Конфіденційне діловодство на прикладі ВАТ Газпром-нафта

ЗМІСТ

Введення

1 Діловодство сучасної організації та місце в ньому конфіденційної документації

1.1 Сутність та організація діловодства в організації

1.2 Поняття про конфіденційної документації, критерії її визначення

1.3 Місце конфіденційного діловодства в загальній системі діловодства

2 Аналіз системи конфіденційного діловодства в організації ВАТ «Газпром-нафта»

2.1 Загальна характеристика організації

2.2 Система діловодства, критерії віднесення документів до різних категорій в організації

2.3 Правила документообігу конфіденційної документації, прийняті в організації

2.4 Основні напрямки підвищення ефективності конфіденційного документообігу в організації

Висновок

Список використаної літератури

Введення

Актуальність теми курсової роботи пов'язана з тим, що правильне і повне документальне оформлення справ має велике практичне значення. Важливо приділяти пильну увагу паперів на всіх етапах життя фірми - від державної реєстрації до укладення договорів з партнерами. У зв'язку з цим внутрішня регламентація діловодства на підприємстві є важливим чинником, що обумовлює ефективність його діяльності.

Мета роботи - розглянути підходи до організації конфіденційного діловодства у ВАТ «Газпром-нафта» та запропонувати шляхи його вдосконалення. Для досягнення поставленої мети, у роботі були поставлені наступні завдання:

• вивчити нормативно-правові документи, які регламентують систему документообігу в комерційних акціонерних товариствах;

• проаналізувати систему управління і організацію діловодства у ВАТ «Газпром-нафта»;

• дати коротку характеристику ВАТ «Газпром-нафта» як об'єкта управління;

• розглянути основні вимоги до документообігу, які пред'являються у ВАТ «Газпром-нафта»;

• охарактеризувати організацію документообігу у ВАТ «Газпром-нафта»;

• розробити заходи з удосконалення організації діловодства у ВАТ «Газпром-нафта».

Об'єктом дослідження став ВАТ «Газпром-нафта».

Предметом дослідження є організація системи конфіденційного діловодства у ВАТ «Газпром-нафта» та організація управлінських впливів, пов'язаних з системою діловодства.

При написанні курсової роботи використовувалися методи анкетування, метод опитування.

Теоретичною базою дослідження є праці фахівців у галузі діловодства, таких як: Т. В. Кугушевой, В.А. Кудряева, Т.В. Кузнєцової, М.В. Ларіна, М.Ю. Рогожина та інших, а так само федеральні закони та нормативні акти РФ, періодичні видання.

Поставлені мета і завдання зумовили структуру і логіку курсової роботи, яка складається з вступу, двох розділів, висновків та списку використаної літератури.

1 Діловодство сучасної організації та місце в ньому конфіденційної документації

1.1 Сутність та організація діловодства в організації

Організація як управлінська функція, будучи однією з основних, включає в себе реалізацію наступних видів діяльності:

• створення, реорганізація, ліквідація установи;

• встановлення структури установи;

• визначення посадової структури та штатної чисельності управлінського виробничого персоналу;

• регламентація діяльності структурних підрозділів та працівників;

• формування колегіальних та дорадчих органів управління;

• ліцензування діяльності у необхідних випадках;

• встановлення режиму праці та системи охорони;

• організація праці працівників та оцінка праці працівників та деякі інші види робіт.

У процесі організаційної діяльності установи формується система організаційно-правових документів, що містять положення, що визначають статус організації, її компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад, функціональний зміст діяльності організації, її підрозділів і працівників, їх права, обов'язки, відповідальність інші аспекти.

До організаційно-правових документів відносяться:

• установчий договір;

• статут організації;

• положення про організацію;

• положення про структурні підрозділи;

• положення про колегіальних та дорадчих органах установи;

• регламенти роботи колегіальних та дорадчих органів;

• регламенти роботи апарату управління (керівництва);

• штатний розклад;

• інструкції на окремі види діяльності, посадові інструкції, правила і т.д.

Керівництво будь-якої організації, незалежно від організаційно-правової форми, характеру і змісту діяльності організації, її компетенції, структури та інших чинників, наділяється правом здійснювати виконавчо-розпорядчу діяльність і, відповідно, видавати розпорядчі документи.

Основне призначення розпорядчих документів - регулювання і координація діяльності, що дозволяють керівництву забезпечувати вирішення поставлених перед ним завдань з максимальною ефективністю. Розпорядчі документи містять управлінські рішення, обов'язкові для виконання.

Рішення, представлені в розпорядчих документах, різні за своїм змістом і можуть бути спрямовані на вдосконалення організаційної структури установи, вибір засобів і методів здійснення основної діяльності, забезпечення організації різними видами ресурсів (фінансових, трудових, матеріальних, інформаційних).

До розпорядчих документів відносяться постанови, накази і розпорядження.

Підставою для видання розпорядчого документа може бути:

• необхідність виконання прийнятих законодавчих, нормативних правових актів та інших рішень вищестоящих органів і раніше прийнятих рішень даної організації;

• необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, яка витікає з функцій і завдань організації.

Процес прийняття управлінських рішень грунтується на зборі та обробці інформації про фактичний стан справ, що міститься в системі управління в різних джерелах, але найважливіше місце серед них займаю інформаційно-довідкові документи: акти, довідки, зведення, доповідні записки, пропозиції і т.д.

Зазначені документи відіграють допоміжну роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують діяти строго певним чином, але повідомляють відомості, які спонукають приймати певні рішення, тобто ініціюють управлінські дії, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Особливістю цих документів є те, що вони йдуть знизу вгору по ієрархічних рівнях системи управління: від працівника до керівника підрозділу, від керівника підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації у вищу.

Щоб грамотно організувати "паперову" систему компанії, необхідно вирішити, які документи дійсно потрібні фірмі. Обов'язковий для будь-якої організації, незалежно від профілю та масштабу бізнесу, мінімум документів визначений законом. Так, цивільне законодавство встановлює перелік необхідних документів, які підтвердять правоздатність компанії, тобто можливість здійснювати операції і приймати на себе зобов'язання. Цей перелік включає в себе установчий договір, реєстраційні свідоцтва, ліцензії, документи, які підтвердять оплату статутного капіталу. Цю документацію в обов'язковому порядку розкривають перед акціонерами компанії, аудиторами і контролерами ^1.

Основний обсяг документообігу становить документація, напрями і характер яких безпосередньо залежить від затвердженої структури організації. У цій групі документів, не залежно від форм власності і структури організації, можна виділити основні види документів, які властиво будь-якої організації.

1) Розпорядча документація (накази, розпорядження, рішення, протоколи загальних зборів різних органів).

2) Бухгалтерського обліку та звітності.

3) Документи фіксують трудові відносини працівників з роботодавцем (документи з особового складу).

4) Планово-звітна (бізнес-плани, рада директорів, загальні збори, аціонерние і т.д.).

Первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку і звітність фірми зобов'язані зберігати не менше п'яти років (Федеральний закон від 21 листопада 1996 р. N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік", далі - Закон про бухоблік). Дана група документів одночасно служить джерелом інформації для податкової звітності організації. Їх відсутність загрожує компанії застосуванням заходів адміністративної відповідальності, а в окремих випадках може стати причиною пред'явлення позову про ліквідацію фірми.

Крім документації, наявність якої обов'язково в силу закону, компанії належить визначити "паперовий" обсяг, необхідний для повсякденної діяльності. Тут можна виділити:

- Документи, якими оформляють відносини з постачальниками та замовниками;

- Документи, за допомогою яких фіксують внутрішньофірмову інформацію ^2.

Договірні відносини з контрагентами повинні, по можливості, будуватися на стандартних, зрозумілих для всіх умовах. Дотримання цього правила дозволить керівникам фірми працювати з клієнтами максимально ефективно. Адже для вирішення конкретних спірних ситуацій будуть застосовувати договірні схеми, відомі обом сторонам. Блок договірної документації складається, як правило, з набору типових угод, які адаптують під особливості комерційної діяльності компанії. У цей набір також входять документи, якими оформляють конкретні операції, - накладні, акти виконаних робіт, про виявлення недоліків товару, шаблони претензій та ін

Між тим правильно визначити обсяг внутрішньої документації фірми - одна з найскладніших завдань на шляху побудови грамотної системи документообігу. Деякі керівники вважають, що внутрішні документи - непотрібне бюрократичне надмірність. Адже їх підготовка забирає час персоналу. Інші, навпаки, зобов'язують своїх співробітників звітувати окремими розпорядженнями, доповідними, службовими записками буквально за кожну хвилину робочого часу. Уникнути крайнощів дозволить правильна постановка цілей складання внутрішніх документів ^3.

Перш за все внутрішні документи потрібні для оформлення трудових відносин з працівниками. Так, з кожним співробітником фірми необхідно укласти трудовий договір в письмовій формі (ст. 67 ТК РФ). Проте оформлення робочих відносин підписанням трудового договору не вичерпується. Документи обліку робочого часу, функціональних обов'язків співробітників, дисципліни праці і відповідальності сторін договору є найважливішим доказом у будь-якому трудовому спорі ^4.

Прийом кореспонденцію, що надходить в установі здійснюється централізовано в експедиції (один з підрозділів канцелярії) або секретарем. Конверти розкриваються (крім тих, на яких стоїть позначка "особисто"). Конверти знищуються, крім тих випадків, коли лише з конверта можна встановити адресу відправника. Вся надходить документація сортується на реєстровану і не реєструються. Реєстрація документа - це фіксація факту його створення або одержання шляхом присвоєння документу унікального реєстраційного номера (індексу документа) і запису відомостей про нього в реєстраційний журнал ^5.

Що стосується діловодного обслуговування і співробітників, що займаються діловодством на підприємстві, то структура і розгалуженість служб діловодного обслуговування залежать від багатьох факторів:

• від розміру підприємства або організації;

• від профілю діяльності;

• від кількості зовнішніх зв'язків;

• від досягнень сучасної техніки і технології.

Слід мати на увазі, що Закон про бухоблік ⁶ містить обов'язкові вимоги до оформлення первинних облікових документів, які складають за результатами господарських операцій. Якщо для певного виду документа нормативно передбачена уніфікована форма, то він повинен відповідати їй. Нагадаємо, уніфіковані форми документації розроблені Держстандартом Росії для різних галузей економіки - торгівлі, будівництва, матеріального виробництва.

Бухгалтерська документація підприємства - це упорядкована сукупність бухгалтерських документів, один з основних компонентів фінансово-бухгалтерської документації (ФБД).

Орієнтовна класифікація бухгалтерських документів відповідно до їх функціонального призначення представлена ​​на рис. 1.1. У свою чергу, під управлінням бухгалтерською документацією підприємства слід розуміти комплекс заходів, що охоплюють:

• організацію переміщення (руху) бухгалтерських документів відповідно до графіка;

• контроль виконання бухгалтерських документів;

• оперативне зберігання бухгалтерських документів, включаючи їх належну підготовку до передачі на архівне зберігання до державного або відомчий (за належністю підприємства) архів;

• подальше зберігання бухгалтерських документів в архіві ^7.

Номенклатура справ - це розроблений за встановленою формою систематизований перелік найменувань (заголовків) справ, що заводяться підприємством (організацією, установою) у процесі здійснення своєї діяльності, із зазначенням термінів їх зберігання. У більшості випадків розробка номенклатури справ підприємства (або зведеної номенклатури справ) здійснюється на основі номенклатур справ структурних підрозділів, в тому числі бухгалтерської служби (іншого підрозділу, що виконує її функції).

Рис. 1.1 - Загальна класифікація бухгалтерських документів відповідно до їх функціонального призначення ⁸

Відомості про функціональне призначення номенклатури справ представлені на рис. 1.2. Номенклатура справ розробляється і вводиться в дію моменту функціонування підприємства (відповідного структурного підрозділу).

Рис. 1.2 - Функціональне призначення номенклатури справ

Підготовка проекту номенклатури справ бухгалтерської служби організується начальником групи бухгалтерського діловодства у взаємодії зі службою діловодства та архівом підприємства, а безпосереднім виконавцем (розробником) проекту зазвичай є один з фахівців - наприклад, документознавець. Загальний порядок розробки номенклатури справ бухгалтерської служби представлений на рис. 1.3.

Рис. 1.3 - Загальний порядок розробки номенклатури справ бухгалтерської служби

Розглянемо далі зміст основних етапів розробки номенклатури справ бухгалтерської служби. Для попереднього визначення переліку документів, що утворюються в діяльності бухгалтерської служби підприємства, а також термінів їх зберігання слід керуватися:

• положенням про бухгалтерську службу та її структурних підрозділах;

• відповідними розділами типових і примірних переліків документів, що утворюються в діяльності підприємств, із зазначенням термінів зберігання;

• номенклатурами справ бухгалтерської служби за попередні 3 - 5 років;

• описами справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання;

• документами з планування діяльності та звітності про її результати.

Відомості з перерахованих (та інших відповідних) документів, необхідні для розробки проекту номенклатури справ, фіксуються виконавцями у вигляді виписок, довідок і т.п. Накопичені таким чином відомості підлягають систематизації. Підсумком систематизації є приблизний перелік документів бухгалтерської служби, який надалі уточнюється з урахуванням особливостей документування бухгалтерської діяльності в умовах конкретного підприємства. У процесі вивчення зазначених особливостей приймаються до уваги:

• зміст діяльності бухгалтерської служби, а також специфіка її документування;

• відомості про обсяг, інтенсивності та склад документообігу;

• відомості про організаційну структуру і штатну чисельність бухгалтерської служби;

• відомості про розподіл повноважень по роботі з документами між посадовими особами бухгалтерської служби.

На основі отриманих відомостей здійснюється:

• уточнення переліку документів;

• їх попередній розподіл між справами;

• попереднє визначення заголовків справ;

• розподіл справ між розділами номенклатури.

Ефективне управління бухгалтерською документацією підприємства неможливо без встановлення і підтримання чітко визначеного порядку обробки документів. Вирішення цієї важливої ​​задачі бухгалтерського діловодства забезпечується за допомогою розробки особливого документа - графіка документообігу.

Графік документообігу - це документ, устанавлівающ0ій раціональний порядок (строки та черговість) обробки бухгалтерських документів з урахуванням їх кількості та виходячи з потреби бухгалтерської служби в документованої інформації. Функціональне призначення графіка полягає в мінімізації матеріальних і тимчасових витрат на обробку бухгалтерських документів, створення оптимальних умов для роботи із зазначеними документами посадових осіб підприємства і, в кінцевому рахунку, в підвищенні ефективності діяльності бухгалтерської служби підприємства в цілому.

Відповідно до Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку роботу з підготовки проекту графіка документообігу організовує головний бухгалтер підприємства. Безпосередня підготовка проекту організується в групі бухгалтерського діловодства за взаємодію зі службою діловодства підприємства. При необхідності до цієї роботи залучаються і інші співробітники бухгалтерської служби.

Для складання проекту графіка документообігу зазвичай використовуються такі вихідні дані:

• перелік документів, що підлягають виконанню (в цілому по бухгалтерській службі і окремо - з її структурним підрозділам);

• перелік виконавців, допущених до підготовки відповідних видів бухгалтерських документів;

• терміни виконання документів;

• типові технології обробки документів.

Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми чи переліку робіт з обробки бухгалтерських документів, з зазначенням їх виконавців, порядку взаємодії, а також термінів виконання відповідних робіт.

Проект графіка документообігу затверджується наказом керівника підприємства. Виписки з графіка документообігу передаються виконавцям (відповідним підрозділам) для застосування у практичній діяльності.

Відповідальність за дотримання графіка документообігу, а також за своєчасне, повне та якісне виконання бухгалтерських документів і достовірність які у них відомостей несуть особи, які створили і підписали ці документи. Контроль за дотриманням графіка документообігу організовує головний бухгалтер ^9.

1.2 Поняття про конфіденційної документації, критерії її визначення

Конфіденційними називаються документи, що містять відомості, відомі лише певному колу осіб, які не підлягають оприлюдненню, доступ до яких обмежений.

До конфіденційним належать документи, що мають гриф обмеження доступу: «конфіденційно», «комерційна таємниця», «для службового користування».

Законодавством РФ передбачено відповідальність за несанкціонований доступ, розголошення або продаж відомостей, що мають подібні грифи.

Співробітники, допущені до конфіденційних документів, повинні пройти інструктаж і ознайомитися з інструкцією по роботі з конфіденційними документами.

Організація діловодства, забезпечує збереження і облік конфіденційних документів, передбачає:

- Призначення посадової особи, відповідальної за їх облік, зберігання і використання;

- Порядок підготовки і розмноження документів;

- Окрему реєстрацію документів;

- Формування справ;

- Організацію видачі та зберігання документів;

- Перевірку наявності документів;

- Архівне зберігання і порядок знищення.

Надруковані і підписані документи передаються для реєстрації посадовій особі, відповідальній за їх облік. Чернетки, варіанти документа, файли знищуються з підтвердженням факту знищення записом на копії документа.

Розмноження конфіденційних документів здійснюється:

- З дозволу керівництва підприємства;

- З обмеженою кількістю копій;

- У спеціально виділеному приміщенні;

- У присутності посадової особи, відповідальної за документ;

- З негайним знищенням бракованих копій.

Конфіденційні документи повинні реєструватися окремо від збірки в «Журналі реєстрації конфіденційних документів ^10».

Листи журналів реєстрації нумеруються, прошиваються, опечатуються, вказується їх загальна кількість (цифрами і прописом) в засвідчувальному аркуші.

Усі які конфіденційні документи приймаються і розкриваються спеціально призначеним посадовою особою.

При надходженні перевіряється: кількість аркушів; кількість примірників; наявність додатків до документа.

Конфіденційні документи формуються в окрему справу, яке повинно мати: гриф обмеження доступу; список співробітників, що мають право користуватися цією справою; нумерацію аркушів; внутрішню опис документів; засвідчувальний аркуш.

Зберігання справ з конфіденційними документами проводиться в опечатуємо сейфі, у спеціально відведеному приміщенні, оснащеному засобами охорони.

Видача та повернення конфіденційних документів повинні відображатися в «Журналі обліку видачі конфіденційних документів».

При видачі документа звіряється номер документа з номером в журналі; звіряється кількість аркушів; ставиться підпис одержувача документа і дата.

При поверненні документа звіряється номер документа з номером в журналі; звіряється кількість аркушів; ставиться відмітка про повернення; ставиться підпис одержувача документа і дата повернення.

Забороняється:

- Вилучення конфіденційних документів зі справ;

- Переміщення їх однієї справи в інше без дозволу керівництва і відміток в «Журналі обліку видачі конфіденційних документів»;

- Несанкціонований винос конфіденційних документів з офісу.

Перевірка наявності конфіденційних документів проводиться з метою забезпечення їх збереження; запобігання витоку конфіденційної інформації.

При встановленні факту втрати конфіденційного документа:

- Ставлять до відома керівник підприємства:

- Служба безпеки;

- Приймаються заходи до розшуку документа.

на загублений документ складається акт, вноситься відповідна відмітка про втрату в «Журналі реєстрації конфіденційних документів».

експертна комісія підприємства щороку відбирає конф. документи для архівного зберігання або знищення.

Архівне зберігання конфіденційних документів здійснюється в опечатаних коробках, у приміщеннях, що виключають несанкціонований доступ.

Знищення конфіденційних документів здійснюється із складанням акту, що затверджується керівником підприємства; у присутності комісії; за допомогою спеціальної машини (шредера) або іншим способом, що виключає можливість відновлення наявної в них інформації ^11.

1.3 Місце конфіденційного діловодства в загальній системі діловодства

Успішність активно працює і розвивається фірми в сучасних умовах не може бути надійно стабільною, якщо в ній не працюють стандартні правила конфіденційного діловодства. Жорстка конкурентна боротьба в умовах ринкової економіки породжує такі явища, як промислове шпигунство і фінансова розвідка. Навіть у самих чесних і витриманих людей бізнесу іноді виникає непрохані бажання знати плани прямих конкурентів, Якщо згадати такі поняття, як конкурсне участь, тендер, аукціон, то можна уявити, які вигоди могло обіцяти володіння інформацією про плани фірм, що суперничають, про їх фінансової спроможності. Найчастіше розголошення конфіденційної інформації про стан справ компанії призводило до її повного краху від цілеспрямованої деструктивної діяльності організацій-конкурентів, що володіли інформацією про внутрішні проблеми компанії, про її слабкі місця. Є й інші причини додержуватись стандартні процедури конфіденційного діловодства: гарантована збереження документів, контроль за їх виконанням, відстеження шляху документів у межах організації та поза її, і інші ^12.

Існує практика розподілу інформації на дві основні групи: відкрита і з обмеженим доступом. Інформацію, що становить другу групу, можна розділити на підгрупи: що становлять державну таємницю і містять конфіденційну інформацію. У залежності від інформаційного наповнення документи можна розділити на приватні та конфіденційні. Документи першої групи присвоюються грифи «Таємно», «Цілком таємно», «Особливої ​​важливості». На документах другої групи можуть робитися позначки наступного виду, що позначають ступінь конфіденційності інформації та її приналежність: «Банківська таємниця», «Комерційна таємниця» та інші.

Практично вся документація організації є конфіденційною, а значить, сформувався перелік з більш ніж тридцяти видів документів, на яких проставляється який-небудь із грифів. Подібний підхід не робить ефективної безпека інформації, так як в число конфіденційних паперів потрапляють найчастіше зовсім не потребують захисту документи.

Конфіденційну документацію можна розділити на наступні види: організаційні, керівні, розпорядчі, кадрові (по особовому складу), фінансово-бухгалтерські, нормативно-методичні, інформаційно-довідкові. Правила оформлення реквізитів документів всіх названих груп закріплені у ГОСТ Р 6.30-97 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів". Всі документи, що є конфіденційними, повинні мати відповідну відмітку (гриф), що вказує на ступінь обмеженості доступу. Гриф конфіденційності має регламентоване ГОСТом місце в структурі документа: у правому верхньому кутку у вигляді абревіатури (комерційна таємниця - КТ) і супроводжується вказівкою номера примірника (екз. № 1).

В ідеалі документація подібного роду повинна оброблятися в відповідному відділі, але так як практично вся документація фірми часто прирівнюється до конфіденційної, то на практиці нею займається максимум уповноважена на роботу з конфіденційною документацією посадова особа ^13.

Для зберігання конфіденційної документації відводиться спеціально обладнане, безпечне приміщення. Конфіденційна документація замикається в шафах і опечатується.

Всі конфіденційні документи можна розділити на вихідні, вхідні та внутрішні. На першому етапі обробки входять конфіденційні документи потрапляють до рук уповноважених на роботу з такого роду документами співробітників. Вони встановлюють кількість аркушів, що складають документ, кількість екземплярів і наявність додатків. Якщо буде виявлено невідповідність наявних в пакеті документів з переліком, зазначеним у супровідному листі, співробітник, звіряли опис з наявними документами, повинен скласти відповідний акт у двох примірниках, один з яких негайно пересилається відправнику пакета.

Обов'язковою є реєстрація конфіденційних документів у спеціальних журналах. Сторінки журналу представляють собою таблицю, що містить графи: № по порядку, дата реєстрації документа, дата підписання та номер документа, адресант, найменування і короткий зміст, кількість аркушів документа, кількість аркушів додатка, кількість примірників, виконавець, примітки.

На кожному вхідному документі при реєстрації повинен бути проставлений відбиток штампа, в який відповідальний вписує найменування документа, його реєстраційний номер і дата надходження.

На наступному етапі керівник організації розглядає документ і визначає його долю: рецензує документ, призначає виконавця і передає йому документ з рекомендаціями по виконанню. Виконавець дає розписку в отриманні конфіденційного документа в журналі реєстрації. Після виконання положень документа на ньому робиться спеціальна позначка, і він передається для підшивки в справу.

Документ у подальшому може продовжувати використовуватися, може бути відправлений на зберігання в архів, знищуватися. Кожен документ має свої терміни зберігання, які регламентується спеціальними нормативними документами ^14.

Що стосується регламенту роботи з вихідними конфіденційними документами, то можна визначити низку стандартних процедур, за допомогою яких формується зміст документа і відстежується його шлях від адресанта до адресата. Підготовчий етап - розробка проекту документа, потім його узгодження з керівництвом і підписання, заключний етап - реєстрація в журналі вихідних конфіденційних документів і відправлення документа.

На етапі підготовки вихідного конфіденційного документа призначається його виконавець, який і розробляє документ, оформляючи в двох примірниках. Закінчений проект документа повинен затверджуватися керівництвом організації і передаватися для реєстрації в журналі вихідних конфіденційних документів.

Відправка документів здійснюється відповідно до затвердженого керівництвом організації переліком адресатів із зазначенням реєстраційного номера вихідного конфіденційного документа.

Для реєстрації видачі та повернення заводиться спеціальний журнал за аналогією до журналу реєстрації вхідних документів з різницею в найменування граф таблиці. У таблиці журналу реєстрації видачі - повернення конфіденційних документів є такі графи: номер за порядком, номер документа, дата видачі, найменування документа і його короткий зміст, кількість сторінок у документі, кількість сторінок у додатку, кількість примірників, ПІБ особи, яка отримала документ, розписка в отриманні, відмітка про повернення з підписом і датою, примітки.

При передачі конфіденційних документів відповідальній особі звіряється його номер, кількість аркушів документа і додатків (якщо вони є), кількість примірників і з співробітника береться розписка в отриманні. Подібна процедура проводиться при поверненні документа з додаванням до неї відмітки в журналі реєстрації видачі - повернення документа, яка робиться особою, яка відповідає за конфіденційне діловодство. Він вказує дату повернення документа і ставить свій підпис.

Як вже згадувалося вище, архівне зберігання конфіденційної документації проводиться у відповідності з нормативними документами, що регламентують терміни зберігання документів певних типів і призначення, а також умови їх зберігання. Якщо коротко, то процедура архівного зберігання подібного роду документації виглядає наступним чином. Документація, що відноситься до конфіденційної, відправлена ​​на архівне зберігання, упаковується в коробки і опечатується. Для архівного зберігання виділяється приміщення, в яке обмежується доступ персоналу організації і сторонніх осіб. Документи, що вичерпали термін зберігання або не підпадають під дію положень, що регламентують терміни зберігання конфіденційної документації, можуть бути знищені спеціально створеною комісією, яка складає акт, затверджуваний згодом керівником організації ^15.

Якщо конфіденційний документ у процесі діловодства був загублений, наведено в непридатність, то керівництвом організації створюється спеціальна комісія для розслідування причин події і виявлення винних осіб.

2 Аналіз системи конфіденційного діловодства в організації ВАТ «Газпром-нафта»

2.1 Загальна характеристика організації

«Газпром нафта» - одна з найбільших і швидкозростаючих нафтогазових компаній Росії.

Основними видами діяльності Компанії є розвідка, розробка, видобуток і реалізація нафти і газу, а також виробництво і збут нафтопродуктів. «Газпром нафта» здійснює свою діяльність в найбільших нафтогазоносних регіонах Росії: Ханти-Мансійському та Ямало-Ненецькому автономних округах, Томській і Омській областях. Основні переробні потужності компанії знаходяться в Омській, Московської та Ярославській областях. Власні доведені запаси нафти компанії «Газпром нафта» перевищують 4 мільярди барелів, що ставить її в один ряд з двадцятьма найбільшими нафтовими компаніями світу. Ресурсна база «Газпром нафти» щорічно збільшується за рахунок придбання нових активів у Росії і за кордоном.

До складу групи «Газпром нафта» входять понад 40 нафтовидобувних, нафтопереробних і збутових підприємств з 18 регіонів РФ і країн ближнього зарубіжжя, об'єднаних за принципом вертикальної інтеграції. Компанія переробляє більше 60% видобутої нафти, демонструючи найкраще в галузі співвідношення видобутку і переробки.

Продукція «Газпром нафти» експортується в 48 країн світу і реалізується на всій території РФ через розгалужену сісти власних збутових підприємств. В даний час в управлінні Компанії знаходиться близько 900 АЗС в Росії та країнах СНД.

За підсумками 2008 року «Газпром нафта» увійшла до п'ятірки провідних російських нафтових компаній за обсягами видобутку і переробки нафти, а також збуту нафтопродуктів.

Відповідно до Статуту, структура органів управління «Газпром нафти» включає в себе: загальні збори акціонерів, рада директорів, колегіальний виконавчий орган (Правління) і одноосібний виконавчий орган (Генеральний директор). Ефективна робота органів управління «Газпром нафти» забезпечує стабільний розвиток Компанії, а також служить запорукою довіри акціонерів, інвесторів і партнерів.

2.2 Система діловодства, критерії віднесення документів до різних категорій в організації

На підприємстві ВАТ «Газпром-нафта» затверджені правила документообігу, що встановлюють прийняту класифікацію документів, що регламентують порядок зберігання та знищення документів, а також що встановлюють основні правила користування електронною поштою.

Відповідно до даних правилами документообігу документи на підприємстві розподіляються на чотири основні групи: для обмеженого користування, особисті та конфіденційні, конфіденційні та інші.

До документів для обмеженого користування належить особливо важлива інформація, зберігання якої повинно контролюватися. Несанкціоноване розкриття даної інформації може завдати непоправної шкоди компанії. Відповідно до цього передача такої інформації здійснюється тільки за наявності офіційного дозволу на передачу, доставку або розтин документів. На території компанії здійснюється передача з посильним. Внутрішні і зовнішні розсилки упаковуються в запечатаний конверт, всередині якого наноситься маркування «для обмеженого доступу" та замітка «особисто в руки». При електронної комунікації ретельно контролюється доступ до системи і паролю. Зберігання таких документів обов'язково в недоступному місці.

До особистих і конфіденційних документів відноситься інформація, яка належить одній людині. Несанціонірованное розкриття її може значним чином змінити відносини зі службовцями клієнтами, або компанією в цілому. Обмеження на цю інформацію застосовуються відповідно до законодавства Російської Федерації.

До конфіденційних документів відноситься інформація, яка є важливою для бізнесу компанії і складає власність компанії. Включає інформацію про комерційні клієнтів, постачальників, дилерів і продавців. Несанкціоноване розкриття її може спричинити негативні наслідки для компанії, ділових відносин, комерційних клієнтів, дилерів або продавців. Доступ до такої інформації здійснюється тільки з ділової необхідності при обов'язковому попередження про відповідальність за документ. Необхідно дозвіл на розкриття інформації для інших осіб. Необхідно підходити з обережністю до використання загальних принтерів.

До інших документів належить інформація, яка не вимагає особливого зберігання. Несанкціоноване розкриття практично не впливає на справи компанії. Доступ до такої інформації є у всіх службовців, проте потрібна наявність виробничої необхідності. При передачі такої інформації потрібен дозвіл керівництва на оприлюднення інформації відповідно до принципів компанії та авторського права.

2.3 Правила документообігу конфіденційної документації, прийняті в організації

При зберіганні документів у компанії прийняті наступні правила.

За ступенем важливості документи діляться на три категорії, для кожної з яких сформовані власні вимоги до організації зберігання.

До першої категорії відносяться документи, вкрай необхідні для ведення справ компанії або важливі для ознайомлення з її минулим. Їх втрата вплине на фінанси компанії, зв'язки з громадськістю, відносини зі службовцями, акціонерами, клієнтами або постачальниками; документи також можуть бути запитані за юридичною, законодавчого або екологічного вимогу.

До другої категорії відносяться документи, що мають певний період зберігання і важливі для здійснення щоденних операцій, вони можуть бути конфіденційними.

До третьої категорії відносяться документи, що не потребують особливого зберігання. Їх відсутність не вплине на роботу компанії. Вони не є важливими для ознайомлення з минулим компанії, не є конфіденційними, не зачіпають питання приватного характеру. Не мають особливої ​​важливості для виконання щоденних операцій.

Найвищі вимоги до організації зберігання пред'являються до зберігання документів першої категорії, у відповідності до яких:

• доступ до цих документів повинен бути суворо обмежений;

• необхідно контролювати температуру і вологість у приміщенні з зберігаються документами;

• система з документами повинна мати резервну копію, яка може бути необхідна при відновленні втраченої інформації.

Також розроблені загальні вимоги до зберігання документів першої та другої категорії, які відповідають загальноприйнятим і законодавчо встановленим вимогам до зберігання документів.

Для документів третьої категорії ніяких вимог до зберігання не встановлено.

Для успішного ведення справ необхідно, щоб документи створювалися, використовувалися і знищувалися відповідно до Статуту Компанії. Знищення документів є необхідним, і повинно здійснюватися розумно, слідуючи всім нормативним вказівкам. Неакуратне знищення документів може спричинити за собою розкриття конфіденційної інформації ^16.

Відповідно до цих принципів у ВАТ «Газпром-нафта» розроблена політика знищення документів, основні принципи якої викладені нижче.

Знищення будь-якого документа обов'язково має супроводжуватися видаленням його копії. Як визначено в Корпоративному Посібнику Безпеки, є три категорії документів, які вимагають особливої ​​уваги при їх створенні, використанні і знищенні: з обмеженим доступом, особисті та конфіденційні і конфіденційні. Документи такого роду видаляються так, щоб їх відновлення було неможливим.

В основі організації контролю виконання службових документів у ВАТ «Газпром-нафта» лежать принципи:

- Завчасності;

- Об'єктивності: важливо, щоб контроль спирався на точні, об'єктивні і науково обгрунтовані нормативи;

- Відкритості: підлеглі повинні знати, що, як, і по яких рішень контролюють; про результати контролю треба повідомляти підлеглого;

- Системності: контроль повинен стосуватися кожної ділянки роботи, а не тільки бажаних, на думку начальства;

- Індивідуального підходу.

Ігнорування перерахованих принципів контролю призводить до зниження результатів роботи органів підприємства, його апарату.

Основними завданнями, які вирішує контроль в системі управлінської діяльності, є підвищення відповідальності посадових осіб та ефективності управління і ефективне використання системи діловодства, забезпечення налагодженості, доцільності і точності проходження документів за адресами.

У практичній діяльності підприємства застосовується два методи контролю: внутрішній і зовнішній контроль.

Зовнішній контроль здійснюється з боку вищестоящих органів.

Кожного тижня в понеділок від контрольно-аналітичного управління приходить інформація із зазначенням документів, термін яких закінчується через тиждень.

У разі невиконання документа, що стоїть на контролі в Адміністрації підприємства в термін, і неподання при цьому на адресу контрольно-аналітичного управління обгрунтування з боку підприємства дане питання виноситься на розгляд губернатора області.

Внутрішній контроль у ВАТ «Газпром-нафта», перевірку виконання документів, а також постанов і розпоряджень здійснює канцелярія підприємства. Також на підприємстві виданий Наказ про вдосконалення організації контролю у ВАТ «Газпром-нафта», у якому призначається відповідальний за організацію контролю на підприємстві, а також даються вказівки начальникам структурних підрозділів про вжиття заходів щодо вдосконалення контрольної роботи на підприємстві ВАТ «Газпром-нафта».

Внутрішній контроль охоплює три групи питань:

- Контроль виконання документів по суті містяться в них завдань. Такий контроль має на увазі оцінку правильності і повноти вирішення поставленого питання. У ВАТ «Газпром-нафта» таку оцінку дає директор або за його дорученням заступник директора. Якщо директор згодний з рішенням даного питання, то документ підписується, якщо ж дане рішення його не влаштовує, то документ повертається виконавцю на доопрацювання;

- Контроль відповідності документів вимогам Держстандартів. Цей контроль полягає в перевірці правильності оформлення документа, повноти реквізитів, наявності всіх додатків. Такий контроль здійснюється як співробітниками канцелярії, так і відповідальними виконавцями самостійно;

- Контроль виконання документів у встановлені терміни. Даний вид контролю здійснює канцелярія ВАТ «Газпром-нафта».

У ВАТ «Газпром-нафта» обов'язковому контролю підлягають усі розпорядчі документи, які особливо мають конкретні доручення про подання звітів, інформації.

Директором затверджено перелік документів, які підлягають контролю.

При постановці документа на контроль на ньому проставляється відмітка про контроль, яку позначають штампом "Контроль", і вказується дата закінчення терміну виконання даного документа.

Щотижня працівники канцелярії роздруковують звіт про виконання контрольних доручень у підрозділах Установи, термін яких закінчується через тиждень, і роздають виконавцям в якості нагадувань.

Всі доручення виконуються у зазначені в них терміни. Якщо в документі термін виконання не вказаний, то ставляться типові терміни, встановлені законодавчими та іншими актами.

Якщо в тексті доручення міститься вказівка ​​"Терміново", то документи виконуються в 3-денний термін, а вимагають додаткового вивчення поставлених питань - протягом 10 днів. Також у 10-денний термін виконуються доручення, які містять в тексті вказівку "Оперативно".

Продовження строків виконання доручення проводиться на підставі подання через канцелярію на ім'я керівника, який дав доручення, мотивованої прохання про продовження цього строку і про причини відстрочки, причому не пізніше ніж за 5 днів до закінчення раніше встановленого терміну.

Рішення про продовження терміну виконання доручення приймається керівником, що встановив термін. Канцелярія повідомляє про прийняте рішення виконавцю: повертає йому для залучення до справи розглянуту записку про продовження терміну.

Канцелярія несе повну відповідальність за дотримання виконавцями строків відповіді за документами. Якщо виконавець не надав відповідь на документ і не написав проміжного, з проханням про продовження терміну виконання, завідувач канцелярією пише службову записку на ім'я директора із зазначенням порушення.

Доручення вважається виконаним, якщо надана інформація про виконання передбачених у ній завдань прийнята і по ній не дано додаткові доручення. Доручення знімається з контролю посадовою особою, яка дала доручення. Відмітка про виконання документа також проставляється в журналі і контроль знімається.

Канцелярія забезпечує контроль, збір, обробку, узагальнення надходить інформації про хід та результати виконання контрольованих документів та доручень, а також здійснює взаємодію з цих питань з контрольно-аналітичним управлінням Адміністрації.

Таким чином, контроль являє собою сукупність процесів і методів, що забезпечують стабільність діяльності підприємства.

Організація ефективного внутрішнього і зовнішнього контролю є обов'язковим елементом управління. Перевірка якості та своєчасності виконання рішень та розпоряджень різних рівнів управляючої системи повинна проводитися постійно. Саме тоді контроль стає ефективним.

2.4 Основні напрямки підвищення ефективності конфіденційного документообігу в організації

Основою сучасної організації раціональної та оперативної роботи по створенню й обробці величезного потоку документів в організаціях стали персональні комп'ютери (ПК). Комп'ютерні технології радикально змінили сам характер праці в діловодстві та управлінні.

Перелічимо основні можливості комп'ютерних технологій у діловодстві:

• допомога у створенні документа (конструювання бланків для організації; підготовка документа і розміщення його в пам'яті; використання шаблонів у створенні документів; пошук, зберігання і редагування тексту документів);

• передача документа на відстань будь-якому адресату, у якого є факсимільний зв'язок або ПК і модем (документ передається в електронному вигляді з комп'ютера на комп'ютер, в комп'ютерній локальної мережі, а також за допомогою електронної пошти та мережі Інтернет);

• реєстрація документа (заповнюється реєстраційна картка на екрані ПК, а реєстраційний номер наносять на сам документ в штамп для відмітки про одержання документа);

• контроль за виконанням документа (в електронній картці робиться відмітка про контроль, і це автоматично дозволяє інформувати керівництво організації про рівень виконавської дисципліни працюючих співробітників, а також складати різного роду довідки-звіти з документообігу);

• переклад тексту документа з однієї мови на іншу (здійснюється в автоматичному режимі за наявності відповідного пакету програм і додатковому редагуванні тексту);

• захист документів (від випадкового доступу до інформації в ПК; відновлення тексту; антивірусний захист).

Впровадження електронного документообігу в організації дозволяє підвищити ефективність праці його співробітників за рахунок скорочення часу на пошук, розробку, тиражування і пересилку документів. У той же час слід врахувати, що використання ПЕОМ в документообігу організації найчастіше наштовхується на численні перешкоди - фінансові, програмно-технічні та психологічні.

При впровадженні подібних систем необхідно слідувати деяким загальним принципам, які дозволять уникнути серйозних помилок.

До принципів впровадження електронного документообігу в організації слід віднести:

• поступове збільшення питомої ваги ПЕОМ при створенні документів (особливо всередині організації);

• своєчасну модернізацію технічного та програмного забезпечення;

• першочергове використання ПЕОМ для скорочення рутинних операцій при створенні документів;

• переважне використання ПЕОМ на етапах документообігу з найбільшими тимчасовими витратами (як правило, при листуванні);

• ясне розуміння необхідності впровадження подібних систем керівництвом організації.

Автоматизація та механізація роботи з документами спрямовані на підвищення оперативності управлінської праці, скорочення трудовитрат на документування, обробку та передачу, використання документної інформації, посилення контролю виконання та упорядкування документообігу.

Автоматизована робота з документами здійснюється шляхом створення та впровадження спеціальних програм з використанням ПЕОМ та автоматизованих робочих місць (АРМ). При цьому повинна бути забезпечена інформаційно-технічна сумісність засобів обчислювальної техніки між собою і з централізованими базами даних.

Автоматизована підготовка документів здійснюється в основному на АРМ в структурних підрозділах організації. Документ, підготовлений засобами обчислювальної техніки, може використовуватися в роботі на правах оригіналу.

Автоматизована реєстрація документів може здійснюватися також децентралізовано, в місцях реєстрації документів на АРМ структурних підрозділів і в канцелярії підприємства. Запис проводиться безпосередньо з документа з використанням встановленого єдиного набору обов'язкових реквізитів. Запис на машинному (магнітному, оптичному і т. п.) носії повинна дублюватися машинограмме контрольно-облікової картки, яка використовується в якості довідкової картотеки.

На базі даних автоматизованої реєстрації документів будується автоматизована інформаціоннопоісковая система, що забезпечує інформаційними даними про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виводу інформації на екран дисплея або виготовлення машинограм. При цьому повинна дотримуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуку.

Автоматизований контроль виконання документів будується на базі даних автоматизованої реєстрації і забезпечує оперативне інформування виконавців групи контролю про стан виконання всіх документів, а також попередній контроль термінів виконання документів, аналіз виконавської дисципліни.

Нагадування виконавцям про терміни виконання, зведення стану виконання, відомості про перенесення термінів і т.д. виводяться на екран дисплея.

Керівництво підприємства має нести відповідальність за ефективність використання автоматизованої технології роботи з документами, визначати право доступу співробітників до інформації, що зберігається на машинних носіях.

В даний час на платформі Microsoft існує цілий ряд систем автоматизації діловодства і документообігу, що відповідають сучасним вимогам. В якості прикладу буде розглянута система «Дело».

Дана система автоматизації діловодства і документообігу (далі САДД) цілком відповідає існуючій діловодній практиці. Вона забезпечує ведення безлічі електронних картотек, які, однак, є при цьому підмножинами єдиної картотеки органу влади. При цьому резолюції і пов'язані з ними документи автоматично переміщаються між картотеками відповідно до прийнятої технології проходження документів.

Таким чином, в будь-який момент часу є повна інформація про стан, історію руху і виконання документів. Даний комплекс програмного забезпечення (ПЗ) дозволяє також вирішити проблему координації роботи з документами в територіально-розподілених підрозділах або представництвах. Забезпечується обмін документами і резолюціями з використанням сучасних систем зв'язку між підрозділами.

Основні фактори ефективності автоматизації документообігу з використанням пропонованого програмного рішення:

• Економія організаційно-технічних витрат, пов'язаних з розмноженням і переміщенням документів, реєстрацією роботи з ними.

• Упорядкування технології роботи з документами. Впровадження єдиної комп'ютерної технології дозволяє підприємству перейти на єдину систему діловодства і документообігу.

• Прискорення проходження документів на підприємстві за рахунок ефективної електронної технології розсилання документів і резолюцій.

• Повний контроль за документами і роботою персоналу з ними. Засоби системи дозволяють здійснювати як оперативний контроль за діяльністю підприємства, так і аналітичну обробку накопичуваних даних про документи і роботу з ними персоналу.

Основа пропонованого рішення - система автоматизації діловодства і документообігу - є сучасним масштабованим рішенням.

Пропоноване рішення має засоби контролю за документообігом - від безпосереднього контролю керівником за виконанням власних резолюцій до контролю статистичних параметрів документообігу окремих підрозділів і ВАТ «Газпром-нафта» в цілому.

Поточний контроль виконання резолюцій здійснюється по записах у папці «На контролі» кабінету автора резолюції. РК знаходяться в цій папці з моменту винесення контрольної резолюції до затвердження автором резолюції звіту відповідального виконавця.

Загальний контроль виконання резолюцій здійснюється за допомогою відбору РК за різними реквізитами резолюцій, який проводиться за допомогою функції Пошук. При цьому відбір може здійснюватися:

• для кожної картотеки і для всіх картотек одразу;

• за певний період часу реєстрації РК або накладення резолюції;

• по авторам і виконавцям резолюцій;

• по контрольних або неконтрольним резолюціями;

• по перебувають на контролі або знятим з контролю резолюціями;

• за резолюціями, виконаними в строк або з порушенням терміну.

Також контроль виконання можна здійснювати за допомогою звітів, одержуваних при роботі зі звітними формами системи автоматизованого документообігу.

Ще один спосіб ефективного контролю за ходом процесу по виконанню резолюції - наскрізне взаємна відповідність строків на всіх технологічних рівнях підготовки внутрішнього чи вихідного документа.

Контрольні терміни виконання документа, визначені в резолюції, автоматично доводяться до виконавців і враховуються засобом автоматизації їхньої діяльності. При підготовці складних документів, де кілька виконавців відповідають за окремі розділи, зазвичай застосовується програмний продукт Microsoft Project. У менших робочих групах контрольні механізми системи автоматизованого документообігу можуть прямо взаємодіяти зі списками завдань, що ведуться в поштових системах Microsoft Outlook безпосередніх виконавців. Однак приклад системи контролю цікавіше розглядати на більш складному прикладі, коли виконанням резолюції зайнято великий підрозділ.

Крім безпосереднього контролю в кабінеті, система автоматизованого документообігу і діловодства надає наступні види контролю з використанням звітів:

• Відомості про документообіг. Звіт містить дані про обсяг документообігу якого-небудь структурного підрозділу, що має власну картотеку, по групах документів за вказаний період часу. При формуванні звіту враховуються документи, що знаходяться в поточній картотеці.

• Зведення про виконання контрольних документів. Ця зведення містить відомості про кількість виконаних і знаходяться на виконанні контрольних документів. Зведення формується по документах поточної картотеки, тобто у зведенні враховуються документи, резолюції на які накладено посадовими особами, приписаними до поточної картотеки. Зведення про виконання контрольних документів може бути узагальненою або за відповідальними виконавцями. При цьому зведення може складатися для документів із заданим інтервалом дат реєстрації (у звіт потрапляють відомості про кількість документів, що мають контрольні резолюції) і для резолюцій із заданим інтервалом планових дат (у звіт потрапляють відомості про кількість контрольних резолюцій).

Окремий аспект контролю - протоколювання дій користувача з РК. У системі передбачена автоматична реєстрація всіх змін, що вносяться до РК. З цією метою для кожної картки ведеться протокол змін основного і додаткових розділів РК, а також протоколи змін резолюцій. Для кожної зміни в протоколі реєструється дата і час, характер виконаних дій і прізвище користувача.

Висновок

Проведене дослідження дозволило зробити наступні висновки:

При реєстрації документів на підприємстві необхідно виконувати такі правила:

1) кожний документ реєструється лише один раз

2) всі документи реєструються тільки в одному місці

3) всі документи реєструються за єдиною формою, прийнятої на підприємстві Реєстраційний номер документа, як правило, складається з наступних елементів:

1) шифру організації в міністерстві або відомстві

2) номера справи, в який поміщається документ або його копійний примірник

3) порядкового номера документа в реєстраційному журналі

Реєстрація вхідних документів здійснюється шляхом проставляння в правому нижньому куті лицьового боку першої сторінки документа реєстраційного штампа за допомогою ручного штемпеля і занесенням в штамп дати та індексу документа. Для вихідних документів дата і індекс документа проставляються у частині аркуша під постійними реквізитами бланка.

Всі документи, які звертаються в системі документообігу, у ВАТ «Газпром-нафта» поділяють наступним чином:

• Вхідні

• Вихідні

• Накази

  • по основній діяльності

  • по відрядженнях

  • з особового складу

• Внутрішні

  • фінансові

  • службові

У ВАТ «Газпром-нафта» розроблені правила конфіденційного документообігу, які дозволяють зберігати безпеку конфіденційної інформації, уникати можливості її витоку. Для цього розроблені критерії віднесення документів до різних категорій конфіденційності, для кожної з яких розроблено свої правила зберігання, розмноження і знищення.

ВАТ «Газпром-нафта» можна запропонувати такі напрями вдосконалення документообігу:

- Використання документів із заздалегідь заповненими постійними реквізитами (фірмові бланки) і широке застосування комп'ютерних програм з разовим введенням вихідних даних і багаторазовим отриманням вихідної інформації;

- Скорочення кількості виписаних і оброблюваних документів в результаті застосування накопичувальних, багаторядкових документів, зручного розташування реквізитів, широкого застосування уніфікації документів.

Список використаної літератури

1. Федеральний закон Російської Федерації від 21.11.1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (в ред. Федерального закону від 03.11.2006 № 183-ФЗ) / / Збори законодавства РФ, 25.11.1996, № 48, ст. 5369.

2. Постанова Уряду Російської Федерації від 08.07.1997 № 835 «Про первинних облікових документах» / / Збори законодавства РФ, 14.07.1997, № 28, ст. 3448.

3. Андрєєва. В.І. Діловодство. - М., - 2004. - 564с.

4. Замицкова О.І. Діловодство (Документаційне забезпечення управління): Підручник. - Ростов-на-Дону: Фенікс, 2008. - 375 с.

5. Інформаційне забезпечення підприємницької діяльності: рік 2006. М.: БІНФО, 2006. С. 11

6. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документальне забезпечення управління: Навчальний посібник - 2 видавництва. - М.: Инфра - М. - 2004. - 321с.

7. Кугушева Т.В. Діловодство: Навчальний посібник. - Ростов-на-Дону: Фенікс, 2007. - 256 с.

8. Кудряев В.А. Організація роботи з документами. - М.: Инфра-М. - 2008. - 432с.

9. Кузнєцова Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління) 3-е вид. испр. і додатк. М. - 2002. - 384 с.

10. Рогожин М.Ю. Діловодство та документообіг у бухгалтерії. М.: Гросс-Медіа: РОСБУХ, 2007.

11. Санкіна Л.В. Порядок оформлення документів. Вимоги нового стандарту / / Довідник кадровика .- 2004 .- № 8-9.

12. Економіка підприємства: Підручник. Під ред. О.І. Іванова и др. - М.: Економіка, 2006. - 238 с.