Методика складання індивідуальної номенклатури справ
Запропоновані рекомендації розроблені відповідно до вимог Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997г № 1153, Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах I-III ступенів, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000г. № 240.
Їх метою є надання практичної допомоги керівникам районних, міських органів управління освітою, загальноосвітніх навчальних закладів з питань складання та оформлення номенклатури справ.
Номенклатура справ - обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, які формуються в його діловодстві, із зазначенням термінів їх зберігання (Закон України «Про національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993г. № 3814-XII).
Номенклатура справ складається з метою створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом та видом, відбору в процесі діловодства документів, які передаються на державне зберігання.
Існують наступні види номенклатури справ:
§ типова:
§ приблизна;
§ індивідуальна.
Типова номенклатура справ встановлює типовий перелік справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.
Приблизна номенклатура справ встановлює зразковий перелік справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Незалежно від наявності типової та примірної номенклатури справ в кожній установі особою, відповідальною за діловодство, розробляється єдина (зведена) індивідуальна номенклатура справ.
При цьому може використовуватися як структурний, так і функціональний принцип її побудови.
Структурний принцип побудови, як правило, використовується при розробці номенклатури справ районних, міських відділів та управлінь освіти. Підзаголовками розділів в такій номенклатурі є найменування структурних підрозділів.
Функціональний принцип використовується у разі розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами, службами, окремими виконавцями. Розділи і підрозділи номенклатури, побудованої за таким принципом, відображають управлінські функції і розміщуються за ступенем важливості. Такий принцип побудови, як правило, використовується при розробці номенклатури в загальноосвітніх навчальних закладах (зразок представлений у додатку).
При розробці зведеної номенклатури справ необхідно дотримуватися наступних правил:
§ всі документи установи групуються у справи, їм присвоюються заголовки (найменування), які в короткій узагальненій формі відображають склад і зміст документів у справах, вказується термін зберігання справи (тому, частини);
§ кожна справа, включене до номенклатури, має умовне позначення - індекс, який включає:
- Індекс структурного підрозділу (у відповідності зі штатним розкладом або класифікатором структурних підрозділів);
- Порядковий номер справи даного структурного підрозділу (окремого виконавця).
При визначенні послідовності розміщення справ у номенклатурі враховується ступінь важливості питань, взаємозв'язок документів, що входять в одну групу справ. Як правило, першою розміщується група справ, яка включає документи вищих організацій, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, розпорядження, рішення і т.д.), планово - звітна документація і листування. В останній групі (листування) першими розміщуються ті справи, які містять листування з вищестоящими організаціями.
У номенклатуру справ не включаються:
§ друковані видання;
§ брошури;
§ довідники;
§ реферативні журнали;
§ експрес-інформація і т.д.
Як у номенклатурі справ структурних підрозділів, так і в єдиній номенклатурі справ установи протягом календарного року в графі «Примітка» вказують:
§ нові справи, які включені в номенклатуру;
§ перехідні справи;
§ посадових осіб, відповідальних за формування справ;
§ факт передачі справ на державне зберігання.
Наприкінці календарного року номенклатура справ установи обов'язково закривається підсумковим записом про категорії та кількість заведених справ, підписується особою, відповідальною за діловодство в установі.
Номенклатура справ як установи, так і його структурних підрозділів, щорічно (не пізніше листопада-грудня місяця) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ:
§ районних, міських відділів та управлінь освіти узгоджується з експертно - перевірочної комісією (ЕПК) відповідного державного архіву та затверджується начальником районного, міського відділу (управління) освіти;
§ загальноосвітніх навчальних закладів узгоджується з районними, міськими органами управління освітою і затверджується директором загальноосвітнього навчального закладу.
НАЙМЕНУВАННЯ ЗАГАЛЬНООСВІТНІХ НАВЧАЛЬНИХ ЗАКЛАДИ
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ЗАТВЕРДЖУЮ
__________ № __________ Діректор______ (П.І.Б.)
на _________________год «___»_________ 200_р.
Номенклатуру розробив:
_____________________ __________________________ Посада підпис
ПОГОДЖЕНО
Начальник відділу (управління)
_______________________ (П.І.Б.)
«____»______________ 200___р.
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у __________году.
Запропоновані рекомендації розроблені відповідно до вимог Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997г № 1153, Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах I-III ступенів, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000г. № 240.
Їх метою є надання практичної допомоги керівникам районних, міських органів управління освітою, загальноосвітніх навчальних закладів з питань складання та оформлення номенклатури справ.
Номенклатура справ - обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, які формуються в його діловодстві, із зазначенням термінів їх зберігання (Закон України «Про національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993г. № 3814-XII).
Номенклатура справ складається з метою створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом та видом, відбору в процесі діловодства документів, які передаються на державне зберігання.
Існують наступні види номенклатури справ:
§ типова:
§ приблизна;
§ індивідуальна.
Типова номенклатура справ встановлює типовий перелік справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.
Приблизна номенклатура справ встановлює зразковий перелік справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Незалежно від наявності типової та примірної номенклатури справ в кожній установі особою, відповідальною за діловодство, розробляється єдина (зведена) індивідуальна номенклатура справ.
При цьому може використовуватися як структурний, так і функціональний принцип її побудови.
Структурний принцип побудови, як правило, використовується при розробці номенклатури справ районних, міських відділів та управлінь освіти. Підзаголовками розділів в такій номенклатурі є найменування структурних підрозділів.
Функціональний принцип використовується у разі розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами, службами, окремими виконавцями. Розділи і підрозділи номенклатури, побудованої за таким принципом, відображають управлінські функції і розміщуються за ступенем важливості. Такий принцип побудови, як правило, використовується при розробці номенклатури в загальноосвітніх навчальних закладах (зразок представлений у додатку).
При розробці зведеної номенклатури справ необхідно дотримуватися наступних правил:
§ всі документи установи групуються у справи, їм присвоюються заголовки (найменування), які в короткій узагальненій формі відображають склад і зміст документів у справах, вказується термін зберігання справи (тому, частини);
§ кожна справа, включене до номенклатури, має умовне позначення - індекс, який включає:
- Індекс структурного підрозділу (у відповідності зі штатним розкладом або класифікатором структурних підрозділів);
- Порядковий номер справи даного структурного підрозділу (окремого виконавця).
При визначенні послідовності розміщення справ у номенклатурі враховується ступінь важливості питань, взаємозв'язок документів, що входять в одну групу справ. Як правило, першою розміщується група справ, яка включає документи вищих організацій, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, розпорядження, рішення і т.д.), планово - звітна документація і листування. В останній групі (листування) першими розміщуються ті справи, які містять листування з вищестоящими організаціями.
У номенклатуру справ не включаються:
§ друковані видання;
§ брошури;
§ довідники;
§ реферативні журнали;
§ експрес-інформація і т.д.
Як у номенклатурі справ структурних підрозділів, так і в єдиній номенклатурі справ установи протягом календарного року в графі «Примітка» вказують:
§ нові справи, які включені в номенклатуру;
§ перехідні справи;
§ посадових осіб, відповідальних за формування справ;
§ факт передачі справ на державне зберігання.
Наприкінці календарного року номенклатура справ установи обов'язково закривається підсумковим записом про категорії та кількість заведених справ, підписується особою, відповідальною за діловодство в установі.
Номенклатура справ як установи, так і його структурних підрозділів, щорічно (не пізніше листопада-грудня місяця) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ:
§ районних, міських відділів та управлінь освіти узгоджується з експертно - перевірочної комісією (ЕПК) відповідного державного архіву та затверджується начальником районного, міського відділу (управління) освіти;
§ загальноосвітніх навчальних закладів узгоджується з районними, міськими органами управління освітою і затверджується директором загальноосвітнього навчального закладу.
НАЙМЕНУВАННЯ ЗАГАЛЬНООСВІТНІХ НАВЧАЛЬНИХ ЗАКЛАДИ
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ЗАТВЕРДЖУЮ
__________ № __________ Діректор______ (П.І.Б.)
на _________________год «___»_________ 200_р.
| індекс справи | заголовок справи (тому, частини) | кількість справ (томів, частин) | термін зберігання (тому, частини) | примітка |
| ГРУПА СПРАВ ДИРЕКТОРА | ||||
| Конституція України, Конституція АРК, Закони України «Про освіту», «Про загальну середню освіту» та інші нормативні документи, що регламентують діяльність ЗНЗ | ||||
| Статут. Довідка про включення до ЕРГПОУ. Свідоцтво про державну реєстрацію навчального закладу. Правила внутрішнього трудового розпорядку. Колективний договір і матеріали перевірки його виконання. | ||||
| Матеріали державної атестації школи | ||||
| Книга наказів з основної діяльності | ||||
| Книга наказів з кадрових питань | ||||
| Книга обліку і видачі свідоцтв про базову загальну середню освіту | ||||
| Книга обліку і видачі атестатів про повну загальну середню освіту | ||||
| Книга обліку і видачі похвальних листів та грамот Похвальних | ||||
| Контрольно - візітаціонная книга | ||||
| Книга обліку педагогічних працівників | ||||
| Книга обліку результатів внутрішньошкільного контролю | ||||
| Книга протоколів загальних зборів (конференцій) колективу ЗНЗ | ||||
| Книга протоколів засідань педагогічної ради | ||||
| Книга запису результатів внутрішньошкільного контролю | ||||
| Книга обліку трудових книжок працівників школи. Трудові книжки | ||||
| Журнал обліку заяв та звернень громадян | ||||
| Тарифікаційні списки | ||||
| Перспективний план роботи ЗНЗ | ||||
| Концепція розвитку ЗНЗ | ||||
| План роботи на навчальний рік | ||||
| План роботи на місяць (за необхідності) | ||||
| Акти прийому-передачі ЗНЗ | ||||
| Акти державного інспектування ЗНЗ | ||||
| Акти готовності школи до нового навчального року | ||||
| Акти, приписи санітарно-епідеміологічної служби | ||||
| Акти, приписи протипожежної охорони | ||||
Штатний розклад | ||||
Протоколи нарад при директорі | ||||
| Договори про співпрацю з вищими навчальними закладами | ||||
| Документація про міжнародне співробітництво школи (за потребою) | ||||
| Документація з оздоровлення учнів, організації харчування | ||||
| Посадові інструкції працівників ЗНЗ | ||||
| Навчальні програми по курируючих предметів | ||||
| Документація з техніки безпеки, охорони праці, попередження дитячого травматизму | ||||
| Документація з адміністративно-господарської діяльності | ||||
| Документація по роботі з батьками, Ради школи, Опікунської Ради, Батьківського комітету (в т.ч. протоколи засідань) | ||||
| Списки учнів школи на поточний навчальний рік | ||||
| Зведена номенклатура справ загальноосвітнього навчального закладу | ||||
| Номенклатура справ директора загальноосвітнього навчального закладу | ||||
| Акти передачі справ при звільненні заступника директора з НВР | ||||
| Папка директора на поточний навчальний рік (Розклад навчальних занять, графік чергування, прийому з особистих питань членів адміністрації школи. Режим роботи школи. Робочий навчальний план. Відомості про наповнюваність класів. Класне керівництво. Атестація вчителів у поточному навчальному році. Перспективний план атестації педагогічних працівників . РВК. ЗШ. Розклад індивідуальних та групових занять з учнями 1-4, 5-11 класів. Графік чергування вчителів по школі. Навчальні плани, розклад уроків учнів, що знаходяться за індивідуальною формою навчання. Документація з організації екстернату. Розклад уроків 1-4 , 5-11 класів. Розклад занять спеціальних медичних груп. Розклад роботи гуртків, секцій, факультативів. Графік проведення позакласних заходів. Графік роботи психолога, бібліотеки, медичного кабінету. Список педагогічних працівників. Список технічних працівників. Графік роботи техперсоналу). | ||||
| індекс справи | заголовок справи (тому, частини) | кількість справ (томів, частин) | термін зберігання (тому, частини) | примітка |
| ГРУПА СПРАВ ЗАСТУПНИКА ДИРЕКТОРА З НАВЧАЛЬНО-ВИХОВНОЇ РОБОТИ | ||||
| Нормативні документи, що регламентують діяльність заступника директора з НВР з організації навчально-виховного процесу | ||||
| План роботи школи на навчальний рік, на тиждень (за потребою) | ||||
| Матеріали педрад (по курируючих предметів) | ||||
| Навчальні програми по курируючих предметів | ||||
| Книга запису результатів внутрішньошкільного контролю | ||||
| Класні журнали своїх підшефних класів | ||||
| Класні журнали випускних класів | ||||
| Робота з батьками | ||||
| Статистична звітність | ||||
| Адміністративні контрольні роботи | ||||
| Графіки проведення тематичних атестацій | ||||
| Документація про результати моніторингу рівня навчальних досягнень учнів з курируючих предметів | ||||
| Документація з позакласної роботи з предметів | ||||
| Документація щодо оснащення кабінетів по курируючих предметів | ||||
| Документація по предметних тижнях по курируючих предметів | ||||
| Документація про результати контролю за веденням ділової документації класними керівниками | ||||
| Документація з методичної роботи | ||||
| Документація по курсовій перепідготовці | ||||
| Документація з атестації педагогічних працівників школи | ||||
| Документація по роботі з обдарованими учнями | ||||
| Документація по олімпіадах, МАН, конкурсів | ||||
| Документація по роботі методичних об'єднань (кафедр) школи | ||||
| Документація по роботі Школи молодого вчителя | ||||
| Документація по конкурсу «Учитель року» | ||||
| Документація по конкурсу «Учень року» | ||||
| Робочий навчальний план. Режим роботи школи | ||||
| Документи по ДПА учнів, навчальної практиці учнів ____________классов | ||||
| Журнали обліку індивідуальних годин вчителів | ||||
| Документи з організації індивідуальної форми навчання | ||||
| Журнал обліку пропущених і замінених уроків | ||||
| Документація з цивільної оборони, техніці безпеки | ||||
| Розкладу навчальних занять учнів 1-4, 5-11 класів | ||||
| Журнали обліку роботи гуртків, секцій | ||||
| Розклад роботи гуртків, секцій | ||||
| Документація щодо функціонування груп продовженого дня (журнали, заяви батьків) | ||||
| Документація з організації роботи по всеобучу | ||||
| Документація з формування замовлення на виготовлення документів про освіту (у тому числі дублікатів) для випускників 9,11-х класів | ||||
| Номенклатура справ заступника директора з НВР | ||||
| індекс справи | заголовок справи (тому, частини) | кількість справ (томів, частин) | термін зберігання (тому, частини) | примітка |
| ГРУПА СПРАВ ЗАСТУПНИКА ДИРЕКТОРА З ВИХОВНОЇ РОБОТИ (ПЕДАГОГА - ОРГАНІЗАТОРА) | ||||
| Нормативні документи з організації виховної роботи в школі, психолого-педагогічні та методичні рекомендації | ||||
| Нормативна документація, рекомендації з формування здорового способу життя. Результати моніторингу рівня сформованості навичок | ||||
| Нормативна документація, рекомендації з правового виховання учнів, формування навичок свідомої дисципліни. Результати моніторингу рівня сформованості навичок | ||||
| Річний план (розділ «Виховна робота»), план роботи на тиждень (за потребою) | ||||
| Плани роботи з батьками (розділ річного плану) | ||||
| Документація по діяльності учнівського самоврядування, Ради школи | ||||
| Документація по роботі МО класних керівників | ||||
| Документи по роботі бібліотеки | ||||
| Документи по роботі з учнями, які потребують особливої педагогічної уваги | ||||
| Графіки проведення позакласних заходів | ||||
| Документація з пільговим категоріям дітей | ||||
| Документація по громадянському вихованню школярів | ||||
| Номенклатура справ заступника директора з виховної роботи (педагога - організатора) | ||||
| індекс справи | заголовок справи (тому, частини) | кількість справ (томів, частин) | термін зберігання (тому, частини) | примітка |
| ГРУПА СПРАВ СЕКРЕТАРЯ | ||||
| Зведена номенклатура справ (копія) | ||||
| Номенклатура справ секретаря | ||||
| Алфавітна книга запису учнів | ||||
| Книга обліку руху учнів | ||||
| Журнал обліку вхідної кореспонденції | ||||
| Вхідна кореспонденція | ||||
| Журнал обліку вихідної кореспонденції | ||||
| Вихідна кореспонденція | ||||
| Журнал реєстрації телефонограм | ||||
| Особисті справи співробітників школи | ||||
| Особові справи учнів школи | ||||
| Бланки табелів успішності, особистих справ, учнівських квитків | ||||
| Журнал передачі документів на зберігання до архіву школи | ||||
| Перелік документів, що знаходяться на зберіганні в архіві школи | ||||
| Акти про знищення документів, що знаходяться в архіві школи | ||||
| індекс справи | заголовок справи (тому, частини) | кількість справ (томів, частин) | термін зберігання (тому, частини) | примітка |
| ГРУПА СПРАВ ЗАСТУПНИКА ДИРЕКТОРА З АГЧ (ЗАВІДУВАЧА ГОСПОДАРСТВОМ) | ||||
| Технічний паспорт школи | ||||
| Акт на відведення і закріплення земельної ділянки | ||||
| Інвентарні списки основних засобів | ||||
| Книга складського обліку матеріалів | ||||
| Відомості видачі матеріалів | ||||
| Відомості оперативного обліку малоцінних та швидкозношуваних матеріалів, які знаходяться в експлуатації | ||||
| Акти ревізій та перевірки фінансово-господарської діяльності | ||||
| Відомості про поточний, капітальний ремонт та обслуговування будівлі, дефектні акти | ||||
| План роботи на тиждень | ||||
| Паспорти навчальних кабінетів | ||||
| Проектна документація з електропостачання, водопостачання, теплопостачання, каналізаційній системі | ||||
| Документація з охорони праці та техніки безпеки | ||||
| Документи про списання товарно-матеріальних цінностей | ||||
| Документація з прибирання, озеленення школи і території | ||||
| Документи з інвентаризації | ||||
| Номенклатура справ заступника директора з АГЧ (завідувача господарством) | ||||
| індекс справи | заголовок справи (тому, частини) | кількість справ (томів, частин) | термін зберігання (тому, частини) | примітка |
| ГРУПА СПРАВ БІБЛІОТЕКАР | ||||
| Книга обліку бібліотечного фонду | ||||
| Читацькі формуляри | ||||
| Нормативні документи по роботі бібліотеки | ||||
| План роботи на поточний навчальний рік, на місяць (за необхідності) | ||||
| Номенклатура справ бібліотекаря | ||||
| індекс справи | заголовок справи (тому, частини) | кількість справ (томів, частин) | термін зберігання (тому, частини) | примітка |
| ГРУПА СПРАВ МЕДИЧНОГО ПРАЦІВНИКА | ||||
| Медичні карти учнів школи | ||||
| Медичні книжки працівників школи | ||||
| Документи про періодичні медичні огляди та щеплення учнів (плани, довідки, картки, списки, графіки, листування і т.д.) | ||||
| Систематизовані дані по захворюваності в школі | ||||
| Динаміка захворюваності за класами | ||||
| Списки учнів спеціальних медичних груп | ||||
| Документи про отримання та витрачання медикаментів | ||||
| Номенклатура справ медичного працівника | ||||
_____________________ __________________________ Посада підпис
ПОГОДЖЕНО
Начальник відділу (управління)
_______________________ (П.І.Б.)
«____»______________ 200___р.
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у __________году.
| По термінах Зберігання | Всього | Перехідних | |
| 1 | 2 | 3 | |
| Постійного | |||
| Тимчасового (Понад 10 років) | |||
| Тимчасового (до 10 років включно) | |||
| РАЗОМ: |