Стівен Брегг (Steven Bragg), фінансовий консультант компанії Ernst & Young фінансовий директор чотирьох компаній
Людини, нещодавно зайняв посаду фінансового директора, може вразити величезну кількість завдань, що вимагають виконання. З чого ж почати? Наведений нижче список допоможе розставити пріоритети при виконанні цих завдань.
Слід чітко виділити кілька першочергових завдань, спрямованих на створення та підвищення точності системи прогнозу руху грошових коштів, що вимагає глибокого знання таких питань, як кредиторська та дебіторська заборгованість, виплата боргів, контракти і капіталовкладення. Новий фінансовий директор повинен твердо засвоїти цю інформацію, перш ніж переходити до будь-яких інших дій, оскільки без грошових коштів компанія прогорить так швидко, що фінансовий директор просто не встигне приступити до виконання інших завдань.
Найважливішою пріоритетним завданням, наступній безпосередньо за системою прогнозу руху грошових коштів, є детальне вивчення всіх діючих контрактів. Фінансовий директор повинен особисто переглянути їх і з'ясувати, чи не містять вони таких умов, які в майбутньому можуть піддати компанію ризику або справлять суттєвий негативний вплив на її рентабельність.
Наступна за пріоритетності група завдань пов'язана з створенням систем показників, які допомагають фінансовому директору визначити, які проблеми можуть виникнути і як вони вплинуть на черговість його подальших дій.
Далі за списком слід повний огляд можливостей службовців, які знаходяться під початком фінансового директора, а також графіка виконання робіт і потреб у навчанні персоналу. Недосвідченому фінансовому директору це завдання може здатися першочерговим, але в нашому списку її пріоритетність нижче, оскільки робота з кадрами ближче до середньострокових та довгострокових цілей. Вона має незначний вплив на короткострокові результати роботи у підзвітних фінансовому директору областях, у той час як перераховані вище завдання мають бути виконані дуже швидко, щоб фінансовий директор міг з'ясувати, які області схильні до ризику і вимагають негайного уваги.
Черговість дій, наступних за пріоритетністю за роботою з кадрами, може змінюватися в залежності від конкретної ситуації в компанії. Тим не менш, ми наполегливо рекомендуємо фінансовому директору точно слідувати цим пріоритетам, в тому числі і в роботі з кадрами, оскільки виконання цих задам допоможе йому найкращим чином задовольнити найважливіші короткострокові потреби організації.
1. Прогноз руху грошових коштів. Будь-які інші дії не допомагають, якщо у компанії закінчуються гроші, тому негайно складіть прогноз руху грошових коштів і перший час переглядайте його щотижня. Постійно вносите зміни в модель, щоб підвищити її точність.
2. Організація щоденної вивірки банківських рахунків. Прогноз руху грошових коштів буде не дуже точним, якщо є неточності е вихідних банківських балансах. Забезпечте доступ до щоденних банківських балансах через Інтернет і переконайтеся в тому, що щоденна вивірка заснована саме на цій інформації.
3. Аналіз кредиторської заборгованості. Переглядайте не тільки всю поточну кредиторську заборгованість, але проводите також повну річну перевірку реєстру постачальників разом зі службовцями, що відповідають за кредиторську заборгованість. Мета - з'ясувати характер, суму і терміни платежів. Така інформація надзвичайно важлива для підвищення точності прогнозів руху грошових коштів.
4. Аналіз стягнення боргів. Переглядайте всю поточну дебіторську заборгованість разом зі службовцями, що відповідають за дебіторську заборгованість, а потім розширте перевірку, включивши в неї всіх великих клієнтів, навіть якщо в даний момент немає непогашеної дебіторської заборгованості. Це дасть прекрасне загальне уявлення про надходження грошових коштів для складання прогнозів.
5. Аналіз кредитних угод. Особисто переглядайте кредитні угоди, щоб перевірити дати платежів, застосовувані процентні ставки і особливо будь-які сумніви, які можуть призвести до вимоги кредитора про дострокове погашення боргу. Знання цього запобіжить появу несподіванок у системі прогнозування руху грошових коштів.
6. Аналіз капіталовкладень. Останнє місце в системі прогнозів руху грошових коштів займають капітальні вкладення. Серед завдань, пов'язаних з грошовими коштами, капітальні вкладення займають останнє за пріоритетністю місце, оскільки звичайно це дискреційні платежі. Фінансовий директор повинен знати, які капіталовкладення є найважливішими короткостроковими позиціями, які не можна відкласти, а які можна потенційно перенести на майбутнє.
7. Аналіз контрактів. Фінансовий директор і юрисконсульт повинні отримати копії всіх діючих контрактів і дуже детально вивчити їх, щоб переконатися, що вони не містять несподіванок, таких як неврахована заборгованість або можливі судові процеси. Ця проблема заслуговує на увагу з боку фінансового директора з самого початку його перебування на посаді.
8. Створення системи показників. Щоб визначити результати роботи компанії в ряді областей, створіть систему початкових показників на багатомісячної трендової лінії. Звичайно, сюди слід включати число днів дебіторської та кредиторської заборгованості, а також запасів, валову і операційну норму прибутку, загальну точку беззбитковості і будь-які показники, передбачені умовами кредитних договорів. Конкретні показники будуть змінюватися в залежності від галузі. Мета - дати фінансовому директору ранні сигнали про потенційні проблеми в роботі компанії.
9. Створення звітів про продажі. Фінансовий директор повинен знати про очікувані продажах, принаймні, на поточний місяць, а також про всі зміни в портфелі замовлень. Такі дані повинні відображатися в щотижневому звіті про продажі, який подається не лише фінансовому директору, але і всій команді менеджерів.
10. Створення оперативних звітів. Фінансовий директор об'єднує всі періодичні продажу, перераховані в торгових звітах, в один оперативний звіт, в якому за статтями наводиться найостанніше очікування сумарних фінансових результатів за звітний період. Також як і торговий звіт, оперативний звіт повинен складатися щотижня і розсилатися всій команді менеджерів. Виконавши десять першочергових завдань, фінансовий директор отримає дані про всі аспекти руху грошових коштів, проблеми з контрактами та короткострокових фінансових результатах.
11. Огляд персоналу. Після того, як короткострокові питання вирішені, можна перейти до огляду головного довгострокового активу фінансового директора - персоналу. Цей огляд повинен включати в себе вивчення резюме всіх службовців, що перебувають у прямому чи непрямому підпорядкуванні у фінансового директора, особисті зустрічі з ними або групові наради. У результаті варто скласти чітке уявлення про здібності та мотивації кожного співробітника, його слабкі сторони і потреби в навчанні.
12. Аналіз роботи відділів. Розробіть систему показників для тих функцій, за які несе відповідальність фінансовий директор, та визначте, ефективність яких з них необхідно підвищити в першу чергу. Спираючись на початковий огляд персоналу, розробіть план підвищення ефективності і почніть його реалізацію.
13. Розробка програм навчання. Спираючись на огляд персоналу і плани підвищення ефективності роботи відділів, розробіть програму навчання для кожного службовця в залежності від того, яке місце він займає у ваших планах підвищення ефективності роботи відділів.
14. Делегування завдань. Спираючись на дані, зібрані при виконанні трьох попередніх завдань, фінансовий директор повинен розглянути можливість поступової передачі деяких завдань підлеглим, що дозволить йому приділяти більше часу іншим пріоритетним завданням. Якщо немає компетентних співробітників, якими можна передати завдання, то наступним кроком фінансового директора має стати заміна співробітників для підвищення якості персоналу. Приступивши до виконання пріоритетних завдань в управлінні персоналом, фінансовий директор може перейти до виявлення та усунення ризиків.
15. Розгляд рекомендацій аудиторів. Після кожної перевірки зовнішні аудитори зазвичай направляють керівництву компанії лист, в якому перераховані проблеми контролю та інші проблеми, які, на їхню думку, потребують уваги. Це - прекрасне джерело інформації для нового фінансового директора, який бажає швидко дізнатися про потенційно проблемних областях.
16. Огляд звітів внутрішніх аудиторів. Звіти внутрішніх аудиторів, так само як і лист зовнішніх аудиторів, дають інформацію про потенційних областях ризику, хоча багато фірм не мають груп внутрішнього аудиту або ці групи діють в обмеженій кількості областей. Фінансовий директор повинен отримати і вивчити такі звіти, якщо вони є.
17. Аналіз систем контролю. Фінансовий директор повинен провести загальний огляд всього фінансового контролю на основі інформації, отриманої в результаті виконання двох попередніх пріоритетних завдань, а також вивчити функціональні схеми контролю всіх основних облікових і фінансових операцій. У результаті цього повинні бути виявлені слабкі місця в системах контролю, які фінансовий директор може усунути.
18. Аналіз страхових полісів. Фінансовому директору слід найняти юридичну фірму для аналізу всіх діючих страхових полісів, а також оцінки всіх зобов'язань, які можуть зажадати додаткового страхового забезпечення. Оскільки це технічна область, в якій фінансовий директор може бути недостатньо компетентний, виникає необхідність залучення експерта. Фінансовий директор повинен вивчити звіт експерта і внести необхідні зміни в систему страхування.
19. Огляд інших ризиків. Фінансовий директор має зустрітися з керівниками інших підрозділів, щоб разом з ними оцінити інші види ризиків, яким піддається компанія, і розробити стратегію управління ризиками компенсуючу кожен з них. Це завдання завершує список пріоритетів, пов'язаних з управлінням ризиками. Після цього фінансовий директор може перейти до поліпшення систем звітності.
20. Аналіз доповідей для керівництва компанії. Тепер фінансовий директор повинен мати достатні попередніми знаннями про діяльність компанії, щоб зрозуміти, чи містять доповіді бухгалтерії та фінансового відділу всю інформацію, необхідну для належного управління компанією. Цілком ймовірно, що буде потрібно кардинальний перегляд існуючої системи звітності.
21. Аналіз потреб комп'ютерної системи. При складанні нових доповідей для керівництва можуть бути виявлені вади в вихідних комп'ютерних системах, наприклад, недостатня ємність запам'ятовуючого пристрою або неможливість автоматичного збору різних видів основної інформації. Це відповідний момент для оцінки фінансовим директором потреб цих систем і почала їх довгострокової модернізації, якщо це необхідно.
22. Аналіз витрат. Фінансовий директор повинен провести групові та індивідуальні зустрічі з бухгалтерами, а також з більшістю керівників підрозділів, щоб разом з ними детально проаналізувати весь звіт про прибутки і збитки та розробити короткостроковий і довгостроковий плани зниження витрат.
23. Аналіз фінансової політики. Прибутки компанії можуть залежати від прийнятої у фінансовому відділі політики надання кредиту, допустимих варіантів інвестування та питань оподаткування. Фінансовий директор повинен працювати з відповідними відділами (наприклад, з керівником відділу збуту проаналізувати кредитну політику) над розробкою належної політики для їх сфер діяльності.
24. Розробка бюджетного процесу. Пріоритетність бюджету може зрости, якщо фінансовий директор вступає на посаду в середині стандартного бюджетного періоду. Цей процес повинен включати в себе оцінку його ефективності в минулому, його узгодженості зі стратегією компанії та його відповідності планом матеріального стимулювання менеджерів. Ключовим аспектом є розробка фінансового плану, щоб фінансовий директор мав уявлення про терміни і обсязі коштів, які можуть знадобитися.
25. Зустріч з кредиторами. Пріоритетність даного завдання може істотно зрости, якщо в момент вступу фінансового директора на посаду компанія зазнає серйозних труднощів. В іншому випадку фінансовий директор повинен спочатку розробити фінансовий бюджет, а потім зустрітися з кредиторами, щоб зрозуміти, як вони можуть допомогти у задоволенні потреб компанії.
26. Зустріч з інвестиційними банками. Підсумком бюджетного процесу повинен стати не тільки план отримання кредитів (див. дві попередні пріоритетні завдання), але й залучення додаткового капіталу, якщо це необхідно. Разом з інвестиційними банками компанії фінансовий директор повинен визначити стан ринків акцій і вартість залучення додаткового капіталу.
27. Аналіз старіння запасів. Якщо істотну частину активів компанії складають запаси, то фінансовому директору буде потрібно багато часу на те, щоб фізично вивчити стан запасів, місця їх зберігання, вік і можливе зниження вартості. Ці дії необхідні, оскільки звіти про запаси схильні шахрайства та перепустками, або вони можуть виявитися значно переоцінені. Коротше кажучи, товарні запаси можуть стати нічним кошмаром для фінансового директора, якщо їх не відслідковувати належним чином.
28. Аналіз систем зберігання документів. Останньою за пріоритетності завданням є аналіз систем зберігання документів. Фінансові директори нерідко нехтують цим питанням, проте недбале зберігання документів може викликати серйозні проблеми при проведенні будь-якого аудиту і привести до штрафних санкцій з боку державних органів. Незважаючи на низьку пріоритетність, цей пункт теж заслуговує на увагу.
Наведений вище список пріоритетів не повинен породжувати у кого-небудь уявлення, що після виконання якогось завдання до неї в подальшому можна не повертатися. Навпаки, під час виконання кожної пріоритетного завдання можуть бути виявлені додаткові проблемні області, які зажадають додаткової роботи. Крім того, будь-яка система з часом може деградувати, тому вимагає від фінансового директора періодичних перевірок з метою переконатися, що вона функціонує належним чином. Сподіваємося, що новий фінансовий директор виявить, що він знову і знову повертається до цього списку.