ПЛАН
Введення. 2
Поняття документа .. 3
Функції документів .. 4
Класифікація документів за різними ознаками .. 7
Висновок .. 26
Список використаної літератури .. 27
При роботі з документами дуже важливо знати, до якої системи документації належить той чи інший документ - це багато в чому визначає вимоги до структури та змісту документів, до їх оформлення.
У будь-якій класифікації важливо підстава - ознака або ознаки, відповідно до яких об'єкти класифікації розбиваються на класи.
Мета даної роботи - визначити поняття документа, види і функції документів, а також розглянути класифікації і системи документації.
Документ - це ділова папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред'явника; це письмове свідоцтво про що-небудь.
З наукової точки зору, документ - це спосіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної реальності та розумової діяльності людини.
Відповідно до Закону України "Про інформацію" від 02.10.02, "документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві".
У російську мову слово "документ" прийшло за часів Петра I і спочатку мало значення письмового свідчення. Потім з'являються терміни "ділова папір", "службовий документ", "акт" і підкреслюється значення документа в управлінні. Виділяються "рахункові документи", "історичні документи".
Поняття "документ" використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже кожна галузь знання дає своє тлумачення цього терміна. На жаль, до теперішнього часу серед фахівців у галузі документознавства, бібліотекознавства, інформатики та ін сфер немає єдності у розумінні поняття "документ", не дивлячись на наявність ряду законодавчих та офіційних визначень. Останнім часом відбувається перенесення смислового навантаження у визначенні "документа" з матеріальної складової на інформаційну.
Рис.1 Функції документів.
Для розуміння еволюції документа важливо вивчати питання про його функції. Функція документа є його цільове призначення, властиве йому незалежно від того усвідомлена ця функція автором чи ні. Будь-який документ має певними функціями, з'ясування яких важливе для визначення мети створення документа, для його класифікації та вивчення ролі у даній соціальній структурі та економічній системі. Автор документа, фіксуючи інформацію, не завжди програмує якусь функцію. Документ поліфункціонален (багатофункціональний), тобто містить в собі різні функції, які з плином часу міняють своє домінуюче значення. Виділяються функції загальні та спеціальні. Загальні - це інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна; спеціальні - управлінська, правова, функція історичного джерела, функція обліку. (Рис.1)
Інформаційна функція визначається потребою в запечатлении інформації з метою збереження та передачі і притаманна всім без винятку документів. Причина появи будь-якого документа - необхідність фіксувати інформацію про факти, події, явища, практичної та розумової діяльності.
Інформацію, що міститься в документах можна підрозділити на:
ретроспективну (що відноситься до минулого);
оперативну (поточну);
перспективну (що відноситься до майбутнього)
Існують і інші класифікації інформації. Наприклад, поділ на первинну і вторинну; за жанрами; видами; носіям та ін.
Кожен документ має інформаційну ємність (або інформаційний потенціал), тобто кількість і якість інформації.
Інформаційна ємність характеризується такими показниками: повнота, об'єктивність, достовірність, оптимальність, актуальність інформації, її корисність і новизна. Чим вище ці показники, тим цінніше документ.
Соціальна функція теж притаманна багатьом документам, тому що створюються вони для задоволення різних потреб як суспільства в цілому, так і окремих його членів. Документ також сам може впливати на соціальні відносини них залежно від призначення, ролі в даному суспільстві, причому може не тільки стимулювати їх розвиток соціальних процесів, але і гальмувати.
Комунікативна функція виконує завдання передачі інформації у часі і просторі, інформаційного зв'язку між членами суспільства. Без обміну відомостями, думками, ідеями соціальні зв'язки не можуть підтримуватися. Можна виділити дві категорії документів, в яких яскраво виражена комунікативна функція:
1) документи, орієнтовані в одному напрямку (закони, укази, розпорядження, накази, інструкції, скарги, доповідні записки тощо);
2) документи двосторонньої дії (ділова та особисте листування, договірні документи і т.д.).
Культурна функція - здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві (кінофільм, малюнок, науково-технічний документ та ін.)
Управлінська функція виконується офіційними документами, які спеціально створені для цілей і в процесі управління (закони, положення, статути, протоколи, рішення, зведення, звіти та ін.) Ці документи відіграють велику роль в інформаційному забезпеченні управління, вони різноманітні, відбивають різні рівні прийняття рішень.
Правова функція властива документам, в яких закріплюються зміни правових норм і правопорушень. Можна виділити дві категорії документів, наділених правової функцією: спочатку володіють нею і купують її на якийсь час.
У першу групу входять всі документи, що встановлюють, закріплюють, що змінюють правові норми і правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, що тягнуть за собою юридичні наслідки. Сюди відносяться всі правові акти органів державної влади (закони, укази, постанови тощо), судові, прокурорські, нотаріальні та арбітражні акти, всі договірні, посвідчувальні документи (паспорти, пропуски, посвідчення і т.д.) і оправдательно-фінансові документи (накладні, прибуткові ордери, лічильно-платіжні вимоги тощо)
До другої категорії відносяться документи, які на час набувають цю функцію, будучи доказом будь-яких фактів у суді, органах слідства та прокуратури, нотаріаті, арбітражі. У принципі будь-який документ може бути доказом і тим самим тимчасово буде наділений правової функцією.
Функція історичного джерела вивчається історичною наукою. Існує дві точки зору: перша - документ стає історичним джерелом з моменту передачі його на архівне зберігання; друга - документ наділяється цією функцією з моменту його виникнення, але усвідомлюється ця функція людиною лише коли документ надходить до архіву. Таким чином, ця функція починає домінувати в документі, якщо він виступає як джерело інформації для історика, що досліджує ту чи іншу проблему.
Функція обліку дає не якісну, а кількісну характеристику інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу і контролю. Основні види обліку - статистичний, бухгалтерський, оперативний відображаються в статистичних і фінансово-економічних документах, планової, звітної, документації.
Найважливішою ознакою для класифікації документів є його зміст. Службові документи можуть підрозділятися по: з адміністративних питань; матеріально-технічного постачання; планування; оперативної діяльності; бухгалтерського обліку; підготовки і розстановки кадрів; фінансово-кредитних і зовнішньоторговельним питань і т.д.
Всі документи, що обертаються на підприємстві, можуть класифікуватися за такими ознаками.
За назвою існує безліч різновидів документів. Ось лише деякі з них: накази, розпорядження, плани і звіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції, довідки, доповідні, пояснювальні записки, службові листи, телеграми, стандарти, технічні умови, платіжні вимоги і доручення, довіреності тощо д.
За способом фіксації інформації документи бувають письмові (рукописні, машинописні, типографські, підготовлені на розмножувальних апаратах, надруковані на персональних комп'ютерах), графічні та Фотофон-кінодокументи.
За ступенем складності документи класифікують на прості і складні. Прості - це документи, в яких розглядається одне питання, в складних висвітлюється кілька питань.
За ступенем гласності розрізняють документи відкриті (несекретні) та документи з обмеженим доступом. Документи з обмеженим доступом бувають різного ступеня секретності: цілком таємні, таємні, документи для службового користування (ДСК), з грифом "конфіденційно".
За юридичною силою документи поділяють на справжні і підроблені. Справжні документи бувають дійсні та недійсні. Недійсним документ стає в результаті закінчення терміну дії або скасування його іншим документом.
За строками виконання документи класифікуються на термінові і нетермінові. Терміновими є документи з термінами виконання, встановленими законом та відповідними правовими актами, а також телеграми та інші документи з грифом "терміново".
За походженням документи класифікують на службові, підготовлені на підприємствах, в організаціях, та особисті (листи громадян з викладенням скарг, пропозицій, прохань).
За термінами зберігання документи діляться на документи тимчасового та постійного терміну зберігання. Документи тимчасового зберігання в свою чергу поділяються на документи з терміном зберігання до 10 років і понад 10 років.
За ступенем обов'язковості документи бувають інформаційні, які містять відомості і факти про виробничої та іншої діяльності організацій, і директивні - обов'язкові для виконання, що носять характер юридичної або технічної норми.
За ступенем уніфікації розрізняють документи індивідуальні, типові, трафаретні, зразкові і уніфіковані у вигляді анкети і таблиці.
Індивідуальні документи розробляються конкретними організаціями для внутрішнього користування.
Типовими є документи, створювані вищими органами для організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер.
Трафаретні документи мають заздалегідь надрукований текст з пробілами, які заповнюються при остаточному оформленні документа в залежності від конкретної ситуації. Такі документи перспективні, тому що економлять час на підготовку.
Зразкові документи носять орієнтовний характер і використовуються для складання та оформлення документів по аналогії.
Анкета - спосіб представлення уніфікованого тексту, при якому постійна інформація розташовується в лівій частині аркуша, а змінна вноситься в документ у процесі його складання в праву частину листа.
Таблиця - документ, в якому постійна інформація розміщується в заголовках граф і боковика (заголовки рядків), а змінна (в цифровому або словесному вираженні) - на перетині відповідних граф і рядків.
Текст, представлений у вигляді таблиці, володіє великою інформаційною ємністю, дозволяє строго класифікувати і кодувати інформацію і легко підсумувати аналогічні дані. У табличній формі оформляються штатний розклад, план, графік відпусток та інші документи.
Державний класифікатор управлінської документації Україна ДК 010-98, чинний з 01.06.99 містить такі класи документів:
організаційно-розпорядча документація;
первинно-облікова документація;
банківська документація;
фінансова документація;
звітно-статистична документація;
планова документація;
ресурсна документація;
торгова документація;
зовнішньоторговельна документація;
цінова документація;
документація праці, соціальних питань та соціального захисту населення;
документація побутового обслуговування населення;
бухгалтерсько-облікова документація;
документація Пенсійного фонду;
словниково-довідкова документація.
Системи документації
Згідно з Державним класифікатором управлінської документації Україна ДК 010-98, система документації - це сукупність взаємопов'язаних документів, які використовуються в певній сфері діяльності.
Діяльність установи, організації, підприємства відображається в різних документах, які взаємопов'язані і складають системи документації, які застосовуються в певній сфері. Можна назвати безліч систем документації, які класифікуються за різними ознаками (територіальному, функціональному, рівнем управління тощо). Виділяють функціональні системи документації - організаційно-розпорядча, планова, отчетностатістіческая та ін, тобто властиві всім органам управління. Системи документації, що відображають діяльність органів галузевого управління (міністерств, відомств), прийнято вважати галузевими. Можна виділяти різні підсистеми документації по рівнях управління, вони між собою тісно пов'язані, і їх важко розмежувати.
У нас в країні у зв'язку з розвитком автоматизації управлінських процесів розроблені уніфіковані системи документації. Визначення, призначення, склад уніфікованої системи документації встановлюються ГОСТами. Документи різних систем повинні мати уніфіковану форму.
Уніфікована система документації (УСД) - система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.
Уніфіковані форми документів розробляються і затверджуються міністерствами та відомствами. Вони обов'язкові для застосування в усіх установах, організаціях, підприємствах незалежно від форми власності.
Державний класифікатор управлінської документації Україна ДК 010-98, чинний з 01.06.99 виділяє такі системи документації:
організаційно-розпорядча документація;
первинно-облікова документація;
банківська документація;
фінансова документація;
звітно-статистична документація;
планова документація;
Введення. 2
Поняття документа .. 3
Функції документів .. 4
Класифікація документів за різними ознаками .. 7
Висновок .. 26
Список використаної літератури .. 27
Введення
У діяльності будь-якої організації, установи, підприємства створюється безліч різноманітних за видами і призначенням документів. Одні документи призначені для реалізації зовнішніх зв'язків, інші відображають суто внутрішню діяльність установи у всіх її різноманітних аспектах. У процесі розвитку документаційного забезпечення поступово склалися певні документні комплекси - системи документації: наприклад, система розпорядчої документації, система документації з бухгалтерського обліку та звітності, система документації з особового складу, система звітної документації та інПри роботі з документами дуже важливо знати, до якої системи документації належить той чи інший документ - це багато в чому визначає вимоги до структури та змісту документів, до їх оформлення.
У будь-якій класифікації важливо підстава - ознака або ознаки, відповідно до яких об'єкти класифікації розбиваються на класи.
Мета даної роботи - визначити поняття документа, види і функції документів, а також розглянути класифікації і системи документації.
Поняття документа
Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інДокумент - це ділова папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред'явника; це письмове свідоцтво про що-небудь.
З наукової точки зору, документ - це спосіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної реальності та розумової діяльності людини.
Відповідно до Закону України "Про інформацію" від 02.10.02, "документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві".
У російську мову слово "документ" прийшло за часів Петра I і спочатку мало значення письмового свідчення. Потім з'являються терміни "ділова папір", "службовий документ", "акт" і підкреслюється значення документа в управлінні. Виділяються "рахункові документи", "історичні документи".
Поняття "документ" використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже кожна галузь знання дає своє тлумачення цього терміна. На жаль, до теперішнього часу серед фахівців у галузі документознавства, бібліотекознавства, інформатики та ін сфер немає єдності у розумінні поняття "документ", не дивлячись на наявність ряду законодавчих та офіційних визначень. Останнім часом відбувається перенесення смислового навантаження у визначенні "документа" з матеріальної складової на інформаційну.
Функції документів
Спеціальні
соціальна
комунікативна
правова
функція історичного джерела
функція обліку
Загальні
Функції документів
Рис.1 Функції документів. Функції документів |
Спеціальні |
соціальна |
комунікативна |
правова |
функція історичного джерела |
функція обліку |
Загальні |
Для розуміння еволюції документа важливо вивчати питання про його функції. Функція документа є його цільове призначення, властиве йому незалежно від того усвідомлена ця функція автором чи ні. Будь-який документ має певними функціями, з'ясування яких важливе для визначення мети створення документа, для його класифікації та вивчення ролі у даній соціальній структурі та економічній системі. Автор документа, фіксуючи інформацію, не завжди програмує якусь функцію. Документ поліфункціонален (багатофункціональний), тобто містить в собі різні функції, які з плином часу міняють своє домінуюче значення. Виділяються функції загальні та спеціальні. Загальні - це інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна; спеціальні - управлінська, правова, функція історичного джерела, функція обліку. (Рис.1)
Інформацію, що міститься в документах можна підрозділити на:
ретроспективну (що відноситься до минулого);
оперативну (поточну);
перспективну (що відноситься до майбутнього)
Існують і інші класифікації інформації. Наприклад, поділ на первинну і вторинну; за жанрами; видами; носіям та ін.
Кожен документ має інформаційну ємність (або інформаційний потенціал), тобто кількість і якість інформації.
Інформаційна ємність характеризується такими показниками: повнота, об'єктивність, достовірність, оптимальність, актуальність інформації, її корисність і новизна. Чим вище ці показники, тим цінніше документ.
Соціальна функція теж притаманна багатьом документам, тому що створюються вони для задоволення різних потреб як суспільства в цілому, так і окремих його членів. Документ також сам може впливати на соціальні відносини них залежно від призначення, ролі в даному суспільстві, причому може не тільки стимулювати їх розвиток соціальних процесів, але і гальмувати.
Комунікативна функція виконує завдання передачі інформації у часі і просторі, інформаційного зв'язку між членами суспільства. Без обміну відомостями, думками, ідеями соціальні зв'язки не можуть підтримуватися. Можна виділити дві категорії документів, в яких яскраво виражена комунікативна функція:
1) документи, орієнтовані в одному напрямку (закони, укази, розпорядження, накази, інструкції, скарги, доповідні записки тощо);
2) документи двосторонньої дії (ділова та особисте листування, договірні документи і т.д.).
Культурна функція - здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві (кінофільм, малюнок, науково-технічний документ та ін.)
Управлінська функція виконується офіційними документами, які спеціально створені для цілей і в процесі управління (закони, положення, статути, протоколи, рішення, зведення, звіти та ін.) Ці документи відіграють велику роль в інформаційному забезпеченні управління, вони різноманітні, відбивають різні рівні прийняття рішень.
Правова функція властива документам, в яких закріплюються зміни правових норм і правопорушень. Можна виділити дві категорії документів, наділених правової функцією: спочатку володіють нею і купують її на якийсь час.
У першу групу входять всі документи, що встановлюють, закріплюють, що змінюють правові норми і правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, що тягнуть за собою юридичні наслідки. Сюди відносяться всі правові акти органів державної влади (закони, укази, постанови тощо), судові, прокурорські, нотаріальні та арбітражні акти, всі договірні, посвідчувальні документи (паспорти, пропуски, посвідчення і т.д.) і оправдательно-фінансові документи (накладні, прибуткові ордери, лічильно-платіжні вимоги тощо)
До другої категорії відносяться документи, які на час набувають цю функцію, будучи доказом будь-яких фактів у суді, органах слідства та прокуратури, нотаріаті, арбітражі. У принципі будь-який документ може бути доказом і тим самим тимчасово буде наділений правової функцією.
Функція історичного джерела вивчається історичною наукою. Існує дві точки зору: перша - документ стає історичним джерелом з моменту передачі його на архівне зберігання; друга - документ наділяється цією функцією з моменту його виникнення, але усвідомлюється ця функція людиною лише коли документ надходить до архіву. Таким чином, ця функція починає домінувати в документі, якщо він виступає як джерело інформації для історика, що досліджує ту чи іншу проблему.
Функція обліку дає не якісну, а кількісну характеристику інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу і контролю. Основні види обліку - статистичний, бухгалтерський, оперативний відображаються в статистичних і фінансово-економічних документах, планової, звітної, документації.
Класифікація документів за різними ознаками
Документ, який створений у суспільстві, входить у відповідну систему документації як її елемента. Окремі види і різновиди документів складають систему документації. До теперішнього часу в документознавстві немає несуперечливої наукової класифікації видів і різновидів документів.Найважливішою ознакою для класифікації документів є його зміст. Службові документи можуть підрозділятися по: з адміністративних питань; матеріально-технічного постачання; планування; оперативної діяльності; бухгалтерського обліку; підготовки і розстановки кадрів; фінансово-кредитних і зовнішньоторговельним питань і т.д.
Всі документи, що обертаються на підприємстві, можуть класифікуватися за такими ознаками.
За назвою існує безліч різновидів документів. Ось лише деякі з них: накази, розпорядження, плани і звіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції, довідки, доповідні, пояснювальні записки, службові листи, телеграми, стандарти, технічні умови, платіжні вимоги і доручення, довіреності тощо д.
За способом фіксації інформації документи бувають письмові (рукописні, машинописні, типографські, підготовлені на розмножувальних апаратах, надруковані на персональних комп'ютерах), графічні та Фотофон-кінодокументи.
За ступенем складності документи класифікують на прості і складні. Прості - це документи, в яких розглядається одне питання, в складних висвітлюється кілька питань.
За ступенем гласності розрізняють документи відкриті (несекретні) та документи з обмеженим доступом. Документи з обмеженим доступом бувають різного ступеня секретності: цілком таємні, таємні, документи для службового користування (ДСК), з грифом "конфіденційно".
За юридичною силою документи поділяють на справжні і підроблені. Справжні документи бувають дійсні та недійсні. Недійсним документ стає в результаті закінчення терміну дії або скасування його іншим документом.
За строками виконання документи класифікуються на термінові і нетермінові. Терміновими є документи з термінами виконання, встановленими законом та відповідними правовими актами, а також телеграми та інші документи з грифом "терміново".
За походженням документи класифікують на службові, підготовлені на підприємствах, в організаціях, та особисті (листи громадян з викладенням скарг, пропозицій, прохань).
За термінами зберігання документи діляться на документи тимчасового та постійного терміну зберігання. Документи тимчасового зберігання в свою чергу поділяються на документи з терміном зберігання до 10 років і понад 10 років.
За ступенем обов'язковості документи бувають інформаційні, які містять відомості і факти про виробничої та іншої діяльності організацій, і директивні - обов'язкові для виконання, що носять характер юридичної або технічної норми.
За ступенем уніфікації розрізняють документи індивідуальні, типові, трафаретні, зразкові і уніфіковані у вигляді анкети і таблиці.
Індивідуальні документи розробляються конкретними організаціями для внутрішнього користування.
Типовими є документи, створювані вищими органами для організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер.
Трафаретні документи мають заздалегідь надрукований текст з пробілами, які заповнюються при остаточному оформленні документа в залежності від конкретної ситуації. Такі документи перспективні, тому що економлять час на підготовку.
Зразкові документи носять орієнтовний характер і використовуються для складання та оформлення документів по аналогії.
Анкета - спосіб представлення уніфікованого тексту, при якому постійна інформація розташовується в лівій частині аркуша, а змінна вноситься в документ у процесі його складання в праву частину листа.
Таблиця - документ, в якому постійна інформація розміщується в заголовках граф і боковика (заголовки рядків), а змінна (в цифровому або словесному вираженні) - на перетині відповідних граф і рядків.
Текст, представлений у вигляді таблиці, володіє великою інформаційною ємністю, дозволяє строго класифікувати і кодувати інформацію і легко підсумувати аналогічні дані. У табличній формі оформляються штатний розклад, план, графік відпусток та інші документи.
Державний класифікатор управлінської документації Україна ДК 010-98, чинний з 01.06.99 містить такі класи документів:
організаційно-розпорядча документація;
первинно-облікова документація;
банківська документація;
фінансова документація;
звітно-статистична документація;
планова документація;
ресурсна документація;
торгова документація;
зовнішньоторговельна документація;
цінова документація;
документація праці, соціальних питань та соціального захисту населення;
документація побутового обслуговування населення;
бухгалтерсько-облікова документація;
документація Пенсійного фонду;
словниково-довідкова документація.
Системи документації
Згідно з Державним класифікатором управлінської документації Україна ДК 010-98, система документації - це сукупність взаємопов'язаних документів, які використовуються в певній сфері діяльності.
Діяльність установи, організації, підприємства відображається в різних документах, які взаємопов'язані і складають системи документації, які застосовуються в певній сфері. Можна назвати безліч систем документації, які класифікуються за різними ознаками (територіальному, функціональному, рівнем управління тощо). Виділяють функціональні системи документації - організаційно-розпорядча, планова, отчетностатістіческая та ін, тобто властиві всім органам управління. Системи документації, що відображають діяльність органів галузевого управління (міністерств, відомств), прийнято вважати галузевими. Можна виділяти різні підсистеми документації по рівнях управління, вони між собою тісно пов'язані, і їх важко розмежувати.
У нас в країні у зв'язку з розвитком автоматизації управлінських процесів розроблені уніфіковані системи документації. Визначення, призначення, склад уніфікованої системи документації встановлюються ГОСТами. Документи різних систем повинні мати уніфіковану форму.
Уніфікована система документації (УСД) - система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.
Уніфіковані форми документів розробляються і затверджуються міністерствами та відомствами. Вони обов'язкові для застосування в усіх установах, організаціях, підприємствах незалежно від форми власності.
Державний класифікатор управлінської документації Україна ДК 010-98, чинний з 01.06.99 виділяє такі системи документації:
організаційно-розпорядча документація;
первинно-облікова документація;
банківська документація;
фінансова документація;
звітно-статистична документація;
планова документація;
ресурсна документація;
торгова документація;
зовнішньоторговельна документація;
цінова документація;
документація з праці, соціальних питань та соціального захисту населення;
документація з побутового обслуговування населення;
бухгалтерсько-облікова документація;
документація по Пенсійному фонду;
інформаційно-довідкова документація.
Організаційно-розпорядча документація - система документації, використовувана для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління.
Організаційно-розпорядча документація виділяється з єдиною за своєю інформаційною природі документації в залежності від функцій державного органу, установи, який обслуговує діловодство.
Органи державної влади і державного управління України, всі установи, організації та підприємства відображають свою діяльність в розпорядчих документах. Відповідно до положень про державні органи класифікуються і розпорядчі документи.
До розпорядчих документів, що відображає адміністративно-управлінську діяльність закладів, відносяться:
постанови - правові акти, прийняті вищими і деякими центральними органами колегіального управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм правил поведінки.
рішення - правові акти, прийняті виконавчими комітетами. Рішення оформляють також результати діяльності та інших колегіальних органів - колегій, міністерств і відомств, наукових рад тощо
розпорядження - акти управління державного органу, що мають владний характер, присвоєні посадовій особі, державному органу компетенції, мають обов'язкову силу для громадян і організацій, яким розпорядження адресовано.
статути - зведення правил, що регулюють діяльність організацій, установ, товариств і громадян, їх взаємини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності.
положення - нормативні акти, що мають зведений кофікаційні характер і визначають порядок утворення, структуру, функції, компетенцію, обов'язки та організацію роботи системи органів держави, єдиного органу, структурного підрозділу (комісії, групи).
накази - акти, які видаються керівниками міністерств, відомств, відділів та управлінь виконкомів місцевих Рад народних депутатів, керівниками установ, об'єднань, організацій і підприємств, що діють на основі едіноналічія. Наказ видається для вирішення основних оперативних завдань, що стоять перед цим органом.
інструкції - правові акти, які видаються органом державного управління (або затверджується його керівником) з метою встановлення правил, що регулюють організаційні питання, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств (їх підрозділів і служб), посадових осіб і громадян. Інструкції видаються також з метою роз'яснення та визначення порядку застосування законодавчих актів та розпорядчих документів.
протоколи - документи, що фіксують хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів.
доповідні і пояснювальні записки: доповідні записки - документи, адресовані керівництву і показували б яке-небудь питання з висновками і пропозиціями укладача; пояснювальні записки - 1) документи, які пояснюють зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту); 2) повідомлення посадової особи , що пояснюють будь-яку дію, факт, подія, що подаються вищій посадовій особі.
акти - документи, складені кілька осіб і підтверджують встановлені факти або події.
звіти та ін
Первинно-облікова документація - система документації, використовувана для управління виробничо-господарською діяльністю суб'єктів підприємницької діяльності, організацій, які не займаються підприємницькою діяльністю, всіх форм власності.
Банківська документація - система документації, використовувана для здійснення розрахунково-грошових операцій через банки.
Фінансова документація - система документації, використовувана для організації фінансових взаємовідносин суб'єктів економіки.
Звітно-статистична документація - система документації, використовувана для вирішення завдань державної статистики та отримання статистичної інформації.
Звіт - документ, який містить відомості про результати діяльності за певний період часу. Звітна документація установи складається з декількох комплексів документів: державна статистична звітність; відомча звітність; внутріучрежденческая звітність.
Форми документів державної статистичної звітності розробляються Держкомстатом України і є обов'язковими для всіх установ, організацій і підприємств. Форми документів відомчої звітності розробляються міністерствами і відомствами. Центральний банк України, Державна податкова служба України та Міністерство фінансів України представляють форми бухгалтерського обліку та звітності, податкової звітності, обов'язкові для всіх організацій. Форми відомчої звітності готують федеральні органи виконавчої влади, які здійснюють галузеве управління.
Державна статистична й відомча звітність подається у встановлені терміни відповідним територіальним органом. По термінів уявлення вона може бути декадної, місячної, квартальної, піврічної і річної.
У кожній установі складається внутрішня звітність про виконання планів, завдань, разових доручень керівництва або доручень вищестоящої організації. Такого роду звітні документи складаються фахівцями структурних підрозділів та подаються на розгляд керівництва даної або вищої організації. Внутріучрежденческіе звітні документи можуть називатися: звіт або довідка звітного характеру.
Державна статична та відомча звітність складається на основі затверджених уніфікованих форм і відповідно до затверджених нормативних документів.
Планова документація - система документації, використовувана для вирішення завдань прогнозування і планування розвитку економіки.
Результати планування фіксуються у планових документах, які мають такі назви: план, перспективний план, програма, графік, схема, генеральна схема.
Особливість планових документів, у тому, що вони завжди складаються на якийсь певний термін: кілька років, рік, півроку, квартал, місяць або на період виконання конкретного виду робіт.
Федеральні плани, програми, генеральні схеми розробляються за рішенням Уряду України одним або кількома міністерствами чи відомствами. Проекти до їх подання в Уряд України на затвердження в обов'язковому порядку проходять стадію узгодження з усіма зацікавленими установами. Затверджуються федеральні програми, плани та генеральні схеми постановами Уряду України.
Галузеві плани та програми розробляються органом виконавчої влади, для підвідомчих установ і організацій. Затверджуються керівником органу виконавчої влади (міністерства або відомства) і є обов'язковими для виконання. Контроль за їх виконанням здійснюється відповідним федеральним органом виконавчої влади.
Територіальні програми, плани, схеми розробляються адміністраціями країв, областей, районів, міст, та інших територіальних утворень і діють в рамках території. Як правило, вони стосуються питань соціального та економічного розвитку та благоустрою територій.
Планування діяльності окремої організації, як правило, здійснюється у формі плану, програми або графіка. При наявності в установі колегій, рад, комісій їх діяльність також планується.
Розробляються планові документи керівництвом із залученням кваліфікованих фахівців і обов'язково проходять стадію погодження та затвердження.
Програма підписується керівником підрозділу, відповідального за розробку програми. Затверджуються програми керівником вищестоящої або даної організації чи колегіальним органом (зборами, радою, колегією і т.п.).
План - документ, що встановлює перелік намічених до виконання заходів, їх послідовність, обсяг, терміни, відповідальних виконавців. Форма планів, як правило, таблична.
Плани організацій оформляються на загальному бланку. Обов'язковими реквізитами плану є: найменування організації, назва виду документа, дата, номер документа, місце складання плану, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження. Плани структурних підрозділів оформляються на стандартних аркушах паперу з нанесенням усіх необхідних реквізитів.
Плани робіт чи заходів підписуються керівниками підрозділів-розробників, затверджуються плани керівником вищестоящого органу або даної організації.
Цінова документація - система документації, використовувана для вирішення завдань аналізу цін і ціноутворення.
Ресурсна документація - система документації, використовувана для вирішення завдань управління ресурсами.
Торгова документація - система документації, використовувана для вирішення завдань управління торгівлею.
Всі торговельні операції, здійснювані підприємствами, повинні в обов'язковому порядку бути оформлені документально. Особливо увагу необхідно приділити юридичних документів, так як без них ці операції будуть недійсні.
Існуючим законодавством передбачені спеціальні правові норми для оформлення торгових документів, тобто, якщо їх не дотримуватися, документ не буде мати юридичну силу. До них можна віднести: зміст, форма, порядок оформлення і виконання, також регламентовані законодавством.
У процесі своєї фінансово-господарської діяльності торговельні підприємства вступають зі своїми партнерами у взаємини. Спершу треба зробити висновок договорів, а потім проводяться розрахунки.
У торговельній діяльності підприємства найчастіше вживають договору купівлі-продажу. За договором купівлі-продажу продавець зобов'язується передати майно (річ, товар) у власність, тобто повне господарське відання або оперативне управління покупця, а покупець зобов'язується прийняти майно і доплатити за нього певну ціну.
Складання договору є складною і відповідальною частиною укладання угоди.
Договір виконує наступні функції:
- Юридично закріплює відносини між партнерами, надаючи їм характер, обов'язковість виконання яких захищене законом;
- Визначає порядок і способи виконання зобов'язань;
- Передбачає способи захисту забезпечення зобов'язань.
Довгострокові контракти дозволяють підприємству планувати діяльність, визначати перспективи розвитку. Усі аспекти господарських відносин, не зазначені в договорі, регламентовані чинним законодавством, тобто є певні вимоги до дії договорів.
Документація з праці, соціальних питань та соціального захисту населення - система документації, використовувана для вирішення завдань управління трудовими ресурсами і соціальним захистом.
Документація з бухгалтерського обліку - система документації, використовувана для вирішення завдань бухгалтерського обліку бюджетних і госпрозрахункових установ і організацій.
Бухгалтерськими документами оформляються будь-які господарські операції в тій послідовності, в якій вони відбуваються. Це забезпечує суцільний, безперервний облік всіх об'єктів бухгалтерського обліку; юридичне обгрунтування бухгалтерських записів, які роблять на підставі документів, що мають доказову силу; використання документів для поточного контролю та оперативного керівництва господарською діяльністю організацій; контроль за збереженням власності, так як документами підтверджується матеріальна відповідальність працівників за довірені їм цінності; зміцнення законності, оскільки документи служать основним джерелом відомостей для подальшого контролю правильності, доцільності та законності кожної господарської операції при документальних ревізіях.
Основні ознаки, за якими класифікуються бухгалтерські документи:
за призначенням;
За призначенням документи поділяються на розпорядчі, виправдувальні, бухгалтерського оформлення і комбіновані.
Розпорядчими називаються такі документи, які містять розпорядження про виконання тієї чи іншої господарської операції. Їх основне призначення - передача вказівок керівних працівників безпосереднім виконавцям. Багато операцій здійснюються тільки за наявності відповідного розпорядчого документа.
До числа розпорядчих документів належать накази, розпорядження, записи про прийом і звільнення з роботи, про відпустку.
Ці документи ще не містять в собі підтвердження фактів здійснення операцій, тому самі по собі вони не можуть служити підставою для відображення операцій в обліку.
Виправдувальними (або виконавчими) називаються документи, що оформляють вже зроблені операції. Вони складаються в момент здійснення операцій і підтверджують факт виконання наказу чи розпорядження. Наприклад, розрахункові відомості по заробітній платі, накладні, акти, рахунки-фактури, квитанції, що свідчать про прийом цінностей, і багато інших.
Документами бухгалтерського оформлення називаються такі документи, які створюються апаратом бухгалтерії для підготовки облікових записів, а також для полегшення, скорочення і спрощення останніх.
Документи бухгалтерського оформлення складають у бухгалтерії на підставі раніше оформлених розпорядчих і виправдувальних документів. Вони призначені для відображення бухгалтерських записів в облікових регістрах з метою прискорення облікового процесу. У цих документах немає розпорядження на проведення господарської операції і немає підтвердження факту її вчинення. Наприклад, розрахунок суми претензії за позовом, розрахунок зносу основних засобів і нематеріальних активів, розрахунки товарних втрат і т.д.
До документів бухгалтерського оформлення належать також бухгалтерські довідки. Вони складаються в тих випадках, коли потрібно перенести суму з одного рахунку на інший, оформити закриття рахунку, виправити помилки, допущені в облікових записах, і т.п. Необхідність у цьому виникає досить часто, і тому довідки такого роду в бухгалтерській практиці дуже поширені.
Комбінованими називаються такі документи, які поєднують ознаки кількох видів документів: розпорядчих і виправдувальних, виправдувальних і документів бухгалтерського оформлення і т.д. Вони служать одночасно і розпорядженням про виконання даної операції, і виправданням її виконання, фіксують досконалу операцію і в той же час містять вказівку про порядок відображення її в рахунках. Наприклад, прибуткові та видаткові касові ордери, авансові звіти підзвітних осіб, вимоги на відпуск матеріалів, лімітно-забірні карти, розрахунково-платіжні відомості, оголошення про внесок готівкових грошових коштів на розрахунковий рахунок і т.д.
Поєднання в одному документі ознак кількох видів документів спрощує їх облікову обробку, скорочує кількість документів і витрати на їх придбання. Комбіновані документи складають для зменшення кількості документів за господарськими операціями, які повторюються в організації багаторазово протягом короткого періоду.
за способом (порядком) складання;
За способом (порядком) складання розрізняють первинні та зведені документи.
Первинними називаються документи, які відображають усі господарські операції безпосередньо у момент їх вчинення. Вони є першим формальним доказом того, що дані операції дійсно виконані. До первинних документів належать касові прибуткові та видаткові ордери, накладні, приймально-здавальні акти, наряди, квитанції і т.п. Прикладом первинного документа може також служити прибутковий ордер. Він складається при надходженні матеріалів на склад і свідчить про виконання комірником даного йому розпорядження про їх прийом.
Зведеними називаються документи, що складаються на основі первинних документів. У них відображаються операції, що раніше вже оформлені відповідними первинними документами. Складання вторинних документів безпосередньо не пов'язані з господарськими операціями, в них лише реєструються ці операції за даними первинних документів.
Зведені документи дозволяють зменшити кількість записів в рахунках бухгалтерського обліку. До зведених документах відносяться розроблювальні таблиці, групувальні відомості, відомості розподілу витрат, звіти (відомості) про рух продуктів і матеріалів, авансовий звіт і ін Авансовий звіт заповнюється на підставі первинних документів, де вказуються всі витрати, зроблені підзвітною особою. До числа зведених документів відносяться також розрахунково-платіжні відомості по заробітній платі або відомості випуску готової продукції, різні внутрішні звіти (наприклад, звіт про рух матеріальних цінностей по складу) та ін Всі ці документи обов'язково містять додаткові дані, крім тих, які є в первинних документах, що з'явилися базою для їх складання.
Отже, зведені документи служать, по-перше, для об'єднання даних первинних документів і отримання укрупнених показників і, по-друге, для групування даних первинних документів з метою отримання додаткових відомостей про враховуються операціях та відображення цих операцій в новому розрізі. Отже, зведені документи використовуються як засіб обробки вихідних даних про операції.
за способом відображення господарських операцій;
За способом відображення господарських операцій документи поділяються на разові та накопичувальні.
Разові документи відображають одну або одночасно декілька господарських операцій. Відмінна риса цих документів - відразу ж після складання вони передаються в бухгалтерію і можуть служити підставою для бухгалтерських записів. Наприклад, прибуткових ордер за матеріалами, відомості розподілу витрат, калькуляції, накладні, приймально-здавальні акти, касові ордери, грошові чеки тощо
Накопичувальні документи служать для оформлення однорідних операцій, що здійснюються на підприємстві в різний час (за тиждень, декаду, півмісяця). Їх складають з метою зменшення числа виписуються документів по тих операціях, які виробляються на підприємстві багаторазово протягом короткого часу. Наприклад, денний забірний лист на відпуск сировини, особові рахунки по заробітній платі, табель обліку робочого часу, відомість виконаних робіт і т.п.
за місцем складання;
За місцем складання документи поділяють на внутрішні і зовнішні.
Внутрішні документи складають всередині підприємства. Ними оформляються господарські операції, що здійснюються тільки всередині підприємства. Ці документи не виходять за межі підприємства, наприклад, розрахунково-платіжні відомості, прибуткові та видаткові касові ордери та ін
Зовнішні документи складають поза даного підприємства і ними оформляються операції, що здійснюються між підприємствами. Наприклад, рахунки, накладні, рахунки-фактури контрагентів.
Окремі внутрішні документи у результаті скоєних господарських операцій стають зовнішніми, наприклад, грошові чеки, платіжні доручення. При заповненні внутрішніх документів достатньо вказати лише обов'язкові реквізити, а при складанні зовнішніх документів необхідно ще додати додаткові реквізити документів для повноти характеристики господарської операції.
за якісними ознаками;
За якісними ознаками документи можуть бути повноцінними і неповноцінними. Повноцінним є такий документ, який складений за встановленою формою, має всі обов'язкові реквізити і правильно відображає дійсно досконалу і законну господарську операцію. Документ, що не задовольняє цим вимогам, є неповноцінним.
за рівнем використання засобів обчислювальної техніки.
За ступенем використання засобів обчислювальної техніки при оформленні документів їх поділяють на документи, які заповнюються вручну, частково заповнені на машинах (тобто документи, складені на фірмових бланках) і повністю виконані на машинах (розрахунково-платіжна відомість, накладна, рахунок-фактура, інвентаризаційний опис і т.д.).
Документація по Пенсійному фонду - система документації, використовувана для вирішення завдань пенсійного забезпечення.
Інформаційно-довідкова документація - система документації, використовувана для вирішення завдань управління інформаційною базою та її складовими елементами (бази даних, уніфіковані форми документів, інформаційні потоки, техніко-економічні показники і т.д.)
Інформаційно-довідкові документи подають відомості, які спонукають приймати певні рішення, тобто ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу. Вони не містять доручень, не зобов'язують виконувати доручення.
Документи цієї системи відіграють службову роль стосовно організаційно-правових та розпорядчих документів.
Особливістю цих документів є те, що вони йдуть знизу вгору по системі управління: від працівника до керівника підрозділу, від керівника підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації у вищу.
До складу інформаційно-довідкових документів входять:
доповідна записка - див Організаційно-розпорядча документація
службова записка - записка про виконання будь-якої роботи, що направляється посадовою особою іншій посадовій особі
пояснювальна записка - див Організаційно-розпорядча документація
пропозиція - різновид доповідної записки, що містить перелік конкретних пропозицій з певного питання
подання - документ, що містить пропозицію про призначення, переміщення або заохочення особового складу, а також рекомендацію певних дій та заходів з питань діяльності установи.
заява - документ, що містить прохання або пропозиції особи (осіб) установі або посадовій особі.
всі різновиди листування - узагальнена назва різних за змістом документів (службовий лист, телеграма, телекс, телефонограма, факсограма (факс), електронне повідомлення та ін), які використовуються в якості інструменту оперативного інформаційного обміну між організаціями
протокол - див Організаційно-розпорядча документація
акт - див Організаційно-розпорядча документація
довідка - 1) документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів і собитій.2) документ, що підтверджує факти біографічного або службового характеру.
висновок - документ, що містить думку, висновок установи, комісії, фахівця з якого-небудь документа або питання
відгук - документ, що містить думку установи або фахівця з приводу будь-якої роботи
зведення - документ, що являє собою узагальнені дані з одного питання (зведення пропозицій, зведення зауважень, зведення вимог тощо)
список - перелік осіб або предметів у певному порядку, складене з метою інформації або реєстрації
перелік - систематизований список документів, предметів, об'єктів, складений з метою поширення на них певних норм чи вимог.
Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління, тому воно є одним із засобів зміцнення законності і контролю.
Від чіткості та оперативності обробки і руху документів в кінцевому підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому в раціональній організації документообороту завжди приділяється велика увага.
2. Кудрявцев В.А. та ін "Організація роботи з документами: підручник - М.: ИНФРА-М, 1998.
3. Г.Г. Іванов та ін Документи в торгових операціях. Практичний посібник / Академія народного господарства. СП "Міст-Вест" - М; 1994
4. Класифікація документа: проблеми та вирішення. / / Книга: дослідження та матеріали: М. 1995
5. Печникова Т.В., Печникова А.В. "Документаційне забезпечення діяльності організації", М., 1998;
6. Державний класифікатор управлінської документації Україна ДК 010-98, чинний з 01.06.99.
7. Кірсанова М.В. Сучасне діловодство, Инфра - М: 2000.
8. Кушнаренко Н.М. Документознавство., Київ: Знання 2000.
9. Кузнєцова Т.В. Діловодство. М: 2003 р.
торгова документація;
зовнішньоторговельна документація;
цінова документація;
документація з праці, соціальних питань та соціального захисту населення;
документація з побутового обслуговування населення;
бухгалтерсько-облікова документація;
документація по Пенсійному фонду;
інформаційно-довідкова документація.
Організаційно-розпорядча документація - система документації, використовувана для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління.
Організаційно-розпорядча документація виділяється з єдиною за своєю інформаційною природі документації в залежності від функцій державного органу, установи, який обслуговує діловодство.
Органи державної влади і державного управління України, всі установи, організації та підприємства відображають свою діяльність в розпорядчих документах. Відповідно до положень про державні органи класифікуються і розпорядчі документи.
До розпорядчих документів, що відображає адміністративно-управлінську діяльність закладів, відносяться:
постанови - правові акти, прийняті вищими і деякими центральними органами колегіального управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм правил поведінки.
рішення - правові акти, прийняті виконавчими комітетами. Рішення оформляють також результати діяльності та інших колегіальних органів - колегій, міністерств і відомств, наукових рад тощо
розпорядження - акти управління державного органу, що мають владний характер, присвоєні посадовій особі, державному органу компетенції, мають обов'язкову силу для громадян і організацій, яким розпорядження адресовано.
статути - зведення правил, що регулюють діяльність організацій, установ, товариств і громадян, їх взаємини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності.
положення - нормативні акти, що мають зведений кофікаційні характер і визначають порядок утворення, структуру, функції, компетенцію, обов'язки та організацію роботи системи органів держави, єдиного органу, структурного підрозділу (комісії, групи).
накази - акти, які видаються керівниками міністерств, відомств, відділів та управлінь виконкомів місцевих Рад народних депутатів, керівниками установ, об'єднань, організацій і підприємств, що діють на основі едіноналічія. Наказ видається для вирішення основних оперативних завдань, що стоять перед цим органом.
інструкції - правові акти, які видаються органом державного управління (або затверджується його керівником) з метою встановлення правил, що регулюють організаційні питання, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств (їх підрозділів і служб), посадових осіб і громадян. Інструкції видаються також з метою роз'яснення та визначення порядку застосування законодавчих актів та розпорядчих документів.
протоколи - документи, що фіксують хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів.
доповідні і пояснювальні записки: доповідні записки - документи, адресовані керівництву і показували б яке-небудь питання з висновками і пропозиціями укладача; пояснювальні записки - 1) документи, які пояснюють зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту); 2) повідомлення посадової особи , що пояснюють будь-яку дію, факт, подія, що подаються вищій посадовій особі.
акти - документи, складені кілька осіб і підтверджують встановлені факти або події.
звіти та ін
Первинно-облікова документація - система документації, використовувана для управління виробничо-господарською діяльністю суб'єктів підприємницької діяльності, організацій, які не займаються підприємницькою діяльністю, всіх форм власності.
Банківська документація - система документації, використовувана для здійснення розрахунково-грошових операцій через банки.
Фінансова документація - система документації, використовувана для організації фінансових взаємовідносин суб'єктів економіки.
Звітно-статистична документація - система документації, використовувана для вирішення завдань державної статистики та отримання статистичної інформації.
Звіт - документ, який містить відомості про результати діяльності за певний період часу. Звітна документація установи складається з декількох комплексів документів: державна статистична звітність; відомча звітність; внутріучрежденческая звітність.
Форми документів державної статистичної звітності розробляються Держкомстатом України і є обов'язковими для всіх установ, організацій і підприємств. Форми документів відомчої звітності розробляються міністерствами і відомствами. Центральний банк України, Державна податкова служба України та Міністерство фінансів України представляють форми бухгалтерського обліку та звітності, податкової звітності, обов'язкові для всіх організацій. Форми відомчої звітності готують федеральні органи виконавчої влади, які здійснюють галузеве управління.
Державна статистична й відомча звітність подається у встановлені терміни відповідним територіальним органом. По термінів уявлення вона може бути декадної, місячної, квартальної, піврічної і річної.
У кожній установі складається внутрішня звітність про виконання планів, завдань, разових доручень керівництва або доручень вищестоящої організації. Такого роду звітні документи складаються фахівцями структурних підрозділів та подаються на розгляд керівництва даної або вищої організації. Внутріучрежденческіе звітні документи можуть називатися: звіт або довідка звітного характеру.
Державна статична та відомча звітність складається на основі затверджених уніфікованих форм і відповідно до затверджених нормативних документів.
Планова документація - система документації, використовувана для вирішення завдань прогнозування і планування розвитку економіки.
Результати планування фіксуються у планових документах, які мають такі назви: план, перспективний план, програма, графік, схема, генеральна схема.
Особливість планових документів, у тому, що вони завжди складаються на якийсь певний термін: кілька років, рік, півроку, квартал, місяць або на період виконання конкретного виду робіт.
Федеральні плани, програми, генеральні схеми розробляються за рішенням Уряду України одним або кількома міністерствами чи відомствами. Проекти до їх подання в Уряд України на затвердження в обов'язковому порядку проходять стадію узгодження з усіма зацікавленими установами. Затверджуються федеральні програми, плани та генеральні схеми постановами Уряду України.
Галузеві плани та програми розробляються органом виконавчої влади, для підвідомчих установ і організацій. Затверджуються керівником органу виконавчої влади (міністерства або відомства) і є обов'язковими для виконання. Контроль за їх виконанням здійснюється відповідним федеральним органом виконавчої влади.
Територіальні програми, плани, схеми розробляються адміністраціями країв, областей, районів, міст, та інших територіальних утворень і діють в рамках території. Як правило, вони стосуються питань соціального та економічного розвитку та благоустрою територій.
Планування діяльності окремої організації, як правило, здійснюється у формі плану, програми або графіка. При наявності в установі колегій, рад, комісій їх діяльність також планується.
Розробляються планові документи керівництвом із залученням кваліфікованих фахівців і обов'язково проходять стадію погодження та затвердження.
Програма підписується керівником підрозділу, відповідального за розробку програми. Затверджуються програми керівником вищестоящої або даної організації чи колегіальним органом (зборами, радою, колегією і т.п.).
План - документ, що встановлює перелік намічених до виконання заходів, їх послідовність, обсяг, терміни, відповідальних виконавців. Форма планів, як правило, таблична.
Плани організацій оформляються на загальному бланку. Обов'язковими реквізитами плану є: найменування організації, назва виду документа, дата, номер документа, місце складання плану, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження. Плани структурних підрозділів оформляються на стандартних аркушах паперу з нанесенням усіх необхідних реквізитів.
Плани робіт чи заходів підписуються керівниками підрозділів-розробників, затверджуються плани керівником вищестоящого органу або даної організації.
Цінова документація - система документації, використовувана для вирішення завдань аналізу цін і ціноутворення.
Ресурсна документація - система документації, використовувана для вирішення завдань управління ресурсами.
Торгова документація - система документації, використовувана для вирішення завдань управління торгівлею.
Всі торговельні операції, здійснювані підприємствами, повинні в обов'язковому порядку бути оформлені документально. Особливо увагу необхідно приділити юридичних документів, так як без них ці операції будуть недійсні.
Існуючим законодавством передбачені спеціальні правові норми для оформлення торгових документів, тобто, якщо їх не дотримуватися, документ не буде мати юридичну силу. До них можна віднести: зміст, форма, порядок оформлення і виконання, також регламентовані законодавством.
У процесі своєї фінансово-господарської діяльності торговельні підприємства вступають зі своїми партнерами у взаємини. Спершу треба зробити висновок договорів, а потім проводяться розрахунки.
У торговельній діяльності підприємства найчастіше вживають договору купівлі-продажу. За договором купівлі-продажу продавець зобов'язується передати майно (річ, товар) у власність, тобто повне господарське відання або оперативне управління покупця, а покупець зобов'язується прийняти майно і доплатити за нього певну ціну.
Складання договору є складною і відповідальною частиною укладання угоди.
Договір виконує наступні функції:
- Юридично закріплює відносини між партнерами, надаючи їм характер, обов'язковість виконання яких захищене законом;
- Визначає порядок і способи виконання зобов'язань;
- Передбачає способи захисту забезпечення зобов'язань.
Довгострокові контракти дозволяють підприємству планувати діяльність, визначати перспективи розвитку. Усі аспекти господарських відносин, не зазначені в договорі, регламентовані чинним законодавством, тобто є певні вимоги до дії договорів.
Документація з праці, соціальних питань та соціального захисту населення - система документації, використовувана для вирішення завдань управління трудовими ресурсами і соціальним захистом.
Документація з бухгалтерського обліку - система документації, використовувана для вирішення завдань бухгалтерського обліку бюджетних і госпрозрахункових установ і організацій.
Бухгалтерськими документами оформляються будь-які господарські операції в тій послідовності, в якій вони відбуваються. Це забезпечує суцільний, безперервний облік всіх об'єктів бухгалтерського обліку; юридичне обгрунтування бухгалтерських записів, які роблять на підставі документів, що мають доказову силу; використання документів для поточного контролю та оперативного керівництва господарською діяльністю організацій; контроль за збереженням власності, так як документами підтверджується матеріальна відповідальність працівників за довірені їм цінності; зміцнення законності, оскільки документи служать основним джерелом відомостей для подальшого контролю правильності, доцільності та законності кожної господарської операції при документальних ревізіях.
Основні ознаки, за якими класифікуються бухгалтерські документи:
за призначенням;
За призначенням документи поділяються на розпорядчі, виправдувальні, бухгалтерського оформлення і комбіновані.
Розпорядчими називаються такі документи, які містять розпорядження про виконання тієї чи іншої господарської операції. Їх основне призначення - передача вказівок керівних працівників безпосереднім виконавцям. Багато операцій здійснюються тільки за наявності відповідного розпорядчого документа.
До числа розпорядчих документів належать накази, розпорядження, записи про прийом і звільнення з роботи, про відпустку.
Ці документи ще не містять в собі підтвердження фактів здійснення операцій, тому самі по собі вони не можуть служити підставою для відображення операцій в обліку.
Виправдувальними (або виконавчими) називаються документи, що оформляють вже зроблені операції. Вони складаються в момент здійснення операцій і підтверджують факт виконання наказу чи розпорядження. Наприклад, розрахункові відомості по заробітній платі, накладні, акти, рахунки-фактури, квитанції, що свідчать про прийом цінностей, і багато інших.
Документами бухгалтерського оформлення називаються такі документи, які створюються апаратом бухгалтерії для підготовки облікових записів, а також для полегшення, скорочення і спрощення останніх.
Документи бухгалтерського оформлення складають у бухгалтерії на підставі раніше оформлених розпорядчих і виправдувальних документів. Вони призначені для відображення бухгалтерських записів в облікових регістрах з метою прискорення облікового процесу. У цих документах немає розпорядження на проведення господарської операції і немає підтвердження факту її вчинення. Наприклад, розрахунок суми претензії за позовом, розрахунок зносу основних засобів і нематеріальних активів, розрахунки товарних втрат і т.д.
До документів бухгалтерського оформлення належать також бухгалтерські довідки. Вони складаються в тих випадках, коли потрібно перенести суму з одного рахунку на інший, оформити закриття рахунку, виправити помилки, допущені в облікових записах, і т.п. Необхідність у цьому виникає досить часто, і тому довідки такого роду в бухгалтерській практиці дуже поширені.
Комбінованими називаються такі документи, які поєднують ознаки кількох видів документів: розпорядчих і виправдувальних, виправдувальних і документів бухгалтерського оформлення і т.д. Вони служать одночасно і розпорядженням про виконання даної операції, і виправданням її виконання, фіксують досконалу операцію і в той же час містять вказівку про порядок відображення її в рахунках. Наприклад, прибуткові та видаткові касові ордери, авансові звіти підзвітних осіб, вимоги на відпуск матеріалів, лімітно-забірні карти, розрахунково-платіжні відомості, оголошення про внесок готівкових грошових коштів на розрахунковий рахунок і т.д.
Поєднання в одному документі ознак кількох видів документів спрощує їх облікову обробку, скорочує кількість документів і витрати на їх придбання. Комбіновані документи складають для зменшення кількості документів за господарськими операціями, які повторюються в організації багаторазово протягом короткого періоду.
за способом (порядком) складання;
За способом (порядком) складання розрізняють первинні та зведені документи.
Первинними називаються документи, які відображають усі господарські операції безпосередньо у момент їх вчинення. Вони є першим формальним доказом того, що дані операції дійсно виконані. До первинних документів належать касові прибуткові та видаткові ордери, накладні, приймально-здавальні акти, наряди, квитанції і т.п. Прикладом первинного документа може також служити прибутковий ордер. Він складається при надходженні матеріалів на склад і свідчить про виконання комірником даного йому розпорядження про їх прийом.
Зведеними називаються документи, що складаються на основі первинних документів. У них відображаються операції, що раніше вже оформлені відповідними первинними документами. Складання вторинних документів безпосередньо не пов'язані з господарськими операціями, в них лише реєструються ці операції за даними первинних документів.
Зведені документи дозволяють зменшити кількість записів в рахунках бухгалтерського обліку. До зведених документах відносяться розроблювальні таблиці, групувальні відомості, відомості розподілу витрат, звіти (відомості) про рух продуктів і матеріалів, авансовий звіт і ін Авансовий звіт заповнюється на підставі первинних документів, де вказуються всі витрати, зроблені підзвітною особою. До числа зведених документів відносяться також розрахунково-платіжні відомості по заробітній платі або відомості випуску готової продукції, різні внутрішні звіти (наприклад, звіт про рух матеріальних цінностей по складу) та ін Всі ці документи обов'язково містять додаткові дані, крім тих, які є в первинних документах, що з'явилися базою для їх складання.
Отже, зведені документи служать, по-перше, для об'єднання даних первинних документів і отримання укрупнених показників і, по-друге, для групування даних первинних документів з метою отримання додаткових відомостей про враховуються операціях та відображення цих операцій в новому розрізі. Отже, зведені документи використовуються як засіб обробки вихідних даних про операції.
за способом відображення господарських операцій;
За способом відображення господарських операцій документи поділяються на разові та накопичувальні.
Разові документи відображають одну або одночасно декілька господарських операцій. Відмінна риса цих документів - відразу ж після складання вони передаються в бухгалтерію і можуть служити підставою для бухгалтерських записів. Наприклад, прибуткових ордер за матеріалами, відомості розподілу витрат, калькуляції, накладні, приймально-здавальні акти, касові ордери, грошові чеки тощо
Накопичувальні документи служать для оформлення однорідних операцій, що здійснюються на підприємстві в різний час (за тиждень, декаду, півмісяця). Їх складають з метою зменшення числа виписуються документів по тих операціях, які виробляються на підприємстві багаторазово протягом короткого часу. Наприклад, денний забірний лист на відпуск сировини, особові рахунки по заробітній платі, табель обліку робочого часу, відомість виконаних робіт і т.п.
за місцем складання;
За місцем складання документи поділяють на внутрішні і зовнішні.
Внутрішні документи складають всередині підприємства. Ними оформляються господарські операції, що здійснюються тільки всередині підприємства. Ці документи не виходять за межі підприємства, наприклад, розрахунково-платіжні відомості, прибуткові та видаткові касові ордери та ін
Зовнішні документи складають поза даного підприємства і ними оформляються операції, що здійснюються між підприємствами. Наприклад, рахунки, накладні, рахунки-фактури контрагентів.
Окремі внутрішні документи у результаті скоєних господарських операцій стають зовнішніми, наприклад, грошові чеки, платіжні доручення. При заповненні внутрішніх документів достатньо вказати лише обов'язкові реквізити, а при складанні зовнішніх документів необхідно ще додати додаткові реквізити документів для повноти характеристики господарської операції.
за якісними ознаками;
За якісними ознаками документи можуть бути повноцінними і неповноцінними. Повноцінним є такий документ, який складений за встановленою формою, має всі обов'язкові реквізити і правильно відображає дійсно досконалу і законну господарську операцію. Документ, що не задовольняє цим вимогам, є неповноцінним.
за рівнем використання засобів обчислювальної техніки.
За ступенем використання засобів обчислювальної техніки при оформленні документів їх поділяють на документи, які заповнюються вручну, частково заповнені на машинах (тобто документи, складені на фірмових бланках) і повністю виконані на машинах (розрахунково-платіжна відомість, накладна, рахунок-фактура, інвентаризаційний опис і т.д.).
Документація по Пенсійному фонду - система документації, використовувана для вирішення завдань пенсійного забезпечення.
Інформаційно-довідкова документація - система документації, використовувана для вирішення завдань управління інформаційною базою та її складовими елементами (бази даних, уніфіковані форми документів, інформаційні потоки, техніко-економічні показники і т.д.)
Інформаційно-довідкові документи подають відомості, які спонукають приймати певні рішення, тобто ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу. Вони не містять доручень, не зобов'язують виконувати доручення.
Документи цієї системи відіграють службову роль стосовно організаційно-правових та розпорядчих документів.
Особливістю цих документів є те, що вони йдуть знизу вгору по системі управління: від працівника до керівника підрозділу, від керівника підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації у вищу.
До складу інформаційно-довідкових документів входять:
доповідна записка - див Організаційно-розпорядча документація
службова записка - записка про виконання будь-якої роботи, що направляється посадовою особою іншій посадовій особі
пояснювальна записка - див Організаційно-розпорядча документація
пропозиція - різновид доповідної записки, що містить перелік конкретних пропозицій з певного питання
подання - документ, що містить пропозицію про призначення, переміщення або заохочення особового складу, а також рекомендацію певних дій та заходів з питань діяльності установи.
заява - документ, що містить прохання або пропозиції особи (осіб) установі або посадовій особі.
всі різновиди листування - узагальнена назва різних за змістом документів (службовий лист, телеграма, телекс, телефонограма, факсограма (факс), електронне повідомлення та ін), які використовуються в якості інструменту оперативного інформаційного обміну між організаціями
протокол - див Організаційно-розпорядча документація
акт - див Організаційно-розпорядча документація
довідка - 1) документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів і собитій.2) документ, що підтверджує факти біографічного або службового характеру.
висновок - документ, що містить думку, висновок установи, комісії, фахівця з якого-небудь документа або питання
відгук - документ, що містить думку установи або фахівця з приводу будь-якої роботи
зведення - документ, що являє собою узагальнені дані з одного питання (зведення пропозицій, зведення зауважень, зведення вимог тощо)
список - перелік осіб або предметів у певному порядку, складене з метою інформації або реєстрації
перелік - систематизований список документів, предметів, об'єктів, складений з метою поширення на них певних норм чи вимог.
Висновок
Документ, як носій інформації, виступає в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їхніх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління, тому воно є одним із засобів зміцнення законності і контролю.
Від чіткості та оперативності обробки і руху документів в кінцевому підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому в раціональній організації документообороту завжди приділяється велика увага.
Список використаної літератури
1. Плешкевіч Є.А. Основи загальної теорії документа. - Саратов, 2005.2. Кудрявцев В.А. та ін "Організація роботи з документами: підручник - М.: ИНФРА-М, 1998.
3. Г.Г. Іванов та ін Документи в торгових операціях. Практичний посібник / Академія народного господарства. СП "Міст-Вест" - М; 1994
4. Класифікація документа: проблеми та вирішення. / / Книга: дослідження та матеріали: М. 1995
5. Печникова Т.В., Печникова А.В. "Документаційне забезпечення діяльності організації", М., 1998;
6. Державний класифікатор управлінської документації Україна ДК 010-98, чинний з 01.06.99.
7. Кірсанова М.В. Сучасне діловодство, Инфра - М: 2000.
8. Кушнаренко Н.М. Документознавство., Київ: Знання 2000.
9. Кузнєцова Т.В. Діловодство. М: 2003 р.