Зміст
Введення
1. Основи діловодства
1.1 Поняття діловодства
1.2 Компоненти діловодства
1.3 Документ
2. Нормативно-методична основа діловодства
2.1 Поняття нормативно-методичної основи діловодства
2.2 Регулювання питань діловодства
3. Класифікація документів
3.1 Поняття класифікації документів
3.2 Види класифікації
3.3 Напрями вдосконалення документаційного забезпечення в туризмі
Висновок
Список використаної літератури
Введення
Спочатку термін "діловодство" з'явився в усному мовленні (приблизно в XVII в) і означав процес рішення (виробництва) справи: "справа виробляти" - тобто вирішувати питання. У ході вирішення виникала необхідність закріплення результату, наприклад, досягнутої домовленості. Для цього прадавнього віку і створювали документи, так як усне слово на короткий, може бути забуте, спотворене при передачі або не так зрозуміло. Вже в XVI ст. вживається слово справа як збори документів, що відносяться до якої-небудь справи, питання. Вперше в цьому понятті слово "справа" зафіксовано в документах в 1584 р. Термін "документ" з'явився в Росії у XVIII ст. й означав "спосіб доказу".
У сфері туризму важливе значення має організаційно-правова, розпорядча та нормативно-методична документація з організації документаційного забезпечення підприємств сфери туризму (статути, положення, інструкції, правила тощо), що регламентує організаційно-функціональну структуру і організацію діяльності, завдання та функції , компетенцію, права та відповідальність керівників і фахівців. До неї примикає спеціальна документація оперативного призначення, що відноситься до організації і правового регулювання взаємовідносин туристів і підприємств сфери туризму; документація щодо вдосконалення системи документаційного забезпечення та інформатизації процесів управління і всієї діяльності підприємств сфери туризму, яку необхідно враховувати при виробленні стратегії подальшого розвитку документаційного забезпечення.
Таким чином, тема реферату є досить актуальною.
Мета роботи: вивчення організації сучасного діловодства в туризмі на основі науково-обгрунтованих принципів і методів його вдосконалення.
Завдання: характеристика поняття "діловодство"; знайомство з нормативно-методичної основи діловодства; вивчення класифікації документів.
Структура роботи: робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків та списку використаної літератури. Загальний обсяг роботи ___ сторінок.
1. Основи діловодства
1.1 Поняття діловодства
Діловодство - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.
В основі управлінської діяльності будь-якої організації лежать процеси отримання інформації, її обробки, прийняття рішення, доведення його до відома виконавців, виконання і підбиття підсумків. Велика частина управлінської інформації надходить в документированном вигляді, тому діловодство називають також документаційного забезпечення управління (ДОП).
Терміни "діловодство" і "документаційне забезпечення управління" синонімічні, в і даний час значення обох термінів закріплені ГОСТом Р 51141-98.
Термін "документаційне забезпечення управління" увійшов до наукового обігу приблизно з середини 1970-х рр.. у зв'язку зі зміною організаційно-технічної основи діловодства та методологічних підходів до його вдосконалення завдяки активному впровадженню у сферу роботи з документами коштів обчислювальної техніки і появи нових інформаційних технологій. Проте, новий термін менш зручний у вживанні, так як він є словосполученням з трьох слів. Швидше за все, через складність його вживання не відбулася заміна термінів ("діловодства" на "документаційне забезпечення управління"), які вживаються сьогодні як синоніми.
Тим не менше, між даними термінами все-таки існують деякі відмінності. Термін "документаційне забезпечення управління" підкреслює інформаційно-технологічну складову в сучасній організації діловодства і його краще вживати, коли йдеться про комп'ютерні технології роботи з документами. Термін "діловодство" переважно використовується при описі організаційної сторони і традиційних прийомів роботи з документами.
Діловодство розглядається як одна з найважливіших сторін діяльності організації, що забезпечує виконання її функціональних завдань, т.к працівники сфери управління витрачають на роботу з документами в середньому 60% робочого часу.
Від організації діловодства залежать: ефективність управління; економічність; оперативність; культура праці працівників управління.
Розробка нових інформаційних технологій в управлінні, нових офісних програм здійснюється на основі традиційних правил діловодства (реєстрація документів, візування, контроль їх виконання, архівне зберігання тощо)
1.2 Компоненти діловодства
Діловодство складається з двох нерозривно пов'язаних компонентів:
документування;
організації роботи з документами.
Відповідно до Госту Р 51141-98 діловодство (або ДОП) передбачає насамперед створення документів або документування, тобто запис інформації на різних носіях за встановленими правилами, які закріплюються в правових актах та нормативно-методичних документах. Результатом документування є документ - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носієм при цьому може виступати будь-який матеріальний об'єкт, який використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді. При документуванні необхідно пам'ятати, що даний процес запису інформації на папері або іншому носії є строго регламентованим, що, у свою чергу, забезпечує юридичну силу документа.
У сучасному діловодстві поєднується робота з паперовими документами та з документами, представленими в електронній формі. Електронні документи після виведення на друк стають паперовими. Будь-який документ на паперовому носії за допомогою сканера перевтілюється в електронний, зберігаючи всі свої реквізити. Документ, набраний на комп'ютері, за допомогою факс-модему може бути прийнятий на будь-якому факсі в паперовому вигляді.
У суспільстві документи є основними носіями інформації, при цьому будь-який документ, створюваний у суспільстві, є елементом системи більш високого рівня і входить у відповідну систему документації як її елемента. Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення.
Організація роботи з документами - організація документообігу, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи, підприємства.
Ефективна організація роботи з документами забезпечує оптимальні умови для всіх видів робіт з документами з моменту їх створення або отримання до знищення чи передачі на архівне зберігання.
На підприємстві повинен бути встановлений єдиний порядок складання документів і роботи з ними.
Правила роботи з документами в конкретній організації становлять систему діловодства, яка представляє собою сукупність:
загальновідомих принципів обробки документів;
прийомів у роботі з документами конкретного підприємства.
Система діловодства підприємств формується під впливом наступних факторів:
використовуваної нормативно-методичної бази діловодства;
сформованих національних традицій роботи з документами;
встановлених керівництвом підприємства (галузі) правил роботи з документами;
кваліфікації діловодної служби підприємства.
Організація роботи з документами та правила документування повинні бути закріплені в інструкції з діловодства. Керівник підприємства несе персональну відповідальність за організацію діловодства, дотримання правил роботи з документами на підприємстві. У структурних підрозділах призначаються співробітники, відповідальні за ведення діловодства.
1.3 Документ
Документ - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.
Документ являє собою результат відображення інформації про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси.
Документ забезпечує:
закріплення інформації;
збір інформації;
обробку інформації;
передачу інформації;
використання інформації;
Документи мають велике значення в управлінському процесі, так як вони:
відображають діяльність організації;
на їх основі приймаються управлінські рішення;
є головним аргументом у спірних ситуаціях;
є гарантом прав на нерухомість, власність.
Форми управління тісно пов'язані з видами документів, наприклад:
облік - з написанням різних звітів;
планування - з складанням планів;
інструктування - з розробкою методик, інструкцій;
керівництво - з виданням наказів, розпоряджень.
Документ може бути:
носієм інформації (у сфері інформаційних технологій);
засобом фіксації і передачі управлінських рішень (в управлінні);
способом доказу чого-небудь (в юридичній сфері); джерелом фактів (у науці).
До основних функцій документів можна віднести:
інформаційну (документування, зберігання, надання інформації);
управлінську (за допомогою документів вирішуються управлінські питання);
комунікативну (документи є засобом обміну інформацією);
правову (документ може бути письмовим доказом у суді і бути джерелом права, наприклад закон);
організаційну (документ встановлює або впорядковує дії учасників правових відносин, наприклад посадова інструкція);
науково-історичну (за допомогою архівних документів зберігається історична, наукова та культурна спадщина).
2. Нормативно-методична основа діловодства
2.1 Поняття нормативно-методичної основи діловодства
Нормативно-методична основа діловодства - сукупність вимог, норм, правил і рекомендацій щодо складання документів і роботи з ними, встановлених правовими актами, стандартами, інструкціями та методичними посібниками. Нормативно-методична база діловодства регулює:
правила оформлення документів;
правила роботи з документами;
забезпечення збереження документів;
порядок передачі документів на архівне зберігання;
роботу служби діловодства (функції, структура, штати);
впровадження нових інформаційних технологій у роботі з документами;
роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу;
юридичні аспекти, пов'язані з документами, та інші питання.
2.2 Регулювання питань діловодства
Питання документаційного забезпечення управління регулюються: законами РФ; державними та галузевими стандартами; загальноросійськими класифікаторами; державними та галузевими інструкціями з діловодства; інструкціями з діловодства конкретного підприємства.
1) Закони РФ.
Федеральний закон від 20.02.95 № 24-ФЗ "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" - містить базові поняття інформації, документа і встановлює правовий режим створення, зберігання, використання інформації, порядок її документування і доступу до неї;
Федеральний закон від 10.01.02 № 1-ФЗ "Про електронний цифровий підпис" - встановлює основи надання юридичного значення електронних документів;
Закон РФ від 21.07.93 № 5485 "Про державну таємницю" - визначає повноваження державних органів та посадових осіб щодо захисту держтаємниці та роботі з документами, що містять її;
Цивільний кодекс РФ (Федеральний закон від 30.11.94 № 52-ФЗ) - містить норми права й положення за документами сфери цивільних правовідносин;
Трудовий кодекс РФ (Федеральний закон від 31.12.01 № 197-ФЗ) - містить норми права й положення за документами сфери трудових правовідносин;
Кримінальний кодекс РФ (Федеральний закон від 13.06.96 № 63-ФЗ) (в ред. Від 20.03.2002) - встановлює кримінальну відповідальність за неправомірні дії з документами і інформацією;
Основи законодавства РФ про Архівний фонд Російської Федерації і архівах від 07.06.93 - визначають порядок формування, зберігання, обліку та використання архівних документів.
Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) - це сукупність принципів і правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління, на підприємствах і в установах. Основними цілями ГСДОУ є:
упорядкування документообігу;
скорочення кількості документів;
підвищення якості документів;
нормативне закріплення змін, що відбулися в організації діловодства у зв'язку з появою недержавних форм власності;
вдосконалення роботи апарату управління;
ГОСТ 6.38-90 "Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчих документів. Вимоги до оформлення документів". Стандарт встановлює: склад реквізитів, розташування реквізитів на аркуші паперу, вимоги до тексту і бланків документів;
ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення" від 27.02.98 № 28. Стандарт встановлює сучасне тлумачення термінів: з діловодства, з архівної справи. Терміни, встановлені цим стандартом, обов'язкові для застосування у всіх видах документації і літератури з діловодства та архівної справи.
У розвиток державних стандартів галузями і відомствами РФ розробляються галузеві стандарти але діловодства з урахуванням відомчої специфіки.
3) Загальноросійські класифікатори.
Класифікація управлінської документації (ОКУД) - містить коди уніфікованих форм документів, що використовуються в діяльності органів влади та управління, які повинні проставлятися на документах.
4) Державні інструкції з діловодства.
Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади від 27.11.00 № 68 - містить загальні вимоги до документування управлінської діяльності та технології роботи з документами, вимоги щодо підготовки законодавчих актів і правила оформлення окремих документів;
Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання від 06.10.00 - встановлює терміни зберігання документів.
На основі типових розробляються галузеві інструкції з діловодства та інструкції підприємства.
5) Інструкція з діловодства конкретного підприємства, містить:
загальні положення;
порядок складання та оформлення службових документів;
порядок прийому, реєстрації та розгляду вхідних документів;
контроль виконання документів;
порядок роботи з вихідними документами;
порядок роботи з внутрішніми документами;
складання номенклатури справ;
правила формування справ;
порядок забезпечення збереження документів;
порядок підготовки та передачі документів на архівне зберігання.
3. Класифікація документів
3.1 Поняття класифікації документів
Класифікація документів - Розподіл документів за групами (видами) на основі ознак змісту, форми складання тощо з метою організації та підвищення ефективності роботи з ними.
Класифікація дозволяє виробити певні методи роботи з кожною групою документів, закріпити їх в інструкціях, організувати документи в діловодстві.
3.2 Види класифікації
У діловодстві часто використовується поняття "система документації", і елементом такої системи може бути будь-який створений документ. Об'єднання документів у систему документації відбувається за їх окремими видами або різновидам.
Всі документи по відбиваним у яких видам діяльності діляться на дві великі групи.
Перша - це документи із загальних та адміністративних питань, тобто з питань загального керівництва підприємством і його діяльністю.
Серед управлінських документів виділяють організаційні (статут, структура і штатна чисельність апарату управління, штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку або положення про персонал, положення про структурний підрозділ підприємства, посадова інструкція) і розпорядчі (наказ, розпорядження, вказівка, інструкція).
Окремо виділяють інформаційно-довідкові документи (протокол, акт, доповідна і пояснювальна записки, довідка тощо) і документи з персоналу підприємства (типової трудовий договір, заяву, анкета, характеристика і т.д.).
Друга група - документи з функцій управління. Такі документи складають працівники планово-фінансових відділів, бухгалтерії, постачання і збуту, комерційних, юридичних відділів та інших функціональних підрозділів
Тобто, найважливішою ознакою для класифікації документів завжди є його зміст, і службові документи можуть підрозділятися на:
документацію з адміністративних питань;
документацію з матеріально-технічного постачання;
документацію з планування;
документацію по оперативної діяльності;
документацію з бухгалтерського обліку;
документацію з підготовки та розстановки кадрів;
документацію з фінансово-кредитних та зовнішньоторговельних питань і т.д.
Крім того, всі документи, що обертаються на підприємстві, можуть бути умовно класифікуватися по ряду ознак:
за місцем складання:
вхідні - надійшли в організацію;
вихідні - відправлені з організації;
внутрішні - складені і використовувані в самій організації.
Тут, в залежності від змісту, обсягу, ділові листи поділяють:
на прості - лист-прохання, лист-повідомлення, лист-запрошення, лист-подяку, супровідний лист, лист-підтвердження;
контрактні - запит, відповідь на запит, пропозиція, відповідь на пропозицію, договір (контракт), рекламація (претензія), відповідь на рекламацію.
за ступенем уніфікації (за формою) розрізняють документи: індивідуальні, типові, трафаретні, зразкові, уніфіковані у вигляді анкети і таблиці.
Індивідуальні документи - розробляються конкретними організаціями для внутрішнього користування.
Типовими - є документи, створювані вищими органами для організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер.
Трафаретні документи - мають заздалегідь надрукований текст з пробілами, які заповнюються при остаточному оформленні документа в залежності від конкретної ситуації. Такі документи перспективні, оскільки вони дозволяють економити час на підготовку.
Зразкові документи - носять орієнтовний характер і використовуються для складання та оформлення документів по аналогії.
Анкета - спосіб представлення уніфікованого тексту, при якому постійна інформація розташовується в лівій частині аркуша, а змінна вноситься в документ у процесі його складання в праву частину листа.
Таблиця - представляє собою документ, в якому постійна інформація розміщується в заголовках граф і боковика (заголовки рядків), а змінна (в цифровому або словесному вираженні) - на перетині відповідних граф і рядків. У даного виду документа є перевага: текст, представлений у вигляді таблиці, володіє великою інформаційною ємністю, дозволяє строго класифікувати і кодувати інформацію і легко підсумувати аналогічні дані.
за походженням:
офіційні (службові) - зачіпають інтереси організації, складені юридичною або фізичною особою, оформлені в установленому порядку;
особисті - стосуються інтересів конкретної особи і є іменними.
за юридичною значимістю:
оригінали (оригінали) - перші чи одиничні екземпляри офіційних документів, власноруч підписані автором;
копії - документи, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, не мають юридичної сили;
завірені копії - копії документів, на яких відповідно до встановленого порядку проставляють необхідні реквізити, що надають їм юридичну силу;
дублікати - повторні примірники оригіналу документа, що мають юридичну силу.
Рідше використовуються інші види класифікації документів:
за найменуванням (накази, розпорядження, плани і звіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції, доручення і т.д.)
за способом документування: рукописні; електронні; графічні; кіно-, фото-, фонодокументи.
по сфері використання: організаційно-розпорядчі; фінансово-бухгалтерські; науково-технічні; по праці; звітно-статистичні.
за ступенем складності документи класифікують на прості, це документи, в яких розглядається одне питання, і складні, де висвітлюється кілька питань.
по грифу обмеження доступу: відкриті (несекретні); з грифом обмеження доступу. Документи можуть мати такі грифи:
"Для службового користування" (службова інформація, призначена тільки для працівників конкретної організації чи галузі);
"Таємно", "цілком таємно", "особливої важливості" (інформація, що містить державну таємницю);
"Конфіденційно" (інформація, доступ до якої обмежено законодавством РФ);
"Комерційна таємниця" (інформація, яка використовується для досягнення комерційних цілей, розголошення якої може завдати шкоди власникові інформації).
за формою викладу:
індивідуальні - зміст яких викладається у вільній формі;
трафаретні - коли структура, частина документа, стандартні фрази заздалегідь підготовлені, а інша частина заповнюється при складанні, наприклад, довідка з місця роботи;
типові - створені для документування стандартних ситуацій, наприклад відрядження, і використовувані у всіх організаціях.
за термінами зберігання: постійного зберігання; довготривалого зберігання (понад 10 років); тимчасового зберігання (до 10 років).
Ще один критерій класифікації документів ступінь обов'язковості. По ньому вводиться розподіл документів на:
інформаційні - містять відомості і факти про виробничої та іншої діяльності організацій;
директивні - обов'язкові для виконання, що носять характер юридичної або технічної норми.
В цілому вся система класифікації в діловодстві служить основою організації так званих первинних комплексів документа і закладає основи фондів для подальшого зберігання та використання матеріалів в установі та державному архіві.
3.3 Напрями вдосконалення документаційного забезпечення в туризмі
При вивченні складу документації, організації документообігу і процесів документування ряду типових підприємств сфери туризму Росії видно, що їх нормативно-методична основа знаходиться у розвитку, однак має серйозні недоліки і потребує суттєвого поповнення з цілого ряду ключових напрямків.
Потрібно, зокрема:
вдосконалення класифікації видів туризму та туристської діяльності;
розробка відповідних стандартів виробництва турпродуктів і комплексу документації;
встановлення більш раціональних процедур документування і роботи з документами при організації туристської діяльності підприємств та оцінки її якості;
необхідність оптимізації складу видів і різновидів, уніфікації і стандартизації документації, що забезпечує управління туристичною діяльністю.
Висновок
Підсумувавши вищесказане, робимо короткі висновки.
Діловодство - Це галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами, і можна виділити дві складові частини: документування діяльності та організація роботи з офіційними документами, які взаємопов'язані і для створення ефективної системи діловодства в організації необхідні вони обидві, причому функціонуючі в тандемі.
Далі хотілося б підкреслити наступні моменти:
в роботу з документами в організації в тій чи іншій мірі втягнуті всі працівники, незалежно від того, до якої категорії вони відносяться - до керівників, фахівцям, технічним виконавцям. Різниця полягає у характері роботи з документами;
від технології організації роботи з документами і від якості створюваних документів залежить не тільки оперативність і ефективність управлінських рішень, а й загальні показники результатів діяльності організації;
без налагодженого діловодства важко побудувати ефективне управління;
класифікація дозволяє виробити певні методи роботи з кожною групою документів, закріпити їх в інструкціях, організувати документи в діловодстві.
Таким чином, класифікація документів - Це розподіл документів за групами або видами на основі ознак змісту, форми складання тощо з метою організації та підвищення ефективності роботи з ними.
Список використаної літератури
ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.
Аксьонов Ю.М. Курс діловодства / Ю.М. Аксьонов. - М.: ИНФРА, 2001. - 272 с.
Андрєєва В.І. Діловодство / В.І. Андрєєва. - М.: Інтел-Синтез, 2001. - 192 с.
Волошин М.І. Менеджмент туризму: Туризм як об'єкт управління / Н.І. Волошин, Н.В. Ісаєва, Є.М. Ільїна, Л.В. Курило. - М.: Фінанси і статистика, 2004. - 304 с.
Петелин В.Г. Діловодство на підприємстві / В.Г. Петелин. - М.: Ось-89, 2001. - 112 с.
Стенюков М.В. Конспект лекцій з діловодства / М.В. Стенюков. - М.: Изд-во ПРІОР, 2002. - 128 с.
Терентьєва О.В. Розвиток документаційного забезпечення у сфері туризму України: Автореферат / Є.В. Терентьєва. - М.: ВНИИДАД, 2006. - 27 с.