Методи інформаційних технологій у діловодстві

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Зміст

Введення

1. Технології обробки інформації, комп'ютерні комунікації

2. Переваги застосування інформаційних технологій

3. Програмні засоби автоматизованого робочого місця

3.1 Системи управління документообігом на основі Web-технологій

3.1.1 Використання електронної пошти

3.2 Система корпоративного електронного архіву

3.4 Телекомунікаційні технології

4. Методи інформаційних технологій у діловодстві

Висновок

Введення

Мета цієї роботи полягає у дослідженні системи сучасного документообігу підприємства.

Актуальність теми обумовлюється тим, що XXI століття - це століття комп'ютерних та інформаційних технологій, які залишаються незамінними в діловодстві, для обробки, зберігання, перетворення, захисту, передачі і отримання інформації.

Приступаючи до вивчення курсу, перш за все потрібно ознайомитися з найважливішими поняттями, для того, щоб мати уявлення про що йде мова.

Технологія (гр. techne - майстерність, logos - вчення, вчення про майстерність) - сукупність знань про способи і засоби проведення виробничих процесів, при яких відбувається необхідне якісна зміна оброблюваних об'єктів.

Інформаційні технології - це широкий клас дисциплін та галузей діяльності, що відносяться до технологій керування та обробки даних, в тому числі із застосуванням обчислювальної техніки.

Головна проблема традиційної технології управління документообігом - практична неможливість централізовано відстежувати рух документів організації в реальному масштабі часу. Адже це вимагає величезних затрат праці не тільки на ведення докладних журналів і картотек у кожному підрозділі, але і на оперативне централізоване зведення відповідної інформації.

У сучасному закладі основними технологічними інструментами роботи з документами є комп'ютери, встановлені на робочих місцях виконавців і об'єднані в мережу. Якщо комп'ютерна мережа охоплює всі робочі місця діловодного персоналу в структурних підрозділах організації, то з'являється можливість використовувати мережу для переміщення документів і централізовано відстежувати хід діловодного процесу - аж до роботи виконавців над документами на їх робочих місцях. Однак сьогодні відбувається парадоксальна річ: будь-яке поважаюче себе установа купує високопродуктивні персональні комп'ютери, які об'єднуються в локальну корпоративну мережу, що забезпечує повну технологічну підтримку «електронного документообігу», але далі використання техніки для підготовки документу в текстовому редакторі з подальшою його роздруківкою на принтері справа не йде.

1. Технології обробки інформації, комп'ютерні комунікації

Інформаційні технології - це сукупність методів, виробничих і програмно-технологічних засобів, об'єднаних у технологічний ланцюжок, що забезпечує збір, зберігання, обробку, висновок і поширення інформації. 1

Удосконалення інформаційних комп'ютерних технологій продовжується і сьогодні. Основу будь-якої інформаційної технології складають:

  • засоби автоматизації (насамперед комп'ютери);

  • програмне забезпечення;

  • розвинені засоби зв'язку (телекомунікації);

  • облік ергономічних вимог до комплексу технічних засобів і програмного забезпечення з боку людини;

  • попередня підготовка та навчання користувачів.

Можна виділити наступні види інформаційних технологій:

  • обробки документів;

  • обробки табличної інформації;

  • баз даних;

  • розробки інтелектуальних систем;

  • мультимедіа;

  • мережні і комунікаційні.

У складі комплексу технічних засобів забезпечення інформаційних технологій виділяють кошти комп'ютерної техніки та засоби організаційної техніки.

Сучасні офісні засоби комп'ютерної техніки можуть бути розділені на персональні комп'ютери і корпоративні комп'ютери.

Персональні комп'ютери представляють собою обчислювальні системи, усі ресурси яких повністю спрямовані на забезпечення діяльності одного робочого місця управлінського працівника. Це найбільш численний клас засобів обчислювальної техніки, в складі якого можна виділити персональні комп'ютери IBM PC і сумісні з ними, а також персональні комп'ютери Macintosh фірми «Apple».

Корпоративні комп'ютери - це багатокористувацькі обчислювальні системи, що мають центральний блок з великою обчислювальною потужністю та значними інформаційними ресурсами, до якого приєднуються велике число робочих місць з мінімальною оснащеністю: відеотермінал, клавіатура, пристрій позиціонування типу «миша» і, можливо, пристрій друку.

Комп'ютер може бути підключений до абонентської телефонної мережі і отримувати доступ до інших абонентам цієї мережі, до електронної пошти, до телетайп і телефаксу, що працюють з цією мережею. Для підключення до всіх цих мереж необхідний модем. Модем встановлюється в слот (роз'єм) материнської плати ПК або автономно підключається до її послідовного порту.

Комп'ютер з факс-модемом працює набагато надійніше і стійкіше телефаксу.

Забезпечує багато додаткових сервісних послуг: більш зручна і ефективна автоматизація підготовки текстів факсу із використанням усього арсеналу комп'ютерних засобів, інтеграція з електронною поштою, телексом і базою даних комп'ютера, наявність об'ємної електронної довідкової книги, яка містить різноманітну корисну інформацію, розмежування права доступу співробітників і зовнішніх абонентів до факсу, контроль проходження кореспонденції, докладна статистика роботи з факсом і т. п.

Існують комп'ютери, обладнані відеокамерою і мікрофоном, що дозволяють не тільки обмінюватися факсами з партнером, а й бачити його, і розмовляти з ним.

2. Переваги застосування інформаційних технологій

1) У першу чергу це стосується створення та оформлення ділових документів за допомогою текстових редакторів. Текстові редактори дозволяють не тільки підвищити швидкість оформлення документа, але й істотно підвищити його якість у порівнянні з "докомп'ютерної" технологіями.

2) Інформаційні технології дозволяють також забезпечувати зручне зберігання документів, яке реалізується у вигляді багаторівневої структури папок на диску комп'ютера. В операційній системі Windows ця задача може бути виконана, наприклад, за допомогою програми Провідник.

3) Не менш важливе завдання діловодства - це організація реєстрації (обліку) документів, а також контроль за термінами їх виконання. Причому облік і зберігання документів необхідно організувати таким чином, щоб можливий був швидкий і ефективний пошук будь-якого документа. Це завдання може бути вирішена за допомогою табличних редакторів.

4) Рівень автоматизації діловодства істотно підвищується, якщо в кожному підрозділі підприємства встановити комп'ютери, пов'язані локальною мережею. Необхідною умовою функціонування такої системи, є існування потоків електронних документів у вигляді файлів, а не паперових копій. Робота з такими документами відбувається за уніфікованою схемою ЕГСДОУ (єдина державна система документаційного забезпечення управління) http://www.mdi.ru/library/office-work/klassif.ru.html - Завдання діловодних з тією лише різницею, що передача їх відбувається від комп'ютера до комп'ютера, що стоять у різних підрозділах організації. Це суттєво підвищує швидкість проходження документів, дозволяє обробляти документи за допомогою текстових редакторів, баз даних, електронних таблиць. Такий спосіб ведення діловодства і називають безпаперовій технологією.

5) Документи, що надійшли в організацію по каналах електронної пошти або створені в такому "електронному офісі" вже існують у формі, доступній для комп'ютерної обробки. Дещо більшу проблему представляють собою документи, що надійшли в організацію у вигляді паперових копій. Такі документи можна піддати скануванню і обробці з допомогою спеціалізованих програм - систем оптичного розпізнавання символів.

3. Програмні засоби автоматизованого робочого місця

Програмні засоби в цілому поділяються на системні і прикладні.

Системні програмні засоби призначені для забезпечення діяльності комп'ютерних систем як таких. У їх складі виділяють:

Тестові і діагностичні програми призначені для перевірки працездатності окремих вузлів комп'ютера і компонентів програмно-файлових систем і, можливо, усунення виявлених несправностей.

Антивірусні програми призначені для виявлення і, можливо, усунення вірусних програм, що порушують нормальну роботу обчислювальної системи, наприклад DrWeb.

Операційні системи є основними системними програмними комплексами, які виконують такі основні функції:

  • тестування працездатності обчислювальної системи і її настройку при первісному включенні;

  • забезпечення синхронного та ефективної взаємодії всіх апаратних і програмних компонентів обчислювальної системи в процесі її функціонування;

  • забезпечення ефективної взаємодії користувача з обчислювальною системою.

Операційні системи можна розділити:

  • однозадачние однокористувацькі системи (типу MS - DOS);

  • багатозадачні однокористувацькі системи (сімейства Windows);

  • багатокористувацькі мережеві (сімейства UNIX).

Командно-файлові оболонки (процесори) також призначені для організації системи взаємодії користувача з обчислювальною системою, але на принципах, відмінних від реалізованих операційною системою. Мета файлових оболонок - полегшити роботу або надати додаткові можливості, як, наприклад, Norton Commander, Windows Commander.

Слід відзначити тенденцію розширення можливостей наступних поколінь операційних систем, у тому числі за рахунок інтеграції в них багато що описуються в розділі програмних засобів. Так частиною операційної системи стає і програмна підтримка роботи сканерів - Twain, обробки фотозображень Photo Editor, записи компакт-дисків та ін

Серед прикладних програмних засобів забезпечення управлінської діяльності можна виділити широко використовуються типові:

Менш поширені «спеціалізовані» програми, що вимагають спеціальної підготовки користувачів:

Системи підготовки текстових документів призначені для організації технології виготовлення управлінських документів та різноманітних інформаційних матеріалів текстового характеру. За своїми можливостями вони діляться на текстові редактори, текстові процесори, настільні видавничі системи, конвертори і форматори.

Редактор текстів (text editor) забезпечує введення, редагування та збереження будь-якого символьного тексту, але призначений він, в основному, для підготовки текстів програм, які не вимагають форматування, тобто автоматичного перетворення розташування елементів тексту, зміни шрифту і т.п. Текстові редактори є як складовою частиною сучасних операційних систем (WordPad), так і самостійним програмним продуктом.

Використання для підготовки і друку документа редактора текстів на якісному рівні приблизно відповідає використанню електричної друкарської машинки, хіба що більш продуктивної через легкості повторення частин тексту зі збереженої в електронній пам'яті заготівлі та можливості як виправлення друкарських помилок, так і часткової переробки тексту шляхом вставки або виключення нових фрагментів.

З безлічі наявних екранних редакторів можна виділити Norton Editor, SideKick, Brief, Турбо-систем, багатофункціональний багатовіконний редактор Multi - Edit.

Одним з найважливіших властивостей текстових процесорів є повна відповідність паперового документа образу копії на екрані. Не останню роль при виборі текстового процесора грають об'єм займаної пам'яті, інтеграція з іншими програмними продуктами. Не секрет, що у кожного користувача свій стиль роботи над документом (що зручно для однієї групи користувачів, для іншої є перешкодою). Тому найбільш привабливими для розробника документа виглядають ті програми, в яких можлива настройка інтерфейсу під свої смаки і потреби.

Текстові процесори мають спеціальні функції, які призначені для полегшення введення тексту та подання його в надрукованому вигляді. Попереднє настроювання текстового процесора і принтера, на якому передбачається друкувати текст, дають можливості:

  • введення тексту, що забезпечує заданий вигляд сторінки тексту на екрані, даючи уявлення про дійсний розташуванні тексту на папері після друку;

  • попереднього завдання таких параметрів, як абзацні відступи, заголовки, тип і розмір шрифту для різних елементів тексту, міжрядковий відстані, число колонок тексту, розташування і спосіб нумерації виносок і т.д.;

  • автоматичної перевірки орфографії та отримання підказки при виборі синонімів;

  • введення і редагування таблиць і формул;

  • об'єднання документів в процесі підготовки тексту до друку;

  • автоматичного складання змісту і алфавітного довідника.

Практично всі текстові процесори (та їх версії) мають унікальну структуру даних для представлення тексту, що пояснюється необхідністю включення в текст додаткової інформації, яка описує структуру документа. Тому текст, підготовлений за допомогою одного текстового процесора, часто не може бути прочитаний і, отже, відредагований і надрукований іншими. Друк може бути виконана на принтері будь-якого типу, в тому числі і матричному.

З метою сумісності текстових документів при перенесенні їх із середовища одного текстового процесора в іншій необхідно мати додатково комплект особливого програмного забезпечення - конверторів, які забезпечують отримання вихідного файлу у форматі текстового процесора - одержувача документа.

Настільні видавництва готують тексти за правилами поліграфії і з друкарським якістю. Настільні видавництва по суті є інструментом верстальника і призначені не стільки для створення документів, скільки для реалізації різного роду поліграфічних ефектів. Вони дозволяють легко маніпулювати текстом, змінювати формати сторінок, розміри відступів, дають можливість комбінувати різні шрифти. Тексти, підготовлені настільними видавництвами, роздруковуються тільки на лазерних принтерах.

До систем професійного рівня можна віднести QuarkXPress for Windows, FrameMaker for Windows, PageMaker for Windows і ін Однак придбання і освоєння складних в експлуатації настільних друкарень навряд чи доцільно для тих, кому лише зрідка потрібно красиво підготувати листівку, лист або оголошення.

Системи Microsoft Publisher, Pageplus for Windows не призначені для отримання промислової поліграфічної продукції. Їх використовують епізодично для тиражування барвистих документів у невеликій фірмі. Вони орієнтовані на користувача, який віддає видавничій діяльності лише частину свого робочого часу.

Запропонована класифікація систем підготовки текстів багато в чому умовна, так як з'являються нові, вдосконалені версії, що розмиває кордони між класами.

Особисті інформаційні системи призначені для інформаційного обслуговування робочого місця управлінського працівника; по суті вони виконують функції секретаря або електронного органайзера:

  • планування особистого часу на різних часових рівнях з можливістю своєчасного нагадування про настання запланованих заходів;

  • ведення персональних та інших картотек з можливістю автоматичної вибірки необхідної інформації;

  • з'єднання по телефонних лініях з веденням журналу телефонних переговорів і виконанням функцій, характерних для багатофункціональних телефонних апаратів;

  • ведення персональних інформаційних блокнотів для зберігання різноманітної особистої інформації.

Системи управління базами даних призначені для створення, зберігання і маніпулювання масивами даних великого обсягу. Різні системи цього класу розрізняються способами організації зберігання даних і обробки запитів на пошук інформації, а також характером що зберігаються в базі даних.

Офісні системи обробки фінансово-економічної інформації призначені для обробки числових даних, характеризуючих різні виробничо-економічні і фінансові явища і об'єкти, та складання відповідних управлінських документів та інформаційно-аналітичних матеріалів. Вони включають в себе:

  • універсальні табличні процесори;

  • спеціалізовані бухгалтерські програми;

  • спеціалізовані програми фінансово-економічного аналізу і планування.

Табличний процесор є обов'язковою складовою будь-якого інтегрованого офісного пакету або системи.

Системи підготовки презентацій призначені для підготовки графічних і текстових матеріалів, використовуваних в цілях демонстрації на презентаціях, ділових переговорах, конференціях. Для сучасних технологій підготовки презентацій характерно підключення до традиційних графіку і тексту відео-та аудіоінформації, що дозволяє говорити про реалізацію гіпермедіатехнологій.

Системи управління проектами призначені для планування і управління ресурсами різних видів (матеріальними, технічними, фінансовими, кадровими, інформаційними) при реалізації складних науково-дослідний і проектно-будівельних робіт.

Експертні системи та системи підтримки прийняття рішень призначені для реалізації технологій інформаційного забезпечення процесів прийняття управлінських рішень на основі застосування економіко-математичного моделювання та принципів штучного інтелекту.

Системи інтелектуального проектування і вдосконалення управління призначені для використання так званий CASE-технологій, орієнтованих на автоматизовану розробку проектних рішень щодо створення й удосконалення систем організаційного управління.

3.1 Системи управління документообігом на основі Web-технологій

Настала епоха Internet. Стали необхідні системи, які, по-перше, забезпечать спільне використання документів співробітниками підприємств та взаємодія між відділеннями, по-друге, нададуть можливість публікації документів на Web-вузлі і, по-третє, підтримають електронну торгівлю з бізнес-партнерами та замовниками. Компанії, що мають власніінтрамережі на базі протоколу IP, мають можливість використовувати їх для подальшого розвитку систем управління та обробки електронних документів. Наприклад, можна перетворити всі паперові документи в електронні і зосередити їх у базі даних головного офісу, забезпечивши до них доступ по інтрамережі всім співробітникам фірми, а по Internet - її клієнтам. Це дозволить знизити витрати на поширення паперової документації за рахунок публікації необхідної інформації в Internet і інтрамережі і підвищити ефективність роботи з документами службовців компанії.

Останні десять років розвитку мережевих засобів показали, що сучасні підприємства не можуть обійтися без систем на базі web-технологій, так як саме вони дозволяють остаточно перейти до безпаперової технології, забезпечивши віддалений доступ до документів. Системи управління документами, що використовуються в даний час в корпоративних мережах, виконують завантаження і обробку всього потоку документів, що циркулюють в межах підприємства, тобто інформації, що пересилається між службовцями і відділеннями, а також забезпечують обмін документами зі споживачами, постачальниками, клієнтами та дистриб'юторами . Основні функції системи управління документами - класифікація інформації, розміщення її в бібліотеках баз даних та надання користувачам інтерактивного доступу до документів. Право на роботу з документами визначається за допомогою ідентифікатора користувача і вхідного пароля, а можливість обробки інформації забезпечується програмними засобами, які дозволяють редагувати документи, колективно працювати з ними, а також обмінюватися ними по каналах електронної пошти.

Нові системи управління документами на базі Web мають всі шанси привернути увагу підприємств, причому головна причина їх популярності полягає в тому, що в якості клієнтської частини ці програми, клієнт / сервер використовують стандартний Web-браузер. За допомогою таких систем службовці, що працюють вдома, можуть миттєво отримати будь-які зміни, внесені керівництвом в документи компанії, підключившись до корпоративного сервера за допомогою модему або мережевої карти і браузера і знайшовши необхідний звіт у бібліотеці бази даних. Замовники отримують можливість звернутися до Web-сайту підприємства і, клацнувши мишею по піктограмі, що відповідає засобам обслуговування клієнтів, автоматично підключитися до бібліотеки бази даних, щоб перевірити, відправлені чи замовлені вироби. У попередніх, традиційних системах управління документами на комп'ютері потрібно встановити клієнтську частину цього додатка, що обмежувало можливості використання даного продукту. Крім того, для кожного користувача, що приймає участь у колективній роботі з документами, компанія повинна була придбати у постачальника ліцензію, що призводило до значних матеріальних витрат.

Найбільш приваблива сторона систем управління документами на базі Web - економія коштів. У кінцевому рахунку, Web-системи управління документами можуть також виконувати функції автоматизації ділових процедур, здійснюючи не тільки поділ документів на категорії та взаємодія з бібліотеками баз даних, а й маршрутизацію документів. Ще одна функція майбутніх систем управління документами полягає у наданні доступу до корпоративних інформаційних бібліотекам, як співробітникам підприємств, так і компаніям-партнерам, які зможуть отримати специфікації на продукцію, графіки постачання виробів та іншу інформацію, не представляє комерційної таємниці.

Оскільки документи стають все більш різноманітними та орієнтованими на Internet, користувачам потрібно засоби, які здатні маніпулювати як текстами, так і зображеннями, відео і звуком.

Internet виконує дві функції - по-перше, служить проводить середовищем для обміну інформацією між організаціями, що працюють в галузі стандартизації, і, по-друге, виступає в ролі середовища для швидкої розробки додатків. Інтрамережа доступна лише структурним підрозділам організації, зовнішні користувачі мають доступ тільки на Web-вузол.

Традиційним засобом захисту інформації в інтрамережі служить брандмауер, розташований між інтрамережа і Internet. Для перевірки прав користувачів застосовуються ідентифікаційні картки з кодуванням, а також ідентифікатори і паролі. Пересилати документи через брандмауер на зовнішні Web-сайти дозволено обмеженому колу службовців корпорації. Таким чином, засоби захисту серверів і повна заборона на доступ до мережі із зовнішніх Web-вузлів створюють умови для безпечної та зручної роботи персоналу.

3.1.1 Використання електронної пошти

У випадку, якщо документ необхідно зробити загальнодоступним, це відбувається двома основними шляхами, або через систему електронної пошти, шляхом розсилки, або через Internet, шляхом публікації на Web-сервері. Другий спосіб застосовується у разі, якщо особи, яким може знадобитися документ, заздалегідь невідомі. Використання електронної пошти ж більш підходить для направлення документів до виконавців. Системою, що забезпечує маршрутизацію документів, є система електронної пошти, яка здійснює паралельне поширення документів. Маршрутизація відрізняється від поширення чи розсилки тим, що маршрутизациї документ повертається в початок маршруту, наприклад до ініціатора, а розсилається документ іде виконавцю без контролю факту повернення. За допомогою додаткових додатків система електронної пошти може забезпечувати послідовну маршрутизацію документів.

Отже, електронна пошта виконує наступні функції:

  • обмін повідомленнями між користувачами;

  • обмін документами між користувачами;

  • обмін даними між додатками;

  • оповіщення користувачів про настання певних подій.

3.2 Система корпоративного електронного архіву

Впровадження потужних систем управління електронними документами не завжди призводить до отримання очікуваного ефекту. Причина криється в тому, що величезна кількість оперативної та довідкової інформації як і раніше залишається на паперових носіях.

Ручна обробка таких паперових сховищ стає вузьким ланкою функціонування багатьох великих корпорацій. Рішенням може стати використання технології побудови корпоративного електронного архіву.

У рамках галузі або корпорації мова йде про побудову інтегрованої системи глобального масштабу, що забезпечує ефективний доступ і зберігання величезних об'ємів документів в електронному вигляді. Причому, технологія повинна включати як засобу створення, наповнення супербанка даних, так і засоби забезпечення його належного функціонування та розвитку. Проте якщо потреба в такій технології назріла вже багато років тому, то технічна можливість її реалізації з'явилася відносно недавно, як наслідок появи дешевих носіїв, підвищення ефективності високошвидкісних обчислювальних систем і мереж, намітилося напрям впровадження засобів штучного інтелекту, що дозволяють моделювати та аналізувати великі масиви інформації.

Загальну ідею можна змалювати таким чином. Організовується розгортання високопродуктивної мережі, що включає графічні робочі станції і потужні сервери введення і обробки інформації. Для введення документів з паперових носіїв низької якості, використовуються промислові сканери потокового введення. Система забезпечує ефективне індексування і повнотекстовий пошук інформації великого обсягу. Дані, необхідні для пошуку документів, зберігаються в високопродуктивної і відмовостійкої системі пам'яті, а графічні образи документів - у вигляді зображень на носіях, характеризуються тривалим часом зберігання та дешевизною. Специфічна риса корпоративного електронного архіву - забезпечення повнотекстового пошуку.

Для зберігання образу документів використання магнітних дискових носіїв не представляється можливим унаслідок їх високої вартості. З урахуванням того, що більшість архівних документів, практично, не підлягають модифікації і видалення, бібліотеки на компакт-дисках можуть бути краще. Крім того, компакт-диски зручніше в роботі: їх автономне читання можна здійснювати на будь-якому комп'ютері, що комплектується приводом CD-ROM.

3.4. Телекомунікаційні технології

Сьогодні, за умов щорічного багаторазового збільшення інформаційних потоків, вже практично неможливо уявити чітку взаємодію комерційних фірм, банківських структур, державних підприємств і організацій без сучасних засобів телекомунікації та зв'язку.

Без наявності таких коштів ніяка величезна армія канцелярських працівників і кур'єрів не може забезпечувати оперативність доставки необхідної інформації в потрібний момент у потрібне місце. Адже в наш «божевільний» час часто навіть хвилинна затримка в отриманні важливої ​​інформації може вилитися в досить відчутні фінансові втрати, як для всього підприємства, так і для кожного співробітника окремо.

Модем.

В даний час модем застосовується для передачі даних одного комп'ютера до іншого через посередництво телефонних ліній. Але передача комп'ютерних даних - лише частина того, що вміє сучасний модем. Більшість сучасних модемів (факс-модемів) може автоматично пересилати підготовлені на вашому комп'ютері документи на факс (або декілька, причому комп'ютер все зробить без вашої участі), а також виконувати зворотну операцію прийому факсів. Також можуть працювати автовідповідачем, визначником номера. Існують голосові модеми, забезпечені роз'ємами для підключення навушників і мікрофону. За допомогою голосових модемів зручно спілкуватися по мережі Internet, що дуже допомагає співробітникам і керівникам організацій при браку часу і терміновості питань.

Телефонні апарати.

Телефонні апарати досить різноманітні як за своїм конструктивним виконанням, так і за сервісними можливостями, ними наданими. Інтерес представляє телефонний апарат - комутатор секретаря. Секретар з цим телефоном приймає усі дзвінки зовнішніх абонентів і обробляє їх відповідно до вказівок керівника. Найбільш важливі функції комутатора це:

  • багатоканальність;

  • можливість переадресації на інший номер;

  • організація телефонних конференцій;

  • постановка абонента на утримання;

  • наявність електронного довідника.

Найбільш повно всі сервісні можливості реалізуються в цифрових апаратах, що використовуються з цифровими телефонними лініями.

В офісах доцільно використовувати внутріучрежденческіе телефонні системи - системи мікро-міні-офісної АТС, так як оперативний зв'язок співробітників необхідна постійна, а забезпечення кожного співробітника стільниковим або міським телефоном - справа дорога.

Відеоконференції.

Сьогодні вже реально, а подекуди й повсякденно розмову вести з партнером по відеотелефону, тобто, розмовляючи бачити свого співрозмовника. Реальна та організація спільної дистанційної роботи декількох користувачів з документами і додатками в складі групи або при використанні віддаленого доступу з домашніх офісів. Реально проведення по відеозв'язку консиліумів, взаємних консультацій, семінарів, дистанційного навчання з демонстрацією необхідних графічних і відеоматеріалів.

Факсимільний зв'язок.

Факсимільний зв'язок не тільки набагато швидше звичайної пости або кур'єрської доставки, вона майже у всіх випадках ще й набагато дешевше. Факсимільний зв'язок - це процес дистанційної передачі нерухомих зображень і тексту з паперових листів відправника на паперові листи одержувача.

Існує можливість передавати та отримувати факси по мережі з використанням комп'ютера. Можна надіслати замовлення на посилку або прийом факсу. Складається звичайне електронний лист, оформлене належним чином, і надсилається на адресу комп'ютерного вузла, що займається факсимільними операціями. Текст цього листа у вигляді Фокса буде доставлений на факсимільний апарат адресата. 2

4. Методи інформаційних технологій у діловодстві

MAPI - інтерфейс програмування додатків електронних повідомлень, розроблений фірмою Microsoft [1], дозволяє ефективно вирішувати цю проблему.

MAPI зберігає при кожному документі пари: шифр реквізиту та шифр значення реквізиту (для множинних реквізитів - набір шифрів значень). Самі імена реквізитів та їх значення зберігаються окремо в єдиному екземплярі. Це дозволяє, з одного боку, гнучко змінювати склад реквізитів від документа до документа (у кожного документа може бути свій набір реквізитів), і в той же час зберігати досить компактно опису документів.

Використання MAPI дає, крім названого, ще ряд достоїнств. Мабуть, найважливішим з них є можливість заміни СУБД, де реалізований проект, на будь-яку іншу СУБД, що підтримує MAPI.

Перехід з однієї СУБД на іншу

При реалізації систем документообігу, природно, потрібно забезпечити необхідні функціональні вимоги до системи, але, крім того, часто виникає вимога реалізації системи з конкретної СУБД. Якщо в організації є досвід експлуатації будь-якої СУБД і витрачені кошти на її придбання, то впровадження інший СУБД, навіть заради гарної, з функціональної точки зору, системи документообігу, може виявитися критичним.

MAPI дозволяє, зберігаючи всі тонкощі функціональних додатків, замінити сервер системи: замінити СУБД і / або комп'ютер. Наприклад, з ORACLE на комп'ютері DEC перейти на DB 2 і AS / 400.

Сканування документів

У кожну організацію приходить безліч паперових документів з інших організацій. Завдання служби управління документообігом полягає в тому, щоб направити їх у відповідності з регламентом, прийнятим в організації, відповідним керівникам і виконавцям. Перше і природне бажання - вирішити це завдання наступним чином: просканувати документ, розпізнати його (чи ні) і створити відповідний ЕД. Відтак оригінал здати в архів паперових документів, а всім зацікавленим у документі надавати тільки ЕД (зауважимо, що оригінал суворо формально може знадобитися тільки у випадку судового розгляду). Але, з двох причин це реалізувати, як правило, не вдається. Перша викликана тим, що особи, які приймають рішення, хочуть бачити саме оригінал - оригінал документа. Друга пов'язана з тим, що часто сканувати вхідні документи трудомістко і неефективно, особливо це стосується багатосторінкових документів (книги, брошури).

Труднощі сканування багатосторінкових документів і книг змушують і зараз частина документів розсилати з кур'єрами в паперовому вигляді. Якщо ж потрібно зняти з документа хоча б одну копію, то вже сканування і розсилка ЕД виявляється більш технологічною.

Зараз промисловість поставляє надійні швидкісні пристрої для сканування. Швидкість досягає 120 листів в хвилину для документів розміром від візитних карток до А4. Така швидкість (до 50000 документів за 8-ми годинний робочий день) перевищує документопотік практично будь-якої організації. Потужні промислові сканери та відповідне програмне забезпечення дозволяють сканувати двосторонні документи, розпізнавати тексти в процесі сканування та багато іншого.

Робота з аудіо і відео документами

Оперативність управління в організаційних системах можна помітно підвищити, якщо дозволити завдання, дане за звичайним або відео телефону, записати і зареєструвати як аудіо чи відео документ, тому що при цьому не потрібно складати завдання у вигляді текстового документа. Якщо ж створення завдання у вигляді текстового документа все ж таки потрібна, то секретар, чи працівники відділу діловодства можуть це зробити з аудіо чи відео документу. У подальшому цей документ дублюється, тобто зберігається в системі як у текстовому, так і в аудіо чи відео видах.

Використання аудіо та відео уявлень дозволяє більш ємко представити поставлені завдання, їх важливість, особливості передбачуваної реалізації. Аудіо та відео документи можуть займати на один - два порядки більше пам'яті в порівнянні зі звичайним текстовим представленням того ж матеріалу. Але багато додаткові аспекти виправдовують введення аудіо та / або відео фрагментів, дублюючих текстові або замість них. Швидке зростання обсягів і надійності магнітної пам'яті, а також падіння її ціни, дозволяють іти на таке дублювання і на широке використання аудіо та відео документів. Робота з такими документами практично нічим не відрізняється від роботи з текстовими документами. При виклику їх на екран запускається аудіо або відео плеєр, з'являється панель управління плеєром (перемотування, гучність і т.д.). Екран при цьому може бути поділений на частини, в яких буде викликана різнорідна інформація, наприклад, в однієї частини може бути представлена ​​РКК, а в іншій - відео документ.

Електронний підпис

Якщо документ створюється в електронному вигляді і узгоджується з іншими виконавцями і керівництвом також в електронному вигляді, то необхідно його постачати деяким аналогом звичайного підпису, що засвідчує авторство. Нові досягнення в теорії кодування дозволяють постачати документ кількома електронними підписами. У сучасних системах діловодства документ «підписується» електронним підписом натисканням кнопки «Електронна підпис». Для цього застосовується технологія Відкритого і Закритого ключа. Комп'ютер, на якому працює людина, що підписує документ, запитує закритий ключ. Закритий ключ може бути записаний на окремому флоппі диску або спеціальному магнітному носії. Система відкритих і закритих ключів дозволяє будь-якому з зареєстрованих учасників діловодства абсолютно надійно перевірити, хто підписав документ і не внесені до нього які-небудь зміни.

Електронний підпис залишає документ відкритим для читання будь-якій людині, що має доступ до системи. При її використанні до документа лише додається деяка додаткова інформація (подібно до звичайного підпису), що засвідчує авторство.

Шифровка документа, каналу, пристрої

У системах діловодства зазвичай вводиться розмежування доступу за тематикою документів та формами секретності учасників. Чудові результати, досягнуті в теорії та практиці криптографії, дозволяють надійно зашифрувати документ так, що розшифровка його буде доступна тільки особам, передбаченим за регламентом. Таким чином зашифрований документ завжди і скрізь (в архіві на зовнішніх носіях і в оперативній пам'яті, при передачі по каналах зв'язку) зберігається і пересилається у зашифрованому вигляді.

Інші види шифрування, які технологічно можуть використовуватися в системах діловодства, - це шифровка каналу зв'язку і шифровка пристрої пам'яті (наприклад, дисководу в цілому або якихось виділених директорій). При цьому документи, передані по каналу або збережені в пам'яті, можуть бути відкритими або зашифрованими. Такі види шифрування дозволяють при передачі по відкритим або недостатньо захищених каналах передавати документи з більш високим рівнем секретності. Всі документи, які передаються в такий канал, шифруються і при отриманні розшифровуються. Аналогічно при роботі з недостатньо захищеною пам'яттю всі документи в процесі запису шифруються і при читанні розшифровуються.

Розсилка документів

Однією з основних функцій СУД є розсилання документів співробітникам для виконання доручень або ознайомлення. Практично повсюдним стало використання електронної пошти для розсилки документів, завдань та контролю виконання.

Адресна книга всіх співробітників організації, груп співробітників, індивідуальна та групова розсилка документів - це основні елементи і функції MAPI [1]. Таким чином, перехід на поштовий сервер на інший СУБД також може бути здійснено засобами MAPI.

При використанні електронної пошти можлива реалізація «нав'язливого» повідомлення про передачу співробітнику нового завдання, автоматичного обліку відкриття документа (першого прочитання), оповіщення про наближення терміну виконання (наприклад, за 7 днів, 3, 1 день).

Також традиційним в СУД стало врахування знаходження співробітників на робочих місцях за повідомленням співробітником своїх планів на поточний та найближчі дні (або автоматично по включенню комп'ютера). Ця функція дозволяє істотно підвищити оперативність виконання завдань, тому що завдання можуть видаватися з урахуванням робочих планів.

Особливою функцією діловодства є рух документа за заздалегідь відомим маршрутом. Реалізація маршрутизації руху документів здійснюється трьома способами: реалізацією можливості в кожній вузлі маршруту направити документ в деякий наступний вузол; створенням спеціалізованих робочих місць для вузлів маршруту; описом заздалегідь маршруту (траєкторії руху), який може залежати від багатьох параметрів і реквізитів документа.

Друк звітів

У будь-якій системі управління документами надзвичайно важливою функцією є друк безлічі різноманітних регламентованих звітів, а також видача довідок з нерегламентованим формам. При цьому склад реквізитів, їх розташування в звітах, формули обчислення зведених показників часто змінюються в процесі експлуатації. Нові ІТ дозволяють за рахунок використання інтерфейсу ODBC забезпечити зв'язок з промисловими системами генерації звітів, такими як Crystal Report [3]. При друку звітів часто буває вимога не допускати редагування звітів, після підготовки їх до друку на підставі даних, що зберігаються в СУД. Такою властивістю володіє Crystal Report. Буває і навпаки вимога - допустимість внесення змін до підготовлені до друку звіти. У такому випадку на основі тих інтерфейсу OLE можна обраться до редакторів документів, наприклад, до Microsoft Word.

Архіви електронних документів

Перше завдання, яке постає при записі документа в архів, - це приписування йому деякого пошукового образу. Цей образ створюється або по всіх слів документа (повнотекстова індексація) або з набору реквізитів (реквізитні індексація).

Якщо є функція, що дозволяє перевести документ довільного виду в текст, то при розміщенні в архів його можна проіндексувати за всіма словами з приведенням всіх слів до нормального вигляду, тобто називному відмінку і формі дієслова (за всіма словами, чи тільки по іменником, прикметником, дієслів і т.д.). Часто автоматично можна виділити багато реквізити з повного тексту документа такі, як дата, географічне найменування, сума грошей та ін Сучасні інформаційні технології дозволяють розпізнавати всі реквізити документів стандартних форм. При цьому не обов'язково у всіх документів даного типу повинна суворо витримуватися форма (з точністю до часток міліметра). Це особливо важливо з огляду на те, що зараз в організаціях використовуються самі різні пристрої друку (голчасті, лазерні, струменеві), і вимагати від усіх своїх абонентів точного дотримання форм неможливо. Стандарт може визначати тільки «топологію» документа - взаємне розташування реквізитів у документі. Стандарт може бути описаний в термінах: вище, нижче, правіше, лівіше, в одному стовпці або рядку і т.п. Документи таких стандартизованих форм можуть бути автоматично розпізнані та проіндексовані за реквізитами.

Висновок

У наш час будь-яка праця удосконалюється шляхом впровадження обчислювальної техніки. У сфері управління можна механізувати роботу з документами і автоматизувати обробку інформації, що міститься в документах. Машина пред'являє жорсткі вимоги до формату, порядку оформлення, викладу тексту оброблюваних документів.

В даний час наявність успішно діючої системи автоматизації діловодства та документообігу говорить про благополуччя установи і його керівництва. Це означає повну керованість підлеглих керівництву апарату, їх компетентність, солідарність, дисциплінованість і зацікавленість у максимально успішному виконанні дорученої справи.

Досягнення в розвитку обчислювальної техніки (швидкість виконання операцій, обсяги оперативної та зовнішньої пам'яті, надійність пристроїв управління і пам'яті, швидкість і надійність скануючих пристроїв, надійність і швидкість каналів зв'язку), а також досягнення в області штучного інтелекту і нові інформаційні технології (розпізнавання текстів, таблиць, документів фіксованого форми, надійне шифрування документів, електронний підпис, нові компактні алгоритми кодування зображень, аудіо та відео документів, стандартизація роботи з повідомленнями) дозволили будувати сучасні гнучкі системи управліннями документами з потоками в тисячі і десятки тисяч документів в день і зберіганням в електронних текстових, образотворчих, аудіо та відео документів за 3, 5, 10 і більше років.

Автоматизована система представляє можливість здійснювати оперативний і ефективний обмін інформацією між всіма ділянками виробничого процесу, дозволяє скоротити час, необхідний на підготовку конкретних завдань, виключити можливість появи помилок підготовки звітної документації.

Впровадження автоматизованої системи забезпечить зручність в роботі, раціональну організацію виробництва і зниження психологічних навантажень.

Також знизяться фізіологічні навантаження, тому що з впровадженням відповідного програмного забезпечення час, витрачений на цю ж роботу, істотно зменшиться. Це позитивно вплине на працездатність працівника, тому що призведе до зменшення кількості оброблюваної інформації, а також у персоналу з'явиться додатковий час для аналізу і прийняття управлінських рішень.

1 Під заг. Ред. І. А. Черноскутова. Інформатика. СПб., 2005. 272 с.

2 Хандадашева Л.М. Комп'ютер та інша оргтехніка для секретаря-референта. Ростов н / Д, 2003. 384 с.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Контрольна робота
113.3кб. | скачати


Схожі роботи:
Використання компютерних технологій в сучасному діловодстві
Правове регулювання створення та використання інформаційних технологій інформаційних систем
Основи інформаційних технологій
Основи інформаційних технологій 2
Безпека інформаційних технологій
Класифікація інформаційних технологій
Структура і класифікація інформаційних технологій
Історія розвитку інформаційних технологій
Застосування інформаційних технологій в туризмі
© Усі права захищені
написати до нас