Організація договірної роботи в компанії турбота не тільки юридичної служби

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати


ЗМІСТ

Організація договірної роботи в компанії - турбота не тільки юридичної служби

Інвентаризація і поділ відповідальності

Порядок укладення договорів

Візування - пережиток чи необхідна процедура?

Оформлення змін проекту договору

Реєстрація, ідентифікація та зберігання

Окремі види договірних зобов'язань

Контроль за виконанням

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

Організація договірної роботи в компанії - турбота не тільки юридичної служби

За обсягом виконуваних дій договірна і претензіонноісковая робота займає, мабуть, центральне місце в діяльності юридичної служби компанії. Якісне оформлення зазначених процесів виступає запорукою успішної роботи суб'єкта господарювання та відсутності конфліктів між юридичною та іншими підрозділами підприємства.

Як грамотно побудувати договірну роботу на підприємстві й чи тільки від юридичної служби залежить ефективна організація такої роботи?

Конкретна специфіка відносин щодо організації договірної роботи залежить від виду діяльності компанії, її ролі на ринку, політики взаємовідносин з постачальниками і споживачами і безлічі інших чинників. Тим не менше можна розробити певні загальні рекомендації побудови зазначених процесів.

Зауважимо, що всі процедурні моменти доцільно закріпити у відповідному локальному нормативному акті - Положенні про договірну роботу.

Для прикладу розглянемо організацію договірної роботи на підприємстві, що займається оптовою торгівлею ресурсами і продукцією виробничого призначення, у власності якого перебувають декілька товарноскладскіх комплексів, а чисельність персоналу становить 200 осіб (далі - ВАТ "Б").

Інвентаризація і поділ відповідальності

Перше, що слід зробити, - провести інвентаризацію всіх наявних на підприємстві договірних відносин і закріпити "зони відповідальності" за кожним структурним підрозділом.

На досліджуваному підприємстві основними видами договорів, що укладаються є:

- Договори, що опосередковують здійснення основної діяльності ВАТ "Б", - оптової торгівлі, оренди та зберігання, договори перевезення, транспортної експедиції й інші договори, пов'язані безпосередньо з процесами закупівель і продажів товарів, надання послуг;

- Договори, що опосередковують здійснення допоміжної діяльності ВАТ "Б", - закупівель для власних потреб, підтримання майна в належному стані, отримання послуг від сторонніх організацій у частині забезпечення діяльності ВАТ "Б", і інші договори, не пов'язані безпосередньо з процесами закупівель і продажів товарів.

На ВАТ "Б" відповідальними за дотримання порядку розгляду проекту договору є начальники структурних господарських відділів (далі - схо), за якими закріплені наступні "зони відповідальності":

- За договорами купівлі-продажу (поставки), комісії, доручення та іншим, безпосередньо пов'язаних з обігом товарів, - начальник схо за відповідною номенклатурою товарів;

- За договорами оренди, зберігання - начальник юридичного відділу;

- За договорами перевезення автотранспортом, автотранспортної експедиції, реклами і пов'язаним з ними договорами - начальник відділу маркетингу;

- За договорами підряду - головний інженер ВАТ "Б", керівники баз;

- За договорами, опосредующим здійснення допоміжної діяльності, - головний інженер ВАТ "Б", керівники баз, начальники функціональних відділів і напрямів відповідно до положень про структурні підрозділи і посадовими інструкціями, що забезпечують потреби ВАТ "Б" у придбанні, користуванні або відчуження товарів, робіт, послуг, об'єктів інтелектуальної власності для власного використання.

Порядок укладення договорів

Далі слід розробити і затвердити основні принципи порядку укладення договорів - який суб'єкт господарювання твердо дотримується власних шаблонних форм, або користується чужими проектами, які надходять від постачальників і клієнтів. У згаданій організації використовується комплексний підхід.

Так, договори щодо порядку укладання поділяються на такі групи:

- Договори, первинні умови яких пропонуються ВАТ "Б";

- Договори, первинні умови яких пропонуються контрагентами ВАТ "Б";

- Договори, умови яких пропонуються державними органами, типові і зразкові договори, затверджені нормативними актами.

При цьому, як правило, у відносинах з постачальниками ВАТ "Б" практикує укладення договорів у редакції постачальників, у відносинах із споживачами застосовує договори в редакції ВАТ "Б".

Як відомо, договори можуть укладатися: шляхом складання єдиного документа, підписаного сторонами; за допомогою факсимільного зв'язку; шляхом обміну документами за допомогою поштового, телеграфного, телетайпного, електронного чи іншого зв'язку, що дозволяє достовірно встановити, що документ виходить від сторони за договором.

За загальним правилом договори, укладені ВАТ "Б", полягають в простій письмовій формі. Зовнішньоекономічні договори укладаються в письмовій формі в обов'язковому порядку. Проста письмова форма договору вважається дотриманою також і у разі направлення счетафактури, рахунки (як оферти) і товарною накладною на відпуск та оприбуткування товарно цінностей (товарнотранспортной накладної), що містять суттєві умови досягнутої між сторонами договору.

У локальних актах розглянутого підприємства закріплено, що при оформленні та укладанні договорів, початкові умови яких пропонуються ВАТ "Б", за загальним правилом слід керуватися стандартними зразками договорів. При оформленні та укладанні договорів, початкові умови яких пропонуються контрагентами ВАТ "Б" або викладені в нормативних актах або локальних актах контрагентів, необхідно керуватися редакцією контрагента з урахуванням дотримання принципів симетричності щодо прав і обов'язків сторін, а також добровільності укладення договору та вибору його умов .

Візування - пережиток чи необхідна процедура?

Наступним етапом побудови договірної роботи є оформлення процедури візування. Це внутрішня процедура, яка полягає в проставленні уповноваженим працівником організації підпису на договорі на підтвердження того, що відповідна функціональна служба ознайомлена з договором і він відповідає інтересам організації в частині умов, перевірка відповідності яким покладено на даного працівника. Будучи внутрішньої процедурою, візування не впливає на висновок або неукладеним договору, так само як і на права та обов'язки відповідного підприємства щодо третіх осіб.

Підкреслимо, що візування не є обов'язковою процедурою, але його введення дозволяє досягти як мінімум наступних цілей:

- Ознайомити ключових учасників бізнес-процеси з виникають у підприємства зобов'язаннями;

- Зменшити ризики в діяльності суб'єкта господарювання шляхом попередньої перевірки законності та доцільності здійснюваних господарських операцій.

Очевидно, що введення процедури візування призводить до невеликого уповільнення обігу внутрішньофірмової бізнесінформаціі. Тому необхідність її введення кожен суб'єкт господарювання визначає самостійно в залежності від обсягів виробництва, зовнішніх і внутрішніх ризиків та чисельності персоналу.

У ВАТ "Б" візування проектів договорів здійснюється в наступному порядку:

- Договори з поставщікамінерезідентамі і покупателямінерезідентамі візуються виконавцем, його начальником, начальником фінансовоекономічного відділу (далі - Фео), головним бухгалтером, начальником відділу організації зовнішньоекономічної діяльності (далі - ООВЕД), начальником юридичного відділу;

- Договори з поставщікамірезідентамі візуються виконавцем, його начальником, начальником Фео, головним бухгалтером, начальником юридичного відділу;

- Договори з споживачами візуються виконавцем, його начальником, начальником Фео і начальником юридичного відділу. Допускається тиражування стандартних бланків договорів з одного разу проставленими візами;

- Договори оренди і зберігання візуються начальником юридичного відділу, начальником Фео і головним бухгалтером;

- Інші договори, пов'язані з основною діяльністю із закупівлі та реалізації товарів, візуються виконавцем, його начальником, начальником Фео, головним бухгалтером та начальником юридичного відділу;

- Договори, що опосередковують здійснення допоміжної діяльності ВАТ "Б", візуються виконавцем, його начальником, начальниками функціональних служб в залежності від наявності в договорах умов, перевіряються відповідними службами, і начальником юридичного відділу.

У виняткових випадках допускається підписання договору без дотримання процедури візування або з дотриманням процедури візування не в повному обсязі, якщо прострочення в укладенні договору завдасть шкоди інтересам ВАТ "Б".

У Положенні про договірну роботу, що діє на взятому для прикладу підприємстві, також закріплено зміст компетенцій, що реалізуються перерахованими вище особами за допомогою візування. Так, візуванням договору виконавець підтверджує, що даний проект договору оформлений ним відповідно до вимог локальних актів ВАТ "Б", проекту присвоєно номер, внесені всі необхідні технічні дані в частині реквізитів сторін договору, затребувані додаткові документи, якщо вони необхідні для укладення договору. Візуванням договору, пов'язаного із здійсненням основної діяльності із закупівлі та продажу товарів, начальник схо за відповідною номенклатурою продукції підтверджує, що всі умови договору в частині фактичних взаємин сторін (найменування, кількість і ціна продукції, термін і порядок розрахунків, доставки і т.д. ) повною мірою відповідають інтересам ВАТ "Б" і економічно доцільні.

У свою чергу, візуванням договору такі посадові особи підтверджують:

- Начальник ООВЕД - що всі умови договору в частині дотримання зовнішньоекономічного законодавства дотримані;

- Головний бухгалтер - що договір відповідає вимогам бухобліку і в ньому присутні всі умови, необхідні для здійснення бухгалтерського і податкового обліку при виконанні договору;

- Начальник Фео - що умови договору в частині економічного обгрунтування вибору постачальника, умови про порядок розрахунків відповідають інтересам ВАТ "Б", укладення договору економічно доцільно;

- Начальник юридичного відділу - що умови договору в частині порядку, термінів розгляду та вирішення спорів і претензій відповідають інтересам ВАТ "Б", проект договору не порушує чинне законодавство Республіки Білорусь та локальні акти ВАТ "Б", договір оформлений без порушень.

Оформлення змін проекту договору

Досить рідко на практиці проект договору підписується в редакції, спочатку запропонованої какімлібо з учасників цивільно відносин. Логічним наслідком такої ситуації виступає необхідність регламентувати процедуру внесення змін до проекту договору та узгодження його умов до моменту укладення. При цьому ключовим моментом даної процедури є визначення особи, що займається врегулюванням розбіжностей з контрагентом за умовами договору. І далеко не завжди, як зазначав автор у попередній статті *, такою особою виступає співробітник юридичної служби.

У ВАТ "Б" процедура узгодження розбіжностей за проектом договору оформлена так.

У разі наявності зауважень до проекту договору у візують його осіб дані зауваження викладаються виконавцю, який зобов'язаний провести переговори з контрагентом, пояснивши останньому необхідність коректування проекту договору і позицію ВАТ "Б" в частині оспорюваних умов.

Можливі дві групи зауважень до умов договору - зауваження у зв'язку з порушенням проектом договору чинного законодавства Республіки Білорусь та зауваження, продиктовані потребою посилити становище ВАТ "Б" по відношенню до контрагента або виключити дискримінують ВАТ "Б" умови.

Перша група зауважень в обов'язковому порядку повинна бути врахована виконавцем та внесена до проекту договору. Допускається залишення проекту договору в початковій редакції, якщо виконавцем проведені переговори по зауваженнях другої групи, контрагент відмовляється коригувати проект договору, існує реальний ризик нанесення шкоди інтересам ВАТ "Б" відмовою контрагента від укладення договору, а ризик виникнення негативних наслідків у разі укладення договору на умовах контрагента нівелюється тривалістю господарських відносин і стійкою діловою репутацією контрагента. У разі відмови контрагента від прийняття зауважень другої групи та укладання договору на початкових умовах начальник схо за відповідною номенклатурою продукції зобов'язаний взяти під свій контроль виконання договору з метою попередження порушення його умов з боку ВАТ "Б" і застосування санкцій.

Зміна умов проекту договору, як правило, здійснюється шляхом внесення виконавцем змінених умов у його текст. У разі якщо проект договору вже підписаний контрагентом, виконавець спільно з юридичним відділом оформляє протокол розбіжностей до проекту договору. Зміна умов зовнішньоторговельного договору, як правило, оформляється шляхом складання додаткової угоди до договору. До підписання протоколу розбіжностей і (або) додаткової угоди виконавець зобов'язаний провести переговори з контрагентом щодо наявності перешкод до підписання ним протоколу розбіжностей. У разі відмови від підписання протоколу розбіжностей договір є неукладеним і виконавцю забороняється його використовувати у своїй діяльності.

Допускається внесення до проекту договору (за винятком зовнішньоторговельних) редакційних змін, які не стосуються прав і зобов'язань сторін договору (виправлення описок, помилок, невірного зазначення прізвищ, імен, по батькові, законодавчо закріплених термінів і т.д.), шляхом коригування тексту договору. Зміни, що стосуються прав і обов'язків сторін договору, оформляються шляхом підписання додаткових угод до нього.

Підписання договору і проставлення печатки

Окремим етапом договірної роботи є підписання договорів, що, у свою чергу, вимагає регламентації повноважень щодо їх підписання. Особливо актуальним це питання стає для великих підприємств, в яких виконавчий орган фізично не здатний власноруч підписати всі договори, та й не повинен це робити в силу необхідності сконцентрувати свої зусилля на стратегічних питаннях розвитку суб'єкта господарювання. Підписання договорів тісно пов'язане з розподілом повноважень між директором, його заступниками та іншими особами.

У ВАТ "Б" дане питання вирішено так. Право підпису договорів мають:

- Генеральний директор, особа, яка виконує його обов'язки, - відповідно до Статуту ВАТ "Б";

- Заступники генерального директора, головний інженер - на підставі та у відповідності з дорученням.

При цьому, як правило, договори оренди і зберігання підписуються генеральним директором або особою, що виконує його обов'язки, головний інженер підписує договори, не пов'язані з обігом товарів.

Право підпису договорів мають інші працівники ВАТ "Б" на підставі та у відповідності з дорученням. Зазвичай інші працівники ВАТ "Б" підписують договори з споживачами Республіки Білорусь.

Якщо договір підписує особа, яка не визначена у преамбулі договору, в договорі робиться відмітка з проставленням косої риски та зазначенням посади, прізвища, ініціалів особи, яка підписала договір, а також його повноважень (виконання обов'язків генерального директора на підставі Статуту, дію на підставі довіреності).

Печатку ВАТ "Б", як правило, проставляється на договорах, підписаних генеральним директором, його заступниками, головним інженером. Допускається проставлення печатки на документах, які є додатками до договорів і підписаних іншими працівниками ВАТ "Б", а також на інших документах для підтвердження їх походження від ВАТ "Б". Відсутність печатки на договорі не впливає на укладені договори, підписаного уповноваженою особою. Проставлення печатки на договорі і належних до нього документах є обов'язковим у тому разі, якщо між сторонами існує договір (угода), в якому прямо закріплено, що всі наступні договори між цими сторонами та пов'язані з ним документи повинні скріплюватися круглими печатками сторін.

Реєстрація, ідентифікація та зберігання

Вопросы, связанные с присвоением реквизитов проекту договора, а также хранением документов являются составной частью документооборота компании и в значительной степени зависят от специфики ее деятельности. В рассматриваемой в качестве примера организации "Б" реализованы следующие подходы.

При заключении договоров, первоначальные условия которых предлагаются ОАО "Б", исполнитель присваивает договору номер, состоящий из следующих частей: номер структурного подразделения, номер по порядку в данном структурном подразделении, год заключения. Если договор является разовым, индекс "год заключения" не ставится.

При заключении иных договоров, в том числе с поставщиками, используются реквизиты, присвоенные договору контрагентом. При заключении договоров аренды номер присваивается договору по порядку с соответствующим индексом в зависимости от местонахождения арендуемого имущества.

Структурные хозяйственные отделы регистрируют заключенные договоры с поставщиками продукции в специальном журнале в хронологическом порядке. Допускается вести электронный учет заключенных договоров. Заключенные договоры хранятся в отделе, который их зарегистрировал, с разбивкой по поставщикам.

В аналогичном порядке в отдельном журнале регистрируются заключенные договоры и направленные проекты договоров с потребителями. Договоры аренды регистрируются в книге договоров аренды юридического отдела и хранятся в данном отделе с разбивкой по базам и годам.

Ответственность за ведение журналов и книги регистрации договоров, своевременность внесения записей, их достоверность, возлагается на начальника соответствующего СХО.

Все остальные договоры хранятся в управлении бухгалтерского учета, отчетности и контроля с разбивкой по годам в хронологическом порядке.

Не позднее 5-го числа каждого месяца начальник СХО обязан представить в юридический отдел сведения о заключенных договорах с поставщиками для формирования единой базы по ОАО "Б".

Договоры со всеми документами и приложениями хранятся в соответствующих отделах в течение всего периода их действия, а после его окончания в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству ОАО "Б", сдаются в архив по истечении установленного срока, но не ранее истечения срока исковой давности с момента осуществления последней поставки либо последнего платежа по договору.

Отдельные виды договорных обязательств

Помимо "процессуальных" положений, по нашему мнению, целесообразно поместить в документ, регламентирующий организацию договорной работы, нормы, относящиеся к условиям используемых в деятельности субъекта хозяйствования договоров. Наличие таких положений стандартизирует деятельность специалистов по договорной работе и повышает качество внутрифирменных бизнеспроцессов. При этом для особых "зон риска", к которым традиционно относятся внешнеэкономические сделки, сделки с использованием бюджетных средств и некоторые иные, полагаем не лишним будет продублировать в локальных актах предприятия императивные положения законодательства Республики Беларусь.

Например, в ОАО "Б" зафиксированы следующие положения.

Независимо от вида заключаемого договора в нем, как правило, должны присутствовать следующие обязательные условия: стороны договора; предмет договора; срок действия договора; имущественная ответственность сторон; порядок изменения и расторжения договора; порядок рассмотрения споров; дата заключения договора; место заключения договора; надлежащие собственноручные подписи сторон или лиц, уполномоченных на подписание договора от их имени. Условия в части расчетов (цена, срок и порядок расчетов и другие) в договорах с потребителями могут быть изложены в спецификациях и (или) счетахфактурах, являющихся частью договора.

В договорах, опосредующих осуществление торговой посреднической деятельности, в качестве обязательного условия должна быть определена цель приобретения товаров. Договор закупки товаров, работ, услуг, оплачиваемых за счет бюджетных средств, должен содержать полное наименование и юридические адреса сторон, место и дату составления (заключения) договора, предмет договора, цель (цели) приобретения товаров, цену (тариф), размер вознаграждения по договору комиссии, поручения, источники финансирования, общую сумму обязательств по договору с выделением суммы обязательств на текущий финансовый (бюджетный) год, порядок оплаты, форма расчетов, способ передачи товара, выполненной работы или результатов исследований, срок действия договора, ответственность сторон за нарушение условий договора, качество товара (работ, услуг) и гарантийные обязательства поставщика (подрядчика). В случае если названным договором предусмотрена выборка товара, то в договоре закрепляется обязанность по письменному уведомлению о готовности товара к передаче.

Во внешнеторговом договоре обязательно указываются сведения о дате и месте заключения договора, предмете договора, количестве, качестве и цене товара, условиях расчета и поставки, валюте платежа, сроках поставки товаров, ответственности сторон, порядке разрешения споров, а также названиях, юридических адресах и банковских реквизитах договаривающихся сторон. В нем также должны присутствовать условия о возврате суммы денежных средств в случае непоставки или недопоставки товара в установленные сроки с целью соблюдения требований законодательства Республики Беларусь о ВЭД, а также ответственность за несвоевременный возврат денежных средств.

С учетом специфики деятельности ОАО "Б" в локальном акте также зафиксированы особые требования к содержанию внешнеторгового договора, опосредующего импорт в Беларусь товаров в пластмассовой, стеклянной таре, таре на основе бумаги и картона, и внешнеторгового договора, заключенного с резидентом Российской Федерации (в части передачи документов, подтверждающих уплату НДС).

Контроль за исполнением

Еще одним немаловажным этапом в организации договорной работы будет регламентация контроля за исполнением обязательств. При этом можно выделить две зоны контроля - за исполнением собственных обязательств и обязательств контрагентов.

В ОАО "Б" контроль за исполнением договоров в части соблюдения сроков поставки и оплаты, условий в части количества и качества, а также иных условий покупки и поставки осуществляется исполнителем.

Контроль за наличием и состоянием дебиторской задолженности осуществляется начальником СХО в соответствии с локальными актами ОАО "Б". О ходе взыскания дебиторской задолженности, результатах рассмотрения исковых заявлений, ходе исполнительных производств юридический отдел информирует всех заинтересованных по их запросу.

Особенности заключения и исполнения договоров с контрагентами, имеющими просроченную задолженность перед ОАО "Б", устанавливаются локальными актами.

Обращаем внимание читателей, что центральное место в контроле за исполнением обязательств занимает претензионноисковая работа, эффективную организацию которой постараемся осветить в следующей статье.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

  1. Конституция Республики Беларусь 1994 года. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996 года. Минск "Беларусь" 1997г.

  2. Гражданский кодекс Республики Беларусь от 19 ноября 1998 г.: с комментариями к разделам / Коммент. В.Ф. Чигира // Мн.: Амалфея, 1999.

  3. Гражданский процессуальный кодекс Республики Беларусь от 10 декабря - 1998 г. // Мн.: Амалфея, - 1999.

  4. Гражданское право: Учебник, под ред.А.П. Сергєєва, Ю.К. Толстого, М.: Проспект. - Т.2. - 2000.

  5. Цивільне право. Підручник. Частина 1. Видання третє, перероблене і доповнене. / Под ред.А.П. Сергєєва. - М., ПРОСПЕКТ, 1998. - 632с.

  6. Цивільне право Росії. Курс лекцій. Часть первая / Под ред.О.Н. Садикова.М., 1996.

  7. Іоффе О.С. Радянське цивільне право. Т.1 Л., 1958., Новицкий И.Б. Сделки. Исковая давность.М., 1954.

  8. Колбасин Д.А. Цивільне право. Загальна частина. - Мн.: ПолиБиг. По заказу общественного объединения "Молодежное научное общество". 1999. - 374с.

  9. Комментарий к Гражданскому кодексу Республики Беларусь. В 2 книгах. Кн.1. / Відп. ред. В.Ф. Чигир. – Мн.: Амалфея, 1999. – 624с.


Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Держава і право | Реферат
51кб. | скачати


Схожі роботи:
Організація договірної роботи в компанії турбота не тільки юридичес
Організація роботи юридичної служби
Організація служби маркетингу в компанії
Регламентація договірної роботи на підприємстві
Організація роботи сучасної кадрової служби
Організація роботи спеціалізованої страхової компанії занімающ
Організація роботи психолого-педагогічної служби в професійному училищі 39 г Зеленогірська
Організація роботи спеціалізованої страхової компанії, що займається майновим страхуванням
Предмет і задачі юридичної служби
© Усі права захищені
написати до нас