Критерії ефективності електронного документообігу

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

УДК 681.3
М.Ю. Круковський
Критерій ефективності систем електронного документообігу.
Abstract: This paper describes efficiency criterions that allows to measure with high adequacy projecting, developing and implementing workflow system. Criterions are based on elements of workflow formal model. Author describes not only measurement methodology, but also achieving of improving recommendations.
Key words: docflow, workflow, graph model, efficiency.
Анотація: У Статті розглянуті крітерії ефектівності, Що дозволяють з високим рівнем адекватності оцінюваті проектування, розробка та впроводження систем документообігу. Крітерії мают у основі елєменти формальної Моделі композитного документообігу. Автор запропонував НЕ Тільки методіку оцінкі, но І Отримання рекомендацій Щодо поліпшення системи.
Ключові слова: електронний документообіг, процесної Керування, Ефективність.
Анотація: У статті розглянуто критерії ефективності, які дозволяють з високою ступінь адекватності оцінити проектування, розробку та впровадження систем документообігу. Критерії засновані на елементах формальної моделі композитного документообігу. Автором запропонована не тільки методика оцінки, але і отримання рекомендацій щодо поліпшення системи.
Ключові слова: електронний документообіг, процесне управління, графова модель.
1.Вступ
В даний час провідні вчені відзначають, що одним з найбільш значущих і впливових чинників науково-технічного прогресу в сучасному постіндустріальному суспільстві стали інформаційні технології [1]. Однією з найбільш затребуваних і актуальних завдань інформатизації сучасного суспільства є завдання електронного документообігу.
На сьогоднішній день у виробничій діяльності організаціями використовуються сотні пакетів систем електронного документообігу. Більш того, на сьогоднішній день існує практика впровадження в організації не одного, а відразу декількох пакетів. Менеджмент компаній пояснює це тим, що жоден з пакетів не володіє достатньою функціональною повнотою. Як наслідок впровадження декількох інформаційних систем виникає значна надмірність інформаційних потоків. Надмірність вимагає невиправданого споживання дорогих інформаційних технологічних і людських ресурсів.
У той же час, на сьогоднішній день, задача оцінки ефективності проектування, розробки та впровадження систем електронного документообігу є малодослідженою. Цей факт і актуальність завдань електронного документообігу говорять про те, що наведені в цій статті дослідження є актуальними.
2. Постановка завдання
Метою цієї статті є отримання критеріїв оцінки, які дозволяють з високою мірою адекватності оцінювати проектування, розробку та впровадження систем електронного документообігу. Для цього необхідно попередньо вирішити кілька другорядних завдань, а саме:
- Виявити набір критеріїв, які дозволять провести оцінювання;
- Виявити зі списку критеріїв достатній список;
- Визначити кореляцію між обраними критеріями;
- Вивчити порядок кореляції і зв'язність критеріїв;
- З'ясувати ступінь залежність кожного критерію і кожному зв'язку від суб'єктивності оцінюють експертів.
Після рішення вищеописаних завдань, виходить деякий список критеріїв, між якими встановлюються зв'язки. Отриманий зв'язний критерій дозволяє проводити дві оцінки - якісну оцінка та кількісну оцінку. Якісна оцінка включає в себе більшу кількість параметрів і тому є більш загальною. Як наслідок, дає менш точні результати, але є більш об'єктивною. Кількісна оцінка включає в себе менше параметрів. За рахунок цього дає більш точні оцінки, але є більш громіздкою в розрахунках і дає більш суб'єктивні результати.
В основу формули оцінки ефективності покладено узагальнений критерій ефективності та нотація дискретного композитного документообігу. Використаний узагальнений критерій ефективності досліджено Г.С. Теслер в роботі [2]. Нотація дискретного електронного документообігу розглянута автором цієї статті в роботі [3] і досліджена на прикладі формальної моделі композитного документообігу.
3. Критерії ефективності
Сучасні інформаційні технології надають організаціям можливість більш ефективно управляти своїми інформаційними ресурсами [4]. Це дістає своє вираження при зборі, зберіганні, обробці та розподілі інформації. Ці зміни позитивно впливають на темп і якість виробничих процесів, що покращує роботу всього підприємства.
Прийнято вважати, що продуктивність інформаційних систем визначається зваженим поєднанням ефективності компонент [5]. Це говорить про те, що запропонована методика оцінки ефективності буде застосовна як до всього документообігу в цілому, так і до всіх компонентів інформаційних складових документообігу.

3.1. Відбір критеріїв
При виборі параметрів критеріїв ефективності використано понятійний апарат і дані формальних моделей композитного документообігу. Такий підхід дозволяє взяти за основу апробовані результати досліджень документообігу, отримані автором цієї статті в роботах [3], [6-8].
У моделі композитного документообігу, досліджуваної в роботах [3], [6-8] інформаційна система документообігу відображається взаємодією компонентів трьох множин. При проектуванні системи виявляються і детермінуються дискретні елементи, які групуються в три множини - безліч учасників, безліч дій учасників і безліч станів документів. Динамічна модель документообігу виходить при взаємодії елементів цих трьох множин один з одним ..
Перше безліч, що використовується в моделі композитного документообігу - це безліч учасників документообігу. Учасники документообігу - це співробітники організації, що виробляють створення, рух, зміну та терминирование документів. При проектуванні системи Учасники описуються з точки зору виконуваних функціональних ролей, тобто за сукупністю участі у виробничих сценаріях.
Друге безліч, що використовується в даній моделі композитного документообігу - це безліч дій учасників. Безліч дій учасників являє собою кінцевий список збуджуючих впливів. Дані дії виробляються учасниками документообігу і є сигналом системі для ініціювання активних подій документообігу. Виникнення цих впливів призводить до зміни стану одного або кількох документів.
Третє безлічі з трійки моделі композитного документообігу - це безліч станів документів системи документообігу. Безліч станів документів являє собою список можливих станів документів. Стани, що входять в описуваний безліч, є тими станами, які можуть приймати документи під час життєвого циклу документообігу.
Таким чином, для побудови критеріїв ефективності проектування, розробки, впровадження та використання систем документообігу в якості вихідних даних використовується трійка множин {У}, {Д}, {Ф}. Зв'язки між елементами розглянутих множин {У}, {Д}, {Ф} використовуються для реалізації динаміки моделі композитного документообігу.

3.2. Якісний аналіз
У якісному критерії ефективності для отримання кореляцій виділених параметрів використання Мінімакс і Максиміна критерії. Ці критерії обрані у зв'язку з тим, що в сучасній науці Мінімакс і Максиміна критерії вважаються одними з найбільш адекватних для отримання рішень, близьких до оптимальних.
Узагальнений мінімаксний критерій у роботі [1] представлений в наступному вигляді:
Е = min max F (x, y): . Для зручності подання, нотація використана в наступному вигляді Е = min x max y. Цей вид нотації читається «мінімальне значення x при максимальному значенні y».
У межах окресленої нотації розглянемо всі критерії, які теоретично можливо отримати при комбінації сполучень Мінімакс і Максиміна над елементами трійки множин {У} {Д} {Ф}.
У силу природи функцій, використаних в критеріях, виділяються ті рішення, які відповідають самим крайнім оцінками. Такі рішення є або максимально корисними, або гіршими з усіх можливих рішень. Ці найкращі і найгірші рішення будемо називати полюсними ефективними рішеннями і полюсними неефективними рішеннями.
3.2.1. Ефективність за Діям

Розглянемо перший блок критеріїв - критерії, ефективні при оцінці дій учасників документообігу. Оскільки в рамках розглянутої моделі дії декомпозирована в дискретні елементи множини {Д}, то елементи цієї множини використовуються в якості параметра ефективності. Таким чином, загальною властивістю всіх критеріїв цього блоку є те, що першим параметром мінімаксного (максимінної) критерію варто елемент множини {Д}.
Цей факт робить розглянутий блок критеріїв Дія - орієнтованими, тобто їх застосування буде оцінювати документообіг з точки зору дій учасників документообігу. При накладенні цих критеріїв серед всіх рішень документообігу будуть виділені ті рішення, які будуть найбільш продуктивними з точки зору дій.
Розглянемо критерії ефективності по безлічі {Д} в Таблиці 1:
Критерій
Значення
Семантика
Оцінка
min Д max Ф
мінімум Дій при максимумі Документів
При мінімумі вироблених дій буде генеруватися максимум документів. Тобто при мінімумі витрачених ресурсів буде проводитися максимум корисного результату.
полюсна ефективна
max Д min У
максимум Дій при мінімумі Учасників
Максимальна кількість дій проводиться мінімумом учасників документообігу. Забезпечується максимальну кількість корисних дій мінімумом задіяних ресурсів.
полюсна ефективна
min Д max У
мінімум Дій при максимумі Учасників
Проводиться мінімум дій при залученні максимуму учасників. Мінімум корисних дій досягається при залученні максимуму виробничого персоналу.
полюсна неефективна
max Д min Ф
максимум Дій при мінімумі Документів
Максимум дій виробляє мінімум станів документів. Споживається максимум вироблених дій, приносячи мінімум корисного результату.
полюсна неефективна
Таблиця 1. Критерії ефективності по безлічі {Д}.
3.2.2. Ефективність за Учасникам
Другий розглянутий блок критеріїв - критерії, ефективні по учасниках документообігу. У використаної моделі композитного документообігу учасники документообігу представлені у вигляді дискретних рольових описів, згрупованих у безліч {У}. Для отримання таких критеріїв треба виділити ті, у яких у першій позиції мінімаксного (максимінної) критерію варто елемент множини {У}.
При застосуванні цього критерію будуть виділені в якості ефективних ті рішення, які є ефективним з точки зору задіяних в них учасників. Цей блок критеріїв доцільно застосовувати в тих випадках, коли при оцінці документообігу значущим параметром висувається кількісні показники задіяного персоналу. З урахуванням того факту, що людський ресурс має стійку тенденцію до подорожчання, цей блок є одним з домінантних.
Розглянемо критерії ефективності по безлічі {У} в Таблиці 2:
Критерій
Значення
Семантика
Оцінка
min У max Д
мінімум Учасників при максимумі Дій
При мінімальній кількості задіяних учасників забезпечується максимум дій. При мінімумі залучених виробничих ресурсів виходить максимум корисних дій.
полюсна ефективна
min У max Ф
мінімум Учасників при максимумі Документів
При мінімумі учасників реалізується максимальна кількість змін станів документів. При максимально кількості задіяних виробничих ресурсів, забезпечується максимальна кількість корисного результату.
полюсна ефективна
max У min Д
максимум Учасників при мінімумі Дій
При максимумі задіяних учасників забезпечується мінімальна кількість вироблених дій. Тобто при максимумі задіяних виробничих ресурсів виходить мінімум корисного результату.
полюсна неефективна
max У min Ф
максимум Учасників при мінімумі Документів
Максимумом залучених учасників продукується мінімум змін станів документів. При максимумі задіяних ресурсів проводиться мінімум корисних результатів.
полюсна неефективна
Таблиця 2. Критерії ефективності по безлічі {У}.
3.2.3. Ефективність по станах
Третій і останній розглянутий блок критеріїв - критерії, які ефективні по станах документів, які у документообігу. У моделі всі документи подаються у вигляді декомпонований дискретних станів документів, які об'єднані в безліч {Ф}.
Застосування даного блоку критеріїв означає виділення в якості ефективних рішень, орієнтованих на кількісну оцінку станів документів. Безліч станів являє собою безліч всіх можливих документів і їх проміжних станів, які у документообігу. Таким чином, застосування цього блоку доцільно в тих випадках, коли в якості визначальних вимог виступають кількісні оцінки тривалості бізнес-процесів.
Розглянемо критерії ефективності по безлічі {Ф} в Таблиці 3:
Критерій
Значення
Семантика
Оцінка
max Ф min У
максимум Документів при мінімумі Учасників
Буде генеруватися максимальну кількість документів при мінімальній кількості учасників. Максимум корисного результату виходить при мінімумі витрачених ресурсів.
полюсна ефективна
max Ф min Д
максимум Документів при мінімумі Дій
Максимальна кількість документів генерується при мінімальній кількості вироблених дій. Максимум корисної продуктивності забезпечується при мінімумі зробленої роботи.
полюсна ефективна
min Ф max У
мінімум Документів при максимумі Учасників
Мінімум документів здійснюється при залученні максимуму учасників. Мінімум корисного результату буде отриманий при максимумі виробничих потужностей.
полюсна неефективна
min Ф max Д
мінімум Документів при максимумі Дій
Мінімум змін станів документів досягається при творі максимуму дій. Мінімум корисного результату досягається при максимумі виробничих дій.
полюсна неефективна
Таблиця 3. Критерії ефективності по безлічі {Ф}.
3.2.4. Узагальнений критерій
На підставі проведеного аналізу з розглянутих критеріїв можна виділити ті критерії, використання яких дає позитивні оцінки. Як ми вже говорилося, запропоновані критерії дають полюсні ефективні і полюсні неефективні оцінки.
Очевидно, що слід виділити полюсні ефективні критерії для отримання критеріїв ефективності, до яких повинна прагнути система документообігу. Виявлення таких рішень дозволить формувати практики кращих рішень (best practices) з проектування, розробки та впровадження систем документообігу. Історія таких практик буде корисна для вивчення тем, хто приступає до проектування, розробки та впровадження системи документообігу.
У той же час, полюсні неефективні рішення є корисними для виявлення рішень, впровадження яких є максимально неефективним. Це означає, що якщо яка-то рішень документообігу буде відповідати такому критерію, то слід припинити проектування розробку або впровадження. Така рекомендація випливає з того факту, що яке б не було інше рішення, воно буде ефективніше виявленого рішення.
Розглянемо можливість отримання комплексного критерію ефективності. Такого критерію, який би включав в себе всі розглянуті вище критерії. Використання узагальненого критерію дозволить проводити швидкий аналіз про стан системи документообігу та отримувати рекомендації про направлення модифікації існуючої системи або проекту системи документообігу.
Для наочності уявлення одержуваного критерію, відобразимо розглянуті критерії ефективності документообігу вигляді тривимірного простору. Це видається тим більш зручним з причини того, що в якості параметрів ефективності використовуються дані з трьох множин. Таким чином, відкладемо умовно елементи множини {Д} на абсциссе, множини {Ф} - на ординаті, множини {У} - на аплікат. Очевидно, що така відповідність є умовним і, з точки зору, адекватності критеріїв ефективності критеріїв обороту саме таке встановлене відповідність не є значимим.
На початку координат встановимо мінімальні значенням розглянутих множин, а саме min {У} min {Д} і min {Ф}. Максимальні значення відкладемо на осях координат, відповідних множинам. А саме, max {У} відкладемо на аплікат, max {Д} відкладемо на абсциссе і max {Ф} відкладемо на ординаті.
На Рис 1. представлено графічне представлення критеріїв ефективності даної моделі композитного документообігу. Тетраедр, виділений на малюнку більш жирними лініями, означає область рішень, які вважаються ефективним рішеннями відповідно до введених критеріями ефективності.
ref SHAPE \ * MERGEFORMAT
Ф
У
Д

Рис 1. Графічна парадигма критеріїв ефективності документообігу
Виходячи з представленої графічної парадигми, кожне рішення документообігу може бути оцінений за елементами множин {У}, {Д} і {Ф}. Відклавши на осях координат фактичне значення елементів цих множин, що розглядається рішення може бути умовно віднесено в деяку частину паралелепіпеда, що представляє весь спектр можливих рішень від мінімуму до максимуму. У залежності від того, в яку область потрапить це рішення, можна зробити висновок про його ефективність і які дії слід зробити для підвищення ефективності.
3.3. Кількісний аналіз
Як основу для отримання кількісної оцінки ефективності будемо використовувати базове визначення ефективності: Eff = Ап / Ао. Це визначення читається: «ефективність дорівнює відношенню корисної роботі до спільної праці».
Для приведення визначення ефективності до понять предметної області, треба позначити загальну і корисну роботу в термінах документообігу. Розглянемо основні елементи, оброблювані системами композитного документообігу - документи. На сьогоднішній день можна говорити, що практично всі документи мають електронну і паперову складову. Ці складові можуть бути семантично еквівалентними, але відрізняться за формою. Виділимо електронних складові всіх документів у безліч . У той же час безліч всіх паперових складових документів позначимо .
Тепер розглянемо стан документообігу в організації до початку активного впровадження системи електронного документообігу. Очевидно, що інформаційні потоки, що проходять через комп'ютеризовані системи, є навіть в організації, де не запроваджено електронний документообіг. Навіть у самій консервативною «паперової» організації комп'ютери використовуються в якійсь частині виробничих процесів. Наприклад, для набору текстів, які згодом роздруковуються. Можна сказати, що на цьому етапі електронні та паперові технології існують ізольовано один від одного.
Тепер розглянемо етап, на якому в організації почалося впровадження електронного документообігу. Цей етап характерний тим, що багато чого змінилося у звичній рутинної роботи великої кількості співробітників, але зміни в бізнес-процесах організації ще не набули необоротну форму. Почалося перетин традиційних паперових бізнес - процесів та електронних технологій. Цікавим є той факт, що, будучи спочатку вторинними, електронні технології досить глибоко впливають на предмет автоматизації. Паперові технології не тільки видозмінюються після застосування до них можливостей електронних, а й еволюціонують по своїй суті. Цей етап характерний тим, що більшість паперових і електронних бізнес - процесів все ще існують окремо. При цьому виникає деяка кількість процесів, які мають як паперову, так і електронну складову. Такі процеси є композитними, тобто складеними процесами. Двоїстість їх природи і становить основу сучасного розуміння поняття «електронний документообіг».
Останній етап - це етап, на якому впровадження системи електронного документообігу закінчено, а промислова експлуатація системи стала звичною частиною роботи організації. На даному етапі значна частина процесів вже є композитними процесами, більшість співробітників організації залучені в роботу системи електронного документообігу. У той же час залишилася частина процесів, які залишилися тільки паперовими або тільки електронними. Одна частина таких процесів утворюється із специфічних завдань, які погано автоматизуються. Інша частина утворюється в результаті ефективного опору персоналу, що має вплив на керівництво організації. Можна припустити, що співвідношення композитних процесів до «чистих» відповідає співвідношенню Парето. Однак це твердження взяте з спостережень, є емпіричним і на даний момент не підтверджено експериментально.
Кількісний критерій ефективності документообігу виражається відношенням композитної частини до сукупності електронної та паперової складових. Ця оцінка наведена нижче у вигляді Формули 1. Практичне тлумачення цієї оцінки трактується так: чим більшій кількості паперових документів вдасться надати електронну сутність і чим більшій кількості електронних процесів вдасться знайти паперове відображення, тим ефективніше реалізований електронний документообіг.

Формула 1. Формула кількісної оцінки ефектності документообігу.
4. Висновки
У цій статті досліджено критерії ефективності, які дозволяють з високою мірою адекватності робити оцінку проектування, розробки та впровадження систем композитного документообігу.
У рамках запропонованих критеріїв можна проводити два види оцінок - якісну оцінки та кількісну оцінку. Вибір оцінки залежить від вимог, що пред'являються до необхідної точності та суб'єктивності.
Для підвищення ефективності при створенні систем композитного документообігу рекомендується будувати моделі, в графових моделях яких будуть відсутні цикли.
ЛІТЕРАТУРА
  1. Теслер Г.С. Нова кібернетика .- Київ: Логос, 2004. - 401с.
  2. Теслер Г.С. Інтенсифікація процесу обчислень / / Математичні машина і системи .- 1999 .- № 2.-С.25-37
  3. Круковський М.Ю. Концепція побудови моделей композитного документообігу / / Математичні машини і системи.-2004 .- № 2.-С.149-163.
  4. Tapscott D., Castton C. Paradigm shift: The new promise of Information technology.-New York: McGrawhill, 1993.-288p.
  5. Scott Morton M. Information technology and organizational transformation .- Oxford: Oxford University Press, 1991. -201 P.
  6. Круковський М.Ю. Методологія побудови композитних систем документообігу. / / Математичні машини і системи.-2004 .- № 1.-С.101-114.
  7. Круковський М.Ю. Методологія побудови композитних систем документообігу. / / Математичні машини і системи.-2004 .- № 1.-С.101-114.
  8. Круковський М.Ю. Автоматна модель композитного документообігу. / / Математичні машини і системи.-2004 .- № 4.-С.37-50.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Стаття
62.2кб. | скачати


Схожі роботи:
Практичний розрахунок ефективності системи електронного документообігу
Правове регулювання електронного документообігу
Методи формування нейромереж Сутність електронного документообігу
Справа - система автоматизації діловодства та електронного документообігу
Розробка системи автоматизованого електронного документообігу для підприємства
Модель електронного документообігу на прикладі ЗАТ Bona Fide
Критерії ефективності управління
Критерії ефективності управління
Критерії і показники ефективності управління
© Усі права захищені
написати до нас