інших організацій (вхідні);
документи, надіслані в інші організації (вихідні);
документи, створювані в організації, використовувані працівниками організації в управлінському процесі (внутрішні).
Рух вхідних документів включає: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, передачу на виконання, виконання, контроль за виконанням, списання виконаного документа в справу.
Схеми руху всіх документів в організації розробляються керівником служби діловодства (загального відділу, канцелярії, секретаріату і т.д.) для різних категорій документів: що надходять в організацію, що відправляються з організації і внутрішніх документів (накази по основній діяльності, з особового складу, протоколи, акти, письмові та усні звернення громадян тощо).
Форми організації роботи з документами.
Служба ДОУ повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, тобто враховувати обсяг документообігу. Результати обліку обсягу документообігу узагальнюються і доводяться до відома керівника організації для вироблення заходів щодо вдосконалення роботи з документами та визначення штатної чисельності служби ДОП.
У практиці підприємств склалися три основні форми організації роботи з документами: централізована, децентралізована та змішана.
Централізована форма застосовується на підприємствах з великим документообігом. Вона передбачає виконання всіх операцій з документами в одному структурному підрозділі, наприклад - канцелярії (у загальному відділі). Централізована форма типова і для підприємств з дуже малим документообігом, в яких всі роботи з документами виконують секретарі.
При децентралізованій формі роботи з документами всі операції виконуються в структурних підрозділах підприємства, як правило, роз'єднаних територіально.
Змішана форма (частково централізована) роботи з документами найчастіше використовується на великих підприємствах зі складною структурою і великим обсягом документообігу. При такій формі частина операцій по роботі з документами (прийом, відправка, контроль виконання) бере на себе канцелярія, а інші операції (реєстрацію, формування справ, поточне зберігання і буд) виконують структурні підрозділи.
2. ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації". Вимоги до оформлення документів - М., Держстандарт Росії, 2003
3. Юрій Дьомін "Діловодство. Підготовка службових документів", 2008.
1. Основні правила складання документів
1.1 Вимоги ГОСТів до оформлення документів
2. Загальні правила реєстрації документів
3. Скласти акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню
4. Скласти схему документообігу на підприємстві
Список використаної літератури
1. Основні правила складання документів
Документ - це матеріальний носій із зафіксованою на ньому інформацією.В якості такого носія може служити папір, диск комп'ютера, фото - та кіноплівка і т.д. Діловий документ служить для фіксації адміністративної (управлінської) інформації.
Структурні елементи:
титульний лист;
передмову;
зміст;
введення;
найменування;
вимоги;
додатки;
бібліографічні дані.
Структурні елементи, за винятком елементів "Титульний аркуш", "Передмова", "Найменування", "Вимоги", приводять при необхідності, в залежності від особливостей стандартізуемого об'єкта.
Титульний аркуш.
Першу сторінку титульних аркушів державних стандартів Російської Федерації, стандартів галузі, стандартів підприємства, стандартів науково - технічних, інженерних товариств та інших громадських об'єднань оформлюють у відповідності з додатками А, Б, В, Г.
Передмова.
Передмову вміщують на другій сторінці титульного аркуша. Слово "Передмова" записують з великої літери посередині сторінки. Відомості, що наводяться у передмові, нумерують арабськими цифрами (1, 2, 3 і т.д.). При необхідності в передмову можуть бути включені додаткові відомості.
Зміст.
Зміст включає порядкові номери і найменування розділів (за необхідності - підрозділів), додатків із зазначенням їх позначення і заголовків, а при необхідності і графічного матеріалу із зазначенням номера сторінки, на якій вони розміщені.
Слово "Зміст" записують посередині сторінки з великої літери.
Зміст збірника стандартів включає позначення і найменування стандартів із зазначенням номера наскрізної нумерації сторінок.
Введення.
Введення приводять при необхідності обгрунтування причин розробки стандарту.
Запровадження не повинно містити вимог.
Запровадження не нумерують і розміщують на окремому аркуші.
Заголовки.
Розділи, підрозділи повинні мати заголовки. Пункти, як правило, заголовків не мають.
Заголовки повинні чітко і коротко відображати зміст розділів, підрозділів.
Заголовки розділів, підрозділів і пунктів слід друкувати з абзацного відступу з великої літери без крапки в кінці, не підкреслюючи.
1.1 Вимоги ГОСТів до оформлення документів
Документ складається з окремих інформаційних елементів, які називаються реквізитами (підпис, печатка, назва виду документа, текст документа і т.д.). Сукупність реквізитів документа, розташованих у встановленому порядку, становить - формуляр документа.ГОСТ Р.6.30 - 2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфіковані системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" встановив формуляр-зразок організаційно - розпорядчих документів, який представляє собою графічну модель або схему побудови документа. Формуляр - зразок встановлює розміри полів, розташування постійних і змінних реквізитів.
ГОСТ Р.6.30 - 2003 встановлює також склад реквізитів організаційно - розпорядчих документів та їх розташування на бланку документа, правила оформлення реквізитів, вимога бланків і порядок виготовлення і т.д. Всього державним стандартом встановлено 30 реквізитів. Двадцяте реквізит - текст документа.
Текст - основний реквізит документа, який повинен містити достовірну та об'єктивну інформацію, викладену ясно, точно, нейтральним тоном і по можливості коротко. Документи складаються російською або національною мовою відповідно до законодавства Російської Федерації про державні мови.
Текст документа може бути представлений у вигляді таблиці, анкети, зв'язного тексту.
Тексти документів великого обсягу поділяються на розділи, підрозділи, пункти, які нумеруються арабськими цифрами:
Розділ;
Підрозділ;
Пункт;
1.1.1.1 Підпункт.
1. Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування).
Емблема підприємства - це символічне графічне зображення. Як емблеми, як правило, використовується товарний знак. Зображення емблеми полегшує пошук документа, але замінювати найменування підприємства або установи емблемою не допускається. Емблему розміщують на лівому полі документа на рівні назви організації або верхньому полі документа. Емблема повинна бути зареєстрована в установленому порядку - не допускається зображати на бланку емблеми, товарні знаки (знаки обслуговування), не зареєстровані офіційно.
Емблема не відтворюється також при зображенні на бланку документа герба.
2. Код організації.
Згідно ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ) код мають всі зареєстровані організації. Він може бути проставлений на бланках документів при їх виготовленні і є своєрідним підтвердженням правомочності організації - автора документа.
3. Найменування організації.
Реквізит називає автора документа, яким може бути організація, структурний підрозділ, посадова чи фізична особа. Це реквізит передбачає також вказівку вищестоящої організації, якщо вона є. У бланках структурних підрозділів найменування підрозділу вказують під найменування організації. У бланках організацій подвійного підпорядкування (федеральному органу виконавчої влади і місцевому органу влади) вказується тільки найменування місцевого органу влади.
4. Довідкові дані про організацію.
Реквізит присутня тільки в бланках листів і включає в себе індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреси, номера телефону, факсу, адресу електронної пошти. У складі цього реквізиту можуть зазначатися банківські реквізити, державний реєстраційний номер організації, номери ліцензій.
5. Найменування виду документа.
Цей реквізит є одним з найважливіших, оскільки дозволяє судити про призначення документа, визначає склад реквізитів та структуру тексту. Найменування виду документів проставляється на всіх документах, крім листів, і друкується прописними літерами під реквізитом "Найменування організації": Н, РОЗПОРЯДЖЕННЯ, АКТ і т.п.
6. Дата документа.
Дата один з основних реквізитів, що забезпечують юридичну силу документа. Датою документа може бути дата його підписання, затвердження або дата подій, зафіксованого в документі. Якщо авторами документа є кілька організацій, то датою документа є дата проставлення останнього підпису. Дати в документі оформляються цифровим способом у такій послідовності: день місяця, місяць, рік.
Крім дати документа, датуються також всі службові відмітки на документі (резолюції, візи, позначка про виконання документа та ін.)
7. Реєстраційний номер документа.
Реєстраційний номер документа - це цифрове або буквено-цифрове позначення, під яким документ введений в інформаційно-пошукову систему. Для внутрішніх документів (розпоряджень, актів, протоколів) це, як правило, порядковий номер у межах календарного року. За рішенням організації порядковий номер документа може доповнюватися інформацією про кореспондента, виконавця, тематиці, літерними індексами. На документах, складених спільно кількома організаціями, реєстраційні номери авторів проставляються через косу риску в порядку черговості авторів на документі.
Реєстраційний номер документа проставляється на рівні дати.
8. Місце складання або видання документа.
Реквізит використовується тільки в загальних бланках і бланках конкретних видів документа (крім листа). При оформленні цього реквізиту враховується адміністративно-територіальний поділ країни.
Місце складання або видання документа може не вказуватися, якщо назва території входить в найменування організації.
9. Гриф обмеження доступу до документа.
Реквізит проставляється на документах, що містять відомості обмеженого поширення, - державну таємницю або конфіденційну інформацію. У першому рядку даного реквізиту можуть проставлятися наступні відмітки: "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості" (якщо документ містить державну таємницю); "ДСП" (для службового користування), "Конфіденційно", "Комерційна таємниця", " Банківська таємниця "та ін (якщо документ містить конфіденційну інформацію). У другому рядку реквізиту проставляються номер примірника документа та інші відмітки.
10. Адресат.
Реквізит використовується в листах та внутрішніх документах, призначених для розгляду керівництвом (заяви, доповідні, пояснювальні записки та ін.)
Адресатом документа може бути організація, структурний підрозділ, посадова чи фізична особа. До складу реквізиту може входити поштова адреса.
Поштова адреса не вказується, якщо документ направляється до вищих органів державної влади управління, вищестоящу організацію, підвідомчі організації або постійним кореспондентам.
Адресат проставляється на бланку документа праворуч.
На документі може бути зазначено декілька адресатів, але не більше чотирьох. При направленні документа більш ніж у чотири адреси складають список розсилки, а на кожному документі проставляється тільки один адресат.
11. Заголовок до тексту.
Реквізит є обов'язковим для всіх документів, крім документів, складених на бланку формату А5, і необхідний для реєстрації та пошуку документа. Заголовок повинен максимально стисло і точно відображати зміст документа і граматично узгоджуватися з назвою виду документа.
Заголовок до тексту друкують під реквізитами бланка зліва без лапок і не підкреслюють. Крапка в кінці заголовка не ставиться. В одному рядку заголовка має бути не більше 28 - 30 знаків при кількості рядків не більше п'яти. Рядки заголовка друкуються через один інтервал.
12. Підпис.
Підпис - обов'язковий реквізит, що забезпечує посвідчення документа й надає йому юридичну силу. Підпис на документі проставляє особа, наділена відповідною компетенцією.
До складу підпису входять: найменування посади особи, що підписує документ, його особистий підпис і розшифрування підпису (ініціали та прізвище) без лапок і дужок.
На документі може бути більше одного підпису, якщо за його зміст несуть відповідальність кілька осіб. У цьому випадку підписи розташовують один під одним у послідовності, яка відповідає займаним посадам.
13. Друк.
Печатки ставляться на найбільш важливих документах, підтверджуючи справжність підписів. Друк повинна бути добре читана і не накладатися на найменування посади і особистий підпис. Печатки бувають гербовими і простими. Види печаток, порядок їх застосування і зберігання встановлені в Інструкції з документаційного забезпечення діяльності організації.
2. Загальні правила реєстрації документів
Реєстрація документів - фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах.Реєстрація є однією з умов визнання самого факту існування документа, надання йому юридичної сили. Вона забезпечує включення відомостей про документи в інформаційно-пошукову систему, що створює базу для обліку, пошуку, контролю виконання документів, довідкової роботи. Реєстрація переслідує три мети: облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за документами. Сам процес реєстрації - це зняття з документа показників (реквізитів) і занесення їх у певну реєстраційну форму (журнал, картотеку, ПЕОМ) для створення бази даних про документи установи. Таким чином у процесі реєстрації створюється інформаційно - пошукова система по всіх документах організації (фірми). Кожен документ, віднесений до числа реєстрованих, отримує свій реєстраційний номер. Він не збігається і істотно менше облікового порядкового номера, проставленого у відмітці про наявність документа в організацію. Реєстрація документів може здійснюватися з використанням журналів, традиційних (ручних) картотек, автоматизованих інформаційних систем.
Журнальна система реєстрації потрібна тільки тоді, коли облік документів виступає на перше місце, запобігає претензії з боку громадян, конфліктні ситуації (наприклад, видача документів про освіту, трудових книжок, пропусків). Це, як правило, документи, реєстраційний індекс яких складається з порядкового номера. Журнал реєстрації представляє собою книгу, кожна сторінка якої поділена на графи, де містяться відомості про зареєстрованих документах. Кількість граф визначається організацією.
Більш зручною є карткова система реєстрації документів. Усі вхідні і створювані документи реєструються на картках. Картки виготовляються з цупкого паперу, як правило, формату А5 (148х210) або А6 (105х148). Картка містить графи, куди вносяться реквізити, необхідні і достатні для фіксації інформації про документ. Форма картки (РКК - реєстраційно-контрольної картки) і розташування в ній реквізитів можуть бути визначені в самій установі і записані в інструкцію з діловодства.
Найбільш раціональною є сьогодні реєстрація документів на комп'ютері. Але і в цьому випадку на екран виводиться форма картки (екранна форма РКК) з аналогічними полями і в неї заносяться відомості про документ.
При реєстрації на ПЕОМ, дані про документ, закладені при його реєстрації, будуть використані у програмах з автоматизованого контролю і довідковій роботі. При цьому пошук можна вести по кожному з введених показників.
Де встановлюються правила реєстрації документів.
Правила реєстрації документів встановлюються в інструкціях з діловодства. З цих питань можуть також видаватися окремі інструкції (наприклад, Інструкція про порядок реєстрації документів у адміністрації м. Іркутська, затверджена розпорядженням мера м. Іркутська від 20.10.2006 № 031-10-1463 / 6). Порядок реєстрації документів в автоматизованому режимі докладно регламентується в документації автоматизованих інформаційних систем.
Які підрозділи проводять реєстрацію документів?
Можливі три системи реєстрації документів:
централізована, при якій реєстрація всіх документів організації проводиться у Службі діловодства або у секретаря (у невеликих організаціях);
децентралізована, при якій реєстрація документів здійснюється в структурних підрозділах відповідальними за діловодство;
змішана, яка поєднує в собі елементи централізованої і децентралізованої систем.
Найбільш поширеною є остання, змішана система. При цьому централізовано реєструється документація, що надходить з вищестоящих органів або направляється на їх адресу, найважливіші внутрішні документи (накази по основній діяльності та особовому складу, протоколи, акти, доповідні записки та ін), а також звернення громадян. Спеціалізовану документацію реєструють у відповідних структурних підрозділах. В установі, що має відділи, реєстрація внутрішніх документів проводиться децентралізовано за групами: у бухгалтерії, відділі кадрів, канцелярії.
Коли реєструються документи?
Документи реєструються один раз, при цьому внутрішні документи повинні реєструватися в день підписання або затвердження, що надходять - у день надходження, вихідні - в день відправлення. Для вхідних, вихідних і внутрішніх документів ведуться роздільні реєстраційні форми з самостійними реєстраційними номерами. В інструкціях з діловодства можуть міститися положення, що стосуються реєстрації документів, що надійшли після закінчення робочого дня або у вихідні дні. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший воно повторно не реєструється.
З документа в процесі реєстрації в реєстраційну форму виписуються, як правило, такі відомості:
дата отримання
вхідний № (індекс)
дата документа
індекс документа (його основні пошукові ознаки)
реєстраційний номер документа
автор (кореспондент), тобто чий це документ
заголовок (про що документ)
резолюція
термін виконання
виконавець (хто з ним працює)
хід виконання (фіксуються всі передачі документа і як виконаний)
№ справи (куди документ поміщений після виконання)
Чи потрібно вказувати час отримання (відправлення) документів?
В інструкції з діловодства може бути передбачена необхідність вказувати час отримання або відправлення окремих видів документів. Наприклад, на повідомленнях про зборах, мітингах, демонстраціях, ходах і пікетуваннях вказується час їх отримання.
Реєстровані і незареєстровані документи.
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях. Реєструються документи, що надходять з інших організацій і від фізичних осіб, а також створювані - внутрішні та відправляються. Обов'язковій реєстрації підлягають документи, що потребують відповіді, а також документи, що надходять з вищестоящих організацій. Документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі або створення.
Існує також категорія нерегістріруемих документів. Діловодна служба повинна самостійно скласти перелік таких документів і прикласти його до інструкції з діловодства.
Складаючи перелік нерегістріруемих документів, потрібно знати, що деякі з них взагалі не реєструються (це, як правило, вітальні листи, запрошення, рекламна продукція і т.д.). Однак частина вхідних документів реєструють не в службі ДОП, а в структурних підрозділах, куди вони передаються для виконання. Наприклад, розрахунково-грошова і бухгалтерська документація реєструється в бухгалтерії, планова - у плановому відділі і т.д.
Іншими словами, до переліку нерегістріруемих документів включають ті, які не реєструє служба ДОП або секретар. Єдиного переліку документів, не реєструються в службі діловодства, в законодавстві не передбачено.
3. Скласти акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню
Акт - документ, складений кількома особами і підтверджуючий установлені факти або події.При всьому різноманітті актів з точки зору їх призначення та змісту є ряд загальних правил, яких необхідно дотримуватися при складанні актів.
Акти складаються колегіально (повинно бути не менше двох укладачів). - Головне при складанні акта - визначення фактичного стану справ і правильне відображення його в акті.
Акт оформляється на загальному бланку організації або з використанням уніфікованої форми акта.
Обов'язковими реквізитами акта є: назва організації, назва виду документа (АКТ), дата і реєстраційний номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпису укладачів (із зазначенням їх посад і, при необхідності, місця роботи). Деякі форми актів передбачають проставлення точного часу складання акту в годинах і хвилинах. У тому випадку, якщо акт затверджується керівником, оформляється гриф затвердження.
Датою акта є дата його складання. Якщо складання акту передували будь-які заходи (перевірка та ін), в тексті акта вказується дата або період часу, протягом якого проводилося дане захід.
Текст акта складається з двох частин: вступної і основної (констатуючому). У вступній частині акта зазначається підстава його складання (розпорядчий документ, нормативний документ, договір із зазначенням його дати і номера), називаються голова і члени комісії. В основній частині викладається сутність, характер, методи і терміни виконаної роботи, встановлені факти, а також висновки, пропозиції та висновки. Зміст акта може викладатися по пунктах, матеріал може бути представлений у вигляді таблиці.
У необхідних випадках, якщо цього вимагають нормативні документи, акти затверджуються керівником даної чи вищої організації, за розпорядженням якого проводилися дії, що завершилися складанням акта.
4. Скласти схему документообігу на підприємстві
Документообіг - рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення використання або відправлення.Основу документообігу дають організаційні документи: статут, положення про структурні підрозділи, положення про службу ДОП, накази про розподіл обов'язків, інструкції по роботі з документами, інструкції з діловодства, схеми документопотоків, шляхи проходження окремих видів документів.
Документообіг як технологічний процес ділиться на кілька частин - потоків. Вони здійснюють прямий і зворотній зв'язок в управлінні.
Розрізняють три основні потоку документації:
документи, що надходять, з інших організацій (вхідні);
документи, надіслані в інші організації (вихідні);
документи, створювані в організації, використовувані працівниками організації в управлінському процесі (внутрішні).
Рух вхідних документів включає: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, передачу на виконання, виконання, контроль за виконанням, списання виконаного документа в справу.
Схеми руху всіх документів в організації розробляються керівником служби діловодства (загального відділу, канцелярії, секретаріату і т.д.) для різних категорій документів: що надходять в організацію, що відправляються з організації і внутрішніх документів (накази по основній діяльності, з особового складу, протоколи, акти, письмові та усні звернення громадян тощо).
Форми організації роботи з документами.
Служба ДОУ повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, тобто враховувати обсяг документообігу. Результати обліку обсягу документообігу узагальнюються і доводяться до відома керівника організації для вироблення заходів щодо вдосконалення роботи з документами та визначення штатної чисельності служби ДОП.
У практиці підприємств склалися три основні форми організації роботи з документами: централізована, децентралізована та змішана.
Централізована форма застосовується на підприємствах з великим документообігом. Вона передбачає виконання всіх операцій з документами в одному структурному підрозділі, наприклад - канцелярії (у загальному відділі). Централізована форма типова і для підприємств з дуже малим документообігом, в яких всі роботи з документами виконують секретарі.
При децентралізованій формі роботи з документами всі операції виконуються в структурних підрозділах підприємства, як правило, роз'єднаних територіально.
Змішана форма (частково централізована) роботи з документами найчастіше використовується на великих підприємствах зі складною структурою і великим обсягом документообігу. При такій формі частина операцій по роботі з документами (прийом, відправка, контроль виконання) бере на себе канцелярія, а інші операції (реєстрацію, формування справ, поточне зберігання і буд) виконують структурні підрозділи.
Список використаної літератури
1. А.В. Пшенкой "Діловодство. Документаційне забезпечення роботи офісу", 2000р.2. ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації". Вимоги до оформлення документів - М., Держстандарт Росії, 2003
3. Юрій Дьомін "Діловодство. Підготовка службових документів", 2008.