Організація діловодства в секретаріаті МНС міста Урай

ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА У СЕКРЕТАРІАТІ МНС МІСТА Урай

Зміст

Введення

Глава I Законодавча база, що регламентує діяльність і місце секретаріату в системі управління МНС

1.1 Законодавчі та нормативно-методичні документи, що регламентують ведення діловодства в МНС

1.2 Місце секретаріату в системі управління МНС

1.3 Використання інформаційно-комунікаційних технологій в організації діяльності секретаріату МНС

Глава II Організація роботи з документацією у секретаріаті МНС

2.1 Реєстрація і первинний облік документів

2.2 Робота з вхідними та вихідними документами

2.3 Робота з внутрішніми документами і організація оперативного зберігання

Висновок

Використані джерела

Додаток 1

Введення

Документаційне забезпечення управлінської діяльності передбачає не лише створення документів, але й організацію роботи з ними. Організація роботи з документами - це організація документообігу установи, зберігання документів та їх використання в поточній діяльності. Документообіг організації - це сукупність взаємопов'язаних процедур, які забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення або надходження і до завершення виконання або відправлення. З метою раціональної організації документообігу всі документи розподіляються на документопотоки: реєстровані і незареєстровані документи; вступники, що відправляються і внутрішні документи. Під документопотоком розуміється сукупність документів, виконують певне цільове призначення в процесі документообігу.

Секретаріат - структурний підрозділ, мета якого - раціональна організація документопотока для ефективності управлінської діяльності та оперативного прийняття управлінських рішень.

Удосконалення методів управління є одним з основних завдань, від вирішення якої залежить ступінь прогресу підприємства. З кожним роком неминуче зростає і ускладнюється інтенсивність обміну інформацією на підприємстві, у зв'язку з чим більшої актуальності набуває проблема створення методів опису, аналізу та дослідження потоків інформації. Для її рішення розглядаються: аналіз організації; вдосконалення схеми документообігу; розробка автоматизованих систем інформаційного забезпечення. Вивчення потоків інформації дає загальне уявлення про функціонування об'єктів управління і є першим кроком в аналізі організації.

Значення організації діловодства для вдосконалення апарату управління пояснюється великою питомою вагою документації в процесі управління організацією, підприємством, установою.

У залежності від призначення документи можуть виконувати різні ролі. Комунікативна функція документів забезпечує зовнішні зв'язки установ, організацій; інформаційна функція дає можливість аналізувати діяльність; науково-історична функція забезпечує дослідження історії організацій, їх взаємозв'язку, місце і значення в суспільстві.

Документаційне забезпечення управлінських рішень є визначальним чинником їх рівня, оперативності та обгрунтованості. Основними проблемами, що визначають якість документаційного обслуговування керівників, виступають:

• значне дублювання документів і які у них даних;

• погана порівнянність даних у звітно-статистичної документації;

• переважне документування та використання текстових і табличних даних, що відрізняються невисоким рівнем інформативності;

• недостатній рівень структуризації, типізації та уніфікації документованої інформації;

• недостатній рівень контролю достовірності та оперативності документованої інформації;

• невиправдані обмеження доступу до відкритої інформації і відсутність нормативної бази визначення ступеня закритості даних.

Основи вдосконалення документів та документаційного забезпечення процесів управління закладені в таких галузях науки, як документалістика, що вивчає методи і засоби комунікації за допомогою документів; документознавство, яке розробляє способи створення документів, принципи організації документообігу та побудови систем документації; архівознавство, інформатика і стандартизація. Все ширше використовуються можливості сучасних засобів організаційної та обчислювальної техніки, систем зв'язку і передачі даних, новітніх інформаційних технологій (у тому числі мультимедійних).

Процес управління характеризується певним набором основних типових документованих операцій:

• збір та обробка документної інформації;

• підготовка, прийняття та документування управлінських рішень;

• доведення рішень до виконавців;

• виконання рішень;

• контроль виконавської дисципліни;

• передачу документної інформації по вертикальних і горизонтальних зв'язків;

• зберігання, накопичення і пошук інформації.

Кожна з цих операцій реалізується як в рамках традиційної технології діловодства, так і з використанням сучасних інформаційних технологій на базі новітньої обчислювальної та організаційної техніки. У зв'язку з чим питання про ефективної організації діяльності секретаріату МНС не втрачає своєї актуальності.

Сама технологія діловодства, тобто набір методів і способів організації та ведення діловодства в організаціях і на підприємствах, регламентована законодавством, нормативними актами, методичними та інструктивними матеріалами міністерств і відомств, міжнародними, міждержавними та національними стандартами, іншими нормативними документами.

Виходячи з вищесказаного, мета даної роботи полягає у визначенні рекомендацій щодо вдосконалення роботи секретаріату Управління МНС.

Для реалізації даної мети необхідно вирішити такі завдання:

- Розглянути теоретичне та нормативне обгрунтування організації діловодства в секретаріаті відомчої організації;

- Визначити практичне значення секретаріату у діяльності Управління МНС;

- Розглянути організацію роботи з документацією у секретаріаті МНС;

- Розробити рекомендації щодо вдосконалення роботи секретаріату МНС.

Об'єктом дослідження є організаційна структура Управління МНС міста Урай, предметом вивчення - організація діловодства в секретаріаті МНС міста Урай.

Гіпотеза дослідження: Основні положення роботи з документами спрямовані на забезпечення максимальної ефективності праці при найменших витратах шляхом встановлення єдиного підходу до раціоналізації діловодства та інформаційного забезпечення управління.

Глава I Законодавча база, що регламентує діяльність і місце секретаріату в системі управління МНС

1.1 Законодавчі та нормативно-методичні документи, що регламентують ведення діловодства в МНС

В даний час в Російській Федерації існує досить велика нормативно-методична база документаційного забезпечення управління, яка одночасно є і найважливішим джерелом для дослідження документознавчих проблем. Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління - це сукупність законів, нормативних правових актів, методичних документів, державних стандартів, що регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів в поточній діяльності організації, а також діяльність служби діловодства: її структуру, функції, штатну чисельність , технічне забезпечення та інші аспекти. До її складу входять:

• правові акти, які видаються вищими органами державної влади і управління;

• правові акти, які видаються федеральними органами виконавчої влади: міністерствами, комітетами, відомствами як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

• правові акти, які видаються органами законодавчої і виконавчої влади суб'єктів РФ та його територіальних утворень, які регламентують питання діловодства;

• правові акти нормативного та інструктивного характеру, а також методичні документи з документаційного забезпечення управління, що видаються керівництвом підприємств і організацій.

Документування інформації (створення документів) здійснюється на основі правил, які встановлюються органами різних рівнів управління ^1. Нормативну базу, яка регламентує підготовку та оформлення документів, складають правові акти, повністю присвячені цих питань, а також окремі положення нормативних актів, що мають більш широку сферу дії (наприклад, з питань інформатизації, законотворчості, діяльності комерційних структур, побудови систем діловодства і т.д .).

Нормативними актами Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації затверджені основні правила документування інформації, вимоги до окремих видів документації, багато форм управлінських документів. Документи, що використовуються в конкретних управлінських ситуаціях, створюються відповідно до затверджених зразками - типовими і зразковими формами або, якщо такі форми не прийняті, на основі правил оформлення документів. Вимоги до оформлення документів можуть носити універсальний характер або відноситися тільки до окремих видів документів, їх форм, бланків, реквізитами.

Нормативні акти, що встановлюють вимоги до оформлення документів, можна умовно розділити на ряд груп.

Загальні вимоги до складу документації та її оформлення містить Конституція Російської Федерації, закони Російської Федерації, які встановлюють порядок діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, комерційних і некомерційних організацій ^2.

У законодавстві містяться норми, що визначають правила оформлення різних груп документів. Так, основні правила укладання, зміни та розірвання цивільно-правових договорів, а також їх оформлення викладені в Цивільному кодексі Російської Федерації. Оформлення низки документів з кадрів регламентує постанову Держкомстату Росії від 5 січня 2005 р. № 1, яким затверджені уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати.

У нормативних актах різного рівня закріплені вимоги до оформлення окремих реквізитів документів. Так, у федеральному законодавстві містяться правила використання офіційної символіки при виготовленні бланків документів. Державний герб Російської Федерації зображується на документах у відповідності з Федеральним конституційним законом від 25 грудня 2000 р. № 2-ФКЗ "Про Державний герб Російської Федерації"; використання гербових бланків регламентується постановою Уряду від 27 грудня 1995 № 1268. Геральдичні знаки - емблеми федеральних структур (Збройних Сил Російської Федерації, організацій федерального поштового зв'язку, МНС Росії, МВС Росії та ін) затверджуються указами Президента країни і використовуються при оформленні документів. Використання товарних знаків при оформленні документації визначається законом "Про товарні знаки, знаки обслуговування і найменування місць походження товарів" (від 23 вересня 1992 р. № 3520-1). Законодавство суб'єктів Російської Федерації також містить правила зображення їх символіки на бланках і печатках.

У законодавстві містяться норми, що регулюють використання мови в діловодстві. Основним нормативним актом у цій сфері є Закон Російської Федерації від 25 жовтня 1991 р. № 1807-1 "Про мови народів Російської Федерації" (в редакції від 24 липня 1998 р.). Його положення конкретизуються в інших законах стосовно ведення діловодства у таких областях, як зв'язок, транспорт, судочинство, нотаріат, та інших.

У нормативних актах закріплені вимоги до написання окремих найменувань, наприклад: географічних назв (ФЗ від 18 грудня 1997 р. № 152-ФЗ "Про найменування географічних об'єктів"); найменувань "Росія", "Російська Федерація" в назвах організацій (постанова Уряду Російської Федерації від 7 грудня 1996 р. № 1463); фірмових найменувань (Цивільний кодекс Російської Федерації і федеральні закони, що регулюють діяльність організацій різних організаційно-правових форм) і т.д.

Розширення застосування комп'ютерних технологій в управлінні призводить до зростання значення тієї частини нормативної бази діловодства, яка пов'язана із законодавством з питань інформатизації, застосування автоматизованих інформаційних систем і телекомунікацій. Автоматизація діловодства здійснюється відповідно до законів "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" (від 20 лютого 1995 р. № 24-ФЗ), "Про правову охорону програм для електронних обчислювальних машин і баз даних" (від 23 вересня 1992 р. № 3523-1). Нові можливості для застосування електронних документів відкриває Федеральний закон від 10 січня 2002 р. № 1-ФЗ "Про електронний цифровий підпис". Він визначає правові умови використання електронного цифрового підпису в процесах обміну електронними документами, при дотриманні яких електронний цифровий підпис визнається юридично рівнозначним власноручного підпису людини.

Питання оформлення документації знаходять відображення в нормативних актах в галузі поштового зв'язку та електрозв'язку. Правову основу діяльності в галузі зв'язку встановлює Федеральний закон від 16 лютого 1995 р. № 15-ФЗ "Про зв'язок". Вимоги до письмової кореспонденції та повідомленнями, переданим по мережах поштового зв'язку та електрозв'язку, визначаються відповідно до рішень Всесвітнього поштового союзу та Міжнародного союзу електрозв'язку.

Важливу частину нормативної бази підготовки та оформлення документації складають нормативні правові акти міжвідомчого і відомчого характеру, що видаються федеральними органами виконавчої влади. Найбільш повним загальногалузевим документом, який регламентує роботу з документами, тривалий час була прийнята державної архівної служби країни в 1988 р. "Державна система документаційного забезпечення управління. Основні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення (ГСДОУ)". ГСДОУ були встановлені єдині принципи і правила документування управлінської діяльності, а також організації роботи з документами в установах. Положення ГСДОУ отримали розвиток в Типової інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації (1993), яка Наказом Федеральної архівної служби Росії від 27 листопада 2000 р. № 68 була замінена на нову Типову інструкцію з діловодства у федеральних органах виконавчої влади. Типова інструкція встановлює загальні вимоги до функціонування служб документаційного забезпечення управління, документування управлінської діяльності та організації роботи з документами у федеральних органах виконавчої влади. Положення Типової інструкції поширюються на організацію роботи з документами незалежно від виду носія, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль виконання, здійснювані за допомогою автоматизованих (комп'ютерних) технологій. Правила оформлення документів закріплюються у стандартах та інших документах по стандартизації. Введення в дію ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення" збіглося з початком нового етапу розвитку стандартизації в нашій країні, основні напрямки якого визначаються Федеральним законом від 27 грудня 2002 р. № 184 - ФЗ "Про технічне регулювання". Положення ГОСТ Р 6.30-2003 необхідно розглядати виходячи з того, що він розроблявся і приймався на основі Закону Російської Федерації від 10 червня 1993 р. № 5154-1 "Про стандартизацію", скасованого з 1 липня 2003 р., а діє в умовах нових підходів до стандартизації.

Відповідно до Федерального закону "Про технічне регулювання" основними джерелами обов'язкових вимог до продукції і процесам виробництва сталі технічні регламенти. Під стандартизацією в Законі розуміється діяльність по встановленню правил і характеристик з метою їх добровільного багаторазового використання, спрямована на досягнення впорядкованості в сферах виробництва та обігу. Однією з цілей стандартизації є досягнення технічної та інформаційної сумісності. З прийняттям Федерального закону "Про технічне регулювання" змінилася сама трактування поняття "стандарт". Якщо раніше під стандартом розумівся нормативний документ (ГОСТ Р 1.12-99), то тепер Закон закріпив принцип добровільного застосування стандартів. У нормативних документах по стандартизації закріплені вимоги до побудови, викладу та оформлення різних видів документації, проведення уніфікації документів та застосуванню уніфікованих систем документації; створення і використання класифікаторів техніко-економічної та соціальної інформації; автоматизації інформаційних процесів у сфері управління, технічних засобів обробки інформації; застосовуваної в області роботи з документами термінології. Важливими засобами інформаційного забезпечення є класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації, а також уніфіковані форми документів. Методологічні та організаційні засади проведення робіт щодо класифікації та кодування інформації, уніфікації документації встановлені в нормативах Єдиної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації (ЕСКК) і уніфікованих систем документації (УСД). ЕСКК являє собою систему, що включає: загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації, а також нормативні та методичні документи, що регламентують розробку, ведення і застосування загальноросійських класифікаторів. Порядок розробки, прийняття, введення в дію, ведення та застосування загальноросійських класифікаторів у соціально-економічній області встановлюється Урядом Російської Федерації. УСД складається із сукупності взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, що забезпечують документоване подання даних у певних видах економічної діяльності; засобів їх відання; нормативних та методичних документів щодо їх розробки, ведення і застосування. Вимоги до УСД викладені в стандартах серії "Уніфіковані системи документації". У державних стандартах закріплена термінологія в області діловодства та архівної справи (ГОСТ Р 51141-98), встановлено вимоги до споживчих форматів паперу (ГОСТ 9327-60). Вимоги до гербовим печаток встановлені в ГОСТ Р 51511-2001. У комплексі стандартів "Інформаційна технологія" регламентовані багато питань створення автоматизованих інформаційних систем (ГОСТ 34.201-89, ГОСТ 34.602-89, ГОСТ 34.003-90 та ін), захисту інформації та використання електронного цифрового підпису (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 та ін.) Основою для систематизації уніфікованих форм документів в інформаційно-пошукових системах служить Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД), прийнятий і введений в дію постановою Держстандарту Росії від 30 січня 1993 р. № 299. Знову розроблені уніфіковані форми документів підлягають реєстрації шляхом включення до ОКУД. Розділи ОКУД ведуться з різною оперативністю і повнотою. Форми документів, зазначені в ОКУД, наводяться в альбомах уніфікованих форм документів. На підставі Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД) в організації повинні бути розроблені нормативні акти, що регламентують діяльність служби документаційного забезпечення управління (секретаріату) ^3.

Організаційне забезпечення застосування ЕГСД включає в себе:

1. Розробку положень про структурні підрозділи, що займаються діловодством.

2. Розробку посадових інструкцій для всіх категорій працівників діловодства.

3. Підготовку та затвердження інструкції з діловодства.

Підготовка нормативних актів, що регламентують оформлення документів в організації, здійснюється відповідно до чинного законодавства, на основі типових і примірних інструкцій, правил, уніфікованих форм та інших нормативних та методичних розробок, з урахуванням особливостей що склалася в організації системи діловодства. Порядок підготовки та оформлення управлінської документації в організації може закріплюватися в таких нормативних актах, як: "Інструкція з діловодства", "Регламент", "Правила оформлення документів", "Табель уніфікованих форм документів", "Альбом бланків", "Альбом уніфікованих форм документів ". У залежності від складу і змісту цих нормативних актів та розподілу положень з діловодства між ними, в організації може бути прийнятий весь комплекс перерахованих нормативних актів або окремі з них. Кількість, найменування та послідовність розділів, ступінь деталізації, характер прикладів, складу додатків визначаються їх розробниками. Основним нормативним документом з діловодства в компанії є інструкція з діловодства ^4, що встановлює єдині правила складання, оформлення документів та роботи з ними. Відповідно до цього можна зробити висновок, що даний документ має бути розроблений в кожній організації, підприємстві, установі. У цій інструкції повинно бути описано, як будуть оформлятися документи в організації та мінімальні маршрути їх руху. Хто займається реєстрацією, куди документи передаються. Інструкція може бути складена з різним ступенем детальності. Якщо вона недостатньо деталізує які-небудь питання, то крім неї додатково складаються конкретизують інструкції. Всі співробітники в обов'язковому порядку повинні бути ознайомлені з цією інструкцією.

Наприклад, кожен в організації повинен знати, що не можна приймати кореспонденцію, минаючи відділ секретаріату: вся вхідна документація повинна бути зареєстрована.

1.2 Місце секретаріату в системі управління МНС

Головне управління МНС Росії по ЯНАО підпорядковується Приволзько-Уральському регіональному центру у справах цивільної оборони, надзвичайних ситуацій і ліквідації наслідків стихійних лих, а також Губернатору ЯНАО. До складу Головного Управління МНС входять кілька управлінь, відділів та служб, будучи структурними підрозділами Головного Управління (рис.1).

Документаційне забезпечення управління займається відділ секретаріату, який здійснює свою діяльність на підставі Положення про секретаріат (додаток 1), а також відповідно до прийнятих у цій сфері нормативними актами. Важливе завдання в організації секретаріату - це розробка Положення про секретаріат та посадових інструкцій працівників. Це завдання вирішується керівником секретаріату самостійно або із залученням кваліфікованих фахівців. Положення про секретаріат та посадові інструкції її працівників становлять комплект організаційно-правової документації, розробка якого завершує організаційний етап створення цієї служби. Положення про підрозділ - документ, що визначає організаційно-правове становище підрозділи в структурі організації. Діловодство полягає у складанні, оформленні документів та облікових справ, їх обробці, зберіганні, систематизації, реєстрації і контролі за їх своєчасним виконанням. У документах відбивається і враховується вся діяльність Управління МНС міста Урай. Структура секретаріату Управління МНС міста Урай виглядає наступним чином (рис.2)

Обов'язки працівників секретаріату регламентуються їх посадовими обов'язками. Секретаріат виконує такі функції ^5:

1. Проводить обробку вхідних, вихідних і внутрішніх документів Управління.

2. Здійснює прийом, передачу та облік факсограм, телефонограм, телеграм, електронних повідомлень, що надходять на адресу керівництва Управління та відправляються від його імені.

3. Приймає, розглядає і готує до доповіді документи, що надходять на адресу керівництва Управління.

4. Здійснює контроль за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву Управління.

5. Готує за дорученням керівництва Управління проекти окремих наказів, розпоряджень, службових листів, довідок та інших документів, погоджує їх з керівниками структурних підрозділів та іншими посадовими особами та спеціалістами.

6. За дорученням керівництва здійснює редагування документів.

7. Забезпечує набір, друк і оперативне розмноження документів, що використовуються в діяльності керівництва Управління.

8. У необхідних випадках забезпечує переклад документів з російської мови на англійську і з англійської мови на російську.

9. Забезпечує облік та своєчасну реєстрацію документів, їх збереження.

10. Організовує раціональний документообіг і контроль за рухом документів в організації.

11. Контролює правильність оформлення документів і забезпечує методичну та організаційну допомогу працівникам Управління в оформленні документів.

12. Забезпечує формування справ секретаріату відповідно до затвердженої номенклатури, їх зберігання, своєчасну передачу справ на архівне зберігання і виділення до знищення справ і документів з простроченим терміном зберігання.

13. Організує планування робочого дня Начальника Управління та його заступників.

14. Здійснює телефонне обслуговування керівництва і співробітників Управління.

15. Складає проекти планів роботи Управління.

16. Готує матеріали до засідань, забезпечує їх своєчасну розсилку зацікавленим організаціям і особам.

17. Проводить своєчасне інформування про проведення засідань.

18. Здійснює підготовку та організовує проведення оперативних нарад, засідань у керівництва Управління.

19. Проводить заходи щодо матеріально-технічного забезпечення засідань і нарад, що проводяться керівництвом Управління.

20. Проводить оформлення протоколів засідань керівництва та колегій Управління, їх розсилку.

21. Здійснює контроль за виконанням рішень начальника Управління.

22. Організує прийом відвідувачів керівництвом та відповідними спеціалістами Управління.

23. Особливості організації діяльності секретаря-референта і секретаря заступника начальника ^6. Секретар заступника Начальника Управління МНС Секретар працює в складі структурного підрозділу Управління, володіє спеціальними знаннями, які стосуються специфіки роботи відповідного структурного підрозділу.

До компетенції секретаря заступника керівника потрапляють питання, пов'язані з процесами, що відбуваються всередині організації, тобто він виконує завдання, що мають відношення до самої організації та її співробітникам.

Даний секретар, також як і особистий помічник, працює з однією особою, але це найчастіше другі особи компанії (заступники директорів, віце-президенти, начальники департаментів і відділів тощо).

Основні вимоги, що пред'являються:

• вища освіта

• досвід роботи на аналогічній посаді від року

• старанність, відповідальність, здатність до навчання

• впевнене користування комп'ютером та офісною технікою

Типові функції:

1. Самостійне складання листів.

2. Контроль виконання документів та завдань, підвідомчого / нних безпосередньому керівнику структурного / их підрозділи / й.

3. Складання робочого графіка керівника.

4. Огляд та підготовка інформації для керівника.

5. Складання аналітичних записок та довідок для шефа.

6. Підготовка та забезпечення переговорів.

Секретарь-референт/руководитель секретаріату МНС

Секретар-референт - це свого роду адміністратор офісу. Крім звичайних секретарських обов'язків на нього можуть покладатися координація діяльності ряду служб організації (наприклад, автомобільної), виконання доручень співробітників, як керівних, так і рядових. Ця позиція вимагає більшої самостійності, ніж посада просто секретаря або секретаря на ресепшн. Секретар-референт має право виконувати певні проекти в межах своєї компетенції (вивчення нових товарів та послуг, вдосконалення систем роботи організації). А також часто саме на цього секретаря покладаються обов'язки з організації корпоративних заходів, конференцій, доставці обідів в офіс і т.п.

Основні вимоги, що пред'являються:

• вища освіта

• впевнене користування комп'ютером та офісною технікою

• відповідальність, енергійність

• досвід роботи на аналогічній посаді від двох років

Типові функції:

1. Забезпечення життєдіяльності Управління (організація закупівлі канцтоварів, доставки води, контроль за наявністю папери в принтерах, ксероксах і багато іншого).

2. Рішення адміністративних питань (оренда будівлі, прибиральниці, водії, секретарі та багато іншого).

3. Впровадження нових форм організації роботи.

4. Представницькі повноваження (у держорганах і т.п.).

5. Підбір, керівництво і навчання підлеглого персоналу.

Посада більш типова для компаній з великими офісними приміщеннями.

1.3 Використання інформаційно-комунікаційних технологій в організації діяльності секретаріату МНС

Структури управління, що мають середній обсяг документообігу від 3000 до 10000 документів на рік, секретаріат як структурно відокремлений підрозділ і здійснює роботу не тільки з документами від організацій, але й листами і зверненнями громадян і підприємств необхідно переводити на електронний документообіг. Такі організації зазвичай мають достатній парк персональних комп'ютерів, об'єднаних в локальну мережу.

Для них може бути рекомендовано Багатокористувальницьке рішення з кількістю робочих місць від 5 до 20, забезпечене коштами захищеного обміну електронними документами з вищестоящими і нижчестоящими організаціями (безпосередньо або через ЦОД), зв'язком з порталом для інформування і прийому заявок громадян і організацій і можливістю віддаленого Інтернет- доступу до даних системи електронного документування діяльності (ЕДД).

Система повинна забезпечувати реєстрацію вхідних / вихідних документів, облік резолюцій по документах, документів, списаних у справу і знаходяться на архівному збереженні. Повинен також вестися облік руху паперових оригіналів.

Користувачами такого рішення зазвичай виступають не тільки діловодний персонал, але і ряд співробітників функціональних підрозділів ^7.

Оскільки більшість співробітників таких організацій має персональні комп'ютери, в рамках такого рішення вже може бути організована робота з частиною документів в основному або виключно в електронному вигляді. Вхідні паперові документи можуть оцифровуватися, і вся подальша робота з ними вже може вестися в електронному вигляді. В електронному вигляді може також бути організований процес виконання документів (накладення і виконання резолюцій).

Якщо організація має постійно доступний канал у мережу Інтернет, може бути організований віддалений доступ до системи ЕДД через веб-інтерфейс, що дозволяє контролювати хід робіт як посадовим особам, які знаходяться у від'їзді, так і вищестоящим організаціям.

Таке рішення дозволяє:

• прискорити обмін документами з вищестоящими і нижчестоящими організаціями;

• зменшити навантаження на діловодний персонал за рахунок передачі частини функцій у підрозділи;

• підвищити ефективність контролю за виконанням документів;

• організувати ефективну систему збереження взаємозалежних документів;

• зменшити час на пошук потрібних документів;

• зменшити кількість «загублених» документів, місцезнаходження яких невідоме;

• прискорити і зробити більш ефективною роботу співробітників з виконання документів;

• знизити витрати на роботу із зверненнями громадян та організацій, що подаються в електронній формі (через портал);

• забезпечити контроль за виконанням важливих документів з боку вищестоящих організацій.

Таке рішення може бути реалізовано на базі операційної системи Microsoft Windows Server, СУБД Microsoft SQL Server, пакету Microsoft Office для роботи з текстами документів і таблицями і розрахованої на багато користувачів системи ЕДД «Справа-Підприємство» розробки партнера Microsoft - компанії «Електронні офісні системи» або аналогічних рішень інших партнерів.

Для колективної роботи над документами, доставки документів в електронній формі виконавцям і обміну електронною поштою можуть бути використані як засоби Microsoft Outlook, так і Microsoft Exchange Server 2003 (EN).

Для розробки та підтримки порталу, а також організації віддаленого інтернет-доступу до даних системи ЕДД може бути використаний набір інтернет-технологій компанії Microsoft (Internet Information Services, технологія ASP, Microsoft Index Server) і надається системою «Справа-Підприємство» API для публікації документів безпосередньо з бази.

Малюнок 3. Багатокористувальницьке рішення електронного документообігу.

Головне завдання інформаційно-комунікаційних технологій (ІКТ) у сфері захисту населення і територій та попередження НС - ефективно служити інтересам суспільства, попереджаючи надзвичайні ситуації та оперативно вирішуючи виникаючі проблеми.

В даний час направлення, в яких використовуються ІКТ, можна умовно розділити на 4 групи:

• перша - різні АІС (автоматизовані інформаційні системи) із застосуванням в клієнтській частині web-технології (тонкий клієнт);

• друга - геоінформаційна система (ГІС) РСЧС;

• третя - організація каналів зв'язку (передачі даних), електронної пошти, VoIP, внутрішньої корпоративної мережі;

• четверта - автоматизація діяльності фінансових підрозділів ^8.

До ІКТ першої групи відносяться такі системи, як інформаційно-довідкова система Головного управління (ІДС); інформаційно-аналітичний комплекс з питань цивільної оборони та захисту населення (ІАК-ГО-1); «Головна керуюча програма АИУС РСЧС» (ГУП АИУС РСЧС) .

ІДС містить оперативну інформацію, різні довідкові дані, забезпечує доступ до центральної бази даних автоматизованої інформаційно-керуючої системи обласної підсистеми РСЧС. З ІДС працюють всі структурні підрозділи Головного управління МНС.

ІАК-ГО-1 призначений для всебічного інформаційного забезпечення діяльності Головного управління в галузі цивільної оборони, захисту населення і територій від надзвичайних ситуацій, що виникають у мирний і воєнний час. Використання даного комплексу дозволяє в автоматичному режимі вирішувати завдання оперативного прогнозування можливої ​​обстановки в умовах НС, здійснювати збір та передачу фото-, аудіо-, відео-та текстову інформацію, вирішувати навігаційні завдання, формувати проекти оперативних документів.

ГУП АИУС РСЧС призначена для інтегрування на базі web-технології окремих функціональних завдань та інформаційних ресурсів комплексу АИУС РСЧС в єдину систему з застосуванням розмежування прав доступу користувачів до ресурсів системи та забезпечення єдиного інтерфейсу і дизайну системи.

Геоінформаційна система (ГІС) РСЧС - це автоматизована система, призначена для зберігання, пошуку, аналізу й обробки просторово-часових даних, основою інтеграції яких служить географічна інформація.

З її допомогою виконуються наступні завдання:

• збір інформації різного характеру;

• відображення отриманих даних у вигляді картографічних покриттів;

• вибір (пошук) потрібної ділянки території та формування картографічного зображення на екрані ПЕОМ в необхідному масштабі;

• підготовка даних для здійснення аналізу та підготовки управлінських рішень; видача оперативної інформації про обстановку в НС; планування дій аварійно-рятувальних сил в НС;

• моделювання наслідків аварій на об'єктах економіки підвищеного ризику;

• здійснення комплексного моніторингу та прогнозування надзвичайних ситуацій.

Використовуються різні мережеві технології (VPN, LAN), що дозволяють створити цифрові каналів зв'язку. Вони забезпечують: спільне використання ресурсів підрозділами Головного управління, прискорюють обмін інформацією; доступ до інформаційно-довідкової системи управління і можливість її своєчасного оновлення; використання мережевих та інформаційних ресурсів ЛВС адміністрації, нормативно-правової бази «КонсультантПлюс»; прийом-передачу службової інформації в режимі «електронна пошта» з використанням серверів електронної пошти Головного управління; роботу цифрової телефонної та селекторної зв'язку (VoIP). Для електронного обміну фінансових документів використовуються програми СЕД і УРМ.

У перспективі планується:

• розширення мережі цифрового і селекторного зв'язку (VoIP);

• переробка, впровадження нової інформації по ГІС;

• впровадження пілотних проектів з моделювання будівель на хімічно небезпечних об'єктах та оперативного космічного моніторингу через віддалене робоче місце.

Глава II Організація роботи з документацією у секретаріаті МНС

2.1 Реєстрація і первинний облік документів

Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління.

Практичне втілення цих вимог здійснюється за допомогою схем раціонального руху документів в установі. Схеми документообігу розробляються виходячи з принципових схем, наведених в основних положеннях ЕГСД, з урахуванням реальних умов діяльності установи.

При побудові схем документообігу необхідно особливо виділяти проходження таких груп документів, як урядова документація; пропозиції, заяви і скарги громадян; документи, адресовані на ім'я керівництва і на адресу структурних підрозділів. У схемах вказуються етапи проходження документів і посадові особи, які беруть участь у роботі з ними, а також різні операції з документами. Може бути вказано орієнтовний час виконання окремих таких операцій ^9.

Удосконалення організації документообігу сприяє попередній розгляд і розподіл документів. Попередній розгляд документів до того, як вони доповідаються керівництву, полягає в аналізі змісту всіх документів, що надходять та визначенні підрозділів або посадових осіб, яким слід їх спрямувати. З цією метою рекомендується розробити перелік документів з характеристикою їх змісту та зазначенням відповідних підрозділів, в яких вони повинні бути розглянуті. Попередній розгляд підвищує оперативність роботи з документами, розвантажує керівника від розгляду документів, за якими можуть бути прийняті рішення на нижчих рівнях управлінського апарату, забезпечує найбільш рівномірний розподіл обов'язків між працівниками установи ^10.

Первинний облік - первісна реєстрація фактів, подій, процесів, заповнення формулярів спостереження та ін документів у статистичному, бухгалтерський і оперативно-технічному обліку. Організацію і контроль Первинного обліку на підприємствах, в організаціях та установах проводять міністерства і відомства. Обов'язковими формами первинного обліку, незалежно від відомчої приналежності, є: форми обліку особистого складу працюючих, основних засобів, сировини та матеріалів, капітального будівництва, автомобільного транспорту.

За допомогою Первинного обліку та при дотриманні встановлених для належного його ведення правил досягається своєчасне і правильне оформлення облікових документів. Від якості Первинного обліку залежать результати аналізу даних обліку і звітності, своєчасність вжитих заходів з розвитку виробничої діяльності та збереження державної і суспільної власності ^11.

У схемі проходження документів етап попереднього розгляду повинен передувати етапу реєстрації документів, що дозволить забезпечити разове заповнення всіх граф реєстраційної картки (у тому числі граф "виконавець" і "резолюція").

Підвищенню оперативності виконання документів сприяє паралельність їх проходження. У цьому випадку з виконуваного документа знімається необхідна кількість копій (за кількістю виконавців), які одночасно направляються на виконання. Копії при цьому виготовляються канцелярією після повернення документа з резолюцією від керівника. Оригінал документа передається відповідальному виконавцю, а його завірені копії - співвиконавцям. На оригіналі документа проставляється відмітка про те, кому розіслані копії. Виконані копії передаються відповідальному виконавцю.

Для кращої організації кур'єрського зв'язку всередині установи розробляються маршрути і графіки доставки документів. При їх підготовці враховується загальна кількість структурних підрозділів і служб (пунктів доставки), топографії установи (розташування структурних підрозділів, протяжність ліній маршруту, кількості поверхів, розташування робочих місць), обсяг документообігу в структурних підрозділах.

Маршрути кур'єрського зв'язку включають наступні елементи: перерахування конкретних структурних підрозділів, що обслуговуються кур'єрським зв'язком, протяжність маршрутів, час знаходження кур'єра на маршрутах, вказівку відправного і кінцевого пунктів маршруту.

У графіку доставки документів вказується час проходження кур'єром пунктів маршруту. Графік включає: номер маршруту, час його початку і закінчення, назву структурних підрозділів, час приходу кур'єра в кожне з них.

Для доставки документів доцільно використовувати маршрутні папки або спеціальну кур'єрську сумку, створену об'єднанням "Ленелектронмаш", яка дозволяє проводити сортування документів по кореспондентському ознакою в процесі обходу.

Удосконалення діловодства неможливо без обліку обсягу документообігу. На основі даних про обсяг документообігу організовується робота діловодних ділянок, робляться розрахунки чисельності діловодного персоналу і необхідних технічних засобів. Підрахунок вхідних і вихідних документів здійснюється в пункті їх надходження та відправлення (у експедиції). При цьому рекомендується використовувати дані реєстраційних штампів, якщо в відбиток штампа входить порядковий номер надходження, а також дані реєстраційних бланків ("шахматок"). Обсяг вихідної кореспонденції може враховуватися на підставі показань маркувальних машин, при наявності в ній вузла підрахунку відправлень.

Внутрішні документи підраховуються, як правило, в підготували їх структурних підрозділах або в підрозділах, де ці документи реєструються або враховуються (наприклад, в канцелярії). Облік організовується таким чином, щоб кожен документ враховувався в закладі один раз. Для визначення загальної кількості документів в експедиції чи канцелярії щодня або щомісяця підсумовуються дані, що надходять із структурних підрозділів за різними групами документів.

Якщо документообіг установи складний (включає багато документопотоков), обсяг документообігу визначається шляхом складання в структурних підрозділах щоденних звітів та узагальнення цих даних в експедиції ^12.

Основний принцип реєстрації документів - однократність. Одноразова запис відомостей про документи забезпечує:

а) повсякденний облік і контроль виконання документів, чітка побудова довідкового апарату, своєчасно забезпечує пошук документів у процесі його виконання, правильну угруповання документів у справи та подальше використання їх в оперативно-довідкових і наукових цілях;

б) застосування прогресивних технічних засобів, економію робочого часу і скорочення витрат в роботі з документами;

в) практичне впровадження уніфікованої реєстраційної картки в установах.

Реєстрація документів здійснюється, як правило, централізовано. При цьому всі операції по реєстрації документів, заповнення реєстраційної картки, створення довідкового апарату, формування картотек, контролю за виконанням документів виробляються в одному структурному підрозділі (канцелярії, загальному відділі, секретаріаті) ^13. Централізована реєстрація звільняє основні структурні підрозділи від допоміжних операцій в роботі з документами, значно підвищує якість їх обробки, сприяє впровадженню прогресивних технічних засобів для обробки, зберігання та пошуку документів.

Первинні облікові документи повинні містити всі відомості, необхідні для отримання повного уявлення про господарську операцію. Вимоги встановлюються Федеральним законом від 21.11.96 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік». У п. 1 статті 9 закону встановлено законодавча вимога документального оформлення всіх господарських операцій, що проводяться організацією.

Документ, яким оформляється проведена господарська операція, має подвійне призначення:

• по-перше, цей документ є виправдувальним, тобто підтверджує факт вчинення організацією господарських операцій;

• по-друге, документ є первинним обліковим документом, на підставі якого робляться записи у бухгалтерському обліку.

Одним з найважливіших умов оформлення документації є наявність в документах усіх відомостей, необхідних для оперативної роботи, обліку і контролю. Первинні документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих (типових) форм первинної облікової документації. Під формою документа розуміється склад і розташування реквізитів.

У тому випадку, якщо форма первинних облікових документів не передбачена в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, такі документи повинні мати обов'язкові реквізити (показники), які необхідні для вичерпної характеристики господарського факту, викладеного в документі, і надання йому юридичної сили. Реквізити первинних і бухгалтерських документів, прийнятих до бухгалтерського обліку, передбачені діючими нормативними актами і залежать від характеру господарських операцій.

До обов'язкових реквізитів відносяться:

- Найменування документа (форми), реквізит присутній на бланках конкретних видів документів;

- Найменування організації - автора документа вказують на бланках відповідно до установчих документів організації (статутом чи положенням).

- Дата складання документа дозволяє визначити конкретну дату здійснення операції, описаної в документі. Датою документа є дата його підписання або затвердження. Оформляється дата документа арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць,

- Вказівка ​​сторін, що беруть участь у здійсненні господарської операції,

- Вимірювачі господарської операції (у кількісному і вартісному вираженні),

- Зміст господарської операції,

- Найменування посадових осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особисті підписи та їх розшифровки.

- Особисті підписи зазначених осіб.

Уніфіковані форми первинних документів повинні застосовуватися в організації без змін.

Форми первинних документів, не передбачених альбомами уніфікованих первинних документів, розробляються організацією самостійно. При цьому вони повинні містити всі обов'язкові реквізити ^14.

З метою реалізації наведених законодавчих положень про уніфікованих формах первинної облікової документації Уряд РФ Постановою від 8 липня 1997 р. N 835 "Про первинних облікових документах" поклало на Державний комітет РФ по статистиці функції щодо розроблення та затвердження альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації та їх електронних версій. ¹⁵ В названому Постанові також передбачено, що при цьому зміст і склад уніфікованих форм первинної облікової документації узгоджуються Комітетом з Міністерством фінансів РФ і Міністерством економіки РФ.

На виконання зазначеної Постанови Уряду РФ Постановою Держкомстату Росії від 29 травня 1998 р. N 57а і Мінфіну Росії від 18 червня 1998 р. N 27н ¹⁶ затверджено Порядок поетапного введення в організаціях незалежно від форми власності, які здійснюють діяльність на території Російської Федерації, уніфікованих форм первинної облікової документації.

Згідно з п. 13 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації, затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 29 липня 1998 р. N 34н, в залежності від характеру операції, вимог нормативних актів, методичних вказівок з бухгалтерського обліку і технології обробки облікової інформації в первинні документи можуть бути включені додаткові реквізити, до яких можна віднести номер документа, адреса організації, підстави для здійснення господарської операції.

При цьому всі реквізити затверджених Держкомстатом Росії уніфікованих форм первинної облікової документації залишаються без зміни (включаючи код, номер форми, найменування документа).

Видалення окремих реквізитів з уніфікованих форм не допускається; вносяться зміни повинні бути оформлені відповідним організаційно-розпорядчим документом організації; організацією може бути розроблена і затверджена організаційно-розпорядчим документом організації форма первинної документації у разі відсутності форми в альбомі уніфікованих форм Держкомстату Росії. ¹⁷

Реєстрація документа проводиться після його підписання або затвердження. Реєстраційний номер - цифрове або літерно - цифрове позначення, що привласнюється документу для його обліку і подальшого пошуку.

Поряд з уніфікацією важливе значення має стандартизація документів, під якою розуміють встановлення однакових стандартних розмірів бланків типових документів.

В даний час існують такі уніфіковані форми первинної облікової документації, затверджені Держкомстатом України за погодженням з Мінфіном Росії і Мінекономрозвитку Росії.

По обліку кадрів. Наприклад ^18:

N Т-1 "Наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу";

N Т-2 "Особова картка працівника";

N Т-3 "Штатний розклад";

N Т-5 "Наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу";

N Т-6 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику";

N Т-7 "Графік відпусток";

N Т-8 "Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору (контракту) з працівником";

N Т-9 "Наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження";

N Т-10 "Посвідчення про відрядження";

По обліку використання робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці. Наприклад ^19:

N Т-12 "Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати";

N Т-13 "Табель обліку використання робочого часу";

N Т-49 "Розрахунково-платіжна відомість";

N Т-51 "Розрахункова відомість";

N Т-53 "Платіжна відомість";

N Т-54 "Особовий рахунок";

N Т-60 "Записка-розрахунок про надання відпустки працівнику";

N Т-61 "Записка розрахунок при припиненні дії трудового договору (контракту) з працівником";

N Т-73 "Акт про приймання робіт, виконаних за трудовим договором (контрактом), укладеним на час виконання певної роботи".

За обліку робіт у капітальному будівництві та ремонтно-будівельних робіт.

Постановою Держкомстату Росії від 11 листопада 1999 р. N 100 затверджено форми (введені в дію з 1 січня 2000 р.). Наприклад:

N КС-2 "Акт про приймання виконаних робіт";

N КС-6а "Журнал обліку виконаних робіт";

По обліку результатів інвентаризації. Наприклад ^20:

N інв-1 "Інвентаризаційний опис основних засобів";

N інв-1а "Інвентаризаційний опис нематеріальних активів";

Постановою Держкомстату Росії від 27 березня 2000 р. N 26 ²¹ затверджено уніфікована форма N інв-26 "Відомість обліку результатів, виявлених інвентаризацією" (введена в дію з 1 січня 2001 р.).

По обліку робіт в автомобільному транспорті: Наприклад:

N 3 "Подорожній лист легкового автомобіля";

N 3 спец. "Подорожній лист спеціального автомобіля";

N 1-Т "Товарно-транспортна накладна".

По обліку основних засобів.

Постановою Держкомстату Росії від 21 січня 2003 р. N ^липні 1922 затверджено форми (термін введення в дію не зазначений). Наприклад:

N ОС-1 "Акт про прийом-передачу об'єкта основних засобів (крім будівель, споруд)";

N ОС-1а "Акт про прийом-передачу будівлі (споруди)";

N ОС-1б "Акт про прийом-передачу груп об'єктів основних засобів (крім будівель, споруд)";

N ОС-2 "Накладна на внутрішнє переміщення об'єктів основних засобів".

Документообіг - це рух первинних облікових документів у бухгалтерському обліку, їх створення або одержання від інших організації, прийняття до обліку, обробка, передача в архів. Роботи, пов'язані з складанням графіка документообігу, організовує керівник секретаріату - секретар-референт.

Своєчасне і якісне оформлення первинних облікових документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення в обліку, а також достовірність які у них даних забезпечують особи, які склали і підписали ці документи.

Графік документообігу затверджується наказом керівника організації, він повинен бути раціональним, тобто передбачати оптимальне число підрозділів і виконавців, які повинен проходити кожен первинний обліковий документ, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі. Він може бути оформлений у вигляді схеми чи переліку робіт (створення, перевірка і обробка документів), що виконуються кожним підрозділом організації, а також, усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт.

Працівники організації створюють і представляють документи, що відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Кожному виконавцю вручається виписка з графіка документообігу, де перераховуються документи, що відносяться до сфери його діяльності, терміни їх подання та підрозділи організації, в які вони представляються.

Правильне складання графіка документообігу та його дотримання сприяють оптимальному розподілу посадових обов'язків між працівниками, зміцненню контрольної функції документованого обліку і, нарешті, забезпечують своєчасність складання звітності. Відповідальність за дотримання графіка документообігу, а також за своєчасне і якісне створення документів, своєчасну передачу їх для відображення в обліку і звітності, за достовірність які у документах даних несуть особи, які створили і підписали ці документи.

З урахуванням призначення і середовища обігу документів можна дуже умовно розділити документообіг на внутрішній і зовнішній. Перший утворюють внутрішні документи, а також вхідні документи, що надійшли на підприємство і не підлягають поверненню на адресу відправника. Другий складається з вихідних документів - в їх число входять також ті деякі вхідні та внутрішні документи, які з яких-небудь причин підлягають поверненню (рис. 4).

Відповідно до масштабом руху документів поділяють документообіг конкретної посадової особи, структурного підрозділу, організації як юридичної особи, корпорації з низкою філій, галузі управління або держави в цілому. Нормативні акти та методичні посібники, зокрема Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ), розглядають у якості базового об'єкта документообіг організації як юридично незалежної, самостійної управлінського елементу, що володіє повним набором технологічних процесів і досить простого для опису цих процесів.

Малюнок 4. Документообіг відомства.

Порядок руху документів в організації вторинний по відношенню до структури організації та внутрішньому розподілу обов'язків, у тому числі неформальній системі субординаційних відносин. Однак це не означає, що система організації документообігу не піддається самостійного регулювання і нормуванню.

2.2 Робота з вхідними та вихідними документами

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді документопотоков, що циркулюють між пунктами переробки інформації (керівники, спеціалісти) та пунктами технічної обробки документів (реєстрація, копіювання та тиражування, прийом, відправка, формування справ і т.д.). Сукупність документів, що рухаються за єдиним маршрутом, становить документопотік. Прийнято виділяти три основних документопотока організації:

- Вступники (вхідні) документи;

- Відправляються (вихідні) документи;

- Внутрішні документи.

У кожному з документопотоков виділяються документопотоки другого рівня. Наприклад, документи, що надходять в організацію, можуть включати документи з вищестоящих організацій, з сторонніх організацій, звернення громадян та ін Вихідні документи також можуть складатися з документів, які направляються у вищі організації, стороннім організаціям, громадянам та ін У складі внутрішніх документів окремі документопотоки складають розпорядчі документи, протоколи, інформаційно-довідкові документи (доповідні, службові записки та ін.) Для кожного документопотока характерна своя схема проходження документів.

Рух, що надходять.

Всі документи, які надходять в організацію (на паперовому носії або у вигляді факсу, електронної пошти через принтер) підлягають первинній обробці, а саме, попереднього розгляду, реєстрації, розгляду керівництвом і доставці безпосередньому виконавцю.

При організації документообігу в конкретній організації враховується ряд факторів, зокрема: форма організації діловодства (централізована, децентралізована, змішана), структура організації (чим більше рівнів управління, тим складніше система документообігу), способи прийняття рішень і характер розподілу обов'язків між керівниками організації.

Централізована форма діловодства передбачає максимальне зосередження операцій з обробки документів у службі секретаріату і за можливості повне звільнення структурних підрозділів від виконання діловодних функцій (реєстрації та обліку документів, зберігання справ та ін.) Децентралізована форма передбачає, що в структурних підрозділах організації ведеться окреме діловодство (прийом, обробка, реєстрація та ін.) Така форма діловодства виправдана тільки у випадку територіальної роз'єднаності організації, при наявності віддалених від центрального офісу підрозділів. При змішаній формі частина діловодних функцій виконує служба ДОП, частина - підрозділи. Характер розподілу функцій між службою ДОП і підрозділами може бути різним, найчастіше при змішаній формі діловодства частина документів реєструється, контролюється, формується у справи та зберігається в службі ДОП (як правило, це документи, що надходять керівництву і виходять від керівництва), а частина документів реєструється, контролюється, виповнюється, зберігається в структурних підрозділах (як правило, це документи з питань, вирішення яких знаходиться в компетенції підрозділів).

У секретаріаті Управління МНС міста Урай присутній централізована форма організації діловодства, тому що всі функції з обробки та зберігання документів зосереджені в ньому.

Вся надходить кореспонденція (доставлена ​​поштового, факсимільного зв'язком, кур'єрами, документи, привезені співробітниками з відряджень, передані на переговорах) повинна оброблятися централізовано (структурним підрозділом, який займається прийомом і відправкою кореспонденції) (мал. 5). При відсутності експедиції обробку кореспонденції виробляє секретар.

У ході експедиційної обробки перевіряється правильність доставки, цілісність вкладень, правильність оформлення документів. Помилково доставлена ​​поштова кореспонденція повертається поштовому відділенню, про факсимільних повідомленнях слід, якщо це можливо, повідомити відправнику.

Малюнок 5. Схема проходження вхідної документації.

Приклад: етапи обробки вхідного листа, адресованого начальнику Управління МНС.

1. Після розтину конверта секретар виробляє попередній розгляд листа, на підставі якого він приймає рішення направити документ керівнику. (Конверти з позначкою "особисто" не розкриваються).

2. Секретар реєструє лист. Лист отримує унікальний вхідний номер. При реєстрації також фіксується дата його надходження в організацію.

3. Секретар передає лист керівнику.

4. Керівник розглядає документ і з резолюцією, що відбиває його рішення направляє виконавцю через секретаря. Секретар вносить резолюцію в реєстраційний журнал.

5. Виконавець, працюючи з документом, готує відповідь, який направляє керівнику на підпис (разом із супровідними матеріалами, які використовувалися при підготовці відповіді).

6. Секретар (при необхідності) здійснює контроль за виконанням документа.

7. Секретар отримує від виконавця ініціативний лист і поміщає його в відповідну справу для подальшого зберігання та використання, а відповідь направляє адресату.

Секретар розкриває всі надійшли конверти. Виняток становлять конверти з позначкою «особисто» і конверти, що мають гриф обмеження доступу до документа в тому випадку, якщо існує спеціальний підрозділ для обробки кореспонденції з грифом ^23.

Конверти знищуються. Виняток становлять чотири випадки:

1. якщо дата поштового штемпеля свідчить про дату надходження або відправлення кореспонденції (конкурсні документи, арбітражні документи, позовні заяви, судові повістки і т.д.);

2. якщо на документі взагалі відсутня дата;

3. якщо адреса відправника можна встановити лише за допомогою конверта;

4. якщо дата відправлення істотно відрізняється від дати отримання документа.

Перевіряючи цілісність вкладення, необхідно переконатися в наявності всіх листів документа, всіх додатків і кількості аркушів в них.

Перевіряючи правильність оформлення, необхідно переконатися в тому, що немає помилок, які не дозволяють прийняти документ в роботу. (На гарантійному листі відсутня печатка, наприклад). Крім того, перевіряється можливість прочитати листи документа, якщо він отриманий факсом.

Якщо виявлені помилки, про них необхідно поставити до відома відправника. Документ слід затримати в експедиції до того, як ці помилки будуть виправлені (вислані необхідні додатки, замінені нечитані листи і т.д.).

На всіх надійшли документах (у тому числі і на факсимільних повідомленнях) проставляється дата надходження і, якщо необхідно, обліковий порядковий номер. Обліковий номер необхідний для більш точного підрахунку кількості документів, що надійшли.

При попередньому розгляді документи сортуються на дві групи:

• документи, які будуть реєструватися в службі секретаріату;

• документи, які передаються у структурні підрозділи без реєстрації.

Кожна служба ДОП може розробити та подати на затвердження керівнику організації перелік документів, що не підлягають реєстрації в службі ДОП. Обов'язково реєструються ті документи, які будуть підставою для прийняття управлінських рішень.

Для того щоб правильно провести попередній розгляд, необхідно добре уявляти собі діяльність організації і перспективи її розвитку.

Зареєстровані документи розподіляються на дві групи:

• документи, які повинні бути представлені керівникові;

• документи, які передаються до структурних підрозділів за належністю.

Критерії відбору документів для розгляду керівником:

• важливість утримання (з точки зору стратегії і тактики розвитку бізнесу);

• складність і новизна поставлених питань;

• авторство (органи державної влади, вищі організації);

• термін виконання (чим менший термін виконання, тим швидше документ повинен бути переданий у структурний підрозділ).

Документи повинні бути представлені керівникові разом з матеріалами, які йому допоможуть прийняти рішення (документи, на які посилається автор листа, листування, яка велася раніше, аналогічні пропозиції і т.д.).

Кореспонденція повинна доповідатися керівнику один раз на день у встановлений ним самим час. Керівник повинен розглядати документи у день доповіді або, в крайньому випадку, на наступний день і повертати їх зі своєю резолюцією. Періодично (наприклад, один раз на тиждень) керівнику дається оглядова довідка (в усній або письмовій формі) про документи, переданих в структурні підрозділи на виконання.

На підставі резолюції керівника робиться перерозподіл, тобто документи направляються в структурні підрозділи на виконання.

Рух вихідних документів включає наступні етапи:

1. Підготовка виконавцем проекту документа.

2. Узгодження (візування) проекту документа.

3. Доопрацювання проекту документа за зауваженнями.

4. Повторне візування документа.

5. Підписання документа керівником.

6. Реєстрація документа (в службі ДОП або в підрозділі, якщо документ підписаний керівником підрозділу).

7. Передача документа до служби ДОП (якщо документ підписаний керівником підрозділу).

8. Відправлення документа кореспонденту і передача копії в справу.

Рукопис документа повинна бути оформлена відповідно правилами складання та оформлення ОРД (ГОСТ Р 6.30-97). Служба ДОП вправі прийняти в роботу тільки рукопис, написану чорнилом або пастою тільки чорного, синього або фіолетового кольору.

Відповідальність за зміст та оформлення документа несе виконавець (автор тексту).

На підпис або затвердження документи повинні бути представлені керівникові разом з матеріалами, на підставі яких вони готувалися. Вихідні документи реєструються лише після підпису посадової особи.

Вся вихідна кореспонденція повинна оброблятися централізовано експедицією (структурним підрозділом, який займається прийомом і відправкою кореспонденції). При відсутності експедиції обробку кореспонденції виробляє секретар.

У ході експедиційної обробки перевіряється правильність оформлення:

• наявність підпису (у тому числі рівень повноважень особи, яка підписала документ);

• наявність печатки (якщо вона необхідна);

• наявність дати та реєстраційного номера;

• правильність адресації;

• наявність усіх сторінок і всіх зазначених додатків.

Ці елементи оформлення обов'язкові при відправленні документа поштою, факсом, з кур'єром. Якщо документ оформлений неправильно або подано не в повному комплекті, він повертається виконавцю для доопрацювання ^24.

Після експедиційної обробки кореспонденція повинна бути розсортовані за способом відправки:

• документи, що відправляються поштою;

• документи, що відправляються по факсу;

• документи, що відправляються з кур'єрами.

Під час сортування необхідно враховувати, що факсимільний зв'язок служить тільки для оперативного обміну інформацією. Факсимільне повідомлення має статус незасвідчений копії і юридично не є достовірним документом. Не рекомендується відправляти факсом багатосторінкові документи і вітальні листи.

Для відправки кореспонденції поштою її поміщають у конверти. Документи, що надсилаються на одну адресу, вкладають разом в один конверт. Доцільно використовувати конверти, на які нанесено логотип фірми і її зворотну адресу. При відправці кореспонденції в державні інстанції листи формату А4 не складають.

Вся кореспонденція за винятком масової вітальній розсилки повинна бути відправлена ​​рекомендованими листами. Оформлення рекомендованих листів (якщо їх більше п'яти) передбачає складання реєстру. До реєстру вносяться не документи, а конверти з кореспонденцією. Реєстр складається у двох примірниках, кожен з яких підписується укладачем. Один примірник реєстру завіряється печаткою організації. Примірник з печаткою залишається у відділенні зв'язку, а екземпляр з поштовим штемпелем поміщається в відповідну справу. При отриманні кореспонденції, доставленої кур'єром, кожна організація-одержувач повинна проставити на повертається копії дату отримання, час (якщо необхідно), посада, особистий підпис та розшифрування підпису особи, яка отримала документ.

Особливості роботи з електронними документами в секретаріаті МНС ²⁵

Електронні документи створюються, обробляються та зберігаються в системі електронного документообігу федерального органу виконавчої влади.

Для підписання електронних документів федерального органу виконавчої влади використовуються електронні цифрові підписи. Використовувані засоби електронного цифрового підпису повинні бути сертифіковані в установленому порядку.

При розгляді та узгодженні електронних документів в системі електронного документообігу федерального органу виконавчої влади можуть використовуватися способи підтвердження дій з електронними документами, за яких електронний цифровий підпис не використовується.

Прийом і відправка електронних документів здійснюються службою діловодства.

При отриманні електронних документів служба діловодства здійснює перевірку справжності електронного цифрового підпису.

При передачі надійшли електронних документів на розгляд керівника федерального органу виконавчої влади, напрямку електронних документів в структурні підрозділи і відповідальним виконавцям федерального органу виконавчої влади, відправлення електронних документів та зберіганні електронних документів разом з електронними документами передаються (зберігаються) їх реєстраційні дані. Одиницею обліку електронного документа є електронний документ, зареєстрований в системі електронного документообігу федерального органу виконавчої влади ^26.

Виконані електронні документи систематизуються у справи відповідно до номенклатури справ федерального органу виконавчої влади.

При складанні номенклатури справ вказується, що справа ведеться в електронному вигляді.

Електронні документи після їх виконання підлягають зберіганню в установленому порядку у федеральному органі виконавчої влади протягом термінів, передбачених для аналогічних документів на паперовому носії.

Після закінчення терміну, встановленого для зберігання електронних справ (електронних документів), на підставі акту про виділення їх до знищення, що затверджується керівником федерального органу виконавчої влади, зазначені електронні справи (електронні документи) підлягають знищенню.

2.3 Робота з внутрішніми документами і організація оперативного зберігання

Рух внутрішніх документів організації на стадії підготовки та оформлення повинно бути організовано аналогічно руху відправляються документів, а на стадії виконання або використання - аналогічно руху, що надходять.

Типовим прикладом внутрішнього документа є наказ по основній діяльності. Розглянемо етапи його обробки.

1.Внутренніе розпорядчі документи (наприклад, накази, рішення або розпорядження) складаються і оформляються за вказівкою керівника підприємства секретарем.

2. Потім накази, при необхідності, узгоджуються з юридичною службою підприємства.

3. Узгоджені накази підписуються керівником.

4. Потім внутрішні документи реєструються, розмножуються секретарем (або в канцелярії) і направляються в структурні підрозділи для виконання.

Рух окремих видів документів (документопотоков) має свої особливості в процесі підготовки та виконання, тому служби ДОП розробляють схеми руху документів (маршрутні схеми), які наочно показують рух найбільш важливих для діяльності організації видів документів.

Розпорядчі документи призначені для регулювання і координації діяльності, що дозволяють управляючому органу реалізовувати поставлені перед ним завдання з максимальною ефективністю. Від того, наскільки правильно організована діяльність установи, залежать результати роботи всієї установи.

Рішення, викладені в розпорядчих документах, можуть стосуватися організаційної структури установи в частині її удосконалення, вибору засобів і способів здійснення основної діяльності, забезпечення організації фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними та іншими ресурсами.

Розпорядчі документи здійснюють перенесення управлінських рішень зверху вниз, незалежно від рівня управління: від керуючого органу до керованого, від управлінця до структурних підрозділів і конкретним працівникам. Саме ці документи здійснюють вертикальний принцип управління.

З юридичної точки зору розпорядчі документи - це правові акти, в яких виражені конкретні юридично владні розпорядження суб'єктів управління. Конкретність приписів проявляється:

- У вирішенні виникаючих у сфері управління проблем і питань;

- У адресованности документів конкретним установам, структурним підрозділам, посадовим особам або працівникам;

- В тому, що вони є юридичними фактами, що викликають виникнення конкретних адміністративно-правових відносин.

Підставою для видання розпорядчого документа служить: необхідність виконання прийнятих законодавчих, нормативних правових актів та інших рішень вищестоящих органів і раніше прийнятих рішень даної організації; і здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності для реалізації функцій і завдань організації.

Розпорядчі документи можуть видаватися спільно кількома органами управління.

З точки зору порядку вирішення питань (прийняття рішень) усі розпорядчі документи поділяються на дві групи: документи, які видаються в умовах колегіальності; документи, які видаються в умовах одноосібного прийняття рішень.

У першому випадку розпорядчі документи видаються на основі рішень, прийнятих спільно групою працівників (колегією, зборами, радою, правлінням тощо). Колегіальність дозволяє правильно і ефективно вирішувати найбільш важливі питання діяльності організації. На основі колегіальності приймаються рішення на рівні федерального уряду, представницьких органів уряду суб'єктів федерації і органів місцевого caмоуправленія, комітетів і комісій, колегії міністерств.

У системі колегіальних органів особливе місце займають дорадчі за своїм статусом органи, наприклад колегії міністерств, дирекції при керівниках та ін Рішення дорадчих органів носять не обов'язковий, а рекомендаційний характер. Це означає, що керівник організації має право прийняти власне рішення, всупереч рішенню дорадчого органу.

В умовах одноосібного прийняття рішень влада з усіх питань управління в організації належить її керівнику. Одноосібне прийняття рішень забезпечує оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівників за прийняті рішення. На основі одноосібного прийняття рішень діють федеральні міністерства, адміністрації суб'єктів Російської Федерації і муніципальних утворень, керівники організацій, установ, підприємств, фірм (генеральний директор, директор, виконавчий директор, голова правління).

Керівники органів управління, що діють на основі колегіальності, наділяються правом приймати одноосібні рішення з певного кола питань, як правило, що стосується внутрішньої діяльності організації - її кадрового складу, матеріального та іншого забезпечення і деяких інших.

В умовах колегіального прийняття рішень видаються постанови і рішення.

В умовах одноосібного прийняття рішень видаються накази, розпорядження, вказівки.

Організація роботи з документами, що містять конфіденційні відомості ²⁷

Працівники управління, допущені до конфіденційних відомостей і документів, перш ніж отримати доступ до них, повинні пройти інструктаж і ознайомитися з пам'яткою про збереження державної таємниці організації. Пам'ятка складається службою безпеки з урахуванням специфіки конкретного підприємства, підписується заступником директора і затверджується Начальником Управління.

Ведення діловодства, забезпечує облік і збереження документів, які містять конфіденційні відомості, передбачає виконання низки рекомендацій.

Для збереження державної таємниці (ГТ) в організації наказом керівника призначається відповідальна особа. Ця особа несе персональну відповідальність за втрату документів або витік інформації з них.

Всі документи, що містять конфіденційну інформацію, підлягають обліку та спеціальному позначенню. На документі проставляють гриф обмеження доступу в правому верхньому куті першого аркуша із зазначенням номера примірника.

Такі грифи показують, що право власності на інформацію, що міститься в документі, належить підприємству і охороняється законодавчо.

У тексті документа також може бути обговорена конфіденційність відомостей, права підприємства на них, порядок їх використання і т.п. Наприклад, якщо державна таємниця є результатом спільної діяльності з іншим підприємством, то необхідність її збереження має бути відображена в контракті. У разі відсутності грифу «ГТ» і вказівок на конфіденційність в тексті передбачається, що автор і особи, які підписали або затвердили документ, передбачили всі можливі наслідки від вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.

На документі з грифом «ГТ» вказується кількість примірників документа та місце знаходження кожного з них (нижче реквізитів «підпис» і «позначка про виконавця»), наприклад:

Складено у двох прим.:

прим. № 1 - на адресу;

прим. № 2 - у справу № 2-4.

Відмітка про кількість складених примірників проставляється на примірнику, який підшивається до справи.

На звороті аркуша документа, що має гриф, керівник пише прізвища тих посадових осіб, яким дозволено користуватися цим документом, наприклад:

Дозволяю:

1. А.Є. Мамічева

2. А. В. Кремньову

Підпис керівника

Дата

Друкування документів з грифом «ГТ» проводиться централізовано, у спеціально відведеному приміщенні (робочому місці), що виключає доступ сторонніх осіб. Надруковані і підписані документи передаються для реєстрації посадовій особі, відповідальній за їх облік.

Чернетки, файли, варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням факту знищення записом на копії документа: «Чернетка (або файл) було знищено. Підпис. Дата ».

Всі документи, що містять конфіденційну інформацію, реєструють окремо від збірки в «Журналі реєстрації документів з грифом" ГТ "». При значному обсязі документів можуть бути заведені журнали окремо для вхідних, вихідних і внутрішніх документів підприємства, що містять гриф «ГКТ». Усі аркуші журналів, що враховують такі документи, нумеруються, прошиваються і опечатуються. У кінці журналу в засвідчувальному аркуші зазначається загальна кількість аркушів (цифрами і прописом).

Всі вступники (вхідні) документи з грифом «ГТ» приймаються і розкриваються спеціально призначеним посадовою особою або секретарем-референтом, якщо йому надане таке право. При вступі обов'язково перевіряється цілісність кореспонденції, кількість аркушів і примірників основного документа і додатків до нього. У разі відсутності або нестачі в конвертах (пакетах) документів з грифом «ГТ» складається акт у двох примірниках, один з яких направляється відправнику.

Документи, що мають гриф «ГТ», формуються в окрему справу (або справи). На обкладинці справи у правому верхньому кутку ставиться гриф «ГТ». На внутрішній стороні обкладинки справи пишеться список співробітників, що мають право користування цією справою. Всі аркуші справи нумеруються простим олівцем у правому верхньому кутку. На початку справи підшивається внутрішній опис документів, що містяться в ньому, в кінці справи підшивається засвідчувальний аркуш. Зберігаються такі справи в сейфі, який опечатується посадовою особою, відповідальною за збереження документів з грифом «ГТ». Інші працівники організації не повинні мати доступ до цього сейфу.

Рух (видача та повернення) документів з грифом «ГТ» має своєчасно відображатися в «Журналі обліку видачі документів з грифом" ГТ "».

При видачі документа секретарем-референтом працівник, який отримав документ із грифом «ГТ», повинен звірити № отриманого документа з № в журналі, перевірити кількість аркушів і поставити в журналі свій підпис.

Видані для роботи документи з грифом «ГТ» підлягають поверненню секретарю-референту в той же день. З дозволу керівництва підприємства окремі документи з грифом «ГТ» можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання роботи з ними, за умови повного забезпечення схоронності документів на робочому місці виконавця (наявність сейфа, кодового замку і т.д.). При поверненні документа з грифом «ГТ» секретар-референт звіряє № документа за журналом, перевіряє кількість аркушів документа і в присутності працівника ставить у графі «Відмітка про повернення» свій підпис і дату повернення документа.

Передача документів і справ іншим працівникам підприємства, що має допуск до цих документів, здійснюється тільки через секретаря-референта з обов'язковим записом у журналі.

Забороняється вилучення зі справ або переміщення документів з грифом «ГТ» з однієї справи в інше без дозволу керівництва і відміток в «Журналі реєстрації документів з грифом" ГТ "».

Документи з грифом «ГТ» забороняється виносити з офісу. Лише у виняткових випадках керівник або його заступники можуть дозволити співробітникам винос таких документів з будівлі для узгодження, підписання і т.п. з прийняттям необхідних заходів обережності.

На підприємстві повинен бути прийнятий суворий порядок розмноження документів з грифом «ГТ». Вони повинні копіюватися з дозволу керівництва підприємства в спеціально виділеному приміщенні. Усі копії конфіденційних документів беруться на облік у спеціальному журналі або в «Журналі реєстрації документів з грифом" ГТ "». Кількість примірників документів з грифом «ГТ» має бути обмежена, причому кожен примірник готується для заздалегідь визначеного адресата або виконавця. Розмноження документів слід проводити в присутності посадової особи, відповідальної за документ. Всі браковані копії документу їм забираються і підлягають негайному знищенню. Усі справи з грифом «ГТ» та журнали їх обліку в обов'язковому порядку вносяться в номенклатуру справ підприємства.

Після закінчення року спеціально створена комісія підприємства виконує наступні роботи:

- Перевіряє наявність всіх документів з грифом «ГТ»;

- Відбирає документи з грифом «ГТ» для архівного зберігання;

- Відбирає документи з грифом «ГТ» для знищення.

Перевірка наявності документів з грифом «ГТ» за рішенням керівництва підприємства може здійснюватися з іншою періодичністю, наприклад, по закінченні кожного кварталу.

У разі встановлення факту втрати документів з грифом «ГТ», негайно ставиться до відома керівник організації, служба безпеки і вживаються всі заходи до розшуку документа. Для розслідування факту втрати документа керівником організації призначається комісія.

На загублені документи після того, як розшук їх не приніс позитивних результатів, складається акт. У «Журнал реєстрації документів з грифом" ГТ "» вносяться відповідні відмітки про втрату.

При звільненні співробітника, відповідального за документи з грифом «ГТ», проводиться перевірка значаться за ним документів та їх передача новопризначеному особі. Акт прийому-передачі цих документів затверджується керівником організації або його заступником.

При припиненні трудових відносин з організацією, на якій співробітник був допущений до ГТ, зобов'язання про нерозголошення конфіденційних відомостей діють протягом двох років, якщо інший термін не встановлено трудовим контрактом.

При передачі справ до архіву на документи з грифом «ГТ» складається окремий опис. Архівне зберігання таких документів здійснюється в опечатаних коробках, у приміщеннях, що виключають несанкціонований доступ.

На документи з грифом «ГТ», відібрані до знищення, складається акт, затверджуваний керівником організації. Знищуються документи у присутності комісії за допомогою спеціальної машини або іншим способом, що виключає можливість відновлення наявної в них інформації.

Організація оперативного зберігання документів

Оперативне зберігання документів здійснюється на підставі номенклатури справ ^28.

Номенклатура справ повинна відображати документовані ділянки роботи установи згідно з розробленим ним класифікатора, конкретну діяльність кожного структурного підрозділу або установи в цілому, включати всі справи, які утворюються у діяльності установи.

У зв'язку з тим, що індексація справ, закріплена номенклатурою, має важливе значення для всієї роботи з документами, при її виборі необхідно виходити з таких положень. У зведеній номенклатурі бесструктурного установи (побудованої за напрямами його діяльності) доцільно застосовувати цифрову порядкову індексацію справ у межах всієї установи (в основному, це установи четвертої категорії). Можливо також застосування порядкової індексації справ у межах напрямів діяльності (рекомендується для закладів I, II і III категорії), однак не виключена можливість такої індексації та в установах IV категорії. У зведеній номенклатурі структурного установи застосовується порядкова індексація в межах кожного структурного підрозділу.

У зведену номенклатуру на правах справ поміщаються номенклатури структурних підрозділів, в тому числі картотеки та інші обліково-довідкові документи. Як правило, розробці зведеної номенклатури установи передує складання структурними підрозділами своїх номенклатур справ. Номенклатури справ структурних підрозділів підписуються особами, відповідальними за діловодство (секретар, інспектор, референт), узгоджуються з архівом установи і затверджуються керівником структурного підрозділу.

Номенклатура справ установи щорічно, до затвердження її керівництвом, узгоджується з експертною комісією та архівом установи.

Номенклатура справ установи, як правило, узгоджується та затверджується в двох примірниках, з яких один зберігається в канцелярії (секретаріаті, у секретаря), другий - в архівній установі.

До зведеної номенклатури справ обов'язково складається довідковий апарат: зміст, список прийнятих скорочень, посилання на вигляд переліку документів із зазначенням термінів їх зберігання, використаний при заповненні графи номенклатури "Терміни зберігання та статті з переліку". Номенклатура справ повинна мати титульний аркуш.

При виборі принципу систематизації справ у номенклатурі необхідно виходити з таких положень: за принципом організаційної структури номенклатуру справ доцільно розробляти для закладів I і II категорії, в яких склалася стійка структура апарату; за функціональним принципом (відповідно до напрямів діяльності) номенклатури складаються в установах, організаційна структура в яких відсутній або не є стабільною. Розділами номенклатури справ, складеної за даним принципом, є управлінські функції або основні напрямки діяльності установи (керівництво, організація, планування, фінансування, облік і звітність, постачання та збут, кадри й т.д.).

Основною частиною найменування справи в номенклатурі повинні бути питання діяльності структурного підрозділу (установи). При формулюванні найменування справи необхідно використовувати класифікатор ділянок та питань діяльності установи. Не допускаються найменування справ типу "Загальне листування", "Матеріали з питань постачання" і т.п.

У підсумковій запису номенклатури вказується кількість заведених протягом року справ, окремо за категоріями їх зберігання: постійного зберігання; тимчасового зберігання понад 10 років і до 10 років включно, а також кількість перехідних справ. Заповнення підсумкової записі має бути точним, так як її відома служать підставою для заповнення відповідних граф паспорта архіву установи.

Складання номенклатури є першим етапом роботи з класифікації документів та обліку справ ^29. Ця робота продовжується в процесі формування справ. Вимоги щодо формування справ викладені в п. 6.2 основних положень ЕГСД. Групуючи документи у справи, необхідно протягом усього терміну дії номенклатури спостерігати, чи відповідають найменування справ фактичному складу та змісту документів кожної конкретної справи, враховувати, які питання не були передбачені при складанні номенклатури справ. Це дозволить внести необхідні корективи в номенклатуру справ протягом календарного терміну її дії, а також врахувати її недоліки при складанні номенклатури на наступний рік. Особливо це стосується формування перехідних справ. Перехідні справи включаються в номенклатуру кожного року протягом всього періоду, необхідного для їх повного завершення, тобто до передачі справ в архів установи.

У комплексі робіт по підготовці документів до подальшого зберігання та використання особливої ​​уваги потребує методика заповнення граф річних розділів опису, а також оформлення обкладинок справ.

Опис - це основний обліково-довідковий інструментарій за складом і змістом документів. Крім описів на управлінську документацію окремі описи складаються на документи з особового складу і спеціальну документацію.

Графления річного розділу опису до справ постійного зберігання проводиться за формою:

1. Порядковий номер;

2. Індекси справ;

3. Заголовки справ;

4. Дати;

5. Кількість листів;

6. Примітки.

В описі на справи довготривалого зберігання між графами "Кількість аркушів" і "Примітки" додається графа "Термін зберігання". У графі "Індекси справ" проставляється умовне позначення справи відповідно до номенклатури. Тема переноситься повністю з обкладинки справи у відповідну графу опису. У тій же графі після заголовка справи пишеться номер тому (частини). Якщо йдуть порядок справ, заголовки яких збігаються або відрізняються якими-небудь окремими елементами, то в опис повністю вноситься заголовок першої справи, всі інші заголовки позначаються словами "те ж" із зазначенням необхідних відмінностей. Кількість листів, що містяться у справі, дата знаходяться в справі самого раннього і самого пізнього документів, термін зберігання справи переносяться в опис з обкладинки справи. Графа "Примітки", як правило, не заповнюється при складанні описів в діловодстві. При здачі опису в архів у цій графі обумовлюються особливості фізичного стану документів, втрата або передача справи (окремих документів) з посиланням на відповідний акт, що фіксує ці явища. Порядковий номер за описом проставляється на обкладинці при внесенні справи в опис ^30.

Висновок

Раціональна організація документообігу - це одне з основних умов ефективної роботи секретаріату.

Документ, як носій інформації, виступає в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їхніх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.

Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління, тому воно є одним із засобів зміцнення законності і контролю.

Від чіткості та оперативності обробки і руху документів в кінцевому підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому в раціональній організації документообороту завжди приділяється велика увага.

Встановлення того чи іншого порядку документообігу залежить від характеру і особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату.

Для кожного виду або роду документів розробляється особлива схема документообігу у формі графіка руху документів. У цьому графіку вказуються, через які інстанції (робочі місця) і в якій послідовності проходить документ, і які при цьому відбуваються у кожній інстанції процеси з обробки документа.

Правильно організований документообіг повинен відповідати двом найголовнішим умовам:

По-перше, для кожного документа встановлюється найкоротший шлях проходження, тобто мінімальна кількість окремих інстанцій (робочих місць), через які він повинен пройти без зайвих і повторних рейсів.

По-друге, для кожного документа визначається мінімальний термін проходження, обмежений межами часу, необхідного для виконання роботи з документом на кожній інстанції (складання, оформлення, обробка, облікові записи тощо).

Документообіг забезпечує раціональне поділ облікового праці, рівномірність завантаженості працівників секретаріату, ефективність управлінської діяльності. Чітко працюючий документообіг забезпечує контроль за оформленням документів, встановлює персональну відповідальність виконавців за складання, передачу та обробку документів і, отже, забезпечує своєчасність складання бухгалтерської звітності. У прямій залежності від функціонування документообігу знаходиться і оперативний облік.

З метою вдосконалення системи організації роботи секретаріату Управління МНС міста Урай можна рекомендувати наступні заходи:

1. Розробити детальні інструкції конкретним виконавцям (у вигляді посадових інструкцій, виписок з графіків документообігу та ін.) Про порядок здійснення виконання ними своїх посадових обов'язків, зокрема про порядок і строки збору первинних даних, про порядок і терміни реєстрації даних на носії.

2. Доцільно використовувати систему заохочень і покарань за належне виконання виконавцями своїх обов'язків.

3. У встановлені терміни проводити контрольні заходи (ревізії, звірки, інвентаризації та інш.) З метою зниження ризику неефективної системи збору та реєстрації оперативного факту.

4. Використовувати на всіх ділянках обліку тільки уніфіковані форми документації.

5. Здійснювати перевірку службами внутрішнього контролю дотримання вимог законодавства у частині оформлення документації.

6. Здійснювати навчання працівників правилам ведення первинної документації.

7. Грамотне створення графіків документообігу та доведення їх до виконавців - суттєвий крок у плані оптимізації системи організації роботи з документами.

Використані джерела

Законодавчі та нормативні акти

1. Цивільний кодекс Російської Федерації

2. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. Схвалено колегією Головархіву СРСР 27 квітня 1988 - Додаток 12.

3. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. М.: Держстандарт Росії, 2003. - 17 с.

4. Єдина державна система діловодства (Основні положення) Постанова ДКНТ СРСР від 04.09.1973 N 435

5. Інструкція з діловодства. Наказ МНС Росії від 7.03.03 № 120

6. Класифікація управлінської документації ОК 011-93. ІПК Видавництво стандартів, 1995

7. Про організацію діловодства та порядок роботи зі зверненнями громадян у центральному апараті та підпорядкованих підрозділах МВС Росії

8. Про організаційний комітет щодо вдосконалення підготовки населення у сфері цивільної оборони, захисту від надзвичайних ситуацій, забезпечення пожежної безпеки та охорони громадського порядку з використанням сучасних технічних засобів ... Наказ МНС Росії від 31.05.2005 N 427/431/320. Наказ МВС України від 31.05.2005 N 427/431/320. Наказ ФСБ Росії від 31.05.2005 N 427/431/320Пріказ МВС Росії від 01.03.1999 N 150

9. Про затвердження Правил діловодства у федеральних органах виконавчої влади. Постанова Уряду РФ від 15.06.2009 N 477

10. Про затвердження положення про систему міжвідомчого електронного документообігу. Постанова Уряду Російської Федерації від 22 вересня 2009 р. N 754

11. Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням терміну зберігання (із змінами на 27 жовтня 2003 року). Наказ Росархіву від 06.10.2000

12. Постанова Уряду РФ від 08.07.1997 N 835 Про первинних облікових документах / / СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3448.

13. Постанова Держкомстату Росії від 30.10.97г. № 71а. Про затвердження Альбому нових уніфікованих форм первинної облікової документації.

14. Лист Мінфіну РФ від 01.08.2001 N 16-00-14/364 Про затвердження альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації.

15. Федеральний закон «Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації» від 02.05.2006 р. № 59-ФЗ.

16. Федеральний конституційний закон "Про Уряд Російської Федерації"

17. Федеральний закон "Про загальні принципи організації законодавчих (представницьких) і виконавчих органів державної влади суб'єктів Російської Федерації"

18. Федеральний закон "Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в Російській Федерації"

Література

19. Альошин В.С., Швецов О.М. Аналіз інформаційних потоків на підприємстві. - Вологда: ВДТУ, 2008. - 68 с.

20. Альбрехт Б.Г. Правила роботи з документами обмеженого доступу / / Кадри підприємства. - № 2. - 2004. - С.6-10.

21. Бобильова М.П. Ефективний документообіг: від традиційного до електронного. - М.: Термік, 2004. - 172 с.

22. Волков Т. В. Велика Радянська Енциклопедія. - М.: Просвещение, 1999. - С.482.

23. Діловодство: Підручник / Т.А. Бикова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкіна; За заг. ред. проф. Т.В. Кузнєцової. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: МЦФЕР, 2006. - 560 с.

24. Курс діловодства: Документаційне забезпечення управління: Навчальний посібник. - 2-е вид. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: НГАЕіУ, 1998. - 461 с.

25. Кузнєцова Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління). 4-е вид. испр. і додат. - М.: ТОВ "Журнал" Управління персоналом ", 2003. - 408 с.

26. Порядок роботи секретаріату / / Промисловість і безпеку. - № 7 (12). - 2009. -С.3-4

27. Рогожин М. Ю. Настільна книга секретаря. - М., 2003.

28. Стрельцова Л.О. Методи вдосконалення ДОП: створення корпоративної нормативно-методичної бази ДОП / / Секретар-референт. - 2008. - № 6. - С.24-29.

29. Янкова В.Ф. Як організувати діловодство. - М.: МЦФЕР, 2004. - 416 с.

Додаток 1

ПОЛОЖЕННЯ ПРО СЕКРЕТАРІАТІ УПРАВЛІННЯ МНС

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Секретаріат є самостійною функціональної службою відповідальної за встановлення єдиного порядку роботи з документами в управлінні.

1.2. У своїй роботі секретаріат керується наказами і вказівками керівництва управління, методичними матеріалами архівних органів по роботі з документами та сьогодення Положенням.

1.3. Найменування посад працівників секретаріату встановлюється відповідно до штатного розкладу управління.

1.4. Секретаріат очолює секретар-референт, який призначається і звільняється з посади наказом керівника Управління МНС.

1.5. Секретар-референт повинен мати вищу освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або середню спеціальну освіту та стаж роботи за фахом у державних та відомчих структурах не менше 1 року.

2. ЗАВДАННЯ І ФУНКЦІЇ

Для встановлення єдиного порядку роботи з документами в Управлінні та уніфікації документів за їх складом та змістом секретаріат виконує наступні функції:

2.1. Встановлює порядок роботи з документами в Управлінні, розробляє зведену номенклатуру справ.

2.2. Організує за дорученням керівництва Управління підготовку проектів документів, забезпечує їх оформлення і випуск.

2.3. Організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи дорадчих органів Управління.

2.4. Здійснює прийом, реєстрацію, облік, зберігання, пошук і видачу документів.

2.5. Контролює виконання завдань керівництва Управління по документах, які забезпечують основну діяльність Управління.

2.6. Забезпечує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, обробки і використання документів, що утворюються в діяльності Управління для передачі справ на зберігання.

2.7. Удосконалює форми і методи роботи з документами в Управлінні, його функціональних службах на основі застосування організаційної і обчислювальної техніки.

2.8. Організовує навчання працівників Управління з питань вдосконалення документаційного забезпечення її основної діяльності.

3. ПРАВА

Керівник секретаріату має право:

3.1. Брати участь у встановленому порядку в прийомі і звільнення працівників секретаріату.

3.2. За погодженням з керівництвом Управління здійснювати підбір, розстановку і переміщення працівників секретаріату.

3.3. Розподіляти роботу між працівниками секретаріату.

3.4. Представляти працівників секретаріату до заохочення, а також вносити пропозиції про притягнення їх до дисциплінарної відповідальності.

3.5. Вносити пропозиції щодо зміни структури і штату секретаріату.

3.6. Вносити керівництву Управління пропозиції щодо вдосконалення роботи секретаріату.

3.7. Вести листування з питань діяльності секретаріату.

Працівники секретаріату мають право:

3.8. Одержувати в установленому порядку від інших структурних підрозділів Товариства необхідну для роботи інформацію.

3.9. Вимагати від керівників структурних підрозділів та працівників Управління своєчасного подання документів та інформації керівництву.

3.10. За дорученням керівництва Управління залучати працівників інших структурних підрозділів для підготовки проектів наказів, розпоряджень та інших документів.

3.11. Повертати на доопрацювання працівникам Управління проекти документів, оформлені ними з порушенням діючих норм і правил.

3.12. Вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи секретаріату.

4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

4.1. Працівники секретаріату несуть відповідальність:

4.1.1. за невиконання або неналежне виконання функцій, покладених на них посадовими інструкціями;

4.1.2. за невиконання чи порушення вимог і норм чинного законодавства при підготовці й оформленні документів;

4.1.3. за достовірність звітних даних, відомостей та інших матеріалів, що готуються в секретаріаті і представляються керівництву Управління та / або керівництву структурних підрозділів;

4.1.4. за втрату і псування справ і документів;

4.1.5. за недотримання умов зберігання справ і документів;

4.1.6. за втрату і псування печаток і штампів;

4.1.7. за розголошення відомостей, що становлять державну таємницю.

4.2. Керівник секретаріату несе відповідальність:

4.2.1. за невиконання або неналежне виконання покладених на нього функцій та обов'язків;

4.2.2. за раціональне розміщення працівників секретаріату та організацію їх праці;

4.2.3. за організацію підвищення ділової кваліфікації працівників секретаріату;

4.2.4. за стан трудової дисципліни в секретаріаті;

4.2.5. за дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці та техніки безпеки працівниками секретаріату.

5. ВЗАЄМОВІДНОСИНИ. ЗВ'ЯЗКУ

Секретаріат взаємодіє з:

5.1. Керівниками функціональних служб і відділів Управління - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи дорадчих органів, підготовки і надання необхідних керівництву Управління матеріалів.

5.2. Службою кадрів - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації співробітників, що працюють з документами.

5.3. Службами господарського та технічного обслуговування організації - з питань забезпечення засобами організаційної та обчислювальної техніки, бланками, папером, канцелярським приладдям.

5.4. Секретаріат здійснює взаємовідносини з іншими комерційними та державними структурами з питань узгодження та затвердження документів, спільного виконання робіт, архівного зберігання і використання документів.

Секретар-референт підпис розшифровка підпису

Візи: