Організація документообігу на підприємстві

ЗМІСТ

Введення

1. Основні поняття, що стосуються організації документообігу на підприємстві

2. Інформаційно-довідкові документи

2.1 Службові листи

2.1.1 Супровідний лист

2.1.2 Лист-запрошення

2.1.3 Інформаційний лист

2.1.4 Рекламний лист

2.1.5 Лист-повідомлення

2.1.6 Лист-підтвердження

2.1.7 Лист-нагадування

2.1.8 Гарантійний лист

2.1.9 Ініціативне лист

2.1.10 Лист-відповідь

2.2 Доповідні та пояснювальні записки

Висновок

Список літератури

ВСТУП

Документ є основою будь-якого обліку, що ведеться на підприємстві, будь то бухгалтерський, статистичний або оперативний облік. Незалежно від масштабів діяльності підприємства, потік оброблюваних документів досить великий. Правильна організація документообігу на підприємстві впливає на оперативність, економічність, надійність функціонування підприємства в цілому. При раціональної організації документообігу підвищуються продуктивність і ефективність праці, яка виконується працівниками підприємства, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління.

1. ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ЩО СТОСУЮТЬСЯ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ

У процесі господарської діяльності підприємству доводиться мати справу з безліччю різних документів. Порядок їх обробки та руху на підприємстві з моменту створення або отримання до здачі в архів, як правило, регламентується графіком документообігу, затвердженим наказом (розпорядженням) керівника підприємства. Графік документообігу обов'язково повинен бути пов'язаний з обліковою політикою, прийнятої на підприємстві.

Основні правила складання графіка документообігу, а також загальні норми і правила оформлення документів викладені в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Міністерства фінансів України від 24.05-95 № 88

Графік документообігу може бути оформлений у вигляді таблиці, схеми чи переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, виконуваних кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням взаємозв'язку і термінів виконання робіт.

Працівники структурних підрозділів підприємства заповнюють і подають документи, що відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожен виконавець одержує виписку з графіка, в якій перераховуються документи, що відносяться до сфери діяльності виконавця, і терміни їх надання до підрозділів підприємства.

Відповідальність за дотримання графіка документообігу, якісне заповнення (складання) документів, достовірність відомостей, що містяться в них, несуть особи, що підписали документ.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу по підприємству здійснює головний бухгалтер

При організації документообігу підприємство стикається з наступними основними поняттями:

документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці, оптичному диску або на іншому носієві;

первинний документ - це документ, що включає в себе вихідну інформацію;

вторинний документ - це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів;

електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа;

архівний документ - документ незалежно від його виду, виду матеріального носія, інформації, місця і часу, створення і форми власності на нього, що припинив виконувати функції, для яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства або держави або цінність для власника так само, як об'єкт рухомого майна;

офіційний документ - документ, створений організацією або посадовою особою і оформлений у встановленому порядку;

документообіг - рух документів на підприємстві (в організації) з моменту їх створення або одержання до завершального виконання чи відправлення;

електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передачі, отримання, зберігання, іспользованія.і знищення електронних документів, що виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів;

реєстрація документів - фіксація факту створення або одержання документів шляхом присвоєння їм порядкового номера та запису встановлених відомостей про них;

бланк документа - стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем, відведеним для мінливих інформації.

У документаційному забезпеченні підприємства можна виділити три групи документів:

1. внутрішні;

2. надходять (вхідні);

3. відправляються (вихідні

Кожна з цих груп має свої особливості обробки і проходження.

Порядок складання та погодження внутрішніх документів не має суттєвих відмінностей від складання вихідних документів і включає ті ж операції, за винятком відправки адресату.

Реєстрація може проводитись для всіх груп документів, але перш за все для вхідних. Багато підприємств не ведуть реєстрацію внутрішніх документів.

Робота по виконанню й контролю виконання охоплює внутрішні, вхідні документи і тільки як виняток - вихідні. Зі стадії формування справ всі групи документів проходять одні й ті ж операції, крім зазначених документів, які, за рідкісним винятком, на архівне зберігання не передаються.

Процес руху документів від моменту їх створення (отримання) до моменту передачі в архів можна представити у вигляді схем, наведених нижче (див. рис. 1.1).

СХЕМА РУХУ ДОКУМЕНТІВ, ПОСТУПАЮТЬ НА ПІДПРИЄМСТВО

Первинна обробка вхідних документів полягає в перевірці правильності доставки листів. Розкриваються всі конверти, крім особистої кореспонденції.

Конверти, як правило, знищують, за винятком тих випадків, коли лише з конверта можна визначити адресу відправника, дату відправлення і дату надходження або коли на конверті є позначки «Вручити особисто», «З описом».

Відповідальна особа має здійснювати «фільтрацію» вхідних документів, що направляються керівнику підприємства, і передавати йому на розгляд найважливіші і термінові з документів, що надійшли. Документи, які не потребують прийняття рішення па рівні керівника, можуть бути передані безпосередньо заступнику керівника підприємства, в структурні підрозділи або відразу виконавцям.

2. ІНФОРМАЦІЙНО-ДОВІДКОВІ ДОКУМЕНТИ

2.1 СЛУЖБОВІ ЛИСТИ

Службові листи - узагальнена назва більшої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з підприємствами та приватними особами, для повідомлення чого-небудь, повідомлення про що-небудь.

Службові листи застосовуються для вирішення численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності, звідси різноманітність видів листів: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, роз'яснення, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги та ін

Текст службового листа повинен бути простим, т, е. висвітлювати тільки одне питання. Це не лише спрощує технологічні операції з обробки листів на підприємстві-одержувачі, але і прискорює виконання документа.

Текст листа, як правило, складається з двох частин. У першій частині викладаються мотиви, що спонукали скласти документ, у другій частині наводиться основний зміст документа, заради якого він складався: висновки, прохання, пропозиції, зауваження і т, п.

Листи з нескладним, обговорений заздалегідь питань складаються з однієї частини, без пояснення (наприклад: «Просимо виділити 15 машин для перевезення вантажів»).

Головна мета службового листа - спонукати до дії. Це досягається ясністю, чіткістю і стислістю тексту. Тон листа має бути нейтральним.

Рекомендується уникати у листі категоричних виразів, що досягається вживанням вступних слів і констатацією: мабуть, як і раніше, як відомо, якщо можливо і т. п.

Повага до адресата допомагають висловити дієприслівникові обороти типу: «ретельно вивчивши Ваші зауваження ...»,« уважно розглянувши Ваші пропозиції ...».

Незважаючи на різноманітність питань, відображених у листах, при обгрунтуванні якихось дій використовується обмежений набір початкових і заключних слів і висловів: «У порядку обміну ...»,« Як виняток ...», «У зв'язку ...» , «Відповідно ...».

Причини прийняття рішень також формулюються за допомогою дієприкметникових оборотів, які починаються словами: «з огляду на ...»,« вважаючи ...», «беручи до уваги ...»,« розглянувши ...», «керуючись ...» і т. д.

Якщо лист оформляється на бланку, його текст не слід починати з вказівки підприємства-автора - інформація про нього вже є на самому бланку.

Укладачі, крім тексту документа, повинні сформулювати заголовок листа, вказати адресу, посаду, прізвище та ініціали підписує, своє прізвище і номер телефону.

Листи, надіслані з установ, поділяються на 2 групи:

1. ініціативні

2. відповідь.

Якщо лист є відповіддю, то упорядник вказує дату і номер ініціативного документа, на який він відповідає. Цей реквізит переноситься на бланк при закінченні оформлення листа.

2.1.1 Супровідний лист

Це часто складається документ, який інформує адресата про направлення йому додаються до листа документів. Складання супровідного листа допускається тільки в тому випадку, якщо необхідно що-небудь роз'яснити або доповнити до комплекту документів: вказати термін виконання, пояснити причину затримки, роз'яснити складні моменти і т. д.

Починається такий лист словами: «Надсилаємо», «Направляємо», «Повертаємо», «Докладаємо» і т. п., далі вказуються заголовки і пошук, ознаки (дата і номер) направляється документа. Зазвичай текст супровідного листа дуже короткий, уміщається на форматі А5 і не має самостійного заголовка.

Наприклад:

Направляємо Вам на рецензію звіт про виконану роботу. Відкликання просимо подати до 12.07.2005.

У всіх інших випадках, коли супровідний лист не несе будь-якої інформації, воно не складається.

2. 1.2 ЛИСТ-ЗАПРОШЕННЯ

У таких листах адресату пропонують взяти участь в якому-небудь межах заходу. Листи-запрошення можуть адресуватися як конкретним особам, так і установам.

У них розкривається характер проведеного заходу, вказуються терміни проведення та умови участі в ньому.

Наприклад:

ТОВ «Паралель» 23 липня 2005 року проводить семінар. Просимо Вас взяти участь і висловити свої пропозиції щодо питань, які розглядаються.

Семінар відбудеться в приміщенні ДК ХЕМЗ за адресою: пр-т Московський, 75.

Початок о 14.30.

Голова навчально-виховного відділу (підпис) Ю. Ю. Юр 'єв

2.1.3 ІНФОРМАЦІЙНИЙ ЛИСТ

У такому листі повідомляється адресату про якийсь факт або заході. Найбільш часто з допомогою інформаційних листів рекламується діяльність будь-якої організації, випуск продукції, видання літератури.

Наприклад:

Видавництво «Супутник» пропонує Вашій увазі книгу із серії «Бібліотека фантастики» - «Війна світів», випущену в цьому році.

Книгу можна придбати за адресою: вул. Будівельників, 105, м. Харків, або замовити поштою, надіславши листівку за адресою: Харків-105, а / с 2369.

Замовлені книги надсилаються післяплатою.

Чекаємо Ваших замовлень.

2.1.4 РЕКЛАМНА ЛИСТ

Цей лист є різновидом інформаційного листа, що направляється конкретного адресата, і містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів.

Його мета - спонукати адресата скористатися пропонованими послугами. Текст листа відрізняється конкретністю, чіткістю, повнотою інформації.

У таких листах адресу організації-автора вказується окремо.

2.1.5 ЛИСТ-ПОВІДОМЛЕННЯ

Лист за своїм стилем близько до формі листа-запрошення та інформаційного листа. Складається лист-повідомлення для конкретного адресата і частіше за все є відповіддю на запит.

Починається словами «Сповіщаємо», «Повідомляємо», «Ставимо Вас до відома» і т. п., далі викладаються будь-які факти.

Наприклад:

Повідомляємо Вам, що для продовження в 2005 році наукових досліджень Вам виділяється 20 тис. грн., В тому числі 2 тис. грн. на відрядні витрати. План відряджень повинен бути представлений не пізніше 20.01.2005.

2.1.6 ЛИСТ-ПІДТВЕРДЖЕННЯ

Такий лист містить повідомлення про отримання будь-якого відправлення (листи, телеграми, перекладу, бандеролі, товарів, цінностей і т. п.), про те, що раніше складений документ залишився в силі (договір, інструкція і т. п.). Лист є підтвердженням будь-якого факту, дії, телефонної розмови. Починається таке лист словами, утвореними від дієслова «підтверджувати».

Наприклад:

Підтверджуючи отримання Ваших пропозицій, викладених у листі від 25.06.2005, направляємо на Вашу адресу копії необхідних документів.

Напрямок таких листів є обов'язковою частиною ділових відносин. Своєчасне їх відправлення дозволяє адресату зняти з контролю і виключити відправку ним листів-нагадувань.

2.1.7 ЛИСТ-НАГАДУВАННЯ

Лист містить вказівку на наближення або закінчення терміну виконання будь-якої гарантії або проведення заходу. Такий лист може бути особливо лаконічним, містити одну заключну частину і, як правило, починається словом «Нагадуємо».

Наприклад:

Нагадуємо Вам, що відповідно до договору № 12/68 від 12.05.2005 Ви повинні завершити ремонтно-будівельні роботи не пізніше визначеного в договорі терміну, а саме 20.08.2005.

2.1.8 ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ

Такий лист є документом, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань.

У ньому адресату зазвичай гарантується оплата або надання чого-небудь (місця, роботи, проведення досліджень тощо). Ці листи мають підвищену правову функцію, тому виклад тексту має бути гранично чітким і ясним.

Наприклад:

Просимо виділити приміщення для проведення семінару 14.07.2005 з 14.30 до 18.00.

Оплату оренди приміщення гарантуємо з рахунку ... в ... банку.

2.1.9 Ініціативні листи

Цей лист, що вимагає відповіді. Більшість категорій цих листів висловлюють прохання (пропозиція, запит) до адресата у вирішенні якогось питання.

Це найпоширеніший різновид листів, тематика яких необмежена. Проте їх характер передбачає можливість позитивного або негативного рішення поставленої проблеми.

Наприклад:

Запрошуємо Вас взяти участь у роботі експертної групи.

Про своє рішення просимо повідомити у листі не пізніше 20.12.2005.

2.1.10 ЛИСТ-ВІДПОВІДЬ

Такий лист за своїм змістом носить характер, що залежить від ініціативних листів, так як тема їхніх текстів вже задана і залишається запропонувати характер вирішення поставлених у ініціативних листах питань: прийняття або відмову від пропозиції, виконання прохання.

Відповідь завжди повинен бути викладений у конкретній і чіткій формі: чи всі прохання можуть бути задоволені, якою мірою, в який термін.

Якщо лист містить відмову, він повинен бути коротко аргументований.

Наприклад:

У відповідь на Ваше прохання, викладену в листі від 12.06.2005, повідомляємо про свою згоду на участь у дослідницьких роботах, що проводяться Вашим інститутом.

2.2 доповідна і пояснювальна записка

Доповідна записка - документ, адресований керівнику даного чи вищестоящої установи, що інформує його про сформовану ситуацію, що мав місце явище чи факт, про виконану роботу, що містить висновки та пропозиції укладача. Доповідна записка готується як з ініціативи автора, так і за розпорядженням керівництва.

Мета написання доповідної записки - спонукати керівника прийняти певне рішення. Тому текст доповідної записки можна чітко розділити на дві частини: у першій викладаються мали місце факти або описується ситуація, що склалася, а в другій викладаються пропозиції, прохання, рекомендації.

Тексту доповідної записки обов'язково передує заголовок. Доповідна записка, що подається керівнику структурного підрозділу або керівнику підприємства, оформляється на звичайному аркуші папір. Підписується внутрішня доповідна записка упорядником.

Зовнішня доповідна записка оформляється на загальному бланку підприємства і підписується його керівником.

Наприклад:

Генеральному директору

підприємства «Худпром»

Іванову І.І.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

10.04.2005 Харків № _____

Про призначення документальної ревізії в магазині

При проведенні 01.04.2005 інвентаризації товарних запасів в магазині № 15 виявлено недостачу різних товарів на загальну суму 15 тис. грн.

Прошу Вас призначити документальну перевірку товарних операцій магазину № 15 за період з 01.01.2005 по 01.04.2005.

Заст. начальника відділу обліку

(Підпис) П. П. Петров

Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту і т. д.) або пояснює причини ситуації, що склалася, події, факту, вчинку.

Пояснювальні записки за своїм змістом можуть бути розділені на дві групи. До першої групи належать документи, найчастіше супроводжують основний документ (план, звіт) і пояснюють зміст окремих положень основного документа. Вони оформляються на бланку підприємства.

Другу групу складають пояснювальні записки з приводу будь-якого події, ситуації, що склалася, вчинку чи поведінки окремих працівників.

Текст пояснювальної записки має бути переконливим, містити незаперечні докази. Як і внутрішні доповідні записки, вони оформляються на папері формату А4 з відтворенням тих же реквізитів і підпису виконавця.

Наприклад:

Директору заводу «Південкабель» Іванову П. І.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

22. 05. 2005 Харків № ______

Про порушення виробничої дисципліни

Одинадцятого травня 2005 року на другій зміні під час мого чергування було розірвано силовий кабель. Внаслідок поганого кріплення кабелю стався його відрив від несучої конструкції. Відповідальний за експлуатацію силових кабелів електрик Петров М. А. порушив правила експлуатації, що послужило причиною аварії.

Вважаю за необхідне застосувати заходи дисциплінарного стягнень до Петрову М. А.

Майстер цеху (підпис) О. М. Коваленко

ВИСНОВОК

Сьогодні вже нікому не треба доводити значення інформації у сфері управління і кожен управлінець розуміє, що прийняти рішення з питання він може, тільки маючи у своєму розпорядженні відповідної інформацією з питання. Чим швидше він отримає інформацію, і чим вона буде повніше, тим більше у нього шансів розробити найкраще рішення в найкоротший термін і випередити своїх конкурентів.

Носієм інформації виступає документ на різних засадах.

Зростання обсягів інформації і відповідно документів зажадав впровадження техніки для своєчасної обробки документів, а з появою комп'ютерів - і самої інформації.

В останній чверті ХХ століття величезне збільшення обсягів інформації та впровадження комп'ютерних технологій стали пред'являти підвищені вимоги до організації інформаційно-документаційного обслуговування. Відповідно стали змінюватися і вимоги до служб, які займаються інформаційно-документаційного забезпечення. Як відомо, в будь-якій організації виконується певна робота щодо державного чи громадського управління. Будь-якому органу управління для виконання своїх функцій необхідна інформаційна система. Звичайно, є й не документовані - "прямий" управління, але оскільки переважна частина управлінської роботи потребує фіксації своїх дій, необхідна ефективна система документаційного забезпечення управління.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

1. Кавторева Я. Кузнецов В. Документообіг: організація та ведення. - 7-е виданий. -Харків.: Фактор, 2006. - 240 с.

2. ДСТУ 1.5:2003 «Правила побудови, викладення, оформлення та вимоги до змісту нормативних документів»

3. ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та Визначення »

4. Ларін М.В. Управління документацією в організаціях: проблеми історії та методології / Діловод - 2003 - № 2.

5. Воронцова Є.П. «Сучасне діловодство» - СПб.: Пітер, 2007 - 311 с.

6. Борискін В.В. «Офіційне діловодство» - Москва: Омега, 2008 - 191 с.