Організація роботи сучасної кадрової служби

ТОВ «Будівельник» займається будівництвом приватних дерев'яних будинків, лазень, які збираються з оциліндрованного колоди або клеєного бруса. З цього року, організація взялася за будівництво котеджів з цегли. В основному будівництво будинків ведеться в сисертськит районі, м. Кам'янсько-Уральському і Кам'янському районі. ТОВ «Будівельник» також виконує покрівельні роботи з натуральної черепиці та металочерепиці.
Правове становище Товариства регламентується законодавством РФ та Статутом.
Товариство має круглу печатку із своїм найменуванням та зазначенням місця знаходження Товариства, а також може мати штампи і бланки зі своїм найменуванням, власну емблему, товарний знак та інші засоби ідентифікації Товариства.
Товариство у відповідності до законодавства має право відкривати розрахункові та інші рахунки в банках, у тому числі за кордоном і в іноземній валюті. Товариство має самостійний баланс (баланс Товариства), а також складає зведену звітність (баланс) по всіх філіях, представництвам. Товариство має право здійснювати як на території РФ, так і за кордоном угоди; укладати контракти та інші юридичні акти з організаціями та фізичними особами, в тому числі проводити експортно-імпортні операції, укладати договори, в тому числі купівлі-продажу, оренди, страхування, доручення, комісії, спільної діяльності та інші.
Суспільство має забезпечити своїм працівникам безпеку умов праці, і несе відповідальність за шкоду, заподіяну здоров'ю та працездатності працівників.
Метою діяльності Товариства є отримання прибутку і задоволення потреб громадян і організацій у товарах і послугах, вироблених відповідно до видів діяльності Товариства.
Товариство самостійно планує і здійснює свою діяльність, виходячи з попиту на вироблену продукцію і надані послуги, визначає рівні розрахункових цін і порядок розрахунку за продукцію і послуги.
Товариство у встановленому порядку здійснює такі види діяльності:
Торгово-закупівельну діяльність, у т. ч. оптову та роздрібну торгівлю;
проектні, дизайнерські, проектно-кошторисні, конструкторські та пошукові роботи;
будівництво цивільних і промислово-виробничих будівель і споруд, ремонтно-будівельні роботи;
сантехнічні, електротехнічні, монтажні роботи;
виробництво будівельних матеріалів;
виробництво і реалізацію товарів народного споживання та продукції виробничо-технічного призначення;
постачання матеріалів, сировини та обладнання, інших товарів промислового призначення;
виробництво, закуп, зберігання, переробку, реалізацію с / г продукції;
транспортні, авторемонтні і автосервісні послуги;
ріелторську діяльність;
маркетингову і посередницьку діяльність;
інформаційну та консультаційну діяльність;
інші види діяльності, не заборонені законодавством.
Види діяльності, що підлягають ліцензуванню, квотуванню, узгодженню або вирішення, здійснюються Товариством після отримання в установленому порядку відповідних ліцензій, квот, погоджень чи дозволів.
Суспільство може мати власне автогосподарство, здійснювати перевезення людей і вантажів.
Товариство здійснює в установленому порядку зовнішньоекономічну діяльність відповідно до законодавства РФ і норм міжнародного права. [22]

§ 1.2. Структура, функції і співробітники кадрової служби

Кадрове діловодство ТОВ «Будівельник» починалося зі складання штатного розкладу, потім, менеджером з персоналу, були складені посадові інструкції на всіх фахівців і керівників. Були введені форми службових записок, які контролюють передачу відповідної інформації. Крім того, майстер щомісяця складає підсумковий табель обліку робочого часу, відповідно до якого відбувається нарахування заробітної плати.
Паралельно були складені стандартизовані анкети для прийому на роботу, створені архіви особистих справ співробітників і кандидатів на вакансії. Анкети дозволяють отримувати інформацію про претендентів, необхідну для формування зовнішнього кадрового резерву. [23]
Персонал організації представлений його кадрами. Склад і структура кадрів постійно змінюється відповідно до зміни техніки, технології, організації виробництва і управління. Склад кадрів характеризується наступними показниками: освітній рівень, спеціальність, професія, кваліфікація, стаж роботи, вік, співвідношення окремих категорій працівників.
У штатному розкладі ТОВ «Будівельник» чисельний склад працівників - 30 чоловік. Серед них ІТП: директор, головний бухгалтер, бухгалтер, менеджер з персоналу, офіс-менеджер, касир, інженер з охорони праці, інженер з проектно-кошторисної роботи, майстер (2 ставки), експедитор. На даний момент в організації є чотири вакантні посади: офіс-менеджер, касир, інженер з охорони праці та інженер з проектно-кошторисної роботи. Загальна чисельність працівників кадрової служби ТОВ «Будівельник» складає 2 особи: менеджер з персоналу та офіс-менеджер (на нього також покладено обов'язки з кадрової роботи).
Плинність кадрів становить 6 - 7% на місяць. З появою обсягу робіт, виникає потреба у працівниках за спеціальностями: покрівельник і каменяр. Відділ кадрів розміщує оголошення в рухомому рядку місцевого каналу та газеті «Ярмарок вакансій».
У зв'язку з тим, що чисельний склад організації невеликий головний бухгалтер і менеджер з персоналу працюють в організації за сумісництвом.
Діяльність усіх працівників ТОВ «Будівельник» регламентується посадовими інструкціями, розробленими відповідно до Тарифно-кваліфікаційними характеристиками (вимогами) по загальногалузевим посадам службовців, і затвердженими керівником організації.
Вимоги посадової інструкції є обов'язковими для співробітника з моменту його ознайомлення з інструкцією під розписку і до переміщення на іншу посаду або звільнення, про що проставляється відмітка, про ознайомлення самої посадової інструкції. Узгоджену та затверджену посадову інструкцію нумерують, шнурують, завіряються печаткою організації і зберігають у відділі кадрів організації відповідно до встановленого порядку діловодства. [24]
Функції кадрової служби ТОВ «Будівельник»:
вивчення руху і причини плинності кадрів, розробка заходів щодо їх усунення;
оформлення прийому, переведення, звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, положеннями і наказами керівника організації;
формування та ведення особових справ працівників, внесення до них змін, пов'язаних з трудовою діяльністю;
заповнення, облік і зберігання трудових книжок;
підрахунок трудового стажу;
оформлення довідок про минуле і справжньої трудової діяльності працівників організації;
ведення обліку надання працівникам чергових відпусток;
контроль за складанням і веденням графіка чергових відпусток;
оформлення документів, необхідних для призначення пенсій працівникам організації та їх сім'ям;
підготовка документів до здачі в архів;
складання встановленої звітності. [25]
Найважливішою функцією відділу кадрів є документування процесу руху кадрів на підприємстві. До цього виду діяльності можна віднести підвищення по службі, зниження, переклад, припинення трудового договору. З цією метою розроблена інструкція, яка визначає порядок оформлення при прийомі на роботу, переведення, звільнення і обліку працівників підприємства, а також порядок видання, обліку та розсилання наказів по особовому складу.
Просування по службі допомагає організації, оскільки дозволяє їй заповнювати вакансії службовцями, які виявили вже свої здібності. Воно допомагає і службовцям, оскільки задовольняє їхнє прагнення до успіху, досягнень, і самоповазі. Переказ можна використовувати, щоб розширити досвiд працiвника, а так само в тих випадках, коли керівництво вважає, що працівник буде працювати більш ефективно на iншiй посадi. Працівники ТОВ «Будівельник» за спеціальностями покрівельник і муляр, які мають спеціальну професійну освіту, занесені до кадрового резерву. При необхідності заповнення вакансії майстра, будуть розглядатися їх кандидатури в першу чергу. Іноді переклад використовуеться й у тих випадках, коли людина працює незадовільно, але у зв'язку з його великим чи стажем минулими заслугами керiвництво вважае, що припинення трудового договору з ним було б неетичним. У даному випадку, переклад є пониження в посаді, виконуючи, корисну роботу і не блокує кар'єру здатному молодому працівникові. [26] І тому майстру, не справляється зі своїми обов'язками, може бути запропонована вакансія покрівельника або муляра.

2. Документування кадрової діяльності

Діяльність кадрової служби організації - невід'ємна частина такого важливого і вкрай відповідального напрямки, як документаційне забезпечення управління (ДОП). Існує певна нормативно-методична база (система державних і галузевих стандартів, постанов і розпоряджень Уряду РФ, інструктивних листів міністерств і відомств, посібників та ін), що регламентує правильність оформлення документів, побудова документообігу в організації і т.д.
Кадрова документація (документація по особовому складу) організації має велике значення, оскільки і при оперативному (у відділі кадрів організації), і при архівному (в архіві самої організації або в державному архіві) зберіганні вона є першоджерелом інформації про трудовий стаж громадян та у зв'язку з цим безпосередньо пов'язана із забезпеченням їх конституційних прав.
Кадрова документація відноситься до категорії документів довгострокового зберігання. Терміни зберігання різних видів документів з особового складу встановлені Переліком типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організації, із зазначенням термінів зберігання, затверджені Керівником Федеральної архівної служби Росії [27] (Додаток № 1).

§ 2.1. Основні види документів, що використовуються в діяльності кадрової служби ТОВ «Будівельник»

Різновиди документів за функціями та завданням управління кадрами включені в Загальноросійський класифікатор управлінської документації (документи з прийому, перекладу і звільнення працівників, з оформлення відпусток, заохочень, дисциплінарних стягнень та ін.)
Найбільш численну за видами і різновидам групу кадрових документів становить організаційно-розпорядча документація, що охоплює питання організаційно-правового забезпечення діяльності кадрової служби та її співробітників, документування руху кадрів, атестації персоналу, дотримання трудової дисципліни і багато інших.
При оформленні організаційно-розпорядчих документів ТОВ «Будівельник» (наказів, протоколів, актів тощо) виконуються типові управлінські дії, пов'язані з узгодженням, підписанням, затвердженням цих документів, з доведенням їх до відома працівників під розписку. При цьому на документах проставляються стандартні написи: підпис, гриф затвердження, візи узгодження і ознайомлення. Окремі написи називаються реквізитами документа і впливають на його юридичну силу, у зв'язку з чим вимагають правильного оформлення відповідно до чинних нормативів. Важливо підкреслити, що правила оформлення окремих реквізитів є загальними для різних видів організаційно-розпорядчих документів.
Склад реквізитів ОРД, вимоги до їх оформлення і порядок розташування реквізитів на стандартному аркуші паперу встановлені ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». ГОСТ введений в дію з 01.07. 2003 постановою Держстандарту РФ від 03.03. 2003. Вимоги стандарту є рекомендованими, проте їх слід дотримуватися при оформленні постанов, розпоряджень, наказів, рішень, протоколів, актів, листів та інших організаційно-розпорядчих документів, включених в ОК 011-93 «Класифікація управлінської документації». [28]
До організаційно-розпорядчих документів, оформлюваним або використовуваним в кадровій службі ТОВ «Будівельник», відносяться:
організаційні документи:
положення про кадрову службу, посадові інструкції працівників, правила внутрішнього трудового розпорядку, штатний розклад, графік відпусток;
Положення про кадрову службу складається з розділів: загальні положення, завдання, структура, функції, взаємовідносини з іншими підрозділами підприємства, права, відповідальність. [29]
Посадова інструкція - це організаційно-правовий документ, що визначає завдання, функції, основні обов'язки і відповідальність співробітника підприємства при здійсненні ним службової діяльності відповідно до обійманої посади (Додаток № 2).
Основою для розробки посадових інструкцій є кваліфікаційні характеристики (вимоги) за посадами службовців, затверджені Міністерством праці та соціального розвитку РФ.
Цілями розробки посадової інструкції є:
- Створення організаційно-правової основи службової діяльності співробітників;
- Підвищення відповідальності працівника за результати його діяльності, що здійснюється на підставі трудового договору;
- Забезпечення об'єктивності при атестації співробітника, його заохочення і при накладенні на нього дисциплінарного стягнення.
Посадова інструкція складається з таких розділів: загальні положення, права, обов'язки, відповідальність, кваліфікаційні вимоги.
Посадова інструкція складається по кожній посаді організації, носить знеособлений характер і оголошуватися працівнику за розписку при укладанні трудового договору, в тому числі при переміщенні на іншу посаду, а також при тимчасовому виконанні обов'язків за посадою. [30]
Правила внутрішнього трудового розпорядку представляють собою документ, що регламентує організацію роботи підприємства. Він складається з наступних розділів: загальні положення, порядок прийому та звільнення робітників і службовців, основні права і обов'язки роботодавця, основні права та обов'язки робітників і службовців, робочий час і його використання, час відпочинку, заохочення за успіхи в роботі, відповідальність за порушення трудової дисципліни. [31] При прийомі на роботу кожен працівник ТОВ «Будівельник» знайомиться з правилами внутрішнього трудового розпорядку під розписку.
Штатний розклад - документ, який визначає структуру організації і чисельність посад кожного найменування в конкретних структурних підрозділах в організації. Відповідно до Трудового кодексу Російської Федерації штатна структура і штатний розклад розробляються організацією самостійно (Додаток № 3).
Штатний розпис містить перелік структурних підрозділів, посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадових окладах, накидками і місячному фонді заробітної плати. Затверджується наказом керівника організації або уповноваженим ним особою. Штатний розклад складається і затверджується за станом на 1 січня щорічно.
Загальна кількість посад за штатним розкладом складає 30 осіб.
Найменування структурних підрозділів і посад в них пишуться в називному відмінку згідно з переліками посад службовців та професій робітників, затвердженими Міністерством праці та соціального розвитку Російської Федерації.
У штатному розкладі проставляється підсумкова кількість посад. Посади, за якими передбачається зміст неповної штатної одиниці, вказуються у відповідних частках (0,25, 0,5, 0,75). У ТОВ «Будівельник» до таких посад належать менеджер з персоналу та головний бухгалтер. По групі працівників, яким встановлена ​​відрядна оплата праці, в штатному розкладі вказується загальна кількість працівників цієї групи. [32]
Щорічна оплачувана відпустка може надаватися в будь-який час робочого року відповідно до черговості, встановленої в даній організації. Зазначена черговість визначається щорічно відповідно до графіка відпусток, затвердженим роботодавцем (Додаток № 4).
Графік відпусток є обов'язковим локальним нормативним актом, затвердженим щорічно не пізніше, ніж за два тижні до настання нового календарного року.
Затверджений графік відпусток доводиться до відома всіх працівників ТОВ «Будівельник». Зазвичай оголошуються працівникам під розписку. Однак це не виключає обов'язки роботодавця повідомити кожного працівника про час його відпустки не пізніше, ніж за два тижні до його початку. Як правило, це вимога трудового законодавства здійснюється шляхом оформлення візи ознайомлення в наказі про надання відпустки, який видається не пізніше, ніж за два тижні до його початку.
У зв'язку з тим, що у графіку відпусток вказується точна дата початку відпустки, в подальшому не потрібно написання заяви про відпустку, так як відпустка буде надано «автоматично» за графіком шляхом видання наказу. [33]
розпорядчі документи: накази, розпорядження та вказівки з питань вдосконалення роботи з кадрами (розпорядчі документи, пов'язані з основної діяльності підприємства) і накази (розпорядження) з особового складу, що відображають конкретні управлінські ситуації процесів руху кадрів, їх обліку, оцінки і т.д. ;
Розпорядча діяльність організації документується в основному за допомогою видання наказів керівником організації. За змістом накази поділяються на два види: з основної діяльності і з особового складу.
Наказ з основної діяльності є нормативним документом, що відображає управлінські рішення з питань виробничо-господарської діяльності, планування, звітності, фінансування, кредитування, реалізації продукції, зовнішньоекономічної діяльності, вдосконалення структури та організації роботи підприємства і т.п.
Проекти наказів готуються менеджером з персоналу, узгоджуються з головним бухгалтером і підписуються керівником ТОВ «Будівельник». Підписаний керівником наказ реєструється менеджером з персоналу. Наказ набирає чинності з моменту його підписання, якщо в його тексті не вказано іншого терміну.
За поточними оперативних питань повсякденного виробничо - господарської та адміністративної діяльності керівник організації може видавати розпорядження та вказівки. Ці різновиди розпорядчих документів складаються аналогічно наказам. Констатуюча частина тексту в розпорядженнях і вказівки відокремлюється від розпорядчої словами: «Пропоную», «Зобов'язую», «Вважаю за необхідне», «Рекомендую». [34]
Накази з особового складу в даний час мають дві форми: уніфіковану і неуніфікованих. Вибір форми залежить від змісту. Накази про прийом на роботу, надання відпустки припинення дії трудового договору, відрядження працівника, заохочення оформлюються з використанням існуючих уніфікованих форм.
Інші накази з особового складу оформляються у текстовій формі на звичайному бланку наказу. При цьому слід мати на увазі, що уніфіковані форми повинні бути введені офіційним розпорядчим документом.
Якщо накази, на які існують уніфіковані форми, оформлені в текстовій формі з дотриманням всіх вимог до оформлення розпорядчих документів, тобто, виконані вимоги до складу і правилами оформлення реквізитів, то вони будуть мати юридичну силу.
Через відмінності у термінах зберігання накази по особовому складу доводиться ділити на дві частини: з терміном зберігання на 5 років і 75 років. Термін зберігання 5 років мають накази: про надання чергових і навчальних відпусток, чергуваннях, стягнення, короткострокових внутрішньоросійських відрядженнях. Решта накази за особистим наказом зберігаються 75 років. [35]
інформаційно-довідкові документи: протоколи засідань атестаційних та кваліфікаційних комісій, акти про порушення трудової дисципліни, листування з питань роботи з кадрами, доповідні і пояснювальні записки, заяви, графіки відпусток і т.п. [36]
Для підтвердження встановлених фактів і подій кількома особами ТОВ «Будівельник» складається акт. Акти складаються за результатами ревізій діяльності підприємства та окремих посадових осіб, при прийомі-передачі справ, підготовки документів до знищення, прийманні об "єктів в експлуатацію.
Майстром ТОВ «Будівельник» по закінченню будівельних робіт складається акт виконаних робіт.
Текст акту прийнято викладати від третьої особи однини («комісія встановила).
Акт складається у тій кількості примірників, яка визначається потребою зацікавлених осіб. Відомості про кількість примірників акта і їх місцезнаходження вміщують у кінці тексту перед відміткою про наявність додатку до акта.
Службові листи оформляються на бланках листів. Текст листа складається з двох частин. Спочатку вказуються причини, які послужили підставою для складання листа, а потім викладаються висновки, пропозиції, прохання. У листуванні використовуються такі форми викладу тексту:
- Від першої особи однини (прошу);
- Від першої особи множини (просимо);
- Від третьої особи однини (підприємство просить);
- Від третьої особи множини (керівництво підприємства і трудовий колектив просять). [37]
Телеграми оформляються на спеціальних друкарських бланках, а в разі їх відсутності - на звичайному папері. Друкують телеграму в двох примірниках на одній стороні аркуша через два інтервали прописними буквами.
Телеграма візується виконавцем, підписується керівником організації і завіряється печаткою. Виправлення, внесені під час підписання, завіряються виконавцем під рискою телеграфного бланка. Телеграми, спрямовані на кілька адрес, підписуються в одному екземплярі. На примірнику, що залишається на підприємстві, вказуються всі адреси і додається список адресатів. [38]
Доповідна записка може оформлятися рукописним способом на стандартному аркуші паперу. Доповідна записка є документом, що містить грунтовний виклад питання, що відображає виробничу діяльність організації. ТОВ «Будівельник» доповідні записки в основному пише майстер на працівників організації у зв'язку з порушенням трудової дисципліни.
Пояснювальна записка - це документ, в якому працівник організації пояснює причини невиконання будь-якого доручення, порушення трудової чи виробничої дисципліни. Пояснювальна записка може оформлятися рукописним способом на стандартному аркуші паперу. [39]
Довідка являє собою документ, що описує або підтверджує зміст тих чи інших фактів (подій тощо).
Довідка, що підтверджує якийсь факт (подія), повинна містити:
- Прізвище зазначеної особи;
- Посада зазначеної особи;
- Вказівка ​​про те, для яких цілей видана дана довідка.
Подібні довідки найбільш широко застосовуються при роботі з персоналом підприємства (Додаток № 5).
Довідка підписується керівником підприємства та менеджером з персоналу. Підписи зазначених осіб скріплюються печаткою підприємства. [40]

§ 2.2. Оформлення кадрових документів

Оформлення документів при прийомі на роботу
При прийомі на роботу в ТОВ «Будівельник», працівник повинен надати наступні документи:
- Заяву про прийом на роботу з підписом директора;
- Паспорт або інший документ, що засвідчує особу;
- Трудову книжку, за винятком випадку, коли трудовий договір укладається вперше або працівник поступає на роботу на умовах сумісництва;
- Страхове свідоцтво державного пенсійного страхування;
- Документи військового обліку - для військовозобов'язаних і осіб, що підлягають військового обліку;
- Документ про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань - при вступі на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки;
- Довідку форми 2-ПДФО з попереднього місця роботи;
- Медичну довідку;
- СЗВК (відомості про стаж застрахованої особи). [41]
На підставі цих документів оформляється наказ про прийняття працівника в ТОВ «Будівельник», з яким він знайомиться під розпис (Додаток № 6). У наказі зазначається найменування структурного підрозділу, в якому доведеться працювати співробітнику, професія, (посада), випробувальний термін (якщо він встановлюється при прийомі), а також умови прийому на роботу, характер майбутньої роботи, оплата праці. Далі заповнюється особиста картка працівника.
Форма особової картки Т-2 затверджена постановою Держкомстату Росії від 06.04.01 № 26 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати». [42]
Співробітник кадрової служби повинен мати на увазі, що правил щодо ведення особистих карток форми Т-2, за винятком Інструкції щодо застосування і заповнення форм первинної та облікової документації з обліку праці та її оплати, затверджена постановою Держкомстату Росії від 06.04.01 № 26, що не існує, тому зміст даної статті можна розглядати як рекомендації, а не як обов'язкова вимога до точного виконання.
Для заповнення особової картки Т-2 кадровику необхідні такі документи працівника:
- Паспорт;
- Трудова книжка;
- Військовий квиток;
- Документ про освіту;
-Страхове свідоцтво державного пенсійного страхування;
- Ідентифікаційний податковий номер;
- Наказ про прийом на роботу.
Вся інша інформація вноситься на підставі відомостей, повідомлених про себе працівником.
При кодуванні відомостей в особистій картці Т-2 необхідно керуватися поруч правил щодо заповнення, визначених Стандартом з автоматизованих систем управління кадрами:
1. Якщо в полі кодування будуть внесені неправильні записи або що не відносяться до даного заповнення відомості, форма Т-2 вважається зіпсованою і підлягає переписуванню. Тому рекомендується або вносити точні коди, або не вносити їх взагалі до моменту здачі особистої картки Т-2 в архів.
2. При відсутності записів або при негативних відповідях («не мають», «не перебуваю») кодована частина цього реквізиту залишається порожньою.
3. При вказівці дат назва місяця пишеться повністю, рік записується чотирма цифрами: наприклад, 14 вересня 2008
4. Кодуються дати арабськими цифрами в такому порядку: число / місяць / рік; наприклад 23.04. 2008.
При заповненні інших розділів картки необхідно керуватися Інструкцією, затвердженою постановою від 06.04.01 № 26. [43]
Стаж роботи (загальний, безперервний, що дає право на надбавку за вислугу років, що дає право на інші пільги, встановлені в організації та інші) розраховується на підставі записів у трудовій книжці і (або) інших підтверджують відповідний стаж документів.
Особиста картка Т-2 є основним обліковим документом. Заповнюється в обов'язковому порядку на всіх працівників організації ТОВ «Будівельник». Термін зберігання каточках - 75 років. При зміні відомостей про працівника в його особисту картку вносяться відповідні дані, які завіряються підписом менеджера з персоналу.
Трудовий договір, укладений у письмовій формі - це акт індивідуально-договірного характеру, який повинен відображати умови праці працівника і зобов'язання сторін, передбачені законодавством, колективним договором, угодами (Додаток № 7).
Згідно Трудового кодексу Російської Федерації трудовий договір - це угода між роботодавцем та працівником, відповідно до якого роботодавець зобов'язаний надати працівникові роботу за обумовленою трудової функції, забезпечити умови праці, своєчасно і в повному обсязі виплачувати працівникові заробітну плату, а працівник зобов'язується особисто виконувати визначену цим угодою трудову функцію, а також дотримуватися діючих в організації правила внутрішнього трудового розпорядку. [44]
У трудовому договорі вказуються: [45]
- Прізвище, ім'я, по батькові працівника;
- Найменування роботодавця, найменування організації;
- Місце роботи;
- Дата початку роботи;
- Найменування професії відповідно до штатного розкладу або конкретна трудова функція;
- Права і обов'язки працівника;
- Характеристика умов праці, компенсації і пільги працівникам за роботу у важких, шкідливих і небезпечних умовах;
- Режим праці та відпочинку;
- Умови оплати праці;
- Види й умови соціального страхування.
Трудовий договір складають у двох примірниках, кожен з яких оформляється як оригінал: містить підписи роботодавця і працівника, засвідчується печаткою організації. Один примірник зберігається в ТОВ «Будівельник», а другий - у працівника.
Трудовий договір набирає законної сили з моменту підписання його сторонами. Трудовий договір анулюється, якщо працівник не приступив до роботи у встановлений договором термін без поважної причини протягом тижня. [46]
Після складання звіту про прийом, працівник знайомиться з правилами внутрішнього трудового розпорядку, знайомиться зі своїми посадовими обов'язками.
При прийомі на роботу і в процесі трудової діяльності працівника у роботодавця накопичується на нього певне «досьє», відповідні дані про нього, які разом з документами, необхідними при прийомі на роботу, трудовим договором, наказом (розпорядженням) про приймання на роботу утворюють особиста справа працівника. У той же час правова регламентація збору цих даних, їх обробки, а також доступ до них відповідного працівника відсутня.
Вміщені в особовій справі дані нерідко носять конфіденційний характер. Така інформація про працівника (персональні дані) являє собою відомості про факти, події та інших обставин життя та діяльності працівника, за допомогою яких можливо ідентифікувати його особу. [47]
Сьогодні, коли широко використовуються автоматизовані інформаційні системи та їх технології, інформація про будь-якому працівнику, що складається з роботодавцем у трудових відносинах, може стати в тій чи іншій мірі відкритою і за певних обставин призвести до ущемлення (або применшення) його прав і законних інтересів, заподіяти працівникові матеріальну шкоду та моральну шкоду. Це та інші можливі обставини зумовили необхідність правового закріплення принципів, що стосуються, зокрема, обробки персональних даних працівників, положень про порядок їх зберігання та використання в організації, про передачу персональних даних і права працівників щодо їх захисту, а також про відповідальність осіб за невиконання вимог правових норм, що регулюють зазначені питання. [48]
Оформлення документів при переведенні працівника
Умови і порядок переведення на іншу роботу визначається трудовим кодексом Російської Федерації.
Згідно із законодавством допускається три види перекладу:
переведення на роботу на тому ж підприємстві;
переклад на інше підприємство;
переклад в іншу місцевість (можливо разом з підприємством).
Всі зміни трудового договору допускаються лише за згодою працівника. Згода має бути отримано попередньо, до видання наказу (розпорядження) про переведення, після ознайомлення з усіма умовами тієї роботи, на яку конкретно передбачається переведення працівника.
Переведення в інший структурний підрозділ оформляється наказом про переведення працівника на іншу роботу. На підставі наказу менеджером з персоналу робиться позначка в особистій картці, запис у трудовій книжці та інших документах. [49]
Оформлення переведення працівника на інше підприємство (п.5 ст.77 ТК РФ) проводиться в наступному порядку.
працівник, що дав згоду на переклад або порушив клопотання про переведення, подає письмову заяву на ім'я свого безпосереднього керівника з викладенням мотивів перекладу і зазначенням підприємства, в якому він бажає працювати;
його безпосередній керівник розглядає заяву, і при згоду на переклад відділ кадрів оформляє відповідні документи - подання на переведення у 2 екземплярах, заява працівника, характеристику;
керівник приймає підприємства після отримання документів вирішує питання про прийом працівника на роботу і дає відповідь керівнику підприємства, від якого одержані документи на переказ;
при отриманні згоди на переведення колишній керівник видає наказ про звільнення працівника від займаної посади. [50]
Оформлення відпусток
Оформлення щорічної основної оплачуваної відпустки
Щорічна оплачувана відпустка повинна надаватися працівникові відповідно до затвердженого керівником ТОВ «Будівельник» графіком відпусток. Його дотримання обов'язково як для роботодавця, так і для працівника (ст.123 ТК РФ). [51] Для оформлення та обліку відпусток застосовується форма Т-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику» (Додаток № 8).
Текст уніфікованої форми Т-6 починається з фрази: «Надати відпустку», потім вказуються в давальному відмінку прізвище, ім'я, по батькові працівника, найменування структурного підрозділу, де він трудиться, його посаду або спеціальність, професія, позначені в трудовому договорі, в наказі про прийомі працівника, а якщо він був переведений, то у зміні до трудового договору і наказі про переведення. Вказуючи ці дані, менеджеру з персоналу слід використовувати особисту картку працівника.
Потім проставляється початкова та остання дата робочого року, за який працівник має право на відпустку.
Далі потрібно заповнити відповідно до видів відпусток, встановлених ТК РФ, пункти А, Б, В, представлені в уніфікованій формі Т-6. Оскільки ст.15 ТК РФ встановлено, що тривалість щорічної основної оплачуваної відпустки становить 28 календарних днів, заповнення пункту А не викликає у менеджер з персоналу питань.
Щорічна оплачувана відпустка може ділитися на частини. При цьому одна з його частин має бути не менше 14 календарних днів (ст.125 ТК РФ).
Статтею 120 ТК РФ передбачено, що неробочі святкові дні, що припадають на період відпустки, у число календарних днів відпустки не включаються і не оплачуються. [52]
Незважаючи на те, що при складанні графіка відпусток враховуються не тільки чинне законодавство і специфіка діяльності організації, а й положення працівників, у реальному житті графік дотримується не завжди і працівники нерідко звертаються до керівника з проханням про перенесення відпускного періоду на інший час. Слід зазначити, що можливість перенесення відпустки передбачена самою уніфікованою формою графіка відпусток.
Інформація про перенесення відпустки вноситься до графи 8, де вказується найменування документа - підстави для зміни відпускного періоду. Як правило, таким документом є заява працівника із зазначенням причини перенесення відпустки і додатком при необхідності медичних довідок або інших документів, що підтверджують наявність у працівника особливих обставин (стану здоров'я, становище в сім'ї).
Ухвалене роботодавцем рішення відбивається в резолюції, що проставляється на заяві працівника. При цьому обумовлюється дата передбачуваного відпустки, яка вноситься до графи 9 графіка відпусток.
Таким чином, графік, який складається не пізніше ніж за 2 тижні до настання календарного року, заповнюється за необхідності протягом усього поточного календарного року (графи 8 і 9). Крім того, протягом року поступово заповнюється графа 7, до якої вноситься інформація про фактично використаному черговому щорічному оплачуваній відпустці.
Необхідно відзначити, що перенесення відпустки може бути викликано не тільки особистими обставинами працівника. Як зазначено в ст.124 ТК РФ, щорічна оплачувана відпустка за угодою між працівником і роботодавцем переноситься на інший термін, якщо працівнику своєчасно не була проведена оплата за час цієї відпустки або працівник був попереджений про час початку відпустки пізніше, ніж за 2 тижні до його початку.
У виняткових випадках, коли надання відпустки працівникові в поточному робочому році може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи організації, допускається за згодою працівника перенесення відпустки на наступний робочий рік. При цьому відпустка повинна бути використаний не пізніше 12 місяців після закінчення того робочого року, за який він надається. [53]
Оформлення відпустки без збереження заробітної плати
Надання відпустки без збереження заробітної плати (Додаток № 9) визначено ст.128 ТК РФ. У ТОВ «Будівельник» адміністративний відпустка надається працівнику за його письмовою заявою за сімейними обставинами та з інших поважних причин. Його тривалість визначається угодою між працівником і роботодавцем. [54]
Є ряд випадків, коли роботодавець не має права відмовити в наданні відпустки без збереження заробітної плати. Він зобов'язаний надати відпустку за наявності письмової заяви працівника:
- Працюючим пенсіонера по старості (за віком) - до 14 календарних днів на рік;
- Батькам та дружинам (чоловікам) військовослужбовців, які загинули або померли внаслідок поранення, контузії чи каліцтва, одержаних при виконанні обов'язків військової служби, або внаслідок захворювання, пов'язаного з проходженням військової служби, - до 14 календарних днів на рік;
- Працюючим інвалідам - ​​до 6 календарних днів на рік;
- Працівникам у випадках:
- Народження дитини - до 5 календарних днів;
- При реєстрації шлюбу - до 5 календарних днів;
- Смерті близьких родичів - до 5 календарних днів. [55]
Оформлення документів з військового обліку
і бронювання громадян
Як тільки організація сформувалася, для військкомату заповнюється картка обліку (Додаток № 10). У ній містяться такі пункти:
- Повне найменування організації;
- П.І.Б. і телефон (факс) керівника;
-Ф.І.О. і телефон (факс) відповідального за військовий облік та бронювання;
- Номер, дата, місце реєстрації (перереєстрації);
- Юридичну адресу;
- Фактична адреса;
- Поштова адреса;
- Вищестояща організація;
- Код ЗКПО;
- Організаційно-правова форма;
- Форма власності;
- Основні види економічної діяльності, продукції і послуг;
- ІПН;
- Відомості про працюючих;
- Перелік посад і професій, за якими бронюються громадяни, які перебувають у запасі;
- Додаткова інформація. [56]
Завдання відділу кадрів при оформленні документів з військового обліку і бронювання громадян:
1. Внесення в особисті картки громадян, які перебувають в запасі, і громадян, які підлягають призову на військову службу даних про зміну сімейного стану, складу сім'ї, адреси місця проживання, освіти, спеціальності та посади. Контроль за повідомленням громадянами цих змін в обліковий орган за місцем стану на військовому обліку.
2. Подання відомостей у військовий комісаріат про громадян, які перебувають в запасі, і громадян, які підлягають призову на військову службу, які заявили про зміну стану здоров'я.
3. Звірка даних обліку особових карток з даними військових квитків (посвідчень громадян, які підлягають призову на військову службу і відмітка про це на лицьовій стороні картки.
4. Представлення у військовий комісаріат особистих карток на громадян, які перебувають в запасі, і громадян, які підлягають призову на військову службу для звірки їх з обліковими даними військового комісаріату.
6. Представлення у військові комісаріати іменних списків на юнаків, які підлягають приписці до призовних дільниць. Виробляти відповідні відмітки в особових картках (розділ 2, військовий облік) осіб, які досягли граничного віку перебування в запасі.
7. Представляти у військові комісаріати відомості про прийнятих і звільнених громадян, які перебувають в запасі, і громадян підлягають призову на військову службу і відбулися змінах в облікових даних.
8. Оформлення посвідчень і сповіщень про відстрочки від призову за мобілізацією та у воєнний час на громадян, які перебувають в запасі і що підлягають бронюванню.
9. Висилка повідомлень про зарахування громадян на спеціальний військовий облік у військові комісаріати, де ці громадяни перебувають на військовому обліку.
10. Повідомлення у військовий комісаріати за місцем стану на військовому обліку громадян, про всі внесені зміни і виправлення в посвідченнях про відстрочку від призову за мобілізацією та у воєнний час.
11. Повідомлення у військкомати за місцем стану на військовому обліку громадян, у разі анулювання відстрочок від призову за мобілізацією та у воєнний час.
12. Подання до військкомату за місцем знаходження підприємства посвідчень про відстрочки від призову за мобілізацією та у воєнний час для внесення виправлень при переміщенні громадян всередині підприємства на інші посади при зміні розділу та пункту переліку (зміни виробничої кваліфікації, військово-облікових ознак, що дають право на бронювання)
13. Подання до військового комісаріату для знищення та списання з особового рахунку зіпсованих бланків спеціального обліку та посвідчень про відстрочку від призову на громадян, які втратили право на відстрочку.
14. Представлення звіт про наявність працюючих та заброньованих громадян.
15. Подавати відомості до військкомату про хід реалізації потреб і запитів воїнів-інтернаціоналістів. Чорнобильців, що працюють на даному підприємстві. [57]
Менеджер з персоналу ТОВ «Будівельник» є відповідальним за ведення військового обліку та бронювання працівників організації, і тому на нього складається посадова інструкція (Додаток № 11).
Під військовим урахуванням розуміється державна система обліку та аналізу наявних у країні призовних і мобілізаційних ресурсів. Функціонування системи військового обліку забезпечується Міністерством оборони РФ, Міністерством внутрішніх справ РФ і органами місцевого самоврядування.
Військовий облік має здійснюватися постійно і охоплювати всі категорії громадян, які підлягають військовому обліку.
Основними вимогами, що висуваються до військового обліку, є повнота і достовірність даних, що характеризують кількісний і якісний стан призовних і мобілізаційних ресурсів.

Оформлення пенсії

Умови, необхідні для призначення трудової пенсії по старості, встановлені ст.7 Федерального закону від 17.12.01 № 173-ФЗ «Про трудові пенсії в Російській Федерації».
Дана стаття передбачає дві умови, при виконанні яких виникає право на трудову пенсію по старості. Перше умови - досягнення певного віку - 60 років для чоловіків і 55 років для жінок. Друга умова - наявність певної тривалості страхового стажу - не менше 5 років. Зазначений страховий стаж обчислюється за нормами ст.10-13 Закону про трудові пенсії.
Слід зазначити, що названі умови повинні виконуватися одночасно. Якщо в особи, яка досягла встановленого віку, відсутня необхідна тривалість страхового стажу (менше 5 років), право на трудову пенсію через старість не виникає. [58]
Розмір страхової частини трудової пенсії по старості визначається за формулою:
де СЧ - страхова частина трудової пенсії по старості;
ПК - сума розрахункового пенсійного капіталу застрахованої особи, врахованого станом на день, з якого зазначеній особі призначається страхова частина трудової пенсії по старості;
Т - кількість місяців очікуваного періоду виплати трудової пенсії по старості, що застосовується для розрахунку страхової частини зазначеної пенсії, становить 19 років (228 місяців). [59]
Для осіб, які не мають необхідної ст.7 Закону про трудові пенсії тривалості страхового стажу, а також для осіб, які взагалі не мають страхового стажу, чинним пенсійним законодавством передбачено призначення соціальної пенсії відповідно до Федеральним законом від 15.12.01 № 166 - ФЗ «Про державне пенсійне забезпечення в Російській Федерації».
Проте соціальна пенсія таким особам призначається тільки після досягнення віку 65 років чоловіками і 60 років жінками.
Умови призначення трудової пенсії по старості, встановлені Законом про трудові пенсії, дещо відрізняються від умов, які були необхідні для призначення пенсії по старості відповідно до Закону РФ від 20.11.90 № 340-1 «Про державні пенсії в Російській Федерації», які діяли до 1 січня 2002 [60]
На початку кожного року на всіх робітників ТОВ «Будівельник», які в наступному році досягають пенсійного віку, складається спеціальний список за формою. Список складається менеджером з персоналу. У списку повинні бути включені всі працівники організації, які отримують право на пенсію на загальних підставах.
Державні пенсії призначаються:
за віком;
по інвалідності;
з нагоди втрати годувальника;
за вислугу років;
за роботу в районах Крайньої Півночі.
Для оформлення трудової пенсії по старості, відділу кадрів потрібні наступні документи працівника:
- Заява про встановлення пенсії; (Додаток № 12).
- Копія трудової книжки;
- Паспорт;
-Страхове свідоцтво державного пенсійного страхування;
- Копія свідоцтва про народження дитини;
- Свідоцтво про укладення шлюбу;
- Довідка про з / п
- Копія військового квитка;
- Пенсійне посвідчення;
- Фото 3х4.
У відділ призначення пенсії перераховані вище документи можна надати не раніше, ніж за місяць до дня народження, тобто виконання 55 років - жінкам, 60 років - чоловікам.
Після того, як всі документи зібрані, менеджер з персоналу ТОВ «Будівельник» передає їх до відділу призначення пенсії.
Якщо працівник виведений на групу інвалідності, він обов'язково повинен з'явитися у відділ кадрів з довідкою ЛТЕК для оформлення пенсії. [61]
Родичі померлого годувальника повинні з'явитися у відділ кадрів зі свідоцтвом про смерть померлого, для оформлення пенсії у зв'язку з втратою годувальника. Працівник відділу кадрів зобов'язаний протягом 10 днів з дня надходження заяви про призначення пенсії підготувати необхідні документи:
надання до призначення пенсії, де вказується трудовий стаж (копія трудової книжки);
довідка про заробітну плату.
До заяви про призначення пенсії у зв'язку з втратою годувальника мають бути додані документи:
свідоцтво про смерть або документ, що засвідчує безвісна відсутність годувальника;
свідоцтво про народження особи, якій призначається пенсія;
довідка з домоуправління, що підтверджує родинні стосунки члена сім'ї з померлим або зниклим без вести годувальником;
документи, що підтверджують трудовий стаж годувальника;
довідка про заробітну плату годувальника.
Основним документом, що підтверджує трудовий саж працівника, є трудова книжка. Окрім трудової книжки підтвердження про стаж приймаються довідки про стаж роботи. Довідка підписується директором ТОВ «Будівельник», який несе відповідальність за правильністю її видачі, а також головним бухгалтером. [62]

Оформлення документів при звільненні

Заява про звільнення працівник пише за два тижні до передбачуваного терміну звільнення з роботи. У заяві вказується причина і дата звільнення. Заява підписується керівником ТОВ «Будівельник». На підставі заяви про звільнення і особової картки працівника заповнюється бланк наказу (розпорядження) про припинення трудового договору (Додаток № 13). Відповідно до резолюції директора в проекті наказу про звільнення вказується прізвище, ім'я, по батькові, займана посада, дата і причина звільнення працівника.
На підставі оформлюваного наказу робиться запис у власній картки працівника, дата, причина звільнення, дата і номер наказу про звільнення.
На підставі цього ж наказу робиться запис у трудовій книжці, дата і причина звільнення, дата і номер наказу про звільнення, згідно інструкції щодо заповнення трудових книжок.
Відповідно до п.5.1 Інструкції запис про звільнення (припинення трудового договору) у трудовій книжці працівника провадиться у наступному порядку:
у графі 1 розділу «Відомості про роботу» ставиться порядковий номер запису;
у графі 2 зазначається дата звільнення (припинення трудового договору);
у графі 3 робиться запис про причини звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на пункт і статтю закону (Трудового кодексу РФ);
у графі 4 зазначається найменування документа, на підставі якого внесено запис, його дата і номер.
Датою звільнення працівника вважається останній день його роботи (ст.77 ТК РФ). Наприклад, останнім днем ​​роботи працівника є 10 січня 2004 р. цьому випадку в графі 2 розділу «Відомості про роботу» необхідно вказати дату «10 січня 2004». [63]
При припиненні трудового договору з підстав, передбачених ст.77 ТК РФ (за винятком випадків розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця і за обставинами, не залежних від волі сторін (п. п.4 і 10 цієї статті)), в трудову книжку вноситься запис про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на відповідний пункт даної статті. Наприклад, при звільненні працівника за власним бажанням в якості підстави звільнення в трудову книжку вноситься п.3 ст.77 ТК РФ, а не ст.80 ТК РФ.
При розірванні трудового договору з ініціативи роботодавця у трудову книжку вноситься запис про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на відповідний пункт ст.81 ТК РФ або інші підстави розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця, передбачені Трудовим кодексом РФ або іншими федеральними законами.
При припиненні трудового договору за обставинами, не залежних від волі сторін, в трудову книжку вноситься запис про підстави припинення трудового договору з посиланням на відповідний пункт ст.83 ТК РФ.
Слід пам'ятати, що при розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг і переваг, запис про звільнення (припинення трудового договору) вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин (п.5.6 Інструкції).
Відомості про звільнення (припинення трудового договору) та прийомі (призначення) на роботу у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) або його переходом на виборну роботу (посаду).
При звільненні працівника у зв'язку з його переведенням на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) у графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки необхідно вказати, в якому порядку здійснюється переклад: на прохання працівника або за його згодою. [64]
Потім робиться запис про видачу трудової книжки в книзі обліку руху трудових книжок.
Трудовий договір, укладений між працівником і роботодавцем ТОВ «Будівельник» може бути розірваний за різних причин. Підстава для припинення трудового договору встановлює Трудовий кодекс Російської Федерації.
Документи комплектуються для передачі в архів, потім особиста картка переміщується в картотеку звільнених.

§ 2.3. Робота з вихідними і вхідними документами

До числа вихідних (відправляються) документів відносяться, головним чином, відповідні листи, показували б згоду, відмова на відповідне прохання або пропозицію адресатами ініціативні листи самої широкої тематики, що вимагають відповідної реакції адресата.
Проходження вихідного документа в ТОВ «Будівельник» включає кілька етапів:
складання проекту документа, його роздруківка;
узгодження проекту, його візування в необхідних випадках;
підписання (затвердження) документа;
реєстрація та відправлення документа.
Процес узгодження і візування можна прискорити, направивши копії проекту зацікавленим організаціям і особам. Їх обгрунтовані зауваження враховуються, документ передруковується.
Підготовлений проект документа видається менеджеру з персоналу для перевірки правильності оформлення, наявності додатків, а також в необхідних випадках матеріалів, на підставі яких документ готувався. Неправильно оформлений документ повертається виконавцю. Проект документа разом з необхідними матеріалами надається керівнику на підпис. Виправлені керівником проекти документів, як правило, передруковуються.
Підписані документи реєструються і передаються на відправку менеджеру з персоналу. Відправляються документи сортуються за адресами, їх вкладають у конверти, заклеюють, при необхідності проставляють вартість відправлень, складають список на замовну пошту і здають у відділення зв'язку.
Внутрішні документи проходять такі стадії: підготовка проекту документа, передрук, узгодження, візування, підписання, виконання. Тому маршрути їх проходження на етапах підготовки та оформлення ті ж, що й у вихідних документів, а на етапі виконання збігаються з маршрутами вхідних документів.
Однак деякі види внутрішніх документів можуть мати свої маршрути. Протоколи не вимагають складання проекту; доповідні записки, довідки і т.п. документи надходять прямо до керівника, на ім'я якого вони написані.
Доповідні записки на ім'я керівника організації, довідки та інші внутрішні документи після розгляду посадовою особою передаються підшиваються у відповідні справи.
Документопотік вхідних документів складають:
документи вищестоящих організацій, органів влади;
документи, підвідомчих організацій, що присилають звітно-облікову документацію і різного роду запити;
документи організацій-суміжників та інших організацій, які обмінюються інформацією для вирішення питань, які потребують спільних дій;
скарги і заяви громадян.
У процесі руху вхідних документів виконуються наступні операції:
1. прийом вхідних документів;
2. первісна обробка;
3. попередній розгляд і розподіл;
4. реєстрація;
5. розгляд документів керівництвом;
6. виконання резолюцій;
7. відправка відповідних документів.
Прийом вхідної кореспонденції здійснюється в організації менеджером з персоналу.
Вся кореспонденція, що надходить в організацію, незалежно від адресата повинна пройти обробку у відділі кадрів.
Первісна обробка вхідної документації має своїм завданням перевірити правильність доставки і цілісність вкладень, врахувати надійшли документи і підготувати їх до передачі за призначенням. Перевіряється цілісність конвертів - всі конверти, за винятком особистої кореспонденції та кореспонденції на адресу, розкриваються, документи витягуються з конвертів, і звіряється наявність додатків. Якщо буде виявлено пошкодження, відсутність документа або додатків до нього, про це повідомляється відправнику.
На всіх документах (як реєстрованих, так і нерегістріруемих) для фіксації факту і часу їх надходження до установи роблять відмітку у вигляді реєстраційного штампу. Проставлення штампу та дати в ньому проводиться в день отримання документа.
Відмітка при надходженні документа проставляють тільки на реєстрованих документах у момент реєстрації.
Всі документи, реєструються та незареєстровані, надходять у відділ кадрів тому що в ТОВ «Будівельник» всю первинну обробку вхідної документації виробляє менеджер з персоналу.
В даний час організація отримує документи не тільки поштою, але і прийняті по факсу (факсимільне повідомлення), електронною поштою, доставлені кур'єром або відвідувачем. Діловодна служба зобов'язана забезпечити облік та контроль за рухом таких документів. [65]
Попередній розгляд документів, що надійшли також проводиться менеджером з персоналу, з головною метою - відібрати документи на адресу керівництва. Керівництву організації направляють документи з принципових питань діяльності організації, виконання яких вимагає рішення керівництва, і документи, що містять необхідну для керівництва інформацію. Вони складають приблизно 20% усієї документації.
Передача документів на розгляд повинна здійснюватися в день їх отримання. Телеграми та інші термінові документи передаються в першу чергу.
Результати розгляду документів керівниками відображаються в резолюціях.
Керівник організації, розглядаючи отриманий документ, повинен дати чіткі і конкретні вказівки щодо його виконання.
Резолюція керівника на документі має бути відображена в реєстраційних картках. Для контрольної служби резолюція може бути підставою взяття виконання документа на контроль.
Виконання резолюції здійснюється відповідальним виконавцем спільно з співробітниками, вказаними в ній. Хід роботи по виконанню документа при необхідності фіксується на зворотному боці реєстраційної картки. Документ весь час до моменту виконання знаходиться в робочій папці виконавця.
При передачі відповідного документа на підпис до нього слід докладати матеріали, на підставі яких він готувався. Це полегшує роботу керівника, дозволяє уникнути виклику виконавців, і т.п. У справу документ і всі пов'язані з нього матеріали направляються тоді, коли робота над відповідним документом повністю завершена. Підшивку документа до справи здійснює менеджер з персоналу.

§ 2.4. Формування справ в організації

Після завершення роботи з документами часто виникає необхідність повторного звернення до них. Тому виконані документи поміщаються в папки (швидкозшивачі, реєстратори), тобто у справи.
Справа - це сукупність документів (або документ), що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку.
Правильний розподіл документів у справи - головне завдання відділу кадрів ТОВ «Будівельник». Це дозволяє не тільки швидко знаходити потрібні для роботи документи, а й забезпечує збереження найбільш важливих з них. Не менше значення має і те, як документи систематизовані всередині справ, тобто як сформовані справи.
Формування справ - це групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ і систематизація документів усередині справи.
На початку календарного року на всі справи, перераховані в номенклатурі справ, заводиться окрема папка (папка-швидкозшивач або папка-реєстратор). Далі робота з формування справ складається з наступних операцій: розподіл і розкладка виконаних документів по теках (справах); розташування документів всередині справ у певній послідовності. Справа вважається заведеним з моменту появи в папці перший виконаного документа. [66]
При централізованому веденні діловодства в організації справи формуються і зберігаються в службі кадрів. Це характерно для невеликих організацій, таких як ТОВ «Будівельник», в яких за діловодство відповідає один працівник - менеджер з персоналу.
При формуванні справ, куди входять різні документи, повинні дотримуватися загальні вимоги, сформульовані в Основних правилах роботи архіву організації:
- У справу поміщаються документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справи;
- Документи постійного і тимчасового зберігання групуються в окремі справи;
- У справу включається по одному примірнику кожного документа. При цьому забороняється групувати у справи чернетки і дублетні примірники документів (за винятком особливо цінних), а також документи, що підлягають поверненню;
- Додатки та додаткові матеріали, незалежно від дати їх затвердження або складання, приєднуються до документів, до яких вони відносяться. Однак додатки, що мають великий обсяг, групуються в самостійну справу, про що в документі робиться відмітка;
- У справу групуються документи одного календарного року. [67]
Виняток становлять:
- Перехідні справи (містять документи з питань, вирішення яких переноситься на наступний календарний рік);
- Справи з документами виборних органів і їх постійних комісій (формуються за період їх скликання);
- У справи повинні міститися лише виконані документи, невиконані підшивати забороняється;
- Справи, за якими розподіляються документи, повинні точно відповідати номенклатурі справ.
Якщо протягом року з'являються нові документи, не передбачені номенклатурою справ, з них формують самостійну справу. Тема нової справи вносять у номенклатуру під резервним номером. Швидкість пошуку необхідної документної інформації залежить і від правильної систематизації документів всередині справи.
Документи справи повинні розташовуватися в певному порядку так, щоб за своїм змістом вони послідовно висвітлювали ті чи інші питання.
Розташування в хронологічному порядку передбачає угруповання документів за певний період часу в хронологічній послідовності (наприклад, вхідні документи - по датах надходження, вихідні - за датами відправлення).
З хронологічним розташуванням документів збігаються питальний і нумераційний порядок (ознаки). Питальний передбачає розміщення документів у справі в логічній послідовності вирішення питань, нумераційний - угрупування однорідних документів, що мають порядкову нумерацію.
За номінальному ознакою в справи групуються документи одного виду (різновиду): протоколи, накази, акти тощо
При алфавітному порядку документи систематизують за прізвищами авторів, назв організацій-кореспондентів і т.д.
Потрібно мати на увазі, що в основі формування справ завжди лежить поєднання кількох ознак.
Різні групи документів мають свою специфіку систематизації.
Розпорядчі документи (накази, розпорядження тощо) формують у справи за видами і за хронологією з відносяться до них додатками. Так, статути, положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджуються як самостійні документи, то їх поміщають в окремі справи.
Групують окремо накази з основної діяльності і з особового складу.
Накази з особового складу групуються у справи відповідно до встановлених термінів зберігання. При великих обсягах документів накази по особовому складу, що стосуються різних сторін діяльності (прийом на роботу, звільнення і переміщення, відрядження тощо), рекомендується групувати в окремі справи.
Протоколи підшивають у справи в хронологічному порядку і за номерами.
Особові рахунки робітників і службовців по заробітній платі групуються в окремі справи і розташовуються за алфавітом прізвищ.
В особистих справах документи розташовуються в хронологічному порядку в міру їх надходження.
Незалежно від того, який основний ознака лежить в основі формування справи, документи в межах усіх груп документів розташовують по хронології.
При заведення справи у відділі кадрів, обов'язково оформляють його обкладинку. Це оформлення носить частковий характер. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу при підготовці їх до передачі на зберігання в архів організації. [68]
При частковому оформленні справи на його обкладинку виносяться відомості, які дають можливість швидко визначити склад документації, що знаходиться в папці, і знайти потрібний документ:
повна назва організації, якщо воно офіційно визнано, тобто зареєстровано державними органами;
назва структурного підрозділу;
індекс структурного підрозділу, порядковий номер справи у номенклатурі;
заголовок справи, тобто короткі відомості про склад і зміст документів, вміщених у справу, так само переноситься на обкладинку з номенклатури без змін.
термін зберігання справи, наприклад, 3 роки, 5 років, зберігати постійно і ін (відповідно до номенклатури справ).
Дотримання правил формування й оформлення справ у відділі ккдров дозволяє здійснювати оперативний пошук документів, полегшує експертизу їх цінності та підготовку до подальшого архівного зберігання. [69]

§ 2.5. Зберігання документів кадрової служби

Справи кадрової служби ТОВ «Будівельник» підлягають оформленню при їх закладі, за відсутності потреби в них і після закінчення календарного року. Оформлення справ являє собою комплекс робіт з їх технічної обробки і проводиться менеджером з персоналу організації.
У залежності від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.
Повному оформленню підлягають справи постійного і тимчасового
(Понад 10 років) зберігання та з особового складу. Повне оформлення справи передбачає:
підшивку чи палітурку справи, нумерацію аркушів у справі, складання заверительной написи справи;
складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів справи, внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: допускається зберігати їх у швидкозшивачах, не проводити пересістематізацію документів у справі, листи справи не нумерувати, засвідчувальні написи не складати.
З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі його листи, крім аркушів заверительной написи і внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами суцільний нумерацією в правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа, простим графічним олівцем або нумератором.
Обкладинка справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання оформляється за встановленою формою. [70]
Після закінчення року в написі на обкладинках справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання вносяться уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у необхідних випадках в заголовок справи вносяться додаткові відомості.
На завершення справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що пройшли експертизу цінності, оформлені у відповідності з вимогами, щорічно складаються описи. На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються.
Описи складаються окремо на справи постійного зберігання, справи тимчасового (понад 10 років) зберігання, справи з особового складу.
При складанні опису справ дотримуються наступні вимоги: заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ. Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів чи частин, то кожний том або частину вносяться до опису під самостійним номером). Порядок нумерації в опису суцільний, графи опису заповнюють у точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи, при внесенні в опис кількох справ поспіль з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «Те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться в опис цілком (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю), графа опису «Примітки» використовується для відміток про прийом справ, особливості їх фізичного стану. [71]
Описи справ складаються за встановленою формою у трьох примірниках.
З моменту заклади й до передачі в архів справи зберігаються за місцем їх формування.
Частина документів, що утворилися й утворюються в діяльності підприємства, підлягають передачі у відомчий архів.
Для тимчасового (понад 10 років) зберігання документів, що мають практичне значення, а також документів з особового складу, їх обліку, використання, відбору та підготовки до передачі на державне зберігання, відомства утворюють центральний архів.
Центральний архів відомства зберігає документи центрального апарату, організацій - попередників відомства і при необхідності інших організацій відповідно до списку організацій - джерел комплектування архіву, затвердженим керівником відомства.
У центральний архів передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання з особового складу. Їх передача здійснюється тільки по описам.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачі в центральний архів не підлягають, вони зберігаються в структурному підрозділі і після закінчення термінів зберігання і підлягають знищенню в установленому порядку.
Організація ТОВ «Будівельник» може скоротити термін збереження документів у своєму відомчому архіві до передачі їх на державне зберігання у випадках: