Нормативно-правова та методична база сучасного діловодства

Введення

Документаційне забезпечення управління - є найважливіша складова всіх видів та рівнів управління. Оперативність, своєчасність, точність і повнота подання інформації є основою якості прийнятих управлінських рішень.

Останнє десятиріччя - це період активного впровадження інформаційних технологій в роботу діловодної служби.

На зміну сформованим нормам і технологіям приходять інші, нові норми, правила і технології. Останні з них зумовлені соціально-економічними, політичними, факторами науково - технічного прогресу.

Електронна ера диктує свої технології, а часом і своєрідність не тільки форми, а й змістовної сторони документаційного забезпечення управління.

У зв'язку з переходом Росії до іншого соціально-економічному і політичному життю, а також в умовах проводиться в країні адміністративної реформи виникла необхідність створення нової нормативно-правової бази діловодства на всіх рівнях державного устрою. Прийнято ряд федеральних законів, постанов, кодексів, гостів, інструкцій, регламентів, які відіграли певну регулюючу роль у сфері діловодства. Однак відбувається процес реалізується суперечливо. Поряд з позитивними тенденціями є тенденції і негативного характеру.

Мета дипломної роботи - комплексний аналіз російської та почасти міжнародної нормативно-правової бази сучасного діловодства, а також у вивченні його науково-методичного забезпечення та вироблення пропозицій щодо подальшого вдосконалення документаційного забезпечення управління.

Відповідно до поставлених цілей в дипломній роботі вирішуються наступні завдання:

-Розгляд базових нормативно-правових актів, що регламентують діловодної сферу (федеральні закони, постанови, укази, інструкції та міжнародні документи);

-Особливості сучасного нормативно-методичного забезпечення діловодства;

-Вироблення пропозицій, спрямованих на вдосконалення вітчизняного діловодства, в світлі нових вимог, встановлених сучасними російськими та міжнародними нормативно-правовими актами.

Наукова новизна: у роботі вперше здійснена спроба виконати комплексний огляд і аналіз нормативно - правової бази сучасного діловодства, на цій основі виробити рекомендації щодо її вдосконалення.

Практична цінність дипломної роботи полягає в тому, що матеріали дипломної роботи можуть бути використані в ході навчальних занять зі студентами, а також на заняттях з практичними працівниками служб документаційного забезпечення управління, при проведенні бізнес-семінарів у філії кафедри в торгово-промислової платі Саратовської області. Висновки і пропозиції можуть бути використані в процесі підготовки і перепідготовки документознавців в інституті додаткової професійної освіти СГСЕ.

Джерельна база: нормативно-правові акти нового часу (Федеральні Закони, Укази Президента РФ, послання і розпорядження Президента РФ, Постанови та розпорядження голови Уряду РФ, регламенти, гости, доктрини, концепції, стратегії, правила, інструкції та міжнародні документи), а також різні нормативні документи регіонального та муніципального рівнів.

Апробація роботи. Автором дослідження опубліковано 5 статей з проблематики роботи в збірниках наукових праць, зроблені повідомлення на засіданнях секцій при проведенні студентської наукової конференції "Студентська весна 2006-2009".

Структура дипломної роботи: вступ, чотири розділи, висновок, список використаних джерел та літератури, а також додатків.

1. Характеристика нормативно-правової та методичної бази сучасного діловодства

1. Роль і значення сучасної законодавчої та нормативно-правової бази для забезпечення процесів ДОП

Організація роботи з документами зачіпається у багатьох нормативних правових та методичних документах. Тому в кожній організації в службі ДОУ повинна бути нормативна правова, методична та довідкова інформація, що відноситься до роботи з документами.

Роль і значення нормативно - правової бази значно збільшилася в останні роки. Ділове документної спілкування на всіх рівнях стало здійснюватися за єдиними загальноприйнятим правилам. Робота з документами, незалежно від організаційно-правової форми, будується на основі законодавчих та нормативно-методичних актів, що стосуються питань документування та роботи організацій.

В даний час в Російській Федерації діє ряд загальнодержавних нормативно-правових актів, що регламентують загальні правила підготовки, оформлення та організації роботи з документами. Нормативно-методичні документи з документаційного забезпечення управління розробляються різними органами державної влади та управління відповідно до їх компетенції.

Перший, основний закон нашої країни, - це Конституція Російської Федерації. З точки зору документознавства її значення полягає в тому, що Конституція РФ встановлює субординацію нормативних правових актів. Стаття 15 Конституції РФ вказує, що Закони та інші правові акти, прийняті в Російській Федерації, не повинні суперечити Конституції Російської Федерації.

Іншим головним джерелом є закон - це нормативний акт, прийнятий в особливому порядку органом законодавчої влади або референдумом, що виражає волю народу, що володіє найбільшою після конституції юридичну силу і регулює соціально значущі, типові і стійкі суспільні відносини.

Нормативно-правова база діловодства - це сукупність законів, нормативних правових актів та методичних документів, що регламентують технологію створення документів, їх обробки, зберігання і використання у поточній діяльності установи, а також діяльність служби діловодства: її структуру, функції, штати, технічне забезпечення та інші аспекти. Вона регулює правила оформлення документів; правила роботи з документами, забезпечення збереження документів; порядок передачі документів на архівне зберігання; роботу служби діловодства; впровадження нових інформаційних технологій у роботі з документами; роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу; юридичні аспекти, пов'язані з документами , та інші питання.

Нормативно-правова база діловодства включає в себе:

-Конституцію РФ;

-Міжнародні договори (регулюють конституційні за своїм характером відносини і за умови їх ратифікації в РФ, при вступі в дію мають пріоритет порівняно із законом);

-Законодавчі акти Російської Федерації у сфері інформатизації та документації;

-Укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Голови Уряду РФ, що регламентують питання документаційного забезпечення на федеральному рівні;

-Правові акти федеральних органів виконавчої влади

(Міністерств, комітетів, служб, агентств тощо) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

-Правові акти органів представницької і виконавчої влади суб'єктів РФ та його територіальних утворень, які регламентують питання діловодства;

-Правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи з діловодства установ, організацій і підприємств;

-Державні стандарти на документацію;

-Уніфіковані системи документації;

-Загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації;

-Державна система документаційного забезпечення управління, основні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення (ГСДОУ);

-Нормативні документи з організації управлінської праці і охорони праці;

-Нормативні документи з організації архівного зберігання документів;

-Законодавчі акти суб'єктів Російської Федерації і правові акти, прийняті органами виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації.

Всі вони повинні враховуватися при організації діловодства, перш за все органами представницької і виконавчої влади суб'єктів Федерації, а також організаціями, установами і підприємствами, що діють на їх території.

2. Загальна характеристика нормативно-правової бази управління документами

В першу чергу треба дати визначення поняттю документ - це зафіксована на матеріальному носії ідентифікується інформація, створена, отримана і зберігається організацією або приватною особою як доказ при підтвердженні правових зобов'язань або ділової діяльності. При цьому найважливішою характеристикою документа є - ідентифіковані, забезпечувана наявністю відповідних реквізитів.

Документи необхідні для:

-Здійснення ефективної і впорядкованої діяльності організації, що припускає необхідну відповідальність;

-Формування та документального фіксування організаційних і управлінських рішень;

-Забезпечення узгодженості управлінської та адміністративної діяльності;

-Забезпечення безперервності діяльності організації в умовах надзвичайних ситуацій;

-Дотримання вимог нормативно-правових актів, що регулюють сферу діяльності організації у всіх її проявах.

Законодавчо встановлено, що документи і масиви документів, є об'єктами фізичних, юридичних осіб, держави і захищаються законом поряд з іншими ресурсами. Крім того, документування інформації-це обов'язкова умова включення її в інформаційні ресурси. Для безперервного здійснення діяльності, дотримання вимог нормативно-правових актів та необхідної підзвітності організації, необхідно створювати автентичні, достовірні та придатні для використання документи, а так само захищати їх цілісність протягом необхідного часу.

Документ має зміст, контекст і структуру.

Зміст - фактична інформація документа, що фіксує факти, рішення, діяльність.

Структура - це зовнішній вигляд і розташування частин змісту.

Контекст - це міститься в документі або супроводжуюча його інформація.

Опис згаданих компонентів документа здійснюється у вигляді так званих метаданих, які також містять дані, пов'язані з управлінням документами. Розрізняють метадані про: самому документі; принципи і правила управлінської діяльності; осіб, які беруть участь у процесі документаційного забезпечення управління; управлінської діяльності та її процесах; процесах документаційного забезпечення управління.

Управління документами - визначається як область діяльності, що включає ефективний і систематичний контроль створення, одержання, зберігання, використання та відбору документів, в тому числі процеси включення в систему і збереження доказів та інформації про ділове та управлінської діяльності організації.

До управління документами належать:

-Прийняття основних організаційних положень, напрямів розвитку та стандартів у сфері управління документами;

-Розподіл відповідальності і повноважень з управління документами;

-Встановлення та розподіл детальних процедур і керівних вказівок щодо керування документами;

-Проектування, впровадження та адміністрування спеціалізованих систем для управління документами;

-Інтегрування управління документами в управлінські системи і процеси.

Стратегія управління документами грунтується на розробці і прийнятті основних організаційних положень, напрямів розвитку та стандартів, процедур та практики. Основні організаційні положення, напрями розвитку, стандарти, процедури і практика управління документами повинні бути прийняті на найвищому рівні прийняття управлінських рішень.

Система управління документами повинна реалізовувати наступні функції:

-Включення документів до системи управління документами;

-Реєстрацію;

-Класифікацію;

-Доступ і захист;

-Збереження і забезпечення збереження документів;

-Використання документів, контроль їх руху та використання;

-Експертизу цінності документів;

-Відбір документів на зберігання або знищення.

Здійснення діяльності з управління документами повинно грунтуватися на певній нормативно-правовій базі. Вона включає різні правові та нормативні акти, прийняті законодавчими та виконавчими органами державної влади федерального рівня, державні та міжнародні стандарти; міжвідомчі та відомчі, методичні матеріали.

Правовий акт - офіційні письмовий документ або дія, які виходять від уповноважених органів державної влади або місцевого самоврядування, якими встановлюються певні правила поведінки учасників суспільних відносин

Нормативно-правовий акт - письмовий офіційний документ, прийнятий правотворческим органом у межах його компетенції і спрямований на встановлення, зміну або скасування правових норм. У Російській Федерації та її суб'єктів нормативно-правові акти видаються у формі конституцій, статутів, федеральних конституційних законів, федеральних законів, законів, кодексів, указів президента, постанов уряду, розпоряджень голів.

Правова норма - загальнообов'язкове державне припис постійного або тимчасового характеру, розраховане на багаторазове застосування.

Статут - встановлений державою звід правил, що регулюють:

-Правовий статус державного утворення - статут суб'єкта РФ, статут муніципального освіти;

-Правовий статус міжнародної організації - форма чи складова частина міжнародного договору;

-Правовий статус конкретних юридичних осіб - установчий документ.

Федеральний закон - нормативно - правовий акт, прийнятий в рамках встановленої процедури Державної Думи, схвалений Радою Федерації і підписаний Президентом РФ, з питань виняткового ведення Російської Федерації або з питань спільного ведення РФ і її суб'єктів, обов'язковий для всіх, що має верховенство і пряму дію на всій території РФ.

Федеральний конституційний закон - федеральний закон, прийнятий з питань, передбачених Конституцією РФ, кваліфікованою більшістю голосів членів Федеральних Зборів.

Кодекс - "зібрання законів", зведений законодавчий акт, в якому об'єднуються і систематизуються норми, що регулюють подібні, однорідні суспільні відносини.

Підзаконний акт - правовий акт органу державної влади, що має більш низьку юридичну силу, ніж закон, приймається на підставі та на виконання законів.

Указ - власна назва найбільш важливих актів, що видаються главою держави. Він не повинен суперечити Конституції і законам даної держави.

Постанова - правовий акт ряду органів і посадових осіб. У формі постанов приймають акти з питань свого ведення Рада Федерації і Державна Дума Федеральних Зборів РФ, Уряд РФ.

Розпорядження - один з видів підзаконних актів (Президента РФ, Уряду РФ, міністерств і відомств), акт органу влади або управління, виданий у рамках його компетенції і має обов'язкову силу для фізичних та юридичних осіб, яким розпорядження адресовано.

Наказ - правовий документ, прийнятий правомочним на те посадовою особою в порядку здійснення єдиноначальності.

Правила - форма нормативно - правового акта, яким встановлюються процедурні норми, що визначають порядок здійснення, будь - якого роду діяльності.

Інструкція - підзаконний акт, що видається міністерствами, іншими центральними та місцевими органами державного управління в межах їх компетенції на підставі та у виконанні законів, указів, постанов і розпоряджень Уряду РФ актів вищестоящих органів державного управління; збори правил, що регламентують виробничо - технічну діяльність.

Положення - нормативний акт, що визначає порядок утворення, структуру, функції, компетенцію, обов'язки та організацію роботи державного органу.

Вказівка ​​- правовий акт, що видається органом управління переважно з питань інформаційно - методичного характеру.

Регламент - правовий - акт. Визначає порядок діяльності управлінського персоналу, колегіального або дорадчого органу влади. Стандарт - нормативний документ, що містить комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації.

Норми права, розпорядчі, які зобов'язують, що забороняють і інші, що регламентують сферу управління документами, є частиною інформаційного права - системи охоронюваних силою держави соціальних норм і відносин, що виникають при здійсненні процесів збору, накопичення, реєстрації, передачі, пошуку, зберігання, видачі і захисту документної інформації.

2. Особливості російської нормативно - правової бази сучасного діловодства. Правова основа діловодства

1. Федеральні Закони, що регулюють нормативно-правову та методичну базу сучасного діловодства

В даний час регламентація документування, організації і технології документаційного забезпечення управління ведеться в декількох напрямках: законодавче регулювання, стандартизація, розробка нормативних і нормативно-методичних документів загальнодержавного дії. Як зазначалося, вищої правової значимістю мають закони Російської Федерації.

Базовим нормативно-правовим актом є Федеральний закон РФ "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації" від 27 грудня 2006 р. № 149-ФЗ (Додаток 1). Цей закон є подальшим розвитком заміненого їм Федерального Закону "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" від 20.02.1995 р. № 24-ФЗ. Новий закон по суті розвинув багато його положення. Закон більш чітко визначив всі положення, що стосуються термінології даної сфери. Він встановлює вимоги до розповсюдження, надання інформації, а також до її захисту. Закон закріпив обов'язковість документування інформації, врегулював відносини, що виникають при створенні та використанні інформаційних технологій, встановив обов'язок надання інформації державним органам.

У новому законі введено поняття (не використовувані раніше у федеральному законі від 20.02.1995 р. № 24-ФЗ "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації": "інформаційні технології", "інформаційно-телекомунікаційна мережа", "власник інформації", " електронне повідомлення "," оператор інформаційної системи ". Встановлено, що власник інформації - це особа, яка самостійно створила інформацію або отримала на підставі закону чи договору право дозволяти чи обмежувати доступ до інформації, яка визначається за будь-якими ознаками. Володарем інформації може бути громадянин ( фізична особа), юридична особа, Російська Федерація, суб'єкт РФ, муніципальне утворення.

Найбільшої уваги заслуговує стаття 11 Закону "Документування інформації", фактично вводить єдину систему діловодства в державних органах та органах місцевого самоврядування. Пункт 2 статті 11 говорить: "У федеральних органах виконавчої влади документування інформації здійснюється у порядку, що встановлюється Кабінетом Міністрів України. Правила діловодства та документообігу, встановлені іншими державними органами, органами місцевого самоврядування в межах їх компетенції, повинні відповідати вимогам, встановленим Урядом Російської Федерації в частини діловодства і документообігу для федеральних органів виконавчої влади ". Таким чином, постановка діловодства в органах місцевого самоврядування не повинна суперечити постановці діловодства у федеральних органах виконавчої влади, тобто повинна бути аналогічна їй.

У статті 17 Закону визначена відповідальність за правопорушення у сфері інформації, інформаційних технологій та захисту інформації.

Закон має безпосереднє відношення до діяльності служб документаційного забезпечення управління всіх рівнів.

Однак область регульованих законом відносин вказана досить невизначено, а в ряді випадків суперечливо. Згідно з ч. 1 ст. 1 Федерального закону "Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації" він регулює відносини, що виникають при:

-Здійснення права на пошук, отримання, передачу, виробництво і розповсюдження інформації;

-Застосування інформаційних технологій та засобів їх забезпечення (наприклад, правовідносини по створенню інформаційних мереж);

-Забезпечення захисту інформації (наприклад, пов'язані з правом на захист особистого життя, захисту інформації від несанкціонованого доступу).

Перша область відносин, регульованих даним законом в інформаційній сфері, визначена ч. 4 ст. 29 Конституції Російської Федерації, де закріплено право кожного вільно збирати, зберігати, використовувати і поширювати інформацію будь-яким законним способом.

Друга сфера відносин, регульованих даним законом, обмежується застосуванням інформаційних технологій. Виходячи зі ст. 2 цього закону, де під інформаційними технологіями розуміються процеси, методи пошуку, збору, зберігання, обробки, надання, розповсюдження інформації та способи здійснення таких процесів і методів, та ст. 12 закону, що визначає межі державного регулювання у сфері застосування інформаційних технологій, зазначена область включає такі відносини:

-Пошук інформації,

-Збір інформації;

-Зберігання інформації;

-Обробка інформації;

-Отримання інформації;

-Передача інформації;

-Надання інформації (отримання і передача);

-Поширення інформації (отримання і передача);

-Виробництво інформації.

Розвиток інформаційних систем (сукупності інформації в базах даних і забезпечують її обробку інформаційних технологій і технічних засобів) для забезпечення інформацією, в тому числі:

-Створення інформаційних систем,

-Введення в експлуатацію інформаційних систем,

-Експлуатація інформаційних систем;

-Забезпечення взаємодії інформаційних систем;

-Створення умов для ефективного використання інформаційно-телекомунікаційних мереж.

Третя область відносин, регульованих даним законом в інформаційній сфері, пов'язана із забезпеченням захисту інформації, що згідно зі ст. 16 цього ж закону включає прийняття правових, організаційних і технічних заходів, спрямованих на:

-Забезпечення захисту інформації від неправомірного доступу, знищення, модифікування, блокування, копіювання, надання, розповсюдження, а також інших неправомірних дій у відношенні такої інформації;

-Дотримання конфіденційності інформації обмеженого доступу;

-Реалізацію права на доступ до інформації.

Порівняльно-правовий аналіз даних положень у контексті інших норм зазначеного закону дозволяє зробити висновок про наявність у ньому великої кількості правових колізій.

Так, наприклад, в одному випадку якщо у ст. 1 і 12 закону вказуються як самостійні інформаційні процеси - отримання інформації, передача інформації та розповсюдження інформації, то в ст. 2 цього ж закону поширення інформації, так само як і надання інформації, розкривається через отримання та передачу такої інформації.

В іншому випадку якщо у ст. 2 закону доступ до інформації розкривається через отримання та використання інформації, то в ст. 8 доступ до інформації визначається вже як її пошук і отримання. При цьому використання інформації згідно зі ст. 6 і 7 цього закону включає в себе вже і її поширення.

Крім того, слід мати на увазі, що даний федеральний закон у ряді випадків за своїм змістом надлишковий по відношенню до заявленої в першій статті закону області регульованих відносин. Так, у ст. 4, 5, 6, 7 закону запроваджено використання інформації (без визначення поняття і з-тримання цього терміна та інформаційного процесу); в ст. 12 відносини доповнюються забезпеченням інформацією (також без визначення поняття); норма ж ст. 6 закону робить перелік регульованих відносин взагалі відкритим, оскільки передбачає здійснення інших дій з інформацією та вирішення таких дій.

Вирішення даних колізій, поки не напрацьована практика, можливо і необхідно через внесення відповідних поправок до вказаного закону.

Крім того, при визначенні сфери застосування цього закону слід мати на увазі, що у ч. 2 ст. 1 закону вказується область відносин, на яку не поширюються норми цього закону. Відносини, що виникають при правової охорони результатів інтелектуальної діяльності та прирівняних до них коштів індивідуалізації, виключені з предмета правового регулювання цим Законом.

У зазначеному випадку правове регулювання таких відносин здійснюється відповідно до законодавства Російської Федерації про інтелектуальну власність. Відповідно до законодавства Російської Федерації результатами інтелектуальної діяльності та прирівняними до них засобами індивідуалізації юридичних осіб, товарів, робіт, послуг, підприємств та інформаційних ресурсів, прав на які надається правова охорона (інтелектуальною власністю), є: твори науки, літератури і мистецтва; програми для електронних обчислювальних машин (програми для ЕОМ); бази даних; виконання творів; фонограми та відеозаписи; повідомлення в ефір або по кабелю радіо чи телевізійних передач (мовлення організацій ефірного або кабельного мовлення); винаходи; корисні моделі, промислові зразки; селекційні досягнення; топології інтегральних мікросхем; секрети виробництва (ноу-хау); фірмові найменування; товарні знаки і знаки обслуговування; найменування місць походження товарів; комерційні позначення.

У той же час при застосуванні цього положення ст. 1 слід враховувати, що її норми в цій частині входять в певні протиріччя як з нормами інших статей цього закону, так і з нормами інших законів.

Так, норми, що містяться в п. 3 статті 13 і в п. 7 статті 14 цього закону, зачіпають відносини у сфері інтелектуальної власності. У п. 3 ст. 13 цього закону виділено права власника інформації, що міститься в базах даних інформаційної системи, які підлягають охороні незалежно від авторських та інших прав на такі бази даних. Відповідно до Закону РФ "Про авторське право та суміжні права" (ст. 4) і Закону України "Про правову охорону програм для електронних обчислювальних машин і баз даних" (ст. 1) бази даних відносяться до об'єктів авторського права, і їм надається правова охорона як збірників. При цьому правова охорона поширюється на бази даних, що представляють собою результат творчої праці по підборі й організації даних. Бази даних охороняються незалежно від того, чи є дані, на яких вони засновані або які вони включають, об'єктами авторського права. При цьому авторське право на бази даних не пов'язано з правом власності на їх матеріальний носій. Будь-яка передача прав на матеріальний носій не тягне за собою передачі яких-небудь прав на бази даних.

Крім того, при визначенні сфери застосування цього закону тут також слід мати на увазі, що даний федеральний закон за своїм змістом знову надлишковий по відношенню до заявленої в другій частині першій статті закону області виключаються з предмету його регулювання відносин.

Так, з предмета регулювання відносин в інформаційній сфері цим законом у відповідності з іншими його статтями виключені:

-Відносини, пов'язані з організацією і діяльністю засобів масової інформації (в цьому випадку згідно з п. 2 ст. 4 правове регулювання здійснюється відповідно до законодавства Російської Федерації про засоби масової інформації);

-Відносини, пов'язані зі зберіганням і використанням включеною до складу архівних фондів документованої інформації (у цьому випадку згідно з п. 3 ст. 4 правове регулювання здійснюється у відповідності до законодавства про архівну справу в Російської Феде рації);

-Відносини, пов'язані із захистом інформації, що становить державну таємницю (у цьому випадку згідно з п. 3 ст. 9 правове регулювання здійснюється відповідно до законодавства Російської Федерації про державну таємницю).

Вирішення даних колізій, так само як і в першому випадку, можливо і необхідно через внесення відповідних поправок до вказаного закону.

Інформаційно - правові норми Конституції РФ визначають основні права і обов'язки суб'єктів у сфері інформаційних відносин, що базуються на свободі особистості і презумпції відкритості інформації. Основою правового регулювання інформаційних відносин є ст.23, 24, 29 і 44 Конституції РФ.

Законодавство, цілком присвячене питанням інформації та інформатизації, визначається сукупністю системоутворюючих або рамкових законів, що встановлюють базові відносини.

Інший базовий документ для діловодних структур - Федеральний закон РФ "Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації" від 2 травня 2006 р. № 59-ФЗ (Додаток 2). Цей нормативний акт був особливо необхідний, тому що має пряме відношення до соціальної сфери, що є однією з найважливіших складових суспільної стабільності. У зверненні громадяни можуть торкнутися питання, що стосуються як інтересів всього суспільства, так і прав, і законних інтересів автора звернення або інших громадян.

Майже півстоліття робота з цією категорією документів регламентувалася в країні Указом Президії Верховної Ради СРСР від 12 квітня 1968 р. № 2534 УП "Про порядок розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян". У 1980 і потім в 1988 р. Указами Президії Верховної Ради СРСР від 4 березня 1980 р. № 1662-Х і від 2 лютого 1988 р. № 8422-XI ст Указ 1968 р. були внесені зміни та доповнення, що не змінили його основних положень . Даний указ діяв в умовах соціальної дійсності. Після 19991 р. його виконання, так само як і інших радянських законів перестало бути обов'язковим.

У пострадянський період кілька разів Дума Російської Федерації зверталася до проектів нового закону про розгляд звернень громадян, але то закон не отримував схвалення в самій Думі, то не затверджувався Радою Федерації або не проходив реєстрацію і не підписувався президентом. У зв'язку з тривалістю підготовки загальноросійського закону практично всі суб'єкти Федерації видали свої закони про роботу зі зверненнями населення. Так, зокрема, вперше Московська міська дума 18 червня 1997 прийняла Закон р. Москви "Про звернення громадян", який розширив види звернень. У ньому, крім вже загальноприйнятих видів документів (звернень, пропозицій, заяв і скарг), дано визначення петиції, колективного звернення, клопотання. Всі закони суб'єктів Федерації про роботу зі зверненнями населення спиралися на загальнодержавний акт - Указ Президії Верховної Ради СРСР 1968 р. зі змінами 1980 і 1988

Нарешті, 2 травня 2006 р. Президентом підписаний давно очікуваний новий Федеральний закон "Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації" № 59-ФЗ.

Закон встановлює порядок розгляду звернень громадян державними органами, органами місцевого самоврядування та посадовими особами і поширюється на іноземних громадян та осіб без громадянства.

Як і в більшості великих законодавчих актів, спеціальна стаття закону присвячена визначенню термінів. Розкрито терміни за видами документів.

На відміну від Указу Президії Верховної Ради СРСР у новому законі виділені статті "Права громадянина при розгляді звернення" і "Гарантії безпеки громадянина у зв'язку з його зверненням".

Як і раніше, всі письмові звернення обов'язково реєструються, проте термін реєстрації зазначений не в день надходження, а "протягом трьох днів з моменту надходження до державного органу, орган місцевого самоврядування або посадовій особі". Як і раніше, якщо письмове звернення містить питання, вирішення яких не входить до компетенції даних державного органу, органу місцевого самоврядування або посадової особи, воно подається протягом семи днів з дня реєстрації у відповідний орган або відповідній посадовій особі, до компетенції яких входить вирішення поставлених у зверненні питань, з повідомленням громадянина, який звертається звернення, про переадресацію звернення.

Всі прийняті звернення підлягають обов'язковому розгляду. Відповідь на звернення підписується керівником державного органу або органу місцевого самоврядування, посадовою особою або уповноваженою на те особою.

Терміни розгляду письмових звернень, як і у Типовому регламенті, встановлені протягом 30 днів з дня реєстрації і можуть бути продовжені не більше ніж на 30 днів з повідомленням подав звернення.

Закон закріпив можливість надходження звернень (скарг, заяв) громадян в електронній формі "до державного органу, орган місцевого самоврядування або посадовій особі по інформаційних системах загального користування".

У Законі "Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації" поняття "анонімні листи" відсутня. Але саме їм присвячується стаття 11. У ній записано: "У разі якщо в письмовому зверненні не зазначено прізвище громадянина, який звертається звернення, і поштову адресу, за якою має бути спрямований відповідь, відповідь на звернення не дається. Якщо у зазначеному зверненні містяться відомості про підготовлюваний, що здійснюється або вчинений протиправне діяння , а також про особу, його готують, що здійснює або вчинила, звернення підлягає направленню до державного органу відповідно до його компетенції ".

Далі у статті 11 розглядаються види звернень, які не приймаються до розгляду: оскарження судових рішень (стаття 11, пункт 2); звернення, що містять нецензурні вислови (стаття 11, пункт 3); звернення, що не піддаються прочитанню (стаття 11, пункт 4); багаторазові звернення з одного і того ж питання, відповідь на яке була вже дан (стаття 11, пункт 5); звернення, відповідь на які пов'язаний з розголошенням відомостей, що містять державну таємницю (стаття 11, пункт 6).

До закону введено статтю про відшкодування заподіяних збитків та стягнення витрат при розгляді звернення. Громадянин має право на відшкодування збитків та компенсацію моральної шкоди, завданих незаконною дією, за рішенням суду. Але у випадку, якщо в зверненні були вказані завідомо неправдиві відомості, витрати, пов'язані з розглядом звернення, можуть бути за рішенням суду стягнуті з автора звернення.

Але не всі наші закони досконалі, тому і в цьому є своя "ложка дьогтю".

Федеральний закон не регламентує випадки, коли текст звернення читабельний, проте позбавлений сенсу (логіки), тобто не піддається тлумаченню.

Даний Федеральний закон гранично лаконічний. У ньому не знайшлося місця для регламентації питання про розгляд колективних звернень, петицій; відсутня правило для органів влади щодо підготовки узагальнень за пропозиціями громадян.

Федеральний закон не містить згадки про те, коли звернення можна вважати дозволеним і якими критеріями слід при цьому керуватися.

Не зайвим було б передбачити у Федеральному законі норму про нагляд за дотриманням законності при розгляді звернень громадян.

2006 рік ознаменувався прийняттям і такого необхідного нормативного акту, яким з'явився Федеральний закон РФ "Про персональних даних" від 27 липня 2006 р. № 152-ФЗ (Додаток 3). У цьому законі детально розкрито питання захисту персональних даних. Раніше ці питання були розглянуті тільки в спеціальному розділі Трудового кодексу (розділ 14), присвяченій питанню захисту персональних даних працівника. Положення цього закону зачіпають і вносять необхідну ясність у діяльність кадрових і всіх діловодних служб.

Закон "Про персональних даних" починається з визначення термінів "персональні дані" і "обробка персональних даних", проте їх зіставлення з визначеннями із ст. 14 Трудового кодексу свідчить, що вони не збігаються. У Федеральному законі "Про персональних даних" поняття розкриті більш детально і конкретизовано:

-Персональні дані - будь-яка інформація, що відноситься до певного або визначається на підставі такої інформації фізичній особі (суб'єкту персональних даних), у тому числі його прізвище, ім'я, по батькові, рік, місяць, дата і місце народження, адреса, сімейний, соціальне, майнове стан, освіта, професія, доходи, інша інформація;

-Обробка персональних даних - дії (операції) з персональними даними, включаючи збір, систематизацію, накопичення, зберігання, уточнення (оновлення, зміну), використання, поширення (у тому числі передача), знеособлення, блокування, знищення персональних даних.

Необхідно звернути увагу на визначення в законі термінів "використання персональних даних", "знищення персональних даних" та інших, відсутніх у Трудовому кодексі. У Трудовому кодексі даються лише загальні, принципові положення захисту персональних даних, що обробляються як традиційними, так і автоматизованими способами.

Федеральний закон "Про персональних даних" орієнтований головним чином на обробку персональних даних засобами автоматизації, проте стаття 1 говорить про те, що законом регулюються відносини, "пов'язані з обробкою персональних даних ... з використанням засобів автоматизації або без використання таких коштів, якщо обробка персональних даних без використання таких засобів відповідає характеру дій (операцій), що здійснюються з персональними даними з використанням засобів автоматизації ". Тому багато положень Закону, детально прописує принципи обробки персональних даних, умови, категорії персональних даних, заходи щодо забезпечення безпеки і т. д., важливі і при традиційних способах ведення персональних даних.

У законі також обумовлюються випадки, коли персональні дані повинні бути надані в обов'язковому порядку. Зокрема, "з метою захисту основ конституційного ладу, моральності, здоров'я, прав і законних інтересів інших осіб, забезпечення оборони країни і безпеки держави".

На мою думку закон має кілька недоробок. Зокрема, формулювання ст.1 п.1 - приклад того, як не треба писати закони: "Справжнім Федеральним законом регулюються відносини, пов'язані з обробкою персональних даних ... з використанням засобів автоматизації або без використання таких коштів, якщо обробка персональних даних без використання таких коштів відповідає характеру дій (операцій), що здійснюються з персональними даними з використанням засобів автоматизації ".

Вийшло щось незрозуміле, допускає різні інтерпретації. Як на основі подібного тексту відповісти, наприклад, на питання про те, чи підпадають під дію закону дані, записані у вільній формі в діловій записної книжки? Якщо ж така записна книжка зберігається в комп'ютері або в мобільному телефоні - чи вважається це "використанням засобів автоматизації"?

Європейське законодавство у цій сфері (Директива Євросоюзу 95/46/EC 1995 р.) в цьому відношенні більш чітке:

Стаття 2 "Визначення": "системою зберігання персональних даних (" системою зберігання ") є будь-який структурований набір персональних даних, доступ до яких може здійснюватися відповідно до визначених критеріїв, - незалежно від способу організації набору даних, будь то централізований, децентралізований або розподілений на функціональній або географічної основі ... ".

Стаття 3 "Область застосування": "1. Ця Директива відноситься до обробки персональних даних за допомогою автоматичних засобів (повністю або частково), а також до обробки засобами, відмінними від автоматичних, персональних даних, що становлять або призначених складати частину систем зберігання".

У сучасній комп'ютерній термінології під "структурованими даними" розуміються, в першу чергу, бази даних. У паперовому діловодстві до них можна віднести картотеки і архіви персональних справ. Таким чином, європейські вимоги ставляться до автоматичній обробці персональних даних і до використання (неважливо, в автоматичному чи іншому режимі) містять персональні дані паперових та електронних баз даних, картотек і т.п., що мають механізм пошуку, що дозволяє легко виділити відомості про конкретну людину .

Чому це не можна було написати російською мовою і в нашому законі, залишається незрозумілим?

Слід звернути увагу і на відмінність у термінології: "автоматична обробка" - це одне, а обробка "з використанням засобів автоматизації" - зовсім інше поняття, набагато більш широке і розпливчасте.

Ст.1 п.2, передбачає чотири винятку на відносини, дію закону на які не поширюються. Два з цих пунктів, на мою думку, потребують більш детального уточнення:

"... 2. Дія цього Закону не поширюється на відносини, що виникають при:

1. організації зберігання, комплектування, обліку та використання, що містять персональні дані документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів відповідно до законодавства про архівну справу в Російській Федерації;

2. обробці підлягають включенню в єдиний державний реєстр індивідуальних підприємців відомостей про фізичних осіб, якщо така обробка здійснюється відповідно до законодавства Російської Федерації у зв'язку з діяльністю фізичної особи як індивідуального підприємця ... ".

Нагадаю два визначення, закріплені Федеральним Законом "Про архівну справу в Російській Федерації" № 125-ФЗ від 22.10.2004 р.:

-Архівний документ - матеріальний носій із зафіксованою на ньому інформацією, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, і підлягає зберіганню з огляду на вагомість зазначених носія та інформації для громадян, суспільства і держави;

-Документ Архівного фонду Російської Федерації - архівний документ, який пройшов експертизу цінності документів, поставлений на державний облік і підлягає постійному зберіганню.

Виходить, що якщо документом або базі даних встановлено постійний термін зберігання і вони включені до складу Архівного фонду Російської Федерації, то на них дія цього закону не поширюється. Цей пролом дозволяє державним органам, які ведуть хоч скільки-небудь серйозні бази даних, уникнути виконання нового закону про персональні дані.

Ось приклад того, як це можна зробити. Згідно з Федеральним законом "Про архівну справу в Російській Федерації" (частина 2 статті 18) Урядом РФ затверджується перелік федеральних органів виконавчої влади та організацій, що здійснюють депозитарне зберігання документів архівного фонду РФ, що перебувають у федеральній власності. Новий перелік цих відомств і організацій було затверджено в кінці 2006 року. Одночасно цим організаціям було наказано укласти з Росархивом договір про умови зберігання документів. Якщо при укладанні договору особливо звести наклеп, що всі документи, крім оперативних, вважаються документами, переданими на зберігання, то можна основну масу документів підвести під цей виняток.

Для інших державних організацій одним з варіантів може стати оперативне узгодження описів справ з державними архівами, що фактично і буде означати включення документів до складу Архівного Фонду РФ і знову-таки вихід з "зони дії" закону про персональні дані.

Директиви Євросоюзу подібного винятку не містять.

Незрозуміло також, чому з численних державних баз даних нашим законом виключення було зроблено саме для Єдиного державного реєстру індивідуальних підприємців (ЕГРІП). Було б логічно тоді поширити виняток і на інші державні реєстри, також містять персональні дані (наприклад, ЕГРЮЛ включає відомості про засновників і перших осіб всіх юридичних осіб країни).

У гл.3 ст.16 п.1 йдеться про те, що "забороняється прийняття на підставі виключно автоматизованої обробки персональних даних рішень, що породжують юридичні наслідки щодо суб'єкта персональних даних або іншим чином зачіпають його права та законні інтереси ...". Дана норма є необхідною і своєчасною. Але наші законодавці, формулюючи її, сплутали два різних поняття: "автоматичний" (тобто йде без участі людини) та "автоматизований" (тобто йде за участю людини). У результаті ця стаття замість того, щоб встановлювати додаткові обмеження в тих і тільки тих випадках, коли інформаційна система приймає будь-які рішення без участі людини (наприклад, про нарахування штрафу, про заборону виїзду за межі країни тощо).

Наступний нормативно-правовий акт, що має колосальне значення у сфері діловодної служби - Федеральний Закон "Про комерційну таємницю" від 29 липня 2004 р. № 98 - ФЗ (Додаток 4).

Його поява чекали майже шість років. Коротка історія прийняття закону дозволить простежити формування її основних цілей та сфер дії, пов'язаних з охороною комерційної таємниці, і відповідно з організацією та документаційного забезпечення її захисту.

Перший варіант закону був прийнятий Держдумою 22 січня 1999 року та Радою Федерації направлений Президенту Російської Федерації без розгляду на пленарному засіданні. Однак Президент Російської Федерації 23 лютого відхилив Федеральний закон "Про комерційну таємницю", наклавши вето на введення його в дію, висловивши ряд зауважень і заперечень по тексту і концепції закону, відзначаючи, що питання, пов'язані із захистом інформації, що має обмежений доступ, в тому числі комерційної таємниці, в достатній мірі врегульовані Цивільним кодексом ГК РФ (ст. 139, 727, 771 і 772) та іншими законодавчими актами Російської Федерації, ст. 139 ЦК України встановлює, що законодавчо можуть бути вирішені лише питання визначення переліку інформації, яка не може становити комерційну таємницю, а також питання захисту комерційної таємниці, у зв'язку, з чим підхід у розглянутому законі неправомірне.

Прийнятий 29 липня 2004 Федеральний закон № 98-ФЗ "Про комерційну таємницю" визначає:

Комерційна таємниця-конфіденційність інформації, що дозволяє її власникові при існуючих або можливих обставин збільшити доходи, уникнути невиправданих витрат, зберегти положення на ринку товарів, робіт, послуг або отримати іншу комерційну вигоду.

Однією з основних цілей дії Федерального закону є охорона конфіденційності інформації, що становить комерційну таємницю, для вирішення двох основних завдань суспільства:

-Забезпечення балансу інтересів власників цієї інформації та інших учасників, в тому числі і держави, які регулюються законом відносин, на ринку товарів, робіт, послуг;

-Попередження недобросовісної конкуренції на зазначеному ринку.

Охорона конфіденційності інформації визначена законом у трьох видах в залежності від характеру відносин між власником інформації, що становить комерційну таємницю, та іншими учасниками:

-В рамках трудових відносин (ст.11);

-В рамках цивільно-правових відносин (ст.12);

-При наданні інформації державі (в рамках даного закону) (ст.13).

Комплекс заходів у відповідності з Федеральним законом "Про комерційну таємницю" (ст.10) включає в себе:

1. Визначення переліку документованої інформації, що становить комерційну таємницю.

У даний перелік включається інформація:

- Науково-технічна, технологічна, виробнича, фінансово-економічна або інша інформація, визначена цим законом;

- Визначає саме власником комерційної інформації, яка має дійсну або комерційну цінність у силу невідомості її третім особам.

При складанні даного переліку необхідно виходити з трьох основних принципів: законності, обгрунтованості та своєчасності надання комерційної інформації конфіденційності, тобто віднесення її до комерційної таємниці. Принцип законності полягає в дотриманні заходів щодо охорони конфіденційності інформації, що становить комерційну таємницю, відповідно до ст.10 Федерального закону "Охорона конфіденційності інформації" та не віднесення інформації до комерційної таємниці відповідно до ст. 5 Федерального закону "Відомості які не можуть становити комерційну таємницю"

Принцип обгрунтованості встановлюється шляхом експертної оцінки доцільності надання конфіденційності конкретної інформації, виходячи з вірогідних наслідків (економічних, фінансових, кризових) цього акту та балансу економічної вигоди і безпеки організації (включаючи інформаційну безпеку).

Принцип своєчасності полягає у встановленні обмеження доступу і розповсюдження комерційної інформації з моменту її отримання, розробки або до розробки.

2. Обмеження доступу до інформації шляхом встановлення порядку поводження з цією інформацією і контролю за дотриманням такого порядку.

Відповідно до закону доступ до інформації визначено як порядок ознайомлення певних осіб з інформацією за згодою власника інформації, що становить комерційну таємницю, за умови збереження її конфіденційності.

3. Визначення порядку регулювання відносин використання інформації, що становить комерційну таємницю.

Даная міра передбачає регулювання відносин між:

-Роботодавцем та працівниками на підставі трудових договорів (ст.11);

-Контрагентами на підставі цивільно-правових договорів (ст.12);

-Органами державної влади на підставі даного Федерального закону (ст.13).

У будь-якому випадку незалежно від виду договорів в них необхідно вказати обсяг і умови передачі інформації, що становить комерційну таємницю, включаючи умови прийняття працівником заходів з охорони її конфіденційності.

Відповідно до цього Закону та іншими федеральними законами, органи державної влади та інші органи місцевого самоврядування, зобов'язані створити умови, які забезпечують охорону конфіденційності інформації, наданої їм юридичними особами або індивідуальними підприємцями.

Посадові особи, державні або муніципальні службовці зазначених органів без згоди власника інформації, що становить комерційну таємницю, не має права розголошувати або передавати іншим особам, іншим органам державної влади, що стала відомою їм в силу виконання посадових обов'язків інформацію, а також не має права використовувати її в корисливих і інших особистих цілях.

4. Нанесення на матеріальний носій документованої інформації (документи), що становить комерційну таємницю, грифу "Комерційна таємниця".

Гриф має містити відомості про власника даної інформації. Для юридичних осіб - це повне найменування та місце знаходження. Для фізичних осіб - це прізвище, ім'я по батькові та місце проживання громадянина.

Володар комерційної інформації для внутрішнього користування може встановлювати додаткові заходи у відповідності з Федеральним законом. До таких заходів, на мою думку, можна віднести встановлення конфіденційності, комерційної таємниці і проставляти додатково на документах грифів, наприклад: "Конфіденційно" і т.п. за винятком найменування грифів ступеня секретності, визначених Законом "Про державну таємницю".

Тільки після прийняття комплексу заходів, необхідні для встановлення режиму комерційної таємниці, відповідно до ст.7, власник інформації має право:

-Встановлювати, змінювати і скасовувати в письмовій формі режим комерційної таємниці;

-Використовувати інформацію, що становить комерційної таємницю, для власних потреб;

-Дозволяти або забороняти доступ до інформації, визначати порядок і умови доступу;

-Вводити в цивільний оборот інформацію на підставі договорів, що передбачають включення в них умов про охорону конфіденційності;

-Вимагати від осіб, що одержали доступ до інформації, що становить комерційну таємницю, в результаті дій, здійснюваних випадково або помилково, охорони конфіденційності інформації;

-Вимагати від юридичних і фізичних осіб, органів державної влади, які отримали доступ до інформації, дотримання обов'язків з охорони її конфіденційності;

-Захищати в установленому Законом порядку свої права у разі розголошення, незаконного отримання або незаконного використання третіми особами інформації, що становить комерційну таємницю, в тому числі вимагати відшкодування збитків, завданих у зв'язку з порушенням його прав.

Слід зазначити, що важливу роль закон приділяє встановленню режиму комерційної таємниці при виконанні державного контракту для державних потреб (ст.9). У цьому випадку на виконання науково - дослідних, дослідно - конструкторських, технологічних або інших робіт для федеральних державних потреб або потреб суб'єкта Російської Федерації як "замовником", так і "виконавцем" повинен бути визначений обсяг конфіденційних відомостей, а також повинні бути врегульовані питання щодо встановлення режиму комерційної таємниці щодо одержаної інформації в результаті робіт за контрактом. Або, на мою думку, враховуючи все вищесказане, в контракті необхідно відобразити, хто буде власником інформації, що становить комерційну таємницю, отриманої в результаті робіт, а хто контрагентом - "замовник" або "виконавець", тобто хто буде вживати заходів для встановлення режиму комерційної таємниці, який також вимагає певних витрат.

Федеральний закон велику увагу приділяє питанням охорони комерційної таємниці в рамках трудових відносин (ст.11). На мій погляд, це відбувається з - за специфіки інформаційно - документаційних взаємозв'язків цих відносин.

По-перше, результат роботи, виконаної працівником, при виконанні своїх трудових обов'язків або конкретного завдання роботодавця, може виступити в якості інформації, що становить комерційну таємницю. Працівник може стати власником результату своєї праці, але не власником інформації, що становить комерційну таємницю, у зв'язку з тим, що працівник не встановлює режим комерційної таємниці

По-друге, при вступі на роботу громадянин передає роботодавцю про себе, свої персональні дані, які у разі прийняття його на роботу вже виступають як персональні дані працівника, захист і охорона яких визначена Трудовим кодексом РФ (ст.14), і роботодавець несе відповідальність за розголошення цієї інформації. У даному випадку, на мій погляд, персональні дані працівника повинні виступати як інформація, яка відноситься до комерційної таємниці, і повинна бути включена до переліку, що становить комерційну таємницю. Персональні дані працівника як би мають подвійний захист: трудового законодавства та законодавства про комерційну таємницю.

По-третє, у трудових відносинах, якщо працівнику необхідна інформація для здійснення своїх обов'язків і конкретних завдань, власник інформації, складової комерційної таємницю, повинен забезпечити працівника даною інформацією. У цьому випадку охорона конфіденційності визначена в ст.11 Федерального закону.

Всі перераховані відносини, на мою думку, необхідно відобразити в трудовому договорі між роботодавцем та працівником. Якщо трудовий обмова укладено з самим керівником організації, то в договорі повинні бути передбачені у її зобов'язання щодо забезпечення охорони конфіденційності інформації, власником якої є організація та її контрагенти, і відповідальність за забезпечення охорони її конфіденційності. У цьому випадку керівник виступає як особа, уповноважена від організації, що має права власника інформації, що становить комерційну таємницю. У трудовому договорі з керівником організації, а також в Інструкції з організації та документаційного забезпечення режиму комерційної таємниці необхідно відобразити ці права. Слід домовитися, що в даному випадку керівник виступає як працівник організації і відповідно в цих документах необхідно відобразити його обов'язки як працівника.

На закінчення статті хотілося б зупинитися на відповідальності за порушення Федерального закону "Про комерційну таємницю", відображеної в ст.14.

Порушення Федерального закону тягне за собою дисциплінарну, цивільно-правову, адміністративну або кримінальну відповідальність відповідно до законодавства РФ.

Однак у п.3 ст.14 Федерального закону "Про комерційну таємницю" існує застереження, що органи державної влади, інші державні органи, органи місцевого самоврядування, які отримали доступ до інформації, несуть перед власником інформації, що становить комерційну таємницю, тільки цивільно-правову відповідальність за розголошення або незаконне використання цієї інформації їх посадовими особами, державними або муніципальними службовцями зазначених органів, яким вона стала відома у зв'язку з виконанням ними посадових обов'язків.

З одного боку цей закон доповнив ФЗ "Про державну таємницю" та в якійсь мірі сприяв безпеки конфіденційної таємниці. Однак, судячи з публікацій у ЗМІ та виступів чиновників і бізнесменів, даний закон повною мірою "не працює" причини цього різні. У якійсь мірі це небажання і невміння втілювати в життя деякі статті цього закону, а також відсутність відповідальності за свої дії.

Потрібно також сказати, що Державною думою було прийнято Федеральний закон "Про архівну справу в Російській Федерації" від 22 жовтня 2004 р. № 125-ФЗ (Додаток 5), який включає в себе 9 розділів і 32 статті.

Перша особливість нового закону полягає в тому, що він має статус федерального, і звідси випливає більш детальне опрацювання питань комплектування, обліку, використання та зберігання архівних документів.

Серйозно розширена сфера дії закону. Якщо старий регулював роботу з документами, що підлягають тільки довічному зберіганню, то новий регулює питання з організації, зберігання, комплектування та використання документів з тимчасовими термінами зберігання. Закон спеціально виділяє норми роботи з документами так званого особистого складу-з тими, що зафіксували правовідносини між громадянами та роботодавцями. Це комплекс документів, за якими архіви щорічно готують більше мільйона довідок соціально-правового характеру: про підтвердження трудового стажу, нагородження і т.д.

Новий закон грунтується на розмежуванні предметів ведення і повноважень між РФ і суб'єктами РФ, між суб'єктами РФ і муніципальними утвореннями. Вперше визначено порядок делегування органам місцевого самоврядування державних повноважень в архівній сфері. Проведено дуже чітке розмежування прав власності на архівні документи між Центром, суб'єктом Федерації і муніципальними утвореннями. Тепер, якщо в державному архіві якогось регіону зберігаються документи федеральної власності, ми повинні йти цивілізованим шляхом та укласти з цим суб'єктом Федерації договір про зберігання.

Важливим моментом є і спеціальна стаття, яка детально пояснює одну з найболючіших проблем російського архівної справи останнього десятиліття: як чинити з архівними документами в разі ліквідації або реорганізації юридичних осіб усіх форм власності. Відсутність цього регулювання призвело до того, що дуже часто архівні документи виявлялися безгоспними або просто втрачалися. Цей Закон регулює відносини у сфері організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів незалежно від їх форм власності, а також відносини в сфері управління архівною справою в Російській Федерації в інтересах громадян, суспільства і держави.

Законодавство про архівну справу в Російській Федерації складається з цього Закону, інших федеральних законів, а також з прийнятих відповідно до них інших нормативних правових актів Російської Федерації, законів та інших нормативних правових актів суб'єктів Російської Федерації.

Закони та інші нормативні правові акти Російської Федерації, закони та інші нормативні правові акти суб'єктів Російської Федерації, муніципальні правові акти про архівну справу не повинні суперечити цьому Закону. У разі суперечності цьому Закону зазначених актів діють норми цього Закону.

У цьому Законі застосовуються такі основні поняття:

1. архівна справа в Російській Федерації (далі також - архівна справа) - діяльність державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій та громадян у сфері організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів;

2. архівний документ - матеріальний носій із зафіксованою на ньому інформацією, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, і підлягає зберіганню з огляду на вагомість зазначених носія та інформації для громадян, суспільства і держави;

3. документи з особового складу - архівні документи, що відображають трудові відносини працівника з роботодавцем;

4. документ Архівного фонду Російської Федерації - архівний документ, який пройшов експертизу цінності документів, поставлений на державний облік і підлягає постійному зберіганню;

5. особливо цінний документ - документ Архівного фонду Російської Федерації, який має неминущу культурно-історичну і наукову цінність, особливу важливість для суспільства і держави і щодо якої встановлено особливий режим обліку, зберігання і використання;

6. унікальний документ - особливо цінний документ, який не має собі подібних за міститься в ньому інформації і (або) його зовнішніми ознаками, непоправної при втраті з точки зору його значення та (або) автограф;

7. архівний фонд - сукупність архівних документів, історично або логічно пов'язаних між собою;

8. Архівний фонд Російської Федерації - історично сформована і постійно поновлена ​​сукупність архівних документів, що відображають матеріальне і духовне життя суспільства, що мають історичне, наукове, соціальне, економічне, політичне і культурне значення, які є невід'ємною частиною історико-культурної спадщини народів Російської Федерації, що відносяться до інформаційних ресурсів і підлягають постійному зберіганню;

9. архів - заклад або структурний підрозділ організації, що здійснюють зберігання, комплектування, облік і використання архівних документів;

10. державний архів - федеральне державне установа, що створюється Урядом Російської Федерації (далі - федеральний державний архів), або державна установа суб'єкта Російської Федерації, створюване органом державної влади суб'єкта Російської Федерації (далі - державний архів суб'єкта Російської Федерації), які здійснюють зберігання, комплектування, облік та використання документів Архівного фонду Російської Федерації, а також інших архівних документів;

11. муніципальний архів - структурний підрозділ органу місцевого самоврядування муніципального району, міського округу або муніципальне установа, що створюється цим органом, що здійснюють зберігання, комплектування, облік і використання документів Архівного фонду Російської Федерації, а також інших архівних документів;

12. постійне зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації - зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації без визначення строку (безстрокова);

13. тимчасове зберігання архівних документів - зберігання архівних документів до їх знищення протягом строків, встановлених нормативними правовими актами;

14. тимчасове зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації - зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації до їх передачі на постійне зберігання в порядку, встановленому статтею 21 цього Закону;

15. депозитарне зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації - зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації федеральними органами виконавчої влади та організаціями (у тому числі державними академіями наук, за винятком Російської академії наук) протягом строків і на умовах, визначених відповідними договорами між ними і спеціально уповноваженим Урядом Російської Федерації федеральним органом виконавчої влади; (в ред. Федерального закону від 04.12.2006 N 202-ФЗ)

16. експертиза цінності документів - вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх для включення до складу Архівного фонду Російської Федерації;

17. впорядкування архівних документів - комплекс робіт з формування архівних документів в одиниці зберігання (справи), опису та оформлення таких одиниць зберігання (справ) відповідно до правил, встановлених спеціально уповноваженим Урядом Російської Федерації федеральним органом виконавчої влади;

18. власник архівних документів - державний орган, орган місцевого самоврядування або юридична або фізична особа, що здійснюють володіння і користування архівними документами і реалізують повноваження щодо розпорядження ними в межах, встановлених законом або договором;

19. користувач архівними документами - державний орган, орган місцевого самоврядування або юридична або фізична особа, які звертаються на законних підставах до архівних документів для отримання і використання необхідної інформації.

У другому розділі цього закону мова йде про архівний фонд Російської Федерації.

До складу Архівного фонду Російської Федерації входять знаходяться на території Російської Федерації архівні документи незалежно від джерела їх походження, часу та способу створення, виду носія, форм власності і місця зберігання, у тому числі юридичні акти, управлінська документація, документи, що містять результати науково-дослідних , дослідно-конструкторських і технологічних робіт, містобудівна документація, кіно-, фото-, відео-і фонодокументи, електронні та телеметричні документи, рукописи, малюнки, креслення, щоденники, листування, мемуари, копії архівних документів на правах оригіналів, а також архівні документи державних організацій, що перебувають в іноземних державах.

Архівні документи включаються до складу Архівного фонду Російської Федерації на підставі експертизи цінності документів.

Рішення науково-методичних питань, пов'язаних з експертизою цінності документів і включенням їх до складу Архівного фонду Російської Федерації, а також з визначенням у його складі особливо цінних документів, у тому числі унікальних документів, здійснюється центральній експертно-перевірочною комісією спеціально уповноваженого Урядом Російської Федерації федерального органу виконавчої влади.

Спеціально уповноважений Урядом Російської Федерації федеральний орган виконавчої влади затверджує переліки типових архівних документів із зазначенням термінів їх зберігання.

Вирішення питань про включення до складу Архівного фонду Російської Федерації конкретних документів здійснюється експертно-перевірочними комісіями федеральних державних архівів та уповноважених органів виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації в галузі архівної справи в межах їх компетенції.

Експертиза цінності документів здійснюється уповноваженим органом виконавчої влади суб'єкта Російської Федерації в галузі архівної справи, державним, муніципальним архівом спільно з власником або власником архівних документів.

Експертизи цінності документів підлягають всі документи на носіях будь-якого виду, що знаходяться у федеральній власності, власності суб'єкта Російської Федерації чи муніципальній власності. До проведення в установленому порядку експертизи цінності документів знищення документів забороняється.

Включення документів, що знаходяться в приватній власності, до складу Архівного фонду Російської Федерації здійснюється на підставі експертизи цінності документів і оформляється договором між власником або власником архівних документів і державним або муніципальним архівом (органом місцевого самоврядування муніципального району, міського округу), музеєм, бібліотекою або організацією Російської академії наук. У даному договорі вказуються обов'язки власника або власника архівних документів щодо зберігання, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації.

Захист права власності на архівні документи.

Право власності на архівні документи незалежно від їх форм власності охороняється законом. Вилучення архівних документів, не передбачене федеральними законами, забороняється.

Архівні документи, що знаходяться в незаконному володінні, підлягають передачі власникам або законним власникам відповідно до міжнародного договору Російської Федерації і законодавством Російської Федерації.

Контроль за дотриманням законодавства про архівну справу в Російській Федерації.

Контроль за дотриманням законодавства про архівну справу в Російській Федерації здійснюють федеральні органи державної влади, в тому числі спеціально уповноважений Урядом Російської Федерації федеральний орган виконавчої влади, органи державної влади суб'єктів Російської Федерації, в тому числі уповноважені органи виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації в галузі архівної справи , в межах своєї компетенції, визначеної законодавством Російської Федерації і законодавством суб'єктів Російської Федерації.

Знищення документів Архівного фонду Російської Федерації забороняється.

У відношенні особливо цінних документів, у тому числі унікальних документів, встановлюється особливий режим обліку, зберігання і використання. Створюються страхові копії цих документів.

Порядок віднесення документів Архівного фонду Російської Федерації до особливо цінних документів, у тому числі унікальним документів, порядок обліку таких документів, створення та зберігання їх страхових копій визначаються спеціально уповноваженим Урядом Російської Федерації федеральним органом виконавчої влади.

Зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації.

Документи Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться в державній власності, зберігаються:

постійно-в державних архівах, музеях, бібліотеках і організаціях Російської академії наук;

тимчасово-в державних органах, державних організаціях, що створюються ними архівах протягом встановлених строків, а також у муніципальних архівах у випадку наділення органу місцевого самоврядування муніципального району чи міського округу окремими державними повноваженнями зі зберігання, комплектування, облік і використання архівних документів, що відносяться до державної власності і знаходяться на території муніципального освіти.

Встановлюються такі строки тимчасового зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації до їх надходження в державні та муніципальні архіви:

1. для включених в установленому порядку до складу Архівного фонду Російської Федерації документів федеральних органів державної влади, інших державних органів Російської Федерації (у тому числі органів прокуратури Російської Федерації, Центральної виборчої комісії Російської Федерації, Рахункової палати Російської Федерації, Центрального банку Російської Федерації (Банку Росії) ), а також для включених в установленому порядку до складу Архівного фонду Російської Федерації документів державних позабюджетних фондів і федеральних організацій - 15 років;

2. для включених в установленому порядку до складу Архівного фонду Російської Федерації документів органів державної влади, інших державних органів суб'єктів Російської Федерації і організацій суб'єктів Російської Федерації - 10 років;

3. для включених в установленому порядку до складу Архівного фонду Російської Федерації документів органів місцевого самоврядування та муніципальних організацій - 5 років;

4. для включених в установленому порядку до складу Архівного фонду Російської Федерації окремих видів архівних документів:

-Записів актів громадянського стану - 100 років;

-Документів з особового складу, записів нотаріальних дій, погосподарських книг і стосуються приватизації житлового фонду документів - 75 років;

-Проектної документації по капітальному будівництву - 20 років;

-Технологічної та конструкторської документації - 20 років;

-Патентів на винахід, корисну модель, промисловий зразок - 20 років;

-Наукової документації - 15 років;

-Кіно-і фотодокументів - 5 років;

-Відео-та фонодокументів - 3 роки.

Відповідальність за порушення законодавства про архівну справу в Російській Федерації.

Юридичні особи, а також посадові особи і громадяни, винні в порушенні законодавства про архівну справу в Російській Федерації, несуть цивільно-правову, адміністративну та кримінальну відповідальність, встановлену законодавством Російської Федерації.

Визнати, такими, що втратили чинність, законодавчі акти у зв'язку з прийняттям цього Закону.

З дня набрання чинності цього Закону визнати такими, що втратили чинність:

1. Основи законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах від 7 липня 1993 року N 5341-1 (Відомості З'їзду народних депутатів Російської Федерації і Верховної Ради Російської Федерації, 1993, N 33, ст. 1311);

2. Постанова Верховної Ради Російської Федерації від 7 липня 1993 року N 5342-1 "Про порядок введення в дію Основ законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах" (Відомості З'їзду народних депутатів Російської Федерації і Верховної Ради Російської Федерації, 1993, N 33, ст. 1312).

Позитивною стороною в цьому законі є те, що були уточнені багато правил та положення роботи архіву. Частково реалізувалася ув'язка даного документа з новими базовими документами з діловодства (ГОСТ Р. 6.30-2003, нової Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади). Негативні моменти пов'язані більше з проблемами організаційного та психологічного властивості - перепідпорядкування Росархіву безпосередньо від Уряду РФ до Міністерства з культури і масових комунікацій, тобто з пониженням статусу архівного відомства з витікаючими з цього наслідками (матеріально-технічне забезпечення, заробітна плата, зниження статусу працівників архіву і т. д.) час ряд Федеральних законів, прийняті раніше.

Для надання юридичної сили документам в електронному формі важливі положення Федерального закону Російської Федерації "Про електронний цифровий підпис" від 10 січня 2002 року № 1-ФЗ (Додаток 6). У законі детально розглянуті питання використання електронно-цифрового підпису. Даний закон включає в себе 5 розділів і 21 статтю.

Метою цього Закону є забезпечення правових умов використання електронного цифрового підпису в електронних документах, при дотриманні яких електронний цифровий підпис в електронному документі визнається рівнозначного власноручного підпису в документі на паперовому носії.

Основні поняття:

-Електронний документ - документ, в якому інформація представлена ​​в електронно-цифровій формі;

-Електронний цифровий підпис - реквізит електронного документа, призначений для захисту даного електронного документа від підробки, отриманий в результаті криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа електронного цифрового підпису, що дозволяє ідентифікувати власника сертифіката ключа підпису, а також встановити відсутність спотворення інформації в електронному документі;

-Власник сертифіката ключа підпису - фізична особа, на ім'я якого підтверджуючий центр видано сертифікат ключа підпису, яке володіє відповідним закритим ключем електронного цифрового підпису, що дозволяє з допомогою засобів електронного цифрового підпису створювати свою електронний цифровий підпис в електронних документах (підписувати електронні документи);

-Засоби електронного цифрового підпису - апаратні і (або) програмні засоби, що забезпечують реалізацію хоча б однієї з наступних функцій - створення електронного цифрового підпису в електронному документі з використанням закритого ключа електронного цифрового підпису, підтвердження з використанням відкритого ключа електронного цифрового підпису дійсності електронного цифрового підпису в електронному документі, створення закритих і відкритих ключів електронних цифрових підписів;

-Сертифікат засобів електронного цифрового підпису - документ на паперовому носії, виданий згідно з правилами системи сертифікації для підтвердження відповідності засобів електронного цифрового підпису встановленим вимогам;

-Закритий ключ електронного цифрового підпису - унікальна послідовність символів, відома власникові сертифіката ключа підпису і призначена для створення в електронних документах електронного цифрового підпису з використанням засобів електронного цифрового підпису;

-Відкритий ключ електронного цифрового підпису - унікальна послідовність символів, що відповідає закритому ключу електронного цифрового підпису, доступна будь-якому користувачеві інформаційної системи і призначена для підтвердження з використанням засобів електронного цифрового підпису дійсності електронного цифрового підпису в електронному документі;

-Сертифікат ключа підпису - документ на паперовому носії або електронний документ з електронним цифровим підписом уповноваженої особи центра, що засвідчує, які включають в себе відкритий ключ електронного цифрового підпису та які видаються центром, що засвідчує учаснику інформаційної системи для підтвердження дійсності електронного цифрового підпису та ідентифікації власника сертифіката ключа підпису ;

-Підтвердження дійсності електронного цифрового підпису в електронному документі - позитивний результат перевірки відповідним сертифікованим засобом електронного цифрового підпису з використанням сертифікату ключа підпису приналежності електронного цифрового підпису в електронному документі власникові сертифіката ключа підпису і відсутності спотворень в підписаному даної електронним цифровим підписом електронному документі;

-Користувач сертифіката ключа підпису - фізична особа, яка використовує отримані у засвідчувальному центрі відомості про сертифікат ключа підпису для перевірки приналежності електронного цифрового підпису власникові сертифіката ключа підпису;

-Інформаційна система загального користування - інформаційна система, яка відкрита для використання всіма фізичними та юридичними особами та у послугах якої цим особам не може бути відмовлено;

-Корпоративна інформаційна система - інформаційна система, учасниками якої може бути обмежене коло осіб, визначений її власником або угодою учасників цієї інформаційної системи.

Глава 1. Загальні положення.

Глава 2. Умови використання електронного цифрового підпису.

Глава 3. Засвідчують центри.

Глава 4. Особливості використання електронного цифрового підпису.

Глава 5. Прикінцеві та перехідні положення.

Масове створення і використання комп'ютерних баз даних загострило проблему захисту документів і інформації від несанкціонованого доступу. Це питання розглядається в цілому ряді законів. Насамперед у Федеральному Законі "Про державну таємницю" від 6 листопада 1997 р. (Додаток 10). Цей закон регулює відносини, що виникають у зв'язку з віднесенням інформації до державної таємниці, засекречуванням їх або розсекречення та захисту в інтересах забезпечення безпеки Російської Федерації.

Нормативно-правовий акт, який має безпосереднє відношення до освіти документознавців, до подальшої їх практичної діяльності - це Федеральний Закон РФ № 8-ФЗ "Про забезпечення доступу до інформації про діяльність державних органів та органів місцевого самоврядування" (додаток 7). Був прийнятий Держдумою 21 січня 2009 р., схвалений Радою Федерації 28 січня 2009 р. і підписаний Президентом РФ 9 лютого 2009 р. № 8. З 1 січня 2010 р. набув чинності. Вперше в історії Російської держави цей нормативно - правовий акт встановлює положення, яке фактично встановлює порядок підзвітності органів влади перед народом.

За будь-якого питання життєдіяльності громадянин РФ може отримати вичерпну інформацію, за винятком тих відомостей, які зачіпають державну, військову таємницю і деякі інші відомості.

Закон структурно складається з 5 розділів, які охоплюють 20 статей. Містять в собі відповідні правові основи одержання інформації, принципово нові технології отримання запитуваної інформації, перш за все технології електронні з використанням мережі Інтернет.

Федеральний закон містить загальні положення, визначає сферу дії правове регулювання, основні принципи забезпечення доступу, розкриває способи отримання інформації, порядок користування інформацією, визначає організацію доступу до інформації, види і способи видачі інформації, встановлює контроль, нагляд, відповідальність за порушення закону.

Кожна глава, стаття має безпосереднє відношення до роботи документознавця.

Наступний пакет законодавчих актів - це закони про мову, що цікавлять службу ДОП в частині використання мови в документах. В першу чергу слід відзначити Закон Російської Федерації "Про мови народів Російської Федерації" від 25.октября 1991 р. № 1807-1. Також слід сказати, про інший закон, який доповнює і розширює закон 1991р.

Це Федеральний Закон РФ "Про державну мову Російської Федерації" 1 червня 2005 р. № 53-ФЗ (Пріложеніе8), прийнятий Державною Думою 20 травня 2005 Закон описує сфери обов'язкового використання державної мови України на всій території Російської Федерації, забезпечення права громадян на використання державної мови РФ, захист і розвиток мовної культури

До роботи діловодної служби має пряме відношення і Федеральний закон "Про бухгалтерський облік" від 21 листопада 1996 р. № 129-ФЗ (зі змінами 2006, 2007, 2008 рр..) Закон фіксує обов'язковість документування всіх господарських операцій, вказує, що первинні документи складаються тільки за уніфікованими формами. Дуже важлива стаття закону про зберігання документів.

2. Укази Президента РФ, що регулюють нормативно - правову та методичну базу сучасного діловодства

Укази Президента РФ в області документаційного забезпечення управління можна розділити на 2 групи:

-Укази, що доповнюють законодавство про роботу з документами обмеженого доступу;

-Укази Президента про документування проходження державної служби.

Перша група указів стосується документів, що містять інформацію, пов'язану СС державної та комерційною таємницею.

Працівники служби ДОП за родом своєї діяльності часто зустрічаються з документами обмеженого доступу. Укази Президента визначають, які саме відомості можуть становити державну таємницю і які належать до відомостей конфіденційного характеру:

-Указ Президента РФ "Про затвердження переліку відомостей, віднесених до державної таємниці" від 30 листопада 1995 р. № 1203;

-Указ Президента РФ "Про затвердження переліку відомостей конфіденційного характеру" від 6 березня 1997 р. № 188.

Укази дають не тільки перелік відомостей, віднесених державної таємниці, але й вказують державні органи, наділені повноваженнями по розпорядженню тієї чи іншої категорії відомостей, віднесених державної таємниці.

До такої інформації віднесені відомості у військовій області, розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно - розшукової діяльності. Таким чином, більша частина відомостей конфіденційного характеру пов'язана з приватним життям і діяльністю громадян Російської Федерації.

Друга група указів-це укази Президента про документування проходження держслужби, підписані президентом РФ в 2005 р. № 10:

-Указ Президента РФ "Про проведення атестації державних цивільних службовців РФ" від 10 лютого 2005 р. № 10;

-Указ Президента РФ "Про порядок складання кваліфікаційного іспиту державними цивільними службовцями РФ і оцінки їх знань, навичок та вмінь" від 1 лютого 2005 р. № 111;

-Указ Президента РФ "Про конкурс на заміщення вакантної посади державної цивільної служби РФ" від 1 лютого 2005 р. № 112;

-Указ Президента РФ "Про затвердження Положення про персональні дані державного цивільного службовця РФ і ведення його особової справи" від 30 травня 2005 р. № 609.

Ця група указів, докладно розглядає порядок документування проходження держслужби, перш за все, потрібна працівникам кадрових служб.

Одним з найважливіших документів з планування розвитку системи забезпечення національної безпеки РФ, в якому викладається порядок дій та заходи щодо забезпечення національної безпеки - Указ Президента РФ "Про стратегію національної безпеки Російської Федерації до 2020 року" від 12 травня 2009 р. № 537 (Додаток 8 ).

Стратегія, як документ, є основою для конструктивної взаємодії органів державної влади, організацій та громадських об'єднань для захисту національних інтересів РФ та забезпечення безпеки особистості, суспільства і держави.

Даний документ важливий тим, що він значно розширює загальний кругозір майбутнього фахівця, визнаного працювати в системі органів. Він вводить цілий комплекс термінів і понять. Мова йде про систему розробки, рух документів стратегічного планування (концепції, програми, доктрини, стратегії, що охоплюють усі сфери життєдіяльності держави).

Реалізація Стратегії національної безпеки Російської Федерації до 2020 року покликана стати мобілізуючим фактором розвитку національної економіки, поліпшення якості життя населення, забезпечення політичної стабільності в суспільстві, зміцнення національної оборони, державної безпеки і правопорядку, підвищення конкурентоспроможності та міжнародного престижу Російської Федерації.

Наступний нормативно-правовий документ Указ Президента РФ "Про заходи щодо забезпечення інформаційної безпеки у сфері міжнародного інформаційного обміну" від 12 травня 2004 р. № 611 (Додаток 12). Був опублікований 26 травня 2004

У ньому виражаються цілі щодо забезпечення інформаційної безпеки у сфері міжнародного інформаційного обміну за допомогою інформаційних систем, мереж та мереж зв'язку, включаючи міжнародну асоціацію мереж "Інтернет".

Говориться про те, що власники відкритих і загальнодоступних державних інформаційних ресурсів здійснюють їх включення до складу об'єктів міжнародного інформаційного обміну тільки при використанні сертифікованих засобів захисту інформації, що забезпечують її цілісність та доступність, в тому числі криптографічних для підтвердження достовірності інформації. Власники і користувачі зазначених ресурсів здійснюють розміщення технічних засобів, що підключаються до відкритих інформаційних систем, мереж та мереж зв'язку, що використовуються при міжнародному інформаційному обміні, включаючи мережу "Інтернет", поза приміщень, призначених для ведення закритих переговорів, в ході яких обговорюються питання, які містять відомості , що становлять державну таємницю.

6 березня 1997 вийшов Указ Президента РФ № 188 "Про затвердження переліку відомостей конфіденційного характеру" (із змінами від 23 вересня 2005 р.) (Додаток 13).

У ньому містяться:

-Відомості про факти, події і обставини приватного життя громадянина, що дозволяють ідентифікувати його особу (персональні дані), за винятком відомостей, що підлягають поширенню в засобах масової інформації у встановлених федеральними законами випадках.

-Відомості, що становлять таємницю слідства і судочинства, а також відомості про захищаються обличчях і заходи державного захисту, що здійснюється відповідно до Федеральним законом від 20 серпня 2004 р. N 119-ФЗ "Про державний захист потерпілих, свідків та інших учасників кримінального судочинства" і іншими нормативними правовими актами Російської Федерації (в ред. Указу Президента РФ від 23.09.2005 N 1111)

-Службові відомості, доступ до яких обмежений органами державної влади відповідно до Цивільного кодексу Російської Федерації і федеральними законами (службова таємниця).

-Відомості, пов'язані з професійною діяльністю, доступ до яких обмежено відповідно до Конституції Російської Федерації і федеральними законами (лікарська, нотаріальна, адвокатська таємниця, таємниця листування, телефонних переговорів, поштових відправлень, телеграфних або інших повідомлень і так далі).

-Відомості, пов'язані з комерційною діяльністю, доступ до яких обмежено відповідно до Цивільного кодексу Російської Федерації і федеральними законами (комерційна таємниця).

-Відомості про сутність винаходу, корисної моделі чи промислового зразка до офіційної публікації інформації про них.

Указ Президента "Про Національну стратегії протидії корупції та Національному плані протидії корупції на 2010-2011 роки" від 13 квітня 2010 р. № 460 (Додаток 11).

У ньому вказується те, що на виконання Національного плану протидії корупції, затвердженого Президентом Російської Федерації 31 липня 2008 р. N Пр-1568, в Росії створена законодавча база протидії корупції, прийняті відповідні організаційні заходи щодо запобігання корупції та активізовано діяльність правоохоронних органів по боротьбі з ній.

Однак, незважаючи на вживаються державою і суспільством заходи, корупція, як і раніше серйозно ускладнює нормальне функціонування всіх суспільних механізмів, перешкоджає проведенню соціальних перетворень і модернізації національної економіки, викликає в російському суспільстві серйозну тривогу і недовіра до державних інститутів, створює негативний імідж Росії на міжнародній арені і правомірно розглядається як одна із загроз безпеці Російської Федерації.

Указ містить у собі п'ять розділів:

1. Загальні положення.

2. Мета і завдання Національної стратегії протидії корупції.

3. Основні принципи Національної стратегії протидії корупції.

4. Основні напрями реалізації Національної стратегії протидії корупції.

5. Механізм реалізації Національної стратегії протидії корупції.

У розділі чотири (Основні напрями реалізації Національної стратегії протидії корупції), в пункті В), вказується:

"В) впровадження в діяльність федеральних органів державної влади, інших державних органів, органів державної влади суб'єктів РФ і органів місцевого самоврядування інноваційних технологій, що підвищують об'єктивність і забезпечують прозорість при прийнятті законодавчих нормативних правових актів РФ, муніципальних правових актів та управлінських рішень, а також забезпечують міжвідомча електронну взаємодію з громадянами та організаціями в рамках надання державних послуг ".

3. Постанови Уряду РФ, що регулюють нормативно-правову та методичну базу сучасного діловодства

Наступний рівень нормативних правових актів - постанови Уряду РФ.

Перша постанова Уряду РФ, що має відношення до служби ДОП - "Про затвердження Положення про порядок поводження зі службовою інформацією обмеженого поширення у федеральних органах виконавчої влади" від 3 листопада 1994 р. № 1233. У ньому визначено порядок звернення зі службовою інформацією обмеженого поширення, документами та іншими матеріальними носіями, що містять подібну інформацію службового характеру.

У наступному році приймається постанова Уряду РФ "Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням Державного герба РФ" від 27 грудня 1995 р. № 1268.

Постанова встановило вимоги до ліцензування і наявності сертифікатів "технічних технологічних можливостей для виготовлення зазначеного виду продукції на належному якісному рівні" до поліграфічних і штемпельно-граверних підприємств, які виготовляють печатки та бланки з відтворенням Державного герба РФ.

У 1997 р. було прийнято постанову Уряду РФ "Про первинних облікових документах" від 8 липня 1997 р. № 835. Цією постановою на Державний комітет РФ були покладені функції по розробці та затвердженню альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації.

У цьому ж 1997 році вийшла постанова Уряду РФ "Про затвердження Правил підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації" від 13 серпня 1997 р. № 1009.

Два постанови, що мають пряме відношення у службі ДОП:

-Постанова Уряду РФ "Про Типове регламенті взаємодії федеральних органів виконавчої влади" від 19 січня 2005 р. № 30 (Додаток 14);

-Постанова Уряду РФ "Про типовому регламенті внутрішньої організації федеральних органів виконавчої влади" від 28 липня 2005 р. № 452 (Додаток 11).

У регламенті прописано всі організаційні моменти роботи федерального органу, зазначені деякі види документів, що розробляються федеральними органами влади, виділені основні правила організації документообігу в федеральних органах виконавчої влади.

Таким чином, затверджені постановою Уряду РФ Типові регламенти встановлюють необхідну однаковість і високий рівень організації роботи всієї системи федеральних органів виконавчої влади.

Відзначимо ще дві постанови, що мають безпосередньо важливе значення:

-Постанова Уряду РФ "Про затвердження Правил надання послуг поштового зв'язку" від 15 квітня 2005 р. № 221.

-Постанова Уряду РФ "Про затвердження Правил надання послуг телеграфного зв'язку" 15 квітня 2005 р. № 222.

У правилах запропоновані види, гранична маса поштових відправлень, у тому числі міжнародних, порядок приймання та відправлення.

15 червня 2009 Уряд РФ прийняв Постанову № 477 "Про затвердження Правил діловодства у федеральних органах виконавчої влади" (Додаток 15). Цією постановою виведена з дії "Типова інструкція з діловодства" (2005 р.) і введені в дію нові "Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади".

Правила включають як загальний порядок підготовки та оформлення документів, так і особливості підготовки окремих видів документів: наказу, вказівки, інструкції, протоколу. У них розписані процедура реєстрації документів, побудова пошукових систем для довідкової роботи, організація контролю виконання документів, порядок складання та роботи з номенклатурою справ, формування справ, проведення експертизи цінності документів, оформлення справ, складання описів, оперативне зберігання справ і передача їх на архівне зберігання . У додатку дані форми номенклатури справ, акта про виділення документів до знищення, описів та ін Як видно з короткого перерахування змісту, Правила відображають практично всі питання організації діловодства, включаючи технології електронного документообігу. І хоча вони призначені, в першу чергу, для міністерств і відомств, ними можуть скористатися, і знайдуть багато корисного для себе служби діловодства організацій будь-яких форм власності.

Прийняття Постанови - важлива подія у сфері документаційного забезпечення управління. Воно гармонізує ряд нормативно-правових актів з проблем діловодної діяльності. У першу чергу мається на увазі спроба гармонізувати рішення проблеми електронного документообігу з найважливішими нормативними актами, а саме: з вимогами ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації" (2006 р.); з Регламентом внутрішньої організації федеральних органів РФ, Регламентом їх взаємодії; до положень ФЗ "Про забезпечення доступу до інформації про діяльність державних органів виконавчої влади та місцевого самоврядування (2009 р.); до положень Указу Президента РФ" Про стратегію національної безпеки РФ до 2020 року "(2009 р.); до положень Постанови Уряду РФ "Про єдину систему інформаційно-довідкової підтримки громадян і організацій з питань взаємодії з органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування з використанням інформаційно - телекомунікаційної мережі Інтернет (2009 р.); введеної в дію Концепцією єдиної системи інформаційно - довідкової підтримки громадян і організацій з питань взаємодії з органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування з використанням інформаційно-телекомунікаційної мережі Інтернет (2009 р.); з положенням Правил розміщення у федеральних державних інформаційних системах "Зведений реєстр державних і муніципальних послуг (функцій) (2009 р.) та іншими актами.

Правила також узгоджуються з рядом раніше прийнятих федеральних законів: "Про роботу із зверненнями громадян", "Про захист персональних даних", "Про державну таємницю" та іншими.

Правила більш компактні. У них зменшується число реквізитів, згадано, що робота з секретними документами здійснюється за спеціальними інструкціями.

У першому розділі (Загальні положення) вказується, що на основі даних правил визначається єдина система для всієї діловодної діяльності в країні.

У другому розділі (Основні поняття) дається дещо інша трактування понять, як "документування", "діловодство", "документ", "документообіг", "формуляр", "реквізит", "номенклатура" і ряд інших понять.

У третьому розділі розкривається технологія розробки документів. Підставою є формуляр документа. Він включає 24 реквізиту замість 30 колишніх. Повернуто реквізит конфіденційності. Змінено кодифікація реквізитів. Замість арабських цифр використовуються літери російського алфавіту.

Четвертий розділ - організація документообігу.

П'ятий розділ визначає порядок утворення документального фонду органу влади.

Шостий розділ встановлює вперше офіційний статус електронного документообігу у федеральному органі виконавчої влади. Дається розгорнуте зміст порядку роботи з електронними документами. До шостого розділу дано Додаток - Перелік обов'язкових відомостей про документи, що використовується з метою обліку та пошуку документів у системах електронного документообігу.

Правила носять не рекомендаційний, а обов'язковий характер, у них визначені основні принципи, критерії.

Новий формуляр:

-Державний герб РФ;

-Найменування федерального органу виконавчої влади;

-Посада особи, яка підписала документ;

-Підпис посадової особи;

-Вид документа;

-Місце складання (видання) документа;

-Довідкові дані про федеральному органі виконавчої влади;

-Адресат;

-Дата документа;

-Реєстраційний номер документа;

-Найменування документа;

-Реєстраційний номер документа;

-Посилання на вихідний номер і дату документа адресанта;

-Відмітка про наявність додатків;

-Гриф узгодженості;

-Гриф затвердження;

-Віза;

-Відбиток печатки;

-Позначка про завірення копії;

-Відмітка про виконавця;

-Вказівки по виконанню документа;

-Відмітка про контроль документа;

-Відмітка про виконання документа;

-Відмітка про конфіденційність.

Перелік відомостей про документи в системі електронного документообігу:

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Посада, прізвище та ініціали особи, яка підписала документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Дата надходження документа.

8. Вхідний номер документа.

9. Посилання на вихідний номер і дату документа.

10. Найменування тексту.

11. Індекс справи.

12. Відомості про переадресацію документа.

13. Кількість листів основного документу.

14. Кількість додатків.

15. Загальна кількість аркушів додатків.

16. Вказівки щодо виконання документа.

17. Посада, прізвище та ініціали виконавця.

18. Відмітка про конфіденційність.

Правила спрямовані на організацію ведення електронного документообігу та переходу до електронного уряду.

Одним з найважливіших є такий документ, як Постанова Уряду РФ "Про єдину систему інформаційно-довідкової підтримки громадян і організацій з питань взаємодії з органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування з використанням інформаційно-телекомунікаційної мережі Інтернет" від 15 червня 2009 р. № 479 ( Додаток 16).

У цієї Концепції представлені складові елементи єдиної системи інформаційно-довідкової підтримки громадян і організацій з питань взаємодії з органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування з використанням інформаційно-телекомунікаційної мережі Інтернет (далі - єдина система), принципи і порядок її побудови та функціонування.

Єдина система є організаційною сукупністю державних інформаційних ресурсів та інформаційних систем, необхідних для забезпечення комплексної інформаційно-довідкової підтримки громадян і організацій з питань взаємодії з органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування, в тому числі в частині надання державних та муніципальних послуг.

Єдина система містить в своєму складі наступні державні інформаційні системи:

"Зведений реєстр державних і муніципальних послуг (функцій)" (далі - зведений реєстр);

"Єдиний портал державних і муніципальних послуг (функцій)" (далі - єдиний портал);

регіональні портали державних і муніципальних послуг (функцій) і реєстри державних і муніципальних послуг (функцій), що надаються (виконуються) органами виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації і органами місцевого самоврядування.

Уряд Російської Федерації може приймати рішення про включення до складу єдиної системи інших державних інформаційних систем, пов'язаних з наданням державних і муніципальних послуг (виконанням функцій).

Зведений реєстр - федеральна державна інформаційна система, що містить відомості про надані федеральними органами виконавчої влади, органами виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації і органами місцевого самоврядування державних і муніципальних послуги і виконуваних цими органами державних і муніципальних функціях (далі - відомості про послуги (функціях)), призначені для надання в установленому порядку за запитами заінтересованих осіб.

Зведений реєстр складається з наступних розділів:

-Федеральний реєстр державних послуг (функцій);

-Реєстр державних послуг (функцій) суб'єктів Російської Федерації;

-Реєстр муніципальних послуг (функцій);

-Розділ довідкової інформації.

Реєстри, що утворюють зведений реєстр, складаються з відомостей про послуги (функціях), надання (виконання) яких регламентується законодавчими та іншими нормативними правовими актами, в тому числі адміністративними регламентами надання послуг (виконання функцій).

Федеральний реєстр державних послуг (функцій) містить відомості про послуги (функціях), що надаються (виконуються) федеральними органами виконавчої влади.

Реєстр державних послуг (функцій) суб'єктів Російської Федерації містить відомості про послуги (функціях), що надаються (виконуються) органами виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації.

Реєстр муніципальних послуг (функцій) містить відомості про послуги (функціях), що надаються (виконуються) органами місцевого самоврядування.

Розділ довідкової інформації містить довідники органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування та довідники місць надання державних та муніципальних послуг.

Довідники органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування містять систематизовані відомості про федеральних органах виконавчої влади, органах виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації та органах місцевого самоврядування, в тому числі їх структурних підрозділах, про керівників цих органів та підрозділів, поштові адреси, телефони, факс, адреси електронної пошти, електронних адресах офіційних сайтів в інформаційно-телекомунікаційної мережі Інтернет.

Довідники місць надання державних та муніципальних послуг містять інформацію про поштові адреси місць очного прийому громадян та представників організацій, інформацію про те, як дістатися до місць надання послуг (приймальні територіальних органів федеральних органів виконавчої влади, органів виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації та органів місцевого самоврядування, багатофункціональні центри надання державних та муніципальних послуг та ін.)

Для ведення інформаційного ресурсу зведеного реєстру Урядом Російської Федерації визначається уповноважений орган з ведення інформаційного ресурсу зведеного реєстру, який організовує в тому числі централізоване формування і ведення зазначених довідників.

Підготовка до розміщення, розміщення та актуалізація відомостей про послуги (функціях) у зведеному реєстрі здійснюються відповідальними особами федеральних органів виконавчої влади та органів виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації шляхом заповнення електронних форм зведеного реєстру з використанням його програмно-технічних засобів.

Заповнення електронних форм зведеного реєстру здійснюється відповідно до Правил розміщення у федеральних державних інформаційних системах "Зведений реєстр державних і муніципальних послуг (функцій)" і "Єдиний портал державних і муніципальних послуг (функцій)" відомостей про державних і муніципальних послуги (функціях) (далі - Правила).

Єдиний портал - федеральна державна інформаційна система, яка забезпечує доступ громадян та організацій до частини відомостей про послуги (функціях), розміщених у зведеному реєстрі, призначених для розповсюдження.

Відомості про послуги (функціях), що розміщуються на єдиному порталі, повинні бути повними і достовірними. Склад відомостей про послуги (функціях), що розміщуються на єдиному порталі, визначається відповідно до Правил.

У міру створення умов для однозначної ідентифікації одержувачів послуг і в разі появи можливостей надання державних та муніципальних послуг в електронному вигляді єдиний портал може використовуватися громадянами та організаціями для підготовки та розміщення запитів в електронному вигляді на надання державних та муніципальних послуг та отримання результатів надання цих послуг, а також для оплати послуг в електронній формі.

У постанові вказується: З метою забезпечення інформаційної відкритості діяльності державних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, підвищення якості та доступності послуг, ними державних і муніципальних послуг Уряд РФ ухвалює:

1. Схвалити прикладену Концепцію єдиної системи інформаційно-довідкової підтримки громадян і організацій з питань взаємодії з органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування з використанням телекомунікаційної мережі Інтернет.

2. Затвердити Правила розміщення у федеральних державних інформаційних системах "Зведений реєстр державних і муніципальних послуг (функцій)", "Відомостей про державних і муніципальних послуги (функціях)".

Наступний нормативно-правовий акт, що відображає рівень науково-технічного розвитку країни, є, можна сказати верховним. При успішній реалізації його може бути зроблено черговий крок у консолідації Співдружності незалежних держав, що є найважливішим стратегічним напрям діяльності РФ.

Постанова Уряду РФ "Про затвердження Положення про систему міжвідомчого електронного документообігу" від 22 вересня 2009 р. № 754 (Додаток 17).

Необхідність даного документа проявляється в тому, що в країні ще не налагоджена система електронного документообігу між міністерствами, агентствами, відомствами, між федеральними та муніципальними органами влади. Положення визначає зміст, організацію, принципи, технології електронного документообігу.

Міжвідомчий документообіг є взаємодія федеральних систем електронного документообігу. Організатором електронного документообігу є федеральна служба охорони РФ.

У числі учасників міжвідомчої електронного обігу називаються:

1. Федеральні органи державної влади.

2. Адміністрація Президента РФ.

3. Апарат Уряду РФ.

У Положенні підкреслюється, що під взаємодією федеральних інформаційних систем електронного документообігу слід розуміти обмін електронними повідомленнями, тобто ведення службового листування в електронній формі між учасниками міжвідомчого електронного документообігу.

Положення докладно пояснять, що слід розуміти під службовою листуванням. Насамперед мається на увазі:

-Напрямок і отримання в електронній формі рішень та доручень Президента РФ і Уряду РФ;

-Отримання інформації про хід розгляду федеральними органами виконавчої влади електронних повідомлень, у тому числі доручень Президента РФ і Уряду РФ;

-Напрям в електронній формі доповідей Президенту РФ і уряду РФ;

-Внесення в Уряд РФ федеральними органами виконавчої влади проектів нормативних актів в електронній формі;

-Здійснення федеральними органами виконавчої влади погоджувальних процедур щодо проектів нормативних правових актів в електронній формі.

Обмін інформацією може бути як загальнодоступної так і інформацією, що містить службову таємницю.

Положення встановлюється техніко-технологічна інфраструктура міжвідомчого електронного документообігу, оператором якого є організатор міжвідомчого електронного документообігу.

Чітко визначено функції, які покладаються Положення на організаторів міжвідомчого електронного документообігу. У числі цих функцій:

-Організаційне і методичне забезпечення міжвідомчого електронного документообігу;

-Формування та актуалізація глобальних адресних довідників поштових серверів;

-Забезпечення експлуатації техніко-технологічної інфраструктури;

-Забезпечення інформаційної безпеки міжвідомчого електронного документообігу відповідно до законодавства РФ.

В даний час розгортається формування систем міжвідомчого електронного документообігу. Створення техніко-технологічної його інфраструктури покладається на організатора, яким визначена Федеральна служба охорони РФ.

Дана служба, зокрема, передає в низові вузли безоплатно всі необхідні технічні засоби (у тимчасове користування).

У Положенні дана розгорнута характеристика електронним повідомленням, яке повинно складатися з супровідній та змістовної частин.

Супровідна частина призначається для адресації повідомлення, а змістовна частина являє собою текст самого повідомлення. Можливо текст повідомлення за приєднуються файлами, що містять електронну копію (електронний образ) документа або електронний документ, та їх реквізити.

Положення передбачає, що реєстрація (облік) електронних повідомлень у федеральній інформаційній системі електронного документообігу учасників міжвідомчої документообігу здійснюється відповідно до інструкції з діловодства цього учасника.

У Положенні визначено порядок забезпечення інформаційної безпеки при здійсненні електронного документообігу між відомствами. Передбачається комплекс організаційних, технічних, кадрових та інших заходів, аж до спеціального обладнання приміщень всіх учасників електронного документообігу.

Наступним важливим документом у діловодній службі є Постанова уряду РФ "Про порядок введення в експлуатацію окремих державних інформаційних систем" від 10 вересня 2009 р. № 723 (Додаток 18). Відповідно до частини 6 статті 14 Федерального закону "Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації "Уряд Російської Федерації постановляє:

1. До введення в експлуатацію федеральної державної інформаційної системи, яка призначена для використання при здійсненні державних функцій і (або) надання державних послуг, федеральний орган виконавчої влади зобов'язаний:

-Прийняти правовий акт про порядок і терміни введення в експлуатацію федеральної державної інформаційної системи;

-Зареєструвати федеральну державну інформаційну систему в реєстрі федеральних державних інформаційних систем.

2. Затвердити Положення про реєстрацію федеральних державних інформаційних систем.

3. Федеральній службі з нагляду у сфері зв'язку, інформаційних технологій і масових комунікацій забезпечити реєстрацію федеральних державних інформаційних систем та ведення реєстру федеральних державних інформаційних систем з урахуванням інформації Державного регістра баз і банків даних.

4. Рекомендувати палатам Федеральних Зборів Російської Федерації, Рахунковій палаті Російської Федерації, Судовому департаменту при Верховному Суді Російської Федерації, Центральної виборчої комісії Російської Федерації, Генеральній прокуратурі Російської Федерації та Адміністрації Президента Російської Федерації реєструвати федеральні державні інформаційні системи в реєстрі федеральних державних інформаційних систем.

5. Міністерству зв'язку і масових комунікацій Російської Федерації в IV кварталі 2009 р. затвердити форми заявки на реєстрацію федеральної інформаційної системи в реєстрі федеральних державних інформаційних систем, заявки про актуалізацію відомостей про таку систему, заявки про скасування реєстрації в зазначеному реєстрі, а також форму електронного паспорта федеральної державної інформаційної системи.

6. Федеральним органам виконавчої влади у I кварталі 2010 р. зареєструвати федеральні державні інформаційні системи, введені в експлуатацію до набрання чинності цією постановою.

Найважливіше значення мають такі нормативно - правові акти, такі як:

1. Постанова Уряду Російської Федерації "Про затвердження положення про порядок поводження зі службовою інформацією обмеженого поширення у федеральних органах виконавчої влади" від 3 листопада 1994 р. № 1233 (зі зм. Від 8 серпня 2003 р., 4 серпня 2006 р.) (Відомості Верховної Російської Федерації, 1994, № 29, ст. 3035).

2. Постанова Уряду Російської Федерації "Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації" від 27 грудня 1995 р. № 1268 (зі зм. Від 8 червня 2001 р., 14 грудня 2006 р.) ( Відомості Верховної Ради України, 1996, № 2, ст. 123).

3. Постанова Уряду Російської Федерації "Про затвердження Правил підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації" від 13 серпня 1997 р. № 1009 (зі зм. Від 11 грудня 1997 р., 6 листопада 1998 р., 11 лютого 1999 р ., 30 вересня 2002 р., 7 липня 2006, 29 грудня 2008 р., 17 березня 2009 р.) (Відомості Верховної Ради України, 1997, № 33, ст. 3895).

1. Постанова Уряду Російської Федерації "Про Регламент Уряду Російської Федерації та Положення про Апарат Уряду Російської Федерації" від 01 червня 2004 р. № 260 (Офіційний вісник України, 2004, № 23, ст. 2313).

2. Постанова Уряду Російської Федерації "Про типовому регламенті взаємодії федеральних органів виконавчої влади" Федерації від 19 січня 2005 р. № 30 (зі зм. Від 11 листопада 2005 р., 15 жовтня 2007, 21 лютого, 28 березня 2008 р., 10 березня, 15 червня 2009 р.) (Відомості Верховної Ради України, 2005, № 4 ст. 305).

3. Постанова Уряду Російської Федерації "Про типовому регламенті внутрішньої організації федеральних органів виконавчої влади" від 28 липня 2005 р. № 452 (зі зм. Від 15 жовтня 2007, 21 лютого, 28 березня, 7 листопада 2008 р., 17 березня 1930 квітня, 15 червня 2009 р.) (Відомості Верховної Ради України, 2005, № 31, ст. 3233).

Цей Типовий регламент встановлює загальні правила внутрішньої організації федеральних органів виконавчої влади і застосовується спільно з Типовим регламентом взаємодії федеральних органів виконавчої влади.

Регламент федерального органу виконавчої влади розробляється відповідно до федеральними законами, актами Президента Російської Федерації та Уряду Російської Федерації (далі - Уряд), положенням про відповідному федеральному органі виконавчої влади і на основі Типового регламенту взаємодії федеральних органів виконавчої влади та цього Типового регламенту.

Поряд з положенням, передбаченими Типовим регламентом взаємодії федеральних органів виконавчої влади та цим Типовим регламентом, федеральний орган виконавчої влади може включати до свого регламенту інші положення з питань, не врегульованих зазначеними типовими правилами.

У разі якщо на федеральне міністерство покладено повноваження щодо координації діяльності державних позабюджетних фондів, до регламенту федерального міністерства включаються положення, що регулюють порядок координації цим міністерством діяльності державних позабюджетних фондів, розроблені федеральним міністерством на основі Типового регламенту взаємодії федеральних органів виконавчої влади, положення про це міністерство і інших нормативних правових актів, що визначають правове становище відповідних державних позабюджетних фондів.

Федеральні органи виконавчої влади, керівництво діяльністю яких здійснює Президент Російської Федерації, керуються цим Типовим регламентом, якщо федеральними законами або актами Президента Російської Федерації не встановлено інші правила.

Тема електронного документообігу з кожним роком набуває в Росії все більшої актуальності. Природно, зростає ринок автоматизованих систем електронного документообігу; з'являється все більше і більше нових систем, системи, що вже завоювали репутацію розширюють свою функціональність.

В даний час чимало слів сказано про електронний документообіг, у зв'язку з цим була видана Федеральна цільова програма "Електронна Росія (2002 - 2010 роки)". Постановою Уряду РФ "Про федеральної цільової програми" Електронна Росія (2002 - 2010 роки) "(зі змінами від 26 липня 2004 р., 15 серпня 2006 р.) від 28 січня 2002 р. № 65. Дана програма цікава тим, що задає спільну мету-впровадження сучасних інформаційних технологій в роботу урядових структур, всіх державних і муніципальних установ, організацій в тому числі і відомчого та міжвідомчого електронного документообігу.

Цілі Програми:

-Підвищення якості та ефективності державного управління на основі організації міжвідомчого інформаційного обміну та забезпечення ефективного використання органами державної влади інформаційних та комунікаційних технологій;

-Розширення можливості доступу громадян до інформації для реалізації своїх конституційних прав, у тому числі до відомостей про діяльність органів державної влади, забезпечення безпосередньої участі інститутів громадянського суспільства в процедурах формування та експертизи рішень, що приймаються на всіх рівнях державного управління;

-Забезпечення захисту та безпеки даних, використовуваних для цілей державного управління, прав громадян на захист персональних даних та реалізацію їх законних інтересів при інформаційній взаємодії з органами державної влади;

-Усунення дублювання збору органами державної влади даних, зниження витрат для населення та організацій, пов'язаних з їх наданням;

-Підвищення оперативності надання державних послуг, що вимагають міжвідомчої взаємодії, зниження числа звернень громадян та організацій до органів державної влади та скорочення часу вимушеного очікування, впровадження єдиних стандартів обслуговування населення, створення умов для надання державних послуг на принципі "одного вікна";

-Вдосконалення системи інформаційно-аналітичного забезпечення державного управління, забезпечення оперативності й повноти контролю за результативністю діяльності органів державної влади, підвищення рівня підзвітності органів державної влади громадянам;

-Надання офіційного статусу електронних форм взаємодії, забезпечення достовірності та достовірності інформації в процесах електронної взаємодії органів державної влади між собою, а також з населенням та організаціями шляхом використання електронного цифрового підпису;

-Підвищення ефективності управління впровадженням інформаційних та комунікаційних технологій у діяльність органів державної влади;

-Підвищення рівня кваліфікації та професійної підготовки працівників органів державної влади у сфері використання інформаційних та комунікаційних технологій.

Завдання Програми:

-Формування системи стандартів та методичних рекомендацій з управління впровадженням інформаційних та комунікаційних технологій у державне управління, розробки та впровадження державних інформаційних систем;

-Розробка стандартів, що регламентують порядок і процедури збору, зберігання і надання відомостей, що містяться в державних інформаційних системах, обміну інформацією в електронному вигляді між органами державної влади та населенням, а також контролю за використанням державних інформаційних систем;

-Забезпечення ефективного міжвідомчого інформаційного взаємодії на основі впровадження системи міжвідомчого електронного документообігу, інтеграції державних інформаційних систем, надання регламентованого доступу до містяться в них даних і автоматизація процедур інформаційного обміну;

-Розвиток систем інформаційно-довідкової підтримки населення з питань отримання державних послуг, впровадження електронних форм комунікацій у процедури надання державних послуг населенню і організаціям;

-Створення єдиної інформаційної системи планування і контролю результативності діяльності органів державної влади із забезпечення соціально-економічного розвитку Російської Федерації;

-Впровадження інформаційних систем, що забезпечують підтримку діяльності Адміністрації Президента Російської Федерації, Апарату Уряду Російської Федерації, Федеральних Зборів Російської Федерації;

-Розробка та тиражування типового програмного забезпечення підтримки виконання основних функцій органів державної влади суб'єктів Російської Федерації та органів місцевого самоврядування;

-Розробка єдиних вимог і програм підвищення кваліфікації професійної підготовки і перепідготовки працівників органів державної влади у сфері використання інформаційних та комунікаційних технологій.

Хоча Федеральна цільова програма "Електронна Росія (2002 - 2010 роки) не містить нормативних вимог безпосередньо відносяться до служби ДОП, вона не тільки становить інтерес, але й повинна враховуватися при визначенні основних напрямів автоматизації і організації міжвідомчої документообігу в електронній формі в будь-якій організації.

4. Розпорядження Уряду РФ "Про концепцію формування в РФ електронного уряду до 2010року", що регулює нормативно - правову та методичну базу сучасного діловодства від 6 травня 2008 р. № 632-р

Нормативно - правовий акт, що має безпосереднє відношення до підготовки документознавців, і їх практичної діяльності - Розпорядження Уряду РФ "Про концепцію формування в Російській Федерації електронного уряду до 2010 року" від 6 травня 2008 № 632-р (Додаток 16).

Ця Концепція формування в Російській Федерації електронного уряду до 2010 року розроблена Міністерством інформаційних технологій і зв'язку Російської Федерації спільно з Міністерством економічного розвитку і торгівлі Російської Федерації та Федеральною службою охорони Російської Федерації.

Під електронним урядом у цій концепції розуміється нова форма організації діяльності органів державної влади, що забезпечує за рахунок широкого застосування інформаційно-комунікаційних технологій (далі - ІКТ) якісно новий рівень оперативності й зручності отримання громадянами та організаціями державних послуг та інформації про результати діяльності державних органів.

Концепція визначає основні пріоритети, напрямки та етапи формування в Російській Федерації електронного уряду на період до 2010 року.

Можна сказати, що дана Концепція містить передумови для формування в РФ електронного уряду.

З цього випливає, що формування електронного уряду в Російській Федерації стало можливим завдяки широкому розповсюдженню ІКТ у соціально-економічній сфері та органах державної влади.

Так, за рівнем поширення персональних комп'ютерів серед населення та доступності мережі Інтернет Росія стрімко скорочує відставання від розвинених країн. Підвищується рівень комп'ютерної грамотності. Високими темпами розвивається електронний бізнес та електронна комерція. ІКТ дедалі ширше використовуються в повсякденному житті, в медицині та охороні здоров'я, освіті та науці.

Практично завершено етап первісного оснащення органів державної влади сучасною обчислювальною технікою та створення відповідної інформаційно-технологічної та комунікаційної інфраструктури забезпечення їх діяльності. Багато відомства на даний час впроваджують комплексні інформаційні системи управління і переводять відомчий документообіг в електронний вигляд. Практично всі органи влади підтримують відомчі Інтернет-сайти і розміщують на них загальну інформацію про свою діяльність. До теперішнього часу розроблені технічні рішення з побудови захищеної системи міжвідомчого електронного документообігу, створена і введена в дослідну експлуатацію перша черга, що включає 18об'ектов. У рамках реалізації адміністративної реформи ведеться опис функцій і процесів державного управління, реалізуються окремі проекти з реорганізації та оптимізації адміністративних процесів в окремих відомствах.

Разом з тим, результати впровадження ІКТ в органах державної влади в даний час носять переважно внутрішньовідомчий характер, що не дозволяє значно поліпшити міжвідомча взаємодія і підвищити якість державних послуг, що надаються громадянам.

Практично відсутні державні послуги, які можуть бути отримані громадянином або організацією без безпосереднього відвідування державного органу.

До теперішнього часу не сформована єдина інфраструктура міжвідомчого обміну даними в електронному вигляді.

Діючі державні інформаційні системи формувалися окремими органами державної влади в умовах відсутності єдиної нормативно-правової та нормативної технічної бази. Вміщені в них відомості недоступні іншим органам державної влади для оперативного використання, що на практиці призводить до значних тимчасових затримок при міжвідомчій обміні інформацією, багаторазовому збору і дублювання інформації в різних системах. При цьому частина інформації оперативно не оновлюється, що призводить до суперечності даних, що містяться в державних інформаційних системах.

Використання недокументованих форматів даних, протоколів обміну, інших закритих інформаційних технологій, відсутність єдиних класифікаторів, довідників і схем даних обмежують можливість застосування автоматизованих засобів пошуку й аналітичної обробки інформації, що міститься в різних системах і ускладнюють доступ громадян і організацій до державних інформаційних систем. Це знижує оперативність підготовки управлінських рішень, сумісність інформаційних систем, що негативно позначається на якості державних послуг, що надаються громадянам та організаціям.

Використання в діяльності органів державної влади закритих технологій, відсутність єдиної державної політики, опори на ідеологію відкритих інформаційних систем (відкритих стандартів) веде до зростання технологічної залежності відомств від постачальників засобів ІКТ, знижує економічну ефективність створення та розвитку інформаційних систем, порушує права громадян і організацій на рівний і недискримінаційний доступ до державних інформаційних систем.

Регламенти роботи органів державної влади практично не підтримують оперативне інформаційне оновлення Інтернет-сайтів. Сайти нерідко не містять відомості про порядок та умови надання послуг громадянам та організаціям. Відсутня доступний єдиний реєстр державних послуг з інформацією про умови їх отримання, а також загальна інформаційно-довідкова система по взаємодії населення з органами влади. Громадянам та організаціям не доступна відкрита інформація, що міститься у відомчих базах даних.

Відомчі Інтернет-сайти практично не використовуються для підтримки надання громадянам державних послуг. Не визначені пріоритети переведення державних послуг в електронний вигляд. Недостатніми темпами розвивається інфраструктура публічного (громадського) доступу громадян до створених ними Інтернет-сайтів і інші засоби інформаційно-довідкової підтримки та обслуговування громадян.

У процесі формування перебуває інфраструктура, що забезпечує юридичну значимість, достовірність та інформаційну безпеку електронних форм взаємодії органів державної влади між собою, а також з громадянами та організаціями в рамках надання державних послуг. Не забезпечено повномасштабне розгортання системи захищеного міжвідомчого електронного документообігу між Адміністрацією Президента Російської Федерації, Апаратом Уряду Російської Федерації, федеральними та регіональними органами державної влади.

Не автоматизовані процедури збору і обробки інформації, необхідної для визначення та контролю цільових показників результативності діяльності органів державної влади. Відсутня єдина система планування та моніторингу ефективності реалізації державних програм і проектів, а також доступ до цієї інформації громадян.

Така ситуація не дозволяє забезпечити новий рівень якості державного управління і надання послуг громадянам та організаціям на основі ІКТ і значно знижує ефективність витрачання бюджетних коштів на створення та розвиток державних інформаційних систем.

Отримання громадянами необхідної інформації та державних послуг у більшості випадків вимагає безпосереднього звернення громадян та організацій до органів державної влади, формування запитів та надання необхідної інформації у паперовому вигляді.

Надання послуг, що передбачають міжвідомча взаємодія або звернення громадян у кілька відомств, із-за відсутності взаємодії між відповідними відомчими інформаційними системами пов'язано з великою втратою часу і тривалими затримками, що створює значні незручності для громадян.

Проблеми, що перешкоджають підвищенню ефективності використання ІКТ в діяльності органів державної влади, носять комплексний міжвідомчий характер і не можуть бути вирішені на рівні окремих органів державної влади.

Виходячи з усього цього, формування електронного уряду вимагає проведення скоординованих організаційно-технологічних заходів та узгоджених дій органів державної влади в рамках єдиної державної політики.

Цілями формування в Російській Федерації електронного уряду є:

-Підвищення якості та доступності надаються громадянам і організаціям державних послуг, спрощення процедури і скорочення термінів їх надання, зниження адміністративних витрат з боку громадян і організацій, пов'язаних з їх отриманням, впровадження єдиних стандартів обслуговування громадян;

-Підвищення відкритості інформації про діяльність органів державної влади, розширення можливості доступу до неї і безпосередньої участі громадян, організацій та інститутів громадянського суспільства в процедурах формування та експертизи рішень, що приймаються на всіх рівнях державного управління;

-Підвищення якості адміністративно-управлінських процесів; вдосконалення системи інформаційно-аналітичного забезпечення прийнятих рішень на всіх рівнях державного управління, забезпечення оперативності й повноти контролю за результативністю діяльності органів державної влади, забезпечення необхідного рівня інформаційної безпеки електронного уряду при його функціонуванні.

Для досягнення зазначених цілей необхідно забезпечити:

-Розвиток і широке застосування в діяльності органів державної влади засобів забезпечення віддаленого доступу громадян та організацій до інформації про діяльність державних органів, заснованих на використанні сучасних ІКТ;

-Надання державних послуг з використанням багатофункціональних центрів та мережі Інтернет на основі створення єдиної інфраструктури забезпечення юридично значущого міжвідомчого автоматизованого інформаційної взаємодії та взаємодії державних органів з громадянами та організаціями;

-Створення захищеної системи міжвідомчого електронного документообігу;

-Впровадження відомчих інформаційних систем планування та управлінської звітності в рамках створення єдиної державної системи контролю результативності діяльності органів державної влади із забезпечення соціально-економічного розвитку Російської Федерації;

-Формування нормативної правової бази, яка регламентує порядок і процедури збору, зберігання і надання відомостей, що містяться в державних інформаційних системах, обміну інформацією в електронному вигляді між органами державної влади, громадянами та організаціями, а також контролю за використанням державних інформаційних систем.

У концепції чітко сказано, що з метою підвищення ефективності державного управління потрібно завершити роботи по створенню і впровадженню захищеної технологічної системи міжвідомчого електронного документообігу, яка повинна забезпечити оперативний інформаційний та документаційного обмін між Адміністрацією Президента Російської Федерації, Апаратом Уряду Російської Федерації, палатами Федеральних Зборів Російської Федерації , федеральними органами виконавчої влади та іншими відомствами. При цьому повинна бути гарантована достовірність і цілісність передаваної інформації.

Відповідно до генеральною схемою (системним проектом) захищеної інформаційно-комунікаційного середовища системи міжвідомчого електронного документообігу органів державної влади Російської Федерації виконано першочергові роботи по створенню головних вузлів системи в Адміністрації Президента Російської Федерації та Апараті Уряду Російської Федерації. Створений фрагмент захищеної інфраструктури, що дозволяє проводити обмін електронними повідомленнями, із застосуванням засобів шифрування, електронного цифрового підпису, а також доступ до інформаційних ресурсів.

З 2008 року почнуться роботи зі створення на інфраструктурі захищеної системи міжвідомчого електронного документообігу розподіленої системи контролю виконання доручень Президента Російської Федерації.

Система міжвідомчого електронного документообігу створюється для здійснення захищеного обміну електронними повідомленнями з обмежувальної позначкою "Для службового користування". При цьому в перехідний період передбачається дублювати електронні документи документами, підготовленими на паперових носіях.

Надалі будуть опрацьовані питання можливості інтегрування захищеної системи міжвідомчого електронного документообігу з відомчими інформаційними ресурсами, а також підвищення грифа оброблюваної інформації.

У 2008 - 2010 роках планується створення повномасштабної системи міжвідомчого електронного документообігу органів державної влади Російської Федерації в застосуванні до структури федеральних органів виконавчої влади, затвердженої Указом Президента Російської Федерації від 20.05.2004г. № 649 і розширення сервісів (у тому числі відеоконференцзв'язку).

Формування необхідної нормативної правової бази формування електронного уряду є невід'ємною частиною даної Концепції.

Існуюча нормативно-правова база не покриває сформованого різноманіття відносин, що виникають у рамках створення і використання ІКТ в державному управлінні, і не відповідає міжнародній практиці. Чинні нормативні правові акти не узгоджені між собою і регламентують лише окремі аспекти інформаційного обміну між органами державної влади, громадянами і господарюючими суб'єктами.

Формування нормативної правової бази має бути спрямоване на забезпечення правових умов створення та діяльності електронного уряду, створення правової основи для забезпечення ефективного використання ІКТ в діяльності органів державної влади, реалізації прав громадян, захисту громадських і державних інтересів у цій сфері.

У рамках вдосконалення нормативно-правової бази, відповідно до Концепції необхідно забезпечити:

-Розвиток законодавства, що забезпечує використання електронного підпису в Російській Федерації, гармонізованого з міжнародними правовими актами;

-Внесення змін до законодавчих актів про закупівлі товарів (робіт, послуг) для державних потреб для забезпечення технологічної сумісності інформаційних систем органів державної влади при проведенні закупівель продукції для державних потреб, у тому числі на умовах проведення спільних конкурсів з метою економії на масштабі закупівель;

-Підготовку системи нормативних правових актів, що регламентують порядок визначення необхідного обсягу авторських майнових прав, в процесі закупівель програм для ЕОМ для державних потреб, порядок оцінки конкурсних заявок, включаючи порядок закріплення та обліку авторських майнових прав на вільне програмне забезпечення (програми для ЕОМ з відкритим кодом );

-Внесення змін до законодавчих актів для регламентації питань, пов'язаних з впровадженням в органах державної влади систем електронного документообігу, використанням у системах електронного документообігу відкритих стандартів форматів електронних документів, створенням та експлуатацією державних інформаційних систем, забезпеченням їх технологічної та семантичної сумісності, встановленням однакових вимог щодо інформаційної безпеки;

-Підготовку системи нормативних правових актів, що регламентують питання інформаційної взаємодії органів державної влади в процесі виконання закріплених за ними функцій, ідентифікації учасників електронного взаємодії, діяльності уповноважених державних органів в електронному інформаційному обміні;

-Внесення змін і доповнень до законодавчих актів про архівний фонд, що регламентують порядок формування, ведення та використання різних регістрів, реєстрів та кадастрів, класифікаторів і номенклатур, що встановлюють формальні відмінності їх між собою, а також відповідальність відомств за їх створення і ведення (актуалізацію).

Одночасно необхідно розробити нормативні правові вимоги до способів виконання адміністративних регламентів за допомогою інформаційних систем, що визначають:

-Порядок визначення складу даних, що використовуються при виконанні державних послуг (облікових даних), а також регламентних дій (подій), що призводять до зміни облікових даних (облікових подій) у процесі надання державних послуг;

-Порядок реєстрації всіх облікових подій, осіб, які виробляють зміни облікових даних, а також моменту часу здійснення змін;

-Порядок забезпечення достовірності та юридичної значимості електронних даних, що використовуються при виконанні адміністративних регламентів з використанням інформаційно-комунікаційних технологій;

-Порядок протоколювання (реєстрації) всіх юридично значущих адміністративних процедур і адміністративних дій, виконуваних з використанням інформаційно-комунікаційних технологій;

-Порядок відновлення стану облікових даних на будь-який момент часу в минулому;

-Порядок визначення посадових осіб органу влади, відповідальних за виконання адміністративних регламентів з використанням інформаційно-комунікаційних технологій;

-Порядок оскарження дій чи бездіяльності органу влади при виконанні адміністративних регламентів з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

Також відповідно до Концепції повинні бути визначені організаційні вимоги до порядку функціонування інформаційних систем, що використовуються при наданні державних послуг:

-Порядок введення інформаційних систем в експлуатацію, порядок їх експлуатації та виведення з експлуатації;

-Порядок виправлення виявлених помилок у використовуваних при виконанні адміністративних регламентів програмах для ЕОМ, порядок оновлення версій програм для ЕОМ;

-Порядок публікації (розкриття) вихідних текстів програм для ЕОМ, що використовуються при виконанні адміністративних регламентів в електронному вигляді, та порядок забезпечення відповідності опублікованих вихідних текстів фактично виконуваного коду в експлуатованих інформаційних системах органів влади;

-Порядок публікації (розкриття) технічних специфікацій, що описують інтерфейси інформаційних систем, що використовуються для взаємодії з інформаційними системами одержувачів послуги.

Удосконалення нормативно-правової бази дозволить усунути відставання законодавства в цій області від потреб суспільства і характеру суспільних відносин, а також створити цілісну правову систему і гармонізувати законодавство Російської Федерації з загальновизнаними нормами і принципами міжнародного права. Концепція говорить, що формування електронного уряду в Російській Федерації до 2010 року планується забезпечити в два основних етапи.

На першому етапі в 2008 році планується розробити необхідні нормативно-правові та нормативно-технічні документи, що регламентують порядок використання ІКТ для забезпечення доступу громадян до інформації про діяльність державних органів, а також надання державних послуг. На даному етапі необхідно також розробити типові відомчі технологічні рішення підтримки надання державних послуг і забезпечення доступу до інформації про діяльність органів державної влади на основі ІКТ та провести їх апробацію на окремих прикладах. Одночасно передбачається завершити проектування і створення діючих прототипів і дослідних ділянок міжвідомчих компонентів електронного уряду: єдиної системи інформаційно-довідкової підтримки громадян, інфраструктури міжвідомчої електронної взаємодії, захищеної системи міжвідомчого електронного документообігу.

На другому етапі в 2009-2010 роках необхідно забезпечити тиражування та впровадження в широку практику діяльності державних органів типових відомчих технологічних рішень, а також завершити перший етап створення міжвідомчих компонент з введенням їх в промислову експлуатацію.

4. Нормативно - правові акти відомчих органів виконавчої влади РФ

Це нормативно - правові акти федеральних органів виконавчих влади: міністерств, державних комітетів, агентств і т.п.

У першу чергу служба ДОУ повинна стежити за постановами Держкомстату РФ, що вводять альбоми уніфікованих форма документів; постановами Міністерства праці і соціалістичного розвитку, що стверджують нормативи часу на різні види робіт, в тому числі управлінських, кваліфікаційні довідники посад працівників, різні інструкції, зокрема про порядок ведення трудової книжки.

Виконуючи постанову Уряду РФ від 8 липня 1997 р. № 835 "Про первинних облікових документах", Державний комітет зі статистики своїми постановами вводить розробляються альбоми уніфікованих форм первинних облікових документів. Зокрема саме постановою Держкомітету РФ від 5 січня 2004 р. № 1 введена нині чинна редакція Альбому уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, форми якого використовуються у всіх організаціях.

Але, на жаль, в організаціях мало відомо постанову Держкомстату РФ від 23 березня 1999 р. № 20 "Про затвердження порядку застосування уніфікованих форм первинних облікових документів". Постанова важливо тим, що воно регламентує використання уніфікованих форм облікової документації.

Особливе місце серед нормативно - методичних документів займають нормативи часу, затверджувані постановами Мінпраці РФ. Значна їх частина стосується і роботи управлінського апарату як служб діловодства, так і працівників бухгалтерії, складових і оформляють бухгалтерську документацію і служби кадрів, що оформляє трудові правовідносини. Нормативи часу містять формули для розрахунку чисельності персоналу відповідних служб, а також рекомендації щодо організації робочого місця, розпорядку робочого дня.

Постановами Мінпраці РФ затверджуються і постійно доповнюється "Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців". Він використовується при складанні посадових інструкцій.

Порядок використання довідника також затверджено постановою Міністерства праці і соціалістичного розвитку РФ "Про затвердження Порядку застосування Єдиного кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців і службовців" від 9 лютого 2004 р. № 9.

3. Основні методичні документи з діловодства, що регулюють нормативно-правову та методичну базу сучасного діловодства

Крім законодавчих і правових актів, найважливіше значення для працівників служб ДОП мають нормативно - методичні документи.

У "Правилах підготовки нормативно - правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації", затверджених постановою Уряду РФ, до них відносяться постанови, накази, розпорядження. Правила, інструкції та положення.

Правила, інструкції і положення, як організаційно - методичні документи, містять не тільки вказівки що робити, але і як виконати ту чи іншу роботу, що робить їх особливо цінними. Нормативні та методичні документи вводяться в дію постановами або наказами, і тим самим стають обов'язковими до виконання.

Нормативно - правові акти видаються на основі та на виконання "федеральних конституційних законів, федеральних законів, указів і розпоряджень Президента РФ, а також за ініціативою федеральних органів виконавчої влади в межах з компетенції".

Багато з них мають не відомчий, а загальнодержавний характер, поширюючись на весь напрямок діяльності, очолюване відповідним міністерством, комітетом агентством.

1. Державні стандарти

Особливу групу нормативних документів складають стандарти, які затверджуються і вводяться в дію Федеральним агентством з технічного регулювання і метрології. До прийняття Федерального закону "Про технічне регулювання" від 27 грудня 2002 р. № 184-ФЗ виконання стандартів носило обов'язковий характер. Вихід закону перевів з 2003 р. стандартизацію на принципи добровільного застосування стандартів, тобто ГОСТ тепер не має обов'язкового характеру. Але в той же час згідно самому визначенню стандарту, невиконання вимог стандартів тим самим робить роботу не відповідної вимоги сьогоднішнього дня.

Один їх стандартів - це ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство архівна справа. Терміни і поняття", присвячений термінології, використовуваної в діловодстві та архівній справі. На його термінологічної основі розробляються всі нормативно - методичні документи з діловодства в організації. Тут дано визначення таких найважливіших термінів, як документ, діловодство, ДОП, офіційний документ, дублікат документа, організаційно - розпорядчий документ, реєстрація документа і багато інших. Всього ГОСТ містить визначення 140 основних термінів у сфері ДОП.

ГОСТ Р 6.30-2003 р. "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", містить вимоги до оформлення організаційно - розпорядчої документації. Стандарт перераховує 30 реквізитів, які можуть використовуватися при підготовці та оформленні документів, дає схему розташування документів, визначає склад реквізитів документів і т.д.

Третій найважливіший стандарт, прийнятий у 2007 р., - це ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управління документами. Загальні вимоги". Регулює процеси управління документами не тільки до державного, а й комерційних і громадських організаціях як внутрішніми, так і зовнішнього користування, поширюється на управління документами всіх форматів і на всіх носіях, створюваних або одержуваних організаціями в процесі їх діяльності, містить положення про відповідальність, політиці, процедурах, системах і процесах, пов'язаних з документами організацій.

Все більше організацій проходять сертифікацію на відповідність міжнародним стандартам ІСО: 9000. У ході підготовки бізнес-процесів до сертифікації будуть особливо актуальні положення ГОСТ ИСО 15489 - 1 - 2007 з управління документами, так як управління документацією у стандарті розглядається як частина системи управління якістю, що базується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001.

ГОСТ містить методичні рекомендації з проектування і впровадження систем управління документами, необхідні всім організаціям, вирішальним завдання вдосконалення роботи управлінського апарату, підвищення ефективності роботи служби ДОП та впровадження систем автоматизації діловодства, у тому числі і електронного документообігу.

Стандарт призначений як для фахівців в області ДОП, так і для керівників організацій та всіх співробітників, що працюють з документами.

Крім уже розглянутих. Варто згадати ще діючі стандарти: ГОСТ 9327-60 "Папір та вироби з паперу" на формати паперу, ГОСТ 17914-72 "Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типи, розміри і технічні вимоги", ГОСТ 6.10.3 - 83 УСД "Запис інформації уніфікованих документів у комунікативному форматі ".

Слід зазначити про існування типових вимог до автоматизованих систем електронного документообігу-Європейський МОРЕГ-2.

Тема електронного документообігу з кожним роком набуває в Росії все більшої актуальності. Природно, зростає ринок автоматизованих систем електронного документообігу; з'являється все більше і більше нових систем, системи, що вже завоювали репутацію розширюють свою функціональність.

Однак, на жаль, у нас немає чітких загальновизнаних критеріїв для визначення рівня зрілості пропонованих рішень та відповідності їх функціональним вимогам предметної області. Преса та Інтернет рясніють різноманітними "рейтингами" і "порівняннями" систем електронного документообігу, які на перевірку виявляються рекламними публікаціями. Справедливості заради слід зазначити, що в Росії дійсно немає ніякого орієнтир, ніякої точки відліку, щодо якої можна було б оцінювати різні системи. Всі існуючі ГОСТи та інші нормативні документи приділяють увагу тільки власне документообігу, але ніяк не самим автоматизованих системах, які повинні його забезпечити.

MoReq вперше дає можливість усім зацікавленим сторонам - користувачам і розробникам систем ознайомитися з детально проробленої і апробованої на практиці моделлю функціональних вимог до автоматизованих систем електронного документообігу.

Специфікація MoReq має універсальний характер і не несе в собі будь-якої національної специфіки. Вона визначає не те, як в організації повинні виконуватися процеси реєстрації, узгодження і оформлення документів, а те, яким функціональним вимогам повинна відповідати автоматизована система, щоб підтримати будь-які регламенти роботи з документами.

Всі коментарі та зауваження перекладача виділені явно, або безпосередньо в тексті, або у виносках. Автор прагнув зробити свій переклад максимально точним і адекватним. Якщо це не завжди вдалося, конструктивна критика вітається і допоможе зробити наступну редакцію перекладу краще.

Там, де терміни в перекладі допускають двояке тлумачення, наприклад, files = папки або справи, наводяться обидва допустимих значення. Як відомо, в діловодстві можуть використовуватися різні накопичувальні папки з питання, які, строго кажучи, не є справами, і їх існування не відображено в номенклатурі справ. Не всім термінам вдалося знайти адекватний переклад внаслідок того, що існують певні відмінності в практиці документообігу. Так, наприклад, широко використовуваний термін "capture" має на увазі весь комплекс дій з обробки документа при надходженні його в систему, включаючи його реєстрацію, класифікацію та розміщення в системі (що для паперових документів означає і сканування).

Автоматизована система електронного документообігу повинна підтримувати весь життєвий цикл документа, від його надходження в організацію або створення до знищення або передачі на державне зберігання, тобто забезпечувати діловодство, документообіг та архівне зберігання. У російській практиці історично склалося, що системи документообігу та архіву сприймаються як різні системи, хоча з функціонального боку вони надзвичайно близькі. Разом з тим, не можна не визнати, що загальна тенденція в автоматизації складається швидше на користь наскрізних інтегрованих систем, тому подібна практика буде змінюватися. Навіть при побіжному знайомстві зі специфікацією MoReq кидається в очі, що порівняно мало уваги приділено питанням контролю виконання та маршрутизації документів - всього один розділ. Справа в тому, що з точки зору MoReq АСЕД повинна забезпечити належне документування діяльності організації, а не управління нею. Автоматизацією управління займаються інші системи, наприклад, ERP - Enterprise Resource Planning або BPM - Business Process Management. Такий підхід дозволяє виключити галузеву специфіку і робить АСЕД більш універсальною. (В іншому разі довелося б розробляти серію специфікацій - системи документообігу для державних органів, для банків і т.д.)

У цілому ж не можна не визнати, що дана специфікація носить надзвичайно практичний характер і може бути адаптована для будь-якої конкретної задачі як шляхом її скорочення за рахунок вимог, які не є актуальними, так і за рахунок її доповнення та уточнення.

2. Інструкції та правила

Наказ Росархіву від 23 грудня 2009 р. № 76 "Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади", який регулює нормативно - правову та методичну базу сучасного діловодства "(Додаток 17).

Вже говорилося про те, що Постановою Уряду РФ від 15 червня 2009 Росархиву наказувалося: підготувати Методичні рекомендації з розробки Інструкцій для відомств, міністерств, установ і т.д.

23 грудня 2009 був виданий Наказ Росархіву № 76 "Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади".

Дані рекомендації більш об'ємні, ніж Правила і колишня Типова Інструкція (2005 р.). Основний текст рекомендацій викладено майже на 40 сторінках. До основного тексту є 30 Додатків.

Текст містить 3 розділи:

Перший розділ - це "Загальні положення".

Другий розділ - присвячений питанням розробки, затвердження, внесення змін в інструкцію з діловодства.

Третій розділ - найоб'ємніший. У ньому дається тлумачення основних діловодних поняттям; визначається порядок створення документів; організації документообігу; характеристика документального фонду; особливості роботи з електронними документами; регламентується робота з документами виконавців; встановлюється порядок виготовлення, обліку, використання, зберігання печаток, штампів, бланків.

У 30 додатках подано зразки розробки, оформлення основних видів організаційно - розпорядчих, інформаційних документів.

У "Загальних положеннях" вказані нормативні акти, прийняті раніше, але не виведені з дії: "Про державну таємницю", "Про персональних даних" та інші.

Ці Рекомендації, на відміну від будь-яких попередніх, повністю грунтуються на обов'язкових Правилах, затверджених Урядом.

Необхідно сказати про "Основних правилах роботи архівів організацій", які можна за змістом умовно розділити на дві частини:

-Перша описує питання діловодного характеру, починаючи з питань поточного зберігання документів і до передачі їх до відомчого архіву;

-Друга організовує зберігання документів у відомчому архіві.

В Основних правилах роботи архівів організацій детально розглянуті такі питання, як складання номенклатури справ, порядок формування та оформлення справ в організації, організація і порядок проведення експертизи цінності документів, порядок передачі документів до архіву організації.

3. Переліки

При складанні номенклатури справ та проведення експертизи цінності документів абсолютно необхідним довідником є переліки документів із зазначенням термінів зберігання - систематизовані списки видів і категорій документів, що містять нормативні вказівки про терміни їх зберігання (ГОСТ Р 51141 - 98).

Розрізняють типові переліки, що містять найбільш поширені категорії документів, і відомчі, що містять специфічні документи, характерні для певної сфери діяльності.

До основного переліку належать:

-Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений Керівником Федеральної архівної служби Росії 6 жовтня 2000 р.);

-Примірний перелік типових видів управлінських документів недержавних організацій, які можуть підлягати відбору на постійне зберігання до державних архівів;

-Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково - технічної і виробничої діяльності організацій із зазначенням строків зберігання (затверджено наказом Міністерства культури і масових комунікацій РФ від 31 липня 2997 № 1182)

4. Норми часу і кваліфікаційні характеристики

При організації служби ДОП для визначення необхідної чисельності персоналу і при розподілі обов'язків між працівниками необхідно звертатися до розроблених Центральним бюро нормативів з праці і затверджується постановами Мінпраці РФ нормативами часу.

Потрібно відзначити наступні нормативи, які можуть бути використані при нормуванні праці управлінського персоналу:

-Єдині норми часу на машинописні роботи (затверджені постановою Держкомпраці СРСР і Президії ВЦРПС від 19 червня 1984 р. № 189/11 - 64;

-Укрупнені нормативи часу на роботу з діловодної обслуговування (затверджені Постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 20 травня 1987 р. № 327/17 - 42;

-Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботу з комплектування і обліку кадрів (затверджені постановою Міністерства праці та соціальних питань СРСР від 14 листопада 1991 р. № 78);

-Укрупнені норми часу на роботи, виконувані в об'єднаних архівах, що зберігають документи з особового складу установ, організацій, підприємств (затверджені постановою Мінпраці Росії 18 грудня 1992 р. № 57);

-Норми часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення органів управління (затверджені постановою Міністерства праці РФ від 10 вересня 1993 № 152);

-Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботу з документаційного забезпечення управління (затверджені постановою Міністерства праці РФ від 25 листопада 1994 р. № 72);

-Норми часу на роботи з документаційного забезпечення управлінських структур у федеральних органах виконавчої влади (затверджено Постановою Міністерства праці та соціального розвитку РФ 26 березня 2002 р. № 23).

У них не тільки визначені трудовитрати на різні види робіт, але й послідовно перераховується зміст робіт, тобто роботи розкладаються на складові їх операції.

4. Міжнародні документи, що становлять нормативно - правову та методичну базу електронної держави

1. Окінавская хартія глобального інформаційного суспільства

В даний час міжнародні документи утворюють правову основу міждержавних відносин, є засобом підтримки загального миру і безпеки, розвитку міжнародної співпраці відповідно до цілей і принципів Статуту ООН. Право міжнародних документів є галуззю загального міжнародного права і являє собою сукупність правових норм, що регулюють відносини держав і інших суб'єктів міжнародного права з приводу укладання, дії і припинення міжнародних документів.

Документи укладаються для конкретного і чіткого визначення взаємних прав і обов'язків сторін. Основна форма - договірна форма, що закріплює міжнародні відносини, зумовлює стабільність міжнародного правопорядку.

Основний міжнародний документ - Окінавская хартія глобального інформаційного суспільства, прийнята 22 липня 2000 року лідер країн "Великої Вісімки". У ній йдеться про інформаційно-комунікаційних технологіях (ІКТ), які є одним з найбільш важливих факторів, що впливають на формування суспільства двадцять першого століття, які швидко стають життєво важливим стимулом розвитку світової економіки. Вони дають можливість усім приватним особам, фірмам і співтовариствам, що займаються підприємницькою діяльністю більш ефективно вирішувати проблеми.

Інформаційне суспільство, як ми його уявляємо, дозволяє людям ширше використовувати свій потенціал і реалізовувати свої устремління. Для цього, згідно хартії, потрібно зробити так, щоб ІКТ служили досягненню взаємодоповнюючих цілей забезпечення стійкого економічного зростання, підвищення суспільного добробуту.

Хартія, перш за все, є закликом до всіх як у державному, так і в приватному секторах, ліквідувати міжнародний розрив у галузі інформації знань. Солідна основа політики й дій у сфері ІКТ може змінити методи взаємодії з просування соціального та економічного прогресу в усьому світі.

У даному документі особливу увагу спрямовано на використання можливостей цифрових технологій.

Потенційні переваги ІКТ, що стимулюють конкуренцію, сприяють розширенню виробництва, створюють і підтримують економічне зростання і зайнятість, мають значні перспективи. Основне завдання полягає не тільки в стимулюванні і сприянні переходу до інформаційного суспільства, але також і в реалізації його повних економічних, соціальних і культурних переваг.

Для досягнення цих цілей важливо будувати роботу на наступних ключових напрямках:

-Проведення економічних і структурних реформ з метою створення обстановки відкритості, ефективності, конкуренції і використання нововведень, що доповнювалися б заходами для адаптації на ринках праці, розвитку людських ресурсів і забезпечення соціальної злагоди;

-Раціональне управління макроекономікою, що сприяє більш точному плануванню з боку ділових кіл і споживачів та використання переваг нових інформаційних технологій;

-Розробка інформаційних мереж, що забезпечують швидкий, надійний, безпечний і економічний доступ за допомогою конкурентних ринкових умов та відповідних нововведень до мережних технологій, їх обслуговування та застосування.

У хартії говориться що, зусилля міжнародного співтовариства, спрямовані на розвиток глобального інформаційного суспільства, повинні супроводжуватися узгодженими діями щодо створення безпечного і вільного від злочинності кіберпростору. Також йдеться про подолання електронно-цифрового розриву. Питання про подолання електронно-цифрового розриву усередині держав і між ними зайняв важливе місце в національних дискусіях.

Кожна людина повинна мати можливість доступу до інформаційних і комунікаційних мереж і т.д.

У хартії зазначено шляху до прийняття конкретних заходів у зазначених нижче пріоритетних галузях:

-Формування політичного, нормативного та мережевого забезпечення:

-Підтримка політичного консультування та зміцнення місцевого

-Потенціалу, з тим щоб сприяти проведенню спрямованої на

-Створення конкуренції, гнучкої та враховує соціальні аспекти політики, а також нормативного забезпечення;

-Сприяння обміну досвідом між країнами, що розвиваються та іншими партнерами;

-Сприяння більш ефективному і широкого використання ІКТ в галузі розвитку, включаючи такі широкі напрямки, як скорочення бідності, освіта, охорона здоров'я та культура;

-Вдосконалення системи управління, включаючи вивчення нових методів комплексної розробки політики;

-Підтримка зусиль МБР та інших міжнародних організацій з метою об'єднання інтелектуальних та фінансових ресурсів у контексті програм співробітництва, таких, як програма InfoDev;

-Поліпшення технічної сумісності, розширення доступу та зниження витрат;

-Мобілізація ресурсів з метою поліпшення інформаційної та комунікаційної інфраструктури, приділення особливої ​​уваги "партнерської" підходу з боку урядів, міжнародних організацій, приватного сектору та НУО;

-Пошук шляхів зниження витрат для країн, що розвиваються у забезпеченні технічної сумісності;

-Підтримка програм доступу на місцевому рівні;

-Заохочення технологічних досліджень і прикладних розробок у відповідності з конкретними потребами країн, що розвиваються;

-Поліпшення взаємодії між мережами, службами та прикладними системами;

-Заохочення виробництва сучасної інформаційно-змістовної продукції, включаючи розширення обсягу інформації на рідних мовах.

-Зміцнення людського потенціалу;

-Приділення підвищеної уваги базовою освітою, а також розширенню можливостей довічного навчання з упором на розвиток навичок використання ІКТ;

-Сприяння підготовці фахівців у сфері ІКТ та інших актуальних галузях, а також у нормативній сфері;

-Розробка інноваційних підходів з метою розширення традиційної технічної допомоги, включаючи дистанційне навчання і підготовку на місцевому рівні;

-Заохочення участі в роботі глобальних мереж електронної торгівлі: оцінка і розширення можливостей використання електронної торгівлі у вигляді консультування при відкритті бізнесу в країнах, що розвиваються, а також шляхом мобілізації ресурсів з метою сприяння підприємцям у використанні ІКТ для підвищення ефективності їх діяльності та розширення доступу до нових ринків;

-Забезпечення відповідності виникаючих "правил гри" зусиллям у сфері розвитку і зміцнення здатності країн, що розвиваються грати конструктивну роль у визначенні цих правил.

2. Резолюції Генеральної Асамблеї ООН

Важливими міжнародними документами є:

1. Резолюція, прийнята Генеральною Асамблеєю ООН "Про досягнення у сфері інформатизації та телекомунікацій в контексті міжнародної безпеки" 8 січня 2008 Дана резолюція зазначає, що відбувся значний прогрес, досягнутий в розробці та впровадженні новітніх інформаційних технологій та засобів телекомунікацій, поширення та використання інформаційних технологій зачіпають інтереси всього міжнародного співтовариства і що широке міжнародне взаємодія сприяє забезпеченню оптимальної ефективності. Вважає за необхідне запобігти використання інформаційних ресурсів або технологій в злочинних або терористичних цілях. Закликає сприяти розгляду на багатосторонньому рівні існуючих і потенційних загроз у сфері інформаційної безпеки, а також можливих заходів з обмеження загроз, що виникають у цій сфері, виходячи з необхідності зберегти вільний потік інформації.

2. Резолюція, прийнята Генеральною Асамблеєю ООН "Про боротьбу із злочинним використанням інформаційних технологій" 23 січня 2002 р. У ній говориться, що вільний рух інформації сприяє економічному і соціальному розвитку, освіти та демократичного управління, що технічний прогрес створив нові можливості для злочинної діяльності, в Зокрема для злочинного використання інформаційних технологій. Визнає необхідність співпраці між державами та приватним сектором у боротьбі зі злочинним використанням інформаційних технологій.

3. Резолюція, прийнята Генеральною Асамблеєю ООН "Про створення глобальної культури кібербезпеки" 31 січня 2003 Зазначає, що в результаті посилюється взаємопов'язаності інформаційні системи та мережі піддаються зараз все більш численним і різноманітним загрозам та факторів вразливості, які створюють для всіх нові проблеми в плані безпеки . Містить у собі елементи для створення глобальної культури кібербезпеки, такі як, обізнаність, відповідальність, реагування, етика, демократія, оцінка ризику, проектування та впровадження засобів забезпечення безпеки, управління забезпечення безпеки, переоцінка.

4. Резолюція, прийнята Генеральною Асамблеєю ООН "Про створення глобальної культури кібербезпеки і найважливіших інформаційних інфраструктур" 30 січня 2004 Визнає, що кожна країна буде визначати свої власні інформаційні інфраструктури, що невідповідності у рівнях доступу різних держав до інформаційних технологій та їх використання можуть знизити ефективність співпраці у боротьбі зі злочинним використанням інформаційних технологій. Підкреслює необхідність активації зусиль щодо подолання "цифрової прірви", забезпечення загального доступу до інформаційно-комунікаційних технологій та захисту найважливіших інформаційних інфраструктур.

5. Резолюція, прийнята Генеральною Асамблеєю ООН "Досягнення у сфері інформатизації та телекомунікацій в контексті міжнародної безпеки" 17 жовтня 2008 р. відзначають значний прогрес, досягнутий в розробці та впровадженні новітніх інформаційних технологій та засобів телекомунікацій. Вважає за необхідне запобігти використання інформаційних ресурсів або технологій в злочинних або терористичних цілях.

6. Резолюція, прийнята Генеральною Асамблей "Всесвітня зустріч на вищому рівні з питань інформаційного суспільства" 27 квітня 2006 Підтверджує потенціал інформаційно - комунікаційних технологій як потужного інструменту сприяння соціально - економічному розвитку та внесення вкладу у досягнення погоджених на міжнародному рівні цілей в галузі розвитку.

3. Модельний інформаційний кодекс для держав-учасниць СНД

Міжнародний документ, в якому порушені такі аспекти як: цілі інформаційного законодавства, принципи інформаційного законодавства, нормативно - правові акти інформаційного законодавства, гарантії і захист прав та інтересів в інформаційній сфері, основні права і свободи в інформаційній сфері, обмеження прав і свобод в інформаційній сфері , обмеження права власності на інформацію, захист прав та інтересів в інформаційній сфері, об'єкти інформаційного законодавства, суб'єкти інформаційного законодавства, функції держави та її органів в інформаційній сфері, основні напрями державної інформаційної політики.

За кодексом основним цілями національного інформаційного законодавства відносять:

-Створення правових засад для побудови інформаційного суспільства;

-Забезпечення і захист конституційних прав і свобод людини в інформаційній сфері;

-Забезпечення інформаційної безпеки людини, суспільства і держави;

-Сприяння розвитку системи інформаційних ресурсів, створення розвиненої інформаційної інфраструктури, підвищення ефективності підприємницької діяльності в інформаційній сфері;

-Створення правових умов для ефективної конкуренції на ринку інформаційних послуг і робіт;

-Створення правових умов для ефективного інформаційного забезпечення фізичних та юридичних осіб, органів державної влади та органів місцевого самоврядування;

-Забезпечення правової підтримки та захисту національного виробника інформаційних продуктів та інформаційних технологій.

Інформаційне законодавство базується на таких основних принципах:

-Забезпечення свободи отримання і поширення інформації для всіх суб'єктів інформаційних відносин та інформаційно-інфраструктурних відносин;

-Забезпечення доступності, достовірності, повноти та своєчасності інформації;

-Встановлення балансу прав і законних інтересів людини, суспільства та держави в інформаційній діяльності;

-Визнання інформації об'єктом цивільних правовідносин;

-Обмеження доступу до інформації виключно на підставі закону;

-Забезпечення обов'язковості публікації суспільно важливої ​​інформації;

-Забезпечення мінімізації негативного інформаційного впливу та негативних наслідків функціонування інформаційних технологій;

-Недопущення несанкціонованого розповсюдження, використання і знищення інформації;

-Гармонізація національного інформаційного законодавства з міжнародним законодавством та законодавством інших країн і т.д.

Важливе значення має "Інформація обмеженого користування"

Інформація обмеженого користування - це творча інформація, на яку розповсюджується авторське право і право на інтелектуальну власність, несанкціоноване використання якої завдає шкоди авторам цієї інформації. Ніхто не може використовувати або поширювати творчу інформацію інших людей без їх згоди, за винятком випадків, встановлених законом.

Право власності на інформацію - це врегульовані законом суспільні відносини щодо володіння, користування і розпорядження інформацією.

4. Міжнародні стандарти ІСО в регламентуванні сфери документаційного забезпечення управління

Застосування міжнародного, регіонального чи національного, стандарту іншої країни здійснюється шляхом повного або часткового включення його змісту у вітчизняній нормативний документ зі стандартизації.

В умовах інтеграції нашої країни у світову економіку знання міжнародних стандартів щодо оформлення документів необхідно все більшому колу управлінських працівників. Це має особливе значення для фахівців апарату управління спільних підприємств, представництв закордонних фірм, все тих, хто взаємодіє із закордонними партнерами. Існуючі міжнародні норми в області документації також повинні враховуватися при розробці правил роботи з документами в нашій країні. Знання стандартів ІСО допомагає правильно оцінювати прийняті в нашій країні і за кордоном нормативні акти і методичні посібники, наприклад, численні посібники з оформлення ділових листів, які направляються за кордон, які часто суперечать один одному і відображають лише авторські трактування тих чи інших положень. Більш надійними джерелами інформації про правила оформлення ділової кореспонденції в даному випадку є загальновизнані міжнародні норми.

Слід враховувати, що застосування міжнародного стандарту, регіонального або національного стандарту іншої країни здійснюється в Російській Федерації шляхом повного або часткового включення його змісту у вітчизняний нормативний документ зі стандартизації. Сьогодні Держстандарт Росії вважає своїм головним пріоритетом впровадження міжнародних стандартів. До теперішнього часу наша країна гармонізувала близько 50% своїх стандартів у галузі інформаційних технологій, що цілком можна порівняти з середніми показниками по європейських країнах. Багато міжнародні стандарти вводяться в дію в нашій країні методом "обкладинки", тобто перекладаються і впроваджуються без будь-яких змін, при цьому в їх позначенні міститься напис "ГОСТ Р ІСО".

Діяльність Міжнародної організації зі стандартизації

ІСО утворена в 1947 р. У цій організації представлені національні органи по стандартизації понад 140 держав. Генеральний секретаріат організації знаходиться в м. Женеві (Швейцарія). Перший стандарт ІСО був опублікований в 1951 р. В даний час діє близько 13,5 тисяч стандартів. В області електроніки, інформаційних технологій і телекомунікацій прийнято більше 2 тис. стандартів, ще близько 300 проектів знаходиться в стадії завершення. У ІСО сформований великий фонд стандартів та інших нормативних документів зі стандартизації (700 тис.) з багатьох країн світу.

ІСО трактує поняття "стандарт" як технічні умови або інший документ, розрахований на фахівців відповідного профілю, спільно розроблений, узгоджений або схвалений усіма зацікавленими сторонами, заснований на сукупності наукових, технологічних і практичних результатів, що сприяє отриманню загальних оптимальних переваг, затверджений компетентним національним, регіональним або міжнародним органом (ІСО 5127-2:1983).

Робота з підготовки стандартів ІСО здійснюється в технічних комітетах (technical committee s - TC), в структурі яких утворюються підкомітети (subcommittees - SC) і робочі групи (working groups - WG). Технічним комітетам за їх створенні присвоюються номери (наприклад, ТС 46, ТЗ 154). Кожна національна служба стандартизації, зацікавлена ​​в напрямку, для розвитку якого створено технічний комітет, має право бути представленою в цьому комітеті. Урядові і неурядові міжнародні організації, які співпрацюють з ISO, також беруть участь у цій роботі. ІСО тісно співпрацює з Міжнародною електротехнічною комісією, Всесвітнім поштовим союзом та іншими організаціями. Кожен комітет і підкомітет має секретаріат, роботу якого забезпечує певний національний орган зі стандартизації (наприклад, ANSI - США, BSI - Великобританія, DIN - Німеччина, AFNOR - Франція, Держстандарт - Росія та ін.)

Розробку міжнародних стандартів, що регламентують різні сторони роботи з документами, здійснюють такі комітети ІСО:

JTC 1 Інформаційна технологія (об'єднаний комітет з Міжнародною електротехнічною комісією);

TC 6 Папери, картон і целюлоза;

TC 37 термінології (принципи і координація);

TC 46 Інформація та документація;

TC 68 Банківська справа, цінні папери та інші фінансові послуги;

TC 154 Процеси, елементи даних і документи в торгівлі, промисловості й управлінні;

TC 171 Відтворення документів;

TC 176 Управління якістю.

TC 191 Науково-технічна інформація, бібліотечна і видавнича справа.

Велика увага ІСО приділяє виробленню єдиної для країн - учасниць цієї організації термінології в різних науково-технічних сферах. Це відноситься і до таких сфер, як носії і засоби запису та обробки інформації, управлінська та комерційна документація, інформаційні технології, засоби зв'язку та ін Стандартами ІСО регламентований порядок ведення термінологічної роботи, формалізовано її понятійний апарат, принципи та методи (ІСО 704:2000 . Термінологічна робота. Принципи і методи; ІСО 860:1996. Термінологічна робота. Принципи і методи. Гармонізація понять і термінів; ІСО 1087-1:2000. Термінологічна робота. Словник. Частина 1. Теорія та застосування).

Термінологію в галузі документації встановлює складається з декількох частин стандарт ІСО 5127 серії "Документація та інформація" (Частина 1: Основні поняття; Частина 2: Традиційні документи; Частина 3: Іконографічні документи; Частина 3-а: Комплектування, ідентифікація, аналіз документів і даних ; Частина 6: Документальні мови; Частина 11: Аудіовізуальні документи).

Стандартами ІСО визначені загальні правила створення документів, у тому числі:

-Формати паперу для документів і методи вираження їх розмірів (ІСО 216:1975. Папір писальний і деякі види друкованої продукції. Споживчі формати рядів А і В; ІСО 353:1975. Папір писальний і деякі види друкованої продукції. Метод вираження розмірів);

-Міжрядкові інтервали і крок листа (ІСО 4882:1979. Офісні машини та устаткування для обробки даних. Інтервали між рядками та знаками);

-Формуляр-зразок і конструкційна сітка для створення бланків та форм документів (ІСО 3535:1977. Листи для розробки форм і схеми розміщення);

-Основні вимоги до бланків документів (ІСО 8439:1990. Конструкція бланків - Основна схема розташування);

-Принципи компонування торгових документів (ІСО 6422:1985. Основний принцип компонування торгових документів).

Засоби для зберігання документів розробляються відповідно до ІСО 623:1974 "Папір і картон. Коробки для паперів та папки. Розміри".

У стандартах ІСО встановлені формати і інші вимоги до конвертів для пересилання документів і поштовим картками (ІСО 269:1985. Конверти для листів. Позначення і розміри; ІСО 6924:1983. Конверти для листів. Словник; ІСО 328:1974. Художні поштові картки і листівки. Формат; ІСО 416:1974. Художні поштові картки. Область для адреси; ІСО 415:1975. Конверти, поштові картки і подібні вироби. Область погашення).

Написання поштової адреси регламентує стандарт ІСО 11180:1993. Адресація поштова.

Представлення дат і часу в документах здійснюється відповідно до ІСО 8601:2000. Елементи даних та формати обміну. Обмін інформацією. Представлення дат і часу.

Розташування кодів у торгових документах визначає ІСО 8440:1986. Розташування кодів у торгових документах.

Географічна інформація кодується за допомогою стандарту "Коди для представлення назв країн" (ІСО 3166-1:1997; ІСО 3166-2:1998; ІСО 3166-3:1999).

Вимоги до документації знайшли відображення в стандартах щодо впровадження систем якості на всіх стадіях виробництва (серія 9000), стандарти в області екології (серія 14000) та ін

Перераховані стандарти стосуються окремих сторін роботи з документами. Помітною подією стало ухвалення у 2001 р. стандартів серії "Інформація та документація. Управління документами" (ІСО 15489-1:2001, ІСО 15489-2:2001), що визначають вимоги до систем діловодства в цілому. Основою для їх розробки послужили стандарти Австралії, виступила піонером у реалізації комплексного підходу до стандартизації в області управління документацією.

Зупинимося докладніше на деяких положеннях стандартів ІСО, що стосуються оформлення документів і мають універсальний характер.

Формати паперу

Розміри аркушів паперу, що використовується для створення управлінських документів, встановлює ІСО 216:1975 "Папір писальний і деякі види друкованої продукції. Споживчі формати рядів" А і В ". Система форматів паперу по ИСО 216:1975 грунтується на метричній системі і будується так, що кожний наступний формат виходить розподілом попереднього формату на дві рівні частини (паралельно найменшою стороні аркуша). Літери А або В вказують ряд форматів, а цифра - число поділок, які були проведені, починаючи з основного формату, що позначається 0. Наприклад, формат А4 відповідає формату А0, поділеному на чотири частини. Всі формати однієї серії геометрично подібні одна до одної. Площі двох послідовних форматів відносяться як 2:1. Основним є ряд форматів А (ІСО - А ряд), допоміжним - ряд В (ІСО - У ряд). Формати ряду У використовуються, коли необхідні формати, що займають проміжні розміри між двома суміжними форматами ряду А. Стандартом передбачені також спеціально встановлені довгі формати, які отримують діленням будь-яких відповідних похідних форматів з двох вище зазначених рядів на 3, 4 і 8 рівних частин, паралельно найменшою стороні аркуша.

Для створення управлінської документації використовуються формати А3, А4, А5, А6. Формат А3 застосовується для великих таблиць, карт або діаграм. Основним форматом для інших офіційних документів є формат А4. Для невеликих за обсягом документів використовується формат А5. Формат А6 призначений для поштових листівок та поштових карток.

Закріплені в стандарті ІСО 216:1975 норми ведуть свій початок від системи форматів паперу, встановлених в німецькому стандарті DIN 476 ще в 1922 р. Прийняття міжнародного стандарту в цій області стало можливим завдяки тому, що до 1975 р. більшість країн світу перейшла на формати паперу по DIN 476. У нашій країні ці формати були прийняті в 1934 р. і в даний час вони наведені в ГОСТ 9327-60. Папір та вироби з паперу. Споживчі формати.

Споживчі формати по ИСО 216:1975

Впровадження міжнародних форматів паперу в ряді країн (США, Канада та ін) зіткнулося з певними труднощами, пов'язаними з тривалим переходом цих країн до метричної системи. Наприклад, в США стандартом ANSI X 3/151-1987 встановлені формати паперу, що відрізняються від форматів по ИСО 216:1975 і що мають такі неофіційні назви: "Letter" (216 x 279 мм), "Legal" (216 х 356 мм), "Executive" (190 х 254 мм), "Ledger / Tabloid" (279 х 432 мм). Розбіжності з форматами ІСО викликає цілий ряд незручностей, особливо в галузі міжнародних зв'язків. Так, формат ІСО А4 на 6 мм менше по ширині і на 18 мм більше по довжині, ніж формат "Letter". Ці розбіжності викликають труднощі при копіюванні документів, призводять при автоматизованій обробці текстів до втрати інформації (наприклад, нумерації сторінок), викликають необхідність проведення переформатування тексту і зміни програмного забезпечення для роботи з текстами.

Висновок

Незважаючи на велику роботу з формування нормативно-правової та нормативно-методичної бази російського діловодства в останні роки, ще продовжує залишатися актуальним її подальше вдосконалення.

Так, є гостра необхідність переробки, з урахуванням нових реалій, Федерального закону "Про державну таємницю".

Не випадково, наприклад, Уряд Російської Федерації в кінці січня 2006 року обговорило проект закону про порядок участі іноземних компаній в інвестуванні тих чи інших підприємств і галузей Російської Федерації, що є сферами стратегічного характеру і в яких є відомості, що становлять державну таємницю.

За визнанням багатьох керівників, в тому числі і керівників спецслужб "не працює" повною мірою Федеральний закон "Про комерційну таємницю", так як багато з його положень не узгоджуються з реальним життям.

До певної міри можна було б зробити зауваження до закону "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації" (2006). Цей закон більш лаконічний, ніж його попередник. У ньому дається багато посилань до інших законів, що може ускладнювати його виконання.

Критичні зауваження можна було б зробити до нормативних актів, які зачіпають інші сфери, зокрема, Федеральним законом "Про персональних даних", "Про звернення громадян" та ін

Основний недолік в тому, що ці закони не доходять через малотіражірованності видання до виконавців-керівників усіх ступенів. Нерідко відсутній і контроль за їх втіленням у життя.

Тим не менш, проведена велика робота по створенню нормативно-методичної бази. Прийняття постановою Уряду Нових правил з діловодства від 15 червня 2009 р. та прийняття нових Методичних рекомендацій Росархіву з розробки інструкції з діловодства у федеральних органах державної влади, затверджені 2009 р. - є гарною підмогою і керівництвом до дії для практичних працівників.

Недолік у тому, що вони ще не відомі багатьом працівникам діловодства, слабко вивчаються і повільно впроваджуються в практику.

Розгляд нами низки відомчих, регіональних інструкцій з діловодства свідчить про те, що їх форми і зміст в основному не завжди відповідає головним положенням нових правовстановлюючих та нормативних документів.

Багатовікова історія російського діловодства свідчить про те, що ще не було такого періоду, в якій на вищому рівні робилося стільки б послідовних дій з організації російського діловодства та приведення його у відповідність світовим стандартам. Про це свідчить прийняття на початку 21 століття цілого комплексу Федеральних законів, Урядових регламентів, кодексів, ГОСТів, інструкцій, положень і т.д.

Ще раз підкреслимо, що така тенденція, безумовно, позитивно позначилася на російському діловодстві, на підвищенні його ролі в інформаційному забезпеченні державного управління. Разом з тим слід зазначити, що така активна законодавча ініціатива, як нам здається, не завжди носила тільки позитивний характер. Справа в тому, що деякі нормативні акти не повною мірою узгоджуються один з одним. Так, наприклад: у головному офіційному виданні - "Російській газеті" публікуються документи, оформлені не завжди відповідно до наявних нормативно-правовими актами.

Звичайно, частково це обумовлюється самим призначенням видання і формою газетної шпальти. Суттєвим недоліком у розвитку нормативно-правової бази діловодства є те, що відповідні акти доходять до регіонів, до "глибинки" з великим запізненням. Тому розробка місцевих нормативних актів, з урахуванням менталітету російського чиновництва: регламентів, інструкцій, положень, як правило, починається із затримкою.

Позитивним фактором є те, що в останні роки активізувалося видання науково-методичної, навчальної літератури з діловодства, хоча багато видань грунтуються, на жаль, вже на скасованих нормативних актах.

Таким чином, з усією очевидністю слід говорити про необхідність всеосяжного походу за новими знаннями у сфері діловодства усіма зацікавленими особами. В іншому випадку велика небезпека того, що документаційне забезпечення управління в організаціях може відстати від вимог сучасності з усіма наслідками, що випливають з цього негативними наслідками.