Введення.
Мета даної курсової роботи - показати роль документів і торгових відносин і результат, необхідність їх взаємодії.
Давним-давно, під час значного розвитку писемності вперше було згадане слово "Документ". Протікало час і з розвитком людської думки документ став використовуватися в різних сферах діяльності людей. У тому числі і в сфері торговельних відносин.
Поява поділу праці в первіснообщинному суспільстві призвело до появи таких елементів як "товар, гроші, ринок", їх сполучною ланкою стали торговельні відносини. З розвитком і ускладненням цих відносин людина не могла запам'ятовувати різноманітну багатофункціональну інформацію. Вони стали записувати інформацію на різних предметах. З цього моменту можна з упевненістю сказати, що документи стали використовуватися в торгових відносинах. Протягом багатьох століть слажівать закони торговельних взаємин і разом з цим відповідно удосконалювалося і ускладнювалося ведення документів.
Якщо раніше інформацію записували на різних предметах, то потім, та й у наш час основним носієм інформації стала папір. Але людина так влаштована, що завжди намагається спростити, полегшити свою працю. Тому на зміну папері впроваджуються більш досконалі магнітні носії. На них інформація компактно і зручно поміщається на маленькій площі, що значно полегшує її зберігання.
Зі збільшенням ролі міжнародних відносин Захід все більше входить в наше життя. З'являються різні інформаційно-торговельні комп'ютерні (відносини) розробки, адаптовані до наших умов. Тепер замість 10 осіб для обробки документального потоку необхідно всього 2-3 людини, які володіють навичками роботи на комп'ютері. Сьогодні при вчиненні великий і значною торгової операції практично неможливо обійтися без застосування інформаційно-технічних розробок. Існують компанії, які спеціалізуються тільки на розробці "торгових комп'ютерних систем" та їх адаптацією до сучасних ринкових умов. Призначені вони, в основному, для полегшення роботи економістів, бухгалтерів, менеджерів та інших фахівців в області торгових взаємин.
В основному документи в торгових операціях виконують функцію обліку. Використовуються всі види обліку. Оперативний облік - для використання всередині економічного суб'єкта. Дані статистичного обліку - для прогнозування розвитку торговельних відносин. Бухгалтерський облік - для контролю.
Документ
Визначення документа може бути дано через специфіку його розуміння на різних етапах історичного розвитку. Поняття "документ" найтіснішим чином пов'язане з інформацією, оскільки документ є її основним носієм. "Інформація" у перекладі означає: новини, відомості, дані. Поняття інформації, що застосовується в соціально-гуманітарних науках, може бути витлумачено як деяка сукупність відомостей, що визначають міру наших знань про ті чи інші події, явища, факти та їх взаємозв'язку.
У технічних та природничих науках, розвивають особливу теорію інформації, існує інше, специфічне уявлення про інформацію, яка, зокрема, лягло в основу сучасної кібернетики.
Множинність значень про поняття інформації, що існують в сучасній науці, зовсім не знімає того очевидного факту, що інформація є найважливіший аспект відображення матеріального світу, у тому числі соціального відображення.
Обмін інформацією є необхідною умовою життя людського суспільства. Інформація завжди допомагала правильно відображати події, що відбуваються і взаємодіяти на них. Але лише з появою нарисної способу фіксації інформації - "листи" - можна говорити про документ.
Документи з'явилися як додаткові засоби спілкування людей. Вони були викликані до життя передусім необхідністю відобразити, закріпити, передати те чи інше повідомлення. Носії, матеріальні предмети, на яких фіксується інформація, виконували в давні часи, головним чином, функцію свідоцтва. Тому латинське слово "documentum" означає "доказ".
У російській мові термін "документ" виник у XVIII ст. Цар Русі Петро I переклав його як "письмове свідоцтво". Отже, документом присвоювалося насамперед правове значення. Поняття документа як письмового джерела, що має юридичну силу, збереглося і в XX ст. Наприклад, в енциклопедичному словнику у Павленкова документом вважається: 1. Будь-яка папір, складена порядком і яка може служити доказом прав на що-небудь; 2. Взагалі всяке письмовий доказ.
Але вже в нормативних актах дореволюційної Росії XIX ст. - Початку XX ст. з організації управління та діловодства термін "документ" майже не вживається.
У практичній діяльності установ поняття документа також ототожнюється з поняттям "ділова папір", "акт", "справа". Закони та документальні матеріали установ дають можливість визначити, який зміст вкладається в кожне з цих понять.
Якщо в XVII ст. у визначення документа входило перш за все його правове значення, то в XIX ст. виділяється новий аспект - значення документа в управлінні. Документом вважається інформація, зафіксована за формою і призначена для здійснення процесу управління.
За радянських часів термін "документ" як синонім слова "ділова папір", вживався в деяких законодавчих актах, повторювала його та література 20-30-х років. Поступово термін "ділова папір" був замінений на "службовий документ".
З вищевикладеного можна зробити висновок, що в визначення документа можна виділити у відповідності з тим періодом часу існували три аспекти - правовий, управлінський, історичний. Але так як документ є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін, у визначенні його зазвичай переважає якийсь один аспект, хоча інформаційна природа його очевидна, саме поняття "документ" визначається різним способом, так як за основу беруть різні критерії - мета створення, форму, спосіб відтворення інформації і т. д.
Документ - будь-який матеріальний носій із закріпленою на ній інформацією будь-якою мовою і будь-яким способом для подальшого звернення до інформаційних системах.
У правовій науці документ вивчається як засіб документування і документних правовідносин.
За державним стандартом, документ - це засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної діяльності і уявної діяльності людини. Звідси я можу зрозуміти для себе, що документ - перш за все свідома діяльність людини. Закріплена інформація, виконана за прямої участі людини, коли він створює документ, або у разі непрямого участі, коли інформація, що закріплюється технічними засобами, які створені людиною. А також свідоме закріплення інформації не може бути виражене без слів або будь-яких знаків або символів, оскільки вона є уявним відображенням дійсності. Тому основне смислове значення документа узагальнюється у визначенні його як засіб закріплення інформації. Суттєвим є і та обставина, що інформація про факти, події є об'єктивною дійсністю і уявна діяльність людини може бути закріплена різним способом - листом, графікою, фотографією, звукозаписом, відеозаписом та ін І особливо відмінну, важливу роль відіграє, на якому матеріалі документ створюється - папірус, пергамент, папір, фотоплівка, відеокасета, дискета і т. д.
Так як я впритул торкнувся поняття "документ", то буде недоглядом, якщо я не опишу, які функції виконує документ.
Документ має певними функціями. Це є його цільове призначення, органічно притаманне тільки йому, незалежно від того, усвідомлена або не усвідомлена вона автором. Іншими словами, фіксуючи в документі інформацію, його автор далеко не завжди програмує якусь функцію.
При вивченні цих функцій з'являється можливість:
Усвідомити справжню мету створення документа і що полягає в ньому інформації;
Правильно зрозуміти роль документа в даній соціальній структурі, в даній системі економічних і соціально-політичних зв'язків;
Провести більш чітку наукову класифікацію документа;
Сформулювати певні вимоги до їх організації, змістом та формою і до технології обробки;
підвести теоретичну базу під раціоналізацію документообігу і почасти управління.
Немає документів, які несуть тільки одну функцію. Критерієм класифікації функцій є специфіка змісту документа, яка, у свою чергу, визначається потребою в реалізації тієї чи іншої суспільної функції.
Можна виділити наступні функції документа: інформаційну, соціальну, комунікативну, культурну, управлінську, правову, обліку, історичного джерела.
Трохи більш докладно про ці функції.
Навмисна фіксація інформації з метою її збереження та передачі і визначення змісту інформаційної функції. Особливість її в тому, що вона притаманна всім без винятку документів, бо необхідність фіксування інформації - причина появи будь-якого з них.
Всі інші функції документа в принципі можна назвати як різні аспекти, складові частини, модифікації саме цієї основної функції, оскільки вони базуються на різних модифікаціях або інтерпретація міститься в документі інформації.
Важливою інформацією, яку містить документ, є соціальна - це інформація про процеси, що відбуваються в суспільстві. Вона полягає в закріпленні, збереженні і передачі саме соціальної інформації. Може міститися в готовому вигляді, що не вимагає розшифровки, так і у формі, яка дозволяє отримати її в результаті аналізу, за допомогою застосування спеціальних методів і прийомів дослідження.
Можна сказати, що соціальна функція документа - це в тій чи іншій мірі відображення в ньому діяльності місця і ролі даної людини в даному суспільстві.
Тісно пов'язана з інформацією комунікативна функція документа. У якійсь мірі її можна розглядати як окремий випадок інформації, але вона виділяється в окрему функцію тому, що у неї є своя, яскраво виражена специфіка, а саме передача інформації у часі і просторі. За змістом вона є функція організації та підтримки інформаційного зв'язку між членами суспільства і між різними частинами громадської м державної організації.
Одна з важливих функцій документа - культурна. У даній функції він виступає в ролі засобу закріплення та передачі культурних традицій. Культурна функція найбільш ефективно виконує комплекс документів.
В управлінській функції документ виступає як засіб управлінської діяльності. Цю функцію виконують документи, створені з метою управління і в процесі реалізації управління, як би найбільш більший масив документації. Управління може бути ефективним лише при наявності нової, актуальною в тому числі випереджаючої інформації, яка дозволяє приймати своєчасні та правильні рішення. Тому основна властивість документів, які мають управлінською функцією, - їх оперативний характер. Особливо це позначається в критичних ситуаціях.
Документи, що володіють управлінською функцією, містять необхідну кількість інформації. Тому їх роль дуже велика в інформаційному забезпеченні управління.
Правова функція - функція фіксації, закріплення та правових норм і правовідносин. Існує два види категорій документів, наділених правової функцією:
Спочатку володіють нею;
Набувають їх на якийсь час.
До першої категорії відносяться документи встановлюють, закріплюють, що змінюють правові норми і правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, що тягнуть за собою юридичні наслідки.
До другої категорії відносяться всі документи, які можуть бути використані як доказ у суді, арбітражі та органах управління.
За моїми уявленнями, будь-який документ може виступати як доказ і відповідно бути наділеним правової функцією.
Функція обліку найближче стоїть до соціальної, але якщо соціальна функція закріплює якусь якісну визначеність, то функція обліку дає кількісну характеристику інформації. Вона є функція реєстрації та групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації.
Ще в давнину документи у відповідь на (придбання) потреба в обліку землі, врожаю, худоби, населення, боргів і т. д. З часом роль обліку зросла, в першу чергу обліку і контролю за виробництвом і розподілом.
А ось роль як історичного джерела документа, немає необхідності пояснювати саме слово "історія" (говорить) дає зрозуміти.
Також хотілося відзначити про реквізити документа. Будь-який документ складається з ряду складових його елементів, які називають реквізитами. До них відносяться - найменування, автор, адресат, текст, дата, підпис та інші не менш значні елементи. Різні документи складаються з різних реквізитів. Число їх характеризують документ визначається цільовим призначенням, вимогою до змісту і форми даного документа, способом документування. Крім реквізитів документ можуть охарактеризувати такі особливості, як оригінальність і справжність чи фальшивість, фізичний стан документа, формат паперу, її якість, колір, спосіб виготовлення і інші атрибути документа.
Є документи, для яких число реквізитів суворо обмежена. Особливо це стосується фінансово-торговельних операцій і документів, що характеризують особу встановлену законодавством.
Кожен документ має свого автора. Автором може виступати установа чи юридичні і фізичні особи та держава.
Торговельні відносини
Підходячи до питання про виникнення торговельних відносин, найбільшу увагу слід такого елементу як "товар".
Основою всіх торгових відносин, можна сказати, був і є товар. Люди взаємодіяли один з одним на ринку з приводу обміну товару, але ще й продажу також не можна упускати і такий значний елемент всіх торговельних взаємин, як "вигода".
Заглибимося трохи в історію, коли і на якому етапі відбулися значні зрушення у розвитку торговельних відносин за часів переходу від рабської покори до самосвідомим праці. Так, виникнення товару сприяло поділ праці. Люди стали займатися відповідно до інтересів і здібностей до тієї чи іншої професії. У результаті людина спеціалізувався і справляв суворо певний продукт праці. Але людині необхідно задовольняти свої потреби, прикладом може служити піраміда відомого економіста Маслоу. Також можна заглибитися в маркетинг і підійти з точки зору пошуку шляхів задоволення потреб людей.
Припустимо таку ситуацію: гончарю необхідний хліб, але пекарю не потрібен хліб, а потрібні дрова, майстру необхідна посуд для зберігання води, дроворубові потрібен новий сокиру. На ринку вони зможуть взаємовигідно обміняти товари за умови, що всі запропоновані товари однієї вартості, якщо ж ні, то в обіг вступають "гроші" як еквівалент вартості усіх товарів. І все задовольняють свої потреби.
Саме в цей період виникнення ринку і можливості отримати вигоду люди розділилися на продавців і покупців. І взаємини між ними іменуються "торговими операціями".
Перші кроки розвитку торговельних відносин проходили в обмеженому просторі - громада, село, місто і далі всі розширюючись, набуло масового державний і міжнародний характер. Як би досягає своєї межі.
Поняття торгівля - це галузь господарства, що забезпечує обіг товару, їх рух зі сфери виробництва в сферу споживання.
Торговельні взаємини будуть існувати до тих пір, поки людина не відмовиться від задоволення своїх безмежних потреб. А цього не станеться ніколи. Тому закони торгівлі будуть і надалі вдосконалюватися, пристосовуючись до зміни, принесених стрімким людським прогресом.
Документи в торгових операціях.
Документи, що використовуються в різноманітних фінансово-господарських операціях. Починаючи від прийому товару з виробництва, розрахунків і оплати за нього, і аж до надходження виручки від реалізації.
Якщо відповідно до змін у законодавстві виконувати вимоги до оформлення документів, можна і дуже вигідно і корисно для репутації підприємства уникнути розбіжностей з податковими органами при проведенні документальних перевірок.
Всі торговельні операції, здійснювані підприємствами. Повинні в обов'язковому порядку бути оформлені документально. Особливо увагу необхідно приділити юридичних документів. Так як без цього ці операції будуть недійсні. Юридичними вважаються документи, які оформляються відповідно до вимог законодавчих органів, з метою підтвердження прав і обов'язків або правових фактів, які тягнуть виникнення прав і обов'язків, що мають юридичну силу і які не потребують подальших пояснень і деталізації.
Існуючим законодавством передбачені спеціальні правові норми для оформлення торгових документів, тобто, якщо їх не дотримуватися, документ не буде мати юридичну силу. До них можна віднести: зміст, форма. Порядок оформлення і виконання, також регламентовані законодавством. Їх метою складання полягає у підтвердженні зобов'язань, що мають правове значення, а також доказ вчинення будь-яких юридичних дій.
У залежності від приналежності документа до певної області до їх оформлення пред'являються різні вимоги, але всі вони повинні мати найменування. У найменуванні фіксується операція, закріплена даним документом. До прикладу можна привести - при оформленні юридичних документів необхідно вказати його найменування, повні назви адресатів сторін, їх складових, час дії документа. Якщо не дотримуватися цих норми, то документ втрачає адресність, також і орієнтацію в часі. Наприклад: "Видатковий касовий ордер" - під ним розуміється витрата готівкових коштів касою підприємства. Але якщо в документі відсутнє найменування або воно нечітко, неясно і погано читаемо, то такий документ не має юридичної сили. Його просто не визнають за документ, що втілює будь-яку дію, що здійснюється досліджуваним об'єктом.
Зазвичай документ має типову форму і виготовляється у вигляді бланків, що спрощує їх заповнення, як би спрощуючи і полегшуючи працю працівника. Якщо облік ведеться на комп'ютері, то там просто потрібно змінити дані, так як формуляр є у пам'яті комп'ютера. Але лише коли використовуються спеціальні програми, які призначені для роботи з торговими документами тобто найбільш використовуваних в торгових операціях. До них можна віднести наступні програми: "1С-бухгалтерія", "1С-торгівля" та інші аналогічні програми.
Особливо облік на комп'ютері зручний при здійсненні помилок в документах, які легко виправляються без застосування до документа будь-яких зовнішніх вад. Але якщо заповнення документів ведеться без комп'ютера, то виправлення помилок ведеться наступним чином. Там виправлення виробляється з використанням різних закреслень та застережень, не можна видаляти частини тексту. Помилкова частина закреслюється однією рисою, щоб можна було прочитати помилково написане, а потім вписується правильний запис обов'язково з датою виправлення і підписом посадової особи, яка провела виправлення.
Обов'язково, але залежно від виправлення існує три види застережень:
"Виправленому (слово, цифра) вірити";
"Вписана - вірити";
"Закреслено не читати".
А ось в касових і банківських документах ніякі виправлення, підчистки, помарки не прийнятні.
Текст повинен бути достовірний, інформативний, послідовно і грамотно викладено. У документі зазначаються вимірювачі здійснюваної господарської операції тобто вага, габарити, грошові одиниці та інші.
Основним реквізитом є підпис. Вона-то і індивідуалізує документ, засвідчує особу, від якої він виходить. Право підпису документів на підприємствах належить відповідним посадовим особам. Виконавцем документа ніяк не може бути особа його підписує. Особливо це стосується касових документів.
Види документів в торгових операціях.
У процесі своєї фінансово-господарської діяльності торговельні підприємства вступають зі своїми партнерами у взаємини. Спершу треба зробити висновок договорів, а потім проводяться розрахунки. Я б хотів зупинитися на таких видах торгових документів як найбільш використовуваних. Це - договору і касові документи. Оскільки я лише перерахую їх, цього буде недостатньо для розуміння суті цього розділу.
У торговельній діяльності підприємства найчастіше вживають договору купівлі-продажу. За договором купівлі-продажу продавець зобов'язується передати майно (річ, товар) у власність, тобто повне господарське відання або оперативне управління покупця, а покупець зобов'язується прийняти майно і доплатити за нього певну ціну.
Складання договору є складною і відповідальною частиною укладання угоди.
Договір виконує наступні функції:
- Юридично закріплює відносини між партнерами, надаючи їм характер, обов'язковість виконання яких захищене законом;
- Визначає порядок і способи виконання зобов'язань;
- Передбачає способи захисту забезпечення зобов'язань.
Довгострокові контракти дозволяють підприємству планувати діяльність, визначати перспективи розвитку. Усі аспекти господарських відносин, не зазначені в договорі, регламентовані чинним законодавством тобто є певні вимоги до дії договорів. При необхідності про це можна дізнатися з "Цивільного Кодексу" I частини.
Оскільки законодавство Російської Федерації все ще не зовсім і можливі подальші зміни в ньому, то докладний і точне складання договору знижує ризик неправильного його тлумачення.
Об'єкт угоди обмовляється, при необхідності записується і закріплюється до договору як невід'ємна його частина у вигляді додатків. Коли визначають кількість, то в договорі суворо обумовлюють і вказують одиницю виміру кількості і яким чином він встановлюється. Кількість визначається одиницями ваги, обсягу, довжини, у штуках і т. д. Також можливо використовувати застереження при необхідності. У тих випадках, коли товар змінюється протягом транспортування і зберігання. Наприклад, відбудеться усушка. У випадках, коли використовуються нестандартні одиниці виміру (мішок, пачка, сулія), необхідно уточнити вага мішка, пачки, обсяг бутлі і т. д.
Обов'язково обумовлюються кількісні характеристики товару. Визначення якості відбувається за допомогою стандартів, зразків, технічних описів, каталогів і проспектів продавця, які є невід'ємною частиною договору. Наприклад, при продажу продовольчих товарів, їх якість підтверджується відповідно до стандартів, сертифікатом, який видає компетентної державною організацією, ветеринарною службою і т. д. Також порівняння може здійснюватися за допомогою спеціальних еталонів якості.
Розглядається і термін, дата поставки, тобто термін, протягом якого товар повинен бути поставлений продавцем покупцеві.
Терміни можуть бути наступними:
- З визначенням фіксованої дати постачання;
- З визначенням періоду (місяць, рік і т. д.);
- Із застосуванням спеціальних термінів, таких як "негайна поставка", "зі складу" і т. д.
У випадках, коли постачання здійснюється частинами, складаються календарні плани, де вказуються терміни поставки кожної партії. Терміни пов'язані не тільки з тимчасовим періодом, але і з будь-якими діями покупця, наприклад, передоплатою, авансом і т. д., але це не повинно бути відображено в договорі.
Одне з істотних умов договору - це ціна. Якщо вона відсутня, то такий договір можуть визнати недійсним. Договірна ціна може бути твердою, ковзної. Узгодження ціни може проводитися усно, так і в телеграмах, листах. Після узгодження договірна ціна вказується в договорі, можливо в специфікації, при цьому іноді вважають за потрібне зафіксувати ціну документально. Можливо оформлення узгодження ціни протоколом, який визнається невід'ємною частиною договору. Тверда ціна встановлюється і не змінюється ні за яких умов. Особливо від неї постраждали ті, хто завозив товар з-за кордону в період серпень-вересень 1998 р., тобто в момент знецінення рубля.
Найбільш зручна змінна ціна як і безпечна. Але зазвичай в контрактах, виконання яких відбудеться протягом значного періоду часу, робиться "валютне застереження". Ціна з наступною фіксацією в договорі не вказується.
Ну ось, договір укладено тобто оформлений і юридично завірений. Але, укладаючи договір, не завжди можна бути впевненим, що обидві сторони однаково сумлінно поставляться до виконання зобов'язань, зафіксованих у договорі. Щоб уникнути можливих збитків бажано захистити свої інтереси, вказавши в договорі способи забезпечення зобов'язань. У їх якості можуть виступати неустойка, застава, порука, завдаток, але для них використовуються спеціальні застереження. При цьому, у разі неустойки вказується конкретна цифра, при невиконанні зобов'язань винна сторона повинна заплатити саме цю суму, незалежно від реальних розмірів збитку іншої сторони як і при їх відсутності. Сплата неустойки не звільняє винну сторону від виконання зобов'язань точно за договором, якщо тільки в контракті не передбачено інше.
Якщо договір забезпечений заставою. То зараз в Росії діє Закон "Про заставу". Ті відносини, які їм не охоплені, регламентуються Основами цивільного законодавства.
Основною формою відповідальності за невиконання зобов'язань є відшкодування збитків, тобто штрафні санкції.
Якщо в договорі встановлена "ковзаюча" або "плаваюча" ціна, то для покупця вигідніше визначити розмір штрафу за прострочення поставки або за недопоставку товару; при цьому, чим більше ціна, тим вище сума штрафу.
Також можна обумовити в договорі штрафи за необгрунтовану відмову від своєчасного приймання товару, якщо він не відповідає нормам якості і кількості.
Крім всього перерахованого вище ще в договорах є такі пункти, як транспортні умови угоди, пакування та маркування, страхування.
Якщо договір передбачає перевезення вантажу на далекі відстані, то в ньому зазвичай передбачається страхування вантажу.
Договір набуває чинності з моменту його укладення тобто з дати, обумовленої сторонами та зазначеною.
Якщо виникають суперечки, то вони вирішуються за допомогою судових органів. Умови договору в період його дії можуть бути змінені, за згодою обох сторін.
Так само в договорі фіксуються юридичні адреси сторін, банківські та інші реквізити, які необхідні.
У торговельних підприємствах більша частина розрахунків відбувається через каси. Поряд з розрахунками з юридичними особами, це теж розрахунки з населенням, які виробляються всіма підприємствами з використанням контрольно-касових машин у відповідності з Законом Російської Федерації "Про застосування контрольно-касових машин при здійсненні грошових розрахунків з населенням" від 18.05.1993 р.
При цьому торгові підприємства повинні:
реєструвати контрольно-касові машини;
використовувати тільки справні ККМ для здійснення грошових розрахунків з населенням;
Видавати покупцеві разом з покупкою чек, що підтверджує виконання зобов'язань за договором купівлі-продажу між покупцем і відповідним підприємством;
Забезпечувати працівниками податкових органів та центрів технічного обслуговування ККМ і центрів технічного обслуговування ККМ безперешкодного доступу до ККМ;
Створювати сприятливі умови для покупців.
У тих випадках коли підприємство порушує необхідні вимоги, що регламентуються законом, вони піддаються покаранню з боку податкових органів у вигляді штрафу. У залежності від ступеня вини розрізняють різні ставки.
Також існують вимоги до осіб, безпосередньо працюють з касовими документами, тобто касира. Після видання наказу про призначення на роботу, керівник зобов'язаний під розписку ознайомити його з порядком ведення касових операцій в Російській Федерації, потім полягає основний документ - це договір про повну матеріальну відповідальність.
Уклавши договір, касир за чинним законодавством несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей, та за шкоду у випадках умисного дії, так і в результаті недбалого ставлення до своїх обов'язків.
У випадках, коли касир захворів, звільняється і т. д., знаходяться у нього під звітом цінності негайно переглядаються іншим касиром, якому вони передаються у присутності керівника і головного бухгалтера, або комісією, яка призначається керівником. І складається акт за підписами всіх зазначених осіб.
У торговельних підприємствах, їх касові операції здійснюються двох видів: операційна і головна.
Операційні каси обслуговуються касирами-операціоністами, які отримують готівку грошові кошти за продані цінності. Оформляються вони безпосередньо з використанням касових апаратів. З ними також полягає договір про повну матеріальну відповідальність.
Показання підсумкових грошових і контрольних лічильників записуються до книги касира-операціоніста. Дані не початок і кінець для запевнення представником адміністрацією.
Поряд з готівковими розрахунками з покупцями можливі і безготівкові. Наприклад, за допомогою розрахункових чеків, чекових книжок, пластикових карток, тобто кредитних.
Головна каса здійснює прийом грошової виручки їх операційних кас, здає її в банк, а також отримує кошти, при необхідності заробітну плату, на господарські потреби і т. д. Крім того, в касі крім грошових коштів можуть зберігатися також цінні папери.
У касі грошові кошти можуть знаходиться строго в певному розмірі, який іменується лімітом готівки. Він обумовлюється банком.
Велике значення необхідно приділяти оформлення касових документів. Існую певні вимоги до грошових документів. Наприклад, при видачі коштів з каси на доданих до видаткового ордеру документах: заявах, рахунках і т. д., є дозвільний підпис керівника підприємства, підпис його на витратно-касовому ордері є необов'язковим.
При видачі грошей за витратно-касовими ордерами та інших документів, який заміняє його окремим особам, касир вимагає пред'явлення документа, що посвідчує особу одержувача. У документі повинні бути присутня і підпис одержувача. З документа касир виписує найменування і номер, ким і коли виданий і бере розписку одержувача. Видача проводиться тільки особі, зазначеному в касовому документі. Касові документи служать доказом при розкраданні, недостачі, втраті грошових сум, і є дуже важливим в торгових операціях.
Результат використання документів в торгових операціях.
Основним результатом, по-моєму вважаю це те, що торгові документи набули юридичної сили, тобто якщо розглядати з початку виникнення. У наш час документи стали найголовнішим ланкою торговельних відносин. Починаючи від дрібної угоди до найбільших міжнародних відносин.
Припустимо, що їх би не існувало, то звільняло б партнерів від взаємних обов'язків. Якщо б до прикладу надійшов неякісний товар, то неможливо було б визначити, від кого і через кого він поступив і покарати винних. Касир міг вільно брати гроші не звітуючи перед керівником, тому що не було б оформлено, скільки грошей надійшло.
Додам до юридичного аспекту, тобто основну властивість - це здатність бути доказом.
До нашого часу хотів би відзначити, що всі часто повторювані операції в основному виконують машини, хоча за часів прискореного технічного прогресу це просто неможливо обійтися без використання машинного праці, як найбільш мобільного, оперативного та дешевого.
Тепер немає необхідності носити з собою велику "купу" документів. Її може замінити мініатюрна дискета, яка вільно може поміститися в кишені. Тим більше, що тепер в основному всі податкові органи вимагають, щоб підприємства представляли свої звіти на машинних носіях.
Висновок.
У XX столітті, в період значного науково-технічного прогресу у сфері інформації. Інформація стала ділитися на численні види, і всі вони мають документальну форму. Без цього будь-яка інформація не має юридичної сили, тобто не підтверджена печаткою закону і не має законодавчого підгрунтя. Звідси виходить по суті справи може бути фальсифікацією. Це можна показати на прикладі торгових документів. Якщо в договорі не вказана дата виконання, він недійсний.
Список літератури
Уніфікація систем документації. СБ праць / ВНДІ;-М: ВНИИДАД; 1989
Документи в торгових операціях. Г. Г. Іванов та ін Практичний посібник / Академія народного господарства. СП "Міст-Вест"-М; 1994
Торгівля і обмін в давнину. М. Т. Круглікова;-М: Наука; 1979
Торгівля і підприємництво у феодальній Росії. Л. А. Тимошенкова,-М: Археологічний центр; 1994
Машинопис та основи діловодства. Навчальний посібник. -М: Освіта, 1991 р.
Класифікація документа: проблеми та вирішення. / / Книга: дослідження та матеріали: М. 1995р.
Документознавство. М. П. Гілещенко, Я. З. Лівшиць; М: МГІАІ; 1979р.
Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://referat2000.bizforum.ru/