ПЛАН:
Введення
1. Документи, що становлять комерційну тайну3
2. Архівне зберігання комерційних документов8
Список літератури 11
Введення
В умовах ринку і конкуренції комерційна таємниця виступає як елемент маркетингу та підприємливості, як спосіб збільшення прибутку підприємства. Витік комерційних секретів може призвести до зниження доходів підприємства або до його банкрутства.
Працівник (службовець) зобов'язаний суворо зберігати в таємниці відомості, віднесені до комерційної таємниці підприємства, які є йому відомими по службі або іншим шляхом. Розголошення комерційної таємниці підприємства, передача третім особам, публікація без згоди підприємства, а також використання для заняття будь-якою діяльністю, яка в якості конкурентного дії може завдати шкоди підприємству, тягне за собою кримінальну, адміністративну, цивільно-правову або іншу відповідальність відповідно до законодавства.
1. Документи, що становлять комерційну таємницю
Комерційна таємниця визначається керівником підприємства і відображається у Переліку відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства.
Комерційна таємниця інших підприємств, з якими є ділові відносини підприємства, доводиться до працівника в частині, що стосується його, керівником структурного підрозділу.
Порядок поводження з відомостями, віднесеними до комерційної таємниці підприємства, регулюється Положенням щодо забезпечення збереження комерційної таємниці підприємства.
Працівник зобов'язаний працювати тільки з тими відомостями і документами, що містять комерційну таємницю підприємства, до яких він отримав доступ в силу службових обов'язків, знати, які конкретно відомості підлягають захисту, а також суворо дотримуватися правил користування ними.
Працівник повинен знати також, кому із співробітників підприємства дозволено працювати з відомостями, що складають комерційну таємницю підприємства, до яких він сам допущений, і в якому обсязі ці відомості можуть бути доведені до цих співробітників.
При участі в роботі сторонніх організацій працівник може знайомити їх представників з відомостями, що складають комерційну таємницю підприємства, тільки з письмового дозволу керівника структурного підрозділу. При цьому керівник повинен визначити конкретні питання, які підлягають розгляду, і вказати, кому і в якому об'єкт може бути доведена інформація, що підлягає захисту.
Забороняється поміщати без необхідності відомості, що становлять комерційну таємниць підприємства, в документи, що містять державні секрети і мають у зв'язку з цим відповідний гриф секретності. Таке порушення порядку поводження з відомостями) складають комерційну таємницю підприємства, розглядається як їх розголошення тягне за собою відповідальність відповідно до встановленого порядку.
Про втрату або недостачу документів, виробів, що містять комерційну таємницю підприємства, посвідчень, перепусток, ключів від режимних приміщень, сховищ, сейфів, металевих шаф, особистих печаток, а також про причини та умови можливого витоку таких відомостей працівник зобов'язаний негайно повідомити посадовій особі, відповідальній за її збереження; пред'явити для перевірки всі значаться за ним матеріали, що містять комерційну таємницю підприємства, представляти усні або письмові пояснення про порушення встановлених правил виконання закритих робіт, обліку та зберігання документів і виробів, що містять комерційну таємницю, а також про факти її розголошення, втрати документів і виробів, що містять такі відомості.
У разі спроби сторонніх осіб або організацій, у тому числі зарубіжних, отримати інформацію, що становить комерційну таємницю підприємства, працівник зобов'язаний повідомити про це нам. Зобов'язання, пов'язані з захистом комерційної таємниці підприємства, не обмежують прав працівника на інтелектуальну власність, зокрема, подання заявки на винахід, можливе патентування і т. д. Реалізація прав працівника на інтелектуальну власність здійснюється відповідно до встановленого законом порядку.
Термін дії обмежень, пов'язаних з необхідністю захисту комерційної таємниці підприємства, визначається адміністрацією при укладанні трудового договору з працівником. Про закінчення дії обмежень працівник повідомляється адміністрацією в письмовій формі.
Працівники підприємства, допущені до конфіденційних відомостей і документів, перш ніж отримати доступ до них, повинні пройти інструктаж і ознайомитися з пам'яткою про збереження комерційної таємниці підприємства. Пам'ятка складається службою безпеки з урахуванням специфіки конкретного підприємства, підписується заступником директора і затверджується керівником підприємства.
Таким чином, для обмеження доступу до інформації, яка містить конфіденційні відомості (комерційну таємницю), на підприємстві розробляється Перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства. Перелік вводиться спеціальним наказом директора у вигляді додатку до наказу. Співробітники підприємства повинні під розписку ознайомитися з цим наказом і додатком до нього. Всі документи, що становлять комерційну таємницю повинні зберігатися в виразно створених умовах.
Представляємо ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК ВІДОМОСТЕЙ, що становлять комерційну таємницю підприємства
1. Виробництво
1.1. Відомості про структуру виробництва, виробничих потужностях, тип і розміщення обладнання, запаси сировини, матеріалів, комплектуючих і готової продукції.
2. Управління
2.1. Відомості про застосовувані оригінальних методах керування підприємством.
2.2. Відомості про підготовку, прийняття та виконання окремих рішень керівництва підприємства з виробничим, науково-технічним, комерційним, організаційним та інших питань.
3. Плани
3.1. Відомості про плани розширення або згортання виробництва різних видів продукції та їх техніко-економічних обгрунтуваннях.
3.2. Відомості про плани інвестицій, закупівель і продажів.
4. Наради
4.1. Відомості про цілі, розглянутих питаннях, результати, факти проведення нарад і засідань органів управління підприємства.
5. Ринок
5.1. Відомості про застосовувані підприємством оригінальних методах вивчення ринку.
5.2. Відомості про напрямки маркетингових досліджень, результати вивчення ринку, містять оцінки стану і перспективи розвитку ринкової кон'юнктури.
5.3. Відомості про ринкової стратегії підприємства.
5.4. Відомості про застосовувані підприємством оригінальних методах здійснення продажів.
5.5. Відомості про ефективність комерційної діяльності підприємства.
5.6. Відомості про регіони збуту готової продукції.
5.7. Відомості про зацікавленість у придбанні товару.
6. Партнери
6.1. Систематизовані відомості про внутрішніх і закордонних замовників, підрядників, постачальників, клієнтів, споживачів, покупців, компаньйонах, спонсорів, посередниках і інших партнерів ділових відносин підприємства, а також про його конкурентів, які не містяться у відкритих джерелах (довідниках, каталогах і ін) .
7. Переговори
7.1. Відомості про цілі, завдання і тактику переговорів з діловими партнерами.
7.2. Відомості про підготовку та результати проведення переговорів з діловими партнерами підприємства.
8. Контракти
8.1. Умови комерційних контрактів, платежів і послуг.
9. Ціни
9.1. Відомості про методи розрахунку, структурі, рівні цін на продукцію та розміри знижок.
10. Торги, аукціони
10.1. Відомості про підготовку до торгів або аукціонів і їх результати.
11. Наука і техніка
11.1. Відомості про цілі, завдання, програми перспективних наукових досліджень.
11.2. Оригінальні ідеї НДР і ДКР.
11.3. Конструкційні характеристики створюваних виробів і оптимальні параметри розроблювальних технологічних процесів (розміри, обсяги, конфігурація, процентний вміст компонентів, температура, тиск, час і т. д.).
11.4. Аналітичні та графічні залежності, що відображають знайдені закономірності і взаємозв'язку.
11.5. Дані про умови експериментів і устаткуванні, на якому вони проводилися.
11.6. Відомості про матеріали, з яких виготовлені окремі деталі.
11.7. Відомості про особливості конструкторсько-технологічного, художньо-технічного рішення виробу, що дають позитивний економічний ефект.
11.8. Відомості про методи захисту від всіляких підробок.
11.9. Відомості про стан програмного та комп'ютерного забезпечення.
12. Технологія
12.1. Відомості про особливості використовуваних і розроблюваних технологій і специфіці їх застосування.
13. Безпека
13.1. Відомості про порядок та стан організації захисту комерційної таємниці.
13.2. Відомості про порядок та стан організації охорони, пропускний режим, системи сигналізації.
13.3. Відомості, що становлять комерційну таємницю підприємств-партнерів і передані на довірчій основі підприємству.
13.4. Відомості про репутацію персоналу підприємства (власна оцінка відділу кадрів чи служби безпеки підприємства).
2. Архівне зберігання комерційних документів
Справи, що становлять комерційну таємницю, поміщаються в закриваються шафи канцелярського типу, що оберігають документи від нили, впливу сонячного світла і забезпечують їх зберігання.
Вилучення і видача будь-яких документів зі справ постійного зберігання не дозволяється. У виняткових випадках (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів) таке вилучення провадиться з дозволу керівника підприємства з обов'язковим залишенням у справі точної завіреної копії вилученого документа і вкладенням акту про причини вилучення оригіналу.
Протягом діловодного року на видане за службової необхідності справу заповнюється картка-заступник, в якій зазначаються структурний підрозділ, номер справи, його заголовок, дата видачі, кому справу видано, дата повернення, передбачаються графи для розписок в одержанні і прийомі справи.
Передача справ до архіву підприємства проводиться через рік, після завершення роботи з ними в структурних підрозділах. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передають до архіву на розсуд керівництва. Архів підприємства веде облік документальних матеріалів по фондах і одиницям зберігання. Для забезпечення схоронності документів періодично в строки, встановлені керівником підприємства, але не рідше одного разу на 10 років проводиться перевірка наявності і стану матеріалів. Для цієї мети наказом керівника підприємства створюється спеціальна комісія. З метою найбільш повного розкриття змісту документів, що зберігаються в архіві, створюються каталоги документальних матеріалів. Каталог є довідником про всі матеріалах, що є в архіві. Залежно від змісту документів каталоги можуть бути предметними, тематичними, систематичними, по номенклатурі справ і ін
Для розкриття змісту одиниць зберігання, сформованих з постанов, протоколів та інших документів, складаються покажчики змісту документальних матеріалів. Покажчики можуть бути тематичними, предметними, хронологічними та іменними.
Категорично забороняється видавати документальні матеріали, що зберігаються в архіві, для роботи додому. При роботі з документами архіву забороняється підкреслювати текст, робити на ньому будь-які позначки, загинати листи, користуватися як закладок ручками, олівцями і робити проколи при знятті графічних копій.
Стан повернутих в архів після використання документальних матеріалів має бути перевірено в присутності особи, що здає ці матеріали.
У необхідних випадках на прохання і за рахунок відповідної особи або підприємства з документів можуть бути зняті копії, які завіряються архівом. Усі копії після їх перегляду і з дозволу керівника підприємства видаються під розписку.
На підставі зберігаються документів архіву підприємства видає архівні довідки, копії та виписки.
Список літератури
1. ГОСТ Р 6.30 - 97. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
2. Замицкова О. І. Діловодство: Навчальний посібник .- Ростов н / Д: Фенікс, 2001. - 416 с.
3. Стенюков М.В. ЗРАЗКИ ДОКУМЕНТІВ з діловодства (керівництво до складання) - М.: "Видавництво ПРІОР", 2002. - 144 с.
Введення
1. Документи, що становлять комерційну тайну3
2. Архівне зберігання комерційних документов8
Список літератури 11
Введення
В умовах ринку і конкуренції комерційна таємниця виступає як елемент маркетингу та підприємливості, як спосіб збільшення прибутку підприємства. Витік комерційних секретів може призвести до зниження доходів підприємства або до його банкрутства.
Працівник (службовець) зобов'язаний суворо зберігати в таємниці відомості, віднесені до комерційної таємниці підприємства, які є йому відомими по службі або іншим шляхом. Розголошення комерційної таємниці підприємства, передача третім особам, публікація без згоди підприємства, а також використання для заняття будь-якою діяльністю, яка в якості конкурентного дії може завдати шкоди підприємству, тягне за собою кримінальну, адміністративну, цивільно-правову або іншу відповідальність відповідно до законодавства.
1. Документи, що становлять комерційну таємницю
Комерційна таємниця визначається керівником підприємства і відображається у Переліку відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства.
Комерційна таємниця інших підприємств, з якими є ділові відносини підприємства, доводиться до працівника в частині, що стосується його, керівником структурного підрозділу.
Порядок поводження з відомостями, віднесеними до комерційної таємниці підприємства, регулюється Положенням щодо забезпечення збереження комерційної таємниці підприємства.
Працівник зобов'язаний працювати тільки з тими відомостями і документами, що містять комерційну таємницю підприємства, до яких він отримав доступ в силу службових обов'язків, знати, які конкретно відомості підлягають захисту, а також суворо дотримуватися правил користування ними.
Працівник повинен знати також, кому із співробітників підприємства дозволено працювати з відомостями, що складають комерційну таємницю підприємства, до яких він сам допущений, і в якому обсязі ці відомості можуть бути доведені до цих співробітників.
При участі в роботі сторонніх організацій працівник може знайомити їх представників з відомостями, що складають комерційну таємницю підприємства, тільки з письмового дозволу керівника структурного підрозділу. При цьому керівник повинен визначити конкретні питання, які підлягають розгляду, і вказати, кому і в якому об'єкт може бути доведена інформація, що підлягає захисту.
Забороняється поміщати без необхідності відомості, що становлять комерційну таємниць підприємства, в документи, що містять державні секрети і мають у зв'язку з цим відповідний гриф секретності. Таке порушення порядку поводження з відомостями) складають комерційну таємницю підприємства, розглядається як їх розголошення тягне за собою відповідальність відповідно до встановленого порядку.
Про втрату або недостачу документів, виробів, що містять комерційну таємницю підприємства, посвідчень, перепусток, ключів від режимних приміщень, сховищ, сейфів, металевих шаф, особистих печаток, а також про причини та умови можливого витоку таких відомостей працівник зобов'язаний негайно повідомити посадовій особі, відповідальній за її збереження; пред'явити для перевірки всі значаться за ним матеріали, що містять комерційну таємницю підприємства, представляти усні або письмові пояснення про порушення встановлених правил виконання закритих робіт, обліку та зберігання документів і виробів, що містять комерційну таємницю, а також про факти її розголошення, втрати документів і виробів, що містять такі відомості.
У разі спроби сторонніх осіб або організацій, у тому числі зарубіжних, отримати інформацію, що становить комерційну таємницю підприємства, працівник зобов'язаний повідомити про це нам. Зобов'язання, пов'язані з захистом комерційної таємниці підприємства, не обмежують прав працівника на інтелектуальну власність, зокрема, подання заявки на винахід, можливе патентування і т. д. Реалізація прав працівника на інтелектуальну власність здійснюється відповідно до встановленого законом порядку.
Термін дії обмежень, пов'язаних з необхідністю захисту комерційної таємниці підприємства, визначається адміністрацією при укладанні трудового договору з працівником. Про закінчення дії обмежень працівник повідомляється адміністрацією в письмовій формі.
Працівники підприємства, допущені до конфіденційних відомостей і документів, перш ніж отримати доступ до них, повинні пройти інструктаж і ознайомитися з пам'яткою про збереження комерційної таємниці підприємства. Пам'ятка складається службою безпеки з урахуванням специфіки конкретного підприємства, підписується заступником директора і затверджується керівником підприємства.
Таким чином, для обмеження доступу до інформації, яка містить конфіденційні відомості (комерційну таємницю), на підприємстві розробляється Перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства. Перелік вводиться спеціальним наказом директора у вигляді додатку до наказу. Співробітники підприємства повинні під розписку ознайомитися з цим наказом і додатком до нього. Всі документи, що становлять комерційну таємницю повинні зберігатися в виразно створених умовах.
Представляємо ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК ВІДОМОСТЕЙ, що становлять комерційну таємницю підприємства
1. Виробництво
1.1. Відомості про структуру виробництва, виробничих потужностях, тип і розміщення обладнання, запаси сировини, матеріалів, комплектуючих і готової продукції.
2. Управління
2.1. Відомості про застосовувані оригінальних методах керування підприємством.
2.2. Відомості про підготовку, прийняття та виконання окремих рішень керівництва підприємства з виробничим, науково-технічним, комерційним, організаційним та інших питань.
3. Плани
3.1. Відомості про плани розширення або згортання виробництва різних видів продукції та їх техніко-економічних обгрунтуваннях.
3.2. Відомості про плани інвестицій, закупівель і продажів.
4. Наради
4.1. Відомості про цілі, розглянутих питаннях, результати, факти проведення нарад і засідань органів управління підприємства.
5. Ринок
5.1. Відомості про застосовувані підприємством оригінальних методах вивчення ринку.
5.2. Відомості про напрямки маркетингових досліджень, результати вивчення ринку, містять оцінки стану і перспективи розвитку ринкової кон'юнктури.
5.3. Відомості про ринкової стратегії підприємства.
5.4. Відомості про застосовувані підприємством оригінальних методах здійснення продажів.
5.5. Відомості про ефективність комерційної діяльності підприємства.
5.6. Відомості про регіони збуту готової продукції.
5.7. Відомості про зацікавленість у придбанні товару.
6. Партнери
6.1. Систематизовані відомості про внутрішніх і закордонних замовників, підрядників, постачальників, клієнтів, споживачів, покупців, компаньйонах, спонсорів, посередниках і інших партнерів ділових відносин підприємства, а також про його конкурентів, які не містяться у відкритих джерелах (довідниках, каталогах і ін) .
7. Переговори
7.1. Відомості про цілі, завдання і тактику переговорів з діловими партнерами.
7.2. Відомості про підготовку та результати проведення переговорів з діловими партнерами підприємства.
8. Контракти
8.1. Умови комерційних контрактів, платежів і послуг.
9. Ціни
9.1. Відомості про методи розрахунку, структурі, рівні цін на продукцію та розміри знижок.
10. Торги, аукціони
10.1. Відомості про підготовку до торгів або аукціонів і їх результати.
11. Наука і техніка
11.1. Відомості про цілі, завдання, програми перспективних наукових досліджень.
11.2. Оригінальні ідеї НДР і ДКР.
11.3. Конструкційні характеристики створюваних виробів і оптимальні параметри розроблювальних технологічних процесів (розміри, обсяги, конфігурація, процентний вміст компонентів, температура, тиск, час і т. д.).
11.4. Аналітичні та графічні залежності, що відображають знайдені закономірності і взаємозв'язку.
11.5. Дані про умови експериментів і устаткуванні, на якому вони проводилися.
11.6. Відомості про матеріали, з яких виготовлені окремі деталі.
11.7. Відомості про особливості конструкторсько-технологічного, художньо-технічного рішення виробу, що дають позитивний економічний ефект.
11.8. Відомості про методи захисту від всіляких підробок.
11.9. Відомості про стан програмного та комп'ютерного забезпечення.
12. Технологія
12.1. Відомості про особливості використовуваних і розроблюваних технологій і специфіці їх застосування.
13. Безпека
13.1. Відомості про порядок та стан організації захисту комерційної таємниці.
13.2. Відомості про порядок та стан організації охорони, пропускний режим, системи сигналізації.
13.3. Відомості, що становлять комерційну таємницю підприємств-партнерів і передані на довірчій основі підприємству.
13.4. Відомості про репутацію персоналу підприємства (власна оцінка відділу кадрів чи служби безпеки підприємства).
2. Архівне зберігання комерційних документів
Справи, що становлять комерційну таємницю, поміщаються в закриваються шафи канцелярського типу, що оберігають документи від нили, впливу сонячного світла і забезпечують їх зберігання.
Вилучення і видача будь-яких документів зі справ постійного зберігання не дозволяється. У виняткових випадках (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів) таке вилучення провадиться з дозволу керівника підприємства з обов'язковим залишенням у справі точної завіреної копії вилученого документа і вкладенням акту про причини вилучення оригіналу.
Протягом діловодного року на видане за службової необхідності справу заповнюється картка-заступник, в якій зазначаються структурний підрозділ, номер справи, його заголовок, дата видачі, кому справу видано, дата повернення, передбачаються графи для розписок в одержанні і прийомі справи.
Передача справ до архіву підприємства проводиться через рік, після завершення роботи з ними в структурних підрозділах. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передають до архіву на розсуд керівництва. Архів підприємства веде облік документальних матеріалів по фондах і одиницям зберігання. Для забезпечення схоронності документів періодично в строки, встановлені керівником підприємства, але не рідше одного разу на 10 років проводиться перевірка наявності і стану матеріалів. Для цієї мети наказом керівника підприємства створюється спеціальна комісія. З метою найбільш повного розкриття змісту документів, що зберігаються в архіві, створюються каталоги документальних матеріалів. Каталог є довідником про всі матеріалах, що є в архіві. Залежно від змісту документів каталоги можуть бути предметними, тематичними, систематичними, по номенклатурі справ і ін
Для розкриття змісту одиниць зберігання, сформованих з постанов, протоколів та інших документів, складаються покажчики змісту документальних матеріалів. Покажчики можуть бути тематичними, предметними, хронологічними та іменними.
Категорично забороняється видавати документальні матеріали, що зберігаються в архіві, для роботи додому. При роботі з документами архіву забороняється підкреслювати текст, робити на ньому будь-які позначки, загинати листи, користуватися як закладок ручками, олівцями і робити проколи при знятті графічних копій.
Стан повернутих в архів після використання документальних матеріалів має бути перевірено в присутності особи, що здає ці матеріали.
У необхідних випадках на прохання і за рахунок відповідної особи або підприємства з документів можуть бути зняті копії, які завіряються архівом. Усі копії після їх перегляду і з дозволу керівника підприємства видаються під розписку.
На підставі зберігаються документів архіву підприємства видає архівні довідки, копії та виписки.
Список літератури
1. ГОСТ Р 6.30 - 97. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
2. Замицкова О. І. Діловодство: Навчальний посібник .- Ростов н / Д: Фенікс, 2001. - 416 с.
3. Стенюков М.В. ЗРАЗКИ ДОКУМЕНТІВ з діловодства (керівництво до складання) - М.: "Видавництво ПРІОР", 2002. - 144 с.