Зміст

1. Введення

1.1 Діловодство

1.2 Документ і реквізити

1.3 Організація служби діловодства

1.4 Схема ДОП служби діловодства

2. Облік документів на підприємстві. Контроль виконання документів

2.1 Правила обліку документів на підприємстві

2.2 Контроль виконання документів

2.3 Програми при ведення обліку на ПК

3. Висновок

Список літератури

1. Введення

1.1 Діловодство

Діловодство - це галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Предмет «Діловодство» є спеціальною дисципліною навчального плану при підготовці по професіях «Секретар - друкарка», «Секретар», «Секретар-референт». Термін «Діловодство» характеризує сукупність робіт з документування управлінської діяльності установ і з організації в них документів. Поняттям «документ» визначається інформація, записана будь-яким способом на будь-якому матеріалі, видана або отриманий будь-яким фізичним або юридичною особою, в будь-якій організації для використання у своїй діяльності. Таким чином, поняття «управління», «інформація», «діловодство», «документ» органічно взаємопов'язані.
Облік - встановлення кількості чого-небудь, шляхом підрахунків. Реєстрація з занесенням до списків осіб, які перебувають де-небудь. Прийняття до уваги чого-небудь, при врахуванні всіх обставин.
Контроль - цифрові показники, що вказує кількісні межі вироблення планової продукції, збору коштів, витрат їх і т.п., а також перевірка і спостереження з метою перевірки (суспільний контроль, держконтроль, система державних органів перевірки і т.п.).
Секретар - це одна з найпоширеніших управлінських професій. У сучасних словниках «секретар» визначається як «особа, що веде ділове листування окремої особи або якого-небудь установи, а також провідне діловодством».
Умовно роботу секретаря можна розділити на дві честі:
1) робота з документами (інформаційно-документаційне обслуговування);
2) організаційна робота (бездокументального обслуговування), зазвичай на ці роботи секретар витрачає від 55 до 60% свого робочого часу.
Документи потрібно не тільки скласти і оформити, а й передати, зберегти, швидко знайти в разі потреби. Тому в роботі будь-якого секретаря так багато місця відводиться, перш за все, роботі з документами. Яка вимагає спеціальних знань і навичок, наприклад: знання ГОСТу Р 6.30-2003; вміння складати і оформляти документи і ін

1.2 Документ і реквізити

Документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.
Реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа.
Чітке оформлення і робота з документами гарантують організації її стійке положення в бізнесі, оскільки документ, тобто зафіксована інформація, що має юридичну силу, служить основним доказом того чи іншого факту при вирішенні господарських спорів з партнерами по бізнесу в арбітражному суді або під час розгляду трудових конфліктів з працівниками підприємства.
Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Число реквізитів, що характеризують документ, визначається цілями створення документа, його призначенням, вимогами до змісту і форми даного документа. Для багатьох документів число реквізитів суворо обмежено, відсутність або неправильне зазначення будь-якого реквізиту робить документ недійсним. Для ряду документів, які видаються органами державної влади та державного управління, склад реквізитів встановлено законодавчими та нормативними актами. Сторінки нумеруються з другої, посередині верхнього поля і арабськими цифрами - без знаків пунктуації, без вказівки слова «сторінка» або його скорочених варіантів-«с», стор
Бланки можуть бути виготовлені типографським способом, за допомогою засобів оперативної поліграфії, також засобів обчислювальної техніки. Виключно друкарським способом повинні бути виготовлені бланки із зображенням Державного герба Російської Федерації чи герба суб'єкта Російської Федерації.
Можна використовувати два варіанти реквізитів на бланках: кутовий і поздовжній. У межах зон розташування, реквізити - розміщувати одним із способів:
- Центрованим - початок і кінець кожної з рядка реквізиту рівновіддалені від меж зон розташування реквізиту.
- Прапоровим - кожний рядок реквізиту вирівнюється по лівій межі зони розташування реквізитів.

1.3 Організація служби діловодства

1.4 Схема ДОП служби діловодства

2. Облік документів на підприємстві. Контроль виконання документів

2.1 Правила обліку документів на підприємстві

Облік обсягу документообігу - здійснюється з метою отримання даних для розрахунку штату персоналу діловодства, вибору технічних засобів і коригування завантаження підрозділів і окремих виконавців при роботі з документами.
В обліку обсягу документообігу установи розрізняють такі потоки документів:
- Вхідні - поступають;
- Створювані - внутрішні та відправляються.
Вхідна документація - це документація, що надходить на підприємство від інших організацій.
Вихідні документи - це документи, які підприємство (організація) відправляє іншим підприємствам. Вихідна документація - це документи, які несуть у собі інформацію, вироблену на підприємстві з метою передачі її в інші організації: листи, довідки, звіти, накази, телеграми, телефонограми і т.п.
Правильна організація документообігу передбачає прямоточность руху документів, тобто проходження їх найкоротшим шляхом через найменшу кількість інстанцій, що виключає або зводить до мінімуму поворотні переміщення. Необхідно керуватися при цьому принципом одноразового перебування документа в одній інстанції: кожен документ повинен оброблятися в структурному підрозділі або перебувати у виконавця тільки один раз.
З метою прискорення проходження і найбільш раціональної обробки створюються схеми руху основних категорій документів всередині установи. Це дозволяє встановити найбільш раціональні маршрути руху документів, визначити етапи їх обробки, встановити на цій основі єдиний порядок роботи з документами. Схеми обробки документів включаються в інструкцію з ведення діловодства, розроблену в установі.
При обробці вступі надходить кореспонденції виділяються наступні етапи:
- Прийом документів, що надходять;
- Первісна (експедиційна) обробка документів;
- Попередній розгляд і розподіл документів;
- Реєстрація документів;
- Розгляд документів керівником (проставлення резолюції);
- Виконання документа.
Прийом і первинна обробка надходить кореспонденції здійснюється експедицією, канцелярією або секретарем (в залежності від категорії установи), до функцій яких входять перевірка правильності доставки і цілісності вкладень, фіксація факту надходження документа до установи і підготовка кореспонденції до передачі за призначенням.
Перевірка правильності доставки здійснюється прочитанням адреси на кореспонденції. Помилково доставлена ​​кореспонденція пересилається за належністю. Для перевірки цілісності вкладень конверти розкривають. Не підлягають розкриттю конверти з позначкою «особисто».
Документи, що надійшли не за адресою, слід негайно переслати за правильною адресою, одночасно повідомляючи про це відправника. Якщо в конверті відсутній документ, який позначений в опису, про це слід довести до відома відправника. Спеціальні надходження (телеграми, телефонограми, рекомендовані листи) обробляються в першу чергу.
На всіх вступників документах проставляється реєстраційний штамп (реквізит «відмітка про надходження документа в установу»), що фіксує факт надходження документа в даний заклад. Його проставляють на першому аркуші документа, а правому нижньому куті; якщо конверт не розкривають, то його проставляють на будь-якій вільній площі лицьового боку конверта.
У момент надходження документа в організацію в штампі проставляється тільки дата надходження, а вхідний номер - в момент реєстрації.
Процедура реєстрації документів складається з двох етапів:
- Перший - проставлення індексу в штампі для реєстрації документів;
- Друге - заповнення відповідної реєстраційної форми.
Реєстрація документів - процедура реєстрації документів складається з двох етапів: перший - проставлення індексу в штампі для реєстрації документів і другий - заповнення реєстраційної форми.
Реєстрація документів - це запис облікових даних про документи за встановленою формою, яка забезпечує облік, контроль і швидкий пошук документа, а також фіксує факт їх створення, відправлення або надходження і на підставі якої в подальшому проставляються на цих документах діловодний індекс і дата реєстрації.
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання, використання в довідкових цілях. Серед них - надсилалися з інших організацій і від фізичних осіб та створювані - внутрішні та відправляються. Документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі або створення.
Основним принципом реєстрації є однократність. Кожен документ має реєструватися в установі лише один раз, коли проставляється його індекс. Надсилаються - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження.
Індексація - це проставлення порядкового (реєстраційного) номера і необхідних умовних позначень при реєстрації, що вказують місце створення (виконання) та зберігання документа.
Вхідні та вихідні документи повинні мати реєстраційні номери, що складаються з порядкового номера документа, умовного позначення структурного підрозділу або посадової особи, номера справи, в яке буде підшитий документ або його копія. Наприклад, номер документа 01-05/134 включає:
- 01 - індекс структурного підрозділу;
- 05 - номер справи за номенклатурою; - 134 - порядковий номер документа за журналом реєстрації.
Документи реєструються в реєстраційно-контрольних формах - традиційних (карткова і журнальна) або електронних картках (журналах).
Карткова форма реєстрації використовується в установах з обсягом документообігу понад 600 одиниць на рік. Документ реєструється на картці, формат якої А5 або А6. На картках формату А5, як правило, присутня календарна шкала, на якій секретар, може відзначати дати надходження або виконання документа.
Журнальна форма реєстрації застосовується в установах з обсягом документообігу не більше 600 одиниць на рік. Зміст граф в журналі реєстрації аналогічно графам реєстраційної картки.

2.2 Контроль виконання документів

Контроль за виконанням документів і прийнятих рішень - одна з найважливіших функцій управління, метою якої є сприяння своєчасному і якісному виконанню документів, забезпечення отримання аналітичної інформації, необхідної для оцінки діяльності структурних підрозділів, філій, конкретних співробітників.
Виконання пропозицій, доручень, рішень питань, що містяться в документах, має постійно контролюватися. Контролю підлягають усі зареєстровані документи, що вимагають виконання.
Контроль буває двох видів:
1. Контроль по суті вирішення питання - це оцінка правильності ведення роботи, визначення її ефективності і якості. Цей вид контролю здійснює керівник (організації чи структурного підрозділу), а також спеціально уповноважені особи або вищестоящі організації шляхом проведення перевірок, ревізій, звітів;
2. Контроль терміну виконання завдань (строковий контроль) - ведеться секретарем або службою ДОП.
Категорії документів, які підлягають контролю, встановлюються у відповідності з діючими нормативними актами і з урахуванням специфіки діяльності конкретної установи. Вони закріплюються в переліку. За вказівкою керівництва на контроль можуть бути поставлені документи, не включені до переліку, а також окремі усні вказівки. Визначальним критерієм постановки документів на контроль є його зміст.
Контроль по суті вирішення питання здійснює керівник (організації чи структурного підрозділу) або спеціально уповноважену особу. Контроль по суті - це оцінка, наскільки правильно, вдало, повно вирішене питання.
Контроль за термінами виконання документів здійснюється у великій організації підрозділом або групою контролю, що входить до служби документаційного забезпечення управління (ДОП), у невеликій організації - секретаріатом або секретарем. У ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення" закріплено наступне визначення: "Контроль виконання документів - це сукупність дій, які забезпечують своєчасне виконання документів".
При цьому основними завданнями групи контролю виконання (співробітника, що здійснює контроль) є:
- Відстеження ходу і фіксація фактичного виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів, що мають досить важливе значення, зафіксованих вказівок керівництва;
- Узагальнення відомостей, одержуваних у ході відслідковування процесу і результатів виконання, доведення цих відомостей до керівництва в зручному формалізованому вигляді;
- Вироблення пропозицій щодо прискорення документопотоков і зміцненню виконавської дисципліни.
Іноді за рішенням керівництва організації контроль за виконанням документів може бути покладений і на співробітника, який не перебуває в штаті служби ДОП. Це досить поширена практика при підготовці розпорядчих документів, коли контроль виконання може бути покладено на будь-якого із співробітників або взято керівником на себе. Але централізація контролю за виконанням документів при цьому є важливим чинником його ефективної постановки.
Контроль (за строками) виконання документів включає в себе кілька послідовних етапів:
- Постановку документів на контроль;
- Перевірку своєчасності доведення документів до конкретних виконавців;
- Попередню перевірку та регулювання ходу виконання;
- Зняття документів з контролю;
- Облік і узагальнення результатів контролю виконання документів.
Термін виконання - це період часу, який відводиться на виконання документа, або календарна дата, на яку призначено завершення його виконання.
Терміни виконання обчислюються в календарних днях: з дати надходження документа до організації (для вхідних документів), для внутрішніх і надійшли з вищих органів державної влади - з дати підписання (затвердження).
При цьому основними завданнями групи контролю виконання (співробітника, що здійснює контроль) є:
- Відстеження ходу і фіксація фактичного виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів, що мають досить важливе значення, зафіксованих вказівок керівництва;
- Узагальнення відомостей, одержуваних у ході відслідковування процесу і результатів виконання, доведення цих відомостей до керівництва в зручному формалізованому вигляді;
- Вироблення пропозицій щодо прискорення документопотоков і зміцненню виконавської дисципліни.
Терміни виконання можуть бути типові та індивідуальні.
Типові терміни виконання встановлюються для певних, найбільш масових категорій документів, що підлягають контролю відповідно до чинного законодавства та Примірним переліком документів, які підлягають контролю за виконанням, із зазначенням термінів виконання. Індивідуальні терміни встановлюються для найбільш важливих документів керівництвом установи; вони вказуються в самому документі або фіксуються в резолюції.
При визначенні тривалості терміну виконання документа враховуються його зміст і практичні можливості установи за рішенням конкретного питання. Термін виконання документа може бути продовжений, тільки однією особою або установою, які його встановили. Продовження терміну виконання має бути оформлено відразу після отримання документа виконавцем або не менш як за три дні до його закінчення. У іншому випадки документ вважається невиконаним в строк.
Якщо останній термін виконання документа припадає на неробочий день, то документ підлягає виконанню не пізніше робочого дня, що передував неробочому дню. Терміни виконання термінових і оперативних доручень не продовжуються.
Контроль за виконанням документа здійснюється з моменту постановки документа на контроль. На документі, поставленому на контроль, в правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка про контроль (реквізит 19) у вигляді літери «К» або слова «Контроль». Її призначення - нагадування виконавцю про те, що виконання документа контролюється.
Документ вважається виконаним і знімається з контролю після фактичного виконання завдань, доручень, запитів, повідомлення результатів зацікавленим особам та організаціям. Виконання документа оформляється реквізитом «відмітка про виконання і направлення документа до справи» (реквізит 28).
При організації контролю важливо, щоб виконавець отримав документ вчасно, оскільки контроль виконання документа починається з моменту його постановки на контроль. Для того щоб служба контролю була впевнена в тому, що документ передано виконавцю, останньому необхідно розписатися в одержанні документу на РКК (реєстраційно-контрольній картці), призначеної для контрольної картотеки, або в реєстраційному журналі. Для цього працівник, який несе відповідальність за передачу документів виконавцям, направляє виконавцю документ з двома примірниками РКК; один примірник залишається в підрозділі, інший (екземпляр служби контролю) з розписом виконавця повертається в службу контролю і ставиться до першого розділу контрольної картотеки. Якщо виконавцеві документ передається у вигляді електронного файлу з локальної корпоративної мережі, повинна бути передбачена відправка в службу ДОП повідомлення про прочитання. Отримання такого повідомлення буде означати, що виконавець отримав документ.
У разі виконання документа декількома структурними підрозділами оригінал документа направляється відповідальному виконавцю, інші виконавці отримують копії документа.
У підвідомчу організацію разом з документом на виконання пересилаються два примірники РКК. Після виконання один екземпляр картки повертається з зазначенням дати та змісту виконання.
Протягом всього терміну виконання служба ДОП регулярно перевіряє хід виконання документа. При невеликих термінах виконання за 3-5 днів до виконання служба ДОП нагадує виконавцям про наближення терміну виконання документа. Нагадування може бути зроблено за телефоном або у вигляді письмового повідомлення. Для розсилки нагадувань можна використовувати електронну пошту.
Дані про хід і результати контролю за виконанням документів повинні враховуватися і періодично узагальнюватися, тобто аналізуватися. Як правило, відомості про стан виконавської дисципліни узагальнюються щомісячно і представляються у вигляді зведень зі структурою, закріпленої в організації.
На основі результатів аналізу розробляються та вживаються заходи щодо прискорення виконання документів, підвищенню якості виконавської дисципліни, удосконалення організації контролю і управління в цілому.

2.3 Програми при ведення обліку на ПК

Основні програми, які використовуються на персональному комп'ютері за ведення обліку, це програми Microsoft Office, Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft PowerPoint і Microsoft Outlook.

3. Висновок

Облік документів на підприємстві - є важливою ланкою в роботі підприємства (установи), і при правильній організації, дозволяє здійснювати облік обсягу документів знаходяться в організації, їх місце розташування, до якого типу відносяться, їх місце складання, черговість прибуття в організацію, відправлення в інші організації або підрозділи даної організації. Реєстрація документів або облік даних про документи за встановленою формою, забезпечує контроль, облік і швидкий пошук документа, а також фіксує факт їх створення, відправлення або надходження і на підставі якої в подальшому проставляються на цих документах діловодний індекс і дата його реєстрації.
Контроль за виконанням документів - і прийнятих рішень - одна з найважливіших функцій управління, метою якої є сприяння своєчасному і якісному виконанню документів, забезпечення отримання аналітичної інформації, необхідної для оцінки діяльності структурних підрозділів, філій, конкретних співробітників.

Список літератури

1. Діловодство: навч. Посібник для учнів поч. проф. Навчальних закладів / Л. А. Ленкевич. - М.: Видавничий центр «Академія». 2007. - 224 с.
2. Організація роботи з документами: Підручник / За ред. проф. Кудряева В.А.. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
3. Кузнєцова Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління). 4-е вид. Справність. і доп. - М.: ТОВ "Журнал" Управління персоналом ", 2003. - 408 с.
4. ГОСТ Р 6.30-97. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів - М: ІПК Вид-во стандартів, 2000.
5. Оформлення документів. Методичні рекомендації на основі ГОСТ Р 6.30-97: Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
6. Давидова Ж.Н., Рибаков А.Є. Діловодство: Навчально-практичний посібник. - Мн.: ТетраСистемс, 1998.
7. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика роботи з документами в організації. Навчальний посібник - М.: Асоціація авторів і видавців "Тандем". Вид-во ЕКМОС, 1999.

Інтернет ресурси

1. Документальне забезпечення управління та технологія створення документів. http://grachev.distudy.ru/Uch_kurs/kod/dou.htm
2. Документаційне забезпечення управління: Методичні вказівки до практичних занять. http://window.edu.ru/window_catalog/pdf2txt?p_id=1620
3. Сучасне ділове лист. http://delopro.info/?% 0CSOVREMENNOE_DELOVOE_PISMzMO
4. Стиль документа. http://gramma.ru/DEL/?PHPSESSID=ae709t3bcdc3d404c32afecb9ee4b8df
5. Діловодство + http://delpro.narod.ru/index.html
6. Основи діловодства. http://www.mdi.ru/products.php?RubriclID=161
7. PRO-Секретаріат об'єднує професіоналів. http://www.sekretariat.ru/
8. Секретар-референт. http://www.profiz.ru/sr/rubric/2/
9. Енциклопедія діловодства. http://www.termika.ru/dou/mo/ed/index.php
10. Нормативні документи з діловодства. http://www.termika.ru/dou/docs/index.php