Організаційне проектування як система наукових знань
Проектування - це прикладна діяльність зі створення моделей певного об'єкта або процесу. Модель дозволяє виявити головні суттєві риси об'єкта необхідні для сполучення даного об'єкта з іншими об'єктами.
Проекти на відміну від наукових моделей розробляються з таким ступенем деталізації, яка необхідна для їх практичної реалізації. У загальному вигляді організаційне проектування підприємств - це моделювання організаційної системи, вироблене або перед будівництвом, створенням нового підприємства, або перед значними організаційними перетвореннями діючих підприємств. Аналізуючи тенденції розвитку організаційного проектування, можна помітити, що предметом оргпроектування стають все більш крупні частини підприємств. Від проектування робочих місць і ділянок перейшли до проектування цехів, а потім і в цілому підприємств (ВАЗ, КамАЗ і т.п.).
Основні завдання організаційного проектування випливають із загальної теорії систем:
- Підібрати елементи системи в кількісному і якісному відносинах;
- Розмістити елементи системи в просторі;
- Встановити структуру системи: як горизонтальну (технологічну), так і вертикальну (управлінську);
- Розробити регламент процесів, що відбуваються в системі;
- Встановити характер інформаційних взаємозв'язків елементів системи;
- Спроектувати технологію управлінських процесів.
Основою організаційного проектування є комплекс організаційних дисциплін, організаційні аспекти загальнотеоретичних, соціально-економічних і природничих наук, а також дисципліни, які вивчають ті чи інші об'єкти.
Проектування виступає сполучною ланкою між наукою і практикою. Воно міцно зайняла своє місце при створенні нових зразків виробів (розглянутих вище в розділі технічної підготовки виробництва), у будівництві будинків і споруд різного призначення.
Організаційні виробничі системи, що цікавлять нас, за своєю природою відрізняються від технічних систем, проте методологія їх проектування має ряд спільних моментів. Перш за все, слід мати на увазі, що ні одна технічна система починаючи з простих пристосувань і закінчуючи складними комплексами, не може бути спроектована фахівцем, що володіє однієї наукової дисципліною. Інакше кажучи, проектування є своєрідним інтегратором наук. Воно перевіряє на практиці наукові розробки, поставляє матеріал для нових ідей фундаментальних і прикладних досліджень.
Організаційні дисципліни (наука управління, організація виробництва, організація праці), а також науки, що мають граничні з ними розділи, і об'єктні науки вивчають окремі частини виробничих систем або окремі аспекти організації як на стадії фундаментальних, так і на стадії прикладних досліджень. На стадії впровадження в практику результатів організаційних і суміжних наук знову відбувається інтеграція організаційних знань. Чим вище ступінь абстракції, тим ширше межі об'єкта дослідження. У міру зниження рівня абстракції починає переважати об'єктний ознака виділення наук.
Організаційне проектування не може представляти собою підсумовування результатів окремих наукових дисциплін, воно повинно мати теоретичну основу. У теоретичній частині повинна бути досліджена системна концепція оргпроектування, його соціальна роль, взаємозв'язок з проектуванням матеріальних елементів виробництва, місце оргпроектування в системі знань, методи оргпроектування і прогноз напрямків розвитку основних проектних рішень. У прикладній частині повинні бути вивчені ситуації оргпроектування, послідовність оргпроектування в кожному разі, вибори методів оптимальних організаційних рішень у конкретних ситуаціях, нарешті, організація індивідуального і особливо колективної праці оргпроектантов.
Об'єкт і предмет дослідження
Організаційне проектування має об'єкт і предмет дослідження. Об'єктом є виробнича організаційна система. Предметом - комплексне її моделювання.
Організаційне проектування підприємств - це моделювання організаційної системи, здійснюваної:
- При створенні нового підприємства;
- Реорганізації діючих підприємств (створення нових на базі існуючих підприємств або їх реорганізація, викликана істотним зміною масштабів та спеціалізації пр-ва);
- Вдосконалення системи управління (проведення заходів у діючої організації, обумовлене зміною вимог до її роботи вищих або кооперованих з нею систем);
- Адаптації системи до нових умов роботи (проведення заходів, викликаних необхідністю оновлення продукції та технології, впровадження нових форм організації виробництва і праці, введення в структуру нових підрозділів).
Організаційне проектування повинне бути погоджене з конструкторським, технологічним і економічним проектуванням всередині підприємства, а також з організацією монтажу, налагодження та обслуговування обладнання у споживачів. Організаційне проектування структури виробництва і систем управління повинно виконуватися з орієнтацією на використання принципово нової техніки і технології, новітніх засобів транспортування та зберігання виробів і напівфабрикатів, найбільш досконалих систем інформацій та рух виробів та стан засобів виробництва, оперативної синхронізації всіх виробничих процесів.
Організаційне проектування машинобудівного виробництва повинно бути спрямоване на забезпечення безперервності, поточності, циклічності виробництва, заснованих на використанні модульного, гнучко переналагоджуваної обладнання. Тому необхідно формувати такі уніфіковані організаційні елементи, які можна об'єднати у виробничі комплекси різних масштабів та спеціалізації.
Форми проектування залежно від типу виробництва
Оптимальне поєднання великих, середніх і дрібних підприємств, їх спеціалізація і кооперування забезпечують широкі технологічні можливості. У процесі організаційного проектування встановлюються раціональні масштаби і склад таких підприємств або виробництв з тим щоб забезпечити їх надійну роботу на весь цикл освоєння і випуску продукції. При проектуванні необхідно враховувати тип і масштаби виробництва, ступінь ресурсної незалежності та господарської самостійності, наявність кадрів, кваліфікацію і спеціалізацію проектувальників, терміни, відведені на проектування.
Тип виробництва є основним критерієм у організаційному проектуванні.
У масовому виробництві трудові колективи закріплені за певним технологічним обладнанням - конвеєрами, автоматичними лініями, спеціалізованим обладнанням. Проектні рішення приймаються в основному при визначенні раціональних розмірів виробничих підрозділів і форм організації праці. При проектуванні масового виробництва і системи управління слід враховувати необхідність швидкого оновлення продукції і характер зв'язку між підприємством та споживачами продукції. Територіальне й фірмове обслуговування споживачів вимагає побудови системи підготовки виробництва і управління з регіонального або предметним принципом.
При організаційному проектуванні серійного виробництва основною тенденцією організаційного розвитку є створення гнучких виробничих систем (ГПС). Гнучкість основного виробництва досягається за рахунок стандартизації та стабільності обслуговуючого і забезпечує господарства, уніфікації елементів підготовки виробництва і управління. Основним модулем організаційної структури стають комплексне підрозділ, спеціалізоване на оцінці потреби, підготовки виробництва, випуску продукції і фірмовому обслуговуванні певного типу машин.
В одиничному виробництві також відбуваються організаційні зміни, спрямовані на підвищення його серійності шляхом уніфікації і стандартизації вузлів і деталей машин, приведення їх до розмірів ряду, застосування групової технології. Оснащення універсального обладнання засобами програмування дозволяє скорочувати технологічно спеціалізовані виробничі підрозділи і розширювати спеціалізовані цехи і ділянки. Масштаб виробництва повинен враховуватися при виборі форм організації виробництва: від технологічно спеціалізованих дільниць, оснащених універсальним обладнанням, при малих розмірах партій виробів різного типу до автоматичних, роторних і роторно-конвеєрних ліній випуску великих партій однотипних виробів.
Вибір форм організації виробництва на першому рівні (робоче місце, технологічний модуль, роботизована осередок, автомат, обробний центр) визначається в основному інженерними та технологічними вимогами. Первинні виробничі осередки формуються за модульним принципом, що дозволяє перебудовувати їх склад залежно від виробничої програми. Незважаючи на те, що при проектуванні виробничих осередків вирішуються в основному технічні питання, необхідно враховувати організаційні, економічні та соціально-психологічні вимоги: режими праці та відпочинку працівників, продуктивність і собівартість виробництва, відповідність кваліфікації і спеціалізації працівників важливість справ.
Форми і методи організації виробництва на другому рівні (бригада, лінія, ділянка) у даний час різноманітні. В одиничному виробництві переважає індивідуальна або колективна організація праці на основі технологічної спеціалізації групових робочих місць. Серійне виробництво організується або на базі предметної спеціалізації при переважанні ручного та механізованого праці, або за детальної спеціалізації при використанні гнучкої автоматизації. Масове виробництво будується на основі потокових і автоматичних ліній. Таким чином, в ході організаційного проектування потрібно визначити, за якими параметрами можлива ув'язка виробничих осередків різного ступеня автоматизації. Крім того, необхідно провести аналіз всіх варіантів принципово різного побудови підрозділів (комплексні або спеціалізовані бригади, постійні або змінно-потокові лінії, ділянки технологічної, предметної або змішаної спеціалізації). При цьому слід визначити критерії організаційного, економічного і соціального розвитку колективів, оскільки при проектуванні структури виробництва повинні враховуватися класифікація працівників, умови їх праці, планування і управління виробництвом. Необхідно також вирішити питання, пов'язані з просторовим розташуванням транспортно-складських та інформаційних систем.
Виробничі підрозділи третього рівня (цех, виробництво) на базі бригад, ліній і ділянок формуються з урахуванням їх автономності, адаптивності і керованості. Розміри цих підрозділів визначаються ресурсно-інформаційної самостійністю. Просторово відокремлені виробництва (філії, дочірні компанії) мають велику автономність, а комплексно розташовані підрозділи тісно пов'язані один з одним через єдину виробничу інфраструктуру.
Методи організаційного проектування виробничої системи (ПС)
Методи організаційного проектування ПС з точки зору організації виробництва:
1. метод аналогій;
2. метод типового проектування;
3. програмно-цільовий метод;
4. метод моделювання.
(1) Метод аналогій полягає в класифікації структурних схем об'єктів проектування, виявленні серед них практично перевіреної прогресивної схеми та доопрацюванні її з урахуванням особливостей проектованого об'єкта. У деяких галузях використовуються типові структурні схеми підприємств, які беруться за основу при проектуванні. Іноді як аналогів застосовуються структурні схеми зарубіжних фірм. Таким чином, розробка організаційного проекту методом аналогій не вимагає великих витрат і скорочує час проектування.
(2) Типове проектування є більш прогресивним методом. ТП проводиться за окремими блоками системи (структурні одиниці, функціональні підрозділи, служби управління і т.д.). На підприємствах машинобудування є служби та підрозділи, що виконують стандартні однакові роботи. Такі підрозділи доцільно створювати за типовими проектами і єдиними нормативами (організація та управління ремонтом, інструментальним господарством тощо). Проте слід мати на увазі, що розвиток різних інженерних служб і забезпечують підрозділів залежить від спеціалізації підприємства і його виробничих одиниць, типу і масштабів виробництва, ступеня господарської та ресурсної самостійності, просторового планування підприємства та їх взаємовідносин з постачальниками і споживачами. У цьому випадку при проектуванні повинні бути враховані індивідуальні особливості.
Один з підходів типового проектування - модульний. Система розбивається на складові компоненти - модулі. Модуль виступає як типізуються елемент. Після виділення організаційних модулів для них розробляються проектні рішення, з яких потім компонується проект системи з типовими елементами у вигляді організаційних модулей. ТП скорочує трудомісткість і терміни проектних робіт приблизно на 30% в порівнянні з індивідуальним проектуванням.
(3) Програмно - цільовий метод застосовується при вирішенні разових, унікальних задач типу створення принципово нових зразків виробів і технологічних систем, рекомендується при індивідуальному проектуванні серійного і масового виробництва в машинобудуванні. Даний метод повинен бути покладений в основу організаційного проектування науково-технічних комплексів та інженерних центрів, які об'єднують представників науки й виробництва різних галузей і відомств. У рамках підприємства можливе формування програмно-цільових структур науково-технічних служб і дослідних виробництв.
Суть програмно - цільовий методики проектування системи полягає в строгому пов'язування за допомогою програм структури і пропорцій підрозділів-виконавців, що беруть участь у науково-технічній розробці, із загальними цілями і супідрядними підцілі організаційного проектування. Для цього складається дерево цілей, і по різних його гілкам призначаються спеціалізовані розробники. У залежності від характеру цілей і масштабу реалізації програми можливе різне співвідношення числа рівнів і числа підцілей на кожному рівні.
(4) Використання методу моделювання в організаційному проектуванні відкриває можливості для отримання багатоваріантних рішень. Найбільш прогресивним є імітаційне моделювання. Воно дозволяє врахувати в динаміці та взаємозалежності велике число організаційних чинників.
До основних видів імітаційного моделювання відносять: статистичну імітацію, системне динамічне моделювання, людино-машинні (діалогові) процедури, ділову гру.
Статистична імітація (СІ) включає оптимізаційні розрахунки, засновані на аналітичних моделях математичного програмування і теорії масового обслуговування. З її допомогою в даний час проектуються технологічні комплекси. СІ дозволяє проводити розрахунки гнучких виробничих систем, застосовується при вирішенні задач оптимізації календарного планування виробництва і розміщення технологічного обладнання.
За допомогою системної динамічної імітації (ДІ) можна відтворити взаємодія різних процесів в ході виробництва, зіставити варіанти організаційних рішень, визначити технічні, організаційні та економічні показники виробництва. ДІ дозволяє відтворити на ЕОМ довгостроковий розвиток підприємства шляхом програвання динамічних моделей інформаційного зв'язку потоків матеріалів, напівфабрикатів та готової продукції з потоками трудових ресурсів. Інтенсивність потоків, оцінюється темпами, характеризує накопичення, витрачання або запізнення у переміщенні виробничих ресурсів. За допомогою динамічної моделі можна оцінити сумарний ефект взаємодії великого числа елементарних контурів позитивної та негативної зворотнього зв'язку. Зазначені контури можуть виражатися у певних тенденціях зростання, зниження або виникнення коливань кінцевих результатів.
Імітація може бути здійснена у формі діалогу людини (експерта) і ЕОМ. Такий спосіб є найбільш перспективним для організаційного проектування завдяки з'єднанню аналітичного моделювання та імітації з досвідом проектувальника. Методичною базою таких процедур виступають експертні системи, що створюються на основі накопичених і упорядкованих знань колективів учених і фахівців. Застосування експертних систем особливо ефективно на початковій стадії макропроектірованіе, коли визначається структурно-функціональне побудова підприємства. Експерти, використовуючи якісні оцінки кінцевих результатів діяльності, задають характеристики організаційної структури, методів управління і форм організації виробництва.
Експертна система являє експерту вихідну інформацію, перераховує параметри проектів на імітаційних моделях і здійснює оперативні контакти з іншими експертами. Це дозволяє інтегрувати різні підсистеми САПР: конструкторське, технологічне і організаційне проектування.
Іншим методом імітації є ділова (або управлінська) гра, в якій беруть участь група людей і ЕОМ. Гра полягає у спрощеному відтворенні реальних організаційно-економічних процесів, наприклад, освоєння виробничих потужностей, перебудови структури управління, переходу на нові умови господарювання. Тому такий метод імітації більш доцільно застосовувати при вирішенні завдань вдосконалення організації виробництва або адаптації діючої організації до поточних змін, ніж при проектуванні нової організації.
Методи проектування організаційних структур з точки зору організації управління:
1. метод аналогій
2. експертно-аналітичний метод
3. метод структуризації цілей
4. метод організаційного моделювання
(1) Метод аналогій полягає в застосуванні організаційних форм і механізмів управління, які виправдали себе в організаціях зі схожими організаційними характеристиками (цілями, типом технології, специфікою організаційного оточення, розміром і т.п.), по відношенню до проектованої організації. До методу аналогій відносяться вироблення типових структур управління виробничо-господарських організацій та визначення меж і умов їх застосування.
Використання методу аналогій засноване на двох взаємодоповнюючих підходах:
Перший підхід - полягає у виявленні (для кожного типу виробничо-господарських організацій та різних галузей) характеру й тенденції зміни головних організаційних характеристик і відповідних їм організаційних форм і механізмів управління, які, виходячи з конкретного досвіду чи наукових обгрунтувань, ефективні для певного набору вихідних умов ;
Другий підхід - представляє типізацію найбільш загальних принципових рішень про характер і взаєминах ланок апарату управління та окремих посад в чітко визначених умовах роботи організацій даного типу в конкретних галузях, а також розробку окремих нормативних характеристик апарату управління для цих організацій і галузей.
Типізація рішень є засобом підвищення рівня організації управління виробництвом, спрямованим на стандартизацію та уніфікацію організаційних норм управління, прискорення впровадження найбільш раціональних, прогресивних форм. Типові організаційні рішення повинні бути, по-перше, варіантний, а не однозначними, по-друге, переглядаються і коректованими з регулярною періодичністю і, нарешті, допускають відхилення у випадках, коли умови роботи організації відрізняються від чітко сформульованих умов, для яких рекомендується відповідна типова форма організаційної структури управління.
(2) Експертно-аналітичний метод полягає в обстеженні і аналітичному вивченні організації, проведеними кваліфікованими фахівцями із залученням її керівників та інших працівників, з тим щоб виявити специфічні особливості, проблеми, «вузькі місця» у роботі апарату управління, а також виробити раціональні рекомендації щодо його формування або перебудови, виходячи з кількісних оцінок ефективності організаційної структури, раціональних принципів управління, висновків експертів, а також узагальнення та аналізу найбільш передових тенденцій у сфері організації управління. Даний метод, який є найбільш гнучким і всеохоплюючим, застосовується у поєднанні з методами аналогій і структуризації цілей і має різноманітні форми реалізації. У першу чергу до них відноситься здійснення діагностичного аналізу особливостей, проблем, «вузьких місць» у системі управління діючою виробничо-господарської організації або в організаціях, аналогічних новостворюваної, з тим щоб передбачити організаційне рішення виявлених проблем в розробляється структурі управління. Сюди ж відноситься і проведення експертних опитувань керівників і членів організації для виявлення та аналізу окремих характеристик побудови та функціонування апарату управління, обробка отриманих експертних оцінок статистико-математичними методами (рангової кореляції, факторного аналізу, обробки списків і т.п.).
До експертними методів варто віднести також розробку і застосування наукових принципів формування організаційних структур управління. Під ними розуміються засновані на передовому досвіді управління та наукових узагальненнях керівні правила, виконання яких спрямовує діяльність фахівців при виробленні рекомендацій щодо раціонального проектування та вдосконалення організаційних систем управління. Принципи формування організаційних структур управління є конкретизацією найбільш загальних принципів управління (наприклад, єдиноначальності або колективного керівництва, спеціалізації тощо). Прикладами сучасних принципів формування організаційних структур можуть бути такі, як «побудова організаційної структури, виходячи із цілей», «відділення стратегічних і координаційних функцій від оперативного управління», «поєднання функціонального і програмно-цільового управління» і цілий ряд інших.
Особливе місце серед експертних методів займає розробка графічних і табличних описів організаційних структур і процесів управління, що відбивають рекомендації щодо їх якнайкращої організації. До такого роду описів відносяться. Зокрема, маршрутна технологія виконання управлінських функцій або їх етапів, заснована на принципах наукової організації праці, а також на прогресивних методах і технічних засобах здійснення управлінських робіт і регламентує порядок їх виконання. Цьому передує розробка варантів організаційних рішень, спрямованих на усунення виявлених організаційних проблем, що відповідають науковим принципам і передового досвіду організації управління, а також необхідному рівню кількісно-якісних критеріїв оцінки ефективності організаційних структур. Як правило, при цьому здійснюється табличне представлення переваг і недоліків кожного з варіантів з метою їх подальшого обговорення та аналізу.
(3) Метод структуризації цілей передбачає вироблення системи цілей організації (включаючи їх кількісну та якісну формулювання) і подальший аналіз організаційних структур з точки зору їх відповідності системі цілей. При використанні даного методу виконуються наступні етапи:
1) етап - розробка системи («дерева») цілей, що представляє собою структурну основу для ув'язки всіх видів організаційної діяльності, виходячи з кінцевих результатів (незалежно від розподілу цих видів діяльності з організаційних підрозділам і програмно-цільовим підсистемам в організації);
2) етап - експертний аналіз пропонованих варіантів організаційної структури з точки зору організаційних забезпеченості досягнення кожної з цілей. Дотримання принципу однорідності цілей, встановлюються кожному підрозділу, визначення відносин керівництва, підпорядкування, кооперації підрозділів, виходячи з взаємозв'язків їх цілей, і т.п.
3) етап - складання карт прав і відповідальності за досягнення цілей як для окремих підрозділів, так і за комплексним міжфункціональних видами діяльності, де регламентується сфера відповідальності (продукція, ресурси, робоча сила, виробничі та управлінські процеси, інформація); конкретні результати, за досягнення яких встановлюється відповідальність; права, якими наділяється підрозділ для досягнення результатів (затвердження та подання на затвердження, узгодження, підтвердження, контроль).
(5) Метод організаційного моделювання являє собою розробку формалізованих математичних, графічних, машинних та інших відображень розподілу повноважень і відповідальності в організації, яка є базою для побудови, аналізу та оцінки різних варіантів організаційних структур по взаємозв'язку їх змінних. Можна назвати кілька основних типів організаційних моделей:
- Математично-кібернетичні моделі ієрархічних управлінських структур, що описують організаційні зв'язки і відносини у вигляді систем математичних рівнянь і нерівностей або ж за допомогою машинних імітаційних мов (прикладом можуть служити моделі багатоступінчастої оптимізації, моделі системної, «індустріальної» динаміки та ін);
- Графо - аналітичні моделі організаційних систем, що представляють собою мережеві, матричні і інші табличні та графічні відображення розподілу функцій, повноважень, відповідальності, організаційних зв'язків. Вони дають можливість аналізувати їх спрямованість, характер, причини виникнення, оцінювати різні варіанти угрупування взаємопов'язаних видів діяльності в однорідні підрозділи, «програвати» варіанти розподілу прав і відповідальності між різними рівнями керівництва і т.п. Прикладами можуть служити «метасхемние» опису матеріальних, інформаційних, грошових потоків спільно з управлінськими діями; матриці розподілу повноважень і відповідальності; органіграми процесів прийняття рішень; таблиці коефіцієнтів зв'язків між функціями виробництва і управління та ін;
- Натурні моделі організаційних структур і процесів, які полягають в оцінці їх функціонування в реальних організаційних умовах. До них відносяться організаційні експерименти - заздалегідь сплановані і контрольовані перебудови структур і процесів у реальних організаціях; лабораторні експерименти - штучно створювані ситуації прийняття рішень та організаційної поведінки, подібні з реальними організаційними умовами; управлінські ігри - дії практичних працівників (учасників гри), засновані на заздалегідь встановлених правилах з оцінкою їх поточних і довгострокових наслідків (у тому числі за допомогою ЕОМ).
- Математико-статистичні моделі залежностей між вихідними факторами організаційних систем і характеристиками організаційних структур. Вони побудовані на основі збору, аналізу та обробки емпіричних даних про організації, що функціонують у співставних умовах. Прикладами можуть служити регресивні моделі залежності чисельності ІТП і службовців від виробничо-технологічних характеристик організації; залежності показників спеціалізації, централізації, стандартизації управлінських робіт від типу організаційних завдань та інших характеристик і т.п.
Процес проектування організаційних структур управління повинен бути заснований на спільному використанні охарактеризованих вище методів. На стадії композиції та структуризації найбільше значення має метод структуризації цілей, експертно-аналітичний метод, а також виявлення та аналіз організаційних прототипів. Більш формалізовані методи повинні бути використані для поглибленого опрацювання організаційних форм і механізмів окремих підсистем на стадії регламентації. Для проектування організаційних структур нових організацій переважно формально-аналітичні методи і моделі, для вдосконалення діючих організацій - методи діагностичних обстежень та експертного вивчення організаційної системи, вибір методу вирішення тієї чи іншої організаційної проблеми залежить від її характеру, а також від можливостей для проведення відповідного дослідження, визначаються наявністю його методики, необхідної інформації, а також кваліфікацією розробників і термінами подання рекомендацій.
Проектування - це прикладна діяльність зі створення моделей певного об'єкта або процесу. Модель дозволяє виявити головні суттєві риси об'єкта необхідні для сполучення даного об'єкта з іншими об'єктами.
Проекти на відміну від наукових моделей розробляються з таким ступенем деталізації, яка необхідна для їх практичної реалізації. У загальному вигляді організаційне проектування підприємств - це моделювання організаційної системи, вироблене або перед будівництвом, створенням нового підприємства, або перед значними організаційними перетвореннями діючих підприємств. Аналізуючи тенденції розвитку організаційного проектування, можна помітити, що предметом оргпроектування стають все більш крупні частини підприємств. Від проектування робочих місць і ділянок перейшли до проектування цехів, а потім і в цілому підприємств (ВАЗ, КамАЗ і т.п.).
Основні завдання організаційного проектування випливають із загальної теорії систем:
- Підібрати елементи системи в кількісному і якісному відносинах;
- Розмістити елементи системи в просторі;
- Встановити структуру системи: як горизонтальну (технологічну), так і вертикальну (управлінську);
- Розробити регламент процесів, що відбуваються в системі;
- Встановити характер інформаційних взаємозв'язків елементів системи;
- Спроектувати технологію управлінських процесів.
Основою організаційного проектування є комплекс організаційних дисциплін, організаційні аспекти загальнотеоретичних, соціально-економічних і природничих наук, а також дисципліни, які вивчають ті чи інші об'єкти.
Проектування виступає сполучною ланкою між наукою і практикою. Воно міцно зайняла своє місце при створенні нових зразків виробів (розглянутих вище в розділі технічної підготовки виробництва), у будівництві будинків і споруд різного призначення.
Організаційні виробничі системи, що цікавлять нас, за своєю природою відрізняються від технічних систем, проте методологія їх проектування має ряд спільних моментів. Перш за все, слід мати на увазі, що ні одна технічна система починаючи з простих пристосувань і закінчуючи складними комплексами, не може бути спроектована фахівцем, що володіє однієї наукової дисципліною. Інакше кажучи, проектування є своєрідним інтегратором наук. Воно перевіряє на практиці наукові розробки, поставляє матеріал для нових ідей фундаментальних і прикладних досліджень.
Організаційні дисципліни (наука управління, організація виробництва, організація праці), а також науки, що мають граничні з ними розділи, і об'єктні науки вивчають окремі частини виробничих систем або окремі аспекти організації як на стадії фундаментальних, так і на стадії прикладних досліджень. На стадії впровадження в практику результатів організаційних і суміжних наук знову відбувається інтеграція організаційних знань. Чим вище ступінь абстракції, тим ширше межі об'єкта дослідження. У міру зниження рівня абстракції починає переважати об'єктний ознака виділення наук.
Організаційне проектування не може представляти собою підсумовування результатів окремих наукових дисциплін, воно повинно мати теоретичну основу. У теоретичній частині повинна бути досліджена системна концепція оргпроектування, його соціальна роль, взаємозв'язок з проектуванням матеріальних елементів виробництва, місце оргпроектування в системі знань, методи оргпроектування і прогноз напрямків розвитку основних проектних рішень. У прикладній частині повинні бути вивчені ситуації оргпроектування, послідовність оргпроектування в кожному разі, вибори методів оптимальних організаційних рішень у конкретних ситуаціях, нарешті, організація індивідуального і особливо колективної праці оргпроектантов.
Об'єкт і предмет дослідження
Організаційне проектування має об'єкт і предмет дослідження. Об'єктом є виробнича організаційна система. Предметом - комплексне її моделювання.
Організаційне проектування підприємств - це моделювання організаційної системи, здійснюваної:
- При створенні нового підприємства;
- Реорганізації діючих підприємств (створення нових на базі існуючих підприємств або їх реорганізація, викликана істотним зміною масштабів та спеціалізації пр-ва);
- Вдосконалення системи управління (проведення заходів у діючої організації, обумовлене зміною вимог до її роботи вищих або кооперованих з нею систем);
- Адаптації системи до нових умов роботи (проведення заходів, викликаних необхідністю оновлення продукції та технології, впровадження нових форм організації виробництва і праці, введення в структуру нових підрозділів).
Організаційне проектування повинне бути погоджене з конструкторським, технологічним і економічним проектуванням всередині підприємства, а також з організацією монтажу, налагодження та обслуговування обладнання у споживачів. Організаційне проектування структури виробництва і систем управління повинно виконуватися з орієнтацією на використання принципово нової техніки і технології, новітніх засобів транспортування та зберігання виробів і напівфабрикатів, найбільш досконалих систем інформацій та рух виробів та стан засобів виробництва, оперативної синхронізації всіх виробничих процесів.
Організаційне проектування машинобудівного виробництва повинно бути спрямоване на забезпечення безперервності, поточності, циклічності виробництва, заснованих на використанні модульного, гнучко переналагоджуваної обладнання. Тому необхідно формувати такі уніфіковані організаційні елементи, які можна об'єднати у виробничі комплекси різних масштабів та спеціалізації.
Форми проектування залежно від типу виробництва
Оптимальне поєднання великих, середніх і дрібних підприємств, їх спеціалізація і кооперування забезпечують широкі технологічні можливості. У процесі організаційного проектування встановлюються раціональні масштаби і склад таких підприємств або виробництв з тим щоб забезпечити їх надійну роботу на весь цикл освоєння і випуску продукції. При проектуванні необхідно враховувати тип і масштаби виробництва, ступінь ресурсної незалежності та господарської самостійності, наявність кадрів, кваліфікацію і спеціалізацію проектувальників, терміни, відведені на проектування.
Тип виробництва є основним критерієм у організаційному проектуванні.
У масовому виробництві трудові колективи закріплені за певним технологічним обладнанням - конвеєрами, автоматичними лініями, спеціалізованим обладнанням. Проектні рішення приймаються в основному при визначенні раціональних розмірів виробничих підрозділів і форм організації праці. При проектуванні масового виробництва і системи управління слід враховувати необхідність швидкого оновлення продукції і характер зв'язку між підприємством та споживачами продукції. Територіальне й фірмове обслуговування споживачів вимагає побудови системи підготовки виробництва і управління з регіонального або предметним принципом.
При організаційному проектуванні серійного виробництва основною тенденцією організаційного розвитку є створення гнучких виробничих систем (ГПС). Гнучкість основного виробництва досягається за рахунок стандартизації та стабільності обслуговуючого і забезпечує господарства, уніфікації елементів підготовки виробництва і управління. Основним модулем організаційної структури стають комплексне підрозділ, спеціалізоване на оцінці потреби, підготовки виробництва, випуску продукції і фірмовому обслуговуванні певного типу машин.
В одиничному виробництві також відбуваються організаційні зміни, спрямовані на підвищення його серійності шляхом уніфікації і стандартизації вузлів і деталей машин, приведення їх до розмірів ряду, застосування групової технології. Оснащення універсального обладнання засобами програмування дозволяє скорочувати технологічно спеціалізовані виробничі підрозділи і розширювати спеціалізовані цехи і ділянки. Масштаб виробництва повинен враховуватися при виборі форм організації виробництва: від технологічно спеціалізованих дільниць, оснащених універсальним обладнанням, при малих розмірах партій виробів різного типу до автоматичних, роторних і роторно-конвеєрних ліній випуску великих партій однотипних виробів.
Вибір форм організації виробництва на першому рівні (робоче місце, технологічний модуль, роботизована осередок, автомат, обробний центр) визначається в основному інженерними та технологічними вимогами. Первинні виробничі осередки формуються за модульним принципом, що дозволяє перебудовувати їх склад залежно від виробничої програми. Незважаючи на те, що при проектуванні виробничих осередків вирішуються в основному технічні питання, необхідно враховувати організаційні, економічні та соціально-психологічні вимоги: режими праці та відпочинку працівників, продуктивність і собівартість виробництва, відповідність кваліфікації і спеціалізації працівників важливість справ.
Форми і методи організації виробництва на другому рівні (бригада, лінія, ділянка) у даний час різноманітні. В одиничному виробництві переважає індивідуальна або колективна організація праці на основі технологічної спеціалізації групових робочих місць. Серійне виробництво організується або на базі предметної спеціалізації при переважанні ручного та механізованого праці, або за детальної спеціалізації при використанні гнучкої автоматизації. Масове виробництво будується на основі потокових і автоматичних ліній. Таким чином, в ході організаційного проектування потрібно визначити, за якими параметрами можлива ув'язка виробничих осередків різного ступеня автоматизації. Крім того, необхідно провести аналіз всіх варіантів принципово різного побудови підрозділів (комплексні або спеціалізовані бригади, постійні або змінно-потокові лінії, ділянки технологічної, предметної або змішаної спеціалізації). При цьому слід визначити критерії організаційного, економічного і соціального розвитку колективів, оскільки при проектуванні структури виробництва повинні враховуватися класифікація працівників, умови їх праці, планування і управління виробництвом. Необхідно також вирішити питання, пов'язані з просторовим розташуванням транспортно-складських та інформаційних систем.
Виробничі підрозділи третього рівня (цех, виробництво) на базі бригад, ліній і ділянок формуються з урахуванням їх автономності, адаптивності і керованості. Розміри цих підрозділів визначаються ресурсно-інформаційної самостійністю. Просторово відокремлені виробництва (філії, дочірні компанії) мають велику автономність, а комплексно розташовані підрозділи тісно пов'язані один з одним через єдину виробничу інфраструктуру.
Методи організаційного проектування виробничої системи (ПС)
Методи організаційного проектування ПС з точки зору організації виробництва:
1. метод аналогій;
2. метод типового проектування;
3. програмно-цільовий метод;
4. метод моделювання.
(1) Метод аналогій полягає в класифікації структурних схем об'єктів проектування, виявленні серед них практично перевіреної прогресивної схеми та доопрацюванні її з урахуванням особливостей проектованого об'єкта. У деяких галузях використовуються типові структурні схеми підприємств, які беруться за основу при проектуванні. Іноді як аналогів застосовуються структурні схеми зарубіжних фірм. Таким чином, розробка організаційного проекту методом аналогій не вимагає великих витрат і скорочує час проектування.
(2) Типове проектування є більш прогресивним методом. ТП проводиться за окремими блоками системи (структурні одиниці, функціональні підрозділи, служби управління і т.д.). На підприємствах машинобудування є служби та підрозділи, що виконують стандартні однакові роботи. Такі підрозділи доцільно створювати за типовими проектами і єдиними нормативами (організація та управління ремонтом, інструментальним господарством тощо). Проте слід мати на увазі, що розвиток різних інженерних служб і забезпечують підрозділів залежить від спеціалізації підприємства і його виробничих одиниць, типу і масштабів виробництва, ступеня господарської та ресурсної самостійності, просторового планування підприємства та їх взаємовідносин з постачальниками і споживачами. У цьому випадку при проектуванні повинні бути враховані індивідуальні особливості.
Один з підходів типового проектування - модульний. Система розбивається на складові компоненти - модулі. Модуль виступає як типізуються елемент. Після виділення організаційних модулів для них розробляються проектні рішення, з яких потім компонується проект системи з типовими елементами у вигляді організаційних модулей. ТП скорочує трудомісткість і терміни проектних робіт приблизно на 30% в порівнянні з індивідуальним проектуванням.
(3) Програмно - цільовий метод застосовується при вирішенні разових, унікальних задач типу створення принципово нових зразків виробів і технологічних систем, рекомендується при індивідуальному проектуванні серійного і масового виробництва в машинобудуванні. Даний метод повинен бути покладений в основу організаційного проектування науково-технічних комплексів та інженерних центрів, які об'єднують представників науки й виробництва різних галузей і відомств. У рамках підприємства можливе формування програмно-цільових структур науково-технічних служб і дослідних виробництв.
Суть програмно - цільовий методики проектування системи полягає в строгому пов'язування за допомогою програм структури і пропорцій підрозділів-виконавців, що беруть участь у науково-технічній розробці, із загальними цілями і супідрядними підцілі організаційного проектування. Для цього складається дерево цілей, і по різних його гілкам призначаються спеціалізовані розробники. У залежності від характеру цілей і масштабу реалізації програми можливе різне співвідношення числа рівнів і числа підцілей на кожному рівні.
(4) Використання методу моделювання в організаційному проектуванні відкриває можливості для отримання багатоваріантних рішень. Найбільш прогресивним є імітаційне моделювання. Воно дозволяє врахувати в динаміці та взаємозалежності велике число організаційних чинників.
До основних видів імітаційного моделювання відносять: статистичну імітацію, системне динамічне моделювання, людино-машинні (діалогові) процедури, ділову гру.
Статистична імітація (СІ) включає оптимізаційні розрахунки, засновані на аналітичних моделях математичного програмування і теорії масового обслуговування. З її допомогою в даний час проектуються технологічні комплекси. СІ дозволяє проводити розрахунки гнучких виробничих систем, застосовується при вирішенні задач оптимізації календарного планування виробництва і розміщення технологічного обладнання.
За допомогою системної динамічної імітації (ДІ) можна відтворити взаємодія різних процесів в ході виробництва, зіставити варіанти організаційних рішень, визначити технічні, організаційні та економічні показники виробництва. ДІ дозволяє відтворити на ЕОМ довгостроковий розвиток підприємства шляхом програвання динамічних моделей інформаційного зв'язку потоків матеріалів, напівфабрикатів та готової продукції з потоками трудових ресурсів. Інтенсивність потоків, оцінюється темпами, характеризує накопичення, витрачання або запізнення у переміщенні виробничих ресурсів. За допомогою динамічної моделі можна оцінити сумарний ефект взаємодії великого числа елементарних контурів позитивної та негативної зворотнього зв'язку. Зазначені контури можуть виражатися у певних тенденціях зростання, зниження або виникнення коливань кінцевих результатів.
Імітація може бути здійснена у формі діалогу людини (експерта) і ЕОМ. Такий спосіб є найбільш перспективним для організаційного проектування завдяки з'єднанню аналітичного моделювання та імітації з досвідом проектувальника. Методичною базою таких процедур виступають експертні системи, що створюються на основі накопичених і упорядкованих знань колективів учених і фахівців. Застосування експертних систем особливо ефективно на початковій стадії макропроектірованіе, коли визначається структурно-функціональне побудова підприємства. Експерти, використовуючи якісні оцінки кінцевих результатів діяльності, задають характеристики організаційної структури, методів управління і форм організації виробництва.
Експертна система являє експерту вихідну інформацію, перераховує параметри проектів на імітаційних моделях і здійснює оперативні контакти з іншими експертами. Це дозволяє інтегрувати різні підсистеми САПР: конструкторське, технологічне і організаційне проектування.
Іншим методом імітації є ділова (або управлінська) гра, в якій беруть участь група людей і ЕОМ. Гра полягає у спрощеному відтворенні реальних організаційно-економічних процесів, наприклад, освоєння виробничих потужностей, перебудови структури управління, переходу на нові умови господарювання. Тому такий метод імітації більш доцільно застосовувати при вирішенні завдань вдосконалення організації виробництва або адаптації діючої організації до поточних змін, ніж при проектуванні нової організації.
Методи проектування організаційних структур з точки зору організації управління:
1. метод аналогій
2. експертно-аналітичний метод
3. метод структуризації цілей
4. метод організаційного моделювання
(1) Метод аналогій полягає в застосуванні організаційних форм і механізмів управління, які виправдали себе в організаціях зі схожими організаційними характеристиками (цілями, типом технології, специфікою організаційного оточення, розміром і т.п.), по відношенню до проектованої організації. До методу аналогій відносяться вироблення типових структур управління виробничо-господарських організацій та визначення меж і умов їх застосування.
Використання методу аналогій засноване на двох взаємодоповнюючих підходах:
Перший підхід - полягає у виявленні (для кожного типу виробничо-господарських організацій та різних галузей) характеру й тенденції зміни головних організаційних характеристик і відповідних їм організаційних форм і механізмів управління, які, виходячи з конкретного досвіду чи наукових обгрунтувань, ефективні для певного набору вихідних умов ;
Другий підхід - представляє типізацію найбільш загальних принципових рішень про характер і взаєминах ланок апарату управління та окремих посад в чітко визначених умовах роботи організацій даного типу в конкретних галузях, а також розробку окремих нормативних характеристик апарату управління для цих організацій і галузей.
Типізація рішень є засобом підвищення рівня організації управління виробництвом, спрямованим на стандартизацію та уніфікацію організаційних норм управління, прискорення впровадження найбільш раціональних, прогресивних форм. Типові організаційні рішення повинні бути, по-перше, варіантний, а не однозначними, по-друге, переглядаються і коректованими з регулярною періодичністю і, нарешті, допускають відхилення у випадках, коли умови роботи організації відрізняються від чітко сформульованих умов, для яких рекомендується відповідна типова форма організаційної структури управління.
(2) Експертно-аналітичний метод полягає в обстеженні і аналітичному вивченні організації, проведеними кваліфікованими фахівцями із залученням її керівників та інших працівників, з тим щоб виявити специфічні особливості, проблеми, «вузькі місця» у роботі апарату управління, а також виробити раціональні рекомендації щодо його формування або перебудови, виходячи з кількісних оцінок ефективності організаційної структури, раціональних принципів управління, висновків експертів, а також узагальнення та аналізу найбільш передових тенденцій у сфері організації управління. Даний метод, який є найбільш гнучким і всеохоплюючим, застосовується у поєднанні з методами аналогій і структуризації цілей і має різноманітні форми реалізації. У першу чергу до них відноситься здійснення діагностичного аналізу особливостей, проблем, «вузьких місць» у системі управління діючою виробничо-господарської організації або в організаціях, аналогічних новостворюваної, з тим щоб передбачити організаційне рішення виявлених проблем в розробляється структурі управління. Сюди ж відноситься і проведення експертних опитувань керівників і членів організації для виявлення та аналізу окремих характеристик побудови та функціонування апарату управління, обробка отриманих експертних оцінок статистико-математичними методами (рангової кореляції, факторного аналізу, обробки списків і т.п.).
До експертними методів варто віднести також розробку і застосування наукових принципів формування організаційних структур управління. Під ними розуміються засновані на передовому досвіді управління та наукових узагальненнях керівні правила, виконання яких спрямовує діяльність фахівців при виробленні рекомендацій щодо раціонального проектування та вдосконалення організаційних систем управління. Принципи формування організаційних структур управління є конкретизацією найбільш загальних принципів управління (наприклад, єдиноначальності або колективного керівництва, спеціалізації тощо). Прикладами сучасних принципів формування організаційних структур можуть бути такі, як «побудова організаційної структури, виходячи із цілей», «відділення стратегічних і координаційних функцій від оперативного управління», «поєднання функціонального і програмно-цільового управління» і цілий ряд інших.
Особливе місце серед експертних методів займає розробка графічних і табличних описів організаційних структур і процесів управління, що відбивають рекомендації щодо їх якнайкращої організації. До такого роду описів відносяться. Зокрема, маршрутна технологія виконання управлінських функцій або їх етапів, заснована на принципах наукової організації праці, а також на прогресивних методах і технічних засобах здійснення управлінських робіт і регламентує порядок їх виконання. Цьому передує розробка варантів організаційних рішень, спрямованих на усунення виявлених організаційних проблем, що відповідають науковим принципам і передового досвіду організації управління, а також необхідному рівню кількісно-якісних критеріїв оцінки ефективності організаційних структур. Як правило, при цьому здійснюється табличне представлення переваг і недоліків кожного з варіантів з метою їх подальшого обговорення та аналізу.
(3) Метод структуризації цілей передбачає вироблення системи цілей організації (включаючи їх кількісну та якісну формулювання) і подальший аналіз організаційних структур з точки зору їх відповідності системі цілей. При використанні даного методу виконуються наступні етапи:
1) етап - розробка системи («дерева») цілей, що представляє собою структурну основу для ув'язки всіх видів організаційної діяльності, виходячи з кінцевих результатів (незалежно від розподілу цих видів діяльності з організаційних підрозділам і програмно-цільовим підсистемам в організації);
2) етап - експертний аналіз пропонованих варіантів організаційної структури з точки зору організаційних забезпеченості досягнення кожної з цілей. Дотримання принципу однорідності цілей, встановлюються кожному підрозділу, визначення відносин керівництва, підпорядкування, кооперації підрозділів, виходячи з взаємозв'язків їх цілей, і т.п.
3) етап - складання карт прав і відповідальності за досягнення цілей як для окремих підрозділів, так і за комплексним міжфункціональних видами діяльності, де регламентується сфера відповідальності (продукція, ресурси, робоча сила, виробничі та управлінські процеси, інформація); конкретні результати, за досягнення яких встановлюється відповідальність; права, якими наділяється підрозділ для досягнення результатів (затвердження та подання на затвердження, узгодження, підтвердження, контроль).
(5) Метод організаційного моделювання являє собою розробку формалізованих математичних, графічних, машинних та інших відображень розподілу повноважень і відповідальності в організації, яка є базою для побудови, аналізу та оцінки різних варіантів організаційних структур по взаємозв'язку їх змінних. Можна назвати кілька основних типів організаційних моделей:
- Математично-кібернетичні моделі ієрархічних управлінських структур, що описують організаційні зв'язки і відносини у вигляді систем математичних рівнянь і нерівностей або ж за допомогою машинних імітаційних мов (прикладом можуть служити моделі багатоступінчастої оптимізації, моделі системної, «індустріальної» динаміки та ін);
- Графо - аналітичні моделі організаційних систем, що представляють собою мережеві, матричні і інші табличні та графічні відображення розподілу функцій, повноважень, відповідальності, організаційних зв'язків. Вони дають можливість аналізувати їх спрямованість, характер, причини виникнення, оцінювати різні варіанти угрупування взаємопов'язаних видів діяльності в однорідні підрозділи, «програвати» варіанти розподілу прав і відповідальності між різними рівнями керівництва і т.п. Прикладами можуть служити «метасхемние» опису матеріальних, інформаційних, грошових потоків спільно з управлінськими діями; матриці розподілу повноважень і відповідальності; органіграми процесів прийняття рішень; таблиці коефіцієнтів зв'язків між функціями виробництва і управління та ін;
- Натурні моделі організаційних структур і процесів, які полягають в оцінці їх функціонування в реальних організаційних умовах. До них відносяться організаційні експерименти - заздалегідь сплановані і контрольовані перебудови структур і процесів у реальних організаціях; лабораторні експерименти - штучно створювані ситуації прийняття рішень та організаційної поведінки, подібні з реальними організаційними умовами; управлінські ігри - дії практичних працівників (учасників гри), засновані на заздалегідь встановлених правилах з оцінкою їх поточних і довгострокових наслідків (у тому числі за допомогою ЕОМ).
- Математико-статистичні моделі залежностей між вихідними факторами організаційних систем і характеристиками організаційних структур. Вони побудовані на основі збору, аналізу та обробки емпіричних даних про організації, що функціонують у співставних умовах. Прикладами можуть служити регресивні моделі залежності чисельності ІТП і службовців від виробничо-технологічних характеристик організації; залежності показників спеціалізації, централізації, стандартизації управлінських робіт від типу організаційних завдань та інших характеристик і т.п.
Процес проектування організаційних структур управління повинен бути заснований на спільному використанні охарактеризованих вище методів. На стадії композиції та структуризації найбільше значення має метод структуризації цілей, експертно-аналітичний метод, а також виявлення та аналіз організаційних прототипів. Більш формалізовані методи повинні бути використані для поглибленого опрацювання організаційних форм і механізмів окремих підсистем на стадії регламентації. Для проектування організаційних структур нових організацій переважно формально-аналітичні методи і моделі, для вдосконалення діючих організацій - методи діагностичних обстежень та експертного вивчення організаційної системи, вибір методу вирішення тієї чи іншої організаційної проблеми залежить від її характеру, а також від можливостей для проведення відповідного дослідження, визначаються наявністю його методики, необхідної інформації, а також кваліфікацією розробників і термінами подання рекомендацій.