Ділова документація 2

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

ЗМІСТ:
1. Дайте поняття узгодження документів (внутрішнє та зовнішнє). Значення узгодження документів.
2. Охарактеризуйте бланки документів та вкажіть способи розташування реквізитів.
3. Вкажіть як проводиться реєстрація та відправка вхідних документів.
4. Скласти супровідний лист.

1. Дайте поняття узгодження документів (внутрішнє та зовнішнє). Значення узгодження документів
Як правило, документи, що готуються в організації, до додання їм юридичної сили (підписання, реєстрації, при необхідності - затвердження і додатки друку) підлягають узгодженню.
У роботі з документами під узгодженням розуміється попередня оцінка проекту документа та / або отримання згоди на його видання. Узгодження проводиться у випадках, коли документи містять будь-які правові норми і потрібно їх експертиза на предмет відповідності чинним нормативним правовим актам, коли вони зачіпають інтереси інших організацій, посадових осіб і т.п.
Узгодження проекту документа проводиться з організаціями і посадовими особами, які відповідно до своєї компетенції мають безпосереднє відношення до питань, які містяться в проекті документа. Узгодження може проводитися як всередині організації - зі структурними підрозділами і посадовими особами (внутрішнє погодження), так і поза - з підлеглими і непідлеглими організаціями (зовнішнє погодження). Внутрішнє погодження оформляється візою, зовнішнє - грифом погодження.
Порядок внутрішнього і зовнішнього узгодження документів, а також вимоги до оформлення візи і грифа узгодження визначені Державним стандартом Республіки Білорусь (СТБ) 6.38-95 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, держкомітетах та інших центральних органах державного управління, установах, організаціях і на підприємствах Республіки Білорусь, затвердженої наказом Голови Комітету по архівах і діловодству Республіки Білорусь від 23 травня 1995 р. № 13 (далі - Примірна інструкція з діловодства). Порядок узгодження актів законодавства визначається спеціальними Правилами підготовки проектів нормативних правових актів, затвердженими Указом Президента Республіки Білорусь від 11 серпня 2003 р. № 359.
Віза офіційного документа - це реквізит документа, який виражає згоду або незгоду посадової особи із змістом документа.
Візуванню підлягають як внутрішні документи, так і виходять. На внутрішніх документах візи проставляються зліва на останньому аркуші першого примірника документа нижче підпису або на зворотному боці останнього аркуша документа. Другий варіант найбільш зручний при візуванні розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, рішень та ін), тому що при розмноженні і розсилці копій документа в інші організації візи на них не відтворюються. У вихідних документах (листах, довідках, доповідних записках) візуються екземпляри документів, що залишаються в діловодстві організації (так звані відпустки), за тими ж правилами, що і внутрішні документи. При неможливості розмістити візи на документі необхідно складати окремий лист погодження.
Віза включає в себе назву посади візує, особистий підпис, розшифрування підпису (ініціали та прізвище) і дату візування.
2. Охарактеризуйте бланки документів та вкажіть способи розташування реквізитів
Слід враховувати, що документи є складовою частиною іміджу підприємства, його своєрідною візитною карткою. Бланки підприємства виготовляються друкарським способом або за допомогою персонального комп'ютера і мають встановлений комплекс реквізитів і певний порядок їх розташування.
Рекомендується використовувати два види бланків підприємства: бланк для внутрішніх документів (наказів, протоколів, рішень); бланк для зовнішніх документів (листів, факсів).
Бланк для внутрішніх документів містить емблему підприємства і найменування підприємства.
На бланку для зовнішніх документів вказуються: емблема підприємства; найменування підприємства, поштову адресу підприємства; банківські реквізити; номер контактного телефону, номер телефаксу; дата і номер листа; реквізит
«На № ___от____», в якому вказується дата і номер того листа, на який підприємство дає відповідь.
До найбільш важливим реквізитам документів, які використовуються в сучасній практиці, відносяться:
2 - емблема організації;
7 - найменування організації;
9 - індекс підприємства зв'язку, поштовий індекс, телефон, факс, номер розрахункового рахунку в банку;
10 - назва виду документа;
11 - дата;
12 - індекс (№) документа;
13 - посилання на індекс і дату вхідного документа;
15 - гриф обмеження доступу до документа;
16 - адресат;
17 - гриф затвердження;
18 - резолюція;
19 - заголовок до тексту;
20 - відмітка про контроль;
21 - текст;
22 - відмітка про наявність додатків;
23 - підпис;
25 - візи;
26 - друк;
27 - позначка про завірення копії;
28 - прізвище виконавця і номер його телефону;
29 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
31 - відмітка про надходження
Бланки кожного виду можуть виготовлятися з кутовим та поздовжнім розташуванням реквізитів.
Поздовжнє розташування заголовної частини документа передбачає розташування реквізитів документа вздовж верхньої частини аркуша з їх центровкой, тобто рівним видаленням кожного рядка від лівого і правого поля.
Найбільш використовуване в даний час кутове розташування реквізитів передбачає їх розміщення у верхній частині аркуша. Особливо зручний кутовий бланк для листів, факсів, тому що правий верхній кут використовується для вказівки адреси одержувача. Права верхня частина листа може використовуватися також для інших реквізитів: грифа затвердження (в актах, інструкціях) і резолюції керівника (на поступили документах).
Кутове розташування реквізитів має два види: фланговое і центроване. При фланговому розташуванні рядка бланка починаються від межі лівого поля, правий край не вирівнюється. При кутовому центрованим розташуванні всі реквізити, розташовані в куті аркуша, вирівнюються
(Центр) щодо половини аркуша документа, тобто перебувають у рівному видаленні від межі лівого поля і середини листа.
Підприємствам, що працюють з закордонними партнерами, необхідні спеціальні бланки з дублюванням реквізитів на мові партнера або англійською мовою. При кутовому розташуванні реквізитів у лівій верхній частині друкуються реквізити російською мовою, праворуч - іноземною. При поздовжньому розташуванні реквізитів бланка спочатку друкуються реквізити російською мовою, а нижче - іноземною.
3. Вкажіть як проводиться реєстрація та відправка вхідних документів
Реєстрації підлягають створюються в організації і що надходять від інших організацій і фізичних осіб документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях.
Реєстрація документа полягає в запису необхідних відомостей про документ у реєстраційні форми, присвоєння документу відповідного реєстраційного індексу та проставленні його безпосередньо на документі.
Якщо право підписувати документи має тільки керівник організації або керівник і його заступники, реєстрація документів (вхідних і вихідних), безумовно, повинна бути зосереджена в службі діловодства. Якщо цим правом також наділені керівники підрозділів, може бути два варіанти організації реєстрації: перший - реєстрація всіх документів зосереджена в службі діловодства (як і в попередньому випадку), другий - реєстрація документів, що проходять через керівництво, здійснюється в службі діловодства, документи, які у підрозділи та вихідні з підрозділів, реєструються в підрозділах. Такий варіант реєстрації документів, як правило, характерний для великих організацій, а також для територіально відокремлених підрозділів організації.
При створенні системи реєстрації важливе значення має вибір форми реєстрації документів: традиційної (використання журналів або картотек) або автоматизованої (на основі комп'ютерних технологій).
Організовуючи систему реєстрації, потрібно продумати структуру реєстраційного номера документа (перш за все, вхідного і вихідного). Бажано, щоб реєстраційний номер документа складався не тільки з порядкового номера документа, але включав також коди, що дозволяють простежити рух документа в ході виконання або підготовки. Такими кодами можуть бути: код підрозділу (за класифікатором структурних підрозділів), код посадової особи (за класифікатором посадових осіб) і ін
Організовуючи систему реєстрації документів, необхідно врахувати наступні положення:
· Реєстрація документів ведеться по масивах документів (документопотокам): вхідні документи - один масив, вихідні - інший, внутрішні - третій (у кожному з них можуть при необхідності бути виділені складові їх масиви);
· Реєстрація документів здійснюється: вхідних - у день надходження, вихідні - в день відправлення;
· Доведення зареєстрованих документів до виконавців здійснюється в той же день (день надходження та реєстрації) або на наступний день (це означає, що всі операції з вхідними документами, включаючи розгляд керівництвом, здійснюються у день надходження або, якщо документ надійшов наприкінці робочого дня або у неробочий час, - на наступний день; у великих організаціях, які мають складну структуру, на доведення документа до виконавця може приділятися до двох-трьох днів);
· Реєстрація вихідних документів здійснюється в день їх підписання, в крайньому випадку - на наступний день.
Порядок проходження вихідних документів здійснюється у складанні проекту документа, його підготовці, узгодженні, візуванні (у необхідних випадках), підписання (затвердження), реєстрації та відправки.
Обробка вихідної кореспонденції складається з наступних операцій: реєстрація, сортування, вкладення в конверти, оформлення конвертів, складання поштового реєстру і відправка. Документи, що відправляються одночасно на одну адресу, вкладаються в один конверт. На конвертах зазначаються індекси вкладених у них документів.
5. Скласти супровідний лист
м. Вітебськ,
вул. Леніна, буд 4.
ЧТУП "Віт Альфа Трейд»
Менеджеру з персоналу
На сайті praca.by мною було прочитано Ваше оголошення про програму набору молодих фахівців. Неодноразово чула позитивні відгуки про роботу у Вашій компанії. Вважаю, що відповідаю вимогам для участі у цій програмі. У зв'язку з чим висилаю Вам своє резюме.
Навчання в УО «Вітебський державний технологічний університет» за спеціальністю «Маркетинг» дало мені необхідні знання в області маркетингу та фінансів, які я можу успішно застосувати, працюючи у Вашій компанії.
У 2007 р. пройшла літнє стажування у фірмі «Компобел». Робота у відділі кадрів дала мені можливість добре освоїти основні методи роботи з персоналом: підбір, навчання, а також кадровий документообіг.
Я добре володію комп'ютером, вільно розмовляю і пишу англійською мовою, маю водійські права категорії В.
Дякую Вам за розгляд моєї кандидатури для участі у програмі набору молодих фахівців. Охоче ​​відповім на всі Ваші запитання.
З повагою,
ПІБ.:
Додаток:
1. Резюме
2. Рекомендаційні листи - 2 шт.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Контрольна робота
23.2кб. | скачати


Схожі роботи:
Ділова документація
Документація та інвентаризація
Документація і документообіг
Конструкторська документація
Документація й інвентаризація
Ділова жінка
Ділова риторика
Ділова психологія
Ділова журналістика
© Усі права захищені
написати до нас