Класифікації документів

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Федеральне агентство з освіти
Державна освітня установа вищої
професійної освіти
Тверський державний університет
Факультет Управління та соціології
Кафедра «Документознавства та ДОП»
Курсова робота
Тема: «Класифікації документів»
Роботу виконала:
студентка 3 курсу
заочного відділення спеціальність
«Документознавство та ДОП»
Науковий керівник старший викладач
Твер, 2006

Зміст

Введення
Глава 1. Функції документів
Глава 2. Класифікація документів в організації ВП ТОВ Російський модерн
Висновок
Список використаної літератури
Додаток

Введення

Розробка загальної класифікації документів являє собою одне з провідних, але недостатньо розроблених теоретичних напрямів документознавства. В останні роки в розробку цієї проблеми значний внесок внесли роботи С.Г. Кулешова, Ю.М. Столярова та Г.М. Швецової-Водки.
Поняття «класифікація» використовується найчастіше одночасно і в значенні процесу, і в значенні результату, тобто розуміється як угрупування і як одержана в її результаті схема.
Класифікація (Лат. classik - розряд, група) документів - це система їх супідрядності, що використовується як засіб встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті. [1] Структура класифікації зазвичай представляється у вигляді таблиці чи схеми.
Класифікація є одним з методів пізнання. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити відмінності між видами документів, що виділяються за різними ознаками. Правильно складена комплексна класифікація відбиває закономірності розвитку документів, розкриває зв'язки між ними, допомагає зорієнтуватися в будь-якому їх множині, служить основою для їх впорядкування в документних системах. Вона має важливе значення для теорії документознавства та практичної документно-комунікаційної діяльності.
Мета курсової роботи - вивчити функції та класифікацію документів будівельної організації ТОВ Російський модерн.
ТОВ Російський модерн - будівельна організація, існує на ринку більше п'яти років, має головний офіс та відокремлені підрозділи, розташовані в місті. Автор розгляне класифікацію документів організації ТОВ Російський модерн на прикладі її відокремленого підрозділу, розташованого у м. Твері на бульварі Ногіна.
Для реалізації мети курсової роботи необхідно вирішити ряд основних завдань.
1. розглянути класифікації документів;
2. розглянути функції документів;
3. розглянути класифікацію документів, використовувану в організації ТОВ Російський модерн, якщо така має місце
Структура курсової роботи підпорядкована вказаним меті та завданням. Курсова робота має наступну структуру:
Введення, Глава 1. Функції документів, Глава 2. Класифікація документів ТОВ Російський модерн, висновок, список використаних джерел та літератури.
При написанні курсової роботи автор використовував праці дослідників документознавства (Кушнаренко Н. М. Документознавство), нормативно-методичні документи (ГОСТи, та ін), професійну періодику (журнали «Діловодство», «Секретарська справа»).

Глава 1. Функції документів

Під функцією (від лат. «Functio» - виконання) документа розуміється внутрішньо властиве йому цільове призначення, соціально вироблений спосіб його вживання. [2] Інакше кажучи, функції документа зумовлені його суспільно-практичними цілями і завданнями, є похідними від них.
Функції документа безпосередньо пов'язані з функціями інформації, які документ приймає на себе після фіксації цієї інформації на матеріальному носії. Оскільки соціальна інформація орієнтована на задоволення різних людських потреб, тобто багатофункціональна, остільки і документ також поліфункціонален.
Різні функції документа тісно взаємопов'язані і переплетені між собою.
Функції документа можна розділити на загальні та спеціальні, функції первинного і вторинного порядку, а також на явні і приховані (латентні). При цьому, задовольняючи якусь певну потребу, тобто реалізуючи одну функцію, людина може не замислюватися або навіть не підозрювати про наявність у документі інших функцій.
Виникнення документа був зумовлений цілком конкретними суспільними потребами, а саме - необхідністю закріплення, збереження і передачі (трансляції) інформації. Саме ці функції є найважливішими у документі і притаманні всім документам. Названі функції, у свою чергу, тісно пов'язані з особливостями і способами документування, зберігання, передачі, використання інформації, з її доступністю, з характером матеріального носія інформації і т.д. Нерідко документознавець об'єднують їх у якусь єдину інформаційну функцію.
Однією з найважливіших функцій будь-якого документа, безумовно, є функція закріплення, фіксації інформації. Саме вона у вирішальній мірі зумовлює створення документа. Людина таким чином намагається «зупинити мить». У процесі реалізації цієї функції відбувається як би матеріалізація інформації, що створює необхідні передумови для виконання документом ряду інших функцій.
Комунікативна функція призначена не тільки для вирішення завдання трансляції інформації в соціальному просторі, але також і для організації, упорядкування і підтримки інформаційних зв'язків у суспільстві. [3] Інакше кажучи, вона грає і передавальну, і соціально цементуючу роль.
Зафіксована на матеріальному носії інформація може бути багато разів затребувана. Тому збереження інформації є однією з найважливіших функцій документа. Не випадково реалізацією цієї функції (поряд з іншими) займається значна кількість спеціальних установ та організацій - архівів, інформаційних центрів, музеїв тощо
Зберігання інформації не є самоціллю. Справа в тому, що необхідною умовою існування людського суспільства є знання свого минулого, накопичення інформації про життя попередніх поколінь з наступною її передачею в часі. Збережена документована інформація, опинившись в ретроспективній середовищі, надалі активізується головним чином зусиллями історичної науки, що займається моделюванням минулого людського суспільства. У результаті відбувається реалізація функції історичного джерела, що є різновидом функції зберігання інформації і якій документи потенційно володіють з моменту своєї появи.
Однією з найважливіших є культурна функція документа. Фактично будь-який документ може розглядатися як своєрідний культурний феномен, в тій чи іншій мірі відображає рівень матеріальної, наукової і передача від покоління до покоління культурних традицій, системи цінностей, моральних норм, примноження та розвиток цих традицій, накопичення інтелектуальних ресурсів, культурного потенціалу в суспільстві.
Крім розглянутих вище загальних функцій, споконвічно притаманних практично всім документам, існує ряд функцій, якими документи наділяються в рамках тієї або іншої конкретної сфери людської діяльності. До їх числа, насамперед, слід віднести управлінську функцію документа. Цією функцією володіє значний масив документів, спеціально створюються для цілей управління і виступають як інструменту управлінської праці. Вони функціонують переважно в оперативному середовищі.
Оскільки процес управління виступає в різних формах, має різні рівні, стадії, цикли, остільки і документи, що виконують управлінську функцію, надзвичайно різноманітні: організаційно-розпорядчі, планові, звітні і т.д.
З управлінської тісно пов'язана правова функція документа. Вона полягає в закріпленні правових норм і правовідносин у суспільстві. Цією функцією володіють, перш за все, документи, які встановлюють, закріплюють або змінюють правові норми і правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, які можуть спричинити за собою певні юридичні наслідки. Сюди відносяться правові акти органів державної влади; судові, прокурорські, нотаріальні та арбітражні акти, акти управління, що тягнуть за собою певні юридичні наслідки; документи, що фіксують договірні відносини, а також посвідчувальні документи (паспорти, дипломи про освіту, посвідчення про відрядження і т.п .). Крім того, правову функцію тимчасово можуть придбати й інші документи, наприклад, для використання в якості судового доказу.
Історично однією з перших була затребувана функція обліку, оскільки ускладнення соціальних зв'язків, розвиток економічних відносин викликало до життя вже на стадії аграрного суспільства потребу в документуванні інформації, тобто реєстрації, обліку населення, землі, врожаю, худоби, боргів і т.п. Виконують функцію обліку документи необхідні не тільки для вирішення різноманітних господарсько-економічних завдань, але також і для управління в цілому соціально-політичними, демографічними та іншими процесами в суспільстві. Ця функція знаходить відбиток, передусім, у бухгалтерській, статистичній, планової, звітної документації.
Значна частина документів виконує пізнавальну функцію, яка відображає зв'язок документованої інформації з соціальним пізнанням. Ця функція властива, перш за все, наукової документації, оскільки метою наукового пізнання є одержання нової інформації. При цьому фіксація знань на матеріальному носії проводиться не заради самого знання, а, перш за все, в практичних цілях, зокрема, для розуміння та успішного вирішення різноманітних проблем розвитку суспільства.
Ряд документів має політичної функцією, яка тісно пов'язана з функцією управління, оскільки до сфери політики належить в першу чергу діяльність органів державної влади і державного управління.
До політичної примикає ідеологічна функція документа. Вже в давнину у людини виникла потреба у фіксації на матеріальних носіях релігійних, моральних, естетичних, філософських та інших ідей, поглядів, в яких виявлялося його ставлення до навколишньої дійсності, знаходили відображення інтереси різних соціальних шарів і груп населення. Завдяки цьому, до наших днів дійшли багато чудові пам'ятники людської думки, духовних шукань наших далеких предків.
До спеціальних функцій документа можна також віднести статистичну, джерельну, підтвердження авторського авторитету та ін Кількість спеціальних функцій документа, як і потреб суспільства, незліченно.
Аналіз основних функцій документа дозволяє виділити найважливіші їх особливості.
По-перше, деякі функції властиві документу спочатку, незалежно від волі та бажання автора (функції закріплення, передачі, збереження інформації, культурна функція, функція історичного джерела). Іншими функціями документ наділяється свідомо, в залежності від конкретних соціальних потреб.
По-друге, як уже зазначалося, будь-який документ багатофункціональний, тобто володіє одночасно кількома функціями, переплетеними між собою, оскільки в реальній дійсності різні сфери і типи соціальної діяльності тісно взаємопов'язані. Однак при цьому зазвичай переважає якась одна функція.
По-третє, функції документа можна розділити на:
функції оперативного характеру, час дії яких обмежена (управлінська, правова, політична, ідеологічна, функцію захисту інформації)
функції постійно діючі (Всі інші), які забезпечують історичну та соціокультурну спадкоємність.
Як вже зазначалося раніше, документ може виконувати та нести одночасно декілька функцій. Наприклад, у статуту, інструкції, договори головними функціями є управлінська та правова. В управлінській функції дані документи виступають як засіб управлінської діяльності. Правова функція має особливе значення для цих документів, особливо для статуту. Ця функція є першорядною для будь-якого статуту, він наділений нею спочатку. Так само можна стверджувати, що статут має і меморіальної функцією, оскільки виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства, комунікативною функцією, тому що виступає як засіб зв'язку між окремими елементами суспільної структури, інформаційною функцією, тому що необхідність зафіксувати інформацію - причина появи будь-якого документа.
Безсумнівно, що для організації ТОВ «Російський модерн» в цілому актуальні, в першу чергу, управлінська, правова, облікові функції.
Таким чином, можна зробити висновок, що функції безпосередньо впливають на види, різновиди, структуру документів. Знання функцій є необхідною передумовою для класифікації документів і подальшого більш глибокого їх вивчення.

Глава 2. Класифікація документів в організації ВП ТОВ Російський модерн

У ВП ТОВ «Російський модерн» виділяють дві основні групи документів: документи з організації роботи відокремленого підрозділу, документи, що утворюють у процесі основної діяльності відокремленого підрозділу.
До першої групи документів належать організаційно-правові документи, такі як, положення про відділ, накази, розпорядження, вказівки керівництва організації, що регламентують структуру відокремленого підрозділу.
ТОВ «Російський модерн» - будівельна організація, яка існує на ринку вже більше п'яти років, що займається будівництвом, оздоблювальними роботами, установкою натяжних стель. У грудні 2005 року було створено відокремлений підрозділ ТОВ «Російський модерн», яке взяло на себе повністю обслуговування населення натяжними стелями, тобто ВП ТОВ «Російський модерн» є філією, що спеціалізуються на установці натяжних стель.
Секретаріат ТОВ «Російський модерн» є самостійним структурним підрозділом організації, здійснює функцію документаційного забезпечення управлінської діяльності і підпорядковується безпосередньо керівнику організації. Розташовується секретаріат в головному офісі. У ТОВ «Російський модерн» функцію служби секретаріату виконує головний бухгалтер і за сумісництвом секретар. Тобто офіс-менеджер відокремленого підрозділу займається тільки документаційне забезпечення своєї філії.
Таким чином, другу групу документів складають документи, що утворюють у процесі основної діяльності відокремленого підрозділу, такі як група документів, які супроводжують процес оформлення замовлень (договору, розрахунки, замовлення для дилерів, для клієнтів та ін), група документів облікового характеру (відомості, звіти та ін.)
Автор розгляне другу групу документів докладніше.
При вступі на роботу офіс-менеджер заповнив розроблену секретарем організації анкету (див. Додаток № 1), пройшов співбесіду і, перш ніж приступити до роботи, підписав трудову угоду з директором ТОВ «Російський модерн» (див. Додаток № 2).
У ТОВ «Російський модерн» не розроблені посадові інструкції.
У ВП ТОВ «Російський модерн» працює дві людини - директор відокремленого підрозділу та офіс-менеджер (секретар).
У відокремленому підрозділі ТОВ «Російський модерн» не використовується жодна класифікація документів у чистому вигляді. Можливо, це походить від того, що філія працює тільки в одній досить вузькій сфері, встановлює натяжні стелі. Але і ця діяльність повинна забезпечуватися документами.
Для установки стель необхідна бригада робітників. У ВП ТОВ «Російський модерн» працює дві бригади робітників, що спеціалізуються на установці натяжних стель. Бригада складається з двох робітників, кожен з них уклав трудову угоду з директором ТОВ «Російський модерн».
При надходженні конкретного замовлення на установку натяжної стелі від клієнта, між ВП ТОВ «Російський модерн» і бригадою укладається договір підряду (див. Додаток № 3). Так само, у свою чергу, між клієнтом та ВП ТОВ «Російський модерн» укладається договір підряду. (Див. Додаток № 4) і розраховується кошторис (див. Додаток № 5)
Бригада виїжджає на виміри і на місці оформляє бланк замовлення для клієнта, як правило, від руки. Завданням офіс-менеджер є переклад рукописного виду в електронний. Необхідно цього для того, щоб надалі здійснити замовлення полотна у дилерів, як правило, замовлення офіс-менеджер відправляє факсом або за допомогою електронної пошти. (Див. Додаток № 6).
Після того як стеля встановлений, оформляється акт здачі-приймання виконаних робіт. (Див. Додаток № 7).
Оформленням всіх документів займається офіс-менеджер, говорити про якусь конкретної класифікації при такій організації документів, практично не доводиться. Частково використовується видова класифікація. Наприклад, договори, укладені між робітниками і клієнтами, є організаційними документами, а, наприклад, акт здачі-приймання виконаних робіт, як і гарантійні листи (див. Додаток № 8) є організаційно-інформаційними документами, втім, як і одержувані від дилерів факси та електронні листи. Використовується класифікація за способом документування: у роботі вітаються і рукописні та електронні документи.
Таким чином, можна зробити висновок, що у відокремленому підрозділі ТОВ «Російський модерн» існує класифікація, утворена на основі видової класифікації і класифікації за способом документування, в цілому ж документи ВП ТОВ «Російський модерн» умовно класифікуються на дві групи: документи, що організують роботу відокремленого підрозділу та документи, утворені в процесі діяльності відокремленого підрозділу.

Висновок

Отже, класифікація документів - одна з найдавніших і до цих пір остаточно невирішених проблем.
До цих пір розробка загальної класифікації документів являє собою одне з провідних, але недостатньо розроблених теоретичних напрямів документознавства.
З'ясувалося, що класифікація документів є методом пізнання. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити відмінності між видами документів, що виділяються за різними ознаками. Правильно складена комплексна класифікація відбиває закономірності розвитку документів, розкриває зв'язки між ними, допомагає зорієнтуватися в будь-якому їх множині, служить основою для їх впорядкування в документних системах. Вона має важливе значення для теорії документознавства та практичної документно-комунікаційної діяльності.
Важливу роль для класифікацій грає і знання функцій. Знання функцій є необхідною передумовою для класифікації документів і подальшого більш глибокого їх вивчення.
Існує різні класифікації документів. Найбільш поширеними є видова класифікація, класифікація за способом документування, класифікація документів за напрямом і т.д.
Але як такі класифікації в чистому вигляді не використовуються в роботі організації, і це є і недоліком і одночасно гідністю. Прикладом тому служить організація документів у ВП ТОВ «Російський модерн». ВП ТОВ «Російський модерн» - нещодавно створене молоде підрозділ і на перший час вибрав найбільш оптимальну для своєї роботи організацію документів з використанням видовий класифікації та ряду інших класифікацій. У відокремленому підрозділі ТОВ «Російський модерн» можна виділити дві основні групи документів. Перша група, документи, що організують роботу даного відокремленого підрозділу, друга група, документи, утворені в процесі професійної діяльності відокремленого підрозділу.
Однак це не є остаточним вибором, пошук найбільш ефективної організації документопотока ведеться.

Список використаної літератури

1. Андрєєва В.І. Діловодство: Практичний посібник. - М., 1999.
2. Васютинська О.В. Виникнення організаційних документів / / Діловодство. - 2005. - № 4. С. 99-104.
3. Діловодство / під ред. Кузнєцової Т.В. - М.: Юніті, 2001.
4. Зінов'єва Н.Б. Документознавство. - М., 2001.
5. Кушнаренко Н.М. Документознавство. - Київ, 2000.
6. Мітяєв К.Г. Документознавство, його завдання та перспективи розвитку / / Питання архівознавства. - 1964. - № 2. - С. 29-34.
7. Рудельсон К.І. Сучасний документні класифікації. - М.: Наука, 1973.
8. Семілєтов С.І. Групи та окремі види типових документів, форма їх представлення у соціальній сфері: підходи та класифікації / / діловодство. - 2003. - № 1. - С. 5-10.
9. Столяров Ю.М. Класифікація документа: проблеми та вирішення / / Книга. - М., 1995.
10. Ступнікова Т.С. Деякі питання документації / / Бібліотекознавство і бібліографія за кордоном: Зб. Статей. - М., 1959. Вип. 2.


[1] Кушнаренко Н.М. Документознавство. Київ, 2000. С. 93.
[2] Зінов'єва Н.Б. Документознавство. - М., 2001. С. 101.
[3] Там же. С. 101.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Курсова
43.8кб. | скачати


Схожі роботи:
Експертиза цінності документів 2 Вивчення документів
Створення складених документів Друк документів
Класифікації 3
Класифікації каталізаторів
Бібліографічні класифікації
Бібліографічні класифікації
Типи та класифікації релігій
Принцип класифікації природи
Класифікації спортсменів-інвалідів
© Усі права захищені
написати до нас