Основні поняття діловодства 2007

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ

Білгородський ЮРИДИЧНИЙ ІНСТИТУТ

Кафедра інформатики та математики

діловодство в ОВС

РЕФЕРАТ

На Тему: «Основні поняття Діловодства 2007»

Підготував:
Слухач 676 групи
Усанніков А.Д.
Білгород
2008

План лекції
Вступна частина
Питання № 1. Документаційне забезпечення управління
Питання № 2: Порядок підготовки та оформлення документів
Заключна частина (підбиття підсумків)


Введення

Незважаючи на наявність електричних систем зв'язку, обсяг службової документації вражає своїми розмірами. Однак діапазон управлінських ситуацій, що дають привід для складання службово-розпорядчих документів далеко не безмежний і піддається чіткій класифікації.
Відсутність навичок у роботі з документами є істотним прогалиною у професійній підготовці фахівців органів внутрішніх справ.
Метою курсу «Основи діловодства в ОВС» є придбання слухачами теоретичних знань, практичних умінь і навичок, необхідних для здійснення своєї службової діяльності в системі органів внутрішніх справ на високому професійному рівні. У результаті вивчення навчальної дисципліни в учнів повинні бути сформовані основні поняття загального діловодства і діловодства в органах внутрішніх справ, принципи формування справ і підготовки службово-розпорядчої документації. Курсанти повинні володіти знанням можливостей автоматизованої обробки документації.
Навчальна дисципліна складається з двох частин: основи діловодства та основи машинопису. Навчальний план передбачає проведення наступних видів навчальних занять: лекції - 4 години; ПЗ - 12 годин; КР - 2 години; залік - 2 години.

Питання № 1. Документаційне забезпечення управління

Діяльність Міністерства внутрішніх справ РФ забезпечується системою взаємопов'язаних управлінських документів, що становлять документаційне базу. Склад документаційною бази визначається виходячи з компетенції міністерства колом управлінських функцій, порядком вирішення питань (єдиноначальні чи колективний), обсягом і характером взаємозв'язків з іншими міністерствами, відомствами і організаціями.
Документи Міністерства внутрішніх справ РФ є власністю держави, включаються в майно міністерства, а питання роботи з ними регулюються законодавством РФ, нормативно-методичними документами Федерального архівного агентства РФ, Інструкцією з документаційного забезпечення управління та іншими документами МВС РФ.
Діловодство в ОВС ведеться відповідно до державних стандартів: ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення "та ГОСТ Р 6_30-2003« Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».
З метою вдосконалення організації діловодства та порядку роботи зі зверненнями громадян у центральному апараті та підпорядкованих підрозділах МВС Росії прийнятий Наказ МВС РФ від 04.12.2006 № 987 «Про документаційне забезпечення управління в системі органів внутрішніх справ Російської Федерації». Наказом затверджено Інструкцію з документаційного забезпечення управління.
Ця Інструкція розроблена з метою удосконалення документування управління, технологій обробки документів, організації документообігу та формування документальних фондів на єдиній методичній основі в підрозділах центрального апарату МВС Росії, підрозділах, безпосередньо підпорядкованих МВС Росії, органах внутрішніх справ Російської Федерації, установах та інших організаціях, що здійснюють завдання , покладені на органи внутрішніх справ.
Інструкція розроблена на основі законодавства Російської Федерації, постанов і розпоряджень Уряду Російської Федерації, державних стандартів Російської Федерації, а також нормативно-методичних документів з діловодства та архівної справи і встановлює єдині правила роботи із службовими документами.
Документаційне забезпечення управління - вид службової діяльності органів внутрішніх справ, що забезпечує документування управлінської діяльності та організацію роботи з документами.
Документування управлінської діяльності включає в себе всі процеси, пов'язані з запису та оформлення необхідної для здійснення управлінських дій інформації на різних носіях за встановленими правилами.
Організація, ведення та вдосконалення документаційного забезпечення управління на основі єдиної технічної політики та застосування сучасних технічних засобів у роботі з документами, методичне керівництво і контроль за дотриманням встановленого порядку роботи з документами в системі органів внутрішніх справ здійснюється Адміністративним департаментом МВС Росії, управліннями (відділами, відділеннями , групами) діловодства; діловодства та режиму; документаційного забезпечення та режиму; режиму, діловодства і кадрів; режиму та діловодства; забезпечення діловодства; документального забезпечення; документаційного забезпечення; загальними відділами, секретаріатами і канцеляріями органів внутрішніх справ.
Підрозділ діловодства та режиму є самостійним структурним підрозділом органу внутрішніх справ, який підпорядковано безпосередньо керівнику органу внутрішніх справ.
Відповідальність за стан документаційного забезпечення управління, дотримання правил і прийомів обробки документів, забезпечення своєчасності та якості їх виконання, а також створення належних умов роботи працівників підрозділів діловодства та режиму покладається на керівників органів внутрішніх справ.
Посадові особи органів внутрішніх справ при роботі з документами зобов'язані:
· Знати і точно виконувати вимоги, встановлені Інструкцією з діловодства.
· Не допускати порушень, які можуть призвести до розголошення відомостей службового характеру або втрату документів.
· Вимагати від підлеглих своєчасного виконання отриманих документів (доручень, вказівок).
· Передавати документи іншим співробітникам тільки з дозволу керівника відповідного структурного підрозділу.
· Передавати документи з одного структурного підрозділу в інший тільки через підрозділ діловодства та режиму, під розписку у відповідних журналах обліку.
· Знайомити з документами сторонніх осіб і повідомляти відомості, що містяться в документах стороннім особам тільки з дозволу відповідного керівника органу внутрішніх справ.
· Негайно повідомляти керівнику відповідного структурного підрозділу та керівнику підрозділу діловодства та режиму про втрату або недостачу документів, ключів від приміщень, сховищ, в яких зберігаються документи, особистих печаток, а також про факти виявлення зайвих або неврахованих документів.
· При звільненні зі служби чи роботи, переведення до нового місця служби або роботи, вибутті у відпустку, на лікування, у відрядження своєчасно здавати всі документи до підрозділу діловодства та режиму.
· Відомості, що містяться в документах, можуть використовуватися тільки в службових цілях у порядку, встановленому нормативними правовими актами МВС Росії.
· Співробітники несуть персональну відповідальність за дотримання ними встановленого порядку роботи з документами та їх зберігання, а також за розголошення міститься в них.
При виявленні втрати документів співробітник повинен негайно доповісти про цю подію керівнику відповідного структурного підрозділу, який зобов'язаний вжити вичерпних заходів до пошуку документів, і керівнику підрозділу діловодства та режиму.
Передача документів та їх копій працівникам інших організацій допускається тільки з письмового дозволу керівника органу внутрішніх справ або його заступників за запитом. Про передачу документів робляться відповідні відмітки в облікових формах і на оригіналах документів (якщо передаються їх копії) з зазначенням, яким посадовою особою дозволена передача документа.
Передача документів та їх копій представникам засобів масової інформації здійснюється через відповідний підрозділ органу внутрішніх справ, до функцій якого входить взаємодія із засобами масової інформації.
Міжнародний обмін інформацією про злочини здійснюється по каналах Міжнародної організації кримінальної поліції Інтерпол в установленому порядку. [1]
У діяльності органів внутрішніх справ утворюються такі основні види документів: нормативні правові акти МВС Росії, правові акти ненормативного характеру, акти, висновки, доповідні записки, довідки, огляди, доповіді, пояснювальні записки, плани, телеграми, телефонограми, факсограми.
Нормативний правовий акт - письмовий офіційний документ прийнятий (виданий) у певній формі посадовою особою в межах її компетенції і спрямований на встановлення, зміну або скасування правових норм, розрахованих на багаторазове застосування і щодо невизначене коло осіб.
Наказ - правовий акт, що встановлює управлінські рішення, як правило, нормативного характеру з питань оперативно-службової діяльності органів внутрішніх справ.
Положення, статут - нормативні правові акти, що встановлюють основні системно пов'язані між собою правила діяльності органу внутрішніх справ та його структурних та підпорядкованих підрозділів.
Інструкція, повчання - правовий акт, деталізуючий і забезпечує виконання нормативних правових актів, що використовуються органами внутрішніх справ відповідно до їх компетенції.
Правила - нормативний правовий акт, в якому формулюються основні вимоги до тієї чи іншої діяльності або поведінки.
Розпорядження - документ ненормативного характеру з питань оперативно-службової діяльності органів внутрішніх справ.
Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах та засіданнях колегіальних органів.
Акт - документ, складений кількома особами і підтверджуючий факти і події.
Доповідна записка - документ, адресований керівникові органу внутрішніх справ або вищестоящого органу внутрішніх справ, який містить грунтовний виклад будь-якого питання з висновками і пропозиціями.
Довідка - документ, що містить опис або підтвердження тих чи інших фактів і подій.
Доповідь - документ, що містить виклад певних питань, висновків, пропозицій.
План - документ, що встановлює точний перелік намічених до виконання робіт чи заходів, їх послідовність, обсяг, часові координати, керівників і конкретних виконавців.
Лист, телеграма, телефонограма, факсограма - узагальнена назва різних за змістом документів, виділених у зв'язку з особливим способом передачі тексту (пересилається поштою, передається телеграфом, передається по телефону і записується одержувачем, передається факсимільним зв'язком).

Питання № 2: Порядок підготовки та оформлення документів

При оформленні документів необхідно дотримуватися: правила, що забезпечують їх юридичну силу; оперативне та якісне їх виконання і пошук; можливість обробки за допомогою засобів обчислювальної техніки; якість як історичних джерел інформації.
Текст документа відображає його основний смисловий зміст - управлінську дію, рішення.
Складання проекту документа повинно починатися з вивчення суті питання, що підлягає врегулюванню, чинного з цього питання законодавства Російської Федерації, нормативних правових актів та організаційно-розпорядчих документів МВС Росії, інших матеріалів довідкового характеру.

Вимоги до змісту документа

При підготовці документів необхідно керуватися такими основними вимогами:
1. Документ не повинен суперечити законодавчим та іншим нормативно-правовим актам Російської Федерації і нормативним правовим актам МВС Росії.
2. Документ повинен бути написаний службово-діловим стилем.
3. Виклад змісту документа має бути логічним, коротким і точним, що виключає неоднозначне тлумачення.
4. Застосовувані терміни повинні відповідати термінології, використовуваної в законодавчих та інших нормативних правових актах Російської Федерації і нормативних правових актах МВС Росії, і вживатися в одному і тому ж значенні.
5. Документ повинен грунтуватися на фактах і містити конкретні й реальні пропозиції або вказівки.
6. Документ не повинен дублювати вимоги, що містяться у раніше виданих нормативних правових актах.
7. Документ повинен бути оформлений відповідно до існуючих державних стандартів і вимог цієї Інструкції, мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитів з дотриманням порядку їх розташування.
8. У документі не повинно бути помарок і виправлень.
Особливу увагу слід приділяти мови та стилю службових документів, тому що при складанні текстів документів використовується діловий стиль зі специфічними ознаками:
· Нейтральний (без емоційного забарвлення) тон викладу;
· Точність і ясність викладу (виняток образних слів і виразів, використання уточнень та доповнень і т.д.);
· Стислість тексту, виняток повторів, зайвих подробиць і т.п.;
· Вживання стійких, шаблонних словосполучень (повідомляємо, що в період ...; направляємо на розгляд і затвердження ...; перевіркою встановлено, що ...);
· Обмежена сполучуваність слів (вносити пропозиції, а не давати пропозиції; володіти правом, а не володіти правом; вступати в силу, а не входити в силу);
· Використання віддієслівних іменників (надавати сприяння, а не посприяти; надати підтримку, а не підтримати; провести ремонт, а не відремонтувати);
· Безособовий характер викладу тексту;
· Вживання спеціальних термінів;
· Використання скорочених слів;
· Використання універсальних слів з невизначеним значенням;
· Виключення з тексту архаїзмів (цього року, при цьому направляємо);
· Виключення запозичених слів, що мають аналог у російській мові (продовжити, а не пролонгувати) і ін

Бланки документів

Кожен документ, як правило, оформляється на бланках і повинен мати строго певний комплект реквізитів (складових елементів), також стабільний порядок їх розташування. Окремі реквізити є абсолютно обов'язковими для кожного документа, незалежно від його виду. Відсутність таких реквізитів у документі позбавляє його юридичної сили.
До обов'язкових реквізитів, перш за все, відносяться постійні реквізити, що входять до складу бланка документа. Ці реквізити заздалегідь наносяться на стандартний аркуш паперу друкарським способом або за допомогою спеціального штампа і утворюють офіційний (фірмовий) бланк документа.
Для документів тимчасового терміну зберігання допускається використовувати ксерокопії бланків, а також бланки, створювані разом з текстом і іншими реквізитами документа на персональному комп'ютері.
Вимоги до оформлення та місцем розташування реквізитів встановлені ГОСТом Р 6_30-2003. Форми документів також повинні відповідати вимогам ГОСТу. На його основі проектуються бланки документів. ГОСТ Р 6_30-2003 встановлює три види службових бланків для організаційно-розпорядчих документів:
· Загальний бланк;
· Бланк листа;
· Бланк конкретного виду документа, крім листа.
Загальний бланк використовується при виготовленні будь-яких документів, крім листів. Загальний бланк залежно від установчих документів організації містить в собі реквізити:
· Державний герб Російської Федерації (герб суб'єкта РФ або емблема організації або товарний знак (знак обслуговування));
· Найменування організації;
· Дата документа;
· Місце складання або видання документа.
Особливу виділення листи як виду документа і розробка спеціального бланка для листів пов'язані зі специфікою листа, призначеного для відправлення в інші організації і містить у зв'язку з цим адресні дані підприємства. Інші види оперативно-розпорядчої документації є, як правило, внутрішніми документами і не вимагають адресної інформації у складі бланка.
Бланк листа залежно від установчих документів організації містить в собі реквізити:
· Державний герб Російської Федерації (герб суб'єкта РФ або емблема організації або товарний знак (знак обслуговування));
· Код організації;
· Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
· Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);
· Найменування організації;
· Довідкові дані про організацію.
Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить в собі реквізити:
· Державний герб Російської Федерації (герб суб'єкта РФ або емблема організації або товарний знак (знак обслуговування));
· Найменування організації;
· Найменування виду документа;
· Місце складання або видання документа.
І при необхідності, бланк конкретного виду документа, крім листа включає в себе обмежувальні позначки для розташовування реквізитів:
· Дата документа;
· Реєстраційний номер документа;
· Посилання на реєстраційний номер і дату документа;
· Заголовок до тексту;
· Відмітка про контроль.
Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо цих документів створюється понад 200 на рік.
Бланки документів виготовляються, як правило, друкарським способом на папері різних форматів, які поділяються на класи, які позначають розмір формату паперу. Ряди форматів побудовані за принципом розподілу попереднього формату на дві рівні частини паралельно меншою його стороні. Площі суміжних форматів відносяться як 1:2. Формат А має 13 класів. Кожен окремий формат позначається літерою і цифрою класу (А4, А5 і т.д.). Основним споживчим форматом є формат А0, площа якого дорівнює одному квадратному метру.
Найбільш вживані формати:
· А3 (297х420 мм);
· A4 (210х297 мм);
· А5 (148х210 мм);
· А6 (105 * 148 мм) - для доручень.
Формат А13 приблизно дорівнює розміру поштової марки.

Розстановка знаків пунктуації

Розділові знаки ставлять безпосередньо після останньої літери слова. Після них обов'язково роблять пропуск. Тире пишуть з проміжком до і після нього. Якщо цей знак не вміщується в кінці рядка, то його переносять в новий рядок. Знак тире використовують як знак переносу, дефісу та знак мінуса. Дефіс завжди пишуть без проміжків між словами. Цей знак переносити на наступний рядок не можна.
Три крапки ставиться для позначення незакінченості висловлювання, затримок у мові, у цитатах для вказівки на пропуски слів і речень. Воно зображується у вигляді трьох точок, поставлених поспіль. Багатокрапку пишеться без проміжків до і після слова. Знаки запитання і знак зберігаються перед трьома крапками, при цьому три крапки після них вже робиться двома точками.
У поєднанні знаків пунктуації проміжок між знаками не роблять. Винятком є ​​знак тире. Знак тире в усіх поєднаннях знаків пунктуації відділяють з двох боків проміжком.
При поєднанні комою і тире спочатку ставлять кому, а потім тире. Проміжок між комою і тире обов'язковий. Крапка, кома, крапка з комою, двокрапка в поєднанні з лапками ставляться тільки після лапок. Проміжків між ними і лапками не роблять.
Кома, крапка з комою, двокрапка й тире ставляться тільки після закривається дужки. Після закривається дужки, лапок, якими закінчується пропозицію, ставиться знак, необхідний пропозицією в цілому, незалежно від того, який знак може стояти перед закривається дужкою або лапками.
Знаки запитання, знак і три крапки ставляться перед закритими лапками, якщо вони відносяться тільки до слів, укладеним в лапки.

Правила переносів

В якості знака переносу використовується знак «дефіс», який пишеться разом з нестерпною частиною слова. Перенесення слів, як правило, роблять по складах. Складні слова переносять по складовим частинам. Не можна розбивати перенесенням літерні абревіатури, наприклад, МВС, ДАІ, ОРД і т.д. Не можна розбивати перенесенням умовні графічні скорочення типу: т.д., і пр., та ін Не можна переносити скорочені позначення мір, відриваючи їх від цифр, що вказують число вимірюваних величин. Не можна розбивати перенесенням знаки (№,% та ін) від цифр. Не можна залишати в кінці рядка відкривається дужку і відкриваються лапки.

Вживання великої літери

З великої літери пишеться:
· Перше слово тексту;
· Перше слово після крапки, три крапки, знаки запитання й оклику, які закінчують пропозицію;
· Перше слово цитати, що приводиться і не з початку речення, але починаюче собою пропозицію;
· Перше слово рубрик перерахування, якщо у цифр або літер, якими рубрики позначені, стоїть крапка;
· Імена, по батькові, прізвища, прізвиська, клички, псевдоніми;
· Власні географічні назви;
· Перше слово назви станцій метро, ​​все назва полягає в лапки;
· Перше слово в назвах свят і знаменних дат;
· Перше слово в назві наукових установ, навчальних закладів, промислових і торгових підприємств.
· Перше слово і власні імена в складових назвах найважливіших документів, державних законів;
· Всі слова в офіційних назвах держав.
· Всі слова, крім родових позначень, у назвах вулиць, провулків, площ тощо;
· Всі слова, крім родових позначень, у назві залізничних станцій, вокзалів, аеропортів;
· Кожна частина в складних прізвищах, які пишуть через дефіс.

Числа

Багатозначні цілі числа розбивають на групи (по три цифри) справа наліво, починаючи з чотиризначних. Наприклад: 465 697, 46395305. Крапку в прогалинах між цифровими групами багатозначного числа ставити забороняється, цифри розбиваються пропуском.
Не розбиваються на групи цифри в числах, що позначають номери в марках машин і механізмів. Наприклад: № 5748493903.
Для позначення буквено-цифрової форми чисел рекомендується скорочувати наступним чином: 20 млрд, 12 млн, 564 тис. Наприкінці скорочення млрд, млн крапка не ставиться.
Дробові числа пишуться через косу риску. Наприклад: 4 / 5. Десяткові дроби, як і цілі числа, поділяються пробілами на групи по три знаки в кожної, але після коми в зворотному напрямку в порівнянні з цілими числами. Наприклад: 64,476 385.
Для позначення діапазону значень використовують три крапки «...» і приводи від і до.
Номери телефонів відокремлюються пропуском. Наприклад: 354 56 57. Подвійні номери будинків пишуться через косу риску. Наприклад: вул. Горького 71/70. Літерні номери будинків пишуться разом з номером. Наприклад: Пушкінський пер., Д. 7а.
Кількісні числівники в документах переважно писати в цифровій формі. Наприклад: Збір відбудеться о 14 годині. Гарним тоном діловодства є позначення числівників від одного до десяти в буквеній формі.
Порядкові числівники, що позначаються арабськими цифрами, мають відмінкові закінчення, які пишуться через дефіс. Наприклад: 3-я лінія, 5-й поверх.
Для письма римських чисел використовують великі літери:
П - два;
Ш - три;
У - п'ять;
Х - десять;
Л - п'ятдесят;
З - сто;
Д - п'ятсот;
М - тисяча.
Решта римські цифри складають шляхом комбінацій.
Буквено-цифрові позначення пишуть разом чи через дефіс.

Скорочення

Скорочення слів, застосовувані в документах, повинні відповідати чинним правилам орфографії і пунктуації, вимогам державних стандартів і скорочень, прийнятим у класифікаторах техніко-економічної інформації.
Окремі слова, якщо вони стоять при іменах власних або цифрових величинах, скорочують однією літерою з крапкою або кількома літерами. У множині ставлять дві літери без крапки між ними. Тобто подвоєне однобуквеному графічне скорочення пишеться разом, а крапку ставлять тільки в кінці.
Ініціали пишуть скорочено прописними літерами через точку без проміжку між ними.
Після скорочених слів з точкою рекомендується не робити проміжків, тому що ця крапка не означає закінченої думки, а вказує на скорочений слово.
Самостійні графічні скорочення вживаються в будь-якому контексті, незалежно від того, з якими словами вони сусідять. Наприклад: і ін - і інші, і т.д. - І так далі.
Загальноприйняті буквені абревіатури, що складаються з початкових букв, що входять у назву, не схиляються і пишуться прописними буквами без лапок і точок. Літерні абревіатури - марки машин і механізмів - при сполученні з цифрами пишуться разом, якщо цифри передують абревіатурі (5ЗК), або через дефіс, якщо слідують за нею (ЗІЛ-131).
Буквена абревіатура, яка позначає загальне назву, але за правилами пишеться прописними літерами, у складі скорочення змішаної форми зберігає написання прописними буквами. Наприклад: ВНІІспецтехнікі.

Лист тексту

При оформленні документів машинописним способом ГОСТ передбачає наступні поля:
· Ліве поле - 20 мм;
· Праве поле - 10 мм;
· Верхнє поле - 20 мм;
· Нижнє поле - 20 мм.
При оформленні документів машинописним способом Інструкція передбачає наступні поля:
· Ліве поле - 30 мм;
· Праве поле - 20 мм;
· Верхнє поле - 20 мм;
· Нижнє поле - 20 мм.
При друкуванні тексту документа кожну закінчену думку виділяють в окремий абзац. Абзаци відділяють один від одного червоними рядками. Новий рядок у машинопису - п'ять прогалин.
Лист текстів може здійснюватися через один, півтора та два інтервали. Через один інтервал друкують тексти документів формату А5. При листі текстів через один інтервал між абзацами необхідно робити додатковий інтервал, тобто абзац від абзацу відокремлюється двома інтервалами.
Через півтора і два інтервали пишуть інші тексти. Всі текстові документи на папері формату А4 друкуються через півтора інтервали. При підготовці документів до видання друкарським способом їх тексти друкуються через два інтервали.
У документах, оформлених на двох і більше сторінках, друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок повинні проставлятися арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків посередині верхнього поля сторінки.
Документи терміном зберігання до трьох років дозволяється друкувати на двох сторонах листа.
При переході на наступну сторінку не рекомендується:
· Відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;
· Починати один рядок нового абзацу на закінчується сторінці, краще почати новий абзац на іншій сторінці;
· Починати в кінці рядка слово з перенесенням, краще перенести це слово на нову сторінку.
Заголовок до тексту пишуть прописними літерами, підзаголовок - малими. Довжина рядка заголовка (підзаголовка) повинна бути не більше 40 знаків. Перенесення слів у заголовку (підзаголовку) не роблять. Крапка в кінці заголовка (підзаголовка) не ставиться, підкреслення не допускається. Не можна закінчувати рядок заголовка приводом, спілкою чи наріччям - їх переносять на наступний рядок. Якщо заголовок або підзаголовок великий, його ділять за змістом на кілька рядків, які друкуються через один інтервал.
Тема від підзаголовка відділяють двома інтервалами, а текст документа починають друкувати через 3 ... 4 інтервалу від підзаголовка.
При оформленні документа заголовки і підзаголовки можуть розташовуватися центрованим способом (посередині тексту) і фланговим (від лівого поля).
Внутрішньотекстові примітки розрізняють двох видів:
· Поміщаються в рядок з основним текстом у вигляді вступних фраз у круглих дужках;
· Виділяються окремими рядками і що позначаються спеціальною рубрикою «Примітка (я)».
Слово «Примітка» пишуть малими літерами (перша буква заголовна) від лівого поля, потім ставлять крапку або двокрапка. Текст примітки друкують праворуч, стовпчиком через один інтервал. Якщо приміток декілька, то після слова «Примітка» ставить двокрапку та нумерують послідовно арабськими цифрами. Від основного тексту примітки відокремлюються двома - чотирма інтервалами.
Якщо текст примітки не вміщується на одному рядку і його потрібно перенести на наступний рядок, то наступний рядок починають друкувати від 12 кроку курсора.

Висновок

Знання питань сучасного документування практичної діяльності та організації роботи з документами допоможе курсантам і слухачам у подальшій своїй практичній діяльності працювати без зовнішніх і внутрішніх конфліктів, зосередивши увагу на вирішенні управлінських завдань і завдань боротьби зі злочинністю.
Знання основ діловодства дозволить, використовуючи правила складання та оформлення документів, грамотно організувати делопроізводітельний процес, застосовуючи різні форми реєстрації та контролю виконання документів, порядок їх зберігання.

Використана література:

1. Федеральний закон від 20.02.1995 № 24-ФЗ (ред. Про
2. т 10.01.2003) «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації».
3. ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення ». - М.: Изд-во стандартів, 1998.
4. ГОСТ Р 6_30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». - М.: Изд-во стандартів, 2003.
5. Наказ МВС РФ від 04.12.2006 № 987 «Про документаційне забезпечення управління в системі органів внутрішніх справ Російської Федерації».
6. Діловодство (Організація і технології документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін; Під ред. Т.В. Кузнєцової. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.
7. Оформлення документів. Методичні рекомендації на основі ГОСТ Р 6_30-2003.

Література:
Основна:
1. Федеральний закон від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» / / Відомості Верховної, 31.07.2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448.
2. ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення ». - М.: Изд-во стандартів, 1998.
3. ГОСТ Р 6_30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». - М.: Изд-во стандартів, 2003.
4. Наказ МВС РФ від 04.12.2006 № 987 «Про документаційне забезпечення управління в системі органів внутрішніх справ Російської Федерації».
Додаткова:
1. Діловодство (Організація і технології документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін; Під ред. Т.В. Кузнєцової. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.
2. Оформлення документів. Методичні рекомендації на основі ГОСТ Р 6_30-2003.


[1] Постанова Уряду РФ від 14.10.1996 р. № 1190 «Про затвердження Положення про Національному центральному бюро Інтерполу» / / СЗ РФ, 1996, № 43, ст. 4916.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Держава і право | Реферат
62.3кб. | скачати


Схожі роботи:
Основні принципи діловодства
Поняття документу та діловодства в бухгалтерському обліку
Основні теорії праворозуміння Основні причини і закономірності появи права Поняття соціального
Основні поняття соціології 2
Основні поняття інформатики
Гістологія основні поняття
Основні поняття статистики
Філософія Основні поняття
Природознавство основні поняття
© Усі права захищені
написати до нас