Електронний документообіг та управління контентом

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Зміст

Введення

1. Електронні та паперові документи

2. Цифрові аргументи

3. Від АСКІД по EDMS

4. Особливості EDMS-систем

5. Проблеми вибору та впровадження

6. Паперових документів не зменшується

7. Управління контентом

Висновок

Література

Введення

Тема контрольної роботи «Електронний документообіг та управління контентом».

Документ є основним способом представлення інформації на будь-якому підприємстві. Ефективність управління підприємством залежить і від того, наскільки раціонально організовано управління документообігом. Адже малоефективне використання накопиченої інформації (або, ще гірше, її втрата) може негативно позначитися на веденні бізнесу.

Мета роботи - розглянути форми і методи електронного документообігу та методи його вдосконалення, а також управління контентом.

1. Електронні та паперові документи

Під документом розуміють інформацію, зафіксовану на матеріальному носієві з атрибутами, що дозволяють її ідентифікувати. Паперовий документ - це інформація, зафіксована на паперовому носії і володіє певними атрибутами, наприклад, дата і підпис. У паперовому документі має місце прив'язка інформації до матеріального носія (паперу).

В епоху ІТ, коли документи створюються (або переводяться в електронний вигляд), управління ними здійснюється електронним способом. Електронний документ є одиницею інформації в системах електронного документообігу. Такий документ не помітний, його не можна помацати, і він не прив'язаний до носія. Електронний документ може існувати на багатьох носіях, але в той же час бути одним і тим же документом.

Розрізняють внутрішній і зовнішній електронний документообіг. Переміщення документів всередині ІС підприємства відносять до внутрішнього документообігу, а при їх передачі в глобальну мережу говорять про зовнішнє документообіг. Виходячи із зазначених вище особливостей, слід мати на увазі правила, що визначають всі особливості електронного документообігу. Причому ці правила повинні бути єдині для всіх, як всередині підприємства, коли розглядається внутрішній електронний документообіг, так і в країні (зовнішній електронний документообіг). Регламентації електронного документообігу визначаються Законом «Про електронні документи та електронний документообіг», наприклад, в Україну або Законами про «Електронне документообіг» і «Електронного цифрового підпису» в Росії. Але, на жаль, ці Закони з великими труднощами пробивають собі «життя».

Відсутність атрибутів, аналогічних атрибутів паперових документів, можливість модифікації документів і одночасне існування багатьох однакових копій документа обумовлює необхідність введення якихось реквізитів і для електронних документів. Основними реквізитами є дата та електронний цифровий підпис (ЕЦП).

ЕЦП захищає електронний документ від підробки за допомогою закритого ключа. Для перевірки ЕЦП застосовується відкритий ключ. Так як при документообіг передбачається використання ЕЦП як фізичними, так і юридичними особами, необхідна наявність органу, що ідентифікує власника ЕЦП і засвідчує його відкритий ключ. В якості такого органу виступають засвідчують центри, які створюють за зверненням користувачів закриті та відкриті ключі ЕЦП, припиняють і відновлюють дію сертифікатів ключів підписів, ведуть реєстр сертифікатів.

Що дає електронний документообіг?

Впровадження системи електронного документообігу забезпечує більш ефективне управління документів за рахунок автоматичного контролю їх виконання, прозорості діяльності підприємства. При цьому підтримується накопичення, керування та доступ до інформації і знань, а також ведеться протоколювання діяльності підприємства в цілому.

Також оптимізуються бізнес-процеси, автоматизується механізм їх виконання та контролю, скорочується обіг паперових документів і здешевлюється їх зберігання.

2. Цифрові аргументи

За даними журналу ASAP, щорічно в світі з'являється близько 6 млрд. нових документів. Так, тільки в США щодня створюється більше 1 млрд. сторінок документів, а в архівах зберігається вже понад 1,5 трлн. різних документів. За прогнозом того ж журналу ASAP, до 2004 року лише близько 30% корпоративної інформації залишиться в паперовому вигляді, а 70% інформації буде зберігатися в електронному вигляді. За даними Siemens Business Services:

- 30% часу робочих груп витрачається на пошуки та узгодження документів;

- 6% документів безповоротно губляться;

- Кожний внутрішній документ копіюється до 20 разів;

- При використанні електронного документообігу продуктивність праці персоналу зростає на 20-25%;

- Вартість архівного зберігання електронних документів на 80% нижче, ніж паперових.

Секретар-референт витрачає до 75% свого часу на роботу з документами, у керівників на роботу з документами йде до 45% робочого часу, а у рядових співробітників підприємства - до 30% часу.

3. Від АСКІД по EDMS

Фахівці з обчислювальної техніки пам'ятають, як у 80-ті роки численні групи програмістів трудилися над створенням систем АСКІД (автоматизованих систем контролю виконання документів). У радянські часи подібні системи навряд чи могли бути затребувані, тому що «натикалися» на стіни чиновників. І їх можна було зрозуміти: автоматизована система забирала почуття чиновницької значущості та незамінності. Тепер за простим запитом до бази даних керівник отримував довідку про стан справ, минаючи чиновників. Але найстрашніше для чиновника було те, що система оперативно сповіщала керівника про нерозторопності чиновника як виконавця.

А в цей той же час на Заході потреба в ефективному управлінні електронними документами призвела до створення систем електронного документообігу, які називають Electronic Document Management Systems (EDMS). Сьогодні ці системи є частиною ринку програмного забезпечення для управління електронним документообігом та вмістом інформаційних систем, так званого ринку DCT (document and content technologies).

Останні 5-6 років спостерігається інтерес до електронного документообігу і на вітчизняних підприємствах недержавної форми власності. Дуже просто електронний документообіг можна визначити як робочий потік документів в електронному вигляді. Організувати цей потік можна за допомогою електронної пошти без спеціальної системи. Це має місце у більшості організацій, що мають інформаційні системи.

Використання ж спеціального програмного забезпечення надає механізми управління, здійснювані через документи, тобто електронний документообіг безпосередньо пов'язаний з рівнем розвитку управління. І в цьому випадку завдання електронного документообігу - не витіснити паперовий, а створити ефективний механізм управління підприємством. Електронний документообіг забезпечує реалізацію всіх бізнес-процесів за документами, і його можуть забезпечувати наступні системи:

- Електронний архів. Підтримують засоби повнотекстового пошуку та зберігання даних;

- Workflow-системи. Розраховано на забезпечення руху документів за заздалегідь заданими маршрутами (жорстка маршрутизація) з урахуванням ієрархічної побудови організації;

- Системи, орієнтовані на накопичення знань. Це гібридні системи, які зазвичай поєднують в собі елементи двох попередніх;

- Системи колективної роботи. Їхнє основне завдання - забезпечити спільну роботу людей над документами.

4. Особливості EDMS-систем

Як правило, EDMS-системи - це клієнт-серверні програми, побудовані за модульним принципом і мають відкриті інтерфейси прикладного програмування, що дозволяє додавати до них нові функції або розширювати вже наявні. Наприклад, функції введення документів зі сканера, електронною поштою, пересилання факсів та ін Важливою особливістю EDMS-систем є також висока ступінь їх інтеграції з прикладними програмами за рахунок використання технологій OLE Automation, DDE, ActiveX, MAPI та ін

Як правило, EDMS-системи мають дво-або трирівневу архітектуру, а їх головне призначення - забезпечити цілісність документів і їх чітку класифікацію, щоб користувач міг без труднощів знайти потрібний документ. Зазвичай перший рівень такої системи є файловий сервер, що містить документи і класифікатори. Другий рівень складається з клієнтського ПЗ, яке забезпечує доступ до системи, а третій рівень архітектури систем управління документами містить бізнес-логіку, визначальну систему формування документів і маршрути їх доставки конкретним співробітникам для внесення змін і затвердження.

У всіх EDMS-системах реалізована ієрархічна система збереження документів. Кожен документ міститься в папку, яка, у свою чергу, знаходиться на полиці і т.д. Кількість рівнів вкладення при збереженні документів не обмежений - один і той самий документ може входити в кілька папок і полиць за рахунок застосування механізму посилань. Будь-який документ у EDMS-системі характеризується певним набором атрибутів (наприклад, назва, автор, дата і час створення та ін). Для кожного типу документів за допомогою візуальних засобів створюється шаблон картки, в якій у графічному вигляді представлені атрибути документа. У більшості випадків серверна частина EDMS-системи складається з сховища атрибутів документів (карток), сховища документів, а також служб повнотекстової індексації.

Сховище атрибутів і сховище документів часто об'єднують під загальною назвою «архів документів». Для зберігання атрибутів документів використовуються системи управління реляційними базами даних, наприклад Oracle, Sybase, MS SQL Server, що забезпечують пошук документів за атрибутами, а для зберігання безпосередньо вмісту документів - файл-сервери Windows, NetWare, UNIX або власні сховища.

Повнотекстова індексація призначена для індексування вмісту документів, щоб при необхідності користувач міг знайти документи із зазначеними в рядку пошуку словами.

Крім механізмів зберігання документів, EDMS-системи повинні забезпечувати і маршрутизацію документів. У загальному випадку використовується вільна і жорстка маршрутизація документів. При вільної маршрутизації користувач може на свій розсуд змінити існуючий (або задати новий) маршрут проходження документів. При жорсткій маршрутизації маршрути проходження документів строго регламентовані, і користувачі міняти їх не можуть.

У EDMS-системах реалізовані надійні засоби розмежування повноважень і контролю за доступом до документів. Якщо користувачі позбавлені прав на внесення будь-яких змін до документа, то вони можуть скористатися можливістю його анотування. У більшості EDMS-систем анотування реалізується за рахунок включення в картку документа атрибута для анотації.

Перевагою EDMS-систем є реалізована в них можливість автоматичного відстеження версій документів (користувачі завжди можуть визначити, яка саме версія документа є найбільш актуальною по порядку чи дати їх створення).

До складу більшості EDMS-систем входять утиліти для перегляду документів, які розуміють багато десятків форматів файлів.

Клієнтами більшості EDMS-систем можуть бути ПК з операційними Windows, Unix і Mac OS. Крім того, вони дозволяють працювати з документами через стандартні Web-браузери.

5. Проблеми вибору та впровадження

Поступово компанії приходять до необхідності вибору системи документообігу. І ось саме на цьому етапі потрібно ретельно підійти до питання вибору. На сьогоднішній день існує безліч EDMS-систем, найбільш поширені з яких представлені в табл. 1. Швидше за все, потрібно зупиняти свій вибір на системах, які більшою мірою відповідають вітчизняної бізнес-практиці. Другий важливий момент - можливість розвитку системи через її масштабованість і підтримку з боку розробника.

Більшості вітчизняних підприємств вперше доведеться впроваджувати корпоративну EDMS-систему, що буде пов'язане з потужним опором наших людей. Пояснення досить тривіально. Наші люди не хочуть розвиватися, переучуватися, міняти свій стиль роботи і ментальність. Крім того, вони бояться бути викритими в ліні і некомпетентності. Адже правильно оформлений документ практично неможливо приховати або притримати для виконання. «Нерозібрані» електронні документи завжди будуть перед очима вищого начальника, який спостерігає за діями співробітників на відстані навіть не виходячи зі свого кабінету. Ці перетворення навряд чи багатьом припадуть до душі. І, тим не менш, йти вперед не просто треба, а життєво необхідно. А щоб бути в курсі всіх подій, пов'язаних з електронним документообігом, відвідуйте, наприклад, популярний Web - pecypc (http://www.docf low -, ru), який присвячений цій тематиці.

Таблиця 1 - Відомі системи електронного документообігу

Продукт

Виробник

Інформація

Платформа

Контроль версій документів

Контроль виконання документів

Маршрутизація документів

Віддалений доступ, Web-клієнт

Додаткові функції

DIRECTUM 2.1

DIRECTUM

www.directum. ru

Windows

+

+

+

+ (Через Web-браузер)

електронний цифровий підпис, розподіл прав користувачів, підтримка форматів САПР-систем, канцелярія

DIS: class

НТЦ ІРМ

www.mdi.ru

Windows, Lotus Notes

+

+

+

+

3 версії: Електронна канцелярія «Попелюшка», Enterprise, Business

DOCS Open / Fusion

Hummingbird

. Com

Windows

+

+

+

+ (СуЬег-DOCS)

робота з факсовими і поштовими програмами, введення документів зі сканерів, шифрування документів, управління технічної та креслярської документацією

DocuLive

Siemens Nixdorf

nit.com

Windows

-

+

+

FTP-клієнт

введення графічних зображень зі сканера

Documentum

EDMS

Documentum

ntu.com

Window, Sun Solaris, HP-UX, IBM AIX, Mac OS

+

+

+

+

архівування, інтеграція з ERP і CAD / САМ-системами

PayDox

PayBot, LLC

www.interface. Ш

Windows

+

+

+

+

розрахунок балансів платіжних документів, створення звітності, ведення обліку

Атлас Док

Атлас

kiev.ua

Windows

+

+

+

-

підтримка колективної розробки, атрибутивний і повнотекстовий пошук

БОСС-рефе-рент

АйТі

www.it.ru / boss

Windows, Lotus Notes

+

+

+

+

CRM-функції, розпізнавання текстів, факс-сервер, електронна пошта

Справа 8

Електронні

Офісні Системи

www.eos.ru

Windows

+

+

+


розпізнавання текстів

Євфрат

Cognitive Technologies


ive. ru

Windows

+

+

-

-

архівування документів, розпізнавання текстів

Кодекс: Документообіг

Кодекс

net

Windows


+

+

+

готові рішення для типових завдань (функцій) діловодства, модульність, облік кадрів

ДОКМ-неджер

Софтина-Тегра

qro.ru

Windows

+

+

+


інтеграція з Microsoft Active Directory або NovelleDirectory, схеми узгодження

Ескада

Ітерпро-ком Лан

com.ru

Windows, Novell, OS / 2, Mac OS

+

+

+


електронний підпис і факсиміле, підтримка графіки, звуку і відео

Саїд

Протока

kiev.ua

Windows


+

+


оціночні критерії виконавської дисципліни, завантаження ресурсів, ступеня надійності контрагентів

Ефект Офіс

Гарант Інтер-Нейшнл

spb.ru

Windows


+

+


організація вертикальних (підлеглих) і горизонтальних (двонаправлених) зв'язків користувачів

6. Паперових документів не зменшується

Впровадження електронного документообігу зазвичай не скорочує використання паперу в організації, а навіть збільшує. По-перше, це пов'язано з тим, що електронний документообіг впроваджує культуру створення документів, тому загальна кількість «народжуваних» організацією документів різко зростає. По-друге, в силу звички люди часто хочуть мати документи на руках і працювати з ними не тільки за комп'ютером. Пояснюється це тим, що з паперовим документом працювати більш «ергономічно». По-третє, кишенькові комп'ютери з-за маленького екрану не цілком підходять для роботи з електронними документами. Так що індустрія принтерів, а разом з нею і паперові документи, ще довго будуть процвітати.

7. Управління контентом

Системи управління контентом забезпечують процес відстеження створення, доступу, контролю та доставки інформації аж до рівня розділів документів і об'єктів для їх подальшого повторного використання та компіляції. Потенційно доступність інформації не у вигляді документів, а у вигляді менших об'єктів полегшує процес обміну інформацією між додатками і можливість аналізу. Найбільш повно такому підходу відповідає сучасна концепція Enterprise Content Management (ЄСМ), а реалізують її системи - Content Management Systems (CMS).

На російську мову Enterprise Content Management найчастіше перекладають як «управління корпоративним змістом», хоча є й інші пропозиції перекладу, наприклад, «уміння поводитися з неструктурованою корпоративною інформацією».

ІТ-менеджери, опитані Gartner, за пріоритетністю в 2009 році поставили ЄСМ на друге місце - слідом за безпекою. Звідки такий несподіваний ріст інтересу до цієї концепції?

Так як на підприємствах накопичилася величезна кількість електронних документів, то для роботи з ними потрібна взаємопов'язана система. Кожен працівник підприємства зберігає свої документи у вигляді файлів і електронної пошти. При цьому вся бізнес-логіка містилася в головах людей, які працюють з документами. Накопичені масиви електронної інформації є найціннішим інтелектуальним активом організації, її корпоративної пам'яттю. Крім того, що їх потрібно зберігати, вони повинні бути легко доступні.

Чим же «документ» відрізняється від «контенту»? Найчастіше документ створюється у форматі деякого офісного додатка, наприклад MS Word. Після його затвердження, він, наприклад, публікується на сайті в HTML-форматі або перетворюється в PDF-формат для подальшого поширення. Для споживача інформації це один і той же документ (його суть і змив одні й ті ж), а для класичної системи управління документами - три різні. Таким чином, з'являється нова якість: «інформація-контент" відокремлюється від «документа-форми». Поки дискусія про пріоритет змісту (контенту) над формою (документом) носить академічний характер. Можна вважати, що «документ» і «контент» - практично одне і те ж. Це дає всі підстави, що основою ЄСМ є система управління документами, але тільки основа ...

На сам же справі, концепція ЄСМ - це результат конвергенції систем управління документами та інформацією на Web-сайтах, засобів автоматизації бізнес-процедур, колективної роботи і управління знаннями. Це комплексне рішення, що забезпечує накопичення і систематизацію неструктурованої інформації, підтримку орієнтованих на документи бізнес-процесів і можливості аналізу інформації.

Для аналізу важливі не тільки показники у вигляді остаточних цифр (назвемо це чіткою інформацією). Це можуть бути, наприклад, дані зі звітів про продажі, вимірювані в сотнях тисяч доларів. Набагато цікавіше використовувати для потреб бізнесу і так звану «розмиту» (назвемо її нечіткої) інформацію, яка знаходиться в текстових документах, електронних таблицях, на Web-сторінках, у повідомленнях електронної пошти.

Поява постачальників засобів управління контентом не змусило себе чекати. Це InterLeaf (www.interleaf.com, пакет BladeR-unner), Interwoven (www.interwoven.com, пакет TeamSite), NetObjects (www.netobjects.com, пакет Collage), Vignette Corp. (Www.vignette.com, пакет StoryServer, Vignette V / 7). Сюди слід віднести і продукти від IBM (Content Manager 8.0) і Microsoft CMS 2002. Ці пакети призначені не для організації зберігання та маршрутизації документів, а для підготовки Web-контенту та організації доступу до нього. Для цього передбачений великий користувальницький інструментарій, в тому числі текстові редактори і авторські Web-інструменти.

У 2002-2003 рр.. російською компанією Xanadu Group було випущено 3 продукту цього класу: MatrixWalks Basic, MatrixWalks Standard Edition і MatrixWalks Enterprise Edition (www.matrixwalks.ru).

За допомогою цієї системи компанії можуть інтегрувати інформаційні потоки і бізнес-процеси як всередині власної організації, так і на міжкорпоративному рівні, керувати ними, направляти персоніфіковану інформацію користувачам, здійснювати постійний моніторинг та оптимізувати передачу даних в онлайновому режимі. В якості джерел інформації можуть виступати ERP -, SCM-або CRM-системи, системи автоматизації продажів, новинні стрічки, дискусійні форуми, бази даних і файлові системи. Вбудовані засоби опису бізнес-процесів дозволяють користувачеві самостійно проектувати і контролювати життєвий цикл документів. Технологічно MatrixWalks представляє собою Web-орієнтовану систему для роботи через Web-браузер.

Заслуговує на увагу ще одна російська система управління контентом: «ContentRight» (www.contentright.ru). Головне її призначення полягає в управлінні інформаційним змістом Web-служб різного рівня складності. Основа системи - Web-орієнтована технологія ArtPublishing.

Висновок

У процесі виконання контрольної роботи ми дізналися, що таке документообіг, про перехід від рутинного паперового документообігу до електронного, перехід від АСКІД до EDMS, особливостями EDMS-систем, відомими системами електронного документообігу та управлінням контентом.

Література

1. Волова В.М. Основи теорії систем і системного аналізу. В.Н. Волова, А.А. Денисов. - СПб.: СПБДТУ, 1997. - 510 с.

2. Волова В.М. Методи формалізованого представлення систем / В.М. Волова, А.А. Денисов, Ф.Є. Темнігов. - СПб.: СПБДТУ, 1993. - 108 с.

3. Гасаров Д.В. Інтеллетальние інформаційні системи. - М.: Вищ. шк., 2003. - 431 с.

4. Гелшов В.М. Введення в АСУ. - Київ: Техніка, 1974.

5. Корячіться В.П. Теоретичні основи САПР: Учеб. для вузів / В.П. Корячіться, В.М. Крейчі, І.П. Норен. - М.: Вища школа, 1987. - 400 с.

6. Маміонов А.Г. Основи побудови АСУ: Учеб. для вузів. - М.: Вищ. шк., 1981. - 248 с.

7. Меньов А.В. Теоретичні основи автоматизованого управління: Учеб. посібник. - М.: МГУП, 2002. - 176 с.

8. Острейовскій В.А. Автоматизовані інформаційні системи в економіці: Учеб. посібник. - Ср т: СрГУ, 2000. - 165 с.

9. Острейовскій В.А. Сучасні інформаційні технології економістам: Учеб. посібник. Ч. 1. Введення в автоматизовані інформаційні технології. - Ср т: СрГУ, 2000. - 72 с.

10. Автоматизовані інформаційні технології в економіці / Під ред. проф. Г.А. Титоренко. - М.: Комп'ютер, ЮНИТИ, 1998 .- 400 с.

11. АСУ на промисловому підприємстві: Методи створення: Довідник / С.Б. Міхальов, Р.С. Седень, А.С. Грінбері и др. - М.: Вища школа, 1989. - 400 с.

12. Комплекс загальногалузевих керівних методичних матеріалів зі створення АСУ та САПР. - М.: Статистика, 1980.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Контрольна робота
69.4кб. | скачати


Схожі роботи:
Електронний документообіг
Електронний документообіг
Документообіг 2
Документообіг
Документообіг 3
Документація і документообіг
Документообіг організації
Документообіг на підприємстві
Грошові розрахунки та їх документообіг
© Усі права захищені
написати до нас