ОТ в управлінні виробництвом

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Використання обчислювальної техніки в управлінні виробництвом на прикладі Управління міжнародних зв'язків Владивостоцького державного університету економіки і сервісу

ВСТУП

Інформація, за визначенням, є "отримане або придбане знання про конкретний факт або подію". Таким чином, інформація не є по суті простий набір фактів, цифр, графіків або діаграм. Інформація - це знання, отримане з метою його подальшого використання. Факти, цифри і графіки не є інформацією, якщо вони не будуть використовуватися в майбутньому. Даремні дані - це не інформація.

Знаменитий дослідник в області менеджменту, Генрі Мінцберга, справив одного разу дослідження рутинної роботи менеджера. Те, що він виявив, було разючим. Замість довгострокового планування та визначення важливих завдань, що стоять перед організацією, менеджери в основному були зайняті виконанням безлічі дрібних, найчастіше не зв'язаних між собою дій. Замість використання комп'ютера як джерела всієї необхідної інформації, менеджери використовували п'ять різних методів її одержання: документи, телефонні дзвінки, заплановані збори, незаплановані збори й інспекції. Найбільш популярними при цьому були телефонні дзвінки і зборів. Робота менеджера при загальному її огляді виявилася хаотичної, фрагментованою і досить трудомісткою. Мінцберг зазначив, що якщо комп'ютер не замінить всі ці п'ять джерел інформації хоча б частково, робота менеджера в майбутньому ускладниться ще більше. Дослідження було вироблено на початку 80х рр.. Однією із завдань даної курсової роботи є визначення, наскільки змінилося положення справ в наші дні.

Дослідження проводилося на основі Управління міжнародних зв'язків ВГУЕС, одного з найбільш комп'ютеризованих підрозділів університету, цілями якого є координація, ініціація, аналіз і стимулювання міжнародного співробітництва інших підрозділів університету. Кінцевою метою цієї діяльності є реформа вищої освіти, що дається ВГУЕС, на основі кращого світового освітнього досвіду та міжнародного співробітництва.

Відповідно до наказу ректора № 28 / 2 від 7.02.1997 р., Управління включає в себе наступні адміністративні підрозділи:

інформаційно-аналітичний відділ;

відділ по роботі європейськими країнами, США та Канадою;

відділ по роботі з країнами АТР;

протокольний відділ.

Функції Управління включають в себе:

Аналіз потреб та потенціалу факультетів, кафедр, окремих співробітників ВГУЕС у розвитку міжнародного співробітництва. Вироблення рекомендацій для адміністрації університету за пріоритетами фінансової та іншої підтримки міжнародних програм з боку університету.

Відстеження програм міжнародних грантів, конкурсних програм стажувань за кордоном, міжнародних освітніх можливостях через Інтернет, контакти з грантодавцями та зарубіжними партнерами, Аналіз, відбір і адресне розповсюдження інформації про гранти та освітні можливості, що відповідають інтересам та потенціалу співробітників університету.

Консультування співробітників по розробці проектів грантів і заявок на стажування за кордоном, оцінка цих проектів з урахуванням пріоритетів грантодавців та зарубіжних партнерів. Сприяння у діловому листуванні та пошуку зарубіжної інформації співробітникам, які тільки починають міжнародне співробітництво.

Поширення інформації про університет, його можливості та інтересах міжнародного співробітництва через Інтернет, видавничу діяльність, листування з зарубіжними організаціями. Контакти із засобами масової інформації, надання детальної інформації з індивідуальним закордонним запитам.

Оповіщення студентів ВГУЕС про наявні можливості участі конкурсних програм навчання за кордоном, консультування студентів за змістом і оформленням заявок на ці програми. Організація програм студентського обміну, спільних програм навчання з зарубіжними вузами.

Вибір закордонного офісного та бібліотечного обладнання, найбільш перспективного для встановлення у ВГУЕС. Вирішення питань митного оформлення та оплати цього обладнання.

Підготовка кошторисів міжнародних програм. Забезпечення візитів, прийом іноземних партнерів і співробітників ВГУЕС, сприяння в організації візової підтримки та проживання співробітників ВГУЕС, що виїжджають у закордонні відрядження.

Підтримання двостороннього зв'язку з міською, крайовий адміністраціями, громадськими організаціями м. Владивостока в плані перспектив міжнародного співробітництва.

Управління міжнародних зв'язків ВГУЕС має право самостійно вживати будь-які дії, що відповідають цілям, завданням і функціям Управління, якщо вони не суперечать документації, що регламентує його діяльність. Агенція підтримує діловодство по всіх напрямках своєї діяльності, відкрите для контролю з боку адміністрації, а також зберігає і систематизує і зберігає всі вихідні й вхідні документи. У випадку якщо яка-небудь інформація є конфіденційною, доступ до неї регламентується розпорядженнями, затвердженими ректором університету.

1. ТЕОРЕТИЧНА ЧАСТИНА

Інформація як ресурс

Інформаційний менеджмент з'явився на світ як визнання факту, що інформація є абсолютно необхідним ресурсом для того, щоб менеджмент був систематичен. Менеджери у сфері інформаційного менеджменту займаються розробкою і контролем систем, що обробляють і розподіляють інформацію. Інформація має всі ознаки ресурсу. Вона однозначно необхідна для будь-якої фірми. Для її збору, зберігання, передачі та відображення потрібні гроші. Вона, як і інші ресурси, має певні якості - своєчасністю, точністю, методами подання. Системи обробки інформації можуть доставляти її з різною швидкістю, з більшим чи меншим якістю, у формі тексту, цифрових даних або зображень. Розглянемо деякі з властивостей інформації, які необхідні для прийняття на її основі рішень.

Точність. Інформація повинна бути безпомилкової і об'єктивною. Для досягнення цього можуть знадобитися неодноразові і незалежні один від одного перевірки.

Своєчасність. Інформація повинна бути доступна тоді, коли вона необхідна, не пізніше. Запізніла інформація може привести до дорогих помилок і затримок.

Доречність. Інформація повинна відповідати на певні питання, відповідь на які необхідний у даний момент. Інформація може бути точною і своєчасною, але абсолютно не відноситься до справи.

Форма подання. Інформація повинна бути представлена ​​в тій формі, в якій її обробка найбільш зручна в даний момент. Часто інформація, представлена ​​в незручному чи незнайомому форматі просто ігнорується.

Доступність. Інформація повинна бути легко доступна для того, кому вона в першу чергу необхідна.

Інформаційні системи менеджменту

Для більш ефективної організації та використання інформації багатьма західними фірмами були розроблені інформаційні системи менеджменту (ІСМ). Інформаційна система менеджменту - це система збору інформації, обробна і представляє її у формі, найбільш зручною для прийняття на її основі рішень, і розподіляє її між кінцевими користувачами. Як вказувалося вище, гарна інформація повинна бути точною, своєчасною, доречною, легко доступною та представленої у необхідному форматі.

Міць інформаційних систем менеджменту використовується багатьма західними компаніями. Наприклад, корпорація XEROX використовує свої ІСМ для здійснення та отримання електронної пошти, оглядових звітів, фінансових документів, для вивчення інформації по споживачах і ринків збуту, а також для отримання останніх новин. У компанії 3М інформаційні системи менеджменту використовуються для капіталізації заощаджених на витратах засобів і впровадження інноваційних технологій. ІСМ дозволяють 3М користуватись децентралізованою системою управління, що забезпечує найбільшу гнучкість у прийнятті рішень. Це досягається за рахунок ув'язки ІСМ в регіональних представництвах компанії в одну велику мережу, регулюючу критичні аспекти діяльності фірми в цілому. Дані з фінансів, управління персоналом та інженерними проектами можуть бути легко переслані з одного представництва в інші, а також консолідовані в штаб-квартирі компанії з метою одержання загальної картини діяльності фірми. Подібна інтеграція децентралізованих зусиль дозволяє значно економити час та кошти.

Для розробки конкретних ІСМ необхідно насамперед встановити мету її створення, визначити можливі обмеження, визначити джерела отримання інформації та канали її редістрібуціі, і тільки потім приступати до конкретного планування. У процесі розробки необхідно забезпечити тісні контакти між розробниками і власне кінцевими користувачами. Слід пам'ятати, що метою створення інформаційних систем є забезпечення інформаційної підтримки менеджерів при прийнятті ними рішень. Ця підтримка полягає в наступному:

Своєчасне попередження менеджерів про можливі проблеми в майбутньому

Отримання інформації, яка використовується при прийнятті рішень

Автоматичне прийняття системою дрібних рішень, не вимагають втручання менеджера

Автоматизація рутинних операцій.

Обмеження при розробці інформаційних систем менеджменту можуть бути обумовлені як зовнішніми, так і внутрішніми причинами. Зовнішні обмеження включають в себе правові питання, запити споживачів і потреби постачальників. До внутрішніх обмежень відносяться витрати з розробки ІМС, доступність робочої сили до використання в якості персоналу, напрямки політики фірми та технічні характеристики комп'ютера, на основі якого розробляється ІМС.

Наступним кроком після визначення цілей створення інформаційної системи є чітке визначення цілей використання інформації. Конкретні цілі залежать від менеджера, який цією інформацією буде користуватися. Деяким потрібна складна комп'ютеризована система, для інших ІМС повинна бути якомога простішою. Одним потрібні тільки факти, іншим - інформація, конкретно необхідна в поточній ситуації. За визначенні цілей використання інформації можна визначити і джерела її отримання.

Потім необхідно власне "зібрати" систему. Для цього треба спочатку позначити всі потоки інформації, як то, наприклад, звіти щодо маркетингової діяльності та продажу, визначити спосіб зберігання інформації, метод її введення в систему, а також обладнання, яке для цього буде використовуватися. Так як для вирішення однієї задачі можна теоретично розробити безліч різних систем, то необхідно також враховувати кінцеву вартість інформаційної системи, її технічні характеристики і прийнятність для конкретного користувача.

При введенні системи в дію потрібно навчити всіх потенційних користувачів роботі з нею, пояснити принцип її дії, а також показати, які саме вигоди несе використання системи. У подальшому для поліпшення роботи ІМС корисно також проводити опитування про її роботу серед співробітників організації.

Комп'ютери в бізнесі

Комп'ютер - це пристрій, що виконує сукупність заздалегідь заданих операцій з дуже високою швидкістю. Він отримує вихідні дані, інструкції з їх обробці, обробляє дані відповідно до інструкцій і надає результат у формі, яка може бути прочитана і використана людиною або іншим комп'ютером.

Використання комп'ютерів замість людей при прийнятті рішень має безліч переваг. Розглянемо лише декілька найбільш очевидних.

По-перше, комп'ютери обробляють дані з дуже високою швидкістю. Швидкість сучасних комп'ютерів сягає мільярдів операцій в секунду.

По-друге, з допомогою комп'ютерів можна вирішувати завдання, занадто складні для людського розуму. Польоти в космос, наприклад, без комп'ютерів були б неможливі.

По-третє, величезні обсяги пам'яті дозволяють зберігати великі кількості інформації з наступною її обробкою.

По-четверте, комп'ютери не надають емоційного забарвлення оброблюваних даних. Вони об'єктивно враховують всі введені фактори і обмеження, і будують на їх основі неспотворену емоціями модель.

І, нарешті, для комп'ютера не має значення, наскільки рутинних виконувані ним операції.

Виходячи з цих характеристик комп'ютерів можна припустити, що найбільш корисно використання комп'ютерів при розв'язанні завдань, що вимагають швидкого завершення, для дуже складних розрахунків, а також для автоматизації повторюваних рутинних дій. На жаль, все ще неможливо доручити комп'ютеру роботу, що вимагає винахідливості, інтуїції або інших подібних якостей. Тим не менше, роботи у галузі штучного інтелекту поступово починають втручатися і в ці сфери людської діяльності.

1.4 Апаратне забезпечення комп'ютерів

Апаратним забезпеченням називається сам комп'ютер, а також спільно працює з ним устаткуванням, зване периферійним. Комп'ютер і периферійне устаткування включають в себе пристрої введення-виведення, CPU, зовнішні пристрої зберігання інформації, а також засоби комунікації. Розглянемо коротко кожну з них.

Головною частиною будь-якого комп'ютера є системний блок. Всередині нього розташовані блок живлення, плата з центральним процесором (ЦП або CPU), відеоадаптер, жорсткий диск, дисководи гнучких дисків та інші пристрої введення / виведення інформації. Часто відеоадаптер і контролери введення / виведення розміщені прямо на материнській платі. У системному блоці можуть розміщуватися кошти мультимедіа: звукова плата і пристрій читання дисків - CD-ROM. Крім того, в поняття "комп'ютер" входить клавіатура і монітор. Маніпулятор миша є необов'язковою, але дуже важливою деталлю. Тепер коротко про вибір основних компонентів ПК.

Процесор. Є основним компонентом будь-якого ПК. В даний час найбільш поширені процесори фірми Intel, хоча процесори інших фірм (AMD, Cyrix) складають їм гідну конкуренцію. В даний час випускаються процесори серії Pentium, а все більш старі моделі з виробництва зняті. У той же час в Росії є досить великий парк машин на основі попередніх серій, які вже зняті з виробництва. Яку ж інформацію несе в собі маркування процесора? Розглянемо, наприклад, варіанти 486SX-33, 486DX2-50, 486DX4-100. Перші три цифри вказують на серію. DX показує наявність в процесорі спеціального блоку для виконання операцій з плаваючою точкою (співпроцесор), SX - на його відсутність. Наступна цифра, якщо вона є, говорить про те, у скільки разів частота роботи ЦП більше, ніж робоча частота решти устаткування. Двійка свідчить про подвоєння частоти, четвірка-про потроєння. Нарешті, останні дві або три цифри характеризують робочу частоту процесора. З процесором серії Pentium справи йдуть простіше. Він характеризується тільки своєю робочою частотою, наприклад, Pentium-120, Pentium-200.

Системна плата. Основною характеристикою системних плат є їх архітектура. Основними шинами донедавна вважалися ISA (Industrial Standard Architecture) і EISA (Extended ISA), що працюють на частоті 8 Мгц і мають розрядність відповідно 10 і 32. Для забезпечення нормальної роботи відеоадаптерів був розроблений стандарт VESA (Video Electronic Standard Association), розрахований на застосування процесора серії 486, що працює на частоті процесора (але не вище 33 МГц) і є доповненням до шини ISA чи EISA. З появою процесора Pentium була розроблена самостійна шина PCI, яка на сьогоднішній день є найбільш швидкою і перспективною.

Дисковод для гнучких дисків. Існують два стандарти: 5.25 "і 3.5". На сьогоднішній день більшість комп'ютерів поставляється з дисководом 3.5 ", проте за наявності великого парку дискет 5.25", можна встановити другий дисковод в системний блок

Жорсткий диск (фіксований диск, вінчестер). На сьогоднішній день найбільш поширені диски об'ємом від 1 до 4 ГБ. Для більшості додатків цілком достатньо обсягу 0,8-1 ГБ, однак для роботи з кольоровими графічними зображеннями або версткою, то необхідний диск у 1.5-2 ГБ або навіть більше. Слід надати значення не тільки ємності диска, але і його тимчасовим характеристикам. Як оптимальних можна порекомендувати вінчестери фірми Western Digital, Seagate або Corner.

Оперативна пам'ять (RAM, ОЗУ). Тут закон простий: чим більше, тим краще. В даний час важко знайти конфігурацію з об'ємом пам'яті менше 4 МБ. Для нормальної роботи більшості програмних продуктів бажано мати хоча б 8 МБ пам'яті. Однак слід зауважити, що при збільшенні ОЗУ більш ніж 32 МБ швидкодію ПК збільшується менш значно, і така конфігурація необхідна художникам і мультиплікаторів.

Клавіатура. Стандартною в Росії є 101 - клавішна клавіатури з англійськими і російськими символами.

Миша. Необхідна для роботи з графічними пакетами, кресленнями, при розробці схем і при роботі під Windows. Слід зазначити, що певне ігрове і програмне забезпечення вимагає наявність миші. Основною характеристикою миші є роздільна здатність, яка вимірюється в точках на дюйм (dpi). Нормальною вважається миша, що забезпечує дозвіл 300-400 dpi. Непогано мати також спеціальний килимок під миша, що забезпечує її збереження і довговічність.

Монітор. Вибір цієї частини ПК слід приділити особливу увагу, оскільки від якості монітора залежить збереження зору персоналу, що працює на комп'ютері, і загальна стомлюваність при роботі. Монітори мають стандартний розмір діагоналі в 14,15,17,19,20 і 21 дюйм. Необхідний розмір діагоналі монітора вибирається виходячи з дозволу, при якому повинна вестися робота. Так, для більшості додатків цілком достатньо мати 14 дюймовий монітор, який забезпечує нормальну роботу при роздільній здатності до 800 на 600 точок, проте останнім часом все більшого поширення знаходять монітори з діагоналлю 15 ".

Звукова карта. З одного боку, звукова карта не є необхідним елементом комп'ютера, але, з іншого боку, корисно під час навчання та написанні музики, вивченні мов. Найпростішим картою є Adlib, який дозволяє відтворювати тільки музику без оцифрованої мови, найбільш же поширені карти SoundBlaster різних модифікацій.

CD-ROM. З одного боку, також не є необхідною для функціонування комп'ютера частиною, але стає все більш і більш популярними у зв'язку з тенденцією поставляти професійне, навчальне та ігрове програмне забезпечення на компакт-дисках.

Принтери. Одне з найбільш часто використовуваних периферійних пристроїв і, безсумнівно, одна з найнеобхідніших. В даний час поширені три види принтерів: матричні, лазерні та струменеві.

1.5 Інтернет і бізнес

1.5.1 Походження Інтернет

Історія створення Інтернет почалася в епоху "холодної війни", коли після розміщення радянських ядерних ракет на Кубі стан оборони США ввели свої спокій, і однією з нагальних завдань у цій обстановці була розробка надійної системи зв'язку для передачі великих обсягів даних, необхідних для здійснення стратегічного аналізу і планування.

Необхідна була надійна телекомунікаційна мережа, яка продовжувала б нормально функціонувати навіть при фізичному знищенні значної частини ліній зв'язку. Саме тоді Агентство Перспективного Планування Міністерства Оборони США (DARPA) виступило з ініціативою створення "коштів взаємозв'язку пакетних мереж обробки даних".

Результатом цих зусиль в 1970 році стала першою в США комп'ютерна мережа з пакетною комутацією, названа на честь породила її організації ARPANet і пов'язала два університети штату Каліфорнія в Лос-Анджелесі та Санта-Барбара з Стендфордському університеті та Університетом штату Юта в Солт Лейк Сіті. До 1972 року кількість вузлів зросла на порядок. Сорок комп'ютерних центрів могли тепер обмінюватися між собою електронною поштою, здійснювати сеанси роботи з віддаленими на кілька сотень і тисячі кілометрів машинами і передавати файли з даними.

У 1983 році частина ARPANET, яка обслуговує військові організації, виділилася в окрему мережу, Milnet, яка незабаром зникла з поля зору. Залишилася ж частина ARPANET була поступово заміщена NSFnet і в 1990 році цей процес був повністю завершений.

У 1990 році Federal Networking Council (Федеральна Рада з Інформаційних Мережам) скасував вимогу, яке полягало в тому що для приєднання до Інтернет була необхідна рекомендація будь-якого державного органу США. Це рішення стало початком "епохи комерціалізації Інтернет", оскільки тепер будь-яка організація могла отримати доступ до Інтернет без будь-яких серйозних застережень чи обгрунтувань. Згідно Internet Society на сьогоднішній день у світі існує тільки один регіон, який не має доступу до Інтернет - Центральна і Північна Африка. В інші країнах та регіонах, включаючи Антарктиду, Інтернет доступна або безпосередньо або через інші мережі.

1.5.2 Використання Інтернету в бізнесі

Коли-небудь комп'ютерна мережа буде такою ж звичною справою як копіювальний апарат, факс, телефон і сам комп'ютер. Займатися бізнесом, не використовуючи мережу буде виглядати дивним.

Сьогодні Інтернет охоплює близько 3,5 мільйона з'єднаних між собою комп'ютерів, розташованих не тільки в університетських та наукових і військових центрах, як планувалося спочатку, але також включає в себе сервери таких відомих фірм як General Electric, McDonnel Douglas, Huges, Lokheed і багатьох інших .

Бізнесмени йдуть у Інтернет швидше, ніж будь-яка інша група користувачів. Усі вони знаходять, що Інтернет може реально послужити їм у проведенні маркетингових досліджень, підтримці постачальників і клієнтів, обміні комерційною інформацією і створенні спільних підприємств. За допомогою Інтернет фірми також можуть розробляти нову продукцію, приймати замовлення, одержувати необхідну кореспонденцію та офіційні документи, вести спеціалізований інформаційний пошук у відповідних установах, наприклад, наприклад, таких як DIALOG Information Services Inc., Data Star, Dun & Bradstreet, Lexis-Nexis і навіть безпосередньо збувати свою продукцію.

Які ж конкретні можливі шляхи використання Інтернет у сфері бізнесу? Великі компанії, такі як General Electric Co. або Addison-Wesley Publishing Co. широко використовують Інтернет для глобального зв'язку при здійсненні широкомасштабних проектів, що вимагають об'єднання зусиль декількох підрозділів та філій, а також надані мережею унікальні можливості інформаційного доступу.

1.5.3 Електронна пошта

При найбільш низькій платі за сервіс, що складається, як правило, з щомісячної плати за орендований канал або за доступ через телефонну мережу, бізнесмени отримують доступ до комерційних і некомерційних мережевих послуг у США та інших країнах. Електронна пошта - найбільш популярний вид послуг в Інтернет. У той час як у деяких мережах потрібно кілька годин або навіть днів на доставку повідомлення по e-mail, в Інтернет на це йде не більше кількох хвилин. Міжмережеві протоколи пошти обробляють завантаження черг і керування потоком повідомлень автоматично.

Передача зображень по каналах e-mail стала також можливою при обміні кореспонденцією завдяки розробці багатоцільового міжмережевого Розширеного Поштового Протоколу, Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME). Протокол MIME дозволяє включати в поштове повідомлення факсиміле, звук, відео, шрифти, а також символьні набори для іноземних мов. При цьому адресат не потребує спеціальному програмному забезпеченні, щоб отримати таке повідомлення, а для того, щоб мати можливість його прочитати, Інтернет надає широкий вибір безкоштовних утиліт.

1.5.4 Розсильні списки (mailing lists), newsgroups

Інтернет не обмежує бізнесменів однієї лише персональної листуванням. Розсильні списки дають можливість користувачеві надіслати один лист на адресу групового псевдоніма. Програмне забезпечення в цьому випадку автоматично надсилає копію цього листа кожному адресату в цьому списку, заощаджуючи тим самим час на персональну розсилку. Комерційні організації використовують такі списки, наприклад, для того, щоб повідомляти про нові вироби своїм інтерактивним клієнтам. Так як Інтернет також підтримує систему newsgroups (групові новини) у середовищі телеконференцій USENET, їхні члени можуть отримувати повідомлення і статті згідно з певним профілем їх групи.

З розсильних списками і newsgroups, не тільки клієнти мають вибір отримання глобальної інформації проблемного або комерційного характеру, але і самі фірми можуть також підтримувати свої власні розсильні списки в поєднанні з newsgroups. Таким чином, вони можуть перебувати в стані постійного контакту з клієнтами, реєструвати їх звернення і проводити опитування.

Наприклад, деякі великі видання, типу Houston Chronicle, The Village Voice, the New York Times and The Economist, проводять опитування своїх читачів, використовуючи даний вид сервісу Інтернет. Компанії можуть також отримувати інформацію від експертів, адреси яких внесені до спеціального географічний інформаційний розсильний список.

Підприємці можуть приєднуватися до розсильних списками, з тим, щоб бути постійно в курсі обговорюваних питань, що відносяться до їхньої сфери діяльності. Наприклад, є списки, пов'язані з темами передачі технології, дослідження японської ділової практики, нафтогазовій промисловості, яка включає щоденну реєстрацію цін на нафту, що вельми актуально для фінансових компаній при прийнятті інвестиційних рішень. Технологія newsgroups ще більш ефективна, ніж розсильні списки і може підтримувати більшу кількість учасників. У той час як копія повідомлення надсилається кожному абоненту списку, повідомлення для newsgroups надсилаються кожній машині, яка підпишеться до newsgroups. Таким чином, більша кількість людей в newsgroups може читати ту ж саму копію статті або повідомлення. В даний час мережа USENET має більше ніж 2,000 newsgroups і більше двох мільйонів користувачів. Є newsgroups, орієнтовані на операційні системи, об'єктом інтересу інших груп є прикладне програмне забезпечення і т.п.

Оскільки Інтернет приєднана до глобальної Матриці мереж, яка включає, серед інших, CompuServe, MCI і Bitnet, підприємці, мають можливість доступу через e-mail більш ніж до 20 мільйонам абонентів.

За певну плату, служби типу ClariNet дають можливість користувачам знаходити і вибирати те, що їх цікавить серед традиційних телеграфних новин, спортивних репортажів, аналітичних оглядів, синдикованих інформаційних стовпців, ділових новин, інформаційних бюлетенів та ін По суті, абонент ClariNet отримує повністю пристосовану до його запитам газету.

1.5.5 Віддалений доступ

Електронна пошта, об'єднана зі швидкими інтерактивними протоколами типу TELNET і протоколу передачі файлів (FTP) дозволяє підприємцям продуктивно взаємодіяти через середовище Інтернет. FTP і TELNET надають клієнтам зі своїх машин розділений доступ до ресурсів відповідної віддаленої машини в інтерактивному режимі (on-line). FTP дає можливість користувачам з'єднатися з іншими комп'ютерами і здійснити пошук в їх каталогах публічного доступу, копіювання зацікавила їх інформації та розміщення власної кореспонденції. TELNET-протокол з'єднує користувачів з віддаленою машиною і надає їм розділений доступ до її програмних ресурсів.

За допомогою FTP і e-mail Інтернет дозволяє знаходяться на значній відстані бізнесменам, ученим, державним і корпоративним службовцям обмінюватися проектами документів і коментарями і тим самим сприяє швидкому прийняттю остаточних рішень.

1.5.6 Основні клієнти

Це, звичайно, перш за все, великі промислові підприємства, включаючи розробників високих технологій, фірми - виробники комп'ютерів та оргтехніки, нафтові компанії, фармацевтичні компанії, підприємства охорони здоров'я, фінансові установи та банки. Зростання обсягу переданої деякими з цих компаній інформації перевищує 100% у квартал. За даними National Science Foundation (NSF, США) такі фірми як Xerox, Bell, LSI Logic мають від чотирьох до шести з лишком тисяч комп'ютерів з постійним виходом в Інтернет.

Сказане вище зовсім не означає, що тільки індустріальні гіганти можуть використовувати Інтернет. Багато малих підприємств та приватних підприємців користуються послугами Інтернет через недорогих посередників. У Росії такими посередниками, перш за все, є вузли Демос Плюс і вже згадуваний вузол РЕЛКОМ, а в США є цілий ряд посередників, наприклад, Delphi або America Online.

У другій половині 1993 року близько ста провідних журналів почали поміщати в Інтернет свої змісту і найбільш істотні статті та огляди, а такий журнал як Bites and Bytes Online щодня публікує свою повну електронну версію в Інтернет.

Саме слово Інтернет за останні два роки стало символом. Понад 54 торгових марок, що містять слово Інтернет, зареєстровано в Службі Патентів і Торгових Марок США. Наприклад, це торгові марки систем електронної обробки даних для фінансових служб, центрів навчання і консультацій та комп'ютерних комунікацій.

Найбільші фінансові інститути, такі як JPMorgan & Co., Lehman Brothers, Pane Webber, а також Federal Reserve Board (США) використовують Інтернет. За даними згадуваного вже NSF, ці компанії в даний час отримують з Інтернет обсяги інформації, в десятки разів перевищують їх посилають в Інтернет ними самими. Це дає підставу припускати, що вони використовують Інтернет для проведення своїх власних фінансових досліджень.

1.5.7 Корпоративна логістика

Оскільки Інтернет є постійно діючою глобальною мережею, підприємці, постачальники та клієнти мають можливість ефективно спілкуватися як в асинхронному режимі, використовуючи e-mail, або систему мережевих конференцій, так і в режимі реального часу, враховуючи, зрозуміло, різницю в часових поясах.

У ряді випадків Інтернет навіть створити віртуальні компанії (virtual companies), співробітники яких можуть жити і працювати в абсолютно різних місцях, спілкуючись через засоби Інтернет.

1.5.8 Конкуренція

Можливість розташовувати самої останньої інформацією про ринок і свої можливості на ньому виключно важлива для бізнесмена.

Інтернет дозволяє здійснити це за допомогою так званих discussion lists - дискусійних груп, що налічують в даний час за оцінками експертів близько 3000. Деякі з них присвячені питанням маркетингу, бухгалтерського обліку, public relations, використання високих технологій і матеріалів та питань контролю якості. Так, в даний час безліч фірм використовують Інтернет з метою поліпшення якості виробництва та обслуговування, знаходячи в ряді випадків нові ідеї і навіть конкретні шляхи їх реалізації.

Стратегія пошуку конкурентної інформації в Інтернет включає в себе такі основні кроки:

Вибір віддаленого півночі, який містить короткі анотації щодо необхідної тематики і дозволяє здійснювати пошук за ключовими словами. Приклади: NewsFlash в мережі NewsNet, Dow Jones News / Retrieval.

Вивчення аналітичних інвестиційних оглядів по конкурентах.

Вивчення прес-релізів, публікуються конкурентами.

Порівняльний аналіз конкурентів і власної компанії за наступними показниками: курси акцій, дохід, оборот і т.п.

Регулярне спостереження за конкурентами та їх продукцією.

Вивчення тенденцій у галузі. Пошук можливих "білих плям" і ніш.

Зберігання та архівація отриманої інформації на вінчестері для подальшого використання.

1.5.9 Зворотній зв'язок і підтримка клієнтів

Крім усього іншого, Інтернет може допомогти клієнтам і покупцям отримувати необхідні консультації і підтримку від фірм-виробників і сервісних служб у будь-який час дня і ночі.

Багато фірм створюють так звані Bulletin Board Services (BBS) для користувачів, куди поміщають відповіді на найбільш поширені питання, тим самим використовуючи BBS як інструмент маркетингу. Наприклад, Microsoft Corporation надає своїм клієнтам базу знань, що містить аналіз конкретних прикладів використання продукції фірми, практичні поради, інформацію про нововведення і інші статті про продукцію фірми Microsoft.

2. ПРОЕКТНА ЧАСТИНА

2.1 Використання обчислювальної техніки в Управлінні міжнародних зв'язків ВГУЕС

Будучи одним з найбільш комп'ютеризованих підрозділів університету, Управління міжнародних зв'язків (далі УМЗ) найбільш інтенсивно використовує персональні комп'ютери у своїй роботі. У таблиці 2-1 наведено розподіл парку обчислювальних машин по відділах Управління.

Таблиця 2-1.

Розподіл парку обчислювальних машин Управління

Найменування відділу

Використовувані ПК

Користувачі

Начальник Управління міжнародних зв'язків

Pentium 120, 16Mb, 256K, 1.6Gb, 14 ", Internet Access, клавіатура, миша, pad

Начальник УМЗ

Інформаційно-аналітичний відділ

486DX2-66, 8Mb, 126K, 520Mb, 14 ", Internet Access, CD-ROM 8x, SB16, клавіатура, миша, pad

Головний спеціаліст по комерційному напрямку.

486DX4-100, 8Mb, 128K, 800Mb, 14 ", Internet Access, клавіатура, миша, pad

Головний спеціаліст з ЗЕД

Pentium 120, 16Mb, 256K, 1.6Gb, 14 ", Internet Access, клавіатура, миша, pad

Головний спеціаліст з Інтернет, інспектор інформаційно-аналітичного відділу

Pentium 120, 16Mb, 256K, 1.6Gb, 14 ", Internet Access, CD-ROM 2x, SB16, клавіатура, миша, pad

Інспектор інформаційно-аналітичного відділу, інспектор протокольного відділу

Відділ по роботі з європейськими країнами, США і Канадою

Pentium 60, 4Mb, 400Mb, 14 ", Internet Access, клавіатура, миша, pad

Головний спеціаліст по американському напрямку, інспектор відділу

Відділ по роботі з країнами АТР

286-18, 1 Mb, 40Mb, 14 ", клавіатура

Головний спеціаліст по азіатському напрямку

Протокольний відділ

486DX4-100, 8Mb, 128K, 800Mb, 14 ", Internet Access, клавіатура, миша, pad

Перекладач відділу, головний спеціаліст з організаційно-протокольного напрямку

486DX4-100, 20Mb, 256K, 800Mb, 14 ", Internet Access, клавіатура, миша, pad

Головний інженер

У цій частині аналізується поточний розподіл парку обчислювальної техніки УМЗ виходячи із завдань відділів та доцільність його заміни і перерозподілу.

Таблиця 2-2

Оснащеність УМЗ периферійними пристроями

Пристрій

Кількість

Користувачі

Принтер Star NX-1500

1

Головний спеціаліст з Інтернет, головний спеціаліст по азіатському напрямку

Принтер HP Laser Jet 6L

1

Розділений доступ для всіх інших

2.2 Основні напрямки використання обчислювальної техніки в УМЗ

Обчислювальна техніка в УМЗ використовується за наступними напрямами (першими наведені основні напрями використання):

Електронна пошта

Електронна пошта (email) використовується в УМЗ для ведення ділового листування з зарубіжними партнерами і значно скорочує час, необхідний для встановлення контактів, і кошти, які могли б бути витрачені на міжнародні телефонні переговори або факси. В Управлінні також широко використовуються розсильні листи (mailing lists), що дозволяють своєчасно відстежувати освітні гранти. Крім того, електронна пошта є одним із засобів передачі інформації всередині відділу, якщо необхідно ознайомлення з нею всіх співробітників відділу. Таким чином розсилається інформація про майбутні незапланованих зборах, про прибуття іноземних делегацій та ін

Використання Інтернет

Інтернет є ще одним засобом, використовуваним для відстеження можливих грантів. Крім того, він використовується для отримання інформації про потенційних міжнародних партнерів університету. УМЗ також відповідальна за підтримка домашньої сторінки, присвяченої міжнародному співробітництву ВГУЕС.

Протокольна робота

Комп'ютери в УМЗ використовуються також для набору і роздруківки необхідних у роботі відділу документів і матеріалів.

2.3 Основні проблеми, пов'язані з комп'ютеризацією УМЗ

У ході анонімного опитування, проведеного серед співробітників УМЗ, кожному співробітнику було задано наступне питання: "Які, на Вашу думку, основні проблеми, пов'язані з комп'ютеризацією відділу?". У результаті був отриманий наступний список потенційних проблем (у порядку убування важливості):

Гостра нестача алфавітно-цифрових друкуючих пристроїв (принтерів).

Як видно з табл. 2-2, УМЗ оснащено лише двома принтерами, один з яких - матричний. Це істотно ускладнює роботу у зв'язку з необхідністю вести великі обсяги протокольної роботи і листування. Крім того, у разі несправності лазерного принтера, робота по суті буде зірвана.

Погана організація розподілу часу роботи на комп'ютерах, що використовуються одночасно кількома співробітниками.

Деякі з комп'ютерів УМЗ використовуються одночасно кількома співробітниками, що виправдано, оскільки троє з них працюють лише половину робочого дня. На жаль, час їх роботи часто перетинається. Незважаючи на те, що у звичайні дні це не створює особливих труднощів, під час прийому іноземних делегацій (коли роботи завжди багато) це створює суттєві незручності.

Повільне з'єднання з мережею Інтернет.

Управління міжнародних зв'язків ВГУЕС підключено до мережі Інтернет також, як і всі інші підрозділи Університету. У зв'язку з тим, що останнім часом спостерігалося значне зростання кількості підключених до мережі абонентів, швидкість з'єднання різко впала.

Незручна організація роботи з локальною мережею.

УМЗ не підключений до загальної внутрішньої мережі університету і, отже, не має доступу до багатьох ресурсів. Комп'ютери Управління підключені тільки у свою локальну мережу, ізолюючу їх від мережі університету. Крім того, використання цієї мережі дуже незручно.

Застаріла техніка.

З дев'яти використовуваних в Управлінні комп'ютерів тільки три можна назвати сучасними. Один з цих комп'ютерів варто у начальника Управління та практично використовується тільки для набору текстів та перевірки електронної пошти, у той час як співробітники, інтенсивно використовують Інтернет, змушені задовольнятися морально застарілими 486 машинами.

2.4 Методи вирішення проблем

В якості методу для вирішення перерахованих вище проблем був використаний експертний метод прийняття і обгрунтування рішень. При цьому в якості експертів виступали студенти груп МН-95-03 та МН-95-02, кожен з яких отримував список проблем, перелічених у п. 2.3 та пропонував методи їх вирішення. Після цього список всіх пропозицій компілювався та надавалася всім експертам для ранжирування в порядку ступеня їх придатності в УМЗ (метод простий ранжировки). Кожен експерт також надавав коментарі до всіх рішень.

У таблиці 2-3 представлені імена експертів, у таблиці 2-4 - оброблені результати роботи експертів.

Таблиця 2-3

Експерти

Прізвище, ім'я

Група

Ситенко Олексій

МН-95-03

Клименко Роман

МН-95-02

Горб Лілія

МН-95-03

Бутенко Ольга

МН-95-03

Петров В'ячеслав

МН-95-02

Таблиця 2-4

Запропоновані рішення за результатами ранжування

Проблема

Запропоновані рішення

Ранг

Брак принтерів

Купівля додаткових принтерів

Поліпшення організації роботи з наявними принтерами

Погана організація роботи на комп'ютерах, що використовуються декількома співробітниками

Складання довгострокового розкладу роботи

Купівля додаткових комп'ютерів

Скорочення штатів

Повільне з'єднання з мережею Інтернет

Перехід на модемне підключення

Перенесення режиму роботи з Інтернет на ранкові та вечірні години (час низького завантаження мережі)

Оновлення парку ЕОМ

Незручна організація роботи з локальною мережею

Провести уніфікацію локальної мережі

Пряме підключення до локальної мережі ВГУЕС

Застаріла техніка

Оновлення парку застарілої комп'ютерної техніки

Upgrade комп'ютерів з низьким ступенем морального зносу

2.5 Остаточні пропозиції

З урахуванням пропозицій експертів мною були запропоновані наступні заходи по вирішенню проблем.

Необхідно термінове оновлення частини парку комп'ютерної техніки. Зокрема, підлягає негайному списанню і заміні 286 комп'ютер. За наявності достатніх засобів рекомендується поступово, але в короткі терміни припиняти експлуатацію 486х машин із заміною їх на більш сучасні комп'ютери.

При відсутності коштів на купівлю нової комп'ютерної техніки рекомендується зробити upgrade 486 машин до Pentium. Це обійдеться набагато дешевше, ніж покупка нової техніки, однак не буде мати довгострокового ефекту. Крім того, рекомендується розширити обсяг оперативної пам'яті в машин з 8Mb до 16Mb.

Купівля додаткових принтерів. Необхідно придбати щонайменше ще один лазерний принтер, який міг би замінити перший у випадку несправності, а також знизив б завантаження першого принтера.

Перерозподіл користувачів обчислювальної техніки. Більш потужні комп'ютери повинні використовуватися в першу чергу для роботи з мережею Інтернет, у той час як менш потужні - для роботи з документами і електронною поштою. Сюди ж входить і перерозподіл часу роботи деяких співробітників з метою розробки більш зручного і менш конфліктного розкладу.

Уніфікація локальної мережі. Уніфікація дозволить налагодити більш зручну роботу з ресурсами Університету та підключить до них ресурси Управління.

Решта із запропонованих рішень або не зовсім адекватні для потреб Управління (як скорочення штатів), або надмірно дорогі (перехід на модемне підключення).

Висновок

В умовах ринкової економіки інформація виступає як один з основних товарів. Успіх комерційної і підприємницької діяльності пов'язаний з муніципальними, банківськими, біржовими інформаційними системами, інформатизації про оптової та роздрібної торгівлі, торгових домів, служб управління працею і зайнятістю, створенням банку даних ринку товарів і послуг, розвитком центрів довідкової та аналітико-прогнозної котирувальної інформації, електронної пошти, електронного обміну даними і ін

Управлінська діяльність виступає в сучасних умовах як один з найважливіших факторів функціонування і розвитку фірм. Ця діяльність постійно вдосконалюється у відповідності з об'єктивними вимогами виробництва і реалізації товарів, ускладненням господарських зв'язків, підвищенням ролі споживача у формуванні техніко-економічних та інших параметрів продукції. Велику роль відіграють також, зміни в організаційних формах і характері діяльності фірм, підвищення значення транснаціональних корпорацій в міжнародних господарських зв'язках.

Зміни умов виробничої діяльності, необхідність адекватного пристосування до неї системи управління, позначаються не тільки на вдосконаленні організації, але і на перерозподілі функцій управління по рівнях відповідальності, формам їхньої взаємодії і т.д. Все це вимагає від фірм адаптації до нових умов, подолання виникаючих протиріч в економічному і науково-технічному процесах.

Новітні досягнення в галузі мікроелектроніки привели до нових концепцій в організації інформаційних служб. Завдяки високопродуктивним і економічним мікропроцесорах інформаційно-обчислювальні ресурси наближаються до робочих місць менеджерів, бухгалтерів, плановиків, адміністраторів, інженерів та інших категорій працівників. Удосконалюються персональні системи обробки даних, спрощується документообіг, впроваджуються автоматизовані робочі місця на базі персональних комп'ютерів. На цій основі в 80-х роках намітилася тенденція розвитку інформаційно-обчислювальної техніки.

Підходячи до сучасних вимог, що пред'являються до якості роботи управлінської ланки комерційної компанії, не можна не відзначити, що ефективна робота його цілком залежить від рівня оснащення офісу компанії електронним обладнанням, таким, як комп'ютери, засоби зв'язку, копіювальні пристрої.

У цьому ряду особливе місце посідають комп'ютери та інше електронне обладнання, пов'язане з їх використанням в якості інструменту для діловодства і раціоналізації управлінської праці. Їх використання в якості інформаційних машин, що, хоча і не відповідає їх назві, але останнім часом стає основним видом їх застосування, дозволяє скоротити час, необхідний на підготовку конкретних маркетингових і виробничих проектів, а також полегшує процес управління та виробництва.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Реферат
92.9кб. | скачати


Схожі роботи:
Оперативне планування в управлінні виробництвом
Управління виробництвом
Система управління виробництвом
Менеджмент як управління виробництвом
Оперативне управління виробництвом
Ефективне управління виробництвом
Оперативне управління виробництвом
Ефективне управління виробництвом
Функції управління виробництвом
© Усі права захищені
написати до нас