Комунікації в організаціях

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Введення

Комунікація - як форма спілкування двох і більше суб'єктів контактування - є природною і невід'ємною частиною процесу управління. Оскільки спілкування передбачає обмін інформацією між людьми, метою якого є забезпечення розуміння переданого повідомлення, то можна говорити вже про комунікаційному процесі. Предметом аналізу в даному випадку виступають особливості комунікації та комунікативного процесу в організаціях. Область вивчення комунікацій виходить в першу чергу на подання про типологію організацій, тому що тип організації, безсумнівно, позначається на сутності та особливості комунікаційного процесу.

В організаційному контексті поняття "комунікація" розглядається як процес (комунікація - це спілкування людей: обмін ідеями, думками, намірами, почуттями, інформацією) і як об'єкт (сукупність технічних засобів, що забезпечують процеси передачі інформації). Добре налагоджені комунікації сприяють забезпеченню організаційної ефективності. Кажуть, якщо організація ефективна у сфері комунікації, вона ефективна і у всіх інших видах діяльності. Комунікації повинні бути такі, щоб керівництво компанії, фірми мало об'єктивну інформацію в потрібний час і в зручній формі для прийняття рішень. Значить, в кінцевому рахунку, найважливішим є комунікаційний процес.

Комунікації в організаційному контексті включають взаємодію між людьми. Внутрішні комунікації відіграють особливу роль в груповій динаміці. Без комунікацій немає спілкування, обміну інформацією, а без цього не може бути і групи. Таким чином, комунікації виступають як визначальна умова для формування групи та її життєдіяльності.



Комунікація. Теорії комунікації

Комунікація - процес і результат обміну інформацією. Ефективні комунікації - обмін інформацією, на основі якого керівник отримує можливість прийняття ефективних рішень і доводить до співробітників прийняті рішення.

Багато теоретики і практики менеджменту згодні з твердженням, що комунікації - головна перешкода на шляху досягнення цілей організації. Основна причина низької ефективності комунікацій в організаціях полягає в забутті факту, що комунікація - це обмін. У ході обміну обидві сторони відіграють активну роль: недостатньо лише передати інформацію - необхідно, щоб інша сторона сприйняла її.

Головна мета комунікаційного процесу полягає у забезпеченні розуміння переданої інформації.

Існують різні види мереж комунікацій. Комунікації між людьми здійснюються у формі спілкування, як обмін повідомленнями, в яких фіксуються знання, думки, ідеї, ціннісні орієнтації, емоційні стани, програми діяльності сторін, що здійснюють взаємну комунікацію. "Занадто багато людей не може второпати, що справжнє спілкування - процес двосторонній". Конфігурація мереж комунікації залежить від вимог, що пред'являються до реалізації заданих функцій, наприклад, від якості, об'єму, швидкості проходження інформації. У цілому можна виділити наступні властивості найбільш поширених видів мереж.

Мережа комунікацій, замкнута у коло є активною, що не має лідера, слабо формалізованої, нестабільною. Мережа "колесо" має конфігурацію, в якій один елементів (лідер) має зв'язок з кількома іншими. Така мережа менш рухлива, має досить жорсткий зв'язок з лідером, добре організована, більш стійка і впорядкована. Різновидом "колеса" є багатоканальна мережа, в якій на відміну від простого "колеса" елементи мережі, підлеглі лідеру можуть мати зв'язок між собою. Структура мережі комунікацій впливає на точність одержуваної інформації одержувачем. Вона в той же час формує тип взаємодії всередині організацій. Ефективність зазначених мереж різна.

"Штурвал" - сильно централізована мережа, тобто інформаційний лідер групи, знаходиться в центрі, до нього сходяться всі комунікаційні потоки. Дана мережа не передбачає спілкування членів групи між собою. Ця мережа ідеально підходить для виконання групою досить простих завдань з високою швидкістю, коли кожен член групи отримує чітке завдання і надає інформацію про його виконання тільки лідерові, не отримуючи ніякої додаткової інформації з боку.

"Ланцюг" - мережа зі слабкою централізацією. Така мережа використовується в умовах багатоланкових технологій (при великій кількості послідовно виконуваних операцій). Тут лідер фіксує лише кінцевий результат і дає вказівку на виконання наступного технологічного циклу. Така мережа, в якій лідер фактично не може здійснювати ефективний контроль на всіх ділянках, застосовується лише в разі, коли члени групи самі зацікавлені у виконанні доручених завдань і контролюють дії своїх найближчих "сусідів".

"Ігрек", або "ланцюг зі сторожем" - мережа, що має розгалуження. Тут "сторож", переробний інформацію для лідерів, ставиться на розгалуженні мережі. Присутність "сторожа" виключно важливо для лідера, тому що дозволяє йому отримувати узагальнену інформацію відразу з двох ланцюгів без інформаційного перевантаження. Конфігурація "ігрек" характерна, зокрема, для лінійних ієрархічних структур; в цьому випадку до керівника надходить узагальнена інформація про діяльність кількох відділів від заступника, помічника або диспетчера. При багатьох достоїнствах розгалужених комунікаційних мереж вони мають ряд недоліків: наявність спотворень в мережах і, найголовніше, концентрація великих ресурсів інформаційної влади у "вартових", які можуть узагальнювати, переробляти і передавати інформацію в потрібному для них вигляді, що знижує значимість і можливості управління у керівника чи лідера. Наприклад, керівник доручає своєму секретарю, що виконує роль "сторожа", контролювати потоки інформації, які стікаються до нього від багатьох підрозділів. Секретар, маючи в своєму розпорядженні слабким рівнем контролю, може дозувати і розподіляти інформацію, тому що має додаткові владні ресурси.

Ланцюги типу "ігрек" або "шпора" найбільш характерні для функціональних структур організації.

"Тент" - конфігурація мережі, яка часто використовується в продуктових чи багатопрофільних структурах управління. Тут передбачається проходження інформації з окремих гілок структури з поділом за окремими регіонами або продуктів.

"Намет" - мережа, в якій разом з вертикальними офіційно допускаються горизонтальні канали комунікації, але не всі, а тільки між верхніми ешелонами управлінської структури; горизонтальні зв'язки не передбачені на середніх і нижчих рівнях управління. Таким чином, "намет" не передбачає участь нижчих верств організації в управлінні процесами в організації, але вона дозволяє утворювати коаліції між представниками вищого рівня керівництва.

"Дім" - мережа, в якій існує постійний обмін інформацією між керівниками всіх структурних рівнів управління. Тут інформація може виходити від вищого органу управління і контролюється ним по каналу зворотного зв'язку. Однак зворотній зв'язок, у якій задіяні представники різних підрозділів одного рівня управління, може чинити негативний вплив на якість управлінських рішень, тому що в більшості випадків представники різних структурних підрозділів мають різні інтереси в організації і можуть знаходитися навіть у стані конфлікту з причини розподілу і перерозподілу ресурсів між даними підрозділами.

"Павутиння" - мережа, що характеризується великою кількістю безладних комунікаційних зв'язків, хаотичним контролем і складнощами при передачі суворо дозованою та надійної інформації. Уявлення про "павутині" дає група, в якій кожен говорить з кожним і з усіма, вловлюючи в цьому величезному потоці інформації тільки ту, яка необхідна йому зараз, а контролює і керуюча роль лідера зведена до мінімуму. Така мережа однозначно визнається дослідниками неефективною для організації, але це не означає, що вона буде неефективною в умовах неформальної коаліції чи в дружній компанії.

Теорія дифузії пов'язана з ім'ям американського дослідника Е. Роджерса. Він аналізував поширення нових ідей, товарів і т.д. і побачив різну схильність до нового у різних сегментів суспільства. Частина з нас досить консервативна, а частина, навпаки, легко включається в нові процеси. Не слід, тому впливати на всіх, а в першу чергу постаратися переконати критичні п'ять відсотків. Щоб переконати їх, все одно слід досягти 50% популяції. Коли ж ідея оволодіває умами 20%, зупинити її вже неможливо. Дифузію він визначав як процес, при якому нововведення поширюється в суспільстві через комунікаційні канали протягом певного часу. Розповсюдження інновацій може носити запланований або самовільний характер; в будь-якому випадку воно призводить до соціальних змін (змін у структурі та функціях соціальної системи). Ефективним інструментом поширення інновацій є ЗМІ.

Більшість математичних значень терміна містить схожість між моделями соціальної дифузії і епідеміологія. Так, послідовна модель розповсюдження інфекційної хвороби виглядає наступним чином: спочатку інфекція поширюється повільно і з невеликим числом порушених нею людей; потім швидше у міру передачі від хворих здоровим, але потім сповільнюється, бо зменшується кількість нових людей, здатних заразитися. Однак, хоча математичні моделі роз'яснюють багато, вони служать швидше "евристичними прийомами"; одна з причин полягає в тому, що індивіди і групи часто свідомо противляться зміні, а дифузія рідко відбувається у формі пасивної імітації.

Теорія ігор - математичний метод вивчення оптимальних стратегій в іграх. Під грою розуміється процес, в якому беруть участь дві або більше сторін, які ведуть боротьбу за реалізацію своїх інтересів. Кожна зі сторін має свою мету і використовує деяку стратегію, яка може вести до виграшу або програшу - в залежності від поведінки інших гравців. Теорія ігор допомагає вибрати найкращі стратегії з урахуванням уявлень про інших учасників, їх ресурси та їх можливих вчинках.

Таким чином, несхильність ніяким ідеологічним та іншим суб'єктивних чинників (в силу того, що вона математична) теорія ігор надала теоретичне обгрунтування появи ПР, як діяльності, спрямованої на забезпечення комунікації, яка (за визначенням) "заснована на правді і повній інформованості". У випадку "PR-гри" "гравцями" є фахівець зі зв'язків з громадськістю і його аудиторія (наприклад, читачі фінансової преси).

Базова посилка підходу "споживання і задоволення" полягає в тому, що з усієї сукупності матеріалів масової комунікації аудиторія вибирає матеріали, що задовольняють в тій чи іншій мірі її потреби. Ступінь інформаційної активності залежить від індивідуальних потреб та інтересів. Імовірність вибору конкретного повідомлення залежить від того, якою мірою воно відповідає тим чи іншим індивідуальним потребам.

Слід зауважити, що більшість моделей "корисності та задоволення потреб" не включають в розгляд таку складову комунікаційного процесу як відправника повідомлення. Вихідним моментом є аналіз факторів, що детермінують звернення аудиторії до інформаційних матеріалів.

Одними з найважливіших у цьому зв'язку є індивідуальні потреби і мотиви. Перші інтерпретації концепції виводили перелік потреб з так званих базових потреб (відомих, наприклад, по роботах А. Маслоу). Пізніше до них було приєднано потреби більш високого рівня. Сьогодні цей перелік зазвичай включає потреби в орієнтації, безпеки, взаємодії і зняття напруженості.

Потреби виявляються в мотивах, що спонукають людину і стають формою прояву потреб. У ході досліджень було запропоновано декілька типологій мотивів. Наведемо в цьому зв'язку одну з них, яка передбачає наступні "координати".

1. Інформаційна: пошук ради, навчання, оцінки та орієнтування у цих заходах.

2. Самоідентифікації (ідентичності): пошук моделей поведінки, підкріплення індивідуальних цінностей.

3. Інтеграції та соціальної взаємодії: з'ясування умов існування інших, пристосування до виконання індивідуальних ролей, створення умов для соціального спілкування.

4. Розваги: ​​розслаблення, відволікання від повсякденних проблем, заповнення вільного часу, задоволення сексуальних потреб.

Один з висновків, який випливає з наведених типологій, полягає в різноманітті мотивів звернення до масової комунікації. Очевидно також, що уявлення комунікатора про звернення аудиторії до його повідомленням найчастіше може не збігатися з тими причинами, через які люди дійсно звертаються до його повідомлень.

У підході "корисності та задоволення потреб" основну увагу зосереджено на аудиторії, чинниках визначають відбір повідомлень масової комунікації.

Як з практичної, так і з теоретичної точки зору вкрай важливо вміти: визначати структуру суспільного оточення організації; виявляти можливі бар'єри на шляху комунікації з цільовою аудиторією; визначати найбільш адекватні способи подолання цих бар'єрів. Розроблена Джеймсом Грюнігена ситуаційна теорія громадськості внесла значний внесок в дану проблематику. Для визначення параметрів ефективної комунікації Дж. Грюнігена запропонував використовувати певний набір незалежних змінних, а саме: визначення проблеми, обмеження визнання, а також рівень участі. Якщо громадськість не може визначити проблему, це означає, що вона знаходиться в положенні, не сприятливому для здійснення ефективної комунікації, і не може ефективно сприймати повідомлення, присвячені даній проблемі. Однак навіть якщо громадськість і в змозі визначити проблему, можлива ситуація, при якій сприйняття громадськості буде обмежено різного роду перешкодами, які не дозволять їй приділити даної проблемі належну увагу.

Теорія Дж. Грюнігена використовується для визначення структури громадськості, визначення різних соціальних сегментів суспільного оточення, починаючи від апатичних і не схильних до якого-небудь участі в суспільному житті соціальних груп, далі до латентно беруть участь, і так аж до компетентних і беруть активну участь у громадському житті соціальних груп. Будучи в стані коректно визначити структуру суспільного оточення, фахівець зі зв'язків з громадськістю зможе виносити більш кваліфіковані рішення щодо найкращих шляхів комунікації з цільовою аудиторією.

Дж. Грюнігена виділив чотири моделі організації роботи з громадськістю: робота з пресою (паблісіті); суспільна інформація; двостороння асиметрична, двостороння симетрична.

Ще одна модель практики зв'язків з громадськістю розроблена Девідом Бернштейном і носить назву Колесо комунікації Бернштейна. У центрі колеса Бернштейна знаходиться організація, яка планує свою комунікаційну діяльність. Спиці колеса Бернштейна - це ті канали комунікації, які організація може використовувати для звернення до своєї цільової аудиторії: існує дев'ять таких каналів. Обід колеса - це різні сегменти громадськості, яких також налічується дев'ять. Для конструювання моделі Бернштейна тому і використовується форма колеса, що колесо може обертатися, а, отже, і канали комунікації. По відношенню до корпоративної комунікації можна вказати наступні комунікаційні канали: широка громадськість, споживачі, фінансові організації, ЗМІ, урядові організації, торгівля, групи впливу, місцеве співтовариство, внутрішня аудиторія, здійснення продажів, реклама, кореспонденція, презентації, робота зі ЗМІ, література.

Типологія організацій та види комунікацій

Виходячи із сутності системного підходу до класифікації організацій важливо керуватися декількома об'єктивно обгрунтованими критеріями. Одним з критеріїв класифікації може бути принцип побудови і функціонування організації, на основі якого доцільно розділяти всі організації в суспільстві на формальні і неформальні.

Формальна організація характеризується узаконеної системою норм, правил, принципів діяльності, стандартів поведінки членів організації. Головна ознака формальної організації - це заданість, запрограмованість і визначеність організаційних норм і дій. Організація не вичерпується формальною частиною, хоча і визначається нею. Неформальна організація - це система непредпісанних соціальних ролей, неформальних інститутів і санкцій, еталонів поведінки, переданих звичаями і традиціями, які виникають спонтанно в ході щоденних взаємодій. Неформальні організації не реєструються в державному органі. Вони створюються на базі спільних інтересів у галузі культури, побуту, спорту та ін Наприклад, об'єднання друзів, група туристів. Неформальні соціальні групи відіграють важливу роль в діяльності будь-якої організації. Особливо помітна їх роль в діяльності великих підприємницьких та державних структур. На стику двох названих типів організацій знаходяться такі різновиди організаційних моделей, як поведінкова, органічна і "організаційної туманності".

Використовуючи критерій приналежності до основних структурних елементів суспільства - державі і громадянському суспільству, можна виділити сукупність державних організацій і сукупність організацій, що складають структуру громадянського суспільства.

У російському суспільстві до державних належать федеральні (законодавчі, виконавчі і судові) організації. Конституцією України передбачено розмежування повноважень між органами державної влади Російської Федерації і органами державної влади суб'єктів РФ. Сукупність організацій, що складають структуру громадянського суспільства, в залежності від характеру і цілей їх діяльності можна підрозділити на комерційні та некомерційні. Комерційні організації створюються для здійснення підприємницької діяльності і поділяються: за видом і характером господарської діяльності; за належністю капіталу і контролю; характеру власності; правовим положенням; масштабами і сфері діяльності

Некомерційні організації поділяються за формами створення та об'єднання.

Люди обмінюються інформацією, тобто входять в комунікаційний процес на самих різних рівнях і використовують різні види комунікацій. Вони спілкуються в групах, виступають на зборах, "планірках", читають кореспонденцію, пишуть листи, становлять записки і звіти, спілкуються по телефону, факсом, електронною поштою, переглядають і пишуть самі відеострічки, роблять рекламу і т.д. - Будь-який з цих способів спілкування вписується у певний вид комунікацій: 1) із зовнішнім середовищем - з державними та недержавними службами, правоохоронними органами, споживачами, конкурентами, посередниками, кредиторами, ринком праці і т.д. 2) міжрівневі (вертикальні) - всередині організації, зверху вниз і знизу вгору, або по низхідній і по висхідній; За низхідній повідомляється інформація про поточні завдання, зміну пріоритетів, конкретних завданнях, які рекомендуються процедурах і т.д. По висхідній - подається сигнал "на гору" про виниклі проблеми, про відкритих ефективних методах роботи, про "раціоналізмі знизу", про атмосферу в колективі; 3) горизонтальні - обмін інформацією між різними відділами для узгодження дій, програм, рівня вимог, для консультування або проведення спільних досліджень. Горизонтальні потоки повідомлень в організації мають місце частіше, ніж вертикальні. Одна з причин полягає в тому, що люди найбільше розташовані говорити вільно, і відкрито з співрозмовниками - рівними собі, ніж, наприклад, з "начальством". Горизонтальний обмін інформацією менш схильний до спотворень, тому що у працівників одного рангу погляди збігаються частіше, та й інформація носить в основному координаційний характер, тоді як у вертикальних (зверху - вниз) - наказовий, директивний, розпорядчий. 4) неформальні - канал розповсюдження чуток. Така інформація передається набагато швидше. Керівники, між іншим, так само дуже добре використовують цей канал, маскуючи його типовою застереженням: "Тільки між нами". За чутками закріпилася репутація неточної інформації, але на практиці виявляється, що така інформація буває більш точною, ніж офіційна.

Крім системного і рівневого подання, комунікація може бути розглянута з точки зору її функціональної масштабності. Основою типології є соціально обумовлена ​​масштабність спілкування. За цією ознакою розрізняють масову комунікацію, міжособистісну і ділову.

Міжособистісна комунікація розуміється як процес одночасного мовного взаємодії комунікантів та їх впливу один на одного. Для міжособистісної комунікації характерний ряд особливостей, які складають її специфіку як типу комунікації. Невідворотність і неминучість міжособистісної комунікації пояснюються самими умовами людського буття - людина як соціальний феномен не зміг би існувати без спілкування, яке є його найважливішою потребою. Незворотність міжособистісної комунікації розуміється, як неможливість знищити сказане. Безпосередня зворотний зв'язок є неодмінною умовою здійснення міжособистісної комунікації.

Якщо представити всі типи комунікації у вигляді піраміди, то масова комунікація є її вершиною, де перехрещуються і інтегруються інтереси та очікування всіх індивідуумів - членів різних соціальних структур.

Процеси масової комунікації як особливого виду мовленнєвої діяльності характеризуються складністю і неоднорідністю. І тим не менш можна виділити загальні умови, необхідні для функціонування масової комунікації. До них належать такі: - наявність технічних засобів, що забезпечують регулярність і тиражування масової комунікації; - соціальна значимість інформації, що сприяє підвищенню мотивованості масової комунікації; - масова аудиторія, яка, враховуючи її розосередження і анонімність, вимагає ретельно продуманої ціннісної орієнтації; - багатоканальність і можливість вибору комунікативних засобів, що забезпечують варіативність і разом з тим нормативність масової комунікації.

Культура ділової комунікації сприяє встановленню і розвитку відносин співробітництва і партнерства між колегами, керівниками і підлеглими, партнерами і конкурентами, багато в чому визначаючи їх (відносин) ефективність: чи будуть ці відносини успішно реалізовуватися в інтересах партнерів або ж стануть малозмістовними, неефективними, а то й зовсім припиняться, якщо партнери не знайдуть взаєморозуміння.

Специфічною особливістю ділової комунікації є її регламентованість, тобто підпорядкованість встановленим правилам і обмеженням.

Ці правила визначаються типом ділового спілкування, формою, ступенем офіційності, конкретними цілями і завданнями, які стоять перед людьми, що спілкуються, а також національно-культурними традиціями і суспільними нормами поведінки.

Форми комунікацій

Зазвичай схему усній комунікації представляють подібної елементарною схемою комунікаційної діяльності, де є три учасники: хто говорить (джерело мови) - мовне повідомлення - слухає (приймач мови). Насправді картина виявляється більш складною, тому що в усній комунікації задіяні одночасно два природних каналу: вербальний (мовної) і невербальний, що використовують різні такі кошти. Друковані ж матеріали стійкіші до часу і простору, це навіть призводить іноді до управлінських проблем (захаращеність старими документами).

Аудіовізуальна комунікація отримала широке поширення сучасними технічними способами запису і передачі зображення і звуку (кіно, телебачення, відео, системи мультимедіа). Семіотично аудіовізуальні тексти являють собою знакові ансамблі, що з'єднують образотворчі, звукові та вербальні ряди. Аудіовізуальна комунікація - спосіб фіксації та трансляції культурної інформації, не тільки доповнює, а й службовець альтернативою перш безроздільно панувала вербально-писемної комунікації.

З точки зору участі в мові одного, двох і більше людей виділяють монолог, діалог і полілог. Монолог можна визначити як компонент художнього твору, що представляє собою мову, звернену до самого себе або до інших. Монолог - це звичайно мова від 1-го особи, не розрахована (на відміну від діалогу) на відповідну реакцію іншої особи (або осіб), що володіє певною композиційною організованістю і смисловий завершеністю. Діалог - Форма мови, яка характеризується зміною висловлювань двох мовців. Кожне висловлювання, зване реплікою, звернене до співрозмовника. Полілог - розмова між кількома особами. Полілог в принципі не протиставляється діалогу. Загальне і головне для обох понять - міна, чергування говорять і слухають. Кількість же мовців (більше двох) не змінює цього принципу. Полілог - форма природної розмовної мови, в якій беруть участь кілька говорять, наприклад сімейна розмова, застілля, групове обговорення будь-якої теми (політична подія, спектакль, літературні твір, спорт і т. д.).

Комунікативний процес

Отже, цілком очевидно, що комунікативний процес - це обмін інформацією між двома або більше людьми. Основна мета цього процесу - забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, розуміння повідомлень.

Структура комунікаційного процесу - упорядкований безліч вузлових точок, пов'язаних комунікаційним процесом, кожна з яких перебуває у певних відносинах.

Отже, в процесі обміну інформацією можна виділити кілька базових елементів: 1) відправник - особа, що генерує ідеї або збирає інформацію і передає її;

2) повідомлення - власне інформація, послання, закодоване за допомогою символів;

3) канал - засіб передачі інформації;

4) одержувач - особа, якій призначена інформація.

5) зворотній зв'язок. У тому випадку, коли одержувач реагує на комунікації відправника зворотним повідомленням, виникає зворотній зв'язок.

6) перешкоди, бар'єри. Перешкоди та бар'єри спотворюють зміст переданої інформації та порушують якість сигналу. У теорії передачі інформації їх називають шумами. Певні шуми існують в комунікаційному процесі завжди. Їх невисокий рівень дозволяє передавати повідомлення. Високий рівень шуму може повністю спотворити зміст повідомлення.

Відправник і одержувач інформації в системі комунікації здійснює і загальну базову функцію і повинні відповідати загальним вимогам: мати хоча б мінімальний рівень гуманітарних знань; розуміти загальний символьний мова (код); мати ключі для кодування й дешифрування закодованої інформації; мати взаємне бажання до встановлення і підтримання комунікації. Крім того вони повинні мати так званими фоновими знаннями комунікантів-знаннями навколишньої дійсності, соціальних цінностей суспільства, культури.

Повідомлення - найменший елемент мови, що має ідею чи сенс, придатний для спілкування. Також форма надання інформації, сукупність знаків або первинних сигналів, що містять інформацію.

Зазвичай повідомлення передається у вигляді пропозиції або умовного знака.

Життєвий цикл повідомлення виглядає таким чином:

  • Відправник кодує ідею або думку у повідомлення;

  • Передає повідомлення через середовище спілкування одержувачу;

  • Одержувач отримує повідомлення і декодує сенс.

Комунікативні бар'єри

Бар'єри комунікації - перешкоди, що заважають здійсненню контактів і взаємодії між комунікатором і реципієнтом. Вони перешкоджають адекватному прийому, розумінню і засвоєнню повідомлень в процесі здійснення комунікативних связей.Барьери виникають як у технічній системі, так і в механізмі спілкування.

В умовах невизначеності можуть посилюватися такі основні види бар'єрів у комунікаційних процесах.

1. Спотворення повідомлень - явище, при якому в структурні одиниці організації надходить інформація, що не адекватна реальній ситуації. Спотворення в комунікаційних мережах призводять до значного уповільнення темпів робіт в організації. Прийняття рішення і його реалізація повинні починатися одночасно: зрозуміти, як слід виконувати роботу, не менш важливо, ніж прийняти рішення про те, що слід робити.

2. Інформаційні перевантаження можливі в тих випадках, коли члени організації не в змозі ефективно реагувати на всю необхідну їм інформацію і відсіюють певну її частину, на їхню думку, найменш важливу. Однак можлива ситуація, коли саме ця частина інформації буде особливо необхідна для забезпечення нормального функціонування організації чи її підрозділу.

3. Недоліки у структурі організації надають істотний негативний вплив на функціонування комунікаційних мереж. Найпоширенішим з таких недоліків слід визнати невдалу конфігурацію - існування великої кількості рівнів управління, коли інформація при проходженні від рівня до рівня втрачається або спотворюється. Це особливо характерно для висхідних комунікаційних потоків (знизу вгору, від підлеглих до керівників).

4. Високий ступінь просторової диференціації створює перепони для проходження інформації з певних комунікаційних каналів в силу віддаленості окремих структурних одиниць організації. У першу чергу це стосується каналів контролю та зворотного зв'язку, а також каналів, по яких передається друкована інформація (документи, наукова чи технологічна література тощо). Дійсно, за допомогою радіо або телефонного зв'язку з віддаленими об'єктами іноді буває важко передати великий обсяг інформації або простежити за виконанням розпоряджень; крім того, проблематичні можливості підлеглих зв'язатися з віддаленим центральним органом управління. Як наслідок, може виникнути взаємна недовіра між членами організації, знижується ефективність взаємодії.

Співробітники організації повинні добре розуміти завдання програм з налагодження внутрішніх комунікацій, які повинні бути розроблені відповідно з культурними особливостями та стилем управління організації. Якщо ці умови не будуть виконані, програма з налагодження внутрішніх комунікацій може виявитися неповною, а крім того, буде викликати недовіру, ворожість і цинічне ставлення з боку співробітників. З іншого боку, ретельно розроблені і відповідним чином реалізовані програми з налагодження внутрішніх комунікацій, можуть сприяти захисту організації від "поганих новин", не допускаючи при цьому зниження виробничої мотивації, а також можуть допомогти проведенню ефективних управлінських заходів при проведенні організаційних змін.

Добре налагоджена система внутрішніх комунікацій є важливою частиною будь-якої організаційної структури, проте слід також відзначити, що правильно вибудувана система внутрішніх комунікацій є запорукою всієї комунікаційної діяльності організації в цілому.

Методи комунікації

Можна розглянути докладніше процеси навіювання, переконання і інформування як варіант вербального впливу, що спостерігається в діяльності багатьох груп професіоналів. Ефективність як навіювання, так і переконання, що здійснюються в безпосередній взаємодії, в значній мірі залежить від невербального компонента, а також від деяких інших характеристик того суб'єкта, який виступає джерелом впливу (його прийнято називати комунікатором, а сприймаючу бік - реципієнтом). Виявлено, що підвищують ефективність і навіювання, і переконання впевненість у собі комунікатора, його чарівність, демонстровані вольові якості. Особливе значення для забезпечення високої ефективності має характер взаємин між комунікатором і реципієнтом, особливості соціального статусу і того, й іншого. Разом з тим, кожен з названих варіантів впливу має свою специфіку.

Навіювання передбачає безконфліктне прийняття будь-якої інформації, що має місце при зниженні свідомого її аналізу і критичного до неї ставлення. Воно здійснюється за допомогою словесних конструктів, що мають імперативний або оціночний характер.

Переконання, як спосіб вербального впливу, передбачає звернення до власного критичного судження людини і являє собою "... відбір, логічне впорядкування фактів і висновків відповідно до єдиної функціональної задачі".

Інформування, так само як переконання і навіювання, представляє найширші можливості використання механізмів для отримання необхідного психологічного ефекту. Специфіка полягає в тому, що дуже часто метою їх застосування є маскування комунікативного наміру, оскільки ключовим моментом у контексті впливу є профілактика "реактанса", та інформування у цьому сенсі сприймається як найбільш нейтральне для особистості.

Моделювання комунікативного простору

Комунікативний простір чотиривимірному, як і простір матеріальне. Для того щоб визначити, на якому рівні простору протікає комунікація, необхідно визначити два параметри - комунікативну дистанцію (параметр протяжності простору) і щільність комунікації (параметр "проникності" простору).

Для побудови моделі скористаємося звичним для соціоніки дихотомічним принципом - поділом навпіл. Тому комунікативна дистанція буде приймати два значення - близька й далека. З точки зору проникності простору для повноцінного інфообмена можна розрізняти комунікацію, з одного боку, глибоку і, з іншого боку, поверхневу.

Близька дистанція означає, що спілкування протікає при тісному зіткненні в просторі. Вона найбільш характерна для груп з чисельністю від двох до восьми чоловік. При взаємодії на далекій дистанції соціотипи розділені істотним відстанню, визначеним соціальними і культурними показниками розвитку. Така дистанція між людьми звичайно виникає в комунікативних групах більше восьми осіб.

Глибока комунікація означає щільний інформаційний обмін, коли у спілкування залучаються практично всі наявні в розпорядженні соціотипу інформаційні ресурси. Виникає тісне переплетення "силових ліній" інформаційних полів, що свідчить про високу довірливості контакту.

Поверхнева комунікація відбувається при неповному залученні в обмін готівкових інформаційних ресурсів. Щільність інформаційного потоку виявляється набагато менше в порівнянні з першим випадком. Ступінь довіри також невелика.

Інфообмен приймає дискретні значення, будучи показником знаходження об'єкта на одному з рівнів комунікативного простору. Усього таких положень виходить 4.

1. Перший рівень взаємодії в комунікативному просторі: дистанція близька, але комунікація поверхнева. Носить назву фізичний, так як характерний для щільного, матеріально-опосередкованого зіткнення фізичних субстратів (носіїв) інформаційних систем. На цьому рівні задовольняються природні потреби людини - в їжі, житло, продовження роду, виробництві та споживанні матеріальних продуктів.

2. Другий рівень взаємодії в комунікативному просторі: дистанція близька, а комунікація глибока. Називається психологічним, оскільки на перше місце виходить обмін таємною, особистісної, що йде з душі інформацією ("псюхе" - древнегреч. "Душа"). Психологічний рівень передбачає самі довірчі відносини, оскільки на цьому рівні людина задовольняє свої інтимно-емоційні потреби - у любові, дружбі, сім'ї, співпереживанні і т.п.

3. Третій рівень взаємодії в комунікативному просторі: дистанція далека, комунікація поверхнева. Називається соціальним, так як регулюється суспільними нормами, традиціями і ритуалами, законодавством, державними інститутами і т.д. Цей рівень комунікації підпорядковує інтереси індивіда інтересам соціуму, тому носить найбільш формальний характер.

4. Четвертий рівень взаємодії в комунікативному просторі: дистанція далека, але комунікація глибока. Носить назву інтелектуального, або інформаційного рівня. Здійснювати глибоку комунікацію без зіткнення з іншою стороною можна лише тоді, коли перенести весь інформаційний обмін всередину себе, у свій мозок. Інтенсивно працює при цьому пам'ять і уява людини. Тільки на цьому рівні можна звертатися до глибин своєї підсвідомості і добувати відомості, накопичені багатьма поколіннями людей.



Висновок

Управляє в організації той, хто володіє інформацією. Потоки інформації в організації, як нервові імпульси по нервових шляхах організму, як кров по його кровоносних судинах, циркулюють в його "тілі", маючи підрозділи і роботу посадових осіб, пов'язуючи їх воєдино.

У процесі комунікації виникає безліч перешкод, які називаються бар'єрами. Комунікаційні бар'єри обумовлені:

-Труднощами сприйняття;

-Семантичними бар'єрами;

-Невербальними бар'єрами;

-Поганий зворотним зв'язком.

Основні функції комунікації: інформативна - передача істинних або помилкових відомостей; інтерактивна (спонукальна) - організація взаємодії між людьми, (розподіл функцій, вплив на настрої, поведінку співрозмовника шляхом використання різних форм впливу: навіювання, наказ, прохання); перцептивні функція - сприйняття один одного партнерами по спілкуванню і встановлення на цій основі взаєморозуміння; експресивна - збудження або зміна характеру емоційних переживань.

Комунікація є життєво важливою системою організації: якщо якимось чином ліквідувати потоки повідомлень в організації, то вона припинить своє існування. Комунікація надає кошти для вироблення і виконання рішень, здійснення зворотного зв'язку і коректування цілей і процедур діяльності організації відповідно до вимог ситуації.



Список використаних джерел та літератури

  1. Альошина І.В. PR-технології. - М.: ПРЕС, 2000.

  2. Андрєєва Г.М. Соціальна психологія. - М.: Думка, 2001.

  3. Грінберг Т.Е. Політичні технології: PR і реклама. - М.: Аспект-Пресс, 2005.

  4. Катлін С.М. Сентер А.Х. Паблік pілейшнз. Теорія і практика. - М.: Вільямс, 2001.

  5. Кара-Мурза С.Г. Маніпуляція громадською свідомістю. - М.: Алгоритм, 2000.

  6. Матіашвілі В.М. Управління персоналом. Навчальний посібник. - Н. Новгород: НРІ АПК. 1998.

  7. Петрунін Ю.Ю. та ін Політичні комунікації: Учеб. посібник / За ред. А.І. Соловйова. - М.: Аспект Пресс, 2004.

  8. Харрісон Ш. Зв'язки з громадськістю: Вступний курс / Пер. з англ. під ред. Г.Є. Алпатова. - СПб.: Видавничий Дім "Нева"; М.: ОЛМА-ПРЕСС Інвест, 2003.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Маркетинг, реклама и торгівля | Курсова
100.1кб. | скачати


Схожі роботи:
Комунікація в організаціях
Облік у страхових організаціях
Україна в міжнародних організаціях
Облік в бюджетних організаціях
Менеджмент в бюджетних організаціях
Бухгалтерський облік в страхових організаціях
Основи обліку в бюджетних організаціях
Управлінський облік в будівельних організаціях
Трудові договори у комерційних організаціях
© Усі права захищені
написати до нас