Організація руху документів в Інспекції Федеральної податкової служби Росії 30 по Республіці

Зміст

Введення

Глава I. Податкові органи Російської Федерації

1.1 Поняття та правовий статус Федеральної податкової служби

1.2 Принципи діяльності Федеральної податкової служби

1.3 Структура Федеральної податкової служби

Глава II. Документообіг в системі документаційного забезпечення управління податкових органів

2.1 Історико-теоретичні аспекти розвитку системи діловодства податкових органів

2.2 Нормативно-правове та методичне регулювання документообігу в податкових органах

2.3 Системи документації та номенклатура справ податкових органів

Глава III. Аналіз організації документообігу в Інспекції ФПС № 30 Росії по республіці Башкортостан

3.1 Організація документообігу в ИФНС № 30

3.2 Документообіг вхідної кореспонденції

3.3 Документообіг вихідної кореспонденції

3.4 Документообіг внутрішніх документів

3.5 Актуальні проблеми і розробка заходів щодо вдосконалення системи документообігу

Висновок

Список літератури

Програми

Введення

Податкові органи Російської Федерації складають єдину централізовану систему контролю за дотриманням законодавства про податки і збори, за правильністю обчислення, повнотою і своєчасністю внесення до відповідного бюджету податків і зборів та інших обов'язкових платежів. Тому важливе значення для повноцінного виконання даних функцій податкових органів грає документаційно-інформаційне забезпечення.

Документаційне забезпечення управління (ДОП) представляє собою діяльність апарату управління, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі здійснення їм управлінських функцій. У тісному взаємозв'язку з даним поняттям знаходиться поняття документообігу, від грамотної організації якого залежить ефективність, оперативність та якість роботи з документами, що, безсумнівно, відбивається на діяльності всієї податкової системи в цілому.

Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. Його основне правило - оперативне проходження документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу.

Документообіг складається з документопотоков - потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки та створення інформації (начальником, фахівцями) та пунктами технічної обробки документів: секретаріатом, копіювально-розмножувальної службою та ін

Виділяють такі потоки документів:

- Потік вхідної документації, що складається з вступників до податкових органів документів;

- Потоки внутрішньої документації, що складаються з документів, створених у податкових органах і не призначених до виходу за її межі;

- Потік вихідної документації, що складається з документів, призначених для відправлення в інші організації або громадянам.

На жаль, питань організації документообігу та діловодства у податкових органів історично приділялося дуже мало уваги, тому проблеми формування та вдосконалення документаційного забезпечення управління податкових органів Російської Федерації ще не знайшли досить повного відображення в публікаціях російських дослідників. В історичній і документознавчих літературі попереднього періоду можна знайти освітлення тільки окремих питань історії становлення та розвитку податкової системи, її апарату, наукової організації праці та документаційного забезпечення управління.

У цьому відношенні заслуговує пильної уваги діяльність наукових центрів країни, таких, як Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД) Федеральної архівної служби Росії, ряду спеціалізованих документознавчих кафедр вузів Росії і, перш за все, плідно працюють у галузі теорії і практики документознавства та архівознавства, методики підготовки фахівців Історико-архівного інституту Російського державного гуманітарного університету; кафедри документознавства та документаційного забезпечення управління Державного університету управління, а також організованих в системі Мінфіну Російської Федерації Всеросійської державної податкової академії; Державного науково-дослідного інституту податкової системи (ГНІЙ РНС); Головного науково-дослідного обчислювального центру МНС Росії (ГНІОЦ), які здійснюють останнім часом комплексні науково-дослідні, проектні та впроваджувальні роботи з удосконалення управлінської діяльності і технології інформаційних процесів в податковій системі Росії.

Документообіг податкових органів будуватися на основі законодавчо-правових і нормативно-методичних актів Російської Федерації, що стосуються питань документування і роботи з документами, зокрема, у федеральних органах виконавчої влади. Одними з основних документів, що регулюють організацію документообігу в податкових органах, є Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджені постанова Уряду РФ від 15.06.2009 № 477, і Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, зареєстрована в Мін'юсті РФ 27.01. 2006 № 7418.

В даний час документообіг податкових органів носить змішаних характер. Це означає, що в кожному податковому органі є відділ, відповідальний за діловодство, куди надходять і обробляються документи організації, що говорити про централізацію документообігу. І в той же час документообіг здійснюється децентралізовано, тобто частина документів надходить і обробляється в податковому органі, минаючи відділ ДОП і потрапляючи відразу у відділи, відповідальні за ці документи. Як приклад можна навести кадрову або фінансову документацію, яка надходить і обробляється безпосередньо відповідними відділами.

В даний час широко впроваджена в практику діяльності податкових органів система електронного документообігу (СЕД), що дозволяє забезпечити скорочення трудовитрат і часу на обробку і підготовку документів, прийняття управлінських рішень; підвищити рівень виконавської дисципліни та спростити механізм її контролю; забезпечити оперативність (дотримання встановлених законодавством термінів ) надання послуг населенню; прискорити взаємодію з підвідомчими організаціями, іншими органами влади, підрозділами, розташованими в інших містах або віддалених офісах; забезпечити відкритість і доступність інформації про діяльність податкових органів, а також надаються ними послуги; знизити витрати на забезпечення взаємодії між податковими органами та населенням. Однак, незважаючи на автоматизацію діловодства в області організації документообігу податкових органів залишається ще низка невирішених проблем. Це й зумовило актуальність теми дипломної роботи.

Об'єктом дослідження в даній роботі виступає Інспекція Федеральної податкової служби № 30 Росії по республіці Башкортостан.

Предмет дослідження - процес організації документообігу в ИФНС № 30.

Теоретичною та інформаційною базою для випускної кваліфікаційної роботи послужили роботи різних авторів у галузі діловодства та його правового регулювання у федеральних органах виконавчої влади, періодичні видання, нормативно-методичні документи з організації діловодства в структурних підрозділах ФНС, ИФНС по республіці Башкортостан, статистичні дані, а також ресурси Інтернету.

Мета даного дослідження - розглянути та проаналізувати організацію документообігу в Інспекції Федеральної податкової служби № 30 по республіці Башкортостан.

Дана мета досягається вирішенням наступних завдань:

1. Розглянути структуру податкових органів РФ, визначити значення та принципи діяльності податкових органів.

2. Розглянути в історичному аспекті розвиток теоретичних питань організації діловодства та документообігу в податкових органах. 3. Дати поняття документообігу, визначити його місце в системі ДОП податкових органів.

4. Розглянути основні елементи процесу документообігу, а також нормативно-правові акти, що регулюють діловодство і документообіг податкових органів.

5. Проаналізувати систему організації документообігу в ИФНС № 30.

6. Визначити актуальні проблеми організації документообігу в ИФНС № 30 і запропонувати заходи щодо їх вирішення.

Наукова новизна роботи полягає у постановці проблеми організації та регулювання руху документів в податкових органах на сучасному етапі та розробці практичних рекомендацій щодо вдосконалення системи документообігу в інспекціях ФНС РФ.

Практична цінність полягає в можливості використання теоретичного матеріалу, матеріалів аналізу з організації документообігу податкових органів та зроблених висновків у навчальному процесі зі студентами - майбутніми документознавців, на семінарах, заняттях і курсах з працівниками діловодної сфери, а також у практиці діяльності податкових органів РФ.

Ця робота складається з трьох розділів.

У першому розділі розглядається структура податкових органів Російської Федерації, їх правовий статус і принципи діяльності.

У другому розділі дається характеристика документообігу, визначається його місце в системі документаційного забезпечення, розглядаються основні елементи процесу документообігу в податкових органах.

У третє главі проводиться аналіз організації документообігу в ИФНС № 30 Росії по республіці Башкортостан, визначаються його основні проблеми та шляхи вдосконалення.

ГЛАВА I. ПОДАТКОВИХ ОРГАНІВ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ

Податкові органи складають єдину централізовану систему контролю за дотриманням законодавства про податки і збори, за правильністю обчислення, повнотою і своєчасністю внесення до відповідного бюджету податків і зборів, а у випадках, передбачених законодавством Російської Федерації, за правильністю обчислення, повнотою і своєчасністю внесення до відповідного бюджету інших обов'язкових платежів. У зазначену систему входять федеральний орган виконавчої влади, уповноважений з контролю і нагляду у сфері податків і зборів, і його територіальні органи [1, 66 с.].

1.1 Поняття та правовий статус Федеральної податкової служби

Федеральна податкова служба та її територіальні органи - управління ФНС по суб'єктах РФ, міжрегіональні інспекції, інспекції по районах, районах у містах, містах без районного поділу, інспекції ФНС міжрайонного рівня - діють як єдина централізована система податкових органів.

При здійсненні своїх повноважень ФНС Росії безпосередньо через територіальні податкові органи взаємодіє з іншими федеральними органами виконавчої влади, органами виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації, органами місцевого самоврядування та державними позабюджетними фондами, громадськими об'єднаннями та іншими організаціями, якщо інший порядок не встановлено федеральними законами, актами Президента Російської Федерації, Уряду Російської Федерації.

Правове становище Федеральної податкової служби як органу контролю за дотриманням податкового законодавства визначають конституційні норми та положення, норми федеральних законів, укази Президента РФ, постанови Уряду РФ, відомчі нормативні акти Міністерства фінансів РФ. Особлива роль у регулюванні податкових правовідносин, прав і обов'язків, закріплення статусу податкових органів належить першому кодифікованому нормативному акту у сфері оподаткування - Податкового кодексу РФ.

Основним актом, що визначає правовий статус ФНС Росії, є Положення про Федеральній податковій службі, затверджене Постановою Уряду РФ від 30 вересня 2004 р. № 506, яке дає визначення ФНС Росії, закріплює статус ФНП як юридичної особи, повноваження її керівника, його заступників, загальний порядок діяльності та державного фінансування податкових органів.

Важлива роль в нормативному регулюванні правового становища Федеральної податкової служби належить Закону РФ від 21.03.1991 № 943-1 «Про податкові органи РФ», який є базовим при визначенні порядку організації та діяльності податкових органів.

Закон РФ від 21.03.1991 № 943-1 вперше визначив податкові органи як «єдину систему контролю за дотриманням законодавства про податки і збори».

1.2 Принципи діяльності Федеральної податкової служби

Організація діяльності Федеральної податкової служби як єдиної централізованої системи податкових органів грунтується на організаційних принципах. При цьому необхідно підкреслити, що принципи проявляються як в основі організації ФНС Росії в цілому, так і в структурно відокремлених одиницях. Принципи відображають закономірності розвитку суспільства і держави, об'єктивно сформованих суспільних відносин. Принципи, складаючись у певних суспільних відносинах, розвиваються і удосконалюються разом з розвитком суспільства, держави і права. Як правило, зовні вони формуються в одній або кількох взаємозалежних нормах і закріплені в нормативно-правових актах різної юридичної сили.

До загальних принципів належать: законність; демократизм (народовладдя); гуманізм; гласність; національну рівноправність; повага до прав і свобод особистості, поєднання єдиноначальності і колегіальності; професіоналізм; підконтрольність і підзвітність вищих органів державної влади; науковий підхід до управлінської діяльності; неприпустимість обмеження їх діяльності рішеннями політичних партій і громадських об'єднань, які мають політичну мету. Дані принципи є загальними для всіх органів державного управління, їх зміст і зміст вивчені і розглянуті теорією держави і права, науками конституційного та адміністративного права.

Що стосується організаційних принципів Федеральної податкової служби, то їх можливо визначити виходячи з галузевих норм права. До організаційних принципів Федеральної податкової служби належать такі:

1. Принцип єдності.

Принцип єдності Федеральної податкової служби випливає з Постанови Уряду РФ від 30.09.2004 N 506 «Про затвердження Положення про Федеральної податкової служби», з якого випливає, що «Служба та її територіальні органи - управління Служби по суб'єктах РФ, міжрегіональні інспекції Служби, інспекції Служби по районах, районах у містах, містах без районного поділу, інспекції Служби міжрайонного рівня - становлять єдину централізовану систему податкових органів »(п. 4 Положення). Єдність системи податкових органів забезпечується тим, що функції контролю за справляння податків всіх рівнів виконують виключно органи ФНС Росії.

2. Принцип централізації.

Принцип централізації податкових органів забезпечується вертикальної організаційною структурою і порядком призначення на державні посади. Принцип централізації податкових органів реалізується в їх діяльності за допомогою застосування єдиних повноважень податкових органів, форм і методів податкового контролю, уніфікації видів відповідальності.

Принцип централізації підтверджується єдиною системою управління податковими органами. Федеральну податкову службу очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади Урядом РФ за поданням міністра фінансів РФ.

Міністр фінансів РФ призначає заступників керівника Федеральної податкової служби та керівників територіальних органів по суб'єктах РФ за поданням керівника ФНС Росії.

Керівник ФНС Росії призначає на посаду та звільняє з посади керівників (заступників керівника) територіальних органів ФНС Росії, за винятком керівників територіальних органів по суб'єктах РФ.

Керівники управлінь ФНС Росії по суб'єктах РФ представляють до призначення кандидатури заступників керівника УФНС і керівників нижчестоящих податкових органів.

Вищестоящі податкові органи забезпечують організаційно-аналітичне управління за діяльністю нижчестоящих податкових органів, хоча обсяг юридично-владних повноважень, наданих їм, значно більше, ніж у нижчестоячих податкових органів. Серед загальних функцій, притаманних ФНС Росії, міжрегіональних інспекцій ФНС Росії по федеральних округах і управлінням ФНС Росії по суб'єктах РФ на перший план виступають функції прогнозування, координації, регулювання і контролю за діяльністю нижчестоящих податкових органів.

Нижчі податкові органи безумовно підкоряються вищим, причому вищестоящим податковим органам надано право у разі суперечності законодавству скасовувати рішення нижчестоящих.

3. Принцип незалежності.

Податкові органи є незалежною системою контролю за виконанням законодавства про податки і збори. Даний принцип свідчить про те, що податкові органи, здійснюючи свою діяльність, незалежні від будь-яких органів влади та управління, організацій будь-яких форм власності. Проте цю незалежність не можна вважати абсолютною. При здійсненні своїх повноважень посадові особи податкових органів повинні суворо керуватися лише вимогами чинного законодавства, що відповідає загальному принципу законності.

Таким чином, реалізація принципу незалежності передбачає організаційну та юридичну відокремленість податкових органів від інших органів влади і управління на федеральному, регіональному та місцевому рівнях, від комерційних і некомерційних організацій при здійсненні своїх повноважень з контролю за дотриманням законодавства про податки і збори.

Здійснення незалежного контролю за дотриманням податкового законодавства служить основою для відокремлення певної державної діяльності та органів виконавчої влади, які їх здійснюють.

З самої природи податкового контролю витікає необхідність здійснення незалежного державного управління у сфері оподаткування як від державних органів та їх посадових осіб, так комерційних організацій і представників бізнес-спільноти. Крім того, гарантією реалізації принципу незалежності є фінансування витрат на утримання податкових органів за рахунок коштів федерального бюджету.

4. Принцип самоначісленія.

Даний принцип організації та діяльності податкових органів ще не розглядався в юридичній літературі в якості спеціального принципу.

Сутність принципу самоначісленія полягає в тому, що платник податків сам визначає базу оподаткування, розраховує податок і сплачує його до бюджету, а податкові органи здійснюють тільки контроль за правильністю обчислення, повнотою і своєчасністю внесення до відповідного бюджету податків та інших обов'язкових платежів.

Принцип самоначісленія, крім обов'язки самостійного обчислення і сплати податків і зборів платниками податків, також включає створення системи спрощеного контролю при прийомі податкових документів від платників податків (на комплектність документів, повноту і чіткість заповнення і т.д.), навчання, інформування платників податків, надання платнику інформації за станом його розрахунків з бюджетом, направлення йому нагадувань та попереджень за фактами виявленої недоїмки і незданих звітності.

Таким чином, зазначений принцип складається з двох взаємодоповнюючих і врівноважують один одного компонентів: з одного боку, підвищення податкової культури населення та правової регламентації взаємовідносин податкових органів з платниками податків, а з іншого - вдосконалення роботи по контролю за дотриманням податкового законодавства.

Нормативне закріплення цей принцип отримав у статтях 23, 33 НК РФ.

5. Ще одним принципом побудови податкових органів є принцип територіальної організації системи податкових органів. Сутність територіального принципу проявляється в тому, що конкретний податковий орган здійснює стягування податків (контроль за виконанням законодавства про податки і збори) з усіх категорій платників податків, розташованих на певній території.

6. Крім того, необхідно виділити галузевий принцип організації системи податкових органів. При галузевому принципі контроль здійснюється за дотриманням податкового законодавства платниками податків певної категорії (галузі). При цьому податковий контроль може здійснюватися спеціалізованим податковим органом (в даний час діють податкові органи з контролю за організаціями нафтогазового комплексу, будівельної галузі, банківського сектора і т.д.), раніше цей принцип діяв в низових податкових інспекціях, де виділялися спеціалізовані відділи (відділ оподаткування банків, кредитних і страхових організацій, відділ оподаткування промислових підприємств і т.д.).

7. Принцип функціональної організації системи податкових органів заснований на єдності функцій податкових органів і передбачає, по-перше, розподіл функцій між ФНС Росії та її територіальними органами, між податковими органами різних рівнів, по-друге, виділення структурних підрозділів усередині податкових органів виходячи з функцій, виконуваних податковим органом певного рівня.

При аналізі функцій державних органів особлива увага приділяється компетенції того чи іншого органу. Саме з компетенції конструюється індивідуальний вигляд органу виконавчої влади, його специфіка, відмінні ознаки.

В даний час принцип функціональної організації системи податкових органів взятий за основу при вдосконаленні структур усіх податкових органів.

1.3 Структура Федеральної податкової служби

Елементами системи податкових органів є структури Федеральної податкової служби різного рівня, в сукупності утворюють певну ієрархію.

Структура Федеральної податкової служби - внутрішня організація і сукупність управлінських зв'язків між підрозділами податкового органу, що забезпечує виконання функцій конкретного податкового органу. Як справедливо зазначено в літературі, «функції, їх номенклатура, обсяг, значимість, взаємозв'язок - ось що в першу чергу детермінує структуру апарату».

Структура Федеральної податкової служби склалася виходячи з головної функціональної задачі всіх рівнів ФНП - контролю за дотриманням податкового законодавства. Для реалізації функції контролю за дотриманням податкового законодавства на всіх рівнях системи Федеральної податкової служби створено організаційно-структурні підрозділи, які залежно від ієрархії податкових органів створюються у формі управлінь або відділів (додаток 1).

Структура ФНС представлена:

- Центральний апарат ФНС.

- Міжрегіональні інспекції ФНС Росії по федеральних округах (Центральний, Приволзький, Південний, Сибірський, Далекосхідний, Північно-Західний і Уральський).

Міжрегіональна інспекція ФНС Росії з централізованого обробці даних (МІ ФНС Росії по ЦОД).

- Міжрегіональні інспекції по найбільших платниках податків:

- Міжрегіональна інспекція ФНС по найбільших платниках податків № 1 (адмініструє нафтовидобувні підприємства).

- Міжрегіональна інспекція ФНС по найбільших платниках податків № 2 (адмініструє газовидобувні підприємства).

- Міжрегіональна інспекція ФНС по найбільших платниках податків № 3 (адмініструє платників акцизів).

- Міжрегіональна інспекція ФНС по найбільших платниках податків № 4 (адмініструє енергетичні підприємства).

- Міжрегіональна інспекція ФНС по найбільших платниках податків № 5 (адмініструє металургійні підприємства).

- Міжрегіональна інспекція ФНС по найбільших платниках податків № 6 (адмініструє транспортні підприємства).

- Міжрегіональна інспекція ФНС по найбільших платниках податків № 7 (адмініструє телекомунікаційні підприємства).

- Міжрегіональна інспекція ФНС по найбільших платниках податків № 8 (адмініструє машинобудівні підприємства).

- Міжрегіональна інспекція ФНС по найбільших платниках податків № 9 (адмініструє банки).

- Міжрегіональна інспекція ФНС по найбільших платниках податків № 10 (адмініструє підприємства ВПК).

- Управління ФНС Росії по суб'єктах Російської Федерації (82 управління).

- Територіальні інспекції ФНС.

Аналіз структури податкових органів дозволяє виділити наступні групи підрозділів у залежності від функціональних завдань у сфері податкового контролю.

Перша група - підрозділи камеральних перевірок - здійснює камеральні податкові перевірки, щодо всіх категорій платників податків. Таких підрозділів у податкових інспекціях може створюватися декілька. У стосовно платників податків-організацій дані відділи здійснюють:

- Камеральні податкові перевірки податкових декларацій та інших документів, які є підставою для обчислення податків і зборів по всіх податках;

- Камеральні перевірки правомірності застосування ставки з ПДВ та відшкодування ПДВ;

- Контроль за правильністю обчислення регулярних платежів за користування надрами та інших обов'язкових платежів за користування природними ресурсами;

- Контроль за правильністю обчислення страхових внесків на обов'язкове пенсійне страхування.

Основні функції підрозділів камеральних перевірок щодо платників податків-фізичних осіб (включаючи індивідуальних підприємців) включають:

- Проведення камеральних податкових перевірок декларацій про доходи фізичних осіб;

- Обчислення майнових податків з фізичних осіб у випадках, коли чинним законодавством таке числення покладено на податкові органи (податок на майно фізичних осіб, земельний податок, транспортний податок, податок на майно, що переходить у порядку спадкування і дарування);

- Здійснення контролю за відповідністю витрат фізичних осіб їх доходам.

Відділи камеральних перевірок користуються всіма правами, наданими податковим органам при проведенні камеральних податкових перевірок, передбаченими податковим законодавством.

В обов'язки підрозділів камеральних перевірок входить аналіз та узагальнення результатів їх діяльності з метою виявлення схем ухилення від сплати податків і вироблення пропозицій щодо їх запобігання, відбір платників податків для включення до плану проведення виїзних податкових перевірок, подання матеріалів іншим підрозділам податкового органу.

Друга група - підрозділи виїзних податкових перевірок, функціональні обов'язки яких полягають у здійсненні планування, предпроверочной підготовці та проведенні виїзних податкових перевірок платників податків і податкових агентів в порядку, передбаченому гл. 14 Податкового кодексу РФ, оформлення результатів проведених ними перевірок, підготовка матеріалів про порушення законодавства про податки і збори для передачі в правоохоронні органи.

При утворенні декількох підрозділів виїзних перевірок одне з них має здійснювати контроль за найбільшими і основними платниками податків, які перебувають на обліку в податковому органі.

Третя група - підрозділу контролю за оподаткуванням фізичних осіб, які здійснюють у повному обсязі податковий контроль у сфері оподаткування фізичних осіб (включаючи індивідуальних підприємців), у тому числі:

- Проведення всіх видів камеральних податкових перевірок (включаючи контроль за відповідністю витрат фізичних осіб їх доходам);

- Проведення виїзних податкових перевірок індивідуальних підприємців;

- Повернення або залік надмірно сплачених або надмірно стягнених сум;

- Проведення перевірок податкових агентів з податку на доходи фізичних осіб.

Крім цього, на даний підрозділ покладається перевірка платників податків по єдиному соціальному податку, обчислення якого тісно пов'язане з фондом оплати праці, у зв'язку з чим перевірки платників податків за єдиним соціальним податком і перевірки податкових агентів щодо податку на доходи фізичних осіб мають одну і ту ж документальну базу .

Підрозділ контролю оподаткування фізичних осіб може складатися з трьох відділів:

- Відділ оподаткування доходів фізичних осіб;

- Відділ єдиного соціального податку;

- Відділ місцевих податків та інших податків з фізичних осіб.

Для виконання функції контролю за дотриманням податкового законодавства органи Федеральної податкової служби наділені відповідними повноваженнями, які реалізуються через права та обов'язки цих органів і посадових осіб.

Права і обов'язки податкових органів у сфері контролю за дотриманням податкового законодавства та їх посадових осіб закріплені в ст. 7 Закону про податкові органи та ст. ст. 31 - 32 частини першої Податкового кодексу РФ.

З урахуванням аналізу прав і обов'язків податкових органів пропонується наступна класифікація повноважень у сфері контролю за дотриманням податкового законодавства:

1. Повноваження у сфері проведення перевірочних заходів.

Дані повноваження характеризуються правом податкових органів проводити податкові перевірки (пп. 2 п. 1 ст. 31 НК РФ) і інші заходи податкового контролю. Правом контролювати відповідність великих витрат фізичних осіб їх доходам (пп. 10 п. 1 ст. 31 НК РФ).

2. Повноваження в сфері отримання інформації.

Вони включають: обов'язок платника податків встати на податковий облік (ст. 83 ч. 1 НК РФ), представляти податкові декларації (ст. 80 ч. 1 НК РФ), право податкових органів викликати в якості свідків осіб, яким можуть бути відомі будь-які обставини, що мають значення для проведення податкового контролю (п. 13 ч. 1 ст. 31 год 1 НК РФ), право витребувати документи у платника податків (ст. 93 ч. 1 НК РФ), використовувати інформаційні технології (п. 2 ст. 80 НК РФ).

3. Повноваження, пов'язані з використанням запобіжних заходів протиправної поведінки при здійсненні податкового контролю.

Дані повноваження характеризуються правом податкових органів проводити виїмку документів (п. 3 ч. 1 ст. 31 НК РФ), припиняти операції по рахунках платників податків і накладати арешт на майно платника податків (п. 5 ч. 1 ст.31 НК РФ), накладати стягнення в адміністративному порядку за порушення законодавства про податки і збори (глава 16 НК РФ).

4. Повноваження процесуального характеру.

Характеризуються правом податкових органів пред'являти в суди загальної юрисдикції та арбітражні суди позови (п. 16 ч. 1 ст. 31 НК РФ), здійснювати провадження у адміністративних справах про порушення податкового законодавства (ст.ст.10, 101 НК РФ), розглядати скарги в адміністративному порядку (глава 20 НК РФ).

5. Повноваження профілактичного характеру.

До повноважень профілактичного характеру можна віднести право податкових органів вимагати від керівників та інших посадових осіб перевіряються організацій, а також від громадян усунення виявлених порушень законодавства про податки і збори, порушень, пов'язаних з обчисленням і сплатою інших обов'язкових платежів в бюджетну систему РФ, порушень законодавства РФ , що регулює підприємницьку діяльність, а також контролювати виконання зазначених вимог (п. 5 ст. 7 Закону РФ від 21.03.1991 N 943-1, в ред. ФЗ від 27.07.2006 N 137-ФЗ).

РОЗДІЛ II. ДОКУМЕНТООБІГ У СИСТЕМІ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ПОДАТКОВИХ ОРГАНІВ

2.1 Історико-теоретичні аспекти розвитку системи діловодства податкових органів

Податкова система є складовою частиною системи державного та економічного управління. Ефективність соціально-економічної системи управління багато в чому визначається організацією інформаційно-документаційного забезпечення.

Організація діловодства в Росії складалася століттями і має глибоке коріння. Протягом всієї історії, починаючи з часів утворення Російської централізованої держави і до останнього часу, віддавався пріоритет ідеї державної організації документів і діловодних процесів.

Проблема вдосконалення документаційного забезпечення управління податкової системи до теперішнього часу не була предметом спеціального історіографічного та документознавчих вивчення. Разом з тим, в історичній і документознавчих літературі накопичено певний досвід освоєння даної проблеми, в основному з метою отримання практичних результатів у підвищенні ефективності діяльності апарату податкових органів.

У працях істориків багатьох поколінь, присвячених різним проблемам історії держави, суспільно-політичних систем, економіки та її галузей, можна виявити важливі факти, спостереження та висновки, що стосуються проблеми становлення та розвитку податкової системи на всіх етапах історії. Особливий інтерес в цьому відношенні представляють роботи вчених, які вивчали історію державних установ, з числа яких особливо виділимо фундаментальну монографію Н. П. Єрошкіна, в якій на широкому тлі історії всього державного апарату знайшли відображення окремі моменти початкової історії податкових органів.

Важливе значення для більш повного уявлення про систему податкових органів на різних етапах історичного розвитку Росії має видання ВНИИДАД спеціального словника-довідника, що містить цінні довідкові відомості про державні установи, функції та діяльність яких, в тій чи іншій мірі, можуть бути віднесені до податкової системи.

Проблема вдосконалення організації функціонування податкової системи в радянський період, після Жовтневої революції 1917 року, що призвела до злам існуючої державної машини, була предметом уваги в аспекті наукової організації праці (НОТ) з боку громадського руху НОТ і радянських державних органів, зокрема, НК РСІ та організованого ним Інституту техніки управління; створених у відомствах, у тому числі в Наркоматі фінансів, до складу якого входили податкові органи (фінінспекціі), спеціальні оргбюро і відділи раціоналізації, а також акціонерного товариства «Оргстрой», діяльність яких досліджена в ряді робіт у 1970-80 рр.. колективом авторів МГІАІ.

Радянський період історії податкових установ можна простежити по роботах Т. П. Коржіхіна.

Найбільш повне теоретичне уявлення про сучасну податковій системі Росії з розгорнутим історичним екскурсом розвитку поглядів економістів і фінансистів, правознавців та представників інших суміжних галузей знань містить у багатьох відношеннях цінне наукове дослідження і, одночасно, навчальний посібник Т. Ф. Юткіна.

Аналіз стану податкової системи новітнього періоду історії Росії та перспективи її подальшого вдосконалення розглядалися в численних публікаціях робіт вітчизняних та зарубіжних політологів, економістів, юристів і представників інших галузей науки. Результати досліджень і рекомендації відображені в монографіях, статтях періодичної преси і підручниках, авторами яких є Абалкін Л.І., Булатова А.С., Буглай В.В. і Левенця М.М., Лівшиць Р.З., Кучеров І.І. та ін

Важливим для висвітлення теми становлення та розвитку документаційного забезпечення управління в податковій системі представляються роботи істориків-документознавців, в різній мірі відображають питання діловодства, уніфікації і стандартизації документів, створення передумов для автоматизації процесів управління. У цьому відношенні заслуговує пильної уваги дослідників діяльність наукових центрів країни, таких, як Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД) Федеральної архівної служби Росії, ряду спеціалізованих документознавчих кафедр вузів Росії і, перш за все, плідно працюють у галузі теорії та практики документознавства та архівознавства, методики підготовки фахівців Історико-архівного інституту Російського державного гуманітарного університету; кафедри документознавства та документаційного забезпечення управління Державного університету управління, а також організованих в системі Мінфіну Російської Федерації Всеросійської державної податкової академії; Державного науково-дослідного інституту податкової системи (ГНІЙ РНС) ; Головного науково-дослідного обчислювального центру МНС Росії (ГНІОЦ), які здійснюють останнім часом комплексні науково-дослідні, проектні та впроваджувальні роботи з удосконалення управлінської діяльності і технології інформаційних процесів в податковій системі Росії.

Вітчизняним документознавством накопичений великий обсяг знань, відображений у наукових працях, монографіях, збірниках статей, навчальних і методичних посібниках, матеріалах конференцій (роботи Кузнєцової Т.В., сокової О.М., Ларіна М.В., Мінгальова BC, Бачило І. Л., Банасюкевич В.Д., Красавіна А.С., Степанова О.А., Андрєєвої В.І., Янковий В.Ф., Кузнецова С.Л., пшенкой А.В. та ін), в яких отримали розвиток історичні, теоретичні та прикладні проблеми документознавства, організації діловодства та документаційного забезпечення управління, автоматизації роботи з документами.

Серед новітніх досліджень звертає на себе увагу колективна робота - наукова доповідь учених ВНИИДАД «Держава і еволюція систем документації», в якій автори сформулювали принципові положення, що стосуються взаємозв'язку історії державних структур Російської Федерації та еволюції систем документації, визначили чинники змін у документуванні та в документаційних системах , зокрема, Архівний фонд Російської Федерації, проаналізували законодавчі акти у галузі адміністративного права, інформації, документації.

Значний внесок у розвиток документознавства внесений докторськими і кандидатськими дисертаціями. Різним аспектам теорії і практики документознавства, що мають відношення до теми дослідження, присвячені роботи сокової О.М., Андрєєвої В.І., Янковий В.Ф., Санкін Л.В. та багатьох інших дослідників.

Важливе значення для вивчення сучасних проблем документознавства має докторська дисертація М. В. Ларіна та опубліковані їм монографії, в яких проведено глибоке багатоаспектне дослідження системи управління документацією, визначено підходи і намічені перспективні напрямки її подальшого вдосконалення в Російській Федерації. Не можна не погодитися з М. В. Ларіним в тому, що в даний час першорядне наукове і практичне значення набуває вирішення проблеми управління документацією як інформаційним ресурсом, оскільки організація документів, процесів документування і документообігу повинна носити нормалізоване, впорядкований і законодавчо закріплений характер.

З великого кола різних публікацій з проблем автоматизації процесів управління та документаційного забезпечення найбільш привабливими для даної теми подаються видані останнім часом методичні розробки з питань проектування електронної документації та електронного документообігу, серед яких виділимо роботу Романова Д.А., Ільїної Т.М., Логінової А.Ю. і перекладне видання книги американського фахівця Майкла Дж. Саттона. Перша з названих цікава, зокрема, тим, що в ній викладаються елементи системи електронного документообігу на базі програмного комплексу «БОСС-Референт», широко використовується в системі податкових органів Росії. Друга - постановкою завдань і розробкою рішень з управління документацією у корпоративних системах, що вимагають інтеграції різних інформаційних платформ та апаратно-програмних засобів.

У зв'язку з цим надзвичайно корисним виявилося знайомство з досвідом корпоративної системи ДОП Банку Росії, освітленого в ряді публікацій М. П. Бобильової, де розкриваються не тільки практичні рішення, але і висуваються важливі методичні проблеми, пов'язані з електронним документообігом.

Питання електронного документообігу розглядаються в цілому ряді робіт (Тихонов В.І., Баласанян В.Е., Чернов В.М., Сокова О.М., Максимович Г.Ю., Курило А.П., Літаків Г.І. , Бачило І.Л. та Др.), однак практичного вирішення дана проблема поки не отримала і впровадження електронних документів в діяльність апарату управління носить відомчий роз'єднаний характер. Те ж можна сказати і про архівний зберіганні електронних документів. Цю проблему через підготовку кадрів вирішує факультет технотронним архівів ІАІ РДГУ, виданням відповідної літератури - секція електронних архівів Російського товариства істориків-архівістів.

Таким чином, можна стверджувати, що проблеми формування та вдосконалення системи управління та документаційного забезпечення управління податкових органів Російської Федерації ще не знайшли досить повного відображення в публікаціях. А в історичній і документознавчих літературі попереднього періоду отримали освітлення тільки окремі питання історії становлення та розвитку податкової системи, її апарату, наукової організації праці та документаційного забезпечення управління.

Можна сказати, що в даний час тільки намітилися основні напрями дослідницького пошуку при вивченні проблеми вдосконалення податкової системи, її організаційного, нормативно-методичного, техніко-технологічного, інформаційно-документаційного та кадрового забезпечення, які необхідно вивчити з позиції новітніх теоретико-методологічних підходів.

2.2 Нормативно-правове та методичне регулювання документообігу в податкових органах

Робота з документами в будь-якій організації, в тому числі, і в податкових органах, будуватися на основі законодавчо-правових і нормативно-методичних актів, що стосуються питань документування і роботи з документами. Нормативно-методичне регулювання діловодства дозволяє грамотно організувати всю систему діловодства організації в цілому.

Дане регулювання здійснюється за допомогою нормативно-методичної бази діловодства, без знання якої неможливо:

• правильно створити та оформити документи, надавши їм юридичну силу;

• організувати документообіг;

• забезпечити зберігання і використання документів у поточній діяльності.

Державне регулювання діловодства забезпечується Федеральним архівним агентством, яке здійснює міжгалузеве організаційно-методичне керівництво і контроль за організацією документів у діловодстві федеральних органів державної влади, координує розвиток державної системи діловодства та уніфікованих систем документації.

Комітет Російської Федерації по стандартизації, метрології та сертифікації (Держстандарт Росії) здійснює державне управління стандартизацією в Російській Федерації, включаючи роботи з уніфікації і стандартизації документів і систем документації, розробки, впровадження та ведення загальноросійських класифікаторів техніко-економічної та соціальної інформації.

Уряд Російської Федерації, федеральні органи виконавчої влади несуть відповідальність за організацію документаційного забезпечення в органах виконавчої влади, розробляючи відповідні нормативні правові акти.

Нормативну базу діловодства податкових органів складають:

- Законодавчі акти Російської Федерації в сфері документації та інформації:

• Закон РФ від 21.07.1993 № 5485-1 «Про державну таємницю».

• Федеральний закон РФ від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації».

• Федеральний закон РФ від 27.12.2002 № 184-ФЗ «Про технічне регулювання».

• Федеральний закон РФ від 10.01.2002 № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис».

• Федеральний закон РФ від 29.12.1994 № 77-ФЗ «Про обов'язковий примірник документів».

• Федеральний закон РФ від 02.05.2006 № 59-ФЗ «Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації».

• Федеральний закон РФ від 27.07.2006 № 152-ФЗ «Про персональних даних».

• Федеральний закон РФ від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації».

• Федеральний закон РФ від 29.07.2004 № 98-ФЗ «Про комерційну таємницю».

- Укази і розпорядження Президента України, постанови Уряду Російської Федерації в сфері діловодства:

• Указ Президента РФ від 26.01.2007 № 68 «Про визнання такими, що втратили чинність, деяких актів Президента Російської Федерації з питань архівної справи».

• Указ Президента РФ від 30.09.2009 № 1088 «Про внесення змін до переліку відомостей, віднесених до державної таємниці, затверджений указом президента РФ від 30 листопада 1995 р. № 1203».

• Указ Президента РФ від 06.03.1997. № 188 «Про затвердження переліку відомостей конфіденційного характеру».
   Указ Президента Російської Федерації від 24.01.1998 № 61 «Про перелік відомостей, віднесених до державної таємниці».

• Указ Президента РФ від 30.04.2008 № 654 «Про внесення зміни до переліку відомостей, віднесених до державної таємниці, затверджений указом Президента Російської Федерації від 30 листопада 1995 р. № 1203».

• Постанова Уряду РФ від 04.09.1995 № 870 «Про затвердження правил віднесення відомостей, що становлять державну таємницю, до різних ступенів секретності».

• Постанова Уряду РФ від 28.10.1995 № 1050 «Про затвердження інструкції про порядок допуску посадових осіб та громадян російської федерації до державної таємниці» (ред. від 18.05.2009)

• Постанова Уряду РФ від 03.11.1994 № 1233 «Про затвердження положення про порядок поводження зі службовою інформацією обмеженого поширення у федеральних органах виконавчої влади».

• Постанова Уряду РФ від 15.06.2009 № 477 «Про затвердження Правил діловодства у федеральних органах виконавчої влади».

• Постанова Уряду РФ від 28.07.2005 № 452 «Про типовому регламенті внутрішньої організації федеральних органів виконавчої влади».

• Постанова Уряду РФ від 22.09.2009 № 754 «Про затвердження Положення про систему міжвідомчого електронного документообігу».

• Постанова Уряду РФ від 19.01.2005 № 30 «Про типовому регламенті взаємодії федеральних органів виконавчої влади».

• Постанова Уряду РФ від 13.08.1997 № 1009 «Про затвердження Правил підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації».

• Постанова Уряду Російської Федерації від 03.11.1994 № 1233 «Про затвердження положення про порядок поводження зі службовою інформацією обмеженого поширення у федеральних органах виконавчої влади».

• Постанова Уряду Російської Федерації від 27.12.1995 № 1268 «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації».

• Постанова Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 «Про трудові книжки».

• Постанова від 19.05.2008 № 373 «Про внесення зміни в правила ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців».

• Постанова Уряду РФ від 17.06.2004 № 290 «Про федеральному архівному агентстві».

• Указ Президії ВР СРСР від 04.08.1983 № 9779-x «Про порядок видачі та засвідчення підприємствами, установами та організаціями копій документів, що стосуються прав громадян».

- Нормативні правові акти федеральних органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб, агентств тощо), які регламентують питання документаційного забезпечення:

• Наказ Мінфіну РФ від 22.07.2003 № 67н «Про форми бухгалтерської звітності організацій».

• Наказ Роструда від 10.12.2004 № 47 «Про затвердження форм документів».

• Наказ Міністерства охорони здоров'я РФ від 29.12.2006 № 883 «Про затвердження порядку електронного документообігу між недержавним пенсійним фондом, що здійснюють обов'язкове пенсійне страхування, та пенсійним фондом Російської Федерації».

• Наказ Міністерства охорони здоров'я РФ від 14.08.2008 № 424н «Про затвердження Рекомендацій щодо укладення трудового договору з працівником федерального бюджетної установи та його примірної формі».

• Наказ Федеральної податкової служби від 01.11.2004 № САЕ-3-09/16 @ «Про методичні роз'яснення щодо заповнення форм документів, що використовуються при державній реєстрації юридичної особи та індивідуального підприємця (зареєстровано в Мін'юсті РФ 22.12. 2004 № 6220)».

• Наказ Мінфіну РФ від 22.12.2003 № 117н «Про трудові книжки» (разом з «Порядком забезпечення роботодавців бланками трудової книжки і вкладиша до трудової книжки») (зареєстровано в Мін'юсті РФ 24.12.2003 № 5356).

• Наказ Міністерства з податків і зборів від 21.04.2004 № САЕ-3-18/297 «Про затвердження переліку документів, що утворюються в діяльності Міністерства Російської Федерації з податків і зборів, його територіальних органів та підвідомчих організацій, із зазначенням термінів зберігання».

• Наказ Роскомархіва від 18.08.1992 № 176 «Зразкове положення про архів державної установи, організації, підприємства».

• Наказ Росархіву від 09.03.2005. № 17 "Про затвердження регламенту федерального архівного агентства" (зареєстровано в Мін'юсті РФ 13.07.2005 № 6784)

• Наказ Росархіву від 11.03.1997. № 11 «Про затвердження регламенту державного обліку документів архівного фонду російської федерації».

• Наказ Росархіву від 14.01. 2004 № 9 «Про затвердження« Методики розрахунку штатної чисельності державних архівів на основі нормативів по праці ».

• Наказ Росархіву від 13.02.2001 № 12 «Про затвердження примірного положення про архівосховищі державного архіву і зразкових посадових інструкцій головного зберігача фондів та завідувача архівосховищі державного архіву».

• Наказ Мінкультури РФ від 16.02.2009 № 68 «Про внесення змін до правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у державних і муніципальних архівах, музеях і бібліотеках, організаціях російської академії наук».

• Постанова Мінпраці РФ від 26.03.2002 № 23 «Про затвердження норм часу на роботи з документаційного забезпечення управлінських структур федеральних органів виконавчої влади».

• Постанова Мінпраці РФ від 10.09.1993 № 152 «Про затвердження норм часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення органів управління».

• Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».

• Постанова Міністерства праці та соціального розвитку РФ від 10.10.2003 № 69 «Про затвердження інструкції щодо заповнення трудових книжок».

• Постанова ФКЦБ РФ від 16.07.2003 № 03-33/пс «Про затвердження положення про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств».

• Лист Центрального банку Російської Федерації від 18.07.2006 № 98-Т «Про дотримання вимог до оформлення документів, що подаються у ФНС Росії».

- Технічні регламенти та національні стандарти в області документаційного забезпечення управління:

• «Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади» (затверджені наказом Росархіву від 23 грудня 2009 р. № 76).

• «Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення »(схвалена колегією Головархіву СРСР 27.04.1988, наказ Головархіву СРСР від 23.05.88 № 33).

• «Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади» (зареєстрована в Мін'юсті РФ 27.01. 2006 № 7418).

• «Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання» (Схвалено Центральної експертно-перевірочною комісією (ЦЕПК) Росархіву 03.07.2000).

• «Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій» (затверджені Постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1984. № 213).

• «Інструкція по роботі із зверненнями громадян в Раді Федерації Федеральних Зборів Російської Федерації» (затверджена розпорядженням СФ ФС РФ від 01.11.2006 N 461рп-СФ).

• «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання» (затверджений Головархівом СРСР 15.08.1988).

• «Основні правила роботи архівів організацій» (схвалено рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002).

• «Зразкове положення про постійно діючу експертну комісію установи, організації, підприємства» (затверджено наказом Росархіву від 19.01.1995 № 2).

• «Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічної і виробничої діяльності організації, із зазначенням термінів зберігання» (зареєстровано в Мін'юсті РФ 27.09.2007 № 10194).

• «Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у державних і муніципальних архівах, музеях і бібліотеках, організаціях Російської академії наук» (зареєстровані в Мін'юсті РФ 06.03.2007 № 9059).

• «Положення про порядок обліку архівних документів при приватизації державного і муніципального майна» (затверджено Розпорядженням Держкоммайна від 22.10.1996 № 1131-р).

• «Укрупнені норми часу на роботи, виконувані в об'єднаних архівах, що зберігають документи з особового складу установ, організацій, підприємств» (затверджено Постановою Мінпраці РФ від 18.12.1992 № 57).

- Загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації:

• ОК 011-93 «Класифікація управлінської документації (ОКУД)».

- Уніфіковані системи документації:

• «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації Загальноросійського класифікатора управлінської документації (УСОРД ОКУД)» (прийнятий і введений в дію Постановою Держстандарту Росії від 30.12.1993 р. № 299).

• ДСТУ ISO 15489-1-2007 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги »(затверджений Наказом Ростехрегулювання від 12.03.2007 № 28-ст).

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »(затверджений Постановою Держкомстандарту Росії від 03.03.2003 № 65-ст.).

• ГОСТ 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення »(затверджений Постановою Держстандарту РФ від 27.02.1998 № 28).

- Нормативні правові акти, які видаються керівництвом установ, організацій і підприємств.

• «Тимчасова типова інструкція з діловодства в Управлінні Федеральної податкової служби по республіці Башкортостан» (затверджена наказом Управління від 29.12.2006 № 621/19-04).

У нормативну базу діловодства входять також законодавчі акти суб'єктів Російської Федерації і правові акти, прийняті органами виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації. Ці акти повинні враховуватися при організації діловодства податковими органами суб'єктів Федерації, що діють на їх території.

Типологія, мовне і композиційне подання ділових паперів податкових органів закріплені такими основними документами:

- Державним стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».

Стандарт поширюється на постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та інші документи, включені в ОК 011-93 «Класифікація управлінської документації» (ОКУД) (клас 0200000).

Стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації.

Вимоги даного стандарту є рекомендованими.

- Типовий інструкцією з діловодства у федеральних органах виконавчої влади.

Положення інструкції встановлює загальні вимоги до функціонування служб документаційного забезпечення управління, документування управлінської діяльності та організації роботи з документами у федеральних органах виконавчої влади - міністерствах, службах, агентствах і поширюються на організацію роботи з документами незалежно від виду носія, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль виконання, здійснювані за допомогою автоматизованих технологій.

- Постановою Державного комітету Російської Федерації за статистикою від 5 січня 2004 р. № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».

Оформлення текстів та графічної інформації наукової, технічної документації і ділових паперів грунтується також на Державних стандартах з інформації, бібліотечної та видавничої справи (СИБИД) і Міждержавних стандартах Єдиної системи конструкторської документації (ЕСКД).

2.3 Системи документації та номенклатура справ податкових органів

Удосконалення роботи податкових органів, оперативність та якість вирішення питань, а також діяльність податкової системи в цілому, значною мірою залежать від організації використання та зберігання документів, в тому числі і від їх систематизації і класифікації.

У теорії діловодства під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення.

Класифікацію управлінських документів містить «Загальноросійський класифікатор управлінської документації» (ОКУД). У залежності від функцій управління в ньому виділені такі системи документації: організаційно-розпорядча, звітно-статистична, бухгалтерська, з праці і т.п. Організаційно-розпорядчої документації (ОРД) у системі управління належить особлива роль з огляду на те, що вона є у всіх установах незалежно від специфіки їхньої діяльності і її можна розглядати як найбільш загальну категорію управлінських документів.

Згідно з ГОСТ Р 51141-98 організаційно-розпорядчий документ - це вид письмового документа, в якому фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів та посадових осіб .

У діяльності податкових органів використовуються такі системи документації:

1. Система організаційно-правової документації.

Організаційно-правові документи є правовою основою діяльності податкових органів та містять положення, засновані на нормах адміністративного права і обов'язкові для виконання.

Організаційна діяльність податкових органів фіксується в організаційно-правових документах, що містять правила, норми, положення, що визначають статус організації, її компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад, функціональний зміст діяльності організації в цілому, її підрозділів і працівників, їх права, обов'язки, відповідальність та інші аспекти.

Організаційно-правові документи в обов'язковому порядку проходять процедуру затвердження уповноваженим на це органом - ФНС, керівником цієї організації або керівником структурного підрозділу ФНС - залежно від виду і різновидності документа. Затверджуватися організаційні документи можуть безпосередньо керівником, або розпорядчим документом керівника (наказом чи розпорядженням). Датою організаційно-правового документа є дата його затвердження.

З точки зору терміну дії організаційно-правові документи відносяться до безстрокових: вони діють надалі до їх скасування або до затвердження нових (виняток становить штатний розклад, який розробляється і затверджується щорічно). У міру зміни характеру діяльності установи та організації праці в організаційно-правові документи можуть вноситися зміни, для чого керівник видає розпорядчий документ (наказ або розпорядження). У разі реорганізації діяльності розробляються і затверджуються нові організаційно-правові документи.

Порядок внесення змін або їх перегляду залежить від виду організаційно-правових документів.

Розробляє організаційно-правові документи керівництво ФНС або підрозділу із залученням юридичної служби і кваліфікованих фахівців, які добре знають роботу податкових органів.

Текст більшості організаційно-правових документів складається з розділів, що мають власні підписи і розділених на пункти і підпункти, нумеровані арабськими цифрами.

У процесі підготовки організаційно-правові документи в обов'язковому порядку проходять процедуру погодження (візування) з усіма зацікавленими підрозділами та особами, юридичною службою (юристом), заступниками керівника податкового органу або одним із заступників, який курирує відповідний напрям діяльності організації.

До організаційно-правових документів відносяться статут, установчий договір, положення про ФНС, положення про структурний підрозділ, положення про колегіальний (дорадчому органі) організації, регламент, штатний розклад, інструкція, посадова інструкція. Прикладом організаційно-правової документації, що застосовується в податкових органів, може служити інструкція по електронній обробці інформації бухгалтерського обліку та звітності податкового органу, наказ про прийом на співробітник на службу до податкового органу тощо документи. Організаційно-правові документи оформляються на стандартному аркуші паперу (формат А4) або на загальному бланку (в залежності від виду документа), при цьому обов'язковими реквізитами є наступні: найменування податкового органу (також вказується найменування підрозділу, якщо документ затверджується керівником підрозділу), найменування виду документа, дата, номер документа, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження.

2. Система розпорядчої документації.

Розпорядчі документи - це документи, в яких фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань діяльності організації. Ці документи регулюють і координують діяльність, дозволяють органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань.

Керівництво податкових органів наділяється правом здійснювати виконавчо-розпорядчу діяльність і, відповідно, видавати розпорядчі документи.

Розпорядчі документи містять рішення, що йдуть зверху вниз по системі управління: від керуючого органу до керованого, від керівника організації до структурних підрозділів і працівникам. Саме ці документи реалізують керованість об'єктів по вертикалі.

У юридичному плані розпорядчі документи відносяться до правових актів: у них отримують вираз конкретні юридично владні розпорядження суб'єктів управління. Конкретність таких приписів проявляється в тому, що за допомогою розпорядчих документів вирішуються виникають у сфері управління проблеми і питання; їх адресатом є конкретні установи, структурні підрозділи, посадові особи або працівники; вони є юридичними фактами, що викликають виникнення конкретних адміністративно-правових відносин.

З урахуванням сфери своєї дії розпорядчі документи поділяються на: - правові акти федерального рівня: акти, що видаються Президентом Російської Федерації, Урядом Російської Федерації, органами федеральної виконавчої влади (міністерствами, комітетами, агентствами, службами тощо);

- Правові акти, що діють на рівні суб'єктів Російської Федерації - республік, країв, областей, міст республіканського значення Москви й Санкт-Петербурга, автономних областей і округів, а також і територіальних утворень;

- Правові акти організацій, установ, підприємств.

Підставою для видання розпорядчого документа може бути:

- Необхідність виконання прийнятих законодавчих, нормативних правових актів та інших рішень вищестоящих органів і раніше прийнятих рішень даної організації;

- Необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, обумовленої функціями і завданнями організації.

Розпорядчі документи можуть видаватися спільно кількома органами управління.

З точки зору порядку вирішення питань (прийняття рішень) усі розпорядчі документи поділяються на дві групи:

- Документи, які видаються в умовах колегіальності;

- Документи, які видаються в умовах одноосібного прийняття рішень.

Прикладом розпорядчих документів податкових органів можуть служити нормативні та методичні документи ФНС Росії з питань основної діяльності; інформаційні листи ФНС Росії про роз'яснення застосування інструкцій і положень нормативних, правових актів органів державної влади та управління, ФНС Росії, направляються управлінням ФНС Росії в суб'єкти Російської Федерації та т.п.

3. Система інформаційно-довідкової документації.

Інформаційно-довідкові документи подають відомості, які спонукають приймати певні рішення, тобто ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу. Вони не містять доручень, не зобов'язують виконувати доручення.

Документи цієї системи відіграють службову роль стосовно організаційно-правових та розпорядчих документів.

Особливістю цих документів є те, що вони йдуть знизу вгору по системі управління: від працівника до керівника підрозділу, від керівника підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації у вищу.

На основі резолюції керівника інформаційно-довідкові документи можуть стати підставою для прийняття якихось рішень або підготовки розпорядчих документів.

До складу інформаційно-довідкових документів входять: доповідна записка, службова записка, пояснювальна записка, пропозиція, уявлення, заява, всі різновиди листування, протокол, акт, довідка, висновок, відгук, зведення, список, перелік.

4. Система планової документації.

Загальним призначенням планової документації є встановлення цілей та завдань діяльності організації, визначення необхідних ресурсів і розподіл їх по цілям і завданням.

Планові документи - це програми, плани, графіки. Плануватися може діяльність ФНП у цілому, за окремими напрямами діяльності і підрозділам.

Планові документи можуть мати різну періодичність: рік, півроку, квартал, місяць. Як правило, планові документи, що встановлюють загальні показники по організації в цілому і за певними напрямами діяльності, затверджуються керівником організації або колегіальним органом (радою, зборами та ін.) Плани, що готуються на їх основі, наприклад плани роботи підрозділів, які не потребують затвердження.

Прикладом планових документів можуть служити довгострокові плани розвитку податкової системи РФ, річні плани структурних підрозділів; довідки про розробку і зміну планів і ін

5. Система звітної документації.

Документи, що входять в систему звітної документації, - це документи, за допомогою яких реалізується управлінська функція контролю за діяльністю.

Контроль як функція управління полягає в кількісній і якісній оцінці результатів діяльності організації. Саме контроль дозволяє суб'єкту управління порівнювати отримані результати з показниками, визначеними планом чи програмою. Контрольна діяльність дозволяє налагодити свого роду зворотний зв'язок в системі управління, що дозволяє коригувати раніше прийняті рішення, використовувати результати контролю при плануванні.

Система звітної документації представлена ​​такими видами документів як звіт і довідка (звітного характеру). Бухгалтерські звіти прийнято називати балансом. Незважаючи на такі злидні у видовому відношенні, система звітної документації є вельми складною за складом - включає, щонайменше, три самостійних класу систем: систему державної статистичної звітності, системи відомчої звітності та внутріучрежденческую звітність.

Прикладом звітної документації податкових органів можуть служити бухгалтерські баланси ИФНС, звіт про відрядження співробітника податкового органу та ін

6. Система договірної документації

У процесі здійснення своєї діяльності податкові органи вступає у взаємини з іншими організаціями та особами. Ці взаємини необхідні, перш за все, для реалізації цілей і завдань організації. Її стосунки з зовнішніми контрагентами (організаціями, особами) здійснюється за допомогою договорів.

Рішення про укладення договору приймає керівник (підписує договір теж керівник або уповноважена ним посадова особа).

Документи договірного типу називають договорами, контрактами, угодами. Використання того чи іншого назви в конкретній ситуації закріплено нормативними документами або з певними в управлінській діяльності традиціями. Законодавство виділяє два основних види договорів: цивільно-правові договори і договори у сфері трудових відносин.

Прикладом договірної документації можуть служити трудові договори із співробітниками ИФНС, договори купівлі-продажу автотранспорту, угоди про передачу будівель, споруд та землі в оренду (суборенду) правонаступнику і ін

7. Системи документації забезпечує типу.

Розглянуті вище системи документації можна віднести до систем, які реалізують основні управлінські функції, але у діяльності податкових органів завжди утворюються документи, в яких відбивається їх основна діяльність. Склад цих документів визначається змістом основної діяльності податкових органів.

Особливістю систем документації забезпечує типу є те, що основна маса документів, що становлять ці системи, являє собою документи облікового характеру, тобто документи, що реалізують функцію обліку, що відбивається і в назвах цих документів: відомість, лист, листок, табель, карта, картка , книга, журнал (обліку) і ін

Прикладом документації забезпечує типу можуть служити декларація про доходи фізичної особи, картки обліку особових рахунків платників податків і т.п.

Таким чином, в процесі діяльності податкових органів утворюється величезну кількість різноманітних документів, для яких необхідна грамотна класифікація.

У податкових органах застосовується найпростіша класифікація документів - угруповання їх у справи.

Відповідно до ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення »справа - це сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку.

Спеціальним класифікаційним довідником, що визначає порядок розподілу документів у справи, є номенклатура справ. Іншими словами, номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.

Номенклатура справ у податкових органах є документом багатоцільового призначення:

- Призначена для систематизації документів, тобто вона служить планом розподілу документів після їх виконання у справи і таким чином визначає систему зберігання документів в організації;

- Містить інформацію про терміни зберігання документів, тобто кожна справа, включене до номенклатури, має зазначення терміну зберігання документів, поміщених в нього. Формуючи документи у справи відповідно до номенклатури, одночасно намічають, поки ще орієнтовно, термін зберігання документа. Таким чином, за допомогою номенклатури справ проводиться перший етап експертизи цінності документів;

- Закріплює індексацію справ, відповідно до цього номенклатура справ може використовуватися при реєстрації документів - індекс справи за номенклатурою часто входить складовою частиною в реєстраційний номер документа;

- Має довідкове значення при вивченні структури податкового органу;

- Є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання і основним обліковим документом в діловодстві податкових органів;

- Використовується для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання;

- Може бути використана під час розробки і побудови довідкової картотеки на виконані документи, тобто класифікаційна схема номенклатури справ може лягти в основу довідкової картотеки.

Загальні вимоги до складання, оформлення номенклатур справ податкових органів викладені в наступних документах:

- Основних правилах роботи архівів організацій, схвалених рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 р. (розділ 3.4).

- Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затвердженої наказом Мінкультури Росії від 8 листопада 2005 р. (розділ 6.1).

- Державній системі документаційного забезпечення управління, схваленої колегією Головархіву СРСР 27 квітня 1988 (розділ 3.2.5).

- Переліку документів, що утворюються в діяльності Міністерства Російської Федерації з податків і зборів, його територіальних органів та підвідомчих організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого наказом Міністерства з податків і зборів від 21 квітня 2004 р. № САЕ-3-18/297.

Зведена номенклатура справ ФНС складається за встановленою формою на підставі номенклатур справ структурних підрозділів, розроблених за аналогічною формі, узгоджених структурними підрозділами з архівом організації та підписаних керівниками цих підрозділів.

У ній представлені наступні розділи:

1. Організація системи управління.

1.1. Організаційно-розпорядча діяльність.

1.2. Правове забезпечення діяльності.

1.3. Контроль.

1.3.1. Контроль діяльності податкових органів.

1.3.2. Контроль за дотриманням податкового законодавства.

1.3.3. Взаємодія податкових органів з правоохоронними та контролюючими органами.

1.4. Документаційне забезпечення управління та організації зберігання документів.

1.5. Модернізація системи податкових органів.

2. Планування.

3. Фінансування.

4. Облік і звітність.

4.1. Бухгалтерський облік та звітність.

4.2. Статистичний облік і звітність.

5. Облік і звітність у податкових органах.

5.1. Оперативно-бухгалтерський облік податкових платежів.

5.2. Звітність податкових органів.

6. Податкова політика.

6.1. Податкове адміністрування.

6.2. Удосконалення прямого і непрямого оподаткування.

6.3. Питання соціального оподаткування.

7. Державна реєстрація та облік юридичних та фізичних осіб.

7.1. Державна реєстрація юридичних осіб.

7.2. Ведення Єдиного державного реєстру юридичних осіб.

7.3. Державна реєстрація індивідуальних підприємців.

7.4. Ведення Єдиного державного реєстру індивідуальних підприємців.

7.5. Облік платників податків - організацій і фізичних осіб.

7.6. Ведення Єдиного державного реєстру платників податків.

7.7. Аналіз інформації щодо державної реєстрації юридичних осіб та обліку платників податків.

8. Оподаткування.

8.1. Оподаткування юридичних осіб.

8.2. Оподаткування фізичних осіб.

8.3. Оподаткування прибутку.

8.4. Оподаткування в міжнародних відносинах та зовнішньоекономічної діяльності.

8.5. Оподаткування підакцизних товарів.

8.6. Спеціальні податкові режими.

8.7. Податок на гральний бізнес.

8.8. Оподаткування найбільших платників податків.

8.9. Єдиний соціальний податок.

8.10. Збір за використання патентованих найменувань.

8.11. Стягнення податкової заборгованості.

9. Контроль виробництва і зберігання алкогольної та тютюнової продукції.

9.1. Ліцензування виробництва та обігу алкогольної і тютюнової продукції.

9.2. Контроль за виробництвом та обігом алкогольної і тютюнової продукції.

10. Ведення Державного реєстру контрольно-касової техніки, контроль за застосуванням і технічним обслуговуванням контрольно-касової техніки.

11. Наукове, інформаційне та телекомунікаційне забезпечення податкових органів.

11.1. Наукове та організаційне забезпечення діяльності та інформатизації податкових органів.

11.2. Розробка, впровадження та експлуатація інформаційних і телекомунікаційних технологій.

11.3. Забезпечення інформаційної безпеки та захисту інформації.

11.4. Редакційно-видавнича діяльність і взаємодію із засобами масової інформації.

11.5. Застосування інформаційних технологій у роботі з платниками податків.

12. Міжнародне співробітництво.

12.1. Співпраця з міжнародними організаціями.

12.2. Співпраця із зарубіжними країнами.

13. Кадрове забезпечення.

13.1. Організація управління персоналом.

13.2. Прийом, переведення, звільнення і відрядження працівників.

13.3. Атестація та встановлення кваліфікації кадрів.

13.4. Стимулювання праці (заохочення, нагородження).

13.5. Професійна підготовка та підвищення кваліфікації кадрів.

14. Трудові відносини.

14.1. Організація праці.

14.2. Нормування, тарифікація і оплата праці.

14.3. Охорона праці.

15. Капітальне будівництво, ремонт і реконструкція.

16. Матеріально-технічне забезпечення.

16.1. Організація матеріально-технічного забезпечення.

16.2. Організація зберігання матеріально-майнових цінностей.

16.3. Матеріально-технічне постачання, транспорт, зв'язок.

16.4. Експлуатація будівель і приміщень.

17. Охорона і безпека.

17.1. Організація охорони.

17.2. Пожежна безпека.

17.3. Організація цивільної оборони та роботи при надзвичайних ситуаціях.

18. Соціально-побутове та медичне забезпечення.

19. Діяльність первинних громадських організацій.

Номенклатура справ ФНС візується керівником архіву податкового установи або особою, відповідальною за архів організації, підписується керівником служби або особою, відповідальною за документаційне забезпечення управління (діловодство), і після схвалення Центральною експертною комісією (або експертною комісією) направляється на узгодження з експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи, після чого затверджується керівником організації. Після затвердження номенклатури справ ФНС структурні підрозділи одержують виписки відповідних її розділів для використання в роботі.

Номенклатура справ на майбутній календарний рік складається в останньому кварталі поточного року, затверджується керівником організації і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

Номенклатура справ податкових органів повинна відповідати основним вимогам:

- Номенклатура повинна охоплювати всі документи, які податкові органи отримують або створюють у процесі своєї діяльності протягом року;

- Формулювання заголовків справ повинна бути конкретною і чіткою, щоб, по-перше, повністю відобразити склад і зміст документів у них і, по-друге, виключити можливість розміщення у справи документів, що не відповідають і змістом і терміну зберігання;

- Справи всередині розділів номенклатури систематизуються відповідно до ступеня важливості і терміном зберігання.

Номенклатура справ податкових органів складається за такою уніфікованою формою (рис.1).

Рис.1. Уніфікована форма номенклатури справ податкових органів

Основою для визначення структури номенклатури справ є структура (штатний розклад) організації. Розділами, підрозділами та іншими поділами номенклатури справ є назви підрозділів (наприклад: відділ камеральних перевірок, бухгалтерія, відділ кадрів тощо).

Графи номенклатури справ заповнюються таким чином:

- В графі 1 «Індекс справи» номенклатури справ проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з встановленого в організації цифрового позначення структурного підрозділу та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ у межах структурного підрозділу. Індекси справ позначаються арабськими цифрами. Наприклад: 02-03, де 02 - індекс структурного підрозділу, 03 - порядковий номер заголовка справи за номенклатурою справ. При цьому в номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ різних структурних підрозділів (напрямів діяльності), наприклад, «Накази з основної діяльності» (02-03, 03-03, 04-03 і т.д.);

- До графи 2 «Заголовок справи» номенклатури справ включаються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ усередині розділів і підрозділів номенклатури справ визначається ступенем важливості документів, що становлять справи, і їх взаємозв'язком. Спочатку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію. При цьому заголовки справ, що містять постанови та накази вищестоящих органів, розташовуються перед заголовками справ з наказами керівника організації. Далі розташовуються заголовки справ, що містять планові і звітні документи. Заголовки справ, заведених за географічним і по кореспондентському ознаками, вносяться в номенклатуру справ за алфавітом географічних назв або кореспондентів;

- У графі 3 «Кількість од. хр. »номенклатури справ вказується кількість справ (томів, частин). Вона заповнюється після закінчення календарного року;

- У графі 4 «Термін зберігання та № статей за переліком» вказуються термін зберігання справи, номери статей за переліком (типовим, відомчому), а при його відсутності - за типовою або зразковою номенклатурою справ. При включенні до номенклатури заголовків, документів, термін зберігання яких не передбачений типовими або відомчим переліками документів, термін їх зберігання встановлюється експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи за поданням архіву організації та центральної експертною комісією (експертною комісією) організації. У цій графі можуть бути проставлені і такі позначки, як «До заміни новим», «До відпадання потреби», «ЕК», «ЕПК». Позначка "ЕК» може означати, що після закінчення діловодного року справа має бути піддано експертизі цінності з можливим відбором деяких документів на постійне зберігання;

- У графі 5 «Примітка» протягом усього терміну дії номенклатури проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про передачу справ в іншу організацію для продовження та ін

Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури справ заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ (томів), окремо постійного і тимчасового зберігання. Відомості, що містяться у підсумковій запису номенклатури справ організації, в обов'язковому порядку повідомляються архівній установі, про що в номенклатурі справ проставляється відмітка із зазначенням посади особи, яка зробила позначку, і розшифровки його підпису.

Форма підсумкової запису до номенклатури справ організації наводиться в додатку 7 Основних правил роботи архівів організацій.

Слід мати на увазі, що після затвердження номенклатури справ керівництвом ФНС вона стає нормативним документом для всіх посадових осіб структурних підрозділів. Вони зобов'язані фіксувати в ній всі документи і справи, заводяться на будь-яких носіях.

ГЛАВА III. АНАЛІЗ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ У ІНСПЕКЦІЇ ФНС

№ 30 Росії по республіці Башкортостан

3.1 Організація документообігу в ИФНС № 30

Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення.

Головне правило організації документообігу - оперативне проходження документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу.

Схематично місце документообігу в системі документаційного забезпечення управління можна зобразити наступним чином (рис.2).

Рис.2. Місце документообігу в системі ДОП

Документообіг включає кілька етапів:

- Прийом і первинна обробка (або експедиційна обробка) надходять в документів;

- Попередній розгляд документів уповноваженою службою;

- Реєстрація документів;

- Організація руху документів усередині організації (що включає інформаційно-довідкову роботу, доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, а також проходження погодження та підписання проектів документів);

- Обробка (експедиційна) виконаних і відправляються документів.

Весь документообіг податкових органів складається з документопотоков, які представляють собою потоки документів, що циркулюють між пунктами обробки та створення інформації (начальником, фахівцями) та пунктами технічної обробки документів: секретаріатом, копіювально-розмножувальної службою та ін

Можна виділити наступні потоки документів:

- Потік вхідної документації, що складається з вступників до податкових органів документів;

- Потоки внутрішньої документації, що складаються з документів, створених у податкових органах і не призначених до виходу за її межі;

- Потік вихідної документації, що складається з документів, призначених для відправлення в інші організації або громадянам.

У кожному з документопотоков виділяються документопотоки другого рівня. Наприклад, документи, що надходять до установи, можуть включати документи з вищестоящих організацій, з сторонніх організацій, звернення громадян та ін Вихідні документи також можуть складатися з документів, які направляються у вищі організації, стороннім організаціям, громадянам та ін У складі внутрішніх документів окремі документопотоки складають розпорядчі документи, протоколи, інформаційно-довідкові документи (доповідні, службові записки та ін.) Для кожного документопотока характерна своя схема проходження документів (додатки 4-9).

Рух документів в податкових органах пропоную розглянути на прикладі організації документообігу Інспекції ФПС Росії № 30 по республіці Башкортостан.

ИФНС Росії № 30 по РБ є є уповноваженим федеральним органом виконавчої влади, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб як індивідуальних підприємців та селянських (фермерських) господарств, а також уповноваженим федеральним органом виконавчої влади, що забезпечує подання в справах про банкрутство та в процедурах банкрутства вимог про сплату обов'язкових платежів і вимог Російської Федерації за грошовими зобов'язаннями.

ИФНС № 30 знаходиться у прямому підпорядкуванні Управління ФНС Росії по республіці Башкортостан.

ИФНС № 30 розташована за адресою: 450095, Росія, Республіка Башкортостан, м. Уфа, вул. Левітана, будинок 14.

Начальник служби - Марнюков Олександр Вікторович.

У структурі ИФНС № 30 виділяють такі відділи:

- Відділ загального та господарського забезпечення.

- Відділ фінансового забезпечення.

- Юридичний відділ.

- Відділ реєстрації та обліку платників податків.

- Відділ роботи з платниками податків.

- Відділ інформаційних технологій.

- Відділ введення і обробки даних.

- Відділ обліку, звітності та аналізу.

- Відділ врегулювання заборгованості.

- Відділ камеральних перевірок № 1.

- Відділ камеральних перевірок № 2.

- Відділ виїзних перевірок.

- Відділ податкового аудиту.

- Відділ оперативного контролю.

Територіально-відокремлені робочі місця:

- Торм по Кармаскалінський району.

- Торм по Архангельському району.

Функція діловодства ИФНС покладено на відділ загального та господарського забезпечення, що, однак, не виключає виконання функцій діловодства та іншими відділами інспекції. Тому процес ДОП ИФНС, з одного боку, є централізованим, так як такі функції, як прийом і реєстрація всієї вхідної кореспонденції; реєстрація і відправка всієї вихідної кореспонденції; облік, реєстрація і контроль виконання видаються наказів, розпоряджень, контроль виконання рішень і доручень з протоколів нарад у начальника інспекції, доручень начальника, виконується безпосередньо відділом загального та господарського забезпечення, з іншого боку, процес ДОП децентралізовано, так як облік і контроль виконання вхідних документів, які направляються безпосередньо керівнику, його заступнику або керівникам відділів інспекції; облік і контроль виконання доручень керівника , його заступника і керівників відділів, виконується працівниками приймальних керівника та його заступника або працівниками відділів.

Завдання, функції та порядок роботи відділу загальної та господарського забезпечення визначається положенням про відділ, а права, обов'язки та відповідальність працівників даного відділу, а також працівників інших отелень, пов'язаних з веденням діловодства, визначаються відповідними посадовими інструкціями (додаток 2, 3).

Основним документом, що регулює документообіг ИФНС № 30, є Тимчасова типова інструкція з діловодства в Управлінні Федеральної податкової служби по республіці Башкортостан, затверджена Наказом Управління 29.12.2006 № 621/19-04. Ця Інструкція розроблена на підставі положень нормативних правових і нормативно-методичних актів у галузі організації та введення діловодства в Російській Федерації.

Положення Інструкції визначають правила роботи з усіма документами в УФНС і ИФНС по республіці Башкортостан, крім тих, порядок роботи з якими регламентується спеціальними нормативними актами.

Для ефективної роботи з документами в діяльність податкових органів впроваджена система електронного документообігу (СЕД). Дана система створена на основі програмного комплексу БОСС-Референт, розробленого компанією «АйТі» на платформі Lotus Domino / Notes. ИФНС № 30 працює з адаптованою версією для територіальних інспекцій ФНС - «СЕД-регіон».

У цілому функціональні можливості «СЕД-регіон» охоплюють всі ключові процеси податкового органу в області документаційного забезпечення управління:

- Обробку вхідної / вихідної документації, включаючи заяви платників податків;

- Роботу з організаційно-розпорядчими документами, службовими записками і дорученнями, у тому числі погодження та підписання документів;

- Ведення єдиних відомчих довідників (організаційна структура відомства, інформація про співробітників та ін.)

Архітектура СЕД побудована з урахуванням ієрархічної структури податкових органів і містить понад 50 баз даних.

Основною особливістю ФНС є трирівнева система канцелярій. Власну канцелярію має не лише керівник відомства, але і його заступники, а також керівники департаментів. У зв'язку з цим на рівнях центрального апарату та управлінь діє многоканцелярская структура, що дозволяє забезпечити роботу з документами різних груп тільки тим користувачам, які наділені відповідними правами доступу.

Співробітники районних інспекцій працюють з базами даних «Канцелярія-ИФНС», створеними спеціально для кожної інспекції.

СЕД автоматично формуються щотижневі реєстри про доставлених та зареєстрованих в управліннях податкової служби документах, які передаються в центральний апарат. Аналогічні реєстри надходять з районних інспекцій до відповідного управління.

Також такі бази даних, як «Для службового користування» (для документів з високим ступенем конфіденційності) і «Заяви громадян» (для звернень платників податків), розділені для центрального апарату, управлінь та інспекцій.

У СЕД ФНС реалізована можливість архівації документів бази даних «Канцелярія». Архіви регіональних управлінь, інспекцій та центрального апарату автономні.

Спеціально для співробітників податкової служби була розроблена система дистанційного навчання, яка враховує всі особливості СЕД ФНС і є її модулем.

3.2 Документообіг вхідної кореспонденції

Порядок проходження документів всередині ИФНС № 30 закріплений в спеціальних технологічних схемах. У таких схемах знайшли відображення всі етапи та пункти проходження документної інформації, терміни обробки та виконання документів.

Вся кореспонденція на паперових носіях, доставлена ​​на адресу ИФНС протягом робочого дня, надходить до відділу загального та господарського забезпечення. Та кореспонденція, яка доставляється кур'єрами безпосередньо керівництву ИФНС через бюро перепусток, передається в цей же робочий день у відділ для її реєстрації.

У відділі перевіряється правильність доставки кореспонденції за адресою і цілісність упаковки. У тому випадку, якщо документи були доставлені помилково, вони повертаються відправникові.

При порушенні цілісності упаковки працівник, який доставив пошту у відділ, проставляє на упаковці позначку «Надійшло у пошкодженому вигляді», яку завіряє своїм підписом з розшифровкою і датою. Потім поштове відправлення направляється на виконання з упаковкою.

Вся кореспонденція, що надійшла поштою, розкривається у відділі. Конверти з написом «Особисто» розкриваються лише адресатом.

Працівники відділу перевіряють наявність зазначених у документах додатків, а також відповідність номерів отриманих документів номерами, вказаними на конвертах. При відсутності додатків на документі проставляється штамп «Отримано без додатків» або робиться аналогічний запис від руки.

Усі конверти, в яких надійшла паперова кореспонденція, підлягають знищенню, крім випадків:

- Якщо проставлена ​​на конверті в поштовому штемпелі дата отримання або відправлення має значення як докази часу відправлення або отримання даної кореспонденції;

- Якщо в документі немає адреси відправника і (або) відповідних реквізитів (номер, дата);

- Якщо дата, проставлена ​​на документі, розходиться з датою в поштовому штемпелі на конверті більш ніж на двадцять календарних днів;

- Обов'язково до звернень і деклараціям громадян;

- Обов'язково до документів, пов'язаних з розглядом справ у судах загальної юрисдикції та арбітражних судах, а також за рішеннями, визначень і постанов судів.

Зберігаються також конверти і від документів, що надійшли з вже простроченим терміном виконання. У цьому випадку штемпель на конверті є доказом дня отримання документа.

У програмі «СЕД-регіон», в базі даних «Канцелярія Експедиція» створюються реєстраційні картки, в яких заповнюються поля: «Від кого», «Вихідний №» і «Дата походить», а також поле «Кому», в яке вноситься найменування адресата. Первинна обробка завершується реєстрацією реєстраційної картки, тобто у відповідних полях картки автоматично проставляються реєстраційний номер та дата реєстрації отриманої кореспонденції. При реєстрації картка вхідного документа автоматично пересилається в базу даних «Канцелярія» відповідно до інформації в полі «Кому».

У правій нижній частині лицьового боку першого аркуша кожного отриманого документа, а так само на конвертах кореспонденції, яка не розкривається у Відділі, проставляється штамп, на якому вказується дата реєстрації документа і його вхідний номер.

На письмових зверненнях громадян, доставлених до приймальні керівника ИФНС № 30 особисто, проставляється штамп «Отримано».

Реєстрація вхідної кореспонденції проводиться в день надходження. Та кореспонденція, яка надійшла протягом останніх 30 хв. робочого дня, реєструється на наступний робочий день.

Прийом, обробка та реєстрація кореспонденції, що надходить по «СЕД-регіон», має свої особливості і відмінності.

За «СЕД-регіон» надходять всі офіційні документи з ФНС Росії, Управлінь та Міжрегіональних інспекцій, за винятком документів, які підлягають відправці у паперовому вигляді. Вся кореспонденція передається у формі реєстраційних карток, які надходять до бази даних «Канцелярія експедиція». У надійшли картках документів вже заповнені поля «Від кого», «Вихідний №», «Дата походить», а також вкладені електронні образи документів з ЕЦП (електронно-цифровим підписом).

У загальному відділі перевіряється правильність заповнення основних реквізитів, наявність електронного образу документа і ЕЦП «Disign», справжність ЕЦП «Disign». У разі відсутності помилок, у полі «Кому» вноситься найменування адресата і картка документа реєструється і автоматично пересилається в базу даних «Канцелярія» відповідно до інформації в полі «Кому». Одночасно у ФНС Росії і в Управління автоматично направляються повідомлення, що підтверджують факт реєстрації. При виявленні помилок реєстраційна картка документа повертається відправникові без реєстрації з відміткою про причини відмови в реєстрації.

Прийом, обробка та реєстрація кореспонденції, що надходить по електронній пошті, регламентується Положенням про обмін інформацією, що розробляється Управлінням ФНС по РБ на основі відповідних нормативних актів ФНС Росії. По електронній пошті в ИФНС може надходити інформація ФНС Росії, Управління, від органів місцевої виконавчої та муніципальної влади, платників податків.

При одержанні на офіційну електронну поштову скриньку звернень платників податків оператор, що здійснює приймання, перевіряє наявність у повідомленні або у файлі зворотної адреси. У разі відсутності зазначеної інформації, електронне повідомлення не реєструється, а заявнику надсилається відповідь про причини відмови у прийомі звернення.

У базі даних «Канцелярія експедиція» програми «СЕД-регіон» проводиться первинна обробка кореспонденцію, що надійшла: створюються реєстраційні картки, в яких заповнюються поля: «Від кого», «Вихідний №» і «Дата походить», а також поле «Кому», в яке вноситься найменування адресата. У полі «Документ» міститься файл з кореспонденцією, що надійшла по електронній пошті.

Первинна обробка завершується реєстрацією картки: у відповідних полях автоматично проставляються реєстраційний номер та дата реєстрації отриманої кореспонденції. При реєстрації картка вхідного документа автоматично пересилається в «Канцелярія» відповідно до інформації в полі «Кому».

Факсограми, що надійшли в ИФНС по телекомунікаційних засобів зв'язку, реєстрації в «СЕД-регіон» не підлягають.

Контроль виконання документів - це сукупність дій, які забезпечують своєчасне виконання документів.

У контролі виконання документів можна виділити:

- Контроль по суті вирішення питання, виконання доручення;

- Контроль за термінами виконання завдання.

Контроль (за строками) виконання документів включає в себе кілька послідовних етапів:

- Постановку документів на контроль;

- Перевірку своєчасності доведення документів до конкретних виконавців;

- Попередню перевірку та регулювання ходу виконання;

- Зняття документів з контролю;

- Облік і узагальнення результатів контролю виконання документів.

Контролю підлягають всі документи, що вимагають виконання. У ИФНС контроль виконання документів автоматизований і здійснюється засобами «СЕД-регіон» на основі реєстраційних даних, що містяться у реєстраційних картках документів.

Контроль виконання документів проводиться співробітниками відділу загальної і господарського забезпечення, а також співробітниками інших відділів.

Початок операцій з контролю, тобто постановка документів на контроль, збігається з моментом реєстрації надійшли в ИФНС документів. Якщо документ має конкретну дату виконання, зазначену в тексті, або документ входить у перелік документів з типовими строками виконання, його має право ставити на контроль Відділ відразу при реєстрації. Вхідні документи з індивідуальними термінами виконання ставляться на контроль після розгляду їх керівником, який у своїй резолюції визначає конкретний термін.

Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях:

- Надійшли з ФНС Росії та органів державної влади суб'єктів Російської Федерації - з дати підписання (затвердження) документа;

- Надійшли з інших організацій, а також звернень громадян - з дати їх надходження.

Документи підлягають виконанню в такі строки:

- Надійшли з ФНС Росії та органів державної влади суб'єктів Російської Федерації: з конкретною датою виконання - у вказаний термін; без зазначення конкретної дати виконання - з позначкою «Терміново», «Негайно» або аналогічної позначкою, а також запити судових приставів - в 3 - х денний термін, з позначкою «Оперативно» - у 10-и денний термін.

- Всі інші документи виконуються в строк не більше місяця з дня надходження документа в ИФНС.

При необхідності зміни строку виконання документа, поставленого на контроль, відповідальний виконавець не пізніше ніж за 3 дні до його закінчення представляє на ім'я керівника або його заступника мотивовану службову записку про продовження терміну виконання. Продовження терміну здійснюється відділом при отриманні електронної копії службової записки з резолюцією відповідної посадової особи.

Під час постановки документа на контроль, на його верхньому полі проставляється відмітка про контроль (реквізит 19). Така ж відмітка проставляється в реєстраційній формі.

Виконання документа контролюється з моменту постановки на контроль, після здійснення, якої документ передається виконавцю. При цьому співробітником відділу, відповідальним за контроль, може бути проведена перевірка своєчасності доведення документа до конкретного виконавця.

Протягом терміну виконання документа здійснюються попередні перевірки і регулювання ходу виконання, результати яких фіксуються в реєстраційній картці.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю тільки після фактичного виконання по суті, документального підтвердження виконання і напряму результатів зацікавленим організаціям і особам. Зняття документу з контролю оформляється відміткою про виконання документа і направлення його до справи (реквізит 28). Короткі відомості про хід виконання документа, дати і номера підготовлених документів, прізвища виконавців фіксуються в реєстраційній картці «СЕД-регіон».

Розглянемо процедуру роботи із вхідної документації на прикладі особистого письмового звернення платника податків про отримання в податковій інспекції довідки про стан розрахунків з бюджетом.

Згідно зі ст. 21 НК РФ платники податків мають право одержувати за місцем свого обліку безкоштовну інформацію:

- Про діючі податки і збори;

- Про законодавство з податків і зборів та прийнятих відповідно до нього нормативно-правових актах;

- Про порядок обчислення і сплати податків і зборів;

- Про права та обов'язки платників податків;

- Про повноваження податкових органів та їх посадових осіб.

Також платники податків мають право отримувати форми податкових декларацій (розрахунків) та роз'яснення про порядок їх заповнення.

У свою чергу, податкові органи згідно зі ст. 32 НК РФ, зобов'язані відповідно до запиту платників податків надавати державну послугу по безкоштовному інформування (у тому числі в письмовій формі).

Порядок отримання в ИФНС довідки про стан розрахунків регулюється Адміністративним регламентом ФНС по виконанню державною функції за безкоштовним інформування (у тому числі в письмовій формі) платників податків, платників зборів та податкових агентів про діючі податки і збори, законодавстві про податки і збори і прийнятих відповідно до нього нормативно-правових актах, порядок обчислення і сплати податків і зборів, права та обов'язки платників податків, платників зборів та податкових агентів, повноваження податкових органів та їх посадових осіб, а також представленню форм податкових декларацій (розрахунків) та роз'яснення порядку їх заповнення (далі - Регламент ). Даний документ розроблений з метою підвищення якості виконання державної функції, створення комфортних умов для платників податків, платників зборів, податкових агентів. Він визначає терміни і послідовність дій (адміністративних процедур) ФНС, її територіальних органів та їх посадових осіб.

Порядку отримання довідки присвячений разд.16 «Послідовність дій посадових осіб податкових органів при індивідуальному інформуванні платників податків про стан розрахунків по податках, пені і штрафів» Регламенту.

Підставою для складання податковим органом довідки про стан розрахунків є письмовий запит платника податків (або його представника) до інспекції ФНС.

Форма запиту не регламентована і може бути складена платником податку у довільній формі. Однак, щоб уникнути непорозумінь і проблем доцільно скористатися формою запиту, що наведена у додатку 7 до Регламенту (рис.3). У запиті можуть бути зазначені спосіб отримання (особисто або поштовим відправленням) довідки про стан розрахунків по податках, пені і штрафів і дата, за станом на яку вона видається. У разі якщо в запиті не відображено спосіб отримання довідки, оформлена довідка надсилається платнику податків (або його представникові) рекомендованим поштовим відправленням. Якщо в запиті відсутня дата, за станом на яку формується зазначена довідка, вона складається на дату реєстрації запиту в інспекції ФНС.

Незважаючи на те, що запит може бути складений у довільній формі, встановлено перелік реквізитів, які повинні бути присутніми в ньому, інакше можлива відмова в отриманні довідки. Ці реквізити дозволяють чітко ідентифікувати платника податків, який представив запит: повне найменування організації (ПІБ фізичної особи), ІПН (тільки для організацій), підпис керівника організації (фізичної особи), печатка організації. Наявність цих реквізитів необхідно, якщо запит представлений на паперовому носії не на бланку організації.

Рис.3. Приклад запиту в ИФНС № 30 про видачу довідки

Запит надається платником податків або його представником у двох примірниках. Так як в ИФНС реалізований принцип «одного вікна», запит приймає співробітник відділу по роботі з платниками податків-юридичними особами. Інспектор перевіряє запит на наявність необхідних реквізитів. У разі їх відсутності запит повертається платнику податків з проханням дописати необхідні реквізити.

Якщо зауважень за запитом немає, інспектор реєструє його в «СЕД-регіон» з створенням реєстраційної картки. На обох примірниках запиту в правій нижній частині лицьового боку першої сторінки документа проставляється реєстраційний штамп, у якому вказує дата прийому та реєстраційний номер документа.

На наступний день запит за реєстром для виконання передається у відділ камеральних перевірок № 1 (по роботі з платниками податків-юридичними особами).

У відділі камеральних перевірок інспектор перевіряє запит на наявність підстав, за якими довідка може бути не надана платнику податку. За наявності підстав для відмови у видачі довідки, встановлених Регламентом, інспектор не пізніше чотирьох робочих днів з дня реєстрації запиту доповідає про даний факт начальнику або його заступнику і готує у двох примірниках лист про невиконання державної функції з вказівкою причини.

Якщо ж підстав для відмови у видачі довідки немає, то інспектор оформляє довідку у встановлений 5-ти денний термін.

Кінцевим результатом виконання адміністративної процедури по індивідуальному інформуванню платників податків про стан розрахунків по податках, пені і штрафів є або надання платнику податків довідки, або лист платнику податків про невиконання державної функції (у випадку відмови).

Схематично порядок проходження документа можна представити наступним чином (рис. 4).

Рис.4. Схема проходження запиту від платника податків

3.3 Документообіг вихідної кореспонденції

Вся вихідна кореспонденція ИФНС реєструється відділом в «СЕД-регіон». Вихідні документи реєструються один раз, в день підписання або затвердження в базі даних «Вихідні».

Датою документа є дата його підписання або затвердження, для протоколу - дата засідання, для акту - дата складання.

На паперових носіях відправляються документи:

- Юридичним та фізичним особам;

- В Управління ФНС по РБ;

- В інші Інспекції;

- В інші організації.

В електронному вигляді за «СЕД-регіон» відправляються документи, не підлягають відправці на паперовому носії, але тільки в:

- В Управління ФНС по РБ;

- В інші Інспекції.

В електронному вигляді електронною поштою відправляються документи:

- В інші Інспекції (якщо документи не підлягають відправці на паперових носіях і не налаштована зв'язок по «СЕД - регіон»).

Документи, що надсилаються в електронному вигляді, підписуються ЕЦП «Disign» посадової особи, яка затвердила документ.

Відправка вихідної кореспонденції провадиться в день реєстрації або наступного робочого дня тільки відділ із загальних та господарських питань.

Особисте вручення вихідних документів здійснюється або відділом загального та господарського забезпечення або відділами, що займаються виконанням документа. Так, при отриманні довідки про стан розрахунків по податках, зборах, пенями і штрафами інспектор відділу камеральних перевірок № 1 перевіряє наявність у платника податків або його представника документів, що засвідчують особу (паспорт) та підтверджують повноваження на отримання зазначеної довідки (доручення). У разі підтвердження повноваження платника податків або його представника на отримання довідки інспектор видає її. На другому примірнику довідки платник податків або його представник ставить позначку про її отримання і дату, свої прізвище, ім'я, по батькові і підпис.

У разі відсутності у платника податку відповідних документів йому повідомляється, що зазначена довідка буде спрямована поштовим відправленням на адресу, вказану у запиті.

Якщо платник податків не отримав підготовлену довідку особисто протягом п'яти робочих днів, перший примірник довідки співробітник камерального відділу передає за реєстром до відділу загального та господарського забезпечення для направлення її поштовим відправленням платнику податків або його представникові. У цьому випадку на другому примірнику довідки ставляться підпис посадової особи і дата передачі довідки. Другий примірник довідки залишається на зберіганні в ИФНС. Співробітник відділу загальної та господарського забезпечення не пізніше робочого дня, наступного за днем отримання довідки за реєстром, направляє її платнику податків або його представнику рекомендованим листом.

Обробка відправляються документів включає в себе:

- Перевірку комплектності документів;

- Сортування;

- Нанесення адреси на конверт;

- Фальцювання (складання паперового листа в один, два і більше фальц-згину) і упаковку документа;

- Відправлення документа (здачу у відділення зв'язку або кур'єру).

Оформлення документів для надсилання поштою здійснюється відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку (затверджені постановою Уряду РФ від 14.04.2005 № 221).

Документи повинні передаватися на відправку зареєстрованими, правильно оформленими, з усіма додатками та супровідними документами. При відправці документів перевіряється правильність адреси кореспондента, на документах, що підлягають поверненню, ставиться штамп «Підлягає поверненню». Відправка документів повинна здійснюватися в день їх реєстрації або, у крайньому випадку, на наступний робочий день. Термінові документи, телеграми надсилаються негайно.

Якщо лист направляється на кілька адрес (до чотирьох), то працівник експедиції, вкладаючи документ в конверт, підкреслює найменування того адресата, якому відсилається даний примірник листа. Якщо адресатів більше чотирьох, відправка документів здійснюється за списком, який готується виконавцем і передається в експедицію разом з примірниками листа.

На етапі відправлення документів здійснюється їх сортування за адресатам. Документи, підготовлені різними підрозділами з різних питань, але направляються на одну адресу, вкладаються в один конверт.

Адреси на конвертах в листах, що пересилаються в межах території Російської Федерації, оформляються російською мовою. Адреси на поштових відправленнях, що пересилаються в межах території республіки в складі Російської Федерації, можуть оформлятися на державною мовою відповідної республіки за умови повторення адрес російською мовою. На міжнародних поштових відправленнях адреса пишеться латинськими літерами і арабськими цифрами. Допускається написання адреси на мові країни призначення за умови повторення найменування країни призначення російською мовою.

Відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку адресу пишеться в наступному порядку:

- Для юридичної особи - повне або коротке найменування, для громадянина - прізвище, ім'я, по батькові;

- Назва вулиці, номер будинку, номер квартири;

- Назва населеного пункту (міста, селища і т.п.);

- Назва району;

- Назва республіки, краю, області, автономного округу (області);

- Назва країни (для міжнародних поштових відправлень);

- Поштовий індекс (умовне цифрове позначення поштової адреси, що привласнюється об'єкту поштового зв'язку).

Адреса одержувача пишеться в правій нижній частині поштового конверта, а адреса відправника - в лівому верхньому кутку.

Після нанесення адреси на конверт (від руки або з допомогою ПК), документи вкладаються в конверт і заклеюються. При відправці документів постійним кореспондентам в експедиції доцільно мати конверти з уже надрукованими адресами або адресами, надрукованими на ярликах - смужках паперу, які під час надсилання документів наклеюються на конверт.

В експедиції можуть використовуватися конверти з вікнами. Вікно - виріз прямокутної форми на лицьовій стороні конверта. Вікно закривається захисною плівкою, через яку повинен легко читатися адресу одержувача. При використанні конвертів з вікнами документ складається так, щоб через нього читався адресу, надруковану на документі. У цьому випадку вказувати адресу на конверті немає необхідності.

Поштові відправлення можуть бути:

- Простими (приймаються від відправника без видачі йому квитанції і доставляються (вручаються) адресату (його законному представникові) без його розписки в одержанні);

- Реєструється: замовними, з оголошеною цінністю, звичайними (приймаються від відправника з видачею йому квитанції і вручаються адресатові (його законному представникові) з його розпискою в одержанні).

Реєстровані поштові відправлення можуть пересилатися з описом вкладення, з повідомленням про вручення і з післяплатою.

Організаціям рекомендується відправляти кореспонденцію рекомендованою поштою (у тому числі з повідомленням) тільки в тих випадках, коли цього вимагає законодавство, або у випадках крайньої необхідності.

Послуги поштового зв'язку є платними. Для підтвердження оплати послуг поштового зв'язку з пересилання простої та рекомендованої письмової кореспонденції, що надаються організаціями федеральної поштового зв'язку, застосовуються державні знаки поштової оплати. В якості державних знаків поштової оплати використовуються:

- Поштові марки, що наклеюються на письмову кореспонденцію або наносяться друкарським способом на поштові конверти та поштові картки;

- Відбитки державних знаків поштової оплати, що наносяться франкувальних машинами;

- Інші знаки, встановлені Федеральним агентством зв'язку і наносяться друкарським способом.

Відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку наклеювання поштових марок на письмову кореспонденцію на суму вартості послуги поштового зв'язку входить в обов'язок відправника. Наклеювати одну поштову марку на іншу забороняється. Державні знаки поштової оплати розміщуються у правому верхньому кутку письмової кореспонденції.

Проста письмова кореспонденція, оплата послуг з пересилання якої підтверджена поштовими марками, може опускатися до поштових скриньок. Письмова кореспонденція з відбитками кліше франкувальних машин та іншими знаками, що підтверджують оплату послуг поштового зв'язку, приймається в об'єктах поштового зв'язку, визначених оператором поштового зв'язку.

Кореспонденція (як правило, конфіденційна), що вимагає термінової доставки, відправляється фельд'єгерського зв'язком у порядку, відповідному договору з ГФС Росії.

У виняткових випадках, при необхідності відправки термінової кореспонденції, в тому числі в неробочий час, доставка документів може бути проведена нарочним. У цьому випадку особа, якому доручена доставка, проставляє на візовий примірнику документа напис: «Перший примірник отримано на руки»; свою посаду; особистий підпис; розшифровку підпису (ініціали, прізвище); дату (при необхідності і час) отримання оригіналу документа.

Для відправки документа по «СЕД-регіон» працівник відділу реєструє реєстраційну картку документа і відправляє її адресату. Оригінали та візові екземпляри відправлених документів підшиваються в справу.

Відправлення електронних документів по електронній пошті, підписаних керівником або його заступником, здійснюється тільки з офіційної електронної поштової скриньки.

Після реєстрації картки вихідного документа в «СЕД-регіон», для відправлення цього документа електронною поштою співробітник витягує з реєстраційної картки файл документа, формує повідомлення, що містить електронний образ документа і відправляє сформоване повідомлення по електронній пошті.

При відправці документа електронною поштою в інші інспекції, разом з файлом документа обробляється файл ЕЦП.

Для реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції в ИФНС № 30 використовуються такі журнали:

- «Журнал обліку прийнятих факсограм».

- «Журнал обліку відправленої інформації засобами факсимільного зв'язку».

- «Журнал обліку письмових запитів платників податків з інформування та організації роботи з платниками податків» (додаток 10).

- «Журнал обліку роботи з інформування платників податків» (додаток 11).

- «Журнал обліку книги доходів і витрат юридичних осіб і індивідуальних підприємців, що працюють за спрощеною системою оподаткування».

- «Реєстр реєстрації податкових декларацій (розрахунків), інших документів, які є підставою для обчислення і сплати податків (зборів), і бухгалтерської звітності» (додаток 14).

- «Журнал реєстрації особистих звернень громадян».

- «Журнал реєстрації відповідей начальника ИФНС № 30 на письмові звернення громадян».

3.4 Документообіг внутрішніх документів

Внутрішня кореспонденція представляє досить великий обсяг документів, що циркулює в організації. Обмін внутрішньої кореспонденцією проводиться в електронному вигляді з використанням «СЕД-регіон» та на паперових носіях.

Різні службові, доповідні записки, висновків, запрошення оформляються у вигляді реєстраційних карток. Обмін же внутрішньої кореспонденцією з кадрових та фінансових питань, а також документами з позначкою «Для службового користування» проводиться в паперовому вигляді, за необхідності з створенням реєстраційних карток і пересиланням її по «СЕД-регіон». При цьому картки документів з позначкою «Для службового користування» створюються без вкладення електронного образу документа.

Внутрішні документи, що містять програми на паперових носіях (у разі відсутності додатків в електронному вигляді), підписуються на папері і передаються в паперовому вигляді.

Розглянемо процедуру документообігу внутрішніх документів у ИФНС № 30 на прикладі таких службових документів, як накази і розпорядження.

Наказами (розпорядженнями) оформляються рішення нормативно-розпорядчого характеру, а також рішення з оперативних, організаційних, кадрових та інших питань внутрішньої роботи ИФНС.

Накази (розпорядження) мають відповідний їх змісту короткий заголовок і можуть підрозділятися на розділи, підрозділи, пункти та підпункти.

Текст даних службових документів може складатися з двох частин: констатуючої (преамбули) та розпорядчої. У констатуючій частині стисло викладаються цілі та завдання, факти і події, що послужили підставою для видання документа. Вона може починатися зі словами «З метою», «У відповідність», «На виконання» і т.д. Якщо наказ (розпорядження) видається на підставі іншого документа, то в констатуючій частині вказується найменування цього документа в орудному відмінку, його дата, номер і заголовок. Преамбула в проектах наказів завершується словом наказую, яке друкується з розрідженим інтервалом.

Розпорядча частина містить перерахування запропонованих дій із зазначенням виконавця кожної дії та термінів виконання. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Дії однорідного характеру перераховуються в одному пункті. Останній пункт розпорядчої частини може містити відомості про посадову особу, на яку покладається контроль виконання документа.

Якщо необхідно роз'яснення цілей і мотивів видання документа, тоді в тексті робиться вступна частина. У тому випадку, якщо підготовка наказу (розпорядження) проводиться за дорученням Управління ФНС Росії з РБ, то безпосередньо після заголовка або у вступній частині робиться посилання на відповідне рішення.

Якщо наказ (розпорядження) передбачається ввести в дію не з моменту його підписання, вказується термін введення його в дію.

Проект наказу (розпорядження) оформляються у загальному відділі після завершення його узгодження. У разі необхідності, разом з узгодженим проектом наказу (розпорядження) на паперовому носії виконавець передає у відділ електронний образ документа (на дискеті або по ЛВС).

Працівники відділу можуть вносити до проекту документа редакційні поправки орфографічних, пунктуаційних та стилістичного характеру, а також усувати недоліки оформлення документа.

Оформлення документа завершується виведенням на друк проекту наказу (розпорядження). При цьому остання сторінка проекту наказу (розпорядження) роздруковується на зворотному боці аркуша узгодження.

Накази підписуються лише начальником або особою, що виконує його обов'язки. Розпорядження можуть підписуватися заступником начальника.

Проекти наказів (розпоряджень) і додатки до них (крім форм декларацій, податкової звітності тощо) роздруковуються в одному екземплярі.

Оформлений і узгоджений проект наказу (розпорядження) на паперовому носії з листом погодження передаються:

- Для підписання начальником - працівника відділу, який формує документи для доповіді;

- Для підписання заступником начальника - секретаря приймальної заступника начальника.

Для проектів наказів (розпоряджень) працівник, відповідальний за підготовку документа, представляє в загальний відділ лист розсилки документа. Працівник відділу контролює наявність в листі розсилки всіх підрозділів ИФНС і посадових осіб, яким наказ (розпорядження) повинен бути доведений в обов'язковому порядку.

Оригінал підписаних наказів і розпоряджень реєструються відділом в журналі реєстрації наказів по основній діяльності.

Для журнальної реєстрації внутрішніх документів передбачені наступні види журналів:

- «Журнал реєстрації вхідної кореспонденції». У цьому журналі реєструється вся кореспонденція, що надійшла на ім'я начальника ИФНС або підрозділу інспекції (доповідні записки з відділів, інформаційні листи з вищестоящих податкових органів, заяви працівників тощо).

- «Журнал реєстрації вихідної кореспонденції». У цьому журналі реєструється вся кореспонденція, видана начальником, його заступником або керівником підрозділу інспекції і призначена для інформування або повідомлення співробітників ИФНС або вищі податкові органи (відповіді на листи, накази по основній діяльності інспекції тощо).

- «Журнал реєстрації протоколів зборів».

- «Журнал реєстрації наказів по основній діяльності».

Крім перерахованих вище журналів в кожному відділі ИФНС є свої журнальні форми реєстрації документів. Так, наприклад, у відділі кадрів використовуються наступні види журналів: «Журнал реєстрації заяв співробітників ИФНС», «Журнал реєстрації заяв громадян», «Журнал реєстрації трудових договір» (додаток 12), «Журнал реєстрації графіків відпусток», «Прибутково-видаткова книга з обліку бланків Рудова книжки і вкладиша до неї »,« Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів у них »,« Журнал обліку актів про порушення трудового розпорядку »,« Журнал видачі довідок про трудову діяльність »,« Журнал реєстрації лікарняних листів »,« Журнал реєстрації протоколів засідань атестаційної та кваліфікаційної комісії, комісії по встановленню стажу »,« Журнал реєстрації довідок-викликів з навчальних закладів »,« Журнал обліку лікарняних листів »,« Журнал обліку про проходження медоглядів »,« Журнал обліку наказів з особового складу »( додаток 13), «Журнал обліку вхідної кореспонденції», «Журнал обліку вихідної кореспонденції».

3.5 Актуальні проблеми і розробка заходів щодо вдосконалення системи документообігу

Як і будь-якої діяльності, документообіг у податкових органів зіткнувся з низкою проблем. Серед актуальних можна виділити наступні:

1. Розбіжності в термінології нормативно-правових та методичних документів, що регулюють діловодство і організацію документообігу.

У 2009 р. були прийняті нові правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджені постановою Уряду РФ від 15.06.2009 № 477.

Головним нововведенням, пов'язаних з Правилами діловодства, стало значне підвищення рівня регламентації питань діловодства, так як вперше на рівні уряду прийнятий нормативний правовий акт, в якому регулюються питання роботи з документами у федеральних органах виконавчої влади. Даний документ є підзаконним нормативним актом, який мають перевагу перед нормативними актами федеральних міністерств і відомств. Зафіксовані в Правилах діловодства вимоги до роботи з документами обов'язкові для виконання у всіх федеральних органах виконавчої влади, та й інші державні органи та органи місцевого самоврядування повинні враховувати їх положення при розробці власних правил. На жаль, нові Правила недосконалі. Це можна побачити, проаналізувавши та порівнявши ряд положень з ГОСТ Р 51141-98 і ГСДОУ.

У Правилах діловодства є термінологічний розділ, в якому дано визначення 11 ключових понять. До цього лише деякі делопроізводческіе терміни можна було виявити в окремих законах Російської Федерації, а загальновизнаним «тлумачним словником» в галузі управління документами був стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення ». Дані в Правилах діловодства визначення істотно відрізняються від традиційного трактування відповідних термінів.

Наприклад, визначення ключового терміна «документ» дано по-новому:

- Правила діловодства: документ - офіційний документ, створений державним органом, органом місцевого самоврядування, юридичною або фізичною особою, оформлений в установленому порядку і включений в документообіг федерального органу виконавчої влади.

- ГОСТ Р 51141-98: документ; документована інформація - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

Перш за все, визначення, наведене в Правилах діловодства, з моєї точки зору, логічно невірно сконструйовано: поняття розкривається через саму себе. Не роз'яснюється, що слід розуміти під «включенням до документообіг». У підсумку виходить, що до моменту реєстрації документа не існує, навіть якщо він був присланий вищестоящим органом.

Нове визначення документа крутиться навколо поняття «офіційний документ». Оскільки в Правилах діловодства останнє не розкривається, зберігається можливість для суперечок про те, чи можуть юридичні та фізичні особи виготовляти офіційні документи чи це прерогатива тільки офіційних державних органів.

Також у Правилах жодного разу не згадується термін «документаційне забезпечення управління (ДОП)». Використовується тільки термін «діловодство»:

- Правила діловодства: діловодство - діяльність, яка забезпечує створення офіційних документів та організацію роботи з ними у федеральних органах виконавчої влади

- ГОСТ Р 51141-98: діловодство; документаційне забезпечення управління - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами

- ГСДОУ: документаційне забезпечення управління - діяльність, що охоплює організацію документування та управління документацією у процесі реалізації функцій установи, організації та підприємства.

«Діловодство» - це серйозний, «шановний» термін, але не можна закривати очі на те, що фахівці інших професій і широка публіка сприймають його трохи інакше. Для більшості людей слово «діловодство» має сильний присмак застарілих технологій минулого століття, бюрократії, технічної паперової роботи, що, з моєї точки зору, суттєво принижує статус служби, як би закріплюючи за нею лише технічні функції по роботі з документами. У результаті службі ДОП, можливо, тепер буде важче доводити, що вона не є виключно витратним підрозділом і що без її активної участі шанси на успіх тих же широко розрекламованих IT-проектів зазвичай невеликі.

Можуть виникнути проблеми і з-за нової редакції визначення терміна «копія документа»:

- Правила діловодства: копія документа - документ, що повністю відтворює інформацію оригіналу документа і його зовнішні ознаки, що не має юридичної сили.

- ГОСТ Р 51141-98: копія документа - документ, що повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, що не має юридичної сили.

Термінологія взагалі річ підступна, і навіть невеликі зміни можуть мати великі наслідки. Начебто б визначення не дуже змінилося: прибрана застереження про можливість відтворити в копії лише частину зовнішніх ознак документа. Але тепер з'являється, наприклад, можливість визнавати як копії тільки кольорову ксерокопію, особливо в тих випадках, коли бланк документа або відбиток печатки кольорові. Строго кажучи, тепер копію можна знімати тільки з першого примірника документа (оригіналу). Володар рівноцінного другого примірника (наприклад, договору) вже, виходить, не має права виготовляти з нього копії.

Зміни відбулися навіть у визначенні «справа»:

- Правила діловодства: справа - сукупність документів або окремий документ, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності федерального органу виконавчої влади.

- ГОСТ Р 51141-98: справа - сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку.

Легко побачити, що пропали слова про «окрему обкладинку», і справою тепер цілком може вважатися окремий односторінковий документ.

Як було відзначено, справою тепер можна вважати навіть окремий документ. У зв'язку з цим можливі цікаві трактування п. 34 Правил про передачу справ в архів: «Справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання передаються в архів федерального органу виконавчої влади не раніше ніж через 1 рік і не пізніше ніж через 3 роки з дня початку їх використання або зберігання у структурних підрозділах »(пор. з п. 6.3.1 Типової інструкції:« Завершені справи постійного і довгострокового (понад 10 років) термінів зберігання зберігаються за місцем їх формування протягом трьох років, а потім здаються в архів федерального органу виконавчої влади »). Навіть у допетровські часи в архіви після закінчення встановлених строків передавалися тільки завершені в діловодстві справи, і вже ніколи термін передачі справ не прив'язувався «на момент початку їх використання або зберігання». Виходить, Правила діловодства просто наказують здавати в відомчий архів всі документи, з моменту створення яких минуло три роки, і це можна використовувати для розвантаження ділових підрозділів від паперових «завалів».

Я припускаю, що подібні розбіжності в термінології будуть викликати певні проблеми при вирішенні судових спорів, коли має значення правильне тлумачення делопроізводческіх термінів.

Ще одним недоліком Правил є те, що в них ніде немає застереження про те, що вони поширюються тільки на організаційно-розпорядчу документацію, якої традиційно управляє служба ДОП. Тому можна вважати, що вони регламентують роботу з усіма видами документів, включаючи, наприклад, бухгалтерські та кадрові.

Згідно зі ст. 14, 18, ​​20, 24, 40, 41 Правил служба ДОП зобов'язана здійснювати прийом, первинну обробку, реєстрацію, попередній розгляд, передачу керівництву на розгляд, відправку, передачу виконавцям, приміщення у справи, збір статистичних даних про кількість документів і аналіз усіх видів документів, включаючи електронні. При роботі з електронними документами саме служба ДОУ повинна здійснювати перевірку електронного цифрового підпису.

Неважко бачити, що Правила дають правові підстави співробітникам ряду підрозділів (зокрема, бухгалтерії) перекласти на службу ДОП масу технічної роботи. Зокрема, співробітники ділових підрозділів, які не є відповідальними за ведення діловодства, має право відмовитися від самостійної реєстрації електронних документів в системі електронного документообігу - адже тепер це прямий обов'язок служби ДОП.

Комерційні організації та громадяни можуть використовувати положення Правил діловодства, що містять обов'язкові вимоги до оформлення документів, а також нюанси даних в Правилах визначень ключових термінів, для того щоб вимагати визнання випущених державними органами документів недійсними через порушення правил їх оформлення.

Наприклад, спираючись на Правила, можна не визнавати офіційним документом креслення, виконаний на папері формату А0, оскільки, згідно зі ст. 5 Правил, документи, створювані в федеральному органі виконавчої влади, оформлюються на бланках, на стандартних аркушах паперу формату А4 (210 х 297 мм) або А5 (148 х 210 мм).

Благодатним грунтом для судових спорів може стати питання про реквізити, які трактуються як обов'язкові елементи оформлення документа. Згідно зі ст. 10 Правил склад реквізитів документа визначається його видом і призначенням. У тих випадках, коли не вдасться виявити відповідний нормативний документ, що встановлює склад реквізитів конкретного виду документа, їх розташування і оформлення, можна наполягати на тому, що повинні бути присутніми всі 24 реквізиту, перерахованих у ст. 9 (тим більше, в статті не сказано чітко, що це список можливих реквізитів).

Тому, для того, щоб нові Правила стали дійсно основним документом, що регламентує діяльність діловодства у федеральних органах виконавчої влади (в т.ч. і податкових органів), необхідна подальша робота по їх уточненню і вдосконаленню. Крім цього виникає і необхідність вдосконалення всього нормативно-правового забезпечення з питань стандартизації діловодства та документообігу.

2. Відсутність можливості роботи в СЕД з паперовими документами.

Тому подальше вдосконалення системи електронного документообігу (СЕД) податкових органів повинно проходити в напрямку, коли СЕД зможе забезпечувати управління не тільки електронними, але і неелектронних документів та підтримувати ведення змішаних справ.

Заходи щодо вдосконалення СЕД можуть бути організовані за такими напрямками:

- Розробка національних стандартів у сфері електронного документообігу в напрямках забезпечення довготривалої схоронності юридично значущих документів, порядку доступу до документів та зберігання метаданих.

Стандарти містять чітко сформульовані вимоги до роботи з документами та інформацією. Вони можуть допомогти в ситуації, коли необхідно пояснити керівництву, представникам служби інформаційних технологій, інших служб і ділових підрозділів основні вимоги, пов'язані, наприклад, з організацією діловодства та документообігу.

Стандарти розглядають наступні питання:

• вимоги до створення документів, що встановлюють, які документи повинні бути оформлені або сформовані в ході процесу і введені в систему документообігу; яку інформацію ці документи повинні містити; які дані про ці документи повинні бути збережені (метадані для керування документами);

• вимоги щодо термінів зберігання, що визначають, протягом якого терміну слід зберігати документи; вимоги до організації передачі документів іншим зацікавленим сторонам; процес визначення долі документів після закінчення терміну їх зберігання;

• вимоги щодо доступу до документів, що визначають, кому дозволений доступ до документів і як здійснюється управління доступом;

• вимоги до забезпечення схоронності, що визначають, яким чином підтримуються доступність документів та їх придатність до використання;

• вимоги до систем, в завдання яких входить створення і збереження документів.

- Автоматизація номенклатури справ, експертизи цінності та встановлення термінів зберігання документів.

Одним з напрямків розвитку СЕД є подальше розширення їх можливостей організації зберігання та знищення документів. Для цього можна запропонувати ведення різного роду досьє, в які включаються різні види документів, що мають різні власні терміни зберігання. Реалізувати це можна за допомогою методу «великих корзин».

Метод «великих корзин» передбачає поділ усіх документів інспекції на декілька відносно великих груп, в залежності від того, яку функцію виконують документи, і для кожної групи встановлюється термін зберігання. При проведенні експертизи цінності потрібно визначити, яку функцію в діяльності інспекції виконує документ і до якої групи документації його можна віднести, а значить, термін зберігання документа буде встановлено по терміну зберігання даної групи. У цьому випадку немає необхідності перераховувати в номенклатурі справ всі типи документів, які виконують одну й ту ж функцію, і всі можливі заголовки.

Якщо в одному масиві зберігаються документи близьких термінів зберігання, то, згідно з даним методом, всьому масиву можна встановити найбільший з термінів зберігання - це знову-таки полегшує автоматизацію і дозволяє уникнути трудомісткої і дорогої виїмки тих документів, терміни зберігання яких минули трохи раніше.

3. Недотримання термінів обробки документів, несвоєчасна друк та адресна розсилка населенню повідомлень, повідомлень і вимог на сплату майнових податків, підвищені трудовитрати і час на обробку та підготовку документів у зв'язку з величезним обсягом вхідної та вихідної паперової інформації.

Одним із шляхів вирішення даних проблем може стати створення центрів обробки даних (ЦОД), на яких буде покладено основний тягар завдань по введенню, обробці, зберіганню і використанню великого обсягу інформації податкових органів всіх рівнів. Ці центри повинні створюватися як спеціалізовані податкові інспекції, в зону діяльності яких мають входити як регіональні управління ФНС, так і підпорядковані їм територіальні податкові інспекції.

Створення ЦОД спричинить за собою необхідність впровадження податкового адміністрування, в тому числі безконтактного способу подачі декларацій, централізованої обробки податкових документів та ведення особових рахунків, безконтактного інформаційного обслуговування.

Перерозподіл функції податкових органів у зв'язку зі створенням міжрайонних та міжрегіональних інспекцій з централізованої обробки даних буде сприяти більш якісному виконанню основних завдань ФНС і не повинно викликати невиконання або неповного виконання функцій податкових органів.

Централізовані інформаційні ресурси регіонів, зосереджені в міжрайонних та міжрегіональних інспекціях ФНС Росії по централізованої обробки даних, будуть доступні працівникам податкових органів у межах, необхідних для виконання ними посадових обов'язків у повному обсязі.

Спеціалізовані податкові органи з ЦОД будуть мати можливість інформаційної взаємодії між собою і тим самим представляти собою каркас єдиної інформаційної, програмно-технічної та телекомунікаційної системи податкових органів РФ. При цьому в результаті централізації інформаційних ресурсів повинні виникнути додаткові можливості для аналізу інформації з метою посилення контролю за дотриманням законодавства РФ про податки і збори.

Централізація інформаційних ресурсів повинна забезпечити можливість оперативного і повного інформаційного обслуговування платників податків як про стан взаєморозрахунків з бюджетом, так і про законодавство РФ про податки і збори, що має сприяти підвищенню рівня добровільного виконання податкових зобов'язань.

4. Відсутність чітких вказівок з організації документообігу для кожного відділу податкової інспекції.

Для вирішення даної проблеми можна запропонувати регламентування документообігу. Незважаючи на те, що весь процес документообігу, здійснюваний в інспекції, зафіксований в технологічних схемах і регламентований Інструкцією, періодично відбувається плутанина, нерозуміння або відмова від обробки документа з зв'язку з відсутністю чітких вказівок. Тому необхідна розробка регламентів для кожного відділу інспекції. Обов'язковою умовою ефективності впровадження регламентів має бути постійна підтримка актуальності і своєчасна їх коригування.

У зв'язку з тим, що регламенти являють собою загальні принципи дій, я рекомендую доповнити їх ще й інструкціями - більш докладними документами, в яких описано, що потрібно робити при роботі з документами, в які терміни, хто відповідає за той чи інший процес і хто його контролює. Інструкції повинні створюватися також для кожного відділу інспекції.

Висновок

В результаті виконання дипломної роботи було розглянуто організація документообігу в Інспекції Федеральної податкової служби № 30 по Росії в республіці Башкортостан, проведено її аналіз, визначено проблеми та намічені шляхи вдосконалення даного процесу.

У процесі виконання роботи були вирішені наступні завдання:

- Розглянута структура податкових органів РФ, визначено їх значення і принципи діяльності;

- Розглянуто в історичному аспекті розвиток теоретичних питань організації діловодства та документообігу в податкових органах;

- Дано поняття документообігу, визначено його місце в системі ДОП податкових органів;

- Розглянуто основні елементи процесу документообігу, а також нормативно-правові акти, що регулюють діловодство і документообіг податкових органів;

- Проаналізовано систему організації документообігу в ИФНС № 30;

- Визначено актуальні проблеми організації документообігу в ИФНС № 30 та запропоновано заходи щодо їх вирішення.

У процесі дослідження було виявлено, що нормативно-правової та методичної базою організації документообігу в ИФНС № 30 є Тимчасова типова інструкція з діловодства в Управлінні Федеральної податкової служби по республіці Башкортостан, затверджена Наказом Управління 29.12.2006 № 621/19-04, яка була розроблена на підставі положень нормативних правових і нормативно-методичних актів у галузі організації та введення діловодства в Російській Федерації, а також правові і законодавчі акти Президента, Уряду РФ, Міністерств та відомств, суб'єктів РФ у сфері документаційного забезпечення управління.

У документообігу ИФНС виділяють документопотоки вхідної, вихідної та внутрішньої документації. Обробка всієї документації здійснюється як відділ загального та господарського забезпечення, так і іншими відділами (фінансовим, юридичним, по роботі з платниками податків тощо), що дозволяє говорити про змішаному характері документообігу ИФНС. Надходження, проходження документів всередині інспекції, відправка документів здійснюється як особисто платниками податків (їх представниками), так і з використанням сучасних технічних засобів зв'язку (телефакс, електронна пошта, СЕД).

Незважаючи на впровадження електронних систем обробки інформації, що, значною мірою прискорило і спростило процес документообігу, залишається ще ряд проблем у даній області. Серед них можна виділити такі проблеми, як розбіжність в термінології нормативно-правових та методичних документів в області діловодства та організації документообігу; можливість повноцінної роботи в СЕД тільки з електронними документами; недотримання термінів обробки документів; несвоєчасна друк та адресна розсилка населенню повідомлень, повідомлень і вимог на сплату майнових податків; підвищені трудовитрати і час на обробку та підготовку документів у зв'язку з величезним обсягом вхідної та вихідної паперової інформації; переважання паперових форм документів, що вимагають тривалого пошуку і займають багато місця для зберігання, відсутність чітких вказівок з організації документообігу для кожного відділу податкової інспекції та ін

Для вирішення даних проблем можна рекомендувати наступні заходи:

- На законодавчому рівні: вдосконалення нормативно-правової та методичної бази по стандартизації діловодства та документообігу;

- Вдосконалення СЕД як системи підтримки і роботи як з електронними, так і паперовими документами.;

- Створення спеціалізованих податкових інспекцій - центрів обробки даних (ЦОД), - по введенню, обробці, зберіганню і використанню великого обсягу інформації податкових органів;

- Розробка регламентів та інструкцій з документообігу для кожного відділу податкової інспекції.

На мою думку, ці заходи дозволять підвищити ефективність процесу документообігу, що існує на сьогоднішній момент у податкових органах.

Список літератури

1. Податковий кодекс Російської Федерації. Частини перша і друга (у ред.от 29 грудня 2009). - К.: Сибірське університетське видання, 2010. - 656 с.

2. Закон РФ від 21.03.1991 № 943-1 (ред.от 27.07.2006) «Про податкові органи РФ» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

3. Закон РФ від 21.07.1993 № 5485-1 (ред.от 18.07.2009) «Про державну таємницю» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

4. Федеральний закон РФ від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

5. Федеральний закон РФ від 27.12.2002 № 184-ФЗ (ред.от 23.11.2009) «Про технічне регулювання» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

6. Федеральний закон РФ від 10.01.2002 № 1-ФЗ (ред.от 08.11.2007) «Про електронний цифровий підпис» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

7. Федеральний закон РФ від 29.12.1994 № 77-ФЗ (ред.от 08.07.2007) «Про обов'язковий примірник документів» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

8. Федеральний закон РФ від 02.05.2006 № 59-ФЗ «Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

9. Федеральний закон РФ від 27.07.2006 № 152-ФЗ «Про персональних даних» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010] ..

10. Федеральний закон РФ від 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред.от 13.05.2008) «Про архівну справу в Російській Федерації» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

11. Федеральний закон РФ від 29.07. 2004 № 98-ФЗ (ред.от 1 січня 2008) «Про комерційну таємницю» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

12. Указ Президента РФ від 30.09.2009 № 1088 «Про внесення змін до переліку відомостей, віднесених до державної таємниці, затверджений Указом Президента РФ від 30 листопада 1995 р. № 1203» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

13. Указ Президента РФ від 06.03.1997. № 188 (ред.от 23.09.2005 р.) «Про затвердження переліку відомостей конфіденційного характеру» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].
    14. Указ Президента Російської Федерації від 24.01.1998 № 61 «Про перелік відомостей, віднесених до державної таємниці» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

14. Указ Президента РФ від 30.04.2008 № 654 «Про внесення зміни до переліку відомостей, віднесених до державної таємниці, затверджений Указом Президента Російської Федерації від 30 листопада 1995 р. № 1203» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

15. Постанова Уряду РФ від 04.09.1995 № 870 (ред.от 22.05.2008) «Про затвердження правил віднесення відомостей, що становлять державну таємницю, до різних ступенів секретності» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

16. Постанова Уряду РФ від 28.10.1995 № 1050 (ред. від 18.05.2009.) «Про затвердження інструкції про порядок допуску посадових осіб та громадян російської федерації до державної таємниці» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

17. Постанова Уряду РФ від 03.11.1994 № 1233 «Про затвердження положення про порядок поводження зі службовою інформацією обмеженого поширення у федеральних органах виконавчої влади» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

18. Постанова Уряду РФ від 15.06.2009 № 477 «Про затвердження Правил діловодства у федеральних органах виконавчої влади» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

19. Постанова Уряду РФ від 28.07.2005 № 452 «Про типовому регламенті внутрішньої організації федеральних органів виконавчої влади» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

20. Постанова Уряду РФ від 22.09.2009 № 754 «Про затвердження Положення про систему міжвідомчого електронного документообігу» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

21. Постанова Уряду РФ від 19.01.2005 № 30 «Про типовому регламенті взаємодії федеральних органів виконавчої влади» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

22. Постанова Уряду РФ від 13.08.1997 № 1009 «Про затвердження Правил підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

23. Постанова Уряду Російської Федерації від 03.11.1994 № 1233 «Про затвердження положення про порядок поводження зі службовою інформацією обмеженого поширення у федеральних органах виконавчої влади» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

24. Постанова Уряду Російської Федерації від 27.12.1995 № 1268 «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

25. Постанова від 19.05.2008 № 373 «Про внесення зміни в правила ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

26. Постанова Уряду РФ від 17.06.2004 № 290 (ред.от 08.08.2009) «Про федеральному архівному агентстві» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

27. Указ Президії ВР СРСР від 04.08.1983 № 9779-x «Про порядок видачі та засвідчення підприємствами, установами та організаціями копій документів, що стосуються прав громадян» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

28. Наказ Федеральної податкової служби від 15.02.2007 № САЕ-3-18/62 @ «Про затвердження Регламенту Федеральної податкової служби» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

29. Наказ Мінфіну РФ від 22.07.2003 № 67н «Про форми бухгалтерської звітності організацій» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

30. Наказ Роструда від 10.12.2004 № 47 «Про затвердження форм документів» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

31. Наказ Міністерства охорони здоров'я РФ від 29.12.2006 № 883 «Про затвердження порядку електронного документообігу між недержавним пенсійним фондом, що здійснюють обов'язкове пенсійне страхування, та пенсійним фондом Російської Федерації» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

32. Наказ Міністерства охорони здоров'я РФ від 14.08.2008 № 424н «Про затвердження Рекомендацій щодо укладення трудового договору з працівником федерального бюджетної установи та його примірної формі» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

33. Наказ Федеральної податкової служби від 01.11.2004 № САЕ-3-09/16 @ «Про методичні роз'яснення щодо заповнення форм документів, що використовуються при державній реєстрації юридичної особи та індивідуального підприємця (зареєстровано в Мін'юсті РФ 22.12. 2004 № 6220)» / / КонсультантПлюс . ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

34. Наказ Мінфіну РФ від 22.12.2003 № 117н «Про трудові книжки» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

35. Наказ Мінфіну РФ від 18 січня 2008 р. N 9Н «Про затвердження адміністративного регламенту Федеральної податкової служби по виконанню державної функції за безкоштовним інформування (у тому числі в письмовій формі) платників податків, платників зборів та податкових агентів про діючі податки і збори та прийнятих відповідно з нього нормативно-правових актах, порядок обчислення і сплати податків і зборів, права та обов'язки платників податків, платників зборів та податкових агентів, повноваження податкових органів та їх посадових осіб, а також представленню форм податкових декларацій (розрахунків) та роз'яснення порядку їх заповнення »/ / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

36. Наказ Міністерства з податків і зборів від 21.04.2004 № САЕ-3-18/297 «Про затвердження переліку документів, що утворюються в діяльності Міністерства Російської Федерації з податків і зборів, його територіальних органів та підвідомчих організацій, із зазначенням термінів зберігання» / / КонсультантПлюс . ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

37. Наказ Роскомархіва від 18.08.1992 № 176 «Зразкове положення про архів державної установи, організації, підприємства» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

38. Наказ Росархіву від 09.03.2005. № 17 «Про затвердження регламенту федерального архівного агентства» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

39. Наказ Росархіву від 11.03.1997. № 11 «Про затвердження регламенту державного обліку документів архівного фонду Російської Федерації» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

40. Наказ Росархіву від 13.02.2001 № 12 «Про затвердження примірного положення про архівосховищі державного архіву і зразкових посадових інструкцій головного зберігача фондів та завідувача архівосховищі державного архіву» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

1. Наказ Мінкультури РФ від 16.02.2009 № 68 «Про внесення змін до правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у державних і муніципальних архівах, музеях і бібліотеках, організаціях російської академії наук» / / КонсультантПлюс . ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

2. Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати». Альбом форм / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

3. Постанова ФКЦБ РФ від 16.07.2003 № 03-33/пс «Про затвердження положення про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

4. Лист Центрального банку Російської Федерації від 18.07.2006 № 98-Т «Про дотримання вимог до оформлення документів, що подаються у ФНС Росії» / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

5. Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади »(затверджені наказом Росархіву від 23 грудня 2009 р. № 76) / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

6. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення »(схвалена колегією Головархіву СРСР 27.04.1988, наказ Головархіву СРСР від 23.05.88 № 33) / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

7. Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади (зареєстрована в Мін'юсті РФ 27.01. 2006 № 7418) / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

8. Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (схвалений Центральної експертно-перевірочною комісією (ЦЕПК) Росархіву 3 липня 2000, в ред.от 27 жовтня 2003) / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

9. Інструкція по роботі із зверненнями громадян в Раді Федерації Федеральних Зборів Російської Федерації (затверджена розпорядженням СФ ФС РФ від 01.11.2006 N 461рп-СФ) / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

10. Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання (затверджений Головархівом СРСР 15.08.1988) / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

11. Основні правила роботи архівів організацій »(схвалено рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002) / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

12. Примірне положення про постійно діючу експертну комісію установи, організації, підприємства (затверджено наказом Росархіву від 19.01.1995 № 2) / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

13. Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічної і виробничої діяльності організації, із зазначенням термінів зберігання (зареєстровано в Мін'юсті РФ 27.09.2007 № 10194) / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

14. Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у державних і муніципальних архівах, музеях і бібліотеках, організаціях Російської академії наук (зареєстровані в Мін'юсті РФ 6 березня 2007 № 9059, в ред.от 6 лютого 2009 р.) / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

15. Положення про порядок обліку архівних документів при приватизації державного і муніципального майна (затверджено Розпорядженням Держкоммайна від 22.10.1996 № 1131-р) / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

16. Класифікація управлінської документації (ОКУД) / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

17. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації Загальноросійського класифікатора управлінської документації (УСОРД ОКУД) (прийнятий і введений в дію Постановою Держстандарту Росії від 30.12.1993 р. № 299) / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

18. ДСТУ ISO 15489-1-2007 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги »(затверджений Наказом Ростехрегулювання від 12.03.2007 № 28-ст) / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

19. ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »(затверджений Постановою Держкомстандарту Росії від 03.03.2003 № 65-ст.) / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

20. ГОСТ 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення »(затверджений Постановою Держстандарту РФ від 27.02.1998 № 28) / / Консультантплюс. ВерсіяПроф [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2010].

21. Тимчасова типова інструкція з діловодства в Управлінні Федеральної податкової служби по республіці Башкортостан (затверджена наказом Управління від 29.12.2006 № 621/19-04).

22. Альберт Д., Альберт Є. Документообіг в бухгалтерському та податковому обліку. - СПб.: BHV-Санкт-Петербург, 2006. - С.736.

23. Басаков М.І., Замицкова О.І. Діловодство (документаційне забезпечення управління): Підручник. - Ростов-на-Дону: Фенікс, 2009. - С.376.

24. Бачило І.Л. Сучасні правові проблеми документування інформації / / Документація в інформаційному суспільстві: електронне діловодство та електронний архів. - М.: ВНИИДАД, 2000. - С.234.

25. Волков Л. М., Гредіна Н. В., Ківерін Д. В. Здаємо звітність в електронному вигляді. - М.: НалогІнформ, 2007 - с.128.

26. Єрошкін Н.П. Історія державних установ дореволюційної Росії. - М.: Третій Рим, 1997. - С.352.

27. Коржіхіна Т.П. Історія державних установ СРСР: Учеб. посібник. - М.: Вищ. шк., 1986. - С.157.

28. Кузнєцова Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління). - М.: ТОВ «Журнал« Управління персоналом », 2003. - С.408.

29. Ларін М.В., Банасюкевич В.Д., Сокова О.М. Держава і еволюція систем документації. - М.: ВНИИДАД, 2000 .- с.35.

30. Ларін М.В. Управління документацією в організаціях. - М.: Наук. кн., 2002. - С.148.

31. Мінгальов В.С., Ларін М.В., Шепелєва В.І.. Раціоналізація управлінської праці та діловодства у періодиці 1920-х років: Учеб. посібник. - М.: 1982. - С.78.

32. Рогожин М.Ю. Документаційне забезпечення управління: Навчальний практ.пособіе. - М.: Проспект, 2005. - С.384.

33. Романов Д.А., Ільїна Т.М., Логінова А.Ю. Правда про електронний документообіг. - М.: ДМК Пресс, 2002. - С.224.

34. Руминіна Л. Документаційне забезпечення управління: Підручник. - М.: Академія, 2006. - С.224.

35. Саттон Майкл Дж. Корпоративний документообіг: принципи, технології, методологія впровадження. СПб.: Абетка, 2002. - С.446.

36. Соколов В.С. Документаційне забезпечення управління. - М.: Форум Инфра-М, 2007. - С.176.

37. Юткіна Т.Ф. Податки й оподатковування: Підручник. - М.: Инфра-М, 2006. - С.576.

38. Андрєєва В.І. Основні напрямки науково організації управлінської праці та діловодства державного апарату СРСР: Автореф. діс.канд.іст.наук. 05.25.02 / МГІАІ - М., 1985.

39. Красавін А.С. Документування трудової діяльності працівників органів державного управління (історія та сучасний стан): Автореф. діс.канд.іст.наук. 05.25.02 / МГІАІ. - М., 1978.

40. Санкіна Л.В. Удосконалення форм управлінських документів на основі стандартизації і уніфікації (1917-1980). Автореф. Дис.канд. іст. наук. 05.25.02 / МГІАІ. - М., 1983.

41. Бобильова М.П. Питання нормативно-методичного забезпечення діловодства при впровадженні системи автоматизації документообігу / / Діловодство. - 1998 .- № 2. - С. 52-55.

42. Бобильова М.П. Корпоративне регулювання документаційного забезпечення управління / / Документація в інформаційному суспільстві: Проблеми державного регулювання забезпечення управління при переході на електронні технології: Докл. і повідомл. на восьмий Міжнар. наук.-практ. конф., 21-22 листоп. 2001 р. - М., 2003. - С. 45-86.

43. Бобильова М.П. Від традиційного до електронного документообігу: деякі проблеми переходу / / Документація в інформаційному суспільстві: електронне діловодство та електронний архів: Докл. і повідомл. на шостий Міжнар. наук.-практ. конф., 24-25 листоп. 1999 р. - М., 2000. - С. 69-72.

44. Курило А.П. Про правовому вирішенні електронного документу в системі міжбанківських електронних розрахунків / / Проблеми інформатизації. - 1999. - № 3.

45. Магідов В.М. Технотронное документи та архіви: проблеми архівознавства та джерелознавства: Тез. докл. на III Пленумі ЦС РОІА. 25 березня 1998, Москва / / Вісті архівіста. - 1998. - № 2 (44). - С. 30-37.

46. Магідов В.М. Технотронное документи в руслі архівознавства та джерелознавства / / Вісті архівіста. -1998 .- № 1 (43) .- С. 108-111.

47. Мельникова Ю. Бюджетні установи: ревізії та перевірки фінансово-господарської діяльності / / Податкова перевірка. - 2009. - № 4.

48. Тихонов В.І. Електронні архіви і електронний документообіг / В. І. Тихонов, І. Ф. Юшин / / Отеч. архіви. - 1999. - № 2. - С. 19-20.

49. Сайт Федеральної податкової служби http://www.nalog.ru/