· Компактні диски (місткість до 7'10 ⁸ байт) - для мікро-ЕОМ.
У залежності від можливості використання для запису і зчитування диски діляться на два види. Це накопичувачі, призначені для запису інформації безпосередньо користувачем та її зберігання, - WORM (Write Once Read Many), і накопичувачі, розраховані тільки на читання інформації, - CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory - компакт-диск, тільки для читання) . Накопичувачі WORM підрозділяються на пристрої з одноразовим записом і переписуємо компакт-диски - CD-R (CD-Recordable), на які інформація може бути записана і лічена самим користувачем за допомогою спеціального дисковода. З 1999 року розпочато виробництво DVD-дисків.
Впровадження оптичної технології в документно-інформаційну сферу може розглядатися як початок нової ери в розповсюдженні, зберіганні, використанні документної інформації.
Аудіо компакт-диск - це оптичний диск з постійною (невитирана) звукову (мова, музика і т. п.) інформацією, записаною в двійковому коді. Якість відтворення (перешкодозахищеність), компактність, зручність відтворення та зберігання є основними достоїнствами компакт-диска.
Перші музичні оптичні компакт-диски були випущені в 1982 р . Пластина має діаметр 120 мм , Товщину 1,2 мм і масу 10 г , Тривалість звучання - 1 година. До кінця 1987 р . у світі було випущено вже близько 30 млн. лазерних програвачів і більше 450 млн. компакт-дисків з музичними творами.
Розробка першої специфікації цифрових компакт-дисків послужила основою для створення дисків з комплексним представленням інформації, тобто здатних зберігати не тільки звукову, але і текстову, графічну, відеоінформацію. Однак перша специфікація давала можливість диску працювати лише на конкретній моделі накопичувача. Розроблена незабаром другий специфікація визначала вже як логічний, так і файловий формати диска.
Незабаром був прийнятий міжнародний стандарт ISO-9660 для цифрових дисків, який визначав їх логічний і файловий формати. Всі диски, відповідні даному стандарту, сумісні один з одним. Цей стандарт визначає спосіб запису по типах інформації: текст, графіка, звук і т. д. Стандарт доступний для будь-якої операційної системи, що існує в даний час.
Завдяки своїм малим розмірам, великій ємності, надійності і довговічності аудіо компакт-диск отримав широке поширення.
CD-ROM - найбільш поширений вид оптичних дисків для використання в персональних комп'ютерах.
CD-ROM - компакт-диск з постійною пам'яттю, призначений для зберігання та читання значних обсягів інформації (550 Мбайт і більш). Він містить комп'ютерну інформацію, яка зчитується дисководом, підключеним до ПЕОМ.
CD-ROM з'явилися в 1985 р. на ринку баз даних і являють собою надруковану з пластмаси круглу пластину.
На один CD-ROM можна вмістити 150 тис. сторінок тексту, що дорівнює 17 біблія. Ємність такого диска, при малому розмірі, що дорівнює 650 Мбайт, еквівалентна ємності близько 450 тридюймових дискет.
CD-ROM відноситься до засобів мультимедіа, тобто інтерактивним аудіовізуальним засобам, що дозволяє одночасно проводити операції з рухливими графічними зображеннями, текстом і звуком. Інформація звичайно представляється у вигляді комплексу: графіка - меню - гіпертекст (інструмент послідовних посилань на текстові і графічні фрагменти при пошуку потрібної інформації).
CD-ROM за своєю конструкцією, зовнішнім виглядом і фізичних параметрах майже ідентичний аудіо компакт-диску. Принципово однакові пристрої для зчитування інформації з компакт-диска і CD-ROM. Відмінності полягають тільки в тому, що використовуються різні способи перетворення сигналу в відображувану інформацію. Зчитувальний пристрій комп'ютера працює як з CD-ROM, так і з аудіо компакт-диском.
Головною перевагою CD-ROM, в порівнянні з жорсткими та гнучкими дисками, є висока інформаційна ємність. Особливістю CD-ROM є те, що інформацію, що знаходиться на диску, не можна змінити і не можна записати на носій безпосередньо з комп'ютера. Існує ще одна особливість CD-ROM. Інформація на ньому розташована на одній спіральній доріжці, а не на кільцевих доріжках, як на магнітних дисках. Таке розміщення інформації уповільнює її прочитування в порівнянні з використанням жорсткого магнітного диску, через що зростає час доступу і сповільнюється передача даних. Для жорстких магнітних дисків середній час доступу до інформації і передача даних приблизно дорівнює 35 м / сек, а для CD-ROM 350-500 м / сек.
Таким чином, існує декілька типів носіїв ЕД, до яких відносяться магнітний та оптичний.

1.2 Електронні технології в діловодстві

У Російській Федерації до числа пріоритетних завдань відноситься правове обгрунтування використання електронного документа в діловодстві організацій, а також при передачі електронних документів на зберігання, в тому числі, на державне архівне зберігання. Певна роль в їх вирішенні належить архівному відомству і ВНИИДАД, який проявляє зацікавленість і безпосередньо бере участь у відповідних розробках.
Першим кроком врегулювання питань використання документів, що створюються засобами обчислювальної техніки, була розробка ГОСТ 6.10.4-84 "Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмме, що створюється засобами обчислювальної техніки. Основні положення ", в числі авторів якого був Головархів СРСР. Форма державного стандарту була використана для законодавчого закріплення юридичної сили нових документів.
Вітчизняні фахівці до теперішнього часу не прийшли до єдиного розуміння "електронного документа". Невизначеність призводить до труднощів надання юридичної сили інформації, записаної на машинному носії. Єдиним технічно можливим способом додання доказовості "електронного документа" є використання електронного підпису. Єдине діюче в масштабі держави визначення дане в ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення ", який визначає" документ на машинному носії "як документ, створений з використанням носіїв і способів запису, що забезпечують обробку його інформацією електронно-обчислювальною машиною [2].
Стандартом було встановлено, що машинограмме повинна бути створена з урахуванням вимог державних стандартів на уніфіковані системи документації. Поступово машинопис була замінена на комп'ютерну друк.
Що стосується машинного носія, то стандарт встановив і для нього обов'язкові реквізити оформлення за типом паперових документів:
o найменування організації - творця документа
o місцезнаходження організації - творця документа або поштову адресу
o дата виготовлення документа
o код особи, відповідальної за правильність виготовлення документа на машинному носії або код особи, яка затвердила документ.
Обов'язкові реквізити документа на машинному носії пропонувалося розміщувати способом, що дозволяє однозначно ідентифікувати реквізит. Надалі при впровадженні стандарту були пропозиції розташовувати реквізити на спеціальних етикетках, на початковій площі стрічки і т.д.
У дійсності стандарт забезпечив використання лише машинних роздруківок - машинограм, які стали оформлятися як традиційні паперові документи.
ГОСТ 6.10.4-84 ліг в основу підготовки розділів ГСДОУ (ВНИИДАД, 1991р.) Та Типової інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації (Росархів, М., 1992), що стосуються вимог до машиночитаних документів.
В усіх наступних виходять нормативних та методичних документах ВНИИДАД зачіпаються питання використання та зберігання електронних документів: у Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, в нових Правил роботи державних архівів та архівів державних організацій та ін (2007)
"Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання" (Росархів, ВНИИДАД. М., 2000) також орієнтований і на документи "на нетрадиційних носіях", зрівнюючи їх за термінами зберігання з паперовими документами. Наприклад, стаття 64 "кодифікаційні картотеки, бази даних (довідкові, повнотекстові) щодо законодавчих актів та інших нормативних документів (інструкцій, правил)" - на державне зберігання не передаються.
Зацікавленість архівного відомства знайшла відображення у Положенні про Архівний фонд Російської Федерації (Указ Президента Російської Федерації від 17 березня 1994р. N 552), де встановлений термін тимчасового зберігання документів державної частини Архівного фонду на машинних носіях у відомчих архівах - 5 років.
Відсутність законодавчого акту про електронний підпис не є реальною перешкодою використання ЕД. Є законодавчі акти Російської Федерації, на підставі яких видаються відомчі положення, інструкції, що забезпечують законне функціонування ЕД. Такими актами є Федеральний закон "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації" від 27 ібня № 149-ФЗ 2006р .. і Цивільний кодекс Російської Федерації 1995р., відповідні статті яких використовуються у відомчих нормативних актах Центрального Банку Росії, Вищого Арбітражного суду Російської Федерації, Державні стандарти (наприклад, ГОСТ Р 34.10-94 "Інформаційні технології. Криптографічний захист інформації. Процедури вибірки та перевірки електронного цифрового підпису на базі асиметричного криптографічного алгоритму ") та ін для юридичного забезпечення обміну електронними документами.
Підготовлено проект Модельного закону про електронний цифровий підпис, який передбачається як звід уніфікованих правил і процедур у рамках СНД, які будуть прийняті усіма учасниками і введені у відповідних країнах як законодавчих актів. «Наявність такого закону забезпечить юридично закріплений обмін електронними документами в рамках СНД. [3] Інформацію про проект Модельного закону СНД». см. в журналі "Компьютерра" № 13 (342) від 11 квітня 2000р., с.26-27.
Держдумою прийнято Федеральний закон "Про електронний цифровий підпис" від 13 грудня 2001 р. № 129-ФЗ
Названі вище вітчизняні проекти законодавчих актів не пропонують законодавчого запровадження технології електронного посвідчення незмінності переданого по каналах електронного зв'язку документа.
Основний напрямок законодавчого регулювання - визнання юридичної сили електронного підпису в певній сфері і обмеження її використання також в певній сфері. Технологія проставлення цифрового підпису залишається за межами законодавства.
Розвиток законодавства у сфері інформації має забезпечити розширення інформаційного виробництва та інформаційних відносин на найближчі 5-10 років, прискорити процес інформатизації з орієнтацією на цільове використання інформації в усіх сферах життя.
Не слід зводити проблему електронних технологій у діловодстві лише до створення "безпаперовій контори". На сьогоднішній день, в реальних умовах повільного розвитку законодавчої бази ЕД в РФ доцільно виділити актуальні проблеми документознавчих характеру, що підлягають сьогоднішнім рішенням, і випереджаючи законодавче закріплення, спробувати їх вирішити як тимчасові, називаючи орієнтовно термін 5 років.
І в першу чергу до таких проблем відноситься використання електронних технологій в традиційному (тобто паперовому) діловодстві.
Виходити слід з традиційної тематики, якою займається документознавство та рішення якої чекають від Федерального архівного агенства: документаційне забезпечення управління, діловодство, організаційно-розпорядча документація, архівне зберігання. Крім того, слід виходити з того, що на практиці діловодство залишається письмовим, паперовим, навіть при високому рівні комп'ютеризації в організації. Не кажучи вже про те, що архівне зберігання залишається паперовим.
Можна назвати, на мій погляд, три найбільш ефективних напрямки використання електронних технологій у традиційному діловодстві:
· Підготовка документів з використанням електронних технологій - здійснюється за правилами і з використанням форм і бланків уніфікованих документів. На виході тексти виводяться на папір і набувають відповідно до діючих правил форму документів.
· Електронна передача інформації - використовується для прискорення її доставки споживачам з подальшим виведенням документів на папір. Актуальнейшей завданням є визначення місця факсимільного передачі документа в системі традиційного діловодства.
· Електронна реєстрація надходження документів в систему - припускає включення в єдину інформаційну систему всіх виникаючих або надходять в організацію документів у будь-якій формі на основі єдиних правил реєстрації. На реєстраційному масиві будується облік, пошук, контроль виконання документів без заведення інших реєстраційних форм.
Враховуючи традиційні технології передачі документів всередині організації, для обліку та контролю можуть використовуватися дублюючі реєстраційні форми на папері. Включення документа в реєстраційний масив підтверджує факт його наявності та вчинення дії, яке він реєструє.
Рекомендації про напрямки досліджень в області ЕД та електронних технологій
Таким чином, пропонований мною підхід полягає в тому, що на сучасному етапі - принаймні, в найближчі п'ять років-першочергову увагу слід приділяти не проблемам "електронного документа", а використання електронних технологій у традиційному діловодстві. Назвемо такі першочергові проблеми функціонування електронних технологій, що підлягають вирішенню:
· Збереження форм документів, відповідних письмовій структурі документування, встановленої сучасними нормативними актами у галузі управлінської діяльності
· Підстави поділу оригіналів та копій
· Обмеження кола ситуацій, при яких можуть, повинні і не повинні використовуватися ЕД
· На підставі діючих нормативних актів встановлення правових підстав визнання юридичної сили ЕД і закріплення їх у відомчих інструкціях, методиках і т.п. документах для практичного використання та збору інформації про недоліки розробок.
Зокрема, доцільно нині відмовитися від переробки ГОСТ 6.10.4-84 і підготувати Методичні рекомендації від імені ВНИИДАД (можна навіть Тимчасові методичні рекомендації) щодо застосування електронних технологій у діловодстві. Зміст подібної випереджаючої, дослідної методичної розробки може бути, в принципі, наступним:
· Термінологія, відповідна міжнародної
· Умови визнання юридичної сили документа на машинному носії; діючі нормативні акти, що дозволяють користування електронними документами
· Випадки обов'язкового використання паперового документа, аналогічного електронному (наприклад, в документах з особового складу - персональних даних, а також документах постійного і довготривалого зберігання, які забезпечують права громадян та ін)
· Порядок посвідчення електронного документа; способи посвідчення: ЕЦП, супровідний лист або засвідчує документ та його реквізити.
· Використання факсограм, електронної пошти, документів, отриманих через Інтернет; юридична сила зображення документа на екрані
· Передача електронних документів на архівне зберігання в супроводі паперового аналога або навпаки
· Обмеження застосування документів в електронній формі (вигляді), наприклад, при направленні повідомлень, свідоцтв, запрошень і т.п. громадянам; при видачі громадянам медичних документів
· На даному етапі необхідність збереження обов'язкових реквізитів письмових документів для електронних документів, маючи на увазі, що в більшості випадків вони будуть перетворені в паперову форму.
При використанні електронних технологій забезпечити збереження форми документа, що відповідає уніфікованим систем документації, чинним стандартам та іншим нормативним актам, при виведенні документа на папір.
Обов'язковість паперового оригіналу документів постійного і довгострокового термінів зберігання та документів, що забезпечують права громадян.
Таким чином, можна констатувати наявність достатньої нормативної бази для практичного використання ЕД, що і відбувається а практиці, і, разом з тим, невирішеність таких актуальних проблем, як використання аналогів власноручного підпису, факсограм, електронної пошти і всі виникаючих нових способів запису й передачі інформації . З огляду на зрослу активність законодавчій діяльності у цій області, доцільно в досить короткий термін підготувати тимчасові рекомендації, практичне використання яких дозволить знайти більш правильні рішення в законодавчих актах.
1.3 Електронний документообіг в організації
Всю сукупність реально існуючих різновидів управлінських електронних документів можна умовно розділити на дві групи:
- Документи, для яких електронна форма існування буде є основною (припустимо, окремі категорії розрахунково-грошових, статистичних документів, внутрішнє листування);
- Документи, які і в доступному для огляду майбутньому будуть створюватися на паперовій основі (для даної групи документів характерна наявність мають юридичну силу оригіналів на паперовій основі), разом з тим в обігу можуть перебувати також електронні копії цих документів.
В даний час розширюється коло організацій, які використовують електронну пошту, Інтернет-технології для оперативного доведення інформації до співробітників.
Однак саме по собі використання електронної пошти ще не є електронним документообігом у досить повному розумінні цього процесу. Електронна пошта - це засіб комунікації, засіб забезпечення передачі інформації, в тому числі пошти для комунікацій між співробітниками, обміну повідомленнями, ознайомлення з проектами документів значно підвищує оперативність доведення інформації. Деякі питання застосування електронної пошти, в тому числі організаційного, соціально-психологічного та етичного характеру, заслуговує самостійного розгляду.
Електронний документообіг повинен являти собою цілісну, комплексну управлінську технологію, що забезпечує основні процеси роботи з електронними управлінськими документами (вхідними, вихідними і внутрішніми) з дотриманням вимог до їх оформлення і посвідченню.
Використання корпоративних систем автоматизації документообігу є конкретним кроком до впровадження та розширення елементів електронного документообігу.
По-перше, кожен користувач корпоративної системи у відповідності зі своїми правами має технологічну можливість звертатися не тільки до реєстраційно-облікових відомостями про документ, резолюціям, але і безпосередньо до електронного файлу цього документа (звичайно, якщо він узятий у систему). Тим самим можна організувати електронний документообіг всередині організації серед користувачів системи.
По-друге, інтеграція з системами електронної пошти дозволяє пересилати інформацію про документ і його файл абонентам поштової системи, не є користувачами системи автоматизації документообігу - як зовнішнім кореспондентам, так і співробітникам даної організації.
«Практика показує, що необхідний ряд етапів у впровадженні корпоративних систем та електронного документообігу (1-й етап - вирішуються питання організації впровадження системи; на 2-му - визначаються види і різновиди документів, потім передбачається масштабне використання функцій електронного документообігу)» [4] .
Можна виділити два рівні організації впровадження та використання елементів документообігу:
- Документообіг всередині організації;
- Зовнішні комунікації організації.
В умовах застосування корпоративних інформаційних систем управлінські документи (їхні тексти або відскановане зображення) можуть включатися в бази даних у розрахунку на звернення до них у довідково-інформаційних цілях користувачів з числа працівників цієї організації.
Виходячи з документації організації і наявних ресурсів, доцільно також визначити, документи якого обсягу підлягають скануванню (наприклад, до 15-20 сторінок, до 50 сторінок і т.п.). Можливо здійснювати сканування і без формального обмеження обсягу, якщо багатосторінкові документи для організації нехарактерні або якщо дозволяє кадрове та технічне забезпечення.
Найбільш якісні програмні продукти автоматизації документообігу не обмежують формат файлу, що прикріплюється до електронної реєстраційної картки документа.
Графічні формати дають можливість отримати при скануванні зображення документу з усіма його реквізитами. Однак при введенні в інформаційну систему по таких файлів не можна провести контекстний пошук.
Текстові формати запису файлів дозволяють провести контекстний пошук у базі даних. Однак при записі в текстових форматах прибираються деякі зовнішні ознаки документа, залишається тільки його текст.
Тому з урахуванням складу документообігу конкретної організації потрібно визначити не тільки категорії документів, файли яких вводяться в корпоративну систему автоматизації документообігу, але й у якому форматі вони повинні бути записані. Для окремих категорій документів можна застосовувати одночасно як графічний, так і текстовий файли, що значно розширює можливості корпоративної системи не тільки по забезпеченню документообігу, але і довідково-інформаційної роботи.
Сканування без розпізнавання тексту дозволяє виконати роботу зі створення файлу документа в графічному форматі досить оперативно.
Якщо до електронних реєстраційних карток прикріплюються файли вихідних і розпорядчих документів організації, то, звичайно ж, можна використовувати файл, приготований виконавцем документа.
Питання відповідальності виконавців за достовірність файлу повинні бути встановлені в інструкції з діловодства або в регламенті використання корпоративної системи автоматизації документообігу.
Поєднання використання електронних документів з елементами традиційного діловодства та документообігу має кілька аспектів.
Частина документів збереже паперову форму існування. Неминуче співіснування паперового та електронного документообігу з урахуванням впровадження нових інформаційних технологій. Тому важливо продумати оптимальні процеси документообігу для основних категорій документів з урахуванням використання елементів електронного документообігу.
Технологія роботи з вхідними документами може бути наступною. Якщо документ надійшов в організацію на паперовому носії, то проводиться його реєстрація, сканування (з розпізнаванням або без розпізнавання), прикріплення електронного файлу до реєстраційної картки в корпоративній системі документообігу. Після чого можливі різні варіанти технології подальшої роботи з документом.
Паралельний обіг паперових документів та їх електронних копій.
При цьому в базу даних вноситься інформація про проходження та виконання документів. Резолюції на документах керівники пишуть від руки. Потім діловодна служба або секретарі вводять їх в автоматизовану систему. Електронна копія є засобом оперативного оповіщення та використовується для довідково-інформаційної та аналітичної роботи. Подібну технологію швидше можна назвати не електронним, а автоматизованим документообігом, що представляє собою відображення процесів роботи з паперовими документами у комп'ютерній системі.
Після введення електронного образу документа в корпоративну систему паперовий оригінал залишається на оперативному зберіганні (в поточному архіві) у службі ДОП або в підрозділі, осуществлявшем реєстрацію документа, і міститься у справу згідно з номенклатурою справ. Відповідно до встановлених категоріями документів, електронні образи яких вводяться в корпоративну систему документообігу, подальша робота ведеться з електронними файлами цих документів.
Електронний документообіг внутрішніх документів в принципі можна здійснювати аналогічно технології роботи з вхідними документами. Але при роботі з внутрішньою листуванням можливості використання безпаперових комунікацій набагато ширше. Процедури сканування з розпізнаванням або без розпізнання тексту, характерні для технології обробки вхідних документів, можу бути виключені. З урахуванням аналізу складу внутрішньої документації, сфери її застосування та строків зберігання в багатьох ситуаціях можна обійтися без створення паперового документа. Наприклад, службова записка може спочатку створюватися в електронному вигляді, реєструватися в корпоративній системі документообігу і розглядатися особою, якій вона була адресована, без роздруківці на паперовому носії.
Таким чином, робота з внутрішніми документами в корпоративній системі документообігу являє собою свого роду модель для освоєння елементів електронного документообігу співробітниками організації.
Самостійне значення має питання про використання коштів підтвердження достовірності документів у внутрішньому електронний документообіг. Якщо програмним забезпеченням корпоративної системи документообігу передбачена ідентифікація користувачів на основі паролів і розвинена система протоколювання дій користувачів, то електронний цифровий підпис використовувати не обов'язково. Разом з тим у ряді ситуацій узгодження проектів документів використання ЕЦП може бути бажаним. Оптимальні технологічні варіанти допоможе вибирати практика застосування елементів електронного документообігу.
Головне призначення систем електронного документообігу - це організація зберігання електронних документів, а також роботи з ними (зокрема, їхнього пошуку як по атрибутах, так і за вмістом). У системах електронного документообігу також реалізований санкціонований доступ до документів, відстежуються вироблені в них зміни і контролюються всі їхні версії і підверсії.
Для ефективного менеджменту в діяльності будь-якого підприємства інформаційні потоки повинні представляти собою чітко відстежується і керовані процес. Типовим інформаційним об'єктом, що фіксує і регламентує діяльність на підприємстві, є документ. Діяльність з організації проходження документів всередині підприємства прийнято називати діловодством даної конкретної організації. В основі діловодства лежить фундаментальне поняття структури інформаційного обміну - документопотік.
Для будь-якої організації можна виділити три основні потоку документів: вхідні, внутрішні та вихідні, які й визначають документопотоки.
Функції ведення діловодства складаються з обробки вхідних документів, пересилання їх усередині фірми, відправлення вихідних документів, обліку, реєстрації, контролю за виконанням, формування справ, організації зберігання і т.д.
У радянські часи діловодство регламентувалося Єдиної державної системою документаційного забезпечення управління (ЕГСДОУ). Створена схема добре структурована і до сьогоднішнього дня добре піддається автоматизації. Зазначений стандарт регламентує принципи роботи з документами. У той же час сьогодні бажана детальна регламентація роботи за виконавцями (виконуваних або ролях), доведена до регламентації у вигляді положень про підрозділи та посадових інструкціях фахівців.
Автоматизація діловодства на цьому рівні вимагає попереднього обстеження документопотоков на підприємстві з подальшою фіксацією модифікованого регламенту діловодства в інструкціях і положеннях, а також налаштування регламентів проходження електронних документів по робочих місцях. Спеціальний структурний підрозділ здійснює: реєстрацію документів, контроль за їх виконанням, облік виконання, систематизацію документів, формування номенклатури справ і контроль за станом самих справ.
Безпаперове діловодство передбачає застосування комп'ютера в управлінській діяльності для зберігання, пошуку і відображення інформації, дозволяючи звести до мінімуму або виключити повністю застосування паперових носіїв.
Електронний офіс припускає організацію роботи груп користувачів над спільним вирішенням складних розподілених завдань в електронних комп'ютерних мережах за допомогою засобів обчислювальної техніки. Сьогодні існує велика кількість концепцій побудови електронного офісу, зокрема фірм Microsoft, Borland, Lotus. Все частіше звертаються до поняття "workflow" - стратегії забезпечення управління прикладними програмами, необхідними для проходження потоку робіт в електронному офісі.
Використання мереж і засобів електронної пошти дозволяє миттєво пересилати документи з одного підрозділу в інший без тимчасових затримок на передачу паперового документа, спрощує зберігання, контроль, пошук, архівування, включаючи ведення довгострокового архіву документів. Тут є два істотні перешкоди: зовнішнє і внутрішнє.
Останнє, найчастіше, пов'язане з звичками і іншими простими людськими особливостями і слабкостями. Вирішення цієї проблеми впирається в імідж фірми.
Зовнішній зріз проблеми впирається у велике число документів, які пропонуються в паперовому вигляді. Класичними прикладами є листи і факси, періодичні видання. Перехід від паперового ведення діловодства до електронного стримується - за недостатньо розвиненою системою автоматичного розпізнавання текстів (optical character recognition-OCR). Останні досягнення в цій області послужили поштовхом до активного впровадження технологій електронного документообігу, в тому числі і у нас в країні. Привабливість введення тексту без використання клавіатури визначає інтерес і до технологій розпізнавання голосу. Спільно з технологіями архівування, індексування та пошуку документів це створює основу побудови системи управління електронним документообігом.

РОЗДІЛ 2 ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТ У ГАЛУЗІ АРХІВУ
2.1 Автоматизоване НСА у архіві (опису)
«У ГА РФ склалася розгалужена система науково-довідкового апарату, що дає інформацію про зміст документів, що зберігаються в архіві на трьох основних рівнях: фонд. справа, документ »[5]. У ній представлені всі типи архівних довідників як в традиційній формі (на паперових носітелях0, так і в електронних форматах. Весь науково-довідковий апарат архіву створюється із застосуванням електронних технологій, при цьому йде процес створення і нових довідників (путівників, описів, каталогів, покажчиків ), і переведення в електронний формат вже наявних традиційних довідників.
Основою науково-довідкового апарату архіву, його самим верхнім рівнем є багатотомний електронний путівник по ГА РФ, що охоплює всі фонди архіву (більше 6 тис. записів включаючи Перелік фондів) і постійно поповнюється за рахунок описів нових надходжень. Наявність такого путівника дозволяє вільно орієнтуватися у всьому різноманітті фондів, а їх в архіві вже більше 3 тис., дає уявлення про структуру фондів, склад і зміст документів. І все ж, в силу свого призначення, путівник може дати лише загальні відомості про документи.
Базовим архівним довідником все-таки залишається архівна опис. Саме опис, розкриваючи зміст документів на рівні справи, несе основну інформаційне навантаження. Саме опис, будучи водночас і обліковим документом, закріплює місце кожної справи в певному фонді, і цей «архівний адреса» супроводжує справу у всіх його іпостасях, служить основою для складання інших довідників і, в кінцевому підсумку, для видачі справ. «В даний час в 10132 описах ГА РФ зосереджена інформація про понад 5,7 млн.дел» [6]. Немає необхідності пояснювати, що знайти всі необхідні справи серед такої кількості досить складно, тим більше, що вони можуть перебувати в різних фондах та описах. Допомогти тут може тільки переклад описів в електронний формат і створення ефективної пошукової бази даних.
Знову створювані опису при описі документів у стінах архіву і при обробці документів у відомствах є як у традиційному вигляді, так і в електронному форматі. Таким чином, нові опису надходять в архів вже в електронному вигляді, правда, в основному в текстовому редакторі, але обробка такої інформації для включення її в інформаційно-пошукову систему архіву значно полегшена. «Досвід по створенню електронних описів викликає інтерес в архівній галузі і певною мірою використаний в Методичних рекомендаціях ВНИИДАД» [7].
Має сенс більш докладно зупинитися на проблемах, пов'язаних з ретроконверсією традиційних описів: організації роботи, методах і методиках, перевірки якості, можливості використання.
На початковому етапі цієї роботи все опису були проаналізовані на предмет можливості і доцільності їх переведення в електронний формат, визначені комплекси фондів, описи яких в першу чергу підлягають ретроконверсії. Вирішено, що в електронний формат повинні переводитися фонди цілком, тобто всі відкриті опису кожного обраного фонду, включаючи особовий склад.
Були вивчені різні способи такого перекладу: введення безпосередньо в базу даних (ручний набір), конвертація в базу даних тексту опису, набраного в текстовому редакторі, сканування описів, розпізнавання тексту за допомогою спеціальних програм і подальше конвертування. Перевага, враховуючи різні чинники, які включають і особливості самих описів, і часові витрати, а також організаційні та технічні можливості, віддано двом першим способів як найбільш оптимальним.
Слід зазначити, що для створення електронного науково-довідкового апарату архіву велике значення має розробка єдиних для архіву стандартних форм опису інформації на трьох рівнях: на рівні фонду, справи, документа. Для кожного рівня інформації визначено набір реквізитів (полів), основних і додаткових, їх типи та розміри, уніфіковано їх заповнення, що забезпечує у подальшому їх сумісність.
На основі розроблених переліків полів створено основні таблиці баз даних в MS Access для всіх рівнів інформації. Саме в такому вигляді і накопичується весь НСА архіву, і цей інформаційний ресурс може бути використаний для пошуку інформації як в рамках окремих баз даних, так і у складі єдиної інформаційно-пошукової системи, а також для вирішення інших завдань, що стоять перед архівом.
Так для введення інформації з описів є єдина таблиця бази даних (справа). На відміну від традиційної опису, у якій інформація про справу розподілена по 6 графам (номер справи, діловодний номер (індекс) справи, заголовок справи, крайні дати, кількість аркушів, примітка), ця таблиця складається з 25 полів (14 основних, 11 додаткових ). З 14 основних 7 полів (номер фонду, номер опису, номер справи, назва фонду, заголовок справи, крайні дати, дата справи сортувальна) обов'язкові до заповнення в базі даних, інші поля заповнюються тільки при наявності відповідних відомостей.
6 полів являють собою архівний адресу справи: номер фонду, номер опису, літера опису, номер справи і літера справи. При їх заповненні має значення не тільки розмір поля, його тип (числове або символьне), але навіть використання прописних або малі літери, латинського шрифту або кирилиці. Суворе дотримання єдиних вимог при заповненні цих поле забезпечує в подальшому можливість об'єднання баз даних, у тому числі створення багаторівневих баз даних. Заповнення в базі полів «Назва фонду» та «Назва опису» дозволяє повноцінно використовувати базу даних і локально, не пов'язуючи її з електронними довідниками інших рівнів опису інформації (путівники, каталоги).
При наявності окремого текстового поля для крайніх дат справи введено спеціальне поле типу «дата» для систематизації записів за хронологією: «дата справи сортувальна». У зв'язку з тим, що при машинній обробці інформації не сприймається неповна або неточна дата, при заповненні цього поля прийняті деякі умовності і наведено приклади їх заповнення при різних варіантах датування. Так, наприклад, якщо є початкова і кінцева дати справи, то проставляється початкова і найбільш рання дата. Якщо відомий тільки рік, то проставляється останнє число останнього місяця цього року (31.12.1919). Якщо відомі тільки місяць і рік, то проставляється останнє число зазначеного місяця (30.04.1919). У тих випадках, коли в оригіналі опису графа «Крайні дати» не заповнена (дата винесена в назву опису, розділ опису) або проставлено Б / Д (без дати), поле «Дата справи сортувальна» заповнюється відповідно до цими датами або крайніми датами опису.
Є деякі особливості заповнення поля «Заголовок справи» в базі даних. Так при перерахуванні однорідних заголовків справ не допускається застосування формулювання «Те саме», прийнятої при оформленні листової опису. Заголовок справи повинен відтворюватися повністю. При технічно пропущеному номер справи в заголовку вказується: «номер пропущено». Відмітка про вибулих справах вказується в полі «застосування», при цьому полі «Тема справи», як правило, заповнюється.
Крім того, є окреме поле "Загальні відомості" куди можуть вводиться відомості уточнюючі, що розкривають склад і зміст документів справи, не змінюючи при цьому сам заголовок справи. Це може бути перелік питань, що містяться в документах справи, перелік назв документів, характеристика документів з будь-якої теми і т.п. При удосконаленні описів в даному полі можна навести так званий «структурований заголовок справи», що підвищує інформативність опису, не проникаючи при цьому у сформований заголовок справи, що могло б призвести до ускладнення опису як основного облікового документа та переоформлення обкладинок.
У базу даних «опис» введено 4 поля «розділ - рівень 1-4», де вказуються назви розділів і підрозділів опису відповідно до її внутрішньою структурою і систематизацією справ. Передбачена можливість чотирьох рівнів систематизації. Кожен рівень (розділ) вказується в окремому полі.
У базі даних є 4 додаткових поля, в які можуть вводитися ключові слова - дескриптори для уточнення пошуку інформації та формування алфавітних покажчиків по предметній ознаці: географія; персоналії; установи; ключові слова (тематика).
Поля «оператор» і «дата заповнення» служать для обліку роботи.
Інформація про справи, що містяться в описах, переводиться в електронний вигляд у повній відповідності з текстом оригіналу, виправляються тільки явні помилки. В окремих випадках співробітники архіву проводять часткове редагування заголовків, зі зверненням безпосередньо до справ. Всі питання, що стосуються обліку справ (порядковий номер справи, підсумковий запис), вирішуються в обов'язковому порядку з відділом збереження та обліку документів.
Робота з перекладу описів в електронний формат, особливо в масовому порядку, повинна включати обов'язкову перевірку якості введення інформації. Може бути, більш правильним було б здійснення повної звірки (зчитування) бази даних з текстом оригіналу, але це призвело б до значних трудовитрат і зниження позитивного ефекту від даної роботи. Крім того, у запропонованих моделях ІПС завжди можна подивитися електронний образ опису.
Перевірка якості введення інформації проводиться з максимально можливим застосуванням засобів Microsoft Access (шляхом складання різних запитів).
Перевіряється повнота бази даних. За допомогою запитів автоматично складаються переліки введених фондів і описів, які звіряються зі списками описів, що передаються для обробки. Проводиться перевірка відповідності назв фондів та описів їх номерами. Весь перевіряється масив тестується на наявність порожніх записів, дублетних записів, не заповнених обов'язкових полів (номер фонду, номер опису, номер справи, назва фонду, заголовок справи, крайні дати, дата справи сортувальна).
Таким чином, значення по створенню електронних описів очевидно, витрачені фінансові та трудові ресурси надалі окупляться. У результаті цієї роботи архів отримує не тільки електронні опису, але і вивірений електронний реєстр описів по фондах архіву, який є важливою частиною будь-якої пошукової системи.
Наявність електронних описів відкриває нові можливості їх використання. Один раз введена інформація на рівні справи може багаторазово використовуватися з різними цілями у різних інформаційно-пошукових системах і баз даних, у взаємодії з іншими електронними довідниками.
І все ж найважливішою перевагою електронних описів, основною метою їх створення є можливість наскрізного пошуку інформації по заголовках справ, усіх описів, представлених в базі даних.
2.2 Електронний архів Газпромбанку
Близько року тому компанія Cognitive Technologies оголосила про завершення впровадження електронного архіву фінансових та організаційно-розпорядчих документів у філіях КБ «Газпромбанк» по Росії.
Поставлена ​​керівництвом «Газпромбанку» перед компанією Cognitive Technologies завдання виглядала наступним чином: створення автоматизованої системи, призначеної для обробки та архівування банківських документів операційного дня і закритих договорів, організації безпаперового архіву документів, підвищення надійності зберігання документів та створення ефективної технології оперативної роботи з архівом документів.
Слід зауважити, що КБ «Газпромбанк» - один з найбільших комерційних банків Росії, займає 3-е місце за розміром чистих активів і 5-е місце за розміром власного капіталу.
У міру збільшення обсягів оброблюваної інформації у філіях і відділеннях Газпромбанку виникла потреба у застосуванні новітніх інформаційних технологій введення, зберігання і обробки документів, а також у забезпеченні інформаційної безпеки при роботі з конфіденційними документами. Враховуючи позитивний досвід і високий ефект, отриманий від реалізації даних технологій у центральному офісі, а також з метою уніфікації ПЗ, що використовується для ведення електронного архіву у філіях, керівництвом КБ «Газпромбанк» було прийнято рішення поширити методику створення електронних архівів, розроблену компанією Cognitive Technologies, на всі філії та відділення банку.
Компанією Cognitive Technologies було запропоновано розв'язання: створення електронного архіву на основі технологій архівації, пошуку та вилучення документів (Евфрат/400 для AS/400), оптичного розпізнавання CuneiForm, обробки зображень документів, потокового введення документів і введення стандартних форм документів Cognitive Forms.
У першу чергу була виконана уніфікація ПО банківських електронних систем. Цілями уніфікації ПЗ в центральному офісі та філіях банку були:
мінімізація коштів на підтримку ПЗ;
об'єднання електронних архівів в одну розподілену систему;
використання новітніх інформаційних технологій на базі Інтернет / інтранет-технологій (віддалене адміністрування).
Апаратне забезпечення розробляється архівної системи включало в себе:
Сканер: базова конфігурація, односторонній, пристрій подачі і позиціонування оригіналів: Kodak ImageLink 500s (A4/A3, ADF 500 аркушів, дозвіл до 300 dpi, швидкість сканування / A4, 200 dpi/-70 dpm);
Сервер: IBM AS/400 (ОС OS400, СУБД DB2/400);
ПЕОМ на робочих місцях кінцевих користувачів: Pentium * 100/16-32MB RAM3.
В якості програмного забезпечення були обрані наступні програми:
ПО сканера: Kodak HV Capture 2.04; ЕА Евфрат/400 для IBM AS/400; Евфрат/400 - Сервер; Евфрат/400 - Клієнт; Евфрат/400 - Адміністратор Системи; Евфрат/400 - Адміністратор Безпеки; Система розпізнавання: CuneiForm; Система введення стандартних форм документів: Cognitive Forms; Мережева ОС: NetWare, Windows NT; Автоматизована Банківська Система: ДіаСофт - Банк.
Компанією Cognitive Technologies була пророблена велика робота з адаптації існуючої версії центрального електронного архіву «Газпромбанку» під цілі даного проекту. Були виконані:
створення інсталятора архіву для тиражування у філіях;
адаптація під сканери компаній Kodak і Fujitsu;
додавання елемента віддаленого адміністрування із центрального офісу архівів у філіях;
адаптація системи забезпечення інформаційної безпеки для зберігання та обробки інформації різного ступеня конфіденційності;
додавання модуля для потенційної зв'язку архівів в єдиний архів.
Електронний архів фінансових та організаційно-розпорядчих документів «Газпромбанку» призначений для скорочення витрат праці і часу при роботі в системі документообігу. Він дозволяє вести облік документів, зберігати їх подання (графічні образи) в комп'ютерній формі, здійснювати швидкий пошук документів за реквізитами, показувати графічні образи знайдених документів і полегшувати пошук оригінальних паперових документів.
У випадку «Газпромбанку» електронний архів органічно доповнює архів оригінальних паперових документів, оскільки ця організація, відповідно до своєї стратегії, не відмовляється від ведення повноцінного «паперового» варіанту архіву. У разі необхідності отримати інформацію про конкретний документ електронний архів допомагає швидко побачити його графічний образ і вказує його реальне місцезнаходження.
Програмне забезпечення електронного архіву реалізовано в клієнт-серверній архітектурі: робочі місця користувачів є клієнтськими додатками, які звертаються із запитами до серверних додатків, що виконуються на AS/400. Сервер AS/400 виступає як файл-сервера (обслуговування масиву образів документів) і в якості сервера бази даних (обслуговування таблиць та індексів пошукової інформації). Клієнтське ПЗ виконується в операційній системі Windows 9x/NT, серверне ПЗ - в операційній системі OS/400.
На кожному робочому місці користувача електронного архіву «Газпромбанку» встановлено програмне забезпечення, що відповідає функціям даного користувача:
робоче місце сканування - програма сканування (Kodak Capture Software для сканерів Kodak або «Агент сканування» для інших) дозволяє користувачеві ввести графічні образи документів, що містяться у вигляді файлів на сервер AS/400 в емулятор файлової системи (IFS);
робоче місце верифікації та індексації - програма верифікації дозволяє встановити відповідність між графічними образами документів та реєстром документів, отриманих з банківської програми. У результаті формуються індекси документів (реквізити), необхідні для подальшого пошуку документів. Індекси зберігаються в базі даних на сервері AS/400;
робоче місце пошуку - програма пошуку дозволяє звернутися до сервера з запитом на пошук документів, що задовольняють певною ознакою або набору ознак, а потім переглянути перелік знайдених документів та їх графічні образи;
робоче місце адміністратора системи - програма адміністратора дозволяє ставити функції користувачів системи (приналежність користувача до конкретної групи) та їх права на доступ до документів даного типу, а також переглядати перелік всіх активних (зареєстрованих в системі в даний момент) користувачів. Крім того, на комп'ютері адміністратора системи виконується серверна компонента, що забезпечує доступ усіх користувачів до сервера AS/400;
робоче місце адміністратора безпеки - програма перегляду журналу дозволяє простежити всю історію дій користувачів системи з метою виявлення спроб несанкціонованого доступу до документів.