МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ ЕКОНОМІКО-ПРОМИСЛОВИЙ КОЛЕДЖ
Кафедра економіки і права
ОБЛІКОВІ ДОКУМЕНТИ І НАУКОВО-довідковий апарат архівів орагнізації
Курсова робота
з дисципліни «Архівознавство»
Виконала:
Студентка III курсу, гр. 646
Н.Ю. Нікітенко
Керівник:
Викладач ТЕПК
Н.В. Жульева
Томськ - 2006
Зміст
Введення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .3
Глава 1 Облікові документи архіву ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 4
Облік і забезпечення збереження документів Архівного Фонду Російської Федерації ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 5
Організація обліку документів Архівного Фонду Російської Федерації ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 6
Складання облікових документів в архіві ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... 7
Глава 2 Науково-довідковий апарат до документів архіву ... ... ... ... ... ... ... 10
Система науково-довідкового апарату до архівних документів ... ... .. 11
Глава 3 Класифікація архівної документації ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... 12
Розподіл справ у відповідності зі схемою класифікації ... .... ... .. 15
Вплив класифікації документів і справ у межах архівного фонду на складання архівної опису ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .15
Складання власне архівної опису справ ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... .16
Складання довідкового апарату до опису ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... 17
Глава 4 Архівні путівники ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... ... ... 19
Характеристика фондів у путівнику ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... .... ... .. 19
Довідковий апарат до путівника ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... .. 21
Глава 5 Огляди документів та інші архівні довідники ... ... ... ... ... ... 23
Характеристика документів в огляді ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... ... ... ... ... 23
Довідковий апарат до огляду ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... ... .... ... ... 24
Висновок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... 25
Список літератури ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... .. 26
Введення
Всі зберігаються в архіві документи (у тому числі непрофільні та не включені до опису) підлягають обліку.
Облік документів необхідний для:
забезпечення збереження і ведення контролю за їх наявністю;
для створення систем оперативного пошуку документів, у тому числі і з застосуванням персональних комп'ютерів;
для найбільш ефективного використання документів.
При наявності в архіві організації одного сховища має здійснюватися централізований облік документів. При існуванні двох і більше сховищ - по кожному сховищу.
Облік документів в архіві організацій базується на чітко відпрацьованої і виправдала себе системі, на принципах централізації і наступності. Це означає, що в діловодстві в архіві організацій, а потім у державних архівах застосовуються єдині форми одиниць обліку (справа) і єдині форми обліку (опис і ін)
В архіві організації облік ведуть відповідно до «Правил роботи відомчих архівів», М., 1986. Перш за все, враховують фонди (фонд) та одиниці зберігання (справи). Облікові документи архіву зберігають у спеціально виділеному приміщенні (або безпосередньо в сховище) в сейфі або металевій шафі.
«Основними правилами» передбачена група облікових документів. Основні облікові документи, обов'язкові для архіву організації:
книга обліку надходження та вибуття документів;
список фондів;
листи фондів;
опису справ.
Основними видами науково-довідкового апарату (НСА) до документів архіву організації є довідники по складу і змісту документів.
Довідники по складу і змісту документів архіву організації включають:
опису справ;
номенклатури справ;
картотеки;
історичні довідки.
Науково-довідковий апарат взаємопов'язаний з обліковими документами архіву і призначений також для більш оперативного пошуку та ефективного використання документів. Описи справ - це основна група довідників, на якій базується розробка інших (крім реєстраційно-контрольних картотек, складених на стадії діловодства).
Всі види науково-довідкового апарату пов'язані між собою пошуковими даними документів. Ці дані закріплені описами справ. До них відносяться номера фонду, опису, справи, аркушів справи.
Глава 1 Облікові документи архіву
До групи облікових документів відноситься також лист-засвідчувач справи і внутрішня опис.
У книзі обліку надходжень та вибуття документів роблять відмітки про кожному поточному надходження (вибуття) справ і змін у складі фондів в архіві.
Зміна обсягу справ можуть бути пов'язані, перш за все, з прийомом справ від структурних підрозділів.
Стандартна ситуація в архівах організації полягає в тому, що обсяги справ, що зберігаються в архіві будуть щорічно збільшуватися на певну кількість справ. До кількості справ постійного зберігання додається кількість справ з особового складу і справи з термінами зберігання понад 10 років.
Зміни обсягів справ у бік зменшення можуть бути пов'язані з планомірним знищенням справ із закінченим терміном зберігання, а також з передачею справ на державне зберігання або інший архів.
Відомості, що заносяться до книги обліку надходжень та вибуття документів, служать основою для складання листів фондів.
Облік надходження та вибуття документів в архіві, що зберігає один фонд, ведуть по аркушу фонду.
Список фондів служить для сумарного обліку фондів і присвоєння їм номерів. Його ведуть, якщо архів зберігає два або більше фондів.
Описи справ служать для поедінічного та сумарного обліку справ, одночасно виконуючи ряд функцій. Поедінічний облік ведуть, закріплюючи за кожною справою в опису самостійного номери.
Підсумки сумарного обліку відображають у підсумковій записи до опису. Будь-яка зміна обсягу справ в описі в результаті надходження, переформування, вибуття справу відображають у новій підсумковій записи з обов'язковим посиланням на документ, в якому зафіксовані ті чи інші зміни у складі справ. Потім складають нову підсумкову запис.
Наприклад:
Справи № 18, 20, 41 вибули на підставі акту про виділення до знищення справ від 26.08.98 № 3.
В описі в графі «Примітка» напроти кожного вибулого справи пишуть або проставляють штамп «вибуває».
Описи структурних підрозділів, за якими справи передавалися до архіву, служать обліковими документами переданих справ до тих пір, поки справи не будуть враховані в річних розділах описів справ тимчасового зберігання.
Лист фонду, існує для фіксації змін у назві фонду, обліку і нумерації описів справ з особового складу та описів справ тимчасового зберігання.
Лист фонду, існує для фіксації змін у назві фонду, обліку і нумерації описів справ фонду, обліку документів, які відображають зміни у складі та обсягу фонду. За листу фонду ведуть облік надходження та вибуття документів в архіві, якщо архів зберігає один фонд.
Лист фонду є основним обліковим документом, в якому записують всю інформацію про склад і обсяг справ, кількість і номери облікових документів на них.
У графі «Назва фонду» вказують у хронологічній послідовності всі назви і підвідомчість організації фондоутворювача з моменту виникнення незалежно від наявності документів за цей період. Далі всі зміни в назвах та підвідомчості вносять у міру надходження документів до архіву.
Відомості про надходження або вибуття справ вписують в лист фонду тільки на підставі тих чи інших документів,
Документи, що повідомляють про надходження або вибуття справ:
1. опису справ структурних підрозділів;
2. опису справ постійного зберігання;
3. опису справ з особового складу;
4. опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання;
5. акти прийому-передачі справ до державного архіву;
6. акта про виділення справ до знищення;
7. акта про невиявлення справ, шляхи пошуку яких вичерпані;
8. акта про невиправному пошкодженні справ;
9. акта перевірки наявності та стану справ.
Лист фонду перескладалися в тому випадку, якщо він невиправно пошкоджений. Старий лист зберігають і поміщають у справу фонду. На старому та новому аркушах роблять позначку "Лист пересоставлен" з датою пересоставления (у правому верхньому куті).
Лист фонду може мати лист-продовження, у правому верхньому куті якого пишуть "продовження фонду №, лист 2" і т.д. Листи зберігають у порядку їх номерів у папці з клапанами (не підшиваючи).
Архів будь-якої організації на кожен фонд повинен мати справа фонду.
У справу фонду поміщають:
1. історичну довідку;
2. старі листи фонду;
3. акти передачі або прийому справ в архів;
4. акти про виділення документів і справ до знищення;
5. акти про невиправних пошкодженнях справ;
6. акти про проведення перевірок наявності справ;
7. методичні посібники з обробки справ фонду та ін
Документи у справі фонду розташовують у хронологічній послідовності. Листи документів нумерують.
Акти, що фіксують зміни у складі та обсязі фонду, поміщають у справу фонду тільки після внесення змін в усі облікові документи архіву.
Облік і забезпечення збереження документів архівного фонду Російської Федерації
Архівіст як зберігач фондів повинен знати ввірене йому документальне багатство з точністю до кожної справи. Товариству ж в цілому необхідно знати, скільки цінних джерел зберігається в його архівах.
Під урахуванням архівних документів розуміється встановлення їх кількості, відображення цієї кількості в облікових документах архівів та архівних органів. Таким чином, облік складається з наступних етапів:
підрахунку кількості документів в архіві;
реєстрація відомостей про кількість документів у «внутрішніх» облікових документах архіву;
заповнення на їх основі документів централізованого державного обліку, які представляються до органів управління архівною справою суб'єктів федерації;
складання в органах управління архівною справою зведених документів централізованого державного обліку та подання їх у Росархів.
Централізований державний облік документів - це система обліку, заснована на зосередженні в органах управління архівною справою відомостей про кількість архівних документів.
Науковий облік документів здійснюється, виходячи з таких принципів:
централізації обліку - регламентація взаємодії Федеральної архівної служби з установами, створюють і зберігають документи державної частини АФ РФ, і власниками документів недержавної частини АФ РФ;
уніфікації обліку - наступність обліку архівних документів на всіх етапах роботи з ними (єдність облікових документів);
динамічності обліку - будь-який рух документів архіву (надходження, вибуття, опис) повинно бути своєчасно налагоджено в облікових формах;
повноти та достовірності державного обліку - документи, давно знищені, а також такі, які, нібито, надійшли на комплектування, не повинні значитися зберігаються.
Цифри облікових форм повинні відображати реальну кількість документів в архіві, інакше буде спотворена вся статистична картина галузі.
Одиницею обліку Архівного фонду РФ називається одиниця вимірювання кількості документів.
Одиницями обліку Архівного фонду РФ є:
архівний фонд (а також прирівняна до нього архівна колекція);
одиниця зберігання;
окремий відособлений документ.
Наприклад: обсяг документів ЦДАДА (РГАДА) на 1989р. Складає 1383 фонду та 3333104 одиниці зберігання.
Організація обліку документів Архівного Фонду Російської Федерації
Державному обліку підлягають такі документи:
державних архівів (федеральних, центральних, крайових, обласних, міських, районних);
державних музеїв та бібліотек;
наукових і науково-галузевих архівів Російської академії наук, а також інших відомств;
структурних підрозділів організацій, що зберігають документи (відомчих архівів);
недержавних архівів юридичних і фізичних осіб, віднесених до складу архівного фонду РФ на основі угоди з Федеральною архівною службою.
Сучасні правила обліку базуються на Регламенті державного обліку документів архівного фонду РФ, зареєстрованому Міністерством юстиції 8 липня 1997 Регламент встановив вимоги про порядок і терміни подання облікових відомостей установ системи Росархіву та організацій, що є джерелами комплектування державних і муніципальних архівів, а також недержавних організацій, зберігають документи Архівного фонду РФ.
Практично організація обліку представляє собою виснажливий процес складання і ведення облікових документів. У деяких недосвідчених фахівців при першому знайомстві з великою кількістю облікових показників виникає «учетофобія» - професійне «захворювання» архівістів.
Під обліковим документом розуміється документ встановленої форми, що фіксує надходження, вибуття, кількість, склад і стан архівних документів в одиницях обліку.
Усі облікові документи поділяються на внутрішні та централізованого державного обліку і розрізняються по складу в недержавних, державних, відомчих архівах, архівах РАН, галузевих фондах органах управління архівною справою суб'єктів РФ і Росархіву.
1.3 Складання облікових документів в архіві
Внутрішні облікові документи. Ці документи є основою для всіх зведених форм: якщо первинні форми складені недбало, неточні або просто загублені за якийсь період, то ніякої зведеної статистики отримати не вдасться.
До внутрішніх обліковими документами належать: книга надходжень, список фондів, лист фонду, архівна опис, справа фонду. Крім того, при необхідності і в залежності від складу документів можуть також вестися окремі описи страхового фонду, реєстри описів, картки та книги обліку руху фондів, книги обліку документів, що передаються в інші архіви, книги обліку фондів і справ, виділених до знищення, паспорти фондів та ін полістний облік документів здійснюється на основі внутрішніх описів та листа-завірителя справи.
Книга надходжень призначена для первинного обліку надходять в архів документів. З її допомогою можна дізнатися, звідки, коли, в якому стані, і в якій кількості отримані документи для архіву. Можна встановити надходження до архіву фондів і справ за будь-який період часу. Книга надходжень допомагає правильно розкрити динаміку зростання архівних фондів за певний відрізок часу.
До книги надходжень у хронологічній послідовності заносяться всі надходження незалежно від того, є надходження первинним або вторинним. При веденні книги необхідно звернути увагу на наступні моменти: стадчік-фондодержателя може не збігатися з фондообразователем, в такому випадку слід вказати їх обох.
Необхідно охарактеризувати склад і стан документів, а також роки.
Якщо надійшло розсип, то необхідно її зважити.
Склад документів вказується на підставі здавальної опису, а якщо її немає, то на підставі хоча б приблизного знайомства з документами надходження.
Список фондів являє собою перелік найменувань архівних фондів у порядку їх номерів, які вони отримують у міру їх надходження.
Вказується офіційно прийнята назва установи-фондоутворювача і офіційно прийняте скорочене назва.
Якщо назва фондоутворювача змінювалося, то вказується його останнє найменування. Головна мета списків фондів - закріпити за кожним фондом свій унікальний номер. Номер присвоюється фонду один раз, як ім'я людини, але на відміну від людського його не можна змінити.
При вибутті фонду з архіву «звільнився» номер не може бути присвоєний іншому фонду, оскільки колишній номер міг увійти в науковий обіг.
Лист фонду включає відомості про назву з усіма його перейменуванням та номер архівного фонду, кількості, хронологічних межах і складі документів фонду та наявності описів.
Лист фонду розкриває і динаміку змін складу та стану фонду. Це здійснюється на основі записів про надходження та вибуття документів.
Лист фонду складається з трьох основних розділів:
відомості про перейменування фондоутворювача;
відомості про місцезнаходження фонду та його номер;
відомості про рух (надходження та вибуття) документів фонду.
Відомості про рух документів надаються окремо для описаних і неописаних документів (розсипи).
При обліку розсипи може бути зазначено кількість справ, документів або листів; при обліку описаних матеріалів - тільки кількість одиниць зберігання.
За листу фонду присвоюється номер кожної опису. Якщо матеріали будь-якої опису вибувають з архіву, то її номер не присвоюється інший опису.
Архівна опис є обліковим довідником, на основі якого ведеться поедінічний і сумарний облік (шляхом додавання даних підсумкових записів всіх описів фонду).
Справа фонду - комплекс документів, що відображають історію архівного фонду.
У справу фонду включається історична довідка про фондоутворювача; схема систематизації справ фонду, робоча інструкція з обробки фонду; акти про прийом документів; акти про виділення документів до знищення; акти перевірки наявності і стану документів, акти про несправний пошкодженні документів; копії характеристик фонду, складені для путівника; довідка про використання матеріалів фонду та ін
Таким чином, зі справи фонду можна отримати такі відомості:
про дату створення установи;
підпорядкованості;
реорганізації;
умовах зберігання матеріалів;
видів науково-технічної обробки матеріалів.
Кожній справі фонду присвоюється номер фонду і його назва. Справи фондів зберігаються у порядку їх номерів.
Документи про надходження та вибуття матеріалів фонду, про перейменування фондоутворювача і про зміну в науково-довідковому апараті фонду включається в справу тільки після фіксації цих змін у списку фондів, в описах, реєстрі описів.
Всі документи, що знаходяться у справі фонду, повинні бути підшиті та пронумеровані; на них складається внутрішня опис.
Документи централізованого державного обліку. Документи централізованого державного обліку складаються на основі підсумовування даних, витягнутих з документів внутрішнього обліку.
Основним документом централізованого обліку в державному архіві та архіві установи є паспорт архіву організації, який залишається архівами установ в залежності від складу документів. У нього включається дані про умови зберігання документів, кількості одиниць зберігання документів, кількості одиниць зберігання та забезпеченості кадрами відомчого архіву на 1 грудня кожного року.
Паспорт державного архіву на 1 січня кожного року містить значно більшу кількість показників і складається з наступних розділів, які показують його склад і обсяг:
архівні матеріали;
страховий фонд копій;
науково-довідковий апарат;
умови зберігання документів.
Картка фонду служить основою для створення фондового каталогу суб'єкта Федерації і Центрального фондового каталогу Федеральної архівної служби. Вона містить зведені дані з аркуша фонду.
Картки фонду складаються тільки в державних архівах і архівах галузевих фондів вони не складаються.
Відомості про зміну в складі та обсязі фондів складаються в державних архівах на 1 січня кожного року. Вони містять дані про надійшли і вибули за кожному фонду архіву одиницях зберігання документів за рік і призначені для внесення змін до картки фондів фондових каталогів суб'єктів Федерації і Росархів.
У державному архіві на основі надійшли паспортів архівів організацій складаються відомості про стан зберігання документів організацій - джерел комплектування на 1 грудня кожного року. Вони включають дані про кількість джерел комплектування:
всього за профілем архіву;
недержавних організацій;
державних організацій;
а також про наявність в архівах установ номенклатур справ, інструкцій з діловодства, приміщень і штатів.
Рух документів централізованого обліку в державних архівах, музеях і бібліотеках, в архівах установ та галузевих фондів, архівів системи Російської академії наук, а також документів недержавної частини Архівного фонду Російської Федерації послідовно представлено в графічному варіанті
Глава 2 Науково-довідковий апарат до документів архіву
Картотека - довідник, який містить відомості про зміст документів на картках. Картки розташовують у картотеках в залежності від потреб організації в інформації. Як показує практика роботи архівів організацій, найбільш уживаною є інформація з утримання організаційно-розпорядчих документів (наказів по основній діяльності, протоколів, договорів, угод, листів і т.д.).
У залежності від завдань з використання документів можуть створюватися предметні та предметно-тематичні картотеки.
У предметної картотеці картки групують за алфавітом понять (наприклад, для наказів - за алфавітом найменувань ділянок діяльності: акціонування, виробництво, збут, охорона праці; для листів - за алфавітом найменувань організацій-кореспондентів і т.п.)
Доцільним є створення картотек з особового складу для пошуку відомостей про трудовий стаж, заробітну плату та інших даних соціально-правового характеру.
Картки повинні містити прізвище, ім'я, по батькові працівника організації та пошукові дані (номер фонду, опису, справи і аркушів) документів, в яких є відомості про нього. Картки систематизують за прізвищами в порядку алфавіту в межах однакових прізвищ за абеткою імен і по батькові.
При створенні та застосуванні автоматизованих систем пошуку документів і справ в архівах організацій, традиційні правила реєстрації та обліку документів і справ, як на стадії діловодства, так і в архіві, повинні бути використані при розробці програм для ЕОМ.
Така наступність полегшить перехід роботи в архівознавства на новий технічний рівень.
Особливе місце серед архівних довідників займає історична довідка. Довідку складають при першому надходженні документів фонду до архіву організації. У подальшому після закінчення 5-7 років доцільно складати додаток до історичної довідки.
Історичну довідку складає і підписує завідувач архівом. В організаціях з невеликим обсягом справ, що утворюються за рік, історичну довідку можна замінити передмовою до опису справ постійного зберігання.
Історична довідка складається з трьох розділів:
історії фондоутворювача;
історії фонду;
характеристики документів фонду.
Перший розділ - історія фондоутворювача, (у хронологічній послідовності) містить такі відомості:
дати, номери та заголовки розпорядчих документів про створення, перетвореннях та ліквідації організації;
крайні дати діяльності організації;
зміни у назві та діяльності організації;
завдання і функції організації та їх зміни;
масштаб діяльності організації та її місце в системі державного апарату, галузі;
структура організації та її зміни (із зазначенням дат).
Другий розділ-історія фонду, містить такі відомості:
Кількість справ у фонді та крайні дати справ фонду;
склад документів фонду та крайні дати кожної групи;
час надходження фонду в архів організації;
ступінь збереження документів;
зміни у складі та обсязі документів фонду;
вказівку (якщо організація передає документи на державне зберігання) дати і місця передачі справ на державне зберігання (найменування державного архіву; № фонду, присвоєний державним архівом, посилання на акт прийому-передачі справ, його дату і номер).
Третій розділ-характеристика документів фонду, містить перерахування видів науково-довідкового апарату до фонду.
У третьому розділі-характеристиці документів фонду, перераховують:
1. основні види документів;
2. вказують на особливості документування в даній організації;
3. дають загальні відомості про використання документів (основний зміст і кількість довідок соціально-правового характеру, підбору та видачі документів в структурні підрозділи, і т. п.
Довідку друкують на загальному бланку організації в 4-х примірниках (3 примірники призначені для державного архіву і передаються разом з описами при прийомі-передачі справ.
2.1 Система науково-довідкового апарату до архівних документів
Система науково-довідкового апарату до архівних документів архіву - це комплекс взаємопов'язаних і взаємодоповнюючих архівних довідників про склад і зміст архівних документів, що створюються на єдиній методичній основі для пошуку архівних документів і архівної інформації з метою ефективного використання.
Глава 3 Класифікація архівної документації
Проблема класифікації архівної документної інформації - це стрижнева проблема сучасної організації архівної інформаційного простору. Тому в даний час ведеться робота зі створення галузевого класифікатора архівної документної інформації.
Робота зі створення науково-довідкового апарату до архівних документів представляє вид наукової праці, спрямований на забезпечення організацій та осіб необхідної документної інформацією. Документний інформація - це відомості, різні дані, що містяться в документі.
У практиці інформаційної роботи архівні документи, що є першоджерелами відомостей про предмети об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини, отримали назву носіїв первинної документної інформації.
Різні повідомлення про документи, що складаються з описів, спеціальних шифрів і кодів, називаються інформацією про інформацію, або вторинної документної інформацією.
Архівні довідники, що містять вторинну документную інформацію, і самі документи, що несуть первинну документную інформацію, в сукупності становлять архівну інформаційне середовище.
Всі архівні довідники, що описують документную інформацію, діляться на обов'язкові та додаткові.
Обов'язкові довідники існують у всіх державних архівах. До них відносяться архівні описи та архівні каталоги, огляди документів та інші архівні довідники.
Додаткові довідники створюються з урахуванням специфіки документів архіву, а також складаються історично (що надійшли на постійне зберігання діловодні картотеки, картотеки та переліки документів, виявлених для публікації). До додаткових довідників відносяться покажчики, огляди, тематичні переліки, анотовані каталоги.
Принципи побудови системи НСА. Основними принципами побудови системи НСА є:
взаємозв'язок і взаємодоповнюваність інформації різних довідників, що описують первинну ретроспективну документную інформацію на різних рівнях;
неповторяемость і недублірованность інформації різних видів довідників;
наступність НСА відомчих, державних і муніципальних архівів.
Плеве два принципи необхідно дотримуватися для того, щоб зробити пошук більш ефективним і уникати витрат праці архівіста на дублювання інформації.
Якщо опис і каталогізація фонду проведені у відповідності з принципом взаємозв'язку та взаємодоповнюваності інформації, дослідник, ознайомившись з описом фонду і виписавши з неї номери одиниць зберігання по цікавить його темі, звертається потім до відповідного розділу каталогу для більш поглибленого пошуку. У каталозі він знаходить не тільки назви одиниць зберігання, а й заголовки документів і більш докладну інформацію з вказівкою на листи одиниці зберігання, на яких цю інформацію можна знайти.
Третій принцип дуже важливий для організації пошукової роботи. Він означає, що до створення всіх типів довідників у відомчих, державних і муніципальних архівах застосовуються єдині вимоги і єдині методи. Так, описи справ складають ще в діловодстві установ під контролем відомчого архіву. Зведені описи (річні розділи) описів справ постійного зберігання відомчого архіву обов'язково затверджуються ЕПК державного архіву і зберігаються в державному архіві як контрольні екземпляри до передачі справ на постійне зберігання. Такий же контроль повинен здійснюватися за складом відомчих картотек та інших довідників. Всі елементи опису, всі допоміжні елементи довідкового апарату до опису повинні знаходитися в суворій відповідності з основними правилами роботи відомчих і державних архівів.
Структура системи НСА. Система НСА структурного підрозділу на вертикальний та горизонтальний рівні. Горизонтальний рівень системи заснований на функціональному відмінності довідників. По функціях довідники системи НСА поділяються:
на довідники з обліку;
довідники з розкриття змісту документів (інформаційно-пошукові системи).
Вертикальний рівень системи заснований на ієрархії класів довідників до наступних комплексам архівних документів:
АФ РФ в цілому;
мережі архівів;
архіву;
фонду;
справі або окремим документом.
Згідно з таким поділом можна назвати найбільш поширені довідники та довідкові комплекси до архівних документів.
1. АФ РФ:
Центральний фондовий каталог Росархіву і розробляється раніше на його основі автоматизована система НТІ.
2. Група архівів окремого регіону:
фондової каталог суб'єкта РФ чи муніципального освіти.
3. Архів:
путівник або короткий довідник;
книга надходжень;
список фондів;
листи фондів;
опису;
каталоги;
тематичні огляди;
покажчики;
паспорт архіву;
4. Фонд:
лист фонду;
опис;
огляд фонду;
каталоги;
покажчики;
5. Окрема справа або окремий документ:
тематичні путівники;
каталоги;
покажчики;
огляди фондові та вказівні;
внутрішній опис справи;
анотація;
заверительная напис.
У практичній роботі всі довідники в результаті їх класифікації за рівнями документів отримали назви:
міжархівних (на рівні АФ РФ і його частини); внутріархівние і межфондовий (на рівні фондів або їх частин);
внутірфондовие (на рівні фонду або його частини).
Докладний перелік довідкового апарату кожного федерального архіву Росії з зазначеним групам (внутріархівной, межфондовой, внутріфондовой довідники) дається в довіднику «Федеральні архіви Росії та їх науково-довідковий апарат», опубліковане в 1994 році.
Перспективи розвитку СНСА. Розробка перспектив подальшого оптимального розвитку системи НСА, спираючись на рішення наступних основних проблем.
Оптимізація системи НСА АФ РФ в цілому як підсистеми загальнодержавній системі науково-технічної інформації (НТІ).
Оптимізація окремих підсистем і елементів системи НСА АФ РФ на різних рівнях організації документів: архів - фонду - справа - документ - це рівні "входу" в систему НСА; а також оптимізація системи НСА кожного архіву.
Всебічне забезпечення наступності НСА державних архівів та архівів установ.
Подальше вдосконалення методики створення окремих типів довідників з урахуванням їх взаємодії і взаємодоповнюваності в системі НСА архіву.
Система НСА повинна будуватися на основі єдності методів обліку та опису документів на єдиному нормативно-методичному забезпеченні, що визначає такі вимоги, пропоновані до них:
задовольнять усі потреби суспільства в ретроспективній інформації по мірі виникнення і надходження запитів у архіві;
орієнтуватися в основному на тематичний пошук інформації;
бути універсальною, тобто охоплювати всю сукупність документів АФ РФ (текстових, КФФД, технічних та ін), незалежно від способу закріплення інформації;
мати єдину методику складання всіх типів та видів довідників;
відрізнятися взаємозв'язком, взаємодоповнюваністю довідників;
розвиватися з урахуванням подальших перспектив застосування новітніх досягнень науки і техніки, тобто автоматизованого введення і пошуку інформації.
Виходячи з цих вимог, основу системи НСА має складати «подвійне єдність»: єдність організації документів, що досягається єдністю науково-методичних основ класифікації документів (єдина система НСА закріплює організацію документів та їх облік за одиницями зберігання, фондом, комплексом фонду, архівом);
Єдність опису документів, що досягається єдністю методики складання довідника.
В даний час створення і удосконалення НСА у кожному архіві відбувається диференційовано. Це означає, що архівісти по різному - підходять до створення і удосконалення довідників фондів різної інформативності.
Залежності від інформативності архівні фонди поділяють на 3 категорії. Під категорією архівного фонду при цьому розуміють різну ступінь інформативності матеріалів цього фонду. Так, до значимих, багато аспектним за змістом і великим фондам, до яких часто звертаються слідчі, створюються складні, високоякісні види архівних довідників, що відрізняються глибинної і деталізацією відомостей про зміст документа. Такі довідники створюються фондом I категорії.
Більш спрощеної НСА створюється до фондів II і III категорії.
3.1 Розподіл справ у відповідності зі схемою класифікації
Може проводитися двома способами: безпосередньої угрупованні та розташування справ у відповідності зі схемою класифікації або картковим способом.
При безпосередній угрупованню справи фізично групуються за розділами і іншим, більш дрібним розподілам у схемі і послідовно розташовуються з урахуванням зазначеного у схемі порядку.
При картковому способі групуються не самі справи, а картки з описаними на них справами. Картки для опису розташовуються в передбаченій схемою класифікації послідовності і нумеруються в порядку валової нумерації. Після цього проводиться вже остаточна угруповання справ фонду.
Картковий спосіб класифікації документів найбільш зручний у тих випадках, коли архівний фонд великий за обсягом і складний за складом. Крім того, цей спосіб забезпечує велику схоронність документів, так як не вимагає багаторазового переміщення одиниць зберігання за групами, підгрупами, а також економить робочий час.
3.2 Вплив класифікації документів і справ у межах архівного фонду на складання архівної опису
Будується відповідно до класифікації справ архівного фонду
Тому перш ніж перейти до складання опису розглянемо організацію роботи з класифікації справ у межах архівного фонду, яка складається з двох етапів:
розробки схеми класифікації справ фонду;
розподілу справ у відповідності зі схемою класифікації.
Розробка схеми класифікації справ фондів є важливим кроком для практичного здійснення наукової організації документів державних архівів. Крім того, класифікаційна схема - це основа структури опису.
Схема класифікації (організації) справ архівного фонду є систематизований список найменувань структурних підрозділів установи - фондоутворювача, його функцій або питань і напрямків його діяльності. Класифікаційна схема є підставою для організації архівного фонду, для розподілу справ фонду за групами, що відображає найбільш характерні сторони діяльності фондоутворювача, його функції або структуру, що і закріплюється описом.
Розподіл справ у відповідності зі схемою класифікації може проводитися двома способами: безпосередньої угруповання і розташування справ у відповідності зі схемою класифікації або картковим способом.
При безпосередній угрупованню справи фізично групуються за розділами і іншим, більш дрібним розподілам у схемі і послідовно розташовуються з урахуванням зазначеного у схемі порядку.
При картковому способі групуються не самі справи, а картки з описаними на них справами. Картки для опису розташовуються в передбаченій схемою класифікації послідовності і нумеруються в порядку валової нумерації. Після цього проводиться вже остаточна угруповання справ фонду.
Картковий спосіб класифікації документів найбільш зручний у тих випадках, коли архівний фонд великий за обсягом, і складний по складу. Крім того, цей спосіб забезпечує велику схоронність документів, так як не вимагає багаторазового переміщення одиниць зберігання за групами, підгрупами, а також економить робочий час.
3.3 Складання власне архівної опису справ
Після проведення класифікації справ (або карток) фонду відповідно до розробленої для конкретного фонду класифікаційної схемою складається архівна опис. У залежності від схеми класифікації, обсягу та завершеності комплектування фонду (або будь-якого іншого комплексу документів) можуть бути складені одна або кілька описів. Окрема самостійна опис може бути складена:
на всі справи фонду, якщо установа припинило своє існування;
справи всіх років однієї структурної частини, якщо вона припинила своє існування;
справи за один рік або кілька років діяльності установи - фондоутворювача, а також однієї або кількох функціональних, предметно-тематичних (матеріали з особового складу, науково-технічна документація, фотоальбоми, творчі документи і т.д.) і інших частин;
всі справи об'єднаного фонду або кожного, що входить в об'єднаний фонд установи.
Слід пам'ятати, що кількість справ, внесених в одну опис, не повинно перевищувати найбільшого чотиризначного числа (тобто 9999).
Як вже зазначалося, опис відображає систему організації документів фонду та закріплює класифікацію справ усередині фонду шляхом надання справі порядкового номера. В описі виділяються розділи, підрозділи та більш дрібні ділення у відповідність зі схемою класифікації справ фонду.
Опис документів (основна інформаційна частина) складається з описових статей. Описова стаття опису являє собою сукупність відомостей про одиниці зберігання і складається з наступних елементів:
порядкового номера;
діловодного індексу (номера справи за номенклатурою або старого інвентарного номера);
заголовка справи і в ряді випадків анотації документа;
крайніх дат документів у справі (число, місяць, рік);
кількості аркушів у справі;
приміток.
Кожному з елементів статті, що виконує певну функцію, відповідає своя графа в аркуші опису
Графа 1 - «Порядковий номер» - відображає облікову функцію опису, закріплює послідовність розташування справ у фонді.
Присвоєний в порядку валової нумерації номер останньої статті вказує на кількість одиниць зберігання, включених в опис.
При зміні кількісного складу справ опису робиться відповідний запис у кінці опису («Підсумкові записи»).
Графа 2 - «діловодний номер» - це «рідною» для справи номер, присвоєний в діловодстві.
Графа 3 - «Заголовок справи» - відображає інформаційну функцію опису, розкриваючи склад і зміст документів кожної справи.
У заголовку не повинно бути ніяких скорочень, тільки загальноприйняті або передбачені в списку скорочень, складеному держархівом. Найменування установ, організацій і підприємств (авторів, кореспондентів) дається при першому їх згадці повністю, а в дужках - загальноприйняте скорочення. У цю ж графу опису з нового рядка після основного заголовка заноситься анотація документів. Текст анотації розташовується на відстані двох сантиметрів від лівого краю графи.
Графа 4 - «Крайні дати» - розкриває дати початку і закінчення справи. Найменування місяця, як правило, пишеться прописом. При позначенні дати спочатку вказується число, потім місяць і рік. Якщо крайні дати включають 2 роки, то -4 рядка.
Останній рядок дати повинна збігатися з останнім рядком заголовка.
Графа 5 - «Кількість листів» - дає уявлення про обсяг одиниці зберігання. Зазвичай листи нумеруються у правому верхньому кутку.
3.4 Складання довідкового апарату до опису
Довідковий апарат до опису виконує дві функції: по-перше, прискорює пошук відомостей по власне опису і, по-друге, надає додаткову інформацію про фонд.
Склад довідкового апарату до опису включає:
титульний лист;
зміст;
передмову;
список скорочень;
покажчики.
Це основні елементи довідкового апарату, але опис може містити і додаткові елементи - перевідні таблиці, бібліографію, термінологічний словник.
Титульний аркуш містить відомості, що розкривають повна назва державного архіву, де зберігаються документи фонду; повна назва фонду з перерахуванням всіх перейменувань, якщо вони були, і скорочене найменування (у круглих дужках); номер фонду, номер опису, назва опису (найменування структурної частини або роки, за які справи включені в опис).
У змісті (змісті) розділів опису та довідкового апарату до неї перераховуються передмова, список скорочень, назви всіх розділів, включених в опис, покажчики, перевідні таблиці шифрів. Проти кожної назви ставляться номери відповідних листів опису.
Передмова - один з найважливіших елементів довідкового апарату. Якщо фондоутворювача - установа, то в передмові необхідно коротко висвітлити його історію:
історичні умови, історичну обстановку, в якій виникло і діяло установа - фондоутворювача;
дату утворення і підпорядкованість установи - фондоутворювача;
функції, масштаб діяльності, структуру установи-фондоутворювача та їх зміни;
організацію системи діловодства;
дати і причини ліквідації або реорганізації установи - фондоутворювача.
Далі в передмові дається історія фонду, тобто коли і за яких обставин фонд опинився в архіві, його склад, зміст, обсяг документів; висвітлюється робота з документами після надходження фонду в архів (особливості опису, експертиза цінності, систематизація документів у фонді).
У заключній частині передмови розкривається склад довідкового апарату до опису, основи його побудови і вказівки про порядок користування ним.
Список скорочень являє собою алфавітний перелік зустрічаються в опису скорочено написаних слів. Список супроводжується повним найменуванням скорочених слів. Скорочення запроваджуються з метою економії місця для вживані слова в тексті опису, а також для розкриття абревіатур у складі довідкового апарату та досягнення однаковості в передачі змісту документів.
Загальноприйняті скорочення, що не потребують спеціальних роз'яснень (тобто, тощо, пр. і ін); позначають назву мір ваги, часу, простору, пов'язані з цифр або яких-небудь найменувань і не викликає двоякого тлумачення (кг, хв, см, м), а також увійшли до розмовну і письмову мову скорочення слів, подібно таким, як ревком, профком, до списку скорочень не включаються.
Покажчики до опису представляють собою перелік предметних понять, що зустрічаються в описі, з необхідними поясненнями і посилальними даними. Завдання покажчиків - прискорити і полегшити тяжку працю користувача по роботі з вашої описом. Покажчики по виду можуть бути предметними (загальними та спеціальними), іменними, географічними (як різновиду предметних), хронологічними та ін Можливі комбіновані покажчики при незначній кількості особистих імен, географічних назв і предметів.
За формою покажчики можуть бути глухими і анотованими (короткими або повними).
До підготовленої архівної опису обов'язково повинна бути складена заверительная напис на окремому аркуші - засвідчувач. У заверительной написи вказується кількість аркушів в опису. Листи власне опису та довідкового апарату до неї пронумеровуються у валовому порядку. Засвідчувальний напис підписується укладачем опису, наприклад:
У опис внесено 24 (двадцять чотири) справи з № 1 по № 24
Составітель_____________________
Дата - 00.00.00
Глава 4 Архівні путівники
Керівництво - архівний довідник, що містить короткі відомості про документи одного або кількох архівів. Видами путівника є: путівник по архівах, путівник по фондах архіву (ів), короткий довідник по фондах архіву (ів), тематичний путівник по фондах архіву (ів).
Путівник по архівах (архіву) - вид путівника по фондах архівів, що містить систематизований перелік архівів з характеристикою зберігаються в них документів. Він може включати інформацію про всі архівних установах, музеях, бібліотеках та інших архівосховищах, що здійснюють постійне зберігання документів АФ РФ, окремих суб'єктів Російської Федерації або її регіонів. Об'єктом опису в путівнику по архівах виступає архів чи будь-яке з перерахованих вище сховищ документів АФ РФ.
Характеристика архіву в путівнику по архівах складається: з назви архіву (повного або скороченого), адреси архіву (повні адресні дані), кількості фондів на паперовій основі, обсягу фондів на паперовій основі, крайніх дат документів на паперовій основі, історичної довідки, анотації. Вона може містити список виданих довідників. При наявності в архіві кінофотофонодокументів і науково-технічної документації (НТД) вказується їх обсяг і крайні дати.
Путівник по фондах архіву - вид архівного довідника, що містять короткі характеристики або короткі відомості про архівні фонди (колекціях, комплексах) в систематизованому порядку і призначеного для загального ознайомлення зі складом і змістом фондів архіву.
Тематичний путівник по фондах архіву (ів) - вид путівника по фондах архіву (ів), що характеризує ту частину документів цих фондів архіву (ів), в якій міститься інформація оп темі (тем), і в якому зазначено найменування або номери архівних фондів.
Путівник, короткий довідник і тематичний путівник можуть створюватися по фондах всіх або декількох архівів будь-якого регіону, по фондах окремого державного архіву, за окремим комплексу фондів державного архіву (ів).
Докладно розглянемо методику створення подібного роду архівних довідників на прикладі путівника по фондах архіву.
Будь-путівник складається з двох частин: характеристик фондів (документів) та довідкового апарату.
4.1 Характеристики фондів у путівнику
Основною частиною в путівнику є характеристика фонду - це сукупність відомостей включають назва фонду, довідкові дані про нього, історію організації - фондоутворювача (для фонду особистого походження - основні біографічні відомості про особу), інформацію про склад і зміст документів фонду. Вона може доповнюватися бібліографічним списком літератури про фонд. Порядок розташування характеристик залежить від класифікаційної схеми, яка визначається складом фондів архіву. Так, для архівів, що зберігають фонди дорадянського, радянського та сучасного періодів, характеристики на них даються окремо за історичним періодам, наприклад:
Фонди дорадянського періоду.
Фонди радянських, сучасних установ, організацій і підприємств.
Характеристики фондів дорадянського періоду можуть розташовуватися оп наступною схемою:
вищі та місцеві органи державного управління;
органи фінансово-господарського управління та підпорядковані їм установи; господарсько-економічні організації та підприємства;
культурно-просвітницькі органи та підпорядковані їм установи;
органи станово-міського і земського самоврядування;
установи релігійного культу;
громадські організації;
фонди особового походження та архівні колекції.
Характеристики фондів радянського та сучасного періодів можуть розташовуватися за такою схемою:
вищі та місцеві органи державного управління;
органи народного і державного контролю;
органи управління промисловістю, сільським господарством та іншими галузями економіки та підвідомчі їм установи та організації;
органи правосуддя, арбітражу і прокурорського нагляду;
громадські організації;
фонди особового походження та архівні колекції.
Всередині розділів фонди групуються в підрозділи по галузях або характером виробничої діяльності. У межах підрозділів характеристики можуть об'єднуватися за ознакою відомчого підпорядкування або однотипності установ. У нутрії цих груп можливе розташування характеристик за хронологією, значущості фондів, алфавітом назв і т.д.
При складанні характеристик фондів існує різні методи і способи опису документів даного фонду або групи фондів архіву, які полягають у виборі принципу угруповання в анотації, різної методикою подачі інформації про зміст окремих видів документів, у різному ступені подробиці відомостей, що включаються в історичну довідку, у складі і ступеня повноти довідкового апарату до видання.
Тепер розглянемо характеристики фондів. Вони можуть бути індивідуальні та групові. Назва фонду в індивідуальній характеристиці повинно відповідати його назві в облікових документах.
Для групової характеристиці дається типове або узагальнена назва групи фондів, включених до характеристику. Для групової характеристики, що об'єднує послідовно змінювали один одного організації зі спорідненими функціями, назвою може служити перерахування в хронологічній послідовності цих фондообразователей.
Основна вимога, що пред'являється до характеристики фонду, полягає в тому, щоб вона відображала основний зміст документів фонду, давала чітке уявлення про обсяг і характеристиці його документної інформації. Максимально повне охоплення змісту документів фонду без зайвий деталізації можливий при чітко намічених межах опису, що залежать від цільового призначення даного виду довідника.
Мета характеристики фонду в цілому - дати необхідну і достатню інформацію про склад і зміст документів фонду та адреса інформації. Необхідність і достатність інформації визначається тим, що в характеристиці фонду відбиваються основні напрямки діяльності організації, зафіксовані в її документах, з урахуванням специфіки е діяльності. Виконанню цього завдання служать всі елементи характеристики фонду: назва фонду, довідкові дані про фонд, історична довідка, анотація, бібліографічний список літератури про фонд.
Кожен елемент характеристики фонду несе певне інформаційне навантаження.
Назва фонду - обов'язковий елемент характеристики, який може дати вказівку:
на історичну епоху діяльності фондоутворювача;
назва фондоутворювача, його функції в державному апараті або галузі економіки, культури тощо;
масштаб діяльності фондоутворювача, який міститься в поняттях «губернський», «обласної», «волосний», «повітове» і т.д. У той же час за назвами фондів підприємств не можна, як правило, встановити масштаб їх діяльності;
місцезнаходження фондоутворювача.
Довідкові дані про фонд повідомляють пошукові відомості у вигляді номера фонду; обсяг фонду дозволяє судити в певній мірі про збереження документів, склад фонду.
Хронологічні рамки документів дають інформацію про їх належність до певної історичної епохи та їх збереження за весь або частковий період діяльності фондоутворювача, що разом з характеристикою обсягу фонду дає уявлення про можливий зміст фонду. Відомості про наявність науково-довідкового апарату до документів фонду вказують подальші пункти пошуку інформації.
Важливою частиною фонду є історична довідка, яка допомагає розкрити сутність історичних і логічних зв'язків документів описуваного комплексу, усвідомити характер і правильно оцінити зміст документів, включених в анотацію. Історична довідка є свого роду введенням до анотації, даючи загальне уявлення про місце даної організації в системі державного апарату, періоду її діяльності, масштабі і функціях (якщо назва фонду не повідомляє ці дані).
Анотація складу і змісту документів фонду являє собою короткий узагальнений опис складу документів та їх змісту.
В анотації може бути вказана хронологія теми, питань і окремих груп документів і позначені їхні графічні кордону.
У характеристику фонду може включатися бібліографічний список літератури про фонд. Відповідно до чинних державних стандартів у ньому дається опис видань з історії фондоутворювача, довідників та досліджень про документах і публікаціях документів фонду.
Основну частину путівника доповнює характеристика друкованих видань, в якій наводяться відомості про кількість друкованих видань, їх хронологічних рамках, аннотіруется їх склад і зміст, відзначається наявність рідкісних видань, видань мовами народів РФ і іноземних мовах, журнального фонду, персональних і колекційних зібрань, системи каталогів.
Характеристика невеликого за обсягом фонду друкованих видань може бути дана в передмові до путівника.
4.2 Довідковий апарат до путівника
Основними елементами довідкового апарату в путівнику є: титульний лист, зміст, передмова, список скорочень, покажчики.
Слід знати, що титульний аркуш не тільки завершує оформлення довідника, а й містить основні відомості довідково-ориентирующего характеру. Це - інформація загального характеру про підвідомчість даного архіву, назві архіву та назві довідника, про місце і час видання.
Для підвищення інформативності змісту доцільно включати в нього посторінковий перелік не тільки розділів, підрозділів, а й рубрик. Зміст несе певне інформаційне навантаження, показуючи основні ступені систематизації, даючи конкретну і наочну інформацію про структуру опису комплексу документів в цілому.
Передмова включає загальні відомості з історії архіву, на документи якого складено даний довідник, за складом і змістом документів і побудови довідника. Історія архіву дається дуже коротко, висвітлюються такі питання, як історія комплектування архіву, його обсяг і профіль.
Основна увага в передмові приділяється характеристиці матеріалів і принципам побудови довідника. Як правило, дається загальна оцінка зберігаються документів. Основний акцент робиться на ті аспекти їх змісту, які становлять специфіку даного архіву.
Крім того, вказується обсяг, ступінь збереження документів, наводяться відомості про опубліковані документах архіву. У передмову слід включати відомості про матеріали, що відносяться до профілю архіву, але зберігаються в інших архівах, бібліотеках, музеях. При відсутності в путівнику списку непрофільних фондів, що зберігаються в архіві, в передмові доцільно обумовити їх наявність у складі архіву.
В останній частині передмови подано відомості про принципи побудови довідника; складі характеристик, довідкового апарату та додатків.
Вибір інших елементів довідкового апарату залежить від призначення і форми видання. Для багатотомних видань становить довідковий апарат як для всього видання в цілому, так і для окремих томів.
Методика складання списку скорочень, покажчиків і змісту до путівникам аналогічна методиці підготовки цих елементів довідкового апарату до опису.
Глава 5 Огляди документів та інші архівні довідники
Огляд архівних документів - тип архівного довідника, що включає систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів архівних документів, доповнені в необхідних випадках источниковедческим аналізом цих документів.
Комплекси документів, відомості про яких включаються до огляд, можуть бути пов'язані між собою єдністю походження або єдністю змісту. Залежно від цього розрізняють два види оглядів: огляди архівних фондів і тематичні огляди документів.
Огляд архівного фонду - вид огляду документів, що включає систематизовані відомості про склад і зміст документів архівного фонду з їх источниковедческим аналізом.
Тематичний огляд документів - вид огляду документів, що включає систематизовані відомості про склад і зміст документів одного або декількох архівних фондів з певної теми з источниковедческим аналізом цих документів.
5.1 Характеристика документів в огляді
У характеристиці документів викладаються відомості про документи.
Схемами побудови оглядів архівного фонду є:
структурна;
галузева;
тематична;
хронологічна;
номінальна.
Для тематичного огляду документів використовуються наступні схеми:
галузева;
тематична;
хронологічна.
Як видам, структурна і номінальна схеми застосовуються тільки при складанні оглядів фондів. Застосування інших схем можливе як при складанні оглядів фондів, так і при складанні оглядів фондів, так і при складанні тематичних оглядів.
Відомості про склад і зміст документів в оглядах прийнято називати анотацією. Анотація може складати як на групу однорідних за змістом справ і документів, так і на окремі справи і документи. У залежності від цього анотації називаються чи груповими, або індивідуальними.
Источниковедческая характеристика документів допомагає краще показати їх значення і цінність, дає можливість детально скласти більш об'єктивне уявлення про характер і зміст документів, ступеня їх важливості, а, отже, їх подальшого використання.
В оглядах відомості про анотації документів супроводжуються точними пошуковими даними, які повинні забезпечити швидке розвідку розглянутих матеріалів.
Склад пошукових даних в оглядах архівних фондів складається з номерів описів і одиниць зберігання. Необхідно позначення номерів аркушів, якщо аннотіруются окремі документи.
Пошукові дані вказуються поруч з анотацією документів, і полягає в круглі дужки.
5.2 Довідковий апарат до огляду
Розглянемо другу частину оглядів документів - довідковий апарат.
На титульному аркуші огляду архівного фонду після назви архіву вказується тип довідника - огляд фонду, номер фонду, крайні дати документів, рік видання або рік складання огляду.
На титульному аркуші тематичного огляду після вказівки типу довідника слід назва теми огляду, крайні дати документів по темі, рік видання огляду.
Передмова до огляду архівного фонду складається за аналогією до опису.
У передмові до тематичного огляду в історичній частині характеризується тема, обгрунтовується її актуальність, а історія фондоутворювача дається лише під кутом зору цієї теми.
Характеристика основних груп фондообразователя показує взаємозв'язки в зміст документів і, таким чином, значення і місце відповідних категорій матеріалів при розробці теми. Якщо тематичний огляд складається на один фонд, то історична частина готується за зразком передмови до огляду фонду.
Висновок
Державний облік документів АФ РФ полягає у визначенні їхньої кількості в облікових одиницях і відображення цієї кількості, складу і стану в облікових документах. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архів. Облік документів забезпечує організаційну упорядкованість, ідентифікацію і можливість адресного пошуку документів, контролю за їх наявністю і станом.
Облік документів з 1992 р. регламентується відповідними нормативними та організаційно-розпорядчими документами. Це, перш за все Положення про відділ забезпечення схоронності, держобліку і науково-довідкового апарату документів.
Облік архівних документів сприяє їх збереження, допомагає здійснювати контроль за наявністю документів і забезпечувати їх пошук. Облік документів, що зберігаються у відомчих архівах, дозволяє держархіву проводить планомірне комплектуванні відповідно до їхнього профілю та є основою планування роботи держархіву.
Основу НСА архіву складали описи справ і каталоги, картотеки документальних матеріалів, історичні довідки, огляди фондів, тематично огляди.
Основні зусилля сектора НСА направляються на вдосконалення описів: створення передмов до описів фондів, титульних аркушів, змістів, покажчиків.
Список літератури
Удосконалення науково-довідкового апарату до документів колишніх партійних архівів: Метод. рекомендації. - М., 1994.
Архівознавство: Підручник для поч. проф. освіти: Навчальний посібник для середовищ. проф. освіти / Є.В. Алексєєва, Л.П. Афанасьєва, Є.М. Бурова; Під ред. В.П. Козлова. - М.: ПрофОбрІздат, 2002. - 272 с.
Федеральні архіви Росії та їх науково-довідковий апарат. - М., 1994.
Основні положення розвитку системи науково-довідкового апарату до документів державних архівів. - М., 1981.
організація використання документів ГАФ СРСР: Посібник для архівістів. - М., 1987.
Гост. Р 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення ». - М., 1998.
Автократів В.М. Загальна теорія архівознавства / / Питання історії. - 1973. - № 8.
Алексєєва Є.В. Архіви та права. - М., 2003
9. Бакалинська Г.Г. Про перегляд галузевого складу джерел комплектування АФ РФ. - М., 2004
10. Банасюкевич В.Д. Формування Архівного фонду Російської Федерації. - М., 2003
11. Крайская З.В. Архівознавство. - М., 2004
12. Основні правила роботи архівів організацій. - М., 2002
13. Алексєєва Е.В., Афанасьєва Л.П. Архівознавство. - М., 2004
Алексєєва Є.В. Архіви та права. - М., 2003
Диференційований підхід до опису документів. Методічсекіе рекомендації. - М., 1969. - Вип. 1.