Зміст
Введення
1. Поняття аудиту, його цілі та функції
2. Аудит персоналу. Основні параметри
3. Методи, класифікація типів, етапи аудиту
Висновок
Список використаної літератури
Введення
Аудит персоналу необхідний для оцінки ефективності системи управління кадрами організації. Він сприяє виявленню помилок, які можуть спричинити за собою фінансові втрати і завдати шкоди репутації компанії.
Цілі аудиту персоналу:
оцінка професійних здібностей співробітників;
оцінка системи управління організації;
оцінка умов праці;
визначення мотивації і потенціалу працівників.
У процесі роботи фахівці розробляють оптимальні методи підбору персоналу різних рівнів, становлять професіограми і створює мотивацію для подальшої діяльності співробітників фірми.
Результат аудиту - скорочення плинності кадрів, підвищення продуктивності праці, виявлення необхідності навчання персоналу і економія коштів на пошуки нових кадрів.
Адаптація персоналу на робочому місці є необхідною ланкою кадрового менеджменту.
Аудитор повинен також перевірити зв'язок між основними керівними принципами політики управління людськими ресурсами та цінностями, оголошеними організацією у своєму плані розвитку.
Ефективний розвиток будь-якої компанії вимагає постійного підвищення рівня компетенції та кваліфікації її співробітників. Повноцінний грамотний кадровий аудит персоналу є основним засобом контролю за кадровою ситуацією на підприємстві.
Аудит персоналу включає в собі цілий комплекс заходів, спрямованих на становлення міцної кадрової системи. Пропоновані послуги дозволяють підготувати відповідний грунт для вирощування власних лідерів усередині компанії, прискорити розвиток підприємства і підвищити ефективність роботи кадрового складу - у цьому також укладено аудит персоналу організації.
Аудит персоналу організації спрямований на становлення і розвиток корпоративної культури, особистісний ріст кадрів і, отже, підвищення кадрової незалежності компанії. Аудит персоналу є сьогодні одним з найбільш актуальних способів прогресивного розвитку бізнесу.
1. Поняття аудиту, його цілі та функції
Специфіка будь-якого аудиту орієнтована на природу досліджуваного об'єкта і диктує використання певних методів. Область людських ресурсів описується в основному якісними характеристиками. Тому для відшкодування відсутньої кількісної інформації необхідно застосовувати методи і техніку, властиві соціальних наук. Такий підхід дозволяє виявити здатність підприємства вирішувати соціальні проблеми, які безпосередньо впливають на трудову діяльність індивідуума.
Як правило, в організаціях використовується зовнішній аудит. Керівництво звертається до консалтингової фірмі з запрошенням провести експертизу соціального характеру, наприклад при впровадженні нової технології, перепрофілювання виробництва, структурної реорганізації, створення тимчасових або оперативних творчих груп, вирішенні конфліктних ситуацій між працівниками і роботодавцем. Експерт, який здійснює аудиторську перевірку, повинен добре орієнтуватися у фінансових питаннях, управлінської етики, соціально-психологічних аспектах управління, знати трудове та адміністративне право.
Основними етапами діяльності аудитора є:
знайомство з поставленим завданням,
визначення меж своїх дій,
вивчення соціального балансу та іншої документації самого підприємства та нормативних документів,
складання анкет і анкет,
підготовка деталізованої робочої програми,
реалізація роботи і
складання звіту.
Зазвичай така експертиза одного або декількох однопрофільних підприємств займає близько 10 місяців при роботі 3-4 експертів.
Соціальний аудитор почне перевірку з вивчення і дослідження результатів діяльності підприємства, щоб за допомогою довідкових матеріалів та нормативних документів виявити всі відхилення від норм і стандартів. Особливу увагу при цьому приділяється фінансовим та бухгалтерським документам, даним аналітичного та синтетичного обліку, а також витрат на утримання персоналу.
Дослідження результатів діяльності підприємства, проведений з використанням довідкових матеріалів та нормативних документів, дозволяє виявити відхилення від норм і стандартів, виявити сильні і слабкі сторони підприємства, виділити як справжні, так і майбутні проблеми (ризики), провести аналіз причин їх виникнення, запропонувати замовнику рекомендації для подальших дій.
Перед початком обстеження аудитор повинен чітко зафіксувати для себе три основних відправних моменти:
переконатися в тому, що існує реальність створення чіткого рівноваги між вигодою підприємства і надіями персоналу;
оточити можливість використання отриманих результатів для проведення в життя головної мети - підвищення рівня компетентності персоналу;
визначити тип аудиту та об'єкти вивчення.
Після цього має бути складений докладний, деталізований план досліджень.
Для ознайомлення з фірмою, вироблення програми перевірки аудитор спочатку проводить попереднє анкетування або опитування співробітників. Значний обсяг інформації дає вивчення соціального балансу підприємства, що складається зазвичай раз на три роки, та планів соціального розвитку.
Попереднє анкетування дозволяє розробити програму перевірки, підлаштований під підприємство, і вибрати значимі крапки, на яких зосередити подальшу роботу. Аудитор є відповідальним у застосуванні відповідних засобів для отримання достовірних і задовільних результатів.
Можна виділити чотири етапи експертизи:
1. Проведення попереднього анкетування або опитування. Аудитор повинен освоїтися з контрольованою фірмою, щоб визначити значимі крапки для перевірки, виробити програму перевірки, грамотно розподілити свій час і сили. Цей етап є попередню діагностику. Інструменти цього процесу представлені нижче.
2. Обгрунтування робочої деталізованої програми (осіб, з якими потрібно зустрітися і переговорити, використовувані матеріальні засоби та документи, тимчасові рамки).
3. Реалізація аудиторської перевірки.
4. Редагування звіту.
Аналіз соціального балансу допомагає отримати такі відомості:
структуру і характеристики працюючих в організації (рівень кваліфікації працівників, стаж роботи, вікову піраміду і ін), що є дуже важливим для розуміння їхньої поведінки та оцінки можливості адаптації до соціальної політики, здійснюваної на підприємстві;
умови праці та стану техніки безпеки (ризик виробничого травматизму та нещасних випадків по дорозі на роботу, професійні захворювання, організація і зміст роботи, фізичні умови праці, тривалість і планування робочого часу). Вся сукупність інформації, пов'язаної з графіком роботи, плануванням робочого часу і відпусток, дозволяє охарактеризувати якість життя або хоча б принципи, що впливають на цю якість;
поведінка працівників, яке в зіставленні зі структурними характеристиками населення та умовами життя в регіоні становить важливий елемент діагностики та ідентифікації соціальних проблем.
Для опису соціальної політики потрібно виокремити кілька найбільш значущих індикаторів в залежності від цілей аудиту:
зайнятість (її рівень, природа запропонованого праці, забезпечення стабільності складу працівників, вплив нововведень, практика просування по службі, зайнятість жінок, осіб похилого віку та інших вразливих категорій працівників);
оплату і стимулювання праці (відносний рівень винагород, їх види. динаміка і структура, нижній рівень заробітної плати і т.д.);
безпеку і поліпшення умов праці (вкладення фінансових коштів в цю область і оцінка отриманих результатів);
професійне навчання (обсяг, види, зміст, тривалість, вартість).
Після аналізу соціальної політики підприємства формулюються її сильні і слабкі сторони, ставиться загальний діагноз.
Діагностика дозволяє виявити:
мають місце відповідності та невідповідності між посадовими характеристиками і проведеної політикою;
зв'язку та випадкові нестиковки між різними сторонами соціальної політики;
принципові джерела соціальних ризиків;
зони соціальних витрат.
Завершується аудиторська перевірка складанням звіту, в якому аналізуються принципи соціальної спрямованості, визначається відповідальність кожної з груп персоналу і пропонуються стимулюючі заходи.
У звіті можуть бути розглянуті різні шляхи вдосконалення управління персоналом, включаючи впровадження нових технологій (інформаційної, офісної, телекомунікаційної), сформульовані пропозиції, що стосуються модифікації існуючих процедур, вдосконалення документації, уточнення.
Для успішного проведення соціальної політики в організації звіт аудитора повинен містити конкретні рекомендації. Залежно від піднятих проблем і виявлених труднощів аудитор може іноді сформулювати пропозиції до дій. Але це не завжди так. У багатьох випадках аудитор обмежується пропозиціями дій, що дозволяють вирішити ту чи іншу проблему, організувати робочу групу, підвищити кваліфікацію, звернутися до зовнішнього експерту, провести додатковий аудит і т.д.
Успіх соціального аудиту багато в чому залежить від якості наданої інформації, від бажання і можливостей замовника.
Історично професійний аудит став формуватися як наслідок розвитку консультаційних послуг. Консультанти враховують стандарти, нормативи, методики, вказівки, норми і правила, а аудитори їх суворо дотримуються.
2. Аудит персоналу. Основні параметри
Аудит персоналу - сутність даної процедури полягає в оцінці відповідності кадрового потенціалу організації її цілям і стратегії розвитку, а також діагностика причин виникнення проблем з вини персоналу з формулюванням конкретних рекомендацій для керівництва.
Аудит персоналу:
оцінка відповідності кадрового потенціалу організації її цілям і стратегії розвитку;
діагностика причин виникнення проблем з вини персоналу;
вироблення конкретних рекомендацій для керівництва та служби управління персоналом. Предметом аудиту персоналу є всі складові процесу управління персоналом.
Аудит персоналу - незамінний інструмент управління кадровим ресурсом компанії, який дозволяє вирішувати такі завдання у ЗМІ та медіа-холдинги:
оцінка відповідності кандидата вимогам вакансії;
оцінка готовності співробітника до просування на нову посаду;
аудит професійних характеристик співробітників (у тому числі управлінський аудит, аудит в області продажів, аудит адміністративно-технічного персоналу);
виявлення сильних і слабких сторін співробітників та кандидатів;
оцінка сумісності співробітників;
визначення потреби персоналу в тренінгах і навчанні;
розробка рекомендацій щодо ефективного управління персоналом і введенню співробітників в посаду;
формулювання посадових обов'язків і вимог;
оцінка інтелектуального потенціалу співробітників і кандидатів;
формування ефективної команди.
Аудит персоналу - це система консультаційної підтримки, аналітичної оцінки та незалежної експертизи кадрового потенціалу організації, яка поряд з фінансово-господарським аудитом дозволяє виявити відповідність кадрового потенціалу організації її цілям і стратегії розвитку; відповідність діяльності персоналу і структур управління організації існуючої нормативно-правовій базі; ефективність кадрової роботи з вирішення завдань, що стоять перед персоналом організації, її керівництвом, окремими структурними підрозділами; причини виникаючих в організації соціальних проблем (ризиків) і можливі шляхи їх вирішення або зменшення негативного впливу. При цьому головною, глобальною метою аудиту персоналу є оцінка ефективності та продуктивності діяльності персоналу як одного з найважливіших факторів, що забезпечують прибутковість організації.
У практиці менеджменту аудит персоналу є, з одного боку, способом спостереження подібно фінансовий або бухгалтерського аудиту, а з іншого - інструментом управління, який дозволяє вирішити ту чи іншу проблему, що виникає у сфері трудових відносин.
Аудит персоналу здійснюється на підставі загальновизнаних для будь-якої аудиторської перевірки принципів: професіоналізм, незалежність, достовірність, чесність і об'єктивність, порівнянність з міжнародним правом.
Такий принцип, як незалежність аудиторської перевірки, в основному притаманний зовнішнім аудиторам, що не залежать від керівництва організації.
Об'єкт аудиту персоналу - трудовий колектив організації, різні сторони його виробничої діяльності, принципи і методи управління персоналом в організації. Аудиторська перевірка в області персоналу повинна здійснюватися за такими напрямами:
оцінка кадрового потенціалу організації, якісних і кількісних характеристик персоналу;
діагностика кадрових процесів і процедур управління, оцінка їх ефективності.
Метою аудиту кадрового потенціалу є виявлення того, чи володіє організація людськими ресурсами, необхідним і достатніми для її функціонування і розвитку; чи здатний персонал працювати ефективно і відповідно до обраної стратегії. Для цього необхідно оцінити фактичний склад працюючих, а також особливості самого персоналу, наявність у працівників професійно важливих якостей і характеристик.
Оцінка кадрового потенціалу повинна включати:
аналіз спискового складу працівників за віковою, освітньому, статевою та іншим ознаками, природної втрати і його відповідність організації;
оцінку укомплектованості кадрового складу в цілому і по рівнях управління, включаючи оцінку забезпеченості персона лом технологічного процесу;
оцінку відповідності освітнього і професійно-кваліфікаційного рівня персоналу, ступеня його підготовленості вимогам виробничої діяльності;
аналіз структури кадрового складу на відповідність вимогам технології та класифікатору посад;
перевірку та аналіз даних про використання робочого часу;
оцінку плинності кадрів і абсентеїзму, вивчення форм, динаміки, причин руху робочої сили, аналіз потоків переміщень усередині організації, стану дисципліни праці;
визначення в динаміці кількості працівників, зайнятих некваліфікованим і малокваліфіковану працю, важкою ручною працею;
дослідження соціальних аспектів трудової діяльності (мотивації праці, професійно-кваліфікаційного зростання,
сімейного стану, забезпеченості житлом та ін);
збір та аналіз даних про рівень санітарно-гігієнічних виробничих і побутових умов (стан робочих місць, битовок, місць громадського харчування);
діагностику управлінського, інноваційного потенціалу персоналу організації, його здатності до навчання.
Для вироблення і обгрунтування рекомендацій в ході аудиторської перевірки повинні бути вивчені не тільки кількісні та якісні характеристики персоналу, але і весь спектр функцій управління персоналом, за допомогою яких досягається забезпечення інтересів організації.
3. Методи, класифікація типів, етапи аудиту
Важливу методологічну роль у проведенні аудиту та прийняття обгрунтованих рішень відіграє моніторинг у сфері персоналу - науково-обгрунтована система періодичного збору, узагальнення та аналізу кадрової інформації та представлення отриманих даних для прийняття стратегічних і тактичних рішень керівництвом організації.
Основними джерелами інформації, використовуваної для проведення аудиту персоналу, є закони та інструкції в області управління працею і трудовими відносинами, трудові показники організації, результати анкетування і інтерв'ювання працівників.
Складність і багатогранність об'єкта і цілей аудиту персоналу припускають використання різноманітного методологічного інструментарію проведення перевірки та аналізу, який можна розділити натри основні групи методів:
1) організаційно-аналітичні, передбачають перевірку документації та звітності, аналіз трудових показників, що свідчать про результативність діяльності організації та її персоналу. При цьому із загального числа трудових показників слід виділити тільки ті, які найбільшою мірою впливають на ефективність (прибутковість) організації, серед них показники використання робочої сили, робочого часу, якості праці, продуктивності праці, оплати праці та ін Джерелами даної інформації служать документація і звітність організації, в тому числі баланс трудових ресурсів організації, опис робіт і специфікації, посадові інструкції, дані про витрати на наймання, звільнення, навчання та перепідготовку кадрів, анкети та тести кандидатів на вакантні посади (робочі місця), рівень професійної захворюваності, виробничого травматизму, плинності і т.д.;
2) соціально-психологічні методи, які полягають у проведенні самостійних соціологічних опитувань, анкетування, індивідуальних та колективних бесід, інтерв'ювання працівників різних рівнів і категорій. Дана група методів найбільш результативна для оцінки задоволеності працею, відношення до роботи, взаємовідносин у колективі, мотивації до праці, ефективності діяльності керівництва та системи винагород і компенсацій і т.д.;
3) економічні методи, що дозволяють шляхом порівняння економічних та соціальних показників діяльності організації із законодавчо встановленими нормами та нормативами або з середніми або кращими в галузі (групі аналогічних організацій) показниками оцінити: конкурентоспроможність організації на ринку праці; ефективність функціонування служб управління персоналом; ефективність самого аудиту персоналу.
У залежності від ряду факторів виділяють кілька типів аудиту персоналу.
Класифікація типів аудиту персоналу.
Періодичність проведення.
Поточний. Проводиться через певні проміжки часу.
Оперативний. Проводиться з оперативного розпорядженням керівництва.
Регулярний. Проводиться з певною періодичністю, з незмінними методикою та інструментарієм на тих же групах людей і тих же об'єктах.
Панельний. Проводиться за заздалегідь встановленим регламентом за певний період часу.
Повнота охоплення досліджуваних об'єктів.
Повний розвиток ". Охоплює всі об'єкти.
Локальний. Охоплює окремо виділену групу об'єктів або один об'єкт.
Тематичний. Включає всі об'єкти або по одній тематиці.
Методика аналізу.
Комплексний. Використовується весь арсенал методів.
Вибірковий. Аналізу піддаються працівники, обрані за спеціальною методикою-вибіркою.
Рівень проведення.
Стратегічний. Оцінка проводиться на рівні вищого керівництва.
Управлінський. Оцінка проводиться на рівні лінійних керівників.
Тактичний. Оцінка проводиться на рівні служби управління персоналом.
Спосіб проведення перевірки.
Зовнішній. Проводиться силами сторонніх фахівців.
Внутрішній. Проводиться працівниками самої організації.
Здійснення аудиторської перевірки передбачає поділ роботи на чотири етапи.
На підготовчому етапі здійснюються: формалізація ідеї проведення аудиторської перевірки, визначення її цілей, передбачуваної ефективності для організації; підбір персоналу (усередині організації або поза нею) для організації перевірки, його навчання в разі необхідності; розробка внутрішньофірмового документа (наказу, розпорядження), намічаються терміни , завдання, виконавців і учасників перевірки, інструктаж виконавців та учасників; розробка плану збору, надання та програми розгляду аналізованої інформації.
На етапі збору інформації здійснюються перевірка документації та звітності, моніторинг персоналу, спостереження, опитування, анкетування, бесіди зі співробітниками, попередня обробка статистичних даних, компонування бухгалтерської та іншої інформації. Слід враховувати, що статистичні та інші показники стають більш доступними та змістовними з точки зору аналізу, якщо для їх збору, зберігання і обробки використовуються комп'ютерна техніка та сучасні інформаційні технології.
На етапі обробки та аналізу інформації отримана в ході перевірки інформація обробляється і формалізується у вигляді таблиць, схем, діаграм, графіків та інших форм представлення даних, зручних для оцінки, і вводиться в ЕОМ; на цьому ж етапі за розробленим алгоритмом здійснюються аналіз і оцінка даних про діяльність персоналу шляхом порівняння з аналогічними особливо успішними організаціями, науково обгрунтованими нормами та нормативами, шляхом застосування методів експертної оцінки.
На заключному етапі - етапі узагальнення та подання оціночних результатів, висновків і рекомендацій - готується підсумковий матеріал, що включає, як правило, звіт про результати аудиторської перевірки. У звіті можуть бути розглянуті різні шляхи вдосконалення управління персоналом, включаючи впровадження нових технологій (інформаційної, офісної, телекомунікаційної), сформульовані пропозиції щодо модифікації існуючих процедур управління, вдосконалення документації, уточнення. На цьому ж етапі здійснюється оцінка результативності аудиту персоналу, яка полягає насамперед у соціально-економічній та соціально-психологічної ефективності розроблених за підсумками проведення аудиторської перевірки заходів по раціоналізації організації праці персоналу, а також з удосконалення діяльності кадрової служби організації.
Таким чином, аудит персоналу, особливо в умовах ринкової економіки, дозволяє підвищити прибутковість організації за рахунок виявлення внутрішньоорганізаційні резервів підвищення ефективності та продуктивності персоналу організації.
Висновок
Ефективний розвиток будь-якої компанії вимагає постійного підвищення рівня компетенції та кваліфікації її співробітників. Повноцінний грамотний кадровий аудит персоналу є основним засобом контролю за кадровою ситуацією на підприємстві.
Аудит персоналу включає в собі цілий комплекс заходів, спрямованих на становлення міцної кадрової системи.
Результат аудиту - скорочення плинності кадрів, підвищення продуктивності праці, виявлення необхідності навчання персоналу та
економія коштів на пошуки нових кадрів.
Досягненню цього результату повинні сприяти особливості (вимоги) ведення аудиторської діяльності: незалежність і об'єктивність при проведенні перевірок; конфіденційність; професіоналізм; компетентність і сумлінність аудитора; використання методів аналізу трудових показників; застосування нових інформаційних технологій; вміння приймати раціональні рішення за даними аудиторської перевірки; доброзичливість і лояльність по відношенню до клієнтів; відповідальність аудитора за наслідки його рекомендацій і висновків за результатами аудиторських перевірок.
Об'єктом аудиту персоналу є стан трудової сфери економічного суб'єкта, а предметом - трудовий колектив, його діяльність; організація, нормування, умови і охорона праці персоналу; дотримання прав і обов'язків працівників усіх рівнів, передбачених законодавством Російської Федерації. У країнах з ринковою економікою надається величезне значення станом працюючих, так як вони є найважливішим фактором, що забезпечує прибутковість діяльності фірми, і це вже давно підтверджено існуванням на підприємствах спеціальних служб персоналу, до функцій яких включаються організація трудової діяльності персоналу підприємства у всіх її проявах, а також аналіз ефективності цієї діяльності.
Список використаної літератури
Загальний аудит. Законодавча та нормативна база, практика, рекомендації та методика здійснення. / Колектив авторів. - М.: Міжнародна школа управління "Інтенсив" РАЦС, Видавництво "ДІС", 1997.
Аудит підприємства. Методологія аудиторської перевірки господарсько-фінансової діяльності підприємства: Навчальний посібник. / В.В. Нітецкій, М.М. Кудрявцев. - М.: Справа, 1996. .
Управлінський аудит: персонал; автор - Т.В. Ніконова, С.А. Сухарєв; Видавництво - Іспит. Рік видання - 2002
Ніконова Т.В., Одегов Ю.Г. "А вудить і контролінг персоналу"
Автор: А.П. Єгоршин "Основи управління персоналом"
Данилевський Ю.А., Шапігузов М.М., Старовойтова Є.В. Аудит: Навчальний посібник. - М.; ВД ФБК-ПРЕС, 2000.