Місце і значення офіс менеджера в структурі управління сучасного підприємства

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

МІСЦЕ І ЗНАЧЕННЯ ОФІС - МЕНЕДЖЕРА В
СТРУКТУРІ УПРАВЛІННЯ
СУЧАСНОГО ПІДПРИЄМСТВА
Дипломна робота

Зміст
Список скорочень і умовних позначень ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
Введення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Глава 1. Професія - офіс-менеджер ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
1.1 Офіс-менеджмент як специфічний різновид
управлінської діяльності ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
1.2 Вітчизняні та зарубіжні освітні
програми вимог до підготовки офіс-менеджера ... ... .. ... ... ... ... ... ...
1.3 Документи, що регламентують діяльність офіс-менеджера ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
1.4 Кваліфікаційні вимоги до офіс-менеджера
і професійні якості ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ....
Глава 2. Аналіз діяльності офіс-менеджера і розробка рекомендацій щодо підвищення ефективності його діяльності в структурі (підприємства) ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
2.1 Компетенція офіс-менеджера ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ....
2.2 Адміністративний функціональний блок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ....
2.3 забезпечують функціональний блок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ....
2.4 Управління персоналом офісу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .....
2.5 Організація повсякденної роботи
офіс-менеджера ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

Висновок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Список використаних джерел ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ....
Додаток 1 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Введення
АКТУАЛЬНІСТЬ. У відповідності до змісту офісної діяльності і структурою підтримують її технологій можна виділити наступні категорії офісного персоналу:
• інженерно-технічний персонал;
• персонал інформаційного та документаційного забезпечення;
організаційний персонал.
Діяльність офісного інженерно-технічного персоналу спрямована на забезпечення ефективного функціонування технічних засобів офісних технологій, що і визначає його кваліфікаційний склад, що включає в себе інженерів і техніків з експлуатації відповідних видів устаткування.
Офісний персонал інформаційного та документаційного забезпечення займається реалізацією функцій інформаційної підтримки управлінської діяльності в рамках технологій збору, накопичення, реєстрації, передачі, зберігання, копіювання, упорядкування, пошуку, представлення, видачі і захисту даних. До його складу входять фахівці служб документаційного забезпечення управління, експедицій, канцелярій, спеціалізованих підрозділів розмноження, захисту та зберігання документів, а також працівники, що забезпечують функціонування автоматизованих інформаційних систем (адміністратори баз даних і систем, прикладні програмісти, оператори ЕОМ).
Офісний організаційний персонал забезпечує спільну діяльність всіх складових офісної діяльності та її координацію з забезпечуваними управлінськими функціями. У нього входять:
керівники структурних підрозділів офісу, в яких організовано роботу інженерно-технічного персоналу і працівни
ков інформаційного та документаційного забезпечення;
секретарі, помічники і референти керівництва управлінських структур;
• координатори офісної діяльності.
У реальних ситуаціях можливе поєднання функцій різних категорій офісного персоналу у діяльності конкретних працівників офісу. До недавнього часу такі співробітники, як правило, здійснювали координуючі функції додатково до своєї основної діяльності, що не завжди виправдано.
Для ефективної організації офісної роботи потрібні професійна підготовка та наявність відповідної посади з необхідними правами і обов'язками.
Практика останніх років реалізувала цю необхідність у вигляді посади офіс-менеджера.
НАУКОВА ПРОБЛЕМА. Відсутність узагальнених освітніх стандартів і вимог до спеціальності офіс-менеджера.
РОБОЧА ГІПОТЕЗА. Дана проблема може бути вирішена шляхом вивчення і аналізу програм підготовки та підвищення кваліфікації офіс-менеджера в різних освітніх організаціях оперативно відреагували на виникнення попиту на працівників зазначеної спеціальності, а також вивчення вимог роботодавців до професійної підготовки офіс-менеджера.
ОБ'ЄКТ ДОСЛІДЖЕННЯ: офіс-менеджера.
ПРЕДМЕТ ДОСЛІДЖЕННЯ: функції та завдання офіс-менеджера
МЕТА: сформувати уявлення про професійний вигляді офіс-менеджера та специфіки його роботи, вивчити зміст та основні напрямки повсякденній діяльності офіс-менеджера в умовах сучасного підприємства, включаючи питання управління персоналом.
ЗАВДАННЯ ДОСЛІДЖЕННЯ:
1. Виявити літературу з теми дослідження.
2. На основі аналізу літературних джерел вивчити завдання та функції офіс-менеджера, виявити основні вимоги до ділових та особистих якостей офіс-менеджера, а також основні види документів, що регламентують його роботу.
3. Проаналізувати діяльність (назва фірми) і виявити місце офіс-менеджера в організації роботи цієї фірми.
4. Розробити і запропонувати для впровадження посадову інструкцію офіс-менеджера.
МЕТОДИ ДОСЛІДЖЕННЯ:
- Метод роботи з документами;
- Метод аналізу інформації;
- Метод синтезу інформації;
-Метод опитування.
НАУКОВА НОВИЗНА: Виявлено роль офіс-менеджера в управлінні та організації роботи сучасного підприємства; розроблена посадова інструкція офіс-менеджера.
ПРАКТИЧНА ЗНАЧИМІСТЬ: Результати дослідження можуть бути використані в роботі офіс-менеджерів, а також студентами що навчаються за спеціальністю «Документознавство та ДОП», «Менеджмент організації», «Управління персоналом»; розроблена посадова інструкція може бути застосована в роботі офіс-менеджерів різних підприємств і організацій.
Глава 1. Професія - офіс-менеджер
1.1 Офіс-менеджмент як специфічна
різновид управлінської діяльності
Не все в точності уявляють собі, що таке офіс, менеджер і менеджмент, так як ці слова порівняно недавно увійшли в російську мову, тому почнемо з визначення понять. У перекладі з англійської слово «office» означає:
1) служба, місце, посаду, посаду;
2) знаходження при владі, на посту;
3) відомство (взагалі, і в т.ч. підприємство, організація, установа);
4) відділ, бюро, управління (як структурний елемент підприємства, що здійснює адміністративні функції);
5) контора, канцелярія;
6) службове приміщення, кабінет;
7) службовці;
8) обов'язок, борг, функція;
9) відомості;
10) нарешті, служба при будинку (при офісі).
Менеджмент (management) можна перевести не тільки як класичне «управління», «завідування», а й наступним чином:
1) правління, дирекція, адміністрація (як орган колегіального управління підприємством);
2) вміння справлятися з роботою;
3) дбайливе, чуйне ставлення до людей (в даному випадку - до персоналу).
Менеджер (manager) - це:
1) керуючий, завідувач, керівник, адміністратор, директор;
2) керуючий майном;
3) у деяких випадках - особа, уповноважена займатися організаційними питаннями, вести переговори і т.п.
Якщо слідувати викладеному вище те, офіс-менеджер (office-manager) - це професійний адміністратор, який здійснює керівництво діяльністю управлінського апарату підприємства (але не структурного підрозділу взагалі). Образно кажучи, офіс-менеджер - це «господар офісу», «начальник штабу», перший помічник керівника у вирішенні незліченної безлічі адміністративно-господарських питань діяльності підприємства (організації, установи). [6]
Офіс-менеджмент представляє собою один із видів управлінської діяльності. Головними відмінними рисами офіс-менеджменту є:
- Тісне поєднання і взаимопереплетение його функціональних складових (планування, організація, контроль, облік і т.д.);
- Безпосереднє (особисте) взаємодія офіс-менеджера зі значною кількістю персоналу, що виконує самі різні функції;
- Проміжне положення даного виду діяльності між стратегічним і тактичним менеджментом.
Офіс-менеджмент можна позначити як оперативне керівництво управлінським апаратом підприємства.
Вітчизняне трудове законодавство поки офіційно не визнала і, як наслідок, не закріпило юридично існування кваліфікаційної посадовий категорії «офіс-менеджер».
З іншого боку, відомо, що на зміну економічної ситуації, і зокрема появи нового товару, найшвидше реагує ринок. Статистика переконливо свідчить про те, що на сьогоднішній день офіс-менеджер входить до числа гостродефіцитних професій.
1.2 Вітчизняні та зарубіжні
освітні програми вимог до
підготовки офіс-менеджера
Посада офіс-менеджера відсутня в "Загальноросійському класифікаторі професій робітників, посад службовців і розрядів робіт", а також в "Кваліфікаційний довіднику керівників, спеціалістів та інших службовців". Однак за останні роки на ринку праці сформувався попит на офіс-менеджерів, накопичилася певна статистична інформація по необхідних характеристиках, яка знайшла узагальнене вираження в аналітичних оглядах організацій, що займаються пошуком і найманням працівників за запитами фірм і підприємств. [7]
Програми підготовки та підвищення кваліфікації
Освіта офіс-менеджера
У Росії (%)
За кордоном (%)
Вища технічна
25%
0%
Вища економічна
15%
20%
Психологічне або гуманітарна
6%
50%
Вища будь
49%
30%
Середня спеціальна
5%
0%
Не обмовляється
0%
0%
Знання іноземних мов
У Росії
За кордоном
Англійська розмовна
0%
0%
Англійська вільний
10%
60%
Англійська базовий
10%
0%
Німецький
10%
40%
Інші мови
5%
0%
Дві мови
5%
0%
Не обмовляється
60%
0%
Вік, років
У Росії
За кордоном
20 - 23
5%
0%
23 - 25
20%
0%
25 - 30
30 - 35
60%
70%
15%
25%
Інший
0%
5%
Пол
У Росії
За кордоном
Чоловік
20%
50%
Жінка
80%
50%
Інше
У Росії
За кордоном
Зовнішні дані
21%
0%
Прописка
14%
3%
Знання бухгалтерії
5%
0%
Діловодство
37%
0%
Підбір персоналу
4%
25%
Управління молодшим персоналом
5%
23%
Забезпечення роботи офісу
7%
26%
Організація семінарів, зустрічей
7%
23%
Подання про кваліфікаційні вимоги до офіс-менеджера дає аналіз програм підготовки та підвищення кваліфікації в різних освітніх організаціях, оперативно відреагували на виникнення попиту на працівників зазначеної спеціальності. Програми різняться обсягом підготовки, складом досліджуваних дисциплін, вимогами до вже наявної підготовці слухачів. При всій їх різноманітності вони досить повно характеризують необхідні для офіс-менеджера уявлення, знання та навички. Це ілюструє наступна приблизна курсова програма, в найбільшою мірою відображає зміст здійснюваної професійної підготовки офіс-менеджера. [7]
Орієнтовна курсова програма професійної підготовки офіс-менеджера
Назва розділу
програми
Зміст розділу програми
Сучасний офіс.
Службові обов'язки
офіс-менеджера
· Сучасний офіс, призначення та завдання роботи офісу;
· Види сучасних організацій і місце офіс-менеджера в них;
· Особисті якості офіс-менеджера;
· Сучасні принципи управління;
· Функції менеджменту "планування";
· Методи стратегічного і тактичного планування;
· Функції менеджменту "контроль";
· Цілі, способи, ознаки та наслідки контрольних заходів
Організація, технологія і психологія управління персоналом офісу
· Функції менеджменту "організація";
· Види, переваги і недоліки організаційних структур;
· Побудова організаційної структури офісу;
· Функції (основні напрями діяльності) офіс-менеджера;
· Зонування офісу;
· Функція менеджменту "управління";
· Норма керованості;
· Сфера діяльності і види відповідальності співробітників офісу;
· Делегування повноважень і відповідальності;
· Етика ділових взаємовідносин в робочій групі
Супровід
персоналу офісу:
кадрове планування,
підбір, розстановка і супровід персоналу
· Визначення потреби в персоналі, кадрове планування;
· Штатний розклад та інші організаційні документи;
· Розробка вимог до персоналу, посадові інструкції;
· Методика пошуку, набору та відбору персоналу;
· Визначення психотипів;
· Облік особистісних характеристик при підборі і розстановці кадрів;
· Завдання та способи адаптації, орієнтації та соціалізації співробітників;
· Навчання персоналу;
· Управління кар'єрою персоналу
Мотивація персоналу.
Управління конфліктами
· Функція менеджменту "мотивація";
· Структура мотиваційного процесу;
· Класифікація потреб;
· Класифікація стимулів;
· Мотиваційні методи та мотиваційні стратегії;
· Потреби, які мотивують керівника;
· Типи менеджерів і їх місце в сучасному управлінському полі;
· Стилі взаємовідносин в робочій групі;
· Стадії розвитку групи і дії менеджера на кожній з них;
· Класифікація конфліктів;
· Реальні конфлікти, їх причини та способи вирішення та попередження;
· Нонреальние конфлікти; риси характеру, їх провокують, способи їх попередження;
· Стилі поведінки в конфліктній ситуації; вибір оптимального стилю;
· Стадії розвитку групи і дії менеджера на кожній з них;
· Ознаки освіти і способи деструктуризації негативно орієнтованої групи
Документаційне
забезпечення управління.
Основи діловодства
· Цілі, завдання та основні принципи організації діловодства;
· Роль офіс-менеджера в організації роботи з документами у фірмі;
· Класифікація документів;
· Загальні вимоги до оформлення документів, реквізити документів, бланки документів;
· ГОСТ Р 6.30-2003
Оформлення документів.
Організація документообігу в фірмі
· Особливості складання, різновиди і структура тексту деяких видів документів: доповідна записка, наказ, протокол, акт, службовий лист;
· Основні принципи організації документообігу у фірмі;
· Номенклатура справ;
· Реєстрація документів;
· Контроль виконання документів;
· Організація поточного та архівного зберігання документів;
· Ефективність документообігу;
· Конфіденційне діловодство
Господарська робота
офіс-менеджера
· Організація постачання офісу;
· Аналіз пропозиції, структура ціни товару, система знижок;
· Організація системи зберігання, обліку і видачі предметів і засобів праці;
· Повна матеріальна відповідальність, передача товароматеріальних цінностей від однієї матеріально відповідальної особи іншій;
· Інвентаризація господарства офісу;
· Матеріально-технічне забезпечення переговорів і презентацій;
· Участь офіс-менеджерів у цих заходах
Практика договірної
роботи
офіс-менеджера
· Поняття договору, види договорів, що укладаються за участю офіс-менеджера;
· Форма договору на прикладі договору купівлі - продажу;
· Документальне підтвердження виконання договірних зобов'язань;
· Види відповідальності за невиконання зобов'язань, поняття і види угод;
· Обов'язкова письмова форма угод - мета і способи: довіреність - накладна, гарантійний лист;
· Договір і угода;
· Договір поставки і договір купівлі-продажу, форма договору на прикладі договору купівлі-продажу;
· Преамбули договору, істотні умови договору, момент переходу права власності на товар від продавця до покупця;
· Момент виконання стороною договірних зобов'язань
· Способи примусового виконання договорів;
· Наслідки недійсності договорів;
· Види відповідальності за невиконання зобов'язань: відшкодування шкоди, виплата неустойки, форми та різновиди неустойки;
· Форс-мажор: поняття, механізм дії, наслідки виникнення форс-мажорних обставин для всіх контрагентів.
Основи бухгалтерських
знань для
офіс-менеджера
· Методи бухобліку;
· Порядок отримання товарно цінностей;
· Правила оформлення і методика перевірки довіреності;
· Грошові кошти на розрахунковому рахунку; безготівкові платежі;
· Грошові кошти в касі, первинні касові операції, готівкові платежі;
· Грошові кошти на валютному рахунку;
· Документи, що супроводжують ці операції;
· Складання авансових звітів
Діловий етикет
· Спілкування і етика;
· Пріоритети етикету;
· Правила поведінки в офісі;
· Офісний стиль одягу;
· Вербальний етикет;
· Зустріч гостей і партнерів;
· Оформлення та використання візитних карток
Технічні оснащення
сучасного офісу
· Факс, автовідповідач, телефон;
· Ксерокс;
· Міні-АТС;
· Диктофон;
· Налаштування ПК;
· Операційні системи;
· Початок і завершення роботи з операційною системою Windows 2000/Me/XP;
· Робота з клавіатурою та маніпулятором «миша»
Організація зберігання
інформації.
Робота з офісними програмами та
Інтернетом
· Робочий стіл і його структура;
· Робота з меню і вікнами «Мій комп'ютер», «Провідник»;
· Відкриття папок і файлів, створення папок, перейменування папок і файлів, переміщення та копіювання папок і файлів, видалення файлів, відновлення файлів, пошук файлів;
· Запуск програм, огляд допоміжних програм;
· Операція з файлами і прикладними програмами;
· Створення ярликів і використання ярликів;
· Загальні відомості про інших програмах MS Office 2000;
· Огляд можливостей мультимедіа, використання довідкової системи;
· Виправлення помилок файлів структури (Scan Disk);
· Архівація файлів в операційній системі Windows, запуск програм в командному рядку;
· Боротьба з комп'ютерними вірусами і профілактика «зараження» ПК;
· Особливості системи Windows 2000/Me/XP;
· Організація спільного доступу до пристроїв і папок;
· Використання електронної пошти в локальній мережі (MS Exchange), прийом і відправка простих листів електронною поштою;
· Створення складних листів;
· Приєднання файлів до електронного листа

1.3 Документи, що регламентують
діяльність офіс-менеджера
Основні правові документи, що регламентують діяльність офіс-менеджера, це трудовий договір і посадова інструкція.
Як випливає зі змісту ст. 56 Трудового кодексу РФ, трудовий договір є угодою між працівником і роботодавцем. У відповідності з трудовим договором роботодавець і працівник беруть на себе низку зобов'язань. Зокрема роботодавець зобов'язується: [18]
а) надати працівникові роботу за обумовленою трудової функції;
б) забезпечити працівнику умови праці, передбачені нормативними правовими актами, що містять норми трудового права;
в) своєчасно і в повному обсязі виплачувати працівникові заробітну плату.
Працівник у свою чергу, зобов'язується:
а) виконувати певну угодою трудову функцію;
б) дотримуватися діючих в організації правила внутрішнього трудового розпорядку.
Див. Додаток 1.
Трудовий договір, як би ретельно він не був складений, не може відображати у всіх деталях питання компетенції (службової відповідальності) офіс-менеджера. Але функціональне призначення трудового договору полягає зовсім не в цьому. Для регламентації подібних питань існує інший документ - посадова інструкція, відповідно до якої офіс-менеджер і здійснює свою діяльність.
Порядок та правила підготовки посадової інструкції регламентуються положеннями Типової інструкції з діловодства та Методичних рекомендацій з уніфікації текстів управлінських документів.
Як випливає із змісту зазначених документів, у загальному випадку в інструкції викладається порядок здійснення будь-якої діяльності або порядок застосування положень нормативно-правових актів.
Відповідно, в посадовій інструкції офіс-менеджера викладається порядок здійснення ним повсякденному адміністративно-господарської діяльності. Цей документ застосовується як самостійний правовий акт, який підписується розробником, затверджується керівником підприємства (у формі грифа затвердження або шляхом видання розпорядчого документа про його затвердження) та має наступну структуру.
1. Загальні положення.
2. Функції працівника.
3. Обов'язки працівника.
4. Права працівника.
5. Взаємовідносини (зв'язки за посадою) працівника.
6. Відповідальність працівника.
7. Оцінка роботи.
Текст інструкції друкується на загальному бланку підприємства і викладається від третьої особи однини чи множини, переважно з використанням наступних конструкцій: «повинен», «слід», «необхідно», «забороняється», «не допускається». Заголовок до тексту посадової інструкції формулюється в родовому відмінку, наприклад: «(Посадова інструкція) офіс-менеджера - помічника керівника підприємства».
Наступний текст документа можна умовно розділити на констатуючу та основну частини. Констатуючому (вступної) частиною посадової інструкції зазвичай служить розділ «Загальні положення», в якому зазначаються підстави розробки, основне призначення документа, сфера його розповсюдження, відповідальність за порушення встановлених у ньому вимог і т.п.
Основний текст посадової інструкції служить для послідовного викладу порядку і правил здійснення офіс-менеджером своїх службових повноважень з урахуванням специфіки організаційного устрою та змісту діяльності підприємства, може ділитися на глави, пункти і підпункти. При цьому глави повинні мати назви і порядкову нумерацію римськими цифрами. У свою чергу, нумерація пунктів і підпунктів повинна проводитися арабськими цифрами.
Приблизний текст розробленої посадової інструкції
офіс-менеджера
1. Загальні положення
1.1. Офіс-менеджер є керівником апарату управління підприємства. Він є безпосереднім начальником для всіх працівників офісу.
1.2. Накази та розпорядження офіс-менеджера з організації повсякденної діяльності офісу є обов'язковими для виконання всіма його працівниками. Крім того, розпорядження офіс-менеджера від імені керівника (на виконання вказівок і рішень керівника) підприємства є обов'язковими для виконання іншими посадовими особами (структурними підрозділами) підприємства.
1.3. Офіс-менеджер підпорядковується безпосередньо керівнику підприємства.
1.4. Офіс-менеджер призначається на посаду і звільняється з посади наказом керівника підприємства на підставі рішення атестаційної комісії підприємства за поданням заступника начальника служби персоналу.
1.5. Офіс-менеджер відповідає
1.5.1. За роботу апарату управління підприємства, своєчасне і якісне виконання ним завдань за призначенням.
1.5.2. За виконавчу та трудову дисципліну підлеглих.
1.5.3. За збереження документів (відомостей), що містять державну і службову таємницю.
1.5.4. За забезпечення безпечних умов праці, підтримання порядку, виконання правил пожежної безпеки в приміщеннях офісу.
1.6. Кваліфікаційні вимоги: вища професійна освіта (за спеціальністю «менеджмент») або вищу професійну освіту і додаткова підготовка в області теорії і практики менеджменту, стаж роботи за фахом не менше двох років.
У практичній діяльності офіс-менеджер повинен керуватися
1.7.1. Постановами, розпорядженнями, наказами та ін федеральними та відомчими керівними документами, що регламентують діяльність апарату управління підприємства.
1.7.2. Нормативними актами, методичними рекомендаціями, безпосередньо встановлюють порядок виконання робіт в офісі.
1.7.3. Правилами внутрішнього трудового розпорядку.
1.7.4. Правилами охорони праці і техніки безпеки, забезпечення виробничої санітарії і протипожежного захисту.
1.7.5. Цією посадовою інструкцією.
1.7.6. Наказами і розпорядженнями керівника підприємства, а також інших посадових осіб підприємства.
1.8. Офіс-менеджер повинен знати
1.8.1. Законодавчі, нормативно-правові та нормативно-методичні акти з питань управління діяльністю підприємства.
1.8.2. Цілі, стратегію розвитку та бізнес-план (програму оргразвітія) підприємства.
1.8.3. Профіль, спеціалізацію, організаційну структуру підприємства, схему організаційної взаємодії апарату управління з посадовими особами та структурними підрозділами (у т.ч. філіями та представництвами) підприємства.
1.8.4. Менеджмент, в тому числі передовий вітчизняний та зарубіжний досвід в області офіс-менеджменту.
1.8.5. Завдання офісу по забезпеченню управління підприємством і діяльності керівника підприємства, можливості офісу щодо вирішення зазначених завдань.
1.8.6. Порядок і правила планування та звітності з питань діяльності офісу, вимоги до підготовки документів.
1.8.7. Норми часу і виробітку на основні операції і процеси, а також норми забезпечення офісної праці Канцпрінадлежності, обладнанням, оргтехнікою та витратними матеріалами до неї.
1.8.8. Правила експлуатації засобів офісної обчислювальної техніки, комунікації і зв'язку.
1.8.9. Правила внутрішнього трудового розпорядку.
1.8.10. Правила і норми охорони праці, вимоги виробничої ергономіки, санітарії та гігієни.
2. Загальні посадові обов'язки
2.1. Офіс-менеджер зобов'язаний
2.1.1. Очолювати роботу апарату управління підприємства і впевнено керувати ним.
2.1.2. Забезпечити своєчасне та якісне виконання офісом покладених на нього повсякденних завдань у суворій відповідності до затвердженого порядку роботи.
2.1.3. З отриманням додаткових вказівок і доручень керівника підприємства організовувати їх своєчасне та якісне виконання.
2.1.4. Забезпечувати раціональне використання матеріальних, технічних та інших засобів офісу в інтересах виконання завдань за призначенням.
2.1.5. Забезпечити надійний захист документів та інформації, що становлять державну та службову таємницю.
2.1.6. Керувати навчанням підлеглих, створювати їм умови для підвищення кваліфікації.
2.1.7. Здійснювати контроль за дотриманням підлеглими правил внутрішнього трудового розпорядку, вимог техніки безпеки.
2.1.8. Використовувати по відношенню до підлеглих надані права їх заохочення (залученню до відповідальності).
2.1.9. З урахуванням складної ділової ситуації здійснювати попереднє планування роботи керівника підприємства на майбутній період, розробляти заходи для її всебічного забезпечення.
2.1.10. Регулярно здійснювати планування особистої роботи і роботи апарату управління.
2.1.11. Представляти на затвердження керівнику підприємства графіки чергувань змінних адміністраторів офісу, графіки прибирання приміщень і виходу автомашин у рейс.
2.1.12. Організовувати ведення звітності офісу за встановленою формою і необхідному обсязі.
3. Спеціальні посадові обов'язки
3.1. Офіс-менеджер зобов'язаний
3.1.1. Розробляти, впроваджувати і забезпечувати оптимальне функціонування технології офісної роботи.
3.1.2. Розподіляти службові повноваження між співробітниками офісу.
3.1.3. Особисто забезпечувати контроль за термінами і якістю виконання найбільш важливих і термінових вказівок і доручень керівника підприємства.
3.1.4. Забезпечувати координацію і взаємодію між апаратом управління та структурними підрозділами підприємства (включаючи філії та представництва), у тому числі за допомогою використання технічних засобів і каналів комунікації та ведення прийому відвідувачів.
3.1.5. Вживати заходів до організації і підтримці на належному рівні документаційного забезпечення офісної діяльності, у тому числі ефективне ведення ділової переписки, надійне зберігання управлінської документації, оперативне виконання документів та інформаційних запитів.
3.1.6. Приймати участь в організації маркетингової діяльності підприємства і здійснювати з цією метою управління корпоративним Інтернет-ресурсом, підготовку внутрішньокорпоративних заходів, вести бізнес-консультування керівника підприємства в межах своєї компетенції.
3.1.7. Здійснювати управління фінансовими ресурсами апарату управління.
3.1.8. Організовувати поточне життєзабезпечення діяльності офісу, вживати заходів для підтримання в ньому порядку протягом дня, а також по усуненню несправностей і збоїв у роботі офісного обладнання та оргтехніки.
3.1.9. Своєчасно вживати заходів із запобігання (усунення, нейтралізації) подій (явищ), що перешкоджають нормальному функціонуванню офісу.
3.1.10. Здійснювати управління персоналом апарату управління.
3.1.11. Вживати заходів до підвищення ефективності офісної роботи, скорочення термінів і вдосконалення якості її виконання.
3.1.12. Представляти керівнику підприємства пропозиції щодо забезпечення належних ергономічних та санітарно-гігієнічних умов праці в офісі, раціоналізації робочих місць його співробітників.
4. Права офіс-менеджера
4.1. Офіс-менеджер має право
4.1.1. Приймати рішення з метою забезпечення повсякденної діяльності апарату управління підприємства - з усіх питань, що належать до його компетенції.
4.1.2. Представляти керівнику підприємства свої пропозиції щодо комплектування офісу кваліфікованим персоналом, а також для заохочення (залученню до відповідальності) підлеглих - в тих випадках, коли власних повноважень недостатньо.
4.1.3. Готувати і подавати керівнику підприємства свої пропозиції щодо вдосконалення роботи апарату управління підприємства (його додаткового фінансування, матеріально-технічного забезпечення і т.п.).
4.1.4. Брати участь у роботі нарад керівництва підприємства при розгляді питань, що стосуються роботи апарату управління.
5. Взаємовідносини (зв'язки за посадою) офіс-менеджера
5.1. З метою ефективного здійснення своїх повноважень офіс-менеджер взаємодіє
5.1.1. З керівником підприємства - в порядку підлеглості.
5.1.2. З іншими посадовими особами підприємства - при вирішенні питань діяльності, віднесених до компетенції апарату управління підприємства.
5.1.3. З керівниками інших структурних підрозділів підприємства - при вирішенні спільних завдань по забезпеченню управління підприємством.
5.2. Офіс-менеджер має право вести внутрішню службове листування з питань, віднесених до компетенції апарату управління підприємства, в тому числі з іншими структурними підрозділами і посадовими особами підприємства.
6. Відповідальність та порядок оцінки роботи офіс-менеджера
6.1. Офіс-менеджер несе адміністративну, дисциплінарну та матеріальну відповідальність
6.1.1. За порушення положень керівних документів з питань діяльності апарату управління підприємства.
6.1.2. За невиконання вказівок керівництва підприємства, що стосуються роботи офісу.
6.1.3. За незбереження державної та службової таємниці.
6.1.4. За неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.
6.2. Оцінка роботи офіс-менеджера здійснюється
6.2.1. Керівником підприємства - регулярно, в процесі повсякденного здійснення офіс-менеджером своїх службових повноважень.
6.2.2. Атестаційною комісією підприємства - періодично, але не рідше одного разу на рік на підставі документованих підсумків діяльності апарату управління підприємства за оцінний період.
6.3. Основним критерієм оцінки роботи офіс-менеджера є якість, повнота та своєчасність виконання ним своїх посадових обов'язків, передбачених цією інструкцією та укладеного з офіс-менеджером трудовим договором.
При цьому слід пам'ятати, що жодна, навіть сама докладна, інструкція не в змозі відобразити всі нюанси і деталі, пов'язані зі здійсненням офіс-менеджером своїх посадових повноважень, - настільки вони різноманітні. Виручити в цій ситуації початківця офіс-менеджера можуть додаткові організаційно-методичні документи (інструкції на окремі види офісної діяльності), а також досвід повсякденної роботи.

1.4 Кваліфікаційні вимоги до офіс-менеджера
і професійні якості
Крім функціональних вимог слід згадати і про відмінності у вимогах роботодавців до професійної підготовки офіс-менеджерів. Ці вимоги можна розділити (умовно) на загальні (базові), додаткові і спеціальні.
Загальні вимоги до професійної підготовки офіс-менеджера:
1. Досвід роботи за даною професією (на посаді офіс-менеджера або на аналогічній посаді - помічник керівника, секретар та інші) від півроку до трьох років (залежно від статусу посади, на яку в даному випадку претендує здобувач).
2. Вища освіта (бажано - за профілем підприємства, що оголосив конкурс на відповідну вакансію, в області управління або технічна).
3. Знання розмовної (як мінімум) англійської мови (для роботи на підприємстві, в організації чи установі з персоналом з числа іноземних громадян - знання другої іноземної мови).
4. Впевнені навички в роботі на персональному комп'ютері (ПК), що передбачають не тільки уміння грамотно користуватися встановленим програмним забезпеченням (ПЗ), але й самостійно виробляти інсталяцію ПЗ, нескладну настройку і профілактику ПК, підключення периферії і пр.
5. Знання основних комп'ютерних програм (мінімально - операційна система Windows, MS Office, Internet Explorer).
Зазначені вимоги є мінімальними.
У представленому переліку вони перераховані за важливістю в порядку убування. На практиці це означає, що при прийнятті рішень про призначення претендента на посаду офіс-менеджера роботодавець в першу чергу зверне увагу на наявність у нього практичного досвіду роботи, його освітній рівень і ступінь володіння іноземною мовою.
В якості додаткових до професійних якостей офіс-менеджера роботодавцями найбільш часто згадуються наступні вимоги.
1. Наявність у претендента досвіду адміністративно-господарської роботи та / або роботи з персоналом.
2. Додаткова освіта (друга вища, а також різні форми підвищення кваліфікації, в першу чергу в галузі менеджменту тощо).
3. Просунутий рівень володіння іноземною мовою, наприклад, здатність виконувати письмові та / або усний переклад, вміння самостійно читати технічну документацію та спеціальну літературу іноземною мовою і т.п.
4. Уміння поводитися з офісною оргтехнікою (ксерокс, факс, сканер, міні-АТС, пристрої безперебійного живлення, зарядні пристрої), в ідеалі - вміння швидко виявити і усунути дрібні несправності в них.
5. Володіння інформаційними технологіями (зокрема, основами програмування, HTML), вміння працювати з прикладним програмним забезпеченням (як правило, за профілем підприємства - AutoCad, PhotoShop, FineReader, комплекси 1С: Бухгалтерія, Кадри, Підприємство, Торгівля, Склад і т.п. ), а також з довідковими правовими системами (УПС): «Гарант», «Консультант», «Кодекс» і т.п.
Що стосується спеціальних вимог, що висуваються роботодавцями до претендентів на посаду офіс-менеджера, то їх спектр надзвичайно широкий. У той же час пред'явлення подібних вимог до професіоналізму офіс-менеджера виглядає цілком виправданим, а їх відсутність може щонайменше істотно ускладнити для новоспеченого «господаря офісу» ефективне виконання ним своїх посадових обов'язків, і це, у свою чергу, вкрай негативно позначиться на організації роботи апарату управління підприємством у цілому.
Щоб склалося об'єктивне уявлення про характер спеціальних вимог до професійної підготовки офіс-менеджера, наведемо найбільш типові з них.
1. Розуміння специфіки діяльності підприємства, володіння відповідною термінологією і лексиконом.
2. Професійне володіння методами керівництва в умовах, аналогічних умовам підприємства (практичний менеджмент - від півроку і більше).
3. Наявність деяких спеціальних знань, зокрема фінансів, бухгалтерії, маркетингу, логістики, методів економічного і статистичного аналізу та ін
4. Вміння водити автомобіль, здійснювати і організовувати грамотну експлуатацію іншої спеціальної техніки та допоміжного обладнання (системи зовнішнього спостереження, засобів автоматизації та механізації робіт, різографа, пральної машини, спліт-системи або кондиціонера).
5. Професійне володіння спеціальним програмним забезпеченням або вміння самостійно програмувати (Delphi, Oracle, Java-script, Visual Basic і т.п.).
Роботодавці пред'являють і досить суворі вимоги до ділових якостям претендентів на посаду «офіс-менеджер». Як і у випадку з вимогами до професійних знань та вмінь, почнемо з найбільш загальних, мінімальних. Серед них (у порядку убування):
1) організаторські здібності, тобто здатність керувати підлеглими співробітниками;
2) представницька зовнішність (в інших варіантах також - презентабельна, що володіє);
3) ділова комунікація, зокрема вміння чітко і недвозначно викладати розпорядження, а також писати і говорити по-російськи грамотно і виразно;
4) професійний етикет, дотримання правил організаційної поведінки (по-іншому - субординації) і корпоративної культури;
5) стресостійкість (тактовність, неконфліктність, доброзичливість).
На додаток до цього списку необхідно також сказати про такі «плюси» офіс-менеджера, як: [19]
1) висока працездатність, у тому числі в умовах кризи, викликаного як об'єктивними, так і суб'єктивними причинами;
2) пунктуальність і, зокрема, володіння міцною пам'яттю, а також здатність до самоорганізації;
3) старанність у поєднанні з розумною ініціативою і обачністю в планах і діях;
4) вміння працювати в команді, залишаючись при цьому «першим серед рівних»;
5) уміння брати відповідальність на себе, особливо, коли шефа поруч немає, а рішення приймати треба, причому негайно.
Заключна «п'ятірка» критеріїв, що характеризує ділові достоїнства офіс-менеджера, на думку роботодавців, виглядає так:
1) цілеспрямованість, вміння розставляти пріоритети в роботі;
2) здатність до навчання, а також вміння самому навчати підлеглих співробітників;
3) професійна інтуїція, здатність до передбачення розвитку ситуації;
4) наполегливість, втім, не має нічого спільного з «баранячим» впертістю;
5) оптимізм (заснований на реальному знанні офісної обстановки).
Такими є найбільш загальні очікування роботодавця щодо здібностей офіс-менеджера.
Глава 2. Аналіз діяльності офіс-менеджера і розробка рекомендацій щодо підвищення ефективності його діяльності в структурі (підприємства)
2.1 Компетенція офіс-менеджера
Офіс-менеджмент представляє собою специфічний різновид управлінської діяльності, суть якої становить управління (підприємством, організацією, установою, їх окремими структурними підрозділами або процесами, що утворюють в сукупності повсякденну діяльність підприємства). Перш за все, треба звернути увагу на основні критерії оцінки такої діяльності. З причин об'єктивного характеру (переважно економічного) на перше місце в ряду цих критеріїв виходить ефективність. У вузькому утилітарному сенсі ефективність означає рентабельність, прибутковість, відповідність реальних досягнень підприємства очікуваним (запланованим).
Звідси випливає, що в якості мети офіс-менеджменту виступає його ефективність, але ефективність, досягається не заради неї самої, а заради результативності діяльності підприємства в цілому, що забезпечує, крім іншого, його поступальний економічний розвиток і лідерство в конкурентній боротьбі.
Ефективний офіс-менеджмент можна охарактеризувати як менеджмент незначними, гнучкий і наступальний, що на практиці означає наступне.
1. Сукупні витрати на здійснення офіс-менеджменту мають бути незрівнянно малі у порівнянні з загальними витратами на організацію діяльності підприємства.
2. Зусилля, що вживаються у рамках офіс-менеджменту, повинні бути не тільки підпорядковані генеральним планом дій і типовий управлінської технології, а й служити об'єктивним відображенням реально складається ділової ситуації на підприємстві та навколо нього.
3. Рішення, що виробляються офіс-менеджером, повинні попереджати можливі негативні варіанти розвитку ділової ситуації, а також і окремі події «зі знаком мінус», настання яких у стані вкрай негативно вплинути на економічний стан підприємства.
У кінцевому рахунку, ефективність офіс-менеджменту складається із сукупності функціональних зусиль з адміністрування та всебічному забезпеченню повсякденній діяльності офісу.
Досягнення означеної мети можливо за допомогою реалізації в рамках стандартних управлінських функцій цілого ряду практичних завдань, що становлять сутність діяльності офіс-менеджера.
З урахуванням специфіки змісту діяльності офіс-менеджера можна виділити наступний ряд функцій:
а) адміністративна (організаційно-управлінська та координаційна);
б) регулятивна (планово-звітна);
в) контрольна (оціночно-облікова);
г) інформаційна (комунікаційно-документационная);
д) маркетингова;
е) господарська (організація життєзабезпечення офісу).
Крім того, в якості самостійного напрямку діяльності офіс-менеджера слід виділити керівництво персоналом (підлеглими).
Перераховані функції можна згрупувати в два функціональних блоки: адміністративний і забезпечує (рис.1).
Мета
Ефективне функціонування підприємства
(У тому числі через ефективне функціонування
управлінського апарату)
Функції
Адміністративний
функціональний блок
Забезпечує
функціональний блок
Підпис: Мета Ефективне функціонування підприємства (у тому числі через ефективне функціонування управлінського апарату)

 
Регулятивна функція
Адміністративна функція
SHAPE \ * MERGEFORMAT
Контрольна функція
Маркетингова функція
Господарська функція
Керівництво персоналом

Рис.1. Мета і функції офіс-менеджменту

2.2 Адміністративний функціональний блок
У складі адміністративної функції можна виділити дві взаємопов'язані підфункції: організаційно-управлінську та координаційну. У рамках організаційно-управлінської функції офіс-менеджер може вирішувати такі основні завдання:
а) організація роботи офісу;
б) управління роботою офісу в повсякденному режимі;
в) управління роботою офісу в умовах кризи (кризового реагування);
г) організація робочого дня керівника;
д) організація особистої повсякденної роботи (самоменджемент);
е) розробка адміністративних процедур (технології роботи офісу).
У свою чергу, в рамках координаційної підфункції офіс-менеджер може вирішувати такі основні завдання:
а) координація роботи співробітників офісу між собою;
б) координація діяльності основних і допоміжних підрозділів офісу;
в) координація роботи апарату управління і структурних підрозділів підприємства;
г) координація роботи апарату управління та філій (представництв) підприємства;
д) координація роботи з орендодавцями, комунальними службами;
е) координація роботи з діловими партнерами підприємства та ЗМІ.
Наступна функція в складі адміністративного блоку: регулятивна, яку також можна розділити на дві підфункції - планову та звітну. У рамках планової підфункції офіс-менеджер вирішує такі основні завдання:
а) планування особистої роботи;
б) планування роботи офісу (на день, тиждень, місяць);
в) поточне і перспективне планування робочого часу керівника;
г) участь у плануванні діяльності підприємства (підготовка відповідного розділу в щомісячний і щоквартальний план роботи, річну програму організаційного розвитку підприємства і т.д.
д) складання графіків роботи персоналу офісу (в т.ч. змінних, а також графіків чергувань, прибирань, виїздів і т.п.).
У рамках звітної підфункції офіс-менеджер, як правило, вирішує наступні завдання:
а) ведення звітності за встановленими формами (з питань діяльності основних підрозділів офісу);
б) аналіз звітності за встановленими формами (з питань діяльності допоміжних підрозділів офісу);
в) складання звітів з питань поточної діяльності офісу для керівника підприємства (за формою планів);
г) підготовка записок з окремих питань діяльності офісу і підприємства (за вказівкою керівника);
д) ведення службової документації, в якій «накопичуються» вихідні дані для підготовки звітних документів (книги обліку та руху матеріальних засобів, журнал обліку документів, журнали маршрутизації руху водіїв та ін.)
Особливе місце в адміністративному блоці займає контрольна функція. Здійснення контролю за тим, що відбувається в офісі і навколо нього має виключно важливе значення для ефективності його діяльності - про це свідчать і теорія, і практика менеджменту. Контрольна функція також включає в себе дві підфункції: оцінну та облікову.
У рамках першої з них офіс-менеджер вирішує такі завдання:
а) оцінку якості роботи персоналу офісу і допоміжних служб;
б) оцінку виконання співробітниками офісу окремих доручень керівника;
в) оцінку стану офісу і робочих місць співробітників;
г) оцінку стану офісної оргтехніки;
д) оцінку стану договорів, в т.ч. виконання найбільш важливих замовлень, включаючи питання їх комплектації та доставки і т.д.;
е) оцінку стану документації офісу.
Крім того, для адекватної оцінки різних процесів, і перш за все повсякденній діяльності співробітників, офіс-менеджер повинен розробляти відповідні оціночні критерії. У свою чергу, в рамках облікової підфункції офіс-менеджер повинен забезпечити своєчасний і якісний документальний облік оцінюваних показників, в т.ч.:
а) облік (кількісний і якісний) роботи персоналу офісу і допоміжних служб;
б) облік повноти і своєчасності виконання співробітниками офісу окремих доручень керівника;
в) облік стану офісу і робочих місць співробітників (і визначення на цій основі необхідність проведення поточного та капітального ремонту приміщень або реорганізації офісного простору);
г) облік стану офісної оргтехніки (і визначення на цій основі необхідність оптимізації графіка її обслуговування або її модернізації);
д) облік стану роботи за договорами;
е) облік стану офісної документації.

2.3 забезпечують функціональний блок
Забезпечує функціональний блок включає інформаційну, маркетингову і господарську функції.
Інформаційна функція офіс-менеджменту при найближчому розгляді «розпадається» на підфункції: комунікаційну та документаційного, тісно взаємопов'язані між собою. У рамках комунікаційної підфункції офіс-менеджер здійснює вирішення наступних завдань:
а) забезпечення комунікаційної взаємодії між офісом і керівником підприємства;
б) забезпечення комунікації діяльності керівника підприємства (з різних технічних засобів та каналів комунікації);
в) забезпечення комунікаційної взаємодії між офісом і структурними підрозділами підприємства (в т.ч. його філіями та представництвами);
г) забезпечення комунікаційної взаємодії між офісом і діловими партнерами підприємства;
д) організація прийому, обробки і передачі інформації з технічних засобів та каналів комунікації (телефон, телефакс, електронна пошта e-mail, телеграф, телекс, радіообмін, в т.ч. пейджинговий і радіозв'язок і т.п.);
е) організація прийому відвідувачів (ресепшнс).
У рамках документаційною підфункції офіс-менеджер здійснює вирішення наступних завдань:
а) організація ефективного документообігу офісу;
б) організація ділового листування, що ведеться на підприємстві від імені керівника;
в) організація зберігання управлінської документації, ведення електронного архіву офісу;
г) організація взаємодії з поштовими та кур'єрськими службами;
д) організація виконання управлінських (перш за все організаційно-розпорядчих та організаційно-методичних) документів, підтримання службової документації офісу в актуальному стані;
е) організація інформаційно-довідкової роботи відповідно до доручень керівника підприємства.
У наступній, маркетингової, функції офіс-менеджменту також можна виділити дві базові складові: економічну підфункцію і підфункцію кризового реагування. У рамках економічної підфункції офіс-менеджер виконує наступні основні завдання:
а) участь в організації маркетинг-діяльності підприємства з упором на інструменти інтегрованої маркетингової комунікації: рекламу, PR, стимулювання збуту і POS;
б) управління корпоративним Інтернет-ресурсом;
в) організація внутрішньокорпоративних заходів;
г) консультування керівника підприємства з питань ІМК, що належать до компетенції офіс-менеджера.
Що стосується другої підфункції, то її реалізація передбачає здійснення під керівництвом офіс-менеджера комплекс завдань, основу яких складають зв'язку з громадськістю в умовах кризового управління підприємством.
Дуже значним виглядає перелік завдань, що вирішуються офіс-менеджером у межах господарської функції. На відміну від попередніх функцій у ній є доцільним виділити не підфункції, а самостійні напрями діяльності.
1. Фінансове забезпечення.
2. Матеріальне забезпечення.
У рамках діяльності щодо фінансового забезпечення офіс-менеджер вирішує такі основні завдання:
а) управління фінансовими ресурсами офісу (в т.ч. бюджетування, що передбачає оптимізацію витрат на офіс і контроль за офісними витратами, а також контроль за оплатою рахунків, оформлення необхідної бухгалтерської документації, взаємодія з банком та постачальниками товарів і послуг);
б) організація договірної роботи (в частині, що стосується питань забезпечення офісної діяльності);
в) контрольно-інвентаризаційна діяльність.
У свою чергу, в діяльності офіс-менеджера з матеріального забезпечення також можна виділити самостійні напрямки роботи.
1. Організація поточного життєзабезпечення діяльності офісу.
2. Організація заходів щодо попередження (усунення, нейтралізації) подій (явищ), що порушують нормальне функціонування офісу.
До переліку завдань за першою з вказаних напрямків входять:
а) організація і підтримання належних (у т.ч. ергономічних, мікрокліматичних та санітарно-гігієнічних) умов роботи в офісі протягом дня;
б) організація і здійснення експлуатації приміщення (будинку) і комунікацій згідно з встановленими порядком і правилами;
в) забезпечення функціонування робочих місць персоналу офісу за допомогою проведення щоденних профілактичних і сервісних робіт, а також шляхом заміни (відновлення) необхідного офісного обладнання, майна і матеріалів (канцтоварів, оргтехніки, ЗІП і витратних матеріалів до неї, меблів і т.п.);
г) організація роботи з окремих видів забезпечення співробітників офісу, в т.ч. медичному (зокрема, медстрахування), побутовому (харчування), технічного (забезпечення зв'язком, у тому числі мобільного), транспортному (вантажні і пасажирські перевезення), дозвіллєвого (передплата на періодичні видання і забезпечення своєчасної їх доставки на підприємство) і т.д .;
д) оперативне організаційне забезпечення співробітників у відповідності до змісту надходять від них заявок (на усунення несправностей і збоїв у роботі офісного обладнання, на отримання паспортів, віз, на відрядження та проїзних документів, а також виписок і копій з інших документів на транспортний, готельне і інше обслуговування, обумовлене специфікою змісту службових обов'язків і т.д.).
До завдань другого напрямку, перш за все, відносять:
а) забезпечення фізичної безпеки співробітників і матеріальних цінностей офісу шляхом встановлення та підтримання відповідного режиму охорони праці і техніки безпеки, пожежної безпеки, інформаційної безпеки, а також належної організації охорони офісу, включаючи особливий (пропускний) порядок доступу на робочі місця;
б) забезпечення поточного та капітального ремонту приміщення (будівлі), в якому розташовується офіс, регулярних інвентаризацій приміщення (будівлі) і знаходяться в ньому матеріальних цінностей;
в) забезпечення ефективного управління офісною інфраструктурою.
2.4 Управління персоналом офісу
В якості самостійної функції слід розглядати і управління персоналом офісу. У підпорядкуванні офіс-менеджера можуть бути фахівці і технічні виконавці (документознавець, фахівці з інформаційних технологій, секретарі, архівісти та ін) тому йому необхідно мати чітке уявлення про систему управління людськими ресурсами, що існує на фірмі, і ефективно виконувати функції з управління персоналом. Представлена ​​схема послужить методичною основою практичної діяльності офіс-менеджера (Додаток 2). [5]
У рамках цієї виключно важливої ​​функції офіс-менеджер, як правило, вирішує такі основні завдання:
а) аналіз потреби апарату управління в персоналі;
б) участь у пошуку, відборі та наймі офісного персоналу;
в) визначення меж компетенції, делегування повноважень офісному персоналу;
г) навчання і консультування офісного персоналу;
д) інформування офісного персоналу з кадрових питань;
е) мотивація офісного персоналу;
ж) контроль (оцінка та облік результатів) діяльності офісного персоналу;
з) планування ділової кар'єри співробітників офісу, ініціація їх переміщень для більш доцільного використання;
і) подання до звільнення співробітників офісу з підстав, передбачених трудовим законодавством;
к) ведення звітності по офісному персоналу;
л) участь в документуванні діяльності офісного персоналу (трудові договори, накази, посадові інструкції тощо)
м) повсякденне керівництво персоналом офісу.
Потенційне коло завдань, покладених на офіс-менеджера, видається майже необмеженою. Наділяючи офіс-менеджера відповідними обов'язками, не слід забувати про необхідність надання йому необхідних прав, а також, що ще більш важливо, забезпечення достатньою кількістю помічників. В іншому випадку офіс-менеджер, як би не був він компетентний, енергійний і наполегливий, ризикує не впорається з обов'язками і «захлинутися» у потоці справ.
2.5 Організація повсякденної роботи
офіс-менеджера
Протягом дня офіс-менеджер обтяжений безліччю обов'язків. У зв'язку з цим представляється доцільним розглянути питання про організацію повсякденної роботи офіс-менеджера в «хронологічному» ламанні, тобто в рамках звичайного 8-годинного робочого дня, який, може легко розтягнутися з 8 ранку ... і до 8 вечора. Однак, як правило, це відбувається зовсім не з причини надмірної перевантаженості офіс-менеджера роботою, а перш за все в силу її недостатньо чіткої організації.
Умовно робочий день офіс-менеджера може бути розділений на дві частини: ранкову і вечірню. Роль розмежувальної лінії між ними грає обідню перерву, хоча і в цей короткий проміжок можна зробити чимало корисного для роботи підприємства. [6]
Перша година робочого часу, умовно з 9.00 до 10.00 ранку, можна позначити як організаційний. З огляду на особливу важливість організованого початку роботи зміст заходів цього години викладається по пунктах. Отже, після прибуття на роботу, як правило за 15-30 хвилин до початку роботи персоналу апарату управління, офіс-менеджер повинен виконати наступне.
1. Доповісти керівнику підприємства про початок роботи, запитати у нього про нові дорученнях і вказівках, а також про зміни в роботі майбутнього дня.
2. Освіжити в пам'яті (а при необхідності - оперативно скорегувати) план особистої роботи, роботи керівника підприємства і роботи офісу на день.
3. Проконтролювати якість прибирання приміщень офісу, стан техніки безпеки, зробити необхідні записи в контрольній документації офісу.
4. Проінструктувати чергового адміністратора, зміну охорони, водіїв, відбувають у рейс. Видати їм необхідні документи (службові посвідчення, довіреності, подорожні листи тощо), обладнання та приладдя.
5. Вивчити заявки на усунення несправностей у роботі офісного обладнання та оргтехніки, дати відповідні вказівки і доручення на їх усунення, організувати контроль за виконанням заявок.
6. Отримати від секретаря кореспонденцію, розглянуту напередодні керівником підприємства, визначити відповідальних за виконання документів згідно з резолюціями і передати документи на виконання, організувати за виконанням найбільш важливих і термінових з них ефективний контроль.
7. Уточнити через відповідальних осіб готовність до проведення (організації, забезпечення тощо) заходів, намічених на першу половину дня (наради, переговори, прийом відвідувачів і т.п.). При необхідності вжити додаткових заходів до їх належної підготовки та проведення.
8. Переконатися в прибутті на роботу всіх підлеглих (особисто або через свого секретаря). Заслухати короткі (можливо, телефонні) доповіді підлеглих (в особі керівників структурних підрозділів апарату управління і фахівців) про стан справ на доручених їм ділянках роботи.
З 10.00 до 11.00, як правило, проходять наради за участю або під керівництвом офіс-менеджера. У першому випадку мова йде про нараді керівництва підприємства, у другому - про нараді керівного складу апарату управління, на яке при необхідності можуть бути запрошені й окремі співробітники (спеціалісти і технічні виконавці) апарату управління. Зазвичай про час, місце, тривалості та мети наради офіс-менеджер і інші учасники нарад сповіщаються заздалегідь (наприклад напередодні ввечері).
З 11.00 до 12.00 офіс-менеджер зазвичай працює з документами, зокрема розглядає надійшли до нього проекти виконаних документів (наприклад підготовлених у відповідності з вказівками і дорученнями керівника підприємства). Документи, виконані у повній відповідності до встановлених вимог, підписуються (затверджуються) офіс-менеджером і передаються секретарю або для приміщення в папку для доповіді керівнику підприємства, або для реєстрації, тиражування, доведення до відома посадових осіб підприємства та подальшого приміщення в справу. Документи, що не відповідають встановленим вимогам, повертаються офіс-менеджером на доопрацювання відповідальним виконавцям із зазначенням терміну усунення недоліків.
З 12.00 до 12.30 офіс-менеджер проводить службові по телефону, особисто готує проекти необхідних листів, записок та інших документів невеликого обсягу. Готові документи передаються на технічне виконання секретарю.
З 12.30 до 13.00 доцільно передбачити резерв часу, яким офіс-менеджер може розпорядитися на свій розсуд в інтересах діяльності апарату управління підприємства. Приміром, офіс-менеджером може продовжуватися робота з документами, у яких усунуті раніше зазначені недоліки. В окремих випадках офіс-менеджер може запланувати на вказаний час зустріч з 1 - 2 посадовими особами підприємства для вирішення поточних питань роботи офісу. Крім того, в цей період доцільно уточнити план роботи на післяобідній період.
На час обіду при необхідності офіс-менеджером можуть бути заплановані неформальні зустрічі з посадовими особами підприємства, в ході яких може бути проведено (у ряді випадків - продовжено) обговорення поточних питань роботи офісу (так званий бізнес-ланч).
З 14.00 до 14.30 офіс-менеджер контролює хід виконання завдань дня в підрозділах (на самостійних ділянках роботи) апарату управління. При необхідності він в робочому порядку віддає начальникам відповідних підрозділів (ділянок) додаткові вказівки і розпорядження.
З 14.30 до 15.00 офіс-менеджер перевіряє готовність документів, що підлягають поданням на підпис керівнику підприємства, після чого особисто представляє найбільш важливі та термінові з них, а решта (довідки, виписки тощо), попередньо завізувавши (підписавши), передає керівнику підприємства через секретаря.
З 15.00 до 16.00 офіс-менеджер вивчає керівні документи з питань роботи апарату управління підприємства.
З 16.00 до 17.00 офіс-менеджер працює над виконанням документів, необхідність у яких виникає періодично, час від часу (звіти, доповіді тощо).
З 17.00 до 17.30 - резерв часу. Як правило, в цей період офіс-менеджером може бути продовжена робота над виконанням окремих документів. Крім того, при необхідності офіс-менеджер може вести в цей час прийом співробітників апарату управління з особистим і службовим питань.
З 17.30 до 18.00 офіс-менеджер приймає (особисто або по телефону) доповіді начальників підрозділів офісу про стан справ, в т.ч. про наявність матеріалів обмеженого доступу. Крім того, офіс-менеджер перевіряє наявність зберігаються у нього матеріалів і складає плани роботи на наступний день. Потім він контролює виконання вимог пожежної (та іншої) безпеки в приміщеннях відділу, а також догляд співробітників апарату управління підприємства з роботи.
Перед відходом з роботи офіс-менеджер, як правило, довідується у керівника підприємства про наявність додаткових вказівок і зміни в організації роботи наступного дня.
Така організаційна картина робочого дня офіс-менеджера. Ця картина буде мати цілком ясні обриси, якщо дотримуватися нехитрого правила: заздалегідь планувати свою повсякденну роботу, а потім кожного разу доводити сплановане до кінця, не забуваючи регулярно «звітувати» про це перед самим собою.

Висновок
Масштабні соціально-економічні зміни, що відбуваються в нашому суспільстві, оновлення системи управління і складових її елементів, динамічний і повсюдне впровадження новітніх інформаційних технологій - всі ці фактори висувають підвищені вимоги до якості сучасного управлінського персоналу.
Розширення масштабів діяльності, ускладнення виконуваних завдань припускають, що керівники в більшій мірі повинні займатися вирішенням стратегічних питань і делегувати виконання багатьох тактичних і оперативних функцій своїм підлеглим. Незамінним помічником керівника в структурі управління зараз стає офіс-менеджер.
Офіс-менеджер - це співробітник, керуючий офісом - його інформаційними, технічними, матеріальними і людськими ресурсами.
Отже, він є справжнім управлінцем.
Можна без перебільшення сказати, що якість і ефективність роботи апарату управління багато в чому визначається рівнем професійних знань офіс-менеджера, його вміння чітко виконувати свої обов'язки, звільняючи керівника від нераціональної витрати часу.
На сьогоднішній день офіс-менеджер входить до числа гостродефіцитних професій. Вітчизняне трудове законодавство поки офіційно не визнала і, як наслідок, не закріпило юридично існування кваліфікаційної посадовий категорії «офіс-менеджер». У Кваліфікаційний довіднику посад службовців рядок «офіс-менеджер», на жаль, відсутня. Однак цей документ містить необхідні відомості про «суміжних», родинних офіс-менеджера професіях, в тому числі про «просто» менеджера і про адміністратора.
Уявлення про кваліфікаційні вимоги до офіс-менеджера дають програми підготовки та підвищення кваліфікації в різних освітніх організаціях, оперативно відреагували на виникнення попиту на працівників цієї спеціальності.
Програми подібних курсів передбачають навчання за наступними основними напрямками.
1. Область компетенції та посадові обов'язки офіс-менеджера.
2. Основи управління персоналом офісу.
3. Основи кадрового менеджменту.
4. Основи документаційного забезпечення управління.
5. Адміністративно-господарська діяльність офіс-менеджера.
6. Бухгалтерська та договірна діяльність офіс-менеджера.
7. Діловий етикет в офісі.
8. Основні технологічні засоби забезпечення роботи офісу (переважно - комп'ютери, стандартні програмні продукти, включаючи роботу з Інтернетом, та оргтехніка).
Отже, офіс-менеджер - це один з керівних працівників підприємства, який підпорядковується безпосередньо керівнику. Його основним завданням є організація та забезпечення роботи офісу.
Заробітна плата офіс-менеджера визначається розміром компанії, в якій він працює, а також тим, до якого ланці (вищої, середньої чи молодшому) відноситься даний службовець відповідно до штатного розкладу підприємства. В даний час бажаний мінімум становить 9000 руб. (Близько 300 $), а пропонований - 7500 руб. (Близько 250 $).

Список використаних джерел
1 Андрєєва, В.М. Діловодство: Практ. посібник / Андрєєва В.М. - 9-е изд., Испр. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа», 2003. - 184с.
2 Ботавіна, Р.Н. Етика ділових відносин: Учеб. посібник для студентів, які навчаються за економ. спеціальностями / Ботавіна Р.Н. - М: Фінанси і статистика, 2001. - 208 с.: Іл.
3 Валінуров, І., Офіс починається з офіс-менеджера / Валінуров І., Устименко М. / / Молодість Сибіру. - 2002. - № 52. - С. 13-14
4 ГОСТ Р6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів: Утв. Постановою Держстандарту РФ від 3 березня 2003р. № 65-ст.: Введ. в дію 1 липня 2003р. - М., 2003. - 17с.
5 Діловодство: більше 120 документів: Зразки, док., Орг. і технологія роботи / Галахов В.В., Корнєв Н.К., Ксандопуло Г.І. и др. - М.: Проспект, 2003. - 448 с.
6 Дьомін, Ю.М. Ефективний офіс-менеджер / Дьомін Ю.М. - СПб.: Пітер, 2004. - 203 с.: Іл.
7 Корнєєв, І.К. Професійна підготовка офіс - менеджера / Корнєєв І. К. / / Довідник секретаря та офіс - менеджера. - 2002. - № 4. - С. 17-25.
8 Кузнєцова, Т. Нові кваліфікаційні характеристики секретарів / Кузнєцова Т. / / Управління персоналом. - 2000. - № 2. - С. 18 - 21.
9 Кузнєцова, Т.А. Секретарська справа / Кузнєцова Т.А. - 3-е вид., Ісп. - М.: ЗАТ Бізнес - шк. Інтел-Синтез, 1999. - 288 с.
10 Наумова, С.В. Офіс-менеджер: завдання позиціювання / Наумова С.В. / / Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2003. - № 8. - С. 82-84.
11 Організація роботи з документами: Учеб. для студентів вищ. навч. заведи., які навчаються за спеціальностями "Документознавство та документаційне обеспеч. упр. "і" Менеджмент орг. "/ Кудряев В.А., Галахов В.В., Корнєєв І.К. та ін; Під ред. В.А. Кудряева. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592с.
12 Панічкін, С.М. Організація офіс-менеджером поїздки для співробітників компанії / Панічкін С.М., Дресвянская К.В. / / Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2003. - № 7. - С. 56-62.
13 Подобєд, М.А. Документообіг підприємства / Подобєд М.А., Усманова Н.Р. - 3-е вид., Доп. і перераб. - М.: Пріор-издат, 2002. - 384 с.
14 Рогожин, М.Ю. Організація діловодства підприємства (на основі ГОСТ Р6.30-2003): Навчально-практичний посібник / Рогожин М.Ю. - М.: РДЛ, 2003. - 208с.
15 Рогожин, М.Ю. Організація кадрової роботи підприємства: Навчальний практ. посібник / Рогожин М.Ю. - М.: РДЛ, 2003. - 240с.
16 Санкіна, Л. Посадовий і чисельний склад служби діловодства / Санкіна Л. / / Управління персоналом. - 2000. - № 7. - С. 58-59.
17 Довідник кадровика: посади керівників і службовців, кваліфікаційні характеристики, тарифні розряди. - 2-е вид., Испр. і доп. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 700С.
18 Трудовий кодекс Російської Федерації: Офіц. текст: (Прийнятий 21 грудня. 2001р.). - М.: Омега-Л, 2003. - 176с.
19 Щур, Д.Л., Офіс-менеджер / Щур Д.Л., Труханович Л.В. / / Кадри підприємства. - 2002. - № 3. - С. 15-20.
Додаток 1
Приблизний текст трудового договору з офіс-менеджером 1
Трудовий договір
_______________ _____________
(Місце укладення) (дата укладення)
1. Сторони за договором
Підприємство (організація, установа )_________________________________
(Вказати назву відповідно до установчих документів)
____________________________________________________________________
(Найменування)
________________________________________________________________________________
в особі ... (вказати найменування посади, прізвище, ім'я, по батькові керівника підприємства)
____________________________________________________________________
(Посада, П.І.Б.)
іменоване надалі «Роботодавець», з однієї сторони і громадянин (громадянка) ... (вказати прізвище, ім'я, по батькові) _______________________________
(П.І.Б.)
іменований надалі «Працівник», з іншого боку уклали цей договір про таке.
_______________________
Відповідає вимогам Постанови Мінпраці РФ від 14 липня 1993 р. № 315, змісту відповідних розділів Кваліфікаційного довідника посад службовців, затвердженого Постановою Мінпраці РФ від 21 серпня 1998 р. № 37 та положеннями глави 10 ТК.
2. Предмет договору
Працівник ... (вказати прізвище, ім'я, по батькові )_____________________________
(П.І.Б.)
приймається на роботу в апарат управління предпріятія__________________
(Найменування структурного підрозділу підприємства)
на посаду офіс-менеджера__________________________________________
(Повне найменування професії, посади)
кваліфікації руководитель____________________________________________
(Розряд, кваліфікаційна категорія)


3. Вид договору
Цей договір є: договором по основній роботі, договором за сумісництвом ___________________________________________________
(Потрібне підкреслити)
4. Термін дії договору
Цей договір укладається:
на невизначений термін (безстроковий )__________________
на певний срок________________________________
(Вказати конкретну причину укладання строкового договору)
на час виконання певної работи______________________________
(Вказати, якої саме)
5. Початок і закінчення дії договору
Початок роботи _______________________________________________________
(Число, місяць прописом, рік)
Закінчення работы____________________________________________________
(Вказати «ні» або число, місяць прописом, рік)
Працівник зобов'язується приступити до виконання обов'язків по цьому договору у відповідності до п. 7 (див. нижче )___________________________________
(Вказати дату)
6. Відомості про випробувальний термін
Строк випробування, встановлений працівникові відповідно, з цим договором :_____________________________________________________________
(Вказати «ні» або тривалість випробувального терміну)
7. Права та обов'язки працівника
7.1. Працівник повинен виконувати наступні обов'язки
Загальні обов'язки працівника підприємства, передбачені колективним договором від ... № ..., функціональні обов'язки, передбачені посадовою інструкцією офіс-менеджера від ... № ..., а також обов'язки щодо нерозголошення конфіденційної інформації з «Зобов'язання працівника підприємства про нерозголошення конфіденційної інформації» № ....
(Вказати конкретно або посилання на відповідні документи)
7.2. В процесі своєї повсякденної діяльності працівник, крім того, зобов'язаний
7.2.1. Очолювати роботу апарату управління підприємства і впевнено керувати ім.
7.2.2. Забезпечувати своєчасне та якісне виконання офісом покладених на нього повсякденних завдань у суворій відповідності до затвердженого порядку роботи.
7.2.3. З отриманням додаткових вказівок і доручень керівника підприємства організовувати їх своєчасне та якісне виконання.
7.2.4. Забезпечувати раціональне використання матеріальних, технічних та інших засобів офісу в інтересах виконання завдань за призначенням.
7.2.5. Забезпечувати надійний захист документів та інформації, що становлять державну та службову таємницю.
7.2.6. Керувати навчанням підлеглих, створювати їм умови для підвищення кваліфікації.
7.2.7. Здійснювати контроль за дотриманням підлеглими правил внутрішнього трудового розпорядку, вимог техніки безпеки.
7.2.8. Використовувати по відношенню до підлеглих надані права їх заохочення (залученню до відповідальності).
7.2.9. З урахуванням складної ділової ситуації здійснювати попереднє планування роботи керівника підприємства на майбутній період, розробляти заходи для її всебічного забезпечення.

7.2.10. Регулярно здійснювати планування особистої роботи і роботи апарату управління.
7.2.11. Представляти на затвердження керівнику підприємства графіки чергувань змінних адміністраторів офісу, графіки прибирання приміщень і виходу автомашин у рейс.
7.2.12. Організовувати ведення звітності офісу за встановленою формою та в необхідному обсязі.
7.2.13. Розробляти, впроваджувати і забезпечувати оптимальне функціонування технології офісної роботи.
7.2.14. Розподіляти службові повноваження між співробітниками офісу.
7.2.15. Особисто забезпечувати контроль за термінами і якістю виконання найбільш важливих і термінових вказівок і доручень керівника підприємства.
7.2.16. Забезпечувати координацію і взаємодію між апаратом управління та структурними підрозділами підприємства (включаючи філії та представництва), у тому числі за допомогою використання технічних засобів і каналів комунікації та ведення прийому відвідувачів.
7.2.17. Вживати заходів до організації і підтримці на належному рівні документаційного забезпечення офісної діяльності, у тому числі ефективне ведення ділової переписки, надійне зберігання управлінської документації, оперативне виконання документів та інформаційних запитів.
7.2.18. Приймати участь в організації маркетингової діяльності підприємства і здійснювати з цією метою управління корпоративним Інтернет-ресурсом, підготовку внутрішньокорпоративних заходів, вести бізнес-консультування керівника підприємства в межах своєї компетенції
7.2.19. Здійснювати управління фінансовими ресурсами апарату управління.
7.2.20. Організовувати поточне життєзабезпечення діяльності офісу, вживати заходів для підтримання в ньому порядку протягом дня, а також по усуненню несправностей і збоїв у роботі офісного обладнання та оргтехніки.
7.2.21. Своєчасно вживати заходів із запобігання (усунення, нейтралізації) подій (явищ), що перешкоджають нормальному функціонуванню офісу.
7.2.22. Здійснювати управління персоналом апарату управління.
7.2.23. Вживати заходів до підвищення ефективності офісної роботи, скорочення термінів і вдосконалення якості її виконання.
7.2.24. Представляти керівнику підприємства пропозиції щодо забезпечення належних ергономічних та санітарно-гігієнічних умов праці в офісі, раціоналізації робочих місць його співробітників.
7.3. Працівник повинен знати
7.3.1. Законодавчі та нормативно-правові акти, методичні матеріали з питань управління діяльністю підприємства.
7.3.2. Цілі, стратегію розвитку та бізнес-план (програму оргразвітія) підприємства.
7.3.3. Профіль, спеціалізацію, організаційну структуру підприємства, схему організаційної взаємодії апарату управління з посадовими особами та структурними підрозділами (у т.ч. філіями та представництвами) підприємства
7.3.4. Менеджмент, в тому числі передовий вітчизняний та зарубіжний досвід в області офіс-менеджменту.
7.3.5. Завдання офісу по забезпеченню управління підприємством і діяльності керівника підприємства, можливості офісу щодо вирішення зазначених завдань.
7.3.6. Порядок і правила планування та звітності з питань діяльності офісу, вимоги до підготовки документів.
7.3.7. Норми часу і виробітку на основні операції і процеси, а також норми забезпечення офісної праці Канцпрінадлежності, обладнанням, оргтехнікою та витратними матеріалами до неї.
7.3.8. Правила внутрішнього трудового розпорядку.
7.3.9. Правила експлуатації засобів офісної обчислювальної техніки, ком-цiї та зв'язку.
7.3.10. Правила і норми охорони праці, вимоги виробничої ергономіки, санітарії та гігієни.
7.4. Працівник має право на ...
7.4.1. Надання йому роботи, обумовленої цим договором.
7.4.2. Робоче місце, що відповідає умовам, передбаченим державними стандартами, організаційно-розпорядчими документами підприємства та колективним договором з охорони праці та техніки безпеки.
7.4.3. Повну і достовірну інформацію про умови праці та вимоги охорони праці і техніки безпеки на робочому місці.
7.4.4. Захист персональних даних.
7.4.5. Тривалість робочого часу відповідно до законодавства РФ.
7.4.6. Отримання заробітної плати та інших видів грошової винагороди, належних йому, у встановлені терміни.
7.4.7. Гарантії і компенсації, передбачені законодавством РФ.
7.4.8. Професійну підготовку та перепідготовку.
7.4.9. Вступ і участь у діяльності громадських організацій, включаючи профспілка, для захисту своїх прав, свобод і законних інтересів.
7.4.10. Участь в управлінні підприємством у порядку, передбаченому законодавством РФ.
7.4.11. Ведення колективних переговорів, укладення колективних договорів та угод через своїх повноважних представників, а також на отримання достовірної і повної інформації про виконання досягнутих домовленостей (укладених угод).
7.4.12. Захист своїх прав, свобод і законних інтересів всіма, що не суперечать законодавству РФ способами.
7.4.13. Дозвіл індивідуальних і колективних трудових спорів, включаючи право на страйк у випадках і порядку, передбаченому законодавством РФ.
7.4.14. Відшкодування шкоди, заподіяної йому у зв'язку з виконанням трудових обов'язків, а також компенсацію моральної шкоди в порядку, передбаченому законодавством РФ.
7.4.15. Обов'язкове соціальне страхування в порядку, передбаченому законодавством РФ.
7.4.16. Інші права, передбачені законодавством РФ для працівників підприємств _________________________________________________________
(Вказати конкретно)
8. Права та обов'язки роботодавця
Роботодавець зобов'язаний
8.1. Дотримуватися законодавства РФ, локальні нормативно-правові акти, умови колективного договору і трудового договору щодо працівника.
8.2. Надати працівникові роботу, обумовлену цим договором.
8.3. Організувати працю працівника відповідно до норм і правил законодавства РФ.
8.4. Створити умови для безпечного і ефективного праці працівника.
8.5. Обладнати робоче місце працівника відповідно до правил охорони праці і техніки безпеки.
8.6. Забезпечити працівника необхідними йому для належного виконання трудових обов'язків інструментами, обладнанням, документацією й іншими засобами.
8.7. Своєчасно виплачувати працівникові обумовлену цим договором заробітну плату - розрахунковим днем ​​рахувати ... і ... робочий день кожного відпрацьованого працівником місяця.
8.8. Здійснювати обов'язкове соціальне страхування працівника в порядку, встановленому законодавством РФ.
8.9. Відшкодувати шкоду, заподіяну працівникові у зв'язку з виконанням ним трудових обов'язків за цим договором, компенсувати моральну шкоду в порядку, передбаченому законодавством РФ.
8.10. _______________________________________________________________
(Вказати інші обов'язки роботодавця, передбачені законодавством РФ у зв'язку з дією цього договору)
9. Особливі обов'язки роботодавця щодо забезпечення умов роботи
Обов'язки роботодавця щодо забезпечення умов роботи на робочому місці (з зазначенням достовірних характеристик, компенсацій і пільг працівнику за важкі, особливо важкі роботи і роботи із шкідливими, особливо шкідливими або небезпечними умовами праці) передбачають;
___________________________________________________________________
(Вказати «ні» або посилання на відповідні нормативно-правові акти)
10. Дотримання гарантій щодо захисту трудових прав працівника
Гарантії згідно з Указом Президента РФ від 21 квітня 1993 р. № 471 "Про додаткові заходи щодо захисту трудових прав громадян РФ».
____________________________________________________________________
                (Вказати «ні», або в якому обсязі поширюються гарантії)
11. Режим праці та відпочинку працівника
11.1. Працівникові встановлюється:
- П'ятиденний робочий тиждень з двома вихідними днями;
- Неповний робочий день_______________________________________________
- Неповна робоча неделя______________________________________________
- Погодинна работа____________________________________________________
(Вказати конкретно)
11.2. Загальна тривалість робочого часу, передбаченого п. 11.1 цього договору, не повинна перевищувати 40 годин, за винятком випадків, передбачених законодавством РФ.
11.3. Працівникові надаються;
- Перерви протягом робочого дня: щогодини (тривалістю 5 хвилин і обідня перерва (продолжітельностью. .. хвилин);
- Вихідні дні - ... (Вказати конкретно);
- Неробочі святкові дні;
- Відпустки: основна (продолжітельностью. .. днів) і додатковий (продолжітельностью. .. днів).
12. Умови оплати праці
12.1. Працівникові встановлюється:
- Посадовий оклад (тарифна ставка) ... (Вказати конкретно) руб. на місяць або
___________________________________________________руб. за 1 годину роботи
(Вказати конкретно, цифрами і прописом)
- Надбавка (доплата) ... відсотків за ненормований робочий день ,_________ ____________________________________________________________________
(У% до ставки, окладу, вид доплат, надбавок)
- Інші виплати ... відсотків - грошова субсидія до основного відпустці
____________________________________________________________________
(У% до ставки, окладу, вид доплат, надбавок)
12.2. Заробітна плата та інші передбачені цим договором види грошової винагороди виплачуються працівникові у валюті (РФ, іншої країни - вказати конкретно) за допомогою:
- Видачі в касі підприємства;
- Перерахування на вказаний працівником банківський рахунок :__________________
____________________________________________________________________
(Вказати реквізити рахунку)
(Потрібне підкреслити)
13. Соціальне страхування працівника
13.1. Роботодавець зобов'язаний здійснювати соціальне страхування працівника відповідно до законодавства РФ на наступних умовах:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(Вказати конкретно)
13.2. Роботодавець у додаток до обов'язкового страхування здійснювати додаткове страхування працівника на наступних умовах:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(Вказати конкретно)
14. Інші умови договору
14.1. Спори і розбіжності, що виникають між сторонами в процесі виконання зобов'язань за цим договором, вирішуються в порядку, передбаченому законодавством РФ.
14.2. Умови цього договору можуть бути змінені сторонами за взаємною згодою в порядку, передбаченому законодавством РФ.
14.3. Інші умови договору, пов'язані зі специфікою праці та іншими обставинами :______________________________________________________
____________________________________________________________________ (Вказати, які саме)
15. Прикінцеві положення
15.1. Цей договір складено у двох примірниках на _ аркушах кожен, причому обидва примірники мають однакову силу.
15.2. Підписи сторін:
Підприємство Працівник
(Роботодавець) ____________________
_____________________ ____________________
_____________________ ____________________
(П.І.Б., посада)
_________________________ Адреса:
(Дата, підпис, розшифрування) ________________________
Адреса: ____________________
_____________________
_____________________

Додаток 2
ОРГАНІЗАЦІЯ
Навчання персоналу (автономний елемент)
Договір між навчальним закладом та організацією
Планування персоналу
Найм персоналу
Зовнішні джерела комплектування.
Внутрішні джерела комплектування
Адаптація
персоналу
Оцінка та облік
персоналу
Управління
кар'єрою
Стимулювання
персоналу
Підвищення кваліфікації та перепідготовка персоналу





Програма розвитку персоналу, плани розвитку управління персоналом, плани потреби в управлінні персоналом бізнес-план
Консалтингові фірми, оціночні центри, рекламні оголошення
Висування
і призначення на посаду
Програма і план розвитку персоналу, плани навчання, навчальні інструкції, особистісні специфікації, посадові інструкції, положення про структурні підрозділи, нормативи
Атестація
персоналу
Статистичний облік, облік персоналу
Програма розвитку персоналу, плани та облікові документи на співробітників, висунутих у резерв на підвищення посадового рівня
Накази з особового складу про заохочення персоналу, наочна агітація, публікація про кращих співробітників
(Форма Т -2). трудова книжка
Програма розвитку персоналу, плани підвищення кваліфікації, особова картка (форма Т-2 п. 6.5 (а і б))



Заява про зарахування на роботу, наказ про прийом на роботу (форма Т - 1). Трудовий договір, автобіографія, резюме, на основі наказу робиться запис в особовій картці (форма Т-2), в бухгалтерії відкривається особовий рахунок, робиться запис у трудовій книжці.
Висування і призначення на посаду
Наказ про проведення атестації, графік проведення, надання відкликання (для працівників федерального рівня), характеристика, протоколу засідання атестаційної комісії, атестаційний лист
Статистичні форми, особиста справа співробітника, штатний розклад, структура і штатна чисельність апарату управління
Система управління персоналом і документування основних функцій управління людськими ресурсами
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Менеджмент і трудові відносини | Диплом
233.6кб. | скачати


Схожі роботи:
Місце і значення управління запасами в логістиці виробничого підприємства
Типи функції та місце економічних служб в управлінській структурі підприємства
Роль і місце служби управління персоналом в загальній організаційній структурі
Управління потенціалом сучасного підприємства
Портрет сучасного менеджера
Моральний портрет сучасного менеджера
Вимоги до особистості сучасного менеджера
Вимоги до особистості сучасного менеджера
Автоматизоване робоче місце менеджера
© Усі права захищені
написати до нас