Балтійська академія туризму і підприємництва
Курсова робота
На тему:
"Організація виставки Bath and SPA 2009"
Факультет: масових комунікацій
Спеціальність: зв'язки з громадськістю
Дисципліна: "Виставкове справа"
Студентки: Утєхін З. А.
3 курс заочна форма навчання
Викладач: Аракелян Ф. А.
Санкт - Петербург
2008
Зміст
1. Введення
2. Організаційно-документальне забезпечення виставкового проекту
3. Підготовчий етап
4. Аналіз комерційної спроможності проекту
5. Проведення виставки
6. Заключний етап
7. Висновок
8. Список літератури
ВСТУП
Виставки ефективний спосіб для проведення маркетингових досліджень, кожна виставка - важлива і, що є цінним, ємна в плані матеріальних витрат частина маркетингового плану будь-якої організації, яка бере в ній участь у ролі експонента, відвідувача або, тим більше, організатора.
Цінність досліджень на виставках полягає в тому, що вони, з одного боку:
дають можливість отримати багатий обсяг даних швидко дешевше, ніж у звичайних умовах, дозволяють досягти поглибленого розуміння ринкової ситуації, не орієнтуючись на витратний і довготривалі масовий збір даних, оскільки багато виставок проводяться з визначеною періодичністю і по конкретній тематиці, вони дозволяють відслідковувати динаміку різних показників, а число так трендів може досягати значної величини.
На даний момент практично в будь-якій сфері бізнесу проводяться виставки, круглі столи, конференції, можна навіть сказати, що досить складно знайти незайняту нішу і придумати щось нове у виставковому справі.
У даній роботі буде розглянута можливість проведення виставки «Лазні та сауни» у Санкт-Петербурзі.
2. Організаційно-документальне забезпечення виставкового проекту
Кожен виставковий проект в ході підготовки «обростає» величезною кількістю документації, яка стандартна за своєю структурою для кожної виставки. Т. о., Підготовка і реалізація проекту може бути представлена у вигляді організаційного плану. Організаційний план - ефективний інструмент організації і контролю окремих етапів підготовки виставки.
Тимчасові рамки реалізації плану підготовки та проведення виставки дуже еластичні (від 2 місяців, до 2 років залежно від типу і масштабу виставки).
Організаційний план виставкового проекту
Організаційний план виставкового проекту «ділить» час підготовки і проведення виставки на 3 етапи:
1. підготовчий етап
2. «Запуск» виставки «фінішна пряма» - проведення виставки
3. підведення підсумків виставки
Кожному з етапів відповідають свої організаційні заходи і документи рекламного та інформаційного забезпечення.
Підготовчий етап
Організаційні заходи
Розробка концепції виставкового проекту
- Документальне забезпечення
- Концепція виставкового проекту
При розробці концепції виставкового проекту необхідне проведення серйозних маркетингових досліджень, які дадуть відповідь на наступні питання:
- Готовність ринку / галузі до проведення даного проекту
- Наявність партнерів (по ринку / галузі) з організації виставки
- Наявність аналогічних виставкових проектів
3. Підготовчий етап
Документальне забезпечення
Компанія організатор виставки - зареєстроване Товариство з Обмеженою Відповідальністю, з Статутом, голова ТОВ - Генеральний директор. Дана юридична освіта дозволяє займатися ярмарково-виставковою діяльністю.
Необхідні документи - заявка на участь у виставці, договір з експонентом на надання основних і додаткових послуг, договір з компанією-забудовником, договір з виставковим комплексом і т.д.
Концепція виставкового проекту
Після консультацій з фахівцями в даній області (представниками державних, професійних, громадських об'єднань), віддаленого дослідження конкурентних виставок були зроблені наступні висновки.
На даний момент виставки подібної тематики в Санкт-Петербурзі і північно-західному регіоні не проводились і не проводяться. Існує 3 виставки в Санкт-Петербурзі в тематику яких входять лазні і сауни. Це наш будинок і сад (відбувається в кінці березня), заміське житлове будівництво (кінець квітня), Сантехніка (кінець квітня). Тому вважаємо цю нішу в даному регіоні не зайнятою. Найближчі (територіально) виставки даної тематики проводяться в Москві - Баня (кінець жовтня), Interbass (кінець березня), Wellness & SPA. Басейни і Сауни (кінець квітня), SPA EXPO (початок грудня).
Таким чином, проведення виставки доцільно і необхідно для розвитку даної сфери бізнесу в північно-західному регіоні.
Для першого разу проведення виставки має сенс орендувати не дуже велику і, отже, дорогу майданчик.
Виходячи з цих всіх факторів вибираємо час проведення виставки - початок лютого, для того щоб не перетинатися з схожими за тематикою виставками. Місце проведення - ЦВЗ Манеж, Санкт-Петербург, Ісаакіївська площа, 1. Це зручна невеликий майданчик, вартість оренди - близько 10 000 - 15 000 євро в день, залежно від наданих послуг з боку виставкового комплексу.
План 1-го поверху, 1900 кв. м.
План 2-го поверху, 1600 кв. м.
Особливу увагу при розробці концепції слід приділити назвою та класифікатору виставки. Назва повинна бути точним, інтернаціональним, юридично чистим, Класифікатор виставки повинен точно визначати її тип. Краще скористатися загальноприйнятими класифікаторами. Виставка повинна бути «прозорою». У її назві, номенклатурі, термінах, тривалості не повинно бути перетинань і спотворень, дезорієнтуючих учасників і відвідувачів. Назва виставкового проекту - Bath аnd SPA House.
Тематика виставки
- Бані
- Сауни
- Банні печі: дров'яні і електричні печі-кам'янки
- Гідромасажні, парові і пародушевие кабіни
- Сантехніка
- Банні аксесуари
- Обладнання і комплектуючі для будівництва і оснащення лазень і саун
- Обладнання, комплектуючі і аксесуари для саун
- Установка і підключення саун і лазень
- Обладнання та приладдя для фітнес-, wellness-і СПА-центрів, СПА-готелів і клінік, в т.ч.
- Меблі і аксесуари, встановлення та підключення СПА комплексів
- Аксесуари для СПА і саун
План виставки
Додаткові заходи
рекламне забезпечення
інфраструктурне забезпечення
Документ, розроблений за таким планом, є «сіткою» для складання кошторису виставки та аналізу комерційної спроможності проекту, презентації та «обкатки» проекту поза компанії і його практичної реалізації підрозділами всередині.
Аналіз комерційної спроможності проекту
Укладання договору на оренду виставкової площі. Договір укладається з ЦВЗ Манеж, на дати 20-23 лютого, п'ятниця, субота, неділя, понеділок. Три дні виставки - вихідні, таким чином планується залучити більшу кількість відвідувачів. На ці дати встановлена вартість 10 000 євро за один день оренди ЦВЗ, без підсобних приміщень. Тільки основні зали 1-го і 2-го поверху.
Таким чином, вартість за 4 дні оренди складає приблизно 1480 тисяч р.
Стендова площа виставки приблизно 920 кв.м. з них, 340 стенди по периметру на 1-му поверсі, і 192кв.м. - Периметр на 2-му поверсі. Острівна і півострівна площа - 388 кв.м.
З урахуванням витрат на рекламні та накладні витрати (приблизно 1 000 000 грн.) Середня вартість кв.м. виставки не повинна бути менше ніж 2 700р., з урахуванням вартості аналогічних виставок у Москві, можна встановити середню вартість кв.м. 4 000р. Таким чином передбачуваний прибуток складе порядку 1 196 000р.
Забудову стендів виставки має сенс довірити генеральному забудовникові ЦВЗ Манеж, тому що вони працюють на даному майданчику не перший рік і добре себе зарекомендували на інших виставках.
Склад організаційного комітету: директор виставки, заступник директора виставки, технічний директор, менеджер зі зв'язків з громадськість, бухгалтер, водії та кур'єри.
Рекламна продукція і поліграфія: візитки, запрошення, каталог виставки, рекламні буклети, сайт, фірмові бланки, бейджі, заявки на ввезення / вивезення обладнання, участі у виставці, банери.
Заявочна документація являє собою бланк заявки-договору на участь у виставці, який служить підставою для виставлення рахунку-фактури експонента. Містить умови участі у виставці, розмір і тип орендованої площі, перелік додаткового обладнання та послуг, що надаються організатором.
Доцільно включати в пакет заявочної документації відразу всі додаткові заявки та програми, а також технічні вимоги до матеріалів:
- Тематичний рубрикатор
- Класифікатор продукції, представленої експонентом (для
- Формування систем пошуку товарів)
- Інформація / реклама в каталог виставки, напис на фризі стенду
- Потреба в конференц-залах, сценічному майданчику, ін
- Службових і інфраструктурних приміщеннях і послуги
Для ефективного залучення експонентів і відвідувачів необхідно провести ряд заходів.
Визначення клієнтської бази, формування бібліотеки інформаційних джерел за проектом, бази VIP. База даних по клієнтах. Джерела для формування «фірмовою» клієнтської бази електронні та друковані бази даних за галузями, «відомчі» бази даних (міністерства, союзи, об'єднання, торгпредства і т д.) Інтернет і ін Шляхом «сканування» періодичної преси, вивчення маркетингових досліджень по ринку , а також використовуючи бізнес-довідки консалтингових агентств, можна створити окремі бази даних, з якими необхідна «точкова робота». Особливу трудність становить перевірка баз даних, їх структуризація і приведення в функціональний, зручний для роботи, вид. Управління базами повинно проводитися менеджером з відповідним профільною освітою, тим більше що успіх роботи з базами сьогодні залежить і від конфігурації комп'ютерної мережі, і від уміння правильно користуватися ресурсами системи Інтернет, і від ступеня «обробки» даних бази (її деталізації), підготовки адресних масивів і т. д. Існують вітчизняні розробки в галузі створення і підтримки спеціалізованої довідково-адресної системи виставкових організацій.
Розробити рекламну компанію. Залучити ЗМІ (теле, радіо, друковані та Інтернет) для інформаційної підтримки. Відповідно, підготувати прес-релізи та рекламні макети різних розмірів і варіантів. Підготувати і здати до друку у вибрану друкарню рекламної продукції.
Розробка індивідуальних і спонсорських програм. Для великих компаній, банків і ЗМІ організатори виставок пропонують деталізований пакет участі у виставці (інакше «спонсорський пакет»), який включає максимальний набір рекламних інструментів Долі експонента у виставці за індивідуальною програмою здатне принести значні додаткові фінансові надходження організаторам виставки, але вимагає великої організаційної роботи менеджерів компанії. Індивідуальна (спонсорська) програма включає презентацію сильних / унікальних сторін виставки та її проектів, а також деталізацію рекламних інструментів, що надаються експоненту (спонсору) організаторами виставки, рекламні можливості участі у виставці, участі у діловій програмі можливості участі у рекламній кампанії в ЗМІ можливості рекламних носіїв виставки (поліграфія зовнішня і звукова реклама, сувенірна продукція спеціальні проекти та презентаційні програми). У нашому випадку для спонсорів можна запропонувати - розміщення банерів на території виставки, акредитація промоутерів, розміщення додаткових стійок, розміщення логотипу на рекламній продукції виставки, згадка спонсора в анонсах виставки в ЗМІ, організація додаткових заходів у рамках виставки.
Робота на профільних і суміжних конкурентних виставках по просуванню виставки. Обов'язково відвідувати виставки схожої тематики у великих містах для залучення експонентів.
Проведення виставки
Безпосередньо на виставці виникає дуже багато питань і моментів. Звичайно максимально їх необхідно продумати заздалегідь, щоб на самій виставці не відволікатися на дрібниці, а цілком зосередитися на роботі з експонентами.
Прямо перед виставкою (будемо вже вважати цей період в рамках проведення виставки) необхідно ще раз перевірити експозиційний план і звірити його з генеральним забудовником, перед забудовою виставки, в нашому випадку це необхідно зробити не пізніше 16 лютого коли починається забудова. Також перевірити забудову окремих стендів, при необхідності внести коректування і зв'язатися з експонентами.
Перевірка оплат експонентів, складання списку боржників, робота з ними на виставці.
Організація роботи інформаційних стендів на виставці, забезпечення їх інформацією та рекламної та поліграфічної продукцією. Оснащення стенду.
Перевірка готовності рекламної та поліграфічної продукції, при необхідності оперативний замовлення відсутніх матеріалів.
Оформлення виставкового комплексу зсередини і зовні, символікою заходи. Банери і стійки при вході, всередині.
Організація навігації по виставці - розміщення покажчиків і написів.
Розробка і реалізація оформлення виставкового простору
Елементи худ оформлення виставкового залу
Проведення прес-конференції, присвяченій відкриттю виставки, інших РR акцій, робота зі ЗМІ.
Формування папок експонентів, прес-наборів для поширення на виставці.
Інструктаж найманого персоналу на виставці, розподіл обов'язків: працівників інформаційних стендів, координаторів, промоутерів, технічного персоналу і т.д.
Проведення анкетування та опитувань експонентів і відвідувачів виставки. Професійне проведення статистичних та соціологічних досліджень важливо для виставкового заходу з кількох причин: правильний збір і обробка статистичних даних мають вирішальне значення для міжнародного визнання виставкового проекту, дані статистичних досліджень служать для організаторів виставки керівництвом до коректування своїх стратегій, дані досліджень використовуються у звітних і рекламних документах (Офіційний звіт, прес-реліз, інформаційні листи, рекламні буклети тощо), маркетингові огляди по ринку комерційна інформація для експонентів і можливість її отримання на виставці підвищує привабливість останньої, динаміка маркетингової інформації за ряд років дає уявлення про нові тенденції ринку , а, отже, нових потенційних розділах виставки та її ділової програми. Об'єктом досліджень виступають відвідувачі-спеціалісти, приватні відвідувачі, експоненти Для кожної групи розробляється свій тип анкет. У міжнародних організаціях і спілках існують жорсткі вимоги до правил та формами реєстрації відвідувачів, тому при розробці анкет реєстраційний блок (географія респондентів сектор економіки, повноваження, функції і т. д.). Також в анкету можна включити питання, що стосуються наступних оцінок:
- Мети участі у виставці,
- Оцінка виставки (експозиції, ділової програми, організації та інфраструктури), основні канали інформування про виставку
- Виправдання результатів і орієнтація на участь у наступній виставці
Статистичні дослідження відвідувачів здійснюється шляхом заповнення анкет (реєстраційних форм) у реєстраційному центрі (вручну або з використанням комп'ютерних систем), а також вибіркового опитування шляхом стандартизованого інтерв'ю Застосовуються різні способи заохочення відвідувачів до заповнення анкет запрошення, буклети і квитки з відривним купоном, видача бейдж на постійне відвідування виставки, видача інформаційних матеріалів виставки (програма, путівник) або сувенірної продукції. У нашому випадку передбачені анкети для відвідувачів, які роздають промоутери, анкети забезпечені номерами, які беруть участь у розіграші призів. Більш короткі анкети передбачені на запрошеннях, у вигляді відривних купонів. Анкетування експонентів та потенційних експонентів відбувається шляхом індивідуальних бесід.
програма заходу, інформаційні матеріали виставки, сувенірна продукція
Напередодні прибуття додаткова перевірка забудови виставки.
На заїзді експонентів, координація завезення обладнання, видача акредитації та інформаційного пакету: каталог виставки, рекламний буклет, бейджі, інформація про майбутні заходи, інформація про діловій програмі, сувенірна продукція.
Проведення фуршету для експонентів і VIP гостей виставки.
Протягом усіх днів виставки необхідний строгий контроль за станом стендів і устаткуванням та іншими технічні питаннями виставки.
Контроль за роботою найманого персоналу
Контроль над функціонуванням обладнання сцени, звуком і світлом у виставковому павільйоні.
Переговори з експонентами з майбутніх проектів, для більш ефективного здійснення подальших заходів.
Організація фото та відео зйомки, оскільки всі ці матеріали стануть в нагоді для формування пост матеріалів виставки.
Демонтаж виставки, 20-го лютого після закриття виставки для відвідувачів. Продовження демонтажу на наступний день. Необхідно суворо слеліть за вивезенням обладнання і оплатами експонентів. До моменти виїзду боржників залишатися не повинно.
Заключний етап
Підведення підсумків виставки: підготовка підсумкових документів за договорами з адміністрацією павільйону та генеральним забудовником. Остаточна звірка та оплата.
Договір на наступний рік з виставковим павільйоном і забудовником. Укладання договорів за домовленостями на виставці з експонентами.
Підготовка Офіційного звіту дирекції: експозиційна інформація (фото матеріали); загальні кількісні показники, галузева та географічна структура учасників і відвідувачів, ін, звіт про заходи ділової, презентаційної програми, звіт про рекламно-інформаційному супроводі проекту, результати статистичного та соціологічного досліджена по виставковому проекту, додатки.
Дані звіту використовуються в кампанії з просування наступної виставки (прес-релізи, ЗМІ, рекламна поліграфічна продукція), є підсумковим звітним документів для партнерів з організації виставки та органів, що забезпечують її підтримку. Підготовка різноманітних пост релізів для ЗМІ, розсилка і контроль за їхньою публікацією.
Висновок
Сучасна виставка багаторівневий інструмент маркетингу, площадка, де експонент може одночасно рекламувати, продавати свою продукцію і формувати образ своєї фірми. Разом з тим це клуб професіоналів, свого роду індикатор стану і перспектив розвитку галузі. На організаторів лягати непросте завдання передбачити всі нюанси проведення заходу, для комфортної роботи експонентів і партнерів. У даній роботі враховані практично всі моменти, так чи інакше необхідні при проведенні виставки даної тематики.
2. Картер Г. Ефективна реклама - Москва. «Прогрес». 1991.
3. Крітсотакіс Я.Г. Торгові ярмарки і виставки. Техніка участі й комунікації - Москва. 1997.
4. Назаренко Л.Ф. Виставка як інструмент маркетингу - Москва. 1997.
5. Панкратов Ф.Г., Серьогіна Т.К., Шахурин В.Г. Рекламна діяльність - Москва. 1998.
6. Стровский Л.Є. Основи виставково-ярмаркової діяльності. - Москва. 2005.
Курсова робота
На тему:
"Організація виставки Bath and SPA 2009"
Факультет: масових комунікацій
Спеціальність: зв'язки з громадськістю
Дисципліна: "Виставкове справа"
Студентки: Утєхін З. А.
3 курс заочна форма навчання
Викладач: Аракелян Ф. А.
Санкт - Петербург
2008
Зміст
1. Введення
2. Організаційно-документальне забезпечення виставкового проекту
3. Підготовчий етап
4. Аналіз комерційної спроможності проекту
5. Проведення виставки
6. Заключний етап
7. Висновок
8. Список літератури
ВСТУП
Виставки ефективний спосіб для проведення маркетингових досліджень, кожна виставка - важлива і, що є цінним, ємна в плані матеріальних витрат частина маркетингового плану будь-якої організації, яка бере в ній участь у ролі експонента, відвідувача або, тим більше, організатора.
Цінність досліджень на виставках полягає в тому, що вони, з одного боку:
дають можливість отримати багатий обсяг даних швидко дешевше, ніж у звичайних умовах, дозволяють досягти поглибленого розуміння ринкової ситуації, не орієнтуючись на витратний і довготривалі масовий збір даних, оскільки багато виставок проводяться з визначеною періодичністю і по конкретній тематиці, вони дозволяють відслідковувати динаміку різних показників, а число так трендів може досягати значної величини.
На даний момент практично в будь-якій сфері бізнесу проводяться виставки, круглі столи, конференції, можна навіть сказати, що досить складно знайти незайняту нішу і придумати щось нове у виставковому справі.
У даній роботі буде розглянута можливість проведення виставки «Лазні та сауни» у Санкт-Петербурзі.
2. Організаційно-документальне забезпечення виставкового проекту
Кожен виставковий проект в ході підготовки «обростає» величезною кількістю документації, яка стандартна за своєю структурою для кожної виставки. Т. о., Підготовка і реалізація проекту може бути представлена у вигляді організаційного плану. Організаційний план - ефективний інструмент організації і контролю окремих етапів підготовки виставки.
Тимчасові рамки реалізації плану підготовки та проведення виставки дуже еластичні (від 2 місяців, до 2 років залежно від типу і масштабу виставки).
Організаційний план виставкового проекту
Організаційний план виставкового проекту «ділить» час підготовки і проведення виставки на 3 етапи:
1. підготовчий етап
2. «Запуск» виставки «фінішна пряма» - проведення виставки
3. підведення підсумків виставки
Кожному з етапів відповідають свої організаційні заходи і документи рекламного та інформаційного забезпечення.
Підготовчий етап
Організаційні заходи
Розробка концепції виставкового проекту
- Документальне забезпечення
- Концепція виставкового проекту
При розробці концепції виставкового проекту необхідне проведення серйозних маркетингових досліджень, які дадуть відповідь на наступні питання:
- Готовність ринку / галузі до проведення даного проекту
- Наявність партнерів (по ринку / галузі) з організації виставки
- Наявність аналогічних виставкових проектів
3. Підготовчий етап
Документальне забезпечення
Компанія організатор виставки - зареєстроване Товариство з Обмеженою Відповідальністю, з Статутом, голова ТОВ - Генеральний директор. Дана юридична освіта дозволяє займатися ярмарково-виставковою діяльністю.
Необхідні документи - заявка на участь у виставці, договір з експонентом на надання основних і додаткових послуг, договір з компанією-забудовником, договір з виставковим комплексом і т.д.
Концепція виставкового проекту
Після консультацій з фахівцями в даній області (представниками державних, професійних, громадських об'єднань), віддаленого дослідження конкурентних виставок були зроблені наступні висновки.
На даний момент виставки подібної тематики в Санкт-Петербурзі і північно-західному регіоні не проводились і не проводяться. Існує 3 виставки в Санкт-Петербурзі в тематику яких входять лазні і сауни. Це наш будинок і сад (відбувається в кінці березня), заміське житлове будівництво (кінець квітня), Сантехніка (кінець квітня). Тому вважаємо цю нішу в даному регіоні не зайнятою. Найближчі (територіально) виставки даної тематики проводяться в Москві - Баня (кінець жовтня), Interbass (кінець березня), Wellness & SPA. Басейни і Сауни (кінець квітня), SPA EXPO (початок грудня).
Таким чином, проведення виставки доцільно і необхідно для розвитку даної сфери бізнесу в північно-західному регіоні.
Для першого разу проведення виставки має сенс орендувати не дуже велику і, отже, дорогу майданчик.
Виходячи з цих всіх факторів вибираємо час проведення виставки - початок лютого, для того щоб не перетинатися з схожими за тематикою виставками. Місце проведення - ЦВЗ Манеж, Санкт-Петербург, Ісаакіївська площа, 1. Це зручна невеликий майданчик, вартість оренди - близько 10 000 - 15 000 євро в день, залежно від наданих послуг з боку виставкового комплексу.
План 1-го поверху, 1900 кв. м.
План 2-го поверху, 1600 кв. м.
Особливу увагу при розробці концепції слід приділити назвою та класифікатору виставки. Назва повинна бути точним, інтернаціональним, юридично чистим, Класифікатор виставки повинен точно визначати її тип. Краще скористатися загальноприйнятими класифікаторами. Виставка повинна бути «прозорою». У її назві, номенклатурі, термінах, тривалості не повинно бути перетинань і спотворень, дезорієнтуючих учасників і відвідувачів. Назва виставкового проекту - Bath аnd SPA House.
Тематика виставки
- Бані
- Сауни
- Банні печі: дров'яні і електричні печі-кам'янки
- Гідромасажні, парові і пародушевие кабіни
- Сантехніка
- Банні аксесуари
- Обладнання і комплектуючі для будівництва і оснащення лазень і саун
- Обладнання, комплектуючі і аксесуари для саун
- Установка і підключення саун і лазень
- Обладнання та приладдя для фітнес-, wellness-і СПА-центрів, СПА-готелів і клінік, в т.ч.
- Меблі і аксесуари, встановлення та підключення СПА комплексів
- Аксесуари для СПА і саун
План виставки
Додаткові заходи
рекламне забезпечення
інфраструктурне забезпечення
Документ, розроблений за таким планом, є «сіткою» для складання кошторису виставки та аналізу комерційної спроможності проекту, презентації та «обкатки» проекту поза компанії і його практичної реалізації підрозділами всередині.
Аналіз комерційної спроможності проекту
Укладання договору на оренду виставкової площі. Договір укладається з ЦВЗ Манеж, на дати 20-23 лютого, п'ятниця, субота, неділя, понеділок. Три дні виставки - вихідні, таким чином планується залучити більшу кількість відвідувачів. На ці дати встановлена вартість 10 000 євро за один день оренди ЦВЗ, без підсобних приміщень. Тільки основні зали 1-го і 2-го поверху.
Таким чином, вартість за 4 дні оренди складає приблизно 1480 тисяч р.
Стендова площа виставки приблизно 920 кв.м. з них, 340 стенди по периметру на 1-му поверсі, і 192кв.м. - Периметр на 2-му поверсі. Острівна і півострівна площа - 388 кв.м.
З урахуванням витрат на рекламні та накладні витрати (приблизно 1 000 000 грн.) Середня вартість кв.м. виставки не повинна бути менше ніж 2 700р., з урахуванням вартості аналогічних виставок у Москві, можна встановити середню вартість кв.м. 4 000р. Таким чином передбачуваний прибуток складе порядку 1 196 000р.
Забудову стендів виставки має сенс довірити генеральному забудовникові ЦВЗ Манеж, тому що вони працюють на даному майданчику не перший рік і добре себе зарекомендували на інших виставках.
Склад організаційного комітету: директор виставки, заступник директора виставки, технічний директор, менеджер зі зв'язків з громадськість, бухгалтер, водії та кур'єри.
Рекламна продукція і поліграфія: візитки, запрошення, каталог виставки, рекламні буклети, сайт, фірмові бланки, бейджі, заявки на ввезення / вивезення обладнання, участі у виставці, банери.
Заявочна документація являє собою бланк заявки-договору на участь у виставці, який служить підставою для виставлення рахунку-фактури експонента. Містить умови участі у виставці, розмір і тип орендованої площі, перелік додаткового обладнання та послуг, що надаються організатором.
Доцільно включати в пакет заявочної документації відразу всі додаткові заявки та програми, а також технічні вимоги до матеріалів:
- Тематичний рубрикатор
- Класифікатор продукції, представленої експонентом (для
- Формування систем пошуку товарів)
- Інформація / реклама в каталог виставки, напис на фризі стенду
- Потреба в конференц-залах, сценічному майданчику, ін
- Службових і інфраструктурних приміщеннях і послуги
Для ефективного залучення експонентів і відвідувачів необхідно провести ряд заходів.
Визначення клієнтської бази, формування бібліотеки інформаційних джерел за проектом, бази VIP. База даних по клієнтах. Джерела для формування «фірмовою» клієнтської бази електронні та друковані бази даних за галузями, «відомчі» бази даних (міністерства, союзи, об'єднання, торгпредства і т д.) Інтернет і ін Шляхом «сканування» періодичної преси, вивчення маркетингових досліджень по ринку , а також використовуючи бізнес-довідки консалтингових агентств, можна створити окремі бази даних, з якими необхідна «точкова робота». Особливу трудність становить перевірка баз даних, їх структуризація і приведення в функціональний, зручний для роботи, вид. Управління базами повинно проводитися менеджером з відповідним профільною освітою, тим більше що успіх роботи з базами сьогодні залежить і від конфігурації комп'ютерної мережі, і від уміння правильно користуватися ресурсами системи Інтернет, і від ступеня «обробки» даних бази (її деталізації), підготовки адресних масивів і т. д. Існують вітчизняні розробки в галузі створення і підтримки спеціалізованої довідково-адресної системи виставкових організацій.
Розробити рекламну компанію. Залучити ЗМІ (теле, радіо, друковані та Інтернет) для інформаційної підтримки. Відповідно, підготувати прес-релізи та рекламні макети різних розмірів і варіантів. Підготувати і здати до друку у вибрану друкарню рекламної продукції.
Розробка індивідуальних і спонсорських програм. Для великих компаній, банків і ЗМІ організатори виставок пропонують деталізований пакет участі у виставці (інакше «спонсорський пакет»), який включає максимальний набір рекламних інструментів Долі експонента у виставці за індивідуальною програмою здатне принести значні додаткові фінансові надходження організаторам виставки, але вимагає великої організаційної роботи менеджерів компанії. Індивідуальна (спонсорська) програма включає презентацію сильних / унікальних сторін виставки та її проектів, а також деталізацію рекламних інструментів, що надаються експоненту (спонсору) організаторами виставки, рекламні можливості участі у виставці, участі у діловій програмі можливості участі у рекламній кампанії в ЗМІ можливості рекламних носіїв виставки (поліграфія зовнішня і звукова реклама, сувенірна продукція спеціальні проекти та презентаційні програми). У нашому випадку для спонсорів можна запропонувати - розміщення банерів на території виставки, акредитація промоутерів, розміщення додаткових стійок, розміщення логотипу на рекламній продукції виставки, згадка спонсора в анонсах виставки в ЗМІ, організація додаткових заходів у рамках виставки.
Робота на профільних і суміжних конкурентних виставках по просуванню виставки. Обов'язково відвідувати виставки схожої тематики у великих містах для залучення експонентів.
Проведення виставки
Безпосередньо на виставці виникає дуже багато питань і моментів. Звичайно максимально їх необхідно продумати заздалегідь, щоб на самій виставці не відволікатися на дрібниці, а цілком зосередитися на роботі з експонентами.
Прямо перед виставкою (будемо вже вважати цей період в рамках проведення виставки) необхідно ще раз перевірити експозиційний план і звірити його з генеральним забудовником, перед забудовою виставки, в нашому випадку це необхідно зробити не пізніше 16 лютого коли починається забудова. Також перевірити забудову окремих стендів, при необхідності внести коректування і зв'язатися з експонентами.
Перевірка оплат експонентів, складання списку боржників, робота з ними на виставці.
Організація роботи інформаційних стендів на виставці, забезпечення їх інформацією та рекламної та поліграфічної продукцією. Оснащення стенду.
Перевірка готовності рекламної та поліграфічної продукції, при необхідності оперативний замовлення відсутніх матеріалів.
Оформлення виставкового комплексу зсередини і зовні, символікою заходи. Банери і стійки при вході, всередині.
Організація навігації по виставці - розміщення покажчиків і написів.
Розробка і реалізація оформлення виставкового простору
Елементи худ оформлення виставкового залу
Проведення прес-конференції, присвяченій відкриттю виставки, інших РR акцій, робота зі ЗМІ.
Формування папок експонентів, прес-наборів для поширення на виставці.
Інструктаж найманого персоналу на виставці, розподіл обов'язків: працівників інформаційних стендів, координаторів, промоутерів, технічного персоналу і т.д.
Проведення анкетування та опитувань експонентів і відвідувачів виставки. Професійне проведення статистичних та соціологічних досліджень важливо для виставкового заходу з кількох причин: правильний збір і обробка статистичних даних мають вирішальне значення для міжнародного визнання виставкового проекту, дані статистичних досліджень служать для організаторів виставки керівництвом до коректування своїх стратегій, дані досліджень використовуються у звітних і рекламних документах (Офіційний звіт, прес-реліз, інформаційні листи, рекламні буклети тощо), маркетингові огляди по ринку комерційна інформація для експонентів і можливість її отримання на виставці підвищує привабливість останньої, динаміка маркетингової інформації за ряд років дає уявлення про нові тенденції ринку , а, отже, нових потенційних розділах виставки та її ділової програми. Об'єктом досліджень виступають відвідувачі-спеціалісти, приватні відвідувачі, експоненти Для кожної групи розробляється свій тип анкет. У міжнародних організаціях і спілках існують жорсткі вимоги до правил та формами реєстрації відвідувачів, тому при розробці анкет реєстраційний блок (географія респондентів сектор економіки, повноваження, функції і т. д.). Також в анкету можна включити питання, що стосуються наступних оцінок:
- Мети участі у виставці,
- Оцінка виставки (експозиції, ділової програми, організації та інфраструктури), основні канали інформування про виставку
- Виправдання результатів і орієнтація на участь у наступній виставці
Статистичні дослідження відвідувачів здійснюється шляхом заповнення анкет (реєстраційних форм) у реєстраційному центрі (вручну або з використанням комп'ютерних систем), а також вибіркового опитування шляхом стандартизованого інтерв'ю Застосовуються різні способи заохочення відвідувачів до заповнення анкет запрошення, буклети і квитки з відривним купоном, видача бейдж на постійне відвідування виставки, видача інформаційних матеріалів виставки (програма, путівник) або сувенірної продукції. У нашому випадку передбачені анкети для відвідувачів, які роздають промоутери, анкети забезпечені номерами, які беруть участь у розіграші призів. Більш короткі анкети передбачені на запрошеннях, у вигляді відривних купонів. Анкетування експонентів та потенційних експонентів відбувається шляхом індивідуальних бесід.
програма заходу, інформаційні матеріали виставки, сувенірна продукція
Напередодні прибуття додаткова перевірка забудови виставки.
На заїзді експонентів, координація завезення обладнання, видача акредитації та інформаційного пакету: каталог виставки, рекламний буклет, бейджі, інформація про майбутні заходи, інформація про діловій програмі, сувенірна продукція.
Проведення фуршету для експонентів і VIP гостей виставки.
Протягом усіх днів виставки необхідний строгий контроль за станом стендів і устаткуванням та іншими технічні питаннями виставки.
Контроль за роботою найманого персоналу
Контроль над функціонуванням обладнання сцени, звуком і світлом у виставковому павільйоні.
Переговори з експонентами з майбутніх проектів, для більш ефективного здійснення подальших заходів.
Організація фото та відео зйомки, оскільки всі ці матеріали стануть в нагоді для формування пост матеріалів виставки.
Демонтаж виставки, 20-го лютого після закриття виставки для відвідувачів. Продовження демонтажу на наступний день. Необхідно суворо слеліть за вивезенням обладнання і оплатами експонентів. До моменти виїзду боржників залишатися не повинно.
Заключний етап
Підведення підсумків виставки: підготовка підсумкових документів за договорами з адміністрацією павільйону та генеральним забудовником. Остаточна звірка та оплата.
Договір на наступний рік з виставковим павільйоном і забудовником. Укладання договорів за домовленостями на виставці з експонентами.
Підготовка Офіційного звіту дирекції: експозиційна інформація (фото матеріали); загальні кількісні показники, галузева та географічна структура учасників і відвідувачів, ін, звіт про заходи ділової, презентаційної програми, звіт про рекламно-інформаційному супроводі проекту, результати статистичного та соціологічного досліджена по виставковому проекту, додатки.
Дані звіту використовуються в кампанії з просування наступної виставки (прес-релізи, ЗМІ, рекламна поліграфічна продукція), є підсумковим звітним документів для партнерів з організації виставки та органів, що забезпечують її підтримку. Підготовка різноманітних пост релізів для ЗМІ, розсилка і контроль за їхньою публікацією.
Висновок
Сучасна виставка багаторівневий інструмент маркетингу, площадка, де експонент може одночасно рекламувати, продавати свою продукцію і формувати образ своєї фірми. Разом з тим це клуб професіоналів, свого роду індикатор стану і перспектив розвитку галузі. На організаторів лягати непросте завдання передбачити всі нюанси проведення заходу, для комфортної роботи експонентів і партнерів. У даній роботі враховані практично всі моменти, так чи інакше необхідні при проведенні виставки даної тематики.
Список літератури
1. Гольман І.А. Рекламне планування. Рекламні технології. Організація рекламної діяльності - Москва. Видавництво «Гелла-принт». 1996.2. Картер Г. Ефективна реклама - Москва. «Прогрес». 1991.
3. Крітсотакіс Я.Г. Торгові ярмарки і виставки. Техніка участі й комунікації - Москва. 1997.
4. Назаренко Л.Ф. Виставка як інструмент маркетингу - Москва. 1997.
5. Панкратов Ф.Г., Серьогіна Т.К., Шахурин В.Г. Рекламна діяльність - Москва. 1998.
6. Стровский Л.Є. Основи виставково-ярмаркової діяльності. - Москва. 2005.