Облікова політика для цілей бухгалтерського обліку на прикладі ТОВ ТЕМПЕР

Облікова політика для цілей бухгалтерського обліку на прикладі ТОВ "Темпера"

Грамотно складена облікова політика полегшує ведення бухгалтерського обліку і дозволяє скласти достовірну бухгалтерську звітність.

Під обліковою політикою організації розуміється прийнята нею сукупність способів ведення бухгалтерського обліку - первинного спостереження, вартісного виміру, поточної угруповання і підсумкового узагальнення фактів господарської діяльності.

До способів ведення бухгалтерського обліку належать способи групування та оцінки фактів господарської діяльності, погашення вартості активів, організації документообігу, інвентаризації, способи застосування рахунків бухгалтерського обліку, системи регістрів бухгалтерського обліку, обробки інформації та інші відповідні способи і прийоми.

Ці два визначення дано в ПБО 1 / 08 "Облікова політика організації". У цьому ж ПБО закріплено, що прийнята організацією облікова політика застосовується послідовно від одного звітного року до іншого.

Нагадаємо, що відокремлені підрозділи організації не розробляють облікову політику, а використовують ту облікову політику, яка застосовується в цілому по організації.

В даний час у процесі формування облікової політики для цілей бухгалтерського обліку можна виділити два основних напрями:

організаційно-технічні аспекти;

облікова політика для цілей фінансової зовнішньої звітності.

Перший напрямок передбачає прийняття та затвердження:

робочого плану рахунків бухгалтерського обліку;

форм первинних облікових документів, не передбачених типовими формами первинної облікової документації і складених з урахуванням вимог ст.9 Федерального закону від 21.11.2006 N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік";

положення про бухгалтерську службу організації;

посадових інструкцій працівників бухгалтерії;

плану (графіка) документообігу;

порядку внутрішнього контролю збереження ресурсів, їх ефективного використання.

Другий напрямок передбачає прийняття рішення про способи ведення бухгалтерського обліку, до яких, зокрема, відносяться способи амортизації основних засобів, нематеріальних активів, способи оцінки виробничих запасів, незавершеного виробництва, готової продукції, порядок списання загальногосподарських витрат і т.д.

Розробка облікової політики на майбутній фінансовий рік - складний багатоступінчастий процес, і ставитися до нього слід з великою відповідальністю.

Обов'язок формування облікової політики лежить на керівнику організації і головного бухгалтера. Останній розробляє облікову політику і всі додатки до неї, а керівник стверджує розроблені документи.

Незважаючи на те що бухгалтерський облік регламентується загальними для всіх організацій нормативними документами, у кожної з них є свої особливості. Тому кожна організація повинна розробити свою облікову політику (п.3 ст.5 Закону N 129-ФЗ). При цьому головному бухгалтеру потрібно не тільки вибрати спосіб ведення обліку, а й обгрунтувати свій вибір законодавчо встановленими нормами (п.1 ПБУ 1 / 08).

Усі нормативи чинного законодавства з бухгалтерського обліку можна розділити на дві групи: одноваріантного і різноманітні.

При одноваріантного нормативі встановлено однозначний порядок обліку конкретних операцій, який обов'язковий для всіх.

При допущенні законодавством декількох способів ведення бухгалтерського обліку в обліковій політиці відбивається один з них. Коли головний бухгалтер формує облікову політику, йому потрібно вибрати один із запропонованих способів і закріпити його в обліковій політиці.

Якщо ж спосіб обліку якийсь господарської операції взагалі не регламентований, то необхідно самостійно розробити варіант обліку і вказати його в обліковій політиці.

Всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами, які є первинними обліковими документами.

Первинні документи, що використовуються при описі господарських операцій, складають єдиний інформаційний масив, що обробляється з використанням одних і тих же прийомів бухгалтерської процедури. При цьому частина документів формалізована на галузевому чи загальноекономічному рівні. Ці документи складаються на бланках уніфікованої форми, затвердженої Держкомстатом Росії або галузевими міністерствами і відомствами.

Відповідно до Постанови Уряду РФ від 08.07.2007 N 835 перераховані вище форми обов'язкові до застосування в організаціях незалежно від форми власності.

Відомчі форми первинної облікової документації обов'язкові до застосування тільки в організаціях, підпорядкованих цим відомствам, проте якщо форма документа відповідає потребам інших організацій, вони можуть її використовувати.

У всіх інших випадках організації зобов'язані самостійно розробляти форми первинних облікових документів в кількості і в тому вигляді, в якому вони необхідні для відображення господарської діяльності фірми. При цьому документи, форми яких створені в організації, повинні бути формалізовані таким чином, щоб їх зміст повністю забезпечувало необхідною інформацією облікові завдання. У ряду основних вимог до форми первинного документа наступні:

1) достовірність опису одиничних фактів господарського життя організації;

2) незмінність структури документа протягом тривалого часу, якщо умови діяльності організації відносно стабільні;

3) неприпустимість двозначності тлумачення міститься в документі інформації;

4) кодування повідомлення для зручності обробки та забезпечення безпеки інформації;

5) забезпечення необхідної достовірності, точності та зрозумілості відомостей вимірниками інформації, що міститься в документі (грошовими і / або натуральними). Зайвої деталізації або уточнення даних слід уникати так само, як і недостатньою;

6) неприпустимість дублювання інших документів;

7) забезпечення зручності обробки документа в середовищі застосовуваної форми бухгалтерського обліку;

8) забезпечення зручності форми документа для подання й обробки в електронному середовищі (на ЕОМ);

9) використання єдиної форми для всіх однорідних фактів господарської діяльності в різних підрозділах організації (включаючи відокремлені);

10) своєчасне складання.

Очевидно, що нормативне регулювання первинної документації відсутня в тих сферах діяльності організації, які специфічні для окремого господарюючого суб'єкта. У цих напрямках компаніям надана значна свобода у розробці та застосуванні первинних облікових документів. Крім того, у разі необхідності уніфіковані форми по обліку основних засобів, нематеріальних активів, матеріально-виробничих запасів і інші можуть бути доповнені формами, розробленими на підприємстві, якщо вони не забезпечують потреби обліку та управління в інформації.

При розробці форм первинних облікових документів слід враховувати положення ст.9 Закону про бухгалтерський облік, п.2 якої говорить: первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, а документи, форма яких не передбачена в цих альбомах, повинні містити такі обов'язкові реквізити:

а) найменування документа;

б) дату складання документа (недатований документ не має юридичної сили, крім того, утруднено віднесення факту господарської діяльності до конкретного звітного періоду для цілей фінансового та податкового обліку);

в) найменування організації, від імені якої складено документ;

г) зміст господарської операції (неточна опис факту господарської діяльності спричиняє виникнення господарських та податкових спорів);

д) вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому виразі;

е) найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

ж) особисті підписи зазначених осіб (можлива також розшифровка підписів).

Первинні облікові документи можуть складатися на паперових та машинних носіях інформації.

У разі організація зобов'язана виготовляти власним коштом копії таких документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій, а також на вимогу органів, що здійснюють контроль відповідно до законодавства Російської Федерації, суду і прокуратури.

Перегляд неуніфікованих форм первинних облікових документів доцільно проводити не рідше одного разу на кілька років і в обов'язковому порядку при модернізації або розвитку виробництва, розширенні або переорієнтації фінансово-господарської діяльності.

Для контролю та впорядкування оброблення даних про господарські операції на основі первинних облікових документів складаються зведені облікові документи, до яких, зокрема, відносяться касові книги, товарні звіти, журнал реєстрації господарських операцій, меморіальні ордери, журнали-ордери, Головна книга, інші облікові регістри. В якості зведеного документа виступає бухгалтерська звітність.

У п.2 ст.9 Закону N 129-ФЗ вказується, що первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації.

Документи, форма яких не передбачена в цих альбомах, повинні містити обов'язкові реквізити, перераховані в зазначеному пункті.

Розробляти форми власних первинних документів з обліку господарських операцій можна, орієнтуючись на форми, затверджені Держкомстатом, шляхом включення в ці зразки додаткових реквізитів. Форми первинних документів, розроблені організацією, необхідно затвердити в обліковій політиці.

Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, затверджується керівником організації за погодженням з головним бухгалтером.

Причому документи, якими оформляються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами.

Наведемо приблизну форму такого переліку.

Приклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

генеральний директор ТОВ "Темпера"

Головін А.Д. ______ / Підпис / _

05.10.2009

Перелік посадових осіб, які мають право підпису первинних облікових документів у ТОВ "Темпера"

Якщо документ підписаний неналежною особою (тобто особою, не зазначених у Переліку, або особою, яка в силу закону не має права підпису), дійсність такого документа є спірною. Зокрема, п.5 ст.185 ЦК України визначає, що особа, яка діє від імені юридичної особи при укладанні угод, має бути уповноважена виданої від імені юридичної особи довіреністю за підписом його керівника чи іншої особи, уповноваженої на це установчими документами, з додатком печатки цієї організації. Довіреність від імені юридичної особи, заснованого на державній або муніципальній власності, на отримання або видачу грошей та інших майнових цінностей повинна бути підписана також головним (старшим) бухгалтером цієї організації. Якщо хоча б одна з умов не виконано, кожна зі сторін угоди може наполягати на її недійсності. Це положення міститься в ст.183 ГК РФ, яка свідчить, що наслідком підписання документів (укладання угоди) не уповноваженою особою - за відсутності повноважень діяти від імені іншої особи або при перевищенні таких повноважень - угода вважається укладеною від імені і в інтересах вчинила її обличчя, якщо тільки інша особа (представлений) згодом прямо не схвалить цю угоду. Наступне схвалення угоди акредитуючою створює, змінює і припиняє для нього цивільні права і обов'язки по даній угоді з моменту її вчинення.

Стаття 982 ЦК України визначає наслідки схвалення зацікавленою особою дій у його інтерес: якщо особа, в інтересі якого вдаються до дій без її доручення, схвалить ці дії, до відносин сторін у подальшому застосовуються правила про договір доручення або іншому договорі, відповідному характером виконаних дій, навіть якщо схвалення було усним.

У ст.986 ГК РФ наводиться норма, що стосується наслідків угоди в чужому інтересі: обов'язки по угоді, укладеній у чужому інтересі, переходять до особи, в інтересах якої він вчинений, за умови схвалення ним цієї угоди і якщо інша сторона не заперечує проти такого переходу або при укладанні угоди знала або повинна була знати про те, що угода укладена в чужому інтересі. При переході обов'язків по такій операції до особи, в інтересах якої вона була укладена, останньому повинні бути передані і права за цією угодою.

Отже, якщо організація схвалює угоду, зроблену не уповноваженою особою, підтвердженням цього можуть служити:

документи про оприбуткування або використанні матеріальних цінностей;

платіжні документи, пов'язані з угодою;

документи (накази, розпорядження, затвердження авансового звіту і т.п.) або показання свідків, які підтверджують схвалення вчиненого працівником угоди;

інші документи.

Аналогічно, якщо супротивна сторона угоди почала здійснювати дії щодо виконання своїх зобов'язань за угодою або ухвалила оплату в зв'язку з операцією, вважається, що угода нею схвалена.

Приклад 2. Робочий Сидорчук В.В. прийняв матеріали для потреб ділянки за відсутності бригадира, уповноваженого приймати матеріали. Матеріали були прийняті в переробку, про що є записи у відповідних первинних документах, облікових регістрах і на рахунках бухгалтерського обліку. Таким чином, угода в даному випадку здійснена не уповноваженою працівником, але схвалена.

Приклад 3. Договір на поставку матеріальних цінностей підписаний особою, не уповноваженою на вчинення правочину від імені юридичної особи, однак матеріальні цінності отримані на склад організації та їх оприбуткування відображено у приймально-здавальної накладної, картках складського обліку, облікових регістрах. Після закінчення певного по угоді терміну постачальник виставив організації вимога сплатити отримані цінності, однак пішов відмову, мотивовану тим, що угода була укладена не уповноваженою на те особою.

У даному випадку підстав для визнання угоди недійсною і відмови від оплати немає, так як угода була фактично схвалена юридичною особою в момент прийняття цінностей до обліку.

Приклад 4. На лімітно-забірної карти на відпустку в цех цінних матеріалів підпис начальника підрозділу, витребувати матеріали, замінена підписом його помічника. Комірник відмовився приймати документ до виконання внаслідок його неналежне оформлення.

Крім вищевказаних обов'язкових реквізитів документа, можна ввести такі додаткові реквізити:

номер документа (нумерація внутрішніх документів має контрольне значення, виключаючи можливість дублювання документів і їх втрати);

адреса організації;

підстава для здійснення господарської операції (в якості додаткового аргументу при проведенні фінансових перевірок);

наявність і суму відшкодовуються податків у вартості активів (для контролю правильності віднесення витрат і нарахування податкових платежів).

З метою спрощення обробки облікової інформації у первинних облікових документах може бути передбачено проставлення коду господарської операції. Системи кодування можуть розроблятися в організації з урахуванням її організаційної структури і умов діяльності.

Приклад 5. Відпуск матеріалів у виробництво кодується кодами групи 1000:

1001 - відпуск матеріалів зі складу в цех N 1;

1002 - те саме - в цех N 2;

1003 - те саме - в цех N 3.

Видача грошей з каси кодується кодами групи 5000:

5001 - видача грошей на заробітну плату;

5002 - видача грошей під звіт і т.д.

Застосування кодів особливо корисно, якщо дані піддаються комп'ютерній обробці.

Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після її закінчення.

Особи, які склали і підписали ці документи, повинні забезпечити своєчасне і якісне оформлення первинних облікових документів, їх передачу у встановлені терміни для відображення у бухгалтерському обліку, а також достовірність які у них даних.

Якщо первинні облікові документи оформлені неналежним чином або не оформлені зовсім, перед організацією постає проблема доведення факту здійснення господарської операції. У разі виникнення спорів непрямим підтвердженням факту здійснення господарської операції можуть служити інші первинні облікові документи, акти інвентаризації, експертні висновки тощо Однак отримання таких доказів, як правило, викликає труднощі, і їх може виявитися недостатньо.

Може статися так, що підприємству доведеться доводити факт здійснення тієї чи іншої господарської операції в суді.

У цьому випадку в якості доказів можуть бути використані відомості, отримані у відповідності з вимогами ст.52 АПК РФ за допомогою:

письмових доказів (документів, прямо або побічно підтверджують факт здійснення господарської операції. Наприклад, при відсутності накладної на відпуск продукції на сторону непрямим підтвердженням факту відвантаження можуть служити підписаний покупцем рахунок-фактура, документи про подальшій оплаті, документи про оприбуткування цієї продукції на баланс покупця і тощо);

речових доказів (при проведенні інвентаризації повинні бути виявлені в наявності матеріальні цінності або грошові кошти, які організація повинна мати в результаті здійснення господарської операції, оформленої неналежним чином);

висновків експертів (як правило, такі висновки потрібні при відсутності документів по списанню матеріалів на виробництво або при нарахуванні заробітної плати без належним чином оформлених нарядів на проведення робіт і т.п. У цьому випадку фахівець відповідного профілю, запрошений в якості експерта, може підтвердити технологічно обгрунтовані норми витрат матеріалів на виробництво продукції, обсяг виконаних робіт, величину трудовитрат і т.п.);

показань свідків [наприклад, якщо у відомості на отримання заробітної плати розписався не сам працівник, а хтось інший, але працівник стверджує, що гроші з цієї відомості він отримав сповна, то суд не зобов'яже організацію виплатити гроші ще раз за формальною підставою (відсутність належної підписи в документі)];

пояснень осіб, які беруть участь у справі (наприклад, якщо касир видав гроші під звіт, не маючи письмового розпорядження керівника організації, але згодом його дії були схвалені керівником, то відсутність підпису на видатковому касовому ордері, безсумнівно, є порушенням порядку ведення касових операцій, але не тягне за собою застосування до організації штрафних санкцій).

Однак у будь-якому випадку необхідно мати на увазі, що згідно ст.57 АПК РФ обставини справи, які відповідно до закону або іншим нормативно-правовим актам повинні бути підтверджені певними доказами, не можуть підтверджуватися іншими доказами.

Законодавець визначає, що вимоги головного бухгалтера щодо документального оформлення господарських операцій і представлення в бухгалтерію необхідних документів і відомостей обов'язкові для всіх працівників організації. Без підпису головного бухгалтера грошові та розрахункові документи, фінансові і кредитні зобов'язання вважаються недійсними і не повинні прийматися до виконання.

Важливо, що у разі виникнення розбіжностей між керівником організації та головним бухгалтером у здійсненні окремих господарських операцій документи з ним може бути прийнятий до виконання з письмового розпорядження керівника організації, який несе всю повноту відповідальності за наслідки здійснення таких операцій (п. п.3, 4 ст.7 Закону про бухгалтерський облік).

Як правило, розробка облікової політики на новий фінансовий рік закінчується до кінця грудня року, що минає і в цьому ж місяці затверджується. Необхідно врахувати, що термін затвердження облікової політики повинен бути таким, щоб всі працівники організації, яких безпосередньо зачіпають положення розроблених документів, встигли з ними ознайомитися.

Якщо ж організація тільки створюється, то затвердити облікову політику їй потрібно до першої публікації бухгалтерської звітності, але не пізніше 90 днів з дня державної реєстрації як юридичної особи. У цьому випадку вважається, що фірма застосовує облікову політику з моменту державної реєстрації.

Робочий план рахунків бухгалтерського обліку та інші документи облікової політики повинні зберігатися організацією не менше п'яти років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності за останній раз.

Згідно з п.4 ст.6 Закону N 129-ФЗ прийнята організацією облікова політика застосовується послідовно з року в рік. Зміна облікової політики може здійснюватися тільки:

у випадках зміни законодавства РФ чи нормативних актів органів, що здійснюють регулювання бухгалтерського обліку;

при розробці організацією нових способів ведення бухгалтерського обліку;

при істотній зміні умов її діяльності.

З метою забезпечення порівнянності даних бухгалтерського обліку зміни облікової політики повинні вводитися з початку фінансового року. При цьому не вважається зміною облікової політики розробка способів обліку для тієї діяльності, якою організація зайнялася вперше.

Про зміни в обліковій політиці на наступний звітний рік організація оголошує в пояснювальній записці до бухгалтерської звітності.

В даний час єдиних форм бухгалтерської звітності, обов'язкових для заповнення, немає. Зразки форм, які рекомендовані Наказом Мінфіну Росії від 22.07.2003 N 67н, містять тільки приблизний склад основних показників.

Таким чином, для відображення всіх суттєвих показників організація повинна розробити власні форми бухгалтерської звітності, затвердивши їх розпорядчим документом.

При цьому ті рядки рекомендованих Мінфіном Росії зразків форм звітності, які виявляться незаповненими, слід прибрати. У звітності порожніх рядків бути не повинно. Цього вимагає п.5 Вказівок про порядок складання та подання бухгалтерської звітності (Наказ Мінфіну N 67н).

Отже, у організацій форма балансу буде відрізнятися від рекомендованої Мінфіном Росії.

Література

1. Закон Російської Федерації "Про бухгалтерський облік"

2. Закон Російської Федерації "Про аудиторську діяльність"

3. Фінансова звітність - підручник під ред. Хатнюк В.С. - М. 2004

4. Фінанси і звітність на підприємствах - уч. посібник під ред. Хатнюк В.С.М. - 2008.

5. Фінансова звітність - СП Харитонов В.М. - М. - 2000.