Все для організації групової роботи

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Михайло Брод

Можливо, онлайнова продаж програмних продуктів не завжди може служити показником того, в який бік зміщуються інтереси користувачів. У той же час поява в каталогах програм певного напряму наводить на думку, що до них з'являється підвищений інтерес. А оскільки за останні місяці в каталозі Softkey.ru з'явилося кілька нових продуктів для організації групової роботи, можна говорити про те, що ця сфера управлінської діяльності починає отримувати все більший розвиток в російських фірмах.

На цей раз програму для групової роботи на російському ринку представляє японська компанія TMU Consulting. TMU GroupWare - це система автоматизації роботи офісу, що дозволяє співробітникам працювати разом незалежно від того, де вони знаходяться територіально. Програма представляє собою інтернет-рішення, тому доступ до неї здійснюється за допомогою веб-браузера, а сама програма може розташовуватися як у внутрішній мережі організації, так і на зовнішньому інтернет-ресурсі.

Основні завдання, які вирішуються за допомогою даної програми - це управління персоналом, проектами, майном, організація документообігу, підтримка CRM і, оскільки доступ може здійснюватися через Інтернет - підтримка мобільного офісу. Розберемо, як вирішуються ці завдання.

Вхід в систему визначається логіном і паролем користувача. Тому починати потрібно з формування структури організації та списку співробітників, для яких призначається їх логін і пароль. Додати співробітника і визначити його права може тільки адміністратор, самостійно зареєструватися в системі ніхто не може. Структура організації складається з груп і посад, за якими можуть бути закріплені співробітники і створюється під проекти. Тому в кожній структурі можуть бути свої групи, посади, до яких в залежності від завдання закріплюються різні або одні і ті ж співробітники. При цьому посаду може бути незалежна від будь-якої групи, але обов'язково повинна бути прив'язана до однієї із структур.

Посада передбачає виконання певних обов'язків у рамках проекту, тому одній посаді може відповідати будь-яку кількість співробітників, і навпаки, один співробітник в рамках одного або декількох проектів може займати будь-яку кількість посад. А залежно від виконуваних робіт і завдань, за якими буде закріплено співробітник, у нього з'являються права доступу, що надаються адміністратором. При додаванні нового співробітника для нього створюється особиста папка в кабінеті і адресу електронної пошти.

Що таке "кабінет"? Це структура, призначена для зберігання документів, які використовуються спільно, в ньому проводиться робота з документами, їх виправлення, доповнення. У кожного співробітника в кабінеті є особиста папка, а також є спільна папка, де можуть зберігатися документи загального користування - накази, шаблони, розпорядження. Кожен документ являє собою облікову картку з набором прикріплених файлів. Користувачам настроюються персональні права доступу до документів та права на виконання операцій з ними. Документи можуть бути прив'язані до проектів і пов'язані між собою посиланнями для швидкого переходу.

Система контролює версії документа і дозволяє виконувати "відкат" на більш ранні версії. Відстеження статусу забезпечує виключення одночасної коригування документів декількома користувачами. У системі існує поняття "узгодження (візування)" документів. На відміну від редагування, узгодження може виконуватися одночасно. За результатами узгодження документ отримує відповідний статус. Завдання за погодженням документів (а це окремий тип використовуваних в системі завдань) відображається в розділі Документообіг. У цьому розділі у користувачів є дві папки, в яких містяться, відповідно, документи прийшли на узгодження цього користувача, і відправлені їм на узгодження іншим користувачам. Якщо погодження документів виконується в рамках якого-небудь проекту, то при створенні завдання цю умову можна вказати у формі її створення.

Основою планування робіт в організації є проекти. Кожен з них може включати в себе підпроекти і завдання. Створити проект може будь-який зареєстрований користувач, внаслідок чого саме він і стає його адміністратором. Тільки він може призначати для цього проекту виконавців, пов'язувати їх з проектом, надавати права доступу до його складових частин, включаючи пов'язані з проектом документи. У системі є можливість налаштування повідомлень про всі події, що відбуваються з проектом і його об'єктами. Проект може мати один з трьох статусів - виконується, відкладений або завершений, а для використання механізму CRM проект може бути пов'язаний з клієнтом. Для перегляду проектів передбачено дві можливості - або перегляд в табличній формі, або з використанням діаграми Ганта. При відображенні інформації про виконуваному проекті показується ступінь його завершеності, яка розраховується автоматично на підставі відсотків виконання входять в проект завдань.

Як вже зазначалося, в рамках проектів існують завдання, які призначаються для виконання будь-кому із співробітників, або групі співробітників. Є особливість - завдання можуть призначатися співробітникам поза рамками будь-яких проектів. У цьому випадку вони будуть доступні лише через розділ "Список справ", в якому відображаються всі завдання, визначені для даного співробітника. При введенні нової задачі або її коригування, можна пов'язати з нею майно організації. Наприклад, якщо потрібно приміщення для проведення наради чи переговорів, можна при формуванні завдання забронювати за нею потрібне приміщення на конкретний час. Якщо приміщення вже зайнято під іншу задачу, інформація про це буде відображено і буде запропоновано вибрати або інший час, або інше приміщення. Якщо з майном зрозуміло, то ось зайнятість співробітників, виявлення пересічних за часом його завдань система не показує, тому запрошуючи когось на нараду, немає впевненості в тому, що дана людина вже не задіяний в цей же час в іншому заході.

При формуванні нового завдання можна призначити її групі співробітників. При цьому є можливість зробити це завдання незалежною для кожного з них. Така умова дає можливість кожному з призначених співробітників незалежно коригувати завдання, звітувати про виконання. Якщо призначення співробітників відбувається при створенні завдання, то їм будуть направлені повідомлення. Якщо співробітники призначаються при коригуванні - вони ніяких повідомлень не отримають.

Про співробітників

Окремий підрозділ системи призначений для обліку їх робочого часу. Працюючи з проектами, співробітник повинен відзначати свій прихід і відхід з роботи, а також причини своєї відсутності на робочому місці. У системних настройках можна встановити, яку максимальну час працівник може бути відсутнім без вказівки причин. За даними цього розділу можна формувати звіти, в яких буде повна інформація про участь працівників у роботі компанії. Такий варіант не здається дуже зручним особливо в тих випадках, коли співробітник бере участь у виконанні завдання, наприклад, бере участь у нараді, поїздці до клієнта. Було б зручніше такі моменти заносити в робочий графік автоматично, щоб співробітник міг лише перевірити і уточнити фактично витрачений час на роботу на виїзді.

З проектами можуть бути пов'язані клієнти організації. Для того, щоб зв'язати проект і клієнта, дані про нього потрібно занести до адресної книги в розділі "Загальна". При формуванні контакту потрібно відмітити пункт "Є клієнтом". У цьому випадку цей запис буде показуватися при виборі клієнта для того чи іншого проекту. Розділ CRM (Управління взаємовідносинами з клієнтами) призначений для їх відображення і формування звітів з історії взаємин з ними. У формованих звітах відображається інформація про завдання, проекти, документах і поштового листування, пов'язаних з клієнтом. Звіт формується як по кожному з об'єктів, пов'язаних з клієнтом, так і у зведеній формі.

Тепер про те, як здійснюється спілкування користувачів цієї системи. В ній існує декілька можливостей - це електронна пошта, форуми і месенджер. Для роботи з електронною поштою для кожного зареєстрованого співробітника в системі створюється корпоративний поштовий ящик. Але є можливість підключати і зовнішні поштові сервери, через які можна відсилати і отримувати пошту. Зовнішні поштові системи може підключити адміністратор. У цьому випадку користувач, у якого є адреса в такий зовнішній системі, може додати свій обліковий запис і "спілкуватися" з поштовим сервером через дану програму. Але для внутрішнього листування, безумовно, зручніше використовувати вбудовану поштову систему.

Форуми призначені для ведення внутрішньокорпоративних дискусій між співробітниками. Форумів може бути необмежена кількість, в кожному з яких може міститися будь-яку кількість обговорюваних тем. Створювати теми може будь-який співробітник. До повідомлень, розміщених у форумах, можуть бути прикріплені посилання на окремі об'єкти системи, такі, як документи, проекти, будь-які зовнішні файли.

Ще одна можливість спілкування - обмін миттєвими повідомленнями через вбудований месенджер. Він виконує дві функції - обмін повідомленнями між співробітниками і оповіщення їх про події, що відбуваються в системі. Розсилка повідомлень може виконуватися як автоматично, так і при підписці на спеціалізовані розсилки. Якщо працівник, якому надсилається повідомлення, знаходиться в режимі онлайн, воно буде доставлено йому негайно. В іншому випадку є можливість відправляти повідомлення у форматі SMS на мобільний телефон, якщо зроблені відповідні налаштування. Даний варіант доступний у тому випадку, якщо є угода з відповідною телефонної службою.

Окремий блок системи призначений для організації роботи з Інтернетом. Тут можна зберігати посилання на інтернет-ресурси, які можуть представляти інтерес при роботі над проектами, а також здійснювати пошук необхідної інформації відразу на декількох пошукових серверах. Можливо, що така функціональність і зручна, але чи є сенс завантажувати систему посиланнями, коли кожен користувач і так зберігає у себе всі необхідні посилання, а пошук веде на тих пошукових системах, які для даного користувача представляються найбільш зручними?

У цілому система залишає непогане враження, але її функціональності може виявитися недостатньо. Наприклад, немає можливості визначити статус клієнта - партнер чи він, дилер, співвиконавець, хтось ще. Немає можливості вести вартісної облік виконуваних робіт, вартість коштів, витрачених на вирішення тих чи інших завдань. Тим не менш, впровадження такої системи в компанії зніме багато питань з організації робіт. А багато можливостей системи можна заздалегідь подивитися на демо-сайті програми.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Доповідь
21.5кб. | скачати


Схожі роботи:
Методи групової креактивности роботи
Системи групової роботи з документацією
Технології групової роботи щодо прийняття управлінських рішень
Основні принципи та форми проведення групової психосоціальної роботи
Дослідження методологічних аспектів бюджетування для підвищення ефективності роботи організації
Гурток російської мови найбільш поширений вид групової позакласної роботи з російської
Єсенін с. а. - Все зустрічаю все приймаю. ..
Пушкін а. с. - Всі все що загрожує загибеллю для серця смертного таїть невимовну насолоду. ..
Досвід організації роботи в дошкільних освітніх установах Практика роботи відділення термінової
© Усі права захищені
написати до нас