Класифікація та облік персоналу
Зміст
1. Класифікація особового складу підприємства
2. Облік персоналу підприємства
3. Облік використання робочого часу
4. Функціональні можливості систем обліку персоналу
Література
1. Класифікація особового складу підприємства
Для ефективної роботи організації необхідно вести ретельний облік працюючих на підприємстві. Тільки маючи повні і достовірні дані про кількість працівників, а також про їх структуру, можливо розрахувати трудові показники організації, такі як середньоспискову чисельність працівників, кількість працівників кожної категорії.
У залежності від сфери прикладання праці персонал організації поділяють на виробничий і невиробничий
Виробничий - це персонал основної діяльності. До його складу включаються працівники: основних і допоміжних цехів; підсобних виробництв: лісозаготівель, торфорозробок, кар'єрів тощо; науково-дослідних, конструкторських, технологічних підрозділів; обчислювальних центрів, усіх видів охорони; управління та ін
Невиробничий персонал - це персонал неосновної діяльності. До складу невиробничого персоналу включаються працівники: підсобних сільськогосподарських підприємств; житлового господарства; комунальних підприємств; медичних установ; оздоровчих установ, відпочинку, фізичної культури, культури, туризму, виховання, освіти тощо;
Усі працюючі в організації розрізняються за категоріями персоналу: робітники; керівники; спеціалісти; службовці.
Робітники - це особи, безпосередньо зайняті у процесі створення матеріальних цінностей, а також зайняті ремонтом, переміщенням вантажів, перевезенням пасажирів, наданням матеріальних послуг. До них відносяться: працівники, зайняті управління, регулюванням і наглядом за роботою автоматів, ліній тощо; працівники, зайняті виготовленням матеріальних цінностей; працівники, зайняті переміщенням, навантаженням, розвантаженням; працівники, зайняті доглядом за машинами; машиністи, водії, кочегари і ін; листоноші, телеграфісти та ін; оператори ЕОМ; двірники, прибиральники, кур'єри, гардеробники, сторожа.
Керівники - це управлінські працівники, до складу яких включаються: директори, начальники, що управляють, завідувачі, майстра тощо; головні фахівці.
Спеціалісти - це працівники, зайняті інженерно-технічними, економічними та іншими роботами: інженери, економісти та ін
Службовці - це працівники, що здійснюють підготовку та оформлення документації, облік, контроль: агенти, архіваріуси, касири, копировщики, секретарі, табельщики, обліковці та ін
Працівники організації включаються в списковий та позаспискових склад.
У обліковий склад працівників включаються всі працівники, прийняті на постійну, сезонну, а також на тимчасову роботу. Не включаються до облікового складу працівники, які не перебувають у штаті організації, залучені за трудовою угодою для виконання разових робіт, сумісники.
Урахуванням особового складу персоналу організації займаються кадрова служба та особи, на це уповноважені.
2. Облік персоналу підприємства
Для обліку особистого складу використовують спеціальні Форми первинних облікових документів:
- Наказ (розпорядження) про прийом на роботу - складається на кожного члена трудового колективу працівником відділу кадрів або особою, відповідальною за прийом на роботу. На обробленої боці наказу керівник вказує в якості кого може бути використаний новий працівник, його розряд, випробувальний термін. Після цього наказ візується відповідно службі з метою підтвердження окладу та її відповідності зі штатним розкладом і підписується керівником організації. З наказом знайомлять працівника.
Трудовий договір (контракт) є угода між працівником і роботодавцем (фізичною чи юридичною особою), за якою працівник зобов'язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікації чи посади підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, а працедавець (фізична або юридична особа) зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, передбачені законодавством про працю, колективним договором та угодою сторін. У випадках, передбачених законами та іншими нормативними правовими актами Російської Федерації, у трудовому договорі можуть міститися умови нерозголошення працівником відомостей, що становлять службову або комерційну таємницю, які стали відомими працівникові у зв'язку з виконанням ним своїх посадових обов'язків
- Особиста картка - заповнюється на кожного працівника організації в одному екземплярі. У ній містяться загальні відомості про працівника.
- Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу - складається у двох примірниках у відділі кадрів при оформленні переведення працівника з одного підрозділу в інший. Один примірник залишається у відділі кадрів, другий передається в бухгалтерію. Наказ візується керівником підрозділу і керівником організації. На зворотному боці дається довідка про незданих майнових цінностях.
- Наказ (розпорядження) про надання відпустки - застосовується для оформлення щорічної відпустки та відпусток інших видів. Містить необхідні відомості для розрахунку відпускних сум і утримань.
- Особовий рахунок - відкривається на кожного працівника в бухгалтерії: на лицьовій стороні міститься інформація про працівника для розрахунку нарахувань і утримань. На зворотному боці - всі види нарахувань і утримань за кожний місяць.
- Наказ розпорядження про припинення трудового договору - складається у двох примірниках у відділі кадрів і підписується керівником підрозділу і організації. У наказі вказують причину і підставу звільнення, номер і дату постанови. У формі міститься розрахунок за нарахованими і утримані сумам та наводяться дані про незданих майнових цінностях.
Дані обліку особистого складу є базою для обліку використання робочого часу та розрахунку фонду оплати праці.
Конкретно для працівників бухгалтерії названі документи поділяються на такі групи:
- Документи про рух по службі (прийом, звільнення, переведення, суміщення, заміщення, зміна оплати);
- Документи про додаткові виплати у вигляді разових премій, винагород, компенсацій та допомог;
- Документи на право відриву від основної роботи (відпустка, збори, навчання тощо);
- Інші документи даного профілю.
У зазначених документах необхідна присутність достатніх і необхідних відомостей про працівника, таких, як форма документа (наказ, розпорядження), його дата, номер, прізвище, ім'я, по батькові працівника, тип трудової угоди, посада, умови прийому, оклад, режим роботи, шифр виробничих витрат для відрахування нарахованої заробітної плати, підпис керівника організації.
Бухгалтерія додатково відкриває і веде по кожному табельної номером, тобто на кожного працюючого, ще особовий рахунок за формою № Т-54. Це основний документ аналітичного характеру, в якому за кожен місяць окремо реєструються всі відомості про суми нарахованої заробітної плати за її видами, заохочень, компенсацій, утримань, відрахувань і суми до видачі на руки (заборгованість за організацією). Фактично в особовому рахунку створюється база для заповнення розрахункової відомості по рядку з прізвищем і табельною номером даної особи. З огляду на те, що особовий рахунок заповнюється на основі первинних документів по заробітній платі, у ньому фіксуються кількість відпрацьованих годин, днів та інші довідкові дані, які служать згодом для різних розрахунків, забезпечуючи їх достовірність.
У тих організаціях, де за характером виробництва та умовами роботи запровадження п'ятиденного робочого тижня є недоцільним, на умовах і в порядку, передбачених статтею 46 КЗпП РФ, встановлюється шестиденний робочий тиждень з одним вихідним днем.
Святкові дні, які збігаються з вихідними днями, обумовлюють необхідність перенесення у відповідності зі статтею 65 КЗпП РФ цих вихідних днів на наступні після святкових робочі дні. Але при цьому, коли свято припадає на суботу, святковий робочий день (п'ятниця) скорочується на одну годину, а якщо на неділю - то таке скорочення не відбувається.
Для окремих категорій працівників, визначених умов праці і в окремі дні чинне трудове законодавство встановлює скорочену тривалість робочого часу.
Для працівників не досягли віку вісімнадцяти років, трудове законодавство встановлює залежно від їх віку скорочену тривалість робочого часу:
- У віці від 16 до 18 років - не більше 36 годин на тиждень;
- У віці від 15 до 16 років, а також для учнів віком від 14 до 15 років, які працюють в період канікул, - не більше 24 годин на тиждень.
Тривалість робочого часу учнів, які працюють протягом навчального року у вільний від навчання час, не може перевищувати половини вищевказаних норм для осіб відповідного віку (ст. 43).
Для працівників, зайнятих на роботах із шкідливими умовами праці, встановлюється скорочена тривалість робочого часу - не більше 36 годин на тиждень. Список виробництв, цехів, професій і посад із шкідливими умовами праці, робота в яких дає право на скорочену тривалість робочого часу, затверджується в порядку, встановленому законодавством (ст. 44).
Для окремих категорій працівників (учителів, лікарів, жінок, які працюють у сільській місцевості і на Півночі, інвалідів) законодавством також встановлюється скорочена тривалість робочого часу (ст. 45).
При роботі в нічний час встановлена тривалість роботи (зміни) скорочується на одну годину. Це правило не поширюється на працівників, для яких уже передбачено скорочення робочого часу (статті 44 і 45). Тривалість нічної роботи зрівнюється з денною в тих випадках, коли це необхідно за умовами виробництва, зокрема у безперервних виробництвах, а також на змінних роботах при шестиденному робочому тижні з одним вихідним днем.
До роботи в нічний час не допускаються: вагітні жінки та жінки, які мають дітей віком до трьох років; працівники молодше вісімнадцяти років; інші категорії працівників, відповідно до законодавства. Інваліди можуть залучатися до роботи в нічний час тільки з їхньої згоди і за умови, якщо така робота не заборонена їм медичними рекомендаціями. Нічним вважається час з 10 години вечора до 6 годин ранку (ст. 48).
Понаднормові роботи, як правило, не допускаються. Надурочними вважаються роботи понад встановлену тривалість робочого часу (статті 46 і 52). Адміністрація може застосовувати понаднормові роботи тільки у виняткових випадках, передбачених законодавством та статтею 55 КТ РФ. Надурочні роботи можуть провадитися лише з дозволу відповідного виборного профспілкового органу підприємства, установи, організації.
Трудове законодавство передбачає режими з «поденним», «тижневим» і «підсумованому» обліком робочого часу. Вони означають можливість реалізації різними способами встановленої норми тривалості робочого часу протягом певного календарного періоду. Відпрацьоване працівником час обліковується за кожен робочий день (робочий зміну), незалежно від виду режиму робочого часу.
Поденний облік застосовується при шестиденному робочому тижні і полягає в тому, що встановлена статтями 46 і 47 КЗпП РФ тривалість щоденної роботи реалізується розпорядком чи графіком без відхилень у кожен робочий день.
При шестиденному робочому тижні тривалість щоденної роботи не може перевищувати: 7 годин - при тижневій нормі 40 годин, 6 годин - при тижневій нормі 36 годин і 4 години - при тижневій нормі 24 години.
Напередодні святкових днів, передбачених статтею 65 КЗпП РФ, тривалість роботи службовців (крім працівників, що мають скорочену тривалість робочого часу відповідно до статей 43-45 КЗпП РФ) скорочується на одну годину як при п'ятиденному, так і при шестиденному робочому тижні.
Напередодні вихідних днів тривалість роботи при шестиденному робочому тижні не може перевищувати 6 годин.
При поденно обліку робота понад робочого дня визнається понаднормовою роботою (статті 54-56 КЗпП РФ). Вона оплачується в порядку, встановленому статтею 88 КЗпП РФ, і не може компенсуватися недоробкою в інші дні або наданням відгулів.
Приклад: Графік роботи при поденно обліку на довільно обрану робочий тиждень може виглядати наступним чином:
Числа (дні) тижня 1 2 3 4 5 6 7
Кількість робочих годин 7 7 7 7 7 5 У
Примітка: «В» - вихідний день неділя.
Таким чином, у наведеному графіку дотримано умову статті 43 КЗпП РФ, якою встановлено, що нормальна тривалість робочого часу працівників в організаціях не може перевищувати 40 годин на тиждень.
Тижневий облік полягає в тому, що встановлена трудовим законодавством норма тривалості робочого тижня, яка вказана в статтях 42-45 КЗпП РФ, реалізується графіком або розпорядком в рамках кожної календарного тижня з повною кількістю робочих днів.
Такий облік має місце тоді, коли закон унормовує безпосередньо тільки робочий тиждень, а тривалість щоденної роботи визначається графіком (розпорядком) з дотриманням тижневої норми годин. Він притаманний п'ятиденного робочого тижня з двома вихідними днями. При загальній тривалості п'яти робочих днів, що дорівнює в сумі 40 годинах (при нормальній тривалості робочого тижня) і 36, 24 годинах (при роботі на умовах скороченої тривалості робочого часу).
При тижневому обліку робота понад норми робочого тижня визнається понаднормовою роботою, вона оплачується у встановленому для понаднормових робіт порядку і не може компенсуватися шляхом скорочення тривалості щоденної роботи в інші тижні або наданням відгулів.
Підсумований облік робочого часу є спеціальним порядком розподілу та обліку робочого часу, який дозволяє враховувати тривалість відпрацьованого часу на добу і тиждень, у тих випадках, коли воно відхиляється від встановленої трудовим законодавством норми. При цьому вводиться й організується суворий облік робочого часу і часу відпочинку.
Можливість запровадження підсумованого обліку робочого часу на підприємствах і в організаціях, що мають певну специфіку роботи (транспорт, зв'язок, торгівля), регламентована статтею 52 КЗпП РФ, якою визначено, що «на безперервно діючих підприємствах, в установах, організаціях, а також в окремих виробництвах , цехах, дільницях, відділеннях і на деяких видах робіт, де за умовами виробництва (роботи) не може бути дотримана встановлена для даної категорії працівників щоденна або щотижнева тривалість робочого часу, допускається за погодженням з відповідним вибором профспілковим органом підприємства, установи, організації запровадження сумарного обліку робочого часу, з тим, щоб тривалість робочого часу за обліковий період не перевищувала нормального числа робочих годин (статті 42-45).
При підсумованому обліку робочого часу обліковими буде календарний період (проміжок часу), протягом якого повинна бути в середньому дотримана встановлена трудовим законодавством для даної категорії працівників, тривалість робочого дня і робочого тижня.
Обліковий період за рішенням організації може вимірюватися тижнем, місяцем, кварталом, півріччям або роком і охоплювати як робочий час, так і години роботи у вихідні, святкові дні та час відпочинку. При цьому щоденна та щотижнева тривалість робочого часу за графіком може в певних межах відкланятися від норми годин робочого дня і робочого тижня. Виникаючі у зв'язку з цим недоробка або переробка балансуються в рамках облікового періоду таким чином, щоб сума годин роботи за графіком за обліковий період дорівнювала нормі годині цього періоду. При підсумованому обліку робочого часу, як правило, робота проводиться за графіками, тривалість змін у яких встановлюється заздалегідь і є обов'язковою для кожного дня роботи.
Разом з тим, при певній специфіці виробництва, наприклад у водіїв автомобілів, коли у них в силу складаються дорожніх умов, несвоєчасність проведення вантажно-розвантажувальних робіт, технічного стану рухомого складу та інших причин, фактична тривалість щоденної роботи в окремі дні може не збігатися з тривалістю зміни за графіком, застосовується інший різновид підсумованого обліку, при якій, у випадку переробки в одні дні, вона погашається шляхом скорочення часу роботи в інші дні або наданням додаткового часу (днів) відпочинку в рамках даного облікового періоду.
4. Функціональні можливості систем обліку персоналу
Як правило, подібні системи мають модульну побудову.
До основних модулів, які є практично у всіх системах, можна віднести нижченаведені:
Штатний розклад. Основне завдання модуля - опис організаційної структури компанії. Тут вводиться інформація про організаційний поділі та штатному розкладі.
Облік кадрів. Основні завдання модуля - ведення всієї облікової роботи з персоналу за допомогою автоматизованого виконання операцій по прийому, переміщенню, звільненню працівників, а також з підготовки та обліку наказів, формування різноманітних списків і звітних документів. Дані про відпустки, лікарняних та пільги персоналу, що вводяться в цей модуль, є вихідними для розрахунку заробітної плати працівників підприємства. Користувачі системи можуть отримувати довільні звіти з будь-якої інформації, введеної в базу даних.
Табельний облік. За допомогою модуля ведеться облік робочого часу або формується табель за певний період часу з урахуванням неявок (відпусток, лікарняних, відряджень тощо), введений у відділі кадрів. Табель можна формувати як по підрозділах, так і по всьому підприємству в цілому. Дані з цього модуля передаються в модуль «Розрахунок заробітної плати» в якості вихідних для нарахування заробітної плати.
Розрахунок заробітної плати. Модуль призначений для автоматизації розрахунку заробітної плати співробітників підприємства, формування на підставі проведеного розрахунку різних звітних документів, автоматичного формування проводок, що відображають на бухгалтерських рахунках підприємства витрати на оплату праці співробітників.
Облік в Пенсійному фонді Росії. Основним призначенням модуля є автоматизація персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб та формування звітності для Пенсійного фонду РФ.
Адміністратор системи. Основним призначенням модуля є налаштування роботи системи та організація розмежування доступу користувачів. Традиційно користувачами системи є керівники підприємств, менеджери та інспектори відділу кадрів, співробітники табельних бюро та військово-облікових столів, інспектори відділів праці і заробітної плати, головні бухгалтери та розраховувачі розрахункових груп.
Між собою системи цієї групи різняться гнучкістю настройки модулів і зручністю роботи користувачів. У різних розробників різна швидкість виходу нових версій, які підтримують зміни законодавства і враховують побажання клієнтів. Розрізняються обчислювальні можливості систем - деякі системи можуть розраховувати заробітну плату тільки для невеликих підприємств, тоді як інші успішно справляються з розрахунком у компаніях, де працюють десятки тисяч людей. Багато замовників хочуть мати комплексну систему, а значить, постачальники систем управління персоналом повинні забезпечити стикування з програмними продуктами інших фірм, особливо це стосується систем фінансово-господарської діяльності або відповідних модулів ERP-систем. Реальність нашого часу - це холдингові компанії, а отже, система має ефективно працювати в розподіленій структурі, причому як з виділеними каналами зв'язку, так і при їх відсутності.
Приклади систем обліку персоналу:
Програмний комплекс "АІТ: \ Управління персоналом" складається з модулів:
· Зарплата - програма зарплата здійснює остаточний розрахунок заробітної плати і повний аналіз витрат на персонал. "АІТ: \ Зарплата" інтегрований з усіма відомими фінансовими системами, що дозволяє передавати всю необхідну інформацію про витрати на персонал з деталізацією і угрупуванням даних по будь-якими параметрами.
· Кадри - програма кадри автоматизує документообіг відділу кадрів, що виводить на новий рівень управління кадрами. Модуль формує всі вихідні форми, необхідні для ефективної роботи менеджера з персоналу, спрощує обробку великих обсягів кадрової інформації й істотно знижує трудовитрати на виконання рутинних робіт.
· Табель - програма табель робочого часу призначена для обліку робочого часу на підприємстві. Аналіз робочого часу дозволяє одержати структуру використання відпрацьованого часу і неявок по підрозділах, підприємству в цілому або довільним групам співробітників з урахуванням декількох рівнів аналітики.
· Компетенція - програма по розробці моделей компетенції персоналу, створення центру компетенцій та профілів компетенцій.
· ПФР - програма персоніфікований пенсійний облік повністю забезпечує автоматизоване складання звітності для ПФР РФ. На підставі персоніфікованих відомостей відповідно до правил ПФР формуються звітні документи і створюються текстові файли для передачі інформації в ПФР.
"1С: Зарплата і Управління Персоналом 8 "- це програма масового призначення для комплексної автоматизації розрахунку заробітної плати і реалізації кадрової політики підприємств та організацій. Вона успішно застосовується в кадрових службах і бухгалтеріях, а також в інших підрозділах, в завдання яких входить організація ефективної роботи персоналу.
"1С: Зарплата і Управління Персоналом 8" - це готове до роботи рішення, в якому враховані вимоги законодавства, реальна практика роботи підприємств і світові тенденції розвитку методів мотивації та управління персоналом.
Прикладне рішення "1С: Зарплата і Управління Персоналом 8" автоматизує вирішення наступних завдань:
· Розрахунок заробітної плати;
· Управління фінансовою мотивацією персоналу;
· Вирахування регламентованих законодавством податків і внесків з фонду оплати праці;
· Відображення нарахованої зарплати і податків у витратах підприємства;
· Управління грошовими розрахунками з персоналом, включаючи депонування;
· Облік кадрів й аналізу кадрового складу;
· Автоматизація кадрового діловодства;
· Планування потреб в персоналі;
· Забезпечення бізнесу кадрами;
· Управління компетенціями, навчанням, атестаціями працівників.
Література
1. www.cfin.ru/divss/pmix/2002-1/04.shtml
2. www.aitsoft.ru
3. www.cfin.ru/divss/pmix/2002-1/04.shtml
4. www.consultant.ru/popular/kzot/
5. Вещунова Н.Л., Фоміна Л.Ф. Самовчитель по бухгалтерському і податковому обліку. - 3-е изд., Перераб. і доп. - М.: ТК Велбі, Вид-во Проспект, 2003 ..
6. ТК РФ
Зміст
1. Класифікація особового складу підприємства
2. Облік персоналу підприємства
3. Облік використання робочого часу
4. Функціональні можливості систем обліку персоналу
Література
1. Класифікація особового складу підприємства
Для ефективної роботи організації необхідно вести ретельний облік працюючих на підприємстві. Тільки маючи повні і достовірні дані про кількість працівників, а також про їх структуру, можливо розрахувати трудові показники організації, такі як середньоспискову чисельність працівників, кількість працівників кожної категорії.
У залежності від сфери прикладання праці персонал організації поділяють на виробничий і невиробничий
Виробничий - це персонал основної діяльності. До його складу включаються працівники: основних і допоміжних цехів; підсобних виробництв: лісозаготівель, торфорозробок, кар'єрів тощо; науково-дослідних, конструкторських, технологічних підрозділів; обчислювальних центрів, усіх видів охорони; управління та ін
Невиробничий персонал - це персонал неосновної діяльності. До складу невиробничого персоналу включаються працівники: підсобних сільськогосподарських підприємств; житлового господарства; комунальних підприємств; медичних установ; оздоровчих установ, відпочинку, фізичної культури, культури, туризму, виховання, освіти тощо;
Усі працюючі в організації розрізняються за категоріями персоналу: робітники; керівники; спеціалісти; службовці.
Робітники - це особи, безпосередньо зайняті у процесі створення матеріальних цінностей, а також зайняті ремонтом, переміщенням вантажів, перевезенням пасажирів, наданням матеріальних послуг. До них відносяться: працівники, зайняті управління, регулюванням і наглядом за роботою автоматів, ліній тощо; працівники, зайняті виготовленням матеріальних цінностей; працівники, зайняті переміщенням, навантаженням, розвантаженням; працівники, зайняті доглядом за машинами; машиністи, водії, кочегари і ін; листоноші, телеграфісти та ін; оператори ЕОМ; двірники, прибиральники, кур'єри, гардеробники, сторожа.
Керівники - це управлінські працівники, до складу яких включаються: директори, начальники, що управляють, завідувачі, майстра тощо; головні фахівці.
Спеціалісти - це працівники, зайняті інженерно-технічними, економічними та іншими роботами: інженери, економісти та ін
Службовці - це працівники, що здійснюють підготовку та оформлення документації, облік, контроль: агенти, архіваріуси, касири, копировщики, секретарі, табельщики, обліковці та ін
Працівники організації включаються в списковий та позаспискових склад.
У обліковий склад працівників включаються всі працівники, прийняті на постійну, сезонну, а також на тимчасову роботу. Не включаються до облікового складу працівники, які не перебувають у штаті організації, залучені за трудовою угодою для виконання разових робіт, сумісники.
Урахуванням особового складу персоналу організації займаються кадрова служба та особи, на це уповноважені.
2. Облік персоналу підприємства
Для обліку особистого складу використовують спеціальні Форми первинних облікових документів:
- Наказ (розпорядження) про прийом на роботу - складається на кожного члена трудового колективу працівником відділу кадрів або особою, відповідальною за прийом на роботу. На обробленої боці наказу керівник вказує в якості кого може бути використаний новий працівник, його розряд, випробувальний термін. Після цього наказ візується відповідно службі з метою підтвердження окладу та її відповідності зі штатним розкладом і підписується керівником організації. З наказом знайомлять працівника.
Трудовий договір (контракт) є угода між працівником і роботодавцем (фізичною чи юридичною особою), за якою працівник зобов'язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікації чи посади підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, а працедавець (фізична або юридична особа) зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, передбачені законодавством про працю, колективним договором та угодою сторін. У випадках, передбачених законами та іншими нормативними правовими актами Російської Федерації, у трудовому договорі можуть міститися умови нерозголошення працівником відомостей, що становлять службову або комерційну таємницю, які стали відомими працівникові у зв'язку з виконанням ним своїх посадових обов'язків
- Особиста картка - заповнюється на кожного працівника організації в одному екземплярі. У ній містяться загальні відомості про працівника.
- Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу - складається у двох примірниках у відділі кадрів при оформленні переведення працівника з одного підрозділу в інший. Один примірник залишається у відділі кадрів, другий передається в бухгалтерію. Наказ візується керівником підрозділу і керівником організації. На зворотному боці дається довідка про незданих майнових цінностях.
- Наказ (розпорядження) про надання відпустки - застосовується для оформлення щорічної відпустки та відпусток інших видів. Містить необхідні відомості для розрахунку відпускних сум і утримань.
- Особовий рахунок - відкривається на кожного працівника в бухгалтерії: на лицьовій стороні міститься інформація про працівника для розрахунку нарахувань і утримань. На зворотному боці - всі види нарахувань і утримань за кожний місяць.
- Наказ розпорядження про припинення трудового договору - складається у двох примірниках у відділі кадрів і підписується керівником підрозділу і організації. У наказі вказують причину і підставу звільнення, номер і дату постанови. У формі міститься розрахунок за нарахованими і утримані сумам та наводяться дані про незданих майнових цінностях.
| Номер уніфікованої форми | Найменування форми | |
| Т-1 | Наказ про прийом на роботу | |
| Т-2 | Особиста картка | |
| Т-5 | Наказ про переведення на іншу роботу | |
| Т-6 | Наказ про надання відпустки | |
| Т-8 | Наказ про припинення трудового договору | |
| Т-9 | Наказ про направлення у відрядження | |
| Т-13 | Табель обліку використання робочого часу |
Конкретно для працівників бухгалтерії названі документи поділяються на такі групи:
- Документи про рух по службі (прийом, звільнення, переведення, суміщення, заміщення, зміна оплати);
- Документи про додаткові виплати у вигляді разових премій, винагород, компенсацій та допомог;
- Документи на право відриву від основної роботи (відпустка, збори, навчання тощо);
- Інші документи даного профілю.
У зазначених документах необхідна присутність достатніх і необхідних відомостей про працівника, таких, як форма документа (наказ, розпорядження), його дата, номер, прізвище, ім'я, по батькові працівника, тип трудової угоди, посада, умови прийому, оклад, режим роботи, шифр виробничих витрат для відрахування нарахованої заробітної плати, підпис керівника організації.
Бухгалтерія додатково відкриває і веде по кожному табельної номером, тобто на кожного працюючого, ще особовий рахунок за формою № Т-54. Це основний документ аналітичного характеру, в якому за кожен місяць окремо реєструються всі відомості про суми нарахованої заробітної плати за її видами, заохочень, компенсацій, утримань, відрахувань і суми до видачі на руки (заборгованість за організацією). Фактично в особовому рахунку створюється база для заповнення розрахункової відомості по рядку з прізвищем і табельною номером даної особи. З огляду на те, що особовий рахунок заповнюється на основі первинних документів по заробітній платі, у ньому фіксуються кількість відпрацьованих годин, днів та інші довідкові дані, які служать згодом для різних розрахунків, забезпечуючи їх достовірність.
3. Облік використання робочого часу
Відповідно до ст. 91 Трудового кодексу РФ, робочий час - це час, протягом якого працівник відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку організації і умов трудового договору повинен виконувати трудові обов'язки, а також інші періоди часу, які відповідно до законів і іншими нормативними правовими актами відносяться до робочого часу. Нормальна тривалість робочого часу не може перевищувати 40 годин на тиждень. Роботодавець зобов'язаний вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником.
Облік використання робочого часу ведеться в табелях обліку використання робочого часу, в річних табельних картках і т.п. Табелі відкриваються чи з організації в цілому (невеликі підприємства), або за її структурним підрозділам і категоріям працюючих.
Вони необхідні не тільки для обліку використання робочого часу всіх категорій працюючих, а й для контролю за дотриманням персоналом встановленого режиму робочого часу, розрахунків з ним по заробітній платі і отримання даних про відпрацьований час, а також складання статистичної звітності з праці.
Табель складається в одному примірнику уповноваженим на це особою, підписуються керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби і передається в розрахунковий відділ бухгалтерії два рази на місяць: для коригування суми виплати за першу половину місяця (авансу) і для розрахунку заробітної плати за місяць. Облік явок на роботу і використання робочого часу здійснюється в табелі методом суцільної реєстрації, тобто позначки всіх з'явилися, які не з'явилися, запізнень і т.п., або шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень і т.д.). Інструкція щодо заповнення уніфікованих форм федерального державного статистичного спостереження, затвердженої наказом Мінстату України від 19.01.2000 р. № 4.
Відмітки в табелі про причини неявок на роботу, роботі в режимі неповного робочого часу або за межами нормальної тривалості робочого часу з ініціативи працівника або роботодавця, скороченої тривалості робочого часу та ін виробляються на підставі документів, оформлених належним чином (листок непрацездатності, довідка про виконання державних або громадських обов'язків, письмове попередження про просте, заяву про сумісництво, письмова згода працівника на понаднормову роботу у випадках, встановлених законодавством та ін.)
На титульному аркуші табеля дані умовні позначення відпрацьованого і невідпрацьованого часу. Кількість днів і годин вказується з одним десятковим знаком. При обробці облікових даних користуються цифровим кодом.
Для складання звіту з праці на останній сторінці табеля представлені таблиця щоденного обліку використання часу і підсумковий рядок за місяць. Ці ж дані використовуються для аналізу організації праці в підрозділах, відділах і по організації в цілому (за ним розраховується відсоток виконання нормованих завдань робітників-відрядників і т.п.),
В організаціях може застосовуватися одна з двох форм табеля обліку використання робочого часу: форма № Т-12 (призначена для обліку використання робочого часу і для розрахунку заробітної плати) та форма № Т-13, призначена тільки для обліку використання робочого часу.
Відповідно до діючого в даний час трудовому законодавству для працівників установлюється п'ятиденний робочий тиждень з двома вихідними днями. При п'ятиденному робочому тижні тривалість щоденної роботи (зміни) визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку або графіками змінності, затверджуваними адміністрацією організації, з урахуванням специфіки роботи, думки трудового колективу і з додержанням установленої законодавством тривалості робочого тижня.У тих організаціях, де за характером виробництва та умовами роботи запровадження п'ятиденного робочого тижня є недоцільним, на умовах і в порядку, передбачених статтею 46 КЗпП РФ, встановлюється шестиденний робочий тиждень з одним вихідним днем.
Святкові дні, які збігаються з вихідними днями, обумовлюють необхідність перенесення у відповідності зі статтею 65 КЗпП РФ цих вихідних днів на наступні після святкових робочі дні. Але при цьому, коли свято припадає на суботу, святковий робочий день (п'ятниця) скорочується на одну годину, а якщо на неділю - то таке скорочення не відбувається.
Для окремих категорій працівників, визначених умов праці і в окремі дні чинне трудове законодавство встановлює скорочену тривалість робочого часу.
Для працівників не досягли віку вісімнадцяти років, трудове законодавство встановлює залежно від їх віку скорочену тривалість робочого часу:
- У віці від 16 до 18 років - не більше 36 годин на тиждень;
- У віці від 15 до 16 років, а також для учнів віком від 14 до 15 років, які працюють в період канікул, - не більше 24 годин на тиждень.
Тривалість робочого часу учнів, які працюють протягом навчального року у вільний від навчання час, не може перевищувати половини вищевказаних норм для осіб відповідного віку (ст. 43).
Для працівників, зайнятих на роботах із шкідливими умовами праці, встановлюється скорочена тривалість робочого часу - не більше 36 годин на тиждень. Список виробництв, цехів, професій і посад із шкідливими умовами праці, робота в яких дає право на скорочену тривалість робочого часу, затверджується в порядку, встановленому законодавством (ст. 44).
Для окремих категорій працівників (учителів, лікарів, жінок, які працюють у сільській місцевості і на Півночі, інвалідів) законодавством також встановлюється скорочена тривалість робочого часу (ст. 45).
При роботі в нічний час встановлена тривалість роботи (зміни) скорочується на одну годину. Це правило не поширюється на працівників, для яких уже передбачено скорочення робочого часу (статті 44 і 45). Тривалість нічної роботи зрівнюється з денною в тих випадках, коли це необхідно за умовами виробництва, зокрема у безперервних виробництвах, а також на змінних роботах при шестиденному робочому тижні з одним вихідним днем.
До роботи в нічний час не допускаються: вагітні жінки та жінки, які мають дітей віком до трьох років; працівники молодше вісімнадцяти років; інші категорії працівників, відповідно до законодавства. Інваліди можуть залучатися до роботи в нічний час тільки з їхньої згоди і за умови, якщо така робота не заборонена їм медичними рекомендаціями. Нічним вважається час з 10 години вечора до 6 годин ранку (ст. 48).
Понаднормові роботи, як правило, не допускаються. Надурочними вважаються роботи понад встановлену тривалість робочого часу (статті 46 і 52). Адміністрація може застосовувати понаднормові роботи тільки у виняткових випадках, передбачених законодавством та статтею 55 КТ РФ. Надурочні роботи можуть провадитися лише з дозволу відповідного виборного профспілкового органу підприємства, установи, організації.
Трудове законодавство передбачає режими з «поденним», «тижневим» і «підсумованому» обліком робочого часу. Вони означають можливість реалізації різними способами встановленої норми тривалості робочого часу протягом певного календарного періоду. Відпрацьоване працівником час обліковується за кожен робочий день (робочий зміну), незалежно від виду режиму робочого часу.
Поденний облік застосовується при шестиденному робочому тижні і полягає в тому, що встановлена статтями 46 і 47 КЗпП РФ тривалість щоденної роботи реалізується розпорядком чи графіком без відхилень у кожен робочий день.
При шестиденному робочому тижні тривалість щоденної роботи не може перевищувати: 7 годин - при тижневій нормі 40 годин, 6 годин - при тижневій нормі 36 годин і 4 години - при тижневій нормі 24 години.
Напередодні святкових днів, передбачених статтею 65 КЗпП РФ, тривалість роботи службовців (крім працівників, що мають скорочену тривалість робочого часу відповідно до статей 43-45 КЗпП РФ) скорочується на одну годину як при п'ятиденному, так і при шестиденному робочому тижні.
Напередодні вихідних днів тривалість роботи при шестиденному робочому тижні не може перевищувати 6 годин.
При поденно обліку робота понад робочого дня визнається понаднормовою роботою (статті 54-56 КЗпП РФ). Вона оплачується в порядку, встановленому статтею 88 КЗпП РФ, і не може компенсуватися недоробкою в інші дні або наданням відгулів.
Приклад: Графік роботи при поденно обліку на довільно обрану робочий тиждень може виглядати наступним чином:
Числа (дні) тижня 1 2 3 4 5 6 7
Кількість робочих годин 7 7 7 7 7 5 У
Примітка: «В» - вихідний день неділя.
Таким чином, у наведеному графіку дотримано умову статті 43 КЗпП РФ, якою встановлено, що нормальна тривалість робочого часу працівників в організаціях не може перевищувати 40 годин на тиждень.
Тижневий облік полягає в тому, що встановлена трудовим законодавством норма тривалості робочого тижня, яка вказана в статтях 42-45 КЗпП РФ, реалізується графіком або розпорядком в рамках кожної календарного тижня з повною кількістю робочих днів.
Такий облік має місце тоді, коли закон унормовує безпосередньо тільки робочий тиждень, а тривалість щоденної роботи визначається графіком (розпорядком) з дотриманням тижневої норми годин. Він притаманний п'ятиденного робочого тижня з двома вихідними днями. При загальній тривалості п'яти робочих днів, що дорівнює в сумі 40 годинах (при нормальній тривалості робочого тижня) і 36, 24 годинах (при роботі на умовах скороченої тривалості робочого часу).
При тижневому обліку робота понад норми робочого тижня визнається понаднормовою роботою, вона оплачується у встановленому для понаднормових робіт порядку і не може компенсуватися шляхом скорочення тривалості щоденної роботи в інші тижні або наданням відгулів.
Підсумований облік робочого часу є спеціальним порядком розподілу та обліку робочого часу, який дозволяє враховувати тривалість відпрацьованого часу на добу і тиждень, у тих випадках, коли воно відхиляється від встановленої трудовим законодавством норми. При цьому вводиться й організується суворий облік робочого часу і часу відпочинку.
Можливість запровадження підсумованого обліку робочого часу на підприємствах і в організаціях, що мають певну специфіку роботи (транспорт, зв'язок, торгівля), регламентована статтею 52 КЗпП РФ, якою визначено, що «на безперервно діючих підприємствах, в установах, організаціях, а також в окремих виробництвах , цехах, дільницях, відділеннях і на деяких видах робіт, де за умовами виробництва (роботи) не може бути дотримана встановлена для даної категорії працівників щоденна або щотижнева тривалість робочого часу, допускається за погодженням з відповідним вибором профспілковим органом підприємства, установи, організації запровадження сумарного обліку робочого часу, з тим, щоб тривалість робочого часу за обліковий період не перевищувала нормального числа робочих годин (статті 42-45).
При підсумованому обліку робочого часу обліковими буде календарний період (проміжок часу), протягом якого повинна бути в середньому дотримана встановлена трудовим законодавством для даної категорії працівників, тривалість робочого дня і робочого тижня.
Обліковий період за рішенням організації може вимірюватися тижнем, місяцем, кварталом, півріччям або роком і охоплювати як робочий час, так і години роботи у вихідні, святкові дні та час відпочинку. При цьому щоденна та щотижнева тривалість робочого часу за графіком може в певних межах відкланятися від норми годин робочого дня і робочого тижня. Виникаючі у зв'язку з цим недоробка або переробка балансуються в рамках облікового періоду таким чином, щоб сума годин роботи за графіком за обліковий період дорівнювала нормі годині цього періоду. При підсумованому обліку робочого часу, як правило, робота проводиться за графіками, тривалість змін у яких встановлюється заздалегідь і є обов'язковою для кожного дня роботи.
Разом з тим, при певній специфіці виробництва, наприклад у водіїв автомобілів, коли у них в силу складаються дорожніх умов, несвоєчасність проведення вантажно-розвантажувальних робіт, технічного стану рухомого складу та інших причин, фактична тривалість щоденної роботи в окремі дні може не збігатися з тривалістю зміни за графіком, застосовується інший різновид підсумованого обліку, при якій, у випадку переробки в одні дні, вона погашається шляхом скорочення часу роботи в інші дні або наданням додаткового часу (днів) відпочинку в рамках даного облікового періоду.
4. Функціональні можливості систем обліку персоналу
Як правило, подібні системи мають модульну побудову.
До основних модулів, які є практично у всіх системах, можна віднести нижченаведені:
Штатний розклад. Основне завдання модуля - опис організаційної структури компанії. Тут вводиться інформація про організаційний поділі та штатному розкладі.
Облік кадрів. Основні завдання модуля - ведення всієї облікової роботи з персоналу за допомогою автоматизованого виконання операцій по прийому, переміщенню, звільненню працівників, а також з підготовки та обліку наказів, формування різноманітних списків і звітних документів. Дані про відпустки, лікарняних та пільги персоналу, що вводяться в цей модуль, є вихідними для розрахунку заробітної плати працівників підприємства. Користувачі системи можуть отримувати довільні звіти з будь-якої інформації, введеної в базу даних.
Табельний облік. За допомогою модуля ведеться облік робочого часу або формується табель за певний період часу з урахуванням неявок (відпусток, лікарняних, відряджень тощо), введений у відділі кадрів. Табель можна формувати як по підрозділах, так і по всьому підприємству в цілому. Дані з цього модуля передаються в модуль «Розрахунок заробітної плати» в якості вихідних для нарахування заробітної плати.
Розрахунок заробітної плати. Модуль призначений для автоматизації розрахунку заробітної плати співробітників підприємства, формування на підставі проведеного розрахунку різних звітних документів, автоматичного формування проводок, що відображають на бухгалтерських рахунках підприємства витрати на оплату праці співробітників.
Облік в Пенсійному фонді Росії. Основним призначенням модуля є автоматизація персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб та формування звітності для Пенсійного фонду РФ.
Адміністратор системи. Основним призначенням модуля є налаштування роботи системи та організація розмежування доступу користувачів. Традиційно користувачами системи є керівники підприємств, менеджери та інспектори відділу кадрів, співробітники табельних бюро та військово-облікових столів, інспектори відділів праці і заробітної плати, головні бухгалтери та розраховувачі розрахункових груп.
Між собою системи цієї групи різняться гнучкістю настройки модулів і зручністю роботи користувачів. У різних розробників різна швидкість виходу нових версій, які підтримують зміни законодавства і враховують побажання клієнтів. Розрізняються обчислювальні можливості систем - деякі системи можуть розраховувати заробітну плату тільки для невеликих підприємств, тоді як інші успішно справляються з розрахунком у компаніях, де працюють десятки тисяч людей. Багато замовників хочуть мати комплексну систему, а значить, постачальники систем управління персоналом повинні забезпечити стикування з програмними продуктами інших фірм, особливо це стосується систем фінансово-господарської діяльності або відповідних модулів ERP-систем. Реальність нашого часу - це холдингові компанії, а отже, система має ефективно працювати в розподіленій структурі, причому як з виділеними каналами зв'язку, так і при їх відсутності.
Приклади систем обліку персоналу:
Програмний комплекс "АІТ: \ Управління персоналом" складається з модулів:
· Зарплата - програма зарплата здійснює остаточний розрахунок заробітної плати і повний аналіз витрат на персонал. "АІТ: \ Зарплата" інтегрований з усіма відомими фінансовими системами, що дозволяє передавати всю необхідну інформацію про витрати на персонал з деталізацією і угрупуванням даних по будь-якими параметрами.
· Кадри - програма кадри автоматизує документообіг відділу кадрів, що виводить на новий рівень управління кадрами. Модуль формує всі вихідні форми, необхідні для ефективної роботи менеджера з персоналу, спрощує обробку великих обсягів кадрової інформації й істотно знижує трудовитрати на виконання рутинних робіт.
· Табель - програма табель робочого часу призначена для обліку робочого часу на підприємстві. Аналіз робочого часу дозволяє одержати структуру використання відпрацьованого часу і неявок по підрозділах, підприємству в цілому або довільним групам співробітників з урахуванням декількох рівнів аналітики.
· Компетенція - програма по розробці моделей компетенції персоналу, створення центру компетенцій та профілів компетенцій.
· ПФР - програма персоніфікований пенсійний облік повністю забезпечує автоматизоване складання звітності для ПФР РФ. На підставі персоніфікованих відомостей відповідно до правил ПФР формуються звітні документи і створюються текстові файли для передачі інформації в ПФР.
"1С: Зарплата і Управління Персоналом 8 "- це програма масового призначення для комплексної автоматизації розрахунку заробітної плати і реалізації кадрової політики підприємств та організацій. Вона успішно застосовується в кадрових службах і бухгалтеріях, а також в інших підрозділах, в завдання яких входить організація ефективної роботи персоналу.
"1С: Зарплата і Управління Персоналом 8" - це готове до роботи рішення, в якому враховані вимоги законодавства, реальна практика роботи підприємств і світові тенденції розвитку методів мотивації та управління персоналом.
Прикладне рішення "1С: Зарплата і Управління Персоналом 8" автоматизує вирішення наступних завдань:
· Розрахунок заробітної плати;
· Управління фінансовою мотивацією персоналу;
· Вирахування регламентованих законодавством податків і внесків з фонду оплати праці;
· Відображення нарахованої зарплати і податків у витратах підприємства;
· Управління грошовими розрахунками з персоналом, включаючи депонування;
· Облік кадрів й аналізу кадрового складу;
· Автоматизація кадрового діловодства;
· Планування потреб в персоналі;
· Забезпечення бізнесу кадрами;
· Управління компетенціями, навчанням, атестаціями працівників.
Література
1. www.cfin.ru/divss/pmix/2002-1/04.shtml
2. www.aitsoft.ru
3. www.cfin.ru/divss/pmix/2002-1/04.shtml
4. www.consultant.ru/popular/kzot/
5. Вещунова Н.Л., Фоміна Л.Ф. Самовчитель по бухгалтерському і податковому обліку. - 3-е изд., Перераб. і доп. - М.: ТК Велбі, Вид-во Проспект, 2003 ..
6. ТК РФ