Діловодство та експертиза документів

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

МІНІСТЕРСТВО СІЛЬСЬКОГО ГОСПОДАРСТВА РФ
ДЕРЖАВНА Освітні заклади ВИЩОЇ ОСВІТИ
Алтайського державного АГРАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
Кафедра: Землевпорядкування, земельного та міського кадастру
Контрольна робота
Діловодство та експертиза документів
Барнаул 2010

Зміст
1. Поняття діловодства
2. Служба діловодства
3. Поняття ОРД (організаційно-розпорядчих документів) Вимоги до оформлення емблеми організації
5. Поняття документообігу та його види
6. Поняття реєстрації
7. Номенклатура справ та її поняття
8. Експертиза цінності документів
9. Класифікація документів
10. ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

Поняття діловодства
Діловодство - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.
Діловодство включає:
- Забезпечення своєчасного і правильного створення документів (документування);
-Організацію роботи з документами, спрямовану на створення в рамках окремої організації системи норм, що забезпечують рух документів в апараті управління, їх використання в довідкових цілях;
-Виконання певного циклу операцій з документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль);
-Зберігання, систематизацію, підготовку документів тривалих термінів зберігання для здачі в архів, знищення документів з простроченим терміном зберігання).
Сучасне діловодство являє собою не набір технічних операцій, вироблених з документами, а систему інформаційного забезпечення управлінського апарату. Паралельно з терміном «діловодство» в останні десятиліття використовується термін «документаційне забезпечення управління» (ДОП). В даний час ДОП є синонімом терміна «Діловодство» і вживається для позначення однієї і тієї ж діяльності. Поява цього терміна пов'язане з усвідомленням відбуваються в діловодстві змін і насамперед у зв'язку з використанням інформаційних технологій. Саме поява цих технологій змінило традиційний погляд на діловодство як допоміжну діяльність, що забезпечує переміщення документа, в управлінському апараті. Діловодство в будь-якій організації здійснюється спеціальним структурним підрозділом (канцелярія, загальний відділ, управління справами та ін) або секретарськими службами. Характерною для сучасного управління рисою є комплектування штатів організацій фахівцями відповідних профілів, які мають не короткочасну підготовку, а одержали освіту і кваліфікацію в тій чи іншій галузі. Підготовка фахівців для роботи в діловодстві здійснюється цілим рядом вузів Російської Федерації за фахом 350800 «документознавство та документаційне забезпечення управління». Фахівці мають кваліфікацію документознавець. Фахівців з середньою професійною освітою готують професійні навчальні заклади за спеціальністю 0611 «діловодство та архівна справа». При вивченні організації і технології діловодства основна увага зосереджується на трьох блоках питань: організація служби діловодства, технологія роботи з документами, зберігання документів і підготовка їх до здачі в архів. При цьому для вивчення курсу принципове значення має не тільки сучасний стан цих питань, але історія зародження і розвитку цієї діяльності.
Служба діловодства
«Організація» (від лат. - «Organism») - з'єднання частин в одне ціле і упорядкування їх. Від правильної організації служби ДОП багато в чому залежить якісне виконання установою її управлінських функцій і завдань, ефективність всього процесу управління. При створенні служби діловодства повинні бути вирішені наступні питання:
- Структура, функції і завдання діловодної служби;
- Організаційна форма діловодства;
- Посадовий і чисельний склад;
- Кваліфікаційні вимоги, які пред'являються до працівників діловодної сфери.
Кожна організація повинна створити спеціальну службу: управління справами, загальний відділ, відділ ДОП, службу ДОП, канцелярію, секретаріат або мати окремого працівника, відповідального за ведення діловодства. У невеликих організаціях відповідальність може бути покладена на секретаря організації або керівника. Найменування служби ДОП, її структура, посадовий, чисельний склад встановлюються вищестоящими організаціями в державних установах, а в недержавних - їх керівництвом або їх колегіальними органами. У своїй діяльності служба ДОП керується законодавчими актами, нормативно-методичними документами з питань діловодства та архівної справи, наказами та розпорядженнями керівництва, інструкцією з діловодства організації, положенням про службу, посадовими інструкціями її працівників. Служба ДОУ повинна вирішувати конкретні завдання, виконувати певні функції, мати чітко встановлений коло прав та обов'язків, а також взаємодіяти з іншими структурними підрозділами організації для більш ефективного виконання покладених на неї завдань і функцій. Основна мета служби ДОП - здійснити в повній заходів всі дії з документаційного забезпечення діяльності організації: керівництво, координацію, реалізацію. Створення служби ДОП повинно обов'язково супроводжуватись вибором організаційної форми роботи з документами. Практикою вироблено три форми: централізована, децентралізована та змішана. Централізована форма - це виконання всіх технологічних операцій по роботі з документами одним спеціалізованим структурним підрозділом (наприклад, канцелярією) або секретарем. У цьому випадку повний цикл технологічних операцій з обробки документів, від моменту їх отримання або створення і до здачі в архів, виконується в одному місці. Децентралізована форма. При децентралізованій формі структурні підрозділи одержують кореспонденцію в запечатаних конвертах, роздруковують їх, реєструють і виконують всі дії по обробці вхідної, вихідної та внутрішньої документації, закінчуючи підготовкою і передачею документів в архів організації. Змішана форма організації роботи з документами є найпоширенішою. При цьому частина операцій виконується центральною службою діловодства, а в структурних підрозділах виконуються операції по створенню друку.
Поняття ОРД (організаційно-розпорядчих документів)
До складу розпорядчих документів входять постанови, рішення, накази, розпорядження та вказівки. Вибір виду документа, призначеного для документування розпорядчої діяльності, визначається рівнем органу управління або влади, компетенцією посадової особи, порядком прийняття управлінського рішення (єдиноначальної або колегіально). Розпорядчі документи видаються на основі або на виконання законів, постанов і розпоряджень Уряду РФ, вищих органів влади і управління. Підготовка розпорядчих документів може бути доручена одному або декільком виконавцям. Для розробки складних і відповідальних розпорядчих документів практикується створення робочих груп, комісій, залучення широкого кола фахівців з числа практиків та вчених. Основна вимога до виконавців - достатня компетентність, високий професіоналізм, глибокі знання з управлінської проблеми. Підготовка розпорядчих документів складається з наступних етапів:
- Вивчення управлінського опитування;
- Підготовка проекту розпорядчого документа;
- Узгодження документа;
- Підписання документа.
У вступній частині проекту розпорядчого документа визначається мета його видання. В основній частині розпорядчих документів перераховують розпорядчі дії, кожне з яких викладається окремим пунктом. При формулюванні тексту розпорядчих документів звертають увагу на те, щоб вони були конкретні, не допускали різних тлумачень, не суперечили раніше виданим документам. По тексту в цілому або по кожному пункту намічені можливі терміни виконання і контролюючі інстанції (посадові особи). Закінчується підготовка проекту розпорядчого документа його передруком і оформленням, відповідним чинним правилам. Перш ніж передати документ на підписання, він повинен бути ретельно перевірений - особлива увага звертається на цифрову інформацію, прізвища, імена, по батькові, назви структурних підрозділів. Після підписання, внесення будь-яких виправлень у документ неприпустимо і діловодна служба проводить реєстрацію, з моменту якої документ набуває статусу офіційно виданого. До складу розпорядчих документів входять: наказ, розпорядження, рішення, протокол. До складу організаційних документів входять: положення, інструкція, договір.
Вимоги до оформлення емблеми організації
Емблема організації (символічне графічне зображення) поміщається на бланку відповідно до установчих документів організації. Найчастіше в якості емблеми використовується товарний знак або знак обслуговування. Використання товарних знаків на бланках організацій встановлено Законом РФ від 23.09.1992 № 3520-1 «про товарні знаки, знаки обслуговування і найменування місць походження товарів», який передбачає їх обов'язкову реєстрацію. Товарний знак може бути зареєстрований на ім'я юридичної особи, а також фізичної особи, яка здійснює підприємницьку діяльність. Розміщується емблема на верхньому або лівому полях бланка.
Не допускається розміщення на бланках зображення і герба та емблеми. ПРИКЛАД:

Поняття документообігу та його види
Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. Організація документообігу передбачає дотримання правил, відповідно до яких відбувається рух документів в установі. Організація документообігу включає всю послідовність переміщень документів під час їх руху і такі операції з документами, як їх отримання, розгляд і розподіл, передача на виконання, організація виконання і відправлення. У технологічний ланцюжок обробки документів входять також їх реєстрація, інформаційно-довідкова робота, контроль за термінами виконання.
Поява терміна «документообіг» в 1920-і рр.. було пов'язано з діяльністю відомих фахівців у галузі управлінської праці та діловодства. Організацію документообігу вони пов'язували з раціональним побудовою структури державного апарат, з чітким розподілом функцій між різними службами та виконавцями. В їх роботі були сформульовані основні положення раціональної організації руху документів: розподіл документів за виконавцями, скорочення інстанцій їх проходження, направлення документів безпосередньому виконавцю, регламентація порядку підписання. У той же час була обгрунтована і методика обстеження маршрутів руху документів, розроблена технологія їх доставки (кільцева кур'єрська зв'язок). По напрямку виділяють горизонтальні і вертикальні (висхідні і спадні) потоки. Горизонтальні потоки пов'язують організації одного рівня управління, вертикальні - організації різних рівнів, наприклад керівний орган управління і підлеглі йому управління і організації або центральний офіс фірми і її представництва та філії. Висхідні потоки - це документи підлеглих організацій, направлені на вищі інстанції (документи, одержувані вищестоящою організацією). Спадні потоки - це документи, що направляються вищестоящими органами влади і управління підрядним організаціям.
Поняття реєстрації
Реєстрація документа - це запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення чи одержання. У забезпеченні обліку, контролю та пошуку документів реєстрації належить провідна роль. Саме реєстрація є першим етапом при створенні інформаційно-пошукових систем у документах організації. Вона дозволяє сформувати базу даних про документи, є основою для контролю виконання документів та інформаційно-довідкової роботи. При занесенні показників (реквізитів) документа в реєстраційний індекс, який служить його основним обліковим та пошуковою ознакою. Обов'язковій реєстрації підлягають документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях. При визначенні необхідності реєстрації документів враховують їх зміст, авторство, вид, справжність.
Крім того, потрібно мати на увазі, що документи набувають юридичної сили тільки після реєстрації. Вихідним документів реєстрація надає офіційний характер, фіксується факт їх складання і відправлення. При реєстрації вхідних документів відбувається підтвердження не тільки їх отримання, а й відповідальність отримала організації за використання укладеної в них інформації. Реєструються документи, що надходять від органів державної влади та управління, від вищих органів управління чи направлені на їх адресу; найважливіші внутрішні документи: накази, протоколи і т.д.; вхідні документи, які потребують вирішення або відповіді, і відповідні вихідні документи. Не підлягають реєстрації документи, надіслані до відома та не потребують відповіді, вітальні листи, інформаційні та рекламні матеріали, запрошення на різні заходи і т.п. Істотну допомогу у визначенні такої категорії документів може надати перелік нерегістріруемих документів, який повинен розроблятися в кожній організації. Такий перелік є додатком до інструкції з діловодства, але може бути і самостійним документом. У цьому випадку він затверджується керівником організації.
У великих установах або компаніях, а також в організаціях з територіально роз'єднаними структурними підрозділами, реєстрація документів ведеться децентралізовано. Децентралізована форма реєстрації передбачає наявність багатьох пунктів реєстрації документів: канцелярії, секретарів структурних підрозділів і т. д. Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні - в день підписання.

Номенклатура справ та її поняття
Основою для досягнення інформаційної сумісності пошукових масивів служать класифікаційні довідники, одним з яких є номенклатура справ. Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Відповідно до Основних правил роботи архівів організацій розрізняють три види номенклатур справ: типову, зразкову і індивідуальну. Типова номенклатура справ є нормативним документом. Вона складається для однотипних організацій і встановлює для них типовий склад справ, уніфіковані заголовки справ, їх єдину індексацію. Приблизна номенклатура справ має рекомендаційний характер. Вона встановлює зразковий склад справ для організацій, на які поширюється. Типова і приблизна номенклатури справ використовуються для складання індивідуальної номенклатури справ, яка повинна мати кожна організація. Індивідуальна номенклатура - це систематизований перелік конкретних заголовків справ, намічених до закладу в діловодстві однієї організації або її структурного підрозділу в певному календарному році.
Призначення номенклатури справ.
У діловодстві організації номенклатура виконує цілий ряд функцій.
ü Номенклатура справ використовується як схема класифікації при розподілі і угрупуванню виконаних документів у справи. Заголовки справ з номенклатури переносяться на обкладинки справ.
ü Номенклатура справ заздалегідь визначає терміни зберігання документів, що є першим етапом експертизи цінності документів.
ü Номенклатура справ використовується при побудові інформаційно-пошукової системи за документами підприємства. Класифікаційна схема номенклатури може бути використана для формування довідкової картотеки на виконані документи. При реєстрації документів у реєстраційний індекс часто включають індекс справи за номенклатурою.
ü Номенклатура справ служить обліковим документом при здачі в архів справ з термінами зберігання до 10 років включно. Вона також є основою для складання описів на справи з термінами зберігання понад 10 років і постійного.
ü Номенклатура має довідкове значення при вивченні структури установи, організації, підприємства.
Таким чином, номенклатура справ підприємства або установи є важливим інструментом організації не тільки інформаційно-пошукових систем, але і в цілому діловодства підприємства. Тому при її складанні слід враховувати ряд вимог.
Експертиза цінності документів
Експертиза цінності документів - це вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх на постійне зберігання. Цінність різних документів, як для організацій, так і для держави в цілому, нерівнозначна. Вона залежить від багатьох факторів. Так, частина документів містить інформацію, яка необхідна тільки для вирішення якоїсь конкретної задачі. Вона носить разовий характер, і після її використання в ході виконання завдання документи втрачають своє значення. Інформація, що міститься в інших документах, може зберігати своє значення протягом декількох років. Тому необхідна документація повинна зберігатися протягом певного часу. Але є документи, які мають велике значення не тільки для практичної діяльності, а й для наукових цілей. Вони містять цінну інформацію про політичне, наукової чи культурного життя суспільства, розвитку держави, роботі державного апарату і т. д. Такі документи можуть служити джерелами для вивчення різних областей державного і суспільного життя. Це визначає необхідність їх постійного зберігання в державних архівах Російської Федерації. Таким чином, необхідність зберігання документів і терміни зберігання визначаються, насамперед, важливістю інформації, що містяться в них. Тому призначенням експертизи цінності є відбір документів для постійного та тимчасового зберігання і для знищення. На основі принципів експертизи розроблена система критеріїв, тобто науково обгрунтованих ознак, що дозволяють визначити ступінь цінності документів. Систему складають три групи критеріїв: походження документів, їх зміст і зовнішні особливості. До критеріїв походження документів належать: роль і місце організації в системі державного управління або конкретної галузі, значимість виконуваних нею функцій, значення фізичної особи в житті суспільства, час і місце освіти документів. Критерії змісту - це значимість події або явища, відображеного в документах; значення наявної в документах інформації, її повторення в інших документах, вид документа, справжність документа. До критеріїв зовнішніх особливостей документа належить: форма посвідчення документа (наявність підписів, дат, резолюцій, печаток), форма фіксації та передачі змісту, особливості оформлення документа, його фізичний стан.
Класифікація документів
Все різноманіття документів, які обслуговують сферу управління, можна класифікувати по різних підставах. За походженням розрізняють документи особисті та офіційні. Документи особового походження включають особисту переписку, спогади особистого характеру. Вони створюються поза сферою службової діяльності людини або виконання громадських обов'язків.
За способом документування розрізняють документи:
Ø Рукописні письмові (текстові);
Ø Образотворчі (документи, що фіксують інформацію у вигляді зображення об'єкта);
Ø Графічні (документи, виконані графічним способом);
Ø Фотодокументи;
Ø фонодокументи (звукові документи, зафіксовані на магнітній стрічці);
Ø Кінодокументи (документи, зафіксовані допомогою кіно-і відеотехніки);
Ø Документи, створені за допомогою комп'ютерної техніки.
У залежності від ставлення до апарату управління розрізняють документи:
Ø Вхідні (надійшли в організацію);
Ø Вихідні (відправляються з організації);
Ø Внутрішні (створювані в даній організації і використовувані у внутрішніх зв'язках). Сукупність цих документів утворює документообіг організації.
За кількістю порушених питань документи ділять на прості і складні. Прості документи містять виклад одного питання. Прикладом простих документів є лист. Складні документи включають кілька питань.
За обмеження доступу документи поділяються на секретні, для службового користування і несекретні.
За способом викладу тексту документи можуть бути індивідуальними, трафаретними і типовими. В індивідуальних документах зміст викладається у вигляді пов'язаного тексту. Ці документи пишуться традиційним літературним текстом. У трафаретних документах структура викладу тексту формалізована, в них використовуються заздалегідь підготовлені стандартні фрази мул окремі частини постійно повторюваного тексту. Типові документи використовуються дл документування однотипних ситуацій, складаються на основі зразка (напр. типові листи, типові інструкції і т. д.)
За ступенем достовірності документи діляться на оригінали, оригінали, копії та дублікати. Оригінал офіційного документа це перший (або одиничний) примірник документа, що володіє юридичною силою. Документ, в якому містяться відомості, що підтверджують його достовірність (про автора, час і місце створення), вважається справжнім. Синонім першотвору є оригінал. Копія документа може бути факсимільного або вільною. Копії можуть відтворювати частина тексту документа або весь документ. Дублікат - це копія офіційного документа, що має юридичну силу оригіналу і супроводжувана відміткою «дублікат».
За термінами зберігання документи діляться на документи постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання. Терміни зберігання документів визначаються федеральної архівною службою і закріплюються в переліках документів із зазначенням термінів зберігання.
У залежності від сфери діяльності офіційні документи поділяються на управлінські, наукові, технічні, виробничі та інших
Документи можна класифікувати за їх призначенням. Розпорядча діяльність в управлінській практиці виражається виданням наказів та вказівок, постанов, рішень, розпоряджень.
За способом передачі документів розрізняють листи, телеграми, телефонограми, телекси, факсограми та ін

Практичне завдання
Будівельна фірма ЗАТВЕРДЖУЮ
«Підйом» Генеральний директор
5.08.2009 № 87 6.09.2009 В.А. Бджола
АКТ
Контролю і приймання будівельних матеріалів
землевпорядних робіт
Підстава: наказ генерального директора от07.02.2009 № 12 «Про закуп будівельних матеріалів для землевпорядних робіт, їх приймання і контроль».
Складено комісією у складі:
Голова - заступник головного бухгалтера І.В. Кирієнко.
Члени комісії: начальник служби кадрів С.Б. Смирнова, бухгалтер Ю.А. Єніна.
Були присутні: заст. директора з кадрової роботи А.А. Астахова, референт генерального директора Ю.П. Бурулева.
У період з 07.02.2009 по 15.02.2009 комісія перевірила на яку грошову суму розраховується будівництво та проведення землевпорядних робіт. Наскільки підготовлена ​​до цього фірма наскільки підходить передбачуване місце.
Під час приймання матеріалів комісія встановила:
1. Кількість замовленого матеріалу на виготовлення розчину під фундамент не дістає на 6%, стягнути.
2. Кількість замовленого цегли отримано вірно, але варто було б зробити заявку на отримання ще 0,5 цієї кількості.
3. У цілому всі інші замовлені матеріали для землевпорядних робіт отримані, вірно.
Комісія пропонує доодержати що цей матеріал і приступити до справи в п'ятнадцяте числах вересня.
Акт складено в трьох примірниках:
1-й прим. спрямований директору
2-й прим. - Головному бухгалтеру
Третій прим. - У кадрову службу у справу № 07:15
Голова
І.В. Кирієнко
Члени комісії
С.Б. Смирнова
Ю.А. Єніна

Список літератури
1. Т.В. Кузнєцова «Діловодство» Москва МЦФЕР 2004
2. Закон РФ від 23.09.1992 № 3520-1 «Про товарні знаки, знаках обслуговування і найменування має походження товарів» (в ред. Від 11.12.2002) / / Відомості Верховної. 1992. № 42. Ст. 2322; СЗ РФ. 2002. № 50. Ст. 4927.
3. Цивільний кодекс РФ від 26.01.1996 № 14-ФЗ / / СЗ РФ. 1996. № 5. Ст. 410.
4. Типове положення про ведення діловодства по пропозиціях, заявах і скаргах громадян у державних органах, на підприємствах, установах та організаціях / / Бюлетень нормативних актів міністерств і відомств СРСР. 1982. № 2. С. 26-31.
5. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Уніфіковані форми, інструкції та методичні матеріали щодо їх застосування. М., 1982. 150 с.
6. Класифікація управлінської документації ОК 011-93. М.: Держстандарт України, 1994.
7. Діловодство. Підручник для вузів. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. 355 з.
8. Діловодство в системі державної служби. М.: РАГС, 2000. 477 с.
9. Організації роботи з документами: Підручник. М.: Инфра-М, 2002. 575 з.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Контрольна робота
52.5кб. | скачати


Схожі роботи:
Експертиза цінності документів 2 Вивчення документів
Експертиза цінності документів 3
Експертиза цінності документів
Правова експертиза документів
Експертиза цінності документів 2
Експертиза наукової і практичної цінності документів
Діловодство та судове діловодство
Створення складених документів Друк документів
Діловодство
© Усі права захищені
написати до нас