Нові інформаційні технології в документаційному забезпеченні управлінні

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Зміст
Введення
Глава I. Основи організації інформаційних технологій
1.1 Поняття і класифікація інформаційних технологій управління
1.2 Характеристика сучасних інформаційних технологій та стратегії їх використання
Глава II. Нові інформаційні технології на підприємстві ВАТ «Модель» міста Ханти-Мансійська
2.1 Характеристика підприємства ВАТ «Модель»
2.2 Використання інформаційних технологій у бухгалтерії ВАТ «Модель»
Висновок
Список використаних джерел та літератури
Програми

Введення
Величезне збільшення обсягів інформації та великі зміни попиту інформації стали пред'являти нові вимоги до організації інформаційно-документаційного обслуговування в організації.
Стали змінюватися вимоги до служб, які займаються інформаційно-документаційного забезпечення. За кордоном їх стали називати службою управління (або менеджменту) інформаційно-документаційних ресурсів, в нашій країні - службою документаційного забезпечення управління (ДОП).
Головним напрямком удосконалення ДОП, пристосування її до сучасних умов стало використання новітньої комп'ютерної і телекомунікаційної техніки, формування на її основі високоефективних інформаційно-управлінських технологій у роботі з документами.
Сьогодні стан інформаційних технологій в ДОП можна охарактеризувати:
• наявністю великого обсягу баз даних, що містять інформацію про діяльність організації;
• створенням технологій, що забезпечують інтерактивний доступ користувача до інформаційних ресурсів;
• розширенням функціональних можливостей інформаційних систем і технологій, що забезпечують обробку інформації, створенням локальних багатофункціональних проблемно-орієнтованих інформаційних систем різного призначення;
Одним з основних факторів впливу науково-технічного прогресу на всі сфери діяльності людини є широке використання нових інформаційних технологій. Серед найбільш важливих і масових сфер, в яких інформаційні технології відіграють вирішальну роль, особливе місце займає сфера управління. Під впливом нових інформаційних технологій відбуваються докорінні зміни в технології управління (автоматизуються процеси обгрунтування і прийняття рішень, організація їх виконання), підвищується кваліфікація і професіоналізм фахівців, зайнятих управлінською діяльністю.
Сфера застосування нових інформаційних технологій на базі персональних комп'ютерів і розвинених засобів комунікації дуже велика. Вона включає різні аспекти - від забезпечення простих функцій службового листування до системного аналізу і підтримки складних задач прийняття рішень. Персональні комп'ютери, лазерна і оптична техніка, засоби масової інформації і різного виду комунікації (включаючи супутниковий зв'язок) дозволяють установам, підприємствам, фірмам, організаціям, трудовим колективам і окремим фахівцям отримувати в потрібний час і в повному обсязі необхідну інформацію для реалізації професійних, освітніх, культурних і тому подібних цілей.
Об'єктом дослідження є інформаційні технології на підприємстві.
Предметом же дослідження є впровадження інформаційних технологій.
Мета курсової роботи - розглянути основні інформаційні технології на підприємстві.
Для вирішення поставленої мети необхідне рішення наступних завдань:
1. вказати основні поняття інформаційних технологій та їх класифікація;
2. дати характеристику сучасним інформаційним технологіям;
3. вказати стратегії використання сучасних інформаційних технологій в управлінській діяльності
4. дати характеристику підприємства ВАТ «Модель» міста Ханти-Мансійська;
5. зробити аналіз інформаційного забезпечення ВАТ «Модель» міста Ханти-Мансійська.
Список літератури можна розділити на дві частини: на навчальні посібники і на статті у періодичних виданнях. До навчальних посібників належать роботи з інформаційного забезпечення управління, в якому розглядаються інформаційні технології як один з невід'ємних складових ефективного інформаційного забезпечення управління. Окремо можна виділити автора А.Д. Хомоненко (21), яка є найсучаснішою на сьогоднішній день по даній темі і містить інформацію про інформаційні технології. Основну розробку дана тема отримала в періодичних виданнях (13; 14). Це статті, присвячені загальним питанням автоматизації інформаційного забезпечення управління, а також основам вдосконалення документаційного забезпечення управління
Курсова робота складається з вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел та літератури.
У першому розділі «Основи організації інформаційних технології» розглядаються основні поняття і класифікація інформаційних технологій.
Другий розділ «Нові інформаційні технології на підприємстві ВАТ« Модель »міста Ханти-Мансійська» присвячена проведенню, впровадження аналізу інформаційних технологій на підприємстві ВАТ «Модель».
У висновку наведено основні висновки за темою дослідження, у списку використаних джерел та літератури представлено 22 джерела.

Глава I. Основи організації інформаційних технологій
1.1 Поняття і класифікація інформаційних технологій
Сам термін «інформаційна технологія» базується на понятті «технологія», яке є досить стійким і з'явилося в науково-технічному обороті в зв'язку з проблемами організації виробництва.
В одній із сучасних енциклопедій дається таке визначення цього поняття:
«Технологія (від грец. Techne - мистецтво, майстерність, вміння) - сукупність методів обробки, виготовлення зміни стану, властивостей, форми сировини, матеріалу або напівфабрикату, здійснюваних в процесі виробництва продукції; наукова дисципліна, що вивчає фізичні, хімічні, механічні та інші закономірності , що діють у технологічних процесах. Технологією називають також самі операції видобутку, обробки, транспортування, зберігання, контролю, які є частиною загального виробничого процесу ».
З трьох можливих варіантів визначення найбільш близький до інформаційних технологій перший варіант.
У понятті «інформаційна технологія» слід виділити три основні складові:
- Об'єкт впливу (у що наводиться визначенні - це сировина, матеріал, напівфабрикат, тобто матеріальний ресурс);
- Результат впливу (зміна стану, властивостей, форми об'єкта впливу);
- Методи впливу (обробка, виготовлення, зміна - процеси, що призводять до потрібного результату впливу) (11, 322).
Розширюючи перелік ресурсів, що розглядаються як об'єкт впливу, ми отримуємо відповідне розширення і складу технологій: якщо об'єктом впливу є енергія, то ми отримуємо енергетичні технології (передача енергії, перетворення енергії тощо); фінансові ресурси як об'єкта впливу зумовлюють фінансові технології (операції на ринку цінних паперів, валютні операції, кредитування тощо); кадрові (людські ресурси як об'єкта впливу породжують технології навчання, спільної роботи в рамках єдиних колективів і т.п.
У цьому відношенні інформація, що розглядається як ресурс, обумовлює виникнення інформаційної технології. З урахуванням цього можна сформулювати таке визначення інформаційної технології:
Інформаційна технологія - це сукупність методів, виробничих процесів і програмно-технічних засобів, об'єднаних у технологічний ланцюжок, що забезпечує збір, обробку, зберігання, розповсюдження і відображення інформації з метою зниження трудомісткості процесів використання інформаційного ресурсу, а також підвищення їх надійності та оперативності (21 С. 11-12).
Інформаційні технології характеризуються наступними основними властивостями:
- Предметом (об'єктом) обробки (процесу) є дані;
- Метою процесу є отримання інформації;
- Засобами здійснення процесу є програмні, апаратні та програмно-апаратні обчислювальні комплекси;
- Процеси обробки даних розділяються на операції відповідно до предметної областю;
- Вибір керуючих впливів на процеси повинен здійснюватися особами, що приймають рішення;
- Критеріями оптимізації процесу є своєчасність доставки інформації користувачу, її надійність, достовірність, повнота.
З усіх видів технологій інформаційна технологія сфери управління пред'являє найвищі вимоги до «людського чинника», надаючи принциповий вплив на кваліфікацію працівника, зміст його праці, фізичну розумове навантаження, професійні перспективи та рівень соціальних відносин.
З іншого боку інформаційна технологія є найбільш важливою складовою процесу використання інформаційних ресурсів. До теперішнього часу вона пройшла кілька еволюційних етапів, які визначалися головним чином розвитком науково-технічного прогресу. Як наслідок, в її назві відбулися деякі зміни за рахунок приєднання одного із синонімів: нова, комп'ютерна або сучасна (21 С.11-12).
Для інформатизації суспільства та бізнесу необхідний широкий спектр програмно-апаратних засобів, у тому числi обчислювальної техніки та засобів зв'язку. Різні технічні засоби забезпечують прийом і передачу трьох основних видів інформації (мова, друкований текст, графіка) в статиці і динаміці з максимальним використанням трьох почуттів сприйняття людини (слух, дотик, зір). Напряму з людиною пов'язані щодо громіздкі пристрої, що забезпечують узгодження різноманітних людино-машинних вхідних і вихідних потоків інформації (дисплеї, клавіатури, "миші", джойстики і інші маніпулятори та багато іншого, включаючи електронні планшети і табло). Технічні засоби зв'язку забезпечують передачу інформації у зовнішній діловому середовищі. При цьому в системі зв'язку використовуються не тільки «чисті» пристрої зв'язку, а й інформаційно-комунікаційні комп'ютери. На діловому підприємстві залежно від масштабу і особливостей підприємництва може використовуватися від одного до декількох тисяч комп'ютерів для зберігання та обробки інформації (22 С. 26-27).
Програмні засоби забезпечують обробку даних і складаються із загального та прикладного програмного забезпечення і програмних документів, необхідних для експлуатації цих програм. До загальному програмному забезпеченню відносять операційні системи, системи програмування та програми технічного обслуговування, які надають сервіс для експлуатації комп'ютера, виявлення помилок при збої, відновлення зіпсованих програм і даних. Прикладне програмне забезпечення визначає різноманітність інформаційних технологій і складається з окремих прикладних програм або пакетів, званих додатками. Ряд додатків можуть застосовувати всі користувачі, а застосування деяких додатків вимагає певного рівня кваліфікації проектувальника.
Різноманітність технічних засобів і операційних систем змусили розробників ввести поняття платформи. Платформа визначає тип комп'ютера і операційної системи, на яких можна встановити використовувану інформаційну технологію. Практика показує, що еволюція програмно-апаратного комплексу йде безперервно у міру підвищення кваліфікації та рівня знань тих, хто реально використовує ці кошти. Модульність програмно-апаратних засобів - ключ до еволюційного розвитку систем. Міжнародні організації і великі фірми в області інформатики пропонують де-юре і де-факто стандарти на апаратні і програмні інтерфейси. (22 С. 26-27).
Інтерфейс - Це технологія спілкування з комп'ютером і взаємодії частин комп'ютера. Іншими словами, це поєднання частин засобів інформатики [інформації (даних), програм, апаратури], в якому всі інформаційні, логічні, фізичні та електричні параметри відповідають встановленим стандартам. І саме через стандартизацію інтерфейсів забезпечується сумісність фахівця-функціонера з комп'ютером, тобто через стандарти інтерфейсу спеціаліст-функціонер може виконувати за допомогою комп'ютера певні дії (певну технологію) з перетворення даних в інформацію. Таким чином, інформаційно-командна середу являє собою сукупність програмного та інформаційного забезпечення і певного стандарту інтерфейсу.
Предметом вивчення даної дисципліни є автоматизовані інформаційні технології управління (АІТУ). У АІТУ надходить інформація, яка переробляється, і отримані результати також представляються у вигляді інформації. При створенні єдиної системи обробки інформації проектувальник зобов'язаний прагнути забезпечити цілісність системи, використовуючи для цього спеціальні системоутворюючі компоненти. Властивість цілісності полягає у створенні нових функцій, притаманних системі, у формуванні нових знань. Подолання організованої складності (властивий будь-якій системі) полягає в спрощенні, оптимізації багаторівневих і многоаспектном моделюванні. При цьому не слід забувати про властивість цілісності, так як кожен фахівець-функціонер створює свою аспектно модель (бухгалтер - одну, технолог - іншу).
Під автоматизованої інформаційної технологією управління розуміється система методів і способів збору, накопичення, зберігання, пошуку, обробки та захисту управлінської інформації на основі застосування розвиненого програмного забезпечення, засобів обчислювальної техніки і зв'язку, а також способів, за допомогою яких ця інформація надається користувачам (22, 26, 28).
Таким чином, інформаційна технологія це сукупність методів і засобів цілеспрямованого зміни будь-яких властивостей інформації. Інформаційна технологія сфери управління пред'являє найвищі вимоги до «людського чинника», надаючи принциповий вплив на кваліфікацію працівника. Інформаційна технологія є важливою складовою процесу використання інформаційних ресурсів.

Класифікація автоматизованих інформаційних технологій управління
Автоматизовані інформаційні технології за способом реалізації в автоматизованій інформаційній системі поділяються на традиційні та нові. Традиційні АІТУ існували в умовах централізованої обробки даних і до масового використання персональних комп'ютерів були орієнтовані головним чином на зниження трудомісткості процесів формування регулярної звітності. Нові інформаційні технології пов'язані з інформаційним забезпеченням процесу управління в режимі реального часу.
Нова інформаційна технологія - Це технологія, яка грунтується на застосуванні комп'ютерів, активній участі користувачів (непрофесіоналів у галузі програмування) в інформаційному процесі, високому рівні дружнього користувальницького інтерфейсу, широкому застосуванні пакетів прикладних програм загального і проблемного напрямку, використання режиму реального часу і доступу користувача до віддалених баз даних і програмами завдяки обчислювальним мережам ЕОМ (22, 28).
За ступенем охоплення завдань управління автоматизовані інформаційні технології поділяються на такі групи:
• електронна обробка даних;
• автоматизація функцій управління;
• підтримка прийняття рішень;
• електронний офіс;
• експертна підтримка.
За класом реалізованих технологічних операцій АІТУ можна розділити на:
• системи з текстовим редактором;
• системи з табличним процесором;
системи управління базами даних;
• системи з графічними об'єктами;
мультимедійні системи;
• гіпертекстові системи.
За типом користувальницького інтерфейсу автоматизовані інформаційні технології діляться на:
• пакетні (централізована обробка);
• діалогові;
• мережні (розраховані на багато).
За способом побудови мережі АІТУ можна розділити на:
• локальні;
• багаторівневі;
• розподілені.
За обслуговуються предметних областях автоматизовані інформаційні технології поділяються на технології:
• бухгалтерського обліку;
• банківської діяльності;
• податкової діяльності;
• страхової діяльності і т. д.
Під багаторівневих і розподілених АІТУ однаково успішно можуть бути вирішені як проблеми оперативної роботи з інформацією, так і проблеми аналізу економічних ситуацій при виробленні і прийнятті управлінських рішень. Потреба в аналітичній роботі при переході до ринку, в умовах утворення нових організаційних структур, що функціонують на основі різних форм власності, незмірно зростає. Це завдання вирішується шляхом вдосконалення інтегрованої обробки інформації, коли нова інформаційна технологія починає включати в роботу бази знань (22, 28, 31).
У зв'язку з бурхливим розвитком телекомунікаційного сервісу та можливістю доступу до віддалених інформаційних ресурсів всіх країн і континентів відбулося зміщення акцентів у формулюванні критеріїв ефективності автоматизованих систем і технологій. Якщо в умовах адміністративно-командної системи основний упор робився на виявлення витрат на машинну обробку інформації, то в даний час актуальні насамперед:
• оперативне прийняття рішень;
• ступінь адекватності аналітичних даних реальним процесам;
• можливість використання економіко-математичних методів і моделей для аналізу конкретних фінансово-виробничих ситуацій.
Така постановка питань привносить в практику підприємництва та господарювання науково-дослідний аспект, вимагає нових науково-обгрунтованих рішень, підходів і кваліфікованих кадрів.
Зарубіжні фахівці виділяють п'ять основних тенденцій розвитку інформаційних технологій управління:
• до зміни характеристик інформаційного продукту, який дедалі більше перетворюється на гібрид між результатом розрахунково-аналітичної роботи і специфічною послугою, предоставляемойиндивидуальному користувачеві персонального комп'ютера;
• до паралельного взаємодії логічних АІТУ, поєднанню всіх типів інформації (тексту, графіки, цифр, звуків) з орієнтацією на одночасне сприйняття людиною за допомогою органів чуття;
• до ліквідації всіх проміжних ланок на шляху від джерела інформації до її споживача (наприклад, стає можливим безпосереднє спілкування автора й читача, продавця і покупця, співака і слухача, вчених між собою, викладача і студента, фахівців через систему відеоконференцій, електронну пошту і т . п.);
• до глобалізації інформаційних технологій в результаті використання супутникового зв'язку та всесвітньої мережі Internet, завдяки чому люди зможуть спілкуватися між собою і з загальною базою даних, перебуваючи в будь-якій точці планети (ведуча тенденція);
• до конвергенції, що розглядається як остання риса сучасного процесу розвитку АІТУ, яка полягає в стиранні відмінностей між сферами матеріального виробництва та інформаційного бізнесу, в максимальній диверсифікації діяльності фірм, взаємопроникненні різних галузей промисловості, фінансового сектора і сфери послуг (22, 32).
Таким чином, нові інформаційні технології пов'язані з інформаційним забезпеченням процесу управління в режимі реального часу. Нова інформаційна технологія - це технологія, яка грунтується на застосуванні комп'ютерів, активній участі користувачів в інформаційному процесі, високому рівні дружнього користувальницького інтерфейсу, широкому застосуванні пакетів прикладних програм загального і проблемного напрямку, використання режиму реального часу і доступу користувача до віддалених баз даних і програм завдяки обчислювальним мережам ЕОМ. Автоматизовані інформаційні технології класифікуються: за ступенем охоплення завдань управління; по класу реалізованих технологічних операцій АІТУ; за типом користувальницького інтерфейсу; за способом побудови мережі АІТУ; по обслуговується предметних областях.
1.2 Характеристика сучасних інформаційних технологій та стратегії їх використання
«Інформаційне забезпечення управління» - багатогранне поняття. Під терміном «інформаційне забезпечення» розуміється, по-перше, органічно взаємопов'язана сукупність елементів, взаємодія яких організовано належним чином у єдину технологію, що реалізує правила та методологічні принципи ефективного перетворення інформації відповідно до потреб управління. По-друге, це відомості, знання, що надаються споживачеві в ході робіт по задоволенню його інформаційних потреб, і відповідним чином оброблена інформація. По-третє, це одна зі складових сучасних автоматизованих систем, що розглядається поряд з технічним, програмним і іншими видами забезпечення. Крім того, це складний динамічний комплексний процес, що забезпечує задоволення інформаційних потреб управлінців і виконує функції раціоналізації діяльності апарату управління, тобто процес надання інформації окремим особам або групам - інформаційними потребами.
Таким чином, сенс інформаційного забезпечення полягає в органічному поєднанні наукових знань, наукової методології та методики з новітніми технічними засобами у всіх проявах інформаційної роботи (13, 25).
У автоматичних системах інформаційний процес може бути реалізований без участі людини. Проте в автоматизованих системах обов'язковим співвиконавцем інформаційного процесу є людина.
Інформаційна технологія являє собою систему методів і засобів реалізації інформаційних процесів, а також способів використання цих коштів. Так, наприклад, сучасна інформаційна технологія, орієнтована на процес стиснення інформації, пропонує:
· Систему різних методів вирішення цієї задачі (методи незворотного стиснення, які найчастіше застосовуються до звуку або до зображення, або велика кількість методів оборотного стиску, використовуваного для стиснення текстів, і конкретизується у вигляді статистичних або словникових методів);
· Сучасні програми-архіватори, що реалізують той або інший метод стиснення (наприклад, WinZip і WinRar, реалізують статистичні методи стиснення);
· Способи роботи з програмами-архіваторами, що пропонують зручний інтерфейс, безліч сервісних функцій.
Інформаційна технологія повинна бути орієнтована на зниження трудомісткості процесів використання інформаційного ресурсу, а також підвищення їх надійності та оперативності. В організаційних системах застосовують автоматизовані інформаційні технології, тобто людино-машинні технології. З усіх видів людино-машинних технологій інформаційні технології сфери управління пред'являє найвищі вимоги до «людського чинника», надаючи принциповий вплив на кваліфікацію працівника, зміст його праці, фізичну і розумову навантаження, професійні перспективи та рівень соціальних відносин (13, 26, 27) .
Інформаційні технології численні і різноманітні. У літературі можна зустріти різні типологічні ознаки, що дозволяють упорядкувати цю безліч. Серед них: по обслуговується предметних областях (бухгалтерський облік, банківська, податкова, страхова діяльність тощо), за ступенем охоплення завдань управління (експертна підтримка, підтримка прийняття рішень, електронна обробка даних тощо), по орієнтації на вигляд оброблюваної інформації ( текстова, графічна, мультимедійна і ін) та інші. Найбільш поширеною є типологія інформаційних технологій відповідно до відмінністю інформаційних процесів. При цьому розрізняють такі типи технологій:
· Збору інформації;
· Передачі інформації;
· Накопичення інформації;
· Обробки інформації;
· Зберігання інформації;
· Подання інформації; використання інформації.
Опис кожного типу інформаційної технології базується на більш широкій і детальної системі аналізу їх характеристик.
Конкретна інформаційна технологія для своєї реалізації передбачає наявність:
· Комплексу відповідних технічних засобів, що реалізують сам інформаційний процес;
· Системи засобів управління технічним комплексом (для обчислювальної техніки це програмні засоби);
· Організаційно-методичного забезпечення, що погоджує реалізацію всіх дій технічних засобів та персоналу в єдиний технологічний процес відповідно до призначення конкретного інформаційного процесу в рамках забезпечення певної функції управлінської діяльності.
Таким чином, управлінська діяльність заснована на реалізації всіх перерахованих видів інформаційних технологій у відповідності з послідовністю і змістом окремих етапів процесу прийняття рішень. Тому сучасні інформаційні технології забезпечення управлінської діяльності засновані на комплексному використанні різних видів інформаційних процесів на базі єдиного технічного комплексу, основою якого є засоби комп'ютерної техніки (13 С. 26-27).
Стратегії використання сучасних інформаційних технологій в управлінській діяльності
Існує два підходи до совершенствован6ію документаційного забезпечення управлінської діяльності на основі сучасних інформаційних технологій:
1. вдосконалення виконання окремих видів робіт шляхом застосування універсальних інформаційних технологій. Такий підхід простіше в реалізації. Він може бути реалізований як на конкретному комп'ютері, так і рамках локальної мережі. Він орієнтується на існуючу структуру підприємства, пов'язаний з мінімальним ступенем ризику, дає можливість відразу оцінити ефект впровадження нових інформаційних технологій. Він виправданий в малих і середніх за розміром організаціях, фірмах, при відсутності можливості і необхідності комплексного підходу до вирішення проблеми, а також у фірмах, де специфіка основної діяльності та її діловодство не дають можливості ефективно використовувати типові рішення. Нестабільність ситуації в суспільстві змушує малі та середні організації «жити сьогоднішнім днем» і вибирати саме цю стратегію використання сучасних інформаційних технологій у своїй системі управління;
2. комплексне впровадження інформаційних технологій в усі сфери документаційного забезпечення управління. Цей підхід дозволяє створити єдиний інформаційний простір в організації. Для його реалізації використовують спеціалізовані комплексні інформаційні технології. Він є найбільш ефективним способом вирішення проблеми в цілому, однак вимагає наявності великих ресурсів (фінансових, людських і інших), модернізації організаційної структури організації, тривалого часового періоду реалізації. Така стратегія характерна для великих організацій. Така стратегія характерна для великих організацій.
Таким чином, кожна організація, установа, фірма проходить свій власний шлях з метою вдосконалення документаційного забезпечення управління на базі впровадження нових інформаційних технологій. Для дрібних і середніх підприємств доцільний перший підхід. Він є в даний час найбільш поширеним. У великих організаціях із стійкими бізнес-процесами ефективніше комплексне впровадження інформаційних технологій (13 С. 25-26).

Глава II. Нові інформаційні технології на підприємстві ВАТ «Модель» міста Ханти-Мансійська
2.1 Характеристика підприємства ВАТ «Модель»
Відкрите акціонерне товариство ВАТ «Модель» виникла в 1979 році в місті Ханти-Мансійську. Акціонерна форма господарювання забезпечує унікальну форму реалізації колективної власності, об'єднуючи на єдиної правовій основі всіх учасників і створюючи зацікавленість у кінцевих результатах роботи. ВАТ «Модель» випускає широкий асортимент тканин: сорочечні, міжсезонні, декоративні, портьєрні, меблеві, автомобільні, декоративний велюр. Відповідно до випускається асортиментом переробляються віскозне волокно, поліефірні та капронові нитки, віскозна сумішева і нітроновая пряжа, лавсановим, віскозне і поліпропіленове волокно. На засіданнях ради директорів розглядаються питання щодо визначення пріоритетних напрямів діяльності товариства. До нормативно-правових документів товариства відносяться: Федеральний закон «Про акціонерні товариства», статут ВАТ «Модель», реєстр акціонерів ВАТ «Модель».
Процес реорганізації та переходу в більш досконалу форму господарювання потребує чіткого документаційного забезпечення. Документування діяльності акціонерних товариств в умовах конкурсного виробництва набуває особливого значення. В умовах конкурсного виробництва відповідальність за організацію документування і роботу з документами покладається на конкурсного керуючого. Склад документаційною бази визначається компетенцією ВАТ «Модель», колом управлінських функцій, порядком вирішення питань. Основна відмінність документування в умовах конкурсного виробництва полягає в тому, що документи у ВАТ «Модель» набувають юридичну силу тільки після підписання або затвердження конкурсним керуючим.
2.2 Використання інформаційних технологій у бухгалтерії ВАТ «Модель»
Найважливішою функцією бухгалтерії ВАТ «Модель» є облік товароматеріальних і грошових коштів. Від налагодженої, чіткої роботи бухгалтерії залежить робота всього підприємства. Основним видом бухгалтерських робіт на таких підприємствах є оформлення документів під час вступу товароматеріальних цінностей на підприємство, товарооборот всередині підприємства, відпустці готового продукту замовникам, рух грошових коштів.
До цих документів відносяться:
- Договір;
- Прибуткова накладна;
- Видаткова накладна;
- Забірний лист;
- Вимога-накладна та ін
Ведення бухгалтерського обліку здійснюється у відповідності з нормативними документами, що мають різний статус. Одні з них обов'язкові до застосування (Закон "Про бухгалтерський облік", положення з бухгалтерського обліку), інші носять рекомендаційний характер (План рахунків, методичні вказівки, коментарі).
У залежності від призначення і статусу нормативні документи представлені у вигляді такої системи:
1-й рівень - законодавчий: Закон "Про бухгалтерський облік" та інші закони;
2-й рівень: стандарти (положення) з бухгалтерського обліку та звітності;
3-й рівень: методичні рекомендації (вказівки), інструкції, коментарі, листи Мінфіну РФ та інших відомств;
4-й рівень: робочі документи з бухгалтерського обліку самого підприємства.
Бухгалтери повинні знати перераховані вище нормативні документи, щоб здійснювати чіткий контроль руху товарно цінностей, вести правильно бухгалтерську документацію і правильно оформляти податкові документи. Особливо важливе дотримання правил ведення бухгалтерської звітності при автоматизації роботи бухгалтера з оформлення бухгалтерських документів. Важливо, щоб автоматизоване робоче місце (АРМ) не тільки прискорювало процес складання документів, але й допомагало бухгалтеру правильно оформляти документацію.
Облікова документація - поки основний носій економічної інформації на підприємствах громадського харчування. Від того, який обсяг інформації, наскільки форми документів відповідають вимогам подальшої обробки, багато в чому залежить рівень організації всієї облікової роботи. Форми документів, що використовуються для відображення операцій по товарообігу та виконання виробничої програми, організація раціонального документообігу в значній мірі впливають на достовірність облікових даних, можливість встановлення відповідальності окремих посадових осіб за виконання кожної операції. Все це дозволяє здійснювати як попередній та поточний, так і наступний контроль діяльності підприємства, повністю і своєчасно відображати здійснюються операції.
Аналіз руху документів бухгалтерії ВАТ «Модель» можна зобразити схемою (Додаток 1).
Основними для підприємства є операції, що стосуються виробництва та реалізації матеріалів. Контроль товарів, виготовлення і реалізації продукції базується на первинній документації. Дослідження її стану на підприємствах показує, що ця документація та статистична звітність далеко не завжди відповідають вимогам сьогоднішнього дня. Різноманітні за формою, але однакові за змістом документи, що передбачають облік товарообігу і операцій на виробництві, не пристосовані в багатьох випадках до механізованої обробки. Це знижує ефективність застосування техніки, що негативно позначається на контрольно-аналітичних функціях обліку, ускладнює документообіг.
Недостатня увага приділяється уніфікації і стандартизації первинних документів. Найбільш поширені їх види, наприклад рахунок-фактура, накладна, не уніфіковані. Кожен постачальник, як правило, застосовує свої форми таких документів, не враховуючи те, як вони будуть використані надалі. У більшості випадків первинна документація заповнюється вручну.
Ще одним негативним моментом бухгалтерського обліку товарообігу і процесів виробництва на підприємствах є його недостатня оперативність. Для її усунення необхідно автоматизувати роботу бухгалтера, але для цього на початковому етапі треба привести однорідні документи до певної форми.
Впровадження засобів автоматизації для роботи головного бухгалтера дозволить скоротити витрати часу на обробку, створення, виправлення бухгалтерської документації, що, у свою чергу, має привести до покращення якості документаційного забезпечення роботи бухгалтерії.
Автоматизована система бухгалтерія підприємства призначена для складання та оформлення документації при надходженні матеріалів; документів, що підтверджують товарообіг і відпуск готової продукції; реєстрації документів, зберігання даних, що мають найбільше значення для підприємства, зберігання документів на машинному носії.
Пропонована база даних системи управління документообігу (СУД) складається з двох частин:
- Внемашинной;
- Внутримашинной.
Внемашинная БД необхідна для організації роботи та підтримування фондів інформації, не зберігається на машинному носії, але необхідної для роботи даної системи. Внемашинная БД знаходиться в постійній взаємодії з автоматизованими функціями СУД. При описі внемашинной БД задається послідовність процедур по маршруту руху документа або групи документів з передачі їх на АРМ СУД для використання в процесі управління. Внемашинная БД становлять самі різні документи, які підлягають обов'язковій реєстрації у внутримашинной БД. До таких документів відносяться: рахунки-фактури, сертифікати якості, довідки, тобто супровідна документація, що підтверджує якість сировини. Документи, що формуються системою, також повинні друкуватися в потрібній кількості примірників і передаватися виконавцям. Внемашинная БД містить нормативні документи, що регламентують діяльність бухгалтерії підприємства. Організацією внемашинной БД займається бухгалтер. Бухгалтер зобов'язаний належним чином зберігати документи на паперових носіях, роздруковувати необхідні документи і передавати ці документи виконавцям.
Внутрімашінная БД створюється і підтримується за допомогою комп'ютерних СУБД і являє собою сукупність спеціальним способом структурованих і форматованих файлів даних, що зберігаються на машинних носіях інформації. Однією з найбільш поширених для управління БД на рівні малого підприємства є СУБД Access для Windows. Дані з цієї системи за допомогою стандартних засобів Access легко передаються в інші програми, що входять до складу MS Office: Word, Excel, що забезпечує можливість передачі даних в інші інформаційні системи. Внутрімашінная БД Бухгалтерії підприємства, mdb "розроблена засобами Access 2000. Підтримкою роботи БД займається адміністратор бази даних (АБД). Робота АБД полягає у створенні самої БД і технологічному контролі, необхідному для здійснення рішень головного бухгалтера, який приймає рішення про те, які дані зберігати в БД. Кінцевим користувачем БД є головний бухгалтер, який працює з БД безпосередньо через робочу станцію. На посаду АБД необхідно прийняти програміста.
Внутрімашінная інформаційна база розташовується на жорсткому диску комп'ютера, а резервні копії - на жорсткому диску або гнучких дисках.
При створенні та функціонуванні внутримашинной БД загальні обмеження цілісності контролюються засобами СУБД MS Access, у системі присутні приватні обмеження цілісності, за допомогою яких здійснюється контроль деяких параметрів. Система забезпечує контроль наступних параметрів:
- Поставка не повинна бути менше 10 кг;
- Дата для прибуткової накладної може вводитися лише поточна;
- Дата для видаткової накладної може вводитися лише поточна.
База даних бухгалтерії підприємства включає в себе наступні об'єкти:
- Головну кнопкову форму, яка дозволяє працювати з формами, звітами та здійснювати вихід з програми;
- Таблиці, які призначені для зберігання записів;
- Форми, призначені для внесення нових записів у таблиці;
- Запити, призначені для об'єднання даних з таблиць;
- Звіти, які призначені для перегляду і виводу оформлених документів на друк (Додаток 1).
З її допомогою користувач може працювати або з формами, або зі звітами. Якщо необхідно внести будь-які дані, треба клацнути по кнопці "Работа з формами", після чого з'являться назви форм, з яких користувач повинен вибрати потрібну йому в даний момент форму (Додаток 2).
Для того щоб внести нові дані в таблицю "прибуткова накладна", треба відкрити форму "Приходная накладна 1" і заповнити всі поля, при цьому № прибуткової накладної присвоюється бухгалтером на основі існуючої нумерації, Форма має поле "№ патенту", це необхідно, щоб зробити посилання на постачальника, так як кожна прибуткова накладна оформлюється на кожну конкретну поставку цього постачальника. Це поле являє собою поле зі списком з номерами всіх патентів і відповідними цими номерами назвами постачальників.
Для того щоб скласти документ "Приходная накладна, треба відкрити кнопкову форму" Приходная накладная ". Поля № складу та № сировини представляють собою поля зі списком з відповідними цими номерами найменуваннями сировини. Номер прибуткової накладної також представляє собою поле зі списком. У цьому списку вказані номери прибуткових накладних та дати, на які ці накладні були складені? Дата відповідного номера повинна збігатися з датою, зазначеної в полі "дата прибуткової накладної".
Для того щоб оформити документ "Видаткова накладна", заповнюємо всі поля форми "Видаткова накладна". Поля № сировини і № складу представляють собою поля зі списком. У цьому списку вказані номери та відповідні цими номерами найменування. Поле № вимоги-накладної також для зручності користувача представлено полем зі списком. У списку зазначено номери всіх складених вимог-накладних та дати, відповідні днях складання накладних.
Для того щоб оформити документ "Вимога-накладна", потрібно заповнити всі поля форми "Вимога-накладна". Щоб допомогти користувачеві правильно вказати номер вимоги-накладної, це поле оформлено полем зі списком. До списку входять номер вимог і дати, коли були створені ці вимоги. Якщо підвести курсор до цього поля, то з'явиться підказка "Введіть N;: вимоги-накладної, дата якого відповідає даті, зазначеній у полі дата вимоги-накладної". Також для зручності користувача поля № сировини, код цеху представлені у формі полів зі списком з номерами і відповідні цими номерами найменуваннями сировини і цехами.
Для того щоб скласти новий договір, потрібно заповнити форму "Договір". При цьому полі № замовника представлено полем зі списком з номерами замовників і відповідним цими номерами назвами замовників.
Щоб оформити документ "Заборний лист", потрібно заповнити форму "Заборний лист". Поле № договору представляє собою поле зі списком з номерами договору і зазначенням у цьому договорі дати поставки. При заповненні цього поля з'являється підказка "Введіть № договору, дата поставки якого збігається з датою забірного листа". Поле № готового продукту також представлено полем зі списком. У список для зручності користувача внесені всі номери готового продукту і відповідні цими номерами назви готового продукту.
Після внесення даних у форму користувач може переглянути й, якщо необхідно, роздрукувати потрібний документ. Для цього в головній кнопковій формі потрібно вибрати кнопку "Робота зі звітами".
Таким чином, впровадження автоматизованої системи на підприємстві «Модель» допоможе виконувати найбільш трудомісткі і потребують підвищеної уваги операції з мінімальними зусиллями, спричинить за собою збільшення оперативності обробки та отримання інформації, зростання продуктивності праці. Тепер для оформлення документації бухгалтеру потрібно кілька хвилин, тоді як раніше на це йшли години і дні. Автоматизована система гарантує збереження і захист даних від несанкціонованого доступу.

Висновок
Отже, підводячи підсумки в курсовій роботі потрібно зазначити, що інформаційна технологія це сукупність методів і засобів цілеспрямованого зміни будь-яких властивостей інформації. Інформаційна технологія сфери управління пред'являє найвищі вимоги до «людського чинника», надаючи принциповий вплив на кваліфікацію працівника. Інформаційна технологія є важливою складовою процесу використання інформаційних ресурсів.
Автоматизована інформаційна технологія управління - Система методів і способів збору, накопичення, зберігання, пошуку, обробки та захисту управлінської інформації на основі застосування розвиненого програмного забезпечення, засобів обчислювальної техніки і зв'язку, а також способів, за допомогою яких ця інформація надається користувачам.
Нові інформаційні технології пов'язані з інформаційним забезпеченням процесу управління в режимі реального часу. Нова інформаційна технологія - це технологія, яка грунтується на застосуванні комп'ютерів, активній участі користувачів в інформаційному процесі, високому рівні дружнього користувальницького інтерфейсу, широкому застосуванні пакетів прикладних програм загального і проблемного напрямку, використання режиму реального часу і доступу користувача до віддалених баз даних і програм завдяки обчислювальним мережам ЕОМ. Автоматизовані інформаційні технології класифікуються: за ступенем охоплення завдань управління; по класу реалізованих технологічних операцій АІТУ; за типом користувальницького інтерфейсу; за способом побудови мережі АІТУ; по обслуговується предметних областях.
Інформаційне забезпечення управління - це складний динамічний комплексний процес, що забезпечує задоволення інформаційних потреб управлінців і виконує функції раціоналізації діяльності апарату управління, тобто процес надання інформації окремим особам або групам - інформаційними потребами. Сенс інформаційного забезпечення полягає в органічному поєднанні наукових знань, наукової методології та методики з новітніми технічними засобами у всіх проявах інформаційної роботи.
Сучасні інформаційні технології забезпечення управлінської діяльності засновані на комплексному використанні різних видів інформаційних процесів на базі єдиного технічного комплексу, основою якого є засоби комп'ютерної техніки.
Існує два підходи до совершенствован6ію документаційного забезпечення управлінської діяльності на основі сучасних інформаційних технологій:
1. вдосконалення виконання окремих видів робіт шляхом застосування універсальних інформаційних технологій.
2. комплексне впровадження інформаційних технологій в усі сфери документаційного забезпечення управління.
Кожна організація, установа, фірма проходить свій власний шлях з метою вдосконалення документаційного забезпечення управління на базі впровадження нових інформаційних технологій. Для дрібних і середніх підприємств доцільний перший підхід. Він є в даний час найбільш поширеним. У великих організаціях із стійкими бізнес-процесами ефективніше комплексне впровадження інформаційних технологій
Акціонерна форма господарювання забезпечує унікальну форму реалізації колективної власності, об'єднуючи на єдиної правовій основі всіх учасників і створюючи зацікавленість у кінцевих результатах роботи. ВАТ «Модель» випускає широкий асортимент тканин: сорочечні, міжсезонні, декоративні, портьєрні, меблеві, автомобільні, декоративний велюр.
Найважливішою функцією бухгалтерії ВАТ «Модель» є облік товароматеріальних і грошових коштів. Від налагодженої, чіткої роботи бухгалтерії залежить робота всього підприємства.
Впровадження автоматизованої системи 1С: Підприємство на підприємстві «Модель» допоможе виконувати найбільш трудомісткі і потребують підвищеної уваги операції з мінімальними зусиллями, спричинить за собою збільшення оперативності обробки та отримання інформації, зростання продуктивності праці. Тепер для оформлення документації бухгалтеру потрібно кілька хвилин, тоді як раніше на це йшли години і дні. Автоматизована система гарантує збереження і захист даних від несанкціонованого доступу.

Список використаних джерел та літератури
1. Багріновскій, К.А. Нові інформаційні технології / К.А. Багріновскій, Є.Ю. Хрустальов. - М.: ЕКО, 1996. - 229 с.
2. Баронів, В.В. Інформаційні технології та управління підприємством / В.В. Баронів, Г.Н., Калянов, Ю.М. Попов и др. - М.: Компанія Аїті, 2004. - 328 с.
3. Ватоліна М.В. Організація роботи з документами / Серія «Вища освіта». - Ростов н / Д: Фенікс, 2004. - 320 с.
4. Вендров, А.М. Проектування програмного забезпечення економічних інформаційних систем / А.М. Вендров. - М., 2000. - 125 с.
5. Гохберг, Г.С. Інформаційні технології: навч. для середовищ. проф. образ. / Г.С. Гохберг, А.В. Зафіевскій, А.А. Короткін. - М.: Видавничий центр «Академія», 2004. - 208 с.
6. Дьомушкін, А.С. Нова термінологія в інформаційних технологіях / А.С. Дьомушкін / / Діловодство. - № 2. - 2001. - C. 41-48.
7. Зайцев, Н.Г. Принципи інформаційного забезпечення в системах переробки інформації і управління / Н.Г. Зайцев. - Київ, 1976. - 182 с.
8. Захарова, І.Г. Інформаційні технології в освіті: навч. посібник для студ. вищ. навч. зав. / І.Г. Захарова. - 3-е видання стер. - М.: Видавничий центр «Академія», 2007. - 192 с.
9. Ібрагімов, І.М. Інформаційні технології та засоби дистанційного навчання: навч. посібник для студ. вищ. навч. зав. / І.М. Ібрагімов; під ред. О.М. Ковшова. - М.:. Видавничий центр «Академія», 2005. - 336 с.
10. Кромберг, А.І. Інформаційне забезпечення управлінської діяльності / А. І. Кромберг / / Нар.образ. - 1999. - 65 с.
11. Кудряев, В.А. Організація роботи з документами: навч. / Під ред. проф. В.А. Кудряева. - М.: інфа-М, 2002. - 592 с.
12. Макарова, Н.В. Інформатика: навч. / Н.В. Макарова, Л.А. Матвєєва, В.Л. Відстань. - М.: Фінанси і статистика, 1997. - 383 с.
13. Максимович, Г.Ю., Берестова, В. Автоматизація інформаційного забезпечення управління / / Секретарська справа. - 2003. - № 11. - С. 25-27
14. Максимович, Г.Ю., Берестова, В.І. Сучасні універсальні інформаційні технології - основа удосконалення документаційного забезпечення управління / / Секретарська справа. - 2005. - № 2 - С. 23-27.
15. Могильов, А.В. Інформатика: навч. посібник для студ. вищ. пед. навч. закладів / О.В. Могильов, Є.К. Хеннер, Н.І. Пак; під ред. А.В. Могильова. - М.: Изд. Центр «Академія», 2006. - 336 с.
16. Пшенкой А.В. Діловодство: документаційне забезпечення роботи офісу: навч. посібник для студ. учр. середовищ. проф. образ. / О.В. Пшенкой. - М.: Майстерність, 2000. - 176 с.
17. Семенов, М.І. Інформатизованого інформаційні технології в економіці: навч. / М. І. Семенов, І.Т. Трубілін, В.І. Лойко, Г.П. Барановська; під заг. ред. І.Т. Трубілін. - М.: Фінанси і статистика, 2000. - 416 с.
18. Симонович, С.В. Інформатика. Базовий курс / за ред. С.В. Симоновича. - 2-е вид. - СПб.: Пітер, 2003. - 640 с.
19. Титоренко, Г.А. Автоматизовані інформаційні технології в економіці: навч. / Під ред. Г.А. Титоренко. - М.: Юніті, 2006. - 399 с.
20. Титоренко, Г.А. Інформаційні технології управління: уч. посібник для вузів / під ред. Г. А. Титоренко. - 2-е вид., Доп. - М.: Юніта-Дана, 2005. - 439 с.
21. Хомоненко А.Д. Основи сучасних комп'ютерних технологій: навч. / Під ред. проф. А.Д. Хомоненко. - СПб: КОРОНА принт, 2005. - 672 с.
22. Черкасова, Ю.М. Інформаційні технології управління: навч. посібник / під ред. Ю.М. Черкасова. - М.: інфа-М, 2001. - 216 с.

Додаток
Схема потоків даних бухгалтерії ВАТ «Модель»


Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Менеджмент і трудові відносини | Курсова
99.6кб. | скачати


Схожі роботи:
Інформаційні технології в управлінні 2
Інформаційні технології в управлінні
Нові інформаційні системи і технології
Інформаційні технології в управлінні в АПК
Інформаційні технології використовуються в управлінні
Інформаційні технології в антикризовому управлінні
Сучасні інформаційні технології в управлінні готелем
Сучасні інформаційні технології в управлінні готелем
Інформаційні технології в державному муніципальному управлінні
© Усі права захищені
написати до нас