Введення
«Діловодство (або документаційне забезпечення управління) - це галузь діяльності, що забезпечує документування (запис інформації на різних носіях за встановленими правилами) і організацію роботи з офіційними документами». [2]
Інформація, що міститься в документах організації, має важливе значення для функціонування організації в цілому. Кадрова документація має свої особливості, тому що вона пов'язана не тільки з діяльністю організації, а й з багатьма фактами діяльності суспільства в цілому.
Однією з найбільш важливих функцій кадрової служби організації є документування трудових правовідносин. До складу документації, яка оформлюється у кадровій службі, входять документи різного функціонального призначення: первинні облікові документи, розпорядчі, особисті і т.д.
Служба кадрів обробляє та використовує величезну кількість важливих документів, тому працівникам необхідно знати правильність їх оформлення, яка регламентується різними законодавчими і нормативними актами, інструкціями Російської Федерації (Трудовий кодекс РФ, Постанови Держкомстату РФ і пр.)
1. Особовий листок з обліку кадрів (анкета)
Особовий листок з обліку кадрів є первинним обліковим документом і складає основу особової справи працівника. Особові справи ведуться, як правило, на керівних працівників і фахівців організації. Особовий листок з обліку кадрів містить відомості необхідні роботодавцю при вирішенні питання про укладання трудового договору з працівником.
Особовий листок з обліку кадрів являє собою перелік питань про біографічні дані працівника, про освіту, про виконувану роботу з початку трудової діяльності, перебування за кордоном, про урядові нагороди, військовий обов'язок, сімейний стан, про місце проживання, паспортні дані та ін
Особовий листок з обліку кадрів заповнюється від руки самим працівником при вступі на роботу, на всі питання даються повні відповіді, не допускаючи скорочень і пропусків, виправлень і помарок.
Негативні відповіді у графах особового листка даються без повторень питання (наприклад, учений ступінь - не маю).
Відповіді на запитання у особовому листку по обліку кадрів даються в повній відповідності з тими записами, які утримуються в особистих документах працівника. При заповненні використовуються наступні особисті документи:
· Паспорт;
· Трудова книжка;
· Військовий квиток;
· Документи про освіту;
· Документи про нагороди;
· Документи про винаходи;
· Документи ВАК про присудження наукових ступенів і пр.
Особливо важливе значення має заповнення пункту «Виконувана
робота з початку трудової діяльності ». Пункт заповнюється відповідно до записів у трудовій книжці. Якщо трудова діяльність переривалася з якихось причин, їх обов'язково вказують (хвороба, навчання тощо).
Особовий листок з обліку кадрів має місце для фотографії працівника.
Особовий листок з обліку кадрів підписується працівником організації.
Поряд з особовим листком з обліку кадрів застосовується аналогічна облікова форма - анкета. Вона має розширені питання по деяким пунктам (питання про зміну прізвища та ін.) Крім того, анкета підписується після перевірки даних, зазначених в анкеті, працівником кадрової служби.
Відомості про зміни, що стосуються працівника, що відбулися після заповнення особового листка по обліку кадрів (анкети), відображаються у Додатку до особового листка по обліку кадрів.
Доповнення до особового листка по обліку кадрів включають: прізвище, ім'я та по батькові працівника і два розділи, що мають табличну форму.
У першому розділі вказуються переміщення по службі з вказівкою дат вступу на посаду та звільнення з посади, із зазначенням рішення про затвердження і звільнення працівника.
У другому розділі вказують зміни інших облікових ознак (про нагородження, про накладеннях стягнень та ін.)
Всі зміни зазначені у Додатку до особового листка по обліку кадрів повинні бути підтверджені відповідними первинними документами.
Обов'язковим реквізитом Доповнення до особового листка по обліку кадрів позначки про проведення перевірок наявності та стану особових справ. Відмітки складаються з напису «Особиста справа підтверджено», дати і підпису.
Таким чином, особистий листок з обліку кадрів (анкета) є достовірним документом, що несе інформацію про працівника і формує первинну базу даних про персонал організації.
На практиці, в нашій організації в даний час, Особовий листок з обліку кадрів не ведеться, а застосовується заповнення особової картки працівника, тобто документом який, по суті, є вторинною обліковою документацією.
Зразок заповнення і приблизну форму Особистого листка по обліку кадрів див. у Додатку 1. Форма Особистого листка по обліку кадрів прикладена за 1984 р., на сучасному етапі ряд питань зазнав змін (наприклад, немає питань про партійність т.п.), але основний зміст і зразок застосування на практиці відбито.
У Додатку 2 показаний бланк Особистого листка по обліку кадрів, який застосовується в даний час.
2. Наказ про розірвання трудового договору з ініціативи працівника
«Наказ - правовий акт, що видається одноосібно керівником організації з метою розв'язання ... кадрових та інших питань її діяльності». [2]
Однією з функцій кадрової служби є оформлення процесу руху кадрів організації, який документується за допомогою створення таких основних документів: наказів з особового складу, графіків відпусток, доповідних записок та ін Накази з особового складу формуються окремо від основної діяльності і мають самостійну нумерацію з додаванням літерного індексу «К», «ЛЗ» або «Л / С». Одним з наказів з особового складу є Наказ про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення). Наказ заповнюється на підставі Уніфікованих форм № № Т-8, Т-8а і застосовується для оформлення звільнення працівників, затверджених Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 р. № 1.
Відповідно до ст. 77 п.3 Трудового кодексу РФ підставою припинення трудового договору є розірвання трудового договору з ініціативи працівника, яка надає працівнику право розірвати трудовий договір у будь-який час, за власною ініціативою, попередивши про це роботодавця в письмовій формі за два тижні, шляхом подачі заяви.
Наказ про розірвання трудового договору з ініціативи працівника носить розпорядчий характер. Термін зберігання такого наказу становить сімдесят п'ять років. У тексті наказу не допускається скорочень, друкарських помилок і помилок в інформації. Основні реквізити Наказу про розірвання трудового договору з ініціативи працівника:
· Найменування організації;
· Коди організації відповідно до російських класифікаторами (ЄДРПОУ, ОКУД);
· Дату припинення дії трудового договору;
· П.І.Б. працівника;
· Табельний номер;
· Структурний підрозділ;
· Посаду, спеціальність, професія, розряд;
· Підставу припинення трудового договору (підставою розірвання трудового договору з ініціативи працівника є ст. 77 п.3 ТК;
· Підставу для видання наказу (заява працівника);
· Особистий підпис керівника організації;
· Особистий підпис працівника;
· Дата.
Наказ про розірвання трудового договору з ініціативи працівника може складатися, як індивідуально (форма Т-8), так і зведено на кілька працівників (форма Т-8а), але містить одну розпорядча дія (Додаток 3, 4).
Наказ про розірвання трудового договору з ініціативи працівника підписується особистої (власноручного) підписом керівника організації, або особа, уповноважена на це установчими документами. У період тимчасової відсутності керівника підписує особа, яка виконує його обов'язки за наказом (наприклад, головний інженер або заступник). При цьому в наказі обов'язково робиться посилання на виконання обов'язків, вказуються прізвище та ініціали заміщає працівника, а не відсутнього керівника.
Наказ, підписаний з використанням факсиміле, а також неуправомоченним особою не має юридичної сили.
Після підписання наказ датується і нумерується, і обов'язково працівник ознайомлюється з наказом під розпис у день звільнення і робиться запис у трудову книжку.
Таким чином, Наказ про розірвання трудового договору з ініціативи працівника носить розпорядчий характер і має важливе значення як для працівника, так і для організації, тому що він регулює трудові відносини і його правильне оформлення допомагає у вирішенні трудових спорів та конфліктів.
3. Виписка з протоколу наради (засідання, збори)
Процеси прийняття управлінських рішень і самі рішення документуються за допомогою протоколів нарад (засідань, зборів). Документування ходу нарад і протоколу покладається на співробітника відповідального за ведення роботи з документами. Протокол складається з вступної частини і основний. Іноді необхідно довести до посадових осіб окремі елементи основної змістовної частини протоколу, для цього складається Виписка з протоколу наради (засідання, збори).
Виписка з протоколу наради (засідання, збори) містить наступні реквізити:
· Найменування підприємства;
· Назва виду документа (витяг із протоколу);
· Дату засідання;
· Номер протоколу;
· Місце складання;
· Присутні і запрошені;
· Голова і секретар;
· Заголовок до тексту;
· Текст (порядок денний, слухали, ухвалили);
· Підпису (без особистих підписів, лише слова «Голова», «Секретар»);
· Розшифровка прізвищ з ініціалами.
Виписка з протоколу наради (засідання, збори) повинна містити позначку про завірення копії і відмітку про виконання. Зразок Виписки з протоколу наради (засідання, збори) наведено у Додатку 5.
Застосування виписок з протоколів нарад (засідань, зборів) допомагає на практиці у виробленні та контролі за здійсненням виробничого процесу, контролем за виконанням адміністративно-управлінських рішень, формує ділову документацію підприємства.
4. Наказ про накладення дисциплінарного стягнення
Згідно зі ст. 192 ТК РФ за вчинення дисциплінарного проступку, тобто невиконання або неналежне виконання працівником з його вини покладених на нього трудових обов'язків, роботодавець має право застосувати такі дисциплінарні стягнення:
1. зауваження;
2. догана;
3. звільнення з відповідних підстав.
Федеральними законами, статутами і положеннями про дисципліну для окремих категорій працівників можуть бути передбачені також і інші дисциплінарні стягнення. Застосування дисциплінарних стягнень, не передбачених федеральними законами, статутами і положеннями про дисципліну, не допускається.
Про застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен видати наказ.
Якщо застосовується таке стягнення, як звільнення за відповідними статтями, наказ складається за уніфікованою формою № Т-8 або № Т-8а.
Оскільки уніфікована форма наказу про застосування до працівника таких дисциплінарних стягнень, як зауваження та догана, поки не затверджена, то роботодавець самостійно визначає структуру та зміст даного наказу. Наказ може складатися за простій формі, а може і за уніфікованою, затвердженої в організації (див. Додаток 6, 7, 7а).
У наказі про застосування до працівника дисциплінарного стягнення у вигляді зауваження чи догани необхідно вказати:
1) дисциплінарний проступок. Під таким в юриспруденції розуміється невиконання або неналежне виконання працівником з його вини покладених на нього трудових обов'язків. Дисциплінарні проступки можна розділити на дві групи:
а) невиконання або неналежне виконання обов'язків, передбачених трудовими договорами, посадовими і виробничими (за професією) інструкціями;
б) порушення дисципліни праці, тобто порушення обов'язкових для всіх працівників правил поведінки, визначених відповідно до ТК РФ, федеральними законами, колективним договором, угодами, трудовими договорами, локальними нормативними актами організації, а також непокору цими правилами.
Яка-небудь диференціація дисциплінарних стягнень в залежності від того, що має місце - невиконання трудових обов'язків або неналежне їх виконання, законодавством не передбачена. Разом з тим, якщо вона встановлюється в локальних нормативних актах, то слід виходити з того, що критеріями належного виконання обов'язків є:
· Належний спосіб;
· Належний термін;
· Належне місце;
· Належний обсяг;
· Належний суб'єкт;
· Інші;
2) час вчинення (виявлення) дисциплінарного проступку. Ці відомості необхідні для того, щоб підтвердити, що дисциплінарне стягнення застосовується до працівника в межах строків, встановлених ТК РФ. Частинами 2 і 3 ст. 193 ТК РФ встановлено, що дисциплінарне стягнення застосовується не пізніше 1 місяця з дня виявлення проступку, не рахуючи часу хвороби працівника, перебування його у відпустці, а також часу, необхідного на врахування думки представницького органу працівників; дисциплінарне стягнення не може бути застосоване пізніше 6 місяців з дня вчинення проступку, а за результатами ревізії, перевірки фінансово-господарської діяльності або аудиторської перевірки - пізніше 2 років з дня його вчинення (в зазначені терміни не включається час провадження у кримінальній справі);
«Діловодство (або документаційне забезпечення управління) - це галузь діяльності, що забезпечує документування (запис інформації на різних носіях за встановленими правилами) і організацію роботи з офіційними документами». [2]
Інформація, що міститься в документах організації, має важливе значення для функціонування організації в цілому. Кадрова документація має свої особливості, тому що вона пов'язана не тільки з діяльністю організації, а й з багатьма фактами діяльності суспільства в цілому.
Однією з найбільш важливих функцій кадрової служби організації є документування трудових правовідносин. До складу документації, яка оформлюється у кадровій службі, входять документи різного функціонального призначення: первинні облікові документи, розпорядчі, особисті і т.д.
Служба кадрів обробляє та використовує величезну кількість важливих документів, тому працівникам необхідно знати правильність їх оформлення, яка регламентується різними законодавчими і нормативними актами, інструкціями Російської Федерації (Трудовий кодекс РФ, Постанови Держкомстату РФ і пр.)
1. Особовий листок з обліку кадрів (анкета)
Особовий листок з обліку кадрів є первинним обліковим документом і складає основу особової справи працівника. Особові справи ведуться, як правило, на керівних працівників і фахівців організації. Особовий листок з обліку кадрів містить відомості необхідні роботодавцю при вирішенні питання про укладання трудового договору з працівником.
Особовий листок з обліку кадрів являє собою перелік питань про біографічні дані працівника, про освіту, про виконувану роботу з початку трудової діяльності, перебування за кордоном, про урядові нагороди, військовий обов'язок, сімейний стан, про місце проживання, паспортні дані та ін
Особовий листок з обліку кадрів заповнюється від руки самим працівником при вступі на роботу, на всі питання даються повні відповіді, не допускаючи скорочень і пропусків, виправлень і помарок.
Негативні відповіді у графах особового листка даються без повторень питання (наприклад, учений ступінь - не маю).
Відповіді на запитання у особовому листку по обліку кадрів даються в повній відповідності з тими записами, які утримуються в особистих документах працівника. При заповненні використовуються наступні особисті документи:
· Паспорт;
· Трудова книжка;
· Військовий квиток;
· Документи про освіту;
· Документи про нагороди;
· Документи про винаходи;
· Документи ВАК про присудження наукових ступенів і пр.
Особливо важливе значення має заповнення пункту «Виконувана
робота з початку трудової діяльності ». Пункт заповнюється відповідно до записів у трудовій книжці. Якщо трудова діяльність переривалася з якихось причин, їх обов'язково вказують (хвороба, навчання тощо).
Особовий листок з обліку кадрів має місце для фотографії працівника.
Особовий листок з обліку кадрів підписується працівником організації.
Поряд з особовим листком з обліку кадрів застосовується аналогічна облікова форма - анкета. Вона має розширені питання по деяким пунктам (питання про зміну прізвища та ін.) Крім того, анкета підписується після перевірки даних, зазначених в анкеті, працівником кадрової служби.
Відомості про зміни, що стосуються працівника, що відбулися після заповнення особового листка по обліку кадрів (анкети), відображаються у Додатку до особового листка по обліку кадрів.
Доповнення до особового листка по обліку кадрів включають: прізвище, ім'я та по батькові працівника і два розділи, що мають табличну форму.
У першому розділі вказуються переміщення по службі з вказівкою дат вступу на посаду та звільнення з посади, із зазначенням рішення про затвердження і звільнення працівника.
У другому розділі вказують зміни інших облікових ознак (про нагородження, про накладеннях стягнень та ін.)
Всі зміни зазначені у Додатку до особового листка по обліку кадрів повинні бути підтверджені відповідними первинними документами.
Обов'язковим реквізитом Доповнення до особового листка по обліку кадрів позначки про проведення перевірок наявності та стану особових справ. Відмітки складаються з напису «Особиста справа підтверджено», дати і підпису.
Таким чином, особистий листок з обліку кадрів (анкета) є достовірним документом, що несе інформацію про працівника і формує первинну базу даних про персонал організації.
На практиці, в нашій організації в даний час, Особовий листок з обліку кадрів не ведеться, а застосовується заповнення особової картки працівника, тобто документом який, по суті, є вторинною обліковою документацією.
Зразок заповнення і приблизну форму Особистого листка по обліку кадрів див. у Додатку 1. Форма Особистого листка по обліку кадрів прикладена за 1984 р., на сучасному етапі ряд питань зазнав змін (наприклад, немає питань про партійність т.п.), але основний зміст і зразок застосування на практиці відбито.
У Додатку 2 показаний бланк Особистого листка по обліку кадрів, який застосовується в даний час.
2. Наказ про розірвання трудового договору з ініціативи працівника
«Наказ - правовий акт, що видається одноосібно керівником організації з метою розв'язання ... кадрових та інших питань її діяльності». [2]
Однією з функцій кадрової служби є оформлення процесу руху кадрів організації, який документується за допомогою створення таких основних документів: наказів з особового складу, графіків відпусток, доповідних записок та ін Накази з особового складу формуються окремо від основної діяльності і мають самостійну нумерацію з додаванням літерного індексу «К», «ЛЗ» або «Л / С». Одним з наказів з особового складу є Наказ про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення). Наказ заповнюється на підставі Уніфікованих форм № № Т-8, Т-8а і застосовується для оформлення звільнення працівників, затверджених Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 р. № 1.
Відповідно до ст. 77 п.3 Трудового кодексу РФ підставою припинення трудового договору є розірвання трудового договору з ініціативи працівника, яка надає працівнику право розірвати трудовий договір у будь-який час, за власною ініціативою, попередивши про це роботодавця в письмовій формі за два тижні, шляхом подачі заяви.
Наказ про розірвання трудового договору з ініціативи працівника носить розпорядчий характер. Термін зберігання такого наказу становить сімдесят п'ять років. У тексті наказу не допускається скорочень, друкарських помилок і помилок в інформації. Основні реквізити Наказу про розірвання трудового договору з ініціативи працівника:
· Найменування організації;
· Коди організації відповідно до російських класифікаторами (ЄДРПОУ, ОКУД);
· Дату припинення дії трудового договору;
· П.І.Б. працівника;
· Табельний номер;
· Структурний підрозділ;
· Посаду, спеціальність, професія, розряд;
· Підставу припинення трудового договору (підставою розірвання трудового договору з ініціативи працівника є ст. 77 п.3 ТК;
· Підставу для видання наказу (заява працівника);
· Особистий підпис керівника організації;
· Особистий підпис працівника;
· Дата.
Наказ про розірвання трудового договору з ініціативи працівника може складатися, як індивідуально (форма Т-8), так і зведено на кілька працівників (форма Т-8а), але містить одну розпорядча дія (Додаток 3, 4).
Наказ про розірвання трудового договору з ініціативи працівника підписується особистої (власноручного) підписом керівника організації, або особа, уповноважена на це установчими документами. У період тимчасової відсутності керівника підписує особа, яка виконує його обов'язки за наказом (наприклад, головний інженер або заступник). При цьому в наказі обов'язково робиться посилання на виконання обов'язків, вказуються прізвище та ініціали заміщає працівника, а не відсутнього керівника.
Наказ, підписаний з використанням факсиміле, а також неуправомоченним особою не має юридичної сили.
Після підписання наказ датується і нумерується, і обов'язково працівник ознайомлюється з наказом під розпис у день звільнення і робиться запис у трудову книжку.
Таким чином, Наказ про розірвання трудового договору з ініціативи працівника носить розпорядчий характер і має важливе значення як для працівника, так і для організації, тому що він регулює трудові відносини і його правильне оформлення допомагає у вирішенні трудових спорів та конфліктів.
3. Виписка з протоколу наради (засідання, збори)
Процеси прийняття управлінських рішень і самі рішення документуються за допомогою протоколів нарад (засідань, зборів). Документування ходу нарад і протоколу покладається на співробітника відповідального за ведення роботи з документами. Протокол складається з вступної частини і основний. Іноді необхідно довести до посадових осіб окремі елементи основної змістовної частини протоколу, для цього складається Виписка з протоколу наради (засідання, збори).
Виписка з протоколу наради (засідання, збори) містить наступні реквізити:
· Найменування підприємства;
· Назва виду документа (витяг із протоколу);
· Дату засідання;
· Номер протоколу;
· Місце складання;
· Присутні і запрошені;
· Голова і секретар;
· Заголовок до тексту;
· Текст (порядок денний, слухали, ухвалили);
· Підпису (без особистих підписів, лише слова «Голова», «Секретар»);
· Розшифровка прізвищ з ініціалами.
Виписка з протоколу наради (засідання, збори) повинна містити позначку про завірення копії і відмітку про виконання. Зразок Виписки з протоколу наради (засідання, збори) наведено у Додатку 5.
Застосування виписок з протоколів нарад (засідань, зборів) допомагає на практиці у виробленні та контролі за здійсненням виробничого процесу, контролем за виконанням адміністративно-управлінських рішень, формує ділову документацію підприємства.
4. Наказ про накладення дисциплінарного стягнення
Згідно зі ст. 192 ТК РФ за вчинення дисциплінарного проступку, тобто невиконання або неналежне виконання працівником з його вини покладених на нього трудових обов'язків, роботодавець має право застосувати такі дисциплінарні стягнення:
1. зауваження;
2. догана;
3. звільнення з відповідних підстав.
Федеральними законами, статутами і положеннями про дисципліну для окремих категорій працівників можуть бути передбачені також і інші дисциплінарні стягнення. Застосування дисциплінарних стягнень, не передбачених федеральними законами, статутами і положеннями про дисципліну, не допускається.
Про застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен видати наказ.
Якщо застосовується таке стягнення, як звільнення за відповідними статтями, наказ складається за уніфікованою формою № Т-8 або № Т-8а.
Оскільки уніфікована форма наказу про застосування до працівника таких дисциплінарних стягнень, як зауваження та догана, поки не затверджена, то роботодавець самостійно визначає структуру та зміст даного наказу. Наказ може складатися за простій формі, а може і за уніфікованою, затвердженої в організації (див. Додаток 6, 7, 7а).
У наказі про застосування до працівника дисциплінарного стягнення у вигляді зауваження чи догани необхідно вказати:
1) дисциплінарний проступок. Під таким в юриспруденції розуміється невиконання або неналежне виконання працівником з його вини покладених на нього трудових обов'язків. Дисциплінарні проступки можна розділити на дві групи:
а) невиконання або неналежне виконання обов'язків, передбачених трудовими договорами, посадовими і виробничими (за професією) інструкціями;
б) порушення дисципліни праці, тобто порушення обов'язкових для всіх працівників правил поведінки, визначених відповідно до ТК РФ, федеральними законами, колективним договором, угодами, трудовими договорами, локальними нормативними актами організації, а також непокору цими правилами.
Яка-небудь диференціація дисциплінарних стягнень в залежності від того, що має місце - невиконання трудових обов'язків або неналежне їх виконання, законодавством не передбачена. Разом з тим, якщо вона встановлюється в локальних нормативних актах, то слід виходити з того, що критеріями належного виконання обов'язків є:
· Належний спосіб;
· Належний термін;
· Належне місце;
· Належний обсяг;
· Належний суб'єкт;
· Інші;
2) час вчинення (виявлення) дисциплінарного проступку. Ці відомості необхідні для того, щоб підтвердити, що дисциплінарне стягнення застосовується до працівника в межах строків, встановлених ТК РФ. Частинами 2 і 3 ст. 193 ТК РФ встановлено, що дисциплінарне стягнення застосовується не пізніше 1 місяця з дня виявлення проступку, не рахуючи часу хвороби працівника, перебування його у відпустці, а також часу, необхідного на врахування думки представницького органу працівників; дисциплінарне стягнення не може бути застосоване пізніше 6 місяців з дня вчинення проступку, а за результатами ревізії, перевірки фінансово-господарської діяльності або аудиторської перевірки - пізніше 2 років з дня його вчинення (в зазначені терміни не включається час провадження у кримінальній справі);
3) вид застосовуваного стягнення (зауваження або догана). У даному випадку слід пам'ятати, що відповідно до ч. 5 ст. 193 ТК РФ за кожний дисциплінарний проступок може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення;
4) документи, на підставі яких видається наказ про застосування до працівника дисциплінарного стягнення. У кожній організації визначається своя схема підготовки таких документів. Якщо має місце дисциплінарний проступок групи «а», то факт його здійснення, як правило, фіксується в поданні керівника структурного підрозділу про застосування дисциплінарного стягнення до підлеглого працівникові. Вчинення дисциплінарного проступку керівником структурного підрозділу може підтверджуватися доповідними або службовими записками керівників структурних підрозділів. Якщо має місце дисциплінарний проступок групи «б», то він зазвичай фіксується за допомогою відповідних актів (про запізнення на роботу, про відсутність на роботі і т.д.), що складаються співробітниками кадрової служби або іншого структурного підрозділу;
5) документи, що містять пояснення працівника. Частиною 1 ст. 193 ТК РФ встановлено, що до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника пояснення у письмовій формі. Пояснення необхідні для того, щоб визначити вину працівника, оскільки вона є одним з кваліфікуючих ознак дисциплінарного проступку. Як правило, пояснення працівника викладаються ним власноручно в пояснювальній записці. Якщо за фактом дисциплінарного проступку складається акт про вчинення проступку, то пояснення працівника можуть бути приведені безпосередньо в акті. У разі відмови працівника дати пояснення складається ще один акт. Зазначення в наказі реквізитів пояснювальної записки або акта про проступок вкрай бажано (вони наводяться в рядку «Підстава» після документів, що підтверджують вчинення дисциплінарного проступку).
Проект наказу про застосування дисциплінарного стягнення повинен візуватися начальником юридичного відділу (юристом). Візуванню повинна передувати перевірка наказу на предмет відповідності законодавству застосовуваного дисциплінарного стягнення, дотримання строків притягнення до дисциплінарної відповідальності. Начальник юридичного відділу (юрист) повинен ознайомитися з усіма матеріалами, що стосуються дисциплінарного проступку, а також поясненнями працівника, на якого готується наказ.
Крім того, в організації може бути передбачено візування проекту наказу безпосереднім керівником працівника, який притягається до дисциплінарної відповідальності.
Згідно з ч. 6 ст. 193 ТК РФ наказ про застосування дисциплінарного стягнення оголошується працівникові під розписку протягом 3 робочих днів з дня його видання. У разі відмови працівника підписати такий наказ складається відповідний акт. Це правило в рівній мірі стосується як наказу про застосування дисциплінарного стягнення у вигляді звільнення, так і наказу про оголошення зауваження чи догани.
Якщо один дисциплінарний проступок зроблений одночасно кількома працівниками (наприклад, після свят група працівників з'явилася на роботі в стані алкогольного сп'яніння), можна скласти наказ про застосування дисциплінарних стягнень до працівників. Видання такого наказу можливо тільки в окремих випадках (як правило, при вчиненні дисциплінарного проступку групи «б»), оскільки ступінь вини кожного працівника повинна встановлюватися окремо.
Згідно з ч. 2 ст. 194 ТК РФ роботодавець до закінчення року з дня застосування дисциплінарного стягнення має право зняти його з працівника:
1) з власної ініціативи. Роботодавець на основі власних спостережень за працівником може зняти дисциплінарне стягнення (за бездоганну поведінку працівника, високі показники праці та інші позитивні характеристики). Як правило, відстежувати поведінку працівника після накладеного на нього дисциплінарного стягнення доручається кадровій службі. Вона і буде в даному випадку виступати ініціатором зняття дисциплінарного стягнення;
2) на прохання самого працівника. Працівник, усвідомивши своє негативне поведінка, доклав максимум зусиль для того, щоб виправити наслідки вчиненого раніше дисциплінарного проступку, зарекомендував себе з позитивного боку, збільшив якість та показники своєї праці і, грунтуючись на цьому, самостійно подає заяву з проханням про зняття дисциплінарного стягнення;
3) за клопотанням безпосереднього керівника працівника. Ініціатива безпосереднього керівника виражається в документі, озаглавлюється «подання»;
4) за клопотанням представницького органу працівників. Свою думку представницький орган може викласти в такій самій формі, що й безпосередній керівник працівника, тобто у поданні.
Про зняття дисциплінарного стягнення видається окремий наказ. Він випускається на підставі резолюції керівника організації на документі, що містить прохання або пропозицію про зняття з працівника стягнення. При цьому в документах з кадрового обліку (аркушах стягнення, журналах заохочень та стягнень, ін) проставляються відповідні відмітки. Зняття дисциплінарного стягнення означає, що працівник вважається не мав даного стягнення. Це слід пам'ятати при складанні наказу про зняття дисциплінарного стягнення з працівника, що має кілька стягнень. Якщо знімаються всі стягнення, то про це повинно бути гранично точно зазначено у наказі, якщо тільки одне, то в наказі про зняття стягнення вказується істота проступку і даються посилання на наказ про застосування саме цього дисциплінарного стягнення.
5. Трудова книжка
Трудова книжка - основний документ про трудову діяльність і стаж працівника.
Роботодавець зобов'язаний вести трудові книжки на кожного працівника, що пропрацював в організації понад 5 днів. Це правило не поширюється на роботодавців - фізичних осіб та випадки укладання трудового договору з зовнішніми сумісниками.
Відомості про роботу за сумісництвом вносяться в трудову книжку працівника за місцем основної роботи і тільки за його бажанням (вираженою у письмовій заяві), - на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом (як правило, довідки (або довідок) із зазначенням дат і номерів наказів про прийом і про звільнення, підписаної керівником організації або уповноваженим ним особою або другого примірника трудового договору).
Якщо працівник поступає на роботу вперше, трудова книжка оформляється роботодавцем у присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.
Відповідно до ст. 66 ТК РФ, в трудову книжку вносяться: відомості про працівника: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження (число, місяць, рік), освіта, професія, спеціальність, відомості про виконувану роботу, переведення на іншу постійну роботу і про звільнення працівника, а також підстави припинення трудового договору (перераховані в ст.ст.77, 81, 83 та інших статтях ТК РФ чи інших федеральних законах) і відомості про нагородження за успіхи в роботі.
Трудова книжка повинна оформлятися й надалі вестися в точній відповідності з правилами, викладеними в Інструкції про порядок ведення трудових книжок № 69 від 10 жовтня 2003
Відповідно до Інструкції в трудову книжку вносяться:
Записи виконуються акуратно, пір'яний чи кульковою ручкою, чорнилом або пастою чорного, синього або фіолетового кольору.
При оформленні трудової книжки спочатку заповнюється її титульний лист, який містить відомості про працівника.
Прізвище, ім'я, по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.
Освіта - вказується на підставі документів (атестата, посвідчення, диплома).
Професія або спеціальність зазначається у трудовій книжці на підставі запису в документі про отриманою спеціальністю, професією.
Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей.
Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, потім ставиться печатка підприємства (або печатка кадрової служби). Зразок заповнення титульного листа трудової книжки дано в додатку 8.
Занесення відомостей про роботу.
Розділ «Відомості про роботу» представляє собою таблицю з 4-х граф:
графа 1 - N запису;
графа 2 "дата (число, місяць, рік);
графа 3 - відомості про прийом на роботу, про переведення на іншу роботу і про звільнення (з зазначенням причин і з посиланням на статтю, пункт закону);
графа 4 - на підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер).
У графі 3 розділу «Відомості про роботу» у вигляді заголовка пишеться повне найменування підприємства або організації.
Зразок заповнення розділу трудової книжки «Відомості про роботу» відображений у Додатку 9.
Стягнення до трудової книжки не заносяться, за винятком випадків, коли дисциплінарним стягненням є звільнення (наприклад, звільнення за прогул - ст.ст.192, 81 п. 6 (а) ТК РФ).
Всі записи в трудову книжку вносяться після видання відповідних наказів, але не пізніше тижневого строку, а при звільненні - в день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
У трудову книжку за місцем роботи також вноситься із зазначенням відповідних документів запис про час військової служби, про час служби в органах внутрішніх справ, в митних органах, про час навчання на курсах і у школах підвищення кваліфікації, по перекваліфікації та підготовці кадрів.
У тих випадках, коли в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, трудова книжка доповнюється вкладишем. Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться роботодавцем в тому ж порядку, що і трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний. Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху ставиться штамп з написом «Виданий вкладиш», і тут же зазначаються серія і номер вкладиша. При кожній наступній його видачі має ставитися другий штамп, і зазначаються серія і номер вкладиша.
Відповідно до ст. 62 ТК РФ, при припиненні трудового договору роботодавець зобов'язаний видати працівнику трудову книжку в день звільнення.
У випадку, якщо в день звільнення працівника видати трудову книжку неможливо в зв'язку з відсутністю працівника або його відмовою від отримання трудової книжки на руки, роботодавець направляє працівнику повідомлення про необхідність з'явитися за трудовою книжкою або дати згоду на відправлення її поштою. З дня направлення повідомлення роботодавець звільняється від відповідальності за затримку видачі трудової книжки.
У разі смерті працівника трудова книжка після внесення до неї відповідного запису про припинення трудового договору видається на руки одного з його родичів під розписку або надсилається поштою за письмовою заявою одного з родичів.
При виявленні неправильної або неточної записи в трудовій книжці виправлення її провадиться за місцем роботи, де було зроблено відповідний запис, або роботодавцем за новим місцем роботи на підставі офіційного документа роботодавця, допустив помилку. Зміна записів проводиться шляхом визнання їх недійсними і внесення правильних записів.
З метою обліку трудових книжок, а також бланків трудової книжки і вкладиша до неї, в організаціях ведуться:
а) прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї;
б) книга обліку руху трудових книжок і вкладишів у них.
У прибутково-видаткову книгу з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї, яка ведеться бухгалтерією організації, вносяться відомості про всі операції, пов'язаних з отриманням і витрачанням бланків трудової книжки і вкладиша до неї, із зазначенням серії та номера кожного бланка.
У книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів у них, яка ведеться кадровою службою або іншим підрозділом організації, що оформляє прийом і звільнення працівників, реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки та вкладки до них із зазначенням серії і номери, видані працівникам знову.
При отриманні трудової книжки у зв'язку зі звільненням працівник розписується у особистій картці і у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів у них.
Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї, книга обліку руху трудових книжок і вкладишів у них повинні бути пронумеровані, прошнуровані, завірені підписом керівника організації, а також скріплені сургучною печаткою або опломбовані.
Бланки трудової книжки і вкладиша до неї зберігаються в організації як документи суворої звітності і видаються особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявкою.
Після закінчення кожного місяця особа, відповідальна за ведення трудових книжок, зобов'язана подати до бухгалтерії організації звіт про наявність бланків трудової книжки і вкладиша до неї і про суми, отримані за оформлені трудові книжки та вкладки до них, з додатком прибуткового ордеру каси організації. Зіпсовані при заповненні бланки трудової книжки і вкладиша до неї підлягають знищенню з складанням відповідного акту.
Трудові книжки та дублікати трудових книжок, не отримані працівниками при звільненні або у разі смерті працівника його найближчими родичами, зберігаються протягом 2 років у кадровій службі організації окремо від інших трудових книжок. Після закінчення зазначеного терміну не затребувані трудові книжки зберігаються в архіві організації протягом 50 років, а потім підлягають знищенню в установленому порядку.
Роботодавець зобов'язаний постійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудової книжки і вкладишів до неї. Про те, як правильно і грамотно заповнювати трудові книжки; ким і в яких випадках видаються дублікати трудових книжок; як вносити зміни до трудових книжок; чи зобов'язаний роботодавець видавати трудову книжку на першу вимогу працівника, відображено в Інструкції щодо заповнення трудових книжок, затверджене до Постанови Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р., № 69. У ній же містяться яскрава ілюстрація записів, внесених до трудових книжок; форми прибутково-видаткової книги з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї, книги обліку руху трудових книжок і вкладишів у них, а також зразок форми акта знищення зіпсованих бланків трудових книжок і вкладишів в них.
Правильне оформлення трудових книжок - основного документа для працівників, дуже важливо. Оскільки порушення призводять до ускладнень при оформленні пенсій, допомог і т.д., трудова книжка - основний документ для підтвердження трудового стажу працівника. Сучасні умови господарювання дозволяють недбало ставитися до трудових книжок (їх продають у переходах метро, мають по кілька штук і т.п.), що в свою чергу створює труднощі і роботодавцям, тому що трудові книжки часто бувають фальсифікованими (при прийомі на роботу співробітників необхідно перевіряти інформацію відображену в трудових книжках). Держава для підтвердження трудового стажу запровадив таку систему обліку, як Персоніфікований облік у Пенсійному Фонді РФ з присвоєнням індивідуальних номерів трудящим. Але до введення в 1997 році системи персоніфікованого обліку, підтвердження стажу, по - раніше здійснюється за допомогою трудових книжок. Хотілося б, щоб для дотримання інтересів роботодавця і працівників Держава посилило контроль за оформленням, веденням і урахуванням трудових книжок.
Таким чином, кадрова документація має свої особливості.
Документи, оформлені кадровою службою надзвичайно важливі, тому що мають соціальне значення для суспільства в цілому (оформлення пенсій, ветеранських пільг, допомог тощо). Керівники організацій несуть персональну відповідальність за належне оформлення кадрової документації. Діяльність організації знаходиться під пильною увагою з боку органів державного нагляду і контролю за дотриманням трудового Законодавства.
Література
1. Андрєєва В.І. Діловодство в кадровій службі. М.: АТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1997.
2. Мікушіна М.М. Діловодство в кадровій службі .- Новосибірськ, ДЦ «Думка», 2004.
3. Інструкція щодо заповнення трудових книжок. Утв. Постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69.
4. Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати. Постанова Держкомстату Російської Федерації від 05.01.2004 № 1.
5. Трудовий кодекс Російської Федерації. Закон Російської Федерації від 30.12.01 № 197 - Ф5.-Новосибірськ, 2002.
4) документи, на підставі яких видається наказ про застосування до працівника дисциплінарного стягнення. У кожній організації визначається своя схема підготовки таких документів. Якщо має місце дисциплінарний проступок групи «а», то факт його здійснення, як правило, фіксується в поданні керівника структурного підрозділу про застосування дисциплінарного стягнення до підлеглого працівникові. Вчинення дисциплінарного проступку керівником структурного підрозділу може підтверджуватися доповідними або службовими записками керівників структурних підрозділів. Якщо має місце дисциплінарний проступок групи «б», то він зазвичай фіксується за допомогою відповідних актів (про запізнення на роботу, про відсутність на роботі і т.д.), що складаються співробітниками кадрової служби або іншого структурного підрозділу;
5) документи, що містять пояснення працівника. Частиною 1 ст. 193 ТК РФ встановлено, що до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника пояснення у письмовій формі. Пояснення необхідні для того, щоб визначити вину працівника, оскільки вона є одним з кваліфікуючих ознак дисциплінарного проступку. Як правило, пояснення працівника викладаються ним власноручно в пояснювальній записці. Якщо за фактом дисциплінарного проступку складається акт про вчинення проступку, то пояснення працівника можуть бути приведені безпосередньо в акті. У разі відмови працівника дати пояснення складається ще один акт. Зазначення в наказі реквізитів пояснювальної записки або акта про проступок вкрай бажано (вони наводяться в рядку «Підстава» після документів, що підтверджують вчинення дисциплінарного проступку).
Проект наказу про застосування дисциплінарного стягнення повинен візуватися начальником юридичного відділу (юристом). Візуванню повинна передувати перевірка наказу на предмет відповідності законодавству застосовуваного дисциплінарного стягнення, дотримання строків притягнення до дисциплінарної відповідальності. Начальник юридичного відділу (юрист) повинен ознайомитися з усіма матеріалами, що стосуються дисциплінарного проступку, а також поясненнями працівника, на якого готується наказ.
Крім того, в організації може бути передбачено візування проекту наказу безпосереднім керівником працівника, який притягається до дисциплінарної відповідальності.
Згідно з ч. 6 ст. 193 ТК РФ наказ про застосування дисциплінарного стягнення оголошується працівникові під розписку протягом 3 робочих днів з дня його видання. У разі відмови працівника підписати такий наказ складається відповідний акт. Це правило в рівній мірі стосується як наказу про застосування дисциплінарного стягнення у вигляді звільнення, так і наказу про оголошення зауваження чи догани.
Якщо один дисциплінарний проступок зроблений одночасно кількома працівниками (наприклад, після свят група працівників з'явилася на роботі в стані алкогольного сп'яніння), можна скласти наказ про застосування дисциплінарних стягнень до працівників. Видання такого наказу можливо тільки в окремих випадках (як правило, при вчиненні дисциплінарного проступку групи «б»), оскільки ступінь вини кожного працівника повинна встановлюватися окремо.
Згідно з ч. 2 ст. 194 ТК РФ роботодавець до закінчення року з дня застосування дисциплінарного стягнення має право зняти його з працівника:
1) з власної ініціативи. Роботодавець на основі власних спостережень за працівником може зняти дисциплінарне стягнення (за бездоганну поведінку працівника, високі показники праці та інші позитивні характеристики). Як правило, відстежувати поведінку працівника після накладеного на нього дисциплінарного стягнення доручається кадровій службі. Вона і буде в даному випадку виступати ініціатором зняття дисциплінарного стягнення;
2) на прохання самого працівника. Працівник, усвідомивши своє негативне поведінка, доклав максимум зусиль для того, щоб виправити наслідки вчиненого раніше дисциплінарного проступку, зарекомендував себе з позитивного боку, збільшив якість та показники своєї праці і, грунтуючись на цьому, самостійно подає заяву з проханням про зняття дисциплінарного стягнення;
3) за клопотанням безпосереднього керівника працівника. Ініціатива безпосереднього керівника виражається в документі, озаглавлюється «подання»;
4) за клопотанням представницького органу працівників. Свою думку представницький орган може викласти в такій самій формі, що й безпосередній керівник працівника, тобто у поданні.
Про зняття дисциплінарного стягнення видається окремий наказ. Він випускається на підставі резолюції керівника організації на документі, що містить прохання або пропозицію про зняття з працівника стягнення. При цьому в документах з кадрового обліку (аркушах стягнення, журналах заохочень та стягнень, ін) проставляються відповідні відмітки. Зняття дисциплінарного стягнення означає, що працівник вважається не мав даного стягнення. Це слід пам'ятати при складанні наказу про зняття дисциплінарного стягнення з працівника, що має кілька стягнень. Якщо знімаються всі стягнення, то про це повинно бути гранично точно зазначено у наказі, якщо тільки одне, то в наказі про зняття стягнення вказується істота проступку і даються посилання на наказ про застосування саме цього дисциплінарного стягнення.
5. Трудова книжка
Трудова книжка - основний документ про трудову діяльність і стаж працівника.
Роботодавець зобов'язаний вести трудові книжки на кожного працівника, що пропрацював в організації понад 5 днів. Це правило не поширюється на роботодавців - фізичних осіб та випадки укладання трудового договору з зовнішніми сумісниками.
Відомості про роботу за сумісництвом вносяться в трудову книжку працівника за місцем основної роботи і тільки за його бажанням (вираженою у письмовій заяві), - на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом (як правило, довідки (або довідок) із зазначенням дат і номерів наказів про прийом і про звільнення, підписаної керівником організації або уповноваженим ним особою або другого примірника трудового договору).
Якщо працівник поступає на роботу вперше, трудова книжка оформляється роботодавцем у присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.
Відповідно до ст. 66 ТК РФ, в трудову книжку вносяться: відомості про працівника: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження (число, місяць, рік), освіта, професія, спеціальність, відомості про виконувану роботу, переведення на іншу постійну роботу і про звільнення працівника, а також підстави припинення трудового договору (перераховані в ст.ст.77, 81, 83 та інших статтях ТК РФ чи інших федеральних законах) і відомості про нагородження за успіхи в роботі.
Трудова книжка повинна оформлятися й надалі вестися в точній відповідності з правилами, викладеними в Інструкції про порядок ведення трудових книжок № 69 від 10 жовтня 2003
Відповідно до Інструкції в трудову книжку вносяться:
Записи виконуються акуратно, пір'яний чи кульковою ручкою, чорнилом або пастою чорного, синього або фіолетового кольору.
При оформленні трудової книжки спочатку заповнюється її титульний лист, який містить відомості про працівника.
Прізвище, ім'я, по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.
Освіта - вказується на підставі документів (атестата, посвідчення, диплома).
Професія або спеціальність зазначається у трудовій книжці на підставі запису в документі про отриманою спеціальністю, професією.
Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей.
Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, потім ставиться печатка підприємства (або печатка кадрової служби). Зразок заповнення титульного листа трудової книжки дано в додатку 8.
Занесення відомостей про роботу.
Розділ «Відомості про роботу» представляє собою таблицю з 4-х граф:
графа 1 - N запису;
графа 2 "дата (число, місяць, рік);
графа 3 - відомості про прийом на роботу, про переведення на іншу роботу і про звільнення (з зазначенням причин і з посиланням на статтю, пункт закону);
графа 4 - на підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер).
У графі 3 розділу «Відомості про роботу» у вигляді заголовка пишеться повне найменування підприємства або організації.
Зразок заповнення розділу трудової книжки «Відомості про роботу» відображений у Додатку 9.
Стягнення до трудової книжки не заносяться, за винятком випадків, коли дисциплінарним стягненням є звільнення (наприклад, звільнення за прогул - ст.ст.192, 81 п. 6 (а) ТК РФ).
Всі записи в трудову книжку вносяться після видання відповідних наказів, але не пізніше тижневого строку, а при звільненні - в день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
У трудову книжку за місцем роботи також вноситься із зазначенням відповідних документів запис про час військової служби, про час служби в органах внутрішніх справ, в митних органах, про час навчання на курсах і у школах підвищення кваліфікації, по перекваліфікації та підготовці кадрів.
У тих випадках, коли в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, трудова книжка доповнюється вкладишем. Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться роботодавцем в тому ж порядку, що і трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний. Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху ставиться штамп з написом «Виданий вкладиш», і тут же зазначаються серія і номер вкладиша. При кожній наступній його видачі має ставитися другий штамп, і зазначаються серія і номер вкладиша.
Відповідно до ст. 62 ТК РФ, при припиненні трудового договору роботодавець зобов'язаний видати працівнику трудову книжку в день звільнення.
У випадку, якщо в день звільнення працівника видати трудову книжку неможливо в зв'язку з відсутністю працівника або його відмовою від отримання трудової книжки на руки, роботодавець направляє працівнику повідомлення про необхідність з'явитися за трудовою книжкою або дати згоду на відправлення її поштою. З дня направлення повідомлення роботодавець звільняється від відповідальності за затримку видачі трудової книжки.
У разі смерті працівника трудова книжка після внесення до неї відповідного запису про припинення трудового договору видається на руки одного з його родичів під розписку або надсилається поштою за письмовою заявою одного з родичів.
При виявленні неправильної або неточної записи в трудовій книжці виправлення її провадиться за місцем роботи, де було зроблено відповідний запис, або роботодавцем за новим місцем роботи на підставі офіційного документа роботодавця, допустив помилку. Зміна записів проводиться шляхом визнання їх недійсними і внесення правильних записів.
З метою обліку трудових книжок, а також бланків трудової книжки і вкладиша до неї, в організаціях ведуться:
а) прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї;
б) книга обліку руху трудових книжок і вкладишів у них.
У прибутково-видаткову книгу з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї, яка ведеться бухгалтерією організації, вносяться відомості про всі операції, пов'язаних з отриманням і витрачанням бланків трудової книжки і вкладиша до неї, із зазначенням серії та номера кожного бланка.
У книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів у них, яка ведеться кадровою службою або іншим підрозділом організації, що оформляє прийом і звільнення працівників, реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки та вкладки до них із зазначенням серії і номери, видані працівникам знову.
При отриманні трудової книжки у зв'язку зі звільненням працівник розписується у особистій картці і у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів у них.
Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї, книга обліку руху трудових книжок і вкладишів у них повинні бути пронумеровані, прошнуровані, завірені підписом керівника організації, а також скріплені сургучною печаткою або опломбовані.
Бланки трудової книжки і вкладиша до неї зберігаються в організації як документи суворої звітності і видаються особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявкою.
Після закінчення кожного місяця особа, відповідальна за ведення трудових книжок, зобов'язана подати до бухгалтерії організації звіт про наявність бланків трудової книжки і вкладиша до неї і про суми, отримані за оформлені трудові книжки та вкладки до них, з додатком прибуткового ордеру каси організації. Зіпсовані при заповненні бланки трудової книжки і вкладиша до неї підлягають знищенню з складанням відповідного акту.
Трудові книжки та дублікати трудових книжок, не отримані працівниками при звільненні або у разі смерті працівника його найближчими родичами, зберігаються протягом 2 років у кадровій службі організації окремо від інших трудових книжок. Після закінчення зазначеного терміну не затребувані трудові книжки зберігаються в архіві організації протягом 50 років, а потім підлягають знищенню в установленому порядку.
Роботодавець зобов'язаний постійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудової книжки і вкладишів до неї. Про те, як правильно і грамотно заповнювати трудові книжки; ким і в яких випадках видаються дублікати трудових книжок; як вносити зміни до трудових книжок; чи зобов'язаний роботодавець видавати трудову книжку на першу вимогу працівника, відображено в Інструкції щодо заповнення трудових книжок, затверджене до Постанови Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р., № 69. У ній же містяться яскрава ілюстрація записів, внесених до трудових книжок; форми прибутково-видаткової книги з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї, книги обліку руху трудових книжок і вкладишів у них, а також зразок форми акта знищення зіпсованих бланків трудових книжок і вкладишів в них.
Правильне оформлення трудових книжок - основного документа для працівників, дуже важливо. Оскільки порушення призводять до ускладнень при оформленні пенсій, допомог і т.д., трудова книжка - основний документ для підтвердження трудового стажу працівника. Сучасні умови господарювання дозволяють недбало ставитися до трудових книжок (їх продають у переходах метро, мають по кілька штук і т.п.), що в свою чергу створює труднощі і роботодавцям, тому що трудові книжки часто бувають фальсифікованими (при прийомі на роботу співробітників необхідно перевіряти інформацію відображену в трудових книжках). Держава для підтвердження трудового стажу запровадив таку систему обліку, як Персоніфікований облік у Пенсійному Фонді РФ з присвоєнням індивідуальних номерів трудящим. Але до введення в 1997 році системи персоніфікованого обліку, підтвердження стажу, по - раніше здійснюється за допомогою трудових книжок. Хотілося б, щоб для дотримання інтересів роботодавця і працівників Держава посилило контроль за оформленням, веденням і урахуванням трудових книжок.
Таким чином, кадрова документація має свої особливості.
Документи, оформлені кадровою службою надзвичайно важливі, тому що мають соціальне значення для суспільства в цілому (оформлення пенсій, ветеранських пільг, допомог тощо). Керівники організацій несуть персональну відповідальність за належне оформлення кадрової документації. Діяльність організації знаходиться під пильною увагою з боку органів державного нагляду і контролю за дотриманням трудового Законодавства.
Література
1. Андрєєва В.І. Діловодство в кадровій службі. М.: АТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1997.
2. Мікушіна М.М. Діловодство в кадровій службі .- Новосибірськ, ДЦ «Думка», 2004.
3. Інструкція щодо заповнення трудових книжок. Утв. Постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69.
4. Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати. Постанова Держкомстату Російської Федерації від 05.01.2004 № 1.
5. Трудовий кодекс Російської Федерації. Закон Російської Федерації від 30.12.01 № 197 - Ф5.-Новосибірськ, 2002.