Зміст
Сучасний розвиток суспільства показує, що успішна діяльність організації багато в чому залежить від вмілого і грамотного керівництва. У свою чергу необхідно пам'ятати, що будь-яка організація являє собою єдине ціле і якщо роботу самого менеджера не організувати належним чином, то менеджер не зможе працювати ефективно, що, безсумнівно, вплине на роботу всієї організації.
Якщо менеджер не спланує і правильно не організує свою роботу, то це призведе до втрат робочого часу, зайвої перенапруження і, в кінцевому рахунку, позначиться на якості управління.
В даний час в світі інформаційний потік зростає в геометричній прогресії.
Метою даної роботи, є розгляд організації роботи менеджерів. Тобто: як організувати роботу менеджера, щоб його праця була найбільш ефективним. Але слід пам'ятати, що праця менеджера настільки специфічний, що правильно організувати його досить проблематично. Уміння ефективно керувати, що це, наука чи мистецтво? Однозначної відповіді на це питання, напевно, не дасть ніхто. Можна лише припустити, що це якийсь синтез науки і мистецтва управління. І тому в даній роботі будуть по можливості розглянуті шляхи підвищення ефективності роботи менеджера.
Глава 1. Основи менеджменту.
1.2. Сутність, цілі, і завдання менеджменту в умовах ринкової економіки.
Управління в широкому розумінні являють собою вплив на об'єкт для переведення його з одного стану в інший або для підтримання його в певному стані.
Соціальне управління включає управління матеріальними об'єктами, процесами і людьми. Управління виробництвом є частиною соціального управління.
Об'єктом науки управління є система управління, що складається з органів, служб, кадрів управління, що виконують певні функції за допомогою різних методів та технічних засобів на основі інформації.
Предметом науки управління є суспільні відносини, які складаються в процесі управління виробництвом.
При виробництві матеріальних благ частина людей зайнята виробництвом цих благ, а інша частина - управлінням цим виробництвом.
Предметом праці для виробників благ є сировина та матеріали, а для управлінців - інформація, відносини, зв'язки.
Об'єктом праці для виробників благ є засоби виробництва, а для управлінців - колективи виробників продукції.
Результатом праці для одних є готова продукція, а для інших - управлінські рішення, спрямовані на виробництво цієї продукції.
Необхідність в управлінській діяльності виникла давно, ще на зорі розвитку людства. Як тільки люди почали об'єднуватися для виробництва спільних дій, з'явилася необхідність у тих, хто взяв би на себе координацію їх дій і зусиль, тобто з'явилася необхідність у керівниках. Отже, управлінська діяльність виникає там, де є кооперація праці.
Управління є інструментом організації виробництва, необхідним для того, щоб вести підприємства до обраної кінчений мети управління. Організація виробництва та управління ним невіддільні одне від одного. Без організації виробництва управління ним втрачає сенс, тому що не можна керувати хаосом, а без управління навіть при чіткій організації виробництво малоефективно.
Управління починається з моменту вибору кінцевої мети і здійснюється при проектуванні, організації, будівництві, функціонуванні, реконструкції та модернізації підприємств. Мета управління - це кінцевий бажаний результату праці. Після того як мета обрано, вона починає підкоряти собі людей, які прагнуть її досягти, бо методи і засоби, які вибираються людьми, визначаються наміченої метою. Мета управління повинна бути реально досяжною, не суперечити об'єктивним законам природи і суспільства, мати конкурентну форму вираження, бути зрозумілою всім, хто працює заради її досягнення, і не повинна змінюватися у процесі просування до неї.
Найбільш ефективним є наукове управління виробництвом, яке «... означає, що закони управління пізнані, що суспільні відносини дозволяють реалізувати вимогу законів на практиці і що ця можливість перетворена в дійсність» (В. Г. Плеханов).
Часто управління зводять до вміння віддавати розпорядження, вказівки, тобто до управління людьми. Але практика вимагає від керівників управління технологією, енергетикою, фінансами, постачанням, збутом, підготовкою кадрів.
Цільове управління дозволяє визначити, що і як має бути зроблено, в які терміни і скільки це буде коштувати.
Наявність конкретної кінцевої мети дає можливість здійснювати контроль і визначати по ходу виробництва, що зроблено для досягнення цілі, за якими параметрами виконаної роботи можна вважати її такою, а також що і коли повинно бути зроблено для коригування.
У ринковій економіці все необхідне для виробництва підприємство закуповує на ринках збуту. (Мал. 1)
Рис. 1
Сутність управління фірмою
Всю вироблену продукцію виробник реалізує за цінами, що складається на ринках збуту відповідно до співвідношення між попитом і пропозицією.
Тому найважливішою задачею менеджменту є організація виробництва товарів з урахуванням потреб покупців і ефективного збуту вироблених товарів.
У зв'язку з цим в завдання менеджменту в умовах ринкової економіки входить:
1. Вибір асортименту та обсягів виробництва товарів у відповідності з попитом на них.
2. Придбання необхідного оснащення виробництва.
3. Підбір кваліфікованих менеджерів і виконавців.
4. Створення ефективної системи стимулювання працівників.
5. Постійний пошук і освоєння ринків збуту та здійснення ефективного збуту товарів.
Таким чином, менеджмент - це свідома, безперервна, цілеспрямована діяльність по досягненню обраних кінцевих цілей (виробництво і збут необхідних споживачам товарів) шляхом раціонального використання матеріальних, трудових, фінансових ресурсів.
1.2. Основні принципи менеджменту.
Принципи менеджменту можна представити як закономірності і правила здійснення управлінської діяльності.
Основоположним є принцип оптимального поєднання централізації і децентралізації в управлінні, який передбачає вміле використання єдиноначальності і колегіальності в управлінні, а також широке залучення трудящих до управління виробництвом.
Адже якщо розглянути управління виробництвом як свідому цілеспрямовану діяльність по досягненню кінцевих результатів найбільш ефективним шляхом, то діяльність будь-якого працівника щодо використання резервів, пошуку ефективних прийомів своєї роботи треба розглядати як управлінську.
Форми участі трудящих в управлінні виробництвом різноманітні: у виборних, директивних і законодавчих органах, в органах колективного та колегіального прийняття рішення, у господарських органах управління; часткова оплата праці; спільні грошові кошти, вкладені в акції.
Єдиноначальність надає керівнику конкретного рівня управління право одноосібного вирішення питань, що входять у його компетенцію. Колегіальність передбачає вироблення колективного рішення, але відповідальність за нього індивідуальна.
Здійснення принципу науковості виробництвом припускає все більш повне пізнання і використання у практиці управління об'єктивно діючих економічних законів. Ці закони диктують логіку поведінки не тільки адміністратору, але й кожному пересічному працівникові.
Економічні закони, як і закони природи, об'єктивні, але і на відміну від них виникають і діють в суспільстві. Це закони функціонування певної суспільної формації, які формулюються на основі вивчення та узагальнення матеріальних умов, потреб, інтересів цілих класів і народів певних історичних епох. Існує складна система економічних законів, які розрізняються за часом свого виникнення, сфері дії і ролі, яку вони відіграють у розвитку суспільного виробництва.
Здійснення принципу науковості управління забезпечується за рахунок узагальнення та поширення кращого досвіду управління виробництвом, досягнення найбільшої економічності й ефективності роботи апарату управління.
Принцип системного підходу до управління на відміну від інших підходів (функціонального, аспектно) має інструментом взаємної ув'язки і узгодження окремих груп завдань і їхніх рішень. Призначенням системного підходу є вирішення всього комплексу задач, що виникають з урахуванням їх взаємозв'язків та впливу факторів будь-якої природи.
Принцип поєднання прав, обов'язків і відповідальності передбачає, що кожна людина в організації наділяється конкретними правами, несе відповідальність за виконання своїх обов'язків.
Принцип ієрархічності та зворотного зв'язку полягає у створенні багаторівневої системи управління, в якій здійснюється контроль за діяльністю всіх ланок системи на основі зворотного зв'язку. По каналах зворотного зв'язку інформація про роботу керованого об'єкта передається в керуючу систему, за рахунок чого є можливість коректувати хід виробничого процесу.
Принцип приватної свободи припускає, що всі ініціативи виходять від вільно діючих економічних суб'єктів, що виконують управлінські функції в рамках чинного законодавства, але за своїм бажанням. Свобода господарської діяльності видається як свобода вибору сфери діяльності, професії, партнерів.
1.3. Загальні і спеціальні функції менеджменту.
Слово "функція" означає діяльність, роботу, обов'язок. Функції, здійснювані при виробництві матеріальної продукції, поділяються на виконавчі і організаторські, або функції управління. Виконавчі функції виконуються працівниками відповідно з конкретним завданням і своєю кваліфікацією.
При виконанні будь-якої управлінської функції здійснюється синтез (об'єднання) працівників для виконання поставлених завдань, координація їх діяльності. Ось цей елемент синтезу в управлінській діяльності і відрізняє функції управління від функцій виконавських. Функції управління виробництвом представляють собою відносно самостійний вид синтезуючої діяльності людей, обумовлений наявністю поділу праці в управлінні виробництвом. Відносність цієї самостійності полягає в тому, що будь-яке управлінське рішення і виробництво підпорядковане кінцевої мети управління.
Функції управління можна кваліфікувати за різними ознаками. Зручніше їх обробити на функції загального та спеціалізованого управління.
Функції спеціалізованого управління поділяються на три групи:
- Технологічні функції передбачають розробку раціональних систем виробництва продукції, технології її створення, переробки, зберігання і транспортування;
- Забезпечити функції передбачають виконання вимог технології виробництва шляхом забезпечення його всім необхідним. Сюди відносяться інженерне, матеріально-технічне, культурно-побутове і господарське обслуговування.
- Координуючі функції забезпечують прогнозування розвитку підприємства; виробничо-економічне і оперативно-технічне планування, організацію виробничих процесів і праці людей; управління, контроль і регулювання ходу виробництва (оперативне управління).
Більш докладно розглянемо деякі загальні функції управління:
Планування - функція управління, що визначає цілі діяльності, необхідні для цього кошти, а також розробляють методи, найбільш ефективні в конкретних умовах. Планування включає в себе і складання прогнозів можливого напрямку майбутнього розвитку об'єкта в тісній взаємодії з навколишнім його середовищем.
Планування - це базова, стартова функція менеджменту.
Саме з складання плану починається діяльність будь-якої фірми чи компанії.
Існує кілька різновидів планів:
- З тратегіческіе (довгострокові) плани складаються на період від 3 до 5 років. Зазвичай в них міститься філософія розвитку фірми, а також найбільш загальні цілі, намічені керівництвом.
- Середньострокові плани складаються на період в межах одного року до трьох років. Містять цілком конкретні цілі та якісні характеристики.
- Короткострокові плани складаються на період в межах одного року.
Організація - формування структури об'єкта управління і забезпечення його всім необхідним для нормального функціонування-персоналом, вихідними ресурсами, обладнанням, будівлями, грошовими коштами. Організація як функція менеджменту це:
- Організаційне проектування - розподіл організації на блоки, що відповідають найважливішим напрямкам діяльності по реалізації цілей організації. Цей процес передбачає встановлення повноважень різних посад, визначення посадових відносин конкретних осіб.
- Організація процесу роботи - включає в себе забезпечення нормального функціонування і взаємодії різних підрозділів організації при досягненні запланованих цілей.
Організаційна структура є «продуктом» процесу організаційного проектування та представляє собою формальні правила, що розробляються менеджерами для ефективного поділу праці та розподілу офіційних обов'язків серед окремих співробітників і груп. Структура характеризує стійкі зв'язки між елементами організації, дозволяє визначити сфери контролю керуючих і скоординувати всі функції.
Мотивація - основний елемент функції регулювання і являє собою процес стимулювання людини чи групи людей до діяльності, спрямованої на досягнення цілей організації. Це особливий вид управлінської діяльності, який має на меті активізувати людей, що працюють в організації, та спонукає їх ефективно трудитися. Стимулювання - процес використання різних стимулів для мотивування людей. Стимулювання має різні форми. В практиці керування однією з найпоширеніших його форм є матеріальне стимулювання.
Контроль - кількісна та якісна оцінка та облік результатів роботи. Контроль є елементом зворотного зв'язку, тому що на підставі його даних здійснюється коректування раніше прийнятих рішень, планів, норм і нормативів. | Введення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... | стор 3 |
| Глава 1. Основи менеджменту. | |
| 1.1. Сутність, цінуй і завдання менеджменту в умовах ринкової економіки ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... | стор 5 |
| 1.2. Основні принципи менеджменту ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. | стор 8 |
| 1.3. Загальні і спеціальні функції менеджменту ... ... ... ... ... ... ... ... | стор 10 |
| 1.4. Роль інформації в менеджменті та вимоги до неї ... ... ... ... ... | стор 19 |
| Глава 2. Організація праці менеджерів. | |
| 2.1. Методи підбору менеджерів і оцінка їх діяльності ... ... ... | стор 24 |
| 2.2. Принципи наукової організації праці менеджерів ... ... ... ... ... | стор. 26 |
| 2.3. Оцінка рівня організації праці менеджерів ... ... ... ... ... ... ... | стор 28 |
| 2.4. Рекомендації з планування робочого дня і поліпшення його структури ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. | стор 29 |
| 2.5. Рекомендації щодо організації робочого місця менеджерів ... ... | стор. 30 |
| 2.6. Рекомендації проведення ділових нарад ... ... ... ... ... ... .. | стор 34 |
| Висновок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... | стор 37 |
| Список використаних джерел ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. | стор 38 |
Введення
Протягом усього життя людського суспільства були ті, хто керує і ті, ким керують. Але люди до початку 20 століття мало надавали значення поняття управління. Керівники (прикажчики, розпорядники та інші) управляли, спираючись на інтуїцію. У той час не замислювалися над цим серйозно. З початку 20 століття управління починає виділятися в самостійну науку під назвою менеджмент і продовжує розвиватися в даний час. На протязі розвитку цієї науки основна увага приділялася тому, як менеджер, (тобто керівник) повинен керувати, щоб організація працювала ефективно. Але, на жаль, мало уваги приділяли тому, як організувати роботу самого менеджера.Сучасний розвиток суспільства показує, що успішна діяльність організації багато в чому залежить від вмілого і грамотного керівництва. У свою чергу необхідно пам'ятати, що будь-яка організація являє собою єдине ціле і якщо роботу самого менеджера не організувати належним чином, то менеджер не зможе працювати ефективно, що, безсумнівно, вплине на роботу всієї організації.
Якщо менеджер не спланує і правильно не організує свою роботу, то це призведе до втрат робочого часу, зайвої перенапруження і, в кінцевому рахунку, позначиться на якості управління.
В даний час в світі інформаційний потік зростає в геометричній прогресії.
Метою даної роботи, є розгляд організації роботи менеджерів. Тобто: як організувати роботу менеджера, щоб його праця була найбільш ефективним. Але слід пам'ятати, що праця менеджера настільки специфічний, що правильно організувати його досить проблематично. Уміння ефективно керувати, що це, наука чи мистецтво? Однозначної відповіді на це питання, напевно, не дасть ніхто. Можна лише припустити, що це якийсь синтез науки і мистецтва управління. І тому в даній роботі будуть по можливості розглянуті шляхи підвищення ефективності роботи менеджера.
Глава 1. Основи менеджменту.
1.2. Сутність, цілі, і завдання менеджменту в умовах ринкової економіки.
Управління в широкому розумінні являють собою вплив на об'єкт для переведення його з одного стану в інший або для підтримання його в певному стані.
Соціальне управління включає управління матеріальними об'єктами, процесами і людьми. Управління виробництвом є частиною соціального управління.
Об'єктом науки управління є система управління, що складається з органів, служб, кадрів управління, що виконують певні функції за допомогою різних методів та технічних засобів на основі інформації.
Предметом науки управління є суспільні відносини, які складаються в процесі управління виробництвом.
При виробництві матеріальних благ частина людей зайнята виробництвом цих благ, а інша частина - управлінням цим виробництвом.
Предметом праці для виробників благ є сировина та матеріали, а для управлінців - інформація, відносини, зв'язки.
Об'єктом праці для виробників благ є засоби виробництва, а для управлінців - колективи виробників продукції.
Результатом праці для одних є готова продукція, а для інших - управлінські рішення, спрямовані на виробництво цієї продукції.
Необхідність в управлінській діяльності виникла давно, ще на зорі розвитку людства. Як тільки люди почали об'єднуватися для виробництва спільних дій, з'явилася необхідність у тих, хто взяв би на себе координацію їх дій і зусиль, тобто з'явилася необхідність у керівниках. Отже, управлінська діяльність виникає там, де є кооперація праці.
Управління є інструментом організації виробництва, необхідним для того, щоб вести підприємства до обраної кінчений мети управління. Організація виробництва та управління ним невіддільні одне від одного. Без організації виробництва управління ним втрачає сенс, тому що не можна керувати хаосом, а без управління навіть при чіткій організації виробництво малоефективно.
Управління починається з моменту вибору кінцевої мети і здійснюється при проектуванні, організації, будівництві, функціонуванні, реконструкції та модернізації підприємств. Мета управління - це кінцевий бажаний результату праці. Після того як мета обрано, вона починає підкоряти собі людей, які прагнуть її досягти, бо методи і засоби, які вибираються людьми, визначаються наміченої метою. Мета управління повинна бути реально досяжною, не суперечити об'єктивним законам природи і суспільства, мати конкурентну форму вираження, бути зрозумілою всім, хто працює заради її досягнення, і не повинна змінюватися у процесі просування до неї.
Найбільш ефективним є наукове управління виробництвом, яке «... означає, що закони управління пізнані, що суспільні відносини дозволяють реалізувати вимогу законів на практиці і що ця можливість перетворена в дійсність» (В. Г. Плеханов).
Часто управління зводять до вміння віддавати розпорядження, вказівки, тобто до управління людьми. Але практика вимагає від керівників управління технологією, енергетикою, фінансами, постачанням, збутом, підготовкою кадрів.
Цільове управління дозволяє визначити, що і як має бути зроблено, в які терміни і скільки це буде коштувати.
Наявність конкретної кінцевої мети дає можливість здійснювати контроль і визначати по ходу виробництва, що зроблено для досягнення цілі, за якими параметрами виконаної роботи можна вважати її такою, а також що і коли повинно бути зроблено для коригування.
У ринковій економіці все необхідне для виробництва підприємство закуповує на ринках збуту. (Мал. 1)
Рис. 1
Сутність управління фірмою
Всю вироблену продукцію виробник реалізує за цінами, що складається на ринках збуту відповідно до співвідношення між попитом і пропозицією.
Тому найважливішою задачею менеджменту є організація виробництва товарів з урахуванням потреб покупців і ефективного збуту вироблених товарів.
У зв'язку з цим в завдання менеджменту в умовах ринкової економіки входить:
1. Вибір асортименту та обсягів виробництва товарів у відповідності з попитом на них.
2. Придбання необхідного оснащення виробництва.
3. Підбір кваліфікованих менеджерів і виконавців.
4. Створення ефективної системи стимулювання працівників.
5. Постійний пошук і освоєння ринків збуту та здійснення ефективного збуту товарів.
Таким чином, менеджмент - це свідома, безперервна, цілеспрямована діяльність по досягненню обраних кінцевих цілей (виробництво і збут необхідних споживачам товарів) шляхом раціонального використання матеріальних, трудових, фінансових ресурсів.
1.2. Основні принципи менеджменту.
Принципи менеджменту можна представити як закономірності і правила здійснення управлінської діяльності.
Основоположним є принцип оптимального поєднання централізації і децентралізації в управлінні, який передбачає вміле використання єдиноначальності і колегіальності в управлінні, а також широке залучення трудящих до управління виробництвом.
Адже якщо розглянути управління виробництвом як свідому цілеспрямовану діяльність по досягненню кінцевих результатів найбільш ефективним шляхом, то діяльність будь-якого працівника щодо використання резервів, пошуку ефективних прийомів своєї роботи треба розглядати як управлінську.
Форми участі трудящих в управлінні виробництвом різноманітні: у виборних, директивних і законодавчих органах, в органах колективного та колегіального прийняття рішення, у господарських органах управління; часткова оплата праці; спільні грошові кошти, вкладені в акції.
Єдиноначальність надає керівнику конкретного рівня управління право одноосібного вирішення питань, що входять у його компетенцію. Колегіальність передбачає вироблення колективного рішення, але відповідальність за нього індивідуальна.
Здійснення принципу науковості виробництвом припускає все більш повне пізнання і використання у практиці управління об'єктивно діючих економічних законів. Ці закони диктують логіку поведінки не тільки адміністратору, але й кожному пересічному працівникові.
Економічні закони, як і закони природи, об'єктивні, але і на відміну від них виникають і діють в суспільстві. Це закони функціонування певної суспільної формації, які формулюються на основі вивчення та узагальнення матеріальних умов, потреб, інтересів цілих класів і народів певних історичних епох. Існує складна система економічних законів, які розрізняються за часом свого виникнення, сфері дії і ролі, яку вони відіграють у розвитку суспільного виробництва.
Здійснення принципу науковості управління забезпечується за рахунок узагальнення та поширення кращого досвіду управління виробництвом, досягнення найбільшої економічності й ефективності роботи апарату управління.
Принцип системного підходу до управління на відміну від інших підходів (функціонального, аспектно) має інструментом взаємної ув'язки і узгодження окремих груп завдань і їхніх рішень. Призначенням системного підходу є вирішення всього комплексу задач, що виникають з урахуванням їх взаємозв'язків та впливу факторів будь-якої природи.
Принцип поєднання прав, обов'язків і відповідальності передбачає, що кожна людина в організації наділяється конкретними правами, несе відповідальність за виконання своїх обов'язків.
Принцип ієрархічності та зворотного зв'язку полягає у створенні багаторівневої системи управління, в якій здійснюється контроль за діяльністю всіх ланок системи на основі зворотного зв'язку. По каналах зворотного зв'язку інформація про роботу керованого об'єкта передається в керуючу систему, за рахунок чого є можливість коректувати хід виробничого процесу.
Принцип приватної свободи припускає, що всі ініціативи виходять від вільно діючих економічних суб'єктів, що виконують управлінські функції в рамках чинного законодавства, але за своїм бажанням. Свобода господарської діяльності видається як свобода вибору сфери діяльності, професії, партнерів.
1.3. Загальні і спеціальні функції менеджменту.
Слово "функція" означає діяльність, роботу, обов'язок. Функції, здійснювані при виробництві матеріальної продукції, поділяються на виконавчі і організаторські, або функції управління. Виконавчі функції виконуються працівниками відповідно з конкретним завданням і своєю кваліфікацією.
При виконанні будь-якої управлінської функції здійснюється синтез (об'єднання) працівників для виконання поставлених завдань, координація їх діяльності. Ось цей елемент синтезу в управлінській діяльності і відрізняє функції управління від функцій виконавських. Функції управління виробництвом представляють собою відносно самостійний вид синтезуючої діяльності людей, обумовлений наявністю поділу праці в управлінні виробництвом. Відносність цієї самостійності полягає в тому, що будь-яке управлінське рішення і виробництво підпорядковане кінцевої мети управління.
Функції управління можна кваліфікувати за різними ознаками. Зручніше їх обробити на функції загального та спеціалізованого управління.
Функції спеціалізованого управління поділяються на три групи:
- Технологічні функції передбачають розробку раціональних систем виробництва продукції, технології її створення, переробки, зберігання і транспортування;
- Забезпечити функції передбачають виконання вимог технології виробництва шляхом забезпечення його всім необхідним. Сюди відносяться інженерне, матеріально-технічне, культурно-побутове і господарське обслуговування.
- Координуючі функції забезпечують прогнозування розвитку підприємства; виробничо-економічне і оперативно-технічне планування, організацію виробничих процесів і праці людей; управління, контроль і регулювання ходу виробництва (оперативне управління).
Більш докладно розглянемо деякі загальні функції управління:
Планування - функція управління, що визначає цілі діяльності, необхідні для цього кошти, а також розробляють методи, найбільш ефективні в конкретних умовах. Планування включає в себе і складання прогнозів можливого напрямку майбутнього розвитку об'єкта в тісній взаємодії з навколишнім його середовищем.
Планування - це базова, стартова функція менеджменту.
Саме з складання плану починається діяльність будь-якої фірми чи компанії.
Існує кілька різновидів планів:
- З тратегіческіе (довгострокові) плани складаються на період від 3 до 5 років. Зазвичай в них міститься філософія розвитку фірми, а також найбільш загальні цілі, намічені керівництвом.
- Середньострокові плани складаються на період в межах одного року до трьох років. Містять цілком конкретні цілі та якісні характеристики.
- Короткострокові плани складаються на період в межах одного року.
Організація - формування структури об'єкта управління і забезпечення його всім необхідним для нормального функціонування-персоналом, вихідними ресурсами, обладнанням, будівлями, грошовими коштами. Організація як функція менеджменту це:
- Організаційне проектування - розподіл організації на блоки, що відповідають найважливішим напрямкам діяльності по реалізації цілей організації. Цей процес передбачає встановлення повноважень різних посад, визначення посадових відносин конкретних осіб.
- Організація процесу роботи - включає в себе забезпечення нормального функціонування і взаємодії різних підрозділів організації при досягненні запланованих цілей.
Організаційна структура є «продуктом» процесу організаційного проектування та представляє собою формальні правила, що розробляються менеджерами для ефективного поділу праці та розподілу офіційних обов'язків серед окремих співробітників і груп. Структура характеризує стійкі зв'язки між елементами організації, дозволяє визначити сфери контролю керуючих і скоординувати всі функції.
Мотивація - основний елемент функції регулювання і являє собою процес стимулювання людини чи групи людей до діяльності, спрямованої на досягнення цілей організації. Це особливий вид управлінської діяльності, який має на меті активізувати людей, що працюють в організації, та спонукає їх ефективно трудитися. Стимулювання - процес використання різних стимулів для мотивування людей. Стимулювання має різні форми. В практиці керування однією з найпоширеніших його форм є матеріальне стимулювання.
Контроль пов'язує воєдино всі функції управління, тому що дозволяє менеджерам підтримувати прийнятне положення справ і коригувати невірні кроки шляхом перепланування, реорганізації та переорієнтації. Контроль грунтується на зворотних зв'язках.
Існує три різновиди контролю: попередній, поточний і заключний.
Попередній контроль дозволяє перевірити готовність об'єкта (фірми) до початку роботу. При цьому перевіряється стан матеріальних і фінансових ресурсів, готовність до роботи персоналу.
Поточний є основним видом контролю. Він проводиться в процесі функціонування фірми. При цьому контролюється робота підлеглих і виконання технології виробництва. При поточному контролі фактичне ведення справ порівнюється зі стандартами і нормативами.
Стандарти (нормативи) - критерії, за якими можна оцінити результати діяльності.
Існує три види нормативів: натуральні, вартісні і тимчасові.
До натуральних відносяться норми витрат матеріалів на одиницю продукції. До вартісним нормативам можна віднести кошторис майбутніх витрат. Тимчасові стандарти визначають час, необхідний для здійснення того чи іншого завдання.
Вимірювання - найважчий і найдорожчий елемент контролю. Витрати, пов'язані з вимірами, часто зумовлюють, чи варто взагалі займатися контролем. Адже основна мета контролю стоїть не тільки в тому, щоб встановити, що ж відбувається насправді, а в тому, щоб знизити витрати на виробництво і збільшити прибуток.
Заключний (підсумковий) контроль з оцінкою виконання фірмою своїх планів вимагає всебічного аналізу сильних і слабких сторін діяльності організації за минулий період з метою отримання необхідної інформації для подальших етапів планування. Заключний контроль здійснюється, коли робота вже закінчена, при цьому можуть бути два типи контролю: зовнішній і внутрішній (самоконтроль).
Контроль робить сильний вплив на поведінку людей. Невдало спроектована система контролю може зробити поведінку працівників орієнтованими на неї, тобто люди будуть прагнути до задоволення вимог контролю, а не до досягнення поставлених цілей, що може до видачі спотвореної інформації.
Контроль ефективний, якщо він носить стратегічний характер, націлений на досягнення конкретних результатів, проводиться своєчасно і економічно.
Координація також є елементом функції регулювання, що забезпечує досягнення узгодження в роботі всіх ланок системи шляхом встановлення раціональних зв'язків (комунікацій) між ними.
Будь-який вид спільної діяльності людей має на увазі відносини між ними, тобто обмін тією чи іншою інформацією.
Комунікація - це процес передачі та отримання інформації між двома і більше людьми.
Цей процес слід назвати сполучною. Саме він дозволяє людям координувати свої зусилля, діяти узгоджено, досягаючи цілей організації. Чим краще організований процес комунікації, тим організація більш стійка, продуктивна і конкурентоспроможна. Недооцінка важливості цього процесу деяким менеджерам зазвичай веде не тільки до збитків фірм і компаній, але і деколи до повного припинення їх діяльності на ринку.
Відповідно до вироблених цілями комунікації можна підрозділити на:
- Формальні, що сприяють досягненню цілей організації та виконання офіційних розпоряджень керівників;
- Неформальні, що сприяють задоволенню потреби людей у спілкуванні.
По напрямку передачі інформації комунікації бувають:
- Вертикальні - між людьми, що стоять на різних управлінських рівнях;
- Горизонтальні - між людьми, що знаходяться на одному рівні управління.
Вертикальні комунікації, у свою чергу, можна розділити на:
- Спадні, коли інформація передаються від керівника до підлеглого:
- Висхідні, коли інформація передається від підлеглого до керівника.
Також комунікації слід підрозділяти на:
- Внутрішні - організаційні та міжособистісні - коли обмін інформацією відбувається всередині окремо взятої організації, не виходячи за її межі;
- Зовнішні, коли інформація усвідомлено направляється за межі організації (реклама, public relations і т.д.).
Для здійснення ефективної комунікації необхідна наявність таких елементів та процесів:
- Відправник - сторона, що посилає звернення або інформацію іншій стороні;
- Кодування - процес надання інформації в символічній формі;
- Звернення - набір символів, що передаються відправником;
- Засоби поширення інформації - канали комунікації, по яких звернення передається від відправника до одержувача (тут слід відзначити зростаючу сьогодні популярність електронної комунікації: телебачення, радіо, різні види комп'ютерного зв'язку і т.д.);
- Розшифровка - процес, в ході якого одержувач надає значення символам, переданим відправником;
- Одержувач, який отримує звернення, передане іншою стороною;
- Відповідна реакція - набір відгуків одержувача, що виникли в результаті контакту зі зверненням;
- Зворотний зв'язок - частина відповідної реакції, яку одержувач доводить до відома відправника;
- Перешкоди - поява в процесі комунікації незапланованих втручань середовища або спотворень. У результаті одержувачу надходить звернення, відмінне від того, що посилав відправник.
Необхідна інформація або повідомлення передається по каналу передачі інформації в усній, письмовій чи наочній формі. Вибір форми залежить як від самої інформації, так і від її призначення. Канал передачі інформації, так і від її призначення. Канал передачі інформації може бути:
- Одностороннім, коли інформація передається тільки в одному напрямку;
- Двостороннім, коли інформація передається в обох напрямки.
У випадках, коли канал зв'язує більш двох людей чи організаційних одиниць, слід говорити про наявність комунікаційної мережі.
Основні принципи комунікації:
- Важливо не те, що говорить відправник інформації, а те, що розуміє її одержувач;
- Відповідальність за якість переданої інформації завжди лежить на відправника.
У будь-якій фірмі повинні бути забезпечені умови для ефективної комунікації.
1.4. Роль інформації в менеджменті та вимоги до неї.
Інформація - предмет і засіб праці менеджерів. Зв'язок між суб'єктами і об'єктами менеджменту здійснюється тільки за допомогою інформації.
Управлінська інформації - це сукупність повідомлень, що несуть новизну і корисність для прийняття обгрунтованих рішень.
У роботі з інформацією використовуються різні технічні засоби обробки інформації (оргтехніки, оргсвязі, комп'ютери), інформаційні технології, система документообігу і професіоналізм управлінців.
До об'єктивної відноситься інформація, матеріалізована у товарі. Наприклад, інформацію про працівника отримують з матеріальних джерел: диплом про освіту, трудова книжка, паспорт.
Інформація про конкурента черпається з прайс-листів, реклами, відомості про персонал, про обсяги продажів.
До суб'єктивної інформації, що становить основну частку обсягу інформації, належить та, яка організується людьми і носить відбитий характер (тому що обробляє її чоловік).
Суб'єктивність інформації не можна плутати з недостовірністю.
Одним їх видів суб'єктивної інформації є чутки, що циркулюють в організації.
Зазвичай чутки поширюються з таких тем, як:
- Майбутні скорочення в організації;
- Прийдешні кадрові переміщення;
- Подробиці особистого життя керівника і співробітників.
Такою інформацією слід керувати, тому що якщо все пустити на самоплив, то вона може перетворитися на дезінформацію, шкідливу для всіх.
Для роботи з чутками можна використовувати такі методи.
По-перше, виховувати лояльних співробітників і застосовувати моральні та матеріальні санкції за поширення дезінформації.
По-друге, інформувати працівників про їх цікавлять питаннях за допомогою фірмової газети, бюлетеню.
Управлінська інформація характеризується обсягом, достовірністю, цінністю, насиченістю і відкритістю.
Обсяг інформації може бути надлишковий, субмінімальний і недостатній.
Надмірність інформації підвищує якість прийнятих рішень, але збільшує час на її обробку. Хоча для прийняття важливих рішень іноді потрібно дублювання повідомлень з різних джерел.
Недостатність інформації ускладнює вироблення правильного рішення. Вона виникає з-за засекречування інформації або через прагнення окремих осіб або організацій монопольно володіти інформацією для підвищення свого соціального та матеріального статусу.
Субмінімальний обсяг інформації - це мінімально повний (або достатній) об'єм для конкретної людини для прийняття будь-якого обгрунтованого рішення.
Достовірність інформації - це відсоток реальних відомостей в загальному обсязі інформації (сприймають).
Достовірність має три рівні:
- Абсолютний (100%);
- Довірчий (80%);
- Негативний (80%).
Достовірність інформації залежить від часу проходження інформації (інформація про курси акцій на біржах). Підвищити достовірність інформації можна за рахунок обробки більшого обсягу інформації щодо ефективних алгоритмів.
Цінність інформації характеризується рівнем витрат матеріалів, часу і грошей на прийняття правильного рішення; можливі такі рівні цінності управлінської інформації: нульовий, середній, високий, надвисокий.
Перший рівень характерний для інформації, яка містить відомі або непотрібні для прийняття рішень дані.
Другий (середній) рівень цінності має інформація, що йде від сумлінних, але втратили інтерес до роботи фахівців.
Високу цінність являють імітаційні моделі організацій, що дозволяють прогнозувати стан організації та приймати попереджувальні рішення.
Надвисоку цінність представляє інформація, пов'язана з інноваційними технологіями, маркетинговими дослідженнями.
Насиченість інформації - це співвідношення корисної і фонової інформації.
Фонова інформація може включати жарти, анекдоти, попередження про майбутню інформації, тобто ввідну інформацію.
Якщо лектор читає лекцію без фонової інформації, то вона сприймається гірше, вважається «сухий». Але при достатку фонової інформації лекція може здатися порожній, тому що увагу слухача слабшає, і він може пропустити корисну інформацію.
Насиченість інформації може мати три рівні:
- Високий (80-100% корисної інформації);
- Нормативний (50%);
- Низький (менше 50%).
В даний час є тенденція збільшення насиченості інформації, що часто призводить до перевантажень при її сприйнятті.
Відкритість інформації - це можливість надання її різним контингентам людей. Інформація може бути секретної, конфіденційної та публічною.
Секретна інформація відображає потреби суспільства і має обмеження на використання (інформація про оборону країни, стратегічні запаси та ін.) Вона може мати грифи: «особлива важливість», «цілком таємно», «таємно».
Конфіденційна інформація використовується для службового користування, відображає інтереси будь-якої організації або групи людей:
- Винаходи та ноу-хау;
- Майнове становище організації;
- Відомості про партнерів, клієнтів;
- Структура ціни виробленої продукції;
- Умови угод;
- Методи просування товару на ринках збуту.
Публічна (відкрита) інформація відображає інтереси суспільства, потреби й інтереси людей і не має обмежень на використання.
Всі ці п'ять характеристик впливають один на одного.
Кінцева, оброблена інформація, яка використовується керівниками для прийняття рішень, повинна мати такі рівні розглянутих характеристик:
1) обсяг: субмінімальний;
2) цінність: середній і високий рівень;
3) достовірність: абсолютний рівень;
4) насиченість: середній рівень;
5) відкритість: конфіденційний і публічний рівень.
Інформація є товаром, інтелектуальної власність.
Інформація слід захищати, витік 20% комерційної секретної інформації може призвести організацію в умовах жорсткої конкуренції до банкрутства.
Глава 2. Організація праці менеджерів.
2.1. Методи підбору менеджерів і оцінка їх діяльності.
Підбір кадрів здійснюється за допомогою вивчення об'єктивних анкетних даних, проведення співбесіди при прийомі на роботу.
При великій кількості претендентів на вакантну посаду використовується підбір на конкурсній основі, а також на основі виборів.
Це глибоко демократичний спосіб підбору кадрів підвищує відповідальність керівника перед колективом. У той же час підвищується відповідальність та виконавська дисципліна всіх членів колективу, так як актом обрання вони не тільки вручають керівникові необхідні повноваження, а й висловлюють готовність виконувати його вказівки.
Щоб не допустити серйозних помилок при підборі керівних працівників, слід вивчати їх кандидатури з точки зору сумлінності, знання справи і адміністративних здібностей.
Необхідно також обов'язково враховувати особистісні психологічні властивості, так як кожен керівний пост дає людині більшу владу, і від особистих якостей менеджерів залежить, чи зуміє він досить обережно користуватися цією владою.
При підборі кадрів управління виникає проблема доцільного поєднання в керівному ядрі організації працівників з різними якостями, щоб досягти грамотного поєднання різних корисних для справ якостей у керівника та його найближчих помічників.
Для розвитку системи управління велике значення має своєчасне висування працівників на керівні посади. Необхідно створювати умови для просування здатних співробітників «по вертикалі», а в ряді випадків буває доцільним переміщення керівника «по горизонталі» з метою придбання їх різнобічного досвіду для майбутньої діяльності на більш високому рівні.
Формування кадрового резерву дозволяє уникнути випадковостей при призначенні на керівні посади, а також при заміні співробітників більш підготовленими. На кожну посаду необхідно мати кілька кандидатів.
Оцінка кадрів управління не піддається точному методу, оскільки показник витрат часу в умовах творчої праці мало про що говорить, а результати діяльності менеджерів хоча і позначаються на виробництві, але їх важко виміряти.
Найбільш ємною оцінкою праці менеджера є кінцевий результат, але вона не може бути єдиною і вичерпною. Тому проводиться ще й диференційована оцінка вкладу в загальний підсумок кожного конкретного працівника з урахуванням ступеня та якості реалізації функцій, покладених на нього. Такій оцінці добре сприяють чітко розроблені посадові інструкції.
Інший підхід передбачає оцінку не результатів праці, а самого працівника як особистості. При цьому оцінюються знання, навички і риси характеру.
Методи оцінок менеджера різноманітні:
- Оцінка за анкетними даними, відгуками і результатами бесіди;
- Атестація у вигляді екзаменів з окремих дисциплін;
- Бальна оцінка всієї сукупності професійних, ділових та особистих якостей;
- Оцінка за допомогою тестів; використання анкети інтерв'ю;
- Оцінка за результатами роботи.
Найскладнішим моментом є оцінка особистісних якостей працівника. Найбільш частими методами тут є методи бальних оцінок і метод коефіцієнтів, засновані на суб'єктивних думках опитуваних експертів, у якості яких виступають колеги, керівники і підлеглі, які добре знають атестується.
Для виключення суб'єктивізму при оцінці керівників у багатьох країнах вона проводиться у спеціальних оціночних центрах, які мають набором спеціальних тестів і вправ для перевірки якостей і навичок, що мають переважне значення для управлінської діяльності на тому рівні, для якого кадри підбираються. Вправи стандартні, тому оцінка відбувається на рівних для всіх умовах. Ті, хто здійснює оцінку, проходять спеціальну підготовку і свої функції виконують на досить високому професійному рівні.
Оціночні центри є одночасно і навчальними, так як більшість використовуваних тестів і вправ широко застосовуються при підготовці кадрів.
2.2. Принципи наукової організації праці менеджерів.
Під науковою організацією управлінської праці розуміють сукупність заходів, що забезпечують планомірне і найбільш ефективне використання праці працівників апарату управління. Ці заходи повинні забезпечити найбільш ефективний зв'язок апарату управління з керованим колективом і з зовнішніми організаціями.
Крім того повинні бути забезпечені економічність, оперативність і надійність управління. Управлінська праця є специфічним різновидом розумової праці, прямо не бере участь у створенні матеріально-речових цінностей. Але через організацію туру безпосередніх виконавців управлінська праця впливає на предмети праці, тим самим прямо і безпосередньо впливаючи на результати виробництва. Специфічною особливістю управлінської праці є те, що предметом праці є інформація.
Ефективність праці управління залежить від цілого ряду організаційних, економічних і психологічних умов. Це може бути прямий ефект, якщо результатом є скорочення чисельності або величини витрат на утримання адміністративно-управлінського апарату, або непрямий ефект, якщо результатом є кінцеві результати виробництва.
Для того щоб більш ефективно використовувати здібності працівників, рятувати їх від перевантаження, необхідно дотримуватися деякі принципи наукової організації управлінської праці.
Принцип спеціалізації полягає в забезпеченні правильного співвідношення різної спеціальності і кваліфікації відповідно до обсягу робіт з виконання кожної управлінської функції. При цьому повинні враховуватися освіта, кваліфікація та індивідуальні якості кожного працівника.
Принцип синхронізації передбачає узгодженість у діяльності різних працівників за видами управлінських робіт.
Принцип прямоточності забезпечує вибір найкоротших шляхів проходження управлінської інформації.
Принцип ритмічності передбачає рівномірне завантаження кожного працівника управління протягом робочого дня і по періодах виробництва.
Принцип стандартизації полягає в забезпеченні керівників підрозділів стандартними засобами управлінської праці і формами документації.
У сфері управлінської діяльності використовується три види нормування.
Норми виробітку встановлюють певні обсяги робіт за певний час. Вони використовуються при нормуванні праці технічних виконавців.
Норми обслуживши анія визначають кількість технічних засобів управління, що обслуговується одним працівником в системі управління. Застосовуються при нормуванні праці інженерно-технічних працівників.
Норми керованості визначають кількість працівників, підлеглих безпосередньо одному керівнику на певному рівні управління.
2.3. Оцінка рівня організації праці менеджерів.
Перш за все слід підкреслити, що менеджери нічого не виробляють, крім управлінських рішень, тому при оцінці їх діяльність судять за ефективністю їх праці на основі аналізу використання керівниками їх робочого часу.
Врахувати і проаналізувати фактичні витрати часу будь-якого менеджера можна шляхом визначення структури його робочого дня.
Для цього використовується «фотографія» і «самофотография» робочого дня. І в тому, і в іншому випадку фіксуються витрати часу на певні функції менеджменту, причому або це робиться спеціально виділеним для цього хронометражістом, або самим менеджером.
Складена на основі фотографії або самофотографии робочого дня фактична структура порівнюється з нормативною, на основі чого робляться висновки про відхилення від нормативу і розробляються заходи щодо вдосконалення структури робочого для менеджера.
Дослідження причин втрат робочого часу показують, що основними з них є наступні.
Зайві ступіні і ланки в апараті управління призводять до ускладнення системи документообігу і зниженню оперативності управління.
Істотну шкоду наносять диспропорції в чисельності керівних і допоміжних працівників, що призводить до виконання першими не властивих їх функцій.
Порушення послідовності виконання процедур управління, особливо при прийнятті рішень, знижує ефективність управління.
Нечітка організація виконання прийнятих рішень приводить до дублювання, втратам часу.
Багато часу непродуктивно витрачається на зайву звітність.
В якості інших причин втрат робочого часу можна вказати такі, як:
- Порушення трудової і технологічної дисципліни;
- Значна кількість погано підготовлених нарад;
- Неотримання з інших відділів та служб відомостей у встановлені терміни;
- Низька якість отриманих документів і т.п.
Тому вдосконалення організації праці припускає як раціоналізацію всіх управлінських робіт, так і підвищення продуктивності праці управлінських працівників.
Цього можна домогтися шляхом удосконалювання оперативного управління, інформаційного забезпечення і діловодства, чіткого визначення функцій працівників, планування особистої праці, створення нормальних умов праці та відпочинку.
2.4. Рекомендації з планування робочого дня і поліпшення його структури.
Планування особистої праці є невід'ємною рисою свідомої діяльності кожної людини. План особистої праці повинний складатися на тиждень, на місяць. Він повинен бути націлений на рішення головних завдань, на відшукання способів раціоналізації праці.
Роботи, що підлягають виконанню протягом дня, ранжуються по терміновості та значущості. На перші години роботи треба передбачати ознайомлення з поштою, прийом відвідувачів, тому що в цей період відбувається «врабативаніе». Рішення найбільш важких питань треба проводити під час піка своєї працездатності, що кожною людиною виявляється індивідуально. На кінець робочого дня намічають легкі роботи (оформлювальні, складання зведень).
Кожному робочому дню варто додавати свій "профіль", тобто включати один і великих і важливих питань по капітальному будівництву, спеціальним питанням (матеріально-технічного постачання, фінансування й інші). Проведення нарад і засідань варто проводити на початку і в кінці тижня, коли спостерігається зниження працездатності.
У план особистої праці не слід включати щодня повторювані справи, для них просто треба зарезервувати 25-30% робочого часу.
На непередбачені роботи необхідно відвести 10-15% часу.
З метою підвищення ефективності своєї праці будь-який менеджер повинен:
- Вміти визначати важливість і черговість рішення виникаючих проблем;
- Не доручати іншим рішення стратегічних проблем, але другорядні питання передавати заступникам;
- Бути вимогливим до себе та інших, не допускати безвідповідальності;
- У надзвичайних ситуаціях діяти швидко і рішуче, але уникати авантюрних рішень;
- З гідністю програвати;
- Бути послідовним і справедливим у своїх діях.
2.5. Рекомендації щодо організації робочого місця менеджерів.
Якщо розглядати робоче місце менеджера, то можна сказати, що це його робочий кабінет, в якому він проводить більшу частину роботи. Від того, який це буде кабінет, залежить, і те, як буде працювати менеджер. Цілком очевидно, що чим краще пристосовано робоче місце для виконання функцій менеджера, тим продуктивніше й ефективніше буде робота менеджера.
При розгляді питання організація робочого місця необхідно враховувати наступні моменти:
1. Внутрішній об'єм і форма кабінету. У залежності від рангу менеджера прийнятна площа буде від 20 до 50 м 2 і висота кабінету мінімум 3,5 м. Форма кабінету також має велике значення, так як робочий кабінет менеджера не просто місце де він безпосередньо працює, але і як правило місце проведення планерок , зборів, нарад. З огляду на це, найбільш раціональною є прямокутна форма кабінету зі співвідношенням сторін 1:2;
2. Меблі. Тут необхідно враховувати наступні моменти:
2.1. Антропометричні показники (мається на увазі зростання, довжина корпусу, довжина рук тощо);
2.2. Забезпечення зручного положення тіла людини, що створює умови для меншої стомлюваності, гарного зорового сприйняття, свободи руху та іншого;
2.3. Раціональне планування і компонування меблів;
2.4. Меблі повинні виглядати естетично.
3. Обладнання. Для нормальної роботи менеджера необхідно мати:
3.1. Канцелярське приладдя.
3.2. Два телефони. Один телефон повинен бути внутрішній (мається на увазі телефон для зв'язку усередині організації), а інший для виходу за межі організації. Причому другий телефон (для виходу за межі організації) по можливості повинен бути таким, що на дзвінок по ньому повинен відповідати спочатку секретар, а якщо необхідно перемикати дзвінок на менеджера. Це дозволить менше відволікати менеджера.
3.3. Комп'ютер. В даний час без комп'ютера не можна представити нормальної роботи менеджера. По-перше, комп'ютер дозволяє зробити роботу практично безпаперовій, по-друге, за допомогою комп'ютера можна швидко отримувати інформацію про стан справ на ринку, по-третє, він дозволяє бути в курсі справ на підприємстві та багато іншого. Але тут необхідно враховувати, що повністю скористатися можливістю комп'ютера можна тільки за наявності: гарного програмного забезпечення, виходу на комп'ютерні мережі і що найголовніше наявність комп'ютерної мережі всередині організації.
3.4. Щоденник. Необхідна річ, що дозволяє менеджеру не забувати призначені зустрічі або іншу корисну інформацію.
4. Кольорове оформлення кабінету. Колірні тони повинні бути не різкими, м'якими. Кольори краще вибирати зі світлих тонів (ніжно-зелений, жовтий, бежевий), світлі тони не тільки сприяють зниженню стомлюваності, але і збільшують обсяг кабінету. Важливо також, щоб всі поверхні були матовими, тому що блискучі поверхні шкідливі для здоров'я.
5. Санітарно-гігієнічні умови роботи. Основні нормативи наведені в таблиці № 1.
Т а б л і ц а 1
Загальнодержавні нормативи санітарно-гігієнічних умов роботи службовців
Слід зазначити, що для зниження шуму можна використовувати килимові покриття на підлогу, подвійні двері, шумоізоляційні оббивку та ін Для підтримки нормального мікроклімату застосовуються кондиціонери, променистіджерела тепла. Для зниження сонячного світла можна повісити на вікна жалюзі. На малюнку № 1 показано один з можливих варіантів організації робочого місця менеджера.
Відзначимо деякі особливості. Весь кабінет поділяється (умовно) на три зони. Перша зона - безпосередньо робоче місце менеджера. Друга зона - зона проведення нарад, планерок, презентацій товарів. Третя зона - зона відпочинку, де стоять журнальний столик, диван і одне, два комфортабельних крісла.
Робочий стіл повинен бути більше звичайних столів. Робоча поверхня стола повинна бути твердою і гладкою, переважно з дерева. Не слід покривати стіл склом, так як його блискуча поверхня шкідливо діє на зір. На приставці (ліворуч) можна розмістити комп'ютер, телефони та інші предмети, які можуть займати багато місце на робочому столі. Приставка попереду робочого столу потрібна для офіційного прийому 1 - 3 відвідувачів.
Стіл для нарад повинен бути розрахований на певну кількість людей (як правило, кількість учасників конференцій, планерок (5 -7 чоловік) + 2 вільні місця). Стільці навколо столу для конференцій повинні бути занадто комфортабельними або незручними. Оптимально - звичайні стільці з м'яким сидінням.
Зона відпочинку призначена для неофіційних прийомів і відпочинку менеджера.
Робочий кабінет можна також доповнити стендом, де будуть розташовуватися зразки продукції, що виробляється. Також необхідні великий настінний годинник, які були б видні з будь-якої точки кабінету. Живі квіти, штори, продумане колірне оформлення, все це створює комфорт і затишок, а отже, допомагає в роботі.
2.6. Рекомендації проведення ділових нарад.
Правильно підготовлене і розумно проведена нарада є ефективною формою використання колективного розуму учасників нарад. Для ефективного проведення наради керівнику необхідно:
- Заздалегідь повідомляти його учасникам порядок денний;
- Запрошувати на нараду тільки тих, хто пов'язаний з обговорюваною проблемою;
- Стежити за дотриманням регламенту наради: 5-7 хвилин кожному на виступ, а тривалість наради не повинна перевищувати однієї години;
- Говорити чітко і коротко самому і вимагати того ж від виступаючих.
У процесі проведення наради для створення обстановки ділового і зацікавленого обговорення виниклих проблем керівник не повинен:
- Вести телефонні переговори;
- Переглядати або підписувати будь-які документи;
- Коментувати та оцінювати виступ учасників наради;
- Висловлювати свою точку зору щодо обговорюваної проблеми на початку наради;
- Застосовувати негативні формулювання, наприклад:
1. Ніколи ми цим не займалися.
2. Та це все одно не спрацює.
3. Ми не можемо даремно витрачати свій час.
4. ми вже намагалися це робити.
5. Поки ми до цього не готові.
6. У теорії це, може бути, непогано, а от на ділі ...
7. Ну, це вже занадто незвично.
8. Я десь це чув, що хтось вже намагався щось таке зробити.
9. Давайте обговоримо це іншим разом.
10. Ви не розумієте істинної проблеми.
11. До таких «висот» ми ще не доросли.
12. У нас в даний момент надлишок пропозицій.
13. Я не вважаю, я просто бачу - це працювати не буде.
14. Давайте створимо комісію, а вже вона нехай розбирається.
Перераховані рекомендації націлені на створення атмосфери щирого висловлення своєї точки зору учасниками наради.
Для підвищення ефективності нарад їх варто проводити методом "мозкової атаки» (автор методу Алекс Осборн). Їх організаторам необхідно враховувати наступне:
- На нараді, що проводиться методом «мозкової атаки», забороняється критика виступаючих у будь-якому вигляді;
- Слово для виступу на нараді учасники одержують у послідовності, зворотній субординації (першим виступає учасник наради, що займає нижчу ступінь в управлінській ієрархії);
- Учасники наради сидять поруч, а не навпроти один одного;
- Стимулюється генерація ідей, навіть самих фантастичних.
Цей метод проведення нарад застосовується, коли складається надзвичайна, «позаштатна» ситуація і немає варіантів її рішення. Завдяки цьому методу створюється обстановка, у якій учасники наради не бояться висловити самі дикі, фантастичні ідеї.
Висновок
Управління компанією має безліч компонентів, але обов'язково має представляти єдину систему, в якій функціонування окремих елементів взаємозалежні і взаємозумовлено. Особливо багато проблем в області менеджменту є в даний час в Росії в силу особливостей сучасного стану її перехідної економіки.
Менеджмент - найважливіше поняття в ринковій економіці. Його вивчають економісти, підприємці, фінансисти, банкіри і всі, хто має відношення до бізнесу.
Саме менеджмент, управління забезпечує зв'язаність, інтеграцію економічних процесів в організації.
Управляти - означає вести підприємство до його мети, витягуючи максимум можливості з наявних ресурсів. Управління фірмою вимагає дотримання певної технології розробки, прийняття та реалізації рішень. Фахівцям нового часу необхідні глибокі знання з менеджменту. Тому правильна організація праці менеджера дуже важливо. Праця менеджерів має бути організований так, щоб втрати робочого часу були мінімальні. Проте ефективність праці повинна поєднуватися з дотриманням норм керованості, норм умов праці та раціональним плануванням робочого дня.
Список використаних джерел
1. Бляхман Л.С., Галенко В.П., Мінкін А.В. Введення в менеджмент.-Навчальний посібник. - СПб.: СПбУЕФ, 1994р.
2. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурі Ф. Основи менеджменту: Пер. з англ. - М.: Справа, 1995.
3. Попов С.Г. Основи менеджменту: навчальний посібник .- М.: Ось-89, 2006
4. Смирнов Е.А. Основи теорії організації. - М.: ЮНИТИ, 1998
5. http://www.cfin.ru/rubricator.shtml
Оціночні центри є одночасно і навчальними, так як більшість використовуваних тестів і вправ широко застосовуються при підготовці кадрів.
2.2. Принципи наукової організації праці менеджерів.
Під науковою організацією управлінської праці розуміють сукупність заходів, що забезпечують планомірне і найбільш ефективне використання праці працівників апарату управління. Ці заходи повинні забезпечити найбільш ефективний зв'язок апарату управління з керованим колективом і з зовнішніми організаціями.
Крім того повинні бути забезпечені економічність, оперативність і надійність управління. Управлінська праця є специфічним різновидом розумової праці, прямо не бере участь у створенні матеріально-речових цінностей. Але через організацію туру безпосередніх виконавців управлінська праця впливає на предмети праці, тим самим прямо і безпосередньо впливаючи на результати виробництва. Специфічною особливістю управлінської праці є те, що предметом праці є інформація.
Ефективність праці управління залежить від цілого ряду організаційних, економічних і психологічних умов. Це може бути прямий ефект, якщо результатом є скорочення чисельності або величини витрат на утримання адміністративно-управлінського апарату, або непрямий ефект, якщо результатом є кінцеві результати виробництва.
Для того щоб більш ефективно використовувати здібності працівників, рятувати їх від перевантаження, необхідно дотримуватися деякі принципи наукової організації управлінської праці.
Принцип спеціалізації полягає в забезпеченні правильного співвідношення різної спеціальності і кваліфікації відповідно до обсягу робіт з виконання кожної управлінської функції. При цьому повинні враховуватися освіта, кваліфікація та індивідуальні якості кожного працівника.
Принцип синхронізації передбачає узгодженість у діяльності різних працівників за видами управлінських робіт.
Принцип прямоточності забезпечує вибір найкоротших шляхів проходження управлінської інформації.
Принцип ритмічності передбачає рівномірне завантаження кожного працівника управління протягом робочого дня і по періодах виробництва.
Принцип стандартизації полягає в забезпеченні керівників підрозділів стандартними засобами управлінської праці і формами документації.
У сфері управлінської діяльності використовується три види нормування.
Норми виробітку встановлюють певні обсяги робіт за певний час. Вони використовуються при нормуванні праці технічних виконавців.
Норми обслуживши анія визначають кількість технічних засобів управління, що обслуговується одним працівником в системі управління. Застосовуються при нормуванні праці інженерно-технічних працівників.
Норми керованості визначають кількість працівників, підлеглих безпосередньо одному керівнику на певному рівні управління.
2.3. Оцінка рівня організації праці менеджерів.
Перш за все слід підкреслити, що менеджери нічого не виробляють, крім управлінських рішень, тому при оцінці їх діяльність судять за ефективністю їх праці на основі аналізу використання керівниками їх робочого часу.
Врахувати і проаналізувати фактичні витрати часу будь-якого менеджера можна шляхом визначення структури його робочого дня.
Для цього використовується «фотографія» і «самофотография» робочого дня. І в тому, і в іншому випадку фіксуються витрати часу на певні функції менеджменту, причому або це робиться спеціально виділеним для цього хронометражістом, або самим менеджером.
Складена на основі фотографії або самофотографии робочого дня фактична структура порівнюється з нормативною, на основі чого робляться висновки про відхилення від нормативу і розробляються заходи щодо вдосконалення структури робочого для менеджера.
Дослідження причин втрат робочого часу показують, що основними з них є наступні.
Зайві ступіні і ланки в апараті управління призводять до ускладнення системи документообігу і зниженню оперативності управління.
Істотну шкоду наносять диспропорції в чисельності керівних і допоміжних працівників, що призводить до виконання першими не властивих їх функцій.
Порушення послідовності виконання процедур управління, особливо при прийнятті рішень, знижує ефективність управління.
Нечітка організація виконання прийнятих рішень приводить до дублювання, втратам часу.
Багато часу непродуктивно витрачається на зайву звітність.
В якості інших причин втрат робочого часу можна вказати такі, як:
- Порушення трудової і технологічної дисципліни;
- Значна кількість погано підготовлених нарад;
- Неотримання з інших відділів та служб відомостей у встановлені терміни;
- Низька якість отриманих документів і т.п.
Тому вдосконалення організації праці припускає як раціоналізацію всіх управлінських робіт, так і підвищення продуктивності праці управлінських працівників.
Цього можна домогтися шляхом удосконалювання оперативного управління, інформаційного забезпечення і діловодства, чіткого визначення функцій працівників, планування особистої праці, створення нормальних умов праці та відпочинку.
2.4. Рекомендації з планування робочого дня і поліпшення його структури.
Планування особистої праці є невід'ємною рисою свідомої діяльності кожної людини. План особистої праці повинний складатися на тиждень, на місяць. Він повинен бути націлений на рішення головних завдань, на відшукання способів раціоналізації праці.
Роботи, що підлягають виконанню протягом дня, ранжуються по терміновості та значущості. На перші години роботи треба передбачати ознайомлення з поштою, прийом відвідувачів, тому що в цей період відбувається «врабативаніе». Рішення найбільш важких питань треба проводити під час піка своєї працездатності, що кожною людиною виявляється індивідуально. На кінець робочого дня намічають легкі роботи (оформлювальні, складання зведень).
Кожному робочому дню варто додавати свій "профіль", тобто включати один і великих і важливих питань по капітальному будівництву, спеціальним питанням (матеріально-технічного постачання, фінансування й інші). Проведення нарад і засідань варто проводити на початку і в кінці тижня, коли спостерігається зниження працездатності.
У план особистої праці не слід включати щодня повторювані справи, для них просто треба зарезервувати 25-30% робочого часу.
На непередбачені роботи необхідно відвести 10-15% часу.
З метою підвищення ефективності своєї праці будь-який менеджер повинен:
- Вміти визначати важливість і черговість рішення виникаючих проблем;
- Не доручати іншим рішення стратегічних проблем, але другорядні питання передавати заступникам;
- Бути вимогливим до себе та інших, не допускати безвідповідальності;
- У надзвичайних ситуаціях діяти швидко і рішуче, але уникати авантюрних рішень;
- З гідністю програвати;
- Бути послідовним і справедливим у своїх діях.
2.5. Рекомендації щодо організації робочого місця менеджерів.
Якщо розглядати робоче місце менеджера, то можна сказати, що це його робочий кабінет, в якому він проводить більшу частину роботи. Від того, який це буде кабінет, залежить, і те, як буде працювати менеджер. Цілком очевидно, що чим краще пристосовано робоче місце для виконання функцій менеджера, тим продуктивніше й ефективніше буде робота менеджера.
При розгляді питання організація робочого місця необхідно враховувати наступні моменти:
1. Внутрішній об'єм і форма кабінету. У залежності від рангу менеджера прийнятна площа буде від 20 до 50 м 2 і висота кабінету мінімум 3,5 м. Форма кабінету також має велике значення, так як робочий кабінет менеджера не просто місце де він безпосередньо працює, але і як правило місце проведення планерок , зборів, нарад. З огляду на це, найбільш раціональною є прямокутна форма кабінету зі співвідношенням сторін 1:2;
2. Меблі. Тут необхідно враховувати наступні моменти:
2.1. Антропометричні показники (мається на увазі зростання, довжина корпусу, довжина рук тощо);
2.2. Забезпечення зручного положення тіла людини, що створює умови для меншої стомлюваності, гарного зорового сприйняття, свободи руху та іншого;
2.3. Раціональне планування і компонування меблів;
2.4. Меблі повинні виглядати естетично.
3. Обладнання. Для нормальної роботи менеджера необхідно мати:
3.1. Канцелярське приладдя.
3.2. Два телефони. Один телефон повинен бути внутрішній (мається на увазі телефон для зв'язку усередині організації), а інший для виходу за межі організації. Причому другий телефон (для виходу за межі організації) по можливості повинен бути таким, що на дзвінок по ньому повинен відповідати спочатку секретар, а якщо необхідно перемикати дзвінок на менеджера. Це дозволить менше відволікати менеджера.
3.3. Комп'ютер. В даний час без комп'ютера не можна представити нормальної роботи менеджера. По-перше, комп'ютер дозволяє зробити роботу практично безпаперовій, по-друге, за допомогою комп'ютера можна швидко отримувати інформацію про стан справ на ринку, по-третє, він дозволяє бути в курсі справ на підприємстві та багато іншого. Але тут необхідно враховувати, що повністю скористатися можливістю комп'ютера можна тільки за наявності: гарного програмного забезпечення, виходу на комп'ютерні мережі і що найголовніше наявність комп'ютерної мережі всередині організації.
3.4. Щоденник. Необхідна річ, що дозволяє менеджеру не забувати призначені зустрічі або іншу корисну інформацію.
4. Кольорове оформлення кабінету. Колірні тони повинні бути не різкими, м'якими. Кольори краще вибирати зі світлих тонів (ніжно-зелений, жовтий, бежевий), світлі тони не тільки сприяють зниженню стомлюваності, але і збільшують обсяг кабінету. Важливо також, щоб всі поверхні були матовими, тому що блискучі поверхні шкідливі для здоров'я.
5. Санітарно-гігієнічні умови роботи. Основні нормативи наведені в таблиці № 1.
Т а б л і ц а 1
Загальнодержавні нормативи санітарно-гігієнічних умов роботи службовців
| Показники | Значення показників |
| Мікроклімат (СН 245 - 71) | |
| 1. Температура (о С) | |
| 1.1. Теплий період року | 22 - 25 |
| 1.2. Холодний період року | 20 - 22 |
| 2. Відносна вологість повітря (%) | 60 - 90 |
| 3. Швидкість руху повітря (м / с) | до 0,3 |
| Рівень освітленості (БНіП 11А.9 - 71) | |
| Загальний | 300 люкс |
| Всіма джерелами світла | 750 люкс |
| Рівень шуму (звуку) (СН 245 - 71) | |
| Нижній | 60 дБ |
| Верхній | 75 дБ |
приставка |
крісло |
вхідні двері |
стіл для нарад |
журнальний столик |
крісло |
диван |
приставка |
Відзначимо деякі особливості. Весь кабінет поділяється (умовно) на три зони. Перша зона - безпосередньо робоче місце менеджера. Друга зона - зона проведення нарад, планерок, презентацій товарів. Третя зона - зона відпочинку, де стоять журнальний столик, диван і одне, два комфортабельних крісла.
Робочий стіл повинен бути більше звичайних столів. Робоча поверхня стола повинна бути твердою і гладкою, переважно з дерева. Не слід покривати стіл склом, так як його блискуча поверхня шкідливо діє на зір. На приставці (ліворуч) можна розмістити комп'ютер, телефони та інші предмети, які можуть займати багато місце на робочому столі. Приставка попереду робочого столу потрібна для офіційного прийому 1 - 3 відвідувачів.
Стіл для нарад повинен бути розрахований на певну кількість людей (як правило, кількість учасників конференцій, планерок (5 -7 чоловік) + 2 вільні місця). Стільці навколо столу для конференцій повинні бути занадто комфортабельними або незручними. Оптимально - звичайні стільці з м'яким сидінням.
Зона відпочинку призначена для неофіційних прийомів і відпочинку менеджера.
Робочий кабінет можна також доповнити стендом, де будуть розташовуватися зразки продукції, що виробляється. Також необхідні великий настінний годинник, які були б видні з будь-якої точки кабінету. Живі квіти, штори, продумане колірне оформлення, все це створює комфорт і затишок, а отже, допомагає в роботі.
2.6. Рекомендації проведення ділових нарад.
Правильно підготовлене і розумно проведена нарада є ефективною формою використання колективного розуму учасників нарад. Для ефективного проведення наради керівнику необхідно:
- Заздалегідь повідомляти його учасникам порядок денний;
- Запрошувати на нараду тільки тих, хто пов'язаний з обговорюваною проблемою;
- Стежити за дотриманням регламенту наради: 5-7 хвилин кожному на виступ, а тривалість наради не повинна перевищувати однієї години;
- Говорити чітко і коротко самому і вимагати того ж від виступаючих.
У процесі проведення наради для створення обстановки ділового і зацікавленого обговорення виниклих проблем керівник не повинен:
- Вести телефонні переговори;
- Переглядати або підписувати будь-які документи;
- Коментувати та оцінювати виступ учасників наради;
- Висловлювати свою точку зору щодо обговорюваної проблеми на початку наради;
- Застосовувати негативні формулювання, наприклад:
1. Ніколи ми цим не займалися.
2. Та це все одно не спрацює.
3. Ми не можемо даремно витрачати свій час.
4. ми вже намагалися це робити.
5. Поки ми до цього не готові.
6. У теорії це, може бути, непогано, а от на ділі ...
7. Ну, це вже занадто незвично.
8. Я десь це чув, що хтось вже намагався щось таке зробити.
9. Давайте обговоримо це іншим разом.
10. Ви не розумієте істинної проблеми.
11. До таких «висот» ми ще не доросли.
12. У нас в даний момент надлишок пропозицій.
13. Я не вважаю, я просто бачу - це працювати не буде.
14. Давайте створимо комісію, а вже вона нехай розбирається.
Перераховані рекомендації націлені на створення атмосфери щирого висловлення своєї точки зору учасниками наради.
Для підвищення ефективності нарад їх варто проводити методом "мозкової атаки» (автор методу Алекс Осборн). Їх організаторам необхідно враховувати наступне:
- На нараді, що проводиться методом «мозкової атаки», забороняється критика виступаючих у будь-якому вигляді;
- Слово для виступу на нараді учасники одержують у послідовності, зворотній субординації (першим виступає учасник наради, що займає нижчу ступінь в управлінській ієрархії);
- Учасники наради сидять поруч, а не навпроти один одного;
- Стимулюється генерація ідей, навіть самих фантастичних.
Цей метод проведення нарад застосовується, коли складається надзвичайна, «позаштатна» ситуація і немає варіантів її рішення. Завдяки цьому методу створюється обстановка, у якій учасники наради не бояться висловити самі дикі, фантастичні ідеї.
Висновок
Управління компанією має безліч компонентів, але обов'язково має представляти єдину систему, в якій функціонування окремих елементів взаємозалежні і взаємозумовлено. Особливо багато проблем в області менеджменту є в даний час в Росії в силу особливостей сучасного стану її перехідної економіки.
Менеджмент - найважливіше поняття в ринковій економіці. Його вивчають економісти, підприємці, фінансисти, банкіри і всі, хто має відношення до бізнесу.
Саме менеджмент, управління забезпечує зв'язаність, інтеграцію економічних процесів в організації.
Управляти - означає вести підприємство до його мети, витягуючи максимум можливості з наявних ресурсів. Управління фірмою вимагає дотримання певної технології розробки, прийняття та реалізації рішень. Фахівцям нового часу необхідні глибокі знання з менеджменту. Тому правильна організація праці менеджера дуже важливо. Праця менеджерів має бути організований так, щоб втрати робочого часу були мінімальні. Проте ефективність праці повинна поєднуватися з дотриманням норм керованості, норм умов праці та раціональним плануванням робочого дня.
Список використаних джерел
1. Бляхман Л.С., Галенко В.П., Мінкін А.В. Введення в менеджмент.-Навчальний посібник. - СПб.: СПбУЕФ, 1994р.
2. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурі Ф. Основи менеджменту: Пер. з англ. - М.: Справа, 1995.
3. Попов С.Г. Основи менеджменту: навчальний посібник .- М.: Ось-89, 2006
4. Смирнов Е.А. Основи теорії організації. - М.: ЮНИТИ, 1998
5. http://www.cfin.ru/rubricator.shtml