Введення
Розширення міжнародних політичних та економічних зв'язків, відкриття країни для зовнішнього світу призвели до того, що попит на кваліфікованих фахівців, які знають іноземні мови набагато перевищує пропозицію. Зросла також роль вивчення іноземних мов, серед яких, безумовно, лідирує англійська мова, знання якої дає доступ до скарбниці світової культури, досягнень науки і техніки, можливість діяльності практично в будь-якій країні світу.
Діловий лист було і до цих пір залишається важливим елементом ведення бізнесу в світі. Без ділового листування вести ділові стосунки майже неможливо. Практично всі телефонні і телеграфні домовленості вимагають письмового підтвердження; при встановленні ж ділових контактів, добре складене, правильно сформульоване лист особистісного характеру може найкращим чином представити фірму і створити найсприятливіший про неї враження у вашого партнера. Уміння контактувати з людьми можна розвинути за допомогою вміння писати гарні ділові листи, засвоївши деякі досить прості основи.
Перш за все, ділові листи слід писати з позиції кореспондента. Необхідно подивитися на проблему з точки зору особи, якій пишеться лист, осмислити його бажання, визначити, в чому він зацікавлений і які в нього проблеми. Щоб лист був ефективним, важливо бачити речі не тільки своїми очима, а й очима іншої особи. Лист повинен звучати щиро, хто читає, повинен вірити тому, що в ньому пишеться, нічого не піддавати сумніву. В іншому випадку лист буде абсолютно неефективним. Діловий лист, що з пропозицією будь-якого товару, послуги або ідеї, має бути живим, написаним з «вогником», переконливим, не містить будь-яких негативних думок, (за принципом складання реклами). Переконливість в непідробності ділової пропозиції передається людям, і вони позитивно відгукуються на неї.
Гарні манери важливі не тільки в особистих контактах, вони важливі і в діловому листуванні. Тому люб'язність, повага до прав і почуттів іншої сторони повинні незмінно пронизувати діловий лист. Слід не звинувачувати, а наводити тільки факти, не критикувати або висміювати особа, якій пишеться діловий лист. Зле, дратівливе лист не призведе до бажаного результату. Будь-яка думка може бути виражена ввічливо, стримано і з гідністю. Тактовність в ділових листах - запорука успіху. (5)
1. Правило написання ділового листа
Написання тексту листа є трудомістким процесом. Важливе завдання при складанні листа - його інформаційне насичення, тобто включення до нього необхідної кількості інформації. Лист буває: одноаспектним і багатоаспектним. Один аспект листи зазвичай становить зміст усього листа, і найчастіше це листи, які не потребують відповіді. Текст багатоаспектних листів може складатися з таких аспектів: розділів, пунктів, підпунктів, абзаців. Виклад кожного аспекту необхідно починати з абзацу. Для ділового листування характерна тенденція складання переважно багатоаспектних листів. Лист складається зазвичай за схемою: вступ, основна частина, висновок. Вступна частина містить: посилання на документ, його окремі пункти, які послужили підставою складення листи; констатацію факту, в ній зазначаються мета (причина) складання листа. При посиланні на документ вказуються його дані в наступній послідовності: найменування виду документа, автор, дата, реєстраційний номер документа, заголовок, наприклад: Відповідно до постанови Уряду Російської Федерації від 27 червня 2004 р. № 620 «Про затвердження Типового положення ...» У основної частини викладається опис події, ситуації, що склалася, їх аналіз та наведені докази. Саме в цій частині необхідно переконати, довести, що в проведеному нараді (конференції, круглого столу) необхідно брати участь, що вироблена продукція або виконувані послуги кращі, що прохання необхідно виконати і т.д. Висновок листа представляє собою висновки у вигляді прохань, пропозицій, думок, відмов, нагадувань і т.д. Лист може містити лише одну заключну частину. Основні питання листи треба чітко сформулювати і розташувати в послідовності, найбільш оптимальною для сприйняття. Після складання і написання службовий лист необхідно відредагувати. Діловий лист практично завжди починається зі звернення. Ця невелика за обсягом частина тексту виключно значима для цілей спілкування. Правильно вибране звернення не тільки привертає увагу адресата, але й задає листуванні потрібну тональність, сприяє налагодженню та підтриманню ділових відносин. Важливість звернення визначається автором листа, звернення дозволяє забезпечити собі слухача. Особливої уваги заслуговує розділовий знак, наступний за зверненням. Кома після звернення надає листа буденний характер, знак оклику підкреслює значимість і офіційний стиль. (3) Укладач тексту повинен взяти до уваги такі чинники:
1. Громадську позицію адресата у співвідношенні з власної;
2. Ступінь знайомства, характер відносин;
3. Офіційність / неофіційність ситуації спілкування;
4. Етикетні дозволу, що діють у цьому мовному колективі.
При друкуванні звернення вирівнюється по центру:
Шановний Сергію Петровичу!
Текст листа може закінчуватися виразом очікування виконання прохання (гарантії, подання, запрошення, нагадування), а також формулою ввічливості, наприклад:
Висловлюю свою вдячність за сприяння і запевняю, що представлена Вами інформація буде мати велике значення в справі розвитку взаємовигідного співробітництва.
Користуючись нагодою, висловлюю подяку за запрошення ...
Висловлюю надію на плідну співпрацю та активну участь у вирішенні завдань, у виробленні та реалізації наших подальших програмних дій.
Формула ввічливості розташовується перед реквізитом «підпис», друкується з абзацу і відокремлюється від посади коми. Найменування посади пишеться з великої або малої літери в залежності від того, як посаду прописана в установчих або нормативними мативно-правових документах організації. У тому випадку якщо лист буде оформлено на бланку посадової особи, то в реквізиті «підпис» найменування посади не вказується. (1)
В офіційній переписці застосовується офіційно-діловий стиль.
Діловий стиль - це сукупність мовних засобів, функція яких - обслуговування сфери офіційно-ділових відносин.
Особливості ділового стилю, специфічні риси, властиві йому, стильові норми цього різновиду мови оформилися під впливом умов, в яких протікає ділове спілкування. Ці умови полягають у наступному:
1. Учасники ділового спілкування - переважно юридичні особи - організації, установи, підприємства, в особі діють від імені керівників та інших посадових осіб;
2. Характер і зміст інформаційних взаємозв'язків організацій достатньо жорстко регламентовані;
3. Предметом ділового спілкування виступає діяльність організації: управлінська, виробнича, економічна, наукова, технічна та ін;
4. Управлінські документи в переважній більшості орієнтовані на конкретного одержувача;
5. Більшість ситуацій, що виникають у діяльності організацій і потребують письмового оформлення, відносяться до повторюваних, однотипним ситуацій.
Розглянуті умови ділового спілкування формують певні вимоги до управлінської інформації. Для забезпечення ефективного інформаційного обміну у сфері управління інформація повинна мати певні властивості.
Вона повинна бути:
1. Офіційною за своїм характером, що підкреслює ділову основу відносин, їх неличностного характер, а також свідчить про певну дистанції, що існує між учасниками ділового спілкування;
2. Адресної, так як управлінський документ завжди призначений конкретному одержувачу, посадовій особі, організації, групі організацій;
3. Актуальною, оскільки документ повинен містити саме ту інформацію, яка необхідна в даний момент часу для прийняття ефективного управлінського рішення або іншого використання в управлінській діяльності;
4. Об'єктивної і достовірної, оскільки для ефективної управлінської діяльності необхідна неупереджена, безстороння оцінка подій, фактів, явищ;
5. Переконливою, аргументованою, оскільки завдання ділового спілкування - спонукати адресата здійснювати (або не робити) певні дії;
6. Повною і достатньої для прийняття управлінського рішення. Недостатність інформації може викликати необхідність додатково запитувати відомості, породжувати листування, приводити до невиправданих втрат часу і коштів.
Діловий стиль володіє сукупністю специфічних ознак, що відрізняють його від інших стилів мови - наукового, публіцистичного, розмовного, мови художньої літератури. (2)
Основними вимогами, що висуваються до ділового стилю, є:
- Стандартизація викладу;
- Нейтральний тон викладу;
- Точність і визначеність формулювань, однозначність і однаковість формулювань;
- Лаконічність, стислість викладу тексту;
- Використання мовних формул;
- Використання термінів;
- Застосування лексичних та графічних скорочень;
- Переважання пасивних конструкцій над дійсними;
- Вживання словосполучень з віддієслівним іменником;
- Використання конструкцій з послідовним підпорядкуванням слів у родовому та орудному відмінку;
- Переважання простих поширених речень.
Стандартизація ділового мовлення охоплює всі рівні мови - і лексику, і морфологію, і синтаксис. До теперішнього часу ділова мова нагромадила величезну кількість термінів, оборотів, формул. Використання готових конструкцій дозволяє не витрачати час на пошук визначень, що характеризують стандартні ситуації. Стандартизація ділового мовлення значно підвищує інформативність документів, помітно полегшує їх сприйняття, що сприяє оптимізації документообігу в цілому.
Нейтральний тон викладу - це норма офіційного ділового спілкування, яка проявляється в максимально суворій і стриманому характер викладу. Нейтральність тону викладу виключає можливість вживання в текстах експресивно і емоційно забарвлених мовних засобів (розмовної лексики та вигуків) образних засобів і слів, що вживаються в переносному сенсі. Інформація, що міститься в тексті листа, офіційна за своїм характером. З цієї причини особистісний, суб'єктивний момент у документах повинен бути зведений до мінімуму. З мови документів виключаються слова, що мають яскраво виражену емоційним забарвленням (слова зі зменшено-пестливими суфіксами, з суфіксами перебільшення або зменшення, вигуки).
Однак не можна вважати, що офіційний документ взагалі позбавлений емоцій.
Мета більшості документів - зацікавити адресата, переконати його, спонукати діяти в потрібному для автора напрямку. Управлінський документ не досягне своєї мети, якщо буде позбавлений емоційного підтексту, проте емоційність має бути прихованою і досягатися не язиком, а змістом. Вона повинна бути прихована за зовнішнім спокійним, нейтральним тоном викладу. Точність викладу передбачає однозначне розуміння змісту документа.
Ясність і точність тексту визначається насамперед правильністю композиційної структури тексту, відсутністю логічних помилок, продуманістю та чіткістю формулювань - стійких зворотів, відсутністю образних виразів.
Лаконічність викладу тексту досягається економним використанням мовних засобів, винятком мовної надмірності - слів і виразів, які несуть додатковий сенс.
Вимога лаконічності, або стислості, тексту безпосередньо пов'язано зі зменшенням обсягу тексту. Вимога стислості змушує більш чітко формулювати тему документа, економно використовувати мовні засоби, виключати зайві слова, які не несуть необхідної інформації, невиправдані повтори і непотрібні подробиці.
Лист повинен бути переконливим незалежно від того, кому воно направляється, містити точні дати, безперечні факти і висновки.
Одна з особливостей ділового мовлення - широке вживання мовних формул - стійких (шаблонних) оборотів, використовуваних в незмінному вигляді. Для мотивації тієї чи іншої дії застосовуються такі вирази:
- Повідомляємо, що в період з ... по ...;
- Повідомляємо, що станом на ...;
- Направляємо Вам узгоджений ...;
- Просимо Вас розглянути питання про ...,
- Перевіркою встановлено, що ....;
- У зв'язку з відсутністю фінансової допомоги ...;
- У зв'язку зі складною економічною ситуацією ...;
- Відповідно з Вашим листом ...;
- У порядку проведення спільної роботи ...;
- Відповідно до протоколу ...;
- На підтвердження нашої домовленості ...;
- З метою зміцнення відповідальності ... і т.д.
Мовні формули - це результат уніфікації мовних засобів, використовуваних в повторюваних ситуаціях. Крім вираження типового змісту, мовні формули нерідко виступають як юридичні значимі компоненти тексту, без яких документ не має достатньої юридичної силою:
- Гарантуємо повернення кредиту в сумі ...,
- Оплату гарантуємо. Наші банківські реквізити ...,
- Контроль за виконанням покладається ...
Термін - слово або словосполучення, якому приписано певне чи спеціальне поняття. Сукупність термінів окремій галузі знань або професійної діяльності становить термінологію, або терміносистему.
Вживання термінів у чітко фіксованому значенні забезпечує однозначність розуміння тексту, що дуже важливо в діловому спілкуванні.
Терміни, що використовуються в управлінській документації, - це галузева термінологія, що відображає зміст тієї предметної області, якої присвячується зміст документа, а також терміни, що склалися у сфері документаційного забезпечення.
Правильність і стабільність вживання термінів на практиці досягається використанням термінологічних словників і стандартів, які встановлюють строго однозначну систему понять і термінів і сприяють впорядкуванню термінології. Терміни, що вживаються в сфері документаційного забезпечення управління, зафіксовані в ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення ».
При вживанні терміну необхідно стежити за тим, щоб він був зрозумілий адресату. Якщо у автора листа виникає сумнів з цього приводу, то необхідно поступити одним з таких образів:
- Дати офіційне визначення терміна;
- Розшифрувати значення терміна словами нейтральній лексики;
- Прибрати термін або замінити його загальнозрозумілим словом або виразом.
Труднощі у вживанні термінів пов'язані ще і з тим, що терміносистема перебуває в постійній зміні: змінюється зміст вже існуючих понять, виникають нові, частина понять застаріває, і позначають їх терміни виходять з ужитку.
При вживанні багатозначних термінів (термінів-синонімів) слід враховувати, що в одному документі термін може вживатися тільки в одному з своїх значень. Наприклад, терміни «договір», «контракт», «угода» є термінами-синонімами, але вони різняться практикою свого застосування. У трудовому законодавстві мова йде про трудовому договорі (контракті); в цивільному - двох і багатосторонні угоди називають договорами; у зовнішньоторговельній діяльності більш уживаний термін «контракт», домовленості в ряді інших областей фіксуються в угодах. (5)
Ще одна особливість ділового мовлення. У діловому мовленні застосовують скорочення. Розрізняють два основних види скорочення слів:
1. Лексичні (абревіатури) - складноскорочені слова, утворені шляхом видалення частини складових їх букв з частин слів: СНД, ТОВ, МНС, АЕС, ГОСТ, ГУМ, Роскомзем, головбух, зав., Заст., Спецназ.
2. Графічні - вживані на письмі скорочені позначення слів: гр-н, крп, ж-д, кв. м та ін
У листах повинні вживатися тільки офіційно прийняті скорочення, позначення і терміни. Найменування установ, організацій та посад, звань, одиниць виміру, географічні назви та інші повинні точно відповідати офіційним назвам.
Ще одна особливість ділового мовлення - використання конструкцій з послідовним підпорядкуванням слів у родовому або орудному відмінку:
- Пропонуємо Вам варіанти рішень (чого?) Реконструкції систем опалення, вентиляції та санітарно-технічних установок житлових будинків і адміністративних будівель.
- Повністю поділяємо необхідність (чого?) Подальшого обговорення конкретних питань можливої співпраці.
- Згідно із затвердженим Президентом Російської Федерації (чому?)
Переліку основних заходів з підготовки і проведення святкування 60-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні ...
Згідно зі штатним розкладом ...
Для ділової мови характерне вживання словосполучень з віддієслівними іменниками. Надзвичайно активно в діловому мовленні замість дієслів використовуються конструкції з віддієслівних іменників зі значенням дії: надати сприяння (а не посприяти), надати допомогу (а не допомогти), зробити збирання (а не прибрати), надати підтримку (а не підтримати), провести ремонт (а не відремонтувати).
Простота викладу, переважання простих поширених речень важливі для письма. Особливість ділового стилю - переважне вживання простих поширених речень, односкладних (з одним головним членом - підметом чи присудком) або двусоставних (з двома головними членами - підметом і присудком) з відокремленими зворотами (причетними, дієприслівниковими, відокремленими визначеннями), вступними словами і пропозиціями, наприклад:
- У зв'язку з украй низькою ефективністю використання міської власності, внесеної до статутного фонду СП «МІО», а також недостатньою завантаженістю автогосподарства та його збитковістю просимо Вас вирішити питання про передачу частки міста фінансово-господарському управлінню Мерії.
Лист доцільно готувати з одного питання. Якщо необхідно звернутися в організацію одночасно за кількома різнорідним питань, то рекомендується складати окремі листи по кожному з них.
У тексті одного листа можна висловлювати прохання або інші питання, якщо вони на виконання будуть передані одній особі.
Крім традиційних мовних формул у діловому листуванні зустрічаються іноземні слова і словосполучення. Практично вони грають роль мовних формул. Частина з них добре знайома, частина поширена у меншій мірі. Слід мати на увазі, що використання іноземних слів віддає незначною старомодністю, але разом з тим залишає хороше враження у знаючого ці слова партнера і дозволяє поставити в глухий кут стороннього читача.
За змістом і призначенням листи можуть бути:
- Інструктивними;
- Супровідними;
- Гарантійними;
- Інформаційними;
- Подячними;
- Вітальними;
- Рекламними.
Є також листи-прохання, листи-запити, листи-повідомлення, листи-відповіді, листи-запрошення та ін Кожен різновид листів має свої особливості у складанні та оформленні. (2)
2. Стиль викладу ділового листа
Не менше значення для належного сприйняття листи має і стиль його викладу. Ділові листи слід писати особливим стилем. Цей стиль, відомий нині як службово-діловий (офіційно-діловий), являє собою функціональну різновид російської мови і призначений для використання в процесі управління організацією, в тому числі, і шляхом письмової службово-ділової комунікації (листування).
Специфічними рисами цього стилю є:
1) підкреслена офіційність і діловитість, що знаходять своє вираження у своєрідних формах повсякденного (у тому числі письмового) спілкування між посадовими особами - службової субординації - і дотриманні стандартних правил оформлення ділових листів;
2) адресність, котра передбачає наявність конкретних учасників управлінської діяльності, в даному випадку - відправників (адресантів) і одержувачів (адресатів) ділових листів;
3) стійка повторюваність словникових величин в поєднанні з обмеженістю їх використання при підготовці ділових листів;
4) тематична обмеженість листів, в яких, як правило, не висвітлюється більше одного-двох питань;
5) лексичне і композиційне однаковість змісту листа;
6) виключно нейтральний тон викладу листа;
7) точність і виразність викладу, що виключають різночитання або двояке тлумачення змісту листа;
Лаконічність викладу змісту, що припускає стислість і ясність використовуваних в листі формулювань.
Виходячи зі специфіки стилю, при підготовці змісту ділового листа рекомендується:
1) викладати суть справи переважно простими, короткими пропозиціями - які не повинні сприйматися адресатом як примітивні або незграбно-грубі;
2) застосовувати стійкі словосполучення та звороти писемного мовлення - але при цьому не обмежуватися в процесі викладу двома-трьома «засаленими» ідіомами, повторюючи їх мало не через рядок;
3) вживати терміни в їх загальноприйнятому, одноманітному для розуміння тлумаченні - і щоразу безпомилково визначаючи, де застосування терміна є абсолютно необхідним, а де - буде сприйнято адресатом як «заумствованіе»;
4) віддавати перевагу прямим порядку слів у реченні - підмет передує присудок, визначення стоїть перед визначальним словом, а вступні слова знаходяться на початку речення. Слід, однак, віддавати собі звіт в тому, що надмірне «випрямлення» тексту може мимоволі змусити адресата засумніватися у своїх розумових здібностях;
5) не застосовувати застарілі слова і вирази (архаїзми), віджилі канцелярські звороти, запозичення з місцевих діалектів. Точно також слід остерігатися включення в текст різних «новоязовскіх» виразів, професійного жаргону і т.п.;
6) відмовлятися від зайвих слів, не вносять нічого нового в істота викладу. Не лінуйтеся перечитувати написане, безжально викреслюючи з тексту всі ті слова, без яких він не стає менш зрозумілим - зрештою, це не тільки економія паперу, але й часу вашого партнера;
7) уникати невиправданого вживання іноземних слів. Будь-який з нас набагато краще розуміє співрозмовника, якщо той звертається до нього на звичному мовою;
використовувати присудки або в розповідному («встановлюється», «утримується», «застосовується»), або в наказовому («виконати», «вирішити», «погодити») способі. «Ідіть» від причетних і дієприкметникових оборотів, віддавайте перевагу точкам, а не ком і нескінченним «а також».
Ділові листи мають певні правила складання та оформлення, до них пред'являються вимоги, зумовлені їх належністю до інформаційно-довідкових документах. При складанні листа автор мусить детально продумати, з якою метою він складає лист, на що розраховує в результаті його розгляду. Він повинен чітко прояснити для себе, що адресату відомо про предмет листи, на що він може спертися як на вихідну точку і яка нова інформація, ще не відома адресату, заради повідомлення якої і складається лист. Від цільової установки листа залежатиме і характер аргументації і композиція тексту. Можна виділити наступні етапи підготовки і складання листів:
- Вивчення суті питання
- Підготовка і написання проекту тексту листа
- Узгодження проекту листа
- Підписання керівником
- Реєстрація
- Відправлення. (4)
Висновок
Грамотне складання ділового листа має надзвичайну важливість у наше століття бурхливого розвитку Інтернет комунікації. Незважаючи на впровадження таких засобів зв'язку як телефон, телекс, телеграф, найбільш доступним і надійним засобом спілкування продовжує залишатися лист.
Ділова етика вимагає того, щоб повідомлення, передані по телефону або телеграфом (телеграми, телекси) підтверджувалися листами. Отже, вміння писати ділові листи англійською мовою необхідно кожному.
Правильно складений лист не повинно містити просто дослівний (буквальний) переклад російських комерційних оборотів на англійську мову. Це пов'язано з тим, що кожній мові притаманні свої специфічні граматичні конструкції та лексичні звороти.
Крім того, важливо пам'ятати, що в тематиці рутинних ділових листів різноманітність не таке велике, тому в ході ділової переписки можна використовувати деякі загальноприйняті стандартні звороти, а також можна використовувати типові листи, що, безсумнівно, прискорює і спрощує процес ділової комунікації.
Текст листа не повинен допускати декількох тлумачень. Офіційний мова повинна відрізнятися точністю і красою математичної формули. Звідси загальні вимоги до тексту ділового листа: лаконічність, ясність і точність викладу. Текст повинен бути викладений грамотно у відповідності з діючими правилами орфографії і пунктуації, в офіційно-діловому стилі.
По суті, мова офіційних документів - це своєрідний набір кліше, штампів, стандартів, які відрізняються певною уніфікацією. Стандартизовані словосполучення полегшують сприйняття тексту, прискорюють підготовку офіційного листа
Ділові листи пишуться на спеціальних бланках, відповідних стандартам і мають встановлений комплекс обов'язкових елементів - реквізитів. Рекомендується наступний їх склад: найменування організації, поштову адресу, номер телефону, номер факсу, банківські реквізити, дата і номер документа, посилання на номер і дату вхідного документа, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатку, підпис, прізвище, ім'я, по батькові та телефон виконавця.
Офіційний лист - єдиний документ, на якому не ставиться його назва (на відміну від інших документів: «Наказ», «Розпорядження», «Положення», «Устав» і т.д.) (6)