1. Електронний архів ЦБ РФ
Рішення про створення Центрального електронного архіву ЦБ РФ було прийнято в 2000 році. Співробітники Головного Центру Інформатизації (ДЦВ) ЦБ РФ розробили концепцію Центрального електронного архіву і в якості основи для його створення розглянули ряд програм російських і західних виробників. Влітку 2000 року була обрана система LanDocs, розроблена компанією ЛАНІТ.
Фахівці Банку Росії і ЛАНІТ почали роботи з підготовки технічного завдання на адаптацію системи LanDocs у відповідності зі специфікою діяльності архівних служб банку. На першому етапі співробітники холдингу розробили спеціалізовані компоненти, що забезпечують автоматизацію базових функцій архіву, і впровадив технологію потокового (масового) сканування та розпізнавання текстів документів.
У грудні 2000 року система Центрального електронного архіву була прийнята в промислову експлуатацію. База даних електронного архіву функціонує під керуванням СУБД Oracle. Протягом 2001 року відповідно до плану ЛАНІТ виробляв роботи з розширення функціональності ПЗ, що завершилися до грудня 2001 року. У 2002 році компанія веде роботи зі створення підсистеми автоматизованої передачі справ із системи автоматизації діловодства Центрального апарату в електронний архів.
Довгостроковим планом було передбачено не лише впровадження системи в Центральному архіві Банку Росії, але і її тиражування в територіальних установах банку. Для цього фахівці ЛАНІТ забезпечили підтримку СУБД Microsoft SQL Server.
У зв'язку з великою кількістю територіальних установ тиражування системи розраховане на кілька років. У вересні 2002 року ДЦІ закупив перші ліцензії. За словами начальника Управління систематизації документів Адміністративного департаменту ЦБ РФ Анатолія Вікторовича Дуванова, «в результаті здійснення проекту було покращено інформаційне обслуговування керівництва і працівників підрозділів Банку Росії, а також значно знижений ризик втрати паперових документів архіву завдяки використанню їх електронних копій».
Система LanDocs, на базі якої створено електронний архів ЦБ РФ, призначена для комплексної автоматизації процесів діловодства і ведення архіву електронних документів в організаціях різного масштабу і спеціалізації. Продукти сімейства LanDocs дозволили включити в контур діловодної діяльності ЦБ не тільки користувачів архіву, об'єднаних у локальній обчислювальній мережі, а й територіально віддалених - забезпечуючи доступ через INTERNET і через системи електронної пошти.
До складу системи, що забезпечує функціонування електронного архіву ЦБ РФ, увійшли наступні компоненти:
«Діловодство»
Базова система автоматизації процесів діловодства і ведення архіву електронних документів. Реалізована в архітектурі "клієнт-сервер" на базі промислової СУБД і функціонує у локальній обчислювальній мережі персональних комп'ютерів з ОС Windows 95 / 98 / NT / 2000. Поставляється для роботи з СУБД Oracle або Microsoft SQL Server. Забезпечена документованим OLE-інтерфейсом для вбудовування сервісу управління документами LanDocs в Windows-програми сторонніх розробників;
«Сервер документів»
Серверне програмне забезпечення для централізованого управління зберіганням документів (файлів документів) в електронному архіві. Взаємодіє з системою «LanDocs: Діловодство» і здійснює підтримку операцій читання, пошуку, запису, видалення, передачі файлів документів на довгострокове зберігання на спеціалізованому сервері під управлінням ОС Windows NT 4.0/2000;
«Сервер документів» забезпечує можливість пошуку слів і фраз у текстах документів з урахуванням правил морфології російської мови;
«Сканування і візуалізація зображень»
Система сканування паперових документів і візуалізації їх електронних образов.Позволяет комфортно працювати з електронними копіями паперових документів, переміщатися на потрібну сторінку, виводити зображення в різних масштабах, розглядати деталі в режимі «збільшувального скла», панорамувати, видаляти із зображення плями і багато іншого.
«Інтернет-доступ»
Спеціалізований WEB-сервер, що забезпечує користувачам можливість доступу до інформації системи автоматизації діловодства та корпоративного архіву електронних документів через мережу Internet, використовуючи як платформо-незалежного клієнта стандартний Internet Browser (Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator);
«Поштовий сервер»
Спеціалізоване серверне програмне забезпечення, що виконує роль шлюзу до MAPI-сумісної системи електронної пошти. Забезпечує можливість розсилання повідомлень, завдань і документів з системи LanDocs виконавцям, на робочих місцях яких не встановлено клієнтське ПО «Діловодство».
«Поштовий клієнт»
Клієнтське програмне забезпечення, що працює в середовищі MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Забезпечує користувачу можливість отримувати завдання і документи з бази даних LanDocs і звітувати про виконання завдань, перебуваючи в поштовій скриньці MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.
«Підсистема безпеки»
Підсистема безпеки LanDocs призначена для захисту інформації за допомогою електронного цифрового підпису та шифрування. Підсистема включає Сервер безпеки і клієнтські частини користувальницьких додатків LanDocs. Сервер безпеки реалізує функції Центру сертифікації, який забезпечує випуск сертифікатів відкритих ключів на основі запитів користувачів та організацію оперативного доступу користувачів до бази даних сертифікатів (формат сертифікатів відповідає рекомендаціям ITU-T X.509). Клієнтська частина підсистеми дозволяє користувачеві підписувати своїм особистим ключем документи, повідомлення та інші інформаційні об'єкти LanDocs, проводити перевірку підписів інших користувачів. Конфіденційні документи шифруються на індивідуальних ключах. Події, пов'язані з використанням електронного цифрового підпису, шифруванням, генерацією ключів і випуском сертифікатів фіксуються в протоколах роботи
підсистеми.
«Маршрутизація»
Програмне забезпечення, що розширює можливості «Діловодства» з управління процесами обробки документів. Моделювання процесів руху документа проводиться зручним і наочним чином - за допомогою побудови графічних карт. Карта визначає маршрут руху повідомлення та документа і визначає умови переходу від одного етапу обробки до іншого. Створений таким чином маршрут використовується для ініціювання руху документа і подальшого управління маршрутом його руху. Функції аналізу дозволяють отримувати статистичні дані за фактичними параметрами ділових процесів.
Довідкові підсистеми
Включають в себе корпоративні довідники типів файлів, типів документів, способів доставки, номенклатури справ, кореспондентів, типів повідомлень, типів діловодних операцій та інші.
Відповідність нормам вітчизняного діловодства: архів базується на вітчизняних стандартах і нормах діловодства, практики організації обліку документів і контролю дій виконавців у державних і недержавних структурах;
Універсальність і функціональність: функціональність архіву забезпечує комплексну підтримку офісних ділових процесів, максимально використовуючи накопичені навички діловодного персоналу і сформовану інфраструктуру;
Прогресивна архітектура: з истема архіву може будуватися в будь-який з трьох давно і добре зарекомендували себе архітектур:
в двухзвенной архітектурі «клієнт-сервер" на базі основних промислових СУБД;
в триланкової архітектурі зі спеціалізованим WEB-сервером додатків, що забезпечує можливість віддаленого доступу до даних системи через мережу Internet або в середовищі корпоративної Intranet мережі, використовуючи як універсального платформо - незалежного клієнта стандартний Internet Browser;
на базі стандартного клієнта електронної пошти Microsoft Exchange або Lotus Notes.
На практиці розумне комбінування методів доступу до даних LanDocs дає можливість гнучкого і економічного конфігурування ліцензій відповідно до специфіки діловодної навантаження на конкретних робочих місцях організації-замовника;
Відкритість: система архіву надає користувачам:
документований OLE-інтерфейс, який забезпечує можливість вбудовування сервісів управління документами в Windows-додатки, які проектуються зовнішніми розробниками;
підтримку промислових стандартів, за рахунок яких вона може бути інтегрована з зовнішніми програмними системами та спеціалізованим обладнанням - системами електронної пошти (інтерфейс MAPI), системами електронної торгівлі (з використанням XML), сканерних обладнанням (інтерфейс TWAIN), системою FineReader (для розпізнавання текстів сканованих документів).
Захищеність даних: реалізований в системі механізм управління розмежуванням повноважень користувачів реалізований на трьох рівнях (ОС, СУБД, програмне забезпечення) і дає можливість:
забезпечити ідентифікацію / аутентифікацію користувача;
визначити для кожного користувача функціональні права - права на виконання тих чи інших функцій системи (зокрема на доступ до тих чи інших журналів реєстрації документів);
визначити для кожного документа рівень конфіденційності, а для кожного користувача - права доступу до документів різного рівня конфіденційності;
підтвердити правомочність дій користувача за допомогою механізму електронного підпису;
забезпечити необхідний рівень інформаційної захисту конфіденційних документів шляхом їх шифрування, а також шифрування всієї інформації, що передається по відкритих каналах зв'язку, наприклад, по електронній пошті; шифрування здійснюється з використанням сертифікованих криптографічних засобів;
протоколювати всі дії користувачів в журналах аудиту (в журналі реєстрації входу та виходу із системи, журналі здійснених операцій).
До недоліків архіву ЦБ РФ, створеного на базі системи LanDocs, можна віднести його відносно обмежену цільову спрямованість (не передбачена можливість взаємодії на міжнародному рівні і, як наслідок, робота з зарубіжними партнерами / клієнтами, що є досить важливим для банку рівня ЦП) та надмірну насиченість архівної системи численними додатками, деякі з яких цілком могли б бути уніфіковані, що суттєво полегшило б процес освоєння та використання електронного архіву.
2. Електронний архів Газпромбанку
Близько року тому компанія Cognitive Technologies оголосила про завершення впровадження електронного архіву фінансових та організаційно-розпорядчих документів у філіях КБ «Газпромбанк» по Росії.
Поставлена керівництвом «Газпромбанку» перед компанією Cognitive Technologies завдання виглядала наступним чином: створення автоматизованої системи, призначеної для обробки та архівування банківських документів операційного дня і закритих договорів, організації безпаперового архіву документів, підвищення надійності зберігання документів та створення ефективної технології оперативної роботи з архівом документів.
Слід зауважити, що КБ «Газпромбанк» - один з найбільших комерційних банків Росії, займає 3-е місце за розміром чистих активів і 5-е місце за розміром власного капіталу.
У міру збільшення обсягів оброблюваної інформації у філіях і відділеннях Газпромбанку виникла потреба у застосуванні новітніх інформаційних технологій введення, зберігання і обробки документів, а також у забезпеченні інформаційної безпеки при роботі з конфіденційними документами. Враховуючи позитивний досвід і високий ефект, отриманий від реалізації даних технологій у центральному офісі, а також з метою уніфікації ПЗ, що використовується для ведення електронного архіву у філіях, керівництвом КБ «Газпромбанк» було прийнято рішення поширити методику створення електронних архівів, розроблену компанією Cognitive Technologies, на всі філії та відділення банку.
Компанією Cognitive Technologies було запропоновано розв'язання: створення електронного архіву на основі технологій архівації, пошуку та вилучення документів (Евфрат/400 для AS/400), оптичного розпізнавання CuneiForm, обробки зображень документів, потокового введення документів і введення стандартних форм документів Cognitive Forms.
У першу чергу була виконана уніфікація ПО банківських електронних систем. Цілями уніфікації ПЗ в центральному офісі та філіях банку були:
мінімізація коштів на підтримку ПЗ;
об'єднання електронних архівів в одну розподілену систему;
використання новітніх інформаційних технологій на базі Інтернет / інтранет-технологій (віддалене адміністрування).
Апаратне забезпечення розробляється архівної системи включало в себе:
Сканер: базова конфігурація, односторонній, пристрій подачі і позиціонування оригіналів: Kodak ImageLink 500s (A4/A3, ADF 500 аркушів, дозвіл до 300 dpi, швидкість сканування / A4, 200 dpi/-70 dpm);
Сервер: IBM AS/400 (ОС OS400, СУБД DB2/400);
ПЕОМ на робочих місцях кінцевих користувачів: Pentium * 100/16-32MB RAM3.
В якості програмного забезпечення були обрані наступні програми:
ПО сканера: Kodak HV Capture 2.04;
ЕА Евфрат/400 для IBM AS/400;
Евфрат/400 - Сервер;
Евфрат/400 - Клієнт;
Евфрат/400 - Адміністратор Системи;
Евфрат/400 - Адміністратор Безпеки;
Система розпізнавання: CuneiForm;
Система введення стандартних форм документів: Cognitive Forms;
Мережева ОС: NetWare, Windows NT;
Автоматизована Банківська Система: ДіаСофт - Банк.
Компанією Cognitive Technologies була пророблена велика робота з адаптації існуючої версії центрального електронного архіву «Газпромбанку» під цілі даного проекту. Були виконані:
створення інсталятора архіву для тиражування у філіях;
адаптація під сканери компаній Kodak і Fujitsu;
додавання елемента віддаленого адміністрування із центрального офісу архівів у філіях;
адаптація системи забезпечення інформаційної безпеки для зберігання та обробки інформації різного ступеня конфіденційності;
додавання модуля для потенційної зв'язку архівів в єдиний архів.
Електронний архів фінансових та організаційно-розпорядчих документів «Газпромбанку» призначений для скорочення витрат праці і часу при роботі в системі документообігу. Він дозволяє вести облік документів, зберігати їх подання (графічні образи) в комп'ютерній формі, здійснювати швидкий пошук документів за реквізитами, показувати графічні образи знайдених документів і полегшувати пошук оригінальних паперових документів.
У випадку «Газпромбанку» електронний архів органічно доповнює архів оригінальних паперових документів, оскільки ця організація, відповідно до своєї стратегії, не відмовляється від ведення повноцінного «паперового» варіанту архіву. У разі необхідності отримати інформацію про конкретний документ електронний архів допомагає швидко побачити його графічний образ і вказує його реальне місцезнаходження.
Програмне забезпечення електронного архіву реалізовано в клієнт-серверній архітектурі: робочі місця користувачів є клієнтськими додатками, які звертаються із запитами до серверних додатків, що виконуються на AS/400. Сервер AS/400 виступає як файл-сервера (обслуговування масиву образів документів) і в якості сервера бази даних (обслуговування таблиць та індексів пошукової інформації). Клієнтське ПЗ виконується в операційній системі Windows 9x/NT, серверне ПЗ - в операційній системі OS/400.
На кожному робочому місці користувача електронного архіву «Газпромбанку» встановлено програмне забезпечення, що відповідає функціям даного користувача:
робоче місце сканування - програма сканування (Kodak Capture Software для сканерів Kodak або «Агент сканування» для інших) дозволяє користувачеві ввести графічні образи документів, що містяться у вигляді файлів на сервер AS/400 в емулятор файлової системи (IFS);
робоче місце верифікації та індексації - програма верифікації дозволяє встановити відповідність між графічними образами документів та реєстром документів, отриманих з банківської програми. У результаті формуються індекси документів (реквізити), необхідні для подальшого пошуку документів. Індекси зберігаються в базі даних на сервері AS/400;
робоче місце пошуку - програма пошуку дозволяє звернутися до сервера з запитом на пошук документів, що задовольняють певною ознакою або набору ознак, а потім переглянути перелік знайдених документів та їх графічні образи; Рішення про створення Центрального електронного архіву ЦБ РФ було прийнято в 2000 році. Співробітники Головного Центру Інформатизації (ДЦВ) ЦБ РФ розробили концепцію Центрального електронного архіву і в якості основи для його створення розглянули ряд програм російських і західних виробників. Влітку 2000 року була обрана система LanDocs, розроблена компанією ЛАНІТ.
Фахівці Банку Росії і ЛАНІТ почали роботи з підготовки технічного завдання на адаптацію системи LanDocs у відповідності зі специфікою діяльності архівних служб банку. На першому етапі співробітники холдингу розробили спеціалізовані компоненти, що забезпечують автоматизацію базових функцій архіву, і впровадив технологію потокового (масового) сканування та розпізнавання текстів документів.
У грудні 2000 року система Центрального електронного архіву була прийнята в промислову експлуатацію. База даних електронного архіву функціонує під керуванням СУБД Oracle. Протягом 2001 року відповідно до плану ЛАНІТ виробляв роботи з розширення функціональності ПЗ, що завершилися до грудня 2001 року. У 2002 році компанія веде роботи зі створення підсистеми автоматизованої передачі справ із системи автоматизації діловодства Центрального апарату в електронний архів.
Довгостроковим планом було передбачено не лише впровадження системи в Центральному архіві Банку Росії, але і її тиражування в територіальних установах банку. Для цього фахівці ЛАНІТ забезпечили підтримку СУБД Microsoft SQL Server.
У зв'язку з великою кількістю територіальних установ тиражування системи розраховане на кілька років. У вересні 2002 року ДЦІ закупив перші ліцензії. За словами начальника Управління систематизації документів Адміністративного департаменту ЦБ РФ Анатолія Вікторовича Дуванова, «в результаті здійснення проекту було покращено інформаційне обслуговування керівництва і працівників підрозділів Банку Росії, а також значно знижений ризик втрати паперових документів архіву завдяки використанню їх електронних копій».
Система LanDocs, на базі якої створено електронний архів ЦБ РФ, призначена для комплексної автоматизації процесів діловодства і ведення архіву електронних документів в організаціях різного масштабу і спеціалізації. Продукти сімейства LanDocs дозволили включити в контур діловодної діяльності ЦБ не тільки користувачів архіву, об'єднаних у локальній обчислювальній мережі, а й територіально віддалених - забезпечуючи доступ через INTERNET і через системи електронної пошти.
До складу системи, що забезпечує функціонування електронного архіву ЦБ РФ, увійшли наступні компоненти:
«Діловодство»
Базова система автоматизації процесів діловодства і ведення архіву електронних документів. Реалізована в архітектурі "клієнт-сервер" на базі промислової СУБД і функціонує у локальній обчислювальній мережі персональних комп'ютерів з ОС Windows 95 / 98 / NT / 2000. Поставляється для роботи з СУБД Oracle або Microsoft SQL Server. Забезпечена документованим OLE-інтерфейсом для вбудовування сервісу управління документами LanDocs в Windows-програми сторонніх розробників;
«Сервер документів»
Серверне програмне забезпечення для централізованого управління зберіганням документів (файлів документів) в електронному архіві. Взаємодіє з системою «LanDocs: Діловодство» і здійснює підтримку операцій читання, пошуку, запису, видалення, передачі файлів документів на довгострокове зберігання на спеціалізованому сервері під управлінням ОС Windows NT 4.0/2000;
«Сервер документів» забезпечує можливість пошуку слів і фраз у текстах документів з урахуванням правил морфології російської мови;
«Сканування і візуалізація зображень»
Система сканування паперових документів і візуалізації їх електронних образов.Позволяет комфортно працювати з електронними копіями паперових документів, переміщатися на потрібну сторінку, виводити зображення в різних масштабах, розглядати деталі в режимі «збільшувального скла», панорамувати, видаляти із зображення плями і багато іншого.
«Інтернет-доступ»
Спеціалізований WEB-сервер, що забезпечує користувачам можливість доступу до інформації системи автоматизації діловодства та корпоративного архіву електронних документів через мережу Internet, використовуючи як платформо-незалежного клієнта стандартний Internet Browser (Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator);
«Поштовий сервер»
Спеціалізоване серверне програмне забезпечення, що виконує роль шлюзу до MAPI-сумісної системи електронної пошти. Забезпечує можливість розсилання повідомлень, завдань і документів з системи LanDocs виконавцям, на робочих місцях яких не встановлено клієнтське ПО «Діловодство».
«Поштовий клієнт»
Клієнтське програмне забезпечення, що працює в середовищі MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Забезпечує користувачу можливість отримувати завдання і документи з бази даних LanDocs і звітувати про виконання завдань, перебуваючи в поштовій скриньці MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.
«Підсистема безпеки»
Підсистема безпеки LanDocs призначена для захисту інформації за допомогою електронного цифрового підпису та шифрування. Підсистема включає Сервер безпеки і клієнтські частини користувальницьких додатків LanDocs. Сервер безпеки реалізує функції Центру сертифікації, який забезпечує випуск сертифікатів відкритих ключів на основі запитів користувачів та організацію оперативного доступу користувачів до бази даних сертифікатів (формат сертифікатів відповідає рекомендаціям ITU-T X.509). Клієнтська частина підсистеми дозволяє користувачеві підписувати своїм особистим ключем документи, повідомлення та інші інформаційні об'єкти LanDocs, проводити перевірку підписів інших користувачів. Конфіденційні документи шифруються на індивідуальних ключах. Події, пов'язані з використанням електронного цифрового підпису, шифруванням, генерацією ключів і випуском сертифікатів фіксуються в протоколах роботи
підсистеми.
«Маршрутизація»
Програмне забезпечення, що розширює можливості «Діловодства» з управління процесами обробки документів. Моделювання процесів руху документа проводиться зручним і наочним чином - за допомогою побудови графічних карт. Карта визначає маршрут руху повідомлення та документа і визначає умови переходу від одного етапу обробки до іншого. Створений таким чином маршрут використовується для ініціювання руху документа і подальшого управління маршрутом його руху. Функції аналізу дозволяють отримувати статистичні дані за фактичними параметрами ділових процесів.
Довідкові підсистеми
Включають в себе корпоративні довідники типів файлів, типів документів, способів доставки, номенклатури справ, кореспондентів, типів повідомлень, типів діловодних операцій та інші.
| Грунтуючись на наведеній інформації про електронній системі LanDocs, використаної для створення електронного архіву ЦБ РФ, і про деякі особливості цього архіву, можна виділити наступні достоїнства розглянутого електронного архіву: |
Універсальність і функціональність: функціональність архіву забезпечує комплексну підтримку офісних ділових процесів, максимально використовуючи накопичені навички діловодного персоналу і сформовану інфраструктуру;
Прогресивна архітектура: з истема архіву може будуватися в будь-який з трьох давно і добре зарекомендували себе архітектур:
в двухзвенной архітектурі «клієнт-сервер" на базі основних промислових СУБД;
в триланкової архітектурі зі спеціалізованим WEB-сервером додатків, що забезпечує можливість віддаленого доступу до даних системи через мережу Internet або в середовищі корпоративної Intranet мережі, використовуючи як універсального платформо - незалежного клієнта стандартний Internet Browser;
на базі стандартного клієнта електронної пошти Microsoft Exchange або Lotus Notes.
На практиці розумне комбінування методів доступу до даних LanDocs дає можливість гнучкого і економічного конфігурування ліцензій відповідно до специфіки діловодної навантаження на конкретних робочих місцях організації-замовника;
Відкритість: система архіву надає користувачам:
документований OLE-інтерфейс, який забезпечує можливість вбудовування сервісів управління документами в Windows-додатки, які проектуються зовнішніми розробниками;
підтримку промислових стандартів, за рахунок яких вона може бути інтегрована з зовнішніми програмними системами та спеціалізованим обладнанням - системами електронної пошти (інтерфейс MAPI), системами електронної торгівлі (з використанням XML), сканерних обладнанням (інтерфейс TWAIN), системою FineReader (для розпізнавання текстів сканованих документів).
Захищеність даних: реалізований в системі механізм управління розмежуванням повноважень користувачів реалізований на трьох рівнях (ОС, СУБД, програмне забезпечення) і дає можливість:
забезпечити ідентифікацію / аутентифікацію користувача;
визначити для кожного користувача функціональні права - права на виконання тих чи інших функцій системи (зокрема на доступ до тих чи інших журналів реєстрації документів);
визначити для кожного документа рівень конфіденційності, а для кожного користувача - права доступу до документів різного рівня конфіденційності;
підтвердити правомочність дій користувача за допомогою механізму електронного підпису;
забезпечити необхідний рівень інформаційної захисту конфіденційних документів шляхом їх шифрування, а також шифрування всієї інформації, що передається по відкритих каналах зв'язку, наприклад, по електронній пошті; шифрування здійснюється з використанням сертифікованих криптографічних засобів;
протоколювати всі дії користувачів в журналах аудиту (в журналі реєстрації входу та виходу із системи, журналі здійснених операцій).
До недоліків архіву ЦБ РФ, створеного на базі системи LanDocs, можна віднести його відносно обмежену цільову спрямованість (не передбачена можливість взаємодії на міжнародному рівні і, як наслідок, робота з зарубіжними партнерами / клієнтами, що є досить важливим для банку рівня ЦП) та надмірну насиченість архівної системи численними додатками, деякі з яких цілком могли б бути уніфіковані, що суттєво полегшило б процес освоєння та використання електронного архіву.
2. Електронний архів Газпромбанку
Близько року тому компанія Cognitive Technologies оголосила про завершення впровадження електронного архіву фінансових та організаційно-розпорядчих документів у філіях КБ «Газпромбанк» по Росії.
Поставлена керівництвом «Газпромбанку» перед компанією Cognitive Technologies завдання виглядала наступним чином: створення автоматизованої системи, призначеної для обробки та архівування банківських документів операційного дня і закритих договорів, організації безпаперового архіву документів, підвищення надійності зберігання документів та створення ефективної технології оперативної роботи з архівом документів.
Слід зауважити, що КБ «Газпромбанк» - один з найбільших комерційних банків Росії, займає 3-е місце за розміром чистих активів і 5-е місце за розміром власного капіталу.
У міру збільшення обсягів оброблюваної інформації у філіях і відділеннях Газпромбанку виникла потреба у застосуванні новітніх інформаційних технологій введення, зберігання і обробки документів, а також у забезпеченні інформаційної безпеки при роботі з конфіденційними документами. Враховуючи позитивний досвід і високий ефект, отриманий від реалізації даних технологій у центральному офісі, а також з метою уніфікації ПЗ, що використовується для ведення електронного архіву у філіях, керівництвом КБ «Газпромбанк» було прийнято рішення поширити методику створення електронних архівів, розроблену компанією Cognitive Technologies, на всі філії та відділення банку.
Компанією Cognitive Technologies було запропоновано розв'язання: створення електронного архіву на основі технологій архівації, пошуку та вилучення документів (Евфрат/400 для AS/400), оптичного розпізнавання CuneiForm, обробки зображень документів, потокового введення документів і введення стандартних форм документів Cognitive Forms.
У першу чергу була виконана уніфікація ПО банківських електронних систем. Цілями уніфікації ПЗ в центральному офісі та філіях банку були:
мінімізація коштів на підтримку ПЗ;
об'єднання електронних архівів в одну розподілену систему;
використання новітніх інформаційних технологій на базі Інтернет / інтранет-технологій (віддалене адміністрування).
Апаратне забезпечення розробляється архівної системи включало в себе:
Сканер: базова конфігурація, односторонній, пристрій подачі і позиціонування оригіналів: Kodak ImageLink 500s (A4/A3, ADF 500 аркушів, дозвіл до 300 dpi, швидкість сканування / A4, 200 dpi/-70 dpm);
Сервер: IBM AS/400 (ОС OS400, СУБД DB2/400);
ПЕОМ на робочих місцях кінцевих користувачів: Pentium * 100/16-32MB RAM3.
В якості програмного забезпечення були обрані наступні програми:
ПО сканера: Kodak HV Capture 2.04;
ЕА Евфрат/400 для IBM AS/400;
Евфрат/400 - Сервер;
Евфрат/400 - Клієнт;
Евфрат/400 - Адміністратор Системи;
Евфрат/400 - Адміністратор Безпеки;
Система розпізнавання: CuneiForm;
Система введення стандартних форм документів: Cognitive Forms;
Мережева ОС: NetWare, Windows NT;
Автоматизована Банківська Система: ДіаСофт - Банк.
Компанією Cognitive Technologies була пророблена велика робота з адаптації існуючої версії центрального електронного архіву «Газпромбанку» під цілі даного проекту. Були виконані:
створення інсталятора архіву для тиражування у філіях;
адаптація під сканери компаній Kodak і Fujitsu;
додавання елемента віддаленого адміністрування із центрального офісу архівів у філіях;
адаптація системи забезпечення інформаційної безпеки для зберігання та обробки інформації різного ступеня конфіденційності;
додавання модуля для потенційної зв'язку архівів в єдиний архів.
Електронний архів фінансових та організаційно-розпорядчих документів «Газпромбанку» призначений для скорочення витрат праці і часу при роботі в системі документообігу. Він дозволяє вести облік документів, зберігати їх подання (графічні образи) в комп'ютерній формі, здійснювати швидкий пошук документів за реквізитами, показувати графічні образи знайдених документів і полегшувати пошук оригінальних паперових документів.
У випадку «Газпромбанку» електронний архів органічно доповнює архів оригінальних паперових документів, оскільки ця організація, відповідно до своєї стратегії, не відмовляється від ведення повноцінного «паперового» варіанту архіву. У разі необхідності отримати інформацію про конкретний документ електронний архів допомагає швидко побачити його графічний образ і вказує його реальне місцезнаходження.
Програмне забезпечення електронного архіву реалізовано в клієнт-серверній архітектурі: робочі місця користувачів є клієнтськими додатками, які звертаються із запитами до серверних додатків, що виконуються на AS/400. Сервер AS/400 виступає як файл-сервера (обслуговування масиву образів документів) і в якості сервера бази даних (обслуговування таблиць та індексів пошукової інформації). Клієнтське ПЗ виконується в операційній системі Windows 9x/NT, серверне ПЗ - в операційній системі OS/400.
На кожному робочому місці користувача електронного архіву «Газпромбанку» встановлено програмне забезпечення, що відповідає функціям даного користувача:
робоче місце сканування - програма сканування (Kodak Capture Software для сканерів Kodak або «Агент сканування» для інших) дозволяє користувачеві ввести графічні образи документів, що містяться у вигляді файлів на сервер AS/400 в емулятор файлової системи (IFS);
робоче місце верифікації та індексації - програма верифікації дозволяє встановити відповідність між графічними образами документів та реєстром документів, отриманих з банківської програми. У результаті формуються індекси документів (реквізити), необхідні для подальшого пошуку документів. Індекси зберігаються в базі даних на сервері AS/400;
робоче місце адміністратора системи - програма адміністратора дозволяє ставити функції користувачів системи (приналежність користувача до конкретної групи) та їх права на доступ до документів даного типу, а також переглядати перелік всіх активних (зареєстрованих в системі в даний момент) користувачів. Крім того, на комп'ютері адміністратора системи виконується серверна компонента, що забезпечує доступ усіх користувачів до сервера AS/400;
робоче місце адміністратора безпеки - програма перегляду журналу дозволяє простежити всю історію дій користувачів системи з метою виявлення спроб несанкціонованого доступу до документів.
У створеному електронному архіві, в силу його багатокористувацької специфіки та автоматизації, одночасно повинна була зберігатися й оброблятися інформація різного ступеня конфіденційності. Тому, для повної відповідності всім вимогам «Газпромбанку», фахівцями Cognitive була розроблена система забезпечення інформаційної безпеки, що включає:
Підсистему управління доступом;
Підсистему реєстрації та обліку;
Підсистему забезпечення цілісності;
Реєстр архівіруемих за день документів, одержуваних з АБС «ДіаСофт-Банк».
За рахунок впровадження цієї технології, можливість зміни інформації в обхід системи безпеки була повністю виключена. При цьому, кожному користувачеві заздалегідь визначено обсяг інформації, до якого він допущений.
Серверні компоненти програмного забезпечення на AS/400 виконують численні функції обслуговування поточних запитів користувачів системи: роботу з чергами, таблицями та індексами бази даних, файлами графічних образів документів та журналом системи. Через ці компоненти реалізується механізм прав доступу користувачів до конкретної інформації: якщо повноваження користувача недостатні, запитувана інформація не видається.
В даний час розглянутий електронний архів у повній мірі введено в промислову експлуатацію в центральному відділенні і філіях «Газпромбанку». Поповнення архіву здійснюється зі швидкістю до 5000 документів в день, архівуються банківські платіжні, організаційно-розпорядчі та інші види документів.
Можливо, в силу специфіки документації, з якою ведеться роботи в «Газпромбанку», або у зв'язку з неповним відповідністю можливостей апаратного забезпечення потреб програмних компонентів системи електронного архіву, нарікання користувачів викликає швидкодію системи. Як наслідок, періодично бувають труднощі з доступом до архівних документів і з приміщенням в архів архівіруемой інформації. Тим не менш, у даний час фахівці компанії Cognitive Technologies, використовуючи гнучкість архітектури системи і закладені спочатку можливості вдосконалення електронного архіву як в плані ПО, так і в плані апаратної складової, завершують модернізацію електронного архіву «Газпромбанку» (принаймні, повідомлення про це з'явилося на офіційному сайті компанії).
3. Електронний архів НВО «Аврора»
У 2002 році НВО "Аврора" - найбільший в Росії науково-виробничий центр в області корабельної автоматики - успішно завершило впровадження електронного архіву TeraSafe в систему корпоративного документообігу Documentum 4i.
За результатами тендеру НВО «Аврора» обрало три фірми. Компанія Documentum повинна була поставити програмне забезпечення для електронного архіву, Xerox - системи введення-виведення документації, «Еврика» - системи електронного архіву.
Роботи проводилися фахівцями компанії "Еврика", яка розробила TeraSafe.
Протягом останніх декількох років "Аврора", що володіє власним конструкторським бюро, а також рядом наукових, інженерних і виробничих підрозділів, веде роботу з модернізації своєї інформаційної інфраструктури, і останнім досягненням стало впровадження електронного архіву у вже існуючу систему корпоративного документообігу.
В архіві НВО «Аврора» зберігалося величезна кількість паперової документації - понад 10 млн документів. Без спеціалізованого інструменту пошук потрібної інформації в цьому сховищі був надзвичайно складний і трудомісткий. Крім того, рух документації по ланцюжку розробка - узгодження - твердження - передача в архів займало дуже багато часу. З введенням в експлуатацію електронного архіву відпадають багато рпоблеми.
Підприємству належить завантажити в електронний архів всі електронні документи та ввести в нього паперові креслення тих виробів, аналоги яких можуть бути використані в подальших розробках. Зберігання електронних образів паперових креслень передбачалося здійснювати як у растровому, так і (по можливості) у векторному вигляді. У найближчій перспективі електронний архів повинен стати єдиним сховищем для загальносистемних, конструкторських, експлуатаційних, ремонтних, пусконалагоджувальних, програмних, договірних та інших документів.
Розробку багаторівневих ієрархічних інформаційних моделей даних про вироби передбачається здійснити відповідно до вимог стандартів сімейства ISO 10303 (STEP). Слід зауважити, що створення електронного архіву - лише початок серйозних змін в інформаційній підтримці основних виробничих процесів підприємства. Найближчий етап - автоматизація колективної роботи з технологічними документами в ході реалізації виробничих проектів. Як інструмент для управління проектами буде використовуватися Microsoft Project 2002. Одним з ключових чинників вибору саме цього продукту стали його можливості інтеграції з іншими програмними засобами.
Основою для архіву став комплекс TeraSafe, розроблений компанією «Еврика». TeraSafe забезпечує підтримку електронного архіву, доступ до інформації, дозволяє організувати сховище даних і може бути інтегрований в будь-яку систему конструкторського або корпоративного документообігу, то етсь повністю задовольняє потребам НВО «Аврора». Комплекс TeraSafe інтегрований з системою документообігу Documentum 4i. У результаті користувачам НВО «Аврора» забезпечується доступ до архівних даних і можливість автоматизованого переносу інформації з тимчасового сховища (жорстких дисків сервера) на DVD-диски.
Фактично, TeraSafe в тій версії, в якій він був поставлений для НУО «Аврора» - це апаратно-програмний комплекс, що складається з DVD-чейнджера, використовуваного як пристрій зберігання даних і сервера, керуючого доступом до інформації. EURECA TeraSafe Server дозволяє надійно, довго і дешево зберігати великі обсяги даних будь-якого формату, отримувати оперативний доступ до них, ефективно вести пошук по базі, створюючи довільні, як завгодно складні запити. Важливою перевагою даного пристрою є простота адміністрування.
Ядром електронного архіву, створеного для НУО «Аврора», є керуючий сервер, який пов'язаний з чейнджером по SCSI-шині. Дисковий простір сервера використовується як:
область системного та спеціалізованого ПЗ;
кеш-пам'ять для файлів, що знаходяться в роботі;
тимчасове сховище архівних файлів. При додаванні нового файлу в архів, він може бути тимчасово записаний в цю область, причому для користувача він видно так само, як і файли, що зберігаються в бібліотеці. При накопиченні достатнього обсягу нових файлів, вони записуються на DVD (CD) болванку і додаються до основної архів. Очевидно, що ПЗ служби каталогу дозволяє розміщувати файли з одного фізичного диска в різні області віртуального каталогу. Разом з файлом можуть бути записані його атрибути, аж до положення у віртуальному каталозі. Це гарантує повне відновлення системи навіть при втраті всієї інформації на жорстких дисках сервера
Відповідно до потреб НУО, система на базі TeraSafe надає можливість збереження великих і надвеликих об'ємів даних. Як сховище інформації в TeraSafe Server використовується роботизована бібліотека Pioneer. У конфігурації, яка встановлена на НВО «Аврора», використана бібліотека на 620 DVD з 6 читають дисководами. Цей чейнджер створений за касетного принципом, має 15 касет, розрахованих на 50 дисків або 2 дисководи кожна і додаткову касету на 20 дисків. Залежно від розв'язуваних завдань, кількість дисків і дисководів може варіюватися. При використанні DVD-дисків ємністю 4.7 Gb TeraSafe Server вміщає до 2.85 Tb даних. У одному пристрої об'єднані 6 чейнджерів, що збільшує сумарну ємність до 17.1 Tb.
DVD-бібліотекою управляє двопроцесорний сервер виробництва компанії «Еврика». У рамках проекту ця компанія також поставила замовнику станцію запису даних на DVD і дві потужні графічні станції для співробітників архіву.
Істотним плюсом архівної системи на НВО «Аврора» є дешевизна зберігання даних. Вся інформація бази даних зберігається на CD або DVD, найдешевших носіях на сьогоднішній день. Вартість зберігання одиниці інформації на цих дисках, щонайменше, в 10 разів нижче, ніж на традиційних жорстких дисках.
Оперативність доступу до даних електронного архіву забезпечується тим, що керуючий сервер в EURECA TeraSafe використовується не тільки як засіб доступу до даних, але і як кеш-пам'ять для файлів бази, що знаходяться в роботі. При запиті користувача, робот бібліотеки переміщує потрібний диск у вільний дисковод, відбувається зчитування і паралельна запис запитаного файлу в кеш-область дискового простору керуючого сервера. Після цього дисковод звільняється і може бути використаний для наступного запиту, а вся робота з файлом здійснюється з жорстких дисків сервера. Одного разу запитаний файл залишається в кеш-області сервера і час доступу до нього визначається частками секунди.
Співробітниками НВО «Аврора» зазначено зручність роботи з інформаційною базою, так як доступ до файлів не вимагає спеціалізованого клієнтського програмного забезпечення. Оскільки основою роботи сервера є технологія Internet / intranet, для доступу до даних з будь-якої платформи (IBM PC, Mac, Sun або UNIX) використовується звичайний Web-браузер. При необхідності, спеціалізоване ПЗ може бути інтегровано в існуючий програмний комплекс.
Програмне забезпечення, спеціально розроблене для комплексу TeraSafe Server, дозволяє бачити всю збережену на чейнджері інформацію як базу даних.
Інтерфейс користувача являє збережені файли у вигляді ієрархічної структури (віртуального каталогу) необмеженої вкладеності. Крім того, кожен файл може мати довільний набір ключових параметрів, за якими здійснюється пошук і фільтрація.
За запевненням представників фірми-розробника архіву, гарантія збереження даних максимальна. Основним сховищем даних є DVD-ROM диски, видалити інформацію з яких неможливо. Тривалість зберігання даних на CD і DVD-дисках, за даними компаній - виробників перевищує 40-50 років. Багато фірм, наприклад, авторитетна SONY, дають гарантію до 100 років, що перевищує тривалість зберігання даних на HDD в 10-20 разів.
Оцінюючи результативність введення електронного архіву, слід зазначити, що воно більш ніж в 10 разів скоротило час пошуку прототипів виробів і необхідної документації. Більш ніж удвічі зменшився час руху документації по ланцюжку від розробки до передачі в архів. При цьому площа, займана архівом, також зменшилася більш ніж у 10 разів.
«Електронний архів TeraSafe дозволяє нам не тільки швидко отримувати необхідну інформацію в робочому форматі, а й забезпечує конструкторську і технологічну стійкість проектування, можливість використовувати базу накопичених знань і розробок», - цитата з інтерв'ю Сергія Куликова, начальника конструкторського бюро НВО «Аврора».
Найбільш цікавим фактом є те, що в реалізації проекту брало участь лише дві особи, що говорить про крайню простоті впровадження архіву з технологічної точки зору. Зараз введенням інформації в архів займаються двоє, адаптацією і налаштуванням ПЗ під вимоги підприємства - троє, введенням-виведенням документації - одна людина. Напряму з електронним архівом працюють 45 співробітників НВО «Аврора».
4. Електронний архів Пенсійного фонду РФ
У 2001 році Пенсійним фондом Росії (ПФР) було проведено тендер на створення електронного архіву документів персоніфікованого обліку. За його результатами переможцем було оголошено компанія Cognitive Technologies. Серед критеріїв, за якими проводився вибір, розглядався досвід роботи з компанією, а так само досвід самої компанії з впровадження подібних систем, причому другий омменту приділялася більша увага.
Одним з основних призначень електронного архіву в Пенсійному фонді є перехід від великої кількості скупчилися паперових носіїв до електронного поданням документів. Це дозволяє забезпечити компактність і простоту зберігання документів Пенсійного фонду, а також оперативність роботи з ними. Особливу увагу представники Пенсійного фонду приділили вимогам можливості використання електронного цифрового підпису для запевнення вводяться в архів даних та електронних образів документів, що повинно було дозволити забезпечити ідентичність зберігаються в електронному вигляді документів їх паперовим носіям.
Фахівцям Cognitive Technologies була поставлена задача створення архіву з можливістю організації введення великих обсягів інформації (близько 30 млн. документів на рік) у системі персоніфікованого обліку (СПУ) ПФ РФ для створення єдиної бази даних, яка містить відомості про всіх працюючих громадян і здійснює облік їх доходів . Основними типами документів, що вводяться в СПУ РФ ПФ є стандартні бланки з рукописним заповненням, такі, як анкети застрахованої особи; бланки "Індивідуальні відомості про стаж і заробіток"; опис документів, що містяться в пачках; інші документи СПУ.
У рамках проекту, крім основного - центрального - архіву, були створені і знаходяться на стадії впровадження три варіанти конфігурації архівів: "Район", "Міжрайонний пункт" і "Регіон". Архіви різних рівнів будуть інтегровані між собою.
Уведення документів до архіву здійснюється за допомогою сканера і системи введення стандартних форм документів Cognitive Forms, причому система може працювати з різними сканерами - від планшетних до потокових промислових з автоподавача. Кількість сканерів, що використовуються в системі, не обмежена.
Електронний архів фірми Cognitive Technologies для Пенсійного фонду включає в себе чотири пов'язані один з одним основні підсистеми: підсистема вводу, підсистема архівації, підсистема безпеки, підсистема статистики та аналізу. Електронний архів має можливість гнучкого конфігурування. Певна незалежність підсистем і їх внутрішня архітектура дозволяють варіювати як використовуване обладнання, так і конфігурації підсистем.
У ході розробки і впровадження архіву фахівці фірми зіткнулися з наступною проблемою. Аналіз усіх організаційних та технологічних процесів показав, що вкрай великі часові й матеріальні витрати пов'язані з ручним введенням інформації в базу даних. Навіть наявність 30-50 операторів не достатньо для ручного введення інформації в періоди пікових навантажень. Компанією Cognitive Technologies було запропоновано комплексне рішення автоматизації введення інформації з документів СПУ, заповнених вручну, для ОПФР по м. Москві, засноване на технології Cognitive Forms, що включає:
розробку машинозчитуваних форм різних типів документів СПУ;
організацію потокового сканування з використанням високопродуктивного промислового сканера;
автоматизовану сортування вхідних документів за типами;
автоматичну комплектацію багатосторінкових документів;
автоматичне розпізнавання;
засоби візуального контролю і корекції результатів розпізнавання;
експорт даних, отриманих в процесі розпізнавання, до Бази Даних ПФР;
автоматичне формування статистичної звітності про результати роботи системи.
При створенні електронного архіву Пенсійного фонду було використане таке апаратне забезпечення:
Сканери Kodak ImageLink 9500 (паспортна продуктивність: 144 стор А4/мін. Або 8640 стор А4/час);
Станція сканування: IBM PC Pentium * 166/32MB RAM/1GB;
Станція сортування і комплектування відсканованих документів: IBM PC Pentium * 166/64MB RAM/1GB;
Станція розпізнавання: IBM PC Pentium * 166/64MB RAM/1GB;
Станція редагування: IBM PC Pentium * 166/16MB RAM/1GB;
Файл сервер: IBM PC Pentium * 166/64MB RAM/4GB;
Мережа: Ethernet 10Mb / s;
Сервер баз даних: IBM AS/400.
Програмне забезпечення включило в себе:
ПО сканера: Kodak HV Capture 2.0;
ПО створення опису форм: Cognitive FormDesigner;
ПО станції розпізнавання: Cognitive FormReader (рукописне заповнення та відмітки);
ПО станції редагування: Cognitive FormEditor;
Мережева операційна система: Novell 3.12;
Операційна система на станціях сканування, розпізнавання, редагування: Windows 95;
База даних: IBM DB2/400.
Система архіву побудована за принципом гнучкою масштабованості. У залежності від конкретної ситуації, в систему можуть бути додані (вилучені) технічні засоби, без зміни технологічного процесу обробки інформації. При збільшенні навантажень (кількості оброблюваних документів у день) до системи автоматично підключається необхідну кількість станцій розпізнавання (редагування). У звичайному режимі, для обробки декількох тисяч документів в день, використовується наступна комплектація технічних засобів:
1 станція сканування,
1 станція сортування і комплектування відсканованих документів,
1 станція розпізнавання,
20 станцій редагування,
1 файл-сервер.
Систему Cognitive Forms довелося адаптувати до реального якості документів, що надходять, тому що анкети друкувалися в різних друкарнях і відрізнялися розмірами і якістю друку.
Додатково було розроблено наступне спеціалізоване програмне забезпечення:
ПО диспетчеризації для рівномірного завантаження всіх доступних станцій розпізнавання і редактірованіяж
ПО статистичного аналізу результатів введення;
ПО сортування вхідних документів за типами та комплектації багатосторінкових документів;
ПО обробки пачок, вибракуваних на етапі сортування (ПО прийняття рішень, що визначає подальших хід пачок: пересканування (у разі злипання бланків документів) або повернення пачок роботодавцю із зазначенням допущеної неточності (помилки);
ПО автоматичного розпізнавання типу форми документа.
Фахівцями фірми було проведено налаштування загального технологічного процесу для досягнення максимальної продуктивності операторів і підвищення показників ергономіки, були написані конвертори в унікальні формати бази даних ОПФР.
Представники ПФ РФ пред'являли особливі вимоги до рівня захищеності інформації, що зберігається в архіві, тому особлива увага була також приділена розробці заходів інформаційного захисту архіву.
Інформаційна безпека архіву забезпечується за рахунок наявності в складі засобів, що забезпечують конфіденційність роботи з інформацією. У багатокористувацької автоматизованій системі одночасно зберігається і обробляється інформація різних рівнів конфіденційності. Інформація в системі зберігається в закодованому вигляді. Кожному користувачеві заздалегідь визначено обсяг інформації, до якого він допущений. Підсистема управління доступом будується на основі, так званої тривимірної матриці розмежування доступу. Для кожного користувача системи визначаються об'єкти (програми, дані, пристрої) до яких він має доступ і повноваження (відкриття, збереження, копіювання, перегляд і т.д.) доступу. Система забезпечує:
здійснення ідентифікації і перевірки дійсності суб'єктів доступу при вході в систему по ідентифікатору і паролю довжиною не менше шести символів;
можливість користувачеві самостійно змінювати свій пароль, якщо це дозволено адміністратором безпеки;
можливість адміністратору безпеки змінити пароль користувача;
зберігання ідентифікаторів і паролів в Системі в неявному вигляді;
ідентифікацію та аутентифікацію користувача з клавіатури;
управління рівнями конфіденційності (не менше 5);
контроль доступу і аутентифікацію суб'єктів до ресурсів, що захищаються;
для кожного користувача - право роботи з певних робочих місць, згідно з переліком; ідентифікація та аутентифікація користувача як з клавіатури, так і за допомогою технічних засобів, допустимих операційною системою, ідентифікація та аутентифікація програм, томів, файлів, каталогів.
Цілісність системи забезпечується програмно - апаратними засобами. При інсталяції системи цілісність програмного продукту перевіряється автоматично і повідомлення про результати перевірок виводиться на екран монітора. При завантаженні забезпечується цілісність засобів захисту інформації від несанкціонованого доступу, цілісність програмного забезпечення, цілісність записів до бази даних.
Помилкові дії користувачів і обслуговуючого персоналу не порушують роботу засобів захисту інформації. Передбачається можливість дублювання програмно - апаратного комплексу та оперативного переходу на резервні компоненти. Передбачається також можливість дублювання засобів захисту інформації веденням двох копій і можливість періодичного оновлення цих коштів з контролем їх працездатності.
Підсистема криптографічного захисту забезпечує цілісність та конфіденційність як зберігається, так і переданої інформації. Здійснюється шифрування всієї конфіденційної інформації, що виводиться на зовнішні носії. При цьому здійснюється автоматичне звільнення областей пам'яті, що містять раніше незашифровану інформацію. Доступ суб'єктів до операцій шифрування і криптографічним ключам контролюється підсистемою управління доступом.
Аналізуючи результати розробки і впровадження електронного архіву в Пенсійному фонді РФ, можна прийти з наступних висновків.
Був досягнутий безперечний прогрес у підвищенні ефективності діяльності підприємства. Система введена в цілодобову експлуатацію, що дозволило виконувати роботи з поповнення архіву новими документами і перекладу старих паперових документів в електронний вигляд без затримок. Щоб оцінити порівняльне підвищення продуктивності праці, слід сказати, що до реалізації проекту один оператор Пенсійного фонду був в змозі обробити 100-120 паперових документів (1 сторінка А4) за 8 годинну зміну. Після впровадження електронного архіву та супутніх систем обробки інформації один оператор вводить і перевіряє правильність введення 500-600 документів у зміну. Планове зростання продуктивності введення - до 800-1,000 документів у зміну. Фактично, продуктивність введення зросла в 4-5 разів для кожного оператора. За 4 перші місяці експлуатації було введено 3 млн. анкет, що було б неможливо старими засобами.
За час експлуатації електронного архіву Cognitive Technologies не було зазначено істотних збоїв у роботі системи; оператори і службовці ПФ, що працюють з архівом, відзначають легкість освоєння та поводження з програмним забезпеченням.
5. Електронний архів ФГУП «ЦНІІМінАтомІнформ»
У 2002 році керівництво ФГУП «ЦНІІМінАтомІнформ» прийняло рішення про повне переведення архівів підприємства і систем документообігу в електронний вигляд.
ФГУП «ЦНІІМінАтомінформ» (далі в тексті - ФДУП) є головним науково-методичним центром по найважливіших напрямках управлінської, економічної та інформаційної діяльності Мінатому Росії.
У якості бази для створення електронного архіву була обрана система Search 5.0, розроблена НВП «Інтермех».
Влітку 2002 року було проведено сканування реєстраційних та інформаційних карт галузевих НДДКР, виконаних на підприємствах атомної промисловості з 1970 по 1995 рр.. Протягом 10 днів було переведено в електронний вигляд близько 78 тисяч карток. Це дозволило розпочати впорядкування всього фонду документації, провести ревізію інформаційного ресурсу.
Електронний архів, розроблений для ФГУП, що передбачає вирішення наступних завдань:
зберігання документів різних типів;
управління доступом до документів;
швидкий пошук документів і документів, що визначають;
узгодження-затвердження документів;
проведення змін документів і керування версіями документів;
підтримка групової роботи над проектами.
Архів ФГУП представляє собою базу даних, в якій зберігаються документи та інформація, необхідна для їх ідентифікації і пошуку - позначення, найменування, формат і т. д.
Архів побудований в архітекутре клієнт-сервер, у якій в якості сервера бази даних архіву можна використовувати одне з СУБД - Interbase фірми Borland або всім відомий Oracle. Обидві СУБД мають версії своїх SQL-серверів, що працюють на різних апаратних та операційних платформах, тому, залежно від вибраної версії СУБД, серверна частина архіву може працювати на різних платформах - Windows 95 & NT, Novell Netware, UNIX, SUN та ін Клієнтська частина архіву працює в ОС Windows 95, Windows 98 або NT 4.0 або більш пізніх версій. В даний час серверна і клієнтська частини електронного архіву ФГУП працює під управлінням Windows 95.
Для групування документів щодо їх статусу (затверджений / не затверджений), типу (конструкторські / технологічні) та іншими ознаками, компоненти системи Search 5.0 забезпечує гнучку модель архіву, що складається з декількох архівів, що визначаються адміністратором системи, наприклад - архів ОГК, архів ОГТ, робочий архів сектора і т. д. Для кожного з архівів адміністратором системи визначаються права доступу користувачів до документів цього архіву, набір параметрів документів архіву, набір необхідних підписів, які документ має одержати для того, щоб потрапити в архів і т. д. Search 5.0 дозволяє зберігати в архіві будь-які типи документів - креслення, специфікації, текстові документи і т. д. Для кожного типу документів можна призначити програми перегляду і редагування. Підтримуються документи, що складаються з декількох файлів (наприклад, креслення на кількох аркушах, гібридні креслення TIFF + DWG і ін), а також документи, що включають в себе посилання на інші документи (наприклад, XREF в AutoCAD і т. д.). Можна реєструвати в архіві інформацію про документи, виконаних на паперових носіях.
Для зберігання архівних даних в електронному архіві ФГУП використовуються так звані електронні шафи з документами - сегменти бази даних архіву, куди система архівації поміщає упаковані (стиснуті в 5-10 разів) файли архівіруемих документів. У міру зростання кількості документів в архіві і постійно зростаючих потреб у дискової пам'яті, адміністратор системи має можливість створювати нові шафи документів як на файл-сервері, на якому встановлена система, так і на будь-якому іншому файл-сервері в локальній мережі підприємства. Зберігання документів в електронних шафах виключає можливість отримання доступу до документів в обхід системи. Спеціальний модуль маршрутизації документів, що входить в систему, забезпечує різні функції, необхідні при груповій роботі над проектом - видача робочих завдань і контроль їх виконання, пересилка документів і робочих запитів одним користувачем іншому, розсилка повідомлень і повідомлень. Архів ФГУП забезпечує проведення змін затверджених документів з випуском повідомлення про зміну (ІІ), затвердженням даного ШІ зі збором необхідних підписів та із збереженням старих (до зміни або анульованих) версій документів. Забезпечується віддалений доступ до архіву з Web-браузерів (Internet Explorer, Netscape Navigator та ін) з будь-якою ОС (Windows, UNIX, MacOS, Linux, OS / 2 та ін.) Система Search 5.0 розуміє внутрішній формат файлів креслень системи AutoCAD і дозволяє автоматично зчитувати інформацію з основного напису креслень (позначення, найменування і т. д.) безпосередньо з файлів DWG і записувати цю інформацію до архіву, позбавляючи від ручного введення такої інформації при реєстрації креслень в архіві. Разом з можливістю пакетної реєстрації креслень це забезпечує швидке початкове наповнення архіву вже наявними кресленнями відразу після установки системи.
В архіві ФГУП реалізована функція проведення змін у прийнятих документах.
Зміни в затверджених документах проводиться на підставі повідомлень про зміни (ІІ). До складу системи входить спеціалізований редактор повідомлень про зміни, що дозволяє оформляти повідомлення у повній відповідності з вимогами ЕСКД. Search 5.0 дозволяє проводити зміни в паперових копіях документів різними способами - як заміною (перевипуском) документів, так і традиційними способами (підчищенням, зачеркиванием і т. д.). Електронна ж версія документа завжди відповідає останній його редакції і після затвердження сповіщення стає актуальною, що дуже важливо для такого великого підприємства, як ФГУП.
Для перегляду історії змін в документі Se arch зберігає його попередні версії в архіві і веде список версій. Крім ШІ, архів дозволяє випускати також попередні повідомлення (ПІ) і пропозиції про зміну (ПР). Повідомлення можуть випускатися як на один, так і на декілька документів.
Редактор повідомлень дозволяє вставляти в повідомлення графічні і текстові фрагменти з документів, виконаних за допомогою будь-яких редакторів, що підтримують OLE (креслення Автокад, документи MS Word, Excel і т.д.).
Апаратна частина електронного архіву ФГУП надається корпорацією NSM Storage - модульні серія ЕЛАР НСМ x000. Ємність архіву вельми вкрай велика за рахунок використання двосторонніх DVD-дисків та пристрої для перевертання дисків. Кожна з бібліотек ЕЛАР НСМ сумісна з іншими моделями CD / DVD-бібліотек цього ж модульного ряду і містить однакові основні елементи (приводи, роботіку, CD-магазини), що розширює можливості по модернізації / розвитку архіву. Вміщуючи від 135 (у ЕЛАР НСМ 2000) до 620 (в ЕЛАР НСМ 6000) CD-або DVD-носіїв і від 1 до 14 (у ЕЛАР НСМ 6000) зчитують або записуючих приводів, бібліотеки забезпечують електронного архіву ФГУП ємність від 0,6 ТБ (ЕЛАР НСМ 2000) до 6 ТБ (ЕЛАР НСМ 6000) даних. У бібліотеках використані наступні технології:
легкознімні магазини «hot-swap» для адаптації ємності та конфігурації пристрою до специфіки завдання конкретного замовника;
memory track, що дозволяє системі записувати і зчитувати інформацію про вміст магазину;
переміщення дисків «no-touch», що виключає контакт з поверхнею диска в накопичувачі;
модуль перевороту дисків (фліппер). У більшості накопичувачів розпізнавання диска починається тільки після його «розкрутки» в приводі (так званий «spin up»). У ЕЛАР НСМ, завдяки технології швидкого розпізнавання дисків Turbo TDD, розпізнавання диска починається відразу після установки диска в привід, що скорочує час доступу до диска в приводі до 120 мс, а середній час заміни диска (що представляє собою суму з часу доставки диска з слотового магазину накопичувача (від 2 до 4 с) і зміни диска безпосередньо в самому приводі (2,5 с)) складає в середньому близько 5 секунд. Обсяг пам'яті пристроїв може бути практично необмежено розширено віртуально.
Інформація зберігається на CD / DVD в самій бібліотеці, а на жорсткому диску або сервері зберігаються тільки заголовки файлів, розташованих на CD / DVD. Коли відбувається запис на одноразово записуваний носій, - залежить від застосовуваного ПЗ. У принципі, кожне ПЗ має свій планувальник завдань на виготовлення CD-R або DVD-носія. На жорсткому диску комп'ютера формується образ CD або DVD, який при заповненні переноситься за допомогою запису на записувальному приводі в CD / DVD-бібліотеку. За часом це може відбуватися так, як буде спланований в ПО, що додається до бібліотеки (відразу, у фоновому режимі, вночі та ін.)
В якості програмного рішення для електронного архіву ФГУП використовується ПЗ OTG ArchiveXtender з підтримкою читання і запису на CD / DVD-носії. Весь вміст сховища є клієнтським станціям і додатків, як єдиний мережевий тому. Система підтримує множинні формати файлів - ISO9660, Rockridge, Apple HFS, UDF і змішані конфігурації носіїв - CD-R, CD-ROM, DVD-R, DVD-ROM, DVD-RAM.
По всій видимості, варіант електронного архіву, реалізований на ФДУП «ЦНІІМінАтомІнформ», є найбільш досконалим з усіх розглянутих прикладів.
З опублікованої інформації фактично випливає, він забезпечує можливості, що надаються звичайно трьома класами систем - власне систем управління документами (у західній термінології TDM - Technical Data Management), систем управління даними про вироби (PDM - Product Data Management) і систем маршрутизації документів і завдань ( Workflow).
Також, архітектурою архіву передбачена можливість побудови багаторівневої ієрархічної системи «подархівов» підприємства, що відповідає її організаційній структурі і котрий склався документообігу.
Проте, в порівнянні з іншими розглянутими прикладами, електронний архів ФГУП явно вимагає від користувача більшої кваліфікації та навичок у роботі з подібними системами.
Інженерно-технічні труднощі впровадження технології електронного архівування полягають у вирішенні двох великих завдань: наповнення електронного архіву (в даний час це, як правило, переклад скопилася за попередні десятиліття «паперової» документації) та забезпечення ефективного пошуку.
Перша захоплює ряд інженерно-технічних проблем, вирішення яких може вимагати істотних тимчасових витрат. Цим зумовлена важливість ефективної організації процесу розробки, що включає оптимальне планування процесів, аналіз і синтез напрацьованих технологій, створення системи управління якістю та ін Негнучкість економічної діяльності в більшості держструктур визначає обмеження на поетапність і наращиваемость державних електронних архівів. Це підвищує вимоги до системного і детального проектування, створення досвідченого зразка, організації випробувань і тестування. При цьому систему не можна вважати закінченою, поки не буде введений основний накопичений обсяг документів.
Незважаючи на те, що масове введення - найважливіша і найбільш трудомістка завдання у створенні електронного архіву, - він не є самоціллю. Цільова задача - забезпечення ефективного доступу до наявних даних з застосуванням інтелектуальних засобів. На цьому етапі найбільш актуальними є питання оптимізації запитів за критерієм швидкості виконання. Тут все залежить від технічних параметрів системи і, як наслідок, від фінансових можливостей підприємства, для якого архів створюється.
Враховуючи певні витрати на створення системи, можна виділити основні переваги електронного архіву.
По-перше, підвищення повноти та оперативності відпрацювання запитів до архіву. Особливо це ефективно при виконанні нестандартного нерегламентованої запиту. Відповідь, якого раніше чекали місяцями, причому без будь-якої впевненості, що він виявиться позитивним, тепер можна отримати за секунди і в зовсім іншій якості.
По-друге, компактність і надійність зберігання. Можна відмовитися від дорогих сховищ документів, скорочувати витрати і займані площі. Звуження кола допущених осіб, контроль та облік доступу до системи дозволить підвищити не тільки збереження, але й безпеку конфіденційної інформації. Зберігання документів в електронному вигляді призводить до того, що ряд архівних функцій, таких як ксерокопіювання, мікрофільмування, ведення автоматизованих картотек, будуть скорочені через непотрібність.
По-третє, створюється можливість проведення оперативного аналізу наявної інформації, що, підвищить обгрунтованість рішень, що приймаються вищим і середнім ланками керівників, які покладаються поки тільки на свій досвід та інтуїцію.
На жаль, дуже важко провести докладний і об'єктивний аналіз впровадження електронних архівів у Росії зокрема і в світі взагалі, оскільки інформація такого роду підприємствами-власниками архівів публікується вкрай скупо, тоді як компанії, що розробляють і впроваджують електронні архіви, з цілком зрозумілих причин уникають просочування в пресу негативних відгуків про свою продукцію. З п'яти прикладів, розглянутих у цій роботі, найбільш досконалим, хоча і найбільш складним технічно, представляється електронний архів на базі системи Search 5.0, що функціонує в ФГУП «ЦНІІМінАтомІнформ».
ПО сканера: Kodak HV Capture 2.0;
ПО створення опису форм: Cognitive FormDesigner;
ПО станції розпізнавання: Cognitive FormReader (рукописне заповнення та відмітки);
ПО станції редагування: Cognitive FormEditor;
Мережева операційна система: Novell 3.12;
Операційна система на станціях сканування, розпізнавання, редагування: Windows 95;
База даних: IBM DB2/400.
Система архіву побудована за принципом гнучкою масштабованості. У залежності від конкретної ситуації, в систему можуть бути додані (вилучені) технічні засоби, без зміни технологічного процесу обробки інформації. При збільшенні навантажень (кількості оброблюваних документів у день) до системи автоматично підключається необхідну кількість станцій розпізнавання (редагування). У звичайному режимі, для обробки декількох тисяч документів в день, використовується наступна комплектація технічних засобів:
1 станція сканування,
1 станція сортування і комплектування відсканованих документів,
1 станція розпізнавання,
20 станцій редагування,
1 файл-сервер.
Систему Cognitive Forms довелося адаптувати до реального якості документів, що надходять, тому що анкети друкувалися в різних друкарнях і відрізнялися розмірами і якістю друку.
Додатково було розроблено наступне спеціалізоване програмне забезпечення:
ПО диспетчеризації для рівномірного завантаження всіх доступних станцій розпізнавання і редактірованіяж
ПО статистичного аналізу результатів введення;
ПО сортування вхідних документів за типами та комплектації багатосторінкових документів;
ПО обробки пачок, вибракуваних на етапі сортування (ПО прийняття рішень, що визначає подальших хід пачок: пересканування (у разі злипання бланків документів) або повернення пачок роботодавцю із зазначенням допущеної неточності (помилки);
ПО автоматичного розпізнавання типу форми документа.
Фахівцями фірми було проведено налаштування загального технологічного процесу для досягнення максимальної продуктивності операторів і підвищення показників ергономіки, були написані конвертори в унікальні формати бази даних ОПФР.
Представники ПФ РФ пред'являли особливі вимоги до рівня захищеності інформації, що зберігається в архіві, тому особлива увага була також приділена розробці заходів інформаційного захисту архіву.
Інформаційна безпека архіву забезпечується за рахунок наявності в складі засобів, що забезпечують конфіденційність роботи з інформацією. У багатокористувацької автоматизованій системі одночасно зберігається і обробляється інформація різних рівнів конфіденційності. Інформація в системі зберігається в закодованому вигляді. Кожному користувачеві заздалегідь визначено обсяг інформації, до якого він допущений. Підсистема управління доступом будується на основі, так званої тривимірної матриці розмежування доступу. Для кожного користувача системи визначаються об'єкти (програми, дані, пристрої) до яких він має доступ і повноваження (відкриття, збереження, копіювання, перегляд і т.д.) доступу. Система забезпечує:
здійснення ідентифікації і перевірки дійсності суб'єктів доступу при вході в систему по ідентифікатору і паролю довжиною не менше шести символів;
можливість користувачеві самостійно змінювати свій пароль, якщо це дозволено адміністратором безпеки;
можливість адміністратору безпеки змінити пароль користувача;
зберігання ідентифікаторів і паролів в Системі в неявному вигляді;
ідентифікацію та аутентифікацію користувача з клавіатури;
управління рівнями конфіденційності (не менше 5);
контроль доступу і аутентифікацію суб'єктів до ресурсів, що захищаються;
для кожного користувача - право роботи з певних робочих місць, згідно з переліком; ідентифікація та аутентифікація користувача як з клавіатури, так і за допомогою технічних засобів, допустимих операційною системою, ідентифікація та аутентифікація програм, томів, файлів, каталогів.
Цілісність системи забезпечується програмно - апаратними засобами. При інсталяції системи цілісність програмного продукту перевіряється автоматично і повідомлення про результати перевірок виводиться на екран монітора. При завантаженні забезпечується цілісність засобів захисту інформації від несанкціонованого доступу, цілісність програмного забезпечення, цілісність записів до бази даних.
Помилкові дії користувачів і обслуговуючого персоналу не порушують роботу засобів захисту інформації. Передбачається можливість дублювання програмно - апаратного комплексу та оперативного переходу на резервні компоненти. Передбачається також можливість дублювання засобів захисту інформації веденням двох копій і можливість періодичного оновлення цих коштів з контролем їх працездатності.
Підсистема криптографічного захисту забезпечує цілісність та конфіденційність як зберігається, так і переданої інформації. Здійснюється шифрування всієї конфіденційної інформації, що виводиться на зовнішні носії. При цьому здійснюється автоматичне звільнення областей пам'яті, що містять раніше незашифровану інформацію. Доступ суб'єктів до операцій шифрування і криптографічним ключам контролюється підсистемою управління доступом.
Аналізуючи результати розробки і впровадження електронного архіву в Пенсійному фонді РФ, можна прийти з наступних висновків.
Був досягнутий безперечний прогрес у підвищенні ефективності діяльності підприємства. Система введена в цілодобову експлуатацію, що дозволило виконувати роботи з поповнення архіву новими документами і перекладу старих паперових документів в електронний вигляд без затримок. Щоб оцінити порівняльне підвищення продуктивності праці, слід сказати, що до реалізації проекту один оператор Пенсійного фонду був в змозі обробити 100-120 паперових документів (1 сторінка А4) за 8 годинну зміну. Після впровадження електронного архіву та супутніх систем обробки інформації один оператор вводить і перевіряє правильність введення 500-600 документів у зміну. Планове зростання продуктивності введення - до 800-1,000 документів у зміну. Фактично, продуктивність введення зросла в 4-5 разів для кожного оператора. За 4 перші місяці експлуатації було введено 3 млн. анкет, що було б неможливо старими засобами.
За час експлуатації електронного архіву Cognitive Technologies не було зазначено істотних збоїв у роботі системи; оператори і службовці ПФ, що працюють з архівом, відзначають легкість освоєння та поводження з програмним забезпеченням.
5. Електронний архів ФГУП «ЦНІІМінАтомІнформ»
У 2002 році керівництво ФГУП «ЦНІІМінАтомІнформ» прийняло рішення про повне переведення архівів підприємства і систем документообігу в електронний вигляд.
ФГУП «ЦНІІМінАтомінформ» (далі в тексті - ФДУП) є головним науково-методичним центром по найважливіших напрямках управлінської, економічної та інформаційної діяльності Мінатому Росії.
У якості бази для створення електронного архіву була обрана система Search 5.0, розроблена НВП «Інтермех».
Влітку 2002 року було проведено сканування реєстраційних та інформаційних карт галузевих НДДКР, виконаних на підприємствах атомної промисловості з 1970 по 1995 рр.. Протягом 10 днів було переведено в електронний вигляд близько 78 тисяч карток. Це дозволило розпочати впорядкування всього фонду документації, провести ревізію інформаційного ресурсу.
Електронний архів, розроблений для ФГУП, що передбачає вирішення наступних завдань:
зберігання документів різних типів;
управління доступом до документів;
швидкий пошук документів і документів, що визначають;
узгодження-затвердження документів;
проведення змін документів і керування версіями документів;
підтримка групової роботи над проектами.
Архів ФГУП представляє собою базу даних, в якій зберігаються документи та інформація, необхідна для їх ідентифікації і пошуку - позначення, найменування, формат і т. д.
Архів побудований в архітекутре клієнт-сервер, у якій в якості сервера бази даних архіву можна використовувати одне з СУБД - Interbase фірми Borland або всім відомий Oracle. Обидві СУБД мають версії своїх SQL-серверів, що працюють на різних апаратних та операційних платформах, тому, залежно від вибраної версії СУБД, серверна частина архіву може працювати на різних платформах - Windows 95 & NT, Novell Netware, UNIX, SUN та ін Клієнтська частина архіву працює в ОС Windows 95, Windows 98 або NT 4.0 або більш пізніх версій. В даний час серверна і клієнтська частини електронного архіву ФГУП працює під управлінням Windows 95.
Для групування документів щодо їх статусу (затверджений / не затверджений), типу (конструкторські / технологічні) та іншими ознаками, компоненти системи Search 5.0 забезпечує гнучку модель архіву, що складається з декількох архівів, що визначаються адміністратором системи, наприклад - архів ОГК, архів ОГТ, робочий архів сектора і т. д. Для кожного з архівів адміністратором системи визначаються права доступу користувачів до документів цього архіву, набір параметрів документів архіву, набір необхідних підписів, які документ має одержати для того, щоб потрапити в архів і т. д. Search 5.0 дозволяє зберігати в архіві будь-які типи документів - креслення, специфікації, текстові документи і т. д. Для кожного типу документів можна призначити програми перегляду і редагування. Підтримуються документи, що складаються з декількох файлів (наприклад, креслення на кількох аркушах, гібридні креслення TIFF + DWG і ін), а також документи, що включають в себе посилання на інші документи (наприклад, XREF в AutoCAD і т. д.). Можна реєструвати в архіві інформацію про документи, виконаних на паперових носіях.
Для зберігання архівних даних в електронному архіві ФГУП використовуються так звані електронні шафи з документами - сегменти бази даних архіву, куди система архівації поміщає упаковані (стиснуті в 5-10 разів) файли архівіруемих документів. У міру зростання кількості документів в архіві і постійно зростаючих потреб у дискової пам'яті, адміністратор системи має можливість створювати нові шафи документів як на файл-сервері, на якому встановлена система, так і на будь-якому іншому файл-сервері в локальній мережі підприємства. Зберігання документів в електронних шафах виключає можливість отримання доступу до документів в обхід системи. Спеціальний модуль маршрутизації документів, що входить в систему, забезпечує різні функції, необхідні при груповій роботі над проектом - видача робочих завдань і контроль їх виконання, пересилка документів і робочих запитів одним користувачем іншому, розсилка повідомлень і повідомлень. Архів ФГУП забезпечує проведення змін затверджених документів з випуском повідомлення про зміну (ІІ), затвердженням даного ШІ зі збором необхідних підписів та із збереженням старих (до зміни або анульованих) версій документів. Забезпечується віддалений доступ до архіву з Web-браузерів (Internet Explorer, Netscape Navigator та ін) з будь-якою ОС (Windows, UNIX, MacOS, Linux, OS / 2 та ін.) Система Search 5.0 розуміє внутрішній формат файлів креслень системи AutoCAD і дозволяє автоматично зчитувати інформацію з основного напису креслень (позначення, найменування і т. д.) безпосередньо з файлів DWG і записувати цю інформацію до архіву, позбавляючи від ручного введення такої інформації при реєстрації креслень в архіві. Разом з можливістю пакетної реєстрації креслень це забезпечує швидке початкове наповнення архіву вже наявними кресленнями відразу після установки системи.
В архіві ФГУП реалізована функція проведення змін у прийнятих документах.
Зміни в затверджених документах проводиться на підставі повідомлень про зміни (ІІ). До складу системи входить спеціалізований редактор повідомлень про зміни, що дозволяє оформляти повідомлення у повній відповідності з вимогами ЕСКД. Search 5.0 дозволяє проводити зміни в паперових копіях документів різними способами - як заміною (перевипуском) документів, так і традиційними способами (підчищенням, зачеркиванием і т. д.). Електронна ж версія документа завжди відповідає останній його редакції і після затвердження сповіщення стає актуальною, що дуже важливо для такого великого підприємства, як ФГУП.
Для перегляду історії змін в документі Se arch зберігає його попередні версії в архіві і веде список версій. Крім ШІ, архів дозволяє випускати також попередні повідомлення (ПІ) і пропозиції про зміну (ПР). Повідомлення можуть випускатися як на один, так і на декілька документів.
Редактор повідомлень дозволяє вставляти в повідомлення графічні і текстові фрагменти з документів, виконаних за допомогою будь-яких редакторів, що підтримують OLE (креслення Автокад, документи MS Word, Excel і т.д.).
Апаратна частина електронного архіву ФГУП надається корпорацією NSM Storage - модульні серія ЕЛАР НСМ x000. Ємність архіву вельми вкрай велика за рахунок використання двосторонніх DVD-дисків та пристрої для перевертання дисків. Кожна з бібліотек ЕЛАР НСМ сумісна з іншими моделями CD / DVD-бібліотек цього ж модульного ряду і містить однакові основні елементи (приводи, роботіку, CD-магазини), що розширює можливості по модернізації / розвитку архіву. Вміщуючи від 135 (у ЕЛАР НСМ 2000) до 620 (в ЕЛАР НСМ 6000) CD-або DVD-носіїв і від 1 до 14 (у ЕЛАР НСМ 6000) зчитують або записуючих приводів, бібліотеки забезпечують електронного архіву ФГУП ємність від 0,6 ТБ (ЕЛАР НСМ 2000) до 6 ТБ (ЕЛАР НСМ 6000) даних. У бібліотеках використані наступні технології:
легкознімні магазини «hot-swap» для адаптації ємності та конфігурації пристрою до специфіки завдання конкретного замовника;
memory track, що дозволяє системі записувати і зчитувати інформацію про вміст магазину;
переміщення дисків «no-touch», що виключає контакт з поверхнею диска в накопичувачі;
модуль перевороту дисків (фліппер). У більшості накопичувачів розпізнавання диска починається тільки після його «розкрутки» в приводі (так званий «spin up»). У ЕЛАР НСМ, завдяки технології швидкого розпізнавання дисків Turbo TDD, розпізнавання диска починається відразу після установки диска в привід, що скорочує час доступу до диска в приводі до 120 мс, а середній час заміни диска (що представляє собою суму з часу доставки диска з слотового магазину накопичувача (від 2 до 4 с) і зміни диска безпосередньо в самому приводі (2,5 с)) складає в середньому близько 5 секунд. Обсяг пам'яті пристроїв може бути практично необмежено розширено віртуально.
Інформація зберігається на CD / DVD в самій бібліотеці, а на жорсткому диску або сервері зберігаються тільки заголовки файлів, розташованих на CD / DVD. Коли відбувається запис на одноразово записуваний носій, - залежить від застосовуваного ПЗ. У принципі, кожне ПЗ має свій планувальник завдань на виготовлення CD-R або DVD-носія. На жорсткому диску комп'ютера формується образ CD або DVD, який при заповненні переноситься за допомогою запису на записувальному приводі в CD / DVD-бібліотеку. За часом це може відбуватися так, як буде спланований в ПО, що додається до бібліотеки (відразу, у фоновому режимі, вночі та ін.)
В якості програмного рішення для електронного архіву ФГУП використовується ПЗ OTG ArchiveXtender з підтримкою читання і запису на CD / DVD-носії. Весь вміст сховища є клієнтським станціям і додатків, як єдиний мережевий тому. Система підтримує множинні формати файлів - ISO9660, Rockridge, Apple HFS, UDF і змішані конфігурації носіїв - CD-R, CD-ROM, DVD-R, DVD-ROM, DVD-RAM.
По всій видимості, варіант електронного архіву, реалізований на ФДУП «ЦНІІМінАтомІнформ», є найбільш досконалим з усіх розглянутих прикладів.
З опублікованої інформації фактично випливає, він забезпечує можливості, що надаються звичайно трьома класами систем - власне систем управління документами (у західній термінології TDM - Technical Data Management), систем управління даними про вироби (PDM - Product Data Management) і систем маршрутизації документів і завдань ( Workflow).
Також, архітектурою архіву передбачена можливість побудови багаторівневої ієрархічної системи «подархівов» підприємства, що відповідає її організаційній структурі і котрий склався документообігу.
Проте, в порівнянні з іншими розглянутими прикладами, електронний архів ФГУП явно вимагає від користувача більшої кваліфікації та навичок у роботі з подібними системами.
Висновок
Побудова електронного архіву будь-якого підприємства суто індивідуально. Кожна організація унікальна і вимагає врахування специфіки роботи, ступеня її автоматизації, наявного парку технічних засобів, кваліфікації фахівців та, нарешті, платоспроможності.Інженерно-технічні труднощі впровадження технології електронного архівування полягають у вирішенні двох великих завдань: наповнення електронного архіву (в даний час це, як правило, переклад скопилася за попередні десятиліття «паперової» документації) та забезпечення ефективного пошуку.
Перша захоплює ряд інженерно-технічних проблем, вирішення яких може вимагати істотних тимчасових витрат. Цим зумовлена важливість ефективної організації процесу розробки, що включає оптимальне планування процесів, аналіз і синтез напрацьованих технологій, створення системи управління якістю та ін Негнучкість економічної діяльності в більшості держструктур визначає обмеження на поетапність і наращиваемость державних електронних архівів. Це підвищує вимоги до системного і детального проектування, створення досвідченого зразка, організації випробувань і тестування. При цьому систему не можна вважати закінченою, поки не буде введений основний накопичений обсяг документів.
Незважаючи на те, що масове введення - найважливіша і найбільш трудомістка завдання у створенні електронного архіву, - він не є самоціллю. Цільова задача - забезпечення ефективного доступу до наявних даних з застосуванням інтелектуальних засобів. На цьому етапі найбільш актуальними є питання оптимізації запитів за критерієм швидкості виконання. Тут все залежить від технічних параметрів системи і, як наслідок, від фінансових можливостей підприємства, для якого архів створюється.
Враховуючи певні витрати на створення системи, можна виділити основні переваги електронного архіву.
По-перше, підвищення повноти та оперативності відпрацювання запитів до архіву. Особливо це ефективно при виконанні нестандартного нерегламентованої запиту. Відповідь, якого раніше чекали місяцями, причому без будь-якої впевненості, що він виявиться позитивним, тепер можна отримати за секунди і в зовсім іншій якості.
По-друге, компактність і надійність зберігання. Можна відмовитися від дорогих сховищ документів, скорочувати витрати і займані площі. Звуження кола допущених осіб, контроль та облік доступу до системи дозволить підвищити не тільки збереження, але й безпеку конфіденційної інформації. Зберігання документів в електронному вигляді призводить до того, що ряд архівних функцій, таких як ксерокопіювання, мікрофільмування, ведення автоматизованих картотек, будуть скорочені через непотрібність.
По-третє, створюється можливість проведення оперативного аналізу наявної інформації, що, підвищить обгрунтованість рішень, що приймаються вищим і середнім ланками керівників, які покладаються поки тільки на свій досвід та інтуїцію.
На жаль, дуже важко провести докладний і об'єктивний аналіз впровадження електронних архівів у Росії зокрема і в світі взагалі, оскільки інформація такого роду підприємствами-власниками архівів публікується вкрай скупо, тоді як компанії, що розробляють і впроваджують електронні архіви, з цілком зрозумілих причин уникають просочування в пресу негативних відгуків про свою продукцію. З п'яти прикладів, розглянутих у цій роботі, найбільш досконалим, хоча і найбільш складним технічно, представляється електронний архів на базі системи Search 5.0, що функціонує в ФГУП «ЦНІІМінАтомІнформ».