Обласне державне установа Державний архів Саратовської області

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Федеральне агентство з освіти

Саратовського державного соціально-економічний університет

кафедра документознавства та документаційного забезпечення управління

ЗВІТ

про навчальну практику

Обласне державне установа

«Державний архів Саратовської області»

Студентки 2 курсу 8 групи

Шахбалаевой Анжели

Керівники:

від організації Волкова О.Г.

від кафедри Сергєєва Н.В.

Саратов

2009

Зміст

Введення

Глава 1 Документування діяльності організації

1.1 Нормативні і організаційно-розпорядчі документи

1.2 Предмет і цілі діяльності Архіву. Склад документів

1.3 Ведення документації

Глава 2 Документообіг організації

2.1 Робота з архівними документами

2.2 Прийом документів до архіву та їх архівне зберігання. Комплектування і забезпечення схоронності

Висновок

Введення

Згідно з Наказом ректора Саратовського державного соціально-економічного університету я, Шахбалаева Анжела Мірзакерімовна, проходила практику в Державному архіві Саратовської області з 22 червня по 20 липня. Моїм безпосереднім керівником була начальник відділу відомчих архівів та діловодства Волкова Ольга Георгіївна.

Дана організація була утворена рішенням Саратовського губвиконкому від 4 липня 1918 року. У 1923р. губернський архівний фонд був розділений на архів Жовтневої революції (АОР) та історичний архів. Основну частину історичного архіву склали документи, зібрані членами Саратовської вченої архівної комісії, створеної в 1886р. краєзнавцями-аматорами.

Родоначальницею архівної справи в Саратовському краї є Саратовська вчена архівна комісія (Суаку), створена в грудні 1886 року. Найбільш важливими підсумками діяльності комісії стало створення, крім музею і бібліотеки, історичного архіву. Початок державної архівної служби в нашій країні поклав підписаний В.І. Леніним декрет РНК від 1 червня 1918 року «Про реорганізацію та централізації архівної справи», ліквідував відомчі архіви в урядових установах. Він оголосив всі документи старої і нової Росії народним надбанням. Відтепер вони стали складати єдиний Державний архівний фонд. Саратовський губернський архів (безпосередній попередник Державного архіву Саратовської області) був створений у виконання ленінського декрету відповідно до постанови Саратовського губвиконкому від 1 липня 1918 року. Першими в губернський архів надійшли документи ліквідованих дореволюційних установ і архів Суаку, що припинила свою діяльність у 1919 році. За 90 років існування Державний архів Саратовської області став одним з найбільших обласних архівів Росії. У ньому зберігається близько 1 млн. справ, що відображають різноманітні аспекти господарської, політичної, культурної життя Саратовської губернії (краю, області). Найбільш ранні з них знаходяться у фонді Саратовської вченої архівної комісії. Це численні рукописні списки з жалуваних грамот, купчих, чолобитних XVI - XVII століть.

У 1928р. у зв'язку зі змінами адміністративно-територіального поділу губернський архів перетворений в нижневолжских крайової, в 1934р. - В Саратовський крайової, а з утворенням в 1936 р. Саратовської області - до обласного архіву. У 1941 р. відповідно до постанови РНК СРСР № 723, яка затверджує мережу державних архівів історичний архів і АОР були об'єднані в державний архів Саратовської області (ГАСО) з філіями у мм. Балашова, Вольську, Пугачова, Енгельса. У 1975 р. була створена філія ГАСО в м. Балаково, в 1999 р. цей філіал припинив своє існування, його документи увійшли до складу архівного відділу муніципального освіти Балаковської району Саратовської області. До 18 серпня 2005 ГАСО мало 4 філії - у мм. Балашова, Вольську, Пугачова, Енгельса.

Розпорядженням Уряду Саратовської області від 7 липня 2005 року № 187-Пр на базі філії Державного архіву Саратовської області в.г. Енгельсі створено державне обласне установа "Державний історичний архів німців Поволжя в м. Енгельсі».

Розпорядженням Уряду Саратовської області від 15 липня 2005 року № 205-Пр створено обласне державне установа "Державний архів Саратовської області» (ОДУ ГАСО). Державне установа створена на базі існуючого ГАСО в межах існуючої чисельності працівників архівів. Засновником ОДУ виступає управління у справах архівів Уряду Саратовської області.

ГАСО зберігає 2074 фонду, в яких знаходиться близько 1 млн. архівних справ. Документи відображають історію розвитку Саратовської губернії, краю, області з середини XVIII до кінця XX століття.

2074 ФФ., 963955 од. хр. за період з середини XVIII ст. по 2000 р. (окремі документи з початку ст., є копії документів XVI ст., зроблені не раніше XVII ст.); фонди установ - 1979 ФФ. (862 425 од. Хр. За 1750-1999 рр..), Особисті фонди - 56 ФФ. (10936 од. Хр. За 1800-2000, окремі документи XVIII ст.), Науково-технічна документація - 10238 од. хр. за 1860-1989, фотодокументи - 28433 од. хр. за 1900-2000, документи з особового складу установ - 80356 од. хр.

Документи періоду до 1917 р. характеризують соціально-економічний стан Харківського намісництва і губернії - виникнення кустарного виробництва, риболовецьких і соляних промислів, борошномельних, маслоробних, сарпіночних та інших підприємств, участь населення губернії в селянській війні під керівництвом Є.І. Пугачова, висвітлюють економічний стан поміщицьких маєтків, підготовку та проведення реформи 1861 р., аграрної реформи П.А. Столипіна, життя, побут, культуру народів губернії.

Документи дореволюційних органів державної влади та адміністративного управління представлені у фондах Канцелярії саратовського губернатора (1782-1917), Губернського правління (1800-1917), губернських присутностей (1801-1818), Саратовського міського поліцейського управління (1844-1847, 1862-1917), Саратовської контори іноземних поселенців (1750-1899). Є на зберіганні фонди станового та місцевого самоврядування: Канцелярії саратовського губернського (1787-1886, 1895-1917) і повітових предводителів дворянства, Губернського дворянського депутатського зібрання (1784-1917), Київської міської Думи (1787-1917), Саратовської міщанської, міський ремісничої управ, повітових земських управ.

На збереженні знаходяться документи органів суду і прокуратури: Саратовської палати цивільного суду (1797-1799, 1869-1873, 1905-1909), Саратовського губернського і городових магістратів, Саратовської судової палати (1871-1917), Саратовського окружного суду (1871-1918) , а також документи Тюремного відділення Саратовського губернського правління, губернської і повітових в'язниць. Органи політичного розшуку представлені документами Саратовського жандармського управління (1845-1853, 1863-1917), Поволзької районного охоронного відділення (1907-1914), Саратовського охоронного відділення (1902-1912).

ГАСО зберігає матеріали дореволюційних господарсько-економічних, промислових, комерційних установ: Саратовської губернської казенної палати (1782-1918), Губернського акцизного управління (1862-1918), Губернського управління землеробства і держмайна (1802, 1825-1918), Саратовської повітової контори (1798 -1865), Губернської землевпорядної комісії (1906-1917), Селянського поземельного банку (1883-1917), Саратовської губернської креслярської канцелярії (1787-1917), фабрик, торгових домів. Розвиток транспорту та зв'язку в губернії показують документи Рязано-Уральської залізниці (1892-1917), Управління Саратовського поштово-телеграфного округу (1859-1918). Великий комплекс статистичних джерел з різних галузей господарства відклався у фонді Губернського статистичного комітету (1793-1815, 1827-1918).

Документи установ освіти Саратовської губернії до 1917 р. представлені фондами Дирекції народних училищ (1833-1918), Саратовського університету (1909-1917), Саратовського Маріїнського інституту шляхетних дівиць (1846-1918), курсів, гімназій, реальних, професійних, початкових училищ. Стан і розвиток медицини та охорони здоров'я в губернії знайшло відображення в документах Губернської лікарської управи (1838-1865), Лікарського відділення Саратовського губернського правління (1865-1917), громадських комітетів, притулків, лазаретів.

Є на зберіганні значний комплекс документів релігійних установ - Саратовської духовної консисторії (1799-1918), Саратовської духовної семінарії (1830-1918), Єпархіального училищної ради (1884-1918), а також колекція метричних книг церков губернії.

Документи органів Радянської влади та управління на території Саратовської області в період після 1917 р. представлені у фондах виконкомів Саратовського губернського Ради робітничих, селянських і червоноармійських депутатів (1917-1928), нижневолжских крайового Ради (1928-1934), повітових і волосних Рад. Є на зберіганні документи органів державної влади та управління більш пізнього періоду - Саратовського обласної Ради та її виконавчих органів (1934-1993), Саратовського міської Ради (1917-1993), районних Рад г.Саратова. Інформація про економічний розвиток регіону міститься у фондах Саратовського губернського ради народного господарства (1918-1928), Ради народного господарства Приволзького економічного району (1944-1966), статистичного управління Саратовської області (1934-1970), органів планування, галузевих відділів та управлінь виконкомів, фінансових установ. Є на зберіганні фонди великих об'єднань, заводів, фабрик, що характеризують становлення і розвиток в області паливної, машинобудівної, металообробної та інших галузей промисловості.

Економічні та соціальні відносини в післяжовтневий період на селі характеризують документи Земельного управління губвиконкому (1917-1928), Обласного управління сільського господарства (1937-1966), трестів радгоспів, колгоспів, радгоспів, спілок сільськогосподарської кооперації, МТС. Розвиток транспорту відображено в документах Управління Приволзької залізниці (1917-1929), трамвайно-тролейбусного управління (1917-1975), Саратовського річкового порту (1931-1952).

В архіві є на зберіганні документи ряду науково-дослідних інститутів (інституту сільського господарства Південного Сходу, інституту мікробіології та епідеміології і т.д.), установ зв'язку, комплекс документів медичних установ: відділів охорони здоров'я виконкомів, обласного аптечного управління, обласної санітарно-епідеміологічної станції та ін Культурне будівництво в Саратовській області представлена ​​документами відділів народної освіти, ВНЗ, технікумів, робітфаків, училищ, театрів, Приволзького книжкового видавництва, нижневолжских студії кінохроніки.

Архів зберігає ряд фондів особового походження, серед них фонди саратовського губернатора М. Н. Галкіна - Врасского; історика, археографа Н.В. Калачова; академіка - лінгвіста А.А. Шахматова (родовий фонд); саратовських поміщиків Пустошкіних і Устинова. За радянський період документи особистого походження відклалися у фондах представників творчої інтелігенції, учасників Жовтневої революції і Великої Вітчизняної війни.

У ГАСО є декілька колекцій, в тому числі краєзнавчих документів; листівок і прокламацій політичних партій за 1883-1921рр.; Документів по виборах до Рад і народні суди.

Науково-технічна документація представлена ​​проектами забудови історичної частини Саратова, будівництва різних будівель і споруд, проектами з технічних розробок, планами науково-дослідних і дослідних робіт науково-дослідних і проектних інститутів, СКБ, звітами про їх виконання, науково-технічними та науковими звітами з закінченим темах і ін

Фотодокументи ГАСО відобразили проведення губернських, крайових, обласних партконференцій, з'їздів Рад, будівництво промислових підприємств у губернії і області, передовиків виробництва, пам'ятники історії та культури краю.

У документах ГАСО є відомості з історії Астраханської, Волгоградської, Самарської, Оренбурзької, Пензенської, Тамбовської областей.

Глава 1 Документування діяльності організації

1.1 Нормативні і організаційно-розпорядчі документи

За час проходження практики я виконувала різні доручення начальника відділу. У мої функції входило:

- Розмноження документів на копіювальному апараті;

- Нумерація справ;

- Підшивання документів у справи;

- Знищення документів (згідно з актом) із закінченим терміном зберігання.

За період проходження практики я ознайомилася з наступними нормативними документами:

- Номенклатура справ;

- Інструкція по роботі з документами в ОДУ «ГАСО».

Крім того, в процесі проходження практики я зібрала практичні матеріали, що використовуються в поточній діяльності відділу:

- Наказ;

- Розпорядження;

- Рішення;

- Телефонограма;

- Відповідь на лист.

У даній організації використовуються різні види документів: організаційний статут обласного державної установи «Державний архів Саратовської області» затверджений наказом начальника правління у справах архівів Уряду Саратовської області від 9 серпня 2005 року № 90 / 1 - 4, штатний розклад, організаційна структура, положення про структурні підрозділах, посадова інструкція, регламент.

На основі даних нормативних документів оформляються організаційно-розпорядчі документи: накази, рішення дирекції.

Наказ - це локальний нормативний акт, що видається на основі єдиноначальності і використовуваний для регламентації діяльності організації з яких-небудь поточних питань. Регламентація (з франц. Reglamentacia) - означає встановлення правил, що визначають порядок будь-якої діяльності, в даному випадку мається на увазі організаційна. Накази використовуються для оформлення рішень з оперативних, організаційних, кадрових та інших питань діяльності організації.

Рішення - це правовий акт, що видається керівником організації з метою розв'язання оперативних питань його діяльності. Рішення мають право також видавати заступники керівника організації та керівники структурних підрозділів.

Процес прийняття обгрунтованих управлінських рішень грунтується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Для цих цілей використовуються інформаційно-довідкові документи, таким чином, вони становлять своєрідний базис будь-якого управлінського процесу. Інформаційно-довідкові документи ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб дій.

Комунікативну функцію виконують листи. Вони складають більшу частину обсягу вхідних і вихідних документів будь-якої організації.

Лист - це фактично єдиний документ, в якому не використовується реквізит «Назва виду документа». При складанні тексту листа випливає уникати надто складних речень і формулювань. По можливості використовуються прості і зрозумілі пропозиції.

До видів ділових листів слід відносити:

  • Листи-прохання;

  • Листи відповіді або відмови;

  • Договірні;

  • Супровідні;

  • Нагадування;

  • Листи-підтвердження;

  • Гарантійні листи і т.д.

1.2 Предмет і цілі діяльності Архіву. Склад документів

Основними видами діяльності Архіву є:

  • Забезпечення збереження та державний облік документів, що зберігаються в Архіві;

  • Комплектування Архіву документами архівного фонду Саратовської області;

  • Використання та публікація архівних документів;

  • Інформаційне забезпечення юридичних і фізичних осіб, як на безоплатній, так і на платній основі, відповідно до чинного законодавства;

  • Створення інформаційно-пошукових систем, без даних по документах, що зберігаються в Архіві;

  • Ведення науково-дослідної та методичної роботи в області архівознавства, документознавства, впровадження результатів наукових досліджень і передового досвіду в практику роботи.

Архів не має в якості основної мети своєї діяльності одержання прибутку. Архів має право здійснювати приносить дохід діяльність остільки, оскільки це служить і відповідає досягненню цілей, заради яких він створений, а також покривати свої витрати за рахунок інших надходжень, дозволених законодавством.

Види платних робіт і послуг, виконуваних Архівом, визначаються

Управлінням за погодженням з Архівом і відповідно до законодавства.

Знаходяться на зберіганні в Архіві документи утворюють історично сформовані комплекси архівних фондів. До складу документів Архіву входять:

1. Архівні фонди та архівні документи Архівного фонду Саратовської області, в тому числі що містять службову та державну таємницю, на будь-яких видах носіїв, які перебувають під постійним державному зберігання, утворилися і які утворюються в результаті діяльності:

органів державної влади, в тому числі органів юстиції, суду, прокуратури, органів виконавчої влади, державних установ, організацій, підприємств, що діяли і діють на території Саратовської області;

установ релігійних конфесій, що діяли на території області / губернії, краю / до моменту відділення церкви від держави;

підприємств, організацій та об'єднань змішаних форм власності з переважною часткою державної власності.

Архівні фонди та архівні документи, що надійшли до Архіву в установленому порядку:

органів місцевого самоврядування, установ, організацій і підприємств, віднесених до федеральної і муніципальної власності;

недержавних установ, організацій і підприємств, засобів масової інформації;

юридичних осіб, а також документи фізичних осіб особового походження, фамільні архіви, фотодокументи та інші документи, що надійшли до Архіву в установленому порядку.

  1. Наукова, проектна, технологічна, картографічна та інша документація, аудіовізуальні документи.

  2. Копії архівних документів на правах оригіналів, страховий фонд особливо цінних документів Архіву, мікрофільми та інші копії документів з історії регіону, що зберігаються в інших російських і зарубіжних архівах.

  3. Облікові документи, архівні довідники, інформаційні бази даних, друковані, ілюстровані та інші матеріали, що доповнюють і розкривають склад і зміст фондів архіву, в тому числі входять до складу довідково-інформаційного фонду та науково-довідкової бібліотеки Архіву.

  4. Документи Архівного фонду Саратовської області, що знаходяться в муніципальній та приватної власності, надходять у державну власність області на зберігання до Архіву за згодою власників зазначених документів. При цьому передача права власності на документи оформляються угодою / договором /, укладеним між власником документів і Архівом, після експертизи їх цінності.

1.3 Ведення документації

Нормативні, організаційно-розпорядчі, та інші документи

(Постанови, розпорядження, доручення, накази, протоколи, акти, листи тощо), які готуються в архіві, а також питання управління, взаємодії, забезпечення регулювання діяльності структурних підрозділів, повинні мати необхідні реквізити та бути оформлені відповідно до Державного стандарту Російської Федерації Р 6.30-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації» можуть використовуватися такі реквізити:

- Заголовок до тексту;

- Відмітка про контроль;

- Відмітка про наявність додатку;

- Підпис;

- Гриф погодження документа;

- Візи узгодження документа;

- Відбиток печатки;

- Відмітка про завершення копії;

- Відмітка про виконавця;

- Відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

- Відмітка про надходження документа до організації;

- Ідентифікатор електронної копії документа.

Для виготовлення документів директора архіву, його заступника використовуються номерні бланки з гербом міста Саратова. Структурні підрозділи мають власні бланки. Проекти документів виготовляються на звичайних аркушах.

Характеристика загального бланка документа (Додаток 4).

Документи оформляються на бланках встановленого зразка формату А4.

Встановлюються такі види бланків:

- Постанову;

- Розпорядження;

- Лист;

- Бланк резолюції (формат А6).

Бланки листів виконані в чорно-білому вигляді.

Бланки документів виготовляються на білому папері або папері світлих тонів.

Бланки виготовляють друкарським способом, за допомогою засобів оперативної поліграфії.

Макети бланків документів проектують відповідно до форм (зразками) бланків. Макети бланків документів розробляються в управлінні з організації роботи з документами і подаються на затвердження заступнику директора архіву.

При оформленні багатосторінкових документів на бланку друкується перший аркуш документа, наступні - на звичайному папері однакового формату, кольору та якості.

Кожен лист документа, оформлений як на бланку, так і без нього, має поля (мм):

ліве - 30;

праве - 10;

верхнє - 20;

нижнє - 20.

На бланках постанов і розпоряджень застосовується поздовжній варіант розташування реквізитів, на бланках листів і бланках резолюції використовуються два варіанти розташування реквізитів - кутовий і поздовжній.

Проаналізувавши загальний бланк документа, можна зробити висновок, що він складений і оформлений, вірно.

Характеристика організаційно-розпорядчої документації:

Для аналізу можна використовувати такі розпорядчі документи6

  1. Статут організації (Додаток 5).

  2. Розпорядження (Додаток 1).

  3. Рішення (Додаток 2).

  4. Наказ.

Проекти постанов, розпоряджень мають заголовки, що розкривають основний зміст питання.

У вступній частині стисло викладаються мотиви видання постанови, розпорядження. Ясно сформульовані і обгрунтовані цілі і завдання викладаються стисло і послідовно, виключаючи можливість двоякого тлумачення. Розпорядження не завжди має вступну частину.

У резолютивній, розпорядчої частини з послідовною нумерацією пунктів арабськими цифрами даються конкретні вказівки виконавцям про характер і зміст їх дій, вказуються реальні терміни виконання.

Текст пунктів розпорядчої частини викладається в наказовій формі: зобов'язати, доручити і т.п., написані ясно, дохідливо, з дотриманням всіх граматичних правил.

Проект постанови (розпорядження), оформлений на гербовому бланку, в обов'язковому порядку візується заступником керівника, начальником по організації роботи з документами.

У бланку розпорядження (Додаток 1) і бланку рішення (Додаток 2) не правильно оформлений реквізит дата документа. Відповідно до Госту Р 6.30-2003 дата документа оформляється арабськими цифрами в такій послідовності: день місяця, місяць, рік. Наприклад: 05.01.2003. Можливий словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 25 січня 100г. Слово рік не пишеться цілком.

Характеристика інформаційно-довідкової документації:

Для аналізу можна використовувати наступні документи:

- Заява;

- Телефонограма (Додаток 3);

- Відповідь на лист.

Персональна відповідальність співробітників закріплюється в їх посадові обов'язки.

Телефонограма оформлена з деякими недоліками: у бланку немає найменування організації - автора телефонограми, не вказані найменування посади, прізвища, імені та по батькові посадових осіб, які передали і прийняли телефонограму.

Глава 2 Документообіг організації

2.1 Робота з архівними документами

Робота з архівними документами починається з перегляду опису справ архівного фонду.

Архівний фонд - сукупність архівних документів, історично або логічно пов'язаних між собою і підлягають постійному зберіганню. Кожному архівного фонду присвоюється свій певний номер. Архівна опис - основний обліковий документ і одночасно довідник по змісту документів фонду.

Опис фонду складається з переліку заголовків справ і допоміжного довідкового апарату до неї, який включає в себе титульний (титульний) лист, передмова, список скорочених слів, покажчики, перекладну таблицю шифрів (якщо опис перескладалися, заголовок). Залежно від категорії фонду наявність в опису допоміжного апарату різному.

Обов'язковим елементом довідкового апарату для описів фондів усіх категорій є заголовний лист опису. На ньому вказуються наступні дані: назва державного архіву, назва фонду, номер фонду, номер опису, назва опису, крайні дати документів, включених в опис.

Назва фонду на заголовному аркуші опису дається у вигляді офіційно прийнятого, повного і в дужках скороченої назви фондоутворювача. Якщо назва фондоутворювача змінювалася протягом періоду, на який складена опис, то на заголовному аркуші опису пишеться спочатку остання назва, а нижче - всі його назви у хронологічній послідовності із зазначенням початкової та кінцевої дат кожної назви фондоутворювача.

На заголовному аркуші опису документів об'єднаного архівного фонду (ОАФ) спочатку вказується його назва, а потім - назва тієї частини об'єднаного фонду, на документи якої складена опис.

Важлива частина архівної опису - передмову. Воно містить коротку історію фондоутворювача, загальні відомості про склад, зміст, походження і стан документів фонду.

Власне опис (систематизований перелік заголовків справ) має наступну схему:

№ № п / п

Індекс справи

Заголовок справи

Крайні дати

Кількість аркушів

Примітка

1

2

3

4

5

6

Номер по порядку відповідає номеру справи (одиниці зберігання) фонду.

Кожна опис має самостійну валовий нумерацію. Виняток з цього правила становлять три фонди періоду до жовтня 1917р.:

1. Саратовське губернське жандармське управління (ф. 53)

2. Саратовське охоронне відділення (ф. 57)

3. Поволзькому районне охоронне відділення (ф. 51)

У цих фондах нема суцільної валової нумерації за описом, справи пронумеровані в межах річних розділів. Тому у вимогах на справи цих фондів необхідно вказувати не тільки номер одиниці зберігання, але й рік. Наприклад: ф. 51, оп, 1905 р., д. 24.

Описи фондів завершуються підсумковим записом. У ній зазначаються кількість і номери справ, внесених в опис, фіксуються наявність в опису справ з літерної нумерацією, номери механічно пропущених і вибулих справ. При заповненні вимоги на видачу документальних матеріалів користувачам необхідно звіряти номери запитуваних справ з підсумковим записом опису, щоб не вносити у вимогу втрачені справи.

2.2 Прийом документів до архіву та їх архівне зберігання. Комплектування і забезпечення схоронності

ГАСО здійснює експертизу цінності з визначенням термінів зберігання документів, їх науково-технічну обробку, у тому числі документів з особового складу, а також підготовку документів різних організацій м. Саратова до передачі на подальше зберігання в архіви міста.

Комплектування - це систематичне поповнення архівного фонду РФ документами, що мають науково-історичне значення, яке може бути використане для вивчення галузей народного господарства регіону і в цілому країни.

Основна задача-це робота з відомствами, які бувають:

  • Федеральними

  • Крайовими

  • Галузевими

  • Відомчі (архіви підприємств, організацій в яких створюваний ними документальний фонд зберігають у власному архіві)

Документальний фонд - це сукупність документів створюваних у процесі діяльності.

Архівний фонд - це сукупність взаємопов'язаних документів, що мають постійний термін зберігання, які по закінченню граничного терміну зберігання у відомствах передаються на державне зберігання в упорядкованому вигляді за описом разом з науково-довідковим апаратом до них. Архівний фонд формується з документаційного, шляхом відбору необхідних документів, який здійснює спеціально створена в організації експертна комісія.

Документи, включені в архівний фонд, прийнято називати архівними. З позиції документознавства під архівним документом розуміється соціальна інформація, закріплена на матеріальному носієві, що має форму повідомлення або оперативного документа і включеного за допомогою системи спеціальних реквізитів, що відповідають за цей процес.

Віднесення документів до архівного фонду Російської Федерації здійснюється на основі принципу історизму, системності та цілісності, шляхом приведення критеріїв, тобто системи науково обгрунтованих ознак, на основі яких визначається цінність документа.

Документ (в пер. З лат.) Повчальний приклад або спосіб доказу.

ГОСТ 16-487 дає визначення документу, як засіб закріплення на відповідному матеріалі певним способом відомостей про об'єктивне дійсності і суб'єктивної діяльності людини.

Реквізитами, що дають документа юридичну силу, є:

  1. дата

  2. номер

  3. підпис

  4. друк

Постанова Уряду РФ від 15 червня 2009 р. N 477 "Про затвердження Правил діловодства у федеральних органах виконавчої влади"

Вводиться єдиний порядок діловодства у федеральних органах виконавчої влади. Новий порядок не поширюється на роботу з документами, що містять держтаємницю.

Документи оформлюються на бланках, стандартних аркушах паперу формату А4 або А5 або у вигляді електронних документів. Допускаються бланки з кутовим або поздовжнім варіантом розташування реквізитів. Наведено перелік реквізитів документів. Склад реквізитів визначається видом і призначенням документа.

Доставка та відправка документів здійснюються за допомогою поштового зв'язку, фельд'єгерського зв'язку та електрозв'язку. Документообіг повинен бути розділений на три потоки: вхідна, що виходить і внутрішня документація. Поступила і створювана в органі документація підлягає реєстрації.

Кожен орган формує власний документальний фонд з утворюються в процесі його діяльності документів. Номенклатура справ органу узгоджується з експертно-перевірочною комісією відповідного федерального державного архіву. Справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання передаються в архів. Справи з терміном зберігання до 10 років знищуються.

Регламентований порядок роботи з електронними документами.

На підставі цього порядку у федеральних органах виконавчої влади за погодженням з Росархивом затверджуються інструкції з діловодства.

Джерело комплектування - це установи, організації та підприємства, у діяльності яких створюються документи значущі для даного регіону або галузі.

У першу чергу на джерело комплектування входять органи законодавчої виконавчої державної влади, державні установи та організації, а також організації та підприємства, що відображають весь спектр економіки, народного господарства, освіти, науки, охорони здоров'я, культури тощо, які функціонують на даний час в даному регіоні.

Відбір організацій в списки джерел комплектування здійснюється відповідно до нормативних документів після докладного вивчення кожної організації, її функцій, цілей і задач, і масштабу діяльності в регіоні.

У Саратовській області 12 тисяч організацій, з них в м. Саратові 212 організацій, тільки 4 тисячі організацій є джерелами комплектування.

Приміщення для архівного зберігання документів має бути

Документи, що створюються в процесі діяльності установ, організацій, підприємств, фірм містять інформацію, цінність яких різна.

Значна частина документів має відомості разового застосування, після використання, до яких більше не повертаються. Інші документи містять інформацію, яка може знадобитися протягом ряду років. І, нарешті, зовсім невелика група документів містить інформацію цінну для науки і практики. Такі документи повинні зберігатися вічно.

Експертиза цінностей документів - це відбір документів для подальшого зберігання, якщо дані справи мають тривалий термін зберігання або відбір до знищення документів з простроченим терміном зберігання, які втратили практичну цінність.

Експертиза проводиться на підставі переліків із зазначенням термінів зберігання і номенклатур справ. Експертиза цінностей документів проводиться в кілька етапів, починається в поточному діловодстві і закінчується в Державному архіві.

1 етап - це визначення цінностей документів. Можна вважати складання номенклатур справ, коли як би визначаються терміни зберігання створюваних документів.

2 етап - вже самих документів проводиться через 2 роки, коли документи вийшли з оперативної роботи при підготовці документів до тривалого зберігання або здачі в архів організації.

3 етап - знову уточнюють цінність документів, але вже при передачі їх на постійне зберігання з архіву організації в Державний архів.

Експертиза цінностей документів у установах проводиться під керівництвом експертної комісії діючої постійно. У великих закладах із складною структурою управління діє центральна експертна комісія, яка об'єднує і координує роботу експертних комісій структурних підрозділів.

Результатом експертизи є поділ документів на 4 категорії:

  • Документ постійного зберігання, який підлягає повній технічній обробці (підшивання в тверду обкладинку, нумерація аркушів графітним олівцем, складання завірителя та оформлення обкладинок). Дана категорія документів і справ включається в опис справ постійного зберігання, які після певного часу документи і справи передаються на державне зберігання.

  • Документи по особовому складу (довгострокові - понад 10 років зберігання) - також піддаються повній технічної обробки і включаються в опис справ з особового складу. Справи по даній опису зберігаються в організації до закінчення терміну (75 років). У разі реорганізації документи передаються правонаступнику. Якщо відбулася ліквідація без правонаступника, то документи передаються до державного архіву.

  • Документи до 10 років - можуть не піддаватися технічної обробки і зберігаються в архіві організації до закінчення терміну.

  • Документи з простроченим терміном зберігання, що втратили або не мають науково-історичну і практичну значимість, включаються в акт про знищення та підлягають обов'язковому знищенню.

Списки джерел комплектування - це перелік організацій, установ і підприємств, що визначені як джерел комплектування ГАСО.

Джерела в списку розподіляються за галузевим принципом відповідно з російським кодифікатором.

У перший розділ включені органи представницької та виконавчої влади, а далі:

  1. фінанси і кредити

  2. оподаткування

  3. міністерство оборони

  4. система внутрішніх справ

  5. система судової влади

  6. важка промисловість

  7. будівництво

  8. легка промисловість

  9. освіта

  10. охорона здоров'я

  11. соціальне забезпечення

Громадські організації відносяться до профілю діяльності Ганіса (державний архів новітньої історії саратовській області).

Організації та джерела комплектування розподіляються за формою прийому документів. Таких форм три:

  1. повний прийом документів постійного зберігання

2. вибірковий прийом

3 видовий прийом документів

Крім того, в списках джерел комплектування вказується наявність документів на інших засадах (фотодокументи, фонодокументи, аудіодокументи, спецдокументах, а саме НТД - науково-технічна документація).

Положення, в яких розглядаються всі аспекти діяльності, права та обов'язки, відповідальність, цілі і завдання.

Відомчі архіви, так само як і державні будують свою діяльність відповідно до законів РФ і законами регіонів у галузі архівної справи і працюють на підставі нормативно-методичних посібників, розроблених Росархивом і ВНИИДАД (всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи), а також керуються розпорядчими документами уповноваженого органу в галузі архівної справи суб'єктів федерації.

Номенклатура справ - це систематизований перелік документів, що утворюється в діловодстві із зазначенням термінів зберігання і статей за переліком.

Номенклатура є класифікатором документів і використовується при реєстрації документів, при формуванні документів у справи, при оформленні обкладинок, під час експертизи цінностей.

Існує три види номенклатур:

  • Типові

  • Зразкові

  • Конкретні

Типові - розробляються, як правило, в вищестоящої організації для установ однотипних з однаковими функціями, штатами, цілями і завданнями. Вони обов'язкові для виконання.

Зразкові - розробляються, як правило, в вищестоящої організації для установ однієї системи зі схожими функціями і завданнями. Вона носить рекомендаційний характер і використовується при складанні індивідуальної номенклатури справ.

Конкретні - розробляється кожною організацією в 4-му кварталі попереднього року, погоджується з уповноваженим органом у сфері архівної справи (ЕПК), затверджується керівником і вводиться в дію з 1 січня.

При цьому якщо номенклатура впроваджується вперше, то вона вводиться в дію наказом керівника.

Номенклатура перескладалися раз на 5 років, якщо в структурі організації, в її функції та завдання не було змін.

Якщо зміни були, то номенклатура допрацьовується, перескладалися і знов представляється на погодження до уповноваженого органу.

Фонд особистого походження - це фонд, який людина може набирати і систематично поповнювати в період свого життя, який може мати науково-історичну або практичну цінність і який зберігається вічно.

Висновок

Обласне державне установа "Державний архів Саратовської області» є предведомственним управлінню у справах архівів Уряду Саратовської області державним архівною установою, що входить у систему архівних установ Саратовської області.

Обласне державне установа "Державний архів Саратовської області», далі іменоване «Архів», створений відповідно до розпорядження Уряду Саратовської області від 15 липня 2005 року № 205-Пр «Про створення обласного державної установи». Повне найменування «Архіву» - Обласне державне установа "Державний архів Саратовської області». Скорочене - ОГУГАСО.

Засновником «Архіву» є управління у справах архівів Уряду Саратовської області.

Архів є юридичною особою, має кошторис витрат, печатку із зображенням Державного герба Російської Федерації для виконання державних функцій і надання послуг, відповідні штампи і бланки, право відкриттів рахунків.

Архів у своїй діяльності керується Конституцією Російської Федерації, федеральними законами, указами і розпорядженнями Президента Російської Федерації, постановами і розпорядженнями Уряду Російської Федерації, Статутом та законами Саратовської області, правовими актами Губернатора області, органів державної влади Саратовської області, наказами та вказівками Федерального архівного агентства, управління у справах архівів Саратовської області, а також Статутом ОДУ «ГАСО».

Архів відноситься до особливо цінних об'єктів, що зберігають загальнонаціональне, історико-культурна спадщина і являє собою самостійну інформаційну систему в структурі інформаційних ресурсів Саратовської області, є науковим і науково-методичним центром з питань архівної справи.

Управління, здійснюючи функції засновника Архіву, забезпечує правові, матеріально-технічні, транспортні та фінансово-економічні умови діяльності Архіву, збереження, цілісність і невідчужуваність закріпленого за Архівом майна.

Архів фінансується з обласного бюджету через Управління, а також за рахунок коштів, отриманих від виконання платних робіт і послуг, інших джерел, не заборонених чинним законодавством.

Статут, доповнення та зміни до нього, кошторис, структура, штатний розклад та фонд оплати Архіву затверджуються начальником Управління.

Архів і зберігаються в ньому документи є власністю Саратовської області.

Установа вважається створеним з дня внесення засновником відповідного запису до Єдиного державного реєстру юридичних осіб.

Архів має в виттям складі філії (відокремлені підрозділи) без права юридичної особи:

  1. Філія ОДУ ГАСО в м. Балашова

  2. філія ОДУ ГАСО в м. Вольську

  3. філія ОДУ ГАСО в м. Пугачову

Архів створено з метою забезпечення збереження, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Саратовської області, здійснення науково-дослідної, методичної, культурно-освітньої діяльності дл задоволення потреб громадян, суспільства і держави в ретроспективній інформації.

У цілому Нормативні, організаційно-розпорядчі, та інші документи мають необхідні реквізити та оформлені відповідно до чинних державних та національних стандартів щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів та Інструкцією по роботі з документами в ОДУ «ГАСО».

Підготовка та оформлення службових документів здійснюється відповідно до Державного стандарту Російської Федерації Р 6.30-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації».

У Обласного державної установи «Державний архів Саратовської області» є свій офіційний сайт, в якому можна знайти повну інформацію про структуру та порядок роботи ОДУ «ГАСО».

З метою усунення виявлених мною недоліків у цій організації, а також для оперативної роботи з документами, крім використовуваних програм «Архівний фонд» і «Джерела комплектування», пропоную запровадити програму «Дело», яка забезпечує оперативну розсилку документів всім співвиконавцям, контроль виконання документа і його пошук.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Звіт з практики
113кб. | скачати


Схожі роботи:
Обласне державне установа Державний архів Саратов
Установа Гродненське обласне управління МНС Республіки Білорусь його характеристика та аналіз роботи
Омський державний архів вчора сьогодні завтра
Екологія Саратовської області
Розробка пригодницького туру по Саратовської області
Демографічна ситуація в країні і Саратовської області
Стан залізобетонних мостів Саратовської області
Столипін Петро Аркадійович губернатор Саратовської області
Політика уряду Саратовської області з проблем межнаціона
© Усі права захищені
написати до нас