Зміст
1. Організація діловодної служби в установі. Інструкції про діловодство, їх значення і вимоги, що пред'являються до них
2. Види документів по особовому складу, особливості їх оформлення. Трудовий договір
3. Оформіть кілька видів відміток: про виконавця документа, про виконання документа і направлення його до справи
Список використаної літератури
1. Організація діловодної служби в установі. Інструкції про діловодство, їх значення і вимоги, що пред'являються до них
Однією з найважливіших завдань сучасного управління є раціональна організація роботи службовців, діяльність яких протікає в організації. Ця діяльність базується на таких процесах, як отримання інформації та її обробка: аналіз, підготовка та прийняття рішень; виконання рішень; облік і контроль прийнятих рішень. Інтенсивність цих процесів настільки велика, а втрати, пов'язані з несвоєчасними та неякісними рішеннями настільки істотні, що значення їх організації стає першорядним. При цьому рівень знань і вміння керівника в області організації документаційного управління стає визначальним для всієї організації і досягаються нею результатів.
Існує три форми організації діловодства: централізована, децентралізована та змішана [1]. За централізованої форми організації діловодства всі операції по обробці документів зосереджуються (централізуються) в єдиному для всієї установи центрі - канцелярії, загальному відділі чи у секретаря. Децентралізована форма передбачає розосередження діловодних операцій між структурними підрозділами установи, при цьому в кожному з них виконується щодо однорідний набір діловодних операцій. Не слід змішувати децентралізовану форму організації діловодства, при якій діловодні операції виконуються в різних структурних підрозділах установи, з організаційною структурою служби діловодства, що має спеціалізовані підрозділи: експедиції, машбюро, контрольні групи і т.д. При змішаній формі операції виконують централізовано (прийом, реєстрація, контроль, розмноження документів) і децентралізовано (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ).
Форму організації діловодства вибирають з урахуванням розміру установи, обсягу документообігу, складу структурних підрозділів. У дрібних установах (коли документування здійснюється безпосередньо у підрозділах), а також в територіально роз'єднаних (розташованих, наприклад, в різних районах великого міста) вибирають централізовану форму. У більшості ж установ і організацій використовують змішану форму організації діловодства.
Найбільш раціональною формою організації окремих діловодних процесів і операцій є централізація, оскільки вона дозволяє:
• знизити вартість діловодних операцій;
• поліпшити організацію праці діловодного персоналу і, зокрема, впровадити його нормування;
• забезпечити спеціалізацію і взаємозамінність працівників;
• використовувати прогресивні і продуктивні технічні засоби;
• забезпечити єдність організаційного та методичного керівництва.
У сучасних умовах повністю централізувати діловодне обслуговування можна тільки в порівняно невеликих установах. У великих установах слід прагнути до доцільною централізації окремих функцій діловодства, таких, як прийом і відправка документів, реєстрація і контроль виконання документів, стенографування і друкування документів, їх розмноження, методичне керівництво діловодством. У невеликих установах, які не мають загальних відділів, відділів діловодства, діловодне обслуговування здійснює секретар-референт керівника.
Якщо організація або установа мають великий обсяг документів, то вводиться структурний підрозділ, що відповідає за діловодство: канцелярія, загальний відділ, відділ діловодства і т.д. Діяльність цього структурного підрозділу відображається в спеціально розробляється положенні.
З метою регламентації діловодного процесу, визначення прийомів і способів створення та обробки документів в організації відділи діловодства розробляють інструкції з діловодства, які засновуються наказом керівника установи.
Організаційні документи реалізують норми адміністративного і цивільного права, є правовою основою діяльності установи і строго обов'язкові для виконання. Ці документи проходять обов'язково процедуру затвердження безпосередньо керівником з проставленням грифа затвердження або розпорядчим документом (постановою, рішенням, наказом чи розпорядженням) або засіданням колегіального органу та діють до затвердження нових. У разі реорганізації діяльності установи розробляються нові організаційні документи.
Статут - правовий акт, що визначає порядок утворення, компетенцію організації, її функції, завдання, порядок роботи. Зміст статуту відповідно до законодавства Республіки Білорусь має включати:
• найменування установи, організації, підприємства, його вид;
• місцезнаходження (поштова адреса);
• предмет і мета діяльності;
• порядок утворення майна (чи статутного капіталу, випуску і розподілу акцій і т.д.);
• порядок розподілу прибутку;
• порядок утворення установи (організації, підприємства);
• порядок управління та припинення діяльності;
• органи управління (внутрішня організаційна структура).
Положення - правові акти, що визначають порядок освіти, правове положення, права, обов'язки, організацію роботи установи, структурного підрозділу (служб).
Положення можуть бути типовими і індивідуальними. Типові положення розробляються для однотипних організацій і використовуються при розробці індивідуальних. Розрізняються положення про організації, про структурні підрозділи, положення про колегіальних та дорадчих органах, положення про тимчасові органах (нарадах, комісіях, радах).
Структура тексту положення і його формуляр уніфіковані в УСОРД. Положення оформляють на загальному бланку організації із зазначенням реквізитів: найменування організації, структурного підрозділу, вид документа, а також дата і гриф затвердження, реєстраційний номер, місце видання, заголовок до тексту, текст, підпис, гриф погодження або візи узгодження.
Текст положення включає наступні розділи:
• Загальні положення;
• Цілі і завдання;
• Функції;
• Права і обов'язки;
• Керівництво;
• Взаємовідносини з іншими підрозділами.
Положення підписують посадові особи, які є безпосередніми розробниками (наприклад, начальник структурного підрозділу, заступник керівника), візує юридична служба (юрист), стверджує керівник. Положення набуває чинності з моменту затвердження.
Інструкція - Правовий акт, який містить правила, що регулює організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші сторони діяльності установ, організацій, підприємств (їх структурних підрозділів), посадових осіб.
Інструкції видаються з метою роз'яснення застосування законодавчих актів, розпорядчих документів із запам'ятовування і ведення документів (наприклад, бухгалтерських, звітних та ін.)
Інструкція оформляється на загальному бланку організації та повинна містити реквізити: найменування організації; найменування виду документа, дата і місце видання; заголовок до тексту; текст; підпис; гриф затвердження; гриф погодження або віза узгодження. Текст інструкції розбивається на розділи, які нумеруються арабськими цифрами, а кількість розділів визначається розробниками. Підписується інструкція керівником того підрозділу, який її розробило, а затверджується керівником організації або спеціальним розпорядчим документом.
Інструкції бувають, наприклад, посадові; з безпеки праці і ін Посадові інструкції визначають функції, права та обов'язки співробітників організації і розробляються на всі посади, передбачені штатним розкладом.
Текст посадової інструкції складається з наступних розділів:
• Загальні положення;
• Посадові обов'язки;
• Права;
• Відповідальність;
• Взаємовідносини.
Штатний розписаний ие - документ, що закріплює посадовий і чисельний склад підприємства, який вказує фонд заробітної плати. Форма штатного розкладу уніфікована УСОРД і оформляється на загальному бланку організації із зазначенням реквізитів: найменування організації; найменування виду документа, дата і місце видання; гриф затвердження; текст; візи узгодження; підпис; друк. Текст оформляється у вигляді таблиці, вказується перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадових окладів, надбавок і місячному фонді заробітної плати.
Штатний розклад візує головний бухгалтер, юрист підписує начальник відділу кадрів або заступник керівника, стверджує керівник організації, підпис якого засвідчується печаткою.
Структура і штатна чисельність - документ, який закріплює найменування всіх структурних підрозділів, посад і кількість штатних одиниць кожної посади організації (установи). Оформлюється на загальному бланку підприємства з зазначенням реквізитів: найменування організації, назва виду документа, дата, місце видання, гриф затвердження, візи узгодження, підпис, печатка. Текст оформляється у вигляді таблиці. Документ підписує начальник відділу кадрів або заступник керівника, стверджує керівник організації. Узгоджують його з головним бухгалтером і юристом. Підпис керівника в грифі затвердження завіряється печаткою.
Регламент - Документ, що встановлює порядок діяльності керівництва організації, колегіального або дорадчого органу. Регламент роботи колегіального чи дорадчого органу визначає:
• статус колегіального чи дорадчого органу;
• порядок планування роботи;
• порядок підготовки матеріалів для розгляду на засіданні;
• внесення матеріалів на розгляд;
• порядок розгляду матеріалів та прийняття рішень на засіданні;
• ведення протоколу засідання;
• оформлення рішень колегіального чи дорадчого органу;
• порядок доведення рішень до виконавців;
• матеріально-технічне забезпечення засідань.
Регламенти обговорюються в процесі підготовки на засіданнях колегіального органу та узгоджуються з юридичною службою, підписуються керівником організації або керівником колегіального органу, затверджуються колегіально.
2. Види документів по особовому складу, особливості їх оформлення. Трудовий договір
Особливу групу документів в діловодстві становлять документи з особового складу, що характеризують правову, трудову та службову діяльність працівників організацій, установ. До таких документів відносяться: накази з особового складу, заяви, трудові книжки, особисті картки, трудові договори, трудові контракти та ін [2].
Трудові контракти. Документом, який фіксує згоду сторін про встановлення трудових правовідносин і регулює їх, є трудовий контракт (договір). Трудовий договір повинен укладатися в письмовій формі.
При укладанні контракту рекомендується вказувати такі основні умови:
• місце роботи (найменування підприємства, куди приймається працівник, його адреса);
• конкретну роботу відповідно до кваліфікацією за визначеною професії або посади, яку повинен виконувати працівник;
• дату початку роботи і її закінчення, якщо полягає терміновий трудовий контракт;
• оплату праці;
• обов'язки підприємства по забезпеченню охорони праці.
Контрактна форма найму, організації та оплати праці поширюється на такі категорії працівників:
• на постійних працівників;
• на тимчасових працівників;
• працюють на основному місці роботи;
• працюють за сумісництвом.
У контракті визначаються обов'язки працівника відповідно до тієї професією чи посадою, на яку він прийнятий, або робиться посилання на відповідну посадову інструкцію, розроблену і затверджену керівництвом підприємства.
Трудовий контракт може укладатися на невизначений термін, на певний строк не більше 5 років, на час виконання певної роботи.
Контракт складається у двох примірниках, підписується керівником та працівником, завіряється печаткою. Один примірник контракту зберігається на підприємстві, другий у працівника.
Резюме. В даний час поширеним документом при прийомі на роботу є резюме.
Його особливістю є виклад відомостей про освіту та трудової діяльності у зворотному хронологічному порядку.
Реквізити резюме: найменування виду документа, дата, текст, підпис, а також наводяться дані про автора (прізвище, ім'я, по батькові, професія, спеціальність, кваліфікація, домашня адреса, телефон).
Текст може складатися з розділів:
• мета резюме - місце, на яке претендує упорядник;
• освіта;
• трудова діяльність;
• спеціальні знання;
• сімейний стан.
Наказ по особовому складу. Прийом, звільнення і переклад співробітників підприємства оформлюються наказами по особовому складу. Накази з особового складу групуються в окрему справу і мають самостійну нумерацію з додаванням індексу "л / з» чи «до». Накази з особового складу відносяться не тільки до регулятивної документації, але одночасно є первинними обліковими документами. Тому наказ по особовому складу оформляється на загальному бланку і одночасно інформація фіксується в уніфікованій формі первинної облікової документації.
Реквізити наказу: найменування організації, вид документа, дата, номер, місце складання, заголовок, візи, підпис. Починаються накази по особовому складу з дієслова: прийняти, перевести, звільнити, відрядити, зарахувати, призначити, який друкується прописними літерами. Потім з нового рядка вказується прізвище, ім'я, по батькові (повністю), назва посади, найменування структурного підрозділу, з якого числа і з яким окладом прийняти працівника (наприклад, наказ про призначення).
Наказ про прийом на роботу оформляється також на бланку типової міжгалузевої форми № Т-1. Бланк розміром А5 має лицьову і оборотну сторони. Наказ складається в одному примірнику, візується і підписується керівником підприємства.
Наказ про припинення трудового договору складається на бланку форми № Т-8.
У графі «підстава» вказуються документи, що послужили причиною звільнення (заява, доповідна або пояснювальна записка) чи стаття Трудового кодексу Республіки Білорусь, відповідна причини звільнення.
Всі накази візуються юристом і іншою посадовою особою, в обов'язки якого входить робота з персоналом підприємства.
Всі накази з особового складу з'являються працівникові під розписку. Відмітка про ознайомлення з наказом проставляється самими працівником містить підпис працівника і дату ознайомлення.
Накази з особового складу зберігаються 75 років.
Трудова книжка. На всіх підприємствах, організаціях незалежно від форм власності на працівників ведуться трудові книжки. Трудова книжка належить до основних документів, що підтверджують загальний, безперервний і спеціальний стаж роботи.
На титульному аркуші трудової книжки вказуються прізвище, ім'я, по батькові працівника повністю без скорочень, а також вказується дата народження, яка містить число, місяць і рік.
Відомості про освіту і спеціальності або професії вказуються на підставі відповідних документів (атестатів, дипломів, сертифікатів, довідок, якщо освіта незакінчена вища).
На титульному аркуші обов'язково ставиться підпис особи, яка видала трудову книжку, і печатку підприємства, де вона була заведена.
Всі записи на наступних сторінках трудової книжки проводяться в точній відповідності з наказом про прийом, переведення чи звільнення. З кожним записом у трудовій книжці необхідно ознайомити її власника. При звільненні трудова книжка видається працівникові в день звільнення. Затребувані трудові книжки зберігаються до запитання в сейфах не менше 50 років.
Особиста картка. Основним документом з обліку персоналу підприємства є особиста картка форми № Т-2, яка заповнюється на всіх працівників підприємства, прийнятих на постійну чи тимчасову роботу. Усі записи у картці робляться на підставі документів, наданих працівником. На підставі паспорта та записів у трудовій книжці заповнюється розділ 1 «Загальні відомості». Для заповнення розділу 2 «Відомості про військовий облік» дані беруться з військового квитка працівника. Головним розділом картки є розділ 3 «Прийом на роботу, призначення, переміщення». Записи в цьому розділі повинні містити посилання на дати і номери наказів про призначення, переміщення або звільнення працівника. Особова картка заводиться на працівника в одному примірнику, зберігається в сейфі в окремій картотеці, складеної за алфавітом прізвищ працівників. Картки звільнених співробітників формуються в самостійне справу також за алфавітом (за трьома першими літерами прізвищ). Перед здачею справи в архів всі картки повинні бути пронумеровані, на них складається внутрішня опис. Термін зберігання особистих карток - 75 років. Особові справи. Сукупність документів, що містять відомості про працівника являє собою особиста справа (досьє). Частіше за все, воно заводиться на керівників і провідних фахівців.
До складу особової справи мають входити такі документи:
1. Внутрішній опис документів, наявних в особистій справі. Вона містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, заголовках, датах. Підписується її упорядником із зазначенням посади, розшифровки підпису та дати складання.
2. Анкета або особовий листок з обліку кадрів. Особовий листок з обліку кадрів містить біографічні відомості про працівника, його освіту, виконуваної роботи з початку трудової діяльності, сімейний стан та ін Він заповнюється від руки працівником при вступі на роботу. Анкета відрізняється від особистого листка тим, що підписується не тільки самим особою, що поступає на роботу, але і співробітником відповідальним за персонал підприємства.
3. Автобіографія або резюме. На комерційних підприємствах надходять на роботу, як правило, надають резюме.
4. Копії документів про освіту. Можна знімати тільки з оригіналів цих документів.
5. Копії документів про затвердження на посаді. Поміщаються в особисті справи керівників фірми. (Копія протоколу засідання Ради директорів чи засновників фірми).
6. Характеристики або рекомендаційні листи. Підшиваються в особову справу працівника, в тому випадку, якщо вони надавалися при прийомі на роботу або при затвердженні на посаді.
7. Трудовий контракт (договір). Він може входити до складу документів особової справи або зберігатися окремо.
8. Доповнення до особистого аркушу з обліку кадрів. Це документ, призначений для фіксування змін до трудового і особистого життя співробітника, що відбулися після заповнення ним особистої аркуша з обліку кадрів (або анкети).
9. Довідки та інші документи, пов'язані з даного працівника (списки винаходів, наукових праць тощо)
Особиста справа заводять після видання наказу про зарахування працівника. Вони зберігаються інспектором з персоналу або секретарем-референтом у сейфі і видаються у тимчасове користування лише певним посадовим особам. Зміни в особисті справи вносяться лише особами, відповідальними за їх ведення. Особисті справи звільнених робітників мають передаватися на архівне зберігання і зберігається 75 років.
Таким чином, складання та оформлення кадрової документації - одна з найбільш важливих сторін діяльності кадрової служби будь-якої організації, а питання документування трудових відносин повинні систематично контролюватися керівником організації з урахуванням вимог законодавства з архівної справи і нормативних документів з оформлення кадрової документації.
3. Оформіть кілька видів відміток: про виконавця документа, про виконання документа і направлення його до справи
Прізвище виконавця (укладача) документа і номер його службового телефону мають на лицьовій або зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому кутку. Відмітка про виконавця документа дозволяє одержувачу документа (адресату) з'ясувати по телефону, що його цікавлять або дати відповідь, якщо вирішення питання не потребує документального закріплення.
Приклад: Ісакова 234557
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи повинна включати наступні дані:
• короткі відомості про виконання або, за наявності відповідного документа, посилання на його дату і номер;
• слова «У справу»;
• номер справи, в якій буде зберігатися документ.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи повинна бути підписана і датована виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу, у якому виконаний документ.
Наприклад:
Відправлений факс від 09.09.2004 № 12
У справу № 05-10
Особистий підпис
Дата
Список використаної літератури
1. Бондирева Т.М. Секретарська справа. М.: Вищ. шк., 1999
2. Зінов'єва Н.Б., Сояпіна Н.А Документ комунікації і сприйняття. М.: ПРІОР, 1995
3. Кузнєцова Т. В. Діловодство. М.: «Инфра-М», 2003
4. Кушнаренко Н.М. Документознавство. М.: Знання, 2000
5. Москальов В.А. Сучасне діловодство. М.: Инфра-М, 2000
6. Пісенко А.В. Діловодство: Документаційне забезпечення роботи офісу: Навчальний посібник. М., 2002
7. Стенюков М.В. Документи. Діловодство. М.: ПРІОР, 1998
8. Стенюков М.В. Довідник з діловодства. М.: ПРІОР, 1998
1. Організація діловодної служби в установі. Інструкції про діловодство, їх значення і вимоги, що пред'являються до них
2. Види документів по особовому складу, особливості їх оформлення. Трудовий договір
3. Оформіть кілька видів відміток: про виконавця документа, про виконання документа і направлення його до справи
Список використаної літератури
1. Організація діловодної служби в установі. Інструкції про діловодство, їх значення і вимоги, що пред'являються до них
Однією з найважливіших завдань сучасного управління є раціональна організація роботи службовців, діяльність яких протікає в організації. Ця діяльність базується на таких процесах, як отримання інформації та її обробка: аналіз, підготовка та прийняття рішень; виконання рішень; облік і контроль прийнятих рішень. Інтенсивність цих процесів настільки велика, а втрати, пов'язані з несвоєчасними та неякісними рішеннями настільки істотні, що значення їх організації стає першорядним. При цьому рівень знань і вміння керівника в області організації документаційного управління стає визначальним для всієї організації і досягаються нею результатів.
Існує три форми організації діловодства: централізована, децентралізована та змішана [1]. За централізованої форми організації діловодства всі операції по обробці документів зосереджуються (централізуються) в єдиному для всієї установи центрі - канцелярії, загальному відділі чи у секретаря. Децентралізована форма передбачає розосередження діловодних операцій між структурними підрозділами установи, при цьому в кожному з них виконується щодо однорідний набір діловодних операцій. Не слід змішувати децентралізовану форму організації діловодства, при якій діловодні операції виконуються в різних структурних підрозділах установи, з організаційною структурою служби діловодства, що має спеціалізовані підрозділи: експедиції, машбюро, контрольні групи і т.д. При змішаній формі операції виконують централізовано (прийом, реєстрація, контроль, розмноження документів) і децентралізовано (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ).
Форму організації діловодства вибирають з урахуванням розміру установи, обсягу документообігу, складу структурних підрозділів. У дрібних установах (коли документування здійснюється безпосередньо у підрозділах), а також в територіально роз'єднаних (розташованих, наприклад, в різних районах великого міста) вибирають централізовану форму. У більшості ж установ і організацій використовують змішану форму організації діловодства.
Найбільш раціональною формою організації окремих діловодних процесів і операцій є централізація, оскільки вона дозволяє:
• знизити вартість діловодних операцій;
• поліпшити організацію праці діловодного персоналу і, зокрема, впровадити його нормування;
• забезпечити спеціалізацію і взаємозамінність працівників;
• використовувати прогресивні і продуктивні технічні засоби;
• забезпечити єдність організаційного та методичного керівництва.
У сучасних умовах повністю централізувати діловодне обслуговування можна тільки в порівняно невеликих установах. У великих установах слід прагнути до доцільною централізації окремих функцій діловодства, таких, як прийом і відправка документів, реєстрація і контроль виконання документів, стенографування і друкування документів, їх розмноження, методичне керівництво діловодством. У невеликих установах, які не мають загальних відділів, відділів діловодства, діловодне обслуговування здійснює секретар-референт керівника.
Якщо організація або установа мають великий обсяг документів, то вводиться структурний підрозділ, що відповідає за діловодство: канцелярія, загальний відділ, відділ діловодства і т.д. Діяльність цього структурного підрозділу відображається в спеціально розробляється положенні.
З метою регламентації діловодного процесу, визначення прийомів і способів створення та обробки документів в організації відділи діловодства розробляють інструкції з діловодства, які засновуються наказом керівника установи.
Організаційні документи реалізують норми адміністративного і цивільного права, є правовою основою діяльності установи і строго обов'язкові для виконання. Ці документи проходять обов'язково процедуру затвердження безпосередньо керівником з проставленням грифа затвердження або розпорядчим документом (постановою, рішенням, наказом чи розпорядженням) або засіданням колегіального органу та діють до затвердження нових. У разі реорганізації діяльності установи розробляються нові організаційні документи.
Статут - правовий акт, що визначає порядок утворення, компетенцію організації, її функції, завдання, порядок роботи. Зміст статуту відповідно до законодавства Республіки Білорусь має включати:
• найменування установи, організації, підприємства, його вид;
• місцезнаходження (поштова адреса);
• предмет і мета діяльності;
• порядок утворення майна (чи статутного капіталу, випуску і розподілу акцій і т.д.);
• порядок розподілу прибутку;
• порядок утворення установи (організації, підприємства);
• порядок управління та припинення діяльності;
• органи управління (внутрішня організаційна структура).
Положення - правові акти, що визначають порядок освіти, правове положення, права, обов'язки, організацію роботи установи, структурного підрозділу (служб).
Положення можуть бути типовими і індивідуальними. Типові положення розробляються для однотипних організацій і використовуються при розробці індивідуальних. Розрізняються положення про організації, про структурні підрозділи, положення про колегіальних та дорадчих органах, положення про тимчасові органах (нарадах, комісіях, радах).
Структура тексту положення і його формуляр уніфіковані в УСОРД. Положення оформляють на загальному бланку організації із зазначенням реквізитів: найменування організації, структурного підрозділу, вид документа, а також дата і гриф затвердження, реєстраційний номер, місце видання, заголовок до тексту, текст, підпис, гриф погодження або візи узгодження.
Текст положення включає наступні розділи:
• Загальні положення;
• Цілі і завдання;
• Функції;
• Права і обов'язки;
• Керівництво;
• Взаємовідносини з іншими підрозділами.
Положення підписують посадові особи, які є безпосередніми розробниками (наприклад, начальник структурного підрозділу, заступник керівника), візує юридична служба (юрист), стверджує керівник. Положення набуває чинності з моменту затвердження.
Інструкція - Правовий акт, який містить правила, що регулює організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші сторони діяльності установ, організацій, підприємств (їх структурних підрозділів), посадових осіб.
Інструкції видаються з метою роз'яснення застосування законодавчих актів, розпорядчих документів із запам'ятовування і ведення документів (наприклад, бухгалтерських, звітних та ін.)
Інструкція оформляється на загальному бланку організації та повинна містити реквізити: найменування організації; найменування виду документа, дата і місце видання; заголовок до тексту; текст; підпис; гриф затвердження; гриф погодження або віза узгодження. Текст інструкції розбивається на розділи, які нумеруються арабськими цифрами, а кількість розділів визначається розробниками. Підписується інструкція керівником того підрозділу, який її розробило, а затверджується керівником організації або спеціальним розпорядчим документом.
Інструкції бувають, наприклад, посадові; з безпеки праці і ін Посадові інструкції визначають функції, права та обов'язки співробітників організації і розробляються на всі посади, передбачені штатним розкладом.
Текст посадової інструкції складається з наступних розділів:
• Загальні положення;
• Посадові обов'язки;
• Права;
• Відповідальність;
• Взаємовідносини.
Штатний розписаний ие - документ, що закріплює посадовий і чисельний склад підприємства, який вказує фонд заробітної плати. Форма штатного розкладу уніфікована УСОРД і оформляється на загальному бланку організації із зазначенням реквізитів: найменування організації; найменування виду документа, дата і місце видання; гриф затвердження; текст; візи узгодження; підпис; друк. Текст оформляється у вигляді таблиці, вказується перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадових окладів, надбавок і місячному фонді заробітної плати.
Штатний розклад візує головний бухгалтер, юрист підписує начальник відділу кадрів або заступник керівника, стверджує керівник організації, підпис якого засвідчується печаткою.
Структура і штатна чисельність - документ, який закріплює найменування всіх структурних підрозділів, посад і кількість штатних одиниць кожної посади організації (установи). Оформлюється на загальному бланку підприємства з зазначенням реквізитів: найменування організації, назва виду документа, дата, місце видання, гриф затвердження, візи узгодження, підпис, печатка. Текст оформляється у вигляді таблиці. Документ підписує начальник відділу кадрів або заступник керівника, стверджує керівник організації. Узгоджують його з головним бухгалтером і юристом. Підпис керівника в грифі затвердження завіряється печаткою.
Регламент - Документ, що встановлює порядок діяльності керівництва організації, колегіального або дорадчого органу. Регламент роботи колегіального чи дорадчого органу визначає:
• статус колегіального чи дорадчого органу;
• порядок планування роботи;
• порядок підготовки матеріалів для розгляду на засіданні;
• внесення матеріалів на розгляд;
• порядок розгляду матеріалів та прийняття рішень на засіданні;
• ведення протоколу засідання;
• оформлення рішень колегіального чи дорадчого органу;
• порядок доведення рішень до виконавців;
• матеріально-технічне забезпечення засідань.
Регламенти обговорюються в процесі підготовки на засіданнях колегіального органу та узгоджуються з юридичною службою, підписуються керівником організації або керівником колегіального органу, затверджуються колегіально.
2. Види документів по особовому складу, особливості їх оформлення. Трудовий договір
Особливу групу документів в діловодстві становлять документи з особового складу, що характеризують правову, трудову та службову діяльність працівників організацій, установ. До таких документів відносяться: накази з особового складу, заяви, трудові книжки, особисті картки, трудові договори, трудові контракти та ін [2].
Трудові контракти. Документом, який фіксує згоду сторін про встановлення трудових правовідносин і регулює їх, є трудовий контракт (договір). Трудовий договір повинен укладатися в письмовій формі.
При укладанні контракту рекомендується вказувати такі основні умови:
• місце роботи (найменування підприємства, куди приймається працівник, його адреса);
• конкретну роботу відповідно до кваліфікацією за визначеною професії або посади, яку повинен виконувати працівник;
• дату початку роботи і її закінчення, якщо полягає терміновий трудовий контракт;
• оплату праці;
• обов'язки підприємства по забезпеченню охорони праці.
Контрактна форма найму, організації та оплати праці поширюється на такі категорії працівників:
• на постійних працівників;
• на тимчасових працівників;
• працюють на основному місці роботи;
• працюють за сумісництвом.
У контракті визначаються обов'язки працівника відповідно до тієї професією чи посадою, на яку він прийнятий, або робиться посилання на відповідну посадову інструкцію, розроблену і затверджену керівництвом підприємства.
Трудовий контракт може укладатися на невизначений термін, на певний строк не більше 5 років, на час виконання певної роботи.
Контракт складається у двох примірниках, підписується керівником та працівником, завіряється печаткою. Один примірник контракту зберігається на підприємстві, другий у працівника.
Резюме. В даний час поширеним документом при прийомі на роботу є резюме.
Його особливістю є виклад відомостей про освіту та трудової діяльності у зворотному хронологічному порядку.
Реквізити резюме: найменування виду документа, дата, текст, підпис, а також наводяться дані про автора (прізвище, ім'я, по батькові, професія, спеціальність, кваліфікація, домашня адреса, телефон).
Текст може складатися з розділів:
• мета резюме - місце, на яке претендує упорядник;
• освіта;
• трудова діяльність;
• спеціальні знання;
• сімейний стан.
Наказ по особовому складу. Прийом, звільнення і переклад співробітників підприємства оформлюються наказами по особовому складу. Накази з особового складу групуються в окрему справу і мають самостійну нумерацію з додаванням індексу "л / з» чи «до». Накази з особового складу відносяться не тільки до регулятивної документації, але одночасно є первинними обліковими документами. Тому наказ по особовому складу оформляється на загальному бланку і одночасно інформація фіксується в уніфікованій формі первинної облікової документації.
Реквізити наказу: найменування організації, вид документа, дата, номер, місце складання, заголовок, візи, підпис. Починаються накази по особовому складу з дієслова: прийняти, перевести, звільнити, відрядити, зарахувати, призначити, який друкується прописними літерами. Потім з нового рядка вказується прізвище, ім'я, по батькові (повністю), назва посади, найменування структурного підрозділу, з якого числа і з яким окладом прийняти працівника (наприклад, наказ про призначення).
Наказ про прийом на роботу оформляється також на бланку типової міжгалузевої форми № Т-1. Бланк розміром А5 має лицьову і оборотну сторони. Наказ складається в одному примірнику, візується і підписується керівником підприємства.
Наказ про припинення трудового договору складається на бланку форми № Т-8.
У графі «підстава» вказуються документи, що послужили причиною звільнення (заява, доповідна або пояснювальна записка) чи стаття Трудового кодексу Республіки Білорусь, відповідна причини звільнення.
Всі накази візуються юристом і іншою посадовою особою, в обов'язки якого входить робота з персоналом підприємства.
Всі накази з особового складу з'являються працівникові під розписку. Відмітка про ознайомлення з наказом проставляється самими працівником містить підпис працівника і дату ознайомлення.
Накази з особового складу зберігаються 75 років.
Трудова книжка. На всіх підприємствах, організаціях незалежно від форм власності на працівників ведуться трудові книжки. Трудова книжка належить до основних документів, що підтверджують загальний, безперервний і спеціальний стаж роботи.
На титульному аркуші трудової книжки вказуються прізвище, ім'я, по батькові працівника повністю без скорочень, а також вказується дата народження, яка містить число, місяць і рік.
Відомості про освіту і спеціальності або професії вказуються на підставі відповідних документів (атестатів, дипломів, сертифікатів, довідок, якщо освіта незакінчена вища).
На титульному аркуші обов'язково ставиться підпис особи, яка видала трудову книжку, і печатку підприємства, де вона була заведена.
Всі записи на наступних сторінках трудової книжки проводяться в точній відповідності з наказом про прийом, переведення чи звільнення. З кожним записом у трудовій книжці необхідно ознайомити її власника. При звільненні трудова книжка видається працівникові в день звільнення. Затребувані трудові книжки зберігаються до запитання в сейфах не менше 50 років.
Особиста картка. Основним документом з обліку персоналу підприємства є особиста картка форми № Т-2, яка заповнюється на всіх працівників підприємства, прийнятих на постійну чи тимчасову роботу. Усі записи у картці робляться на підставі документів, наданих працівником. На підставі паспорта та записів у трудовій книжці заповнюється розділ 1 «Загальні відомості». Для заповнення розділу 2 «Відомості про військовий облік» дані беруться з військового квитка працівника. Головним розділом картки є розділ 3 «Прийом на роботу, призначення, переміщення». Записи в цьому розділі повинні містити посилання на дати і номери наказів про призначення, переміщення або звільнення працівника. Особова картка заводиться на працівника в одному примірнику, зберігається в сейфі в окремій картотеці, складеної за алфавітом прізвищ працівників. Картки звільнених співробітників формуються в самостійне справу також за алфавітом (за трьома першими літерами прізвищ). Перед здачею справи в архів всі картки повинні бути пронумеровані, на них складається внутрішня опис. Термін зберігання особистих карток - 75 років. Особові справи. Сукупність документів, що містять відомості про працівника являє собою особиста справа (досьє). Частіше за все, воно заводиться на керівників і провідних фахівців.
До складу особової справи мають входити такі документи:
1. Внутрішній опис документів, наявних в особистій справі. Вона містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, заголовках, датах. Підписується її упорядником із зазначенням посади, розшифровки підпису та дати складання.
2. Анкета або особовий листок з обліку кадрів. Особовий листок з обліку кадрів містить біографічні відомості про працівника, його освіту, виконуваної роботи з початку трудової діяльності, сімейний стан та ін Він заповнюється від руки працівником при вступі на роботу. Анкета відрізняється від особистого листка тим, що підписується не тільки самим особою, що поступає на роботу, але і співробітником відповідальним за персонал підприємства.
3. Автобіографія або резюме. На комерційних підприємствах надходять на роботу, як правило, надають резюме.
4. Копії документів про освіту. Можна знімати тільки з оригіналів цих документів.
5. Копії документів про затвердження на посаді. Поміщаються в особисті справи керівників фірми. (Копія протоколу засідання Ради директорів чи засновників фірми).
6. Характеристики або рекомендаційні листи. Підшиваються в особову справу працівника, в тому випадку, якщо вони надавалися при прийомі на роботу або при затвердженні на посаді.
7. Трудовий контракт (договір). Він може входити до складу документів особової справи або зберігатися окремо.
8. Доповнення до особистого аркушу з обліку кадрів. Це документ, призначений для фіксування змін до трудового і особистого життя співробітника, що відбулися після заповнення ним особистої аркуша з обліку кадрів (або анкети).
9. Довідки та інші документи, пов'язані з даного працівника (списки винаходів, наукових праць тощо)
Особиста справа заводять після видання наказу про зарахування працівника. Вони зберігаються інспектором з персоналу або секретарем-референтом у сейфі і видаються у тимчасове користування лише певним посадовим особам. Зміни в особисті справи вносяться лише особами, відповідальними за їх ведення. Особисті справи звільнених робітників мають передаватися на архівне зберігання і зберігається 75 років.
Таким чином, складання та оформлення кадрової документації - одна з найбільш важливих сторін діяльності кадрової служби будь-якої організації, а питання документування трудових відносин повинні систематично контролюватися керівником організації з урахуванням вимог законодавства з архівної справи і нормативних документів з оформлення кадрової документації.
3. Оформіть кілька видів відміток: про виконавця документа, про виконання документа і направлення його до справи
Прізвище виконавця (укладача) документа і номер його службового телефону мають на лицьовій або зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому кутку. Відмітка про виконавця документа дозволяє одержувачу документа (адресату) з'ясувати по телефону, що його цікавлять або дати відповідь, якщо вирішення питання не потребує документального закріплення.
Приклад: Ісакова 234557
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи повинна включати наступні дані:
• короткі відомості про виконання або, за наявності відповідного документа, посилання на його дату і номер;
• слова «У справу»;
• номер справи, в якій буде зберігатися документ.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи повинна бути підписана і датована виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу, у якому виконаний документ.
Наприклад:
Відправлений факс від 09.09.2004 № 12
У справу № 05-10
Особистий підпис
Дата
Список використаної літератури
1. Бондирева Т.М. Секретарська справа. М.: Вищ. шк., 1999
2. Зінов'єва Н.Б., Сояпіна Н.А Документ комунікації і сприйняття. М.: ПРІОР, 1995
3. Кузнєцова Т. В. Діловодство. М.: «Инфра-М», 2003
4. Кушнаренко Н.М. Документознавство. М.: Знання, 2000
5. Москальов В.А. Сучасне діловодство. М.: Инфра-М, 2000
6. Пісенко А.В. Діловодство: Документаційне забезпечення роботи офісу: Навчальний посібник. М., 2002
7. Стенюков М.В. Документи. Діловодство. М.: ПРІОР, 1998
8. Стенюков М.В. Довідник з діловодства. М.: ПРІОР, 1998
[1] Стенюков М.В. Документи. Діловодство. М.: ПРІОР, 1998, стор 31
[2] Москальов В.А. Сучасне діловодство. М.: Инфра-М, 2000, стор 62