Відзначимо, що питаючи про те як впровадити систему для управління проектами в організації, клієнт часто має на увазі питання про те як уникнути невдачі при впровадженні системи.
Це питання цілком природний, коли він виходить від співробітників організації, в якій подібні системи ніколи раніше не використовувалися. Причому, серед новачків можна виділити керівників, які вже мають досвід планування проектів з використанням паперових форм і бажають автоматизувати ці процедури. Інші ж, під впливом реклами продавців програмного забезпечення для управління проектами, тільки починають замислюватися про автоматизацію процесів управління на основі проектного підходу.
Однак, у міру поширення систем для управління проектами в Росії, ми все частіше стали стикатися з ситуацією, коли з цим питанням до нас звертаються компанії вже намагалися впроваджувати системи для управління проектами (як правило, з обмеженим успіхом).
Іноді зустрічаються організації, які випробували кілька різних пакетів для управління проектами і не знайшли серед них відповідного. Цікаво, що на наші запитання про причини невдачі спроби використання того чи іншого пакету, підозріло часто називаються відсутність або невідповідна реалізація будь-якої функції в системі.
Проте, декілька простих питань про критерії, використаних для вибору пакету, і прохання показати план завдань з впровадження системи в організації виявляють інші причини невдачі. Керівники хотіли знайти програму, яка сама б впровадилася і заробила в їх організації. Практично у всіх випадках будь-якого плану щодо впровадження системи просто не існувало.
Тут доречно згадати класичну історію про сапожнике без чобіт. Купуючи систему для планування та управління проектами, керівники забувають, що впровадження системи, яка має на увазі певне (іноді значне) зміна процесів управління в організації, також вимагає системного підходу, що включає планування комплексу робіт і контроль за їх здійсненням. Іншими словами, почати освоєння системи управління проектами в організації краще за все з розробки плану робіт із впровадження системи.
Розроблений план впровадження не повинен обмежуватися лише установкою програмного забезпечення в організації і навчанням користувачів функцій системи. Проекти з установки нових систем автоматизації управлінської діяльності традиційно охоплюють набагато ширший спектр завдань від додаткової формалізації процедур збору і зберігання управлінської інформації до здійснення змін в організаційній структурі управління та перерозподілу обов'язків. Загалом, проекти з впровадження подібних систем можна віднести до класу організаційних проектів - проектів, в тій чи іншій мірі ведуть до розвитку структури організації.
Відмінною рисою даного типу проектів є те, що від успіху чи провалу проекту може залежати ефективність функціонування організації в цілому або її окремих підрозділів. З цієї причини ретельне планування і контроль не тільки технічних, але і людських аспектів впровадження системи набуває особливої важливості.
Склад і зміст завдань, що вирішуються в рамках такого проекту, можуть скласти тему окремої розмови. Тут же мені хотілося б зупинитися лише на деяких загальних моментах планування подібних проектів. Можна сформулювати декілька найбільш часто зустрічаються помилок планування впровадження систем для управління проектами, які є причинами невдач освоєння подібних систем.
Цілі проекту та очікувані результати не визначені заздалегідь або визначені не в повному обсязі. Жорсткі часові обмеження, нетерплячість або непослідовність керівництва можуть не дозволити реалізувати мети проекту в повному обсязі.
Планування введення в експлуатацію всіх функцій пакету управління проектами одночасно.
Впровадження системи для управління проектами в повному обсязі може передбачати використання цілого ряду нових технологій (наприклад, встановлення глобальної інформаційної мережі та баз даних клієнт-сервер), а реалізація різних функцій може впливати на роботу різних підрозділів і фахівців (наприклад, різні відділи повинні бути залучені на підтримку інформаційних потоків при реалізації тимчасового, ресурсного і вартісного видів планування робіт). Все це може призвести до значного ускладнення проекту і робить проблематичним стабілізацію роботи системи в цілому.
Планування перекладу відразу всієї організації на використання системи для управління проектами. Це подібно спробі пов'язати відразу всіх співробітників великої організації в локальну обчислювальну мережу, замість того щоб здійснювати підключення користувачів послідовно відділ за відділом.
Таким чином, деякі загальні рекомендації по впровадженню програмного забезпечення для управління проектами включають наступні:
Вирішіть, що Ви хочете від впровадження нової системи. Обговоріть очікувані від впровадження системи результати з усіма кого це може стосуватися на різних рівнях управління в організації (як з безпосередніми користувачами системи, так і з користувачами / постачальниками інформації для системи).
Сплануйте послідовне впровадження у використання функцій планування та управління від простого до складного. Рекомендується почати з планування і контролю часових параметрів, потім освоїти функції ресурсного планування і тільки після цього переходити до вартісному планування і контролю. До інтеграції системи управління проектами з іншими системами краще переходити після того як процедури використання основних її функцій освоєні.
Сплануйте впровадження системи по відділах. Почати краще з невеликого відділу, який володіє досить кваліфікованими співробітниками. Необхідно пам'ятати, що в кожній організації є співробітники більш зацікавлені у використанні нових систем автоматизації і більш здібні в їх освоєнні. Почати краще саме з них. Отримавши першу групу користувачів, що освоїли систему, можна переходити до поширення даної технології на інші відділи в організації.
Коли система почне реально працювати в організації, противникам її використання доведеться теж перейти в ряди користувачів. Важливо переконатися, що керівники відділів інформовані про плани впровадження нової системи і діють відповідно до плану. Звичайно, тут наведено лише деякі поради щодо впровадження програмного забезпечення для управління проектами. Масштаби використання подібних систем в різних організаціях можуть істотно варіюватися.
Складність завдань по впровадженню залежить від масштабів організації, наявної структури управління і ступеня автоматизації, масштабів і типу реалізованих проектів, ступеня залученості в управління проектами зовнішніх організацій. Проте, навіть у відносно простих ситуаціях план впровадження системи може зіграти вирішальну роль для її введення в реальну експлуатацію. Найбільш важлива роль проектного підходу до освоєння системи в тому, що він дозволяє залучити потенційних користувачів системи в єдину команду проекту й у такий спосіб заручитися їхньою підтримкою. Саме це дає шанс на успіх впровадження системи в організації.
Список літератури
Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://project.km.ru/