Планово-економічний відділ здійснює складання плану аналітичної роботи і контроль за його виконанням, методичне забезпечення аналізу, організує та узагальнює результати аналізу господарської діяльності підприємства і його структурних підрозділів, проводить комплексний аналіз ефективності роботи підприємства, розробляє заходи за підсумками аналізу.
Формування облікової політики підприємства, а також контроль за її виконанням здійснює головний бухгалтер, якому підзвітні відділ бухгалтерського обліку та звітності № 45.
Відділ бухгалтерського обліку та звітності № 45 веде облікову роботу на підприємстві, аналізує виконання кошторису витрат на виробництво, собівартість продукції, виконання плану прибутку та його використання.
Комерційний директор здійснює керівництво відділом збуту № 40, відділом комплектації № 38, управлінням матеріально-технічним забезпеченням (МТВ) № 39, транспортним цехом № 26.
Відділ комплектації № 38 займається укладанням договорів поставки комплектуючих до випускається виробам.
Завданнями відділу збуту є, організація процесу збуту продукції, вивчення і розробка заходів щодо освоєння нових ринків збуту продукції, розробка перспективного плану з впровадження у виробництво нових конкурентоспроможних видів продукції.
Транспортний цех № 26 здійснює автомобільні перевезення з метою забезпечення підприємства комплектуючими, реалізації продукції, а також вирішує ряд інших завдань, зокрема за договорами з іншими організаціями.
Директор з виробництва здійснює керівництво відділом виробництва № 63, складальним виробництвом № 90, складальним виробництвом № 91, механо-гальванічним виробництвом № 25 (МГП № 25), цехом пластмас, лиття та обробки № 29, інструментальним виробництвом № 60.
Начальник виробництва здійснює керівництво основним виробництвом, здійснює контроль якості продукції та несе особисту відповідальність перед Радою директорів.
Цех основного виробництва займається виготовленням виробів оборонного та цивільного призначення.
Директор з якості - начальник служби якості здійснює керівництво службою якості № 43 та відділом гарантійного ремонту № 78.
Служба якості № 43 здійснює безпосередній контроль якості продукції, що випускається вихідної сировини і комплектуючих. Відділ № 78 займається укладанням договір на гарантійне обслуговування виробів і здійснює ремонт виробів.
Директор з персоналу і режиму здійснює керівництво за діяльністю відділу управлінням персоналу № 34, відділом охорони підприємства № 54, туристичною базою «Круті гірки» № 76.
На відділ охорони підприємства покладено обов'язки з охорони підприємства.
Варто зазначити, що підприємство ВАТ «Сарапульський радіозавод» є режимним, тобто доступ на підприємство обмежений. Тому відділ № 54 здійснює не тільки охорону підприємство, а також здійснює контроль за дотриманням правил внутрішнього трудового розпорядку.
Відділ управління персоналом займається підбором кадрів, здійснює кадрову діяльність підприємства. Крім відділу управління персоналом в кожному структурному підрозділі є працівник, який займається оформленням прийому на роботу, тобто виконує певну роботу, пов'язану з оформленням договорів і підписанням заяв та наказів. Більш докладно буде розглянуто нижче.
З вище сказаного випливає, що підприємство ВАТ «Сарапульський радіозавод» є великим. Структурні підрозділи, відділи та управління знаходяться на різних територіях, отже, на підприємстві значний документообіг, і чисельність підприємства відповідна. В даний час чисельність підприємства становить 2000 осіб.
1.3. Коротка характеристика структурного підрозділу і
його персоналу
Структурний підрозділ № 90 (додаток 2) підприємства ВАТ «СРЗ» було перетворено шляхом розділення одного складального цеху в 2005 році. До 2005 року був єдиних цех № 3 підприємства ВАТ «СРЗ». Після реорганізації всього підприємства було виділено два складальні цехи (виробництва) - складальне виробництво № 90 (СП № 90) і складальне виробництво № 91 (СП № 91).
Нижче буде представлена ​​коротка характеристика складального виробництва № 90, це пов'язано з тим, що саме цей структурний підрозділ стало об'єктом дослідження для написання випускної кваліфікаційної роботи.
Складальне виробництво № 90 займається випуском продукції призначеної для військової техніки. СП № 90 виготовляє різні радіостанція, засоби зв'язку, антени, проводить ремонт військової техніки та інше.
У складального виробництва № 90 великий обсяг номенклатури, тобто за СП № 90 значиться багато різних виробництв. Так як випуск за виробництвом не маленький, отже, чисельність цеху повинна бути відповідною. Але це не означає, що повинно бути багато людей в цеху, кожна людина має свою певну професію, навички роботи, а деякі є фахівцями.
Для того щоб підвищувати свій освітній рівень і кваліфікацію, працівники СП № 90 самостійно вступають до вищих навчальних закладів і в середньо-спеціальні. В даний час без відриву від виробництва у вищих навчальних закладах навчається близько 35 осіб, у технікумах 8 людини. У 2008 році 5 осіб закінчують вищий навчальний заклад. Це говорить про те, що люди прагнуть підвищувати свою освіту, підвищити свій соціальний рівень.
Чисельність СП № 90 становить 402 особи. СП 90 одне з великих структурних підрозділів підприємства ВАТ «СРЗ».
Чисельність складу працівників за категоріями відображена в таблиці 1.

Таблиця 6
Класифікація за категоріями працівників СП 90

Категорії	Кількість	У т.ч. жінок
Керівники	19	7
Спеціалісти (ІТП)	35	26
Допоміжні робітники	75	60
Основні робочі	273	145
РАЗОМ	402	238

З таблиці 1 видно співвідношення керівного класу, спеціалістів та робітників. Також можна зробити висновок, що чисельність жінок у нашому структурному підрозділі переважає.
Всі дані про чисельність структурного підрозділу, про характеристику персоналу підрозділу, мають відношення до персональних даних, так як всі відомості про співробітників представлені в різних списках, таблицях, схемах. А всі вище перераховані документи (списки, таблиці, схеми) у свою чергу містять відомості, що становлять персональні дані. Але ці документи не зберігаються належним чином, тобто в принципі конфіденційна інформація (персональні дані) знаходяться у відкритому доступі. Саме з цієї причини буде проаналізована робота, пов'язана із збиранням, застосуванням та зберіганням, відомостей, що містять персональні дані в структурному підрозділі.

Глава 2 Організація роботи з документами, що містять

персональні дані працівників

2.1. Робота з персональними даними в структурному
підрозділі СП № 90
Об'єктом нашого дослідження є структурний підрозділ підприємства ВАТ «Сарапульський радіозавод».
У структурних підрозділах є працівники, які виконують деяку кадрову роботу. Тобто ці співробітники ведуть безпосередній прийом в тому структурному підрозділі, у якому влаштовується працівник. Отже, ці співробітники стикаються зі збором, зберіганням і застосуванням персональних даних.
Тема обрана не випадково, так як в підрозділі, як і в інших підрозділах підприємства, є такий вид інформації конфіденційного характеру - персональні дані. Дуже часто документи, що містять персональні дані працівників перебувають у відкритому доступі, а раз персональні дані є інформацією обмеженого доступу, отже, вони повинні захищатися і до них повинен бути обмежений доступ.
У структурних підрозділах є працівники, які виконують певну кадрову роботу. Посада їх може бути різна, або це табельщики, інспектора табельної обліку або просто відповідальні за ведення табельного обліку в структурному підрозділі. Так ось, при виконанні своїх обов'язків, відповідальні за ведення табельного обліку працюють з документами, що містять персональні дані співробітників. Основна ж робота полягає у введенні табеля обліку робочого часу співробітників підрозділу. Крім цього необхідно також оформляти документи, що дозволяють нам визначити, де знаходиться той чи інший працівник підрозділу, до таких документів відносяться лікарняні листи (заповнення перший граф), оформлення відпускних записок.
Також в обов'язки інспектора табельної обліку входить оформлення трудових договорів, візування заяв керівниками підрозділів, візування наказів про прийом на роботу або переведенні працівника на іншу роботу, тобто оформленням кадрової документації. Крім цієї роботи необхідно складати списки працівників нашого підрозділу, ці списки можуть відрізнятися за своїм складом (змісту). Наприклад, це можуть бути списки по ділянках, що містять посаду і розряд працівника, або з датою народження, адресою і так далі. Тобто всі списки будуть містити персональні дані співробітників підрозділу, адже навіть ім'я, прізвище, по батькові вже відносять до персональних відомостей.
Часом ці дані просто зберігаються на столі або у відкритому доступі комп'ютера, а, як відомо, персональні дані - це особливий вид конфіденційної інформації, що вимагають певні правила роботи з такою інформацією.
Потрібно цими даними правильно оперувати, правильно з ними працювати, а, отже, і захищати, разу працівники та керівники довіряють Вам роботу з документами, що містять персональні дані.
Таким чином, виходить, що документи, що містять персональні дані співробітників у структурних підрозділах не захищені і не регламентована робота з такими документами. Тому, ми складемо документ, який дозволить нам правильно працювати з документами, що містять персональні дані.

2.2. Аналіз документів, що містять персональні дані
співробітників
У структурному підрозділі СП № 90 є наступні документи, що містять персональні дані співробітників:
1. Особисті картки співробітників СП № 90
2. Списки працівників СП № 90:
2.1. по ділянках
2.2. із зазначенням місця проживання
2.3. з зазначенням складу сім'ї
2.4. з датою народження
2.5. та інші
3. Особисті заяви співробітників СП № 90
4. Пояснювальні записки співробітників СП № 90
5. Трудові договори і додаткові угоди
Тепер більш докладно розглянемо вище перераховані документи.
Особисті картки бланки, яких ми використовуємо в нашому підрозділі, давно втратили свою юридичну силу. В даний час це особиста картка форми Т2, але особиста картка Т2 заповнюється у відділі управління персоналом. Там вносять усі дані. Ми ж у своєму підрозділі, та й в інших підрозділах підприємства заповнюємо стару картку, яка представлена ​​в додатку 3. Робиться це для того щоб спростити нашу роботу. Погодьтеся, в будь-який момент часу нам можуть знадобитися ті чи інші дані співробітника, тому щоб кожного разу не телефонувати у відділ управління персоналом ВАТ «СРЗ», ми й заповнюємо особисті картки.
Заповнюючи, особисті картки ми надалі скорочуємо час на пошук інформації про співробітника нашого підрозділу. Особисті дані можуть знадобитися для складання додаткової угоди, іноді самі співробітники дізнаються у нас деякі свої дані (наприклад, паспортні дані, номер ІПН, страхового поліса або номер страхового свідоцтва), адже не всі носять із собою пакет документів.
Крім особистих даних в картках відображаються всі переміщення співробітників, тобто зміна професії, категорії, розряду. Так само в картках робляться відмітки про відпустки, що надалі допомагає нам складати графік відпусток.
Картотека з картками знаходиться на столі, тобто, немає спеціального місця для її зберігання, але такого не повинно бути. Раз картки містять персональні відомості, то й зберігатися вони повинні відповідним чином.
Персональні дані - лише інформація дозволяє ідентифікувати особу, саме по собі поширення персональних даних не стільки завдає шкоди особі, скільки створює можливість для заподіяння такої шкоди. Захист персональних даних - це норма, свого роду, підстраховуються від можливих порушень і зловживань, оскільки окремі дані про людину можуть скластися в описову картину його особистості.
Тому необхідно забезпечувати захист документів, що містять персональні дані співробітників.
Тепер кілька слів про списки співробітників підрозділу.
Списки співробітників можуть бути різні в своєму вигляді, вони можуть містити різні дані (додаток 4). Такі списки співробітників той же значно полегшують роботу. У будь-який момент часу керівникам необхідні різні відомості по ділянках, наприклад, чисельність дільниці № 1, кількість працівників однієї спеціальності і так далі. Тому, щоб кожного разу не перелістовать картки, ми створюємо списки працівників по ділянках за допомогою, яких можна легко проаналізувати дані і надати необхідні відомості.
Списки по ділянках зберігаються у папці на столі, але в основному всі списки знаходяться в пам'яті персонального комп'ютера. Роздруковувати кожен раз немає сенсу, так як майже кожен місяць відбувається рух персоналу, тобто один місяць ми ведемо прийом співробітників, через два місяці відбувається звільнення співробітників, або переміщення всередині підрозділу (з однієї ділянки на іншій, підвищення розряду, категорії, зміна спеціальності і так далі). Тому набагато практичніше зберігати всі дані в комп'ютері і проводити необхідні зміни.
Що стосується захисту цього виду документів. Раз папка знаходитися на столі, отже, її може переглянути будь-який співробітник, але переглянути папку можна під час відсутності на робочому місці, оскільки списки містять персональні дані, то потрібно ставитися до таких документів відповідально, тому на час відсутності всі документи зі столу складаються в ящик, файли електронних документів закриваються.
Що стосується таких документів, як особисті заяви співробітників, пояснювальні записки, то вони зберігаються в окремих папках. Усі папки лежать у шухляді столу, тобто доступ до цих документів мають лише ті співробітники, які несуть відповідальність за ці документи, а так само керівники підрозділи.
Такий вид документів, як трудові договори та додаткові угоди мають місце бути в нашому підрозділі, це відбувається тому, що другий примірник вище перерахованих документів, надходить у наш підрозділ з відділу управління персоналом, тобто фактично екземпляри працівників зберігаються у нас. Це відбувається у зв'язку з тим, що трудовий договір підписується не відразу, тому другий примірник не віддають у день прийому працівникові, таким чином, документи потрапляють до нас. Деякі працівники приходять до нас за своїм примірником трудового договору або додаткової угоди, інші ж про них і не згадують, ось таким чином частина документів залишається в підрозділі, а частина відповідно у працівників.
Другі примірники трудових договорів дозволяють самостійно складати додаткові угоди до трудового договору, тому що в більшості випадків при перекладі співробітників оформленням додаткових угод займаються структурні підрозділи, то є відповідальні за ведення табельного обліку співробітників у структурному підрозділі.
Специфіка такої роботи належить до великих підрозділам, тобто для маленьких підрозділів (відділи, бюро) трудові договори та додаткові угоди становить відділ управління персоналом.
Це пов'язано з тим, що при складанні трудового договору необхідно враховувати категорію, розряд, вид оплати співробітника. Не завжди в заяві чи наказі про прийом на роботу зазначається перелічені вище дані. Так само трудовий договір і додаткова угода підписується керівником того підрозділу, в яке надходить на роботу працівник.
Тому не можна сказати, що у відділі управління персоналом сидять безграмотні та сторонні фахівці, які не можуть скласти договір або додаткова угода. Просто набагато зручніше нам самим підписати всі необхідні документи.
З вище перерахованого можна зробити наступний висновок, наявність документів у структурному підрозділі СП № 90 не велика, але навіть ті документи, які мають місце бути, не захищені відповідним способом.
Звичайно, може бути і немає гострої необхідності замикати в сейф всі документи, що містять персональні дані співробітників. Так як все виробництво розділене на ділянки і бюро, то всередині кожного такого маленького підрозділи кожен знає один про одного все, а може бути навіть набагато більше, ніж співробітники відділу управління персоналом, і відповідальні за ведення табельного обліку. Але справа не в тому, хто і що знає один про одного, існує закон (ФЗ «Про персональних даних»), який необхідно дотримуватися.
Захист персональних даних - це одне з найбільш важливих аспектів роботи з документами, що містять персональні дані.
2.3. Розгляд роботи, пов'язаної з кадровою
діяльністю підприємства в структурному підрозділі
Кадрова діяльність дуже багатогранна. Займаючись кадрової діяльністю необхідно працювати як з людьми, так і з документами. При цьому необхідно правильно працювати і бути дуже освіченою, грамотним, а найголовніше мати величезну витримкою і терпінням, адже дуже складно пояснити незнаючим людям необхідну їм інформацію. Мова не йде про те, що всім іншим співробітникам, які не займаються кадрової діяльністю можна бути безграмотними, не освіченими і так далі. Кожній людині необхідно підвищувати свій освітній рівень, вчитися і вміти орієнтуватися в будь-якій ситуації. Людина, що працюють в різних сферах має володіти певним набором якостей і вимог. Просто ті люди, які працюють з людьми, схильні до досить сильному впливу з боку людини. Будь-яка діяльність, пов'язана з людським фактором (ресурсами) дуже відповідальна.
На нашому підприємстві відділ, що займається кадровою діяльністю, називається відділ управління персоналом. Чисельність цього відділу становить 15 осіб.
Діяльність відділу управління персоналом нічим не відрізняється від іншого підрозділу, що займається кадровою діяльністю. Нас же цікавить не діяльність відділу управління персоналом, а кадрова діяльність у структурному підрозділі.
На підприємстві ВАТ «Сарапульський радіозавод» структурні підрозділи виконують різні види кадрової діяльності.
Варто зазначити, що підприємство ВАТ «СРЗ» знаходитися в окремих корпусах (будівлях) і на різних територіях, так само підприємство є режимним, тому специфіка кадрової діяльності незначно відрізняється.
Природно при влаштуванні на роботу перше місце у відділу управління персоналом. Людина приходить на роботу і дізнається наявність вакансій, якщо такі є, працівники відділу дають номер телефону, за яким можна зв'язатися безпосередньо з керівником або представником того підрозділу, до якого на роботу чинить людина. Найчастіше в цьому випадку дзвонять тим, хто в підрозділі займається оформленням прийому. У структурному підрозділі СП № 90 цю роботу виконує табельник.
Працевлаштування на роботу відбувається наступним чином:
1. Здобувач дзвонить у структурний підрозділ, в якому є вакансія. Далі з ним проводять бесіду, тобто дізнаються необхідну інформацію один про одного. У тому випадку, якщо здобувач підходить нам, а йому наші умови праці, то в цьому випадку він пише заяву про прийом на роботу.
2. Візування заяви керівником структурного підрозділу.
3. Здобувач до підписаного заявою направляється до відділу управління персоналом, де йому виписують наказ про прийом на роботу.
4. Потенційний працівник проходить медичний огляд.
5. Здобувач дзвонить у структурний підрозділ, де йому будуть оформляти трудовий договір.
6. Повернення підписаних документів (трудового договору, наказу про прийом на роботу) потенційному працівникові.
7. Проходження первинного інструктажу у відділі управління персоналом і подальше оформлення, тобто заповнення особової картки, трудової книжки.
Таким чином, у структурному підрозділі починається робота, пов'язана з кадровою діяльністю.
Варто обгрунтувати, чому в структурних підрозділах самостійно готують трудовий договір, а не у відділі управління персоналом. Такий принцип склався ще задовго до того, як ми стали структурним підрозділом. До 2005 року, як зазначалося вище, наш підрозділ була частиною підприємства, тобто ми самостійно приймали працівників, оформляли договори та підписували керівником підприємства. Відділ кадрів у той час, тільки виписував наказ про прийом на роботу, займався реєстрацією трудових договорів, оформленням особистих карток, тобто начальник відділу кадрів не був роботодавцем, з 2005 року за дорученням роботодавцем для окремої категорії працівників є директор з персоналу і режиму.
Ось саме з тих часів наша структурний підрозділ самостійно готує трудові договори. Звичайно, форми трудових договорів ми беремо у відділі управління персоналом, а потім робимо необхідні зміни, тобто у відповідності з наказом про прийом на роботу вносимо зміни. Вказуємо професію, місце роботи, підпорядкування, категорію, розряд і так далі. Приблизний трудовий договір можна подивитися у додатку 5.
Приблизно таким же чином ми готуємо додаток до трудового договору. Припустимо, працівник переходить з одного структурного підрозділу в інший, відповідно ми міняємо необхідний нам пункт (додаток 6). При складанні додаткових угод слід враховувати який трудовий договір у працівників. Є стара форма трудових договорів, в яких відсутні деякі з пунктів і підпунктів. Пункти відсутні з тієї причини, що деякі трудові договори складені по КЗПП, а не трудовому кодексу. Як відомо з часом все терпить змін.
Отже, структурний підрозділ частково оформляє трудові договори та додаткові угоди для того, що б скоротити час на їх оформлення і полегшити собі роботу.
Цілком можливо те, що ми робимо не зовсім правильно і логічно, але так склалося, а виправити за один, два роки налагоджену систему неможливо, та в принципі це й не потрібно. З сьогоднішніми можливостями можна без зусиль виконати необхідні дії. Погодьтеся швидше самому скласти необхідний документ, ніж бігти в іншу будівлю за цим документом або телефонувати до відділу управління персоналом для того, що б вам відправили по локальній мережі необхідний документ.
Варто відзначити, що майже в кожній ситуації необхідно вивчати нове. Так як з кожним днем ​​відбувається розвиток технологій і належить використовувати нові технології. Таким чином, ми підвищуємо освітній рівень.
Крім трудового договору, додаткової угоди, працівники структурних підрозділів оформляють такий вид документа, як графік відпусток.
Кожен підрозділ самостійно на підставі своїх даних складає графік відпусток. Ось ще одна причина для того, що б у підрозділі заводити на своїх співробітників картотеку, із зазначенням всіх необхідних даних.
Звичайно, в першу чергу при складанні графіка відпусток враховується особисте бажання співробітників. А далі починається аналізування отриманих даних та приведення їх у відповідну форму.
Підписані та узгоджені графіки відпусток зберігаються в планово-економічному відділі, копія направляється до відділу управління персоналом та відповідний підрозділ.
Форма графіка відпусток (додаток 7) на нашому підприємстві відрізняється від прийнятої форми Т-7 (додаток 8). У нашому графіку відпусток відсутні багато графи, тобто фактично графіки відпусток ми складаємо для того, щоб планово-економічний відділ міг розрахувати приблизну кількість грошових коштів на відпустки.
У висновку хотілося б відзначити, що специфіка діяльності кадрової служби відрізняється від звичних параметрів з тієї причини, що діяльність підприємства мають свою специфіку і свої певні правила. Але, не дивлячись на це все, не відбувається ніяких порушень чинного законодавства Російської Федерації.

Глава 3 Розробка документа, що регламентує роботу з

персональними даними співробітників (інструкція)

Для роботодавця дуже важливо перевірити відомості, надані працівником при працевлаштуванні. Потрібно знати, чи має ваш співробітник право на додаткові пільги та компенсації у зв'язку з особливостями сімейного стану або станом здоров'я. І дуже важливо мати інформацію про те, на які відомості персонального характеру можна посилатися, приймаючи рішення про звільнення працівника. Залишатися в рамках законодавства в цих ситуаціях допоможе положення про захист персональних даних.
Постанова Держкомстату РФ від 5 січня 2004 р . N 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати" приписує кожному роботодавцю, незалежно від організаційно-правової форми заповнювати на кожного працівника особову картку форми N Т-2. До неї заносяться відомості про місце проживання працівника, про знання ним іноземних мов, про стан у шлюбі і навіть про склад сім'ї.
Крім того, з наданням працівником відомостей про приватне життя пов'язане отримання певних пільг. Наприклад, при наявності у працівника неповнолітню дитину він має право подати заяву на отримання щомісячного податкового вирахування. Якщо ж сам працівник є інвалідом, то він має право на скорочену тривалість робочого часу і відпустку без збереження заробітної плати тривалістю до 60 днів.
Таким чином, роботодавець збирає повний пакет інформації про працівника, а раз роботодавець буде мати певну інформацію конфіденційного характеру, то йому необхідно захищати таку інформацію.
На малюнку 1 схематично представлені дані, пов'язані з персональним та необхідні роботодавцю при працевлаштуванні працівника.
┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐
│ Персональні дані працівника │
└ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘
│ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐
├ ─ ─ ─ ► ┤ Прізвище, ім'я, по батькові │
│ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘
│ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐
├ ─ ─ ─ ► ┤ Рік, місяць, дата і місце народження │
│ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘
│ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐
├ ─ ─ ─ ► ┤ Адреса проживання │
│ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘
│ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐
├ ─ ─ ─ ► ┤ Сімейне, соціальне, майнове становище │
│ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘
│ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐
├ ─ ─ ─ ► ┤ Освіта, професія │
│ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘
│ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐
└ ─ ─ ─ ► ┤ Доходи │
└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘
Рис. 1. Персональні дані

Як відомо, роботодавець зобов'язаний здійснювати збір, зберігання і обробку персональних даних у суворій відповідності до вимог законодавства. Порядок роботи з персональними даними працівників визначено главою 14 Трудового кодексу. Працівники повинні бути ознайомлені під підпис з документом роботодавця, який установлює порядок обробки персональних даних, а також права та обов'язки працівників у цій галузі (п. 8 ст. 86 ТК РФ).
Передавати персональні дані працівника в межах однієї організації можна тільки відповідно, з яким працівник повинен бути ознайомлений під підпис (ст. 88 ТК РФ). Тому локальний акт, що визначає порядок збору, обробки, зберігання і використання персональних даних працівників, в організації повинен бути обов'язково.
Як зазначалося вище, на підприємстві ВАТ «Сарапульський радіозавод» такий документ має місце бути. Але Положення про захист персональних даних працівників ВАТ «Сарапульський радіозавод - Холдинг» і його дочірніх підприємств спрямовано на кадрову роботу, тобто регламентує правила роботи з персональними даними у відділі управління персоналом. Тому Положення не дає уявлення про те, як правильно необхідно проводити збір, обробку, зберігання та надання персональних даних у структурних підрозділах. Тобто виходить, що структурні підрозділи при роботі з персональними даними не завжди можуть звернутися до Положення про захист персональних даних. З цього документа ми не може дізнатися інформацію, що дозволяє нам правильно поводитися з персональними даними співробітників і з документами, що містять такі дані.
Варто також зазначити, що Положення про захист персональних працівників ВАТ «Сарапульський радіозавод - Холдинг» і його дочірніх підприємств було розроблено задовго до прийняття федерального закону від 27.07.2006 р. № 152-ФЗ «Про персональних даних». Положення в основному розроблено на підставі глави 14 Трудового Кодексу РФ. Як нам відомо, глава 14 трудового кодексу РФ повністю присвячена захисту персональних даних, вона навіть носить назву «Захист персональних даних працівника».
Тому, аналізуючи законодавство Російської Федерації по захисту персональних даних і внутрішній документ нашого підприємства, постараємося розробити документ, що допомагає правильно забезпечити захист персональних даних співробітників підрозділу.
3.1. Складання інструкції, що регламентує роботу з
персональними даними співробітників складального
виробництва № 90
Цей розділ присвячений розробці документа, що регламентує роботу з документами, що містять персональні дані.
Складання будь-якого документа дуже відповідальне завдання, яке вимагає певних знань, навичок і вмінь. Для початку варто визначити який саме документ нам необхідно скласти, на що буде направлено його дії, які завдання будуть розглядатися. Варто також врахувати такий факт, що внутрішній документ не повинен суперечити внутрішнім нормативним актам організації, а також законодавству Російської Федерації.
Крім цього в документі не повинно бути положень погіршують становище працівників організації.
Як вже зазначалося, локальний акт, що забезпечує захист персональних даних в організації, є. Він спрямований на роботу з документами і тими персональними даними, які працівник повідомляє про себе при працевлаштуванні на роботу. Варто відзначити, що роботодавцем на нашому підприємстві є директор з персоналу і режиму - це право надано йому на підставі довіреності. Директор з персоналу і режиму є безпосереднім начальником відділу управління персоналом, тобто виходить, що всі необхідні дані про працівника надаються у відділ управління персоналом.
Після оформлення всіх необхідних документів у відділі управління персоналом працівник направляється на своє робоче місце, а так як підприємство велике, то в структурних підрозділах, як зазначалося вище, працівник знову надає свої дані.
Так ось що б структурні підрозділи могли правильно обробляти і зберігати отриману ними інформацію, ми розробимо такий документ. Оскільки положення про захист персональних працівників на підприємстві є, то ми складемо інструкцію, що регламентує роботу з персональними даними.
Як вже зазначалося, в структурних підрозділах заповнюються особові картки, хоча вони і втратили свою юридичну силу, у структурних підрозділах вони до цих пір існують, і значно полегшують роботу відповідальним за ведення табельного обліку (табельником, інспекторам табельної обліку). На даних, що містяться в картках, складаються різні списки так само з вмістом персональних відомостей. Про все це було розказано вище, тому ми конкретно зупинимося на розробку інструкції.
З вищесказаного, можна зробити наступний висновок, що інструкція нам необхідна для того, що б правильно працювати з документами, що містять персональні дані. А так само регламентувати роботу з документами, що містять персональні дані співробітників.
Отже, наша інструкція не повинна суперечити Конституції РФ, Федеральним законом Російської Федерації від 27.07.2006 № 152-ФЗ «Про персональних даних», Федеральним законом від 27.07.2006 р. № 149-ФЗ «Про інформатизації, інформаційних технологіях і про захист інформації », Трудовому кодексу РФ і, звичайно ж, Положення про захист персональних даних працівників ВАТ« Сарапульський радіозавод - Холдинг »і його дочірніх підприємств.
Інструкцію ми складаємо для того, що б не допустити розголошення конфіденційної інформації (персональні дані) працівників підрозділів, а так само для того, щоб регламентувати роботу з документами, що містять персональні дані.
Тепер визначимо, які розділи можуть увійти до Інструкції, що регламентує роботу з персональними даними працівників і що в них включити.
I. Загальні положення. У цьому розділі можна вказати, що положення розроблено відповідно до Конституції, Трудовим Кодексом Російської Федерації, та Положенням про захист персональних даних працівників ВАТ «Сарапульський радіозавод - Холдинг» і його дочірніх підприємств, і визначає порядок обробки і захисту персональних даних працівників.
II. Перелік документів, в яких містяться відомості, що становлять персональні дані працівників. До таких документів відносяться!
- Документи, що пред'являються працівником при укладенні трудового договору;
- Документи про стан здоров'я дітей та інших близьких родичів (наприклад, довідки про інвалідність), коли з наявністю таких документів пов'язане надання працівникові будь-яких гарантій і компенсацій;
- Документи, що підтверджують право на додаткові гарантії і компенсації за визначеними підставами, передбаченим законодавством (про інвалідність, донорство, знаходження в зоні впливу радіації в зв'язку з аварією на Чорнобильській АЕС);
- Документи про вагітність робітниці і вік дітей для надання матері (батьку, іншим родичам) встановлених законом умов праці, гарантій і компенсацій.
Так само ті документи, які безпосередньо складаються в структурному підрозділі і містять інформацію про персональні дані співробітників. До таких документів відносяться списки працівників, виписки з наказів про прийом на роботу або про переведення.
III. Основні умови проведення збору і обробки персональних даних працівника.
Ці умови визначено статтею 86 Трудового кодексу РФ. Назвемо деякі з них
- Збір та обробка персональних даних працівника можуть здійснюватися винятково з метою забезпечення дотримання законів та інших нормативних правових актів, сприяння працівникам у працевлаштуванні, навчанні і просуванні по службі, забезпечення особистої безпеки працівників, контролю кількості та якості виконуваної роботи і забезпечення збереження майна, і тільки в обсязі, що відповідає цілям збору та обробки персональних даних;
- Всі персональні дані працівника слід отримувати в нього самого. Якщо персональні дані працівника, можливо, отримати тільки в третьої сторони, то працівник повинен бути повідомлений про це заздалегідь і від нього має бути отримано письмову згоду. Роботодавець повинен повідомити працівника про цілі, передбачуваних джерелах і способи отримання персональних даних, а також про характер підлягають отриманню персональних даних і наслідки відмови працівника дати письмову згоду на їх отримання;
- Захист персональних даних працівника від неправомірного їх використання або втрати забезпечується роботодавцем за рахунок його коштів, у порядку, встановленому федеральними законами;
- Працівники та їхні представники повинні бути ознайомлені під розписку з документами організації, які встановлюють порядок обробки персональних даних працівників, а також про їхні права та обов'язки в цій галузі.
У розділі 2 Федерального закону «Про персональних даних» так само описані основні принципи та умови обробки персональних даних. Ось деякі з них:
1. Обробка персональних даних може здійснюватися оператором за згодою суб'єктів персональних даних, за винятком випадків, передбачених частиною 2 цієї статті.
2. Згоди суб'єкта персональних даних, передбаченого частиною 1 цієї статті, не потрібно в наступних випадках:
1) обробка персональних даних здійснюється на підставі федерального закону, що встановлює її мету, умови отримання персональних даних і коло суб'єктів, персональні дані яких підлягають обробці, а також визначає повноваження оператора;
2) обробка персональних даних здійснюється з метою виконання договору, однією із сторін якого є суб'єкт персональних даних;
3) обробка персональних даних необхідна для захисту життя, здоров'я або інших життєво важливих інтересів суб'єкта персональних даних, якщо отримання згоди суб'єкта персональних даних неможливо [5].
IV. Формування та ведення справ, що стосуються персональних даних працівника.
У цьому розділі можна зазначити, що персональні дані працівника підрозділу містяться в документі персонального обліку працівників - в особистій картці працівника, яка заповнюється після оформлення працівника у відділі управління персоналом. Як вже зазначалося вище, особисті картки, які заповнюються в структурних підрозділах, втратили юридичну силу, але продовжують існувати в підрозділах, так як значно полегшують роботу відповідальних за ведення табельного обліку. Ці особові картки працівників підрозділу зберігаються у відповідального за ведення табельного обліку.
Крім карток персональні дані співробітників підрозділу міститися в таких документах як списки працівників підрозділу. Тому в розділі, слід зазначити, яким чином повинні зберігатися ці списки і хто є відповідальним за їх складання та ведення.
V. Зберігання і використання персональних даних працівника.
У цьому розділі потрібно прописати, як будуть зберігатися, і використовуватися персональні дані в нашому підрозділі. Наприклад, наступним чином. У нашому підрозділі крім особистих карток, списків, є електронна база даних. Ця база даних зберігатися на одному комп'ютері, тобто доступ до відомостей бази має тільки одна людина. Так само деякі відомості про працівників підрозділу (списки) зберігаються в пам'яті комп'ютера.
Картотека з особистими картками працівників підрозділу перебувати у відповідального за ведення табельного обліку, так само списки по ділянках. Один примірник списку структурного підрозділу є у оператора ЕОМ.
Так само в розділі можна вказати, хто буде мати доступ до персональних даних працівників підрозділу.
VI. Передача персональних даних працівника.
Вимоги до порядку передачі персональних даних встановлені статтею Трудового кодексу. Варто звернути особливу увагу на такі з них:
- Не повідомляти персональні дані працівника третій стороні без письмової згоди працівника, за винятком випадків, коли це необхідно з метою попередження загрози життю і здоров'ю працівника, а також у випадках, встановлених федеральним законом;
- Дозволяти доступ до персональних даних працівників тільки спеціально уповноваженим особам, при цьому зазначені особи повинні мати право одержувати тільки ті персональні дані працівника, які необхідні для виконання конкретних функцій;
- Передавати персональні дані працівника представникам працівників у встановленому порядку і обмежувати цю інформацію тільки тими персональними даними працівника, які необхідні для виконання зазначеними представниками їх функцій [6].
Так само деякі правила передачі персональних даних є у Федеральному законі від 27.07.2006 № 152-ФЗ «Про персональних даних».
Крім цього про передачу персональних даних зазначено у Положенні про захист персональних даних працівників ВАТ «Сарапульський радіозавод - Холдинг» і його дочірніх підприємств.
Ми ж у свою чергу в інструкції повинні, визначити яким чином персональні дані, документи, що містять персональні дані будуть передаватися в нашому підрозділі.
VII. Права працівників щодо забезпечення захисту персональних даних, що зберігаються в роботодавця.
Працівники мають право на повну інформацію про їх персональних даних та їх обробки цих даних, вільний доступ до своїх персональних даних. Працівники можуть зажадати виключити або виправити неправильні або неповні персональні дані, а також дані, оброблені з порушенням встановлених вимог.
VIII. Обов'язки працівника щодо забезпечення достовірності його персональних даних.
Щоб забезпечити достовірність персональних даних, працівники зобов'язані надавати роботодавцю відомості про себе. У разі зміни відомостей, що становлять персональні дані (прізвище, ім'я, по батькові, адресу, паспортні дані, відомості про освіту, стан здоров'я (при виявленні протипоказань для виконання роботи, обумовленої трудовим договором) тощо), працівник зобов'язаний своєчасно повідомити про це відповідального за ведення табельного обліку.
IX. Відповідальність роботодавця і працівника за порушення правил роботи з персональними даними.
У цьому розділі вказується відповідальність за порушення правил роботи з персональними даними, відповідальність, як працівника, так і роботодавця.
Наявність в підрозділі інструкції, що містить перераховані вище розділи, дозволила б правильно організувати роботу з документами, що містять персональні дані, і відповіла на питання, що виникають при роботі з персональними даними.
3.2. Дозвільна система доступу до документів,
містить персональні дані
Наступним нашим етапом буде розробка системи доступу до документів, що містять персональні дані, тобто розробка дозвільної системи до інформації конфіденційного характеру.
Одним з розділів нашої інструкції є «зберігання і використання персональних даних працівника», ми вказали, що розділ буде містити інформацію про те, хто буде мати доступ до персональних даних співробітників підрозділу, а що б це визначити, нам необхідна дозвільна система.
Варто зазначити, що перелік осіб, які мають доступ до персональних даних працівника, зазвичай оформляють у вигляді додатку до положення про захист персональних даних. У першу чергу це співробітники кадрової служби, оскільки вони збирають і формують дані про працівника. Крім кадровиків, доступ до цих відомостей можуть отримати керівники структурних підрозділів (наприклад, головний бухгалтер, начальники відділів). Проте вони мають право запитувати не будь-які дані, а тільки ті, які необхідні для виконання конкретних трудових функцій (наприклад, щоб розрахувати пільги по податках, бухгалтерія отримає не всі відомості про працівника, а лише дані про кількість його утриманців).