Документація та інвентаризація

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Міністерство сільського господарства РФ
Федеральне державне освітній заклад
Вищого професійного навчання
"Мічурінський державний аграрний університет"
Кафедра "Бухгалтерський облік, аналіз і аудит"
РЕФЕРАТ
З дисципліни: "Бухгалтерський облік"
На тему: "Документація та інвентаризація"
Мічурінськ - Наукограда РФ, 2009 р .

Документація господарських операцій. Характерною особливістю бухгалтерського обліку є, як відомо, безперервне і суцільне відображення фінансово-господарської діяльності організацій, підприємств та установ. При цьому обов'язкова умова облікових записів - обгрунтування їх документами.
Бухгалтерські документи являють собою письмовий доказ виконання господарських операцій або права на їх виконання. Вони служать підставою для все "подальших облікових записів. Тому якість облікових даних і звітності залежить насамперед від якості документів, їх точності та своєчасного оформлення.
Особливо велике значення мають документи для організації та ведення попереднього, оперативного і наступного контролю за законністю господарських операцій та ефективністю господарської діяльності, за дотриманням режиму економії.
Важливу роль відіграють документи в проведенні контролю за збереженням майна господарюючих суб'єктів.
Прийом і відпуск товарно-матеріальних цінностей та грошових коштів допустимі тільки на підставі документів, оформлених у встановленому порядку (це запобігає можливість різного роду зловживань).
Документи використовують в якості доказів при суперечках даного підприємства з іншими особами. Отже, вони мають юридичну силу як письмове свідоцтво здійснених операцій.
Документи використовують для передачі розпоряджень виконавцям, а також для підтвердження правильності виконання цих розпоряджень. Керівні працівники (керівник, головний бухгалтер та ін) здійснюють попередній контроль за доцільністю і законністю господарських операцій під час підписання документів, на підставі яких будуть відпущені товарно-матеріальні цінності, видані грошові кошти і т.п.
На підставі документів ведуть також і подальший контроль за операціями, головним чином шляхом перевірки їх бухгалтерами (при прийманні звітів) та ревізорами (при проведенні документальних ревізій господарської діяльності).
Таким чином, документація являє собою спосіб безперервного і суцільного спостереження за господарськими операціями і фіксує отриману про них інформацію для ведення поточного бухгалтерського обліку господарської діяльності та контролю за нею.
В організаціях, на підприємствах здійснюють найрізноманітніші господарські операції. Для їх оформлення потрібні різні за формою і змістом документи. Одним з найважливіших умов є наявність в документах тих відомостей, які, по-перше, дозволять точно і повно встановити зміст операції, місце, час і умови її здійснення і, по-друге, забезпечать документу доказову силу. Ці показники називаються реквізитами документів. До числа обов'язкових реквізитів відносять найменування документа та його номер, назва сторін, що беруть участь у здійсненні операції, опис операції, її натуральне і вартісне вимірювання, підписи осіб, які дозволили і які вчинили операцію, та ін Якщо документ не містить будь-яких обов'язкових реквізитів, то він втрачає свою доказову силу і не може служити підставою для записів у бухгалтерському обліку. Основні вимоги, яким повинні задовольняти документи, встановлені Федеральним законом від 21 листопада 1996 р . № 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік".
Документи заповнюють вручну, на машинах і комбінованим способом.
Застосовується також спосіб бездокументарній отримання облікової інформації за допомогою автоматичних лічильників і датчиків, які реєструють інформацію і передають її в електронну обчислювальну машину (автоматичний облік часу роботи машин, використання машинами та обладнанням електроенергії тощо).
У всіх організаціях і на підприємствах країни звертається величезна кількість різних документів. У зв'язку з цим необхідна правильна і доцільна розробка їх форм. Найважливіше завдання - скоротити та спростити документацію. Від цього залежать якість і вартість обліку. Великі можливості надають уніфікація, стандартизація та класифікація документів.
Уніфікація - це встановлення єдиних типових форм документів для окремих відомств, галузей чи для народного господарства в цілому. Прикладом таких документів можуть бути касові ордери, банківські документи, авансові звіти та ін
Стандартизація являє собою встановлення однакових розмірів бланків однотипних документів. Розробку типових документів і встановлення єдиних розмірів для їх виготовлення здійснюють Державний комітет зі статистики, Міністерство фінансів РФ і Центральний банк РФ.
Щоб полегшити вивчення і застосування документів, їх групують за певними ознаками. Таке групування називається класифікацією документів. Документи класифікують за призначенням, місцем складання, за ступенем узагальнення (охоплення) господарських операцій та іншими ознаками.
За призначенням документи поділяються на розпорядчі, виправдувальні (виконавчі), комбіновані (розпорядчо-виконавчі) та документи бухгалтерського оформлення.
Розпорядчі документи містять наказ, доручення зробити господарську операцію або закріплюють право на її вчинення (довіреність, чеки, наряди і ін.) Вони відіграють велику роль для попереднього контролю за правильністю (економічної та юридичної обгрунтованістю) операції. Підставою для записів у обліку ці документи не служать.
Виправдувальними (виконавчими) називаються документи, які відображають факт скоєння - згідно з наявним розпорядженню - господарської операції (прибуткові і витратні накладні, різні акти та ін.) Вони свідчать про виконання операції та дають можливість виконавцям відзвітувати за виконану дію, довести, що господарська операція проведена у відповідності з отриманим розпорядженням.
Комбіновані - це документи, в яких одночасно відображаються розпорядження зробити господарську операцію і факт її виконання (видатковий касовий ордер, рахунок-фактура, платіжна відомість на виплату заробітної плати та ін.) Комбіновані документи значно скорочують загальна кількість документів і сприяють прискоренню облікового процесу.
У ряді випадків бухгалтерія складає особливі відомості, розрахунки або довідки, які служать підставою для облікових записів. Такі документи, засвідчені підписами бухгалтера-виконавця і головного бухгалтера, називаються документами бухгалтерського оформлення (розрахунок заробітної плати, розрахунок амортизації основних засобів та ін.)
За місцем складання документи поділяються на внутрішні і зовнішні.
Внутрішні документи складають і використовують тільки на даному підприємстві (касові ордери, накладні, авансові звіти та ін.)
Зовнішніми називаються документи, що надійшли від інших підприємств, організацій та установ. Такими документами є рахунки й рахунки-фактури постачальників, банківські документи, поштові квитанції та ін
За ступенем узагальнення господарських операцій документи поділяються на первинні і зведені.
Первинними документами оформляють здійснення господарської операції. Вони є доказом дійсного виконання господарських операцій (рахунки-фактури, накладні, прибуткові та видаткові касові ордери та ін.)
Зведені (вторинні) документи складають на підставі первинних; вони представляють собою спосіб групування господарських операцій, зафіксованих у первинних документах (звіти матеріально відповідальних осіб, накопичувальні відомості та ін.) Первинні документи обов'язково прикладають до зведених. Застосування зведених документів зменшує кількість облікових записів.
Залежно від кількості зареєстрованих, однорідних операцій документи поділяють на разові і накопичувальні.
Разові документи відображають одну або (одночасно) кілька господарських операцій. Їх відмінною рисою є те, що відразу ж після складання вони можуть бути передані в бухгалтерію і використані для бухгалтерських записів. До разових документів можна віднести прибуткові ордери, відомості розподілу витрат, касові ордери та ін
Накопичувальні документи оформляють однорідні операції, що здійснюються на підприємстві в різний час (за тиждень, декаду, півмісяця). Їх складають з метою зменшення числа виписуються документів по тих операціях, які виробляються на підприємстві багаторазово протягом короткого періоду (лімітно-забірна карта, табель обліку робочого часу, відомість виконаних робіт тощо).
З наведеної вище класифікації неважко помітити, що одні й ті ж документи відносяться до різних класифікаційних групах у залежності від ознак, за якими вони групуються.
Документи складають на бланках встановленої форми. Тільки при відсутності бланка допускається складання документа на чистому аркуші паперу. Але і в цьому випадку він повинен містити всі обов'язкові реквізити. Документи заповнюють чорнилом, кульковими ручками, хімічним олівцем, на друкарській машинці, комп'ютері або на обчислювальних табличних машинах (фактурних та ін.) Не дозволяється заповнювати документи простим олівцем.
У документі неприпустимі помарки і виправлення, які можуть викликати сумніви в його автентичності та правильності. Допущені в документах помилки виправляють так званим коректурним способом шляхом закреслення (однією рисою) і внесення (над закресленим текстом) правильного запису. У документі роблять застереження про виправлення запису, яку запевняють своїми підписами посадові особи, які вчинили операцію.
Виправляти запису в касових і банківських документах не дозволяється.
Всі документи, що надійшли в бухгалтерію, ретельно перевіряють. Тільки після бухгалтерської перевірки документи можуть служити підставою для запису на рахунках. Невірно оформлені документи повертають для виправлення.
Кожен документ повинен бути перевірений з формального боку, по суті і арифметично.
З формального боку перевіряється дотримання форми, наявність і правильність заповнення реквізитів, включаючи підписи розпорядників та виконавців.
Перевірка документів по суті полягає у з'ясуванні необхідності, доцільності і законності операції, зазначеної в документі, відповідності її плановим завданням, кошторисах, нормативам і т.п.
Арифметичну перевірку документів виробляють шляхом таксировки (множення кількості на ціну і перевірка правильності сум вартості цінностей) і перевірки підрахунків приватних і спільних підсумкових показників.
Бухгалтерська обробка документів включає їх перевірку, таксування, перевірку підрахунків, шифровку, угруповання та кореспондування за певними ознаками.
Бухгалтерські документи проходять складний шлях від моменту виписки до здачі їх в архів на зберігання, який називається документообігом.
Схему документообігу в кожній організації, на підприємстві складає головний бухгалтер, і вона обов'язкова для всіх працівників. Встановлення порядку документообігу залежить від характеру господарських операцій, структури організації (підприємства) і способу обробки документів (машинного або ручного). Раціональна організація документообігу - найважливіша умова правильної постановки бухгалтерського обліку.
Інвентаризація. Одним з важливих вимог, що висуваються до бухгалтерського обліку, є реальність (правдивість) його показників. Відповідаючи цій вимозі, дані бухгалтерського обліку повинні повністю відповідати дійсності. Кількість надійшли або виданих цінностей - матеріалів, грошових коштів, готової продукції тощо, відображається в обліку, має збігатися з тим їх кількістю, яку насправді одержано або видано, а залишки цих цінностей за даними обліку - з тими залишками, які реально знаходяться в місцях їх зберігання. Тим часом дані обліку іноді розходяться з дійсністю. Це може відбуватися з таких причин.
Природні причини - зміна ваги або якості засобів внаслідок змін температури або вологості повітря, псування їх гризунами, комахами, мікробами та ін, втрати при зберіганні і транспортуванні, звані приростів, усиханням, розпилом, розтрушування і т.п.
Неточності при прийомі або відпустці коштів - проміри, прорахунки, прогинів, в результаті чого фіксується інше кількість чи якість (розмір, сорт) коштів. Заміна засобів одного сорту (якості) іншим називається пересортицею.
Помилки в обліку - це описки в первинних документах, арифметичні помилки в підрахунках, неправильне відображення документальних даних на рахунках і т.п.
Зловживання - розкрадання, обважування або обміри - при прийомі або відпустці матеріальних цінностей, обрахування - при видачі грошей та ін, а також пряме привласнення коштів.
Всі ці факти не можуть бути виявлені в момент їх виникнення - вони не піддаються обліку, так як не охоплюються документацією. Вони встановлюються лише періодичними звірками фактичних залишків коштів з даними обліку. Така звірка дає можливість доповнювати та уточнювати облікові дані, а також боротися з різного роду зловживаннями. Фактичні залишки виявляються спеціальними переписами, які називають інвентаризаціями.
Інвентаризація - це спосіб перевірки фактичної наявності товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і розрахунків для їх порівняння з даними бухгалтерського обліку.
Інвентаризація є обов'язковим доповненням документації. Тільки за допомогою обох цих способів - документації та інвентаризації - у бухгалтерському обліку забезпечується повне і правильне відображення всіх господарських явищ.
У залежності від повноти охоплення засобів інвентаризація підрозділяється на два види: повну і часткову.
Повна інвентаризація охоплює всі без винятку засоби господарства. Вона проводиться, як правило, перед складанням річного звіту за станом на 1 січня. Але з огляду на її громіздкість і трудомісткості окремі види засобів дозволяється інвентаризувати і раніше.
Часткова інвентаризація охоплює який-небудь один вид засобів господарства, наприклад тільки матеріали або як розрахунки з покупцями. Вона повинна проводитися, крім повної інвентаризації, кілька разів протягом року з метою забезпечити точність звітних даних, боротися з розкраданням і втратами, зміцнювати фінансову дисципліну.
За своїм характером інвентаризації поділяються на планові і позапланові.
Планові інвентаризації здійснюються в заздалегідь намічені терміни виходячи з доцільності та можливості кращого їх проведення.
Позапланові інвентаризації проводяться за розпорядженням керівників підприємств або вищестоящих органів, а також на вимогу ревізора, слідчих і контрольних органів (на основі сигналів або відомостей, які надійшли до них). Поза планом проводиться інвентаризація після стихійних лих (пожежі, повені), а також при зміні матеріально відповідальних осіб. За характером здійснення такі інвентаризації повинні бути раптовими.
Інвентаризація проводиться спеціальною комісією, яка призначається керівником підприємства і затверджується спеціальним наказом (розпорядженням). До комісії включаються різні фахівці: інженерно-технічні працівники, товарознавці, економісти, рахункові працівники, самі матеріально відповідальні особи. Іноді інвентаризацію доводиться проводити за відсутності такої особи внаслідок його хвороби або інших причин. У цьому випадку, а також у результаті форс-мажорних обставин до участі в інвентаризації можуть залучати представників місцевих органів влади.
До початку інвентаризації у місцях зберігання перевіряються цінностей повинна бути закінчена обробка всіх прибуткових і витратних документів, зроблені всі записи в аналітичному обліку й виведені залишки. Всі предмети, що підлягають інвентаризації, - сировина, матеріали, товари та ін - повинні бути розкладені за найменуваннями, сортами, розмірами; різнорідні предмети - розсортовані. У матеріально відповідальних осіб береться розписка про те, що всі прибуткові і витратні документи включені в останній звіт або реєстр (на день інвентаризації) і що у них немає неоприбуткованих чи не списаних у витрату цінностей. Якщо комірник складає товарний звіт, то при його перевірці особливу увагу звертають на достовірність проведених операцій, точність заповнення реквізитів, правильність цін, підрахунків, наявність підпису матеріально відповідальної особи, вірність перенесення залишку на початок періоду і виведення залишку на його кінець.
Інвентаризація проводиться за кожним місцем зберігання, кожній матеріально відповідальній особі окремо (і, як правило, у присутності останнього). Усі матеріальні цінності перевіряються шляхом підрахунку, зважування або обміру. Винятки допускаються лише для предметів, що зберігаються в непошкодженій фабричній упаковці, а також для навалочних і малоцінних громіздких предметів. Кількість перших може встановлюватися на підставі документів, однак з обов'язковою вибірковою перевіркою в натурі правильності документальних даних; кількість друге - технічними розрахунками. Про перевірку такими способами робиться відмітка в описах.
Дані про виявлені і підрахованих цінностях заносяться в інвентаризаційні описи, які підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії. Після закінчення інвентаризації матеріально відповідальна особа дає розписку про те, що всі цінності, зазначені в описі, перевірені в його присутності, прийняті ним на відповідальне зберігання і що він ніяких претензій до комісії не має. Оцінка інвентарізуемое предметів вказується в описі тільки в тому випадку, якщо вона розходиться з оцінкою в обліку або не може бути встановлена ​​за його даними.
Таким чином, інвентаризаційні описи являють собою документи, що фіксують фактичну наявність та стан засобів господарства на певну дату. Після закінчення інвентаризації вони передаються в бухгалтерію для зіставлення дійсних залишків засобів з їх залишками за даними обліку і приведення останніх у відповідність з даними інвентаризації. З метою виявлення результатів інвентаризації бухгалтерія складає порівнювальні відомості. У них дані з інвентаризаційних відомостей зіставляють (сличают) з відповідними даними з бухгалтерського обліку. Тут же виводяться результати інвентаризації - надлишки або нестачі. Всі відомості показуються як у грошовому, так і в натуральному вимірі. У порівняльні відомості заносяться дані не про всі види інвентаризаційних цінностей, а тільки про ті, якими виявлено відхилення від облікових даних. Дані в таких відомостях розташовуються відповідно до класифікації, прийнятої в обліку. До складання порівнювальних відомостей та визначення результатів інвентаризації бухгалтерія підприємства повинна ретельно перевірити правильність усіх записів, зроблених в інвентаризаційних описах. При наявності помилок в цінах, таксуванні, підрахунках і т. п. їх необхідно виправити, причому поправки слід скріпити підписами всіх членів комісії. Залишки у слічітельних відомостях визначаються за цінами, прийнятим в обліку.
Для оформлення результатів інвентаризації можуть застосовуватися єдині бланки, в яких поєднані форми інвентаризаційних і порівнювальних відомостей. Після внесення інвентаризаційною комісією в ці бланки даних про фактичну наявність цінностей бухгалтерія проставляє в них дані бухгалтерського обліку і звіряє ті й інші показники.
Комісія виявляє причини нестач і надлишків, виявлених в результаті інвентаризації. Остаточне рішення про характер втрат і псування цінностей вона приймає на підставі письмових пояснень зацікавлених працівників та інших даних. Всі висновки, пропозиції і рішення інвентаризаційної комісії оформляються протоколом, який затверджується керівником підприємства.
Виявлені при інвентаризації розбіжності між фактичною наявністю майна, і даними бухгалтерського обліку відображаються на рахунках бухгалтерського обліку в наступному порядку:
а) надлишок майна оприбутковується, і відповідна сума зараховується на фінансові результати організації;
б) недостача майна і його псування в межах норм природного убутку відносяться на витрати виробництва або обігу, понад норми - на рахунок винних осіб. Якщо винні особи не встановлені або суд відмовив у стягненні з них збитків, то збитки від недостачі майна і його псування списуються на фінансові результати організації.

Список використаних джерел
1. Бєлов А.А., Бєлов О.М. Бухгалтерський облік. Теорія і практика.
Навчальний посібник. - М.: Книжковий світ, 2004. - 748 с.
2. Бухгалтерський облік / за ред. Л.І. Хоружий та Р.Н. Расторгуєва. -М.: Колос, 2004. - 511 с: іл.
3. Бухгалтерський фінансовий облік: Підручник для вузів / Під ред. проф.Ю.А. Бабаєва. - М.: Вузівський підручник, 2003. - 525 с.
4. Васькін Ф.І., Дятлова А.Ф. Бухгалтерський фінансовий облік. - М.: Колос, 2004. - 560.: Іл.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Реферат
43.9кб. | скачати


Схожі роботи:
Документація й інвентаризація
Методи бухгалтерського обліку документація інвентаризація рахунки і подвійний запис
Інвентаризація
Інвентаризація 2
Інвентаризація 3
Інвентаризація активів
Інвентаризація запасів
Інвентаризація основних засобів
Інвентаризація в роздрібній торгівлі
© Усі права захищені
написати до нас