Друк як спосіб посвідчення документів

Друк як спосіб посвідчення документів
Вперше печатками стали користуватися на Сході, у Вавілонії та Стародавньому Єгипті. У Білорусі з незапам'ятних часів без друку жоден документ не мав юридичної сили. У Великому Князівстві Литовському (ВКЛ) навіть підписані королем і великим князем документи визнавалися недійсними, якщо до них не була прикладена державна печатка. Матеріал, який застосовували для запечатування документів, був різний - від воску до срібла і золота. Для оформлення на документі великокнязівської друку використовувався віск червоного кольору, приватноправових актів - зеленого, документів духовенства - чорного. На державній друку Великого Князівства Литовського часто застосовували зображення "Погоні". Після приєднання ВКЛ до Російської Імперії "Погоня" продовжувала використовуватися в державних документах протягом деякого часу поряд з гербом Московської Русі - двоголовим орлом.
У залежності від ряду ознак друку розрізняють:
1) За формою: круглі, овальні, квадратні, прямокутні і трикутні.
2) За форматом кліше: прості і складальні. Прості друку - це друку з незмінним кліше. До набірним відносяться друку, кліше яких зібрано з окремих елементів (знаків і малюнків), їх можна замінити або перегрупувати.
3) За типом оснащення: ручні та автоматичні. Ручними печатками вважаються ті, які відділені від штемпельної подушки і працюють тільки після промаківанія ними штемпельної подушки; автоматичними - печатки, суміщені з штемпельної подушкою і залишають відбиток на папері після натискання на рухому частину печатки.
4) За способом виготовлення: виготовлені фотополімерним способом або методом лазерного гравіювання. Відзначимо, що існують і інші способи виготовлення печаток підприємств, але на практиці вони використовуються дуже рідко.
5) За типом захисту:
- Звичайна печатка. Не захищена спеціальними засобами захисту;
- Друк з прихованим зображенням. Містить складний графічний візерунок, виконаний за допомогою лазерної техніки і нерозрізнений неозброєним оком. У таких печатках зображення стає видимим тільки при накладенні на відбиток спеціальної виготовленої разом з печаткою інтерференційної сітки;
- Друк з контрольними мітками. Це друк з "бризками", "ляпками", "непропечатка", деформаціями малюнка, растровими точками, спеціально розміщеними на кліше друку в місцях, відомих власнику друку;
- Друк з невидимим зображенням. Має на кліше елемент, який при друку залишає невидимий відбиток спеціальною фарбою. Такий відбиток стає видимим тільки у світлі спеціальної лампи, найчастіше - ультрафіолетової лампи детектора валют.
6) За присутності зображення державного герба: гербові (із зображенням Державного герба Республіки Білорусь) і прості. Прості друку в свою чергу діляться на:
- Печатки організацій (недержавних організацій та громадських об'єднань, які не мають права розміщувати на печатці зображення Державного герба);
- Печатки структурних підрозділів (наприклад, кадрової служби, канцелярії, загального відділу організації чи підприємства і т. п.).
На печатці структурного підрозділу замість герба посередині поміщається його назву. Організації, де відсутні структурні підрозділи, а їх функції покладені на тих чи інших посадових осіб (на інспектора кадрової служби, секретаря, адміністратора і т. п.), можуть також використовувати просту друк, посередині якої буде вказано: "Для документів" (замість "Канцелярія", "Кадрова служба"). Такий простий печаткою, як правило, запевняють розмножені примірники документів, у тому числі розпорядчі (накази по основній діяльності, з особового складу і т. д.). У цьому випадку простий друк проставляється замість підпису. Необхідно підкреслити, що способи посвідчення документів рівнозначні і, як правило, виключають одне одного. У разі запевнення розмножених примірників документів реквізитом "Відмітка про завірення копії" відпадає необхідність у проставленні простого друку.
Чим регулюється
Спеціального нормативного правового акту, що регламентує порядок виготовлення і зберігання печаток всіх видів в Республіці Білорусь, немає. Ряд питань, пов'язаних з виготовленням, зберіганням та використанням печаток, регулюється нормативними правовими актами, наведеними нижче.
До речі, в Російській Федерації діє стандарт, що регламентує вимоги до друку. Це ГОСТ Р 515112001 "Печатки з відтворенням Державного герба Російської Федерації. Форма, розміри і технічні вимоги". Він розрізняє поняття "друк" і "відбиток печатки". Друк - пристрій, що містить кліше друку для нанесення відбитків на папір. Відбиток печатки - зображення кліше друку на папері. У зв'язку з вищевказаним у ГОСТ Р 6.302003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" було внесено зміну в порівнянні зі стандартом 1997 р. (ГОСТ Р 6.3097): найменування реквізиту "Друк" замінили на "Відбиток друку ".
Відповідно до державного стандарту Республіки Білорусь СТБ 6.382004 реквізит 27 називається "Друк".
Перелік нормативних правових актів, що регулюють виготовлення, зберігання, використання, облік і знищення печаток
Де ставити печатку
Примірний перелік документів, на яких проставляється печатка, затверджений постановою № 100. До них відносяться:
- Свідоцтва про реєстрацію актів громадянського стану;
- Паспорти та інші документи, що посвідчують особу;
- Трудові книжки;
- Документи про освіту;
- Статути (положення) підприємств, установ і організацій;
- Договори;
- Довіреності та інші документи, які засвідчують права фізичних та юридичних осіб;
- Зразки відбитків печатки та підписів працівників, що мають право здійснення фінансово-господарської операцій;
- Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, виконаних робіт тощо);
- Посвідчення про відрядження.
Зазначеною постановою № 100 передбачено також проставлення гербової печатки на інших документах у відповідності з нормативними актами Республіки Білорусь. Наприклад, відповідно до вимог Примірної інструкції з діловодства проставлення печатки необхідно у всіх випадках посвідчення прав, свобод та обов'язків фізичних та юридичних осіб, при санкціонуванні витрачання грошових коштів і матеріальних цінностей.
Згідно СТБ 6.382004 підпис відповідальної особи завіряється печаткою на документах, пов'язаних з витрачанням грошових і матеріальних цінностей. Методичні вказівки щодо практичного застосування СТБ 6.382004 встановлюють, що "печатка проставляється на оригіналах документів, що засвідчують особу, трудовий стаж, кваліфікацію, на договорах, фінансових документах, на актах виконання робіт, прийому-передачі обладнання, на копіях документів, які надсилаються з організації, пропусках , довідках "і т. д.
В останньому випадку маються на увазі так звані особисті довідки, до яких відносяться довідки з місця роботи, про трудовий стаж, про розмір заробітної плати і т. п.
Печаткою завіряються також архівні довідки, що видаються на підставі документів, що зберігаються в архіві організації (відомчому архіві), що закріплено ще в одному нормативному правовому акті в Правилах роботи архівів.
СТБ 6.382004 встановлено, що печатка повинна проставлятися на засвідчувальних підписах на копіях документів при їх пересилці в інші організації або передачі на руки.
Відповідно до Положення про порядок виготовлення бланків печаткою повинні засвідчуватися також всі копії документів, оформлених на гербовому бланку, при тиражуванні їх засобами оперативної поліграфії для розсилки. Копії таких документів можуть завірятися як гербовою печаткою, так і печаткою структурного підрозділу (загальний відділ, канцелярія, секретаріат і т. п.), відповідального за розмноження та розсилку документа.
Необхідно пам'ятати і про те, що згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок печаткою завіряється тільки розділ "Відомості про працівника" (титульний лист) і запис про звільнення працівника у розділі "Відомості про роботу".
Однак зазначені вище нормативні акти не вичерпують перелік документів, на яких проставляється печатка.
Відповідно до згаданого Постанови № 100 міністерствам та іншим державним органам, в тому числі місцевим, дозволено визначати для підвідомчих організацій перелік документів, на яких може ставитися печатка, з урахуванням важливості змісту документів. Практика показує, що проставлення печатки іноді виявляється зайвим. Наприклад, у ряді випадків організації запевняють печаткою інформаційні листи, листи-запити і листи-відповіді, перші екземпляри наказів і т.д. Адже підпис і друк - взаємовиключні реквізити і часто підпису на документі достатньо для надання йому юридичної сили. Лише в особливих випадках зазначені вище документи можуть засвідчуватися також і печаткою. Наприклад, печаткою засвідчуються гарантійні листи (пов'язані з витрачанням грошових цінностей), ксерокопії наказів, виданих на гербових бланках, при передачі їх в підвідомчі організації (вимога Постанови № 1172) і т. д.
СТБ 6.382004 та Методичними вказівками по їх практичному застосуванню визначено місце проставлення відбитку печатки на документах, що входять в систему організаційно-розпорядчої документації. При засвідченні документа або його копії печаткою відбиток слід проставляти таким чином, щоб він захоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ, та його особистого підпису.
Наприклад:

Ректор університету

І.М. Жарський

120 мм
Причому регулювання підпису повинна друкуватися від шостого положення табулятора, 48 друкованих знаків або приблизно 120 мм (2,54 х 48 мм) від межі лівого поля.
В інших системах управлінської документації (фінансової, бухгалтерської та ін) місце проставлення відбитку печатки може бути іншим. Наприклад, на накладних, рахунках-фактурах, дорученнях на одержання матеріальних цінностей і подібних документах воно визначено заздалегідь і позначається літерами "М.П." (Місце для печатки).
У даній публікації розглянуто засвідчення документів гербовими і простими печатками. Однак існують друку, призначені для засвідчення документів певного виду, наприклад, посвідчень тощо
Хто відповідає за друк
Відповідальність та контроль за законність використання та правильне зберігання печаток покладається на керівника юридичної особи організації, який має право своїм рішенням покласти цю відповідальність на одного з підлеглих йому працівників. Притягнення до такої відповідальності має оформлятися наказом. У цьому ж документі встановлюється місце та умови зберігання печаток і порядок користування.
При зміні керівника друк передається за актом новопризначеному або обраного керівника.
В організаціях повинен дотримуватися встановлений порядок зберігання печаток. Так, ст. 23.28 прийнятого Кодексу Республіки Білорусь про адміністративні правопорушення визначена адміністративна відповідальність за порушення правил зберігання печатки, в якій передбачається, що:
- Порушення встановленого порядку здачі печаток і штампів юридичної особи для знищення після прийняття рішення про його ліквідацію, вчинене службовою особою, або порушення правил зберігання таких печаток і штампів, що спричинило їх втрату, тягне за собою накладення штрафу в розмірі від десяти до тридцяти базових величин;
- Порушення особою, що припинив здійснення нотаріальної діяльності, встановлених термінів здачі уповноваженим державним органом (посадовим особам) документів, що утворилися в результаті цієї діяльності, а також печатки із зображенням Державного герба Республіки Білорусь і штампів засвідчених підписів тягне за собою накладення штрафу в розмірі від десяти до двадцяти базових величин.
У 2006 р. з метою спрощення процесу реєстрації суб'єктів господарювання та введення принципу одного вікна питання про видачу печаток передали до компетенції реєструючих органів. Постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь від 23.05.2006 № 26 була затверджена Інструкція про порядок видачі реєструючими органами суб'єктам господарювання дозволів на право виготовлення печаток, підтвердження факту їх знищення (зі змінами від 15.08.2007 № 54). Застосовувана до цього Інструкція про порядок відкриття та функціонування штемпельно-граверних підприємств (ділянок), виготовлення, обліку, зберігання та знищення печаток і штампів, затверджена постановою Міністерства внутрішніх справ Республіки Білорусь від 25.09.2000 № 157, не була скасована, а лише зазнала невеликі зміни. Відбулося уточнення сфер застосування Інструкції МВС та Інструкції Мін'юсту (таблиця).
Таблиця. Регульовані сфери застосування і суб'єкти

Список використаних джерел