Федеральне агентство з освіти РФ
НОУ СПО Іркутський коледж економіки і туризму
Реферат
З дисципліни: Інформатика
На тему: Звіти Microsoft Office Access
Роботу виконав:
Студент групи Т-09-2
Щоголєв Олександр
Перевірив викладач:
Болохоева Олена Миколаївна
Іркутськ 2010
Зміст
Введення
Глава 1. Створення звіту як об'єкта бази даних
1.1 Структура звіту в режимі Конструктора
1.2 Способи створення звіту
1.3 Створення звіту
Глава 2. База даних «Співробітники ресторану ВасабіКо»
2.1 Запити
2.1.1 Пошук людей, що проживають в Іркутську
1.1.2 Пошук людей, які не проживають в Іркутську
1.1.3 Пошук по наявності телефону
1.1.4 Пошук народилися в 19 ** році
1.1.5 Пошук працівників, що мають сан. книжки
1.1.6 Пошук тільки офіціантів
1.1.7 Запит на збільшення З / П на певний відсоток
1.1.8 Пошук за прізвищем клієнта
1.1.9 Пошук по наявності телефону клієнта
1.1.10 Пошук персоналу на прізвище
Введення
З самого початку розвитку обчислювальної техніки утворилися два основних напрямки її використання.
Перший напрямок - застосування обчислювальної техніки для виконання чисельних розрахунків, які занадто довго або взагалі неможливо робити вручну.
Другий напрямок - це використання засобів обчислювальної техніки в автоматичних чи автоматизованих інформаційних системах.
СУБД Access (фірма Microsoft) має досить високі швидкісні характеристики і входить до складу надзвичайно популярного в нашій країні і за кордоном пакету Microsoft Office. Набір команд і функцій, запропонованих розробникам програмних продуктів у сфері Access, за потужністю та гнучкості відповідає будь-яким сучасним вимогам до представлення і обробки даних. Засоби Access з розробки звітів призначені для створення макету звіту, за яким може бути здійснено виведення даних з таблиць у вигляді вихідного друкованого документа. Ці засоби дозволяють конструювати звіт складної структури, що забезпечує виведення взаємозв'язаних даних з багатьох таблиць. При цьому можуть бути виконані найвищі вимоги до оформлення документа.
. Створення звіту як об'єкта бази даних
Звіт - це форматований представлення даних, яке виводиться на екран, до друку або файл. Вони дозволяють витягти з бази потрібні відомості та подати їх у вигляді, зручному для сприйняття, а також надають широкі можливості для узагальнення та аналізу даних.
При друкування таблиць і запитів інформація видається практично в тому вигляді, в якому зберігається. Часто виникає необхідність представити дані у вигляді звітів, які мають традиційний вигляд і легко читаються. Докладний звіт включає всю інформацію з таблиці або запиту, але містить заголовки і розбитий на сторінки із зазначенням верхніх і нижніх колонтитулів.
Структура звіту в режимі Конструктора
Microsoft Access відображає у звіті дані з запиту чи таблиці, додаючи до них текстові елементи, які спрощують його сприйняття.
До числа таких елементів відносяться:
Заголовок. Цей розділ друкується лише у верхній частині першої сторінки звіту. Використовується для виводу даних, таких як текст заголовка звіту, дата або констатуюча частина тексту документа, які слід надрукувати один раз на початку звіту. Щоб додати або видалити області заголовка звіту необхідно вибрати в меню Вид команду Заголовок / примітка звіту.
Верхній колонтитул. Використовується для виводу даних, таких як заголовки стовпців, дати або номери сторінок, які друкуються зверху на кожній сторінці звіту. Щоб додати або видалення верхнього колонтитула необхідно вибрати в меню Вид команду Колонтитули. Microsoft Access додає верхній і нижній колонтитули одночасно. Щоб приховати один з колонтитулів, потрібно задати для його властивості Висота значення 0.
Область даних, розташована між верхнім і нижнім колонтитулами сторінки. Містить основний текст звіту. У цьому розділі з'являються дані, роздруковується для кожної з тих записів в таблиці або запиті, на яких заснований звіт. Для розміщення в області даних елементів управління використовують список полів і панель елементів. Щоб приховати область даних, потрібно задати для властивості розділу Висота значення 0.
Нижній колонтитул. Цей розділ з'являється в нижній частині кожної сторінки. Використовується для виводу даних, таких як підсумкові значення, дати або номера сторінки, які друкуються знизу на кожній сторінці звіту.
Примітка. Використовується для виводу даних, таких як текст висновку, загальні підсумкові значення або підпис, які слід надрукувати один раз у кінці звіту. Незважаючи на те, що в режимі Конструктора розділ "Примітка" звіту знаходиться внизу звіту, він друкується над нижнім колонтитулом сторінки на останній сторінці звіту. Щоб додати або видалити області приміток звіту необхідно вибрати в меню Вид команду Заголовок / примітка звіту. Microsoft Access одночасно додає і видаляє області заголовка і приміток звіту.
Способи створення звіту
У Microsoft Access можна створювати звіти різними способами:
Конструктор
Майстер звітів
Автоотчет: у стовпець
Автоотчет: стрічковий
Майстер діаграм
Поштові наклейки
Майстер дозволяє створювати звіти з угрупованням записів і являє собою найпростіший спосіб створення звітів. Він поміщає обрані поля в звіт і пропонує шість стилів його оформлення. Після завершення роботи Майстра отриманий звіт можна доопрацювати в режимі Конструктора. Скориставшись функцією Автоотчет, можна швидко створювати звіти, а потім вносити в них деякі зміни.
Для створення Автоотчета необхідно виконати наступні дії:
У вікні бази даних натиснути на вкладці Звіти і потім клацнути на кнопці Створити. З'явиться діалогове вікно Новий звіт.
Виділити в списку пункт Автоотчет: у стовпець або Автоотчет: стрічковий.
У поле джерела даних клацнути на стрілці і вибрати в якості джерела даних таблицю або запит.
Клацнути на кнопці ОК.
Майстер автоотчета створює автоотчет у стовпець або стрічковий (за вибором користувача), і відкриває його в режимі Попереднього перегляду, який дозволяє побачити, як буде виглядати звіт у роздрукованому вигляді. У меню Файл клацнути на команді Зберегти. У вікні Збереження в полі Ім'я звіту вказати назву звіту і клацнути на кнопці ОК.
Зміна масштабу відображення звіту
Для зміни масштабу відображення користуються покажчиком - лупою. Щоб побачити всю сторінку цілком, необхідно клацнути в будь-якому місці звіту. На екрані відобразиться сторінка звіту в зменшеному масштабі. Знову клацнути на звіті, щоб повернутися до збільшеного масштабу відображення. У збільшеному режимі подання звіту, точка, на якій ви клацнули, опиниться в центрі екрану. Для гортання сторінок звіту користуються кнопками переходу внизу вікна.
Друк звіту
Для друку звіту необхідно виконати наступне:
У меню Файл клацнути на команді Друк.
В області Друкувати клацнути на варіанті Сторінки.
Щоб надрукувати лише першу сторінку звіту, введіть 1 у полі "з" та 1 в полі "за".
Клацнути на кнопці ОК.
Перш ніж друкувати звіт, доцільно переглянути його в режимі Попереднього перегляду, для переходу до якого в меню Вид потрібно вибрати Попередній перегляд. Якщо при друці в кінці звіту з'являється порожня сторінка, переконайтеся, що параметр Висота для приміток звіту має значення 0. Якщо під час друку порожні проміжні сторінки звіту, переконайтеся, що сума значень ширини форми або звіту та ширини лівого і правого полів не перевищує ширину аркуша паперу, зазначену в діалоговому вікні Параметри сторінки (меню Файл).
При розробці макетів звіту керуйтеся наступною формулою: ширина звіту + ліве поле + праве поле <= ширина паперу.
Для того щоб підігнати розмір звіту, необхідно використовувати такі прийоми: змінити значення ширини звіту; зменшити ширину полів або змінити орієнтацію сторінки.
Створення звіту
1. Запустіть програму Microsoft Access. Відкрийте БД (наприклад, навчальну базу даних «Деканат»).
2. Створіть Автоотчет: стрічковий, використовуючи як джерело даних таблицю (наприклад, Студенти). Звіт відкривається в режимі Попереднього перегляду, який дозволяє побачити, як буде виглядати звіт у роздрукованому вигляд.
3. Перейдіть в режим Конструктора і виконайте редагування та форматування звіту. Для переходу з режиму попереднього перегляду в режим конструктора необхідно клацнути команду Закрити на панелі інструментів вікна програми Access. На екрані з'явиться звіт в режимі Конструктора.
Редагування:
1) видаліть поля код студента у верхньому колонтитулі і області даних;
2) перемістіть вліво всі поля у верхньому колонтитулі і області даних.
3) Змініть напис в заголовку сторінки
У розділі Заголовок звіту виділити напис Студенти.
Помістіть покажчик миші праворуч від слова Студенти, так щоб покажчик прийняв форму вертикальної риси (курсора вводу), і клацніть у цій позиції.
Введіть НТУ «ХПІ» та натисніть Enter.
4) Перемістіть Напис. У Нижньому колонтитулі виділити поле = Now () і перетягнути його в Заголовок звіту під назву Студенти. Дата буде відображатися під заголовком.
5) На панелі інструментів Конструктор звітів клацнути на кнопці Попередній перегляд, щоб переглянути звіт
Форматування:
1) Виділіть заголовок Студенти НТУ «ХПІ»
2) Змініть гарнітуру, накреслення і колір шрифту, а також колір заливки фону.
3) На панелі інструментів Конструктор звітів клацнути на кнопці Попередній перегляд, щоб переглянути звіт.
Зміна стилю:
Для зміни стилю виконайте наступне:
На панелі інструментів Конструктора звітів клацнути на кнопці Автоформат, відкриється діалогове вікно Автоформат.
У списку Стилі об'єкта "звіт - автоформат" клацнути на пункті Строгий і потім клацніть на кнопці ОК. Звіт буде відформатований у стилі Строгий.
Переключиться в режим Попередній перегляд. Звіт відобразиться в обраному вами стилі. Надалі всі звіти створені за допомогою функції Автоотчет будуть мати стиль Строгий, поки ви не поставите інший стиль у вікні Автоформат.
Зберегти і закрити звіт.
. База даних «Співробітники ресторану ВасабіКо»
Я створив базу даних «Співробітники ресторану ВасабіКо» для ведення обліку основних працівників ресторану, якості їх обслуговування, наявність постійних клієнтів, і їх бажання бути обслуговуваними конкретними офіціантами, барменами або кухарями. Наприклад: бажання постійного клієнта бути обслужених офіціантом Щербакової А.М. говорить про те, що клієнт задоволений попередньому обслуговуванням цього офіціанта, і у всіх наступних випадках він буде впевнений, що його обслужать якісно!
Сама наявність постійних клієнтів означає, що ресторан задовольняє всі потреби відвідувачів, і змушує їх повернутися назад. У даному закладі встановлена наступна система:
Чим більше постійних відвідувачів бажають бути обслуговуваними конкретною людиною (офіціант, бармен тощо), тим більше преміальна надбавка у обслуговуючого людини. Надбавка здійснюється наступним чином: 1 постійний відвідувач = 1% до загальної заробітної плати.
Запити
Для спрощення роботи з конкретними відомостями або даними, я створив десять запитів:
Пошук людей, що проживають в Іркутську. Дозволяє виявити іркутян.
Пошук людей, які не проживають в Іркутську. Дозволяє виявити іногородніх жителів.
Пошук по наявності телефону. Виводить список людей, з якими можна зв'язатися по телефону.
Пошук народилися в 19 ** році. Дозволяє визначити кількість людей одного віку, наймолодшого віку і самого старшого віку.
Пошук працівників, що мають сан. книжки. Показує тих, хто має сан. книжки.
Пошук тільки офіціантів. Дозволяє знайти власників тільки цієї професії.
Запит на збільшення З / П на певний відсоток. Дозволяє автоматично збільшити З / П тих співробітників, які обслуговують більше постійних клієнтів.
Пошук за прізвищем клієнта. Дозволять знайти клієнта за першими введеним літерам.
Пошук по наявності телефону клієнта. Дозволяє знайти клієнтів, що мають телефон для зв'язку.
Пошук персоналу на прізвище. Цей запит дозволяє спростити пошук робочого персоналу завдяки введенню перших літер прізвища.
У даний момент БД «Співробітники ресторану ВасабіКо» знаходиться в розробці. Я планую урізноманітнити свою базу даних різними запитами, звітами, змістом, таблицями, формами і т.д.