Облік розрахунків з підзвітними особами 3

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Введення
У процесі фінансово-господарської діяльності у організацій часто виникає необхідність придбання матеріальних цінностей, а також різних робіт і послуг не тільки за безготівковим розрахунком, але й готівкові гроші. У таких випадках зазвичай працівникові видаються готівкові грошові кошти під звіт для виконання певних дій за дорученням організації. У підзвіт видається готівка для майбутніх витрат на відрядження, на оплату господарських витрат, на представницькі цілі, для купівлі за готівковий розрахунок продукції в інших організаціях або у фізичних осіб, для оплати виконаних робіт, наданих послуг, а також на інші господарсько-операційні цілі.
З цих позицій обрана тема курсової роботи актуальна.
Основними завданнями бухгалтерського обліку розрахунків з підзвітними особами є:
1. своєчасне, повне, достовірне відображення на рахунках бухгалтерського обліку фактичних витрат на відрядження;
2. документальна обгрунтованість використання підзвітних сум і обгрунтованість включення до складу витрат;
3. контроль за економним та раціональним використанням грошових коштів на господарсько-операційні цілі.
Бухгалтерський облік з підзвітними особами має свої особливості, охоплює масу інформації і велике коло бухгалтерської документації.
Мета даної роботи - розглянути на прикладі конкретної організації порядок обліку та організації контролю розрахунків з підзвітними особами.
Завдання роботи:
1. вивчити теоретичний матеріал, що діють в даний час нормативні акти у сфері обліку розрахунків з підзвітними особами, бути в курсі останніх змін законодавства;
2. проаналізувати діяльність діючого підприємства в області бухгалтерського обліку, користуючись документами бухгалтерії, первинними документами з оформлення руху коштів;
3. висвітлити як можна ширше проблеми бухгалтерського обліку витрат на відрядження;
4. висунути пропозиції щодо вдосконалення бухгалтерського обліку розрахунків з підзвітними особами.
Методологічною основою написання курсової роботи є нормативні документи щодо ведення бухгалтерського обліку та звітності, навчальна література, періодичні видання та дані діючого підприємства.
Об'єктом дослідження є конкретне підприємство - Товариство з обмеженою відповідальністю «Чернушкастройкераміка». Період дослідження 2006 - 2007 рр..

1. Економічна сутність і зміст обліку розрахунків з підзвітними особами
1.1. Видача та облік підзвітних сум.
Певні види господарських та інших витрат організації не можуть бути оплачені з розрахункового рахунку або безпосередньо з каси організації. У цих випадках допускається витрата готівкових грошових коштів через підзвітних осіб, які є співробітниками організації. Коло посадових осіб, які мають право отримувати грошові кошти під звіт, визначається і затверджується керівником організації в обліковій політиці (додаток). Грошові кошти, видані під звіт, класифікуються за напрямами витрачання: адміністративно-господарські і операційні витрати (1, с.43).
Грошові кошти можуть видаватися під звіт на відрядження, на представницькі цілі, для купівлі за готівковий розрахунок в інших організаціях та фізичних осіб товарів, на придбання ПММ, для оплати виконаних робіт, наданих послуг, на інші господарсько-операційні цілі - відповідно до наказу керівника. Обов'язковими умовами видачі грошових коштів під звіт є: наявність затвердженого керівником організації списку підзвітних осіб; витрачання грошей строго за цільовим призначенням; повний розрахунок за раніше виданими сумами.
Видача грошових коштів під звіт оформляється видатковим касовим ордером (форма № КО-2). Бухгалтер виписує видатковий касовий ордер на підставі заяви працівника, підписаного керівником. У заяві працівник вказує необхідну суму авансу, а також мету, на яку запитується підзвітна сума. Передача підзвітних сум однією особою іншому забороняється.
Готівкові гроші під звіт видаються конкретному працівникові тільки за умови, що він повністю відзвітував за попереднім авансом. Якщо за працівником рахується дебіторська заборгованість за підзвітними сумами, то він не має права отримати новий аванс. (9, с. 8).
Згідно з Порядком ведення касових операцій особи, які отримали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або з дня повернення їх з відрядження пред'явити в бухгалтерію організації звіт про витрачені суми і зробити остаточний розрахунок по них ( 10, с.35).
Терміни, на які видаються підзвітні суми, встановлюються керівником організації. Ці терміни можуть бути встановлені єдиним наказом по організації. При цьому в наказі може бути встановлений як єдиний термін для всіх підзвітних осіб, так і різні терміни для різних підзвітних осіб.
Порядок видачі підзвітних сум і визначення термінів, на які вони видаються, необхідно передбачити в наказі по обліковій політиці організації.
Облік за розрахунками з підзвітними особами ведеться на рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Це активно-пасивний рахунок, сальдо якого відбиває суму заборгованості підзвітних осіб підприємству чи суму відшкодованого перевитрати і знову видані під звіт на підставі видаткових касових ордерів, за кредитом - суми, використані, відповідно до авансовим звітам і здані в касу за прибутковими касовими ордерами (9, с.8).
Службовим відрядженням визнається поїздка працівника за розпорядженням керівника організації для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи на термін не більше 40 днів, не рахуючи часу перебування в дорозі.
Під час відрядження (у тому числі за час перебування в дорозі) за відрядженим працівником зберігається середній заробіток за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.
Підприємства, як правило, ведуть спеціальні журнали - «Журнал обліку працівників, які прибули з відрядження» і «Журнал обліку працівників, які вибувають у відрядження», в яких працівник, який відбуває у відрядження, повинен своїм підписом підтвердити факт отримання посвідчення про відрядження. Працівники відповідальні за ведення цих журналів, призначаються наказом керівника підприємства.
Фактичний час перебування у відрядженні при розрахунку добових визначається за відмітками у посвідченні про відрядження (форма № Т-10), яке виписується відділом кадрів на підставі наказу керівника. У ньому вказується прізвище, ім'я, по батькові працівника, термін, місце і мету відрядження. Також повинні проставлятися відмітки про вибуття у відрядження, прибуття в пункт призначення, вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи. Після повернення з відрядження працівник здає в бухгалтерію організації посвідчення про відрядження і складає авансовий звіт (форма № АТ-1), що підтверджується керівником організації або особою, на це уповноваженою. До звіту додаються всі документи, що підтверджують зроблені ним витрати.
Відрядженому працівникові відшкодовуються такі витрати на відрядження, при наявності доданих виправдувальних документів:
· Витрати по найму житлового приміщення, в т.ч. плата за бронювання місць в готелях;
· Витрати по проїзду до місця відрядження і назад, в т.ч. плата за користування в поїздах постільними речами;
· Витрати по проїзду транспортом загального користування за місцем відрядження;
· Добові за час перебування у відрядженні, в т.ч. і за час перебування в дорозі;
· Різні страхові і комісійні збори;
· Збори за послуги аеропортів, вокзалів;
· Витрати на провезення багажу (1, с. 44).
На придбані підзвітною особою матеріальні цінності до авансового звіту повинні бути прикладені накладна або прибутковий ордер на оприбуткування коштів (12, с.276).
Добові виплачуються відрядженому працівникові за кожний день перебування у відрядженні. Згідно статті 168 Трудового Кодексу РФ їх ​​розмір визначається керівником організації самостійно. Однак для цілей оподаткування добові враховуються в розмірах, передбачених Податковим Кодексом РФ (далі НК РФ).
Відповідно до пункту 3 статті 217 НК РФ добові звільняються від оподаткування ПДФО у розмірі 700 рублів за кожний день перебування у відрядженні на території РФ.
Для цілей оподаткування прибутку розмір добових як і раніше становить 100 рублів за один день перебування у відрядженні.
Норми витрат організацій на виплату добових у межах з метою оподаткування прибутку, витрати відносяться до інших витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією, затверджені Постановою Уряду РФ від 08.02.2002 р. № 93.
Тому в обліковій політиці для цілей бухгалтерського обліку може бути лише уточнена схема бухгалтерських записів для випадків, коли виплата добових проводиться в розмірах, що перевищують неоподатковувані суми.
Організація, виконуючи функції податкового агента, зобов'язана нарахувати ПДФО на суму перевищення фактичних добових над неоподатковуваної цим податком суми добових. Утримання ПДФО проводиться безпосередньо з доходів платника податків, при фактичній виплаті зазначених коштів платнику податків (11, с.15).
Якщо підзвітна особа розраховується готівкою з іншою організацією, то необхідно пам'ятати, що в даний час граничний розмір розрахунків готівкою між юридичними особами по одній угоді встановлено у сумі 100 000 рублів.
Якщо працівник не повністю витратив видану підзвітну суму, то в день здачі в бухгалтерію авансового звіту він повинен повернути до каси організації невикористану суму авансу. При цьому працівнику видають квитанцію до прибуткового касового ордеру (форма № КО-1). Копію цієї квитанції слід додати до авансового звіту для підтвердження повного розрахунку за отриманою підзвітною сумою (9, с.9).
Облік операцій за розрахунками з підзвітними особами, з одного боку, є нескладним, але з іншого, саме тут допускається велика кількість помилок, тому що дані розрахунки зачіпають декілька розділів як бухгалтерського, так і податкового обліку.
1.2. Нормативно - законодавче регулювання обліку розрахунків з підзвітними особами
Ведення бухгалтерського обліку розрахунків з підзвітними особами здійснюється відповідно до нормативних документів, що мають різний статус. Одні з них обов'язкові до застосування, інші носять рекомендаційний характер.
У залежності від призначення і статусу нормативні документи доцільно представити у вигляді такої системи:
· 1-ий рівень (законодавчий) - визначає сутність бухгалтерського обліку, його завдання, основні поняття, використовувані в обліку, порядок регулювання, організації та ведення бухгалтерського обліку та подання бухгалтерської звітності.
· 2-ий рівень (нормативний) - встановлює базові правила формування повної та достовірної інформації з окремих розділів бухгалтерського обліку та подання інформації в бухгалтерській звітності.
· 3-й рівень (методичний) - документи цього рівня носять рекомендаційний характер, в них викладені методичні вказівки, роз'яснення з питань постановки бухгалтерського обліку.
· 4-ий рівень (організаційний) - організації, керуючись законодавством РФ про бухгалтерський облік, нормативними актами органів, регулюючих бухгалтерський облік самостійно формують свою облікову політику.
У силу того, що розрахунки з підзвітними особами зачіпають декілька розділів як бухгалтерського, так і податкового обліку перелік законодавчих актів досить великий.
Основні положення щодо відображення витрат з підзвітними особами в бухгалтерському обліку регламентовані у Федеральному Законі «Про бухгалтерський облік» (1-й рівень) (13).
Порядок видачі коштів на господарські потреби і правила оформлення видачі обумовлені у «Порядку про ведення касових операцій» (14).
У зв'язку з тим, що розрахунки з подответнимі особами здійснюються у готівковій формі, то розмір розрахунків підзвітної особи при оплаті готівкою повинен відповідати нормам Вказівки Центрального Банку РФ (15), у відповідність з яким граничний розмір розрахунків готівкою по одній угоді з однією юридичною особою не повинен перевищувати 100 000 крб. (3-ій рівень).
Розрахунки з підзвітними особами впливають на оподаткування підприємства в розрізі податку на прибуток організацій, податку на додану вартість, податку на доходи фізичних осіб та єдиного соціального податку, тобто вони знаходять своє відображення в наступних розділах Податкового Кодексу РФ (16). Глава 21 «Податок на додану вартість», регламентує правила списання ПДВ при здійсненні витрат за рахунок підзвітних коштів. Глава 23 «Податок на доходи фізичних осіб» і глава 24 «Єдиний соціальний податок» регламентує порядок оподаткування ПДФО і ЕСН сум, отриманих працівником під звіт. Глава 25 «Податок на прибуток організацій» обумовлює порядок обліку витрат, вироблених за рахунок коштів, виданих під звіт, при розрахунку оподатковуваного прибутку (1-й рівень).
Крім того, розрахунки з підзвітними особами знаходять своє відображення у Положенні з бухгалтерського обліку № 10/99 «Витрати організації» (3-ій рівень) (17).
При оформленні відрядження враховують норми Трудового Кодексу РФ (18), який обумовлює перелік осіб, які можуть бути спрямовані у відрядження (1-й рівень).
Розмір добових встановлюється Постановою Уряду РФ від 08.02.2002 р. № 93 (1-й рівень) (19).
Основними документами четвертого рівня за розрахунками з підзвітними особами є:
1. Облікова політика, яка формується головним бухгалтером організації і затверджувана керівником організації. Основи формування і розкриття облікової політики організації встановлені ПБУ 1 / 98 «Облікова політика організації», затвердженого наказом Мінфіну Росії від 09.12.1998 р. № 60н.
2. Затверджені керівником форми первинних облікових документів з обліку розрахунків з підзвітними особами:
· Прибутковий касовий ордер (форма КО-1) - виписується у випадку, коли працівник повертає в касу невитрачену підзвітну суму;
· Видатковий касовий ордер (форма КО-2) - виписується при видачі коштів під звіт;
· Посвідчення про відрядження (форма № Т-10) - визначає фактичний час перебування працівника у відрядженні;
· Авансовий звіт з додатком підтверджувальних документів (рахунків, квитанцій, проїзних квитків, накладних і т.д.).
3. Затверджений керівником План рахунків бухгалтерського обліку - містить перелік вживаних організацією синтетичних рахунків і субрахунків.

2. Облік розрахунків з підзвітними особами в ТОВ «Чернушкастройкераміка»
2.1. Організаційно-економічна характеристика підприємства
ТОВ «Чернушкастройкераміка» відноситься до підприємств будівельної промисловості. Воно побудоване за проектом інститутів «Заводпроект» м. Софія народна республіка Болгарія і «Союзпромстром» м. Москви для часткового покриття дефіциту в стінових кам'яних матеріалів Пермської області, введено в експлуатацію актом робочої комісії від 29.12.1982 р. і є єдиним великим підприємством по виробництва керамічної цегли на півдні Пермського краю. ТОВ «Чернушкастройкераміка» є дочірнім підприємством ЗАТ «Пермстром» (м. Перм).
Підприємство є юридичною особою, має в господарському віданні майно, може від свого імені набувати і здійснювати майнові права, має розрахунковий рахунок у Західно-Уральському Банку Ощадбанку РФ м. Перм і самостійний баланс.
На балансі підприємства є дві проммайданчика, одна - завод, розташований у м. Чорнушка, друга кар'єр глин в 7 км від міста. ТОВ «Чернушкастройкераміка» розташоване на південно-східній околиці міста Чорнушка, в районі, передбаченому генпланом міста для промислової забудови. З півночі підприємство обмежено автодорогою, за якою розташовані підприємства - АТВТ «Агрохімсервіс», агролицей № 66.
У східній частині до підприємства примикає проммайданчик асфальтобетонного заводу Чернушинського ШРБУ.
Місце знаходження підприємства: 617833 Пермський край м. Чорнушка пер. Льнозаводской, 8.
Організаційно-правова форма або форма власності підприємства - приватна.
Основні види діяльності ТОВ «Чернушкастройкераміка»: випуск будівельних матеріалів; випуск товарів народного споживання; посередницька і комерційна діяльність; транспортні послуги.
Основним видом продукції підприємства є виробництво керамічної цегли, застосовуваного для кладки зовнішніх і внутрішніх стін та інших елементів будинків і споруд.
Види цегли:
1. ГОСТ 530-95 (одинарний потовщений, камені керамічні, рифлений, гладкий) (додаток А1);
2. цегла повнотіла (пічної) з технологічними порожнечами до 13% (додаток А2);
3. фігурний (додаток А3).
ТОВ «Чернушкастройкераміка» випускає також глазурований цегла різних відтінків (додаток А4), який використовується для облицювання стін будинків, декорування камінів, печей, клумб і т.д.
Споживачами продукції є багато Пермські будівельні фірми і компанії, велика кількість цегли поставляється в інші регіони Росії: Башкортостан, Свердловську, Тюменську області (додаток А5).
Сировиною для виробництва цегли є глина Таушінского родовища. Доставка сировини на завод здійснюється технологічним транспортом - автосамоскидами КрАЗ, КамАЗ.
Виробництво цегли здійснюється по пластичному способу формування на обладнанні Народної Республіки Болгарії першого покоління, представленого двома технологічними лініями по прийому, переробці, формованию і перекладання цегли.
Теплопостачання підприємства здійснюється від власної котельні, яка працює на природному газі. Газопостачання здійснюється від газопроводу Чорнушка-Перм.
Для забезпечення випуску продукції є основні і допоміжні цехи: виробничий, ОДГ, ГПО, відділення ремонту пічних вагонеток, склад готової продукції, котельня, мехмастерская, кар'єр, буд-ділянку, адміністративно-побутовий корпус.
Для більш повного використання виробничих потужностей надаються послуги стороннім організаціям. У столярному цеху виготовляються дверні блоки та різні профільні деталі. Котельня забезпечує тепловою енергією сусідні підприємства, дитячі садки і житлові будинки.
Але не тільки виробництвом єдиним стурбоване керівництво підприємства. Тут прагнуть створити всі умови для плідної праці та повноцінного відпочинку працівників. На підприємстві обладнані душові, кімната для прийому їжі, сауна.
Постійно в центрі уваги охорона праці.
Основними конкурентами по виробництву цегли є заводи: Ревдінскій, Іжевський, на Закаменной.
ТОВ «Чернушкастройкераміка» діє на підставі Статуту, затвердженого загальними зборами засновників від 01.12.2000 року. Засновниками товариства є ЗАТ «Пермстром» з часткою внеску 52,52%; 8 фізичних осіб.
Організаційна структура підприємства представлена ​​в додатку Б1, а виробнича в додатку Б2.
У ТОВ «Чернушкастройкераміка" ведеться автоматизований бухгалтерський облік з використанням програми «1С: Підприємство» версія 7.7. У штаті значаться 4 бухгалтера: головний бухгалтер, заступник головного бухгалтера; бухгалтер по заробітній платі та розрахунків; а також бухгалтер з обліку матеріалів, основних засобів, не матеріальних активів і т.д.
Фахівці ТОВ «Чернушкастройкераміка» ніколи не стоять на місці і не мають наміру зупинятися на досягнутому. У їхніх планах розширити номенклатуру виробів, що випускаються, освоїти більш повно виробництво кольорового облицювальної цегли, підвищувати порожнистість керамічних каменів. Все це повинно розширити можливості застосування Чернушинське Будкераміка, зробити її більш енергоефективної, менш матеріаломісткою, а значить і - конкурентоспроможною за ціною.
2.2. Первинний облік розрахунків з підзвітними особами
Всі господарські операції, що проводяться організацією, оформляються виправдувальними документами.
Документ - це виправдувальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі і просторі.
Ці документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік.
Документи з обліку розрахунків з підзвітними особами в ТОВ «Чернушкастройкераміка» поділяються на три види.
Документи, пов'язані з першого виду, складаються, як правило, у відділі кадрів і бухгалтерії підприємства до початку відрядження на підставі службової записки від зацікавленого підрозділу, відділу, цеху.
До таких документів належать: заява про відрядження (додаток В1), заяву на видачу авансу (додаток В2), наказ керівника, службове завдання, посвідчення про відрядження, розрахунок суми витрат на відрядження, видатковий касовий ордер.
Наказ (розпорядження) є підставою для направлення працівника у відрядження (форма № Т-9). У наказі вказується прізвище, ім'я та по батькові відрядженого, місто відрядження, планований термін відрядження, мета відрядження (додаток В3). Для отримання авансу, працівник, що направляється у відрядження, повинен отримати копію наказу про направлення у відрядження у секретаря і зробити на ньому відмітку за підписом заступника головного бухгалтера про те, що за ним не числиться борг за раніше виданими під звіт авансами. На підставі наказу керівника визначається службове завдання та звіт про його виконання (форма № Т-10а) (додаток) і виписується посвідчення про відрядження (форма № Т-10) (додаток В4).
У заяві на видачу авансу проводиться розрахунок авансової суми, яке підписується і затверджується директором підприємства.
Працівникові, відрядженому для виконання службового завдання, відповідно до здійсненого попереднім розрахунком суми витрат на відрядження видаються з каси за видатковим касовим ордером (№ КО-2) грошові кошти на оплату проїзних документів туди і назад, на проживання та харчування (додаток В5).
Крім того, при видачі коштів під звіт для придбання товарно-матеріальних цінностей у юридичної особи, що здійснює оптову або дрібнооптову торгівлю, необхідно видати підзвітній особі довіреність.
Довіреність (форма № М-2) застосовується для оформлення права особи виступати в якості довіреної особи організації при отриманні матеріальних цінностей, що відпускаються постачальником за нарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою (додаток В6). Корінець доручення підзвітною особою здається в бухгалтерію, а сама довіреність залишається у постачальника.
Документи другого виду відряджений працівник отримує самостійно під час перебування у відрядженні або при придбанні товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), оплати робіт, послуг. До них відносяться проїзні документи; чеки ККМ; товарні чеки, оформлені на ім'я організації із зазначенням ПДВ, а також прізвища, імена та по батькові особи, яка відряджена; рахунок; накладна, акт; бланк суворої звітності; квитанція до прибуткового касового ордеру; рахунок-фактура. Крім того, відряджений зобов'язаний зробити відмітку про час перебування у місці відрядження в посвідченні про відрядження.
При покупці за готівковий розрахунок в організаціях роздрібної торгівлі продавець зобов'язаний видати покупцеві, а покупець має право вимагати у продавця два документи - касовий і товарний чеки (або накладну).
Касовий чек є документом, що підтверджує факт оплати товару. При цьому касовий чек повинен містити такі реквізити: найменування організації-продавця; ідентифікаційний номер (ІПН), заводський номер ККМ; порядковий номер чека, дату і час купівлі; вартість (ціну) покупки; ознака фіскального режиму.
Товарний чек (або накладна) відповідно до Закону «Про бухгалтерський облік» повинен містити такі реквізити, як найменування документа, дата складання документа; найменування організації, від імені якої складено документ; зміст господарської операції; вимірювачі придбаного товару (робіт, послуг) у натуральному і грошовому виразі (назви типу «канцтовари», «госптовари» тощо без розшифровок за видами, кількістю, ціною та вартості кожного товару не допускаються); посаду та особистий підпис відповідальної особи, завірену штампом (печаткою) організації-продавця .
У рахунку-фактурі повинні бути зазначені: порядковий номер рахунку-фактури та дата виписки; найменування продавця відповідно до установчих документів; ідентифікаційний номер продавця (ІПН); найменування вантажоодержувача згідно з установчими документами та його поштову адресу; ідентифікаційний номер покупця (ІПН) ; найменування товару (роботи, послуги); вартість (ціна) товару (робіт, послуг); податкова ставка; сума податку на додану вартість.
Рахунок-фактура підписується керівником та головним бухгалтером постачальника, а також особою відповідальною за відпуск товарів (робіт, послуг), і скріплюється печаткою організації.
Третій вид - підсумкова документація. Працівник, який повернувся з відрядження зобов'язаний зробити відмітку про прибуття у посвідченні про відрядження протягом 3 днів після закінчення відрядження за наказом представити докладний звіт керівництву організації про результати виконання службового завдання (форма № Т-10а), в бухгалтерію - авансовий звіт про витрачені суми отриманих грошових коштів (додаток Г). Для введення в інформаційну базу програми 1С: Підприємство авансового звіту у типовій конфігурації призначений документ «Авансовий звіт». Документ формує бухгалтерські проводки і має друковану форму встановленого зразка.
Документ «Авансовий звіт» має форму, яку заповнюють на двох закладках.
На першій закладці «Лицьова сторона» зазначається інформація, яка в авансовому звіті відображається на лицьовій стороні. На другий закладці «Зворотний бік» заповнюється таблична частина, відповідна зворотному боці авансового звіту.
Перш за все, на першій закладці потрібно встановити тип авансового звіту - «рублевий» або «валютний». У залежності від цього суми видаються засобів і суми витрат вказуються в гривнях або в іноземній валюті. При цьому додатково запитується валюта, в якій видавався аванс.
Реквізит «Співробітник» заповнюється вибором з довідника "Сотрудники".
Якщо надається авансовий звіт про витрачання отриманих грошових коштів, то в реквізиті «Найменування авансу» вказується, на які цілі був виданий аванс.
На закладці «Лицьова сторона» вказується також сума виданого авансу, кількість прикладених до авансового звіту виправдувальних документів. Якщо розрахунки зі співробітником за попереднім авансового звіту повністю не завершені, то вказується сума заборгованості або перевитрати за попереднім авансового звіту. Її можна ввести вручну або за допомогою кнопки "Показати". У другому випадку в документі буде показано стан розрахунків зі співробітником за даними бухгалтерського обліку (сальдо на рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами»).
Закладка «Зворотний бік» діалогу дозволяє ввести дані в табличну частину документа.
У ній потрібно вказати:
· Дату або інтервал дат здійснення витрат;
· Вибрати кореспондуючий рахунок і об'єкти аналітичного обліку;
· Вказати загальну суму витрат на зазначені цілі згідно з представленим виправдувальним документами або за розрахунком (добові);
· Суму ПДВ;
· Призначення витрат (кому, за що і по якому документу).
Заповнену форму потрібно зберегти і провести (кнопка «ОК»).
При проведенні документа по кожному рядку табличної частини будуть сформовані проводки по кредиту рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами» (субрахунок 71.1 або 71.11) і дебетом рахунка, на які списуються витрати даного найменування.
Авансовий звіт складається в одному примірнику підзвітною особою і працівником бухгалтерії.
Перевірені бухгалтерією авансові звіти затверджуються керівником підприємства, після чого приймається до врахування. Залишок невикористаних сум здається в касу підзвітною особою за прибутковим касовим ордером, перевитрата видається за видатковим касовим ордером.
На підставі даних затвердженого авансового звіту бухгалтерією виробляється списання підзвітних грошових сум у встановленому порядку.
Таким чином, до підсумкової документації належать: авансовий звіт (з додатком посвідчення про відрядження, службового завдання, чеків, проїзних документів, накладних, рахунків, рахунків-фактур, квитанції до прибуткових касових ордерів) та звіт про результати відрядження. Схема первинної документації представлена ​​в додатку Д.
2.3. Аналітичний і синтетичний облік
У ТОВ «Чернушкастройкераміка" бухгалтерський облік ведеться з використанням програми «1С: Підприємство 7.7».
Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на балансовому рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами» в розрізі субрахунків:
71.1 «Розрахунки з підзвітними особами в рублях»;
71.11 «Розрахунки з підзвітними особами у валюті». У 2006 і 2007 рр.. цей субрахунок не використовувався, так співробітники не були спрямовані у відрядження за кордон.
Рахунок 71 - активно-пасивний, сальдо якого відбиває суму заборгованості підзвітних осіб підприємству чи суму відшкодованого перевитрати і знову видані під звіт на підставі видаткових касових ордерів, за кредитом - суми, використані відповідно авансовим звітам і здані в касу за прибутковими касовими ордерами.
Таблиця 1
Структура 71 рахунка «Розрахунки з підзвітними особами»
За дебетом
За кредитом
Сальдо початкове за рахунком 71 - це залишок боргу підзвітної особи на початок періоду
Сальдо початкове - це залишок боргу підзвітній особі на початок періоду
Оборот по дебету - видача грошей підзвітній особі
Оборот по кредиту - списання грошей з підзвітної особи
Сальдо дебетове на кінець періоду - це залишок боргу підзвітної особи на кінець періоду
Сальдо кредитове на кінець періоду - це залишок боргу підзвітній особі на кінець періоду
Для отримання інформації про наявність та рух коштів підприємства, виданих під звіт або повернених до каси підприємства, не тільки за рахунками, але і в більш детальних розрізах, призначено ведення аналітичного обліку. Аналітичний облік по рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами" ведеться по кожній сумі, виданої під звіт. Для позначення об'єктів (підзвітні особи) аналітичного обліку в 1С: Бухгалтерии використовується термін субконто. Наявність субконто дозволяє більш детально розкрити інформацію про розрахунки з підзвітними особами.
У ТОВ «Чернушкастройкераміка» рахунок 71 дебетується в кореспонденції з рахунком: Дебет 71 Кредит 50 «Каса» - видано співробітнику грошові кошти під звіт з каси; відшкодовані співробітникові витрати, що перевищують суму грошових коштів, виданих з каси.
Рахунок 71 кредитується в кореспонденції з рахунками:
1. Дебет 10,41,08,07 Кредит 71 - оприбутковано майно, придбане підзвітною особою.
2. Дебет 20,25,26 Кредит 71 - списані витрати на відрядження, необхідні для потреб виробництва.
3. Дебет 91-2 Кредит 71 - витрати підзвітної особи невиробничого характеру враховані у складі інших витрат; Дебет 91-2 Кредит 71 - списано ПДВ за витратами невиробничого характеру.
4. Дебет 28 Кредит 71 - списані витрати на відрядження, пов'язаної з поверненням і транспортуванням бракованої продукції.
5. Дебет 19 Кредит 71 - врахована сума ПДВ за витратами підзвітних осіб; Дебет 68 Кредит 19 - зроблений податкові відрахування.
6. Дебет 44 Кредит 71 - списані витрати на відрядження, пов'язаної з продажем готової продукції (товарів).
7. Дебет 94 Кредит 71 - відображено суму недостачі за вчасно неповерненому авансом; Дебет 70 Кредит 94 - утримана сума невитраченого авансу із зарплати співробітника.
8. Дебет 50 Кредит 71 - оприбутковано грошові кошти, невитрачені співробітником і повернуті до каси організації.
Регістром для обліку операцій по руху підзвітних сум і розрахунків з підзвітними особами служить журнал-ордер № 7 - комбінований регістр, який поєднає аналітичний і синтетичний облік. У ньому кожної виданої під звіт сумі відводиться один рядок і в міру подання авансового звіту, здачі в касу невикористаних сум або отримання грошей у погашення перевитрати записи сум за цими операціям зроблять на тому ж рядку.
Використовувана програма, дозволяє деталізувати журнал-ордер по рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами» в розрізі кожної проводки, кожної операції, окремого підзвітної особи, окремої дати.
На підставі рознесених видаткових касових ордерів на суми, видані під звіт, авансових звітів - на витрачені суми; нових прибуткових або видаткових касових ордерів - на розбіжність у сумах, отриманих та витрачених, програма дозволяє сформувати стандартні звіти, що містять підсумкові та детальні відомості про стан розрахунків з підзвітними особами.
Стандартний звіт «Оборотно-сальдова відомість по рахунку 71« Розрахунки з підзвітними особами »представляє собою звіт щодо руху на рахунку (початкове сальдо, обороти з іншими рахунками і кінцеве сальдо) за вибраний період, деталізований по підзвітним особам, що містить інформацію щодо оборотів з кореспондуючими рахунками. Використовується для отримання зведеної інформації по розрахунках з підзвітними особами.
Для виведення даної відомості необхідно вибрати пункт «Оборотно-сальдова відомість по рахунку» меню «Звіти» головного меню програми. При виборі пункту «Оборотно-сальдова відомість по рахунку» на екран буде виведений запит параметрів відомості. У цьому запиті треба вказати, за який період необхідно сформувати оборотно-сальдову відомість. Період задається вибором дати початку періоду і дати закінчення періоду.
Встановивши потрібні параметри налаштування, необхідно натиснути кнопку «Сформувати». Програма сформує звіт і виведе його для перегляду (додаток К1).
Стандартний звіт «Журнал-ордер рахунку по субконто» представляє собою звіт щодо руху на рахунку (початкове сальдо, обороти з іншими рахунками і кінцеве сальдо) за вибраний період, деталізований по підзвітним особам.
Для виведення даного звіту необхідно вибрати пункт «Журнал-ордер по рахунку 71 по субконто» меню «Звіти» головного меню програми. При виборі пункту «Журнал-ордер рахунку по субконто» на екран буде виведений запит параметрів відомості. У цьому запиті треба вказати, за який період необхідно сформувати журнал-ордер. Період задається вибором дати початку періоду і дати закінчення періоду.
Встановивши потрібні параметри налаштування, необхідно натиснути кнопку «Сформувати». Програма сформує звіт і виведе його для перегляду (додаток К2).
Стандартний звіт «Журнал-ордер і відомість по рахунку» по суті являє собою звіт щодо руху на рахунку (початкове сальдо, обороти з іншими рахунками і кінцеве сальдо), деталізований по датах (періодами) або за проведеннями (операціях).
Для отримання даного звіту треба вибрати пункт «Журнал-ордер і відомість по рахунку» меню «Звіти» головного меню. На екран буде виведений запит параметрів звіту. У запиті треба вказати, за який період необхідно сформувати оборотно-сальдову відомість. Період задається вибором дати початку періоду і дати закінчення періоду.
Встановивши потрібні параметри налаштування, необхідно натиснути кнопку «Сформувати». Програма сформує звіт і виведе його для перегляду (додаток К3).
Стандартний звіт «Аналіз рахунка 71» являє собою таблицю, в якій містяться обороти рахунка з іншими рахунками за вказаний період, а також сальдо на початок і на кінець періоду (додаток К4).
Стандартний звіт «Аналіз рахунка по субконто» містить підсумкові суми кореспонденцій даного рахунка з іншими рахунками за вказаний період, а також залишки по рахунку на початок і на кінець періоду в розрізі об'єктів аналітичного обліку (додаток К5).
Стандартний звіт «Головна книга» (обороти рахунку) використовується для виведення оборотів і залишків рахунку за кожен місяць. Даний звіт дуже корисний при підведенні підсумків і складанні звітності.
Для отримання оборотів рахунка треба вибрати пункт «Обороти рахунку (головна книга)» меню «Звіти» головного меню. На екран буде виведений запит параметрів формування оборотів рахунку. У запиті настройки оборотів рахунку треба вказати, за який період необхідно сформувати звіт. Період задається вибором дати початку періоду і дати закінчення періоду.
Встановивши потрібні параметри налаштування, потрібно натиснути на кнопку «Сформувати». Програма сформує звіт і виведе його для перегляду (додаток К6).
Стандартний звіт «Карточка счета" включаються всі проводки з рахунком 71 або проведення за цим рахунком за конкретним значенням об'єктів аналітичного обліку - підзвітних осіб. Крім того, у картці рахунку показуються залишки на початок і на кінець періоду, обороти за період і залишки після кожної проводки. Звіт містить графи: «Дата», «Операції» (опис операцій по рахунку 71), «Дебет» (кореспондуючі рахунки і суми операцій по кредиту вибраного рахунка), «Кредит» (кореспондуючі рахунки і суми операцій по кредиту вибраного рахунка) і « Поточне сальдо »(Д - дебетове, К - кредитове) (додаток К7).
Також існує стандартний звіт «Картка рахунку з обраним значенням субконто» дозволяє отримати інформацію по всіх операціях з конкретним підзвітною особою.
Щомісяця підсумки з журналу-ордера № 7 переносяться в Головну книгу: дебетові обороти - по кореспондуючих рахунках, кредитові - загальною сумою. Дані з головної книги переносяться в баланс. У бухгалтерському балансі дебіторську заборгованість за розрахунками з подотчетнік враховують по рядку 246, а кредиторську - по рядку 628.
Рух документів представлено у додатку Л.
Найчастіше через підзвітних осіб купується устаткування. Це пов'язано з тим, що є можливість огляду технічного стану обладнання, що купується.
У досліджуваних періодах (у 2006-2007 рр..) Стало значно менше помилок при розрахунках з підзвітними особами в результаті використання підприємством програми «1С: Підприємство», яка дозволяє механізувати обробку інформації про відряджених працівників, знижує ймовірність помилок при перенесенні інформації з первинних документів у регістри бухгалтерського обліку, а також скорочує кількість первинної облікової документації, що, у свою чергу, сприяє підвищенню точності і оперативності обліку розрахунків з підзвітними особами на підприємстві.

3. Заходи щодо вдосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами
У ТОВ «Чернушкастройкераміка» у відрядження направляється будь-який співробітник організації на розсуд керівника, так як не затверджено коло посадових осіб, які мають право отримувати грошові кошти під звіт. Це може призвести до того, що при перевірці, податкові органи вважатимуть, що термін видачі підзвітних сум не встановлений. А значить, розрахунки за підзвітними сумами повинні бути здійснені в межах одного робочого дня. Хоча грошові кошти під звіт на підприємстві видаються на більш тривалий термін. Даний недолік спричинить за собою штрафні санкції.
Щоб уникнути це, на підприємстві необхідно створити наказ, в якому повинен бути затверджений перелік осіб, які мають право на отримання коштів під звіт. Також в наказі повинні бути встановлені:
· Терміни, на які видаються підзвітні суми, та їх граничний розмір;
· Порядок подання авансових звітів;
· Заборона видачі грошей працівникові під звіт за умови неповного звіту за раніше виданим авансом;
· Заборону передачі підзвітних грошових коштів від одного працівника іншому.
Перелічених у наказі співробітників необхідно ознайомити з ним в обов'язковому порядку. Приклад наказу представлений в додатку М1.
Також необхідно створити письмовий наказ про встановлення розміру (норм) добових. Приклад цього наказу представлений в додатку М2.
Часто через неувагу бухгалтери і недосвідченості підзвітної особи до обліку приймаються авансові звіти, до якого додаються чеки ККМ і товарні чеки, де просто вказано «госптовари» або «канцтовари». Цього не повинно бути, так як чек служить для розшифровки відомостей зазначених у касовому чеку. У ньому має бути докладно описано, що, скільки і за яку ціну придбав подотчетнік.
До такому товарному чеку податкові органи обов'язково пред'являть претензію. Раптом підзвітну особу придбало товарно-матеріальні цінності вартістю менше 10 000 рублів, але строком служби більше 12 місяців (наприклад, вентилятор або калькулятор). У такому випадку вони повинні бути оприбутковані як основні засоби відповідно до ПБО 6 / 01 «Облік основних засобів».
Допущену помилку бухгалтера та підзвітної особи можна виправити, організувавши комісію з уповноважених осіб. Комісія складе акт, в якому зафіксує, що конкретно і для яких цілей придбано. Даний акт підшивається до авансового звіту і служить виправдувальним документом.
Також через недосвідченість підзвітної особи і підприємства-продавця зустрічається така помилка, коли на придбані ТМЦ видаються підтверджуючі документи (квитанція до ПКО) із зазначенням суми, що перевищує ліміт розрахунків з юридичними особами. Відповідно до Вказівкою ЦБ РФ від 20.07.2007 р., встановлений граничний розмір розрахунків готівкою до між юридичними особами встановлено в 100000 рублів. У ході перевірки за дане порушення загрожує штраф не тільки самому підприємству, але і керівникові. Єдиним виходом з даної ситуації є заміна підтверджуючого документа продавцем-підприємством.
У ТОВ «Чернушкастройкераміка» зустрічається така ситуація, коли відрядженому працівникові видаються готівкові кошти організації, що надійшли від покупців. Це теж є порушенням правил розрахунків з підзвітними особами, так як у підприємства немає спеціального дозволу обслуговуючого банку на використання даних грошових коштів на свої потреби.
Існує певна послідовність видачі грошей подотчетнік на придбання тієї чи іншої продукції. Підприємство має спочатку здати готівкову виручку до банку, потім зняти з розрахункового рахунку необхідну суму і оприбуткувати її в касу.
А можна, заздалегідь зняти з розрахункового рахунку грошові кошти на господарські потреби. Дану суму можна буде зберігати в касі підприємства і поступово витрачати на купівлю необхідних товарів, видаючи гроші під звіт. Найголовніше - не перевищити ліміт готівки в касі. Для даного підприємства банк встановив ліміт 21300 рублів.
Перебуваючи у відрядженні, найчастіше підзвітні особи повинні інформувати керівника підприємства або фірму-партнера по телефону про хід виконання завдання. У таких випадках організація повинна компенсувати вартість переговорів.
Але на підприємстві всі телефонні переговори оплачуються за рахунок власних коштів підзвітної особи. Це теж є порушенням правил розрахунків з підзвітними особами. Організація посилається на те, що при придбанні карт експерсс-оплати за готівковий розрахунок, підтвердними документами є лише касовий чек і сама карта. А дані карти не відповідають поняттю первинного облікового документа, поданого в п.2 ст.9 ФЗ «Про бухгалтерський облік», отже, ці витрати не можна визнати з метою оподаткування прибутку. Але, незважаючи на це підприємство, може самостійно скласти первинні облікові документи, зокрема бухгалтерську довідку або авансовий звіт.
Згідно з п. 1 ст. 252 НК РФ під документально підтвердженими витратами розуміються витрати, підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства РФ, і (або) документами, побічно підтверджують зроблені витрати. Таким чином, перелік документів, побічно підтверджують зроблені витрати, є відкритим, тому карти експрес-оплати також можуть бути визнані документами, побічно підтверджують зроблені витрати. Суди найчастіше підтверджують обгрунтованість таких витрат (постанова ФАС ВВО від 19.12.05 № А28-4833/2005-137/18). У будь-якому випадку витрати працівника на придбання експрес-карт повинні бути відшкодовані роботодавцем.
Єдиною нерозв'язною проблемою залишається ПДВ, оскільки в цьому випадку рахунок-фактура не надається, а без цього документа організація не вправі прийняти до відрахування ПДВ.
Так само справа йде при оплаті послуг стільникового зв'язку підзвітною особою через вільні каси.
Кращим дозволом даної проблеми є укладання договору на надання послуг стільникового зв'язку. Тоді підприємство зможе отримувати від операторів мобільного зв'язку підтверджуючі документи (рахунки-фактури, акти, розшифровку телефонних переговорів).
Для підтвердження законності і доцільності витрат за підзвітними сумами на господарські та операційні потреби необхідно вести допоміжну відомість, в якій звіряють рахунки, товарні чеки з накладними на оприбуткування матеріальних цінностей з картками складського обліку, звітами руху придбаних ТМЦ. Приклад цієї відомості представлений в додатку Н.
Щоб контролювати прибулих з відрядження підзвітних осіб необхідно вести журнал реєстрації працівників, які прибули з відрядження (додаток П1).
Також потрібно вести журнал реєстрації працівників, направлених у відрядження (додаток П2).
Для того, щоб було значно менше помилок при розрахунках з підзвітними особами, до штату підприємства необхідно ввести нову штатну одиницю - бухгалтер за розрахунками з підзвітними особами, постачальниками та підрядниками, покупцями, дебіторами і кредиторами.
Лише, щоб виконувати всі «підзвітні» нюанси, організація зможе захистити себе від можливих проблем при податкових перевірках.
4. Висновки та пропозиції
На прикладі конкретного підприємства ТОВ «Чернушкастройкераміка» була розглянута організація обліку розрахунків з підзвітними особами, а також загальна теорія обліку даних розрахунків.
Розглянуто такі питання як: поняття підзвітних сум, право і порядок отримання грошей під звіт при закупила товарів, продукції у фізичних та юридичних осіб, при направленні підзвітних осіб у відрядження, документальне оформлення відповідних операцій, відображення розрахунків з підзвітними особами в бухгалтерському обліку.
Як з'ясувалося, на підприємстві гроші під звіт видаються досить часто і різним працівникам, тому що не завжди є можливість придбання ТМЦ безготівковим шляхом.
Внаслідок переходу підприємства в 2006 році на автоматизований облік з використанням програми 1С: Підприємство стало значно менше помилок при розрахунках з підзвітними особами в порівнянні з попередніми роками, тому що програма дозволяє механізувати обробку інформації про відряджених працівників, знижує ймовірність помилок при перенесенні інформації з первинних документів до регістрів бухгалтерського обліку, а також скорочує кількість первинної облікової документації, що, у свою чергу, сприяє підвищенню точності і оперативності обліку розрахунків з підзвітними особами на підприємстві.
Дана програма дозволяє формувати стандартні звіти, які корисні при підведенні підсумків і складанні звітності.
У ТОВ «Чернушкастройкераміка» існують порушення правил розрахунків з підзвітними особами ».
А саме, відсутність наказу про порядок і видачу грошових коштів під звіт та письмового наказу про встановлення розміру (норм) добових. Якщо дана ситуація не буде виправлена, то підприємству будуть пред'явлені податковими органами штрафні санкції.
Буває, що до обліку приймаються звіти з додатком товарного чека, де вказано «госптовари» або «канцтовари». Це неприпустимо, тому що товарний чек служить для розшифровки відомостей зазначених у касовому чеку.
У підприємства немає спеціального дозволу обслуговуючого банку на використання готівкових грошових коштів на свої потреби, які надійшли в касу від покупців. Бухгалтерія підприємства забуває, що існує певна послідовність видачі грошей подотчетнік на придбання ТМЦ, і видає дані грошові кошти співробітникові організації.
Також зустрічаються випадки, коли підприємство не дотримується Вказівка ​​ЦБ РФ від 20.07.2007 р. про встановлений граничний розмір розрахунків готівкою до між юридичними особами, що встановлений у розмірі 100 000 рублів. За таке порушення загрожує штраф підприємству і його керівникові.
У ТОВ «Чернушкастройкераміка» всі телефонні переговори оплачуються за рахунок власних коштів підзвітної особи, так як підтверджуючим документом є лише касовий чек. Щоб виправити дану ситуацію необхідно укласти договір на надання послуг стільникового зв'язку, тоді оператори зможуть надати всі підтверджуючі документи.
Щоб порушень при розрахунках з підзвітними особами стало менше, необхідно ввести в штат підприємства бухгалтера за розрахунками.
Таким чином, правильно організований бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами на підприємстві забезпечить контроль за використанням грошових коштів і не створить проблем з оподаткуванням і аудиторською перевіркою.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Курсова
99.9кб. | скачати


Схожі роботи:
Облік розрахунків з підзвітними особами 4
Облік розрахунків з підзвітними особами
Облік розрахунків з підзвітними особами 2
Облік розрахунків з підзвітними особами 2
Облік і контроль розрахунків із підзвітними особами
Облік і аудит розрахунків з підзвітними особами
Облік розрахунків з підзвітними особами в бюджетних установах
Облік розрахунків з підзвітними особами 2 Документальне оформлення
Облік розрахунків з підзвітними особами в бюджетній установі
© Усі права захищені
написати до нас