Документообіг організації

Зміст

Введення

1. Відображення особливостей документообігу організації у довідниках СЕД

2. Реалізація підготовки документів на державне зберігання до СЕД «Дело»: опис справ

Висновок

Список літератури

Введення

Система електронного документообігу «Дело» розробки компанії ЕОС отримала певне поширення в Росії. Основу продукту становлять:

- Система понять даної предметної області, взята з нормативних документів з діловодства та документообігу;

- Інформаційна та функціональні моделі діловодства, побудовані на основі міжнародних стандартів структурного аналізу і проектування систем з використанням сучасних CASE-технологій;

- Промислова технологія проектування замовних версій системи.

До основних функцій системи відносяться:

• реєстрація документа;

• редагування реєстраційної картки;

• введення виконаних резолюцій;

• пошук документа;

• отримання звітів тощо

Для формування форм і звітів система інтегрована з ПЗ MS Word і MS Excel, а також з поштовими системами Linkworks (DEC). Розроблено та Web-орієнтований варіант системи для розподіленої роботи з документами через Інтернет. ¹

Вимоги до програмного і апаратного забезпечення

А) Вимоги до серверної частини:

визначаються обраної платформою (Windows 2000 Server / Windows 2003 Server / Unix / Novell Netware), вимогами СУБД (MS SQL Server / Oracle), передбачуваним кількістю користувачів системи СПРАВА, документообігом організації. У кожному конкретному випадку конфігурація сервера визначається індивідуально.

Усереднені характеристики сервера:

• процесор Pentium IV і вище;

• оперативна пам'ять не менше 512 Мб;

• вільне місце на вінчестері визначається документообігом організації. Обчислюється з розрахунку 50 Мб на системні потреби плюс по 2 Кб на кожну реєстраційну картку (без урахування обсягу прикріплюються файлів). Мінімальний стартовий розмір БД - 50 Мб.

У випадку встановлення системи СПРАВА під СУБД Oracle потрібна наявність на сервері встановленої і настроєної СУБД Oracle версії 8.х/9.x.

У випадку встановлення системи СПРАВА під СУБД MS SQL Server потрібна наявність на сервері встановленої операційної системи Windows 2000 Server або Windows 2003 Server і встановленої і настроєної СУБД MS SQL Server версії 7.0 або 2000 з видом сортування Dictionary Case-Insensitive і кодовою сторінкою Cyrillic 1251 (або Cyrillic General collation для MS SQL Server 2000). Режим авторизації повинен бути обраний змішаний (Mixed Mode). При цьому служба MS SQL Server повинна запускатися під обліковим записом адміністратора сервера.

Б) Вимоги до клієнтської частини:

Для установки системи СПРАВА потрібний комп'ютер з процесором Pentium II і вище, оперативною пам'яттю не менше 128 Мб. Програма працює під управлінням Windows 2000 Professional / Server, Windows XP Professional. Програма вимагає наявності на комп'ютері встановленої і настроєної клієнтської частини СУБД Oracle версії 8.х/9.x (SQL * Net і Required Support File) або MS SQL Server 7.0 або 2000 (Client Connectivity) відповідно.

Для використання всіх функціональних можливостей системи ДЕЛО на робочій станції повинні бути встановлені: MS Internet Explorer 6.0, текстовий редактор MS Word 2000, MS Outlook 2000 (або більш пізні версії перерахованих програм). У разі використання MS Outlook 2000, необхідно встановити MS Outlook у варіанті «Корпоративна або для робочих груп».

Для використання опції сканування і для роботи підсистеми «Потокове сканування» необхідно встановити на робочу станцію програму FineReader версії 4.0 Professional, або 6.0/7.0 Scripting Edition.

Для використання опції «ЕЦП і шифрування» необхідно встановити на робочій станції пакет «КріптоПро» CSP2.0 (www.cryptopro.ru).

Мінімальна роздільна здатність екрану - 800х600, 256 кольорів (рекомендується 1024х768, High Color).

В) Склад програмного забезпечення системи СПРАВА:

Основна частина ПО системи СПРАВА написана за допомогою засобу розробки Power Builder 7.0 build 10108. Для функціонування додатків, написаних за допомогою цього засобу розробки, необхідний набір Runtime бібліотек, званий Power Builder Deployment Kit (PBDK). PBDK входить в комплект постачання. Доступ до бази даних здійснюється через клієнта СУБД.

Звітні форми написані на Visual Basic 6.0 і поставляються разом з вихідним кодом, відкритим для модифікації. Для їх функціонування необхідні додаткові компоненти, які встановлюються на робочу станцію при установці клієнтської частини системи СПРАВУ.

До цих компонентів відносяться:

• API (Application program interface) СПРАВА

• ADO (ActiveX Data Objects) версії 2.1

• VB (Visual Basic) 6.0 Runtime

• MDAC 2.6

• MS XML Parser ADO і VB Runtime встановлюються в тому випадку, якщо їх немає на робочій станції або якщо на диску встановлення системи СПРАВА знаходиться більше нова версія. ²

Таким чином, СЕД «Дело» не є вимогливою в плані програмного і апаратного рішення, що робить її більш конкурентоспроможною і затребуваною. Саме тому необхідно знайомити з нею ще на стадії навчання майбутніх фахівців.

Для цього розглянемо деякі питання роботи з СЕД «Дело».

Мета даної роботи - знайомство з довідниками та описом справ в СЕД «Дело».

Завдання:

1. розглянути можливості відображення особливостей документообігу організації у довідниках СЕД;

2. познайомитися з реалізацією підготовки документів на державне зберігання до СЕД «Дело»: опис справ.

1. Відображення особливостей документообігу організації у довідниках СЕД

До моменту впровадження системи ДЕЛО на підприємстві, як правило, вже існують усталені правила діловодства. До таких правил можна віднести:

• первинної реєстрації документа;

• порядок формування реєстраційного номера документа;

• порядок відстеження руху документів від одного виконавця до іншого;

• порядок підшивки (списання) документів у справу згідно з номенклатурою справ;

• порядок розсилки вихідних документів.

Таким чином, одним із завдань СЕД є створення електронної системи документообігу, що поєднує достоїнства традиційної для даної організації моделі документообігу та норми документообігу в СЕД.

У системі ДІЛО зберігається модель організаційної структури підприємства. Ця модель відображає наступні ключові особливості організації:

• скільки підрозділів існує на підприємстві і яка їхня структурна підпорядкованість;

• які з підрозділів мають власну картотеку;

• обліковий склад посадових осіб кожного підрозділу;

• які кабінети і за яких картотеках (підрозділах) створені, а також хто є власниками створених кабінетів;

• оскільки посадова особа, як правило, не є користувачем системи, то повинен існувати обліковий склад користувачів системи;

• якими правами доступу має кожен користувач системи (з якими картотеками, кабінетами, папками, грифами доступу користувач має право працювати).

Крім того, особливості документообігу в організації відображають довідники системи.

З правочнікі системи - це оформлені за певними правилами списки, що містять стандартну інформацію, постійно використовується в системі. Введення даних вибором з довідників дозволяє максимально прискорити виконання процедури, виключити помилки, а також обмежити вибір лише ухвалені значеннями.

Налагодження системи, що здійснюється системним технологом, як раз і полягає у введенні даних в ці довідники.

Виділяють два типи довідників - лінійні та ієрархічні. Лінійні довідники являють собою простий список елементів (наприклад, категорії адресатів; види доставки; типи реєстрів; грифи доступу; типи зв'язок; громадяни; типи організації; типи віз; категорії резолюцій; види підписів.)

Ієрархічний довідник містить списки значень декількох рівнів ієрархії. При такій організації кожен елемент списку верхнього рівня ієрархії може містити список значень більш низького рівня ієрархії. Наприклад, при виборі прізвища виконавця документа спочатку буде сформовано список верхнього рівня ієрархії, що складається з найменувань підрозділів підприємства. При виборі будь-якого підрозділу розкриється список відділів підрозділи (якщо такий розподіл передбачено організаційною структурою), а вже після вибору відділу стане доступним список посадових осіб - співробітників вибраного відділу. Елементи, які можуть містити список значень більш низького ступеня ієрархії, називаються вершинами. Кінцеві елементи довідника (наприклад, прізвища посадових осіб) називаються листям. Вершина, в якій міститься елемент, називається батьківського вершиною цього елемента. До ієрархічним належать такі довідники: групи документів; список організацій; підрозділи; рубрикатор; стандартні тексти; регіони; статус заявника.

Крім того, п омімо лінійних та ієрархічних довідників, в системі СПРАВА існують спеціальні довідники (наприклад, ті показує нове організація, кабінети, настройка реквізитів, номенклатура справ).

Для підтримки актуальності системи документообігу в конкретній організації, в СЕД існує можливість редагування значень довідників. Таким чином, зміна організаційної структури підприємства, його штатного розкладу і т.п. буде відстежено шляхом додавання, видалення, зміни елементів довідника (наприклад, видалення прізвищ звільнених співробітників). ³

Перелік довідників, які забезпечують налаштування на організаційну структуру підприємства

2. Реалізація підготовки документів на державне зберігання до СЕД «Дело»: опис справ

Виконані документи списуються (підшиваються) у справи відповідно до номенклатури справ. За встановленим стандартам номенклатура справ відображає встановлені в організації правила групування документів за темами для забезпечення упорядкованого зберігання виконаних документів. Доцільно організувати роздільне ведення справ у основних структурних підрозділах. Потім всередині кожного такого розділу визначаються заголовки справ, що відображають основний зміст підшивається до них документів, вводиться індексація справ (індекс, як правило складається з цифрового або буквеного позначення підрозділу та порядкового номера заголовка справи) і поточний рік номенклатури. Таким чином, за індексом (номером) справи можна судити, в якому підрозділі був списаний документ і до якого різновиду документів він відноситься.

Система ДЕЛО реалізує вищевикладений порядок складання номенклатури справ в ході налаштування довідника Номенклатура справ. Сама ж процедура списання документа в справу зводиться до внесення відмітки про списання в журнал передачі документів, що супроводжується вибором значення індексу (номера) справи з довідника Номенклатура справ.

Відмітка списання документа в справу

Щоб відзначити списання документа, потрібно:

1. Відкрити вікно журналу передачі документа (користувачам, які мають відповідне право, дане їм системним технологом);

2. Виділити необхідну запис і відкрити вікно довідника Номенклатура;

3. Вибрати справу, в яку списується документ. Для цього:

• виділити в списку підрозділів підрозділ, в якому перебуває справа. У правій області вікна відкриється список справ підрозділу згідно з номенклатурою;

• виділити необхідну річ у списку. Для цього:

- Якщо відомий індекс справи, ввести його в поле Індекс і клацнути на кнопці Знайти. Необхідну справа буде виділена у списку в правій

області вікна;

- Якщо відома назва справи, ввести його перші літери в полі Назва і клацнути на кнопці Знайти. Необхідну справа буде виділена у списку в правій області вікна. Якщо кілька назв

починається з введеного фрагменту, буде виділено перше з цих справ;

- Поле Рік дає можливість відображати на екрані тільки ті елементи, які відносяться до вказаного року, що значно спрощує роботу з великим списком елементів.

При виклику вікна для вибору елементів з довідника в поле Рік за замовчуванням встановлений поточний рік. Значення поля можна видалити або редагувати. У разі видалення значення поля Рік, на екрані відображаються всі номенклатури справ зазначеного підрозділу;

- Якщо в списку мало справ, відразу клацнути на необхідному найменуванні.

5. Клацнути на кнопці Вибрати. Відбудеться повернення у вікно журналу передачі документа, в якому з'явиться рядок з записом назви підрозділу і справи, в яку списаний документ.

• Якщо при списанні документа у справу використовувалася права кнопка, то буде відображена запис про списання в справу певного оригіналу / копії.

• Якщо при списанні документа у справу використовувалася ліва кнопка, то буде відображена запис про списання в справу першого оригіналу документа.

6. При використанні лівої кнопки, внизу вікна в графі Дата і час відредагувати дату і час списання документа в справу (за умовчанням встановлюються поточні дата і час), а також вказати оригінал або копію

документа, що списується у справу. Якщо оригіналів декілька, то вказати номер екземпляра в графі № (якщо вказаний неіснуючий номер оригіналу, буде видано попередження). Якщо копії пронумеровані, то вказати номер копії, що списується у справу.

7. Ввести з клавіатури в полі Примітка підставу для списання документа в справу. Також в цій графі можна вказати номер тому і сторінки справи.

8. Завершити позначку списання документа, клацнувши на кнопці Записати, щоб підтвердити списання документа, або натиснувши клавішу ESC, щоб відмовитися від нього. Якщо списаний у справу документ знову буде використаний для роботи, система виведе діалогове вікно з попередженням і залежно від відповіді, або продовжить передачу документа або перерве її. ⁴

Висновок

Таким чином, ми проаналізували деякі аспекти системи електронного документообігу «Дело», а саме:

• розглянули відображення особливостей документообігу організації у довідниках СЕД і з'ясували, що в системі СПРАВА зберігається модель організаційної структури підприємства та довідники системи. Крім того, за допомогою можливості редагування значень довідників можна підтримувати актуальність системи документообігу в конкретній організації (зміна організаційної структури підприємства, штатного розкладу і т.п.) (наприклад, видалення прізвищ звільнених співробітників) шляхом додавання, видалення і зміни елементів довідника.

• коротко ознайомилися з основними етапами списання виконаних документів.

Список літератури

1. Система автоматизації діловодства та електронного документообігу «ДІЛО 8.6» Керівництво адміністратора Інструкція по установці.

2. Система автоматизації діловодства та електронного документообігу «ДІЛО 8.6» Керівництво користувача.