МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
МІНІСТЕРСТВО АГЕНСТВО ДО ОСВІТИ
МОСКОВСЬКА ФІНАНСОВО-ЮРИДИЧНА АКАДЕМІЯ
ОРСК ФІЛІЯ
Факультет: Економіка та управління
СПЕЦІАЛЬНІСТЬ: Фінанси і кредит
РЕФЕРАТ
З контролінгу
На тему:
"ЗАСТОСУВАННЯ КОНТРОЛЛІНГА НА ПІДПРИЄМСТВІ"
ВИКОНАВ СТУДЕНТ:
Очного відділення 4 КУРСУ
ПЕРЕВІРИВ: МАЛАХОВА Н.В.
Орськ - 2009 р.
Підприємствам потрібно визначати ціну на свою продукцію заздалегідь, до того як вона буде виготовлена. Покупець спочатку домовляється про вартість замовлення, а потім укладає угоду. Але з іншого боку, виробник зможе визначити свої витрати тільки після завершення процесу виробництва.
Виходить замкнуте коло: ціна повинна бути визначена до виготовлення продукції, а витрати на її розрахунку можуть бути отримані тільки після виготовлення. Особливу важливість вирішення цього питання має для малих підприємств, які не мають підтримки держави, працюють на свій страх і ризик і помилки в області ціноутворення можуть стати для них фатальними.
Для розриву цього кола необхідно відповідне планування. У ринкових умовах воно не може дати гарантії абсолютної точності. Однак відносно правильно вирішувати поставлені питання цілком в змозі.
Малі підприємства прагнуть мати досить просту систему обліку. Значить, і система планування не повинна бути надмірно складною. Ретельне планування може дати більший економічний ефект, однак підприємці малого бізнесу ніколи не мають часу на це, а досить часто і бажання.
Деяку допомогу малим підприємствам у вирішенні їхніх економічних проблем, як мені здається, цілком здатна система виробничого обліку "контролінг", яка з успіхом застосовується на Заході, особливо в Німеччині.
Оскільки метою цієї роботи є опис того, як система контролінгу може бути застосовна на малих підприємствах нашої країни, то спочатку треба пояснити деякі терміни, що використовуються при роботі за цією системою.
Уявіть собі посудину, на якому завдано три ризики. Посудина зображує собою витрати підприємства на виробництво. Обсяг судини до 1-ї ризики позначає прямі витрати підприємства на виготовлення продукції, наприклад, зарплату з нарахуваннями та матеріали. Обсяг судини від 1-ї ризики до 2-ї означає розподіляються витрати, що мають пряме відношення до процесу виробництва, які німецькими фахівцями називаються "Витрати на організацію групи 1". Обсяг судини від 2-ї ризики до 3-ої означає розподіляються витрати, що мають непряме відношення до процесу виробництва, звані відповідно "Витрати на організацію групи 2".
Тепер уявімо виручку від реалізації у вигляді певного обсягу води, вилитої в цю судину. Цей потік повинен наповнити наш посудину, щоб покрити наші витрати. Ось у посудині виявилося певна кількість води. Ймовірно, спочатку вона заповнить обсяг до рівня 1-й ризики. Частина води, яка буде виступати над рискою - це частина виручки, що залишається у нас для покриття витрат на організацію груп 1 і 2, так як прямі витрати вже покриті. Ця частина, що залишилася виручки називається "Сума покриття 1". Вона показує суму коштів, що залишається у нас, якщо з виручки відняти прямі витрати.
Якщо рівень води закрив два ризики, значить, ми окупили прямі витрати і витрати на організацію групи 1. Частина води, яка виступає над 2-й рискою, повинна відшкодувати нам витрати на організацію групи 2. Ця частина називається "Сума покриття 2".
Якщо вода повністю заповнить посудину, тобто покриє всі наші витрати, і буде продовжувати прибувати, то вона, поллється з посудини назовні. Цей обсяг вилилася води становитиме наш прибуток.
Такими поняттями оперує система контролінгу.
Територіальна розпорошеність підприємств - підрозділів пояснюється тим, що в районному центрі підприємець має власну будівлю, а в обласному центрі таке ж приміщення довелося б орендувати. Виробнича структура виглядає наступним чином:
підприємство в райцентрі - "Підприємство 1" - має паперорізальні верстати і переробляє в стандартні аркуші рулони паперу, які привозили підприємцем з Москви, тут саме є магазин бланкової продукції та канцелярського приладдя;
підприємство в обласному центрі - "Підприємство 2" - здійснює роботи з замовленнями: друкує бланки, візитки і т.п. поліграфічні вироби;
інше підприємство в обласному центрі - "Підприємство 3" - здійснює пошук замовлень для "Підприємства 2", розрахунки по замовленнях і торгівлю канцелярським приладдям та покупними бланками.
Підприємцю потрібна така система виробничого обліку, яка могла б вирішити наступні проблеми:
давати підприємцю можливість аналізувати свої доходи і витрати як у розрізі структурних підрозділів (якими фактично є "Підприємство 1", "Підприємство 2" і "Підприємство 3"), так і в цілому по підприємству;
отримувати цю інформацію як можна більш оперативно;
дозволяти швидкий і відносно точний розрахунок ціни на прийнятий замовлення при договірній ціні і можливість прийняття такого замовлення при фіксованій ціні - коли ціну диктує замовник;
можливість планування доходів і витрат.
При цьому до системи виробничого обліку пред'являлися два важливих вимоги:
система повинна бути якомога простішою та наочної;
вона повинна легко розумітися бухгалтерами підприємства і забирати в них мінімум часу на даний вид обліку.
Вирішити поставлені проблеми і невідповідність встановленим вимогам може, мабуть, система контролінгу в її німецької моделі, досить докладно описана в книзі німецьких фахівців Р. Манна та Е. Майєра "Контролінг для початківців". Природно, що механічно переносити рекомендації поважних спеціалістів на нашу економічну дійсність немає сенсу, але переробити запропоновані схеми стосовно до конкретного підприємства цілком можливо.
У першу чергу необхідно розробити схему нової системи звітності для обчислення кінцевого результату, яку буде отримувати наш підприємець.
У системі контролінгу, викладеної Р. Манном і Е. Маєром, ця схема виглядає як у таблиці 1. Відштовхуючись від цієї схеми, ми повинні розглянути кожен її пункт для розробки нової схеми для нашого конкретного підприємства.
Таблиця 1. "Показники для розрахунку"
1) Об'єм виробництва в продуктивних робочих годинах буде необхідний нам для розрахунку попередньої собівартості. Однак, у цьому рядку дані будуть істотно відрізнятися від того, що мали на увазі тут німецькі фахівці. Вони мали на увазі саме продуктивні, тобто відпрацьовані, а не просто оплачені години роботи. На мою думку, тут слід було б враховувати саме оплачені годинник на нашому підприємстві, так як саме необхідність їх оплати змушує нас враховувати їх для розрахунку витрат.
2) Оборот-брутто без ПДВ. На нашому підприємстві у зв'язку з використанням системи спрощеного оподаткування немає ПДВ, і це трохи полегшує наше завдання. Але яку величину обороту нам вибрати - з оплати або з відвантаження? Мені здається, що це дуже принциповий момент. По-моєму переконання, мета підприємця в нашій країні - це мати можливість користуватися готівкою - в касі або на розрахунковому рахунку. І те, гроші на розрахунковому рахунку підприємця можна визнати що знаходяться в його розпорядженні вельми умовно. При системі обліку реалізації за відвантаженням позитивна різниця між доходами та витратами ні в якій мірі не може служити показником добробуту підприємства. Економічна дійсність змушує підприємців орієнтуватися на готівково-грошовий обіг. Якщо велике підприємство в якійсь мірі може дозволити працювати собі "на склад", орієнтуючись на бартерні операції, отримуючи досить умовну "виручку", то дрібний і навіть середній підприємець не може дозволити собі такого, і в переважній більшості випадків вони виробляють витрати, орієнтуючись на отримання готівкового (або на розрахунковий рахунок) доходу.
Підприємець працює на замовлення, за якими він має впевненість в оплаті. Отже, для цілей виробничого обліку ми цілком можемо використовувати готівково-грошовий обіг і рух на розрахунковому рахунку.
3) Фактори зменшення прибутку - це знижки, бонуси і сконто. Підприємець застосовує систему знижок залежно від розміру замовлення і терміну оплати. Але для зручності розрахунку виручки бухгалтерією цей рядок була прибрана з наступних причин: при підрахунку реалізації з оплати на наш розрахунковий рахунок або до каси потрапляє певна сума грошей, в якій вже враховані знижки і т.п. Розрахунок можливих знижок необхідно здійснювати після розрахунку попередньої вартості замовлення.
4) Оборот-нетто відпадає, т.к виключено рядок "Фактори зменшення прибутку".
5) Зміна запасів. Тут те ж дуже важливий момент. Я вважаю, що для малих підприємств закуплені матеріали слід вважати як використані з наступних причин.
Закупівля великої партії сировини і матеріалу, яка не буде повністю використана в звітному періоді при такому підході до складання нашої нової звітності дасть нам у результаті збиток. І це правильно. Це означає, що підприємець витратив більше готівкових грошей, ніж отримав. Маючи на руках реальні гроші, підприємець може здійснювати будь-які господарські операції в міру необхідності, маючи ж замість грошей запас сировини і матеріалу на складі, він позбавлений такої можливості, що в умовах нашої країни може мати для його підприємства самі фатальні наслідки. Наявність на складі великого запасу сировини і матеріалів - це скоріше потенційний збиток, ніж прибуток. Недарма на Заході ще у 80-і роки заговорили про систему постачань "точно в термін".
На нашому конкретному підприємстві підприємець здійснює 2 рази на місяць поїздки до Москви за матеріалом, через кожні 2 тижні. Отже, ми можемо допустити, що підприємство протягом звітного періоду споживає весь доставлений матеріал. Це значно полегшує нам як складання аналітичної таблиці, так і планування витрат.
6) Відпадає необхідність у рядку "Загальна продуктивність".
7) Витрати матеріалів і послуги зі сторони. Як вже було сказано вище, ці витрати будуть рівні закупленим (і оплаченим!) Матеріалами та послуг. Природно, що тут враховуються послуги, що йдуть на конкретний виріб, а не розподіляються між ними. На підприємстві підприємець тут і надалі ми будемо використовувати наступний важливий принцип: заносити в нашу схему витрат лише оплачені витрати (за винятком амортизації). Це значно полегшує складання таблиці, зменшує час її складання і дозволяє підприємцю контролювати свій платіжний баланс по доходах і видатках. Звичайно, це дуже спірний момент. Але якщо ми сказали "А", взявши за основу виручку за оплатою, то повинні сказати і "Б", беручи витрати по оплаті (звичайно, крім амортизації - це особливий елемент витрат). Далеко не кожне підприємство може дозволити вести собі таку схему. З іншого боку, не одне солідне мале підприємство не почне роботу, не маючи попередньої оплати або гарантії оплати, працюючи з надійними клієнтами. А такі підприємства можуть дозволити собі оплачувати свої витрати точно в строк. Саме для них така схема цілком прийнятна. Нашу фірму цілком можна віднести до таких підприємств.
8) Попередній підсумок без рядка 04 = загальний прибуток. Розраховується шляхом вирахування з виручки витрат на матеріали і послуги з боку. Дуже важливий пункт для аналізу підприємцем свого економічного становища і для прийняття рішення щодо подальших кроків у господарській діяльності. Фактично, одержувана різниця - це додана вартість, яку приєднують до продукції, що виготовляється на самому підприємстві. Зіставляючи величини цієї доданої вартості і витрат на матеріали і послуги з боку, підприємець відразу ж може побачити, яка частка участі цих двох величин у вартості його продукції, де слід шукати резерви зниження витрат.
9) Плата за основну виробничу роботу (виготовлення). У схемі, рекомендованої німецькими фахівцями, зарплата і оклади, (у т. ч. зарплата підприємця) виділені окремо. На нашому підприємстві не можна відрізнити чітко: де зарплата, а де оклад? Кожен з працюючих приймає участь протягом дня у виготовленні найрізноманітніших виробів, тобто використовується принцип взаємозамінності, тим більше що особливо складних операцій тут немає. Іншими словами, не представляється можливим віднести витрати праці на окреме конкретне виріб, а вірніше, витрати на підрахунок такого поділу не відповідали б користь від такого підрахунку. Таким чином, якщо зарплату не можна віднести на конкретний виріб, вони стають распределяемой величиною і до них цілком можна віднести оклади операторів ЕОМ, бухгалтерів і самого підприємця, тобто висловлювати загальні витрати на оплату праці в одному рядку. До них же будуть віднесені відрахування в позабюджетні фонди і прибутковий податок, так як їх величина прямо залежить від розмірів оплати. Здавалося б, якщо оплату праці і відрахування в позабюджетні фонди доводитися розподіляти за виготовленим виробам, то логічно було б віднести їх до витрат на організацію групи 1. Але в даному випадку ми залишимо їх для розрахунку суми покриття 1, т.к сума витрат матеріалів і зарплати з відрахуваннями дозволяє нам визначити нижній рівень виторгу підприємства, достатній для продовження виробничого процесу.
Слід, на жаль, помітити, що в нашій країні зарплата перестала бути елементом витрат, що визначає нижню межу ціни за системою директ-костинг. Економія витрат за рахунок зарплати стала більш ніж поширеним явищем.
10) Витрати на відпуск товарів на підприємстві окремо не виділяються і залишати цей рядок у схемі немає необхідності.
МІНІСТЕРСТВО АГЕНСТВО ДО ОСВІТИ
МОСКОВСЬКА ФІНАНСОВО-ЮРИДИЧНА АКАДЕМІЯ
ОРСК ФІЛІЯ
Факультет: Економіка та управління
СПЕЦІАЛЬНІСТЬ: Фінанси і кредит
РЕФЕРАТ
З контролінгу
На тему:
"ЗАСТОСУВАННЯ КОНТРОЛЛІНГА НА ПІДПРИЄМСТВІ"
ВИКОНАВ СТУДЕНТ:
Очного відділення 4 КУРСУ
ПЕРЕВІРИВ: МАЛАХОВА Н.В.
Орськ - 2009 р.
Введення
Кардинально змінилися економічні умови господарювання. Ціни на готові вироби на ринку складаються під дією закону попиту і пропозиції. Найширше поширення в розрахунках отримала передоплата у зв'язку з катастрофічним рівнем неплатежів серед суб'єктів економіки. У цих умовах розрахунок фактичної собівартості продукції як і в усьому економічно розвиненому світі втратив колишнє монопольне становище для визначення ціни. Недарма в нашого економічного життя звичайним явищем став продаж нижче собівартості.Підприємствам потрібно визначати ціну на свою продукцію заздалегідь, до того як вона буде виготовлена. Покупець спочатку домовляється про вартість замовлення, а потім укладає угоду. Але з іншого боку, виробник зможе визначити свої витрати тільки після завершення процесу виробництва.
Виходить замкнуте коло: ціна повинна бути визначена до виготовлення продукції, а витрати на її розрахунку можуть бути отримані тільки після виготовлення. Особливу важливість вирішення цього питання має для малих підприємств, які не мають підтримки держави, працюють на свій страх і ризик і помилки в області ціноутворення можуть стати для них фатальними.
Для розриву цього кола необхідно відповідне планування. У ринкових умовах воно не може дати гарантії абсолютної точності. Однак відносно правильно вирішувати поставлені питання цілком в змозі.
Малі підприємства прагнуть мати досить просту систему обліку. Значить, і система планування не повинна бути надмірно складною. Ретельне планування може дати більший економічний ефект, однак підприємці малого бізнесу ніколи не мають часу на це, а досить часто і бажання.
Деяку допомогу малим підприємствам у вирішенні їхніх економічних проблем, як мені здається, цілком здатна система виробничого обліку "контролінг", яка з успіхом застосовується на Заході, особливо в Німеччині.
Оскільки метою цієї роботи є опис того, як система контролінгу може бути застосовна на малих підприємствах нашої країни, то спочатку треба пояснити деякі терміни, що використовуються при роботі за цією системою.
Уявіть собі посудину, на якому завдано три ризики. Посудина зображує собою витрати підприємства на виробництво. Обсяг судини до 1-ї ризики позначає прямі витрати підприємства на виготовлення продукції, наприклад, зарплату з нарахуваннями та матеріали. Обсяг судини від 1-ї ризики до 2-ї означає розподіляються витрати, що мають пряме відношення до процесу виробництва, які німецькими фахівцями називаються "Витрати на організацію групи 1". Обсяг судини від 2-ї ризики до 3-ої означає розподіляються витрати, що мають непряме відношення до процесу виробництва, звані відповідно "Витрати на організацію групи 2".
Тепер уявімо виручку від реалізації у вигляді певного обсягу води, вилитої в цю судину. Цей потік повинен наповнити наш посудину, щоб покрити наші витрати. Ось у посудині виявилося певна кількість води. Ймовірно, спочатку вона заповнить обсяг до рівня 1-й ризики. Частина води, яка буде виступати над рискою - це частина виручки, що залишається у нас для покриття витрат на організацію груп 1 і 2, так як прямі витрати вже покриті. Ця частина, що залишилася виручки називається "Сума покриття 1". Вона показує суму коштів, що залишається у нас, якщо з виручки відняти прямі витрати.
Якщо рівень води закрив два ризики, значить, ми окупили прямі витрати і витрати на організацію групи 1. Частина води, яка виступає над 2-й рискою, повинна відшкодувати нам витрати на організацію групи 2. Ця частина називається "Сума покриття 2".
Якщо вода повністю заповнить посудину, тобто покриє всі наші витрати, і буде продовжувати прибувати, то вона, поллється з посудини назовні. Цей обсяг вилилася води становитиме наш прибуток.
Такими поняттями оперує система контролінгу.
1. Угруповання статей звітності
Для того, що б "одягнути" систему на наші малі підприємства можна скористатися таким методом: взяти типове мале підприємство і впровадити контролінг в практику його діяльності. Наведемо приклад впровадження контролінгу на деякому малому підприємстві. Підприємець займається наданням послуг в області поліграфії. Він має три підприємства: два в обласному центрі і одне в районному центрі. Фактично, вони представляють собою цеху однієї виробничої фабрики. Поділ їх на окремі юридичні особи викликано необхідністю відповідати вимогам Закону про спрощене оподаткування юридичних осіб: кожне окреме його підприємство може застосовувати спрощену систему оподаткування, а якщо їх об'єднати під одним юридичної "дахом" - ні.Територіальна розпорошеність підприємств - підрозділів пояснюється тим, що в районному центрі підприємець має власну будівлю, а в обласному центрі таке ж приміщення довелося б орендувати. Виробнича структура виглядає наступним чином:
підприємство в райцентрі - "Підприємство 1" - має паперорізальні верстати і переробляє в стандартні аркуші рулони паперу, які привозили підприємцем з Москви, тут саме є магазин бланкової продукції та канцелярського приладдя;
підприємство в обласному центрі - "Підприємство 2" - здійснює роботи з замовленнями: друкує бланки, візитки і т.п. поліграфічні вироби;
інше підприємство в обласному центрі - "Підприємство 3" - здійснює пошук замовлень для "Підприємства 2", розрахунки по замовленнях і торгівлю канцелярським приладдям та покупними бланками.
Підприємцю потрібна така система виробничого обліку, яка могла б вирішити наступні проблеми:
давати підприємцю можливість аналізувати свої доходи і витрати як у розрізі структурних підрозділів (якими фактично є "Підприємство 1", "Підприємство 2" і "Підприємство 3"), так і в цілому по підприємству;
отримувати цю інформацію як можна більш оперативно;
дозволяти швидкий і відносно точний розрахунок ціни на прийнятий замовлення при договірній ціні і можливість прийняття такого замовлення при фіксованій ціні - коли ціну диктує замовник;
можливість планування доходів і витрат.
При цьому до системи виробничого обліку пред'являлися два важливих вимоги:
система повинна бути якомога простішою та наочної;
вона повинна легко розумітися бухгалтерами підприємства і забирати в них мінімум часу на даний вид обліку.
Вирішити поставлені проблеми і невідповідність встановленим вимогам може, мабуть, система контролінгу в її німецької моделі, досить докладно описана в книзі німецьких фахівців Р. Манна та Е. Майєра "Контролінг для початківців". Природно, що механічно переносити рекомендації поважних спеціалістів на нашу економічну дійсність немає сенсу, але переробити запропоновані схеми стосовно до конкретного підприємства цілком можливо.
У першу чергу необхідно розробити схему нової системи звітності для обчислення кінцевого результату, яку буде отримувати наш підприємець.
У системі контролінгу, викладеної Р. Манном і Е. Маєром, ця схема виглядає як у таблиці 1. Відштовхуючись від цієї схеми, ми повинні розглянути кожен її пункт для розробки нової схеми для нашого конкретного підприємства.
Таблиця 1. "Показники для розрахунку"
| Обсяг виробництва в робочих годинах | х |
| Оборот-брутто без ПДВ | х |
| Фактори зменшення прибутку | х |
| Оборот-нетто | х |
| Зміна запасів | х |
| Загальна продуктивність | х |
| Витрати матеріалів і послуги з боку | х |
| Загальний прибуток | х |
| Плата за основну виробничу роботу (виготовлення) | х |
| Витрати на відпуск товарів | х |
| Виробничі витрати | х |
| Сума покриття 1 | х |
| Оклади, зарплата підприємців | х |
| Відсотки | х |
| Проміжна сума | х |
| Витрати на утримання виробничих приміщень без орендної плати | х |
| Орендна плата | х |
| Транспортні витрати | х |
| Амортизаційні відрахування | х |
| Поточний ремонт та інші витрати | х |
| Витрати на організацію групи 1 | х |
| Сума покриття 2 | х |
| Витрати на організацію групи 2 | х |
| Сума покриття 3 = підсумок діяльності підприємства | х |
| Звіряльні підсумок | х |
| Прибуток \ збиток | х |
2) Оборот-брутто без ПДВ. На нашому підприємстві у зв'язку з використанням системи спрощеного оподаткування немає ПДВ, і це трохи полегшує наше завдання. Але яку величину обороту нам вибрати - з оплати або з відвантаження? Мені здається, що це дуже принциповий момент. По-моєму переконання, мета підприємця в нашій країні - це мати можливість користуватися готівкою - в касі або на розрахунковому рахунку. І те, гроші на розрахунковому рахунку підприємця можна визнати що знаходяться в його розпорядженні вельми умовно. При системі обліку реалізації за відвантаженням позитивна різниця між доходами та витратами ні в якій мірі не може служити показником добробуту підприємства. Економічна дійсність змушує підприємців орієнтуватися на готівково-грошовий обіг. Якщо велике підприємство в якійсь мірі може дозволити працювати собі "на склад", орієнтуючись на бартерні операції, отримуючи досить умовну "виручку", то дрібний і навіть середній підприємець не може дозволити собі такого, і в переважній більшості випадків вони виробляють витрати, орієнтуючись на отримання готівкового (або на розрахунковий рахунок) доходу.
Підприємець працює на замовлення, за якими він має впевненість в оплаті. Отже, для цілей виробничого обліку ми цілком можемо використовувати готівково-грошовий обіг і рух на розрахунковому рахунку.
3) Фактори зменшення прибутку - це знижки, бонуси і сконто. Підприємець застосовує систему знижок залежно від розміру замовлення і терміну оплати. Але для зручності розрахунку виручки бухгалтерією цей рядок була прибрана з наступних причин: при підрахунку реалізації з оплати на наш розрахунковий рахунок або до каси потрапляє певна сума грошей, в якій вже враховані знижки і т.п. Розрахунок можливих знижок необхідно здійснювати після розрахунку попередньої вартості замовлення.
4) Оборот-нетто відпадає, т.к виключено рядок "Фактори зменшення прибутку".
5) Зміна запасів. Тут те ж дуже важливий момент. Я вважаю, що для малих підприємств закуплені матеріали слід вважати як використані з наступних причин.
Закупівля великої партії сировини і матеріалу, яка не буде повністю використана в звітному періоді при такому підході до складання нашої нової звітності дасть нам у результаті збиток. І це правильно. Це означає, що підприємець витратив більше готівкових грошей, ніж отримав. Маючи на руках реальні гроші, підприємець може здійснювати будь-які господарські операції в міру необхідності, маючи ж замість грошей запас сировини і матеріалу на складі, він позбавлений такої можливості, що в умовах нашої країни може мати для його підприємства самі фатальні наслідки. Наявність на складі великого запасу сировини і матеріалів - це скоріше потенційний збиток, ніж прибуток. Недарма на Заході ще у 80-і роки заговорили про систему постачань "точно в термін".
На нашому конкретному підприємстві підприємець здійснює 2 рази на місяць поїздки до Москви за матеріалом, через кожні 2 тижні. Отже, ми можемо допустити, що підприємство протягом звітного періоду споживає весь доставлений матеріал. Це значно полегшує нам як складання аналітичної таблиці, так і планування витрат.
6) Відпадає необхідність у рядку "Загальна продуктивність".
7) Витрати матеріалів і послуги зі сторони. Як вже було сказано вище, ці витрати будуть рівні закупленим (і оплаченим!) Матеріалами та послуг. Природно, що тут враховуються послуги, що йдуть на конкретний виріб, а не розподіляються між ними. На підприємстві підприємець тут і надалі ми будемо використовувати наступний важливий принцип: заносити в нашу схему витрат лише оплачені витрати (за винятком амортизації). Це значно полегшує складання таблиці, зменшує час її складання і дозволяє підприємцю контролювати свій платіжний баланс по доходах і видатках. Звичайно, це дуже спірний момент. Але якщо ми сказали "А", взявши за основу виручку за оплатою, то повинні сказати і "Б", беручи витрати по оплаті (звичайно, крім амортизації - це особливий елемент витрат). Далеко не кожне підприємство може дозволити вести собі таку схему. З іншого боку, не одне солідне мале підприємство не почне роботу, не маючи попередньої оплати або гарантії оплати, працюючи з надійними клієнтами. А такі підприємства можуть дозволити собі оплачувати свої витрати точно в строк. Саме для них така схема цілком прийнятна. Нашу фірму цілком можна віднести до таких підприємств.
8) Попередній підсумок без рядка 04 = загальний прибуток. Розраховується шляхом вирахування з виручки витрат на матеріали і послуги з боку. Дуже важливий пункт для аналізу підприємцем свого економічного становища і для прийняття рішення щодо подальших кроків у господарській діяльності. Фактично, одержувана різниця - це додана вартість, яку приєднують до продукції, що виготовляється на самому підприємстві. Зіставляючи величини цієї доданої вартості і витрат на матеріали і послуги з боку, підприємець відразу ж може побачити, яка частка участі цих двох величин у вартості його продукції, де слід шукати резерви зниження витрат.
9) Плата за основну виробничу роботу (виготовлення). У схемі, рекомендованої німецькими фахівцями, зарплата і оклади, (у т. ч. зарплата підприємця) виділені окремо. На нашому підприємстві не можна відрізнити чітко: де зарплата, а де оклад? Кожен з працюючих приймає участь протягом дня у виготовленні найрізноманітніших виробів, тобто використовується принцип взаємозамінності, тим більше що особливо складних операцій тут немає. Іншими словами, не представляється можливим віднести витрати праці на окреме конкретне виріб, а вірніше, витрати на підрахунок такого поділу не відповідали б користь від такого підрахунку. Таким чином, якщо зарплату не можна віднести на конкретний виріб, вони стають распределяемой величиною і до них цілком можна віднести оклади операторів ЕОМ, бухгалтерів і самого підприємця, тобто висловлювати загальні витрати на оплату праці в одному рядку. До них же будуть віднесені відрахування в позабюджетні фонди і прибутковий податок, так як їх величина прямо залежить від розмірів оплати. Здавалося б, якщо оплату праці і відрахування в позабюджетні фонди доводитися розподіляти за виготовленим виробам, то логічно було б віднести їх до витрат на організацію групи 1. Але в даному випадку ми залишимо їх для розрахунку суми покриття 1, т.к сума витрат матеріалів і зарплати з відрахуваннями дозволяє нам визначити нижній рівень виторгу підприємства, достатній для продовження виробничого процесу.
Слід, на жаль, помітити, що в нашій країні зарплата перестала бути елементом витрат, що визначає нижню межу ціни за системою директ-костинг. Економія витрат за рахунок зарплати стала більш ніж поширеним явищем.
10) Витрати на відпуск товарів на підприємстві окремо не виділяються і залишати цей рядок у схемі немає необхідності.
11) Сума покриття 1 визначається як різниця між виручкою та виробничими витратами, в даному випадку витратами на матеріал і зарплату з відрахуваннями у позабюджетні фонди. Результат покаже нам суму, яка залишається у підприємства для того, щоб покрити витрати, що розподіляються між виробами (постійні і умовно-постійні) і отримати деяку прибуток. Це важливий момент для оцінки вигідності (можливості) виробництва деякого виробу. Якщо ціна виробу не тільки покриває прямі витрати на своє виготовлення, але й дає деяку суму покриття, це означає, що частина постійних і умовно-постійних витрат буде сплачена; тим менше залишиться цих видів витрат, що припадають на інші вироби, що може зробити рентабельним їх виробництво.
12) Кредитів підприємець не брав, тому рядок "Відсотки" зі схеми необхідно прибрати. Отже, немає необхідності і в розрахунку проміжної суми. Сама проміжна сума була встановлена в таблиці німецьких фахівців з тієї причини, що вони абсолютно справедливо вважали, що оклади, зарплату підприємця, відсотки банку необхідно оплачувати в будь-якому випадку і нижню межу цін необхідно розраховувати з урахуванням цих величин. Далі йдуть укрупнені статті витрат, пов'язані в цілому до витрат на організацію групи 1. Укрупнені вони для більш ясного і простого контролю: помітивши небажані відхилення в одній з груп, можна провести більш детальний аналіз групи, але це вже не належить до функцій составляемой нами схеми - її призначення - дати сигнал про що робляться в процесах в середовищі витрат.
13) Першою такою укрупненої статтею витрат є рядок "Витрати на утримання виробничих приміщень без орендної плати". Для кожного підприємства складові елементи цього рядка будуть мати риси індивідуальної своєрідності. Для нашого підприємства такими елементами є: електроенергія, опалення, охорона, каналізація, послуги СЕС.
Наступну статтю - "Транспортні витрати" - на мою думку, слід підрозділити на дві підстатті: "Витрати на ПММ" та "Обслуговування транспорту". У 1-й підстатті будуть враховуватися витрати на бензин, масла тощо, як самих значних витрат при використанні транспорту. У 2-ій підстатті - податок з власників автотранспорту, покупка запчастин, витрати на ремонт техніки.
У статтю "Поточний ремонт та інші видатки" на підприємстві В. С.Ф. включені наступні види витрат: ремонт обладнання, покупка запчастин до обладнання і т.п.
14) Сума покриття 2 розраховується шляхом вирахування витрат на організацію групи 1 з суми покриття 1. Сума покриття 2 означає суму, яка залишається у підприємства на погашення витрат, що мають непряме відношення до виробництва і отримання прибутку.
15) До витрат на організацію групи 2 на нашому підприємстві було вирішено віднести: витрати на телефон, відрядження, підписка на ділову літературу, витрати на рекламу, юридичні послуги, оплата послуг банку і сплата податків. Сплата податку здійснюється у формі оплати патенту.
16) Якщо із суми покриття 3 відняти витрати на організацію групи 2, то ми отримаємо суму покриття 3 - підсумок діяльності підприємства - прибуток від нашої виробничої діяльності. Тут і можна було б зупинити складання схеми, що відноситься конкретно до визначення прибутку від основної діяльності підприємства. Проте Р. Манн і Е. Майєр радять нам провести тут ув'язку даних з даними фінансової бухгалтерії. Для цього призначена рядок "звіряльні підсумок". У цьому рядку ми запишемо результат від продажу основних засобів, здачі майна в оренду, отримання відсотків і т.п. операцій, не пов'язаних з виробничим процесом. Зіставлення результату від цих операцій з нашим підсумком дозволить нам визначити прибуток від діяльності підприємства в цілому. Необхідно зауважити, що "звіряльні підсумок" повинен відображати реально отримані кошти, для можливості зіставлення їх з результатом від виробничої діяльності, який ми вважаємо у вигляді отримання готівкових грошей в касу або на розрахунковий рахунок.
17) Переговоривши з підприємцем, ми розділили рядок "Витрати матеріалів і послуги зі сторони" на дві: власне "Витрати матеріалів і послуги зі сторони" і "Куплені товари". В останньому рядку підприємець хотів би контролювати кількість готових виробів, що закуповуються на стороні для перепродажу. Проте слід врахувати, що на підприємстві закуплений товар досить часто використовується і у виробничому процесі.
Тепер, з урахуванням усього вищевикладеного, схема нової системи звітності для обчислення кінцевого результату, розроблена для нашого підприємства, буде виглядати наступним чином:
Таблиця 2. "Показники для розрахунку"
Німецькі фахівці вважають, що формування звітності на 2-му рівні можливо здійснювати виходячи з 3-х принципів диференціації:
по продукції і групах продукції;
по клієнтах (покупцям) або групам клієнтів;
за сферами відповідальності всередині підприємства.
Особливості юридичної організації нашого підприємства як б уже за нас вирішують, який із трьох принципів ми оберемо. Тому що фактично єдине провадження юридично розділене на три різних підприємства, то природно і зручно організувати 2-й рівень звітності в розрізі цих юридичних одиниць.
Таким чином, складена нами схема буде доповнена 4 графами: "Підприємство 1", "Підприємство 2", "Підприємство 3" і "В цілому по підприємству".
Дані з юридичних одиницям будуть давати нам можливість оцінити внесок кожного підрозділу в загальний результат, а відхилення у витратах (від плану або минулого періоду) можна буде побачити в місці їх походження, що, звичайно ж, полегшить пошук причин відхилень. Дані ж в цілому по підприємству дають можливість підприємцю побачити загальний стан справ у його провадженні.
Після остаточного складання схеми на порядок денний ставиться питання про метод і порядок її заповнення. Тут для підприємства були можливі два варіанти: з урахуванням внутрішньогосподарських переміщень; та без урахування внутрішньогосподарських переміщень.
Це пов'язано з наступними обставинами: оскільки підрозділу одного підприємства юридично відокремлені, то перехід напівфабрикатів між ними виглядає як реалізація для одного підрозділу та оплата послуг для іншого. Ці операції здійснюються через розрахункові рахунки у банку. Для самого ж підприємця такі операції нічого не міняють: він як би "бере з однієї кишені і перекладає в іншій". Отже, у графі "В цілому по підприємству" повинні бути дані, очищені від внутрішньогосподарських (фактично) операцій - це однозначно. Питання в тому, чи слід такі операції враховувати в графах "Підприємство 1", "Підприємство 2" і "Підприємство 3"?
Після обговорення цієї проблеми в бухгалтерії від обліку внутрішньогосподарських операцій було вирішено відмовитися з таких причин:
необхідність виключати такі обороти з графи "В цілому по підприємству" сильно ускладнювало роботу бухгалтера: замість того, щоб просто підсумувати дані по кожному рядку для одержання підсумкової суми в останній графі, необхідно було окремо обліковувати - які суми підлягають підсумовування, а які - ні. Значно зростала ймовірність помилки від неуважності, а такі помилки могли б поставити під питання застосування всієї системи розробляється нами виробничого обліку для підприємця; так як ми домовилися визначати виручку і витрати по оплаті, то внутрішньогосподарські обороти, фактично не несуть в собі переміщення коштів для підприємця, не можуть бути приєднані до оборотів підприємства із зовнішнім середовищем.
Отже, визначення доходів та витрат необхідно вважати тільки по відношенню до зовнішніх агентам економічного середовища. Образно це можна представити так: підприємство - це сполучені посудини: у нього вливається вода (виручка) і виливається вода (витрати) - ось що нам важливо - горизонтальна циркуляція. Переміщення води всередині судини (переміщення шарів - вертикальна циркуляція) нас не цікавить. Таким чином, бухгалтерам підрозділів досить заносити дані про фактично отриманої виручки від зовнішніх покупців, і фактично проведені витрати зовнішнім постачальникам. Підрозділ, що надає послуги тільки підприємствам, що належать підприємцю, у нашій схемі зовсім не матиме виручки.
Тепер, зібравши дані з усіх підрозділів у схему, залишається їх тільки підсумувати, і відразу ж виявляється фактичний результат по фірмі.
Дані для заповнення рядків таблиці бухгалтера будуть отримувати з документів по рахунках 50 "Каса", 51 "Розрахунковий рахунок", 71 "Розрахунки з підзвітними особами" (авансові звіти), 02 "Знос основних засобів". Саме за даними цих первинних документів можна заповнити клітинки нашої схеми.
Найважливішим питанням складання звітності за розробленою нами формою є термін звітності. Німецькі фахівці у своїй книзі "Контролінг для початківців" рекомендують починати з щоквартального складання, а потім, в процесі вдосконалення обліку - до щомісячного, а також вести окремі записи, що дозволяють щодня зіставляти доходи і витрати наростаючим підсумком (бортовий журнал).
Приступаючи до роботи на підприємстві по впровадженню контролінгу, ми теж почали збір даних за квартал. Це було необхідно, щоб розібратися в особливостях підприємства, пристосувати контролінг до можливостей підприємства і бажанням підприємця.
Через деякий час стало зрозуміло, що квартал - це занадто великий відрізок часу в наших умовах. Звітність за цей період ще дозволяє провести аналіз минулих витрат, але їх планування і розрахунок попередньої вартості виробу - ні. Дані збираються занадто пізно, і в умовах, коли економічна ситуація змінюється досить швидко, не можуть дати очікуваного ефекту.
Необхідно перейти до щомісячного складання звітності так швидко, як тільки це можливо. Не пізніше 4-го числа місяця, наступного за звітним, підприємець повинен мати складену таблицю у себе перед очима.
Для цього в усіх бухгалтеріях необхідно вести таблицю з двох колонок: у лівій стороні таблиці щодня повинна фіксуватися надходить виручка; відповідно, в правій колонці потрібно враховувати витрати: записувати господарську операцію і суму. Ці дані, накопичені протягом місяця, можна буквально протягом декількох годин згрупувати і рознести в нашу схему. Потім вони збираються в одній з бухгалтерій (за бажанням підприємця), де заносяться в загальну схему по підприємству. Рядки підсумовуються, виводиться загальний результат, і всі необхідні дані потрапляють до підприємця. Перша частина нашої роботи завершено: підприємець може зробити аналіз своєї діяльності за останній місяць і зробити висновки. Але тепер необхідно ліквідувати дві залишилися проблеми, які наш виробничий облік повинен дозволити: розрахунок попередньої собівартості виробу, а також планування доходів і витрат.
Для того щоб мати можливість розрахувати попередню собівартість виробу необхідно спочатку скласти план на майбутній період - у даному випадку - місяць. У підприємця є дві можливості: перша - у разі, якщо за минулий місяць були враховані всі витрати підприємства, які воно несе в процесі виробництва і в майбутньому місяці не передбачається змін у структурі видатків та їх сумовому вираженні, то підприємець може скористатися даними, отриманими за звітний місяць. Але така ситуація, звичайно ж, являє собою виняткову рідкість.
Для того, що б нашій схемою можна було користуватися для розрахунку попередньої собівартості, підсумкові дані за минулий місяць необхідно піддати коригуванню. Необхідність цього викликається цілим рядом причин:
потребою в рівномірному розподілі витрат у часі для виключення різких коливань собівартості: наприклад, у випадку одноразової сплати патенту за квартал, закупівля великої партії матеріалу в одному місяці, що веде до відсутності закупівель у наступному, і т.п. Само собою, такі витрати не можуть бути повністю включені в план на наступний місяць;
збільшення або зменшення амортизаційних сум у разі покупки або списання основних засобів;
причина, особливо актуальна в даний час - підвищення цін на сировину, матеріали, за оренду і т.д.;
зміни в законодавстві, податковій політиці, мають вплив на дані, які використовуються в нашій новій схемі звітності;
інше зміна витрат, плановане підприємцем.
У процесі планування вирішальну роль грає сам підприємець. Він повинен взяти на себе відповідальність за складання плану. Тут проявляються його творчі здібності прогнозування. З іншого боку, спираючись на структуру нашої нової схеми звітності, достатньо запланувати показники, представлені в ній, у тому сенсі, що для оцінки кожного елемента структури звітності підприємцю потрібно буде використовувати всі можливі припущення про майбутній стан своїх витрат. Звітність, отримана за минулий місяць, вже сама в собі містить майбутній план. Оцінюючи підсумкові дані минулого місяця, коригуючи їх залежно від припущень підприємця, можна досить швидко отримати планові дані для розрахунку передбачуваної собівартості на майбутній місяць.
Крім того, тепер у підприємця будуть вже дві бази для порівняння: дані, отримані в новому місяці, можна буде порівнювати як з даними за минулий місяць, так і з даними в плані.
Отримавши нові звітні дані в наступному місяці, підприємець відновлює процес планування, відштовхуючись від фактичних даних за останній місяць. Це дозволяє найбільш чуйно реагувати на виникаючі вимоги господарського життя.
Нарешті, отримавши планову схему, ми можемо приступити до розрахунку попередньої собівартості виготовляється вироби.
Для цього нам необхідно розрахувати коефіцієнти - відношення зарплати з соціальними платежами + витрати на організацію групи 1 + витрати на організацію групи 2 до числа відпрацьованих робочих годин. Зарплата і соціальні платежі були включені в розрахунок цього коефіцієнта з тієї причини, що на підприємстві витрати по зарплаті неможливо віднести на той чи інший конкретний виріб. І таким чином, зарплата з нарахуваннями підлягає розподілу між виробами, так само як і витрати на організацію виробництва. Сума, яка припадає на 1 робочу годину буде означати, яку суму витрат приєднує до виготовленому виробу кожен витрачений на нього годину робочого часу.
У такому разі, ціна виробу буде складатися з витрат матеріалу на виріб і витрат, розрахованих як добуток витраченого часу на коефіцієнт 1-го робочого години. Цим буде досягнуто більш рівномірний розподіл витрат між виробами, що вимагають великих витрат матеріалу і відносно менше робочого часу, і які вимагають мало матеріалу і великих затрат ручної праці.
У розрахований нами коефіцієнт включена і прибуток, запланована підприємцем. У разі необхідності, можна виокремити частку прибутку з розміру коефіцієнта, тоді ціна буде покривати наші постійні та змінні витрати. Це той резерв, який підприємець може собі дозволити.
Запропонована схема розрахунку не влаштувала підприємця у зв'язку з труднощами розрахунку робочого часу, що припадає на кожний виріб. Була запропонована друга система - менш точна, але більш проста для розрахунку. У даному випадку коефіцієнт розраховувався як відношення зарплати з відрахуваннями + витрати на організацію груп 1 і 2 до кількості витрачених матеріалів. Тепер, ніж більше матеріалів йде на виготовлення виробу, тим більша кількість розподіляються витрат приєднується до його ціни.
Ціна виробу буде дорівнює сумі матеріалів + вартість матеріалів, помножена на коефіцієнт. Витрата матеріалу можна встановити, виготовивши дослідний зразок. Таким способом розрахунок попередньої собівартості можна зробити в найкоротші терміни.
Точність такої системи невелика. Однак вона дозволяє дуже швидко і оперативно оцінити ситуацію. Коефіцієнт можна розрахувати і не включаючи до нього плановану прибуток, і витрати на організацію групи 2 і витрати на організацію групи 1, тобто враховувати в ціні покриття тільки прямих витрат, частини постійних витрат і т.д.
Навіть прийнявши замовлення, що покриває тільки частина наших витрат на організацію, ми можемо прибрати цю вкриту частина із загальної суми витрат, що чекає свого покриття; перерахувати коефіцієнт з урахуванням цієї нової суми і на інші вироби доведеться менше витрат. Це знизить їх ціну і збільшить конкурентно спроможність.
Розрахунок коефіцієнта на підприємстві проводиться за останній графі "Підприємство в цілому".
Розрахована таким шляхом попередня собівартість, звичайно ж, буде відрізнятися від фактичної. Однак точний підрахунок собівартості в умовах ринкової економіки не може дати очікуваної можливості ціноутворення. Ціна складається під впливом попиту та пропозиції, особливо на немонополізованому ринку, яким є ринок поліграфічних послуг, і в даний час залежить більше від платоспроможного попиту населення. Малі підприємства, як мінімум в силу свого розміру, не можуть бути монополістами на ринку, і змушені орієнтуватися на ціни конкурентів і пропоновані ціни замовників. У таких умовах попередня собівартість, розрахована з використанням наведених вище коефіцієнтів, дозволить підприємцю порівняти запропоновану ціну зі своїми можливостями. У будь-якому випадку, він повинен хоча б приблизно оцінювати кількість витрат праці, яких потребує виготовлення замовлення, з тим щоб оцінювати що залишається у нього в запасі резерв робочого часу. Може статися така ситуація, що на виконання замовлення, що покриває лише частину витрат на його організацію (наприклад, коефіцієнт був розрахований лише з використанням зарплати з нарахуваннями та витрат на організацію групи 1) піде така кількість робочого часу, що на покриття решти витрат на організацію в цілому по підприємству його просто не залишиться (або буде недостатньо).
Введемо позначення трьох коефіцієнтів:
К1 - це коефіцієнт, розрахований з використанням зарплати з нарахуваннями та витрат на організацію групи 1;
К2 - це коефіцієнт, розрахований з використанням зарплати з нарахуваннями + витрати на організацію груп 1 і 2;
К3 - це коефіцієнт, розрахований з використанням зарплати з нарахуваннями + витрати на організацію груп 1 і 2 + прибуток.
З використанням для розрахунку попередньої собівартості К3 можуть виникнути три альтернативних результату в залежності від ступеня завантаження підприємства:
при кількості замовлень в сумовому вираженні, що перевищив заплановану величину, підприємство отримає незаплановану прибуток;
при відповідності виручки планом В. С.Ф. отримає запланований прибуток;
при неповному завантаженні підприємства підприємець отримає збиток в розмірі залишилася непокритою частини витрат на організацію за мінусом тієї частини прибутку, яка була врахована при розрахунку К3 та отримана від виконаних і оплачених замовлень;
Варіюючи використання цих трьох коефіцієнтів, підприємець має свободу маневру при виборі або відмову від замовлення, встановлення ціни на нього. При цьому виникає безліч варіантів використання коефіцієнтів для різних замовлень, розгляд яких у даному випадку не входить в наші наміри.
Щоб користуватися усім розмаїттям можливостей, підприємцю необхідно вести Щоденник. При розрахунку попередньої собівартості підприємець повинен порівняти одержувану суму покриття від вироби із запланованою сумою покриття за місяць. При реалізації кожного нового замовлення протягом місяця сума покриття, запланована на місяць, буде зменшуватися. Це дає можливість підприємцю при необхідності перераховувати коефіцієнти практично для кожного нового замовлення.
Наприклад: підприємець взяв замовлення, ціна якого покриває лише припадає на нього частину витрат на організацію групи 1, а припадає на нього частину витрат на організацію групи 2 і прибуток залишається непокритою. Отже, підприємцю необхідно перерахувати коефіцієнти так, щоб цю непогашену частину можна було віднести на інші замовлення.
Німецькі фахівці з контролінгу називають такий документ "бортовим журналом", дані в який заносяться наростаючим підсумком.
Підприємець може вести цей журнал у дві графи: ліва - "Запланована сума покриття на місяць" і права - "Сума покриття від замовлення". Різниця цих сум за черговий рядку записується в наступному рядку лівої графи і порівнюється вже з сумою покриття від наступного замовлення і т.д.
Даною роботою робиться спроба пристосувати контролінг до потреб вітчизняних малих підприємств. Перевести дану виробничу систему з обліку реалізації за відвантаженням на облік реалізації за оплатою, тільки й має сенс у наших економічних умовах. Чи можливо це - має вирішувати кожне підприємство самостійно, виходячи з особливостей свого економічного життя.
12) Кредитів підприємець не брав, тому рядок "Відсотки" зі схеми необхідно прибрати. Отже, немає необхідності і в розрахунку проміжної суми. Сама проміжна сума була встановлена в таблиці німецьких фахівців з тієї причини, що вони абсолютно справедливо вважали, що оклади, зарплату підприємця, відсотки банку необхідно оплачувати в будь-якому випадку і нижню межу цін необхідно розраховувати з урахуванням цих величин. Далі йдуть укрупнені статті витрат, пов'язані в цілому до витрат на організацію групи 1. Укрупнені вони для більш ясного і простого контролю: помітивши небажані відхилення в одній з груп, можна провести більш детальний аналіз групи, але це вже не належить до функцій составляемой нами схеми - її призначення - дати сигнал про що робляться в процесах в середовищі витрат.
13) Першою такою укрупненої статтею витрат є рядок "Витрати на утримання виробничих приміщень без орендної плати". Для кожного підприємства складові елементи цього рядка будуть мати риси індивідуальної своєрідності. Для нашого підприємства такими елементами є: електроенергія, опалення, охорона, каналізація, послуги СЕС.
Наступну статтю - "Транспортні витрати" - на мою думку, слід підрозділити на дві підстатті: "Витрати на ПММ" та "Обслуговування транспорту". У 1-й підстатті будуть враховуватися витрати на бензин, масла тощо, як самих значних витрат при використанні транспорту. У 2-ій підстатті - податок з власників автотранспорту, покупка запчастин, витрати на ремонт техніки.
У статтю "Поточний ремонт та інші видатки" на підприємстві В. С.Ф. включені наступні види витрат: ремонт обладнання, покупка запчастин до обладнання і т.п.
14) Сума покриття 2 розраховується шляхом вирахування витрат на організацію групи 1 з суми покриття 1. Сума покриття 2 означає суму, яка залишається у підприємства на погашення витрат, що мають непряме відношення до виробництва і отримання прибутку.
15) До витрат на організацію групи 2 на нашому підприємстві було вирішено віднести: витрати на телефон, відрядження, підписка на ділову літературу, витрати на рекламу, юридичні послуги, оплата послуг банку і сплата податків. Сплата податку здійснюється у формі оплати патенту.
16) Якщо із суми покриття 3 відняти витрати на організацію групи 2, то ми отримаємо суму покриття 3 - підсумок діяльності підприємства - прибуток від нашої виробничої діяльності. Тут і можна було б зупинити складання схеми, що відноситься конкретно до визначення прибутку від основної діяльності підприємства. Проте Р. Манн і Е. Майєр радять нам провести тут ув'язку даних з даними фінансової бухгалтерії. Для цього призначена рядок "звіряльні підсумок". У цьому рядку ми запишемо результат від продажу основних засобів, здачі майна в оренду, отримання відсотків і т.п. операцій, не пов'язаних з виробничим процесом. Зіставлення результату від цих операцій з нашим підсумком дозволить нам визначити прибуток від діяльності підприємства в цілому. Необхідно зауважити, що "звіряльні підсумок" повинен відображати реально отримані кошти, для можливості зіставлення їх з результатом від виробничої діяльності, який ми вважаємо у вигляді отримання готівкових грошей в касу або на розрахунковий рахунок.
17) Переговоривши з підприємцем, ми розділили рядок "Витрати матеріалів і послуги зі сторони" на дві: власне "Витрати матеріалів і послуги зі сторони" і "Куплені товари". В останньому рядку підприємець хотів би контролювати кількість готових виробів, що закуповуються на стороні для перепродажу. Проте слід врахувати, що на підприємстві закуплений товар досить часто використовується і у виробничому процесі.
Тепер, з урахуванням усього вищевикладеного, схема нової системи звітності для обчислення кінцевого результату, розроблена для нашого підприємства, буде виглядати наступним чином:
Таблиця 2. "Показники для розрахунку"
| Обсяг виробництва в продуктивних робочих годинах | |
| Оборот без ПДВ | |
| Витрата матеріалів і послуги з боку | |
| Купівля товару | |
| Попередній підсумок | |
| Зарплата за основну виробничу діяльність + соціальні платежі | |
| Виробничі витрати | |
| Сума покриття 1 | |
| Витрати на утримання виробничих будівель без орендної плати | |
| Орендна плата | |
| Транспортні витрати: Витрати на ПММ Обслуговування транспорту Амортизаційні відрахування Ремонт та інші витрати Витрати на організацію групи 1 | |
| Сума покриття 2 | |
| Витрати на організацію групи 2 | |
| Сума покриття 3 - підсумок виробничої діяльності | |
| Звіряльні підсумок | |
| Прибуток \ збиток |
2. Формування звітності юридичної одиниці
Проте на складання групування статей витрат, прибутків і збитків складання повної схеми не закінчується. Тепер нам необхідно вийти на 2-й рівень звітності.Німецькі фахівці вважають, що формування звітності на 2-му рівні можливо здійснювати виходячи з 3-х принципів диференціації:
по продукції і групах продукції;
по клієнтах (покупцям) або групам клієнтів;
за сферами відповідальності всередині підприємства.
Особливості юридичної організації нашого підприємства як б уже за нас вирішують, який із трьох принципів ми оберемо. Тому що фактично єдине провадження юридично розділене на три різних підприємства, то природно і зручно організувати 2-й рівень звітності в розрізі цих юридичних одиниць.
Таким чином, складена нами схема буде доповнена 4 графами: "Підприємство 1", "Підприємство 2", "Підприємство 3" і "В цілому по підприємству".
Дані з юридичних одиницям будуть давати нам можливість оцінити внесок кожного підрозділу в загальний результат, а відхилення у витратах (від плану або минулого періоду) можна буде побачити в місці їх походження, що, звичайно ж, полегшить пошук причин відхилень. Дані ж в цілому по підприємству дають можливість підприємцю побачити загальний стан справ у його провадженні.
Після остаточного складання схеми на порядок денний ставиться питання про метод і порядок її заповнення. Тут для підприємства були можливі два варіанти: з урахуванням внутрішньогосподарських переміщень; та без урахування внутрішньогосподарських переміщень.
Це пов'язано з наступними обставинами: оскільки підрозділу одного підприємства юридично відокремлені, то перехід напівфабрикатів між ними виглядає як реалізація для одного підрозділу та оплата послуг для іншого. Ці операції здійснюються через розрахункові рахунки у банку. Для самого ж підприємця такі операції нічого не міняють: він як би "бере з однієї кишені і перекладає в іншій". Отже, у графі "В цілому по підприємству" повинні бути дані, очищені від внутрішньогосподарських (фактично) операцій - це однозначно. Питання в тому, чи слід такі операції враховувати в графах "Підприємство 1", "Підприємство 2" і "Підприємство 3"?
Після обговорення цієї проблеми в бухгалтерії від обліку внутрішньогосподарських операцій було вирішено відмовитися з таких причин:
необхідність виключати такі обороти з графи "В цілому по підприємству" сильно ускладнювало роботу бухгалтера: замість того, щоб просто підсумувати дані по кожному рядку для одержання підсумкової суми в останній графі, необхідно було окремо обліковувати - які суми підлягають підсумовування, а які - ні. Значно зростала ймовірність помилки від неуважності, а такі помилки могли б поставити під питання застосування всієї системи розробляється нами виробничого обліку для підприємця; так як ми домовилися визначати виручку і витрати по оплаті, то внутрішньогосподарські обороти, фактично не несуть в собі переміщення коштів для підприємця, не можуть бути приєднані до оборотів підприємства із зовнішнім середовищем.
Отже, визначення доходів та витрат необхідно вважати тільки по відношенню до зовнішніх агентам економічного середовища. Образно це можна представити так: підприємство - це сполучені посудини: у нього вливається вода (виручка) і виливається вода (витрати) - ось що нам важливо - горизонтальна циркуляція. Переміщення води всередині судини (переміщення шарів - вертикальна циркуляція) нас не цікавить. Таким чином, бухгалтерам підрозділів досить заносити дані про фактично отриманої виручки від зовнішніх покупців, і фактично проведені витрати зовнішнім постачальникам. Підрозділ, що надає послуги тільки підприємствам, що належать підприємцю, у нашій схемі зовсім не матиме виручки.
Тепер, зібравши дані з усіх підрозділів у схему, залишається їх тільки підсумувати, і відразу ж виявляється фактичний результат по фірмі.
Дані для заповнення рядків таблиці бухгалтера будуть отримувати з документів по рахунках 50 "Каса", 51 "Розрахунковий рахунок", 71 "Розрахунки з підзвітними особами" (авансові звіти), 02 "Знос основних засобів". Саме за даними цих первинних документів можна заповнити клітинки нашої схеми.
Найважливішим питанням складання звітності за розробленою нами формою є термін звітності. Німецькі фахівці у своїй книзі "Контролінг для початківців" рекомендують починати з щоквартального складання, а потім, в процесі вдосконалення обліку - до щомісячного, а також вести окремі записи, що дозволяють щодня зіставляти доходи і витрати наростаючим підсумком (бортовий журнал).
Приступаючи до роботи на підприємстві по впровадженню контролінгу, ми теж почали збір даних за квартал. Це було необхідно, щоб розібратися в особливостях підприємства, пристосувати контролінг до можливостей підприємства і бажанням підприємця.
Через деякий час стало зрозуміло, що квартал - це занадто великий відрізок часу в наших умовах. Звітність за цей період ще дозволяє провести аналіз минулих витрат, але їх планування і розрахунок попередньої вартості виробу - ні. Дані збираються занадто пізно, і в умовах, коли економічна ситуація змінюється досить швидко, не можуть дати очікуваного ефекту.
Необхідно перейти до щомісячного складання звітності так швидко, як тільки це можливо. Не пізніше 4-го числа місяця, наступного за звітним, підприємець повинен мати складену таблицю у себе перед очима.
Для цього в усіх бухгалтеріях необхідно вести таблицю з двох колонок: у лівій стороні таблиці щодня повинна фіксуватися надходить виручка; відповідно, в правій колонці потрібно враховувати витрати: записувати господарську операцію і суму. Ці дані, накопичені протягом місяця, можна буквально протягом декількох годин згрупувати і рознести в нашу схему. Потім вони збираються в одній з бухгалтерій (за бажанням підприємця), де заносяться в загальну схему по підприємству. Рядки підсумовуються, виводиться загальний результат, і всі необхідні дані потрапляють до підприємця. Перша частина нашої роботи завершено: підприємець може зробити аналіз своєї діяльності за останній місяць і зробити висновки. Але тепер необхідно ліквідувати дві залишилися проблеми, які наш виробничий облік повинен дозволити: розрахунок попередньої собівартості виробу, а також планування доходів і витрат.
Для того щоб мати можливість розрахувати попередню собівартість виробу необхідно спочатку скласти план на майбутній період - у даному випадку - місяць. У підприємця є дві можливості: перша - у разі, якщо за минулий місяць були враховані всі витрати підприємства, які воно несе в процесі виробництва і в майбутньому місяці не передбачається змін у структурі видатків та їх сумовому вираженні, то підприємець може скористатися даними, отриманими за звітний місяць. Але така ситуація, звичайно ж, являє собою виняткову рідкість.
Для того, що б нашій схемою можна було користуватися для розрахунку попередньої собівартості, підсумкові дані за минулий місяць необхідно піддати коригуванню. Необхідність цього викликається цілим рядом причин:
потребою в рівномірному розподілі витрат у часі для виключення різких коливань собівартості: наприклад, у випадку одноразової сплати патенту за квартал, закупівля великої партії матеріалу в одному місяці, що веде до відсутності закупівель у наступному, і т.п. Само собою, такі витрати не можуть бути повністю включені в план на наступний місяць;
збільшення або зменшення амортизаційних сум у разі покупки або списання основних засобів;
причина, особливо актуальна в даний час - підвищення цін на сировину, матеріали, за оренду і т.д.;
зміни в законодавстві, податковій політиці, мають вплив на дані, які використовуються в нашій новій схемі звітності;
інше зміна витрат, плановане підприємцем.
У процесі планування вирішальну роль грає сам підприємець. Він повинен взяти на себе відповідальність за складання плану. Тут проявляються його творчі здібності прогнозування. З іншого боку, спираючись на структуру нашої нової схеми звітності, достатньо запланувати показники, представлені в ній, у тому сенсі, що для оцінки кожного елемента структури звітності підприємцю потрібно буде використовувати всі можливі припущення про майбутній стан своїх витрат. Звітність, отримана за минулий місяць, вже сама в собі містить майбутній план. Оцінюючи підсумкові дані минулого місяця, коригуючи їх залежно від припущень підприємця, можна досить швидко отримати планові дані для розрахунку передбачуваної собівартості на майбутній місяць.
Крім того, тепер у підприємця будуть вже дві бази для порівняння: дані, отримані в новому місяці, можна буде порівнювати як з даними за минулий місяць, так і з даними в плані.
Отримавши нові звітні дані в наступному місяці, підприємець відновлює процес планування, відштовхуючись від фактичних даних за останній місяць. Це дозволяє найбільш чуйно реагувати на виникаючі вимоги господарського життя.
Нарешті, отримавши планову схему, ми можемо приступити до розрахунку попередньої собівартості виготовляється вироби.
Для цього нам необхідно розрахувати коефіцієнти - відношення зарплати з соціальними платежами + витрати на організацію групи 1 + витрати на організацію групи 2 до числа відпрацьованих робочих годин. Зарплата і соціальні платежі були включені в розрахунок цього коефіцієнта з тієї причини, що на підприємстві витрати по зарплаті неможливо віднести на той чи інший конкретний виріб. І таким чином, зарплата з нарахуваннями підлягає розподілу між виробами, так само як і витрати на організацію виробництва. Сума, яка припадає на 1 робочу годину буде означати, яку суму витрат приєднує до виготовленому виробу кожен витрачений на нього годину робочого часу.
У такому разі, ціна виробу буде складатися з витрат матеріалу на виріб і витрат, розрахованих як добуток витраченого часу на коефіцієнт 1-го робочого години. Цим буде досягнуто більш рівномірний розподіл витрат між виробами, що вимагають великих витрат матеріалу і відносно менше робочого часу, і які вимагають мало матеріалу і великих затрат ручної праці.
У розрахований нами коефіцієнт включена і прибуток, запланована підприємцем. У разі необхідності, можна виокремити частку прибутку з розміру коефіцієнта, тоді ціна буде покривати наші постійні та змінні витрати. Це той резерв, який підприємець може собі дозволити.
Запропонована схема розрахунку не влаштувала підприємця у зв'язку з труднощами розрахунку робочого часу, що припадає на кожний виріб. Була запропонована друга система - менш точна, але більш проста для розрахунку. У даному випадку коефіцієнт розраховувався як відношення зарплати з відрахуваннями + витрати на організацію груп 1 і 2 до кількості витрачених матеріалів. Тепер, ніж більше матеріалів йде на виготовлення виробу, тим більша кількість розподіляються витрат приєднується до його ціни.
Ціна виробу буде дорівнює сумі матеріалів + вартість матеріалів, помножена на коефіцієнт. Витрата матеріалу можна встановити, виготовивши дослідний зразок. Таким способом розрахунок попередньої собівартості можна зробити в найкоротші терміни.
Точність такої системи невелика. Однак вона дозволяє дуже швидко і оперативно оцінити ситуацію. Коефіцієнт можна розрахувати і не включаючи до нього плановану прибуток, і витрати на організацію групи 2 і витрати на організацію групи 1, тобто враховувати в ціні покриття тільки прямих витрат, частини постійних витрат і т.д.
Навіть прийнявши замовлення, що покриває тільки частина наших витрат на організацію, ми можемо прибрати цю вкриту частина із загальної суми витрат, що чекає свого покриття; перерахувати коефіцієнт з урахуванням цієї нової суми і на інші вироби доведеться менше витрат. Це знизить їх ціну і збільшить конкурентно спроможність.
Розрахунок коефіцієнта на підприємстві проводиться за останній графі "Підприємство в цілому".
Розрахована таким шляхом попередня собівартість, звичайно ж, буде відрізнятися від фактичної. Однак точний підрахунок собівартості в умовах ринкової економіки не може дати очікуваної можливості ціноутворення. Ціна складається під впливом попиту та пропозиції, особливо на немонополізованому ринку, яким є ринок поліграфічних послуг, і в даний час залежить більше від платоспроможного попиту населення. Малі підприємства, як мінімум в силу свого розміру, не можуть бути монополістами на ринку, і змушені орієнтуватися на ціни конкурентів і пропоновані ціни замовників. У таких умовах попередня собівартість, розрахована з використанням наведених вище коефіцієнтів, дозволить підприємцю порівняти запропоновану ціну зі своїми можливостями. У будь-якому випадку, він повинен хоча б приблизно оцінювати кількість витрат праці, яких потребує виготовлення замовлення, з тим щоб оцінювати що залишається у нього в запасі резерв робочого часу. Може статися така ситуація, що на виконання замовлення, що покриває лише частину витрат на його організацію (наприклад, коефіцієнт був розрахований лише з використанням зарплати з нарахуваннями та витрат на організацію групи 1) піде така кількість робочого часу, що на покриття решти витрат на організацію в цілому по підприємству його просто не залишиться (або буде недостатньо).
Введемо позначення трьох коефіцієнтів:
К1 - це коефіцієнт, розрахований з використанням зарплати з нарахуваннями та витрат на організацію групи 1;
К2 - це коефіцієнт, розрахований з використанням зарплати з нарахуваннями + витрати на організацію груп 1 і 2;
К3 - це коефіцієнт, розрахований з використанням зарплати з нарахуваннями + витрати на організацію груп 1 і 2 + прибуток.
З використанням для розрахунку попередньої собівартості К3 можуть виникнути три альтернативних результату в залежності від ступеня завантаження підприємства:
при кількості замовлень в сумовому вираженні, що перевищив заплановану величину, підприємство отримає незаплановану прибуток;
при відповідності виручки планом В. С.Ф. отримає запланований прибуток;
при неповному завантаженні підприємства підприємець отримає збиток в розмірі залишилася непокритою частини витрат на організацію за мінусом тієї частини прибутку, яка була врахована при розрахунку К3 та отримана від виконаних і оплачених замовлень;
Варіюючи використання цих трьох коефіцієнтів, підприємець має свободу маневру при виборі або відмову від замовлення, встановлення ціни на нього. При цьому виникає безліч варіантів використання коефіцієнтів для різних замовлень, розгляд яких у даному випадку не входить в наші наміри.
Щоб користуватися усім розмаїттям можливостей, підприємцю необхідно вести Щоденник. При розрахунку попередньої собівартості підприємець повинен порівняти одержувану суму покриття від вироби із запланованою сумою покриття за місяць. При реалізації кожного нового замовлення протягом місяця сума покриття, запланована на місяць, буде зменшуватися. Це дає можливість підприємцю при необхідності перераховувати коефіцієнти практично для кожного нового замовлення.
Наприклад: підприємець взяв замовлення, ціна якого покриває лише припадає на нього частину витрат на організацію групи 1, а припадає на нього частину витрат на організацію групи 2 і прибуток залишається непокритою. Отже, підприємцю необхідно перерахувати коефіцієнти так, щоб цю непогашену частину можна було віднести на інші замовлення.
Німецькі фахівці з контролінгу називають такий документ "бортовим журналом", дані в який заносяться наростаючим підсумком.
Підприємець може вести цей журнал у дві графи: ліва - "Запланована сума покриття на місяць" і права - "Сума покриття від замовлення". Різниця цих сум за черговий рядку записується в наступному рядку лівої графи і порівнюється вже з сумою покриття від наступного замовлення і т.д.
Даною роботою робиться спроба пристосувати контролінг до потреб вітчизняних малих підприємств. Перевести дану виробничу систему з обліку реалізації за відвантаженням на облік реалізації за оплатою, тільки й має сенс у наших економічних умовах. Чи можливо це - має вирішувати кожне підприємство самостійно, виходячи з особливостей свого економічного життя.