Варіант № 39
Питання контрольного завдання з дисципліни «Документаційне забезпечення управління».
1. Особливості мови документів. (Чим відрізняється офіційно-діловий стиль від інших різновидів мови і стилів мовлення? Охарактеризуйте основні екстралінгвістичні та лінгвістичні особливості документа).
2. Мовний стандарт, його необхідність при складанні ділової папери та службового документа. Наведіть приклади мовних кліше (штампів), що активно використовуються в документах. У чому проявляються стандартизація фрази і тексту в документі? Наведіть приклади.
План:
Частина 1. Особливості мови документів. (Чим відрізняється офіційно-діловий стиль від інших різновидів мови і стилів мовлення? Основні екстралінгвістичні та лінгвістичні особливості документа)
1.1. Особливості мови документів
1.2. Екстралінгвістичні особливості документа
1.3. Лінгвістичні особливості документа
Частина 2. Мовний стандарт
2.1. Стандартизація лексики.
2.2. Стандартизація словосполучень
2.3. Стандартизація у побудові пропозицій.
2.4. Стандартизація тексту
Додаток № 1
Список використаної літератури
Частина 1. Особливості мови документів. (Чим відрізняється офіційно-діловий стиль від інших різновидів мови і стилів мовлення? Основні екстралінгвістичні та лінгвістичні особливості документа).
1.1. Особливості мови документів.
Сучасна російська літературна мова, що склався на базі російської писемності і літератури, розпадається на безліч мовних варіантів, обумовлених самими різними факторами: віком і підлогою говорять, їх соціальним походженням і становищем, рівнем освіти та місцем проживання, професією та видом діяльності. У ряді цих факторів провідне місце займає сфера спілкування, в якій опиняється людина, - що доречно в одній ситуації спілкування, неприпустимо в іншій. Наша мова змінюється в залежності від того, з ким, коли, з якого приводу і з якою метою ми говоримо. Ще Цицерон писав: «У промові, так само як і в житті, треба завжди мати на увазі те, що доречно». Саме тому в самому літературній мові є кілька різновидів, кожна з яких призначена для спілкування у певній сфері діяльності людини.
В даний час прийнято розмежовувати такі різновиди мови: мова художньої літератури, усне розмовне мовлення і три функціональних стилю книжково-писемної мови (публіцистичний, науковий і офіційно-діловий).
Кожен з цих варіантів літературної мови характеризується особливою функціональною спрямованістю мови. Наприклад, у мові літератури це перш за все створення художніх образів; провідною функцією усного мовлення є безпосереднє мовне спілкування; основна функція публіцистики - політичне, ідеологічне вплив на слухача і читача; в науковій мові важливим є обмін науковою інформацією; офіційно-діловий стиль мовлення існує для передачі інформації на основі правових норм у сфері організації та управління суспільством.
Отже, офіційно-діловий стиль мовлення - це різновид сучасної російської літературної мови, яка реалізується в сфері ділового спілкування, а саме, в правовій, дипломатичній і адміністративної громадської діяльності. Мова документів є обов'язковою і необхідною частиною офіційно-ділового мовлення, він служить ділового спілкування за допомогою документів.
Мовні традиції офіційно-ділового стилю, що сформувалися кілька століть тому, висувають певні вимоги до змісту службового документа та його мовному оформленню. І перш за все мова службового документа повинен відповідати загальним нормам сучасної російської літературної мови. Наприклад, неприпустимо використання просторічних, діалектних і жаргонних слів у мові документів. Особливо це відноситься до слів і оборотів з кримінального жаргону. Як приклад можна навести такі часто вживаються в даний час слова: «беззаконня» замість «беззаконня», «треба ділитися» замість «розподіляти», «розбирання» замість «зведення рахунків», «відмивати (гроші)» замість «легалізувати», «дах» замість «захист», «крутий» замість «жорсткий».
Ділове спілкування за допомогою документів має і свої специфічні риси, що впливають на характер переданої інформації, її зміст і мовне оформлення. Можна виділити ряд найбільш суттєвих особливостей службового документа, які необхідно враховувати складача. Ці особливості носять екстралінгвальний (внелінгвістіческій) і лінгвістичний характер і найтіснішим чином взаємопов'язані.
Розглянемо послідовно екстралінгвістичні та лінгвістичні особливості службового документа.
1.2. Екстралінгвістичні особливості документа
1. Точність і ясність. Основною вимогою до змісту документа є його максимальна точність і зрозумілість (ясність). Точність викладу передбачає однозначність розуміння змісту, викладеного в документі. Адекватність сприйняття тексту і автором документа, і його адресатом надзвичайно важлива в діловому спілкуванні на всіх етапах управлінської діяльності.
Точність і зрозумілість документа досягаються за допомогою самих різних лінгвістичних засобів. Але на один фактор, що робить істотний вплив на процес сприйняття і розуміння мови, слід звернути увагу.
Створюючи документ як джерело письмової інформації, державному службовцю необхідно пам'ятати про різницю між усною і письмовою мовою. Якщо ви звертаєтеся до кого-то усно, ви найчастіше відразу можете оцінити, як слухач сприймає ваші слова, як він розуміє їх зміст. Якщо ваш співрозмовник не повністю розуміє ваше повідомлення, ви можете по ходу спілкування змінити, перефразувати сказане, підкріпити свою думку жестами, використовувати смислові паузи, правильно розставити логічні акценти, виділивши якесь слово, повторити частину сказаного або навіть проілюструвати графічно.
Якщо ж ви звертаєтеся до кого-небудь письмово, передаєте інформацію за допомогою документа, то при цьому немає негайного зворотного зв'язку або можливості змінити послання. Адресату доведеться самому розбирати, розшифровувати, інтерпретувати вашу інформацію, і він буде її сприймати в міру своїх можливостей, свого розуміння. Тому слід завжди мати на увазі, що документ повинен складатися дуже ретельно. Його автор повинен продумувати кожне слово, не допускаючи можливості витлумачити написане інакше, ніж задумано. Тільки тоді буде досягнуто адекватне сприйняття і розуміння тексту документа.
2. Колегіальність, Прийнято вважати, що визначальним фактором при поясненні стильових особливостей тексту документа є статус автора. Незалежно від того, хто є безпосереднім (технічним) укладачем документа або його офіційним автором, підписує документ, адресантом (відправником) стає "колективний суб'єкт", який направляє своє офіційне послання також "колективному адресату" (одержувачу). Наприклад, колективний відправник - Державна Дума чи будь-яке міністерство направляє свої рішення, постанови, інструкції та інші документи також колективному одержувачу - у державні комітети, федеральні комісії, федеральні служби та інші державні установи та організації.
Однак не випадково державний стандарт вимагає вказівки на документі його виконавця. Автор-упорядник документа повинен нести особисту відповідальність за представлену в ньому інформацію.
Більшість офіційних документів візується і підписується декількома конкретними відповідальними особами. Це також підкреслює як колегіальний характер документа, так і особисту відповідальність за зміст документа кожного з її підписали.
У цілому в офіційному документі виражаються інтереси суспільні, колегіальні, колективні. Автором документа є, як відомо, особа не фізична, а юридична, колективне (організація, підприємство, установа, об'єднання та ін). У цьому випадку суб'єкт дії ототожнюється з колективними іменниками: дирекція, адміністрація, керівництво, загальні збори, колегія, вчена рада, комісія і ін
Наприклад: Адміністрація клопоче ... Колегія вирішила ... Арбітраж: не заперечує.
Отже, офіційним відправником та одержувачем документа майже завжди є не приватні особи, а організації в цілому.
3. Адресність. Іншою важливою характеристикою документного спілкування, як відзначають фахівці, є точна адресність документа. Документ пишеться не всім або кому-то взагалі, а конкретної організації або конкретному колу організацій, конкретних посадових осіб йди працівникам. Безадресних документів не буває. Це загальна особливість офіційно-ділового стилю мови, що відрізняє його від інших стилів. Публіцистична стаття у газеті або яке-небудь, наприклад, поетичний твір, адресуються зазвичай всім читачам без винятку. Документ же направляється по точній адресі, конкретній особі або ряду осіб, в певну організацію чи установу.
4. Тематична обмеженість. Істотним чинником документного спілкування, що впливає на характер управлінської інформації, є повторюваність і тематична обмеженість управлінських ситуацій, що призводить до використання одних і тих же видів документів, одних і тих же мовних засобів для прийняття конкретного рішення. Всього існує близько 60 видів управлінських документів, які відповідають основним діловим ситуацій, які виникають й на державній службі.
У кожного виду документів є підвиди, що дозволяють вирішувати більш приватні ситуації адміністративно-управлінської діяльності. Наприклад, у листа як виду організаційно-розпорядчого документа відомо до 20 підвидів різних за тематикою і призначених для використання в різних управлінських ситуаціях.
5. Своєчасність і актуальність. Ефективність управлінської діяльності в системі державної влади тільки тоді висока, коли для прийняття рішення використовується своєчасна та актуальна інформація. Тому документ повинен містити в своєму змісті саму нову, важливу та актуальну для організації інформацію. При його підготовці повинні використовуватися останні досягнення науки і техніки, що відповідають світовим стандартам і вимогам. Укладач документа повинен відобразити відомості, що мають правову силу в даний момент.
Документ повинен спиратися на чинні правові акти, а не на застарілі, що втратили свою правову силу.
Тільки при дотриманні всіх цих умов організацією або установою буде ухвалено оптимальне управлінське рішення.
6. Достовірність та об'єктивність. Ця вимога означає, що ділове повідомлення має відображати фактичний стан справ, давати неупереджену, безпристрасну оцінку подій.
Спотворення надану інформацію або проникнення в підготовчі матеріали і потім до самого документа неправдивої інформації тягне за собою прийняття керівником або організацією неправильних, часом катастрофічних рішень.
Якщо в поданому документі упорядник хоча б раз допустить неточність або фактичну помилку, надалі весь матеріал, підготовлений ним, не викликатиме довіри у адресата, а репутація закладу, який готував документ, буде підірвана.
7. Переконливість. Аргументованість і переконливість інформації пов'язані із завданням спонукати адресата до вчинення або не вчинення певних дій. Результативність документа залежить від того, наскільки він обгрунтований. Не обов'язково використовувати велику кількість аргументів, важливо, щоб вони були переконливими, що не вимагають перевірки.
8. Повнота. Ця вимога передбачає, що документ повинен містити всю необхідну для прийняття обгрунтованого рішення інформацію. Її недостатність може викликати необхідність запитувати додаткові відомості, що призведе до втрати часу і відіб'ється на своєчасності прийняття рішення.
9. Стислість і лаконічність. Здавалося б, дана вимога суперечить попередньому. Насправді це взаємопов'язані екстралінгвістичних вимоги. Лаконічність, стислість викладу тексту документа передбачає стислість викладу змісту, без зайвих слів і повторів. Але на догоду стислості неприпустимо виключати з документа важливі факти, цифри, відомості, що дозволяють прийняти адекватне рішення.
Отже, текст документа повинен бути повним і одночасно стиснутим - як за змістом, так і за формою.
10. Нейтральність. Нейтральний тон викладу документа - це норма офіційного ділового спілкування. Управлінська інформація - офіційна за своїм характером, що свідчить про діловій основі взаємовідносин між адресантом і адресатом, підкреслює їх неособистого характеру, наявність певної дистанції між ними.
Крім того, учасники ділового спілкування діють від імені установ, організацій, підприємств, тобто від імені юридичних, а не фізичних осіб. У силу цього особовий, суб'єктивний момент у текстах документів повинен бути зведений до мінімуму.
Саме це передбачає формально-логічний стиль викладу матеріалу, без емоційно-експресивного чи політичної оцінки ситуацій і фактів.
Нейтральний тон документа і формально-логічний стиль викладу матеріалу повністю відповідають принципу позапартійності та позаконфесійними самої державної служби.
1.3. Лінгвістичні особливості документа
У результаті багатовікового розвитку в офіційно-діловому стилі виробилися такі мовні засоби та способи вираження змісту, які дозволяють найбільш ефективним чином фіксувати управлінську інформацію.
Мова службових документів істотно відрізняється від мови художньої літератури, публіцистики, розмовної мови; від мови науки. Він має ряд лінгвістичних особливостей. Основною і визначальною особливістю мови документа є мовний стандарт.
Необхідність мовного стандарту в документі обумовлена розглянутим раніше екстралінгвістичним чинником точності і однозначності тлумачення змісту документа.
Мовний стандарт в документі виявляється: в оформленні та структурі тексту, у використанні одних і тих же слів і мовних формул, в повторюваних ситуаціях, у побудові речень.
Ділова мова нагромадила величезну кількість перевірених багаторічною практикою термінів, формул, зворотів мови. Використання готових, міцно увійшли в діловій ужиток словесних формул і конструкцій дозволяє авторові не витрачати час на пошук визначень, що характеризують стандартні ситуації.
Мовна стандартизація документа істотно підвищує його - інформативність, помітно полегшує його сприйняття та оцінку адресатом, що сприяє більшій оперативності документообігу.
Кількість використовуваних в офіційних документах словесних формул, трафаретів, штампів настільки велике, що деякі фахівці взагалі не відносять до творчої роботи написання ділових паперів, а навчання офіційно-діловому стилю пов'язують зі створенням навички автоматичного користування формулами готового листа.
Можна навести безліч прикладів добре всім відомих канцелярських штампів. Наказ видається; контроль покладається або здійснюється; посадові оклади встановлюються, а не даються; догану оголошується; осуд виноситься; службовий лист складається або направляється, а не пишеться або надсилається; звіт заслуховується, а не вислуховується і багато інших.
Що ж таке штамп? У перекладі з латинської мови слово «штамп» stampa - друк, відтиск, іншими словами, те, що постійно і без зміни відтворюється в різних умовах.
Говорити про наявність штампів можна по відношенню до будь-якого стилю мовлення. Штамп існує в усному мовленні - це перш за все формули мовного етикету: вітання, прощання, подяки, співчуття, привітання та інші стандартні етикетні штампи, що використовуються в стандартних ситуаціях.
Штамп зустрічається в мові художньої літератури. Як часто в різних творах зустрічаються такі словосполучення: белоствольная берізка, звивиста стежка, ясний сокіл, красна дівиця.
У публіцистиці вживаються такі, наприклад, словесні кліше: важливі події, міжнародне життя, друкований орган, прибути з офіційним візитом і ін
Частина 2. Мовний стандарт
2.1. Стандартизація лексики.
Точність, однозначність і необхідність машинної обробки офіційного документа припускають використання в ньому слів тільки в одному із значень, прийнятих в офіційно-діловій письмовій мові. Необхідно також, щоб кожному поняттю відповідав тільки один термін. І тут дуже важливе значення має використання спеціальної лексики, або термінології.
Питання контрольного завдання з дисципліни «Документаційне забезпечення управління».
1. Особливості мови документів. (Чим відрізняється офіційно-діловий стиль від інших різновидів мови і стилів мовлення? Охарактеризуйте основні екстралінгвістичні та лінгвістичні особливості документа).
2. Мовний стандарт, його необхідність при складанні ділової папери та службового документа. Наведіть приклади мовних кліше (штампів), що активно використовуються в документах. У чому проявляються стандартизація фрази і тексту в документі? Наведіть приклади.
План:
Частина 1. Особливості мови документів. (Чим відрізняється офіційно-діловий стиль від інших різновидів мови і стилів мовлення? Основні екстралінгвістичні та лінгвістичні особливості документа)
1.1. Особливості мови документів
1.2. Екстралінгвістичні особливості документа
1.3. Лінгвістичні особливості документа
Частина 2. Мовний стандарт
2.1. Стандартизація лексики.
2.2. Стандартизація словосполучень
2.3. Стандартизація у побудові пропозицій.
2.4. Стандартизація тексту
Додаток № 1
Список використаної літератури
Частина 1. Особливості мови документів. (Чим відрізняється офіційно-діловий стиль від інших різновидів мови і стилів мовлення? Основні екстралінгвістичні та лінгвістичні особливості документа).
1.1. Особливості мови документів.
Сучасна російська літературна мова, що склався на базі російської писемності і літератури, розпадається на безліч мовних варіантів, обумовлених самими різними факторами: віком і підлогою говорять, їх соціальним походженням і становищем, рівнем освіти та місцем проживання, професією та видом діяльності. У ряді цих факторів провідне місце займає сфера спілкування, в якій опиняється людина, - що доречно в одній ситуації спілкування, неприпустимо в іншій. Наша мова змінюється в залежності від того, з ким, коли, з якого приводу і з якою метою ми говоримо. Ще Цицерон писав: «У промові, так само як і в житті, треба завжди мати на увазі те, що доречно». Саме тому в самому літературній мові є кілька різновидів, кожна з яких призначена для спілкування у певній сфері діяльності людини.
В даний час прийнято розмежовувати такі різновиди мови: мова художньої літератури, усне розмовне мовлення і три функціональних стилю книжково-писемної мови (публіцистичний, науковий і офіційно-діловий).
Кожен з цих варіантів літературної мови характеризується особливою функціональною спрямованістю мови. Наприклад, у мові літератури це перш за все створення художніх образів; провідною функцією усного мовлення є безпосереднє мовне спілкування; основна функція публіцистики - політичне, ідеологічне вплив на слухача і читача; в науковій мові важливим є обмін науковою інформацією; офіційно-діловий стиль мовлення існує для передачі інформації на основі правових норм у сфері організації та управління суспільством.
Отже, офіційно-діловий стиль мовлення - це різновид сучасної російської літературної мови, яка реалізується в сфері ділового спілкування, а саме, в правовій, дипломатичній і адміністративної громадської діяльності. Мова документів є обов'язковою і необхідною частиною офіційно-ділового мовлення, він служить ділового спілкування за допомогою документів.
Мовні традиції офіційно-ділового стилю, що сформувалися кілька століть тому, висувають певні вимоги до змісту службового документа та його мовному оформленню. І перш за все мова службового документа повинен відповідати загальним нормам сучасної російської літературної мови. Наприклад, неприпустимо використання просторічних, діалектних і жаргонних слів у мові документів. Особливо це відноситься до слів і оборотів з кримінального жаргону. Як приклад можна навести такі часто вживаються в даний час слова: «беззаконня» замість «беззаконня», «треба ділитися» замість «розподіляти», «розбирання» замість «зведення рахунків», «відмивати (гроші)» замість «легалізувати», «дах» замість «захист», «крутий» замість «жорсткий».
Ділове спілкування за допомогою документів має і свої специфічні риси, що впливають на характер переданої інформації, її зміст і мовне оформлення. Можна виділити ряд найбільш суттєвих особливостей службового документа, які необхідно враховувати складача. Ці особливості носять екстралінгвальний (внелінгвістіческій) і лінгвістичний характер і найтіснішим чином взаємопов'язані.
Розглянемо послідовно екстралінгвістичні та лінгвістичні особливості службового документа.
1.2. Екстралінгвістичні особливості документа
1. Точність і ясність. Основною вимогою до змісту документа є його максимальна точність і зрозумілість (ясність). Точність викладу передбачає однозначність розуміння змісту, викладеного в документі. Адекватність сприйняття тексту і автором документа, і його адресатом надзвичайно важлива в діловому спілкуванні на всіх етапах управлінської діяльності.
Точність і зрозумілість документа досягаються за допомогою самих різних лінгвістичних засобів. Але на один фактор, що робить істотний вплив на процес сприйняття і розуміння мови, слід звернути увагу.
Створюючи документ як джерело письмової інформації, державному службовцю необхідно пам'ятати про різницю між усною і письмовою мовою. Якщо ви звертаєтеся до кого-то усно, ви найчастіше відразу можете оцінити, як слухач сприймає ваші слова, як він розуміє їх зміст. Якщо ваш співрозмовник не повністю розуміє ваше повідомлення, ви можете по ходу спілкування змінити, перефразувати сказане, підкріпити свою думку жестами, використовувати смислові паузи, правильно розставити логічні акценти, виділивши якесь слово, повторити частину сказаного або навіть проілюструвати графічно.
Якщо ж ви звертаєтеся до кого-небудь письмово, передаєте інформацію за допомогою документа, то при цьому немає негайного зворотного зв'язку або можливості змінити послання. Адресату доведеться самому розбирати, розшифровувати, інтерпретувати вашу інформацію, і він буде її сприймати в міру своїх можливостей, свого розуміння. Тому слід завжди мати на увазі, що документ повинен складатися дуже ретельно. Його автор повинен продумувати кожне слово, не допускаючи можливості витлумачити написане інакше, ніж задумано. Тільки тоді буде досягнуто адекватне сприйняття і розуміння тексту документа.
2. Колегіальність, Прийнято вважати, що визначальним фактором при поясненні стильових особливостей тексту документа є статус автора. Незалежно від того, хто є безпосереднім (технічним) укладачем документа або його офіційним автором, підписує документ, адресантом (відправником) стає "колективний суб'єкт", який направляє своє офіційне послання також "колективному адресату" (одержувачу). Наприклад, колективний відправник - Державна Дума чи будь-яке міністерство направляє свої рішення, постанови, інструкції та інші документи також колективному одержувачу - у державні комітети, федеральні комісії, федеральні служби та інші державні установи та організації.
Однак не випадково державний стандарт вимагає вказівки на документі його виконавця. Автор-упорядник документа повинен нести особисту відповідальність за представлену в ньому інформацію.
Більшість офіційних документів візується і підписується декількома конкретними відповідальними особами. Це також підкреслює як колегіальний характер документа, так і особисту відповідальність за зміст документа кожного з її підписали.
У цілому в офіційному документі виражаються інтереси суспільні, колегіальні, колективні. Автором документа є, як відомо, особа не фізична, а юридична, колективне (організація, підприємство, установа, об'єднання та ін). У цьому випадку суб'єкт дії ототожнюється з колективними іменниками: дирекція, адміністрація, керівництво, загальні збори, колегія, вчена рада, комісія і ін
Наприклад: Адміністрація клопоче ... Колегія вирішила ... Арбітраж: не заперечує.
Отже, офіційним відправником та одержувачем документа майже завжди є не приватні особи, а організації в цілому.
3. Адресність. Іншою важливою характеристикою документного спілкування, як відзначають фахівці, є точна адресність документа. Документ пишеться не всім або кому-то взагалі, а конкретної організації або конкретному колу організацій, конкретних посадових осіб йди працівникам. Безадресних документів не буває. Це загальна особливість офіційно-ділового стилю мови, що відрізняє його від інших стилів. Публіцистична стаття у газеті або яке-небудь, наприклад, поетичний твір, адресуються зазвичай всім читачам без винятку. Документ же направляється по точній адресі, конкретній особі або ряду осіб, в певну організацію чи установу.
4. Тематична обмеженість. Істотним чинником документного спілкування, що впливає на характер управлінської інформації, є повторюваність і тематична обмеженість управлінських ситуацій, що призводить до використання одних і тих же видів документів, одних і тих же мовних засобів для прийняття конкретного рішення. Всього існує близько 60 видів управлінських документів, які відповідають основним діловим ситуацій, які виникають й на державній службі.
У кожного виду документів є підвиди, що дозволяють вирішувати більш приватні ситуації адміністративно-управлінської діяльності. Наприклад, у листа як виду організаційно-розпорядчого документа відомо до 20 підвидів різних за тематикою і призначених для використання в різних управлінських ситуаціях.
5. Своєчасність і актуальність. Ефективність управлінської діяльності в системі державної влади тільки тоді висока, коли для прийняття рішення використовується своєчасна та актуальна інформація. Тому документ повинен містити в своєму змісті саму нову, важливу та актуальну для організації інформацію. При його підготовці повинні використовуватися останні досягнення науки і техніки, що відповідають світовим стандартам і вимогам. Укладач документа повинен відобразити відомості, що мають правову силу в даний момент.
Документ повинен спиратися на чинні правові акти, а не на застарілі, що втратили свою правову силу.
Тільки при дотриманні всіх цих умов організацією або установою буде ухвалено оптимальне управлінське рішення.
6. Достовірність та об'єктивність. Ця вимога означає, що ділове повідомлення має відображати фактичний стан справ, давати неупереджену, безпристрасну оцінку подій.
Спотворення надану інформацію або проникнення в підготовчі матеріали і потім до самого документа неправдивої інформації тягне за собою прийняття керівником або організацією неправильних, часом катастрофічних рішень.
Якщо в поданому документі упорядник хоча б раз допустить неточність або фактичну помилку, надалі весь матеріал, підготовлений ним, не викликатиме довіри у адресата, а репутація закладу, який готував документ, буде підірвана.
7. Переконливість. Аргументованість і переконливість інформації пов'язані із завданням спонукати адресата до вчинення або не вчинення певних дій. Результативність документа залежить від того, наскільки він обгрунтований. Не обов'язково використовувати велику кількість аргументів, важливо, щоб вони були переконливими, що не вимагають перевірки.
8. Повнота. Ця вимога передбачає, що документ повинен містити всю необхідну для прийняття обгрунтованого рішення інформацію. Її недостатність може викликати необхідність запитувати додаткові відомості, що призведе до втрати часу і відіб'ється на своєчасності прийняття рішення.
9. Стислість і лаконічність. Здавалося б, дана вимога суперечить попередньому. Насправді це взаємопов'язані екстралінгвістичних вимоги. Лаконічність, стислість викладу тексту документа передбачає стислість викладу змісту, без зайвих слів і повторів. Але на догоду стислості неприпустимо виключати з документа важливі факти, цифри, відомості, що дозволяють прийняти адекватне рішення.
Отже, текст документа повинен бути повним і одночасно стиснутим - як за змістом, так і за формою.
10. Нейтральність. Нейтральний тон викладу документа - це норма офіційного ділового спілкування. Управлінська інформація - офіційна за своїм характером, що свідчить про діловій основі взаємовідносин між адресантом і адресатом, підкреслює їх неособистого характеру, наявність певної дистанції між ними.
Крім того, учасники ділового спілкування діють від імені установ, організацій, підприємств, тобто від імені юридичних, а не фізичних осіб. У силу цього особовий, суб'єктивний момент у текстах документів повинен бути зведений до мінімуму.
Саме це передбачає формально-логічний стиль викладу матеріалу, без емоційно-експресивного чи політичної оцінки ситуацій і фактів.
Нейтральний тон документа і формально-логічний стиль викладу матеріалу повністю відповідають принципу позапартійності та позаконфесійними самої державної служби.
1.3. Лінгвістичні особливості документа
У результаті багатовікового розвитку в офіційно-діловому стилі виробилися такі мовні засоби та способи вираження змісту, які дозволяють найбільш ефективним чином фіксувати управлінську інформацію.
Мова службових документів істотно відрізняється від мови художньої літератури, публіцистики, розмовної мови; від мови науки. Він має ряд лінгвістичних особливостей. Основною і визначальною особливістю мови документа є мовний стандарт.
Необхідність мовного стандарту в документі обумовлена розглянутим раніше екстралінгвістичним чинником точності і однозначності тлумачення змісту документа.
Мовний стандарт в документі виявляється: в оформленні та структурі тексту, у використанні одних і тих же слів і мовних формул, в повторюваних ситуаціях, у побудові речень.
Ділова мова нагромадила величезну кількість перевірених багаторічною практикою термінів, формул, зворотів мови. Використання готових, міцно увійшли в діловій ужиток словесних формул і конструкцій дозволяє авторові не витрачати час на пошук визначень, що характеризують стандартні ситуації.
Мовна стандартизація документа істотно підвищує його - інформативність, помітно полегшує його сприйняття та оцінку адресатом, що сприяє більшій оперативності документообігу.
Кількість використовуваних в офіційних документах словесних формул, трафаретів, штампів настільки велике, що деякі фахівці взагалі не відносять до творчої роботи написання ділових паперів, а навчання офіційно-діловому стилю пов'язують зі створенням навички автоматичного користування формулами готового листа.
Можна навести безліч прикладів добре всім відомих канцелярських штампів. Наказ видається; контроль покладається або здійснюється; посадові оклади встановлюються, а не даються; догану оголошується; осуд виноситься; службовий лист складається або направляється, а не пишеться або надсилається; звіт заслуховується, а не вислуховується і багато інших.
Що ж таке штамп? У перекладі з латинської мови слово «штамп» stampa - друк, відтиск, іншими словами, те, що постійно і без зміни відтворюється в різних умовах.
Говорити про наявність штампів можна по відношенню до будь-якого стилю мовлення. Штамп існує в усному мовленні - це перш за все формули мовного етикету: вітання, прощання, подяки, співчуття, привітання та інші стандартні етикетні штампи, що використовуються в стандартних ситуаціях.
Штамп зустрічається в мові художньої літератури. Як часто в різних творах зустрічаються такі словосполучення: белоствольная берізка, звивиста стежка, ясний сокіл, красна дівиця.
У публіцистиці вживаються такі, наприклад, словесні кліше: важливі події, міжнародне життя, друкований орган, прибути з офіційним візитом і ін
Частина 2. Мовний стандарт
2.1. Стандартизація лексики.
Точність, однозначність і необхідність машинної обробки офіційного документа припускають використання в ньому слів тільки в одному із значень, прийнятих в офіційно-діловій письмовій мові. Необхідно також, щоб кожному поняттю відповідав тільки один термін. І тут дуже важливе значення має використання спеціальної лексики, або термінології.
Терміни, що використовуються в управлінській документації, можна розділити на кілька груп.
1. Спеціальна лексика, властива тільки канцелярської мови. Це слова, що склалися у сфері адміністративного управління за багато століть існування офіційно-ділового стилю російської мови, наприклад, належний, нижчепідписаний, вищевказаний, належний, надсилається, справжній (цей), заслухати, завізувати і т.п. Деякі з цих слів застарівають і заміняються сучасними еквівалентами.
2. Віддієслівні іменники.
Велика кількість спеціальних слів-термінів офіційно-ділового мовлення виражається іменниками, утвореними від дієслів: виконання, знаходження, підписання, рішення, встановлення та ін
Серед групи спеціальних слів, утворених від дієслів, особливе місце займають іменники з префіксом не: невиконання, недотримання, невизнання і ін Ця група термінів постійно доповнюється неологізмами.
3. Спеціальна галузева термінологічна лексика.
У мові документів існує велика кількість термінів, які прийшли в цю мову з певної предметної області, тієї предметної області, якою присвячений документ. Ця термінологічна лексика точна і однозначна, тому вона зручна у вживанні як у науці, так і в мові документів. Маються на увазі, перш за все юридичні, фінансові та дипломатичні терміни, що вживаються в документах. Наприклад, для укладення договору використовується юридична термінологія: договір, ліцензія, кодекс, правопорушення, піклування, дієздатність, оскаржити та ін, а для складання, наприклад, фінансового документу - термінологія з цієї предметної області: фінанси, штраф, неустойка, кредит, бартер , дистрибутор, крілінг, лізинг та ін
Ці терміни зручні у вживанні, оскільки не припускають різних тлумачень та сприяють точному вираженню змісту службового документа.
4. Спеціальні позначення людей за ознакою, зумовленого яким-небудь дією, ставленням, посадою, званням: свідок, наймач, позивач, співробітник, доцент, відповідач, орендар, замовник, відвідувач, опікун та ін Один і той же людина в різних життєвих і ділових ситуаціях може бути: позивачем і відповідачем; держслужбовцям і відвідувачем; замовником і виконавцем.
2.2. Стандартизація словосполучень
Крім окремих слів, в діловому мовленні стандартизовані і цілісні словосполучення (мовні формули). Широке вживання мовних формул - стійких (шаблонних, стандартних) мовних оборотів, використовуваних в незмінному вигляді, - одна з особливостей ділового мовлення.
Наявність стандартних словосполучень в ділового мовлення - наслідок регламентованості службових відносин, повторюваності управлінських ситуацій і тематичної обмеженості ділового мовлення. По конкретному словосполученню ми можемо судити, про яку управлінської ситуації йде мова: беручи до уваги, що відповідно до домовленості; висловлюємо глибоку вдячність за перевіркою встановлено, що ...
Мовні формули - це результат уніфікації мовних засобів, використовуваних в однотипних повторюваних ситуаціях. Таким чином, однією з функцій мовної формули в тексті документа є вираз типового змісту.
Крім того, мовні формули нерідко виступають як юридично значущі компоненти тексту, без яких документ не має достатньої юридичної силою.
Мовні формули також є елементами, що визначають видову приналежність документа. Тільки по одному словосполученню "контроль за виконанням покладається на ..." стає ясно, про який вид документа говориться, - це, безумовно, якийсь з розпорядчих документів: наказ чи розпорядження.
Ще одна функція стійких стандартних словосполучень, використовуваних у мові документа, пов'язана з процесом сприйняття фрази. Якщо одне й те ж словосполучення повторюється багато разів, то це дозволяє адресату дуже швидко сприймати інформацію, вибираючи нове і найбільш істотне.
Використовуючи готові кліше, оперативно може діяти і укладач тексту документа. Це мовні конструкції типу: вступати в законну силу; оскарженню не підлягає; без поважної причини, в установленому порядку; після закінчення терміну; одноразова допомога; після досягнення вісімнадцятирічного віку; попередній розгляд та ін
Правильний вибір стійкого словосполучення з числа можливих визначається, по-перше, ступенем його употребительности (частотності), по-друге, ступенем точності та лаконічності в описі управлінської ситуації, а також його граматичної правильністю з урахуванням особливостей офіційно-ділового стилю. У мові документів до найбільш вживаним стійким словосполученням належать такі види мовних кліше:
1. Стійкі словосполучення атрибутивно-іменного типу з забарвленням офіційно-ділового стилю: одноразова допомога, вище стоять органи, встановлений порядок попередній розгляд, виправдувальний вирок, встановлений термін, юридична особа, неправосудні дії, вимушені обставини та ін.
2. Стійкі дієслівно-іменні словосполучення, наприклад: скласти акт, вирішити суперечку, подати апеляцію, видати довідку, провести захід, грати роль, мати значення.
В офіційно-діловій мові, як і в науковому стилі мови, спостерігається одна тенденція - відбувається звуження можливостей дієслова (десемантизація дієслова) та розширення можливостей імені іменника. Цьому мовною явищу є певне пояснення. За законами зорового сприйняття при читанні завжди друга частина смислового цілого сприймається як більш значуща. Тому у словосполученнях «іменник плюс дієслово» іменник стає більш вагомим елементом, що звертають на себе увагу читача
Стійкі дієслівно-іменні словосполучення називають "розщепленими" присудками. Дуже часто з цих словосполучень можна утворити паралельні їм дієслівні форми. На відміну від дієслівних форм у цих словосполученнях смисловий акцент переноситься з дієслова на іменник, і для документа таке перенесення є значущим: допомогти - надати допомогу, реконструювати зробити або здійснити реконструкцію, розслідувати - пропусти розслідування, проконтролювати - забезпечити контроль, сприяти - посприяти, помилитися - допустити помилку і ін. Іменник в цих словосполученнях виступає в документі на перший план.
3. Стійкі словосполучення з отименние приводами, мотивуючими дії: відповідно до рішення (наказом, розпорядженням); у зв'язку з початком (можливістю, необхідністю); з метою поліпшення (обмеження, економки); в силу обставин); в від носінні (осіб, громадян , виконавців); по лінії (профспілки, комітету) та ін
Володіння діловим стилем - це значною мірою знання і вміння вживати мовні формули. Висловлюючи типове зміст, мовні формули забезпечують точність і однозначність розуміння тексту адресатом, скорочують час на підготовку тексту.
2.3. Стандартизація у побудові пропозицій.
Строгість форми, логіка і стандарт простежуються у документі і на рівні цілісного пропозиції. Чітка структура пропозиції, правильний порядок слів - ось ті ознаки стандартизованности, які проявляються на рівні фрази в тексті документа.
Правильний порядок слів - це коли підмет (суб'єкт дії) стоїть на початку речення, а присудок слід за ним. В офіційно-ділового мовлення через порушення правильного порядку слів важко буває встановити, хто (чи що) є суб'єктом дії. Наприклад: Місто з 200-тисячним населенням повністю забезпечить молочними продуктами новий завод. Суб'єктом дії є завод, тому слово "завод" повинно стояти на початку речення. Правильний варіант: Новий завод повністю забезпечить молочними продуктами місто з 200-тисячним населенням.
Так само в російській мові діють певні правила розташування слів за їх інформативної значущості. У письмовій мові існує специфічний принцип "лінійної" подачі інформації, згідно з яким спочатку в речення вводиться допоміжна інформація, а потім основна, причому основна розташовується після присудка.
В усному мовленні найбільш значуще слово виділяється інтонаційно, а в російській писемного мовлення інформаційна роль слова зростає до кінця пропозиції. При складанні документа слід враховувати інформаційну роль порядку слів у реченні, щоб не ускладнити сприйняття, розуміння тексту.
Наприклад:
На підставі листа замовника незавершений обсяг робіт з виготовлення дослідного зразка переноситься на перший квартал 1999 р.
На перший квартал 1999 р. незавершений обсяг робіт з виготовлення дослідного зразка переноситься на підставі листа замовника.
В обох пропозиціях основна інформація знаходиться після присудка, в кінці речення. Тому метою висловлення в першому реченні є зазначення терміну, на який переноситься виготовлення дослідного зразка. У другому реченні метою висловлення є обгрунтування причини перенесення терміну здачі замовлення.
Ще однією суттєвою особливістю синтаксису ділового мовлення є вживання однотипних відмінкових форм.
Вживання однотипних відмінкових форм при імені іменник прийнято називати нанизуванням відмінків.
Найчастіше в текстах документів використовується послідовне підпорядкування слів в родовому відмінку, рідше - в орудному.
Наприклад: ... для застосування заходів громадського впливу; ... з метою широкої гласності роботи органів митного контролю, ...
2.4. Стандартизація тексту
Мовний матеріал, що міститься в документі, може виконувати основну, змістовну функцію (власне текст документа) і вторинну, ориентирующую функцію (різні елементи оформлення документа, а також інші позатекстові форми передачі інформації - креслення, схеми, діаграми тощо).
Типи текстів документа суворо стандартизовані й уніфіковані. На думку відомого документаліста П.В. Веселова, уніфікація тексту документа виправдана з різних точок зору. Перш за все з економічної точки зору: складання уніфікованого тексту вимагає менше витрат праці і часу. Укладач документа, працюючи за зразком, отримує можливість зосередити увагу на найважливіших, нестандартних аспектах інформації. Уніфікація документа виправдана і з психологічної точки зору: у стандартному тексті адресат документа може відразу ж виділити ключові моменти повідомлення (за даними досліджень, уніфікований текст сприймається майже в десять разів інтенсивніше, ніж неуніфікованих).
Уніфікація текстів документів виправдана і з правової точки зору: сама форма тексту набуває "узаконений" вид.
Нарешті, уніфікація виправдана з технічної точки зору: уніфікований текст легше, простіше і дешевше обробити на комп'ютері.
За способом синтаксичної організації мовлення, і навіть з вигляду її просторово-графічного оформлення можуть бути виділені наступні типи текстів:
1. Зв'язний текст з традиційною лінійної записом.
Наприклад, особиста заява: Прошу відрядити мене в Санкт-Петербург до бібліотеки Академії наук строком на 10 днів для ознайомлення з архівними матеріалами за темою мого дослідження. Дані тексти являють собою послідовність повністю синтаксично оформлених частин пропозиції або пропозицій, відповідних офіційно-діловому стилю мовлення.
Зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій зазначають причини, підстави, мета складання документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації.
Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази - розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви - прохання без пояснення; довідки, доповідні записки - оцінку фактів, висновки).
2. Зв'язний текст із записом по трафарету.
Трафарет - традиційна лінійна запис, але з пробілами, які заповнюються змінною інформацією. Трафарет являє собою вид формалізованого тексту: в ньому заздалегідь передбачається і типова ситуація, в межах якої буде використаний службовий документ, і мовна форма, в якій ця ситуація відображається.
Довідка № _________ Видана __________
в тому, що _________________________
Довідка видана для подання ________
Зазвичай для трафарету використовують різні бланки. Бланк офіційного документа - стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, відведеним для змінної інформації. Елементи оформлення бланка містять інформацію про тип документа, наприклад, "Довідка ...", про сферу його використання, наприклад," Москва "і т.п.
3. Текст-анкета. Анкета - це перелік заздалегідь підготовлених питань. Питання і відповідь - два пов'язаних за змістом самостійних пропозиції. При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку (прізвище, ім'я, по батькові, рік народження) або словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу (маєте, володієте або були, перебували).
Зміст анкети, як правило, виявляється більш дробовим, ніж в трафареті. Текст анкети розташовується по вертикалі.
Прізвище ______________
Ім'я __________________
По батькові _____________
Рік і місце народження і т. д.
4. Текст - таблиця. Таблиця - це сукупність даних, представлених у цифровій або словесній формі та ув'язнених до граф вертикальної і горизонтальної площин. Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблиця друкується понад однієї сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані і на наступних сторінках друкуються лише номери цих граф.
В одному документі допускається поєднання текстів різних типів. Лінійна запис зв'язного тексту може бути ілюстрована таблицею або вона може випереджати анкету і т. д. Форма, в якій представляються тексти документів, визначається характером міститься в них.
Висновки.
ГОСТи та інші інструктивні матеріали закріплюють і стандартизують вимоги до тексту документа: його змісту, обсягу, внутрішній структурі та зовнішньої формою, складом і розташуванням реквізитів. Крім того, в даних нормативних документах висуваються певні вимоги до мови конкретного документа і мовною оформленню його реквізитів.
Таким чином, процес стандартизації ділового мовлення охоплює вага рівні мови - і лексику, і морфологію, і синтаксис. У підсумку складається стійкий мовної стереотип, що сприймається мовцем як особливий, функціонально орієнтований стиль мови. Неправі ті, хто бачить в стандартизації ділової мови "збіднення" або навіть "порчу" літературної мови. Поганий не канцелярський мову, а зловживання ним у публіцистиці, в літературі і повсякденному спілкуванні.
Додаток № 1
Ключові поняття
МОВА СЛУЖБОВОГО ДОКУМЕНТА - мовна різновид сучасної російської літературної мови, частина офіційно-ділового стилю мови, що існує для передачі службової інформації за допомогою документів.
ТЕКСТОВА ТОЧНІСТЬ ДОКУМЕНТА - фактична і смислова точність документа, що виключає можливість інотолкованій і неясностей.
МОВНЕ СТАНДАРТ ДОКУМЕНТА - однаковий спосіб викладу думок у документі з використанням готових мовних формул-кліше.
Гриф затвердження - позначка посадової особи, яка вказує на особливий спосіб введення документа в дію.
Резолюція на документі - письмова вказівка керівника виконавцю про характер і терміни виконання документа.
ЗАГОЛОВОК ДОКУМЕНТА - зміст документа, виражене в короткій формі.
Список використаної літератури
1. Діловодство / / журнал «Бухгалтерія та облік» № серпня 2002
2. Діловодство / / журнал «Орієнтир» № квітні 2003
3. Діловодство на сучасному етапі / / журнал «Управління і кадри» № 3 2004
4. Наказ Міністра оборони Російської Федерації № 170
5. Фоков А.П. «Діловодство в Збройних Силах Російської Федерації» Москва 2001
1. Спеціальна лексика, властива тільки канцелярської мови. Це слова, що склалися у сфері адміністративного управління за багато століть існування офіційно-ділового стилю російської мови, наприклад, належний, нижчепідписаний, вищевказаний, належний, надсилається, справжній (цей), заслухати, завізувати і т.п. Деякі з цих слів застарівають і заміняються сучасними еквівалентами.
2. Віддієслівні іменники.
Велика кількість спеціальних слів-термінів офіційно-ділового мовлення виражається іменниками, утвореними від дієслів: виконання, знаходження, підписання, рішення, встановлення та ін
Серед групи спеціальних слів, утворених від дієслів, особливе місце займають іменники з префіксом не: невиконання, недотримання, невизнання і ін Ця група термінів постійно доповнюється неологізмами.
3. Спеціальна галузева термінологічна лексика.
У мові документів існує велика кількість термінів, які прийшли в цю мову з певної предметної області, тієї предметної області, якою присвячений документ. Ця термінологічна лексика точна і однозначна, тому вона зручна у вживанні як у науці, так і в мові документів. Маються на увазі, перш за все юридичні, фінансові та дипломатичні терміни, що вживаються в документах. Наприклад, для укладення договору використовується юридична термінологія: договір, ліцензія, кодекс, правопорушення, піклування, дієздатність, оскаржити та ін, а для складання, наприклад, фінансового документу - термінологія з цієї предметної області: фінанси, штраф, неустойка, кредит, бартер , дистрибутор, крілінг, лізинг та ін
Ці терміни зручні у вживанні, оскільки не припускають різних тлумачень та сприяють точному вираженню змісту службового документа.
4. Спеціальні позначення людей за ознакою, зумовленого яким-небудь дією, ставленням, посадою, званням: свідок, наймач, позивач, співробітник, доцент, відповідач, орендар, замовник, відвідувач, опікун та ін Один і той же людина в різних життєвих і ділових ситуаціях може бути: позивачем і відповідачем; держслужбовцям і відвідувачем; замовником і виконавцем.
2.2. Стандартизація словосполучень
Крім окремих слів, в діловому мовленні стандартизовані і цілісні словосполучення (мовні формули). Широке вживання мовних формул - стійких (шаблонних, стандартних) мовних оборотів, використовуваних в незмінному вигляді, - одна з особливостей ділового мовлення.
Наявність стандартних словосполучень в ділового мовлення - наслідок регламентованості службових відносин, повторюваності управлінських ситуацій і тематичної обмеженості ділового мовлення. По конкретному словосполученню ми можемо судити, про яку управлінської ситуації йде мова: беручи до уваги, що відповідно до домовленості; висловлюємо глибоку вдячність за перевіркою встановлено, що ...
Мовні формули - це результат уніфікації мовних засобів, використовуваних в однотипних повторюваних ситуаціях. Таким чином, однією з функцій мовної формули в тексті документа є вираз типового змісту.
Крім того, мовні формули нерідко виступають як юридично значущі компоненти тексту, без яких документ не має достатньої юридичної силою.
Мовні формули також є елементами, що визначають видову приналежність документа. Тільки по одному словосполученню "контроль за виконанням покладається на ..." стає ясно, про який вид документа говориться, - це, безумовно, якийсь з розпорядчих документів: наказ чи розпорядження.
Ще одна функція стійких стандартних словосполучень, використовуваних у мові документа, пов'язана з процесом сприйняття фрази. Якщо одне й те ж словосполучення повторюється багато разів, то це дозволяє адресату дуже швидко сприймати інформацію, вибираючи нове і найбільш істотне.
Використовуючи готові кліше, оперативно може діяти і укладач тексту документа. Це мовні конструкції типу: вступати в законну силу; оскарженню не підлягає; без поважної причини, в установленому порядку; після закінчення терміну; одноразова допомога; після досягнення вісімнадцятирічного віку; попередній розгляд та ін
Правильний вибір стійкого словосполучення з числа можливих визначається, по-перше, ступенем його употребительности (частотності), по-друге, ступенем точності та лаконічності в описі управлінської ситуації, а також його граматичної правильністю з урахуванням особливостей офіційно-ділового стилю. У мові документів до найбільш вживаним стійким словосполученням належать такі види мовних кліше:
1. Стійкі словосполучення атрибутивно-іменного типу з забарвленням офіційно-ділового стилю: одноразова допомога, вище стоять органи, встановлений порядок попередній розгляд, виправдувальний вирок, встановлений термін, юридична особа, неправосудні дії, вимушені обставини та ін.
2. Стійкі дієслівно-іменні словосполучення, наприклад: скласти акт, вирішити суперечку, подати апеляцію, видати довідку, провести захід, грати роль, мати значення.
В офіційно-діловій мові, як і в науковому стилі мови, спостерігається одна тенденція - відбувається звуження можливостей дієслова (десемантизація дієслова) та розширення можливостей імені іменника. Цьому мовною явищу є певне пояснення. За законами зорового сприйняття при читанні завжди друга частина смислового цілого сприймається як більш значуща. Тому у словосполученнях «іменник плюс дієслово» іменник стає більш вагомим елементом, що звертають на себе увагу читача
Стійкі дієслівно-іменні словосполучення називають "розщепленими" присудками. Дуже часто з цих словосполучень можна утворити паралельні їм дієслівні форми. На відміну від дієслівних форм у цих словосполученнях смисловий акцент переноситься з дієслова на іменник, і для документа таке перенесення є значущим: допомогти - надати допомогу, реконструювати зробити або здійснити реконструкцію, розслідувати - пропусти розслідування, проконтролювати - забезпечити контроль, сприяти - посприяти, помилитися - допустити помилку і ін. Іменник в цих словосполученнях виступає в документі на перший план.
3. Стійкі словосполучення з отименние приводами, мотивуючими дії: відповідно до рішення (наказом, розпорядженням); у зв'язку з початком (можливістю, необхідністю); з метою поліпшення (обмеження, економки); в силу обставин); в від носінні (осіб, громадян , виконавців); по лінії (профспілки, комітету) та ін
Володіння діловим стилем - це значною мірою знання і вміння вживати мовні формули. Висловлюючи типове зміст, мовні формули забезпечують точність і однозначність розуміння тексту адресатом, скорочують час на підготовку тексту.
2.3. Стандартизація у побудові пропозицій.
Строгість форми, логіка і стандарт простежуються у документі і на рівні цілісного пропозиції. Чітка структура пропозиції, правильний порядок слів - ось ті ознаки стандартизованности, які проявляються на рівні фрази в тексті документа.
Правильний порядок слів - це коли підмет (суб'єкт дії) стоїть на початку речення, а присудок слід за ним. В офіційно-ділового мовлення через порушення правильного порядку слів важко буває встановити, хто (чи що) є суб'єктом дії. Наприклад: Місто з 200-тисячним населенням повністю забезпечить молочними продуктами новий завод. Суб'єктом дії є завод, тому слово "завод" повинно стояти на початку речення. Правильний варіант: Новий завод повністю забезпечить молочними продуктами місто з 200-тисячним населенням.
Так само в російській мові діють певні правила розташування слів за їх інформативної значущості. У письмовій мові існує специфічний принцип "лінійної" подачі інформації, згідно з яким спочатку в речення вводиться допоміжна інформація, а потім основна, причому основна розташовується після присудка.
В усному мовленні найбільш значуще слово виділяється інтонаційно, а в російській писемного мовлення інформаційна роль слова зростає до кінця пропозиції. При складанні документа слід враховувати інформаційну роль порядку слів у реченні, щоб не ускладнити сприйняття, розуміння тексту.
Наприклад:
На підставі листа замовника незавершений обсяг робіт з виготовлення дослідного зразка переноситься на перший квартал 1999 р.
На перший квартал 1999 р. незавершений обсяг робіт з виготовлення дослідного зразка переноситься на підставі листа замовника.
В обох пропозиціях основна інформація знаходиться після присудка, в кінці речення. Тому метою висловлення в першому реченні є зазначення терміну, на який переноситься виготовлення дослідного зразка. У другому реченні метою висловлення є обгрунтування причини перенесення терміну здачі замовлення.
Ще однією суттєвою особливістю синтаксису ділового мовлення є вживання однотипних відмінкових форм.
Вживання однотипних відмінкових форм при імені іменник прийнято називати нанизуванням відмінків.
Найчастіше в текстах документів використовується послідовне підпорядкування слів в родовому відмінку, рідше - в орудному.
Наприклад: ... для застосування заходів громадського впливу; ... з метою широкої гласності роботи органів митного контролю, ...
2.4. Стандартизація тексту
Мовний матеріал, що міститься в документі, може виконувати основну, змістовну функцію (власне текст документа) і вторинну, ориентирующую функцію (різні елементи оформлення документа, а також інші позатекстові форми передачі інформації - креслення, схеми, діаграми тощо).
Типи текстів документа суворо стандартизовані й уніфіковані. На думку відомого документаліста П.В. Веселова, уніфікація тексту документа виправдана з різних точок зору. Перш за все з економічної точки зору: складання уніфікованого тексту вимагає менше витрат праці і часу. Укладач документа, працюючи за зразком, отримує можливість зосередити увагу на найважливіших, нестандартних аспектах інформації. Уніфікація документа виправдана і з психологічної точки зору: у стандартному тексті адресат документа може відразу ж виділити ключові моменти повідомлення (за даними досліджень, уніфікований текст сприймається майже в десять разів інтенсивніше, ніж неуніфікованих).
Уніфікація текстів документів виправдана і з правової точки зору: сама форма тексту набуває "узаконений" вид.
Нарешті, уніфікація виправдана з технічної точки зору: уніфікований текст легше, простіше і дешевше обробити на комп'ютері.
За способом синтаксичної організації мовлення, і навіть з вигляду її просторово-графічного оформлення можуть бути виділені наступні типи текстів:
1. Зв'язний текст з традиційною лінійної записом.
Наприклад, особиста заява: Прошу відрядити мене в Санкт-Петербург до бібліотеки Академії наук строком на 10 днів для ознайомлення з архівними матеріалами за темою мого дослідження. Дані тексти являють собою послідовність повністю синтаксично оформлених частин пропозиції або пропозицій, відповідних офіційно-діловому стилю мовлення.
Зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій зазначають причини, підстави, мета складання документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації.
Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази - розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви - прохання без пояснення; довідки, доповідні записки - оцінку фактів, висновки).
2. Зв'язний текст із записом по трафарету.
Трафарет - традиційна лінійна запис, але з пробілами, які заповнюються змінною інформацією. Трафарет являє собою вид формалізованого тексту: в ньому заздалегідь передбачається і типова ситуація, в межах якої буде використаний службовий документ, і мовна форма, в якій ця ситуація відображається.
Довідка № _________ Видана __________
в тому, що _________________________
Довідка видана для подання ________
Зазвичай для трафарету використовують різні бланки. Бланк офіційного документа - стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, відведеним для змінної інформації. Елементи оформлення бланка містять інформацію про тип документа, наприклад, "Довідка ...", про сферу його використання, наприклад," Москва "і т.п.
3. Текст-анкета. Анкета - це перелік заздалегідь підготовлених питань. Питання і відповідь - два пов'язаних за змістом самостійних пропозиції. При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку (прізвище, ім'я, по батькові, рік народження) або словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу (маєте, володієте або були, перебували).
Зміст анкети, як правило, виявляється більш дробовим, ніж в трафареті. Текст анкети розташовується по вертикалі.
Прізвище ______________
Ім'я __________________
По батькові _____________
Рік і місце народження і т. д.
4. Текст - таблиця. Таблиця - це сукупність даних, представлених у цифровій або словесній формі та ув'язнених до граф вертикальної і горизонтальної площин. Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблиця друкується понад однієї сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані і на наступних сторінках друкуються лише номери цих граф.
В одному документі допускається поєднання текстів різних типів. Лінійна запис зв'язного тексту може бути ілюстрована таблицею або вона може випереджати анкету і т. д. Форма, в якій представляються тексти документів, визначається характером міститься в них.
Висновки.
ГОСТи та інші інструктивні матеріали закріплюють і стандартизують вимоги до тексту документа: його змісту, обсягу, внутрішній структурі та зовнішньої формою, складом і розташуванням реквізитів. Крім того, в даних нормативних документах висуваються певні вимоги до мови конкретного документа і мовною оформленню його реквізитів.
Таким чином, процес стандартизації ділового мовлення охоплює вага рівні мови - і лексику, і морфологію, і синтаксис. У підсумку складається стійкий мовної стереотип, що сприймається мовцем як особливий, функціонально орієнтований стиль мови. Неправі ті, хто бачить в стандартизації ділової мови "збіднення" або навіть "порчу" літературної мови. Поганий не канцелярський мову, а зловживання ним у публіцистиці, в літературі і повсякденному спілкуванні.
Додаток № 1
Ключові поняття
МОВА СЛУЖБОВОГО ДОКУМЕНТА - мовна різновид сучасної російської літературної мови, частина офіційно-ділового стилю мови, що існує для передачі службової інформації за допомогою документів.
ТЕКСТОВА ТОЧНІСТЬ ДОКУМЕНТА - фактична і смислова точність документа, що виключає можливість інотолкованій і неясностей.
МОВНЕ СТАНДАРТ ДОКУМЕНТА - однаковий спосіб викладу думок у документі з використанням готових мовних формул-кліше.
Гриф затвердження - позначка посадової особи, яка вказує на особливий спосіб введення документа в дію.
Резолюція на документі - письмова вказівка керівника виконавцю про характер і терміни виконання документа.
ЗАГОЛОВОК ДОКУМЕНТА - зміст документа, виражене в короткій формі.
Список використаної літератури
1. Діловодство / / журнал «Бухгалтерія та облік» № серпня 2002
2. Діловодство / / журнал «Орієнтир» № квітні 2003
3. Діловодство на сучасному етапі / / журнал «Управління і кадри» № 3 2004
4. Наказ Міністра оборони Російської Федерації № 170
5. Фоков А.П. «Діловодство в Збройних Силах Російської Федерації» Москва 2001